Kennisbank YouServe

Update vrijdag 26 juli 2024 Het is vanaf heden ook weer mogelijk als beheerder in Gebruikersbeheer het veld "Herstel e-mail adres" te wijzigen.     Vanaf nu is het mogelijk om het versturen van de activatie e-mail voor het Onyouforce account te sturen naar een alternatief e-mailadres. Handig voor bijvoorbeeld nieuwe medewerkers die je al wel toegang wilt geven tot Youforce maar die nog geen toegang hebben tot het zakelijke  e-mailadres.   Versturen activatie e-mail naar een alternatief e-mailadres:  ⦁ Ga naar gebruikersbeheer  ⦁ Zoek de gebruiker op en klik op details bekijken   ⦁ Scrol naar beneden naar Onyouforce account en klik op verstuur uitnodiging   ⦁ Het volgende scherm wordt getoond. Klik op anders en vul het e-mailadres in waar jij de activatiemail naar wilt versturen Let op!  Zorg ervoor dat je het juiste e-mailadres invult. Zo voorkom je dat iemand anders toegang krijgt tot de Youforce-omgeving van deze gebruiker omdat deze mail dan verstuurd wordt naar het e-mailadres van iemand anders. ⦁ Klik op verstuur uitnodiging    De uitnodiging is nu verstuurd naar een alternatief e-mailadres waarop de gebruiker het account kan activeren.    Let op!  Dit verstuurt alleen de activatielink naar het alternatieve e-mailadres. Het geregistreerde herstel e-mailadres blijft ongewijzigd.  Herstel e-mail adres Daarnaast wordt er momenteel gewerkt aan de mogelijkheid voor beheerders om het herstel e-mailadres van een gebruiker te kunnen wijzigen (in plaats van uitsluitend raadplegen). Zodra dit beschikbaar is zullen we dit communiceren op de community. Voor gebruikers zelf is het al wel mogelijk om het herstel e-mailadres te wijzigen. Hoe ze dat doen? Dat kan je lezen in het volgende kennisartikel: Gebruikersbeheer, Werkinstructie, Wachtwoord herstel e-mailadres wijzigen door medewerker zelf | Kennisartikel

Aanleveren beschikking 2025 aan uw salaristeam: Om vanaf 2025 in de loonaangifte direct de juiste bedragen te berekenen voor de premieafdracht Whk en Aof, verzoeken wij je de nieuwe Whk / Aof beschikking 2025 uiterlijk met de salarismutaties voor de maand januari 2025 bij je salaristeam aan te leveren.   Laat het salaristeam ook weten als jouw onderneming eigenrisicodrager (ER) is geworden per 1 januari 2025, of juist weer is teruggekeerd naar de publieke verzekering via UWV. In deze situaties ontvang je ook een beschikking van de Belastingdienst.   De basispremie Aof (arbeidsongeschiktheidsfonds) is vanaf het kalenderjaar 2022 vervangen door een gedifferentieerde Aof premie. Kleine werkgevers betalen een lagere Aof premie dan (middel)grote werkgevers. Met deze verlaging komt het kabinet kleine werkgevers financieel tegemoet in de kosten van de loondoorbetaling bij ziekte. Kleine werkgevers kunnen het premievoordeel gebruiken voor herverzekering van loonkosten tijdens ziekte. Dit kan o.a. via de MKB-verzuimontzorgverzekering.   Kleine werkgever: De Belastingdienst geeft op de beschikking aan of de werkgever voor de Whk premie en de Aof premie een kleine of (middel)grote onderneming is. De grens bij een kleine werkgever wordt ook in 2025 gesteld op 25 maal het gemiddeld premieloon per werknemer per jaar.   Controle en bezwaar maken: Het is belangrijk dat je de ontvangen beschikking goed controleert. Zijn de juiste loonsommen gebruikt en zijn de toegerekende uitkeringslasten wel juist. Voor de toegerekende uitkeringslasten kun je een specificatie-instroomgegevens bij de Belastingdienst opvragen. Je hebt de mogelijkheid om binnen 6 weken na dagtekening van de beschikking bezwaar te maken tegen de vastgestelde premie.   Kleine werkgevers betalen een vaste sectorale premie en krijgen in plaats van een beschikking een ‘mededeling’ van de Belastingdienst met de sectorpremie voor 2025. Tegen de hoogte van desectorpremie kan geen bezwaar worden gemaakt.   Meer informatie: Meer informatie over deze beschikking kun je vinden op de website van de UWV via onderstaande link. Link: UWV en gedifferentieerde premies 2025

Zoals in dit artikel gemeld, bieden we vanaf dinsdag 4 juni 2024 nieuw Gebruikersbeheer aan. Inmiddels is dit verder uitgebreid op donderdag 13 juni 2024, zie dit artikel. Daarom is er een nieuwe, aangepaste handleiding geschreven, zie bijlage (versie juni 2024).    In deze handleiding nemen we je mee in alle processen omtrent gebruikers die beschikbaar zijn in Gebruikersbeheer. Denk hierbij aan het aanmaken, wijzigingen, blokkeren en verwijderen van gebruikers. Deze handleiding is geschreven voor beheerders. 

De toegang tot het Medewerkerdossier (voorheen Personeelsdossier) in Mijn YouServe is geregeld via de autorisatie "Personeelsdossier - Medewerker". Dit moet gedaan worden voor elke rol die toegang mag krijgen tot het Medewerkerdossier. Heeft een medewerker meerdere rollen (zoals bijvoorbeeld manager/medewerker en/of roltoewijzing UM)? Dan moet dit dus ook voor elke rol aangezet worden. De autorisatie kan door HR professionals als volgt worden toegekend:  Log in op je Professional account met beheerdersrechten via mijn.youserve.nl Ga naar het tab HR Professional Klik op Gebruikersbeheer Klik op Youforce autorisatieprofielen beheren Vink Personeelsdossier - Medewerker aan Klik Opslaan onderaan de pagina De wijzigingen moeten direct of na opnieuw inloggen zichtbaar zijn. Let op: Mogen medewerkers alleen inzage hebben in Salarisdossier? Lees dan ook Medewerkers mogen geen toegang tot Personeelsdossier, alleen Salarisdossier. Voor Community leden zonder toegang tot het kennisportaal, zijn de kennisartikelen als bijlage toegevoegd

Naast de mogelijkheid om een eigen banner toe te voegen is het mogelijk om een bericht op de landingspagina van Mijn YouServe te publiceren. Doel bericht Het doel van bericht is om mededelingen voor medewerkers en managers te plaatsen op de landingspagina van Mijn YouServe.   Alleen de eerste zin van het bericht wordt getoond.  Klik op  om het bericht te lezen. Opmaakopties bericht Maximum 5000 characters Vet, cursief, onderstreept, doorhalen, nummering en opsommingsteken Tekstkleur en markeren 6 lettertypes Formatering verwijderen Hyperlinks Invoegen afbeelding (enkel via url van online afbeelding) Een bericht configureren Een bericht configureren doe je in 'Configuratie bedrijfsinstellingen'. Deze applicatie kan je in de categorie 'Configuratie' vinden of via de zoekbalk op trefwoord 'Bedrijfsinstellingen'      Het Nederlandse bericht is verplicht.  Engels, Duits en Frans zijn optioneel.  Het bericht wordt in de taalkeuze van Mijn YouServe (Persoonlijke instellingen) getoond. Alleen de eerste zin van het bericht wordt getoond.  Klik op  om de preview venster uit te klappen.   Tip:  je hoeft een bericht niet te verwijderen. Na de einddatum verdwijnt het bericht van de landingspagina.  Je kan hetzelfde bericht opnieuw gebruiken met een andere begin - en einddatum.

