Användartips för Control Edge

Varför fungerar det inte att ta emot leverantörsfakturor från Transportstyrelsen via skanningstjänsten?   Fakturor från Transportstyrelsen/Länsstyrelsen klassas som juridiska dokument och innehåller därför inte organisationsnummer, VAT-nummer och fakturanummer. På grund av detta kan skanningcentralen inte hantera dem som vanliga fakturor. Vill du ändå att fakturor från Transportstyrelsen ska skickas elektroniskt till dig kan du ansöka om att de skickas som e-fakturor.  Läs mer på Transportstyrelsen.  

I Control har du möjlighet att registrera både kundinbetalningar och leverantörsbetalningar manuellt. Det här inlägget kommer dock att fokusera specifikt på leverantörsbetalningar. Har du betalat en leverantörsbetalning manuellt på banken kommer den betalningen inte att återrapporteras automatiskt till Control, eftersom den har gått utanför Autopayflödet. För att kunna bocka av den betalningen som betald i Control behöver du göra följande steg: Så här registrerar du manuella leverantörsbetalningar: Gå till Inköp > Registrera betalningar > Inte skickad via fil eller Autopay. Här får du sedan välja Standardbokning eller Avancerad bokning. Ett tips är att bekanta dig med båda för att se vilken som passar dig och er verksamhet bäst. Fyll i de obligatoriska uppgifterna (de som är markerade med en *). Lägg till eventuella sekundära uppgifter om det behövs. För att stryka betalningar som inte ska komma med i registreringen klickar du på minustecknet längst ute till höger. När du är nöjd med antalet betalningar eller med den betalning du ska registrera trycker du på Spara-knappen. Fakturan kommer då att uppdateras till slutbetald. Tips! Du kan alltid välja att markera raden och trycka på Förhandsgranska. Då ser du hur fakturan kommer att se ut i Reskontran och hur Verifikationen kommer att bli bokad när du sedan sparar.

Funktionen Kopia till anläggning kan vara till stor nytta för att fånga upp fakturor som bokförs på inventarier/-anläggning eller andra konton.   Det finns två funktioner. 1. Att det skapas en kopia på varje faktura som har markeringen i kontoregistret från  redovisningen eller om detta  görs manuellt ute i leverantörsfakturaflödet.  2. Skapa en preliminär anläggning till anläggningsregistret  vid definitivbokningen. Detta styrs av enhetsparameterna "Create asset" = 1  som finns i Visma Administrator   Om ni har flaggade konton i redovisningen att det är ett anläggningskonto så kommer en kopia på varje leverantörsfaktura som innehåller märkta konton att finnas i gruppkön "Kopia anläggning. Samma sak gäller om en användare som har rättighet att markera fakturan som "kopia anläggning att landa i denna kön. Kan vara bra om användaren är osäker på t ex förbrukningsinventarier över ett visst belopp skall bokföras som en kostnad men ändå vill hålla koll på inköpta telefoner eller annat.  Kopia på fakturan ligger kvar i gruppkön tills ni väljer att ta bort den från kön. Man kan även se fakturabild  och alla info från EFH modulen inne i redovisningen där IM ikonen visas.    Gruppkön Kopia anläggning  Markering anläggningskonto Control  

