Transaksjoner / inngående saldo / feriepengegrunnlag.

15-12-2017

Dette brukertipset er en del av dokumentasjonen "Kom i gang med Payroll". Ønsker du å se alle stegene i oppstartsdokumentasjonen, klikk her.

Etter den ansatte er lagret med påkrevde opplysninger rundt arbeidsforhold og stilling, vil du få opp en ny fane i bildet «Employees / Oversikt», på hver person. Under fanen transaksjoner kan du registrere faste og variable transaksjoner på den ansatte, i tillegg til Inngående saldo eller Hittil-verdier.

Faste

For å gjøre lønnskjøringen mest mulig automatisk og enkel kan du registrere inn faste transaksjoner som skal være med på hver lønnskjøring. Merk at fastlønn ikke skal registreres her, siden systemet automatisk legger dette til på hver ansatt i lønnskjøringen dersom avlønningstype "fastlønn" er valgt på stillingen.

For å legge til en ny fast transaksjon klikker du på "Legg til lønnsart".

legg til transaksjon.PNG

F.o.m. dato: Legg inn datoen som transaksjonen skal være gyldig fra. For mange ytelser vil det være helt nødvendig å registrere inn korrekt dato for når ytelsen skal beregnes, fordi systemet baserer seg på datostyring. F.eks. vil et fast tillegg på 5000,- avkortes ved første lønnsutbetaling, dersom du benytter en dato midt i måneden i stedet for den første datoen i måneden. Det samme gjelder også dersom du legger inn sluttdato midt i en måned.
T.o.m. dato: Dersom det kun er aktuelt med en ytelse for noen måneder, kan du legge inn t.o.m. dato. Dersom det er en løpende transaksjon eller du ikke vet når sluttdato er lar du feltet ligge blankt. Skal lønnsarten avsluttes på et senere tidspunkt må du legge inn sluttdato for transaksjonen når dette er kjent.
Lønnsart: Lønnsartene hentes fra Payroll. Et sett med ferdige lønnsarter ligger allerede i systemet ved oppstart. Hent opp aktuell lønnsart i dette feltet. Avhengig av hvordan lønnsarten du velger er definert, vil det komme opp ulike felter som vil være valgfrie eller påkrevd å fylle inn, f.eks. «Beløp» eller «Antall». Merk at det er kun lønnsarten som er satt opp som faste som fremkommer i dette registreringsbilde.
Kostnadsbærere: Kostnadsbærertyper som tidligere er registrert i Employees vil fremkomme i bildet slik at du kan knytte en kostnadsbærer til den gitte transaksjonen. Dersom ingen kostnadsbærere legges inn på lønnsarten vil kostnadsbærere oppgitt på den ansatte være gjeldende.
Beskrivelse: Her kan legger du inn en beskrivelse på transaksjonen.

Tips! Hvis du skal registrere flere faste lønnsarter på samme ansatt fortløpende, kan du klikke på knappen «Lagre og ny», eller Enter på tastaturet. Lønnsarten vil da lagres, og du vil få opp et tomt bilde for å kunne registrere neste lønnsart.

Hvis du på et senere tidspunkt skal avslutte lønnsarten på den ansatte fordi den ansatte ikke lenger har krav på ytelsen klikker du på "angi sluttdato". Klikk på transaksjonen det gjelder og videre på endre.

Sluttdater (avslutt) transaksjon)

Du må da legge inn sluttdato for lønnsarten på den dagen hvor ytelsen skal stoppes for
beregning. Dersom transaksjonen skulle vært avsluttet for en stund tilbake, kan til-datoen
settes tilbake i tid til den datoen transaksjonen skulle stoppes for beregning. Payroll vil da
rekalkulere denne lønnsarten tilbake i tid på neste lønnskjøring.
Dersom ytelsen på ett tidspunkt f.eks. endrer beløp, må transaksjonen avsluttes, og ny
transaksjon må opprettes.

Endre transaksjon

Hvis du har lagt inn en fast transaksjon med feil beløp eller feil startdato velger du endre transaksjon. Dette kan medføre endringer i tidligere kjøringer, eller at transaksjonen legges til i flere kjøringer, avhengig av hva du endrer.

Hvis du ønsker å endre beløpet på en fast transaksjon, f.eks. kantinetrekk skal du ikke bruke dette valget. Du må da avslutte transaksjonen, og legge til en ny transaksjon med det nye beløpet.

Slette transaksjon

Hvis du har lagt til en fast transaksjon på en ansatt, og i etterkant får beskjed om at den ansatte ikke skulle hatt denne transaksjonen, kan du slette den her. Alt som har vært innberettet/utbetalt/trukket på denne lønnsarten vil da bli tilbakeført i neste åpne lønnskjøring.

Det er ikke mulig å angre om du sletter en transaksjon.

Merk! Dersom du legger inn dagens dato for avslutning av
lønnsarten, vil dette kunne medføre at systemet delberegner
ytelsen frem til denne dagen. Det kan medføre avkortning i ytelsen
ved utbetaling. Det er derfor viktig å angi faktisk sluttdato for
ytelsen for å sikre at det blir korrekt beregnet ut i fra hva den
ansatte har krav på. Skal den avsluttes på slutten av en måned,
legg inn siste dag ytelsen skal være gyldig, f.eks. siste dag i
kalendermåneden.

Du anbefales aldri å slette en fast transaksjon fordi dette vil kunne medføre en re-kalkulering
på lønnskjøringen. Dersom en transaksjon skal avsluttes skal det alltid settes sluttdato for
transaksjonen. Er det allikevel registrert en fast transaksjon som aldri skulle vært registrert kan
transaksjonen slettes, men vær da oppmerksom på at evt. verdier av lønnsarten som har vært
med i lønnskjøringen vil trekkes tilbake.

Forsøker du å legge inn en lønnsart med startdato før arbeidsforholdet til den ansatte, vil du få feilmelding, som vist under:

Variable

På fanen variable, kan du legge inn transaksjoner som kun skal være med på en lønnskjøring, f.eks. timelønn eller overtid. Dersom løsningen tas i bruk fullt ut, vil normalt de ansatte registrere de fleste variable transaksjoner vedr. lønn selv, i modulen time, ved å registrere antall timer i arbeid eller antall timer overtid.

Klikk på "Legg til transaksjon" nederst til høyre for å legge til en ny variabel transaksjon.

legg til variabel.PNG

Transaksjonsdato: Legg inn datoen som transaksjonen skal være gyldig fra. For enkelte ytelser vil det være helt nødvendig å registrere inn korrekt dato for når ytelsen skal beregnes fra, fordi systemet baserer seg på datostyring. Som standard vil systemet alltid foreslå første datoen i nåværende kalendermåneden.
Lønnsart: Lønnsartene hentes fra Payroll. Et sett med ferdige lønnsarter ligger allerede i systemet ved oppstart. I dette bildet kan du hente opp alle lønnsarter som er lagt opp som «Variabel» og merket med lønnsartgruppen «Transaksjoner». Avhengig av hvordan lønnsarten ellers er definert, vil det komme opp ulike felter som vil være valgfrie eller påkrevd å fylle inn, f.eks. «Beløp» eller «Antall». Variable transaksjoner stopper automatisk når de har blitt benyttet i en lønnskjøring. Du trenger derfor ikke å angi en sluttdato.
Kostnadsbærertyper: Kostnadsbærertyper som tidligere er registrert i Employees vil fremkomme i bildet slik at du kan knytte en kostnadsbærer til den gitte transaksjonen. Dersom ingen kostnadsbærer legges inn på lønnsarten vil kostnadsbærere oppgitt på den ansatte være gjeldende.
Beskrivelse: Her kan du legge inn en beskrivelse. Dersom lønnsarten er satt opp med hake for «Vis tekst fra transaksjon» vil teksten fremkomme på lønnslippen til den ansatte.

Tips! For å kunne se hvilke lønnsarter og transaksjoner som gjelder for en lønnskjøring, kan du gjøre utvalg på fra dato og til dato for den aktuelle måneden.

Du kan også sortere på transaksjoner som er utbetalt eller ikke utbetalt, samt alle transaksjoner. Velger du alle transaksjoner vil du også se de transaksjonene som evt. er slettet og mest sannsynlig har ført til en rekalkulering på en av lønnskjøringene dine.

Ikke utbetalt: Denne statusen viser alt som ikke er utbetalt til den ansatte. Den viser også hvis det er korrigert på en variabel transaksjon hvor korrigeringen enda ikke er utbetalt.

Utbetalt: Denne statusen vil vise alle variable transaksjoner som er utbetalt til den ansatte. Denne statusen vil også vise det som er korrigert hvor korrigeringen har vært med i en lønnskjøring.

Alle: Statusen "alle" viser alle variable transaksjoner som er tilknyttet den ansatte. Dette gjelder også det som ikke er utbetalt og utbetalt. Statusen vil også vise om det er noen transaksjoner som er slettet.

Inngående saldo

På denne fanen kan du håndtere inngående saldo. For eksempel kan du legge til inngående saldo fra et tidligere brukt system eller legge til feriepenger som er opptjent forrige inntektsår. Dersom du tidligere har benyttet et lønnsystem, hvor du kan skrive ut sammenstillingsoppgave, anbefaler vi at du skriver ut sammenstillingsoppgave fra dette systemet og sender til de ansatte etter siste lønnskjøring i gammelt system. Du trenger da kun å registrere inngående saldo på feriepenger og elektronisk kommunikasjon når du starter med Payroll midt i året.

For å opprette ny inngående saldoer, klikk på "Legg til inngående saldo".

Datoen blir automatisk satt til den 1. i inneværende kalendermåned, men denne kan endres til hvilken som helst dato etter startdatoen til den ansatte. legg til IS.PNG

Transaksjonsdato: Legg inn datoen som transaksjonen skal være gyldig fra. Skal du legge inn f.eks. feriepenger som er opptjent forrige inntektsår, anbefaler vi å bruke 01.01 inneværende år som dato.

Lønnsart: Lønnsartene hentes fra Payroll. Et sett med ferdige lønnsarter ligger allerede i systemet ved oppstart. I dette bildet kan du hente opp alle lønnsarter som er merket med lønnsartgruppen «Inngående saldo». Avhengig av hvordan lønnsarten ellers er definert, vil det komme opp ulike felter som vil være valgfrie eller påkrevd å fylle inn, f.eks. «Beløp» eller «Antall».

Følgende lønnsarter er aktuelle for for inngående saldo:

IS Elektronisk kommunikasjon – brukes for hele det skattemessige beløpet den ansatte har fått ang. elektronisk kommunikasjon inneværende år. Lønnsarten er av betydning for når den ansatte passerer skattepliktig grense.
IS Avsatte feriepenger ordinære, fjoråret – brukes for ordinære feriepenger som er opptjent tidligere år, og som skal utbetales i inneværende år.
IS Avsatte feriepenger ekstra uke, fjoråret - brukes for feriepenger for personer f.o.m. 59 år, som er opptjent tidligere år, og som skal utbetales i inneværende år.
IS Avsatte feriepenger ordinære, årets – brukes for feriepenger opptjent i inneværende år og som skal utbetales neste år.
IS Avsatte feriepenger ekstra uke, årets - brukes for feriepenger for personer over 59 år, opptjent i inneværende år og som skal utbetales neste år.

Dersom du ønsker å vise total bruttolønn/forskuddstrekk på lønnsslippen til de ansatte, finnes i tillegg følgende standard lønnsarter:

IS Bruttolønn – brukes for all bruttolønn utbetalt i inneværende år.
IS Forskuddstrekk – brukes for all forskuddstrekk trukket i inneværende år.

Vær oppmerksom på at disse lønnsarten kun er for lønnsslipp og ikke blir med på sammenstillingsoppgaven.

Kostnadsbærertyper: Kostnadsbærertyper som tidligere er registrert i Employees vil fremkomme i bildet slik at du kan knytte en kostnadsbærer til den gitte transaksjonen. Dersom ingen kostnadsbærer legges inn på lønnsarten vil kostnadsbærere oppgitt på den ansatte være gjeldende.
Beskrivelse: Her kan du legge inn en beskrivelse om ønskelig.

Merk!

For å sørge for korrekt behandling av skattemessige sjablonbeløp er det viktig å legge inn inngående saldo for Elektronisk kommunikasjon dersom det er benyttet et annet lønnssystem i deler av kalenderåret.
Videre er det svært viktig å legge inn inngående saldo for feriepenger, for å sørge for korrekt behandling av feriepenger når disse skal utbetales.
Har du ansatte med frikort må du også legge inn bruttolønn, slik at rest frikort blir korrekt i systemet.

Merk! Har du gått over til Visma.net Payroll i løpet av året og tidligere benyttet et lønnssystem, hvor du kan skrive ut sammenstillingsoppgave, anbefaler vi at du skriver ut sammenstillingsoppgave fra dette systemet og sender til de ansatte etter siste lønnskjøring i gammelt system. Dersom du allikevel ønsker at legge inn inngående saldo for å få en komplett sammenstillingsoppgave fra ett system, må det opprettes flere lønnsarter for Inngående saldo, hvor det også legges inn lønnsbeskrivelse og fordel for hver av ytelsene. Det anbefales da å benytte sammenstillingsoppgave fra tidligere lønnssystem for å legge inn inngående saldo i Visma.net Payroll, fordi lønnsslippen ikke sier noe om hvordan hver enkelt lønnsart er innrapportert.

Klikk her for å gå videre til neste steg.

Relaterte brukertips:

Inngående saldo fra tidligere systemer