De YouServe app van YouServe kun je downloaden in de app stores, zoek op "YouServe". Meer informatie over gebruiksvoorwaarden en functionaliteiten vind je hier. Snelstartgids Via de link hieronder kun je de Snelstartgids van de YouServe app downloaden.  Handleiding YouServe app Via de link hieronder kun je de Handleiding van de YouServe app downloaden.    

  Update vrijdag 26 juli 2024 Het is vanaf heden ook weer mogelijk als beheerder in Gebruikersbeheer het veld "Herstel e-mail adres" te wijzigen. De tekst in onderstaand artikel is hierop aangepast. Oorspronkelijk kennisbank artikel Er zijn recent drie toevoegingen gerealiseerd binnen Gebruikersbeheer:   1. Auditlog van een gebruiker downloaden Naast dat je in Gebruikersbeheer de gebruikerslijst kunt downloaden, is het vanaf nu ook mogelijk om de audit log te downloaden per gebruiker. Hieronder leggen wij uit hoe je dit kunt doen.   2. Sorteren op 'Status In het overzicht gebruikers kan er vanaf nu worden gesorteerd op ‘status’. Alle kolommen met de pijltjes naast de kolomnaam kunnen worden gesorteerd.   3. Raadplegen Wijzigen herstel/recovery e-mailadres Het herstel/recovery e-mailadres van de gebruiker is nu ook weer te raadplegen. Het is weer mogelijk om dit e-mailadres als beheerder te wijzigen.     Hoe kan ik de auditlog van een gebruiker downloaden?  1. Zoek de gebruiker op waar je de audit log van wilt downloaden en klik op ‘details bekijken    2. Scroll naar beneden tot je bij Audit log aankomt (indien van toepassing)     3. Klik op Alles bekijken 4. Klik vervolgens op ‘Download audit log’    5. Het CSV bestand wordt nu gedownload   Gebruik de Excelfunctie ‘Tekst naar kolommen/Text to Columns’ om de waardes die gescheiden zijn door een komma in aparte kolommen te plaatsen.   

English version available in the second part of this article... De aanpassing is alleen van toepassing op gebruikers die inloggen met een @onyouforce.com account.    Gebruikers die inloggen met Single Sign On (SSO) merken niets van deze aanpassing. Wat is de wijziging: Alle @onyouforce.com accounts worden vanaf dinsdag 3 september 2024 aangepast naar @onyouserve.nl. De impact voor jou is beperkt tot het invoeren en opslaan van je aangepaste gebruikersnaam.   De hint ‘gebruikersnaam@onyouforce.com’ wordt verwijderd uit de domein selector. Nieuwe gebruikers dienen éénmalig hun nieuwe 'gebruikersnaam@onyouserve.nl' account in te typen in dit scherm. Het inlogscherm toont de nieuwe domeinnaam @onyouserve.nl Als reguliere gebruiker kan je via de optie ‘ Gebruik een andere account’ van het bestaande inlogscherm je aangepaste account invoeren en kan je tijdens de eerstvolgende login het oude onyouforce.com account verwijderen. Goed om weten: Als bestaande gebruiker hoef je  niet opnieuw een account onboarding proces te doorlopen en zal dus je geen e-mail ontvangen Je blijft de Ping-ID app gebruiken voor twee factor authenticatie (2FA) Gebruikers  blijven voor een maximum van 300 dagen ingelogd in de YouServe app. Na deze periode zal je opnieuw moeten inloggen met je onyouserve.nl gebruikersnaam.   English version: The adjustment only applies to users who log in with an @onyouforce.com username.   Users who log in with Single Sign On will not notice this change. What is the change: All @onyouforce.com usernames will be changed to @onyouserve.nl from Tuesday, September 3, 2024. The impact for you is limited to entering and saving your modified username. The hint 'accountname@onyouforce.com' is removed from the domain selector. New users must enter their 'accoutname@onyouserve.nl' username once in this screen. The login screen shows the new domain name @onyouserve.nl. As a regular user, you can enter your modified username via the 'Use a different account' option on the login screen and you can afterwards delete the old onyouforce.com username during your next login. Good to know: Since you have an existing user account, you do not have to go through another account onboarding process and therefore you will not receive an e-mail You continue to use the Ping-ID app for two-factor authentication (2FA) Users remain logged into the YouServe app for a maximum of 300 days. After this period you will have to log in again with your onyouserve.nl username.

Is jouw organisatie al klaar voor de overstap naar de nieuwe Mijn YouServe omgeving? Lees hieronder onze checklist voor beheerders.   Wat moet je doen? Informeer gebruikers over de nieuwe URL Verwijs op Intranet naar de nieuwe URL mijn.youserve.nl Pas eventuele snelkoppelingen aan Maak je gebruik van SSO? Lees dan hier wat je moet doen. Werk e-mail-templates bij zodat hier verwezen wordt naar de nieuwe URL mijn.youserve.nl Denk bijvoorbeeld aan Configuratie Salarisdossier Email-tekst, documenten in Templatebeheer waarin de inlog URL staat opgenomen, aanvullende e-mailnotificaties in SelfService etc. Werk autorisaties bij in de gebruikersrollen van jouw organisatie zodat gebruikers de juiste tabs zien. Tabs zijn Mijn Portaal en HR Professional. Zie het bijgevoegde PDF voor een overzicht van onze applicaties en onder welke tab deze vallen. Maak je gebruik van ons Salarisdossier maar niet van Personeelsdossier? Lees dan hier wat je moet doen.

Eind november 2023 hebben wij aangekondigd dat wij overgaan naar Mijn YouServe. Met de overgang naar Mijn YouServe hebben we nog maar één URL om in te loggen, namelijk https://mijn.youserve.nl/. Daarmee vervallen ook de specifieke SSO urls (https://portal.youserve.nl/SSO/  en https://portal.youserve.nl/SSO/<organisatienaam>/). Waarom vervalt de SSO URL en organisatie specifieke SSO URL? Met het aanbieden van SSO willen we het leven van onze gebruikers een stukje makkelijker maken. Maar doordat de gebruiker in het verleden met SSO het e-mailadres tweemaal moest vullen, hebben we voor een aantal klanten de organisatie specifieke URL in het leven geroepen. Met deze organisatie specifieke URL hoefde de gebruiker niet meer twee keer het e-mailadres in te vullen.    Met de komst van https://mijn.youserve.nl/ hebben we gelijk een aantal verbeteringen door kunnen voeren. Waaronder dat de gebruiker maar één keer het e-mailadres hoeft in te vullen, ook wel bekend als de “login hint ”, voor alle gebruikers. Daardoor is de organisatie specifieke URL overbodig.    Maar waarom niet alsnog een organisatie specifieke URL creëren voor Mijn YouServe?  Met de organisatie specifieke URL lopen we nog tegen een aantal moeilijkheden aan, bijvoorbeeld met het inloggen in onze partner producten, zoals bvb Plusport. Met https://mijn.youserve.nl/ in plaats van de organisatie specifieke URL hebben we deze problemen niet.    Wat gaan we doen? Per woensdag 8 mei 2024 worden https://portal.youserve.nl/SSO/ en https://portal.youserve.nl/SSO/ <organisatienaam>/  vervangen door https://mijn.youserve.nl/. Wanneer gebruikers toch nog via deze URL willen inloggen, krijgen zij een melding dat deze pagina niet meer beschikbaar is. Zij kunnen op deze pagina doorklikken naar https://mijn.youserve.nl/.   Jouw actie Informeer gebruikers over de de nieuwe URL Verwijs op Intranet naar https://mijn.youserve.nl/ in plaats van de https://portal.youserve.nl/SSO/ en https://portal.youserve.nl/SSO/<organisatienaam>/ Pas eventuele snelkoppelingen aan

Voorbereiden nieuw verlofjaar Hieronder lees je welke stappen je moet doorlopen bij de jaarovergang naar het nieuwe verlofjaar. 1. Acties Wij adviseren om het volgende verlofjaar al vast voor te bereiden door het uitvoeren van de volgende acties:  werkroosters genereren collectief verlof aanvragen feestdagen inrichten  feestdagencluster(s) inrichten verlofregelingen controleren Basisinrichting verlof gereed? Let er op dat de basisinrichting voor verlof gereed is. Dit houdt in dat: De Feestdagen zijn geselecteerd OF Dat de Feestdagenclusters zijn gedefinieerd en aan de medewerkers zijn gekoppeld. De benodigde werkpatronen zijn gedefinieerd en dat in de HR stuurgegevens de juiste aansturing voor verlof en werkpatroon aanwezig is. De verlofregeling bijgewerkt moet zijn en voldoet aan de eisen van het nieuwe jaar. Zijn bovenstaande 3 punten in orde, genereer dan de werkpatronen. Zijn bovenstaande 4 punten in orde, genereer dan verlofrecht. Aandachtspunten Let op: de jaartallen in de afbeeldingen kunnen afwijken In de afbeeldingen hieronder kunnen andere jaartallen staan. Je kunt waar een afwijkend jaartal staat, natuurlijk 2024 voor het oude jaar en 2025 voor het nieuwe verlofjaar invullen.  Nieuw verlofjaar zo laat mogelijk activeren   Wij adviseren om het nieuwe verlofjaar zo laat mogelijk te activeren, bij voorkeur in het volgende jaar. 2. Werkroosters toekennen en genereren 2a Feestdagen cluster Let op: als je gebruik maakt van Feestdagen (stap 3), kun je stap 2a overslaan. Instellingen > Werkpatroon > Feestdagenclusters   Maak je gebruik van feestdagenclusters, volg dan de stappen hieronder. Meer informatie over feestdagenclusters vind je in de online help, zoekterm Feestdagenclusters.  Als een feestdagencluster aan het dienstverband van een medewerker is gekoppeld, wordt voor die medewerker rekening gehouden met de specifieke feestdagen die in dat  cluster staan. Stap 1: Kies in het menu Instellingen > Werkpatroon > Feestdagenclusters. Het scherm Feestdagenclusters opent (afb 01), Stap 2: Selecteer de Peildatum waarop je het feestdagencluster wilt aanpassen of aanmaken.    afb. 01 Stap 3: nieuw feestdagencluster aanmaken.  Klik rechtsboven de groene balk op Toevoegen   . Vul de clustercode en clusternaam in en klik op Opslaan. Stap 4: Selecteer de feestdagen Klik in deelscherm rechtsboven de groene balk op Toevoegen   . Je ziet het scherm Selecteer feestdagen.  Selecteer één of meer feestdagen: dit kan met de ctrl-toets of shift-toets + klikken.  Klik op Selecteer en vervolgens op Opslaan. Stap 5: Feestdagencluster koppelen aan medewerker. Ga in het menu naar Medewerker > Contract > Dienstverband en selecteer een medewerker. Klik achter het veld Feestdagencluster op het icoon Waarde wijzigen    en selecteer het feestdagencluster door erop te dubbelklikken. Klik in het scherm Dienstverband op Opslaan. Als aan een medewerker een feestdagencluster is gekoppeld, dan zijn in het jaarrooster de feestdagen van dit cluster blauw gekleurd. 2b Werkroosters toekennen en genereren via Werkpatroon Instellingen > Werkpatroon > Werkrooster genereren Het toekennen en genereren van werkroosters doe je via het menu  Instellingen > Werkpatroon > Werkrooster genereren . Let op: deze actie moet je per bedrijf uitvoeren.  Klik rechtsboven in het scherm op de knop  Toevoegen   . Pas de datum aan en kies bij actie  Genereren werkrooster  (afb. 02).  Klik rechtsonder op  Opslaan  om de actie te voltooien.    afb. 02 3. Feestdagen activeren Let op: Als je gebruik maakt van het Feestdagencluster, kan je  stap 3 overslaan. Stap 1 : kies  Instellingen > Vastlegging > Waardencluster . Het scherm  Waardencluster  opent (afb. 03).   afb. 03  Stap 2: selecteer de juiste ingangsdatum. Stap 3 : selecteer de gewenste doelgroep. Let er hierbij op dat je bij  Soort doelgroep  kiest voor het niveau waarop je altijd de feestdagen inregelt: klant- of bedrijfsniveau.  Stap 4 : kies het element  Feestdag .  Stap 5 : klik op de knop  Open. Het scherm met de feestdagen opent. Selecteer de algemene en jaarlijkse feestdagen die voor jouw bedrijf van toepassing zijn. Collectief Verlof toekennen Voordat je het volgende verlofjaar definitief kunt vrijgeven aan de medewerkers binnen de organisatie, leg je het collectief verlof vast. Een collectieve verlofaanvraag leg je vast via  Instellingen > Verlof > Collectief verlof  (afb. 04).    afb. 04 Veld Toelichting Datum collectief verlof Je moet per dag een collectieve verlofaanvraag vastleggen. Verlofsoort Selecteer een verlofsoort uit de lijst. Aantal verlofuren Vul hier  geen  uren in als het collectief verlof verrekend moet worden volgens het werkrooster van de medewerkers. Soort verrekening Selecteer een van de opties: Verrekenen Niet verrekenen met verlofsaldo.  Afdeling Je kunt een collectieve verlofdag vastleggen per afdeling.  Let op: dit raden wij niet aan, tenzij het echt noodzakelijk is. Reden verlof Kies hier een reden voor het verlof. Wij raden je aan om dit te doen. Memo Via dit veld kun je eventueel een vrije tekst vastleggen. Het kan natuurlijk binnen de organisatie voorkomen dat er tijdens een collectieve vakantiedag medewerkers aan het werk zijn. Je kunt het collectief verlof dan per medewerker blokkeren in de verlofaanvraag (afb. 05).  Medewerker > Verlof > Verlofaanvraag   afb. 05 Als het verlof wordt geblokkeerd, worden de uren teruggeboekt naar  0,00  (afb.06).    afb. 06 Controles bij overgang naar het volgende verlofjaar  Controleer voordat je het nieuwe verlofjaar start de inrichting van de verlofregeling. Mogelijk zijn er binnen jouw organisatie voor het volgende verlofjaar andere afspraken van toepassing waardoor het nodig is de inrichting aan te passen.  Stappen inrichting  controleren Vanaf 2024 is er ook een rapport beschikbaar om de inrichting te bekijken. Kies het menu Rapporten > Instellingen > HR inrichting > Selecteer verlof alle. Om zaken aan te passen, kies het menu  Instellingen > Verlof > Verlofregeling, selecteer de regeling en klik op Verlofsoorten om het detailscherm Verlofsoorten te openen.  Dubbelklik op een verlofsoort om de kenmerken van deze verlofsoort op te roepen.  Controleer in het tabblad  Basisrechten  of bij  Verlofrecht per jaar (in uren)  het standaard aantal uren verlofrecht per jaar op basis van een voltijds dienstverband correct is ingevuld.  Controleer of het veld  Max. over te hevelen uren  correct is ingevuld.   Controleer zo nodig of het veld  Maximaal negatief  correct is ingevuld; bij oneindig niets invullen.  Als je via het tabblad  Bijzondere rechten  leeftijd- en/of dienstjarenrechten hebt toegekend, controleer dan of de peildatums in de verlofsoort zijn ingevuld.  Wil je voor een verlofsoort gebruik maken van  Automatische afboeking , controleer dan of het vinkje is aangezet en de prioriteiten zijn bepaald. Gebruik je Self Service, dan moet je het meest recente verlofformulier gebruiken om er zeker van te zijn dat het automatisch afboeken correct verloopt.  Controleer of de juiste  Afrondingsmethode  is gebruikt.  Aandachtspunten toekennen verlofrecht Drie aandachtspunten Het verlofrecht wordt alleen berekend voor de verlofsoorten die in de verlofregeling zijn vastgelegd. Als een verlofsaldo van een verlofsoort in een verlofregeling negatief is, wordt dit negatieve verlofsaldo altijd overgeheveld naar het volgende jaar ongeacht de keuze die je hebt gemaakt bij het veld Maximum negatief.  Verlofrecht nieuw verlofjaar toekennen  Bij het toekennen van verlofrechten voor het nieuwe verlofjaar 20JJ, worden de resterende verlofsaldi van de verlofsoorten (als dit zo is ingericht bij de verlofregeling) overgeheveld en worden de verlofrechten voor het nieuwe verlofjaar toegekend. Stappen toekennen verlofrecht nieuw verlofjaar Kies in het menu Instellingen > Verlof > Verlofrecht toekennen.  Klik rechtsboven in het scherm op de knop Toevoegen   . Het scherm  Verlofrecht toekennen  opent.  Selecteer de actie  Nieuw verlofjaar  en klik rechts onderin op de knop Starten (afb. 07).     afb. 07 Toekennen verlofrechten uitvoeren voor ieder bedrijf afzonderlijk Binnen een bedrijf worden  alle  verlofregelingen meegenomen. De actie is pas voltooid als je een datum en een tijd ziet in het overzichtsscherm. Houd er rekening mee dat je deze actie voor elk bedrijf afzonderlijk moet uitvoeren.  Voltooien duurt enige tijd Na deze actie zijn bij de functie  Medewerker > Verlof > Verlofsaldo de verlofkaarten van de medewerkers voor het volgende verlofjaar zichtbaar. Het duurt enige tijd voordat de kolom Overgeheveld is gevuld met het overgehevelde saldo van het voorgaande verlofjaar (indien van toepassing).  