Användartips för Visma Mamut

I Mamut One kan du ange nummerserier som används vid registrering och sortering av information. Om företaget redan har ett system för numrering av kunder och leverantörer kan ett motsvarande system fortsätta användas i programmet. Obs! Vid övergången till nytt räkenskapsår går det inte att ställa tillbaka fakturanummerserien till 1. Det kan inte finnas två fakturor med samma fakturanummer. Därför kommer fakturanummerserien att fortsätta där den slutade föregående år. Se även artikeln om att fortsätta nummerserier vid nytt år.   Vid uppstart av ett företag (en ny företagsdatabas) kan du ändra nummerserierna. Både första och sista numret kan då ändras. Nummerseriens första nummer kan endast ändras innan serien har tagits i bruk. Detta gör du genom att gå till Visa - Inställningar - Företag fliken Företagsinställningar - Nummerserier. Genom att klicka på denna öppnas fönstret Nummerserier. I fönstret Nummerserier kan du t ex ändra första numret för kontakt, leverantör, faktura osv. Detta gör du genom att klicka i kolumnen Första nr och skriva in det nummer du önskar. Efter att en nummerserie har tagits i bruk kan endast senast använda nummer ändras. Det nya numret måste vara högre än det som finns registrerat. Fälten som är rödmarkerade kan inte ändras.   Nummerserierna för Faktura- och Kreditnota bör inte överlappa varandra. Som standard börjar fakturanumret på 1 och kreditnotanumret på 90 000. Om du gör ändringar bör det vara minst 20 000 mellan de två nummerserierna. Speciell information om nummerserier för verifikat hittar du i Fortsätta med nummerserien på nytt räkenskapsår och Nummerserier för verifikat. Notera att nummerserien för verifikat börjar om på 1 vid övergången till nytt räkenskapsår. I Mamut One är det vanligast att varje verifikattyp har en egen nummerserie och varje nummerserie börjar på 1 varje nytt år. Detta gör systemet automatiskt och användaren behöver inte göra några inställningar vid byte av räkenskapsår. Om du dock önskar att fortsätta på de befintliga nummerserierna i det nya året, måste du vid årsskiftet gå in på Visa - Inställningar - Redovisning, välja fliken Redovisningsinställningar och klicka därefter på ikonen Verifikationstypsinställn. och nummerserier. Gå vidare till fliken Nummerserier. I fönstret som visas anger du de senaste numren från föregående år i kolumnen Första nummer och klickar på OK. Det går att ändra dessa nummer så länge du inte har börjat bokföra med verifikattypen i det nya året. Nummerserierna för t ex Order, Faktura och Kunder löper vidare oberoende av räkenskapsår. Dessa nummerserier ställs inte tillbaka till 1. Önskar man ha olika nummerserier för exempelvis order och faktura för varje år kan man ställa in att serien börjar med årtalets nummer, t ex 20150101.

I redovisningsmodulen finns det olika sätt att sortera verifikaten. Vilket sätt som passar bäst beror på vilka behov som finns och hur man är van att arbeta sedan tidigare. Det finns tre huvudtyper av nummerserier för verifikat. Inställningarna måste göras innan verifikattyperna börjar att användas.   En nummerserie per verifikattyp Denna typ blir automatiskt förinställd vid skapandet av företagsdatabasen. Det innebär att varje verifikattyp har en egen nummerserie som börjar på 1 (eller det nummer du har valt). Fördelen med denna inställning är att du lättare kan skilja på de olika verifikattyperna. Den unika nyckeln för ett verifikat blir förkortningen på verifikattypen och numret på verifikatet, t ex B2 för bankverifikat nummer två. Om du har många verifikat per bokföringsår, kan det underlätta om du väljer en nummerserie per verifikattyp.   En nummerserie per verifikattyp med användardefinierade intervaller Om du ska använda dig av fyra verifikattyper under bokföringsåret, UF, B, IF, D och inte vill ha hoppande nummerserier, så kan du ange att UF ska börja på nummer 2000, B på 4000, IF på 6000 och D på 8000 exempelvis. Därmed kommer varje verifikattyp att ha en egen nummerserie men i praktiken ser det ut som om du har en gemensam nummerserie med olika intervaller. För att göra detta måste du gå in på de olika verifikattyperna som ska användas och ange startnummer. Detta gör du genom att gå till Visa - Inställningar - Redovisning, gå vidare till fliken Redovisning och klicka på Verifikationstypsinställn. och nummerserier och sedan fliken Nummerserier. För att ändra vilket nummer verifikattypen ska börja med, anger du det önskade numret i kolumnen Första nummer på raden för aktuell verifikattyp.   Gemensam nummerserie för alla verifikattyper. Vill du använda gemensam nummerserie för alla verifikattyper måste du ange detta på samma ställe som ovan. Detta gör du genom att gå till Visa - Inställningar - Redovisning, gå vidare till fliken Redovisning och klicka på Verifikationstypsinställn. och nummerserier och sedan fliken Nummerserier. Bocka sedan för Gemensam nummerserie för alla ver.typer. Du kan även här ange vilket nummer som ska vara startnummer på din gemensamma nummerserie. Detta gör du genom att bocka för Gemensam nummerserie för alla ver.typer, spara denna inställning och sedan på nytt klicka på Verifikationstypsinställn. och nummerserier och fliken Nummerserier. Här kan du ändra under kolumnen Första nummer. Obs! Inställningarna för nummerserier som beskrivs ovan kan du bara göra då du har skapat ett nytt företag (en ny företagsdatabas) och ännu inte har använt nummerserierna.

Vid utskrift av offert kan du välja utskrift till Skrivare/Förhandsgranskning eller Microsoft Word. Om du väljer utskrift till Skrivare/Förhandsgranskning innebär det att den vanliga offertrapporten, som går att redigera i rapporteditorn, används vid utskrift. Om du istället väljer utskrift till Microsoft Word innebär det att särskilda Wordmallar används vid utskriften. Det finns fem ”vanliga” offertmallar, och fem ”avancerade” offertmallar.   Redigera offertmallarna i Microsoft Word Gå till Arkiv – Databasverktyg – Gå till företagsdatabasens dokumentområde. I fönstret som öppnas dubbelklickar du på mappen Documents. Gå sedan in i mappen Templates och vidare in till mappen SE (för svenska dokumentmallar). Därefter öppnar du mappen Offer genom att dubbelklicka på mappen. Offert1 motsvarar filen Offer1.dot, Offert Avancerad 1 motsvarar Offerex1.dot osv. Högerklicka på den mall du önskar redigera och välj Öppna för att öppna den i redigeringsläge. Obs! Om du dubbelklickar på filen så öppnas mallen bara i visningsläge och det går då inte att redigera den. Redigera och anpassa mallen som du önskar. Notera dock att offertmallarna är väldigt känsliga för redigering så du måste testa dig fram för att få till dem. Om du skulle få något felmeddelande vid utskrift så har du förmodligen redigerat för mycket och mallen har blivit förstörd. Ursprungsmallarna kan hämtas in på nytt om de blivit förstörda. Du kan då kopiera dem från C:\Users\Public\Public Mamut\Mamut\Data\Library\Templates\SE\Offer (svenska offermallar) och sedan klistra in dem i mappen du först var inne i för att redigera dem. Notera att det inte går att lägga in kopplingsfält i offertmallarna. Svara Ja för att spara ändringarna när du stänger mallen efter redigering. Obs! Det är viktigt att mallen sparas med de befintliga namnen Offer1.dot, Offerex1.dot etc. Det går inte att döpa dem till andra namn, då blir de inte tillgängliga i programmet. Redigera offertmallarna i Raporteditorn Om du istället önskar redigera offerten du får vid utskrift till Skrivare/Förhandsgranskning så går du till Visa – Inställningar – Rapporter – Rapport/etiketteditor. Markera Offert och klicka på Redigera. Denna är inte lika känslig för redigering som offertmallarna i Word. Läs mer om rapportredigering i Mamut här

SIE betyder Standard, Import och Export och är ett standardformat för överföring av räkenskapstransaktioner mellan olika ekonomisystem i Sverige. SIE finns i applikationen Mamut Import Export. Programmen stödjer följande SIE-format: SIE 1 - Export av bokslutsaldo Används ibland av företag som skickar en fil till sin revisor för att göra årsbokslut. Formatet tar med ingående och utgående saldo per konto aktuellt år och föregående år. SIE 2 - Export periodsaldo Denna export baseras på SIE1 men innehåller även konto saldo specificerat per period. SIE 3 - Export av objektsaldo Export som baseras på SIE1 men med koppling till avdelning/projekt, saldo per period. SIE 4 - Import och Export av transaktioner Detta är det vanligaste formatet som används av SIE formaten. Formatet används vid utbyte av verifikationer. SIE4 kan exporteras från så kallade försystem. Ett exempel på försystem är ett löneprogram. Ett exempel är filen från Visma Lön. SIE4 formatet innehåller endast transaktionsdata ”verifikationer” och innehåller inte ingående/utgående belopp eller saldoberäkningar. SIE4 kan exporteras från försystem eller från andra ekonomisystem. Programmet stödjer både import och export av detta format.

Du har möjlighet att korrigera verifikat antingen i verifikatsregisregistrering eller direkt i huvudboken. Här visar vi dig hur man gör det direkt i Huvudboken. Gå till Visa – Redovisning – Huvudbok. Leta fram det verifikat du önskar korrigera och markera det. Klicka på ikonen Radera (det svarta krysset i verktygsraden) I fönstret som öppnas har du möjlighet att klicka på Huvudbok för att korrigera verifikatet i huvudboken. Då kommer ett nytt verifikat genereras som motbokar originalverifikatet. Verifikatet får samma verifikatstyp, datum, period, och räkenskapsår som var valt på originalverifikatet. För att se verifikatet som genererades måste du stänga fönstret och därefter öppna huvudboken igen så att det blir uppdaterat. Rapporten Journal över Poster skrivs ut. Om du istället klickar på Verifikatsregistrering så kommer verifikatet att öppnas och korrigeras i verifikatsregistreringen. Här kan du t ex ändra på verifikattyp och verifikationsdatum innan du sparar korrigeringen till huvudbok. Verifikatet som ska korrigeras: Korrigeringsverifikatet som genereras: Obs! Om den aktuella perioden som verifikatet ligger i är stängd är det inte möjligt att korrigera verifikatet i huvudboken. Verifikatet måste då korrigeras i en öppen period, enligt beskrivning här.

Ibland kan det vara önskvärt att säkerhetskopiera enskilda företagsdatabaser i Mamut Business Software. Obs! Denna artikel gäller ej för kunder på Mamut Application Hosting. Säkerhetskopiering för kunder på Mamut Application Hosting sker automatiskt var tredje timme.   Gå till Arkiv - Säkerhetskopia - Skapa säkerhetskopia. Programmet MDataTools kommer nu att startas. Klicka på Nästa. I fönstret som öppnas väljer du Avancerat, och klickar på Nästa. I nästa fönster markerar du Delar av systemet och bockar för den eller de företagsdatabaser du önskar att ta en säkerhetskopia av. Här anger du även om du önskar ta med Systemfiler och Dokument och bilder. Systemfiler är filer som är gemensamma för samtliga företagsdatabaser i ditt system. Obs! om du ska ta en säkerhetskopia av en eller flera företagsdatabaser, och denna säkerhetskopia ska läsas in i ett annat system och där läggas i tillägg till övriga företagsdatabaser så ska du inte ta med systemfiler i din säkerhetskopia. Om du har systemfiler med i säkerhetskopian så kommer säkerhetskopian att skriva över all data som finns i det system du återställer den i. Klicka på Nästa när du har gjort ditt val. I detta fönster anger du önskad beskrivning av säkerhetskopian samt sökväg där du vill spara säkerhetskopian. Du har även möjlighet att skydda säkerhetskopian med lösenord om så önskas. Notera dock att säkerhetskopian blir omöjlig att återställa om du glömmer lösenordet. Klicka på Nästa för att starta säkerhetskopieringen. Ett statusfönster visar processen för säkerhetskopieringen. När säkerhetskopieringen är klar kommer du till ett nytt fönster som visar detaljer för säkerhetskopian som precis har skapats. Klicka på Slutför för att avsluta guiden. Du har nu tagit säkerhetskopia av den eller de företagsdatabaser som valts.   Tips! Du kan även skapa en säkerhetskopia utan att vara inloggad i programmet. Detta görs via programmet DataTools. Läs mer om det här.  

Du kan importera en SIE4-fil med räkenskapstransaktioner från revisorn/revisionsbyrån till ditt program. Det rekommenderas att du har senaste versionen av Mamut Business Software installerad för att ha tillgång till uppdaterad SIE-funktion i programmet. Notera att importfunktionen endast är tillgänglig för användare som tillhör användargrupperna Superanvändare, Administrator eller Redovisning. Obs! Ta alltid en säkerhetskopia innan du importerar något till programmet. Gå till Arkiv - Import - Import/Export - SIE4 (Transaktioner). Välj den företagsdatabas som filen ska importera till. Klicka på knappen med tre prickar för att bläddra dig fram till sökvägen där importfilen ligger sparad. Klicka därefter på Import för att starta importen. I nästa fönster SIE synkronisering ska verifikationstyper från importfilen synkroniseras med verifikationstyper i programmet. Välj i rullgardinsmenyn till höger de verifikationstyper i programmet som ska synkroniseras med verifikationstyperna i filen (listade till vänster). Klicka på OK. Om det inte finns något annat som programmet reagerar på i importfilen så får du till sist ett meddelande om att importen är klar. Klicka på Avsluta för att avsluta eller Föregående för att fortsätta importera/exportera. Verifikaten finns nu i Visa - Redovisning - Verifikatsregistrering och måste överföras till huvudbok. Innan du för över verifikaten till huvudboken Skriv ut rapporten Öppna verifikat rad för rad som du hittar under Visa - Redovisning - Rapport. Kontrollera med försystemet att saldot stämmer. Vid import av SIE så sker ingen registrering av momshantering/momskod. Orsaken till detta är att det blir fel om man använder den automatiska momsberäkningen i samband med SIE-import. Programmet hämtar momskoder från existerande konton/momshanteringskoderna Konton upprättas automatiskt om de inte existerar vid import. Det är dock viktigt att ändra Momskoder på alla nya konton innan du börjar bokföra annars blir det fel i momsredovisningen. Detta gör du via Visa - Redovisning - Kontoplan. Du måste också på enstaka verifikat ange rätt Momskod vid import av SIE-verifikat i de perioder där momsavslut inte är gjord. När kontaktinformation - dvs. kunder och leverantörer - saknas i importfilen kommer programmet att upprätta interimskonton som beloppen förs emot. Konto 1511 kommer att skapas för 1510 och 2441 för 2440. Därefter får du manuellt boka in fordringarna/skulderna på rätt konto i Verifikatregistreringen och boka bort interimskonton. Perioder som du importerar till måste vara öppna i programmet. Om de inte är det så lägger sig verifikaten på första nästkommande period som är öppen. För över verifikaten till huvudbok från verifikatregistrering genom att klicka på ikonen Överför till huvudbok. Matcha och koppla öppna poster När verifikaten förts över till huvudboken behöver du Matcha och koppla ihop alla poster som tillhör varandra i leverantörs och kundreskontran. 

I en del situationer kan det vara aktuellt att dina kunder betalar i förskott innan du sänder faktura till dem. Detta hanteras genom att du skapar en produkt för förskott som du sedan använder vid order/fakturering. Nedan finner du två exempel, ett som förklarar hur detta hanteras om förskottet är med moms och ett med förskott utan moms. Exempel 1 - förskottsbetalning med moms En kund har förskottsbetalat 8 000:- SEK inklusive moms i januari och samma belopp i februari. Dessa belopp har bokats in på konto 2421 ”Förskott från kunder momspliktigt” och momsen har bokats på konto 2611 ”Utgående moms”. I mars skapas sedan fakturan som är på totalt 25 000:- SEK inklusive moms. På fakturan ska de två förskotten dras av så att momsen beräknas på mellanskillnaden mellan fakturerade produkter och det förskott som redan betalats in. Om du använder konto 2421 endast för förskott med moms, så ska du ställa in detta konto med momshantering. Gå till Visa – Redovisning – Kontoplan. Leta fram konto 2421. I fältet Momskod upptill i fönstret väljer du Momspliktig försäljning 25%. Detta innebär att det  som bokas mot detta konto automatiskt är kopplat till ett momskonto för utgående moms och momsbeloppet därmed hamnar i momsrapporten. Skapa en produkt som du kallar för ”Förskott från kund, momspliktigt” eller annan valfri beskrivning. Gå in på fliken Inställningar på denna produkt i produktregistret, och välj konto 2421 på raden Säljkonto med moms. Förskottet från kund bokförs sedan i verifikatregistreringen i två omgångar, ett verifikat för januari och ett för februari. Dessa bokningar kommer att se ut enligt följande om du har bokfört inbetalningen mot konto 1930: Konto Debet Kredit 1930 8 000   2421   6 400 2611   1 600 Överför verifikaten till huvudbok när de är klara. När det är dags att fakturera kunden i mars upprättar du en order i ordermodulen där du lägger in den eller de produkter som kunden köpt och pris för dessa, i vårt fall ett totalbelopp på 25 000:- inklusive moms. I tillägg lägger du in två rader med produkten som du har skapat för förskott. På beskrivningsraden kan du efter namnet på produkten lägga in datumet för inbetalningen för att specificera. I kolumnen Antal lägger du in -1 på båda raderna. Lägg in summan som kunden betalat, i detta exempel 8 000:- SEK inklusive moms för januari och 8 000:- SEK inklusive moms för februari. När detta är gjort fakturerar du ordern och kommer då få följande bokning i huvudboken: Konto Debet Kredit 2421 12 800   2611 3 200   3051   20 000 2611   5 000 1510 9 000   I och med faktureringen kommer konto 2421 att nollas, och återstående belopp som kunden är skyldig läggs som en fordran i kundreskontran. Exempel 2 - förskottsbetalning utan moms En kund har förskottsbetalat 8 000:- SEK i januari och samma belopp i februari. Dessa belopp har bokats in på konto 2420 ”Förskott från kunder utan moms” och ingen moms har bokats. I mars skapas sedan fakturan som är på totalt 25 000:- SEK inklusive moms. På fakturan ska de två förskotten dras av men momsen ska beräknas på hela försäljningsbeloppet (20 000:- SEK). Om du använder konto 2420 endast för förskott utan moms så ska du ställa in detta konto utan momskod. Gå till Visa – Redovisning – Kontoplan. Leta fram konto 2420. Kontrollera att det står (Ingen) i fältet Momskod. Upprätta en produkt som du kallar för ”Förskott från kund, ej momspliktigt” eller annan valfri beskrivning. Välj Ingen på Utgående och Ingående moms. Gå in på fliken Inställningar på denna produkt i produktregistret, och välj konto 2420 på raden Momsfritt säljkonto. Förskottet från kund bokförs sedan i verifikatregistreringen i två omgångar, ett verifikat för januari och ett för februari. Dessa bokningar kommer att se ut enligt följande om du har bokfört inbetalningen mot konto 1930: Konto Debet Kredit 1930 8 000   2420   8 000 Överför verifikaten till huvudbok när de är klara. När det är dags att fakturera kunden i mars upprättar du en order i ordermodulen där du lägger in den eller de produkter som kunden köpt och pris för dessa, i vårt fall ett totalbelopp på 25 000:- inklusive moms. I tillägg lägger du in två rader med produkten som du har skapat för förskott. På beskrivningsraden kan du efter namnet på produkten lägga in datumet för  inbetalningen för att specificera. I kolumnen Antal lägger du in -1 på båda raderna. Lägg in summan som kunden betalat, i detta exempel 8 000:- SEK för januari och 8 000:- SEK för februari. När detta är gjort fakturerar du ordern och kommer då att få följande bokning i huvudboken: Konto Debet Kredit 2420 16 000   3051   20 000 2611   5 000 1510 9 000   I och med faktureringen kommer konto 2420 att nollas, och återstående belopp som kunden är skyldig läggs som en fordran i kundreskontran. Notera att kontona 2420 och 2421 endast är exempel på konton som kan användas för förskottsbetalningar. Kontakta din redovisningskonsult för information om vilket konto som passar bäst för er verksamhet i dessa situationer.

Om du har brutet eller förlängt räkenskapsår, exempelvis från april 2016 till mars 2017, kan det vara aktuellt att definiera dina momsperioder så att varje redovisningsperiod är kopplad till korrekt momsperiod. Gå till Visa – Inställningar – Redovisning. Använd pilarna upptill i fönstret för att välja ditt aktuella räkenskapsår. Klicka på ikonen Redigera och kontrollera att det är korrekt start- och slutmånad för året, samt korrekt antal momsperioder inställda. Klicka på OK och gå in på fliken Perioder. Dubbelklicka på någon av perioderna i listan. Under kolumnen År letar du fram raden där året börjar. Här ska du manuellt justera momsperioderna genom att under kolumnen Momsperiod markera siffran som står där och skriva in siffran för momsperioden du önskar ha kopplad till den valda redovisningsperioden. Om du har kvartalsredovisning av moms så skriver du 2 för april, maj, juni; 3 för juli, augusti, september och 4 för oktober, november och december. För januari, februari och mars på nästkommande år skriver du 1. Period 13 ska alltid ha samma momsperiod som period 12. För räkenskapsår som går från april till mars ska period 13 därmed ha momsperiod 1. Momsperioderna följer alltid månaderna, oavsett om du har kalenderår eller brutet räkenskapsår. För kvartalsmoms tillhör därmed alltid jan-mars momsperiod 1, april-juni momsperiod 2, juli-sept momsperiod 3 och okt-dec momsperiod 4. Detta oberoende av hur räkenskapsåret börjar och slutar. När du har definierat dina momsperioder klickar du på OK och svarar Ja på frågan Är du säker på att du vill ändra momsperiodiseringen?

I Mamut Business Software sker varutransaktioner vid varuleverans i ordermodul, varumottagning i inköpsmodul, skapande av manuella lagerförändringar i lagermodul och vid lagerinventering . Vi rekommenderar att punkterna under Före lagerinventering ufförs efter det att alla varutransaktioner för 2018 är registrerade och innan varutransaktioner för 2019 registreras. När inventeringen utförs bör man registrera varken försäljning eller inköp som påverkar lagerbehållningen. Om det är nödvändingt måste det tas hänsyn till i Invetneringsrapporten. Inventeringsmodulen i Mamut kommer att justera förväntad behållning i efterhand men modulen måster restartas för att dessa värden ska hämtas fram. Före lagerinventering Beräkna lagervärde och disponsibel lagerbehållning för att vara säker på att alla transaktioner i ditt Mamut-sytem är uppdaterade. Detta görs genom att gå till Arkiv – Databaseverktyg – För support, och välja Korrigera och kontrollera lagerdataintegriteten. Skriv ut Lagervärdeslista för att få översikt över lagervärdet före lagerinventering. Gå till Arkiv– Skriv ut, och välj Produkt till vänster. Skriv ut rapporten Lagervärdeslista (lagerförändringar). Denne ger dig lagervärdet före utförd inventering. Skriv ut Inventeringsrapport, som du använder som underlag för själva inventeringen. VIKTIG! Om du också använder serienummer, varuparti eller hållbarhetsdatum, måste du skriva ut en separat Inventeringsrappor för dessa. Det är rapporten Inventeringsrapport: Serienummer, varuparti och hållbarhetsdatum.   Utför lagerinventering  Registrer räknat lager. Själva inventeringen registreras genom att gå till Visa – Lager – Lagerinventering. Lagerinventeringen i Mamut kan avbrytas och sparas. Detta görs genom att klicka på Avbryt, och svara Nej till Ska lagerinventeringen annulleras?. När inventeringen startas på nytt, får du upp frågan Ska du fortsätta på den påbörjade inventeringen? Genom att svara Ja till detta, kommer du att fortsätta där du avsluttade. Utför lagerinventering. Innan du utför lagerinventeringen bör du se till att systemdatum i Mamut är 31/12 2018 så att inventeringen blir registrerat på riktigt år. Stäng alla moduler.  Om du har inveteringsfönstret öppet måste det också stängas. Tryck på Avbryt och svara Nej på frågan Ska lagerinventeringen annulleras? Gå till Arkiv – Systemdatum, marker datumet 31/12 2018 i kalendern, och klicka OK för att godkänna. Gå till Visa – Lager – Lagerinventering, svara Ja till Ska du fortsätta på den påbörjade inventeringen? och genomför lagerinventeringen. Efter att inventeringen är genomförd bör du gå igen till Arkiv – Systemdatum, trycka Dagens datum och OK för att sätta dagens datum som systemdatum  Efter lagerinventering  Skriv ut en ny Lagervärdeslista. När inventeringen är genomförd bör du skriva ut en ny lagervärdeslista. Gå till Arkiv– Skriv ut, och välj Produkt till vänster. Skriv ut rapporten Lagervärdeslista (lagerförändringar). Den ska nu visa korrekt lagervärde för året 2019.

Om meddelandet Inga data påträffade visas när du klickar på Nästa i utbetalningsguiden så kan detta bero på en inställning. Gå till Visa – Redovisning – Leverantörsreskontra. Klicka på Inställningar i menyn till vänster. Klicka på Inställningar bredvid Företaget använder elektronisk utbetalning. Ta bort markeringen för Betala ut bara godkända fakturor. Nu ska det fungera att generera en utbetalningsfil.   Om du vill behålla inställningen Betala ut bara godkända fakturor och generera utbetalningsfilen så måste leverantörsfakturan godkännas.  Detta gör du på följande sätt: Gå till Visa – Redovisning – Leverantörsreskontra. Markera leverantören. Markera leverantörsfakturan. Klicka på Redigera. Markera rutan Godkänd under fliken Leverantörsreskontra. Gå även till fliken Utbetalning och kontrollera att status på posten är Ska utbetalas. Klicka OK. Upprepa detta för samtliga fakturor som ska komma med i utbetalningsfilen. Du ska nu kunna generera en utbetalningsfil.

På statusen Avslutad i reskontralistan ligger de poster som är stängda/låsta. Ett enkelt sätt att se vilka poster som är matchade/kopplade mot varandra i reskontran är att sortera på MatchID. Instruktionen nedan beskriver hur detta görs i kundreskontran, men motsvarande tillvägagångssätt används även i leverantörsreskontran.   Gå till Visa – Redovisning – Kundreskontra. Klicka på Reskontralista till vänster. Ange Urval Avslutad och Alla poster. Om kolumnen MatchID inte är synlig, så måste du klicka på ikonen Användarinställningar, gå där in på fliken Reskontralista och bocka för MatchID. Klicka därefter på OK. Nu kommer du att se kolumnen MatchID. För att sortera efter MatchID, så klickar du på själva kolumnrubriken MatchID. I den kolumn kommer du nu att se att två eller flera poster har samma MatchID. Om summan för de poster som har samma MatchID går i noll så är dessa poster stängda/låsta mot varandra

Du kan upprätta ett nytt konto med reskontrafunktion i kontoplanen. För att en post ska visas i reskontran så måste verifikatet vara bokat mot ett konto med reskontrafunktion. I Mamut är standardkonton med reskontrafunktion 1510 (Kundfordringar) och 2440 (Leverantörsskulder).   Skapa konto Gå till Visa - Redovisning - Kontoplan. Klicka på ikonen Ny för att upprätta ett nytt konto. Skriv in det önskade kontonumret, exempelvis 1511 och klicka på OK. Skriv sedan in önskat namn på kontot och sätt övriga aktuella inställningar för kontot. På fliken Avancerat i kontoplanen anger du i fältet Reskontrafunktion om kontot ska vara ett kundreskontrakonto (eller leverantörsreskontrakonto). Stäng sedan fönstret och svara Ja till att spara ändringar. Du kan nu gå in i kontaktuppföljningen och leta fram de kontakter som ska knytas mot det nya reskontrakontot.   Knyt kontakt mot kontot Gå till Visa – Kontakt – Kontaktuppföljning. Leta fram den kontakt som ska knytas mot det nya kontot. När du har den aktuella kontakten framför dig så går du in på fliken Inställningar. Klicka där på knappen Reskontra. Välj önskat reskontrakonto i rullgardinsmenyn Konto för Kundfordringar/Leverantörsskulder under fliken Reskontra. Klicka sedan OK. Stäng kontaktuppföljningen och svara Ja till att spara ändringar.

Om du får meddelande om att period som tillhör datum är avslutad när du försöker registrera verifikat i period 13 så beror det på att period 13 är en extra period som har skapats för att det ska vara möjligt att göra korrigeringsverifikat. Period 1 motsvarar januari, period 2 motsvarar februari, osv. Det finns ingen egen månad för period 13, så oavsett vilket datum som skrivs in så kommer du att få meddelandet ”Period som tillhör datum är avslutad”. I användarinställningarna i verifikatregistreringen kan du ta bort markeringen för datum/periodkontroll om du inte vill att meddelandet ska visas. Du kan givetvis också fortsätta utan att ta bort markeringen för datum/periodkontroll. Klicka då OK när meddelandet visas (när du bokför verifikat i period 13 har meddelandet ingen betydelse). Ta bort datumkontrollen Gå till Visa - Inställningar - Användare. Gå in på fliken Inställningar per modul och klicka på knappen Verifikatsregistrering. Gå in på fliken Funktion. Ta där bort bocken för Datum/periodkontroll. Klicka på OK. Stäng sedan fönstret med inställningar och svara JA till att spara ändringar. Notera att denna inställning görs för den användare du är inloggad som. Samtliga användare behöver gå in och sätta denna inställning enligt ovanstående beskrivning om de önskar ta bort inställningen för datum/periodkontroll.

Principen för att registrera en ingående faktura fungerar på samma sätt som en utgående faktura. Skillnaden är att registreringen sker mot leverantörsreskontran när du registrerar en ingående faktura. Gå till Visa - Redovisning - Verifikatsregistrering. Kontrollera att korrekt räkenskapsår är valt i fönstret. Om felaktigt år visas så klickar du på kalenderknappen som visar året och väljer det år som fakturan ska bokföras mot. Klicka sedan på ikonen Ny för att upprätta ett nytt verifikat Ange korrekt Ver.Typ, Ver.datum och Period. Skriv in kontonummer 2440 (Leverantörsskulder) i kolumnen Konto och välj aktuell leverantör från listan som visas. Alternativt kan du skriva in leverantörsnumret direkt i kolumnen Konto för att få fram korrekt leverantör. I det nya fönstret som öppnas, skriver du in informationen som gäller för fakturan. Obs! Du måste ange ett fakturanummer eller OCR för att komma vidare men det fungerar att ange ett fiktivt nummer. Klicka därefter på OK (eller tryck på plustangenten) så uppdateras verifikatet med den nya informationen. Ange motkonto, dvs det konto som 2440 ska bokföras mot. Är det ett inköp av varor använder du vanligtvis konto 4011 Inköp material och varor 25%. Konto 4011 är momsbelagt vilket innebär att när du lägger in bruttobeloppet så genererar systemet automatiskt momskonteringen. När verifikatet är färdigt och balanserar kan du överföra det till huvudboken genom att klicka på ikonen Huvudbok. Då blir verifikatet verkställt.

SIE betyder Standard Import och Export och är ett standardformat för överföring av räkenskapstransaktioner mellan olika ekonomisystem i Sverige. Om du har stängt period 1-12 i Mamut Business Software, men fått en SIE4 fil med bokslutstransaktioner från din redovisningskonsult som ska läsas in i programmet innan årsavslutet genomförs så ska du använda dig av importfunktionen Bokslut (SIE4). Börja med att ta en säkerhetskopia av Mamut Business Software Gå därefter till Arkiv – Import – Bokslut (SIE4). Ett fönster visas och förklarar att SIE4-filer som importeras via denna funktion hamnar i period 13, bokslutsperioden. Klicka på OK för att fortsätta. Du får nu ett nytt fönster där du ska välja om eventuella öppna verifikat i  verifikatsregistreringen i bokslutsperiod 13 ska raderas och överskrivas med det som finns i importfilen, eller om bokslutstransaktionerna i importfilen ska läggas till de verifikat som redan finns. Peka ut sökvägen till SIE-filen. När du kommer till fönstret SIE synkronisering ska du ange vilka verifikattyper i Mamut Business Software som verifikattyperna i filen ska importeras till. När importen är klar får du möjlighet att skriva ut en journal som visar vilka verifikat som har importerats. Dessa ligger nu i verifikatsregistreringen och du kan överföra dem till huvudbok därifrån. Klicka till sist på Stäng för att avsluta importguiden. Obs! Vid inläsning av SIE4 fil via importfunktionen Arkiv - Import - Import/Export - SIE4 (Transaktioner) importeras verifikaten till det datum/period i Mamut Business Software som specificeras i filen. Om den period som verifikatet hör till inte är öppen, så kommer programmet att lägga verifikaten på första öppna period den hittar. Om perioder 1-12 är stängda så importeras verifikaten till nästa öppna period på nästkommande år. Period 13 räknas inte som vanlig period och inga verifikat importeras till denna period om du gör importen via importfunktionen SIE4 (Transaktioner). Vid inläsning av SIE4 fil med bokslutstransaktioner ska därmed alltid importfunktionen SIE4 (Bokslut) användas.

För att stämma av huvudbok och reskontror får du skriva ut rapporterna Huvudbok saldolista per konto, detaljerad, Öppna kundreskontraposter per vald period och Öppna Leverantörsreskontraposter per vald period.   Gå till Arkiv - Skriv ut, och klicka på Redovisning i vänstra menyn. Markera och skriv ut rapporten Huvudbok saldolista per konto, detaljerad. Kontrollera i urvalsfönstret som öppnas att det angivna året efter Räkenskapsår är det år du ska stämma av. Ange period 1 t o m 13. Klicka på Reskontra i vänstra menyn och skriv ut rapporterna Öppna kundreskontraposter per vald period och Öppna leverantörsreskontraposter per vald period. Obs! Det är viktigt att du sätter urval på period 1-13. Dessa rapporter ska stämma överens. Om föregående redovisningsår inte är avslutat ska Huvudbok saldolista per konto, detaljerad skrivas ut även för det året.

Det kan hända att programfiler blir skadade. Om det sker bör du reparera filerna. Det kan göras genom att köra installationen på nytt. Bläddra dig fram till mappen där du packat ut installationsfilerna du tidigare laddat ner (om du har raderat filerna som fanns här måste du ladda ner och packa ut på nytt). Kör filen Setup.exe genom att dubbelklicka på den. Välj språk och klicka på OK. Klicka på Nästa i Välkommen-fönstret. Välj Reparera och klicka på Nästa. Klicka på Installera för att reparera Mamut. Klicka på Slutför för när reparationen är klar.