Här kommer 5 tips om anläggningstillgångar utifrån vanliga frågor från våra kunder. Längst ner i artikeln kan du anmäla dig till vårt webbinar i samma ämne:    Undvik differenser mellan anläggningsregister och huvudbok Att bokföringen ska stämma är självklart för alla som arbetar med redovisning. Trots det uppstår det ibland skillnader mellan anläggningsregistret och huvudboken. Den vanligaste orsaken är manuella bokningar. Några knep för att undvika differenser är fasta rutiner vid inköp och utrangering, regelbundna avstämningar och utbildning.  Dela, slå ihop och sälj anläggningar Om du ska sälja en del av en anläggning, behöver du först dela den. Det kan också finnas tillfällen när du vill slå ihop två anläggningstillgångar. T ex när du byggt ett nytt våningsplan i ett hyreshus, eller helt enkelt behöver ändra beloppet på ditt anskaffningsvärde.     Skiva upp eller ner värdet på anläggningen När anläggningen tillfälligt behöver värderas om, är det användbart med funktionen Upp-/nedskrivning av anläggning. Det är samma knapp, men du anger ett minustecken framför beloppet vid nedskrivning. En nedskrivning kan inte ändras, utan istället gör du en uppskrivning när du behöver skriva upp värdet på nytt.    Om du ångrar en utrangering Du kan inte ta bort en utrangering. Du kan däremot redigera konteringen, så att du slipper redovisa en realiserad förlust. Därefter sätter du upp anläggningen på nytt.   Rätta tidigare händelser I Anläggning / Sök och fliken Anläggningshistorik, kan du rätta tidigare avskrivning, internränta eller fastighetsskatt. Ladda fram aktuell anläggning och klicka på mappen vid aktuell händelsetyp. Här kan du ändra konton och belopp, uppåt eller nedåt till lägst 1 kr.  Vill du har fler tips & trix? Anmäl dig till webbinar. 

Har ni någon leverantör som skickar sina fakturor via exempelvis skanning men som egentligen har möjligheten att skicka som e-faktura? Det är enkelt att kontrollera. E-fakturor är ett snabbare, säkrare och mer informationsrikt alternativ. (Nedan beskrivning utgår ifrån att Inexchange är er tjänsteleverantör) Logga in i Inexchanges portal via: https://web.inexchange.se/inexchange/Start/Account/Login  Välj "Utöka ditt nätverk" Sök fram leverantören på Namn, org.nr eller GLN Visas nedan symbol har leverantören möjlighet att skicka e-fakturor.  

För att komma igång med sambandsregler går du till Inställningar-Systeminställningar-Sambandsregler. Vid användning av sambandsregler kontrolleras samtliga verifikationsrader om man angivit tillåtna eller spärrade konteringskombinationer för Affärsenhet, Konto och Objekt.  Följande inställningar kan göras: • Intervall och en serie av värden kan anges för konto och objektsfälten. • Giltig konteringskombination kan kopplas till en affärsenhet. • Giltighetstid kan anges för både spärrade och tillåtna kombinationer. • För att förtydliga en spärrad kombination kan ett extra meddelande ges. En konteringsrad godkänns om den kan matchas i kombinationstabellen och ingen av träffarna är spärrad. En konteringsrad spärras om den inte kan matchas i tabellen eller om minst en träff är spärrad. Ev meddelande visas då för användaren Steg för registrering av sambandsregel: Klicka på Ny för att skapa en ny sambandsregel. Ange de Affärsenheter, Konton och Objekt som regeln ska appliceras på. För att indikera att regeln inte ska vara spärrad, avaktivera alternativet Spärra sambandsregel. Vid behov kan ett Giltighetsdatum samt en Förtydligande notifiering för regeln specificeras. Slutför registreringen genom att klicka på Spara

För att lägga till ett nytt konto som periodiseringskonto behöver man tillgång till IM Administrator. Börja med att gå in på Enheten - Enhetsregister - Inställningar och fliken Konton och Objekt.  Markera raden för Konto överst och klicka sedan i rutan för Visa objektvärden.  I den nya rutan som visas letar du upp kontot du söker, markerar det och bockar i rutan Periodisera ute till höger.  Klicka därefter på Verkställ och sedan på Spara.   Det nya kontot kommer nu vara valbart vid periodisering i IM.    

1. För att kunna skicka E-faktura till kunden måste rutan för E-faktureras vara ibockad på kunden inne på fliken Fakturering. Utan den kommer E-faktura fältet inne på skriv ut faktura fliken inte vara valbar.  2. I Edge är Peppol det format som är standard för att skicka E-faktura. Fakturerar man med Peppolformatet är det viktigt att man följer en viss standard och regler. Du kan läsa mer via länken om de regler när man fakturerar med Peppol.  3. Behöver du hjälp att felsöka en faktura tveka inte att höra av dig till oss via ärendeportalen. För att vi ska kunna hjälpa till så fort som möjligt är det bra om du kan vid inskickande av ärendet bidra med följande punkter nedan:  1. Kundnamn: Fullständigt namn på kunden. 2. Organisationsnummer: Kundens registrerade organisationsnummer. 3. Fakturanummer: Nummer som identifierar fakturan i fråga. 4. Felbeskrivning: En detaljerad beskrivning av felet samt en bild på felet.

I sök faktura finns nu en ny checkbox Periodiserad som gör det lättare att söka fram fakturor som innehåller en eller flera periodiserade rader.    En ny kolumn i sökresultatet, Periodiserad, vilken innehåller texten Ja eller Nej. På detta sätt blir det exempelvis lättare att hitta fakturor som inte har en periodisering men kanske borde ha.     Om kolumnen inte syns så kan ni välja den via Kolumnväljaren.      

  Du kan underlätta mappningen av en Excelfil för import, om du tar hänsyn till följande:   Raderna läses in i ordning. Det innebär att alla rader för en och samma affärsenhet ska vara efter varandra i filen.   Du kan numera även importera en bilaga tillsammans med din mappade Excelfil.  Eftersom det inte är möjligt att skicka verifikationen direkt till Approval, kan du inte ta med verifikationsserier för Approval i filen.   Vill du ha fler Tips & trix för Control Edge? Anmäl dig till webbinaret här.

För Autopay kan du få specifika roller pålagda på din användare ifrån Visma net. Totalt finns det 6 olika roller för Autopay. Nedan följer en beskrivning vad varje roll innefattar:  AutoPay Accountant -  Användare med rollen revisor i AutoPay har följande rättigheter:   Godkänn – Endast avbrutna betalningar Översikt/betalningar – Läs/skrivbehörighet Översikt/banknedladdningar – Läs/skrivbehörighet Översikt/bankuppladdningar – Läs/skrivbehörighet Bankavtal – Endast läsbehörighet Meddelanden – Endast läsbehörighet AutoPay Administrator - Rollen som AutoPay-administratör ges vanligtvis till användare med rättigheter att skapa bankavtal i Visma.net AutoPay. Rollen har läs och skrivbehörighet till följande funktioner:   Bankavtal Företag Privata nycklar Meddelanden AutoPay Approver Användare med rollen AutoPay-godkännare kan godkänna och avbryta betalningar. De har följande rättigheter:   Godkänn - Läs-/skrivbehörighet Översikt/betalningar - Läs/skrivbehörighet Bankavtal - Endast läsbehörighet Meddelanden - Läs/skrivbehörighet AutoPay Payroll Accountant - Användare med rollen revisor i AutoPay Payroll har följande rättigheter:   Översikt/betalningar: Läs/skriv löneutbetalningar Översikt/banknedladdningar: Läs/skriv löneutbetalningar Översikt/bankuppladdningar: Läs/skriv löneutbetalningar Bankavtal: Endast läsbehörighet Meddelanden: Endast läsbehörighet AutoPay Payroll Approver - Användare med rollen AutoPay Payroll-godkännare kan godkänna och avbryta löneutbetalningar. Användare med denna roll har följande rättigheter:   Godkänn - Läs/skriv löneutbetalningar Översikt/betalningar - Läs/skriv löneutbetalningar Bankavtal - Endast läsbehörighet Meddelanden - Läs/skrivbehörighet AutoPay Uploader - Rollen som AutoPay-uppladdare är ett krav för företag som kräver tvåstegsverifiering för att ladda upp betalningar i AutoPay. Tvåstegsverifiering innebär att uppladdaren måste signera betalningar med sitt VismaID vid uppladdning till AutoPay. Rollen som bankuppladdare kan ladda upp och signera betalningar i AutoPay.

