Användartips för Control Edge

Här kommer en enkel sammanfattning av hur dubblettkontrollen fungerar för fakturor i IM (Invoice Manager) och Visma Control. Systemet arbetar i flera steg där inställningar på leverantörsnivå och enhetsparametrar avgör om en faktura stoppas eller släpps igenom.   Grundregeln: Leverantörsinställningen i Visma Control Det viktigaste kontrollsteget sker på leverantören i Visma Control. Inställning: "Urspr.fakt.nr. kontrolleras ej". Funktion: Om denna ruta är markerad stängs kontrollen av för den specifika leverantören. Systemet tillåter då dubbletter oavsett hur gamla de är, vilket trumfar inställningar i IM. Enhetsparametern "ImportDouble" Invoice Manager Denna parameter styr vad som händer när fakturan importers in i IM. Det finns tre lägen:   Värde Förklaring Undantag 0 Totalstopp: Dubbletter tillåts inte ens importeras till IM. Om "Urspr.fakt.nr. kontrolleras ej" är vald på leverantören, släpps fakturan ändå igenom. 1 Varning/Stopp i kö: Fakturan får importeras, men IM:s interna kontroll aktiveras. Den stoppas i "Ankomstkön" och kan inte skickas vidare. Om "Urspr.fakt.nr. kontrolleras ej" är vald på leverantören, kan fakturan trots allt definitivbokas. 2 Extern kontroll: Dubbletter får importeras och IM:s egen kontroll är avstängd. I stället görs kontrollen direkt mot Visma Control. Styrs helt av inställningarna i Visma Control.   Vad räknas som en dubblett? För att systemet ska varna för en dubblett tittar IM på följande kombination: Enhet (Bolag) Leverantör Fakturanummer Fakturadatum (inom samma år) Viktigt att veta: Systemet tar inte hänsyn till makulerade fakturor. Om en tidigare faktura är makulerad kommer den nya fakturan inte att flaggas som en dubblett baserat på den gamla.    Sammanfattningsvis Standardinställningarna är ImportDouble = 1 i IM och att rutan "Urspr.fakt.nr. kontrolleras ej" inte är i bockad på leverantören i Control.

För att få tillgång till Ärenden för att kunna attestera Leverantörer och Verifikationer måste du ha Control Edge Web i bockat på din användare i User Admin. 1. Be er ansvarig för User admin att logga in i User Admin via https://home.visma.com/home. 2. Navigera till den användare som ska ha tillgång till ärenden och klicka in dig på användaren. 3. På fliken Control Edge måste användaren få rutan för Control Edge Web i kryssad, spara sedan ändringen. Observera att man även behöver ange vilka databaser som användaren ska ha attestbehörighet i.  Att göra i Control Edge:  1. Gå till Inställningar - Systeminställningar - Användare och gå in på attestanten som du vill ge attestbehörighet till. Gå sedan till fliken som heter “Approval”   2. Under “Verifikationer” markerar du de databaser som användaren ska ha behörighet att attestera verifikationer i. Det gör att denna attestant blir valbar i rullisten när en verifikation ska skickas på attest.   3. Användare - flik Privilegier Användare som hanterar verifikationer som skickas på attest behöver “Admin” på privilegiet "Attest av verifikation" för att kunna följa status på verifikatet och sedan kunna bokföra det när verifikationen är attesterad.   3.1 Systemanvändare behöver ha “Admin” på privilegiet Uppgifter. Med detta privilegiet får man tillgång till att se alla ärenden och möjlighet att vidarebefordra ett ärende till en annan person, ex. om ordinarie attestant är ledig eller sjuk.   4. Om ni har Attest av leverantör aktiverat, gå till fliken som heter “Approval” igen och under “Leverantörer” markera “Är godkännare”. Det gör att denna attestant blir valbar i rullisten när en leverantör ska skickas på attest.