Verwerkingsverslag Het verwerkingsverslag kun je oproepen via  Rapporten > Mijn rapporten.  Aandachtspunten na toekennen rechten  Als je in HR Core Business het toekennen van verlofrecht voor het komende verlofjaar hebt uitgevoerd, is het verlofrecht berekend en heeft het overhevelen van de restsaldi van het voorgaande verlofjaar plaatsgevonden. Wij vragen extra aandacht voor verlofaanvragen en verlofrechtmutaties over het voorgaande jaar. Zie hierna.  Aandachtspunt 1 - Verlofaanvraag in het vorige jaar boeken Als een medewerker, nadat de verlofrechten voor het nieuwe jaar zijn berekend, alsnog een verlofaanvraag indient die betrekking heeft op het voorgaande verlofjaar, wordt de overheveling van het verlofsaldo van het vorige naar het nieuwe verlofjaar automatisch herrekend. Aandachtspunt 2 -  Extra Individueel verlofrecht in het vorige verlofjaar Als je voor een medewerker, nadat het nieuwe verlofjaar is geactiveerd, alsnog een  Extra Individueel verlofrecht moet vastleggen met een boekingsdatum die valt in het vorige verlofjaar, dan wijzigen daarmee de rechten van het vorige jaar.  Gewijzigde rechten van het vorige verlofjaar worden niet automatisch verwerkt in het huidige verlofjaar. Zie hiervoor de uitleg bij  vraag 5  van de Veelgestelde vragen . Veelgestelde vragen 1. Je zit in het jaar 2025. Het verlofjaar 2024 is nog actief. Er wordt een verlofaanvraag vastgelegd voor het verlofjaar 2024. Hoe wordt deze verwerkt?  De verlofaanvraag wordt verwerkt op basis van de begindatum van de verlofaanvraag waarbij wordt gekeken of er voldoende saldo is en of er een vervaldatum aan de verlofsoort is gekoppeld. Op basis van deze gegevens zal de verlofaanvraag verwerkt worden.  2. Het verlofjaar 2024 is nog actief. Er wordt een verlofaanvraag vastgelegd van eind december t/m begin januari die dus over de jaargrens heengaat. Hoe wordt deze verwerkt?  Voorbeeld Er wordt een verlofaanvraag vastgelegd van 30 december 2024 t/m 3 januari 2025. In het actieve verlofjaar (2024) wordt de volledige verlofaanvraag van begindatum t/m einddatum getoond, maar alleen de uren voor 2024 (= 24 uur) worden afgeschreven en getoond (afb .08).   afb. 08 Hierbij wordt gekeken of er voldoende saldo is en of er een vervaldatum aan de verlofsoort is gekoppeld. Zodra het verlofjaar 2025 actief is, worden de verlofuren die van toepassing zijn op dit verlofjaar verrekend.  3. Het verlofjaar 2024 is nog actief. Er wordt een verlofaanvraag vastgelegd voor het jaar 2025. Hoe wordt deze verwerkt?  De verlofaanvraag wordt verwerkt op basis van de begindatum van de verlofaanvraag. Hierbij wordt gekeken naar de inhoud van de verlofregeling (op full time basis). De uren van de verlofaanvraag worden gereserveerd. De medewerkers zien wel de verlofaanvraag die is ingelegd, maar niet hun saldo van 2024. 4. Het verlofjaar 2024 is actief. Er wordt een verlofaanvraag vastgelegd die over de jaargrens heengaat. Hoe wordt deze verwerkt?  Voorbeeld - dit voorbeeld is gebaseerd op een eerder jaar, maar het principe is hetzelfde Er wordt een verlofaanvraag vastgelegd van 29 december 2021 t/m 4 januari 2022. In het actieve verlofjaar (2022) wordt de volledige verlofaanvraag getoond, maar alleen de uren voor 2022 worden afgeschreven en getoond, waarbij het systeem kijkt of er voldoende saldo is en of er een vervaldatum aan de verlofsoort is gekoppeld.  Bij een fulltime dienstverband is dit 8 uur omdat 1 januari als feestdag is aangemerkt (afb. 09). Voor het verlofjaar 2021 zijn de opgenomen 24 uur afgeboekt in 2021 en tevens gecorrigeerd in de kolom overgehevelde uren bij het verlofjaar 2022.     afb. 09 Bij een verlofaanvraag over het jaar heen via automatisch afboeken, worden in het actieve verlofjaar de uren afgeboekt van de verlofsoort waar nog uren voor zijn. Dit houdt in dat de uren die worden afgeboekt, kunnen worden verdeeld over zowel wettelijk als bovenwettelijk verlof. De uren voor het volgende jaar worden opnieuw vastgesteld op basis van de Prioriteit die is vastgelegd in de verlofsoort. Meer informatie - Online help: zie de toelichting in het helponderwerp Verlofregeling voor het veld Prioriteit en de optie Automatische afboeking. 5. Het nieuwe verlofjaar 2025 is toegekend, maar er moet nog Extra Individueel Verlofrecht met boekingsdatum in 2024 worden ingevoerd. Hoe doe je dat?  Als je nog een extra individueel recht wilt toekennen aan een of meer medewerkers, kun je het beste de volgende stappen doorlopen.  Stap 1 Voer de gewenste extra individuele verlofrechten in voor de betreffende medewerker via de functie  Medewerker > Verlof > Extra Individueel Verlofrecht . Let op : kies hier voor de juiste peildatum. Stap 2 Ga naar het verlofsaldo van de medewerker.   Selecteer bovenin verlofjaar waarvoor je zojuist Extra individueel recht hebt toegekend (2024). Klik rechts onderin in het scherm op de knop Herberekenen. Na de herberekening wordt het scherm automatisch ververst en zit je in het actieve verlofjaar. Als je teruggaat naar het vorige verlofjaar zie je dat de uren zijn toegekend en in het actieve verlofjaar correct zijn overgeheveld.  6. Hoe kan ik Extra individueel verlofrecht voor meerdere medewerkers tegelijk invoeren in het actieve verlofjaar?  Het is mogelijk om Extra individueel verlofrecht (collectief) te importeren via het menu  Beheer > Import/Export > Aanmaken Excel bestand. Volg hiervoor de volgende stappen  Stap 1 Open het Excel-bestand door bij het menu Beheer > Import/Export > Aanmaken Excel bestand   de definitie  Importeren Extra Individueel Recht  te selecteren en rechts onderin het scherm te klikken op de knop Maak bestand (afb. 10).    afb. 10  Stap 2 Bekijk het Excel-bestand. Dit ziet eruit zoals in afb. 11 en kan voor jou qua kolomindeling afwijken.   afb. 11  Stap 3 Selecteer in het Excel-bestand alle kolommen (in dit voorbeeld A t/m I), klik met de linker muisknop en kies de optie: Format cells met de optie Text (Engelse versie) / Cel eigenschappen met de optie Tekst (Nederlandse versie). Klik op OK om de gekozen optie vast te leggen (afb. 12).    afb. 12 Stap 4  Selecteer in het Excel-bestand alleen de kolommen die met een datum gevuld moeten worden (in dit voorbeeld kolom D). Klik met de linker muisknop en kies de optie Format cells met de optie Date.(Engelse versie) / Cel eigenschappen met de optie Datum (Nederlandse versie).  Klik op OK om de gekozen optie vast te leggen (afb. 13).    afb. 13  Stap 5 Je kunt nu de kolommen vullen met de gegevens van de medewerkers waarvoor een Extra Individueel Verlofrecht moet worden toegekend. Je ziet in dit voorbeeld dat in de kolommen waar een cijfer wordt ingevuld, een  ‘  verschijnt. Dit is het juiste format (afb. 13).  Onderaan het Excel-bestand zie je twee tabbladen. Hierin vind je de codes voor Type recht en Verlofsoort (afb.14). Bij de verlofsoort kun je kiezen voor de verlofsoorten die in de verlofregeling(en) zijn opgenomen. Vervolgens sla je het Excel-document lokaal op je PC op.     afb. 14  Stap 6 Selecteer het bij stap 5 opgeslagen Excel-bestand met de knop  Browse  door via het menu  Beheer > Import/Export > Importeer Excel bestand  de importdefinitie  Importeren Extra Individueel Recht  te selecteren.  Klik op de knop  Importeer bestand  rechts onderin het scherm om het bestand in te lezen en de Extra Individuele Rechten bij de betreffende medewerkers te boeken (afb. 15).   a fb. 15 7. Bij sommige verlofsoorten wordt het verlofsaldo van vorig jaar (2024) niet overgeheveld. Wat kan hiervan de oorzaak zijn?  De twee meest voorkomende oorzaken zijn:  Het veld  Max aantal over te hevelen uren  is niet correct gevuld in de verlofregeling. Dit kun je aanpassen door het wijzigen van de verlofregeling via het menu  Instellingen > Verlof > Verlofregeling . Controleer of het veld  Max aantal over te hevelen uren  in de betreffende verlofsoort inderdaad niet correct is ingevuld. Als je de verlofregeling aanpast, moet je daarna via  Instellingen > Verlof > Verlofrecht  de actie Huidig verlofjaar corrigeren uitvoeren.  Let op: correcties in een verlofregeling moet je aanpassen met de juiste peildatum. In deze situatie is dit 1 januari van het voorgaande verlofjaar = 1-1-2024. Als een medewerker per 1-1-2025 een andere verlofregeling krijgt, worden eventuele restsaldi, zowel positieve als negatieve, niet overgeheveld.  We adviseren om hiervoor contact op te nemen met een consultant.  8. Kan ik vervallen verlof bij medewerkers in 2024 nog terugzien?  Bij het starten van het verlofjaar 2025 zijn vervallen uren uit het verlofjaar 2024 niet meer zichtbaar. In HR Core Business kun je deze vervallen rechten nog terugzien via het verlofjaar 2024, menu Medewerker > Verlof > Verlofsaldo .

