avbryt
Viser resultater for 
Søk heller etter 
Mente du: 
Mine områder

Logg inn Gå til de områdene du ønsker å legge til og velg "Legg til i Mine områder"
(updated by Marius_Fjeldstad VISMA ‎06-09-2019 10:43 )
Jenny Barlund
  • 0 Svar
  • 0 Liker
  • 1348 Visninger
Dette brukertipset er en del av dokumentasjonen "Kom i gang med Payroll". Ønsker du å se alle stegene i oppstartsdokumentasjonen, klikk her. 

 

For å komme inn på lønnskjøringen trykker du et vilkårlig sted på «headingen» eller på den blå pilen.

6.png

 

En lønnskjøring er delt inn i fire steg: Skattekort, Validering, Resultat, Rapporter og Kvittering.

 

Bestille skattekort

Hvis du har satt opp at du skal hente skattekort elektronisk, vil det første steget i lønnskjøringen være «Skattekort». Det vil også komme en melding hvis det er ansatte som mangler skattekort informasjon fra Altinn. Her vil få en oversikt over hvem ansatt det gjelder. Du bør alltid bestille skattekortene fra Payroll – da vil du alltid ha oppdaterte skattekort. 

6.png

Trykk på «Bestill skattekort» for å sende forespørselen til Altinn. Det er kun de ansatte som er satt opp med «Ja» i feltet «Send skattekortforespørsel» på Employees / Aktuell ansatt / Skatt og andre trekk, som vil bli med i bestillingen.

 

Når skattekortene er bestilt vil statusen på forespørselen bli oppdatert til «Bestiller». Forespørselen sendes via AutoReport og videre til Altinn.

8.PNG

 

En bekreftelse vil da bli returnert fra Altinn og knappen «Oppdater skattekort» og «Bestill skattekort på nytt» er tilgjengelig.

9.PNG

 

Når du trykker på knappen «Oppdater skattekort», dukker en dialog opp hvor du må legge inn Altinn pålogging, bestille og legge inn pinkode, og velge knappen «Last ned».

10.PNG

 

Skattekortinformasjon blir lastet ned og skattekortinformasjonen blir oppdatert på den ansatte. I tillegg blir disse feltene på ansatt fylt ut.

11.PNG

 

Kontroller lønnslipper

På dette steget kan du se detaljerte resultater for lønnskjøringen. Med en gang du går inn på dette steget, vil du hva som utbetales av nettolønn til hver enkelt ansatt. Under fremdriftslinjen på toppen finner du to mulige oversikter for visning av lønnsslippene: «Lønnsslipper» og «Linjer»

13.PNG

 

Ved å klikke på en av de ansatte, vil du se hvilke transaksjoner som er med på denne personens lønn.

14.PNG

 

På høyre side av bildet har du mulighet til å gjøre filtreringer. F.eks. kan du velge å fjerne haken for «Synlig på lønnslipp» for å vise alle transaksjoner på lønnskjøringen. Alle lønnsarter og akkumulatorer vil da vises i bildet, også de transaksjonene den ansatte ikke ser på sin lønnslipp.

15.png

 

Øverst i høyre hjørne vil du også se utbetalinger til andre kontoer enn hovedkontoen til den ansatte, og trekk den ansatte er satt opp med, f.eks. kreditortrekk. Her kan du også laste ned lønnsslippen PDF eller laste ned tabellresultatene Excel dersom du ønsker å se nærmere på dette før du går videre.

 

Du kan også navigere deg videre til neste eller forrige ansatt, ved å klikke på navnet til denne ansatte øverst i høyre hjørne.

16.png

 

Resultatene for den gjeldende perioden og evt. etterbetalingene som følge av f.eks. rekalkulering av lønn, vises i to separat kolonner. Dette gjør det enkelt å kunne se hva som gjelder perioden og hva som gjelder etterbetalinger av tidligere perioder.

17.png

 

Du kan også klikke på en av lønnsartene som er med på lønnskjøringen til den ansatte, for å se nærmere på hvilke perioder lønnsarten er generert for. I bildet under vises en etterbetaling for februar, mars og april fordi den ansatte har fått en lønnsendring med tilbakevirkende kraft. Mellomlegget for januar og februar vil dermed utbetales på denne lønnskjøringen.

18.PNG

 

Når du er ferdig med dette steget klikker du på «Neste» for å gå videre til neste steg.

 

Detaljer

Steget «Detaljer» viser resultatene i lønnskjøringene på et overordnet nivå.
19.PNG
Her vil du se alle lønnsartene som er med på lønnskjøringen. Klikker du deg videre inn på en av lønnsartene, vil du se hvilke ansatte som mottar denne lønnsarten i denne lønnskjøringen. 

20.PNG
Du kan også her klikke deg videre inn på de ansatte for å se hvilken periode lønnsarten gjelder for. 

 

I dette steget har du mulighet til å gruppere pr lønnsart (standard), ansettelse, akkumalator og virksomhet. 

21.PNG

 

Når du er ferdig med dette steget klikker du på «Neste» for å gå videre.
 


Betaling og rapportering

Dette steget er det avsluttende steget i lønnskjøringen. Her kan du bekrefte betalingen, generere og laste ned lønnslipper, kjøre andre rapporter og opprette en regnskapsfil, i tillegg til å rapportere a-meldingen. 

22.PNG

 

Andre rapporter
Vi anbefaler at du tar ut og kontrollerer rapporter før du utfører noen av de andre oppgavene i dette steget. Spesielt er regnskapsrapportene viktig å kontrollere. Hent f.eks. ut «Regnskapsrapport detaljert» for å se detaljer av konteringen. Velg ønsker rapport i nedtrekkmenyen «Velg rapport» og klikk på Legg til rapport for å legge den til på lønnskjøringen. Du får da mulighet til å ta ut rapporten i Excel eller PDF.
23.PNG
På denne måten kan du kontrollere at alle lønnsarter ligger med en konto, eller føres på de kostnadsbærerne som er ønskelig. Sjekk spesielt avrundingskontoen – kommer det opp et uvanlig høyt beløp her, ligger det mest sannsynlig en eller flere lønnsarter uten kontotype/konto.

 

Når denne kontrollen gjøres før betalingen er bekreftet, vil du ha en mulighet til å korrigere det som evt. er feil og dermed få en regnskapsrapport som er korrekt.

 

Dette punktet er spesielt viktig ved første lønnskjøring.

 

Lønnslipper

Under avsnittet «Lønnsslipper», kan du generere lønnsslipper ved å trykke på knappen «Generer og send» eller ved å klikke på «Generer». Når du trykker på «Generer og send» blir lønnsslippen sendt til Payslip.
24.PNG

Knappen «Skriv ut» er bare tilgjengelig dersom lønnsslippene har blitt generert. Du har også mulighet til å skrive ut lønnsslipper eller (re-)generere lønnsslipp, og du kan velge mellom følgende alternativer: Alle lønnsslipper, Lønnsslipper som ikke er levert elektronisk eller Utvalg. Knappen «Skriv ut» kan bli brukt for å laste ned lønnsslipper, for eksempel for å kontrollere de eller dele de ut på papir.

 

Er de ansatte bruker av Payslip vil lønnsslippen bli sendt videre til Payslip når du klikker på «Generer og Send». Ansatte kan logge seg inn i Web-løsningen eller mobil-app’en Employees for å se lønnsslippen sin elektronisk og evt. skrive den ut på papir selv.

 

Regnskapsrapport
Dersom du ikke benytter Visma.net Financials vil du under regnskapsrapporten ha mulighet til å ta ut den type fil som er valgt under Employees | Innstillinger | Selskapsinnstillinger | Bokføring. Trykk på «Generer» for å lage regnskapsfilen. Da vil du få en fil tilgjengelig om oppsettet er satt opp mot SIE4 format eller Huldt & Lillevik Standard.

 

Hvis lønnskjøringen ikke er bekreftet vil du få en melding om at filen ble generert før frist for registrering og det kan derfor være at regnskapsfilen ikke inneholder alle resultatene fra lønnskjøringen. Dersom du gjør endringer på lønnskjøringen etter at filen er generert, kan du klikke «Regenerer» for å lage en ny fil.
25.PNG

Regnskapsrapport - Visma.net Financials 

Om kunden har valgt «Eksportformat» – Visma.net Financials vil du ha mulighet til å trykke på knappen «Send» av regnskapsbunten».

26.PNG

 

Merk.jpgMerk! Det er viktig at hovedbokskontoene / kostnadsbærerne som er opprettet i Employees også eksiterer i Financials. Det er ikke støtte for momshåndtering i denne versjonen. Har kunden moms, bør du sette den på en midlertidig konto og foreta en korreksjon for moms i Visma.net Financials. 

 

 

Etter at regnskapsbuntten er sendt til Visma.net Financials vil du kunne finne transaksjonene under Financials / Hovedbok / Arbeidsområde / Registrering / Hovedboktransaksjoner. 

27.PNG

 

Betaling

Når lønnskjøringen er ferdig, og du har kontrollert lønnsslipper og regnskapsrapport må du bekrefte betalingen før du kan gå videre. Betalingen må være godkjent før du kan få sendt en A-melding. Har du satt opp en AutoPay-avtale vil bankfilen bli sendt dit. Trykk på «Send bankfil».

28.PNG

 

Dersom du har en AutoPay avtale og systemet er satt opp med denne, må du gå inn i AutoPay for å godkjenne betalingen. Du vil finne denne på startsiden:

29.PNG

 

Huk av for aktuell(e) betaling(er) og trykk på «Godkjenne betalinger». Du vil deretter bli bedt om å angi et passord. Dette passordet er det samme som du bruker ved innlogging i Visma.net.  30.PNG

 

Betalingen blir da godkjent, og du kan nå bekrefte den i Payroll:

 31.PNG

 

Dersom du ikke har en AutoPay-avtale trykker du på knappen «Bekreft»:
32.PNG

 

 Du får opp følgende varsel og må klikke «Ja» for å kunne gå videre.
33.PNG

 

Betalingen vil da være bekreftet med engang. Her har du mulighet til å ta ut en betalingsliste i PDF eller i Excel.

 

Så fort en betalingen er bekreftet vil det ikke kunne gjøres endringer på lønnskjøringen og eventuelt registreringer gjort etter bekreftelsen vil genereres på neste lønnskjøring.

 

Merk.jpgMerk! Payroll lager ikke noe bankfil. Kun en betalingsrapport hvis du ikke skal remittere via AutoPay. 

 

 

 

 

A-melding

For å kunne sende A-melding, må oppsett mot Altinn være gjort enten i Onboardingswizarden eller i AutoReport. Se eget avsnitt på hvordan oppsettes gjøres.

 

Trykk på «Send» for at systemet skal sende inn en A-melding til Altinn.

34.PNG

 

Når A-meldingen er behandlet i Altinn, kan du se tilbakemeldingen i Payroll. Oppdater bildet og klikk på «Hent tilbakemelding».

35.PNG

 

Logg inn med fødselsnummer, Altinn-passord og engangskode for å hente tilbakemeldingen.

36.PNG

 

Merk.jpgMerk! Det er ikke MinID påloggingen eller bankID pålogging som benyttes i dette bildet, men din personlige påloggingsinformasjonen i Altinn. Er du ikke sikker på hva passordet er, se i Altinn.no under «Profil roller og rettigheter» og videre under «Avanserte innstillinger». Passordet må da sannsynligvis oppdateres. 

 

 

Hvis det ikke er feil, vil a-meldingen bli akseptert og du kan velge å vise grunnlaget og tilbakemeldingen:

37.PNG

 

Dersom A-meldingen inneholder feil, må disse rettes. Du kan se tilbakemeldingen i samme bildet som vist ovenfor, men må rette feilene og sende A-meldingen på nytt for å komme videre i lønnskjøringene.

 

Sammendrag

Steget «Sammendrag» viser en oppsummering av alle tidligere steg. Siden er delt inn i forskjellige seksjoner med informasjon om dine betalinger, lønnsslipper, regnskapsfil, Amelding og så videre.

38.PNG

Trykk på «Fullfør» nederst i høyre hjørne for å fullføre lønnskjøringen.

 

Du vil kunne finne igjen lønnskjøringen under Ferdige lønnskjøringer i Payroll / Lønnskjøringer senere:

39.PNG

 

Når lønnskjøringen er markert som «Fullført», vil den neste lønnskjøringen vil bli opprettet automatisk:

40.PNG

 

Feil

I tilfeller hvor det oppstår en feil under beregningen av lønnskjøringen, vil det første steget være et steg med «Feil» som viser hva feilen er. Dette vil hindre deg fra å gjøre rapportering og du må rette feilene før du kan gå videre.
41.PNG
 

 

 

For å komme videre til neste steg, lønnsrapporter, klikk her