Att hantera betalningar och medgivanden manuellt kan vara tidskrävande. Nu tar vi nästa steg för att göra din ekonomihantering ännu smidigare. Autogiro finns nu som standard i Control Edge! Så här förbättrar du ditt arbetsflöde: Du läser in medgivandefiler från banken under Import / Export. Vid ett nytt medgivande sätts betalsättet automatiskt till "AG" och e-faktura inaktiveras för att undvika dubbla fakturor till kunden. Om en kund väljer att avsluta sitt Autogiro, återställs betalsättet och e-faktura aktiveras igen. Efter varje inläsning kan du ta ut en rapport som ger dig en tydlig översikt över vad som hänt. Du ser exakt vilka kunder som importerats, vilka ändringar banken gjort och viktiga datum för händelserna. När det är dags att ta betalt gör du det direkt inifrån Control Edge. Du kan filtrera fram fakturor baserat på förfallodatum eller affärsenhet och granska listan innan du skickar. Systemet varnar om du råkar inkludera en faktura som redan skickats, så du får en trygg och säker process.    Om du redan har hunnit testa, kan du logga in och dela dina tankar i kommentarerna. Du kan ladda ner en manual här. 

Att importera verifikationer kan effektivisera din bokföring och är därför en uppskattad möjlighet. Här ser du hur du lyckas att få med en bilaga till din Excelfil när du vill importera verifikationer till Control Edge. För att kunna genomföra importen behöver du ha privilegiet Mappning av Excelfiler. Undvik att blanda rader med olika bolag.  Spara alltid din Excelfil och dina bilagor på samma ställe, d v s på File Transfer (T:) eller på  OneDrive innan du påbörjar inläsningen. Du kan ha en bilaga per verifikation.  Ange den fullständiga sökvägen till bilagan i din Excelfil, till exempel T:\bilaga.pdf  Lägg en länk i kolumnen Bilaga på den första raden för varje verifikation.    Vill du ha fler tips & trix? Anmäl dig till webbinar. 

"Validera kontering" är en rättighet som kan tilldelas en användare. Steget ligger mellan ”Sakgranskning” och ”Attest” och utgör en möjlighet för ekonomihandläggare att sortera ut vissa fakturor för kontroll, innan de skickas vidare till ”Attest” och ”Definitivbokning”. Har fakturan när den skickas från ”Sakgranskning” till ”Attest” en konteringssignatur från en användare med rättigheten aktiverad innebär detta att fakturan skickas till ekonomiavdelningens gruppkö för steget ”Validering kontering”.   I gruppkön ”Validera kontering” har ekonomihandläggare möjlighet att: Redigera konteringsrader på fakturorna (dock ej möjlighet att ta bort sakgransknings- eller attestsignatur) Radera konteringsrader (fakturan måste då sakgranskas på nytt), förändra eller lägga till fritext Skicka tillbaka fakturan till valfri sakgranskare Skicka fakturakopia till valfri användare Samt möjlighet att ändra mottagare i nästkommande steg (dvs. ”Attest”).

I Control så kan du exportera bilagor till verifikationer vid behov.  Det första som krävs är att man har privilegienivå Normal eller högre på privilegiet Export av data.    När du har det så går du till Import - Export som du finner i listan till höger i Control. Klicka på Export av Data och klicka ned rullistan för att se "Bilagor". Fyll i Urval av Affärsenhet och för vilket intervall av datum du vill ta ut bilagor för. Sökväg till mapp kan du fylla i manuellt, eller klicka på de tre prickarna i hörnet, för att bestämma var du vill att bilagorna ska sparas någonstans. Klicka sedan på exportera för att exportera bilagorna till vald sökväg. Om exporten lyckades får du ett meddelande om att Filerna finns exporterade till sökvägen, samt antal filer som exporteras.       Observera att du bara kan exportera bilagor för ett bolag åt gången. 

Det finns möjlighet att exportera fakturabilder som tillhör de fakturor som presenteras i sökresultatet i fakturasöken. En knapp med namnet Ladda ner kommer att visas i vyn för sökresultatet och vid nedladdning kommer ett komprimerat filpaket att sparas ner innehållande fakturabilderna. Möjligheten att ladda ner fakturabilder styrs via en rättighet på roll/användare.   

