Brukertips i Visma.net Payroll

Etter at du har fått tilgang til firmaet etter migrering til Visma.net Payroll er det viktig at dere gjør en kontroll av overført data. Det vil bli gitt en tilbakemelding på ting som er spesielle for akkurat ditt firma, som dere må ta tak i. I tillegg er det noen standard sjekkpunkter vi oppfordrer til å gjøre en kontroll av.    Her finner dere oversikten over hvilke lønnsdata du kan forvente ved flytting.    Employee Ansatte med mangelfulle verdier havner i "Utkast" i Employee Fyll ut manglende informasjon som er merket med røde utropstegn Faste transaksjoner på ansatte i utkast må registreres manuelt etter at den ansatte er lagret Ansatte som har sluttet som havner i "Utkast" i Employee fordi det tidligere er brukt Visma.net Fyll ut påkrevd informasjon og slett sluttdato på den ansatte. Se spørsmål til support nederst i denne artikkelen for mer informasjon. Stillingsopplysninger Avlønningstype, månedslønn/timelønn, arbeidsforholdstype. Ved mange ansatte kan ansattrapportene i HRM Analytics være nyttige Arbeidstidsordning Påvirker hvordan timesatsen / overtidssatsen blir beregnet Hittilverdier Ligger på den ansatte i Employee | Transaksjoner |inngående saldo. Merk at det kun er feriepenger i år/i fjor, feriepenger alderstillegg i år/i fjor, elektronisk kommunikasjon, fagforeningstrekk som blir overført. Et tips kan være å bruke Transaksjoner, detaljert under rapporter i Payroll og filtrere på de ulike IS-lønnsartene. Faste transaksjoner Ligger på den ansatte i Employee | Transaksjoner | Faste transaksjoner. Listen av lønnsarter som blir sendt ved tilbakemelding er en indikator på hvilke faste transaksjoner som har blitt flyttet. Finnes ikke lønnsarten i denne listen betyr det at den faste transaksjonen ikke har blitt overført. Kontotyper  Kontroller at kontotyper har blitt koblet mot en konto. Spesielt viktig er det at disse kontotypene har konto:  22000 - Skyldig arbeidsgiveravgift 22100 - Skylding arbeidsgiveravgift av påløpte feriepenger 24000 - Skyldige feriepenger 31000 - Påløpte feriepenger 40000 - Arbeidsgiveravgift 41000 - Avsatt arbeidsgiveravgift av påløpte feriepenger Regnskapsbilaget  Sammenlign kontering mot regnskapsrapport i tidligere lønnssystem, og utfør nødvendige korrigeringer på aktuelle lønnsarter i Payroll og/eller under kontotyper i Employee. Vi anbefaler at du tar ut rapporten "Regnskapsrapport detaljert" som du finner i Payroll under "Rapporter | Standardardrapporter". Kontroller særskilt at du ikke har uønskede bevegelser på konto definert som Avrundingskonto i selskapsinnstillingene, at det er balanse mellom debet og kredit, samt at alle konto hvor du ønsker kostnadsbærerfordeling har dette.   Lønnsarter i 800XXX-serien Disse er opprettet i migreringsprosessen. Lønnsartene finner du i Payroll | Innstillinger | Regler | Lønnsarter. Disse lønnsartene du finner her er lønnsarter fra det tidligere lønnsprogrammet hvor vi ikke har funnet noen match mot standard lønnsartregister i Payroll. Lønnsartnummeret har tallet 8 i første og siste posisjon, og de 4 sifrene mellom disse er tilsvarende lønnsartnummeret du kjenner i det tidligere lønnsprogrammet.   Expense Standard diett-, kjøre og utleggstyper blir koblet til en standard lønnsart gjeldende for Visma.net Payroll som da bestemmer utbetaling, beregning, kontering og rapportering.  Kjøre- og Utleggstyper som er opprettet i tillegg til disse standardtypene vil ikke være koblet til en lønnsart, og dette må utføres før ansatte registrerer reiseregninger.  Husk at man trenger en lønnsart pr. forskjellig regnskapskonto som ønskes spesifisert, ettersom verdiene debetkonto/kreditkonto på utleggstyper ikke har noen funksjon mot Visma.net Payroll.   Calendar  Kontroller og eventuelt korriger feriesaldo. Se brukertips her.  Endre feriedager på ansatte med redusert stilling. Se brukertips her.  Endre/opprette ferieavtaler som går utover 12 %. Se brukertips her. Nye permisjonsbeskrivelser fra 2023. Kontroller permisjoner som går over årsskifte 2022/2023. Se mer i dette brukertipset på hvordan dette gjøres, og hvilke type permisjoner det gjelder.  Har du egenopprettede fraværskoder vil disse bli skjult, og koblet fraværskode vil bli borte. Skjult haken må fjernes manuelt og man må koble mot lønnsart fra Payroll.   Bli klar til første lønnskjøring  Regnskapsbilag For at regnskapsrapporten skal bli riktig er det viktig at dere sjekker konteringen på de lønnsartene som blir brukt. Her kan rapporten "Regnskapsrapport detaljert" være til stor hjelp.  Finner du et beløp på avrundingskontoen er et godt tips å sjekke om alle kontotypene er knyttet til en konto. Ansatte og transaksjoner Opprett variable lønnsarter dersom du ikke finner en som passer ditt bruk i systemet.   Legg inn variable transaksjoner/ importer variable transaksjoner. Les mer her i dette brukertipset om hvordan du importerer variable transkasjoner. Legg inn pårørende til de ansatte hvis ønskelig. Merk at barn må legges inn hos de ansatte som skal kunne registrere med koden sykt barn i Calendar. Pågående permisjoner rapportert i A-melding i forrige lønnssystem må registreres med identiske opplysninger i Visma.net Calendar (Fra dato, Til dato og permisjonstype må være identisk). Legg inn eventuelle nye ansatte, nye transaksjoner, endrede transaksjoner eller endrede verdier som har tilkommet etter at vi fikk tilsendt databasen fra deres tidligere lønnssystem. Gjør eventuelle justeringer på ferieavtalen hos de ansatte. Les mer her.   Legg inn ansattes leder på hvert enkelt ansattkort, under fanen stilling. Ikke alle pakker har dette feltet - finner du ikke feltet, har dere ikke dette inkludert i pakken.  Brukere i Visma.net Tilpass e-posten som blir sendt ut til de ansatte når de blir aktivert som bruker. Se brukertips her . Lag bruker til de ansatte. Du finner knappen “Lag bruker” inne på ansattkortet til hver enkelt ansatt. Det vil da automatisk genereres en mail til hver enkelt ansatt med beskrivelse av hvordan aktivere brukeren sin. Dette må gjøres dersom de ansatte skal motta lønnsslippen elektronisk. Har bruker (ansatt) aktivert kontoen i Visma.net, så vil du ikke finne knappen "Lag bruker" inne i Employees etter flytting. Du må derfor tildele de ønskede rollene manuelt. Her kan "brukergrupper" i Admin være til stor hjelp.  Skal ansatte ha tilgang til flere tjenester enn lønnsslipp via app/web, må de ansatte tildeles aktuelle brukerroller. Du kan lese mer her. Integrasjoner Dersom du ikke allerede har gjort det må du registrere datasystem i Altinn. I Altinn må du også registrere at du benytter Visma.net som ditt datasystem, slik at du får en SystemID. Datasystemet for Visma.net Payroll heter i Altinn.no: "Visma.net Financials". Dette trenger du for å importere skattekort og sende A-melding. Her finner du informasjon om hvordan du registrerer datasystem i Altinn. Lønnskjøring Last inn skattekort. Kontroller lønnsslippene i steget "Kontroller lønnsslipper"  i Payroll.   Annet Alle kurs i Visma.net Payroll er inkludert i programvaren, og alle kurs kan tas digitalt på det tidspunktet som passer deg. Vi anbefaler deg å gjennomføre Grunnkurs før du begynner å bruke Visma.net Payroll.   Vi tilbyr In-App læring, som blant annet inneholder guider, videoer og artikler for hvordan man utfører ulike oppgaver i programmet.   NB! Dersom dere har Visma.net Expense er ikke tjenesten aktivert på kundekortet. Dette må aktiveres ved behov. Dersom alle ansatte skal benytte Expense må dette aktiveres før man lager bruker. Er det kun noen ansatte som skal ha Expense, aktiver tjenesten etter brukere er opprettet.   Spørsmål til support Det ligger mange ansatte i utkast. Disse har sluttet for en stund siden og jobber ikke lengre hos oss. Er det mulig å slette disse? Disse ansatte er mest sannsynlig brukere i visma.net, og kan derfor ikke slettes. Finnes det en slett-knapp, er det bare å slette. Du må fylle ut all påkrevd informasjon for å få lagret den/de ansatte som ligger i utkast. Dersom du ikke har fødselsnumret til den ansatte kan du bruke et fiktivt. Fiktivt fødselsnr kan du generere her. Evt. kan du registrere internasjonal ID.   Relaterte brukertips Migreringsguide med Flyttefabrikken for overgang til Payroll

Bytte til nytt økonomisystem / aktivere Visma økonomisystem når Payroll har vært brukt først

Vi har nå kommet med en funksjon der man kan masseoppdatere sluttdato og sluttårsak på ansatte.   For å kunne bruke denne masseoppdateringen må du gå inn til den nye versjonen av Employees. Denne versjonen finner du nederst til venstre i Employees der du kan trykke "Åpne ny ansattliste".   I det nye grensesnittet huker du av for de ansatte du ønsker å avslutte, deretter klikker du "Oppdater utvalg" og "Avslutt stilling".   Du kan legge inn en sluttdato og sluttårsak og velge "Bruk for alle". Da vil samme verdier legge seg på alle ansatte du valgte tidligere. Det er også mulig å redigere en og en person i dette bildet. NB: Det er kun ansatte med Arbeidsforholdstype: "Ordinært arbeidsforhold" eller "Maritimt arbeidsforhold" som skal ha sluttårsak.   Når du er ferdig med å legge inn sluttdato og årsak klikker du "Se igjennom". Her kan du kan du kontrollere at alt ser riktig ut.   Når alt ser riktig ut klikker du "Avslutt stilling". Systemet jobber nå med å legge inn disse verdiene på ansatte. Du trenger ikke stå i dette bildet mens oppdateringen pågår og kan gå videre til å gjøre andre oppgaver. Systemet fortsetter jobben i bakgrunn.   Skulle du oppdage at noe har blitt feil etter du har masseoppdatert, er det fortsatt mulig å gjøre redigering i dette bildet så lenge sluttdatoen er frem i tid. Er sluttdatoen satt tilbake i tid og noe har blitt feil må du endre inne på den ansatte i Employee.   Relaterte brukertips Masseoppdatering / masseendring Masseoppdatere lønn 

I Payroll har det nå kommet en funksjon for å opprette Tags (ansattgrupper) og knytte det til ansatte. Dette kan videre brukes som utvalg på rapporter i HRM Analytics, utvalg lønnskjøringer, utvalg ved masseoppdatering av lønn, avslutte faste transaksjoner, endre tidsavtale (Calendar). Mer funksjonalitet vil også komme fremover.   Oppsett Innstillingene for Tags (grupper) finner du flere steder. Fra Payroll | Innstillinger | Tags   Fra Employee | Innstillinger | Tags   I menyen Tags klikk på plusstegnet for å legge til en ny Tag   Skriv inn navn på gruppen, en kort beskrivelse og velg en farge for gruppen. Klikk Lagre.   Tildele ansatte en Tag Når du har opprettet alle gruppene, klikk Ansatte for å komme til oversikten over ansatte i selskapet.   Her kan du velge et utvalg av personer som skal tildeles en Tag, dersom du ikke velger noen blir alle ansatte valgt. Klikk deretter på Oppdater utvalg og Endre tags   I dette skjermbildet kan du tildele tags til ansatte. En mulighet er å velge en eller flere Tags (grupper) og knappen Bruk på alle så blir det tildelt alle ansatte og deretter gjøre endringer på enkelte personer.   En ansatt kan også være tildelt mer enn en tag av gangen.   Når du er ferdig med å tildele ansatte tags klikk Endre tags - se gjennom. I dette bildet kan du se over endringene du har gjort. Hvis man i etterkant av oppsettet skal endre/legge til en ny tag vil du i dette bildet se hva tags var før endringen og hvilken tags den ansatte er tildelt etter endringen.   Når oppsettet er klart klikker du Endre tags - lagre endringer. Systemet vil nå jobbe med å tildele ansatte tags. Du trenger ikke stå i dette skjermbildet mens systemet jobber, det vil fortsatt i bakgrunn mens du gjør andre oppgaver. Filtrering Når ansatte er tildelt en tag så kan det brukes på ulike masseoppdateringer som Masseoppdatering av lønn, avslutte faste transaksjoner, eller tildeling av tidsavtaler (Calendar).   I ansattlisten klikk på Filter ikonet og velg en eller flere tags som et filter.   Etter du har lagt til et filter, klikk Oppdater utvalg og velg en type masseoppdatering du ønsker å gjøre for utvalget. For eksempel masseoppdatere lønn for alle som er i gruppen Fastlønnet.     Se video med oppsett og filtrering her!   HRM Analytics I tjenesten HRM Analytics kan du også bruke tags som filter på flere av de ulike rapportene. I Analytics så får du ikke en nedtrekksmeny, men du må skrive inn navnet på den gruppen du skal bruke som filter. Merk at feltet er sensitiv på skrivefeil, stor/små bokstaver.   Ekstra lønnskjøring Når du oppretter en ekstra lønnskjøring i Payroll kan du bruke Tags som et utvalg for hvilke ansatte som skal inkluderes i den ekstra lønnskjøringen. Klikk Ekstra lønnskjøring for å opprette en ny lønnskjøring.   Under Utvalg av ansatte får du nå en oversikt over ansatte og hvilken tag (gruppe) de tilhører. Lønnskjøringen kan her filtreres på en eller flere tags.     Funksjonalitet som kommer Oppsett med Tags som utvalg på løpende lønnskjøringer . Utviklingsplaner. Relaterte brukertips Masseoppdatere lønn Masseoppdatere avslutte faste transaksjoner

I dette brukertipset forklarer vi hva du skal gjøre dersom du har lagret en ansatt med feil ansattnummer. Merk at det IKKE er mulig å slette en ansatt eller endre på et ansattnummer når en ansatt har blitt lagret i Employees. For å få rettet dette ansattnummeret finnes det en omgåelse.    Når man først har klart å lagre en ansatt med feil ansattnummer må den ansatte med dette ansattnummeret endres til fiktiv informasjon og sluttmeldes. For at man senere skal kunne opprette den ansatte med riktig informasjon må fødselsnummeret til den ansatte være unikt. Fremgangsmåte her blir da å gå inn på den feilaktig registrerte ansatte og endre "type identifikator" til Internasjonal ID.     MERK! i feltet "Land" må du ikke velge Norge, dette vil gjøre at A-meldingen blir avvist.   Her er det viktig å velge eksisterende gyldig fradato slik at det ikke blir noe historikk på fødselsnummeret. For å sjekke at det ikkke kommer med noe historikk på fødselsnummer kan du ta på haken for "Se historikk" nede til venstre. Da vil et blått timeglass komme opp ved siden av "Type identifikator" dersom det ligger historikk.       Dersom det ligger noe historikk her må det fjernes slik at hele tidslinjen består av "Internasjonal ID". Dette gjør du ved å klikke på timeglasset, deretter sletter du informasjonen om fødselsnummer ved å klikke på søppelkassen.         Når dette er gjort vil du kunne opprette den ansatte med riktig ansattnummer ettersom det nå ikke ligger noe fødselsnummer på den ansatte med feil nummer.   Hvis det har vært noen registreringer av transaksjoner eller registreringer i Calendar MÅ dette slettes på den ansatte med feil ansattnummer. ALT skal slettes på denne ansatte bortsett fra ansattinformasjonen.

Hvilke roller blir gitt en ansatt når det trykkes på Lag bruker i Employee

Vi har nå kommet med en funksjon der man kan masseoppdatere lønnen til ansatte ved bruk av Excel-fil.   For å kunne bruke denne importen må du gå inn til den nye versjonen av Employees. Denne versjonen finner du nederst til venstre i Employees der du kan trykke "åpne ny ansattliste".   I det nye grensesnittet huker du av for de ansatte du ønsker å endre lønn på, deretter klikker du "oppdater utvalg" og "endre lønn".   Du vil nå få et spørsmål når lønnsendringen skal gjelde fra. Sett lønnsendringen fra ønsket dato. Husk at Payroll rekalkulerer lønnen til den ansatte dersom endringsdato settes tilbake i tid.   Eksporter ved å klikke på Excel-ikonet. I denne Excel-filen kan du effektivt justere lønnen på de utvalgte ansatte. Når du har gjort de nødvendige endringene klikker du på ikonet for import for å importere filen. Relaterte brukertips Masseoppdatering / masseendring

Hvordan rette feil dato for lønnsendring i Payroll. 

  Dersom du allerede har Visma Business når du starter opp med Payroll, vil du i oppstartsveiviseren få overført dine kostnadsbærere (i Visma Business må synkronisering til "Master Data Management" være satt opp):       Kostnadsbærere eies av Visma Business og synkroniseres automatisk til Employees. Og må derfor administreres i Visma Business for å sørge for at begge systemer inneholder like verdier.   Etter at veiviseren er avsluttet, finner du oversikten over kostnadsbærere i menyen Innstillinger > Kostnadsbærertyper/Kostnadsbærere   I oppstartsveiviseren kan du i steget “Bokføring” velge eksportformatet “Visma Business”.   Dette valget gjøre at regnskapsbunten sendes som en melding til Visma Business. Denne innstillingen finner du også i  Employees |Innstillinger | Selskapsinnstillinger | Eksportformat, når veiviseren er avsluttet.  MERK! For at regnskapsbunt skal kunne sendes til Visma Business, må versjonen på Visma Business være minimum 17.01.   Hovedbokskontoer Når det gjelder hovedbokskontoene så har henter Visma.net Employees kontoplan fra Visma Business når valgt kontoplan er "Egen kontoplan". Det innebærer at opprettelse og endringer av kontoplan må utføres i Visma Business. Kobling mellom kontotype og kontoplan må gjøres manuelt av deg. Merk at for å få med antall over til Visma Business må antall være satt til ja på hovedbokskontoer etter de er synket over fra Visma Business.     Sende regnskapsfil Når en lønnskjøring er opprettet, kan du sende regnskapsfilen til Visma Business fra lønnskjøringen i steget Betaling og rapportering. Betalingen må være  bekreftet, før regnskapsbunten kan bli sendt.   Trykk på “Send” for å sende regnskapsfilen:     Etter at du har trykket send, endres visningen: Etter at du oppfrisker siden, vil statusen endres til “Sendt”: I Visma Business Etter sending av regnskapsrapporten, finner du bunten under Oppsett-utforsker | Tabeller |Bilag | Regnskapsdukment.  Høyre klikk på linjen og velg "Behandling" og "Behandle dokument". Etter at dette er gjort vil du finne bunten i "Automatgererte bilag". MVA beregnes ut ifra innstillingene på kontoen.   Reiseregningsnummer fra Expense, legges i kolonnen "Ekstratekst" i Visma Business. Endre org.nr. / fusjon Det er mulig å endre org.nr. i Visma Business. Hvis dette gjøres vil det skape store problemer for ditt Payroll firma.   Hvis man har Payroll og skal endre juridisk org.nr på et firma MÅ man opprette et nytt firma, du kan ikke endre på eksisterende firma. Hvis du har integrasjon med Business må du gjøre følgende før du endrer org.nr i Business. Ved endring av org.nr i Visma Business, så må en gjøre følgende ( forutsetter at det er samme klient som er brukt i Visma Business). Dvs. at det er samme database som benyttes.   I Visma.net - > Settings - > må en fjerne kobling på "gammelt" firma (Settings /  Integrerte bedrifter). Når det er utført, så må de som har tilgang til SQL server for dette miljøet - > inn å fjerne Visma.net company ID (VNetCId) inn i tabellen dbo.frm (vbsys). Da er det bare å kjøre en ny eksport/kobling fra Visma Business fra bedriftsopplysninger. Når det er ok, aktiverer en Master Data Management fra bedriftstabellen i Visma Business. Har du opprettet nytt firma i Admin, med det nye org.nr kobles Visma Business til dette i punkt 3, hvis du ikke har opprettet firma med nytt org.nr gjør Visma Business det i punkt 3.   PS: er kontoplan, kostnadsbærere etc. det samme? Hvis nei, da bør en før punkt 1 kjøre en slettemelding fra Visma Business ( via bedriftsopplysninger). Dette vil fjerne alt fra MDM - > og vil bli overført på nytt når selskapet kobles inn under punkt 3.   Regnskapsbunt har ikke kommet over til Visma Business Kontroller at tjenesten "Visma Business Host for OD MessageQueue" går på serveren. Hvis denne er stoppet, må bunten sendes på nytt fra Payroll. Loggfilen som viser om meldingen fra Payroll har kommet frem til Visma Business finner du her: C:\ProgramData\Visma\Log\Business\MessageQueueService Visma Business må være versjon 17.10 eller nyere.    Relaterte brukertips Visma Business oppsett av synkronisering til Master Data Management/MDM Integrerte systemer SIE 4 - eksport Bunteksport i Huldt & Lillevik format Migreringsguid når Visma Business eller Visma Global benyttes Oppsett og krav til integrasjonen i Visma Business Oppsett

I dette brukertipset forklarer vi hva du må tenke over dersom du benytter dimensjoner i Visma.net Payroll, og ønsker at transaksjoner skal konteres på dimensjoner. 

Du er nå klar til å ta løsningen i bruk fullt ut, og legge inn innstillinger knyttet til firmaet, ansatte og selve lønnskjøringen. Her får du en oversikt over hvilke selskapsinnstillinger som må legges inn. 

Her finner du en veilending for hvordan du legger inn opplysninger om stillingen (arbeidskontrakten) til den ansatte i Visma.net Payroll.