Brukertips i Visma.net Expense

Med Visma Attach kan du enkelt ta bilder av dine kvitteringer, mens du er på reise. Kvitteringene sendes direkte til Visma.net Expense, slik at de ligger klare til du skal registrere din reiseregning. 

I dette brukertipset vil du finne en oversikt over hva de ulike statusikonene på kostandskravene betyr. 

Visste du at det er enkelt å splitte en hotellovernatting på losji (rommet) og frokost-delen? Formålet er selvfølgelig at kostnadene skal behandles med ulike MVA satser.

I Expense kan du ha en type hvor bruker registrerer et antall, og så ligger satsen fast på typen. Brukes ofte i tilfeller hvor man på reise får ulik bedriftsspesiell godtgjørelse, kursholdere, godtgjørelse for overnatting o.l   Typen knyttes da opp mot en lønnsart, som medfører korrekt behandling. F.eks skatt og arbeidsgiveravgift.   Det er veldig enkelt å lage typen, så knytter du den bare til ønsket lønnsart. Bruker registrerer antall, beløpet regnes ut.   I skjermbildet har vi lagt kr 500 som sats.   NB! På selve reiseregningen, vil beløpet komme i kolonnen "trekkfritt" - men henviser til til trekkpliktig lønnsart, vil skattetrekk bli beregnet i lønn.

Her finner du en veiledning for hvordan du registrer et utlegg, enten alene eller knyttet mot en kjørebok / reiseregning.

Hvordan håndteres mva i Expense?

Her er noen erfaringer / tilfeller som kanskje kan hjelpe deg     Det fremkommer melding om manglende internett tilgang Det er ikke App'n som står for kontakten med Internett, dette rapporteres fra telefonen. Vi opplever at Iphone brukere opplever dette problemet oftere enn andre. Mulig omgåelse er å skifte mellom wifi og 4G. Et bilde vises med et hengelås ikon Når ikonet for hengelås vises på bildet, betyr det at bildet er brukt på en reiseregning. Les mer her. Ikke mulig å logge inn på App'n. Hvis du får melding om at brukernavn / passord er feil. Les mer her.   Les mer om oppstart her

Har du reiser som berøres av nye regler omtalt her. Da kan du lage en "type" for å få dette håndtert.   Trekkpliktig sats angis på typen, bruker registrerer typen de dager dette er aktuelt (med 1 i antall hver dag).   Les hvordan dette kan gjøres her  

I dette brukertipset finner du en veiledning for hvordan du registrerer en reise med diett, kjørebok og/eller utlegg.

Her finner du svar på hvordan du kan slette en kvittering knyttet til et utlegg. 

Her finner du en veiledning på hvordan du kan endre kostandsbærerene på en reise eller utlegg, og hvordan du kan fordele konstnaden mellom flere kostnadsbærere.

 Vi får en del spørsmål om hvordan det er å bruke kredittkorttransaksjoner ... Nedenfor kan du se hvordan det ser ut!   Kredittkorttransaksjonene er tilgjengelig i det du fører reisen/utlegget, marker de aktuelle transaksjoner - og vpps - de er registrert på reiseregningen! Kvitteringen knyttes inn på vanlig måte, gjerne fra Visma Attach.   Expense må som kjent vite hva slags type utlegg hver enkelt transaksjon er. Tog, fly, taxi,  parkering, mat, hotell osv.  I de aller fleste tilfeller vil dette automatisk bli foreslått av Expense, ut fra butikken "tolker" Expense hva slags utleggstype det etter alt å dømme er. Foreslått type kan selvfølgelig overstyres!    Andre fordeler? Ved utlegg i utlandet, slipper du valutaproblematikken, hva er riktig kurs? Beløpet er omregnet til NOK av kredittkortselskapet.   Expense vil selv foreslå "utlegg utland"  (som jo må angis med tanke på annen mva-behandling).   Etterhvert som en transaksjon brukes, blir den borte fra oversikten. Når periodens reiseregninger er ført - skal listen være tom! (for, som du kan se av skjermbildet ... skulle en transaksjon være privat - kan den slettes) God trygghet for at man får refundert alt man skal. Veldig enkelt, veldig behagelig!     Knytt deretter inn en kvittering på vanlig måte (via Visma Attach eller et annet vedlegg).   Hvordan få kredittkort tilknyttet Visma.net Expense: les her  

Med App'n "Visma Attach" kan du ta bilde av kvitteringene og med et tastetrykk sende dem til Expense!

Visma mener Visma.net Expense støtter "Lov om elektronisk signatur"

For å opprette en ny utleggstype gjør du følgende: Gå til Expense | Innstillinger | Typer | Utlegg Klikk "Legg til" nede til høyre. Fyll ut navn på utleggstypen. Klikk fanen "Lønn/Bokføring". Legg inn debetkonto for inn- og utland samt lønnsart for inn- og utland. Klikk "Lagre" og typen er umiddelbart tilgjengelig for dine brukere.   For kunder med H&L Lønn: Det brukes så godt som aldri kredittkonto da denne vil stoppe utbetalingen via H&L. Det må altid være satt opp lønnsart både for inn- og utland slik at du aldri får problemer med å importere i Lønn.  

Har du en/noen ansatte som savner sine kredittkorttransaksjoner i Visma.net Expense? Da kan dere sjekke følgende:

Når du oppretter en ny ansatt manuelt i Expense, eller ved overføring fra lønnsprogram, mottar den ansatte en velkomst e-post. Denne e-posten kan tilpasses ditt firma. Dette gjelder også for brukere av Visma.net Payslip og Visma.net Absence.

Hvordan opprette ansatte i expense?   Denne guiden vil være til hjelp for dere som brukes expense som en aleneløsning (uten integrasjon mot ERP eller lønnssystem). Dersom dere bruker expense mot et lønnssystem settes de ansatte opp der, dette gjelder blandt annet Payroll, Visma Lønn, Huldt og Lillevik Lønn og Enterprise HRM.   For å legge til ansatte i Expense gå til Visma.net Expense | Innstillinger | Ansatte og grupper | Ansatte.   Klikk så legg til ansatt:    Til slutt er det bare å legge inn informasjon om den ansatte. Boksen "Aktiv" må være huket av for at den ansatte skal få tilgang, informasjon som MÅ være oppgitt er markert med rød stjerne, dette er fornavn, etternavn, e-post (ekstremt viktig at den er riktig) og Ansatt ID. Dersom arbeidsflyt i approval er satt med "basert på kostnadsbærer" bør også kostnadsbærer legges til på den ansatte inne under fanen Tilleggsinformasjon.  

Noen ganger opplever kunder at kvitteringer er låst i Attach (lagt i historikk-fanen på Android) og kan dermed ikke slettes, selv om kvitteringene ikke er brukt. Eller så opplever man at det er kvitteringer som mangler i Expense, selv om disse ligger i Employee og Attach. Det er disse scenarioene jeg tar for meg i dette brukertipset. Fremgangsmåten er identisk for begge, man må fjerne "låsen" Employee har satt på disse kvitteringene.   1) Inne i appen Employee, velg kvitteringene som er "låste" og klikk send. 2) Klikk + tegnet nede til høyre, gi reiseregningen et lett gjenkjennelig navn som f.eks "Slettes", deretter lagre til senere. 3) Gå til Lønn og utlegg inne i Employee, finn den nye reiseregningen som ble opprettet i steg 2. Inne i reiseregningen, klikk + tegnet nede til høyre, og deretter slett. Bekreft så slettingen igjen. 4) Sjekk nå i Attach at kvitteringene er flyttet fra "Historikk" til "Sendt" i arkivet. 5) Nå kan du enten laste opp disse i expense, eller slette de i Attach på vanlig måte.   Merk at dersom et bilde er låst i Attah kan det også skyldes at bildet allerede ligger i en reiseregning. I så fall se HER.