När du använder en webbläsare sparas viss information från webbplatser i cacheminnet och som cookies. Detta gäller även när ni använder IM. Vissa problem åtgärdas av att rensa den, som till exempel problem med visningen av fakturabilden.   Chrome: Klicka på de tre prickarna uppe till höger > Radera webbinformation Välj ett tidsintervall, till exempel Senaste timmen eller Sedan start. Markera de typer av information som du vill ta bort. Klicka på Radera data.     Edge:  Klicka på de tre punkterna upp till höger > Ta bort webbdata  Välj Tidsintervall  Markera de typer av information som du vill ta bort. Klicka på Rensa nu.                   

Efterfrågan på kunskap och samarbete har aldrig varit större, och vi är stolta över att kunna erbjuda en serie webbinar som är utformade för att inspirera och utbilda dig utifrån de vanligaste frågeställningarna från våra kunder. Oavsett om du är intresserad av den senaste releasen, vill förbättra dina färdigheter, eller söker råd från Visma, så har vi något för alla.   Vad kan du förvänta dig?   Mångsidiga ämnen: Från ett urval av Tips & Trix till teman som periodisering, anläggning och betalningar.  Expertpresentatörer: Lyssna på våra rådgivare som delar med sig av sin kunskap och erfarenhet. Interaktiva format: Delta i livefrågestunder och få svar direkt från vår presentatör. Flexibilitet: Missar du ett webbinar? Alla sessioner spelas in och kan ses i efterhand. För att få veta mer om varje enskilt webbinar, och för att registrera dig, kolla in vår webbinarkalender.   Vi ser fram emot att ha dig med oss på en spännande resa av lärande och samarbete. Tillsammans gör vi resten av året till en framgångsrik och inspirerande tid!    Välkommen på webbinar! 

Har ni en faktura som inte går att skicka till önskad attestant eller att alla raderna inte går att attestera trots behörighet för beloppen? Nedan ges några tips på hur man kan stämma av inställningar och hitta vart begränsningen ligger.   Som första steg måste vi ta reda på vad som är atteststyrande på enheten. Gå via "Enhetsregister>Inställningar, fliken Konton och objekt" och kontrollera för vilken/vilka rader kolumnen Attest har värdet "1". I bilden nedan är "KST" det atteststyrande objektet. Gå därefter in på användaren och fliken "Visa behörigheter". Kontrollera så att "konto/objekt" är inställt på det atteststyrande värdet och jämför listan med hur fakturan i fråga är konterad. Värdet "-1" betyder obegränsat i bilden nedan.   Saknas något värde från den anställda behöver detta läggas till via "Behörigheter>Behörigheter, fliken Attestbehörigheter". Vi rekommenderar här att nyttja roller men behörigheterna kan även läggas direkt på användaren.   Tips! För att se vilka behörigheter/rättigheter en specifikt roll har kan man inne på användaren dubbelklicka på rollen för att få upp mer information.    

