Användartips för Control Edge

För att öka antalet leverantörer som skickar e-fakturor kan det vara effektivt att regelbundet påminna och ställa krav på detta vid kommunikation med leverantören. En annan strategi är att tillhandahålla information om hur man tar emot e-fakturor så det är tydligt för leverantörerna.   Att informera sina leverantörer om att börja skicka e-fakturor kan ha flera fördelar, bland annat: Tidsbesparingar: Genom att använda e-fakturor minskar man manuell hantering och därmed tidsåtgång för både leverantören och mottagaren. Detta kan leda till kortare betalningstider och färre misstag vid fakturering.   Kostnadsbesparingar: E-fakturor kan minska kostnaderna för papper, porto och andra administrativa kostnader som är förknippade med att skicka fakturor manuellt. Dessutom kan e-fakturor minska risken för förlorade eller försenade fakturor, vilket i sin tur kan leda till förseningar i betalningar.   Bättre spårbarhet: E-fakturor ger bättre spårbarhet och ökad transparens genom hela faktureringsprocessen. Detta kan bidra till att minska risken för felaktiga fakturor och tvister.   Miljövänligare: Genom att använda e-fakturor minskar man pappersanvändningen och därmed den negativa miljöpåverkan.   Effektivitet: E-fakturor kan integreras direkt i företagets affärssystem (ERP) och leverantörsfakturahanteringssystem (EFH), vilket kan leda till effektivare fakturahantering och lägre risk för manuella fel.   Sammanfattningsvis kan införandet av e-fakturor förbättra effektiviteten, minska kostnaderna, öka spårbarheten och minska den negativa miljöpåverkan. Genom att informera leverantörerna om att börja skicka e-fakturor kan man uppmuntra användningen av denna teknik och därmed dra nytta av dess fördelar.

Att kontera dina fakturor i Invoice Manager Mobile är både smidigt och användarvänligt!  Följ dessa enkla steg: Välj Kontering: Börja med att klicka på “Kontering” för att få full översikt över fakturans kontering, inklusive konto, objekt och belopp. Redigera och Lägg till: Klicka på en rad för att se alla tillgängliga objektdimensioner. Ange nödvändiga värden och om du behöver fler rader, använder du bara knappen "Lägg till rad". Markera och Åtgärda: För att utföra åtgärder som att radera eller periodisera, markera raderna enkelt med kryssrutan, och ta del av menyn som dyker upp längst ner. Spara dina ändringar: När du är klar, se till att klicka på Spara för att bevara alla dina konteringsjusteringar. Sakgranska: Om du behöver sakgranska fakturan, kom ihåg att den måste vara färdig konterad först. Skriv eventuella meddelanden och skicka vidare med den gröna knappen. Attest - självklart kan man även attestera fakturor i IM Mobile. Utifrån de behörigheter man har. Inloggning sker med samma konto som inloggning till Invoice Manager webb. Och det är samma rättigheter och behörigheter som man har i webben.   Ett tips är att spara en länk till IM Mobile som genväg i din smartphone.   Med IM Mobile har du alla nödvändiga verktyg tillgängliga i fickan – oavsett var du befinner dig. Effektivisera din fakturahantering idag och få mer tid över till att fokusera på din verksamhet!    

Vill du få ut mer av ditt Control Edge och upptäcka smarta funktioner som kan förenkla din vardag? Då får du inte missa vårt kommande webbinar för befintliga kunder där vi delar med oss av våra bästa tips och tricks.   Under webbinariet kommer vi att dyka ner i flera användbara ämnen:   Användarhantering: Vi delar några tips om hur du effektivt kan hantera användare i ditt system. Återställning av lösenord: Upptäck våra smidigaste metoder för att snabbt återställa lösenord. Import av Excel-verifikationer: Få en genomgång av hur du enkelt kan importera verifikationer från Excel för att spara tid. Export av momsfil till Skatteverket: Vi visar hur du kan exportera din momsrapportering. Klimatrapportering: En kort introduktion till vad vår tilläggstjänst Klimatrapportering kan innebära för ditt företag. Automatisera processer med schemaläggaren: Lär dig att automatisera repetitiva processer för att frigöra tid för mer strategiska uppgifter. Webbinaret är en möjlighet för dig som användare i Control Edge att förbättra dina kunskaper och effektivisera dina arbetsrutiner. Anmäl dig idag för att säkerställa din plats och gör dig redo för en inspirerande session.   Vi ser fram emot att välkomna dig!   Anmäl dig till vårt Tips & Trix-webbinar

Stoppar en faktura i IM med meddelande i systemloggen "(34) Verifikationsserien är ogiltig! Felaktigt objekt var.."   Den vanligaste orsaken till detta meddelande är att verifikationsserien som hänvisas till i meddelandet är låst i Visma Control för den perioden där bokningen försöker utföras.   Börja kontrollera vilket bokföringsdatum fakturan har? Kontrollera vilka perioder som verifikationsserien är låst i Visma Control (Redovisning > Register> Verifikationsserier). Vill ni inte låsa upp verifikationsserien för perioden kan du istället ställa fram bokföringsdatumet på fakturan till en öppen period.

När en faktura periodiseras över flera år kan nedan meddelande förekomma under fliken "systemlogg" i IM.    "(46) Period/datum för transaktionen kan inte användas! Felaktigt objekt var..."   Börja då med att kontrollera att samtliga år som periodiseringen sträcker sig över är skapade i Control Edge. Det räcker med att åren är skapade, dom behöver ej vara aktiva/öppna. Saknas året kan det skapas via: Inställningar - Systeminställningar - År och perioder.   När året är upplagt kan fakturan skickas vidare som vanligt i flödet och bli definitivbokad.

Multifaktorsautentisering (MFA) i Control Edge finns till för när en användare byter telefon, för att bibehålla säkerheten och ge behöriga tillgång till applikationen med autentisering. När det behövs, kan MFA enkelt återställas direkt på användaren i användarportalen.   Om en användare vill återställa sitt lösenord kan användaren själv följa den detaljerade instruktion som finns här. På så sätt skyddas användardata och systemintegriteten upprätthålls.   Vill du har fler tips och trix, rekommenderar vi dig att delta i vårt webbinar om Tips & Trix för Control Edge. Där kommer vi att dela praktiska tips som vår support brukar få frågor om för att du ska få ut det mesta av din användning av Control Edge.   Välj tillfälle och anmäl dig här!    

Är du osäker på hur du hanterar en Leverantör med kontoinsättning? Beroende på LEVERANTÖRENS bank så ska leverantörskortet fyllas i på olika sätt. Observera att följande gäller för kontoinsättningar i Sverige. För alla banker utom Swedbank så ska det se ut som nedan     För Swedbank så ska det se ut som nedan: OBS här ska alltså BIC/SWIFT vara med: SWEDSESS   För Clearingnummer som börjar på 8 måste kontonummer vara totalt 15 tecken. Om det blir för lite så fyll ut med 0:or mellan clearing och kontonummer OBS detta gäller bara kontonummer fältet

Under året 2024 har våra kunder ställt många frågor till våra support- och konsultteam. Vi har samlat några av de mest frekventa frågorna här. Klicka på länken för att få ett tips i ämnet.    Autopay Import / Export Leverantörsfaktura Anläggning Periodisering Återställa lösenord  Moms Byta räkenskapsår Avstämning IM Mobile   Du som har supportavtal för Control Edge är välkommen att delta i vårt webbinar, där vi delar med oss av ytterligare några av våra bästa tips och trix. Vi kommer även att visa en del av funktionerna direkt i applikationen för att ge dig praktiska exempel.   Exempel på innehåll: Användarportalen Vad du gör om du glömt ditt lösenord Vanliga frågor om Import/Export Förenkla dina avstämningsprocesser Automatisera processer med schemaläggaren   Klicka här för att anmäla dig till vårt senaste tillfälle och dra nytta av all nyttig information som vi har att erbjuda.   Vi ser fram emot att ha dig med!

Vill du ha full koll på dina leverantörsskulder och se till att bokföringen stämmer? Med Control Edge kan du enkelt göra en post för post-avstämning av din leverantörsreskontra. För att sätta igång går du till Inköp - Avstämning   Vad innebär en post för post-avstämning? När du gör en post för post-avstämning jämför Visma Control varje enskild faktura i din leverantörsreskontra med motsvarande post i huvudboken. På så sätt kan du enkelt se om det finns några skillnader i belopp eller andra avvikelser.    Så här fungerar det: Välj vad du vill stämma av: Börja med att välja vilka leverantörsskulder och vilken period du vill kontrollera. Jämförelse: Control Edge kommer då att automatiskt jämföra varje faktura med motsvarande post i huvudboken. Hitta avvikelser: Om det finns några skillnader mellan fakturan och huvudboken kommer dessa att markeras. Analysera: Genom att klicka på fakturan kan du se mer detaljerad information och enkelt identifiera orsaken till avvikelsen. Markera som avstämda: När du har kontrollerat och rättat till eventuella fel kan du markera fakturan som avstämd.

Nu när julen snart är här och det är många som vill vara lediga så vill vi påminna om funktionen att lägga till en ersättare.   Om ersättaren normalt inte har samma behörigheter och rättigheter som du har så kan du tilldela temporära roller till denne. Detta administreras från Visma IM Administrator på användaren och där under fliken "Köer och Roller".   Tänk på att det numera är möjligt att välja om ersättaren ska ärva attestbelopp per automatik för rad och faktura från Attestanten.  Detta styrs av Enhetsparametern "UseInheritAttestAmountsForSubstitutes"   Användare kan själva lägga till sin vikarie genom att i IM klicka på användaren uppe till höger. Därefter på Användarinställningar.   I den nya rutan som öppnas så klickar man på fliken "Hantera ersättare" och klickar sedan på knappen "Lägg till".   I nästa steg väljs om det bara är för en enhet ersättaren behövs eller för alla och bestämmer därefter för vilken period det ska gälla.     Tips: Fakturor kan flyttas mellan användare i Visma Administrator under Operationer - Flytta Faktura.    Du vet väl att du kan både sakgranska och attestera samt kontera dina fakturor i IM Mobile.   https://community.visma.com/t5/Anvandartips-for-Control-Edge/Kontera-dina-fakturor-i-IM-Mobile/ta-p/690470     Prenumera gärna på både nyheter och användartips här inne på Community så att ni inte missar kommande inlägg. 

I gruppkön ankomst har du möjlighet att matcha om dina fakturor. Denna funktion kan användas om en faktura har inkommit med en felaktig referens eller annat fel som gör att fakturan inte går vidare i automatiska flödet.    Genom att ändra till rätt referens och sen under Övriga åtgärder välja Återmatchning så matchas fakturan mot mallen och blir automatiskt signerade i flödet enligt mallen om reglerna uppfylls. Fakturan blir automatiskt bokförd och ligger klar att läsas fram i nästa betalningsförslag.    

Du vet väl att du nu kan kontera din fakturor i IM Mobil!   Konteringsmöjlighet finns i sakgransknings-och atteststeget Samma rättigheter och behörigheter som man har i webben Stöd för periodiseringar och fastighetsmoms   IM Mobil ingår för alla som kör Control Edge.   Du använder din smartphones webbläsare Safari, Chrome, Firefox eller Edge. När du fått en länk av din systemadministratör till Control Edge Invoice Manager klickar du på länken och loggar in på samma sätt som i webben. Inloggning sker med samma konto som inloggning till Invoice Manager webb. Ett tips att spara en länk till IM Mobile som genväg i din smartphone.  

IM definitivbokar med automatik fakturan i Control Edge efter det att den är attesterad och skickad för betalning. Skulle något fel uppstå under definitivbokningen skickas fakturan till gruppkön ”Manuell definitivbokning” med ett meddelande under fliken ”Systemlogg” på fakturan.     Meddelandet beskriver varför definitivbokningen inte kunnat utföras. Exempel, att ett konto eller objekt är stängt i Control Edge. Eller att det ligger en periodisering på fakturan och perioderna sträcker sig över ett år som inte finns skapat i Control Edge.   Efter att man kontrollerat och genomfört nödvändiga rättningar och ändringar kan fakturan återigen skickas för defintivbokning.  

Vill du göra avdrag på en leverantörsfaktura motsvarande den kundfaktura som samma bolag har hos er, och se att betalningarna hänger ihop i systemet?   Registrera leverantörsfakturan som delbetald   Gå in under Inköp / Registrera betalning. Ladda fram fakturan med löpnumret.  Ange betalningssätt och betalningsdatum. Ändra till det belopp som motsvarar kundfakturan, i det här fallet 100 000 kr av totalt 126 000 kr. Gör en notering i fältet "Anteckning" eller "Fritextfältet" om anledningen till delbetalningen (t.ex. "Kvittning med Kundfaktura #xxxx").     I leverantörsreskontran ser det ut så här:      Registrera kundfakturan som betald   Gå in under Försäljning / Registrera betalning.  Ladda fram fakturan med löpnumret.  Ange samma betalningssätt och samma betalningsdatum som för leverantörsfakturan.  Registrera kundfakturan som betald med samma belopp, alltså 100 000 kr. Gör samma typ av notering här som för leverantörsfakturan för spårbarhet i din reskontra.    Kontroll i systemet   Gå till din leverantörsreskontra och kundreskontra. Respektive reskontra bör nu visa att avdragen och betalningarna hänger ihop och att eventuellt återstående belopp är korrekt.   Anmäl dig till webbinar om betalningsflödet för fler tips om leverantörsbetalningar.     