IM definitivbokar med automatik fakturan i Control Edge efter det att den är attesterad och skickad för betalning. Skulle något fel uppstå under definitivbokningen skickas fakturan till gruppkön ”Manuell definitivbokning” med ett meddelande under fliken ”Systemlogg” på fakturan.     Meddelandet beskriver varför definitivbokningen inte kunnat utföras. Exempel, att ett konto eller objekt är stängt i Control Edge. Eller att det ligger en periodisering på fakturan och perioderna sträcker sig över ett år som inte finns skapat i Control Edge.   Efter att man kontrollerat och genomfört nödvändiga rättningar och ändringar kan fakturan återigen skickas för defintivbokning. 

Via InExchange Network Portal kan du se vilket ursprung en leverantörsfaktura har, om det är pdf, papper (skannad) eller e-faktura.   Gå till Mottagna fakturor och via välj kolumner läggs Ursprung till.   Om det står Papper i den kolumnen så har den ankommit via brev till skanningen. Om det står pdf har den mailats till skanningen. Om det står ett (-) bindestreck har en ankommit som en e-faktura.   Hur du undersöker om leverantören kan skicka e-faktura. ( Beskrivning utgår ifrån att Inexchange är er tjänsteleverantör)   https://community.visma.com/t5/Anvandartips-for-Control-Edge/Undersok-om-leverantoren-kan-skicka-e-faktura/ta-p/726970   Kontakta leverantörerna som fortfarande skickar pdf- och pappersfakturor till er och be om e-faktura! Fördelarna med e-faktura är att kvalitén är bättre, kostnaden lägre och mottagandet av fakturan är snabbare.

Har du fått felmeddelandet att en periodisering inte kan utföras för att perioden är stängd? När en periodisering har missats, t ex på grund av att en faktura kom in sent eller att perioden stängdes tidigt, blockerar systemet ofta nästa steg. Control Edge vill gärna följa den kronologiska ordningen.   Det finns ett smidigt sätt att lösa det utan att behöva öppna upp tidigare månader eller år.  Istället för att backa bandet, kan du ofta styra om bokföringsdatumet för den missade posten till den första öppna perioden.   Gå in på Redovisning / Operationer / Utför periodiseringar och ange den outförda perioden i fältet Period. Ange bokföringsdatum i en öppen period i fältet bokföringsdatum. Klicka på utför.  Nu kan systemet generera verifikatet eftersom målperioden är öppen, och du slipper felmeddelandet. Resten av periodiseringsplanen ligger kvar med sina ursprungliga datum och kommer att rulla på som vanligt framöver.   Vill du ha fler tips? Anmäl dig till webbinar!

Med privilegiet Uppgifter i Control och nivå Admin får man tillgång till att se alla ärenden och möjlighet att vidarebefordra ett ärende till en annan person, ex. om ordinarie attestant är ledig eller sjuk.   För att vidarebefodra ett ärende gör du såhär 1. Logga in i Visma Home och klickar på Control Edge ikonen för att öppna up Ärenden.   2. Klicka på Attest och bocka ur rutan för "mina ärenden" för att se alla aktiva ärenden.   3. Klicka dig in på Leverantören eller Verifikationen via pennan till höger på raden.   4. Klicka sedan på Vidarebefodra ärenden och välj ny attestant för dokumentet och en eventuell kommentar.      Som komplement till att stämma av vilka som har godkänt Verifkationerna kan ni använda er av rapporten Verifikationsgodkännare som ni finner i Utskriftcentralen i Control. I den rapporten kan man se vem som attesterat en bokföringsorder. 

Att effektivisera rutinerna vid månadsbokslut sparar både tid och minimerar risken för manuella inmatningsfel. I Control Edge kan du enkelt exportera din momsrapport som en XML-fil och ladda upp den direkt i Skatteverkets e-tjänst.   Så här gör du för att ta ut filen: För att fliken för export ska vara synlig behöver din användare ha privilegiet Export data tilldelat. Detta justeras under Inställningar / Systeminställningar / Användare / Privilegier. Gå till menyn Import/Export, välj Export data och klicka sedan fram Momsrapport i rullistan. Ange dina urvalsparametrar, som aktuell affärsenhet och period. Ange var filen ska sparas, exempelvis din kopplade OneDrive eller File Transfer, samt namnge filen. Klicka på "Skapa fil" nere i det högra hörnet. Gå avslutningsvis in i OneDrive eller File Transfer för att ladda ner din färdiga fil och ladda upp den hos Skatteverket. Vill du ha ytterligare information om import och export i Control Edge? Hör av dig till oss eller anmäl dig till webbinar. 