I Control kan du som användare skicka betalningar till era leverantörer. Modulen för att skapa och skicka betalningar finns i Inköp under 'Skapa betalning'. Nedan följer en beskrivning av flödet från att skapa en betalning till att den skickas från Control. Under 'Skapa betalningar' finner du följande flikar: Betalningsförslag (om betalningsförslag är aktiverat i systeminställningarna) Här anger du betaldatum, det vill säga det tidigaste datumet för betalning av fakturorna, samt om det ska vara 'efter/tidigare' eller 'Exakt'. Betaldatum efter/tidigare fungerar så här: fakturor som inte har förfallit vid det angivna betaldatumet betalas på sitt förfallodatum. Om fakturan är förfallen betalas den på det angivna betaldatumet. Om du vill betala alla fakturor på samma dag, oavsett förfallodatum, väljer du 'Exakt' i betaldatum. Om en faktura ska delbetalas anger du det belopp som ska betalas i fältet 'Belopp'. Restbeloppet visas i kolumnen 'Restbelopp'.   Förbered betalning: Här anger du vilka fakturor som ska betalas utifrån betalningsförslaget. Om du kommer från 'Betalningsförslag' efter att ha valt att fortsätta till detta steg vid utskrift av betalningsförslaget, är vissa fält redan ifyllda med uppgifter från det första steget. Om en faktura inte ska betalas tas den bort genom att klicka på minusknappen (-) på den aktuella raden. Denna faktura återgår då till flödet och inkluderas i nästa betalningsförslag. Skapa betalning: Här skapar du en betalning för de betalningsposter som skapades i steget 'Förbered betalning'. Om du kommer från fliken 'Förbered betalning' och har valt att fortsätta till detta steg, är vissa fält förifyllda med uppgifter från föregående steg, till exempel affärsenhet och intervall för betaldatum. Om du gör några ändringar i urvalet, kontrollera att beloppet stämmer överens med beloppet från föregående steg. Om allt ser korrekt ut klickar du på 'Skapa betalning'. En dialogruta visas nu med det belopp som har skapats för betalning och som skickas till Visma Net Autopay. Skriv ut betalningsorder: Om du kommer från fliken 'Skapa betalning' är de flesta fält redan ifyllda och posterna laddas fram automatiskt. Ange destination för utskrift av betalningsordern. Fältet 'Uppdatera reskontraposter till utskriven' markeras automatiskt om destinationen ändras från 'screen' till till exempel 'reportfile'. Det är viktigt att uppdatera posterna till 'Utskriven' för att undvika att posterna kommer med på nästa betalningsorder.

SIE-formatet är en standard framtagen för att enkelt kunna flytta bokföringsdata mellan olika program oavsett från vilken programvaruleverantör programmet kommer. Här kommer några tips för SIE exporten i Control.  1. När du öppnar upp applikationen för SIE export kan du välja en eller flera affärseheter att ta ut bokföring ifrån i fältet för Affärsenhet. Ska du välja fler än en affärsenhet men inte alla så kan du hålla ned ctrl knappen och markera de affärsenheter du vill ta ut bokföring ifrån och trycka på OK.  2. I fältet SIE-typ väljer du sedan vilken SIE typ att exportera. Nedan är en beskrivning om de olika typerna.    SIE 1 - Bokslutsaldo SIE 2 -  periodsaldo Denna baseras på SIE1 men innehåller även konto saldo specificerat per period. SIE 3 - objektsaldo Baseras på SIE1 men med koppling till avdelning/projekt, saldo per period. SIE 4 -  transaktioner   3. Kommer du ifrån en on prem installation av Control och nu har Edge istället så finner du numera SIE exporten på fjärrskrivbordet. Tänk på att även SIE-filerna behöver sparas i OneDrive eller Filetransfer.  4. Väljer du att ta ut en SIE fil för transaktioner kommer du se att fältet för Ver serier blir upplåst. Här väljer du från och till vilken Ver serie transaktionerna ska hämtas ifrån.   5. Har ni många verifikationer och ni märker att det saknas transaktioner på Ver serierna i filen testa då att fylla i 1 i fr.o.m - och 999999999 i T.o.m Ver serie.  (eller högsta ver-nr man ser i verifikationsserien med flest verifikationer).    

Med några enkla steg kan du spara tid och hålla dina periodiseringar uppdaterade. Automatisera med schemaläggaren Du kan planera intäkts- och kostnadsföring genom att schemalägga periodiseringar dagligen. Även om du schemalägger flera gånger samma månad, blir det inte dubbletter. Du bör förstå processen manuellt innan du sätter upp schemat. Redigera differenser Sök upp verifikationsrader i Redovisning / Sök, klicka in dig på verifikationen och välj Redigera. Kontrollera fälten Ägartyp och Skapad av, och justera felaktiga rader. Vid kostnads- och intäktsföring ska fältet Ägartyp innehålla värdet Periodisering och fältet Skapad av innehålla periodiserings ID även på raden med resultatkontot. Det säkerställer att rapporten Periodisering, specifikation stämmer överens med huvudboken. För stängda perioder kan verifikationer vändas i en öppen period samt korrigeras där.  Kostnads- eller intäktsföra tidigare Justera periodiseringsposten genom att radera ej utförda rader utom en, fyll i återstående belopp på raderna och spara. Nästa periodisering hanterar det återstående beloppet automatiskt.    Vill du få en genomgång av periodiseringsprocessen? Anmäl dig till webbinaret den 3 april där vi ha fokus på periodisering. 

När ett nytt konto eller objekt har skapats i Visma Control behöver oftast konteringsbehörigheter tilldelas för att användarna ska kunna nyttja dom i IM. Inställningarna hittas i IM admin, på respektive enhet, under Enhet>Behörigheter>Behörigheter, fliken "Konteringsbehörigheter". Markera den roll eller användare som ska kompletteras. Välj om det gäller ett konto eller objekt. Markera ett eller fler värden under "Tillgängliga värden" och flytta till "Valda värden". Spara ändringen.  

Automatkontering är en funktion som effektiviserar bokföringsprocessen genom att automatiskt skapa verifikationer baserat på fördefinierade regler. Genom att förstå skillnaden mellan olika typer av automatkonteringar kan du förbättra noggrannheten i redovisningen och effektivisera användningen av återkommande ekonomisk data. I Control Edge finns det tre typer av automatkonteringar: transaktionsbaserade, saldobaserade och saldobaserade med ingående balans (IB). Här ska vi fokusera på skillnaden mellan saldobaserad automatkontering med och utan IB-saldo och hur de kan användas.  Skillnad med och utan IB-saldo Automatkontering med IB-saldo inkluderar i underlaget för konteringsprocessen det saldo som förs över från en tidigare period. Vid bokslut där du behöver balansera föregående och nuvarande år kan ett IB behöva inkluderas för korrekt resultat.  Ett exempel är om ett företag har ett byggprojekt som sträcker sig över flera redovisningsperioder. Vid varje periods slut är det viktigt att inkludera IB för att korrekt balansera konton i automatkonteringen i förhållande till tidigare ackumulerade kostnader och intäkter. Detta säkerställer en fullständig och kontinuerlig bild av projektets ekonomiska status i bokslutet.   Automatkontering utan IB-saldo kan vara användbart när du bokför transaktioner som inte påverkar eller förändras av tidigare perioders balans, till exempel i kortfristiga projekt eller när endast förändringar under den aktuella perioden är relevanta.   Om företaget t ex driver en kampanj under ett kvartal, påverkas kampanjen inte av tidigare balanser. Då kan redovisning göras utan att ta hänsyn till ingående saldo, vilket effektiviserar processen genom att fokusera på kvartalets ekonomiska rörelse.   Vill du få fler tips & trix i andra ämnen? Anmäl dig till webbinar.

Om du till exempel har sålt en affärsenhet som varit kopplad till Autopay så är det viktigt att avsluta/stänga affärsenheten för betalning. Det görs i två steg: Steg 1 Inaktivera bankavtalet I Autopay i fönstret ”Administration” och under fliken ”Bankavtal”, trycker du på den markerade rutan i kolumnen ”Aktiv”, så inaktiveras bankavtalet.     Steg 2 Inaktivera affärsenheten I Visma.net Admin-modulen går du in på affärsenheten som ska avslutas och trycker på ”Inaktivera”.     Hör av dig med frågor till supportportalen.