Vi bjuder in dig som har supportavtal i Control Edge att ta del av några av våra bästa tips. Tanken är att du ska få idéer om hur du kan använda Control Edge på ett sätt som spar tid i ditt dagliga arbete, så vi visar även direkt i applikationen.   Exempel på innehåll:   Användarportalen Vad du gör om du glömt ditt lösenord Vanliga frågor om Import/Export Förenkla dina avstämningsprocesser Automatisera processer med schemaläggaren   Klicka här för se webbinaret

Visste du att det finns en inställning i IM som gör att alla fakturor som innehåller en periodisering lägger sig i gruppkön Validera Objekt? Detta är en bra funktion om man på ekonomiavdelning vill kontrollera så att periodiseringarna är korrekta innan fakturan går vidare i flödet.   Inställningen hittas i IM Administrator under fliken enhetsparametrar och heter "ValidatePeriodics". Om denna sätts till värdet 1 så är funktionen aktiv och alla fakturor med en periodisering lägger sig i Validera objekt efter steget sakgranskning.  

Syftet med Inköp - Avstämning är att säkerställa överensstämmelse mellan leverantörsreskontra och huvudbok genom en post-för-post avstämning. Steg-för-steg guide: 1. Navigering: Gå till "Inköp" → "Avstämning" 2. Jämförelse: Systemet jämför automatiskt poster för vald affärsenhet och skuldkonton och visar poster där belopp skiljer sig åt mellan leverantörsreskontra och huvudbok. 3. Analys av avvikelser: Klicka på "Öppna"-ikonen i kolumnerna "Löpnummer" eller "Verifikationsnummer". Granska informationen om faktura och verifikation för att identifiera orsaken till avvikelsen. 4. Markera avstämda poster: Använd kolumnen "Avstämt" för att markera korrigerade poster.  Detta filtrerar bort redan åtgärdade avvikelser vid framtida avstämningar.   5. Visa tidigare avstämda poster: Ta bort markeringen i "Inkludera redan avstämda poster".  Klicka på "Ladda" för att visa även tidigare avstämda poster. Genom att regelbundet utföra denna avstämning säkerställer ni korrekt redovisning och underlättar bokslutsarbetet.

Behöver du sätta upp en ny affärsenhet för att kunna använda betalningar i Autopay? Här följer några tips om vilka huvudsakliga steg du kan följa för inställningar och bankavtal.    Sätta upp ny affärsenhet   Skapa affärsenheten i Control: Gå till Inställningar – Affärsenheter. Välj Ny och fyll i de obligatoriska fälten (*) och spara. Markera affärsenheten och klicka på Export för att skapa affärsenheten i VismaNet. Aktivera Autopay: Besök home.visma.com, välj Admin. Gå till fliken Företag och välj den nya affärsenheten. Kopiera nyckelkoden och lägg till den i affärsenheten i Control. Aktivera Autopay och välj Spara och stäng. Kontakta banken: Meddela banken att ni vill koppla Autopay till den nya affärsenheten så att de kan skicka en aktiveringsfil för bankavtalet. Tänk på att om bolaget har både leverantörsbetalningar och lönebetalningar, så bör det företag som ska göra leverantörsbetalningarna ha huvudavtalet. Därefter delar du bankavtalet med det ID som har lönebetalningarna.    Hantera bankavtalet   Generella steg för bankavtal: Efter att ha kontaktat banken och fått aktiveringsfilen, gå till home.visma.com och välj Autopay. I Autopay, gå till Administration och sedan till Bankavtal. Några exempel på bankspecifika anvisningar:  Swedbank skickar automatiskt ut ett bankavtal. När det är på plats behöver du endast komplettera det genom att gå till Administration -> Bankavtal och trycka på pennan för att redigera. För Handelsbanken och DNB (Sverige) tar du kontakt med banken för att initiera processen, och följer sedan bankens anvisningar för att slutföra aktiveringen och inställningar i Autopay-systemet. Testa och justera   Gör en testbetalning för att säkerställa att hela flödet från skapandet av affärsenheten till transaktioner via Autopay fungerar som det ska. Använd hjälpen i Autopay för detaljerad hjälp kring specifika funktioner och inställningar.   Det är viktigt att för varje specifik bank, kontakta bankens representant för att säkerställa att alla steg och krav är uppfyllda för en smidig användning av Autopay.

Nu visar vi hela namnet på leverantör och enhet genom att hålla musen över.    

Nu finns Importdatum som en egen kolumn i sökresultatet i Invoice Manager - Sök faktura.     Om kolumnen inte syns så kan ni välja den via Kolumnväljaren: