Användartips för Control Edge

Nu när julen är nära och många vill vara lediga vill vi påminna om att lägga till en vikarie som ersättare.   Om ersättaren normalt inte har samma behörigheter och rättigheter som du har så kan du tilldela temporära roller till personen. Det administreras från Administrator på användaren och där under fliken "Köer och Roller".   Numera ärver ersättaren attestbelopp för rad och faktura från attestanten. Om du har en äldre version behöver du även kontrollera attestbeloppen ifall ersättaren skall attestera fakturor.   Du som användare kan själv lägga till en vikarie genom att i EFH modulen klicka på användaren uppe till höger och välja användarinställningar.     I den nya rutan som öppnas väljer du fliken "Hantera ersättare" och klickar på knappen "Lägg till".   Hör av dig med frågor och funderingar visma.control@visma.com.

Det finns många sätt att automatisera och effektivisera ert fakturaflöde, bland annat med hjälp av återkommande fakturamallar samt referensregistret i IM.    Med hjälp av återkommande fakturamallar så kan ni effektivisera och automatisera stora delar av hanteringen av fakturor som är återkommande, exempelvis varje månad eller kvartal. I återkommande fakturamallar har ni möjlighet att lägga in färdiga konteringsrader inkl. periodisering och fastighetsmoms, samt signaturer (sakgranskning och attest).   Mallarna läggs upp kopplat till en leverantör med ett beloppsintervall, giltighetstid och kopplas också ofta till en referens (exempelvis ett mobilnummer eller anläggningsnummer). När fakturan sedan kommer med korrekt referens och inom det tillåtna belopp intervallet så matchas fakturan mot mallen och fakturan kan således gå hela vägen direkt till definitivbokning och redo för betalning.      Det finns naturligtvis också möjlighet att spåra och följa upp alla fakturor som har matchats mot en mall via Sök faktura.     Det går också att effektivisera fakturahanteringen med hjälp av referensregistret genom att lägga upp referenser och koppla dessa till en användare, samt koppla bort ankomstkön. När fakturor kommer in och där korrekt referens finns på fakturan så matchar IM mot referensregistret och skickar fakturan direkt ut till den användare som är kopplad till referenser. Alla fakturor som inte har korrekt referens och som inte kan matchas landar i ankomstkön som vanligt.  Vill man inte koppla bort ankomstkön men ändå dra nytta av referenserna och använda ovan funktion för vissa leverantörer så kan man på leverantören ange att fakturor inte ska skickas till ankomstkön om korrekt referens finns med på fakturan.     Vill ni veta mer eller få hjälp att komma igång med något av ovan, kontakta oss på visma.control@visma.com    

Om du vill läsa release notes för tidigare och senaste versionen kan du klicka på länken direkt på startsidan i Invoice Manager, se gulmarkering nedan.      . 

Visste ni att det går att lägga till bilagor och meddelande på leverantörsfakturor som är klara dvs definitivbokade  fakturor? Om fakturan exempelvis behövts makuleras manuellt i redovisningen eller det tillkommit något dokument kan det vara bra att lägga till informationen på fakturan i EFH modulen  Invoice Manager  för lättare spårning. Då fakturan är sluthanterad nås den inte via köerna utan hittas via "Sök faktura". Eventuella bilagor och meddelande läggs sedan till precis som vanligt, dvs via fliken "Meddelande" eller "Bilagor".           För att få tillgång till funktionen behöver användaren tillhöra en roll som har rättigheten bifoga dokument.    

I uppdateringen i februari tillkommer en ny kö i IM, Importavvikelse. Denna kön ersätter leverantörsregistrering och kommer även fånga upp fakturor där ingen enhet kan matchas vid import. De senare har tidigare hanterats manuellt av oss på Visma.   De användare som idag har kön Leverantörsregistrering tilldelad kommer ha den nya. Enda skillnaden är att den bytt namn till Importavvikelse. I IM när en faktura stannar i kön Importavvikelse och du öppnar den kommer du se vad som saknas genom att texten är rödmarkerad, se bild nedan.   Om Enhet saknas är även leverantör rött. När en faktura stannat i kön och du öppnar den måste du först välja enhet om den saknas. Därefter leverantör och sen kan du skicka den vidare. Du har även möjlighet att makulera den under Övriga åtgärder.

Ny hantering i IM av fakturor där valutakod saknas i Control I den senaste uppdateringen av IM är det en ny hantering av fakturor där valutakod saknas i Control. Tidigare har dessa hanterats manuellt av oss på Visma åt er. Nu kommer de istället lägga sig i ankomstkön med ett systemmeddelande att valutakoden saknas. För att hantera dessa i ankomst öppnar du fakturan. När du klickar på valutakod kommer den saknade valutakoden visas nedgråad i listan, se bild nedan. I detta läget kan du välja en annan valuta eller stänga fakturan och lägga upp valutan i Control. När du sen öppnar den kommer beloppen uppdateras för den nya valutan. Om fakturan skulle vara fel har du även alternativet att makulera den under Övriga åtgärder.

Att periodisera fakturor direkt från Invoice Manager är ett enkelt sätt att få ett väl fungerande flöde i periodiseringen. Du sätter upp periodiseringen och sparar.      För att det ska fungera att periodisera över flera år behöver du säkerställa att det nya året är skapat i Control Edge. Det gör du under Inställningar / Systeminställningar / År och perioder. Klicka på nytt för att skapa nytt år. Året behöver inte vara aktiverat, bara skapat. 

