Kennisbank YouServe

Wil je weten wat je van het service center kunt verwachten? Of welke klantafspraken wij hebben voor de afhandeling van aanvragen? Ben je benieuwd naar ons ticketsysteem en hoe je een aanvraag indient?   Bekijk dan de slides die we hebben toegevoegd aan dit bericht. 

Hieronder kun je de pdf's downloaden met uitleg over de diverse salarisspecificaties van Payroll Business. Het gaat om uitleg van de volgende salarisspecificaties: Uitleg 3-Koloms salarisstrook  Uitleg 4-Koloms salarisstrook  Uitleg Liggende Matrix salarisstrook  Uitleg Staande Matrix salarisstrook  De uitleg is gebaseerd op de gegevens van een voorbeeldspecificatie van januari 2024 en is beschikbaar in het Nederlands en het Engels.   De pdf's van deze voorbeeldloonstroken kun je ook downloaden van de algemene website van YouServe via  Uitleg over jouw loonstrook.   

Naast de mogelijkheid om een eigen banner toe te voegen is het mogelijk om een bericht op de landingspagina van Mijn YouServe te publiceren. Doel bericht Het doel van bericht is om mededelingen voor medewerkers en managers te plaatsen op de landingspagina van Mijn YouServe.   Alleen de eerste zin van het bericht wordt getoond.  Klik op  om het bericht te lezen. Opmaakopties bericht Maximum 5000 characters Vet, cursief, onderstreept, doorhalen, nummering en opsommingsteken Tekstkleur en markeren 6 lettertypes Formatering verwijderen Hyperlinks Invoegen afbeelding (enkel via url van online afbeelding) Een bericht configureren Een bericht configureren doe je in 'Configuratie bedrijfsinstellingen'. Deze applicatie kan je in de categorie 'Configuratie' vinden of via de zoekbalk op trefwoord 'Bedrijfsinstellingen'      Het Nederlandse bericht is verplicht.  Engels, Duits en Frans zijn optioneel.  Het bericht wordt in de taalkeuze van Mijn YouServe (Persoonlijke instellingen) getoond. Alleen de eerste zin van het bericht wordt getoond.  Klik op  om de preview venster uit te klappen.   Tip:  je hoeft een bericht niet te verwijderen. Na de einddatum verdwijnt het bericht van de landingspagina.  Je kan hetzelfde bericht opnieuw gebruiken met een andere begin - en einddatum.

De YouServe app van YouServe kun je downloaden in de app stores, zoek op "YouServe". Meer informatie over gebruiksvoorwaarden en functionaliteiten vind je hier. Snelstartgids Via de link hieronder kun je de Snelstartgids van de YouServe app downloaden.  Handleiding YouServe app Via de link hieronder kun je de Handleiding van de YouServe app downloaden.    

Vanaf vandaag, donderdag 4 juli 2024, is het mogelijk om een gebruikerslijst te downloaden in Gebruikersbeheer.   In dit overzicht worden het Youforce ID, het personeelsnummer, roepnaam, voorvoegsels, achternaam, e-mailadres, external identity en de onyouforce gebruikersnaam van de gebruikers getoond. Daarnaast staat in deze lijst of een gebruiker gekenmerkt is als professional en/of de gebruiker geblokkeerd is.    Je kunt deze gebruikerslijst downloaden in het gebruikersoverzicht via button "Download gebruikerslijst".      

De YouServe app van Visma | YouServe kun je downloaden in de app stores.  Meer informatie over gebruiksvoorwaarden en functionaliteiten vind je hier. YouServe app inrichten In de configuratiehandleiding vind je informatie over het inrichten van de YouServe app. Via de link hieronder kun je versie Februari 2024 van deze handleiding downloaden. 

Is jouw organisatie al klaar voor de overstap naar de nieuwe Mijn YouServe omgeving? Lees hieronder onze checklist voor beheerders.   Wat moet je doen? Informeer gebruikers over de nieuwe URL Verwijs op Intranet naar de nieuwe URL mijn.youserve.nl Pas eventuele snelkoppelingen aan Maak je gebruik van SSO? Lees dan hier wat je moet doen. Werk e-mail-templates bij zodat hier verwezen wordt naar de nieuwe URL mijn.youserve.nl Denk bijvoorbeeld aan Configuratie Salarisdossier Email-tekst, documenten in Templatebeheer waarin de inlog URL staat opgenomen, aanvullende e-mailnotificaties in SelfService etc. Werk autorisaties bij in de gebruikersrollen van jouw organisatie zodat gebruikers de juiste tabs zien. Tabs zijn Mijn Portaal en HR Professional. Zie het bijgevoegde PDF voor een overzicht van onze applicaties en onder welke tab deze vallen. Maak je gebruik van ons Salarisdossier maar niet van Personeelsdossier? Lees dan hier wat je moet doen.

Het huidige Youforce portal maakt gebruik van een specifieke URL voor medewerkers en managers en een andere URL voor HR-professionals. In de meeste gevallen komt het voor dat een HR-professional twee verschillende accounts heeft voor het huidige Youforce portal. Veelal is dit bekend onder de term IC-account (als professional) en R-account (medewerker-account). Er zijn diverse redenen waarom je voortaan wil dat de HR-professional nog maar één account heeft. Relevante argumenten hiervoor zijn:   Mijn YouServe is vanaf heden bereikbaar via één URL: https://mijn.youserve.nl/ Gebruiksgemak voor de HR-professional. Immers één gebruikersnaam en wachtwoord (eventueel met Single Sign On) is altijd makkelijker Noodzakelijk in het gebruik van roltoewijzing per gebruiker. Steeds meer onderdelen binnen Mijn YouServe maken gebruik van de vastgelegde roltoewijzing in de organisatiestructuur. Deze kan alleen gekoppeld worden aan een persoon die is opgenomen in HR Core. Meer controle over autorisaties. De IC-accounts zijn handmatig aangemaakte accounts. Dit betekent veelal extra procedures om te zorgen dat het account goed wordt afgesloten zodra een HR-professional uitdienst gaat. Als de rechten van  HR-professional zijn gekoppeld aan de reguliere R-accounts dan werken alle gebruikelijke controle mechanismen. Het is bijvoorbeeld veel eenvoudiger om de uitdienst gegevens van dienstverbanden te controleren met nog actieve roltoewijzingen. In de nieuwe Mijn YouServe omgeving is het mogelijk het IC-account en het R-account met elkaar te combineren. Zodra je ervoor kiest om te stoppen met een IC-account en de rechten toe te kennen aan het R-account dan zijn de volgende stappen raadzaam uit te voeren: Eenmalige inrichting van een nieuwe rol Stappen per gebruiker Eenmalige inrichting van een nieuwe rol Stel, je hebt binnen je organisatie meerdere HR Business Partners die op dit moment nog één IC-account en één R-account hebben. Dan voer je eenmalig de volgende stappen uit: YouServe specifiek:   Applicatie Waar Wat en hoe HR Core Ga naar Instellingen - Vastlegging - Waardenlijst - Element = Rol usermanagement Maak een nieuwe rol aan. Bijvoorbeeld: ‘HRBP’ - ‘HR Business Partner’ HR Core Ga naar Medewerker - Arbeidsrelatie - Roltoewijzing UM Geef de collega HR-professionals de nieuwe rol voor alle relevante organisatorische eenheden Gebruikersbeheer Ga naar Mijn YouServe al HR Professional - kies voor Gebruikersbeheer - Youforce autorisatieprofielen beheren Voeg de gewenste autorisaties toe aan het nieuwe autorisatieprofiel voor de rol  ‘HRBP’ - ‘HR Business Partner’.  Personeelsdossier Ga naar Mijn YouServe als HR Professional - kiesw voor Configuratie  - Personeelsdossier Autorisatie Ga naar de nieuwe rol ‘HRBP’ - ‘HR Business Partner’ en ken alle relevante privileges toe.   Stappen per gebruiker: Vervolgens voer je per HR-professional de volgende stappen uit. Dit doe je dus voor iedere collega ‘HR Business Partner’.   Dit is natuurlijk afhankelijk van of/hoe de applicaties binnen jouw organisatie worden gebruikt.   Applicatie Waar Wat en hoe Digitale Handtekening Portaal Zorg dat er in Dashboard digitale handtekening geen openstaande enveloppen zijn. Je kan momenteel geen enveloppen inzien die door andere gebruikers zijn aangemaakt. Het is dus raadzaam om alle openstaande enveloppen eerst af te ronden voordat de gebruiker wordt omgezet. Mijn YouServe Support Maak een ticket aan onder HR Core Business. Maak een ticket aan onder HR Core Business. Self Service Ga naar Beheer - Gebruikers Definitie - PSA gebruikers Voeg de collega met zijn R-account toe in deze lijst Self Service Ga naar Beheer - Autorisatie - Gebruikersrol Koppel het nieuw aangemaakte PSA-account in de voorgaande stap aan het juiste activiteitenprofiel en afdelingsgroep Salarisdossier Business Autorisatie Ga naar Autorisatie - Autorisatie Algemeen - Synchroniseer autorisatie Zodra de autorisaties zijn gesynchroniseerd ken je de juiste rechten toe aan het R-account onder ‘Applicatiebeheerders’, 'Autorisatie inrichting’, ‘Autorisatie Integratie’, ‘Autorisatie Payroll Manager’ & ‘Autorisatie Salarisdossier’   Loonaangifte RPD Ga naar Beheer - Autorisatie Gebruikers Controleer of de collega op zijn  R-account de juiste rechten heeft. Voeg deze eventueel toe. Individueel gebruikersbeheer Zoek het R-account op Doorloop daarin de stappen voor het aanmaken van een certificaat. Het certificaat hoeft niet lokaal te worden geïnstalleerd. Aanmaken en downloaden is voldoende. Individueel gebruikersbeheer Zoek het R-account op Gebruik je Single Sign On?  Controleer dan of hier al de ''netwerknaam en/of identity'' is gevuld. Dan is het goed.  Controleer ook voor de zekerheid of hetzelfde ''netwerknaam en/of identity'' niet gevuld is bij het IC-account. Flex Benefits Ga naar Configuratie Flex Benefits - Onderhouden beheerder Zorg dat de collega op zijn R-account de juiste rechten krijgt Verzuim Management Ga naar Gebruikersbeheer Zorg dat bij de gebruiker het Youforce ID (R-account) staat gevuld staat bij het RaetUserID   💡 Heb je alle rechten toegevoegd aan het R-account? Blokkeer tijdelijk het IC-account (zodat je collega daar niet meer per ongeluk mee kan inloggen). Laat je collega meerdere werkdagen alles doen op het R-account. Weet je zeker dat alles volledig werkt op het R-account? Voer dan alle stappen uit voor het opheffen van het oude IC-account, net zoals je zou doen als deze collega uit dienst was gegaan. Opmerking:  De functionaliteit ‘dienstverband verplaatsen’ NIET gebruiken voor het samenvoegen van IC-account en R-account.

Via www.youserve.nl/inloggen/ klik je op “Inloggen Mijn YouServe”.   Je komt vervolgens in het scherm waar je jouw oude gebruikersnaam nog ziet staan. In ons voorbeeld harry.slager@onyouforce.com.   1. Via de optie ‘Verwijder een account’ kun je jouw oude gebruikersnaam verwijderen.       2. Klik vervolgens op het kruis achter jouw oude gebruikersnaam om deze te verwijderen.     3. Als alternatief kan je via de optie ‘Gebruik een ander account’ met jouw gewijzigde gebruikersnaam inloggen. In dat geval worden beide gebruikersnamen getoond de volgende keer dat je inlogt.    

Via www.youserve.nl/inloggen/ klik je op “Inloggen Mijn YouServe”.   Om je gebruikersnaam te achterhalen dien je eerst een gebruikersnaam in te vullen in dit scherm zodat je doorverwezen wordt naar het inlogscherm.   Probeer bijvoorbeeld als gebruikersnaam harry.slager@onyouserve.nl      1. Vervolgens kan je jouw gebruikersnaam opvragen door op de knop ‘Problemen met aanmelden’ of 'Trouble Signing On?' te klikken.      2. Klik vervolgens op ‘Problemen met gebruikersnaam?’      3. Vul het e-mailadres wat geregistreerd is bij jouw account in en klik op Verstuur.      4. Als het e-mailadres bekend is, ontvang je de gebruikersnaam op dit e-mailadres.    Ontvang je geen e-mail? Dan is jouw e-mailadres waarschijnlijk niet bekend. Neem in dat geval contact op met de beheerder van jouw organisatie.   5. Check je e-mail box voor jouw bij ons bekende gebruikersnaam/namen.        

Via www.youserve.nl/inloggen/ klik je op “Inloggen Mijn YouServe”. Je komt vervolgens in het scherm waar je jouw gebruikersnaam moet invullen.   1. Vul eerst in dit scherm je gebruikersnaam in.     Vervolgens kan je jouw wachtwoord zelf herstellen.    2. Klik op Problemen met aanmelden? (NL) of Trouble Signing On? (ENG).       3. Vul je gebruikersnaam in en klik op Verstuur.     4.  Je ontvangt een e-mail met een eenmalige code.  Let op: deze code verloopt na 15 minuten.      5. Voer de eenmalige code in en klik op bevestigen.     6. Je kunt nu een nieuw wachtwoord invoeren. Daarna kun je opnieuw proberen in te loggen.    Na het uitvoeren van deze stappen is je wachtwoord succesvol gewijzigd.

Lees in dit kennisartikel hoe je kunt inloggen in Mijn YouServe, de omgeving voor gebruikers en professionals van YouServe HR Core. Zo doe je dat Visma YouServe heeft verplicht 2-factor authenticatie toegevoegd voor extra beveiliging van Mijn YouServe. Met 2-factor authenticatie bevestig je na het invullen van je gebruikersnaam en wachtwoord (iets wat je weet) je identiteit met bijvoorbeeld je telefoon (iets wat je hebt).   Deze controle biedt een optimale bescherming van de persoonsgegevens in jouw organisatie zodat je blijft voldoen aan de eisen van de Europese privacywet AVG. Wij baseren ons inlog beleid op de NIST 800-63. Dit is een toegangsbeveiliging standaard die wordt onderschreven door de Nederlandse overheid en aanbevolen door veiligheidsexperts van Visma.   Hoe werkt het? We onderscheiden twee varianten om in te loggen: Je logt in via je YouServe account Je logt in via Single Sign-On (SSO) Het is ook mogelijk dat je beide inlogmethoden gebruikt   Inloggen via je YouServe account Loggen jouw medewerkers rechtstreeks in op een YouServe-account, oftewel met een gebruikersnaam en wachtwoord uitgegeven via YouServe, dan vragen we je medewerkers hun account te vernieuwen en een andere gebruikersnaam en wachtwoord te kiezen. Vervolgens bevestigen medewerkers via een mobiele telefoon, laptop, security key of Yubikey hun identiteit. Deze 2-factor authenticatie is kosteloos en wordt een keer per 30 dagen gevraagd als je op hetzelfde apparaat werkt, dus niet elke keer als medewerkers inloggen. Maak je al gebruik van 2-factor authenticatie, dan vervalt de oude sms-methode vanaf het moment dat je de nieuwe 2-factor authenticatie activeert. Je logt in via Single Sign-On (SSO) Als je inlogt via je bedrijfsnetwerk met SSO, verandert de url waar je inlogt op YouServe. Met SSO krijg je met één gebruikersnaam en wachtwoord toegang tot YouServe en andere applicaties in jouw organisatie. Wel moet je de SSO configuraties vernieuwen omdat we de beveiliging van de gegevensuitwisseling tussen YouServe en jouw organisatienetwerk hebben verbeterd. Deze verbeteringen vloeien voort uit de NIST 800-63. Dit is een standaard van informatiebeveiliging die wordt onderschreven door de Nederlandse overheid en aanbevolen door veiligheidsexperts van Visma.   Overstappen naar SSO Werk je nog niet met SSO, dan kun je overstappen. Met SSO hebben je medewerkers maar één gebruikersnaam en wachtwoord voor al hun applicaties en overal toegang tot YouServe. Ook voor 2-factor authenticatie is dan maar één methode nodig, dus geen eindeloze lijst van applicaties op je telefoon of laptop. Voor beheerders betekent dit een forse tijdsbesparing bij het beheer van wachtwoorden en gebruikersnamen. Kies je voor SSO, dan ben je zelf verantwoordelijk voor de toepassing van 2-factor authenticatie en moet je wellicht nieuwe software aanschaffen. Visma | YouServe biedt hiervoor uitgebreide ondersteuning via gecertificeerde partners.   Inloggen voor professionals De 2-factor authenticatie geldt ook voor professionals (beheerders). Dit betekent dat zij geen certificaten meer nodig hebben voor toegang tot YouServe. De 2-factor authenticatie is gebruiksvriendelijker dan de certificaten en werkt bovendien op prive-apparaten. Professionals hebben dus ook vanaf huis toegang tot YouServe.   Meestgestelde vragen over inloggen Lees de meest gestelde vragen over de inlogprocedure voor YouServe. Staat je vraag er niet bij, neem dan contact op met het Service Center.   Q: Wat is 2-factor authenticatie? A: Met 2-factor authenticatie bevestig je na het invullen van je gebruikersnaam en wachtwoord (iets wat je weet) je identiteit met bijvoorbeeld je telefoon (iets wat je hebt).   Q: Welke 2-factor authenticatie ondersteunt YouServe? A: YouServe ondersteunt: PingID app je telefoon (voor Apple of Android) PingID app voor Windows of de Mac Een fysieke sleutel: Security key op basis van FIDO2 of Yubikey   Q: Heb je voor 2-factor authenticatie een mobiel telefoonnummer nodig? A; Nee, de oplossing werkt met een telefoon app, desktop app of een fysieke sleutel.   Q: Hoe vaak moeten medewerkers 2-factor authenticatie gebruiken? A: Als medewerkers inloggen via hetzelfde apparaat een keer per 30 dagen en elke keer als ze een nieuwe apparaat gebruiken.   Q: Hoe log je in op YouServe? A: Je hebt 2 opties: YouServe accounts -- Je logt in met je gebruikersnaam, wachtwoord en -verplicht- 2-factor-authenticatie van YouServe. Single Sign-On (SSO) – Je logt in met je gebruikersnaam, wachtwoord en 2-factor authenticatie van je eigen organisatie.   Voordelen veilig inloggen Naast meer veiligheid biedt het gewijzigde inloggen nog andere voordelen. Medewerkers kunnen zelf hun account deblokkeren, gebruikersnaam en wachtwoord opvragen. Ook handig voor medewerkers uit dienst die in YouServe hun jaaropgave willen raadplegen. Zij activeren zelf eenvoudig hun account en maken een nieuw wachtwoord aan. Beheerders zijn zo veel minder tijd kwijt aan het herstellen van YouServe accounts. De nieuwe 2-factor authenticatie is kosteloos voor YouServe accounts.   Alle voordelen op een rij Optimale beveiliging persoonsgegevens Gebaseerd op standaard informatiebeveiliging (NIST 800-63) Blijf voldoen aan nieuwe privacywetgeving AVG Bespaar tijd en kosten Minder tijd kwijt aan herstellen accounts Kosteloze 2-factor authenticatie voor YouServe accounts Gemak voor de medewerker Medewerker heeft met SSO altijd en overal toegang tot YouServe Beheerders YouServe hebben nu ook toegang via privé apparaten Medewerkers hebben meer controle over hun YouServe account SSO werkt ook met de mobiele app van Visma  YouServe

Update vrijdag 26 juli 2024 Het is vanaf heden ook weer mogelijk als beheerder in Gebruikersbeheer het veld "Herstel e-mail adres" te wijzigen.     Vanaf nu is het mogelijk om het versturen van de activatie e-mail voor het Onyouforce account te sturen naar een alternatief e-mailadres. Handig voor bijvoorbeeld nieuwe medewerkers die je al wel toegang wilt geven tot Youforce maar die nog geen toegang hebben tot het zakelijke  e-mailadres.   Versturen activatie e-mail naar een alternatief e-mailadres:  ⦁ Ga naar gebruikersbeheer  ⦁ Zoek de gebruiker op en klik op details bekijken   ⦁ Scrol naar beneden naar Onyouforce account en klik op verstuur uitnodiging   ⦁ Het volgende scherm wordt getoond. Klik op anders en vul het e-mailadres in waar jij de activatiemail naar wilt versturen Let op!  Zorg ervoor dat je het juiste e-mailadres invult. Zo voorkom je dat iemand anders toegang krijgt tot de Youforce-omgeving van deze gebruiker omdat deze mail dan verstuurd wordt naar het e-mailadres van iemand anders. ⦁ Klik op verstuur uitnodiging    De uitnodiging is nu verstuurd naar een alternatief e-mailadres waarop de gebruiker het account kan activeren.    Let op!  Dit verstuurt alleen de activatielink naar het alternatieve e-mailadres. Het geregistreerde herstel e-mailadres blijft ongewijzigd.  Herstel e-mail adres Daarnaast wordt er momenteel gewerkt aan de mogelijkheid voor beheerders om het herstel e-mailadres van een gebruiker te kunnen wijzigen (in plaats van uitsluitend raadplegen). Zodra dit beschikbaar is zullen we dit communiceren op de community. Voor gebruikers zelf is het al wel mogelijk om het herstel e-mailadres te wijzigen. Hoe ze dat doen? Dat kan je lezen in het volgende kennisartikel: Gebruikersbeheer, Werkinstructie, Wachtwoord herstel e-mailadres wijzigen door medewerker zelf | Kennisartikel

English version available in the second part of this article... De aanpassing is alleen van toepassing op gebruikers die inloggen met een @onyouforce.com account.    Gebruikers die inloggen met Single Sign On (SSO) merken niets van deze aanpassing. Wat is de wijziging: Alle @onyouforce.com accounts worden vanaf dinsdag 3 september 2024 aangepast naar @onyouserve.nl. De impact voor jou is beperkt tot het invoeren en opslaan van je aangepaste gebruikersnaam.   De hint ‘gebruikersnaam@onyouforce.com’ wordt verwijderd uit de domein selector. Nieuwe gebruikers dienen éénmalig hun nieuwe 'gebruikersnaam@onyouserve.nl' account in te typen in dit scherm. Het inlogscherm toont de nieuwe domeinnaam @onyouserve.nl Als reguliere gebruiker kan je via de optie ‘ Gebruik een andere account’ van het bestaande inlogscherm je aangepaste account invoeren en kan je tijdens de eerstvolgende login het oude onyouforce.com account verwijderen. Goed om weten: Als bestaande gebruiker hoef je  niet opnieuw een account onboarding proces te doorlopen en zal dus je geen e-mail ontvangen Je blijft de Ping-ID app gebruiken voor twee factor authenticatie (2FA) Gebruikers  blijven voor een maximum van 300 dagen ingelogd in de YouServe app. Na deze periode zal je opnieuw moeten inloggen met je onyouserve.nl gebruikersnaam.   English version: The adjustment only applies to users who log in with an @onyouforce.com username.   Users who log in with Single Sign On will not notice this change. What is the change: All @onyouforce.com usernames will be changed to @onyouserve.nl from Tuesday, September 3, 2024. The impact for you is limited to entering and saving your modified username. The hint 'accountname@onyouforce.com' is removed from the domain selector. New users must enter their 'accoutname@onyouserve.nl' username once in this screen. The login screen shows the new domain name @onyouserve.nl. As a regular user, you can enter your modified username via the 'Use a different account' option on the login screen and you can afterwards delete the old onyouforce.com username during your next login. Good to know: Since you have an existing user account, you do not have to go through another account onboarding process and therefore you will not receive an e-mail You continue to use the Ping-ID app for two-factor authentication (2FA) Users remain logged into the YouServe app for a maximum of 300 days. After this period you will have to log in again with your onyouserve.nl username.

De toegang tot het Medewerkerdossier (voorheen Personeelsdossier) in Mijn YouServe is geregeld via de autorisatie "Personeelsdossier - Medewerker". Dit moet gedaan worden voor elke rol die toegang mag krijgen tot het Medewerkerdossier. Heeft een medewerker meerdere rollen (zoals bijvoorbeeld manager/medewerker en/of roltoewijzing UM)? Dan moet dit dus ook voor elke rol aangezet worden. De autorisatie kan door HR professionals als volgt worden toegekend:  Log in op je Professional account met beheerdersrechten via mijn.youserve.nl Ga naar het tab HR Professional Klik op Gebruikersbeheer Klik op Youforce autorisatieprofielen beheren Vink Personeelsdossier - Medewerker aan Klik Opslaan onderaan de pagina De wijzigingen moeten direct of na opnieuw inloggen zichtbaar zijn. Let op: Mogen medewerkers alleen inzage hebben in Salarisdossier? Lees dan ook Medewerkers mogen geen toegang tot Personeelsdossier, alleen Salarisdossier. Voor Community leden zonder toegang tot het kennisportaal, zijn de kennisartikelen als bijlage toegevoegd

Organisaties die gebruik maken van Mijn YouServe nemen op het eigen intranet een link op naar https://mijn.youserve.nl/. Vervolgens kunnen alle gebruikers (zoals medewerkers en managers) en alle HR-Professionals inloggen op Mijn YouServe.   Hoe log je in met Single Sign On op Mijn YouServe? Met Single Sign On kan je met het account van jouw organisatie inloggen in Mijn YouServe. De inlogpagina kan daardoor per organisatie verschillen. Aan de hand van een voorbeeld van onze collega laten we zien hoe dit werkt.    De medewerker gaat naar https://mijn.youserve.nl/ en vult zijn/haar e-mail in. Door het invullen van het e-mailadres herkent het systeem of je probeert in te loggen met een onyouforce account of via SSO met het zakelijke e-mailadres.  Wanneer je je zakelijke mailadres invult wordt je doorgestuurd naar de inlogpagina van jouw organisatie. Hoe dit scherm eruit ziet verschilt per organisatie maar bij de medewerkers van Visma YouServe ziet dit er als volgt uit:  Hier vult de medewerker alleen het wachtwoord in. Het e-mailadres wordt namelijk onthouden, met behulp van de login hint, waardoor de medewerker niet nogmaals het mailadres hoeft in te vullen.    Afhankelijk van je organisatie moet je bijvoorbeeld nog een tweede factor goedkeuren. Zoals bij ons van Microsoft: Je bent succesvol ingelogd in Mijn Youforce   Bovenstaande stappen zijn de allereerste keer inloggen. De volgende keer (dat kan dezelfde dag zijn, maar ook dagen of weken later) ziet de medewerker het volgende op https://mijn.youserve.nl/ Het is dan voor de medewerker slechts een kwestie van het klikken op het e-mailadres wat er al staat en je wordt verder ingelogd.   Om gebruikers van jouw organisatie te informeren kun je als voorbeeld een volgende instructie verstrekken:   

Eind november 2023 hebben wij aangekondigd dat wij overgaan naar Mijn YouServe. Met de overgang naar Mijn YouServe hebben we nog maar één URL om in te loggen, namelijk https://mijn.youserve.nl/. Daarmee vervallen ook de specifieke SSO urls (https://portal.youserve.nl/SSO/  en https://portal.youserve.nl/SSO/<organisatienaam>/). Waarom vervalt de SSO URL en organisatie specifieke SSO URL? Met het aanbieden van SSO willen we het leven van onze gebruikers een stukje makkelijker maken. Maar doordat de gebruiker in het verleden met SSO het e-mailadres tweemaal moest vullen, hebben we voor een aantal klanten de organisatie specifieke URL in het leven geroepen. Met deze organisatie specifieke URL hoefde de gebruiker niet meer twee keer het e-mailadres in te vullen.    Met de komst van https://mijn.youserve.nl/ hebben we gelijk een aantal verbeteringen door kunnen voeren. Waaronder dat de gebruiker maar één keer het e-mailadres hoeft in te vullen, ook wel bekend als de “login hint ”, voor alle gebruikers. Daardoor is de organisatie specifieke URL overbodig.    Maar waarom niet alsnog een organisatie specifieke URL creëren voor Mijn YouServe?  Met de organisatie specifieke URL lopen we nog tegen een aantal moeilijkheden aan, bijvoorbeeld met het inloggen in onze partner producten, zoals bvb Plusport. Met https://mijn.youserve.nl/ in plaats van de organisatie specifieke URL hebben we deze problemen niet.    Wat gaan we doen? Per woensdag 8 mei 2024 worden https://portal.youserve.nl/SSO/ en https://portal.youserve.nl/SSO/ <organisatienaam>/  vervangen door https://mijn.youserve.nl/. Wanneer gebruikers toch nog via deze URL willen inloggen, krijgen zij een melding dat deze pagina niet meer beschikbaar is. Zij kunnen op deze pagina doorklikken naar https://mijn.youserve.nl/.   Jouw actie Informeer gebruikers over de de nieuwe URL Verwijs op Intranet naar https://mijn.youserve.nl/ in plaats van de https://portal.youserve.nl/SSO/ en https://portal.youserve.nl/SSO/<organisatienaam>/ Pas eventuele snelkoppelingen aan

YouServe File Transfer - Via YS File Transfer kan je handmatig bestanden uploaden en downloaden naar/van YouServe.

In Payroll Business hebben we enige tijd al de vernieuwde proforma berekening. Hieronder vind je meer uitleg hoe deze optie in Payroll Business te gebruiken is, met daarbij ook de nodige voorbeelden die vaak gebruikt worden.     Uitleg Proforma Met de Proforma berekening maakt u een salarisberekening voor één medewerker onafhankelijk van de reguliere salarisberekening. De Proforma berekening gebruikt de bestaande inrichting en medewerker gegevens van Payroll Business. Dit resulteert in een Proforma salarisstrook die u via Mijn rapporten kunt opvragen.    Na het starten van de functie Proforma berekening selecteert u de medewerker waarvoor u Proforma berekeningen wilt uitvoeren. U kunt bijvoorbeeld eerst de berekening uitvoeren op basis van de gegevens zoals die op dat moment in Payroll Business aanwezig zijn. Daarna kunt u in het scherm bepaalde arbeidsvoorwaarde gegevens activeren of deactiveren en medewerker gegevens aanpassen en na iedere berekening het effect van de wijzigingen op de bruto-netto (of netto-bruto berekening) bekijken.    Uitgangspunten De Proforma berekening kan op ieder moment voor een medewerker worden uitgevoerd De berekening gaat altijd uit van de laatst berekende salarisverwerking voor het betreffende bedrijf en de betreffende medewerker. Dit houdt in dat de Proforma berekening rekening houdt met de inrichting en arbeidsvoorwaarden van de actuele periode.  Voorbeeld 1: een bedrijf heeft de salarisberekening van de maand juni gestart. In dat geval is de Proforma berekening gebaseerd op de inrichting en arbeidsvoorwaarden van de maand juni Voorbeeld 2: een bedrijf heeft de salarisberekening van de maand juni afgesloten. In dat geval is de Proforma berekening gebaseerd op de inrichting en arbeidsvoorwaarden van de maand juli   De Proforma resultaten worden niet vastgehouden of bewaard. Na het verlaten van het scherm zijn alle eventueel gewijzigde waardes ongedaan gemaakt In de Proforma berekening wordt rekening gehouden met cumulatieve waarden tot en met de vorige aan de actuele periode Als een Proforma berekening wordt uitgevoerd in de maand waarin de betaling van vakantiegeld of eindejaarsuitkering plaatsvindt, dan wordt de totale betaling getoond zoals in de reguliere berekening Er worden geen TWK-berekeningen uitgevoerd: alle mutaties die u opgeeft worden beschouwd als mutaties voor de actuele periode Als er alternatieve omschrijvingen zijn gedefinieerd voor gegevenselementen, ziet u deze alternatieve omschrijvingen ook in Proforma. Menu Proforma De Proforma berekening zie je onder onderstaande menu:   Beheer/Salarisberekening/Proforma Berekening   Uitleg scherm en velden Proforma berekening Medewerker zoeken   Kies in het menu Beheer -> Salarisberekening -> Proforma berekening  Zoek en selecteer de gewenste medewerker. U ziet nu in het scherm Proforma de gegevens van de medewerker zoals die op dat moment in Payroll Business aanwezig zijn  Berekening starten  Via de knop Start berekening rechtsonder in het scherm kunt u een berekening uitvoeren  U kunt ervoor kiezen om als eerste een berekening uit te voeren op basis van de huidige gegevens van de medewerker, door na het selecteren van de medewerker meteen op Start berekening te klikken Onderin het scherm ziet u dan de berekeningsgegevens onder Resultaat voor gekozen medewerker, deze zullen in principe altijd gelijk zijn aan de meest recente (voorlopige) salarisstrook. Gegevens pro forma wijzigen en ten behoeve van de berekening Klik bij Elementen rechts op het icoon en zoek via de zoekfunctie de gegevenselementen die u wilt wijzigen, bijvoorbeeld het Salaris bedrag. Bij huidige waarde ziet u de waarde die op dat moment bij de medewerker is vastgelegd  U kunt bij Rekenwaarde een waarde opgeven waarmee gerekend moet worden  Let op: dit is een Proforma-waarde; deze gegevens worden niet opgeslagen bij de medewerker. Klik op Start berekening om de Proforma berekening uit te voeren.    Output Het PDF-rapport  Als de berekening het gewenste resultaat oplevert en u wilt dit delen met iemand anders, bijvoorbeeld een collega of medewerker, klik dan op de knop Maak rapport om een pdf van de berekening te maken.    Ga vervolgens naar Rapporten -> Mijn rapporten om de pdf te bekijken en eventueel elders op te slaan.  De presentatie van de berekening is hetzelfde als de presentatie in het scherm  Op de tweede pagina van de pdf staan de gewijzigde velden van de Proforma berekening, die ook in het scherm worden getoond.  Medewerker Naam  Bovenin staat de naam van de medewerker vermeld. Dit komt ook terug in het PDF-rapport. Als de berekening bedoeld is voor iemand anders, bijvoorbeeld een sollicitant met soortgelijke arbeidsvoorwaarden als de gekozen medewerker, pas dan de naam aan voordat u het PDF-rapport aanmaakt.    Let op:  Als u na het bekijken van het rapport weer terugkeert naar het scherm Proforma berekening, ziet u in het scherm weer de actuele gegevens zoals die op dat moment in Payroll Business aanwezig zijn De wijzigingen die u had aangebracht, zijn ongedaan gemaakt Het Proforma rapport is geen salarisstrook, je kunt het logo bijvoorbeeld niet aanpassen   Definities Als een bepaald reken scenario vaker voorkomt, is het handig om de gekozen elementen op te slaan als definitie. De werkwijze is hetzelfde als bij een aantal rapporten.    Een definitie aanmaken  Vul een naam voor de definitie in bij Definitie-omschrijving Klik rechtsonder op Definitie opslaan (rechts onder)  De verzameling velden is nu opgeslagen onder de opgegeven naam. Een definitie gebruiken  Kies het keuzerondje Bestaande definitie  Kies een definitie uit de lijst met definities De eerder opgeslagen lijst met elementen wordt nu getoond en kan gebruikt worden.  Een definitie beschikbaar stellen  Ben je tevreden over een bepaalde definitie? Dan kunt u deze ook delen met collega's. Dit werkt hetzelfde als bij de Ad-hoc rapportage:  Geef in het veld Definitie beschikbaar op voor wie u de definitie beschikbaar wilt stellen. Als u een specifiek bedrijf invult, dan is de definitie alleen beschikbaar om toe te passen bij dat bedrijf.  Vult u de klant in, dan is de definitie te gebruiken bij alle bedrijven.  Klik op Definitie opslaan  Let op: als u een definitie deelt met uw collega's houdt dat in dat ook zij de definitie kunnen wijzigen en/of verwijderen.  Tip: bedenk bij het opslaan van definities duidelijk herkenbare namen. Verwijder definities die u niet meer gebruikt, zodat de lijst overzichtelijk blijft.   Voorbeelden Hieronder hebben we een aantal veelvoorkomende vragen uitgewerkt met de benodigde elementen.   Salariswijziging   Wanneer je gebruik maakt binnen jouw organisatie van salarisschalen kun je onderstaande elementen gebruiken:   Uren / dagen wijziging ( Deeltijdfactor wijziging) Met het aanpassen van Uren periode wijzig je het aantal uren dat een medewerker wil gaan werken. Hiermee verandert automatisch de deeltijdfactor en het bijbehorende salaris.   Auto van de zaak Zorg dat je bij het element Auto van de zaak (AV) de arbeidsvoorwaarden op “Standaard variant “ muteert. Wanneer iemand al een auto van de zaak heeft zal deze al ingevuld staan.   Verlof Zorg dat je bij elementen Loondoorbetaling bij verlof  “Uitsplitsing” (AV)muteert. Hieronder een voorbeeld van Betaald ouderschapsverlof. Mocht je een ander soort verlof willen muteren kun je deze zoeken. De benodigde velden zijn hiervoor verder hetzelfde.   Generatiepact  Zorg dat je bij het element Generatiepact (AV) de arbeidsvoorwaarden op “Ja” muteert.     Nieuwe Medewerker Wanneer je voor een nieuwe medewerker een Proforma loonstrook wilt maken kun je het beste gebruik maken van een bestaande medewerker met dezelfde functie. LET OP: Pas de naam van de medewerker die je hiervoor gebruikt wel aan naar een fictieve naam / naam van de nieuwe medewerker! Hierdoor start de Proforma berekening automatisch met alle gegevens van deze persoon. Met alle elementen die hierboven staan aangegeven kun je bijvoorbeeld het salaris, uren per week etc. dan aanpassen naar wat er voor deze nieuwe medewerker van toepassing is.   Een andere optie is om een testbedrijf aan te maken met daarin 1 of meerdere test medewerkers die je kan gebruiken voor Proforma berekeningen.