Effektivisera kontering av inkommande fakturor. AI-modellen ger er konteringsförslag baserat på er fakturahistorik och lär sig i takt med att nya fakturor kommer in. Detta betyder att ju mer data, ju mer den används, desto bättre blir förslagen.    Ett komplement till Återkommande fakturor. Här finns redan bra automatisering!    Hur fungerar det? Varje kund har ett eget dataset. Har man flera enheter så har också varje enhet ett eget dataset. Detta eftersom exempelvis objekt kan skilja sig mellan enheter För nyupplagda enheter, där ingen historik finns, så tar det cirka 100-200 fakturor innan modellen kan ge förslag. För befintliga enheter så laddas fakturahistorik vid aktivering. Inom 24h börjar den att gå igenom data och träna. Förslag ges vid import och det är en konteringsrad som föreslås.  Tränas enbart på definitivbokade fakturor. Konteringssignatur kommer att vara “System” precis som våra andra typer av automatiska konteringsförslag. En "AI-ikon" visas på konteringsraden. Inställt på hög träffsäkerhet - dvs AI-modellen föreslår endast när den känner sig trygg och säker med förslaget.          Att tänka på: Momsrad ingår inte i förslaget från AI-modellen. Moms tolkar vi som vanligt från information i fakturan. Ev. momsfördelning ska fortsatt göras via knapp Momsfördelning.  Återkommande fakturor som går mot en mall har alltid prio 1. Dvs matchas fakturan mot en mall så ges inget förslag från AI-modellen.  Ligger förslaget under den nivå som AI-modellen känner sig trygg med så kommer förslag att ges enligt tidigare satta parametrar, ex från leverantör och/eller referens Hur aktiveras det? Funktionen aktiveras enkelt via 2 enhetsparametrar Aktivera enhetsparameter UseAutoSuggest Nya nivåer i enhetsparameter AutoAccRules ( 6,7 och 8). En av dessa måste väljas för att aktivera funktionen Beskrivning av dessa nya nivåer samt fler detaljer kring AI-baserad förslagskontering hittar ni i denna manual (obs kräver inloggning).       

På IM´s startsida har man meddelande om licensen utgångsdatum. Det man behöver göra när utgångsdatumet börjar närma sig är att reaktivera licensen i IM Administrator.   För att reaktivera licens så öppna IM Administrator. Gå till System - Dubbelklicka på Licens. I den nya rutan som öppnas så klickar du på knappen Aktivera via Internet.    

Poängen med periodiseringar är att kunna matcha kostnader och intäkter mot den period de faktiskt förbrukas eller tjänas in. Det är ett krav för att företagets resultaträkning ska vara rättvisande och användbar för beslutsfattande. Här har vi samlat några vanliga frågor och lösningar baserat på faktiska supportärenden för att hjälpa dig att hantera periodiseringar mer effektivt i din vardag. Fråga: Kan jag periodisera en faktura i efterhand om jag glömt det i försystemet, t ex IM? Svar: Ja, det går att göra direkt i Control Edge. Du kan gå in i det befintliga verifikatet (t.ex. i leverantörsreskontran), stryka den aktuella raden samt lägga till en ny. Genom att använda de små "mappikonerna" vid beloppet på konteringsraden kommer du till periodiseringsregistret där du kan ange periodiseringsintervall och fördela beloppet. Kom ihåg att spara i registret, samt att spara igen när du är tillbaka i verifikationen.  Fråga: Varför dyker inte min periodisering upp i specifikationsrapporten? Svar: Det kan finnas flera orsaker. I vissa fall kan periodiseringen ha utförts men restvärdet ligger kvar på listan om det finns avrundningsdifferenser. Det kan också bero på att fälten Ägartyp och Skapad av inte använts så som det är tänkt.  Fråga: Hur tar jag bort en periodisering som ännu inte är utförd? Svar: Om du har lagt upp en periodisering i registret men inte hunnit köra funktionen "Utför periodisering", kan du ta bort den direkt i periodiseringsregistret samt kostnadsföra beloppet i huvudboken.  Några tips: Låsning av perioder: Om du ska periodisera in i ett nytt år (t.ex. 2026) ska perioderna i det nya året vara upplåsta, även om året inte är satt som "aktivt" än. Objekt på periodiseringskonton: Tänk på att integrationer från externa system, d v s som inte är Vismas egna, inte alltid skickar med objekt (t.ex. projekt eller kostnadsställe) hela vägen till periodiseringsraden i Control Edge. Kontrollera om du behöver lägga till dessa manuellt i Control Edge om de saknas. Periodisering via mallar: För återkommande fakturor i Invoice Manager (IM) kan du ställa in periodisering direkt på mallen för att automatisera flödet helt. Vill du ha fler tips om periodiseringar? Anmäl dig till webbinar

  Vi har nöjet att presentera vår uppdaterade sida för godkännande av betalningsbuntar (batcher) i AutoPay. Det första du kommer märka är en uppdaterad design med modernare känsla och bättre överblick. Vi har även lagt till efterlängtad funktionalitet för att förenkla ditt dagliga arbete. Här är några av nyheterna Du kan enkelt markera varningar som "verifierade" för att snabba på processen. Det finns möjlighet att lägga till noteringar som sparas och även syns i transaktionsvyn och översikten. Händelseloggar visas nu på transaktionsnivå och etiketter visas tydligt för ökad spårbarhet. För buntbetalningar finns specifikation när transaktionen innehåller flera betalningsrader.   Vi hoppas att dessa förbättringar ska göra din attest och betalningshantering ännu smidigare. Lämna gärna feedback när du hunnit testa. För att kunna kommentera, behöver du vara inloggad. 

Fakturering är viktigt för verksamheten, och i Control Edge finns det flera smarta funktioner som både sparar tid och minskar risken för fel. Här har vi samlat konkreta tips som kan hjälpa dig i faktureringsarbetet. 1. Spara tid med kundmallar Vill du slippa fylla i samma uppgifter varje gång du lägger upp en ny kund? Genom att skapa en kundmall kan du definiera fält som betalningsvillkor, fordringskonto och andra standardvärden. Gå till Försäljning / Register / Kunder. När du registrerar en ny kund väljer du din mall i fältet "Mall", så fylls dina standardinställningar automatiskt.   2. Kom ihåg att uppdatera avtalsfakturorna   Använder du avtalsfakturering? Tänk på att om du ändrar uppgifter i kundregistret (t.ex. en adressändring eller nytt betalningssätt), så slår detta inte igenom automatiskt på pågående avtal.   Gör det till en rutin att uppdatera avtalsfakturor innan du genererar nya fakturor. Du hittar funktionen under Försäljning / Operationer. Där kan du välja exakt vilka fält (t.ex. adress, handläggare, villkor) som ska uppdateras från kundregistret till avtalen.   3. Språk på utlandsfakturor   Har du internationella kunder? Control Edge kan automatiskt matcha språket på fakturan med kunden. För att detta ska fungera måste du ställa in rätt språkkod på kunden under fliken Inställningar.   Systemet matchar kundens språkkod mot de översättningar du lagt in på dina artiklar. Om du har översatt artkeltexterna i artikelregistret kommer rätt språk automatiskt att visas på fakturan.   4. Förhandsgranska innan du bokför   När en faktura väl är bokförd går den inte att ändra. Därför är steget före bokföring viktigt. Om du klickar på Förhandsgranska under Bokför fakturor ser du hur fakturan kommer att se ut och upptäcker eventuella fel innan den låses och skickas till kund. Då kan du enkelt gå tillbaka och redigera så länge fakturan har status Skapad.   Har du något eget tips för faktureringen som underlättar din vardag? Dela gärna med dig i kommentarerna. 