Het inrichten van de functionaliteit Uitsluiten workflow *) Voortaan gebruiken we het woord Element in plaats van Rubriek. Op deze wijze sluiten we aan bij de begripsbepaling van YouServe HR Core en Payroll Business. In HR Self Service is het vanaf nu mogelijk om voor specifieke groepen medewerkers en managers workflow tegels uit te sluiten. Dit kan in sommige gevallen handig zijn omdat in HR Self Service alle medewerkers en managers hetzelfde activiteitenprofiel delen, wat resulteert in een consistente zichtbaarheid van de tegels. Er zijn echter gevallen waarin bepaalde groepen werknemers of managers van een bepaald bedrijf specifieke tegels niet mogen zien of gebruiken. Men wil daarom tegels selectief kunnen uitsluiten voor zowel medewerkers als managers op basis van één of meerdere condities. Deze aanpak zorgt voor een efficiënt beheer van de zichtbaarheid van de tegels, zonder telkens handmatige aanpassingen te hoeven verrichten.   Je hebt de volgende mogelijkheden om workflow tegels uit te sluiten: Sluit een workflow uit voor medewerkers door middel van één of meerdere condities door een element op werknemersniveau te gebruiken om te selecteren. De conditie dient aan de volgende voorwaarden te voldoen: - Alleen HR Core elementen met gegevenssoorten: PS = Persoonsgegevens, DV = Dienstverbandgegevens (contract) en KD = Kindgegevens) kunnen worden gebruikt. Elementen (eigen rubrieken) die alleen in Self Service bekend zijn, kunnen niet worden gebruikt; - Bij het gebruik van meerdere condities geldt het ‘EN’ statement. Als aan alle condities is voldaan, wordt de workflow uitgesloten; - Let op: Het werknemer element moet gevuld zijn. Niet aanwezige of lege werknemer elementen worden niet meegenomen in de selectie. Hierdoor zullen de workflow tegels bij deze werknemers wel te zien zijn in het startmenu; - Voor de waarde geldt dat je een maximum van 50 waardes die je kunt selecteren; Sluit een workflow uit voor managers op basis van werkgeversgegevens (Werkgevernummer(s)) op het niveau van de manager. Een daarvoor geautoriseerde manager of een professional blijft de mogelijkheid hebben om een mutatie te doen voor een medewerker die is uitgesloten voor een workflow tegel. De manager of professional moet dan wel de medewerker kunnen selecteren (geautoriseerd zijn) en moet zijn geautoriseerd om de workflow tegel te zien en te selecteren.   Instructie inrichting uitsluiten workflow In Self Service kun je de functionaliteit: Uitsluiten workflow dmv conditie tegel vinden onder: Beheer/Autorisatie/Uitsluiten workflow dmv conditie    Als je klikt op de tegel: Uitsluiten workflow dmv conditie kom je in het inrichtings- en overzichtsvenster.   Met de knop Begin keer je weer terug naar het Beheer menu. De knop: Nieuwe workflow conditie gebruik je om een nieuwe conditie te creëren. Het zoekgedeelte kun je gebruiken als je een lange lijst hebt met ingerichte condities. Je kunt zoeken op alle aanwezige kolommen velden. Workflow / Rol / Conditie type / Conditie / Element / Omschrijving / Waarde.   In het onderste gedeelte zie je de ingerichte actieve condities.  Bij Workflow zie je de workflownaam waarbij de conditie actief is; Bij Rol Zie je ESS=Medewerker en MGR = Manager. Dit geeft aan voor welke rol deze conditie actief is; Bij conditietype kun je bij de optie medewerker (ESS) het type Element en Werkgever gebruiken. Bij de optie manager (MGR) kan alleen Werkgever worden gebruikt; De conditie is altijd ‘=’ gelijk aan; Bij Element wordt de Element code weergegeven. Alleen HRCore elementen kunnen hier worden gebruikt met gegevenssoort Persoon (PS), Dienstverband (DV) of Kind (KD); De kolom Omschrijving geeft de Element omschrijving weer; De kolom Waarde geeft de geselecteerde waarden weer waarvoor de conditie (uitsluiten van de workflow tegel) moet gaan gelden; Let op! Bij het gebruik van meerdere condities geldt het ‘EN’ statement. Als aan alle condities is voldaan, is de workflow niet meer zichtbaar in het startmenu voor de medewerker.   Hoe gaat het in zijn werk?   Klik op de knop: Nieuwe workflowconditie Vervolgens selecteer je de betreffende workflow waar je een uitsluiting wilt realiseren. Kies daarna bij Rol voor ESS (Medewerker) of MGR (Manager) om te bepalen voor welke rol de uitsluiting dient te worden ingericht. Hierna kun je in het veld Conditie type voor de ESS (Medewerker) gebruiken om een element te selecteren: Je selecteert eerst de betreffende workflow tegel welke je wilt gaan uitsluiten. In dit voorbeeld heet de workflow Wijzigen contracturen; Hierna selecteer je de rol Medewerker (ESS) of Manager (MGR); Klik op opslaan Je kunt nu bij conditie type bij de optie medewerker (ESS) het type Element en Werkgever gebruiken. Bij de optie manager (MGR) kan alleen Werkgever worden gebruikt. In dit voorbeeld kiezen we voor Element;   Je kunt nu een Element (Rubriek) selecteren. In dit geval kiezen we voor Element Type medewerker 7393PS   De conditie is altijd ‘=’ gelijk aan; Dit element heeft onderstaande waarden om te selecteren. We kiezen in dit voorbeeld de Waarde Stagiair. Klik op Opslaan. Klik op de knop Opslaan om de geselecteerde waarden te bevestigen en te bewaren.  De geselecteerde waarden worden getoond in het overzichtsvenster. Klik nogmaals op Opslaan om definitief te bevestigen.  De zojuist aangemaakte conditie wordt dan op deze wijze getoond in het overzichtsvenster   Vanaf nu wordt de workflow Wijzigen contracturen niet meer getoond bij alle stagiaires; Je kunt hier meerdere condities creëren bij een workflow. Hierbij geldt altijd het “EN” statement. Dus aan alle condities moet worden voldaan voordat de workflow tegel wordt uitgesloten. Het creëren van een conditie om een workflow uit te sluiten bij een Managersrol werkt op dezelfde wijze als bij een Medewerker.  

Via www.youserve.nl/inloggen/ klik je op “Inloggen Mijn YouServe”.   Je komt vervolgens in het scherm waar je jouw oude gebruikersnaam nog ziet staan. In ons voorbeeld harry.slager@onyouforce.com.   1. Via de optie ‘Verwijder een account’ kun je jouw oude gebruikersnaam verwijderen.       2. Klik vervolgens op het kruis achter jouw oude gebruikersnaam om deze te verwijderen.     3. Als alternatief kan je via de optie ‘Gebruik een ander account’ met jouw gewijzigde gebruikersnaam inloggen. In dat geval worden beide gebruikersnamen getoond de volgende keer dat je inlogt.    

Via www.youserve.nl/inloggen/ klik je op “Inloggen Mijn YouServe”.   Om je gebruikersnaam te achterhalen dien je eerst een gebruikersnaam in te vullen in dit scherm zodat je doorverwezen wordt naar het inlogscherm.   Probeer bijvoorbeeld als gebruikersnaam harry.slager@onyouserve.nl      1. Vervolgens kan je jouw gebruikersnaam opvragen door op de knop ‘Problemen met aanmelden’ of 'Trouble Signing On?' te klikken.      2. Klik vervolgens op ‘Problemen met gebruikersnaam?’      3. Vul het e-mailadres wat geregistreerd is bij jouw account in en klik op Verstuur.      4. Als het e-mailadres bekend is, ontvang je de gebruikersnaam op dit e-mailadres.    Ontvang je geen e-mail? Dan is jouw e-mailadres waarschijnlijk niet bekend. Neem in dat geval contact op met de beheerder van jouw organisatie.   5. Check je e-mail box voor jouw bij ons bekende gebruikersnaam/namen.        

Via www.youserve.nl/inloggen/ klik je op “Inloggen Mijn YouServe”. Je komt vervolgens in het scherm waar je jouw gebruikersnaam moet invullen.   1. Vul eerst in dit scherm je gebruikersnaam in.     Vervolgens kan je jouw wachtwoord zelf herstellen.    2. Klik op Problemen met aanmelden? (NL) of Trouble Signing On? (ENG).       3. Vul je gebruikersnaam in en klik op Verstuur.     4.  Je ontvangt een e-mail met een eenmalige code.  Let op: deze code verloopt na 15 minuten.      5. Voer de eenmalige code in en klik op bevestigen.     6. Je kunt nu een nieuw wachtwoord invoeren. Daarna kun je opnieuw proberen in te loggen.    Na het uitvoeren van deze stappen is je wachtwoord succesvol gewijzigd.

Lees in dit kennisartikel hoe je kunt inloggen in Mijn YouServe, de omgeving voor gebruikers en professionals van YouServe HR Core. Zo doe je dat Visma YouServe heeft verplicht 2-factor authenticatie toegevoegd voor extra beveiliging van Mijn YouServe. Met 2-factor authenticatie bevestig je na het invullen van je gebruikersnaam en wachtwoord (iets wat je weet) je identiteit met bijvoorbeeld je telefoon (iets wat je hebt).   Deze controle biedt een optimale bescherming van de persoonsgegevens in jouw organisatie zodat je blijft voldoen aan de eisen van de Europese privacywet AVG. Wij baseren ons inlog beleid op de NIST 800-63. Dit is een toegangsbeveiliging standaard die wordt onderschreven door de Nederlandse overheid en aanbevolen door veiligheidsexperts van Visma.   Hoe werkt het? We onderscheiden twee varianten om in te loggen: Je logt in via je YouServe account Je logt in via Single Sign-On (SSO) Het is ook mogelijk dat je beide inlogmethoden gebruikt   Inloggen via je YouServe account Loggen jouw medewerkers rechtstreeks in op een YouServe-account, oftewel met een gebruikersnaam en wachtwoord uitgegeven via YouServe, dan vragen we je medewerkers hun account te vernieuwen en een andere gebruikersnaam en wachtwoord te kiezen. Vervolgens bevestigen medewerkers via een mobiele telefoon, laptop, security key of Yubikey hun identiteit. Deze 2-factor authenticatie is kosteloos en wordt een keer per 30 dagen gevraagd als je op hetzelfde apparaat werkt, dus niet elke keer als medewerkers inloggen. Maak je al gebruik van 2-factor authenticatie, dan vervalt de oude sms-methode vanaf het moment dat je de nieuwe 2-factor authenticatie activeert. Je logt in via Single Sign-On (SSO) Als je inlogt via je bedrijfsnetwerk met SSO, verandert de url waar je inlogt op YouServe. Met SSO krijg je met één gebruikersnaam en wachtwoord toegang tot YouServe en andere applicaties in jouw organisatie. Wel moet je de SSO configuraties vernieuwen omdat we de beveiliging van de gegevensuitwisseling tussen YouServe en jouw organisatienetwerk hebben verbeterd. Deze verbeteringen vloeien voort uit de NIST 800-63. Dit is een standaard van informatiebeveiliging die wordt onderschreven door de Nederlandse overheid en aanbevolen door veiligheidsexperts van Visma.   Overstappen naar SSO Werk je nog niet met SSO, dan kun je overstappen. Met SSO hebben je medewerkers maar één gebruikersnaam en wachtwoord voor al hun applicaties en overal toegang tot YouServe. Ook voor 2-factor authenticatie is dan maar één methode nodig, dus geen eindeloze lijst van applicaties op je telefoon of laptop. Voor beheerders betekent dit een forse tijdsbesparing bij het beheer van wachtwoorden en gebruikersnamen. Kies je voor SSO, dan ben je zelf verantwoordelijk voor de toepassing van 2-factor authenticatie en moet je wellicht nieuwe software aanschaffen. Visma | YouServe biedt hiervoor uitgebreide ondersteuning via gecertificeerde partners.   Inloggen voor professionals De 2-factor authenticatie geldt ook voor professionals (beheerders). Dit betekent dat zij geen certificaten meer nodig hebben voor toegang tot YouServe. De 2-factor authenticatie is gebruiksvriendelijker dan de certificaten en werkt bovendien op prive-apparaten. Professionals hebben dus ook vanaf huis toegang tot YouServe.   Meestgestelde vragen over inloggen Lees de meest gestelde vragen over de inlogprocedure voor YouServe. Staat je vraag er niet bij, neem dan contact op met het Service Center.   Q: Wat is 2-factor authenticatie? A: Met 2-factor authenticatie bevestig je na het invullen van je gebruikersnaam en wachtwoord (iets wat je weet) je identiteit met bijvoorbeeld je telefoon (iets wat je hebt).   Q: Welke 2-factor authenticatie ondersteunt YouServe? A: YouServe ondersteunt: PingID app je telefoon (voor Apple of Android) PingID app voor Windows of de Mac Een fysieke sleutel: Security key op basis van FIDO2 of Yubikey   Q: Heb je voor 2-factor authenticatie een mobiel telefoonnummer nodig? A; Nee, de oplossing werkt met een telefoon app, desktop app of een fysieke sleutel.   Q: Hoe vaak moeten medewerkers 2-factor authenticatie gebruiken? A: Als medewerkers inloggen via hetzelfde apparaat een keer per 30 dagen en elke keer als ze een nieuwe apparaat gebruiken.   Q: Hoe log je in op YouServe? A: Je hebt 2 opties: YouServe accounts -- Je logt in met je gebruikersnaam, wachtwoord en -verplicht- 2-factor-authenticatie van YouServe. Single Sign-On (SSO) – Je logt in met je gebruikersnaam, wachtwoord en 2-factor authenticatie van je eigen organisatie.   Voordelen veilig inloggen Naast meer veiligheid biedt het gewijzigde inloggen nog andere voordelen. Medewerkers kunnen zelf hun account deblokkeren, gebruikersnaam en wachtwoord opvragen. Ook handig voor medewerkers uit dienst die in YouServe hun jaaropgave willen raadplegen. Zij activeren zelf eenvoudig hun account en maken een nieuw wachtwoord aan. Beheerders zijn zo veel minder tijd kwijt aan het herstellen van YouServe accounts. De nieuwe 2-factor authenticatie is kosteloos voor YouServe accounts.   Alle voordelen op een rij Optimale beveiliging persoonsgegevens Gebaseerd op standaard informatiebeveiliging (NIST 800-63) Blijf voldoen aan nieuwe privacywetgeving AVG Bespaar tijd en kosten Minder tijd kwijt aan herstellen accounts Kosteloze 2-factor authenticatie voor YouServe accounts Gemak voor de medewerker Medewerker heeft met SSO altijd en overal toegang tot YouServe Beheerders YouServe hebben nu ook toegang via privé apparaten Medewerkers hebben meer controle over hun YouServe account SSO werkt ook met de mobiele app van Visma  YouServe

Vanaf vandaag, donderdag 4 juli 2024, is het mogelijk om een gebruikerslijst te downloaden in Gebruikersbeheer.   In dit overzicht worden het Youforce ID, het personeelsnummer, roepnaam, voorvoegsels, achternaam, e-mailadres, external identity en de onyouforce gebruikersnaam van de gebruikers getoond. Daarnaast staat in deze lijst of een gebruiker gekenmerkt is als professional en/of de gebruiker geblokkeerd is.    Je kunt deze gebruikerslijst downloaden in het gebruikersoverzicht via button "Download gebruikerslijst".      

Het huidige Youforce portal maakt gebruik van een specifieke URL voor medewerkers en managers en een andere URL voor HR-professionals. In de meeste gevallen komt het voor dat een HR-professional twee verschillende accounts heeft voor het huidige Youforce portal. Veelal is dit bekend onder de term IC-account (als professional) en R-account (medewerker-account). Er zijn diverse redenen waarom je voortaan wil dat de HR-professional nog maar één account heeft. Relevante argumenten hiervoor zijn:   Mijn YouServe is vanaf heden bereikbaar via één URL: https://mijn.youserve.nl/ Gebruiksgemak voor de HR-professional. Immers één gebruikersnaam en wachtwoord (eventueel met Single Sign On) is altijd makkelijker Noodzakelijk in het gebruik van roltoewijzing per gebruiker. Steeds meer onderdelen binnen Mijn YouServe maken gebruik van de vastgelegde roltoewijzing in de organisatiestructuur. Deze kan alleen gekoppeld worden aan een persoon die is opgenomen in HR Core. Meer controle over autorisaties. De IC-accounts zijn handmatig aangemaakte accounts. Dit betekent veelal extra procedures om te zorgen dat het account goed wordt afgesloten zodra een HR-professional uitdienst gaat. Als de rechten van  HR-professional zijn gekoppeld aan de reguliere R-accounts dan werken alle gebruikelijke controle mechanismen. Het is bijvoorbeeld veel eenvoudiger om de uitdienst gegevens van dienstverbanden te controleren met nog actieve roltoewijzingen. In de nieuwe Mijn YouServe omgeving is het mogelijk het IC-account en het R-account met elkaar te combineren. Zodra je ervoor kiest om te stoppen met een IC-account en de rechten toe te kennen aan het R-account dan zijn de volgende stappen raadzaam uit te voeren: Eenmalige inrichting van een nieuwe rol Stappen per gebruiker Eenmalige inrichting van een nieuwe rol Stel, je hebt binnen je organisatie meerdere HR Business Partners die op dit moment nog één IC-account en één R-account hebben. Dan voer je eenmalig de volgende stappen uit: YouServe specifiek:   Applicatie Waar Wat en hoe HR Core Ga naar Instellingen - Vastlegging - Waardenlijst - Element = Rol usermanagement Maak een nieuwe rol aan. Bijvoorbeeld: ‘HRBP’ - ‘HR Business Partner’ HR Core Ga naar Medewerker - Arbeidsrelatie - Roltoewijzing UM Geef de collega HR-professionals de nieuwe rol voor alle relevante organisatorische eenheden Gebruikersbeheer Ga naar Mijn YouServe al HR Professional - kies voor Gebruikersbeheer - Youforce autorisatieprofielen beheren Voeg de gewenste autorisaties toe aan het nieuwe autorisatieprofiel voor de rol  ‘HRBP’ - ‘HR Business Partner’.  Personeelsdossier Ga naar Mijn YouServe als HR Professional - kiesw voor Configuratie  - Personeelsdossier Autorisatie Ga naar de nieuwe rol ‘HRBP’ - ‘HR Business Partner’ en ken alle relevante privileges toe.   Stappen per gebruiker: Vervolgens voer je per HR-professional de volgende stappen uit. Dit doe je dus voor iedere collega ‘HR Business Partner’.   Dit is natuurlijk afhankelijk van of/hoe de applicaties binnen jouw organisatie worden gebruikt.   Applicatie Waar Wat en hoe Digitale Handtekening Portaal Zorg dat er in Dashboard digitale handtekening geen openstaande enveloppen zijn. Je kan momenteel geen enveloppen inzien die door andere gebruikers zijn aangemaakt. Het is dus raadzaam om alle openstaande enveloppen eerst af te ronden voordat de gebruiker wordt omgezet. Mijn YouServe Support Maak een ticket aan onder HR Core Business. Maak een ticket aan onder HR Core Business. Self Service Ga naar Beheer - Gebruikers Definitie - PSA gebruikers Voeg de collega met zijn R-account toe in deze lijst Self Service Ga naar Beheer - Autorisatie - Gebruikersrol Koppel het nieuw aangemaakte PSA-account in de voorgaande stap aan het juiste activiteitenprofiel en afdelingsgroep Salarisdossier Business Autorisatie Ga naar Autorisatie - Autorisatie Algemeen - Synchroniseer autorisatie Zodra de autorisaties zijn gesynchroniseerd ken je de juiste rechten toe aan het R-account onder ‘Applicatiebeheerders’, 'Autorisatie inrichting’, ‘Autorisatie Integratie’, ‘Autorisatie Payroll Manager’ & ‘Autorisatie Salarisdossier’   Loonaangifte RPD Ga naar Beheer - Autorisatie Gebruikers Controleer of de collega op zijn  R-account de juiste rechten heeft. Voeg deze eventueel toe. Individueel gebruikersbeheer Zoek het R-account op Doorloop daarin de stappen voor het aanmaken van een certificaat. Het certificaat hoeft niet lokaal te worden geïnstalleerd. Aanmaken en downloaden is voldoende. Individueel gebruikersbeheer Zoek het R-account op Gebruik je Single Sign On?  Controleer dan of hier al de ''netwerknaam en/of identity'' is gevuld. Dan is het goed.  Controleer ook voor de zekerheid of hetzelfde ''netwerknaam en/of identity'' niet gevuld is bij het IC-account. Flex Benefits Ga naar Configuratie Flex Benefits - Onderhouden beheerder Zorg dat de collega op zijn R-account de juiste rechten krijgt Verzuim Management Ga naar Gebruikersbeheer Zorg dat bij de gebruiker het Youforce ID (R-account) staat gevuld staat bij het RaetUserID   💡 Heb je alle rechten toegevoegd aan het R-account? Blokkeer tijdelijk het IC-account (zodat je collega daar niet meer per ongeluk mee kan inloggen). Laat je collega meerdere werkdagen alles doen op het R-account. Weet je zeker dat alles volledig werkt op het R-account? Voer dan alle stappen uit voor het opheffen van het oude IC-account, net zoals je zou doen als deze collega uit dienst was gegaan. Opmerking:  De functionaliteit ‘dienstverband verplaatsen’ NIET gebruiken voor het samenvoegen van IC-account en R-account.

Wil je weten wat je van het service center kunt verwachten? Of welke klantafspraken wij hebben voor de afhandeling van aanvragen? Ben je benieuwd naar ons ticketsysteem en hoe je een aanvraag indient?   Bekijk dan de slides die we hebben toegevoegd aan dit bericht. 

Organisaties die gebruik maken van Mijn YouServe nemen op het eigen intranet een link op naar https://mijn.youserve.nl/. Vervolgens kunnen alle gebruikers (zoals medewerkers en managers) en alle HR-Professionals inloggen op Mijn YouServe.   Hoe log je in met Single Sign On op Mijn YouServe? Met Single Sign On kan je met het account van jouw organisatie inloggen in Mijn YouServe. De inlogpagina kan daardoor per organisatie verschillen. Aan de hand van een voorbeeld van onze collega laten we zien hoe dit werkt.    De medewerker gaat naar https://mijn.youserve.nl/ en vult zijn/haar e-mail in. Door het invullen van het e-mailadres herkent het systeem of je probeert in te loggen met een onyouforce account of via SSO met het zakelijke e-mailadres.  Wanneer je je zakelijke mailadres invult wordt je doorgestuurd naar de inlogpagina van jouw organisatie. Hoe dit scherm eruit ziet verschilt per organisatie maar bij de medewerkers van Visma YouServe ziet dit er als volgt uit:  Hier vult de medewerker alleen het wachtwoord in. Het e-mailadres wordt namelijk onthouden, met behulp van de login hint, waardoor de medewerker niet nogmaals het mailadres hoeft in te vullen.    Afhankelijk van je organisatie moet je bijvoorbeeld nog een tweede factor goedkeuren. Zoals bij ons van Microsoft: Je bent succesvol ingelogd in Mijn Youforce   Bovenstaande stappen zijn de allereerste keer inloggen. De volgende keer (dat kan dezelfde dag zijn, maar ook dagen of weken later) ziet de medewerker het volgende op https://mijn.youserve.nl/ Het is dan voor de medewerker slechts een kwestie van het klikken op het e-mailadres wat er al staat en je wordt verder ingelogd.   Om gebruikers van jouw organisatie te informeren kun je als voorbeeld een volgende instructie verstrekken: