Brukertips i Visma.net Payroll

For at du skal kunne hente elektroniske skattekort, sende A-melding, og hente returer må Visma.net settes opp til å kommunisere med Altinn. Dette kan settes opp allerede i Onboardind-wizarden første gang du går i gang med systemet. Dersom dette ikke gjøres i dette steget må dette gjøres i etterkant, før første lønnskjøring.

I denne artikkelen vil du finne alle bruker tipsene som vil være aktuelle for deg som bruker av lønnsystemet Visma.net Payroll. Vi anbefaler derfor at du lagrer denne siden som en favoritt i nettleseren din, slik at du enkelt kan finne tilbake!

Her finner du en oversikt over hva alle de ulike innstillingene / feltene på lønnsarten brukes til i Visma.net Payroll.

I Visma.net Expense finnes funksjonen "Betalt av arbeidsgiver". Før denne kan tas i bruk, må den settes opp korrekt slik at betløpet som er betalt av arbeidsgiver, ikke bli utbetalt til den ansatte. 

Overgangsguider for overgang til Payroll     Overgangsguide for regnskapsbyråer, eller kundeforhold med flere/mange firmaer   Overgangsguide for ordinære kunder, med en eller få firmaer  

Avstemming og kontroll Det er du som lønnsansvarlig som kjenner firmaet du kjører lønn for best. Derfor er avstemming og kontroll spesielt viktig å gjøre etter at Flyttefabrikken har flyttet over dataene fra det gamle systemet til Payroll.   Hjelpeguide for kontroll Vi har laget en oversikt over hva du bør kontrollere, slik at du kan føle deg trygg på dataene før første lønnskjøring. Oversikten finner du som en guide inne i Payroll. Vi anbefaler at du kontrollerer så snart du ha fått tilbakemelding om at dataene er flyttet.    Hjelpeguiden kan også startes via Hjelp-knappen   i Payroll, og deretter "Hjelpeguider | For deg som kommer fra H&L | Sjekkliste etter flytting via Flyttefabrikken" eller "Hjelpeguider | For deg som kommer fra VL | Sjekkliste etter flytting via Flyttefabrikken".     Utdypende sjekkliste etter Flyttefabrikken Du finner også et utdypende brukertips for sjekkliste etter Flyttefabrikken i denne brukerartikkelen.   Kontroll ved første lønnskjøring Det er viktig å benytte god tid på de første lønnskjøringene, både for å sikre et korrekt lønnsgrunnlag til kunde, men også for å føle trygghet i nytt system. Dersom våre anbefalinger til hvilke kunder som bør flyttes først, følges, bør de første kundene ha en enkel lønnskjøring slik at du kan bruke mer tid på å forstå sammenhengen i modulene og automatikken. Vi anbefaler at du kontrollerer lønnsgrunnlaget mot det siste lønnsgrunnlaget i det forrige systemet slik at du enkelt kan se om det finnes store avvik. Vi anbefaler også at du kontrollerer regnskapsbilaget, slik at du ser at de ulike lønnspostene går mot korrekt konto i regnskapet.

NB! Dersom firmaet har benyttet integrasjon mellom Visma Lønn/Huldt & Lillevik mot Visma.net (f.eks. Expense eller Calendar) så må flytting til Payroll utføres via Flyttefabrikken. Les mer her.   Ved manuell migrasjon/oppsett av Payroll for kunde som har benyttet et annet lønnssystem til nå, så kan man følge disse brukertipsene som tar deg gjennom oppsett i de forskjellige tjenestene av Payroll. Veiviseren startes i Employees når firma er opprettet og brukerrolle er lagt opp.   PS! Husk at A-meldingen gjennom rapportering fra siste måned i forrige lønnssystem krever at ansattes arbeidsforhold, permisjoner og permitteringer innehar samme verdier første måned i ditt nye lønnsssystem.   Verdier du vet ønskes endret bør derfor endres i ditt tidligere lønnssystem og sendes A-meldingen, før migrasjon til Payroll utføres. Alternativt risikerer man at endringer først kan endres fra måned 2 som utføres via Payroll.   Relevante brukertips: Informasjon for bytte av lønnssystem  

NB! Dersom firmaet har benyttet integrasjon mellom Visma Lønn/Huldt & Lillevik mot Visma.net (f.eks. Expense eller Calendar) så må flytting til Payroll utføres via Flyttefabrikken. Les mer her.   Har du benyttet Visma Lønn eller Huldt & Lillevik som ditt lønnssystem så anbefaler vi å bestille flytting av data via Flyttefabrikken, men har du ikke benyttet integrasjon mellom disse og visma.net så er ikke dette noe krav, og firmaet kan settes manuelt opp i visma.net om ønskelig.   Ved manuell migrasjon/oppsett av Payroll for kunde som har benyttet et annet lønnssystem til nå, så kan man følge disse brukertipsene som tar deg gjennom oppsett i de forskjellige tjenestene av Payroll. Veiviseren startes i Employees når firma er opprettet og brukerrolle er lagt opp.   PS! Husk at A-meldingen gjennom rapportering fra siste måned i forrige lønnssystem krever at ansattes arbeidsforhold, permisjoner og permitteringer innehar samme verdier første måned i ditt nye lønnsssystem.   Verdier du vet ønskes endret bør derfor endres i ditt tidligere lønnssystem og sendes A-meldingen, før migrasjon til Payroll utføres. Alternativt risikerer man at endringer først kan endres fra måned 2 som utføres via Payroll.   Relevante brukertips: Informasjon for bytte av lønnssystem  

Det er mange steg og elementer som planlegges og gjennomføres når man bytter programvare.   Vi har utarbeidet en sjekkliste som vil kunne være et hjelpemiddel for å sikre at alle steg og elementer i migreringen skjer i riktig rekkefølge. Disse er delt opp i en overordnet sjekkliste, og en detaljert sjekkliste. Du velger selv hvem av sjekklistene som passer for deg, eller hvorvidt du har behov for dette hjelpemiddelet.   Hvorvidt man har benyttet tjenster i visma.net mot lønnssystemet frem til nå varierer for hvert enkelt firma, og det samme for hvilke tjenester som skal benyttes fremover. Ved å sette riktig status på de forskjellige tjenestene i sjekklisten, så vil tilhørende sjekkpunkter få riktig markering.    De aller fleste sjekkpunktene henviser til brukertips og digitalt kurs dersom man har behov for mer kunnskap.   Du finner sjekklisten for Google Sheet her, og for Excel nederst på siden.   Hvordan bruke "Sjekkliste - Payroll for regnskapsbyrå" Tjenester for Expense, Calendar og Autopay er satt til "Ikke benyttet" i tidligere lønnssystem.   Sjekklisten vil tydelig markere hvilke sjekkpunkter som er uaktuelle basert på dette valget   1.2 Kartleggingsmal - Payroll for regnskapsbyrå Det er utarbeidet en Kartleggingsmal regnskapsbyråer kan benytte for å ha oversikt over relevant informasjon knyttet til hvert enkelt firma.   Du finner kartleggingsmalen for Google Sheets her, eller for Excel nederst på siden.

For at du skal kunne gjøre deg litt kjent i Payroll samtidig som du utfører kurset, kan du få tilgang til et demo-miljø, hvor du kan sette opp systemet, opprette ansatte og kjøre lønnskjøringer. Vi har også laget et oppgavesett som hjelper deg med informasjon du kan legge inn.    Hvordan du setter opp ditt demo-miljø finner du her.

Business / Global og MDM Dersom Business / Global er koblet mot visma.net vil økonomissystemet ta eierskap over kontoplan og/eller kostnadsbærere i Payroll, det vil si at det ikke vil være mulig å opprette dette direkte i Payroll. Det er derfor viktig at dere har aktivert synk mellom Business / Global og Master Data Management (MDM).  Dersom denne synken ikke er aktivert før overgang til Payroll vil det ikke komme inn noen kontoer og/eller kostnadsbærere i Payroll. Synken kan aktiveres i ettertid, men vi anbefaler at det er satt opp i forkant av overgangen.    Hvordan vet du om Business eller Global er koblet mot visma.net?  Om Business / Global er koblet mot visma.net kan du se i Settings > Integrert bedrifter.   MERK! Dersom det bestilles Payroll Byrå, og kunden skal ligge på eget kundekort, så må Integrasjonen mellom Business / Global og MDM settes opp før Payroll aktiveres. Kontroller også at integrasjonen er fungerende, slik at dataverdier eksisterer i MDM. Kontrollen kan utføres ved at man i forskjellige tjenester av Visma.net (f.eks. Expense, Approval, o.l.) kan se om f.eks. kostnadsbærere og/eller kontoplan er identisk med økonomisystemet.   Vi anbefaler også at integrasjonen mellom Business / Global og MDM settes opp i forkant av bestillingen, også dersom det ikke er Payroll Byrå som skal settes opp.   ERP (Financials) For integrasjon og oppsett mot Visma.net ERP så kan du følge dette brukertipset.   Relaterte brukertips Business og MDM Global og MDM Overgangsguide med Flyttefabrikken for overgang til Payroll

Endre eksisterende lønnsart i Visma.net Payroll.

Bytte lønnssystem til Visma.net Payroll, anbefalt overføring av ansatte.

Importere ansatte via excel i Visma.net Payroll. Ved fusjon, endring av organisasjonsnummer. 

Overgangsguiden   I denne guiden finner du relevante temaer i de ulike fasene i en overgang til Payroll. Guiden tar for seg stegene fra avklaringer man bør gjøre i forkant, til prosesser rundt bestilling, integrasjon, oppsett, og andre relevante temaer som naturlig inngår.   Her finner du  link til alle underliggende dokumenter som inngår i overgangsguiden.   Forberedelser Oppstart Integrasjon mot Visma.net (Calendar / Expense) Integrasjon mot Visma Business/Visma Global for Payroll Bestilling Bestilling av lisens Visma Partner Store (NB! Utføres kun av Visma Partner) (FAQ | Video) Direktekunder av Visma Software AS Signering av Terms Of Service (TOS) Fakturering - hvordan telles ansatte   Overgangen Rydd opp i gamle opplysninger  Oversikt over lønnsdata som blir flyttet/ikke flyttet Flyttefabrikken Bestilling av Flyttefabrikken Huldt & Lillevik Bestilling av Flyttefabrikken Visma Lønn Etterkontroll av Flyttefabrikken  Annet oppsett   Sjekkliste og kartleggingsmal Vi har også laget en sjekkliste og kartleggingsmal som du kan følge for å holde oversikt ved overgangen. Denne er kun ment til hjelp og er valgfri å følge.  

Her finner du beskrivelsen på hvordan du kan opprette test / demofirma i Visma.net Payroll

Dersom admin-bruker ikke tidligere har en bruker i Visma.net, må du aktivere brukeren og akseptere Terms of Service (TOS) før du kan begynne å sette opp lønsingen. 

Når firmaet er opprettet og lønningsansvarlig er tildelt roller, kan du begynne å sette opp selve systemet. For å gjøre dette enklere for deg som lønningsansvarlig vil du bli guidet gjennom en onboardingswizard til Visma.net Payroll