Här följer en genomgång av hur du administrerar konton i systemet under Redovisning > Register > Konton.   När du lägger upp eller redigerar ett konto kan du styra hur det får användas: Genom att ange funktioner som kund- eller leverantörsreskontra på kontot, genererar systemet varningar om du försöker göra en manuell bokning på ett konto som inte är avsett för det. Om du behöver förhindra att ett konto används under en viss tid kan du låsa det på två sätt: Via registret: Markera kontot direkt i listan och klicka på Lås/Lås upp. Via kontot: Klicka dig in på det specifika kontot för att nå låsinställningarna under status. Gör så här: Välj vilken eller vilka affärsenheter låset ska gälla för, ange period, klicka på Skapa lås och avsluta med Spara.   Avsluta eller ersätta konton: För konton som ska tas ur bruk: Avsluta konto: Gå in på kontot och välj ett datum under Status > Avsluta konto från. Ersättningskonto: Om kontot ska styras om till ett annat konto efter avslutningsdatumet, väljer du det nya kontot under fältet Ersätt med. Kom ihåg att klicka på Spara när du är klar. Observera att BAS har publicerat ändringar i kontoplanen 2026 som du kan läsa mer om här. 

Nytt år innebär nystart i Control Edge. För att säkerställa ett sömlöst flöde så att du kan börja registrera verifikationer på 2026 har vi sammanställt de viktigaste stegen för systemadministratören:   Skapa det nya året under Inställningar / Systeminställningar / År och perioder och välj Ny. Ett tips är att se till att rutan "Kopiera verifikationsserier från innevarande år" är ikryssad när du sparar. Aktivera kalendern gör du under samma meny, År och perioder, genom att välja Importera kalender. Registrera årets resultat 2024 i bokföringen. När det är klart ska beräknat resultat i resultat- och balansräkning vara 0. Stäng året 2024 från menyn År och perioder. Detta moment kan du inte ångra. För att byta år behöver du behörighet. Transaktionen gör att 2026 blir det aktiva året. Det aktiva året är markerat med en stjärna (*) i listan. Alla användare ska vara utloggade ur databasen när detta görs. Du kan inte ångra ett årsbyte. Kontrollera dina löpnummerserier. Reskontraserier löper oftast vidare automatiskt. Om du vill ha nya serier läggs dessa upp under Inköp / Register. Lås de perioder ni inte arbetar aktivt i för att undvika felbokningar. Rekommendationen är att inte ha mer än två perioder öppna samtidigt. Här hittar du en guide som visar hur du byter år.

Nu när julen snart är här och det är många som vill vara lediga så vill vi påminna om funktionen att lägga till en ersättare.   Om ersättaren normalt inte har samma behörigheter och rättigheter som du har så kan du tilldela temporära roller till denne. Detta administreras från Visma IM Administrator på användaren och där under fliken "Köer och Roller".   Tänk på att det numera är möjligt att välja om ersättaren ska ärva attestbelopp per automatik för rad och faktura från Attestanten.  Detta styrs av Enhetsparametern "UseInheritAttestAmountsForSubstitutes"   Användare kan själva lägga till sin vikarie genom att i IM klicka på användaren uppe till höger. Därefter på Användarinställningar.   I den nya rutan som öppnas så klickar man på fliken "Hantera ersättare" och klickar sedan på knappen "Lägg till".   I nästa steg väljs om det bara är för en enhet ersättaren behövs eller för alla och bestämmer därefter för vilken period det ska gälla.   Tips: Fakturor kan flyttas mellan användare i Visma Administrator under Operationer - Flytta Faktura.    Du vet väl att du kan både sakgranska och attestera samt kontera dina fakturor i IM Mobile.   https://community.visma.com/t5/Anvandartips-for-Control-Edge/Kontera-dina-fakturor-i-IM-Mobile/ta-p/690470     Prenumera gärna på både nyheter och användartips här inne på Community så att ni inte missar kommande inlägg.