Visma.net Approval

[#1]

Dette brukertipset er en del av dokumentasjonen "Kom i gang med Payroll". Ønsker du å se alle stegene i oppstartsdokumentasjonen, klikk her. Approval / Konfigurasjon / Arbeidsflyter

Når et nytt firma opprettes med lisens for Visma.net Payroll vil en standard godkjenningsflyt bli opprettet i Approval. Approval er tjenesten i Visma.net hvor alt av reiseregninger, fraværsforespørsel og timelister skal godkjennes før det automatisk blir sendt over til Payroll.

For å se hvordan arbeidsflyten er lagt opp går du under Approval / Konfigurasjon/ Arbeidsflyter. Her vil du se en for Expense (Kostnadskrav), en for Absence (Fraværsforespørsler) og en for Time (Timelister). 

Kontrollere arbeidsflyt
Du må gå inne på alle arbeidsflytene for å kontrollere at det er riktig person som er satt opp
som godkjenner for de ansatte.

Klikk på selve arbeidsflyten for å se nærmere på oppsettet.

Følgende bilde kommer opp: 

Øverst ligger navnet på arbeidsflyten, denne kan du endre hvis dette er ønskelig. Det er også
ett avhuksningsfelt for «Aktiv» som bestemmer om denne arbeidsflyten skal benyttes eller
ikke. Tar dere av haken for «Aktiv» vil ikke denne arbeidsflyten bli benyttet når en ansatt
sender noe over til godkjenning.

Selve oversikten over arbeidsflyten ser slik ut: 

Blokker dokumentet hvis ingen godkjennere blir funnet: Denne haken settes på automatisk.Det vil si at reiseregningen, fraværslisten eller timelisten vil komme i blokkert hvis Approval ikke finner en godkjenneren for den ansatte. Hvis du kun skal ha en godkjenner, altså ett trinn,i arbeidsflyten så anbefaler vi at denne haken står på slik at reiseregningen, fraværslisten eller timelisten automatisk går over til Payroll.

Tillat editering og godkjenning på nytt: Hak av her hvis de som skal godkjenne reiseregninger, timelister eller fraværslisten skal kunne redigere det som blir sendt til godkjenning. Du kan f.eks. redigere kostnadsbærere. Er denne haket av må du velge en av de tre valgene nedenfor for hvordan reiseregningen, timelisten eller fraværslisten skal håndteres
etter at noe er redigert.

Alltid (standard): Huk av her hvis reiseregningen, timelisten
eller fraværslisten skal godkjennes på nytt etter dokumentet er redigert.

Spør godkjenner: Huk av her hvis du vil at godkjenneren selv skal bestemme om
dokumentet skal godkjennes igjen eller ikke.
Aldri: Huk av her hvis reiseregningen, timelisten eller
fraværslisten ikke skal godkjennes på nytt etter dokumentet er redigert.

Under «Regel» til venstre i bildet kan du bestemme hvordan arbeidsflyten skal
behandle hvem som er godkjenner.

Basert på rollene deres i kostnadsbærerne: Hvis du velger denne vil det være
kostnadsbærerne til den ansatte som bestemmer hvem som er godkjenner. Det er foreløpig kun mulig å sette opp en flyt på kostnadsbærer for kostnadskrav fra Visma.net Expense.

Bruker listen jeg har oppgitt: Ved å velge denne vil godkjennerene bli bestemt ut i fra det som ligger til høyre i bildet under «Select...» og «Bortsett fra noen av ansatt» som er unntak».

Generell regel (Select...): Her legger du inn den ansatte som skal godkjenne reiseregningene, timelistene eller fraværslistene. Er det flere som skal godkjenne for ulike ansatte legger du inn den som i hovedsak skal godkjenne reiseregningene, timelistene eller fraværslistene.

Bortsett fra noen ansatte: Hvis det er noen ansatte som skal ha en annen godkjenner en han/hun som ligger under generell regel så kan dere legge inn unntak her. Legg først til den ansatte som skal ha en annen godkjenner under «Bestiller». Legg så til den som skal godkjenne for den ansatte under «Godkjenner».

Skal det være flere unntak kan du legge inn neste ansatt ved å klikke på pluss tegnet.

Slik fortsetter du nedover til alle ansatte som skal ha en annen godkjenner enn han/hun som
ligger under generell regel er lagt til under unntak.

Når alle ansatte har fått en godkjenner kan du trykke på «Lagre».

Opprette ekstra trinn 

Det er mulig å opprettet flere trinn i arbeidsflyten. Dette er aktuelt hvis det skal være flere som
skal godkjenne samme reiseregning, timeliste eller fraværsliste. For eksempel skal en ansatt ha
to godkjennere, der lederen for den ansatte skal godkjenne først før det går videre til
lønningsansvarlig som skal godkjenne det samme før det går over til Payroll.

For å opprette ett ekstra trinn trykker du på «Legg til nytt trinn».

Du vil nå få opp samme innstillinger som for det første trinnet, se avsnittet kontrollere
arbeidsflyt for hva de ulike innstillingene under de ulike trinnene betyr.

MERK! Hvis det er flere brukere som blir lagt inn med
rollen Absence Approver, Expense Approver eller
Timesheet Approver har ikke Payroll noen grunnlag for
                  å avgjøre hvem av brukerne som skal være godkjenner.
                 Man burde derfor gå gjennom arbeidsflyten for å se at
                 det er riktig bruker som ligger som godkjenner, evt.
opprette godkjenningsflyten som vist her

Klikk her for å gå videre til neste steg.

[#2]

Før du ringer oss i januar er det viktig at du er kjent med innholdet i denne artikkelen. Denne artikkelen vil kunne hjelpe deg gjennom årsavslutningen.

Våre åpningstider i januar finner du her.

Januar er en travel måned for alle som jobber med lønn. Benytter du deg av Visma.net HRM sine supporttjenester, vil du i perioder kunne oppleve noe ventetid. Når du ringer inn på support, får du spørsmål om å sette deg på callback. Vi anbefaler at du velger å sette deg på callback, slik at du får gjort andre ting mens du venter.  

Vi anbefaler at du har ditt kundenummer eller organisasjonsnummer klart, slik at vi kommer raskt i gang med å gi deg support.

Frister:

• 5. januar: frist for å sende a-melding for desember
• 15 januar: frist for å betale skatt og arbeidsgiveravgift for termin 6
• 1 februar: frist for å sende sammenstillingsoppgave til de ansatte

Aktuelle brukertips og nyttig informasjon:

• Brukertips årsoppgjør
• Veiledning til a-melding
• Ytelser i a-melding
  

Ofte stilte spørsmål til support: 

• Kan jeg kjøre lønn på to år samtidig?
  Nei, du må avslutte alle lønnskjøringen for 2020 før du kan kjøre ny lønn for 2021. Hvis en ytelse som tilhører 2020 ikke har blitt innberettet, og du oppdager dette først etter at du er over i 2021, kan du opprette en ny lønnsart hvor du overstyrer transaksjonsdato tilbake til 2020. Du kan lese mer om  dette her. 

• Hvordan går man over til nytt år i Payroll?
  Les mer om rutinen for overgang til nytt år til Payroll i dette brukertipset.

• Blir inngående saldo med på sammenstillingsoppgaven?
  Ja, sammenstillingsoppgaven tar med seg inngående saldo dersom det er opprettet egne lønnsarter for dette. Les mer her.

• Må sammenstillingsoppgaven sendes til de ansatte før jeg jeg kjører lønn i 2021?
  Nei, du kan sende sammenstillingsoppgaven for 2020 også etter at du er over i 2021.

• Må sammenstillingsoppgaven sendes per post eller kan den sendes via Payslip?
  Dette bestemmer du selv. Du kan sende per post eller via Payslip. Når du sender via Payslip vil de ansatte motta oppgaven i Employee appen, som vil være mest effektivt for deg som lønningsansvarlig og for den ansatte. Les mer om hvordan du sender sammenstillingsoppgaven på Payslip her.