1. Aanpassingen wet- en regelgeving 1.1 Inleiding In deze Vooraankondiging vind je informatie over de aanpassingen in Payroll Business voor de jaarovergang van 2023 naar 2024. De meeste functionele aanpassingen zijn opgenomen in eerdere releases van Payroll Business vanaf de release van oktober. De overige functionele aanpassingen zijn beschikbaar na de januari release. Aandachtspunten In deze Vooraankondiging vind je de definitieve informatie over de aanpassingen voor de jaarovergang. Als er naderhand aanvullingen zijn op de informatie in deze Vooraankondiging, vermelden we deze in de Release notes van januari 2024. Diverse wettelijke wijzigingen voor 2024 hebben we al in oktober, november en december in Payroll Business doorgevoerd, om de jaarovergang zo makkelijk mogelijk te maken. In deze Vooraankondiging vatten we alle zaken nog eens samen, zodat je alles op een plek kunt raadplegen. Nieuwsbrief Belastingdienst Zie voor de wijzigingen in wet- en regelgeving ook de Nieuwsbrief Loonheffingen 2024 van de Belastingdienst die je kunt downloaden van www.belastingdienst.nl. 1.2 Arbeidskorting De arbeidskorting voor lagere inkomens gaat in 2024 omhoog naar € 5.532. De arbeidskorting voor de hogere inkomens wordt afgebouwd. Als het inkomen uit tegenwoordige dienstbetrekking meer is dan € 39.957 per jaar, wordt de arbeidskorting in 2024 verminderd met 6,510% van dit inkomen. De arbeidskorting is € 0 als het inkomen uit tegenwoordige dienstbetrekking € 124.934 of hoger is.  1.3 Algemene heffingskorting De algemene heffingskorting wordt met ingang van 1 januari 2024 verhoogd naar € 3.362. De algemene heffingskorting kent een inkomensafhankelijke afbouw. Bij een jaarinkomen boven het grensbedrag € 24.812 wordt de algemene heffingskorting afgebouwd met een percentage van 6,63% en is volledig afgebouwd vanaf het inkomen € 75.518.  Payroll Business berekent deze korting automatisch, als bij de medewerker in het scherm Loonheffingen de Loonheffingskorting op Ja staat. 1.4 Ouderenkorting De ouderenkorting wordt met ingang van 1 januari 2024 verhoogd naar € 2.012. De ouderenkorting kent een inkomensafhankelijke afbouw. Deze begint bij een jaarinkomen dat meer bedraagt dan € 44.819 en is 15%. Het maximale bedrag van de afbouw bedraagt eveneens € 2.012. Payroll Business berekent deze korting automatisch, als bij de medewerker in het scherm Loonheffingen de Loonheffingskorting op Ja staat en de medewerker de AOW-gerechtigde leeftijd heeft bereikt. 1.5 Alleenstaande ouderenkorting Tot 1-1-2024 mocht de alleenstaande ouderenkorting alleen maar door de Sociale Verzekeringsbank (SVB) worden toegepast. Met ingang van 1-1-2024 mogen ook andere inhoudingsplichtigen dan de SVB de alleenstaande ouderenkorting toepassen en wordt deze in zowel de groene als in de witte tabellen gepresenteerd. Vanaf 1-1-2024 kan een AOW-gerechtigde die je verloont, verzoeken om ook de alleenstaande ouderenkorting toe te passen.  Medewerker > Arbeidsrelatie > Loonheffingen (medewerker) Binnen Payroll Business is deze nieuwe korting geïmplementeerd en is het mogelijk om deze te laten berekenen. Per 1-1-2024 is hiervoor aan het scherm Loonheffingen (medewerker) het veld Alleenstaande ouderenkorting toegevoegd. Standaard heeft dit veld de waarde Nee. Als je hier Ja invult en de medewerker is AOW gerechtigd, dan zal Payroll Business bij het berekenen van de verschuldigde loonheffing ook de alleenstaande ouderenkorting toepassen.  1.6 Bijzondere beloningen Voor het berekenen van de loonheffing voor bijzondere beloningen De al bestaande tabellen voor de bijzondere beloningen zijn aangepast aan de cijfers van 2024. 1.7 Jonggehandicaptenkorting De jonggehandicaptenkorting wordt met ingang van 1 januari 2024 verhoogd naar € 899. Dit bedrag bestaat uit de volgende vier heffingscomponenten: loonbelasting premie AOW premie Anw premie Wlz Het bedrag € 899 geldt voor werknemers jonger dan de AOW-leeftijd die over de eerste tariefschijf de gecombineerde loonbelasting/premie volksverzekeringen zijn verschuldigd. Dat betekent dat er één of meer heffingscomponenten moeten worden geëlimineerd als de medewerker of de uitkeringsgerechtigde zijn loon geniet: vanaf de eerste dag van de maand waarin hij de AOW-leeftijd bereikt (de AOW-component) in een herleidingssituatie (één of meer van de vier componenten) bij wonen in het buitenland (de loonbelastingcomponent) Payroll Business berekent het juiste bedrag aan Jonggehandicaptenkorting. Hiervoor hebben wij in de referentietabel Loonheffing jonggehandicaptenkorting de bedragen van 2024 opgenomen. Payroll Business berekent deze korting automatisch, als bij de medewerker in het scherm Loonheffingen de Jonggehandicaptenkorting op Ja staat.    2. Minimum uurloon ingaande per 1 januari 2024 2.1 Controle op wettelijk minimumloon In Payroll Business kun je opgeven dat het uitbetaalde loon gecontroleerd moet worden op het wettelijke minimumloon. Dit doet je via het gegevenselement Controleren op wettelijk minimumloon. Hiervoor kun je de volgende waardes vastleggen: Niet controleren De controle vindt niet plaats. Alleen controleren. De controle vindt plaats en als het uitbetaalde loon onder het wettelijk minimumloon ligt, dan krijg je hiervan een signaal in het Signaleringsverslag.  Controleren en aanvullen. De controle vindt plaats en als het uitbetaalde loon onder het wettelijk minimumloon ligt, dan krijg je hiervan een signaal in het Signaleringsverslag en er vindt een aanvulling plaats tot aan het minimumloon. 2.2 Wettelijke wijziging per 1 januari 2024 Op 1 januari 2024 wijzigt de Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag (hierna Wml). Vanaf dan is het verplicht om werknemers per uur minimaal het wettelijke minimumuurloon te betalen. Er geldt altijd één vast minimumuurloon voor alle werknemers van 21 jaar en ouder. Voor werknemers onder de 21 jaar gelden vaste minimumjeugdlonen per uur. Op 1 januari en 1 juli van elk jaar wordt het geldende minimumuurloon geïndexeerd.  De invoering van het minimumuurloon op 1 januari 2024 betekent dat er geen vaste minimum dag-, week- en maandlonen meer voorgeschreven worden door de wet. Per sector kan de omvang van een voltijds dienstverband verschillen, bijvoorbeeld 36, 38 of 40 uur per week. Onder de oude Wml was in die gevallen eenzelfde minimum maandbedrag van toepassing. Dat leidde er in de praktijk toe dat bij een dienstverband van 40 uur feitelijk een lager uurloon gold dan bij een dienstverband van bijvoorbeeld 36 uur.  Door de invoering van het wettelijk minimumuurloon op 1 januari 2024 geldt voor werknemers in alle sectoren één uniform minimumuurloon. 2.3 Berekening en voorbeelden Door deze wettelijke wijziging voert Payroll Business de berekening van het minimumloon bij een medewerker met een vaste arbeidsduur in de week vanaf 1-1-2024 als volgt uit: Bij maandverloning Het minimumloon per maand op fulltime basis wordt berekend volgens de volgende formule. (Aantal arbeidsuren in betreffende kalenderjaar * minimumuurloon) \ 12 Dit wordt vervolgens vermenigvuldigd met de deeltijdfactor die van toepassing is. Bij 4 weken verloning Het minimumloon per 4 weken op fulltime basis wordt berekend volgens de volgende formule. (Aantal arbeidsuren in betreffende kalenderjaar * minimumuurloon) \ 13 Dit wordt vervolgens vermenigvuldigd met de deeltijdfactor die van toepassing is.   In onderstaande voorbeelden geldt een minimumuurloon van 13,17.   Voorbeeld 1 Maandverloning Voor het bedrijf geldt een werkweek van 40 uur Medewerker werkt 40 uur per week. Deeltijdfactor 1 Aantal werkdagen bij maandverloning voor 2024: 262 Fulltime arbeidsuren per werkdag: 40 / 5 = 8 Aantal arbeidsuren in 2024: 262 * 8 = 2096 Minimumloon op fulltime basis is: (2096 * 13,17) / 12 = 2.300,36 Minimumloon op parttime basis is: 2.300,36 * 1 = 2.300,36 Voorbeeld 2 Maandverloning Voor het bedrijf geldt een werkweek van 40 uur Medewerker werkt 20 uur per week. Deeltijdfactor 0,5 Aantal werkdagen bij maandverloning voor 2024: 262 Fulltime arbeidsuren per werkdag: 40 / 5 = 8 Aantal arbeidsuren in 2024: 262 * 8 = 2096 Minimumloon op fulltime basis is: (2096 * 13,17) / 12 = 2.300,36 Minimumloon op parttime basis is: 2.300,36 * 0,5 = 1.150,18 Voorbeeld 3 4-weken verloning Voor het bedrijf geldt een werkweek van 40 uur Medewerker werkt 40 uur per week. Deeltijdfactor 1 Aantal werkdagen bij maandverloning voor 2024: 260 Fulltime arbeidsuren per werkdag: 40 / 5 = 8 Aantal arbeidsuren in 2024: 260 * 8 = 2080 Minimumloon op fulltime basis is: (2080 * 13,17) / 13 = 2.107,20 Minimumloon op parttime basis is: 2.107,20 * 1 = 2.107,20  Berekening minimumloon bij jeugdige met vaste arbeidsduur in de week Als een jeugdige in de afrekenperiode jarig is en een hoger minimumuurloon van toepassing wordt, dan wordt het gemiddelde minimumloon berekend dat in die afrekenperiode van toepassing is.  Voorbeeld 4 Maandverloning Voor het bedrijf geldt een werkweek van 40 uur Medewerker werkt 40 uur per week. Deeltijdfactor 1 Geboortedatum van de medewerker is 16-1-2008 Op 16-1-2024 wordt hij 16 jaar Minimum uurloon voor een 15 jarige is: 3,96 Minimum uurloon voor een 16 jarige is: 4,41 Minimumloon voor de periode dat hij 15 jaar oud is Werkdagen voor 2024: 262 Fulltime arbeidsuren per werkdag: 40 / 5 = 8 Aantal arbeidsuren in 2024: 262 * 8 = 2096 Minimum loon per maand: (2096 * 3,96) / 12 = 691,68 Pro rata op basis van werkdagen voor de periode dat hij 15 jaar is: (11 / 23) * 1 * 691,68) = 330,80 Minimumloon voor de periode dat hij 16 jaar oud is Werkdagen voor 2024: 262 Fulltime arbeidsuren per werkdag: 40 / 5 = 8 Aantal arbeidsuren in 2024: 262 * 8 = 2096 Minimum loon per maand: (2096 * 4,41) / 12 = 770,28 Pro rata op basis van werkdagen voor de periode dat hij 16 jaar is: (12 / 23) * 1 * 770,28) = 401,89 Totaal: 330,80 + 401,89 = 732,69 Nieuwe berekening minimumloon door Payroll Business bij medewerker zonder vaste arbeidsduur in de week Deze medewerkers kunnen op basis van de gewerkte uren verloond worden via de arbeidsvoorwaardevariant Salaris (variabel bruto). Het minimumloon wordt dan berekend door de gewerkte uren te vermenigvuldigen met het minimumuurloon dat van toepassing is.   Voorbeeld 5 Minimumuurloon bedraagt 13,17 Medewerker heeft 100 uur gewerkt Minimumloon bedraagt: 100 uur * 13,17 = 1.317,00 Berekening minimumloon bij jeugdige zonder vaste arbeidsduur in de week Als een jeugdige wordt verloond op basis van de gewerkte uren en in de afrekenperiode jarig is, dan wordt er het gemiddeld minimumuurloon berekend dat in die afrekenperiode van toepassing is. Dat wordt vervolgens vermenigvuldigd met de gewerkte uren van de medewerker.  Voorbeeld 6 Maandverloning Medewerker heeft een oproepcontract Geboortedatum van de medewerker is 16-1-2008 Op 16-1-2024 wordt hij 16 jaar In de afrekenperiode is er 80 uur gewerkt Minimum uurloon voor een 15 jarige is: 3,96 Minimum uurloon voor een 16 jarige is: 4,41 Minimum uurloon voor de periode dat hij 15 jaar is op basis van pro-rata werkdagen (11 / 23) * 3,96 = 1,893913 Minimum uurloon voor de periode dat hij 16 jaar is op basis van pro-rata werkdagen (12 / 23) * 4,41 = 2,300870 Gemiddeld minimumuurloon: 1,893913 + 2,300,870 = 4,194783 Minimumloon voor deze afrekenperiode: 80 (gewerkte uren) * 4,194783 (gemiddeld uurloon) = 335,58264 Afgerond 335,58 Berekening minimumloon bij indexatie wettelijk minimumuurloon Dit speelt bij 4-weken verloning. In periode 7 valt dan namelijk 1 juli, waardoor er twee minimumuurloonbedragen van toepassing zijn voor die afrekenperiode.   Bij een medewerker met een vast overeengekomen arbeidsduur, wordt dan het gemiddelde minimumloon berekend dat in die afrekenperiode van toepassing is. De werkwijze is dan overeenkomstig voorbeeld 4. Bij een medewerker zonder vast overeengekomen arbeidsduur, wordt dan het gemiddelde minimumuurloon berekend dat in die afrekenperiode van toepassing is. De werkwijze is dan overeenkomstig voorbeeld 6.  Arbeidsvoorwaardevariant Salaris daglonen aangepast Via de arbeidsvoorwaardevariant Salaris daglonen kun je een medewerker verlonen op basis van de gewerkte dagen. Aangezien hier geen gewerkte uren worden vastgelegd, is het niet meer mogelijk om het minimumloon te bepalen. Daarom hebben we met ingang van 1-1-2024 het veld Controleren op wettelijk minimumloon van het medewerkerscherm Salaris daglonen verwijderd. Nieuwe berekening minimum vakantietoeslag op basis van nieuw minimumuurloon De minimum vakantietoeslag wordt op fulltime basis berekend volgens de volgende formule: Aantal arbeidsuren in betreffende kalenderjaar * minimumuurloon * percentage vakantietoeslag   en vervolgens vermenigvuldigd met de deeltijdfactor die van toepassing is.  2.4 Percentages en parameters Sociale Verzekeringen Maximum premieloon Het maximum premieloon is per 1 januari 2024 verhoogd naar € 71.628, was in 2023 €66.956. Premiepercentage Algemeen Werkloosheidsfonds laag Dit premiepercentage is gelijk gebleven aan de waarde van 2023 en is 2,64%. Als er sprake is van een uitkering, moet deze tegen het lage percentage worden berekend. De looncomponenten die betrekking hebben op de uitkering, moet je koppelen via Instellingen > Grondslag > Looncomponenten Awf uitkering / Aof uitkering.  Premiepercentage Algemeen Werkloosheidsfonds hoog Dit premiepercentage is gelijk gebleven aan de waarde van 2023 en is 7,64%. Premie Arbeidsongeschikheidsfonds laag Dit premiepercentage is per 1 januari 2024 verhoogd naar 6,18%, was in 2023 5,46%. Premie Arbeidsongeschikheidsfonds hoog Dit premiepercentage is per 1 januari 2024 verhoogd naar 7,54%, was in 2023 7,11%. Als er sprake is van een uitkering, moet deze tegen het hoge percentage worden berekend. De looncomponenten die betrekking hebben op de uitkering, moet je koppelen via Instellingen > Grondslag > Looncomponenten Awf laag / Aof uitkering.  Premie Wet Kinderopvang (WKO) Dit premiepercentage is per 1 januari 2024 ongewijzigd ten opzichte van 2023 en blijft 0,50% . Premie werknemersbijdrage Zorgverzekeringswet (laag) Het percentage voor de premie werknemersbijdrage ZVW is per 1 januari 2024 verlaagd naar 5,32%; in 2023 was dit 5,43%. Premie werkgeversheffing Zorgverzekeringswet (hoog) Het percentage voor de premie werkgeversheffing ZVW is per 1 januari 2024 verlaagd naar 6,57%; in 2023 was dit 6,68%. Vrije vergoeding per kilometer(reiskosten) Het bedrag dat je aan vrije vergoeding mag geven voor reiskosten, is per 1 januari 2024 verhoogd naar 0,23 cent per kilometer; in 2023 was dit 0,21 cent per kilometer. Vrije vergoeding thuiswerken Het bedrag dat je aan vrije vergoeding mag geven voor thuiswerken is per 1 januari 2024 verhoogd naar € 2,35; in 2023 was dit € 2,15. 2.5 Premie Private Aanvulling Werkloosheidswet (PAWW) Het percentage voor de premie PAWW is per 1 januari 2024 verlaagd naar 0,08%; in 2023 was dit 0,15%.   2.6 Loonheffing – verschil Ook dit jaar zit er, net als vorig jaar, mogelijk een verschil in de loonheffing die is berekend in de salarisadministratie en de belasting die een medewerker moet betalen op basis van de inkomstenbelasting. Dit verschil wordt veroorzaakt door de opbouw en de afbouw in de arbeidskorting, de algemene heffingskorting en de ouderenkorting, waarbij bij de bijzondere beloningen onvoldoende rekening wordt gehouden in de loonberekening. Dit is geen fout in de salarissoftware, maar is wettelijk zo vastgesteld. 3. Wijzigingen 30% regeling 2024 3.1 WNT-norm Vanaf 2024 geldt er een WNT-norm (Wet Normering Topinkomens). Dat betekent dat iedereen maar maximaal 30% mag krijgen over deze norm van € 233.000. Overgangsregeling Er geldt echter een overgangsregeling: medewerkers die in december 2022 de 30% hebben genoten op de loonstrook - LET OP: dit is iets anders dan datum beschikking - mogen de komende 2 jaar nog gebruikmaken van deze overgangsregeling en voor hen hoeft de WNT-norm dus niet te gelden.   Omdat de salarisverwerking in 2024 maximaal terug kan naar januari 2023 en niet meer naar december 2022, is het voor het systeem niet mogelijk dit te baseren op basis van payrollelementen. Daarom hebben we aan de schermen voor de 30% regeling een veld toegevoegd waarmee je dit kunt regelen. Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaardenpakket > 30%-regeling Aan de betreffende schermen hebben we het volgende veld toegevoegd: WNT norm niet toepassen (2024 en 2025) Voor medewerkers waarbij in de salarisverwerking van december 2022 de 30%-regeling van toepassing was op de loonstrook en die gebruik mogen maken van de overgangsregeling, kun je dit veld op Ja zetten. Actie Je hoeft dit veld alleen in te vullen als er sprake is van de overgangsregeling. 3.2 Verhogen Norminkomen De wens was om het norminkomen te kunnen verhogen met meer dan 0,01 cent. Vanaf 1-1-2024 hebben we daarom aan de bedrijfsschermen voor de 30%-regeling een nieuw veld toegevoegd waarmee je kunt instellen met welk bedrag je het norminkomen wilt ophogen. Standaard gaan we dit op Landniveau instellen op € 1.00 en kun je als klant afwijken. Instellingen > Arbeidsvoorwaardegegevens (bedrijf) > 30% regeling Standaard zetten we dit veld op €1,00. Als je het norminkomen met een ander bedrag wilt ophogen, kun je vanaf nu zelf het bedrag aanpassen. Actie Je hoeft dit veld alleen aan te passen als je af wilt wijken van de standaard €1,00 ophogen van de norm. 4. Pensioenwijzigingen 2024 4.1 Uniforme Pensioen Aangifte Pensioenfondsen die overstappen op de Uniforme Pensioen Aangifte (UPA) In voorgaande jaren hebben steeds meer pensioenfondsen de overstap gemaakt naar de Uniforme Pensioen Aangifte (UPA). In 2024 zijn er echter GEEN fondsen die de overstap naar de UPA maken.  Regelingen die voor 2024 worden toegevoegd / verwijderd Voor 2024 worden er vanuit de diverse pensioenregelingen en CAO's een aantal regelingen verwijderd en toegevoegd. Hieronder vermelden we de wijzigingen per fonds via ons CAO-nieuws op de community. 4.2 UPA 2024 - Wijziging in de Verlofsoorten Onbetaald langdurig zorgverlof Als er sprake is van Onbetaald Langdurig zorgverlof moeten vanaf 2024 de uren en de nieuwe code OLZ worden opgenomen in de UPA. Daarom hebben we een nieuwe grondslag aangemaakt UPA - Uren Onbetaald langdurig zorgverlof. In deze grondslag kun je de uren toevoegen vanuit de arbeidsvoorwaarden Loondoorbetaling bij Verlof die je gebruikt voor onbetaald langdurig zorgverlof. De opgegeven uren en de code OLZ worden dan automatisch doorgegeven in de UPA. Hoe Instellingen > Berekening > Grondslag Wij hebben de grondslag UPA - Uren Onbetaald langdurig zorgverlof toegevoegd, zodat je vanaf 01-01-2024 de juiste uren kan koppelen. Actie Je hoeft deze grondslag alleen te vullen als je gebruik maakt van langdurig zorgverlof en de UPA. 4.3 UPA 2024 - Telling Natuurlijke Personen Waarom Vanaf 2024 moeten wij een totaaltelling van het aantal natuurlijke personen doorgeven bij elke regeling. Hoe In de totalen van de UPA hebben wij deze nieuwe regel toegevoegd zodat dit juist wordt doorgegeven richting de UPA. Actie Er is geen actie nodig.  4.4 Wijzigingen APG Instellingen > Gegevensuitwisseling > Interfaces / Periodieke Interface APG Voor APG zijn er geen wijzigingen voor 2024. 5. Aanpassingen Payroll Business 2024 5.1 Jaarlijks controleren en aanpassen op basis van beschikking Belastingdienst Waarom Ieder jaar ontvang je medio november van de Belastingdienst een beschikking waarin staat of jouw organisatie voor het eerstvolgende jaar (nu dus 2024) wordt beschouwd als kleine werkgever, middelgrote werkgever of grote werkgever. Ook vind je in deze beschikking de nieuwe percentages van de Werkhervattingskas die voor jouw onderneming van toepassing zijn.  Actie Controleer op basis van de beschikking of deze gegevens voor het komende jaar correct zijn vastgelegd.  Ga naar Instellingen > Berekening > Gegevens UWV. Controleer of in het veld Keuze Aof premie laag / hoog berekenen de juiste waarde is ingevuld per 1-1-2024. Leg de nieuwe percentages voor de Werkhervattingskas uitgesplitst vast in de velden ZW flex perc werkgever en WGA perc werkgever; als je de helft van de WGA premie verhaalt op de medewerker, vul dan ook het percentage in bij het veld WGA perc werknemer. 5.2 CAO Codes Vanaf 2024 heeft de Belastingdienst een aantal CAO's afgesloten. Dit betekent dat de onderstaande CAO's niet meer worden verstuurd naar de Belastingdienst. Hiervoor hebben wij de omschrijvingen van de CAO's aangepast met de omschrijving: vervallen per 1-1-2024. Actie Medewerker > Contract > CAO Code en Afwijkende CAO code Je hoeft niets te doen. Uit analyse is gebleken dat geen van deze CAO codes in Payroll Business in gebruik zijn. 5.3 Tijdspaarfonds Waarom De Belastingdienst wilt vanaf 1-1-2024 doorkrijgen of er sprake is van een Tijdspaarfonds bij een inkomstenverhouding. Dit hoef je alleen door te geven als er een afspraak is op CAO-niveau of in de arbeidsvoorwaarden tussen werkgever en werknemer. Voorbeeld is de CAO uw en Infra waarbij dit speelt. Hiervoor hebben we een Ja/ nee veld toegevoegd aan het scherm Loonaangifte (contract).  Hoe Medewerker > Contract > Loonaangifte (contract) Met de ingang van 1-1-2024 hebben we het veld Tijdspaarfonds  toegevoegd aan het scherm Loonaangifte (contract). Hierin kun je zo nodig Ja of Nee invullen.  Actie Er is alleen actie nodig als er vanuit de CAO of de arbeidsovereenkomst sprake is van een Tijdspaarfonds. In dat geval moet dit veld altijd worden doorgegeven naar de Belastingdienst. 5.4 Reden Invloed verzekeringsplicht 1 Waarom De Belastingdienst gaat vanaf 1-1-2024 een aantal zaken strenger controleren. Een van die strengere controles betreft signaal L1906. Om jullie als klant op een juiste en gemakkelijke manier te ondersteunen en deze fouten zo vroeg mogelijk in het proces te voorkomen, hebben we ervoor gekozen om het veld Invloed verzekeringsplicht 1 te verhuizen van het scherm Loonaangifte contract naar het scherm Arbeidscontract. Op deze manier kunnen we de logica van dit signaal gebruiken in het mutatieproces en ervoor zorgen dat het niet meer mogelijk is de foutieve mutatie vast te leggen.  Hoe Medewerker > Contract > Arbeidscontract  Met ingang van 1-1-2024 vind je het veld Invloed verzekeringsplicht 1 in het scherm Arbeidscontract waar we het tussen de velden Aard arbeidsverhouding en Reden einde Arbeidsverhouding hebben geplaatst. Actie Er is geen actie nodig. De klanten waarbij dit signaal speelde, hebben we persoonlijk benaderd en gevraag dit op te lossen om de problemen in januari voor te zijn. 6. Wijzigingen in signaleringen 2024 6.1 Fouten Vanaf 2024 hebben we opnieuw van een aantal signalen de ernst Waarschuwing gewijzigd in Fout en ze daarom verplaatst van Waarschuwing naar Fout. Deze verandering kan voortkomen uit het feit dat de Belastingdienst het signaal zwaarder laat wegen, zoals signaal L1906, maar ook omdat jullie als klant graag willen, dat wij helpen om de signalen te voorkomen.    De onderstaande signalen zijn verplaatst van Waarschuwing naar FOUT waardoor het niet meer mogelijk is ze foutief naar de Belastingdienst te sturen. Dit voorkomt dat je een brief van de Belastingdienst ontvangt.  Code 2023 Code 2024 Signaal Nieuwe Tekst 1906 1906 1906 - Arb verh en/of Srt inkv fout bij Invl verz Er is een Code invloed verzekeringsplicht aangegeven terwijl de Code soort inkomstenverhouding niet 11 en 15 is en/of de Code aard arbeidsverhouding 7 of 79 is. 2106 2106 2106 - Publ.recht.aanstelling moet NVT zijn Als de waarde van het veld Soort inkomen ongelijk is aan 11, 13 of 15  OF de waarde van het veld Aard arbeidsverhouding ongelijk is aan 18, dan moet Publiekrechtelijke aanstelling voor onbep. tijd de waarde N.V.T hebben. 2221 2221 2221 - Srt contr moet N zijn bij gekozen Srt ink Als het veld Soort inkomen ongelijk is aan 11, 13, 15, 53 of 62, dan moet het veld Soort contract de waarde Niet van toepassing bevatten. 2222 2222 2222 - Schrift ovk  moet X zijn bij gekozen Srt ink Als het veld Soort inkomen ongelijk is aan 11, 13, 15, 53 of 62, dan moet het veld Schriftelijke arbeidsovk de waarde Niet van toepassing bevatten. 2223 2223 2223 - Opr ovk moet X zijn bij gekozen Srt ink Als het veld Soort inkomen ongelijk is aan 11, 13, 15, 53 of 62, dan moet het veld Oproepovereenkomst de waarde Niet van toepassing bevatten. 6.2 Waarschuwingen Onderstaand signaal heeft een einddatum van 31-12-2023 gekregen. De eerste 2 signalen zijn vervangen door het signaal L1906, dat we hebben aangepast en verbeterd, omdat de Belastingdienst deze situatie vanaf januari 2024 als FOUT gaat behandelen. Het signaal L2212 heeft een einddatum van 31-12-2023 gekregen, omdat de Belastingdienst hier niet meer op gaat signaleren. Code 2023 Code 2024 Signaal Toelichting - - Bij Invl. verz. pl. hoort niet Arb.verh.: 7 of 79 Als het veld Invloed verzekeringsplicht 1 een waarde bevat, dan mag het veld Aard arbeidsverhouding niet de waarde 07 (Stagiair) of 79 (Opting-in-regeling) bevatten. - - Bij Invloed verz.pl. hoort Soort inkomen: 11 of 15 Als het veld Invloed verzekeringsplicht 1 is gevuld, dan moet het veld Soort inkomen de waarde 11 (Loon ambtenaar (Ambt.wet 1929)) of 15 (Loon, overig) bevatten. 2212 - 2212 - Aant verl uren 0 als loon is vak.bijs. + AVWBedrag Als Loon in geld groter is dan € 0 en gelijk is aan de som van vakantiebijslag en arbeidsvoorwaardenbedrag,  én het veld Incidentele inkomstenvermindering is ongelijk aan Z (Ziekte) en de Datum einde inkomstenverhouding is leeg, dan moet het aantal verloonde uren gelijk zijn aan 0. 6.3 Informatief De Belastingdienst controleert op meer zaken dan waar ze op afkeuren of waarover ze een brief sturen. Sommige signalen worden aan de Software leveranciers alvast teruggegeven als informatief signaal. Dit zijn signalen waar de Belastingdienst al wel last van heeft in de administratie, maar er nog over nadenkt om deze in een later stadium als signaal terug te gaan geven aan de inhoudingsplichtige. Deze geven ze dus al wel aan de Software Leverancier terug, zodat deze er samen met de klanten voor kunnen zorgen dat dit wordt opgelost voordat ze deze per brief gaan terugkoppelen. Om jullie als klant hierbij te ondersteunen gaan we vanaf 1-1-2024 onderstaande signalen als Informatieve signalen teruggeven in het Signaleringsverslag.  Code 2023 Code 2024 Signaal Toelichting - C0223 C0223 - Code invloed verzekeringsplicht onjuist Je hebt de code invloed verzekeringsplicht aangeleverd met A of B, terwijl de indicatie verzekerd WAO/IVA/WGA, indicatie verzekerd WW en/of indicatie verzekerd ZW de waarde J heeft. - C1124 C1124 - Soort inkomst.verh/Werkgeversbijdrage fout Je hebt de Werkgeversheffing Zvw gevuld met een bedrag ongelijk aan € 0 terwijl de Code soort inkomstenverhouding / inkomenscode gelijk is aan 17.