Visma.net Approval

[Jenny Barlund]

Dette brukertipset er en del av dokumentasjonen "Kom i gang med Payroll". Ønsker du å se alle stegene i oppstartsdokumentasjonen, klikk her.

Approval / Innstillinger / Arbeidsflyter

Når et nytt firma opprettes med lisens for Visma.net HRM vil en standard godkjenningsflyt bli opprettet i Approval. Approval er tjenesten i Visma.net hvor alt av reiseregninger, fraværsforespørsel og timelister skal godkjennes før det automatisk blir sendt over til Payroll.

For å se hvordan arbeidsflyten er lagt opp går du under Approval / Innstillinger / Arbeidsflyter. Her vil du se en for Expense, en for Absence og en for Time. 

Det er det som står under dokumentype som sier hvilken tjeneste dette gjelder for:

•  Kostnadskrav gjelder for Expense
• Fraværsforespørsel gjelder for Absence (fraværsregistreringer)
• Timeliste gjelder for Time (timeregistreringer)
  
  

Kontrollere arbeidsflyt
Du må gå inne på alle arbeidsflytene for å kontrollere at det er riktig person som er satt opp
som godkjenner for de ansatte.

Klikk rediger for å gå inn på arbeidsflyten

Følgende bilde kommer opp: 

Øverst ligger navnet på arbeidsflyten, denne kan du endre hvis dette er ønskelig. Det er også
ett avhuksningsfelt for «Aktiv» som bestemmer om denne arbeidsflyten skal benyttes eller
ikke. Tar dere av haken for «Aktiv» vil ikke denne arbiedsflyten bli benyttet når en ansatt
sender noe over til godkjenning.

Selve oversikten over arbeidsflyten ser slik ut: 


«Trinn med en godkjenner» gjelder forskjellige regler du kan sette opp for arbeidsflyten. Trykk
på «rediger» for å se hvilke regler som kommer opp.

Du får da opp følgende felt: 

Alle godkjennere må godkjenne for å fullføre dette trinnet: Denne funksjonen er ikke i bruk
lenger.

Arbeidsflyten vil mislykkes hvis ingen godkjennere blir funnet: Denne haken settes på automatisk.Det vil si at resieregningen, fraværslisten eller timelisten vil komme i blokkert hvis Approvalikke finner en godkjenneren for den ansatte. Hvis du kun skal ha en godkjenner, altså ett trinn,i arbeidsflyten så anbefaler vi at denne haken står på slik at resieregningen, fraværslisten eller
timelisten automatisk går over til Payroll.

Godkjennerene kan redigere dokumentet: Hak av her hvis de som skal godkjenne reiseregninger,
timelister eller fraværslisten skal kunne redigere det som blir sendt til godkjenning. Du kan
f.eks. redigere dimensjoner (kostnadsbærere). Er denne haket av må du velge en av de tre
valgene nedenfor for hvordan reiseregningen, timelisten eller fraværslisten skal håndteres
etter at noe er redigert.

Godkjenn alltid endringer på nytt (standard): Huk av her hvis reiseregningen, timelisten
eller fraværslisten skal godkjennes på nytt etter dokumentet er redigert.
Godkjenn aldri endringer på nytt: Huk av her hvis reiseregningen, timelisten eller
fraværslisten ikke skal godkjennes på nytt etter dokumentet er redigert.
Spør godkjenner: Huk av her hvis du vil at godkjenneren selv skal bestemme om
dokumentet skal godkjennes igjen eller ikke.

Trinnet gjelder alltid: Denne vil alltid være huket av. Det vil si at trinnet for arbeidsflyten vil
gjelde uavhengig av hvilke beløp som ligge på dokumentet.

For å se og endre hvem som skal være godkjenner trykker du på «Rediger» etter «En
godkjenner godkjenner alle dokumenter».

Under «Velg godkjennere» til venstre i bildet kan du bestemme hvordan arbeidsflyten skal
behandle hvem som er godkjenner.

Basert på rollene deres i kostnadsbærerne: Hvis du huker av for denne vil det være
kostnadsbærerne til den ansatte som bestemmer hvem som er godkjenner. Det er foreløpig
ikke mulig å ha en arbeidsflyt som er basert på kostnadsbærere og vi vil derfor ikke forklare
mer rundt denne. Dette vil bli mulig i en senere versjon.

Bruker listen jeg har oppgitt: Ved å hake av for denne vil godkjennerene bli bestemt ut i fra det
som ligger til høyre i bildet under «Generell regel» og «Unntak».

Under «Velg godkjennere» til høyre i bildet har du «Generell regel» og «Unntak».

Generell regel: Her legger du inn den ansatte som skal godkjenne reiseregningene, timelistene
eller fraværslistene. Er det flere som skal godkjenne for ulike ansatte legger du inn den som i
hovedsak skal godkjenne reiseregningene, timelistene eller fraværslistene.

Unntak: Hvis det er noen ansatte som skal ha en annen godkjenner en han/hun som ligger
under generell regel så kan dere legge inn unntakt her. Legg først til den ansatte som skal ha
en annen godkjenner under «Den som forespør».

Legg så til den som skal godkjenne for den ansatte under «Godkjenner».

Skal det være flere unntak kan du legge inn neste ansatt i feltet «Legg til et unntak for» under
«Den som forespør».

Legg også til den som skal godkjenne for den ansatte.

Slik fortsetter du nedover til alle ansatte som skal ha en annen godkjenner enn han/hun som
ligger under generell regel er lagt til under unntak.

Når alle ansatte har fått en godkjenner kan du trykke på «Lagre».

Opprette ekstra trinn 

Det er mulig å opprettet flere trinn i arbeidsflyten. Dette er aktuelt hvis det skal være flere som
skal godkjenne samme reiseregning, timeliste eller fraværsliste. For eksempel skal en ansatt ha
to godkjennere, der lederen for den ansatte skal godkjenne først før det går videre til
lønningsansvarlig som skal godkjenne det samme før det går over til Payroll.

For å opprette ett ekstra trinn trykker du på «Legg til trinn».

Du vil nå få opp samme innstillinger som for det første trinnet, se avsnittet kontrollere
arbeidsflyt for hva de ulike innstillingene under de ulike trinnene betyr.

MERK! Hvis det er flere brukere som blir lagt inn med
rollen Absence Approver, Expense Approver eller
Timesheet Approver har ikke Payroll noen grunnlag for
                  å avgjøre hvem av brukerne som skal være godkjenner.
                 Man burde derfor gå gjennom arbeidsflyten for å se at
                 det er riktig bruker som ligger som godkjenner, evt.
opprette godkjenningsflyten som vist her

Klikk her for å gå videre til neste steg.