När du är i reskontran och vill se fakturabild och flödet t ex  vem som granskat/attesterat kan du enkelt  öppna fakturaflödet via  kolumnen " Faktura "  När du klickar på IM ikonen öppnas fakturaflödet.    Syns inte kolumnen kan du aktivera kolumnen  faktura via tabellinställningar  "kugghjulet"       Invoice Manager öppnas   Notera att du som användaren måste ha sökbehörighet till fakturaflödet Finns på flera ställen som reskontra-, betalnings- och redovisningvyerna.

Manuell faktura Med funktionen Manuell faktura finns möjlighet att få in en faktura i DCE utan att använda sig av en import. Detta genom att fakturabilden bifogas i Pdf format och att fakturainformationen knappas in manuellt.    Skapa faktura: I DCE Administrator går du via Operationer>Manuell faktura Börja med att längst ner på sidan klicka på "+" och plocka upp den/de inskannade fakturabilden/fakturabilderna. Fakturabilden dyker nu upp på höger sida. Komplettera därefter med Enhet, leverantör, urspr. fakturanr och beloppet. Finns det annan information som ska finnas med på fakturan lägger du in det också. När informationen ser korrekt ut så importerar du fakturan i IM genom att trycka på knappen ”Skapa fakturan”.    Logga in för att gilla eller kommentera våra användartips.    

För att lägga till ett nytt konto som periodiseringskonto behöver man tillgång till DCE Administrator.    Börja med att gå in på Enheten - Enhetsregister - Inställningar och fliken Konton och Objekt.  Markera raden för Konto överst och klicka sedan i rutan för Visa objektvärden.  I den nya rutan som visas letar du upp kontot du söker, markerar det och bockar i rutan Periodisera ute till höger.  Klicka därefter på Verkställ och sedan på Spara.   Det nya kontot kommer nu vara valbart vid periodisering i IM.   Logga in om du vill kommentera ifall inlägget var till nytta, eller om du vill gilla inlägget.  

I IM Administrator under System - Systeminställningar finns en systemparameter. Systemparametern heter Paymenstatuscheckdays. Den avgör hur många dagar bakåt i tiden IME ska kontrollera om en faktura är betald. Den räknar utifrån bokföringsdatumet på fakturan.  Om den exempelvis är satt till 60 så tittar IM på definitivbokade fakturor med bokföringsdatum 60 dagar bakåt i tiden och undersöker om de är betalda i Control. Om de är betalda uppdateras statusen i IM. Detta görs en gång per dag. Max antal dagar bakåt i tiden är 1095 som Paymenstatuscheckdays kan ha som värde.

Saknas knappar och konteringsrader i IM som i bilden nedan. Lösningen är att logga ut ur IM och rensa webbhistoriken i din webbläsare. När man åter loggar in visas sidan korrekt.       Logga in om du vill kommentera ifall inlägget var till nytta, eller om du vill gilla inlägget.

För att lägga till ett nytt konto som periodiseringskonto behöver man tillgång till Invoice Manager Administrator.    Börja med att gå in på Enheten - Enhetsregister - Inställningar och fliken Konton och Objekt.  Markera raden för Konto överst och klicka sedan i rutan för Visa objektvärden.  I den nya rutan som visas letar du upp kontot du söker, markerar det och bockar i rutan Periodisera ute till höger.  Klicka därefter på Verkställ och sedan på Spara.         Det nya kontot kommer nu vara valbart vid periodisering i faktura flödet. 

I vår leverantörsmatchning har vi lagt till IBAN som matchningsvärde. Som ni säkert känner till sedan tidigare så finns möjlighet för er kunder att själva välja om ni vill matcha mot kombinationer av värden eller kombinationer av värden+enskilda värden. För mer info om detta samt hur och var ni ställer in om ni vill att endast kombinationer av värden från fakturan ska användas för att matcha en leverantör hittar ni här   https://community.visma.com/t5/Anvandartips-for-Control-Edge/Anvand-endast-kombinationer-av-varden-vid-matchning-av/ta-p/607974)   Den nya matchningsordningen är nu: Endast kombinationer GLN+BG GLN+PG GLN+IBAN GLN BG+ORGNO BG+VATNO BG+Name PG+ORGNO PG+VATNO PG+Name IBAN+ORGNO IBAN+VATNO IBAN+Name Kombinationer + enskilda värden GLN+BG GLN+PG GLN+IBAN GLN BG+ORGNO BG+VATNO BG+Name PG+ORGNO PG+VATNO PG+Name IBAN+ORGNO IBAN+VATNO IBAN+Name ORGNO VATNO Name BG PG IBAN  

Nu finns det en ny kolumn som visar nettobeloppet i Invoice Manager - Sök faktura. Om den inte syns så kan ni välja den via Kolumnväljaren:    

Vid kontering finns en användarinställning som styr om ny rad skapas om det inte finns belopp kvar att kontera. Logga in om du vill kommentera ifall inlägget var till nytta, eller om du vill gilla inlägget.  

Nu finns det två nya fält i sökresultatet Ankomstdatum och Fakturatyp visas som egna kolumner i Invoice Manager - Sök faktura.   Om kolumnerna inte syns så kan ni välja dom via Kolumnväljaren: