Kennisbank YouServe

Inrichting aanvullend geboorteverlof In het kader van het aanvullend geboorteverlof dat partners vanaf 1 juli 2020 kunnen opnemen bij de geboorte van hun kind, zijn aanpassingen doorgevoerd in onze software. Naast de aanpassingen in de software zijn standaard processen binnen Self Service ontwikkeld voor klanten die gebruik maken van HR Core Beaufort (Online). Deze komen beschikbaar om te importeren vanuit Self service. Let op: We adviseren je om alleen deze geboorteverlof gerelateerde formulieren te importeren. Ben je minder bekend met de functionaliteiten en impact van zelf formulieren importeren, dan raden we je aan om dit niet zelfstandig te doen. Wij kunnen je hierbij helpen. Bij het importeren van formulieren overschrijf je namelijk eventueel reeds bestaande formulieren die dezelfde technische naam hebben in je Self Service omgeving. Voor de dialogen dien je een workflow te definiëren en de activiteiten op te nemen in de gewenste activiteitenprofielen. Activeren Self Service processen Volg deze stappen om de formulieren werkend te krijgen: 1. Ga naar Self Service - Beheer - Formulierdefinitie - Definities importeren (9999998). 2.  Selecteer deze dialogen STA_Aanvraag_aanvullend geboorteverlof STA_Kindgegevens De onderstaande formulieren, rubrieken en controles worden automatisch meegenomen. Formulieren: In te vullen door medewerker: STA_F_Aanvullend geboorteverlof_tijdvak - Verloftijdvak - formuliertype: VT STA_F_Aanvullend geboorteverlof_verlof_per_dag - Verloftijd per dag - formuliertype: VD STA_Kindgegevens (1 t/m 3) STA_Kindgegevens (4 t/m 6) STA_Kindgegevens (7 t/m 9) HR Core Business Rubrieken: 1052536701KD Aantal weken Aanvraag aanv. geb.v 1052536702KD Aantal weken Aanvraag aanv. geb.v 1052536703KD Aantal weken Aanvraag aanv. geb.v 1052536704KD Aantal weken Aanvraag aanv. geb.v 1052536705KD Aantal weken Aanvraag aanv. geb.v 1052536706KD Aantal weken Aanvraag aanv. geb.v 1052536707KD Aantal weken Aanvraag aanv. geb.v 1052536708KD Aantal weken Aanvraag aanv. geb.v 1052536709KD Aantal weken Aanvraag aanv. geb.v Registratieproces in Self service Op het formulier "kindgegevens" geeft de medewerker het gewenste aantal weken aanvullend geboorteverlof op in hele weken en de (vermoedelijke) geboortedatum. Verder kunnen de relevante kindgegevens ingevuld worden van het kind waarvoor aanvullend geboorteverlof aangevraagd wordt. De medewerker is niet verplicht om de naam van het kind vast te leggen. In verplichte velden kan een andere omschrijving worden opgegeven. Als de gegevens zijn vastgelegd en opgeslagen, genereert HR Core Business automatisch het recht voor het aanvullende geboorteverlof (via extra individueel recht). Het systeem vult de expiratiedatum automatisch in. Deze datum ligt 6 maanden na de geboortedatum. Zodra het recht is verwerkt in het verlofsaldo (dit duurt enkele minuten), kan de medewerker via het formulier: "Aanvraag aanvullende geboorteverlof" de daadwerkelijke aanvraag indienen. Voor deze processen dien je een workflow te definiëren en de activiteiten op te nemen in de gewenste activiteitenprofielen. In onderstaande link in de Wet Wieg staat het stappenplan en nemen we je mee in de benodigde stappen voor de aanvraag door de medewerker, de melding bij het UWV en het verwerken van het opgenomen verlof op de loonstrook. Bij elke stap verwijzen we ook naar de release notes van de betreffende modules waarin je de details kunt lezen. Onze dienstverlening is beschreven in onze WIEG menukaart. Meer informatie vind je hier : Lees meer over Wet Wieg (o.a. stappenplan HR Core Business) Publishing Date : 6/25/2020

Hier vind je informatie voor Payroll Business over de jaarovergang 2021 - 2022.   Vooraankondiging jaarovergang 2021-2022 Uitleg journalisering Aof premies 2022 Veelgestelde vragen jaarovergang 2020-2021

1. Hoe sluit ik het jaar 2021 af? Het jaar wordt definitief afgesloten, zodra de eerste verwerking van het nieuwe jaar is opgestart. Let op Als er eenmaal een eerste verwerking van het nieuwe jaar is opgestart, kun je geen salarisverwerking over het oude jaar meer uitvoeren. Wel heb je bij het rekenen in 2022 de keuze tussen rekenen in de nabetaalmodus of de correctiemodus (zie vraag 6). Aanvullende verwerking als laatste periode al is afgesloten Let op: een aanvullende verwerking wordt gestart voor alle medewerkers. Als er tussen de laatste (definitieve) verwerking en het tijdstip van uitvoeren van de aanvullende verwerking, mutaties zijn ingevoerd voor het af te sluiten jaar, neemt Payroll Business deze allemaal mee in de aanvullende verwerking. Uiterste aangiftedatum Voor alle periodiciteiten geldt als uiterste aangiftedatum 31-01-2022. Op die datum moet ook de laatste betaling over 2021 door de Belastingdienst zijn ontvangen. Rekening houdend met een maximale verwerkingstijd van drie dagen, adviseren wij om uiterlijk 25 januari 2022 een laatste definitieve (aanvullende) verwerking voor 2021 uit te voeren.  2. Hoe kan ik jaaropgaven afroepen? Het afroepen van jaaropgaven is mogelijk zodra je 2021 definitief hebt afgesloten. Vanaf dat moment kun je zelf bepalen wanneer je de jaaropgaven aanvraagt en hoe de distributie plaatsvindt. Let op: controleer de instellingen voordat je de jaaropgave opvraagt.            Via Beheer > Jaarafsluiting > Aanvraag jaaropgaven vraag je de jaaropgaven per bedrijf aan. Als je vanaf periode 01 in nabetaalmodus werkt (zie vraag 6), zorg er dan voor dat je de jaaropgaven pas afroept als je er zeker van bent dat je geen aanvullende verwerking over 2021 meer uitvoert. De doorlooptijd tot het moment waarop de jaaropgaven worden verzonden is twee tot drie werkdagen. Als je in periode 01 in de correctiemodus gaat werken, heb je twee opties: Je wacht met het verzenden van de jaaropgaven totdat periode 01 is afgesloten, schakelt daarna over op nabetaalmodus en roept dan de jaaropgaven af voor alle medewerkers. Maar je kunt er ook voor kiezen om bij het afsluiten van 2020 alle medewerkers een normale jaaropgaaf te sturen en pas in februari of maart vervangende jaaropgaven te sturen naar de medewerkers waarvoor correcties zijn uitgevoerd. Let op dat je bij het opvragen het juiste jaar afroept. Via Bedrijf > Salarisadministratie > Afdrukken en verzenden jaaropgaven leg je vast hoe je de jaaropgaaf wilt laten verzenden. Controleer voordat je de jaaropgaven afroept, de ingevulde gegevens. Als je voor een bedrijf voor de eerste keer jaaropgaven afroept, klik dan eerst op de knop Toevoegen. Selecteer het bedrijf en vul daarna de gewenste velden in het scherm Afdrukken en verzenden jaaropgaven. Via het scherm Medewerker > Medewerkergegevens > Medewerker (aanvullend) kun je in het veld Jaaropgaven afdrukken de waarde Ja of Nee invullen. Hiermee kun je per medewerker afwijken van de bedrijfsinstellingen. Gebruik hierbij als ingangsdatum uiterlijk de laatste dag van de laatste afrekenperiode. Via Rapporten > Controleoverzichten > Ad-hoc rapportage selecteer je het gegevenselement Jaaropgaven afdrukken om de instellingen per medewerker te controleren. Kies als ingangsdatum de laatste dag van de laatste periode, op deze manier selecteer je ook medewerkers die in de loop van de laatste periode pas in dienst zijn gekomen. Dit rapport laat de waarden zien die voor de betreffende medewerkers worden toegepast. Als er bij de medewerker een mutatie is vastgelegd, zie je die waarde. Als er bij een medewerker géén mutatie is vastgelegd, zie je de default inrichting die je hebt vastgelegd via Bedrijf > Salarisadministratie > Afdrukken en verzenden jaaropgaven. Als je alleen de medewerkers wilt zien waarvoor een afwijkende waarde is vastgelegd, kun je het beste het mutatieverslag gebruiken. Medewerkers voor wie Algehele blokkering en Blokkeren interface Loonaangifte op Ja staat, maar die wel een verloningsresultaat hebben in 2021, neemt Payroll Business mee in het proces voor het aanvragen van de jaaropgaven. Salarisdossier Maak je gebruik van het Salarisdossier? Dan gelden de volgende aandachtspunten: Controleer eventuele afwijkingen op medewerkerniveau. Dit doe je via Rapporten > Controle > Ad-hoc rapportage: gegevenselement Jaaropgaven afdrukken. De jaaropgaven worden pas in het Salarisdossier geplaatst nadat je via Beheer > Jaarafsluiting > Aanvraag jaaropgaven de jaaropgaven hebt aangevraagd. In uitzonderingsgevallen kun je er in het Salarisdossier voor kiezen om specifieke jaaropgaven niet te publiceren richting de medewerker. In Salarisdossier kun je op medewerkerniveau de jaaropgave afkeuren en niet publiceren. 3. Hoe worden de referentietabellen Pensioenen/fondsen en Salarisschaal aangepast? De manier waarop de referentietabellen Pensioenen/fondsen worden aangepast, hangt af van de vraag of het gaat om een benoemde of eigen pensioenregeling (of fonds). Via Rapporten > Instellingen > Overzicht bedrijfsinrichting > optie Referentietabellen kun je de inrichting van de eigen regelingen controleren. Benoemde (CAO-)regelingen Pensioenen/fondsen Benoemde regelingen voor Pensioenen/fondsen zijn CAO-regelingen die Visma | Youserve ondersteunt. Aanpassingen in de referentietabellen voor benoemde regelingen voor Pensioenen/fondsen worden door Visma | Youserve verwerkt. Wij informeren hierover via de Community. Eigen regelingen Pensioenen/fondsen en Salarisschalen Aanpassingen in de referentietabellen Pensioenen/fondsen eigen regeling en in de referentietabel Salarisschaal kun je zelf uitvoeren via Instellingen > Berekening > Referentietabellen.  4. Waar kan ik de percentages van de Gedifferentieerde premie Whk invoeren? De Gedifferentieerde premie Werkhervattingskas bestaat uit de volgende delen: Premiedeel WGA Premiedeel ZW-flex De premiepercentages kun je invoeren in het scherm: Instellingen > Berekening > Gegevens UWV. Deze premies worden door de Belastingdienst verstrekt. 5. Wordt het Jaarloon bijzondere beloningen automatisch berekend? Ja het Jaarloon bijzondere beloningen wordt automatisch berekend op basis van de laatste verwerkingsperiode van het voorgaande jaar. In de volgende gevallen stelt Payroll Business geen jaarloon bijzondere beloningen vast: als in het scherm Loonheffingen het veld Jaarloon BT berek blokkeren op Ja staat. als in het scherm Loonheffingen het veld Jaarloon bijz. bel. handmatig is ingevoerd. Rapport opvragen voor controle Via Rapporten > Controle > Ad-hoc rapportage vraag je gegevenselement Jaarloon bijz. bel. op. Voor medewerkers met een Jaarloon bijz. bel. op een grens van de bijzonder tarieftabellen, is het raadzaam om in overleg met hen dit jaarloon naar boven bij te stellen, om te voorkomen dat er te weinig loonheffing wordt ingehouden. 6. Hoe ga ik om met correcties en nabetalingen over 2021? Veel wijzigingen die je straks in 2022 met terugwerkende kracht (TWK) vastlegt in 2021, kun je op twee manieren verwerken: als correctie of als nabetaling. Correctie Loonheffingen en premies worden uitgerekend volgens de regels van 2021 en aangegeven in het betreffende tijdvak van 2021. Nabetaling Loonheffingen en premies worden uitgerekend volgens de regels van 2022 en aangegeven in het actuele tijdvak van 2022. Specifieke verrekeningen zoals de Fiscale correctie lease auto en de toepassing van de 30% regeling moet je altijd in het voorgaande jaar verwerken. Je kunt er voor kiezen om in 2022 in de nabetaalmodus te gaan draaien of je kunt er voor kiezen om eerst in de correctiemodus te blijven.  Aandachtspunten Nabetaalmodus In de nabetaalmodus kiezen veel gebruikers er voor om zo lang mogelijk aanvullende verwerkingen in het oude jaar te blijven draaien en de eerste verwerking van het nieuwe jaar uit te stellen. Zodoende is er maximaal de tijd om nog wijzigingen over 2021 door te voeren.  Als je dan na de eerste verwerking van periode 2022-01 constateert dat er nog mutaties over 2021 moeten plaatsvinden, kun je dit alleen doen met handmatige correcties: Je moet dan handmatige correcties voor 2021 rechtstreeks in de Loonaangifte vastleggen. Daarnaast moet je handmatig een gecorrigeerde jaaropgave aan de medewerker verstrekken. Correctiemodus Het voordeel van de correctiemodus is dat je, zolang als je wilt in de correctiemodus kunt blijven werken, ook als je al bent begonnen met verwerkingen in het nieuwe jaar: Kies je voor de correctiemodus, dan geldt het volgende: Alle herrekenverschillen over vorig jaar worden verwerkt volgens de rekenregels van vorig jaar. Er wordt automatisch een nieuwe loonaangifte van vorig jaar aangemaakt. Voor de medewerkers die het betreft, kun je automatisch een vervangende jaaropgaaf aanmaken. Diverse overzichten bieden de mogelijkheid om op twee manieren naar de gegevens te kijken: actueel, origineel of fiscaal. Controle en wijziging instellingen Instellingen > Algemeen > Stuurgegevens   In het veld Nabetalingen vanaf periode kun je opgeven vanaf welke periode je wilt beginnen met nabetalen. Vanaf die periode worden alle herrekenverschillen over 2021 belast volgens de rekenregels van 2022 en verwerkt in de loonaangifte van 2022. Zolang de ingestelde periode niet is bereikt, blijf je in de correctiemodus: herrekenverschillen over 2021 worden dan belast volgens de rekenregels van 2021 en verwerkt in de loonaangifte van 2021. Voorbeeld 1 Je brengt geen wijziging aan in de standaard waarde: Nabetalingen vanaf periode = 1 Hierdoor worden vanaf periode 1 alle wijzigingen over 2021 als nabetaling verwerkt. Voorbeeld 2 Je legt vast: Nabetalingen vanaf periode = 4 Hierdoor worden gedurende periode 1 t/m 3  alle wijzigingen over 2021 als correctie verwerkt. Voorbeeld 3 Je legt vast: Nabetalingen vanaf periode = 99 Hierdoor worden gedurende het hele jaar alle wijzigingen over 2021 als correctie verwerkt. Overige aandachtspunten voor het invullen van Nabetalingen vanaf periode Kies een periode waarin normaal gesproken in de onderneming geen correcties meer van toepassing zijn.  Als er vóór die periode toch al nabetalingen moeten plaatsvinden, leg deze dan vast met een eenmalige component Moeten er ná die periode toch correcties plaatsvinden, dan geldt daarvoor de werkwijze tot nu toe: je legt de correcties vast via de module Loonaangifte. Let op de peildatum verloon je per maand, gebruik dan 1 januari 2022 verloon je per 4-weken, gebruik dan 03 januari 2022  Wijziging Nabetalingen vanaf periode later in het jaar Zodra je binnen een bepaald afrekenjaar een payrollperiode definitief afsluit in de nabetaalmodus, is het niet meer mogelijk om in datzelfde jaar terug te keren naar de correctiemodus. Je kunt wel altijd als peildatum 1 januari van het volgende jaar kiezen en de instellingen voor het nieuwe jaar wijzigen. Ook kun je het tijdvenster voor correcties verlengen, zolang je nog geen salarisperiode in nabetaalmodus heeft afgesloten. Het is mogelijk om midden in een periode over te stappen van correcties naar nabetalingen. Start daarna een vervolgverwerking: voor zover nodig, voert Payroll Business de berekeningen opnieuw uit, dit keer in nabetaalmodus. Het is mogelijk om halverwege de periode over te stappen van nabetaalmodus naar correctiemodus, zolang er nog geen eerdere periode is afgesloten in de nabetaalmodus. Online help Voor meer uitleg over correcties en nabetalingen, zie de uitleg in de online help, onderwerp Berekening met terugwerkende kracht over de jaargrens heen bij de Procedurebeschrijvingen. Hier wordt onder andere uitgelegd hoe je de verschillende rapporten kunt gebruiken voor het controleren van de TWK-mutaties. 7. Wanneer kan ik mijn correcties in de loonaangifte over voorgaande jaren inzenden? Correcties in de loonaangifte over voorgaande jaren kun je naar verwachting vanaf februari 2022 inzenden naar de Belastingdienst. Heb je de salarisverwerking voor de laatste periode van 2021 definitief gemaakt en direct de loonaangifte verzonden, dan kun je eventuele correctieberichten die voortkomen uit een aanvullende verwerking van de laatste periode van 2021 pas vanaf februari 2022 inzenden. Als je verwacht dat je aanvullende verwerkingen gaat opstarten over december 2021, wacht dan met het inzenden van de initiële loonaangifte december 2021 totdat je zeker weet dat je het jaar kunt afsluiten en de eerste periode voor 2022 gaat openen. 8. Hoe selecteer ik een autocategorie met bijtellingspercentage dat geldig is voor 2022? De tabel waaruit je in het scherm Auto van de zaak via het veld Auto categorie de categorie voor het bijtellingspercentage van de auto kiest, toont in de omschrijving het bijtellingspercentage dat zou gelden als je op dat moment een nieuwe tenaamstelling van de auto van de zaak zou registreren. De oude bijtelllingspercentages blijven geldig bij tenaamstellingen in voorgaande jaren. Slechts de omschrijving wordt aangepast op basis van de geldende regeling voor een tenaamstelling in dat jaar. Zo zie je bijvoorbeeld: in 2021 voor categorie 11 de omschrijving Waterstof- of zonnecelauto (12% miv 2021) in 2022 voor categorie 11 de omschrijving Waterstof- of zonnecelauto (16% miv 2021) in 2021 voor categorie 6 de omschrijving Zonder CO2-uitstoot (12% miv 2021) in 2022 voor categorie 6 de omschrijving Zonder CO2-uitstoot (16% miv 2021) Auto's die een tenaamstelling hebben die overeenkomt met een datum ná 1-1-2022, hebben het nieuwe bijtellingspercentage van 16%. Op basis van de juiste categorie en de datum tenaamstelling past Payroll Business het juiste bijtellingspercentage toe.  Publishing Date : 12/2/2021

Gewijzigd in versie 2 In versie twee van deze vooraankondiging hebben we in het onderwerp Premie Private Aanvulling Werkloosheidswet (PAWW) het volgende gewijzigd. Er stond dat het PAWW-percentage per 2021 zou wijzigen van 0,4% naar 0,5%. Het PAWW-percentage blijft echter in 2021 ongewijzigd, dus 0,4%. Aanpassingen wet- en regelgeving 2021 Inleiding In deze Vooraankondiging vind je informatie over de aanpassingen in Payroll Business voor de jaarovergang van 2020 naar 2021. De meeste functionele aanpassingen zijn opgenomen in de december release van Payroll Business. De overige functionele aanpassingen zijn beschikbaar na de januari release. In deze Vooraankondiging vind je de definitieve informatie over de aanpassingen voor de jaarovergang. Als er naderhand aanvullingen zijn op de informatie in deze Vooraankondiging, vermelden we deze in de Release notes van januari 2021. Diverse wettelijke wijzigingen voor 2021 hebben we al in oktober, november en december in Payroll Business doorgevoerd, om de jaarovergang zo makkelijk mogelijk te maken. In deze Vooraankondiging vatten we alle zaken nog eens samen, zodat je alles op een plek kunt raadplegen.  Nieuwsbrief Belastingdienst Zie voor de wijzigingen in wet- en regelgeving ook de Nieuwsbrief Loonheffingen 2021 van de Belastingdienst die je kunt downloaden van www.belastingdienst.nl. Arbeidskorting De arbeidskorting voor lagere inkomens gaat in 2021 omhoog naar € 4.205. De arbeidskorting voor de hogere inkomens wordt afgebouwd. Als het inkomen uit tegenwoordige dienstbetrekking meer is dan € 35.652 per jaar, wordt de arbeidskorting in 2021 verminderd met 6,0% van dit inkomen. De arbeidskorting is € 0 als het inkomen uit tegenwoordige dienstbetrekking € 105.735 of hoger is. Algemene heffingskorting De algemene heffingskorting wordt met ingang van 1 januari 2021 verhoogd naar € 2.837. De algemenen heffingskorting kent een inkomensafhankelijke afbouw. Bij een jaarinkomen boven het grensbedrag € 21.043 wordt de algemene heffingskorting afgebouwd met een percentage van 5,977% en is volledig afgebouwd vanaf het inkomen € 68508.  Payroll Business berekent deze korting automatisch, als bij de medewerker in het scherm Loonheffingen de Loonheffingskorting op Ja staat. Ouderenkorting De ouderenkorting wordt met ingang van 1 januari 2021 verhoogd naar € 1703. De ouderenkorting kent een inkomensafhankelijke afbouw. Deze begint bij een jaarinkomen dat meer bedraagt dan € 37.970 en is 15%. Het maximale bedrag van de afbouw bedraagt eveneens € 1.703. Payroll Business berekent deze korting automatisch, als bij de medewerker in het scherm Loonheffingen de Loonheffingskorting op Ja staat en de medewerker de AOW-gerechtigde leeftijd heeft bereikt. Bijzondere beloningen Voor het berekenen van de loonheffing voor bijzondere beloningen De al bestaande tabellen voor de bijzondere beloningen zijn aangepast aan de cijfers van 2021. Jonggehandicaptenkorting De jonggehandicaptenkorting wordt met ingang van 1 januari 2021 verhoogd naar € 761. Dit bedrag bestaat uit de volgende vier heffingscomponenten: loonbelasting premie AOW premie Anw premie Wlz. Het bedrag € 761 geldt voor werknemers jonger dan de AOW-leeftijd die over de eerste tariefschijf de gecombineerde loonbelasting/premie volksverzekeringen zijn verschuldigd. Dat betekent dat er één of meer heffingscomponenten moeten worden geëlimineerd als de medewerker of de uitkeringsgerechtigde zijn loon geniet: vanaf de eerste dag van de maand waarin hij de AOW leeftijd bereikt (de AOW-component) in een herleidingssituatie (één of meer van de vier componenten) bij wonen in het buitenland (de loonbelastingcomponent) Payroll Business berekent het juiste bedrag aan Jonggehandicaptenkorting. Hiervoor hebben wij in de referentietabel Loonheffing jonggehandicaptenkorting de bedragen van 2021 opgenomen. Payroll Business berekent deze korting automatisch, als bij de medewerker in het scherm Loonheffingen de Jonggehandicaptenkorting op Ja staat.  Levensloopverlofkorting  De levensloopverlofkorting wordt met ingang van 1 januari 2021 verhoogd naar € 223. Dit bedrag bestaat uit de volgende vier heffingscomponenten: loonbelasting premie AOW premie Anw premie Wlz Het bedrag van € 223 geldt voor werknemers jonger dan de AOW-leeftijd die over de eerste tariefschijf de gecombineerde loonbelasting/premie volksverzekeringen zijn verschuldigd. Dat betekent dat er één of meer heffingscomponenten moeten worden geëlimineerd als de werknemer of de uitkeringsgerechtigde zijn loon geniet: vanaf de 1e dag van de maand waarin hij de AOW-leeftijd bereikt (de AOW-component) in een herleidingssituatie (één of meer van de vier componenten) bij wonen in het buitenland (de loonbelastingcomponent) Payroll Business berekent het juiste bedrag aan levensloopverlofkorting. Hiervoor hebben wij in de referentietabel Loonheffing levensloopverlofkorting de bedragen van 2021 opgenomen. Payroll Business berekent deze korting automatisch, als de medewerker levensloopverlof opneemt en aan de gestelde voorwaarden voldoet.    Minimumloon  De leeftijdsafhankelijke Minimum(jeugd)lonen per 1 januari 2021 zijn toegevoegd aan de referentietabel. De Minimumloon indicatie 1 = Standaard De Minimumloon indicatie 2 = Beroepsbegeleidende leerweg Voor de medewerkers van de Beroepsbegeleidende leerweg zijn afwijkende minimumlonen van toepassing.   Minimumloon indicatie Leeftijd Maandbedrag Weekbedrag Dagbedrag 1 015 505,45 116,65 23,33 1 016 581,25 134,15 26,83 1 017 665,50 153,60 30,72 1 018 842,40 194,40 38,88 1 019 1010,90 233,30 46,66 1 020 1347,85 311,05 62,21 1 021 1684,80 388,80 77,76 2 018 766,60 176,90 35,38 2 019 884,50 204,10 40,82 2 020 1035,15 239,10 47,82 Percentages en parameters Sociale Verzekeringen Maximum premieloon Het maximum premieloon is per 1 januari 2021 verhoogd naar € 58.311, was in 2020 € 57.232. Premiepercentage Algemeen Werkloosheidsfonds laag Dit nieuwe premiepercentage is per 1 januari 2021 vastgesteld op 2,70%, was in 2020 2,94%. Premiepercentage Algemeen Werkloosheidsfonds hoog Dit nieuwe premiepercentage is per 1 januari 2021 vastgesteld op 7,70%, was in 2020 7,94%. Basispremie Arbeidsongeschiktheidsfonds en opslag tot dekking kinderopvangtoeslag Het percentage voor de basispremie Arbeidsongeschiktheidsfonds is per 1 januari 2021 verlaagd naar 7,03%; in 2020 was dit 6,77%.  Het percentage voor de opslag tot dekking kinderopvangtoeslag is in 2021 gehandhaafd op 0,50%. Premie werkgeversheffing Zorgverzekeringswet (hoog) Het percentage voor de premie werkgeversheffing ZVW is per 1 januari 2021 verlaagd naar 7,00%; in 2020 was dit 6,95%. Premie werknemersbijdrage Zorgverzekeringswet (laag) Het percentage voor de premie werknemersbijdrage ZVW is per 1 januari 2021 verhoogd naar  5,75%; in 2020 was dit 5,45%. Premie Private Aanvulling Werkloosheidswet (PAWW) Update 8 januari 2021: in de eerste week van januari heeft de Stichting PAWW ons laten weten dat de stijging van het percentage voor de premie PAWW met 0,1% per 1 januari 2021 niet doorgaat. Het percentage voor 2021 is dus niet 0,50%; maar net als in 2020 0,40%. In Payroll Business hebben we dit aangepast in release 2021-01 die is uitgeleverd in het weekend van 9 en 10 januari. Loonheffing – verschil Ook dit jaar zit er, net als vorig jaar, mogelijk een verschil in de loonheffing die is berekend in de salarisadministratie en de belasting die een medewerker moet betalen op basis van de inkomstenbelasting. Dit verschil wordt veroorzaakt door de opbouw en de afbouw in de arbeidskorting, de algemene heffingskorting en de ouderenkorting, waarbij bij de bijzondere beloningen onvoldoende rekening wordt gehouden in de loonberekening. Dit is geen fout in de salarissoftware, maar is wettelijk zo vastgesteld. Pensioenwijzigingen 2021  Uniforme Pensioen Aangifte Meer pensioenfondsen stappen over op de Uniforme Pensioen Aangifte (UPA) Steeds meer pensioenfondsen maken de overstap naar de Uniforme Pensioen Aangifte (UPA). Ook in 2021 gaat een aantal fondsen deze overstap maken. Dit houdt in dat je ook de inrichting moet wijzigen. Welke wijzigingen dat zijn, hangt af van het pensioenfonds. Eventuele wijzigingen in ondersteunende CAO's past Visma | Raet aan. Wij zijn op dit moment druk bezig met verschillende pensioenfondsen om de nieuwe regelingen en koppelingen te testen, zodat je vanaf de januari pensioenaangifte via het UPA-bericht kunt doen. Zodra deze pensioenfondsen in 2021 via deze route moeten gaan aanleveren, nemen zij hierover contact me je op. De volgende pensioenfondsen gaan geheel of gedeeltelijk met een aantal regelingen over op UPA: TKP Bakkers Landbouw Recreatie AZL VLEP Houtverwerkende industrie Tevens vinden er een aantal verschuivingen plaats van Fondsen die overstappen van Uitvoerder.  PGB neemt het fonds Reiswerk over van Centric en het fonds AVH van AGH. TKP neemt het fondsen Meubel & Hout overvan Centric en het fonds Kappers van AGH. APG Instellingen > Gegevensuitwisseling > Interfaces / Periodieke Interface APG Voor APG verandert alleen de reden einde arbeidsovereenkomst. Tot en met 2020 gebruikt APG een eigen tabel met redenen uit dienst die werden opgeven via een conversietabel. Vanaf 2021 gaat APG echter dezelfe redenen uit dienst gebruiken die de de Belastingdienst gebruikt. Als jouw organisatie de waardenlijst met redenen uit dienst van de Belastingdienst gebruikt die Visma | Raet onderhoudt op landniveau, maak dan in het scherm van de Periodieke interface APG het veld APG itf. reden einde dienstverband conv.tabel leeg. Gebruikt jouw organisatie een eigen waardenlijst met redenen uit dienst, dan is er voor het doorgeven van de juiste waarden aan de Belastingdienst al een conversietabel ingericht. Deze Conversietabel kun je dan ook koppelen via het veld APG itf. reden einde dienstverband conv.tabel in het scherm Periodieke interface APG. Aanpassingen Payroll Business 2021 Indicatie publiekrechtelijke aanstelling voor onbepaalde tijd Waarom Vanaf 2021 is aan de Loonaangifte de Indicatie publiekrechtelijke aanstelling voor onbepaalde tijd toegevoegd.  Hoe Medewerker > Contract > Arbeidscontract Om dit aan te sturen is per 1-1-2021 aan het scherm Arbeidscontract het veld Publiekrechtelijke aanstelling voor onbep. tijd toegevoegd. Dit veld heeft als standaardwaarde Niet van toepassing. Nieuw Soort inkomen - Uitkering in kader van vervroegde uittreding Waarom Vanaf 2021 is er een nieuw soort inkomen bijgekomen: 53 Uitkering in kader van vervroegde uittreding. Hoe Medewerker > Interfaces > Loonaangifte  Wij hebben deze nieuwe inkomenssoort per 1-1-2021 toegevoegd aan de lijst van het veld Soort inkomen in het medewerkerscherm Interfaces > Loonaangifte. Auto van de zaak - nieuwe autocategorie Zonnecelauto Waarom Vanaf 2021 kent de auto van de zaak een nieuwe categorie, namelijk de zonnecelauto. Hoe Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaarden > Auto van de zaak Omdat je de zonnecelauto op dezelfde manier moet behandelen als de auto op waterstof hebben we in de waardenlijst van het veld Auto categorie de categorie 11 Auto op waterstof (8% - miv 2020) aangepast naar Waterstof- of zonnecelauto (12% - miv 2021). Aanpassingen Signaleringen 2021 Vervallen Signalen De volgende foutsignalen zijn per 1 januari 2021 vervallen: 2053 - Aanwas AWf herzien stagiair moet 0 zijn 2053 - Aanwas AWf hoog stagiair moet 0 zijn 2053 - Aanwas AWf laag stagiair moet 0 zijn Nieuwe reguliere controles - waarschuwing in Signaleringsverslag De volgende signalen voor de loonaangifte komen voortaan als waarschuwing in het Signaleringsverslag te staan. Deze waarschuwingen zijn gebaseerd op bepaalde signalen van de Belastingdienst, maar zorgen er niet voor dat de Belastingdienst de loonaangifte afkeurt. Het is echter wel de bedoeling dat je naar aanleiding van dergelijke waarschuwingen de inrichting controleert en zo nodig corrigeert. Doe je dit niet, dan koppelt de Belastingdienst de signalen terug via de maandelijkse brief die zij versturen.    Signalering - WAARSCHUWING Toelichting 2041 - De Indicatie oproepovereenkomst is N terwijl het Aantal contracturen per week 0 is. Als het veld Soort inkomen gelijk is aan 11, 13 of 15, dan moet bij het veld Oproepovereenkomst de waarde Ja zijn ingevuld. 2103 - Indicatie overeenkomst Arb, Opr, Schrift Als het veld Aard arbeidsverhouding gelijk is aan 4, 6, 7, 18, 79 of 81, dan moeten de volgende velden gevuld zijn met Niet van toepassing: Contr. onbep./bep. tijd Schriftelijke arbeidsovk Oproepovereenkomst  2105 - Publ.recht.aanstelling moet Ja of Nee zijn Als het veld Soort inkomen de waarde 11, 13 of 15 heeft en het veld Aard arbeidsverhouding de waarde 18, dan moet het veld Publiekrechtelijke aanstelling voor onbep. tijd de waarde Ja of Nee hebben. 2106 - Publ.recht.aanstelling moet NVT zijn Als de waarde van het veld Soort inkomen ongelijk is aan 11, 13 of 15 OF de waarde van het veld Aard arbeidsverhouding ongelijk is aan 18, dan moet Publiekrechtelijke aanstelling voor onbep. tijd de waarde N.V.T hebben. 2107 - Aant verl uren 0 als loon is vak.bijs. + ex Als loon in geld groter is dan € 0 en gelijk is aan de som van vakantiebijslag en extra periode salaris en incidentele inkomstenvermindering is niet Z en datum einde inkomstenverhouding is leeg, dan moet het aantal verloonde uren gelijk zijn aan 0. 2114 - Bij Soort inkomen hoort SV loon 0 Als het veld Soort inkomen de waarde 17, 22, 23, 24, 34, 36 37, 42, 43, 45, 50 of 52 t/m 63 bevat, dan moet het SV loon 0 zijn. Nieuwe poortcontroles - Fout in Signaleringsverslag Deze signaleringen voor de Loonaangifte komen als fout in het Signaleringsverslag te staan en moet je oplossen voordat je de loonaangifte verstuurt. Doe je dit niet, dan keurt de Belastingdienst de loonaangifte hierop af. Signalering -  FOUT Toelichting 1704 - Soort ink fout als loon uit overwerk niet 0 Als loon uit overwerk ongelijk is aan 0, dan moet het veld Soort inkomen gelijk zijn aan 11, 13, 15 of 17. 1713 - Aantal verloonde uren moet nul zijn Als het veld Soort inkomen niet de waarde 11, 13, 15, 17, 31 of 33 bevat, dan moet het (berekende) Aantal verloonde uren 0 (nul) zijn. 1828 - LKV aanvr oudere wn niet toegest: lft < 56 Als de leeftijd van de medewerker jonger is dan 56 dan mag het veld Ind. aanvraag LKV oudere werknemer niet de waarde Ja bevatten. 1829 - LKV aanv niet toeges bij Srt.ink en WN verz Als het veld Soort inkomen niet de waarde 11, 13, 15 of 31 bevat en de medewerker is niet verzekerd voor de sociale verzekeringen (ZW, WW, WAO/IVA/WGA), dan mogen de volgende velden niet de waarde Ja bevatten: Ind. aanvraag LKV oudere werknemer Ind. aanvraag LKV arbeidsgehandicapte medewerker Ind. aanvraag LKV doelgroep banenafspraak Ind. aanvraag LKV herplaatsen arbeidsgeh wn 1830 - LKV aanvr niet toegest: AOW ger.lft bij ind   Als de leeftijd bij aanvang van het dienstverband gelijk is aan of groter is dan de AOW-gerechtigde leeftijd, dan mogen de volgende velden niet de waarde Ja bevatten: Ind. aanvraag LKV oudere werknemer Ind. aanvraag LKV arbeidsgehandicapte medewerker Ind. aanvraag LKV doelgroep banenafspraak Ind. aanvraag LKV herplaatsen arbeidsgeh wn 1831 - LKV aanv niet toeges AOW lft bij start per. Als de leeftijd op de begindatum van de afrekenperiode gelijk is aan of groter is dan de AOW-gerechtigde leeftijd, dan mogen de volgende velden niet de waarde Ja bevatten: Ind. aanvraag LKV oudere werknemer Ind. aanvraag LKV arbeidsgehandicapte medewerker Ind. aanvraag LKV doelgroep banenafspraak Ind. aanvraag LKV herplaatsen arbeidsgeh wn 1917 - Bij soort inkomen hoort Aard arb.verh. 99 Als het veld Soort inkomen de waarde 17, 22, 23, 24, 31, 32, 34, 35, 36, 37, 38, 39, 40, 42, 43, 45, 46, 50, 52, 55 t/m 61 of 63 bevat, dan moet het veld Aard arbeidsverhouding de waarde 99 (Niet van toepassing) bevatten. 2102 - Ind. Arbeidsovereenkomst ontbreekt Als het veld Soort Inkomen de waarde 11, 13 of 15 bevat en het veld Aard arbeidsverhouding de waarde 01, 10, 11, 82 of 83, dan moet het veld Contr. onbep./bep. tijd gevuld zijn met onbepaalde tijd of bepaalde tijd. 2109 - Ind. Schriftelijke overeenkomst ontbreekt Als het veld Soort Inkomen de waarde 11, 13 of 15 bevat en het veld Aard arbeidsverhouding de waarde 01, 10, 11, 82 of 83, dan moet het veld Schriftelijke arbeidsovk de waarde Ja of Nee bevatten. 2110 - Indc. Oproepovereenkomst ontbreekt Als het veld Soort Inkomen de waarde 11, 13 of 15 bevat en het veld Aard arbeidsverhouding de waarde 01, 10, 11, 82 of 83, dan moet het veld Oproepovereenkomst de waarde Ja of Nee bevatten.   Publishing Date : 12/3/2020

1. Hoe sluit ik het jaar 2020 af? Het jaar wordt definitief afgesloten, zodra de eerste verwerking van het nieuwe jaar is opgestart. Let op Als er eenmaal een eerste verwerking van het nieuwe jaar is opgestart, kun je geen salarisverwerking over het oude jaar meer uitvoeren. Wel heb je bij het rekenen in 2021 de keuze tussen rekenen in de nabetaalmodus of de correctiemodus (zie vraag 6). Aanvullende verwerking als laatste periode al is afgesloten Let op: een aanvullende verwerking wordt gestart voor alle medewerkers. Als er tussen de laatste (definitieve) verwerking en het tijdstip van uitvoeren van de aanvullende verwerking, mutaties zijn ingevoerd voor het af te sluiten jaar, neemt Payroll Business deze allemaal mee in de aanvullende verwerking. Uiterste aangiftedatum Voor alle periodiciteiten geldt als uiterste aangiftedatum 31-01-2021. Op die datum moet ook de laatste betaling over 2020 door de Belastingdienst zijn ontvangen. Rekening houdend met een maximale verwerkingstijd van drie dagen, adviseren wij om uiterlijk 25 januari 2021 een laatste definitieve (aanvullende) verwerking voor 2020 uit te voeren.  2. Hoe kan ik jaaropgaven afroepen? Het afroepen van jaaropgaven is mogelijk zodra je 2020 definitief hebt afgesloten. Vanaf dat moment kun je zelf bepalen wanneer je de jaaropgaven aanvraagt en hoe de distributie plaatsvindt. Let op: controleer de instellingen voordat je de jaaropgave opvraagt.            Via Beheer > Jaarafsluiting > Aanvraag jaaropgaven vraag je de jaaropgaven per bedrijf aan. Als je vanaf periode 01 in nabetaalmodus werkt (zie vraag 6), zorg er dan voor dat je de jaaropgaven pas afroept als je er zeker van bent dat je geen aanvullende verwerking over 2020 meer uitvoert. De doorlooptijd tot het moment waarop de jaaropgaven worden verzonden is twee tot drie werkdagen. Als je in periode 01 in de correctiemodus gaat werken, heb je twee opties: Je wacht met het verzenden van de jaaropgaven totdat periode 01 is afgesloten, schakelt daarna over op nabetaalmodus en roept dan de jaaropgaven af voor alle medewerkers. Maar je kunt er ook voor kiezen om bij het afsluiten van 2020 alle medewerkers een normale jaaropgaaf te sturen en pas in februari of maart vervangende jaaropgaven te sturen naar de medewerkers waarvoor correcties zijn uitgevoerd. Let op dat je bij het opvragen het juiste jaar afroept. Via Bedrijf > Salarisadministratie > Afdrukken en verzenden jaaropgaven leg je vast hoe je de jaaropgaaf wilt laten verzenden. Controleer voordat je de jaaropgaven afroept, de ingevulde gegevens. Als je voor een bedrijf voor de eerste keer jaaropgaven afroept, klik dan eerst op de knop Toevoegen. Selecteer het bedrijf en vul daarna de gewenste velden in het scherm Afdrukken en verzenden jaaropgaven. Via het scherm Medewerker > Medewerkergegevens > Medewerker (aanvullend) kun je in het veld Jaaropgaven afdrukken de waarde Ja of Nee invullen. Hiermee kun je per medewerker afwijken van de bedrijfsinstellingen. Gebruik hierbij als ingangsdatum uiterlijk de laatste dag van de laatste afrekenperiode. Via Rapporten > Controleoverzichten > Ad-hoc rapportage selecteer je het gegevenselement Jaaropgaven afdrukken om de instellingen per medewerker te controleren. Kies als ingangsdatum de laatste dag van de laatste periode, op deze manier selecteer je ook medewerkers die in de loop van de laatste periode pas in dienst zijn gekomen. Dit rapport laat de waarden zien die voor de betreffende medewerkers worden toegepast. Als er bij de medewerker een mutatie is vastgelegd, zie je die waarde. Als er bij een medewerker géén mutatie is vastgelegd, zie je de default inrichting die je hebt vastgelegd via Bedrijf > Salarisadministratie > Afdrukken en verzenden jaaropgaven. Als je alleen de medewerkers wilt zien waarvoor een afwijkende waarde is vastgelegd, kun je het beste het mutatieverslag gebruiken. Medewerkers voor wie Algehele blokkering en Blokkeren interface Loonaangifte op Ja staat, maar die wel een verloningsresultaat hebben in 2020, neemt Payroll Business mee in het proces voor het aanvragen van de jaaropgaven. Salarisdossier Maak je gebruik van het Salarisdossier? Dan gelden de volgende aandachtspunten: Controleer eventuele afwijkingen op medewerkerniveau. Dit doe je via Rapporten > Controle > Ad-hoc rapportage: gegevenselement Jaaropgaven afdrukken. De jaaropgaven worden pas in het Salarisdossier geplaatst nadat je via Beheer > Jaarafsluiting > Aanvraag jaaropgaven de jaaropgaven hebt aangevraagd. In uitzonderingsgevallen kun je er in het Salarisdossier voor kiezen om specifieke jaaropgaven niet te publiceren richting de medewerker. In Salarisdossier kun je op medewerkerniveau de jaaropgave afkeuren en niet publiceren. 3. Hoe worden de referentietabellen Pensioenen/fondsen en Salarisschaal aangepast? De manier waarop de referentietabellen Pensioenen/fondsen worden aangepast, hangt af van de vraag of het gaat om een benoemde of eigen pensioenregeling (of fonds). Via Rapporten > Instellingen > Overzicht bedrijfsinrichting > optie Referentietabellen kun je de inrichting van de eigen regelingen controleren. Benoemde (CAO-)regelingen Pensioenen/fondsen Benoemde regelingen voor Pensioenen/fondsen zijn CAO-regelingen die Raet ondersteunt. Aanpassingen in de referentietabellen voor benoemde regelingen voor Pensioenen/fondsen worden door Raet verwerkt. Wij informeren hierover via Youforce. Eigen regelingen Pensioenen/fondsen en Salarisschalen Aanpassingen in de referentietabellen Pensioenen/fondsen eigen regeling en in de referentietabel Salarisschaal kun je zelf uitvoeren via Instellingen > Berekening > Referentietabellen.  4. Waar kan ik de percentages van de Gedifferentieerde premie Whk invoeren? De Gedifferentieerde premie Werkhervattingskas bestaat uit de volgende delen: Premiedeel WGA Premiedeel ZW-flex De premiepercentages kun je invoeren in het scherm: Instellingen > Berekening > Gegevens UWV. Deze premies worden door de Belastingdienst verstrekt. 5. Wordt het Jaarloon bijzondere beloningen automatisch berekend? Ja het Jaarloon bijzondere beloningen wordt automatisch berekend op basis van de laatste verwerkingsperiode van het voorgaande jaar. In de volgende gevallen stelt Payroll Business geen jaarloon bijzondere beloningen vast: als in het scherm Loonheffingen het veld Jaarloon BT berek blokkeren op Ja staat. als in het scherm Loonheffingen het veld Jaarloon bijz. bel. handmatig is ingevoerd. Rapport opvragen voor controle Via Rapporten > Controle > Ad-hoc rapportage vraag je gegevenselement Jaarloon bijz. bel. op. Voor medewerkers met een Jaarloon bijz. bel. op een grens van de bijzonder tarieftabellen, is het raadzaam om in overleg met hen dit jaarloon naar boven bij te stellen, om te voorkomen dat er te weinig loonheffing wordt ingehouden. 6. Hoe ga ik om met correcties en nabetalingen over 2020? Veel wijzigingen die je straks in 2021 met terugwerkende kracht (TWK) vastlegt in 2020, kun je op twee manieren verwerken: als correctie of als nabetaling. Correctie Loonheffingen en premies worden uitgerekend volgens de regels van 2020 en aangegeven in het betreffende tijdvak van 2020. Nabetaling Loonheffingen en premies worden uitgerekend volgens de regels van 2021 en aangegeven in het actuele tijdvak van 2021. Specifieke verrekeningen zoals de Fiscale correctie lease auto en de toepassing van de 30% regeling moet je altijd in het voorgaande jaar verwerken. Je kunt er voor kiezen om in 2021 in de nabetaalmodus te gaan draaien of je kunt er voor kiezen om eerst in de correctiemodus te blijven.  Aandachtspunten Nabetaalmodus In de nabetaalmodus kiezen veel gebruikers er voor om zo lang mogelijk aanvullende verwerkingen in het oude jaar te blijven draaien en de eerste verwerking van het nieuwe jaar uit te stellen. Zodoende is er maximaal de tijd om nog wijzigingen over 2020 door te voeren.  Als je dan na de eerste verwerking van periode 2020-01 constateert dat er nog mutaties over 2020 moeten plaatsvinden, kun je dit alleen doen met handmatige correcties: Je moet dan handmatige correcties voor 2020 rechtstreeks in de Loonaangifte vastleggen. Daarnaast moet je handmatig een gecorrigeerde jaaropgave aan de medewerker verstrekken. Correctiemodus Het voordeel van de correctiemodus is dat je, zolang als je wilt in de correctiemodus kunt blijven werken, ook als je al bent begonnen met verwerkingen in het nieuwe jaar: Kies je voor de correctiemodus, dan geldt het volgende: Alle herrekenverschillen over vorig jaar worden verwerkt volgens de rekenregels van vorig jaar. Er wordt automatisch een nieuwe loonaangifte van vorig jaar aangemaakt. Voor de medewerkers die het betreft, kun je automatisch een vervangende jaaropgaaf aanmaken. Diverse overzichten bieden de mogelijkheid om op twee manieren naar de gegevens te kijken: actueel, origineel of fiscaal. Controle en wijziging instellingen Instellingen > Algemeen > Stuurgegevens   In het veld Nabetalingen vanaf periode kun je opgeven vanaf welke periode je wilt beginnen met nabetalen. Vanaf die periode worden alle herrekenverschillen over 2020 belast volgens de rekenregels van 2021 en verwerkt in de loonaangifte van 2021. Zolang de ingestelde periode niet is bereikt, blijf je in de correctiemodus: herrekenverschillen over 2020 worden dan belast volgens de rekenregels van 2020 en verwerkt in de loonaangifte van 2020. Voorbeeld 1 Je brengt geen wijziging aan in de standaard waarde: Nabetalingen vanaf periode = 1 Hierdoor worden vanaf periode 1 alle wijzigingen over 2020 als nabetaling verwerkt. Voorbeeld 2 Je legt vast: Nabetalingen vanaf periode = 4 Hierdoor worden gedurende periode 1 t/m 3  alle wijzigingen over 2020 als correctie verwerkt. Voorbeeld 3 Je legt vast: Nabetalingen vanaf periode = 99 Hierdoor worden gedurende het hele jaar alle wijzigingen over 2020 als correctie verwerkt. Overige aandachtspunten voor het invullen van Nabetalingen vanaf periode Kies een periode waarin normaal gesproken in de onderneming geen correcties meer van toepassing zijn.  Als er vóór die periode toch al nabetalingen moeten plaatsvinden, leg deze dan vast met een eenmalige component Moeten er ná die periode toch correcties plaatsvinden, dan geldt daarvoor de werkwijze tot nu toe: je legt de correcties vast via de module Loonaangifte. Let op de peildatum verloon je per maand, gebruik dan 1 januari 2021 verloon je per 4-weken, gebruik dan 05 januari 2021 Wijziging Nabetalingen vanaf periode later in het jaar Zodra je binnen een bepaald afrekenjaar een payrollperiode definitief afsluit in de nabetaalmodus, is het niet meer mogelijk om in datzelfde jaar terug te keren naar de correctiemodus. Je kunt wel altijd als peildatum 1 januari van het volgende jaar kiezen en de instellingen voor het nieuwe jaar wijzigen. Ook kun je het tijdvenster voor correcties verlengen, zolang je nog geen salarisperiode in nabetaalmodus heeft afgesloten. Het is mogelijk om midden in een periode over te stappen van correcties naar nabetalingen. Start daarna een vervolgverwerking: voor zover nodig, voert Payroll Business de berekeningen opnieuw uit, dit keer in nabetaalmodus. Het is mogelijk om halverwege de periode over te stappen van nabetaalmodus naar correctiemodus, zolang er nog geen eerdere periode is afgesloten in de nabetaalmodus. Online help Voor meer uitleg over correcties en nabetalingen, zie de uitleg de online help, onderwerp Berekening met terugwerkende kracht over de jaargrens heen bij de Procedurebeschrijvingen. Hier wordt onder andere uitgelegd hoe je de verschillende rapporten kunt gebruiken voor het controleren van de TWK-mutaties. 7. Wanneer kan ik mijn correcties in de loonaangifte over voorgaande jaren inzenden? Correcties in de loonaangifte over voorgaande jaren kun je naar verwachting vanaf februari 2021 inzenden naar de Belastingdienst. Heb je de salarisverwerking voor de laatste periode van 2020 definitief gemaakt en direct de loonaangifte verzonden, dan kun je eventuele correctieberichten die voortkomen uit een aanvullende verwerking van de laatste periode van 2020 pas vanaf februari 2021 inzenden. Als je verwacht dat je aanvullende verwerkingen gaat opstarten over december 2020, wacht dan met het inzenden van de initiële loonaangifte december 2020 totdat je zeker weet dat je het jaar kunt afsluiten en de eerste periode voor 2021 gaat openen. 8. Hoe selecteer ik een autocategorie met bijtellingspercentage dat geldig is voor 2021? De tabel waaruit je in het scherm Auto van de zaak via het veld Auto categorie de categorie voor het bijtellingspercentage van de auto kiest, toont in de omschrijving het bijtellingspercentage dat zou gelden als je op dat moment een nieuwe tenaamstelling van de auto van de zaak zou registreren. De oude bijtelllingspercentages blijven geldig bij tenaamstellingen in voorgaande jaren. Slechts de omschrijving wordt aangepast op basis van de geldende regeling voor een tenaamstelling in dat jaar. Zo zie je bijvoorbeeld: in 2020 voor categorie 11 de omschrijving Auto op waterstof (8% - miv 2020) in 2021 voor categorie 11 de omschrijving Waterstof- of zonnecelauto (12% miv 2021) Auto's die een tenaamstelling hebben die overeenkomt met een datum ná 1-1-2021, hebben het nieuwe bijtellingspercentage van 12%. Op basis van de juiste categorie en de datum tenaamstelling past Payroll Business het juiste bijtellingspercentage toe.  9. Waarom mag ik bij de komende jaarovergang bepaalde velden in de arbeidsvoorwaardenschermen voor Verlof opbouw niet invullen? Begin 2020 is de arbeidsvoorwaarde Verlof opbouw aangepast en wordt het verlof uitgesplitst in wettelijk en bovenwettelijk verlof. Voor een goede conversie naar wettelijk en bovenwettelijk verlof, is aan het bedrijfsscherm en medewerkerscherm van de arbeidsvoorwaarde Verlof opbouw een aantal velden toegevoegd, waarin u kon opgeven hoe u deze conversie wilde laten verlopen.  Payroll Business boekt de verlofsaldo's nu automatisch door en zal de verlofsaldo's die zijn verjaard, laten vervallen. Dit laatste gebeurt alleen als u dit heeft vastgelegd via de velden Vervaltermijn wettelijk verlof en Vervaltermijn bovenwettelijk verlof. De velden die wij voor de conversie van 2019 naar 2020 hebben toegevoegd, moet u bij de conversie van 2020 - 2021 niet invullen. Wij hebben deze velden niet van het scherm hebben gehaald, omdat er wensen zijn om de velden te gebruiken als een medewerker van werkgever wisselt binnen dezelfde holding (klant) en de verlofsaldo's meegenomen moeten worden. Dit is momenteel nog in onderzoek. Hieronder ziet je om welke velden het gaat. Instellingen > Berekening > Arbeidsvoorwaardegegevens > Verlof - opbouwmethode Het volgende veld moet u bij de jaarovergang naar 2021 niet invullen. Automatisch vullen verlofsaldo (oude regeling) Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaarden > Verlof - opbouwmethode De volgende velden moet u bij de jaarovergang naar 2021 niet invullen. Automatisch vullen verlofsaldo (oude regeling) Verlofsaldo (boven)wettelijk voorgaande jaren Verlofsaldo wettelijk voorgaande jaren Verlofsaldo bovenwettelijk voorgaande jaren Verlofsaldo wettelijk ouder dan 5 jaar Verlofsaldo bovenwettelijk ouder dan 5 jaar Verlofsaldo wettelijk 5 jaar oud Verlofsaldo bovenwettelijk 5 jaar oud Verlofsaldo wettelijk 4 jaar oud Verlofsaldo bovenwettelijk 4 jaar oud Verlofsaldo wettelijk 3 jaar oud Verlofsaldo bovenwettelijk 3 jaar oud Verlofsaldo wettelijk 2 jaar oud Verlofsaldo bovenwettelijk 2 jaar oud Verlofsaldo wettelijk 1 jaar oud Verlofsaldo bovenwettelijk 1 jaar oud Publishing Date : 12/2/2020

Vooraankondiging Jaarovergang 2019-2020 - deel 1 Aanpassingen wet- en regelgeving 2020 In deze vooraankondiging informeren wij u over een aantal geplande aanpassingen in Payroll Business voor de jaarovergang van 2019 naar 2020 die invloed hebben op uw eigen processen. De december release van Payroll Business bevat de meeste functionele aanpassingen. De overige functionele aanpassingen zijn beschikbaar na de Kerstrelease. Indien functionele aanpassingen al eerder beschikbaar zijn, zullen we u informeren via de release notes. De definitieve informatie over deze aanpassingen vindt u in de Jaarovergang in december.  Belastingdeel heffingskortingen ook van toepassing voor België, Suriname en Aruba De heffingskortingen binnen de loonbelasting en de inkomstenbelasting bestaan uit een belastingdeel en een premiedeel. Vanaf 1-1-2019 hebben alleen inwoners van Nederland nog recht op het belastingdeel van de heffingskortingen. Vanwege belastingverdragen hebben ook inwoners van België, Suriname en Aruba recht op het belastingdeel van de heffingskortingen. Met ingang van 2020 heeft de Belastingdienst hiervoor aparte tabellen beschikbaar. Dat betekent dat u vanaf 2020 de algemene heffingskorting wel via het loon kunt verrekenen. Nieuwe groepen berekenen loonheffing Bovenstaande betekent dat er met ingang van 1-1-2020 voor het berekenen van de loonheffing twee nieuwe groepen van toepassing zijn:  België Suriname/Aruba  Oplossing in Payroll Business - nieuwe  waarden voor Woonsituatie loonheffing Medewerker > Loonheffingen In het scherm Loonheffingen zijn aan het gegevenselement Woonsituatie loonheffing per 1-1-2020 de volgende nieuwe validatiewaarden toegevoegd: 4. België 5. Suriname/Aruba Als bij bestaande medewerkers in het scherm Medewerker(s) bij het veld Woonland de waarde België, Suriname of Aruba is vastgelegd, vult Payroll Business voor deze medewerkers automatisch de juiste waarde in bij Woonsituatie loonheffing. Dit gebeurt ook als u al eerder de Woonsituatie Loonheffing voor medewerkers met woonlanden België, Suriname of Aruba hebt aangepast. Als bij een medewerker voor gegevenselement toch een andere waarde van toepassing is, moet u dit zelf handmatig aanpassen. Uw actie De nieuwe waarden voor de Woonsituatie loonheffing zijn met ingang van 1-1-2020 beschikbaar. Als u de geconverteerde waarde of standaard waarde wilt aanpassen naar een andere waarde, moet u dit doen in het scherm Loonheffingen en daar kiezen voor de Ingangsdatum 1-1-2020. Let op 1 Het wijzigingen van het Woonland kan leiden tot het aanpassen van de Woonsituatie loonheffing. Bij iedere wijziging van het Woonland kijkt Payroll Business of dit overeenkomt met de Woonsituatie loonheffing. Als dat niet het geval is, past het systeem de Woonsituatie loonheffing automatisch aan. Let op 2 Het systeem past de Woonsituatie loonheffing niet aan als u deze ooit ergens in de tijd handmatig hebt aangepast. Voor de zekerheid raden wij u aan om dit veld te controleren na de verwerking van januari en daar aan te passen waar nodig. Hoge en lage WW-premie Met ingang van 1 januari 2020 wordt de Wet Arbeidsmarkt in balans (WAB) van kracht. Een onderdeel van deze wet is het invoeren van een hogere en een lagere WW-premie gebaseerd op het type contract. Voor het mogen toepassen van de lage WW-premie moet een contract voldoen aan de volgende drie voorwaarden: Arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd Schriftelijke arbeidsovereenkomst het betreft geen oproepovereenkomst Als niet aan bovenstaande voorwaarden wordt voldaan, geldt de hoge WW-premie.  Altijd lage WW-premie Er zijn drie uitzonderingssituaties waarvoor altijd de lage WW-premie geldt: Voor medewerkers met een leerovereenkomst op grond van de Beroeps Begeleidende Leerweg (BBL). Voor medewerkers die bij aanvang van het aangiftetijdvak jonger zijn dan 21 jaar en in dat aangiftetijdvak maximaal 48 verloonde uren (vierwekenaangifte) of 52 verloonde uren (maandaangifte) hebben. Voor uitkeringen werknemersverzekeringen: uitkeringen door UWV, betalingen door een eigenrisicodrager ZW en WGA en werkgeversheffingen. Als er lage WW-premie is berekend, kan achteraf toch de premie worden herzien en gewijzigd in de hoge WW-premie. Dit geldt in de volgende situaties: Beëindiging arbeidsovereenkomst binnen twee maanden. Meer dan 30% verloonde uren dan contracturen in een kalenderjaar Oplossing in Payroll Business Automatische berekening hoge en lage WW-premie Voor medewerkers die WW-verzekerd zijn, berekent Payroll Business de WW-premie op basis van de volgende drie gegevenselementen in het scherm Arbeidscontract. het bestaande gegevenselement Contact onbep./ bep. tijd het nieuwe gegevenselement Schriftelijke arbeidsovk het nieuwe gegevenselement Oproepovereenkomst Beide nieuwe gegevenselementen komen met ingang van de november release beschikbaar. Per 30-12-2019 (4-weken verloning) of 1-1-2020 (maandverloning) nemen we deze nieuwe velden op in de aangiftes.  Payroll Business berekent de lage WW-premie als de gegevenselementen de onderstaande waarde hebben: Gegevenselement Waarde Contact onbep./bep. tijd Onbepaalde tijd Schriftelijke arbeidsovk Ja Oproepovereenkomst Nee In alle andere gevallen berekent Payroll Business de hoge WW-premie. Automatisch afleiden waarde Oproepovereenkomst De default waarde voor Schriftelijke arbeidsovk is Ja. Voor bestaande medewerkers wordt de waarde van het gegevenselement Oproepovereenkomst afgeleid van de waarde voor Soort inkomen of Arbeidsvoorwaarde variant van het Salaris. In de tabel hieronder ziet u op basis van welke waarden het afleiden van de waarde van Oproepovereenkomst plaatsvindt: Soort Inkomen Salaris - arbeidsvoorwaardenvariant Oproepovereenkomst 11 - Loon of salaris ambtenaren in de zin van de Ambtenarenwet  13 - Loon of salaris directeuren van een nv/bv, wel verzekerd voor de werknemersverzekeringen  15 - Loon of salaris niet onder te brengen onder 11, 13 of 17 Salaris Vast bruto Salarisschaal Netto salaris Salaris o.b.v. loonkosten (vast) Nee 11 - Loon of salaris ambtenaren in de zin van de Ambtenarenwet  13 - Loon of salaris directeuren van een nv/bv, wel verzekerd voor de werknemersverzekeringen  15 - Loon of salaris niet onder te brengen onder 11, 13 of 17 Salaris (variabel bruto)  Netto uurloon Salaris (dagloon) Salaris o.b.v. loonkosten (variabel) Ja Niet gelijk aan: 11 - Loon of salaris ambtenaren in de zin van de Ambtenarenwet  13 - Loon of salaris directeuren van een nv/bv, wel verzekerd voor de werknemersverzekeringen  15 - Loon of salaris niet onder te brengen onder 11, 13 of 17 - N.v.t. Nieuwe kolommen in de rapporten Afrekenmatrix medewerker / werkgever / per periode  Voor de lage en hoge WW-premie zijn aan de Afrekenmatix medewerker / werkgever / per periode de volgende kolommen toegevoegd: AWF laag AWF hoog AWF herzien  Uw actie Voor medewerkers waarvoor u geen schriftelijke arbeidsovereenkomsten heeft, moet u bij Schriftelijke arbeidsovk kiezen voor Nee.  Als de waarde voor het gegevenselement Oproepovereenkomst niet juist is, moet u zelf handmatig de door Payroll Business afgeleide waarde aanpassen.  Voor de processen waarvoor dit van toepassing is moet u de nieuwe gegevenselementen opnemen in imports, profielen en Self Service-formulieren.  De nieuwe kolommen van de afrekenmatices - AWF laag, AWF hoog en AWF herzien - moet u opnemen in de inrichting van de journalisering. Automatische berekening lage WW-premie voor uitzonderingssituaties Werknemers met een leerovereenkomst op grond van de Beroeps Begeleidende Leerweg (BBL) Medewerker > Interfaces > Loonaangifte In het scherm Loonaangifte bij de medewerker, komt in de lijst bij Aard arbeidsverhouding  een nieuwe validatiewaarde 83 Beroepsbegeleidende leerweg (BBL) beschikbaar per 1 januari 2020. Als u deze waarde bij een medewerker vastlegt, berekent Payroll Busiiness de lage WW-premie ongeacht de waarde bij de gegevenselementen Contact onbep./bep. tijd, Schriftelijke arbeidsovereenkomst en Oproepovereenkomst. Voor bestaande medewerkers vindt een conversie naar deze nieuwe waarde plaats, als in het scherm Arbeidscontract bij Minimumloon indicatie de waarde Beroeps Begeleidende Leerweg is vastgelegd.  Uw actie Voor BBL-medewerkers zonder de Minimumloon indicatie Beroeps Begeleidende Leerweg moet u bij Aard arbeidsverhouding de waarde 83 Beroepsbegeleidende leerweg (BBL) vastleggen. Voor de processen waarvoor dit van toepassing is, moet u de nieuwe validatiewaarde opnemen in imports, profielen en Self Service-formulieren.  Werknemers die bij aanvang van het aangiftetijdvak jonger zijn dan 21 jaar en in dat aangiftetijdvak maximaal 48 verloonde uren (vierwekenaangifte) of 52 verloonde uren (maandaangifte) hebben Medewerker > Medewerker > Medewerker(s) Op basis van de Geboortedatum in het scherm Medewerker(s) en het payrollelement Verloonde uren bepaalt Payroll Business automatisch of een medewerker voldoet aan deze uitzonderingssituatie. Hierbij wordt gekeken naar de leeftijd aan het begin van de afrekenperiode. Als een medewerker tot deze uitzonderingsgroep behoort, berekent Payroll Business de lage WW premie.  Uitkeringen werknemersverzekeringen - uitkeringen door UWV, betalingen door een eigenrisicodrager ZW en WGA en werkgeversheffingen Instellingen > Berekening > Grondslag Op basis van de nieuwe Grondslag Looncomponenten AWF laag wordt voor de looncomponenten in deze grondslag de lage WW-premie berekend. Bij een samenloop van salaris en uitkering moet aan de Belastingdienst de totale WW-premie onder de rubriek AWF-premie hoog worden aangeleverd. Daarom ziet u in de Afrekenmatrix werkgever en payrollelementen AWF hoog staan.  Als de uitkering, die valt onder deze uitzondering, verloond wordt zonder een salaris en de gegevenselementen Contract onbep.bep. tijd, Schriftelijke arbeidsovk, en Oproepovereenkomst hebben de waarde Niet van toepassing, dan wordt de lage WW-premie berekend. Er hoeft dan geen grondslag ingericht te worden. Uw actie Als u uitkeringen betaalt die vallen onder de hiervoor genoemde uitzondering en u betaalt deze tegelijkertijd met een salaris waarvoor de hoge WW-premie geldt, dan moet u via het scherm Grondslag de looncomponenten voor deze uitkeringen opnemen in de Grondslag Looncomponenten AWF laag. WW Herzien in Fases Herzien lage WW-premie - Fase 1 Medewerker > Loonheffingen In fase 1 hebben wij voor het ondersteunen van het herzien van de lage WW-premie aan het scherm Loonheffingen het gegevenselement WW herzien toegevoegd. Als hier Ja is ingevuld, wordt de lage WW-premie herzien en wordt de hoge WW-premie berekend en in de Afrekenmatrix werkgever opgenomen in de nieuwe kolom AWF herz. De eerder berekende lage WW-premie wordt op 0 gesteld. Fase 1 is beschikbaar voor de release van januari 2020.  Herzien lage WW-premie - Fase 2 Zo snel mogelijk na januari 2020 komt Fase 2 voor het herzien van lage WW-premie beschikbaar. Het is de bedoeling dat voor de volgende uitzonderingssituaties het herzien van de lage WW-premie automatisch plaatsvindt en de WW herzien wordt berekend: Beëindiging arbeidsovereenkomst binnen twee maanden. Meer dan 30% verloonde uren dan contracturen in een kalenderjaar Daarnaast komt er een rapport waarmee u kunt nagaan welke medewerkers aan het eind van het kalenderjaar meer dan 30% verloonde uren ten opzichte van de contracturen zullen hebben.  Uw actie De nieuwe kolom AWF herzien van de Afrekenmatrix werkgever moet u opnemen in de inrichting van de journalisering. Als u, voordat Fase 2 is uitgeleverd, een medewerker hebt van wie binnen twee maanden de arbeidsovereenkomst wordt beëindigd, moet u in het scherm Loonheffingen bij WW herzien de waarde Ja vastleggen per de datum dat de herziene premie berekend moet worden. Herzien van de lage WW-premie als er meer dan 30% verloonde uren dan contracturen zijn, mag pas plaatsvinden in december 2020 of januari 2021. Nieuwe elementen op salarisstrook Aan de salarisstrookmodellen zijn de volgende gegevenselementen aan het medewerkerblok toegevoegd: Contr onbep./bep. tijd Schriftelijke arbeidsovk Oproepovereenkomst Uw actie Controleer te zijner tijd of er door deze verplichte gegevenselementen, elementen die u zelf hebt toegevoegd niet meer zichtbaar zijn op de salarisstrook. Als door u zelf toegevoegde elementen niet meer zichtbaar zijn, bekijk dan kritisch welke elementen niet meer nodig zijn.   Risicogroep wordt sector AWF- en sectorpremie vervallen De bestaande AWF- en sectorpremie vervallen per 1 januari 2020. Medewerker > Medewerker > Medewerker / Medewerker (aanvullend) Omdat er geen sectorpremies meer berekend worden, vervalt in de volgende schermen het veld Risicogroep: Payroll Business - scherm Medewerker  HR Core Business - scherm Medewerker aanvullend Omdat u wel de sector aan de Belastingdienst moet aanleveren, is aan de schermen Medewerker en Medewerker (aanvullend) het nieuwe veld Sector toegevoegd. Voor bestaande medewerkers zal Payroll Business de waarde van het veld Sector afleiden van de huidige waarde in het veld Risicogroep. Daarnaast zullen we er tijdelijk voor zorgen dat risicogroepen die we binnenkrijgen voor nieuwe medewerkers worden omgezet naar de juiste waarde in het veld Sector.  Uw actie Verwijder voor de processen waarvoor dit van toepassing is, het gegevenselement Risicogroep uit imports, profielen en Self Service-formulieren en voeg het nieuwe gegevenselement Sector hieraan toe.  AOW-leeftijd In het pensioenakkoord is afgesproken dat de AOW-leeftijd minder snel zal stijgen. De AOW-leeftijd blijft in 2020 en 2021 66 jaar en 4 maanden. In 2022 stijgt de AOW-leeftijd met 3 maanden en komt in 2024 uit op 67 jaar. Daarna zal de AOW-leeftijd niet 1 jaar stijgen per jaar dat we langer leven, maar 8 maanden. De AOW-leeftijd blijft dus gekoppeld aan de levensverwachting, maar in mindere mate. Het wetsvoorstel Temporisering verhoging AOW-leeftijd is op 2 juli 2019 aangenomen door de Eerste Kamer en gaat in per 1 januari 2020. Het bereiken van de AOW-gerechtigde leeftijd is geregeld volgens het schema hieronder.   Geboortedatum vanaf Geboortedatum t/m AOW-gerechtigde leeftijd AOW-gerechtigde leeftijd in maanden Jaar AOW leeftijd 01-01-1892 31-12-1947 65 780 <=2012 01-01-1948 30-11-1948 65 + 1 maand 781 2013 01-12-1948 31-10-1949 65 + 2 maanden 782 2014 01-11-1949 30-09-1950 65 + 3 maanden 783 2016 01-10-1950 30-06-1951 65 + 6 maanden 786 2017 01-07-1951 31-03-1952 65 + 9 maanden 789 2017 01-04-1952 31-12-1952 66 792 2018 01-01-1953 31-08-1953 66 + 4 maanden 796 2019 01-09-1953 31-08-1954 66 + 4 maanden 796 2020 01-09-1954 31-08-1955 66 + 4 maanden 796 2021 01-09-1955 31-05-1956 66 + 7 maanden 799 2022 01-06-1956 28-02-1957 66 + 10 maanden 802 2023 01-03-1957 31-12-1957 67 804 2024 01-01-1958   67+ 804+ 2025 en verder Payroll Business berekent per medewerker de AOW-gerechtigde leeftijd in maanden. Deze wordt getoond in het payrollelement AOW-gerechtigde leeftijd in maanden. Ook berekenen wij met welke datum de medewerker AOW-gerechtigd is. Deze datum ziet u terug in het veld Ingangsdatum AOW van het scherm Medewerker(s). Als de leeftijd in maanden van de medewerker aan het einde van de afrekenperiode groter is dan of gelijk aan de AOW-gerechtigde leeftijd in maanden van de medewerker, doet Payroll Business het volgende: Er wordt geen premieheffing meer berekend voor de sociale verzekeringen. Er wordt geen AOW-premie meer berekend voor de loonheffing. Er wordt geen AOW-premie meer berekend voor de eindheffing. Uren naar volgend jaar bij TWK Voor het verlonen van terugwerkende kracht mutaties over de jaargrens heen heeft u twee opties: De correctiemodus, waarbij u de betalingen en de aangiftes in het vorige jaar houdt. Alles verlonen als nabetaling, waarbij u ervoor kiest om de uitbetaling van een vorig jaar over te hevelen naar het nieuwe jaar. Hiermee vindt de uitbetaling plaats in de maand waarin u dan aan het verlonen bent en de uit te betalen en af te dragen bedragen worden dan ook in die maand meegestuurd in de loonaangifte. Bij de nabetalingsmodus vindt het volgende echter nog niet plaats. Als aan deze betalingen over het voorgaande jaar ook uren zijn gekoppeld waardoor de verloonde uren van deze medewerker wijzigen over het voorgaande jaar, worden deze uren niet overgeheveld naar het volgende jaar en meegestuurd in de loonaangifte. Dit gaan we vanaf de januari-aangiftes aanpassen.  We zorgen er dan voor dat wanneer de verloonde uren van een voorgaand jaar wijzigen bij de nabetalingsmodus, we niet alleen de bedragen maar ook de uren die hierbij horen doorsturen naar de Belastingdienst. U hoeft hiervoor geen extra handelingen of acties uit te voeren. Houd er echter rekening mee dat u bij uw controle van de loonaangifte wel andere waardes gaat zien, dan u nu gewend bent. Gebruikt u de correctiemodus waarbij u alles in het voorgaande jaar houdt, dan worden de uren al op de juiste manier gecorrigeerd in de betreffende loonaangifte. Meer informatie hierover nemen we op in komende release notes.  Reden uit dienst verplicht vanaf 2020 Vanaf 2020 verplicht de Belastingdienst om bij elke medewerker die uit dienst gaat een reden van uit dienst vast te leggen en heeft hiervoor een standaard lijst met redenen opgesteld. Deze standaard lijst gaan wij beschikbaar stellen in het huidige veld Reden uit dienst in het scherm Medewerker(s).  Als u op dit moment geen redenen uit dienst vastlegt bij uw medewerkers hoeft u geen actie te ondernemen. De standaard lijst wordt dan automatisch zichtbaar voor u. Als u wel al eigen redenen uit dienst vastlegt, ziet u de standaard waarden niet terug, maar behoudt u uw eigen waardenlijst. Reeds vastgelegde redenen uit dienst Als u nu eigen redenen uit dienst heeft vastgelegd via het scherm Medewerker(s) kunt u kiezen uit twee opties: De redenen uit dienst die u nu gebruikt stopzetten U gaat vanaf dat moment over op de redenen uit dienst die de Belastingdienst voorschrijft. Hiervoor zullen wij de waardenlijst van de Reden uit dienst aanpassen, zodat u deze  kunt inrichten. De standaard lijst zal vanaf dat moment zichtbaar worden en u kunt dan de redenen hieruit gebruiken.  U behoudt uw redenen uit dienst en u maakt gebruik van een conversietabel op klant-/ bedrijfsniveau U moet eenmalig uw eigen redenen koppelen aan de redenen die de Belastingdienst voorschrijft. Als u zelf redenen wijzigt of als de Belastingdienst in de toekomst de lijst met redenen wijzigt, moet u op dat moment opnieuw de conversietabellen aanpassen. Als u dit niet bijhoudt, wordt de loonaangifte niet goed verwerkt bij de Belastingdienst. Met deze optie ziet u de redenen van de Belastingdienst niet terug als keuze bij het uit dienst melden. Uniforme Pensioenaangifte (UPA) - veld UPA Code reden einde inkomstenverhouding Medewerker > Interfaces > Periodieke interface UPA Maakt uw bedrijf ook gebruik van de Uniforme Pensioen Aangifte (UPA), dan moet u op dit moment nog twee redenen uit dienst vastleggen. Vanaf 2020 verandert dit en gaat de UPA dezelfde redenen uit dienst gebruiken als de Belastingdienst. Daarom gaan we het veld UPA Code reden einde inkomstenverhouding van het medewerkerscherm Periodieke interface UPA verwijderen. U hoeft dan vanaf 1-1-2020 alleen nog eenmalig de reden uit dienst vast te leggen in het scherm Medewerker(s).  Wij verwachten de reden uit dienst uit te leveren in de release van december. In de release notes leest u dan meer over dit onderwerp.  Pensioenwijzigingen 2020 Meer pensioenfondsen stappen over op de Uniforme Pensioen Aangifte (UPA) Steeds meer pensioenfondsen maken de overstap naar de Uniforme Pensioen Aangifte (UPA). Ook voor 2020 hebben een aantal fondsen besloten over te stappen. Dit houdt in dat uw inrichting wellicht moet wijzigen. Welke wijzigingen dat zijn, hangt af van uw pensioenfonds. Eventuele wijzigingen in ondersteunende CAO's past Visma | Raet aan. De volgende pensioenfondsen gaan met de bijbehorende sectoren over op UPA: TKP - Detailhandel, Beveiliging, Zoetwaren Centric - Betonproductie, Reiswerk, Houthandel, Meubelindustrie AZL - Levensmiddelen Achmea - Zuivelindustrie Wij zijn op dit moment druk bezig met de voorbereidingen voor het testen van de nieuwe pensioenfondsen met de bijbehorende regelingen en koppelingen, zodat u vanaf de januari-aangifte de aanlevering via het UPA-bericht kunt doen. Als u in 2020 via deze route de gegevens moet gaan aanleveren, zullen de betreffende pensioenfondsen hierover contact met u opnemen. In de tweede helft van oktober zullen we u nader informeren en tevens uitleggen welke de aanpassingen u in Payroll Business moet doorvoeren om in januari te kunnen aanleveren via UPA. Hierin zullen we ook de jaarlijkse wijzigingen in meenemen die veranderen voor deze UPA aangiftes met de daarbij behorende acties aan uw kant. Publishing Date : 9/30/2019

Aanpassingen wet- en regelgeving 2020 Inleiding In deze vooraankondiging informeren wij u over de geplande aanpassingen in Payroll Business voor de jaarovergang van 2019 naar 2020. De december release van Payroll Business bevat de meeste functionele aanpassingen. De overige functionele aanpassingen zijn beschikbaar na de Kerstrelease van 13 december 2019. De definitieve informatie over deze aanpassingen vindt u in deze Vooraankondiging. Als er nog aanvullingen komen op de informatie in deze Vooraankondiging, dan vermelden wij deze aanvullende informatie in de release notes van januari 2020. Om de jaarovergang voor u zo gemakkelijk mogelijk te maken, hebben wij diverse wettelijke wijzigingen voor 2020 al in oktober, november en december in onze applicatie doorgevoerd. Wij adviseren u daarom om ook de release notes van die releases goed door te nemen, mocht u dat nog niet gedaan hebben. Zie voor de wijzigingen in wet- en regelgeving ook de Nieuwsbrief Loonheffingen 2020 van de Belastingdienst die u kunt downloaden van www.belastingdienst.nl. Transitievergoeding Als gevolg van de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB) zult u vanaf 2020 in veel meer gevallen dan voorheen een transitievergoeding moeten toekennen aan een medewerker waarvan het contract eindigt. Het proces van berekenen en uitbetalen van de transitievergoeding in Payroll Business gaan we daarom als volgt verbeteren: Vanaf release 2020-01 beschikt u over twee nieuwe functionaliteiten: Voor elke medewerker die uit dienst gaat, kunt u automatisch de verschuldigde transitievergoeding laten berekenen. Voor het uitbetalen van de transitievergoeding is op dit moment nog steeds een aparte medewerker nodig. Om het kopiëren van medewerkers te vergemakkelijken, is een nieuwe wizard Kopieren medewerker Transitievergoeding beschikbaar. Deze zorgt automatisch voor een nieuwe inkomstenverhouding, groene tabel, en de juiste fiscale indicaties (Aard arbeidsverhouding, Soort inkomen, premie indicaties). In de release notes van januari vindt u meer informatie over deze nieuwe functionaliteiten. In het tweede kwartaal van 2020 wordt vervolgens het uitbetalen van de Transitievergoeding nog gemakkelijker: bij elke medewerker die uit dienst gaat en recht heeft op transitievergoeding wordt dan automatisch een tweede contract met een tweede inkomstenverhouding aangemaakt. Vanaf dat moment is het kopiëren van medewerkers niet meer nodig. Ook kunt er vanaf dat moment voor kiezen om de berekende transitievergoeding automatisch te laten uitbetalen (bij dezelfde medewerker). Daardoor hoeft u in principe nog maar twee mutaties bij de medewerker vast te leggen: de datum uit dienst en de reden uit dienst. Het blijft natuurlijk ook mogelijk om een afwijkend bedrag aan transitievergoeding vast te leggen, bijvoorbeeld als u al kosten heeft gemaakt voor bijscholing of outplacement. Ook in dat geval vindt de uitbetaling plaats via een tweede contract bij dezelfde medewerker. Versneld invoeren tweeschijvenstelsel Voor medewerkers die de AOW-gerechtigde leeftijd nog niet hebben bereikt, geldt met ingang van 2020 al het tweeschijvenstelsel. Tot en met een jaarinkomen van 68.507 euro geldt het percentage van 37,35%. Daarboven geldt het percentage van 49,50%. Voor medewerkers die wel de AOW-gerechtigde leeftijd hebben bereikt en vanaf 1946 zijn geboren, geldt met ingang van 2020 een drieschijvenstelsel. Tot en met een jaarinkomen van 34.712 euro geldt het percentage van 19,45%. Daarboven tot en met een jaarinkomen van 68.507 euro geldt het percentage van 37,35%. Daar weer boven is het percentage 49,50%. Voor medewerkers die wel de AOW gerechtigde leeftijd hebben bereikt en voor 1946 zijn geboren, geldt met ingang van 2020 ook een drieschijvenstelsel. Tot en met een jaarinkomen van 35.375 euro geldt het percentage van 19,45%. Daarboven tot en met een jaarinkomen van 68.507 euro geldt het percentage van 37,35%. Daar weer boven is het percentage 49,50%. Arbeidskorting De arbeidskorting voor lagere inkomens gaat in 2020 omhoog naar € 3.819. De arbeidskorting voor de hogere inkomens wordt afgebouwd. Als het inkomen uit tegenwoordige dienstbetrekking meer is dan € 34.954 per jaar, wordt de arbeidskorting in 2020 verminderd met 6,0% van dit inkomen. De arbeidskorting is € 0 als het inkomen uit tegenwoordige dienstbetrekking € 98.604 of hoger is. Met ingang van 1 januari 2020 is de referentietabel Loonheffing arbeidskorting (vanaf 2019) vervangen door de nieuwe referentietabel Loonheffing arbeidskorting (vanaf 2020). Deze nieuwe referentietabel houdt bij het berekenen van de arbeidskorting rekening met de derde opbouwfactor die met ingang van 2020 is toegevoegd.  Algemene heffingskorting De algemene heffingskorting wordt met ingang van 1 januari 2020 verhoogd naar € 2.711. De inkomensafhankelijke afbouw van de algemene heffingskorting wordt in 2020 voor inkomens vanaf het begin van de tweede tariefschijf 5,672% en het maximale bedrag van de afbouw bedraagt ook € 2.711. Payroll Business berekent deze korting automatisch, als bij de medewerker in het scherm Loonheffingen de Loonheffingskorting op Ja staat. Ouderenkorting De ouderenkorting wordt met ingang van 1 januari verhoogd naar € 1.622. De ouderenkorting kent een inkomensafhankelijke afbouw. Deze begint bij een jaarinkomen dat meer bedraagt dan € 37.372 en is 15%. Het maximale bedrag van de afbouw bedraagt eveneens € 1.622. Payroll Business berekent deze korting automatisch, als bij de medewerker in het scherm Loonheffingen de Loonheffingskorting op Ja staat en de medewerker de AOW-gerechtigde leeftijd heeft bereikt. Bijzondere beloningen  Voor het berekenen van de loonheffing voor bijzondere beloningen Met ingang van 1 januari 2020 zijn er voor medewerkers die niet in Nederland wonen twee nieuwe referentietabellen toegevoegd. Loonheffing tariefpercentages België Deze tabel wordt toegepast als er voor een medewerker in het scherm Loonheffingen bij Woonsituatie loonheffing de waarde België is vastgelegd en er is sprake van bijzondere beloningen. Loonheffing tariefpercentages Suriname en Aruba Deze tabel wordt toegepast als er voor een medewerker in het scherm Loonheffingen bij Woonsituatie loonheffing de waarde Suriname/Aruba is vastgelegd en er is sprake van bijzondere beloningen. De al bestaande tabellen voor de bijzondere beloningen zijn aangepast met de cijfers van 2020. Jonggehandicapenkorting De jonggehandicaptenkorting wordt met ingang van 1 januari verhoogd naar € 749. Dit bedrag bestaat uit de volgende vier heffingscomponenten: loonbelasting premie AOW premie Anw premie Wlz. Het bedrag van 749 geldt voor werknemers jonger dan de AOW-leeftijd en die over de eerste tariefschijf de gecombineerde loonbelasting/premie volksverzekeringen zijn verschuldigd. Dat betekent dat er één of meer heffingscomponenten moeten worden geëlimineerd als de medewerker of de uitkeringsgerechtigde zijn loon geniet: vanaf de eerste dag van de maand waarin hij de AOW leeftijd bereikt (de AOW-component) in een herleidingssituatie (één of meer van de vier componenten) bij wonen in het buitenland (de loonbelastingcomponent) Payroll Business berekent het juiste bedrag aan Jonggehandicaptenkorting. Hiervoor is de volgende nieuwe referentietabel ingericht: Loonheffing jonggehandicaptenkorting.   Payroll Business berekent deze korting automatisch, als bij de medewerker in het scherm Loonheffingen de Jonggehandicaptenkorting op Ja staat.  Levensloopverlofkorting  De levensloopverlofkorting wordt met ingang van 1 januari verhoogd naar € 219. Dit bedrag bestaat uit de volgende vier heffingscomponenten: loonbelasting premie AOW premie Anw premie Wlz.  Het bedrag van 219 geldt voor werknemers jonger dan de AOW-leeftijd en die over de eerste tariefschijf de gecombineerde loonbelasting/premie volksverzekeringen zijn verschuldigd. Dat betekent dat er één of meer heffingscomponenten moeten worden geëlimineerd als de werknemer of de uitkeringsgerechtigde zijn loon geniet: vanaf de 1e dag van de maand waarin hij de AOW-leeftijd bereikt (de AOW-component) in een herleidingssituatie (één of meer van de vier componenten) bij wonen in het buitenland (de loonbelastingcomponent) Payroll Business berekent het juiste bedrag aan levensloopverlofkorting. Hiervoor is de volgende nieuwe referentietabel ingericht Loonheffing levensloopverlofkorting.   Payroll Business berekent deze korting automatisch, als de medewerker levensloopverlof opneemt en aan de gestelde voorwaarden voldoet.    Minimumloon  De leeftijdsafhankelijke Minimum(jeugd)lonen per 1 januari 2020 zijn toegevoegd aan de referentietabel. De Minimumloon indicatie 1 = Standaard De Minimumloon indicatie 2 = Beroepsbegeleidende leerweg Voor de medewerkers van de Beroepsbegeleidende leerweg zijn afwijkende minimumlonen van toepassing.x   Minimumloon indicatie Leeftijd Maandbedrag Weekbedrag Dagbedrag 1 015 496,10 114,50 22,90 1 016 570,50 131,65 26,33 1 017 653,15 150,75 30,15 1 018 826,80 190,80 38,16 1 019 992,15 228,95 45,79 1 020 1322,90 305,30 61,06 1 021 1653,60 381,60 76,32 2 018 752,40 173,65 34,73 2 019 868,15 200,35 40,07 2 020 1016,95 234,70 46,94 Woonlandfactoren Voor landen waarmee Nederland een zorgafspraak heeft gemaakt zijn de vanaf 1 januari 2019 geldende Woonlandfactoren toegevoegd aan de referentietabel. Percentages en parameters Sociale Verzekeringen  Voor de gewijzigde bedragen hiervan, zie de publicatie in Staatscourant 2019, nummer 62011. Maximum premieloon Het maximum premieloon is per 1 januari 2020 verhoogd naar € 57.232 (was € 55.927 in 2019). Premiepercentage Algemeen Werkloosheidsfonds laag Dit nieuwe premiepercentage is per 1 januari 2020 vastgesteld op 2,94. Premiepercentage Algemeen Werkloosheidsfonds hoog Dit nieuwe premiepercentage is per 1 januari 2020 vastgesteld op 7,94. Basispremie Arbeidsongeschiktheidsfonds en opslag tot dekking kinderopvangtoeslag Het percentage voor de basispremie Arbeidsongeschiktheidsfonds is per 1 januari 2020 verhoogd naar 6,77 (was 6,46 in 2019).  Het percentage voor de opslag tot dekking kinderopvangtoeslag is in 2020 gehandhaafd op  0,50. Premie werkgeversheffing Zorgverzekeringswet (hoog) Het percentage voor de premie werkgeversheffing ZVW is per 1 januari 2020 verlaagd naar  6,70 (was 6,95 in 2019). Premie werknemersbijdrage Zorgverzekeringswet (laag) Het percentage voor de premie werknemersbijdrage ZVW is per 1 januari 2019 verlaagd naar  5,45 (was 5,70 in 2019). Premie Private Aanvulling Werkloosheidswet (PAWW) Het percentage voor de premie PAWW is per 1 januari 2020 verhoogd naar 0,40 (was 0,30 in 2019). Loonheffing – verschil Ook dit jaar zit er, net als vorig jaar, mogelijk een verschil in de loonheffing die is berekend in de salarisadministratie en de belasting die een medewerker moet betalen op basis van de inkomstenbelasting. Dit verschil wordt veroorzaakt door de opbouw en de afbouw in de arbeidskorting, de algemene heffingskorting en de ouderenkorting, waarbij bij de bijzondere beloningen onvoldoende rekening wordt gehouden in de loonberekening. Dit is geen fout in de salarissoftware, maar is wettelijk zo vastgesteld. Pensioenwijzigingen 2020  Meer pensioenfondsen stappen over op de Uniforme Pensioen Aangifte (UPA) Steeds meer pensioenfondsen maken de overstap naar de Uniforme Pensioen Aangifte (UPA). Ook in 2020 gaat een aantal fondsen deze overstap maken. Dit houdt in dat u ook uw inrichting moet wijzigen. Welke wijzigingen dat zijn, hangt af van uw pensioenfonds. Eventuele wijzigingen in ondersteunende CAO's past Visma | Raet aan. Wij zijn op dit moment druk bezig met verschillende pensioenfondsen om de nieuwe regelingen en koppelingen te testen, zodat u vanaf de januari aangifte via het UPA-bericht kunt doen. Zodra deze pensioenfondsen in 2020 via deze route moeten gaan aanleveren, zullen zij hierover met u contact opnemen. De volgende pensioenfondsen gaan geheel of gedeeltelijk met een aantal regelingen over op UPA: Centric Meubelindustrie Houthandelindustrie Betonproductie Reiswerk TKP Detailhandel Beveiliging Zoetwaren Achmea Zuivelindustrie AZL Levensmiddelen Loonaangifte Een aantal rubrieken in de loonaangifte wordt samengesteld uit een telling van standaard looncomponenten. Als u voor looncomponenten die wij doorgeven naar de loonaangifte een alternatieve naam vastlegt, bijvoorbeeld de looncomponenten voor reiskosten of vakantiegeld, let er dan op dat u dit doet bij looncomponenten die dezelfde generieke betekenis hebben. Als dit NIET zo is, gaan de looncomponenten standaard niet mee naar de loonaangifte. Via Rapporten > Controleoverzichten > Overzicht bedrijfsinrichting > Selectie-eigenschappen kunt u controleren welke looncomponenten mee gaan naar de loonaangifte: zoek op Loonaangifte. Journalisering  Door het invoeren van de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB) in 2020 wordt ook een andere manier van WW-premieheffing geïntroduceerd: WW hoog en WW laag. Hierdoor moet u de journalisering aanpassen om de werkgeverslasten WW correct te journaliseren. Vanaf 2020 worden drie nieuwe matrixkolommen actief in Payroll Business. Deze matrixkolommen bevatten de berekeningsuitkomsten van de premies WW hoog, WW laag en zo nodig WW herzien. Deze matrixkolommen vervangen de huidige kolommen WW werkgever en Sectorfonds. Let op: als u de aanpassingen nu al doorvoert (in december) doorvoert, zet dan de peildatum op de eerste dag van verloningsperiode 1. De drie matrixkolommen zijn namelijk dan pas zichtbaar. Publishing Date : 12/12/2019

1. Hoe sluit ik het jaar 2019 af? Het jaar wordt definitief afgesloten, zodra u de eerste verwerking van het nieuwe jaar heeft opgestart. Let op Als er eenmaal een eerste verwerking van het nieuwe jaar is opgestart, kunt u geen salarisverwerking over het oude jaar meer uitvoeren. Wel heeft u bij het rekenen in 2020 de keuze tussen rekenen in de nabetaalmodus of de correctiemodus (zie vraag 7). Aanvullende verwerking als laatste periode al is afgesloten Let op: een aanvullende verwerking wordt gestart voor alle medewerkers. Als er tussen de laatste (definitieve) verwerking en het tijdstip van uitvoeren van de aanvullende verwerking, mutaties zijn ingevoerd voor het af te sluiten jaar, neemt Payroll Business deze allemaal mee in de aanvullende verwerking. Uiterste aangiftedatum Voor alle periodiciteiten geldt als uiterste aangiftedatum 31-01-2020. Op die datum moet ook de laatste betaling over 2019 door de Belastingdienst zijn ontvangen. Rekening houdend met een maximale verwerkingstijd van drie dagen, adviseren wij u om uiterlijk 25 januari 2020 een laatste definitieve (aanvullende) verwerking voor 2019 uit te voeren.  2. Hoe kan ik jaaropgaven afroepen? Het afroepen van jaaropgaven is mogelijk zodra u 2019 definitief hebt afgesloten. Vanaf dat moment kunt u zelf bepalen wanneer u de jaaropgaven aanvraagt en hoe de distributie plaatsvindt. Let op: controleer de instellingen voordat u de jaaropgave opvraagt.            Via Beheer > Jaarafsluiting > Aanvraag jaaropgaven vraagt u de jaaropgaven per bedrijf aan. Als u vanaf periode 01 in nabetaalmodus werkt (zie vraag 7), zorg er dan voor dat u de jaaropgaven pas afroept als u er zeker van bent dat u geen aanvullende verwerking over 2019 meer uitvoert. De doorlooptijd tot het moment waarop de jaaropgaven worden verzonden is twee tot drie werkdagen. Als u in periode 01 in de correctiemodus gaat werken, heeft u twee opties: U wacht met het verzenden van de jaaropgaven totdat periode 01 is afgesloten, schakelt daarna over op nabetaalmodus en roept dan de jaaropgaven af voor alle medewerkers. Maar u kunt er ook voor kiezen om bij het afsluiten van 2019 alle medewerkers een normale jaaropgaaf te sturen en pas in februari of maart vervangende jaaropgaven te sturen naar de medewerkers waarvoor correcties zijn uitgevoerd. Let op dat u bij het opvragen het juiste jaar afroept. Via Bedrijf > Salarisadministratie > Afdrukken en verzenden jaaropgaven legt u vast hoe u de jaaropgaaf wilt laten verzenden. Controleer voordat u de jaaropgaven afroept, de ingevulde gegevens. Als u voor een bedrijf voor de eerste keer jaaropgaven afroept, klik dan eerst op de knop Toevoegen. Selecteer het bedrijf en vul daarna de gewenste velden in het scherm Afdrukken en verzenden jaaropgaven. Via het scherm Medewerker > Medewerkergegevens > Medewerker (aanvullend) kunt u in het veld Jaaropgaven afdrukken de waarde Ja of Nee invullen. Hiermee kunt u per medewerker afwijken van de bedrijfsinstellingen. Gebruik hierbij als ingangsdatum uiterlijk de laatste dag van de laatste afrekenperiode. Via Rapporten > Controleoverzichten > Ad-hoc rapportage selecteert u het gegevenselement Jaaropgaven afdrukken om de instellingen per medewerker te controleren. Kies als ingangsdatum de laatste dag van de laatste periode, op deze manier selecteert u ook medewerkers die in de loop van de laatste periode pas in dienst zijn gekomen. Dit rapport laat de waarden zien die voor de betreffende medewerkers worden toegepast. Als er bij de medewerker een mutatie is vastgelegd, ziet u die waarde. Als er bij een medewerker géén mutatie is vastgelegd, ziet u de default inrichting die u hebt vastgelegd via Bedrijf > Salarisadministratie > Afdrukken en verzenden jaaropgaven. Als u alleen de medewerkers wilt zien waarvoor een afwijkende waarde is vastgelegd, kunt u het beste het mutatieverslag gebruiken. Medewerkers voor wie Algehele blokkering en Blokkeren interface Loonaangifte op Ja staat, maar die wel een verloningsresultaat hebben in 2019, neemt Payroll Business mee in het proces voor het aanvragen van de jaaropgaven. Salarisdossier Maakt u gebruik van het Salarisdossier? Dan gelden voor u de volgende aandachtspunten: Controleer eventuele afwijkingen op medewerker niveau. Dit doet u via Rapporten > Controleoverzichten > Ad-hoc rapportage: gegevenselement Jaaropgaven afdrukken. De jaaropgaven worden pas in het Salarisdossier geplaatst nadat u via Beheer > Jaarafsluiting > Aanvraag jaaropgaven de jaaropgaven heeft aangevraagd. In uitzonderingsgevallen kunt u er in het Salarisdossier voor kiezen om specifieke jaaropgaven niet te publiceren richting de medewerker. In Salarisdossier kunt u op medewerker niveau de jaaropgave afkeuren en niet publiceren. 3. Hoe worden de referentietabellen Pensioenen/fondsen en Salarisschaal aangepast? De manier waarop de referentietabellen Pensioenen/fondsen worden aangepast, hangt af van de vraag of het gaat om een benoemde of eigen pensioenregeling (of fonds). Via Rapporten > Controleoverzichten > Overzicht bedrijfsinrichting > Referentietabellen kunt u de inrichting van de eigen regelingen controleren. Benoemde (CAO-)regelingen Pensioenen/fondsen Benoemde regelingen voor Pensioenen/fondsen zijn CAO-regelingen die Raet ondersteunt. Aanpassingen in de referentietabellen voor benoemde regelingen voor Pensioenen/fondsen worden door Raet verwerkt. Wij informeren u hierover via Youforce. Eigen regelingen Pensioenen/fondsen en Salarisschalen Aanpassingen in de referentietabellen Pensioenen/fondsen eigen regeling en in de referentietabel Salarisschaal kunt u zelf uitvoeren via Beheer > Inrichting > Referentietabellen.  4. Waar kan ik de percentages van de Gedifferentieerde premie Whk invoeren? De Gedifferentieerde premie Werkhervattingskas bestaat uit de volgende delen: Premiedeel WGA Premiedeel ZW-flex De premiepercentages kunt u invoeren in het scherm: Bedrijf > Interfaces > Gegevens UWV. De premies ontvangt u van de Belastingdienst. 5. Sectorrisicogroep De sectorrisicogroep is tot en met 2019 van belang voor het berekenen van de WW premie. Controleer daarom of in 2019 de juiste sectorrisicogroep is toegepast. Als u voor 2019 een onjuiste sectorrisicogroep heeft toegepast, corrigeer deze dan nog in 2019. Heeft u een onjuiste sectorrisicogroep gebruikt, dan kunt u een request indienen met opgave van de juiste sectorrisicogroep. De Servicedesk kan de aangegeven sectorrisiocgroep aan u beschikbaar stellen en u informeren over de manier waarop u correcties kunt verwerken. Met ingang van 2020 is de risicogroep vervallen als gevolg van de wet Wet Arbeidsmarkt in Balans en hoeft u alleen nog maar een sector vast te leggen. Deze is niet meer van invloed op de berekening van de WW-premie. 6. Wordt het Jaarloon bijzondere beloningen automatisch berekend? Ja het Jaarloon bijzondere beloningen wordt automatisch berekend op basis van de laatste verwerkingsperiode van het voorgaande jaar. In de volgende gevallen stelt Payroll Business geen jaarloon bijzondere beloningen vast: als Jaarloon BT berek blokkeren op Ja staat - scherm Loonheffingen. als Jaarloon bijz. bel. handmatig is ingevoerd - scherm Loonheffingen. Rapport opvragen voor controle Via Rapporten > Controleoverzichten > Ad-hoc rapportage vraagt u gegevenselement Jaarloon bijz. bel. op. Voor medewerkers met een Jaarloon bijz. bel. op een grens van de bijzonder tarieftabellen, is het raadzaam om in overleg met hen dit jaarloon naar boven bij te stellen om zo te voorkomen dat er te weinig loonheffing wordt ingehouden. 7. Hoe ga ik om met correcties en nabetalingen over 2019? Veel wijzigingen die u straks in 2020 met terugwerkende kracht (TWK) vastlegt in 2019, kunt u op twee manieren verwerken: als correctie of als nabetaling. Correctie: Loonheffingen en premies worden uitgerekend volgens de regels van 2019 en aangegeven in het betreffende tijdvak van 2019. Nabetaling: Loonheffingen en premies worden uitgerekend volgens de regels van 2020 en aangegeven in het actuele tijdvak van 2020. Specifieke verrekeningen zoals de Fiscale correctie lease auto en de toepassing van de 30% regeling moet u altijd in het voorgaande jaar verwerken. U kunt er voor kiezen om in 2020 in de nabetaalmodus te gaan draaien of u kunt er voor kiezen om eerst in de correctiemodus te blijven.  Aandachtspunten Nabetaalmodus In de nabetaalmodus kiezen veel gebruikers er voor om zo lang mogelijk aanvullende verwerkingen in het oude jaar te blijven draaien en de eerste verwerking van het nieuwe jaar uit te stellen. Zodoende is er maximaal de tijd om nog wijzigingen over 2019 door te voeren.  Als u dan na de eerste verwerking van periode 2020-01 constateert dat er nog mutaties over 2019 moeten plaatsvinden, kunt u dit alleen doen met handmatige correcties: U moet dan handmatige correcties voor 2019 rechtstreeks in Loonaangifte vastleggen. Ook moet u handmatig een gecorrigeerde jaaropgave aan de medewerker verstrekken. Correctiemodus Het voordeel van de correctiemodus is dat u, zolang als u wilt in de correctiemodus kunt blijven werken, ook als u al bent begonnen met verwerkingen in het nieuwe jaar: Kiest u voor correctiemodus, dan geldt het volgende: Alle herrekenverschillen over vorig jaar worden verwerkt volgens de rekenregels van vorig jaar. Er wordt automatisch een nieuwe loonaangifte van vorig jaar aangemaakt. Voor de medewerkers die het betreft, kun u automatisch een vervangende jaaropgaaf aanmaken. Diverse overzichten bieden de mogelijkheid om op twee manieren naar de gegevens te kijken: actueel, origineel of fiscaal. Controle en wijziging instellingen Instellingen > Algemeen > Stuurgegevens   In het veld Nabetalingen vanaf periode kunt u opgeven vanaf welke periode u wilt beginnen met nabetalen. Vanaf die periode worden alle herrekenverschillen over 2019 belast volgens de rekenregels van 2020 en verwerkt in de loonaangifte van 2020. Zolang de ingestelde periode niet is bereikt, blijft u in de correctiemodus: herrekenverschillen over 2019 worden dan belast volgens de rekenregels van 2019 en verwerkt in de loonaangifte van 2019. Voorbeeld 1 U brengt geen wijziging aan in de standaard waarde: Nabetalingen vanaf periode = 1 Hierdoor worden vanaf periode 1 alle wijzigingen over 2019 als nabetaling verwerkt. Voorbeeld 2 U legt vast: Nabetalingen vanaf periode = 4 Hierdoor worden gedurende periode 1 t/m 3  alle wijzigingen over 2019 als correctie verwerkt. Voorbeeld 3 U legt vast: Nabetalingen vanaf periode = 99 Hierdoor worden gedurende het hele jaar alle wijzigingen over 2019 als correctie verwerkt. Overige aandachtspunten voor het invullen van Nabetalingen vanaf periode Kies een periode waarin normaal gesproken in uw onderneming geen correcties meer van toepassing zijn.  Als er vóór die periode toch al nabetalingen moeten plaatsvinden, leg deze dan vast met een eenmalige component Moeten er ná die periode toch correcties plaatsvinden, dan geldt daarvoor de werkwijze tot nu toe: u legt de correcties vast via de module Loonaangifte. Let op de peildatum verloont u per maand, gebruik dan 1 januari 2020 verloon u per 4-weken, gebruik dan 30 december 2019 Wijziging Nabetalingen vanaf periode later in het jaar Zodra u binnen een bepaald afrekenjaar een payrollperiode definitief afsluit in de nabetaalmodus, is het niet meer mogelijk om in datzelfde jaar terug te keren naar de correctiemodus. U kunt wel altijd als peildatum 1 januari van het volgende jaar kiezen en de instellingen voor het nieuwe jaar wijzigen. Ook kunt u het tijdvenster voor correcties verlengen, zolang u nog geen salarisperiode in nabetaalmodus heeft afgesloten. Het is mogelijk om midden in een periode over te stappen van correcties naar nabetalingen. Start daarna een vervolgverwerking, en voor zover nodig, voert Payroll Business de berekeningen opnieuw uit, dit keer in nabetaalmodus. Het is mogelijk om halverwege de periode overstappen van nabetaalmodus naar correctiemodus is, zolang er nog geen eerdere periode was afgesloten in de nabetaalmodus. Voor meer uitleg over correcties en nabetalingen, zie de uitleg in de online help: Berekening met terugwerkende kracht over de jaargrens heen. Hier wordt onder andere uitgelegd hoe u de verschillende rapporten kunt gebruiken voor het controleren van de TWK-mutaties. 8. Wanneer kan ik mijn correcties in de loonaangifte over voorgaande jaren insturen? Correcties in de loonaangifte over voorgaande jaren kunt u naar vewachting vanaf februari 2020 inzenden naar de Belastingdienst. Heeft u de salarisverwerking voor de laatste periode van 2019 definitief gemaakt en direct de loonaangifte verzonden, dan kunt u eventuele correctieberichten komend uit een aanvullende verwerking van de laatste periode van 2019 pas vanaf februari 2020 inzenden. Als u verwacht dat u aanvullende verwerkingen gaat opstarten over december 2019, wacht dan met het inzenden van de initiële loonaangifte december 2019 totdat u zeker weet dat u het jaar kunt afsluiten en de eerste periode voor 2020 gaat openen. 9. Welke aanpassingen moet ik in de journalisering doen voor de wet Wet Arbeidsmarkt in Balans? Door het invoeren van de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB) in het jaar 2020 wordt ook een andere manier van WW-premieheffing geïntroduceerd: WW hoog en WW laag. Hierdoor moet u de journalisering van Payroll Business aanpassen om de werkgeverslasten in relatie tot de wetgeving voor de WW correct te journaliseren. Vanaf 2020 worden drie nieuwe matrixkolommen actief in Payroll Business. Deze matrixkolommen bevatten de berekeningsuitkomsten van de premies WW hoog, WW laag en zo nodig WW herzien. Deze matrixkolommen vervangen de huidige kolommen WW werkgever en Sectorfonds. Let op: als u de aanpassingen in december doorvoert, zet dan de peildatum op de eerste dag van verloningsperiode 1. De drie matrixkolommen zijn namelijk dan pas zichtbaar. Stappen   Volg de volgende instructie om de aanpassingen te realiseren. Stap 1 – Log in via het Youforce portaal. Stap 2 – Kies het gebruikersprofiel voor journalisering Payroll Business. Stap 3 – Kies Beheer > Boekingsgroep > Boekingsdefinitie. Als het scherm Boekingsgroep met boekingsdefinities leeg blijft, is de journalisering waarschijnlijk ingericht op klantniveau. Via het navigatiepad kunt u dan naar het klantniveau opschakelen. Stap 4 – Zoek in de boekingsdefinities naar de matrixkolom WW werkgever. Gebruik zo nodig de zoekfunctie Ctrl+F. Via het icoon    aan het eind van de geselecteerde regel, kunt u nu een kopie maken van de boekingsdefinitie WW werkgever. Er opent een nieuw scherm waarin u direct de aanpassingen kunt doorvoeren.  Geef in het veld Boekingsdefinitie bovenin het scherm een andere naam op; kies een logische naam die de lading dekt, bijvoorbeeld de naam van de matrixkolom. Kies bij Soort matrixkolom voor AWf laag. Klik rechts onderin het scherm op Opslaan en daarna op Annuleren om terug te keren naar scherm met boekingsdefinities. Stap 5 – Herhaal stap 4 nog tweemaal: kies dan bij Soort matrixkolom voor AWf hoog. en AWf herzien.  Het resultaat zou er dan zo uit moeten zien:  Stap 6 – Ga nu via het menu naar de boekingsregels: kies Beheer > Boekingsgroep > Boekingsregel. Stap 7 – Klik rechtsboven in het scherm op Toevoegen   om de twee boekingsregels (debet en credit) per boekingsdefinitie te koppelen. Wij raden u aan hierbij dezelfde volgorde aan te houden als bij de boekingsdefinities: dus eerst AWf laag, dan AWf hoog en als laatste AWf herzien. Selecteer de Boekingsdefinitie AWf laag, Let op de eigen gekozen naamgeving. Selecteer bij Grootboekrekening de juiste grootboekrekening voor de debet boeking. Let op het toepassen van kostenplaats en/of andere criteria. Klik rechts onderin het scherm op Opslaan en daarna op Annuleren om terug te keren naar scherm met boekingsregels. Hieronder ziet u het resultaat van de debet boeking: Stap 8 – Herhaal stap 7 om de credit boeking te maken. Hieronder ziet u het resultaat van de credit boeking. Stap 9 – Maak achtereenvolgens zowel een debet- als credit boeking voor de boekingsdefinities AWf hoog en AWf herzien door het herhalen van stap 7 en stap 8. Het eindresultaat zou er zo uit moeten zien: Publishing Date : 12/17/2019

Hoe sluit ik het jaar 2018 af? Het jaar wordt definitief afgesloten, zodra u de eerste verwerking van het nieuwe jaar heeft opgestart. Let op Als er eenmaal een eerste verwerking van het nieuwe jaar is opgestart, kunt u geen salarisverwerking over het oude jaar meer uitvoeren. Aanvullende verwerking als laatste periode al is afgesloten Houd bij een aanvullende verwerking rekening met het volgende. Als de laatste periode is afgesloten, is het standaard niet meer mogelijk bepaalde gegevens te wijzigen. Welke gegevens dit zijn, ziet u in het betreffende invoerscherm. Hierin is de inhoud van deze gegevensvelden lichtgrijs. Om deze blokkade op te heffen, voert u een voorlopige aanvullende verwerking uit. Daarna kunt u het betreffende veld muteren. Dit geldt overigens niet voor alle invoervelden. Let op Een aanvullende verwerking wordt gestart voor alle medewerkers. Als er tussen de laatste (definitieve) verwerking en het tijdstip van uitvoeren van de aanvullende verwerking, mutaties zijn ingevoerd voor het af te sluiten jaar, neemt Payroll Business deze allemaal mee in de aanvullende verwerking. Uiterste aangiftedatum Voor alle periodiciteiten geldt dat de uiterste aangiftedatum 31-01-2019 is. Op die datum moet ook de laatste betaling over 2018 door de Belastingdienst zijn ontvangen. Rekening houdend met een maximale verwerkingstijd van drie dagen, is het advies om uiterlijk 25 januari 2019 een laatste definitieve (aanvullende) verwerking voor 2018 uit te voeren.  Uitleg over de manier waarop u correcties over voorgaande jaren kunt doorvoeren, vindt u verderop in dit document in het onderwerp Wanneer kan ik mijn correcties in de loonaangifte over voorgaande jaren insturen?  Let op Conform de voorschriften van de Belastingdienst moeten bepaalde verrekeningen zoals de Fiscale correctie lease auto en de toepassing van de 30% Regeling, ook daadwerkelijk worden verwerkt in het jaar 2018. Als u na de eerste verwerking van periode 2019-01 constateert dat er nog mutaties over 2018 moeten plaatsvinden, kunt u dit alleen doen door handmatig correcties door te voeren in de loonaangifte. Handmatige correcties voor 2018 rechtstreeks in Loonaangifte. Handmatig vervaardigen van een gecorrigeerde jaaropgave. Hoe kan ik jaaropgaven afroepen? Het afroepen van jaaropgaven is mogelijk zodra u 2018 definitief hebt afgesloten. Vanaf dat moment kunt u zelf bepalen wanneer u de jaaropgaven aanvraagt en hoe de distributie plaatsvindt. Let op: controleer de instellingen voordat u de jaaropgave opvraagt.            Via Beheer > Jaarafsluiting > Aanvraag jaaropgaven vraagt u de jaaropgaven per bedrijf aan. Zorg ervoor dat u de jaaropgaven pas afroept als u er zeker van bent dat u geen aanvullende verwerking over 2018 meer uitvoert. De doorlooptijd tot het moment waarop de jaaropgaven worden verzonden is twee tot drie werkdagen. Let op dat u bij het opvragen het juiste jaar afroept. Via Bedrijf > Salarisadministratie > Afdrukken en verzenden jaaropgaven legt u vast hoe u de jaaropgaaf wilt laten verzenden. Controleer voordat u de jaaropgaven afroept, de ingevulde gegevens. Als u voor een bedrijf voor de eerste keer jaaropgaven afroept, klik dan eerst op de knop Toevoegen. Selecteer het bedrijf en vul daarna de gewenste velden in het scherm Afdrukken en verzenden jaaropgaven. Via het scherm Medewerker > Medewerkergegevens > Medewerker (aanvullend) kunt u in het veld Jaaropgaven afdrukken de waarde Ja of Nee invullen. Hiermee kunt u per medewerker afwijken van de bedrijfsinstellingen. Gebruik hierbij als ingangsdatum uiterlijk de laatste dag van de laatste afrekenperiode. Via Rapporten > Controleoverzichten > Ad-hoc rapportage selecteert u het gegevenselement Jaaropgaven afdrukken om de instellingen per medewerker te controleren. Kies als ingangsdatum de laatste dag van de laatste periode, op deze manier selecteert u ook medewerkers die in de loop van de laatste periode pas in dienst zijn gekomen. Dit rapport laat de waarden zien die voor de betreffende medewerkers worden toegepast. Als er bij de medewerker een mutatie is vastgelegd, ziet u die waarde. Als er bij een medewerker géén mutatie is vastgelegd, ziet u de default inrichting die u hebt vastgelegd via Bedrijf > Salarisadministratie > Afdrukken en verzenden jaaropgaven. Als u alleen de medewerkers wilt zien waarvoor een afwijkende waarde is vastgelegd, kunt u het beste het mutatieverslag gebruiken. Medewerkers voor wie Algehele blokkering en Blokkeren interface Loonaangifte op Ja staat, maar die wel een verloningsresultaat hebben in 2018, neemt Payroll Business mee in het proces voor het aanvragen van de jaaropgaven. Salarisdossier Maakt u gebruik van het Salarisdossier? Dan gelden voor u de volgende aandachtspunten: Controleer eventuele afwijkingen op medewerker niveau. Dit doet u via Rapporten > Controleoverzichten > Ad-hoc rapportage: gegevenselement Jaaropgaven afdrukken. De jaaropgaven worden pas in het Salarisdossier geplaatst nadat u via Beheer > Jaarafsluiting > Aanvraag jaaropgaven de jaaropgaven heeft aangevraagd. In uitzonderingsgevallen kunt u er in het Salarisdossier voor kiezen om specifieke jaaropgaven niet te publiceren richting de medewerker. In Salarisdossier kunt u op medewerker niveau de jaaropgave afkeuren en niet publiceren. Hoe worden de referentietabellen Pensioenen/fondsen en Salarisschaal aangepast? De manier waarop de referentietabellen Pensioenen/fondsen worden aangepast, hangt af van de vraag of het gaat om een benoemde of eigen pensioenregeling (of fonds). Via Rapporten > Controleoverzichten > Overzicht bedrijfsinrichting > Referentietabellen kunt u de inrichting van de eigen regelingen controleren. Benoemde (CAO-)regelingen Pensioenen/fondsen Benoemde regelingen voor Pensioenen/fondsen zijn CAO-regelingen die Raet ondersteunt. Aanpassingen in de referentietabellen voor benoemde regelingen voor Pensioenen/fondsen worden door Raet verwerkt. Wij informeren u hierover via Youforce. Eigen regelingen Pensioenen/fondsen en Salarisschalen Aanpassingen in de referentietabellen Pensioenen/fondsen eigen regeling en in de referentietabel Salarisschaal kunt u zelf uitvoeren via Beheer > Inrichting > Referentietabellen.  Klik hier om de instructie voor het wijzigen van de referentietabel voor pensioenen te bekijken. Loonkostenvoordeel - Lage Inkomens Voordeel Voordat u de eerste verwerking van 2019 laat uitvoeren, moet u eerst de verloonde uren 2018 controleren, zodat de Belastingdienst het loonkostenvoordeel, zoals Lage Inkomens Voordeel (LIV) correct kan vaststellen.  U kunt de verloonde uren als volgt opvragen: Ga naar Rapporten > Controleoverzichten > Payrollelementen. Selecteer bij Salarisverwerkingen de periode 2018-12 of 2018-13 en selecteer het element Aantal verloonde uren. Klik op Rapport uitvoeren en bekijk het rapport via Mijn rapporten. In de grondslag Uren loonaangifte kunt u nakijken welke elementen in de grondslag verloonde uren zijn opgenomen. Meer informatie Zie ook het document Verloonde uren en LIV op ons portaal bij Publicaties > paneel HR Core Business of paneel Payroll Business > HR Core Business en Payroll Business - Productinformatie onder de kop Algemeen.  Waar kan ik de percentages van de Gedifferentieerde premie Whk invoeren? De Gedifferentieerde premie Werkhervattingskas bestaat uit de volgende delen: Premiedeel WGA Premiedeel ZW-flex De premiepercentages kunt u invoeren in het scherm: Bedrijf > Interfaces > Gegevens UWV. De premies ontvangt u van de Belastingdienst. Sectorrisicogroep De premie voor de sectorrisicogroep wordt door Raet ingericht. Controleer of de juiste sectorrisicogroep wordt toegepast. Als u voor 2018 een onjuiste sectorrisicogroep heeft toegepast, moet u dit nog dit jaar corrigeren. Als u gebruik maakt van een onjuiste sectorrisicogroep, kunt u een request indienen met opgave van de juiste sectorrisicogroep. De Servicedesk kan de aangegeven sectorrisiocgroep aan u beschikbaar stellen. Ook kan de Servicedesk u informeren over de manier waarop u correcties kunt verwerken. Wordt het Jaarloon bijzondere beloningen automatisch berekend? Ja het Jaarloon bijzondere beloningen wordt automatisch berekend op basis van de laatste verwerkingsperiode van het voorgaande jaar. In de volgende gevallen stelt Payroll Business geen jaarloon bijzondere beloningen vast: als Jaarloon BT berek blokkeren op Ja staat - scherm Loonheffingen. als Jaarloon bijz. bel. handmatig is ingevoerd - scherm Loonheffingen. Rapport opvragen voor controle Via Rapporten > Controleoverzichten > Ad-hoc rapportage vraagt u gegevenselement Jaarloon bijz. bel. op. Voor medewerkers met een Jaarloon bijz. bel. op een grens van de bijzonder tarieftabellen, is het raadzaam om in overleg met hen dit jaarloon naar boven bij te stellen om zo te voorkomen dat er te weinig loonheffing wordt ingehouden. Wanneer kan ik mijn correcties in de loonaangifte over voorgaande jaren insturen? Correcties in de loonaangifte over voorgaande jaren kunt u naar vewachting vanaf februari 2019 inzenden naar de Belastingdienst. Heeft u de salarisverwerking voor de laatste periode van 2018 definitief gemaakt en direct de loonaangifte verzonden, dan kunt u eventuele correctieberichten komend uit een aanvullende verwerking van de laatste periode van 2018 pas vanaf februari 2019 inzenden. Als u verwacht dat u aanvullende verwerkingen gaat opstarten over december 2018, wacht dan met het inzenden van de initiële loonaangifte december 2018 totdat u zeker weet dat u het jaar kunt afsluiten en de eerste periode voor 2019 gaat openen. Publishing Date : 10/1/2019

  Aanpassingen wet- en regelgeving 2019 Inleiding In deze vooraankondiging informeren wij u over de geplande aanpassingen in Payroll Business voor de jaarovergang van 2018 naar 2019. De december release van Payroll Business bevat de meeste functionele aanpassingen. De overige functionele aanpassingen zijn beschikbaar na de Kerstrelease van 14 december 2018. De definitieve informatie over deze aanpassingen vindt u in deze Vooraankondiging. Als er nog aanvullingen komen op de informatie in deze Vooraankondiging, dan vermelden wij deze aanvullende informatie in de release notes van januari 2019. Zie voor de wijzigingen in wet- en regelgeving ook de Nieuwsbrief Loonheffingen 2019 van de Belastingdienst die u kunt downloaden van www.belastingdienst.nl. Algemene opmerkingen Loonaangifte Een aantal rubrieken in de loonaangifte wordt samengesteld uit een telling van standaard looncomponenten. Als u looncomponenten die ook aan de loonaangifte moeten worden aangeleverd, voorziet van een alternatieve naam voor bijvoorbeeld reiskosten of vakantiegeld, let er dan op dat u dit doet bij looncomponenten die dezelfde generieke betekenis hebben. Als dit NIET zo is, gaan de looncomponenten standaard niet mee naar de loonaangifte. Uw actie Via Rapporten > Controleoverzichten > Overzicht bedrijfsinrichting > Selectie-eigenschappen kunt u controleren welke looncomponenten mee gaan naar de loonaangifte: zoeken op Loonaangifte. Belastingdeel heffingskortingen alleen nog voor inwoners van Nederland Algemeen De heffingskortingen binnen de loonbelasting en de inkomstenbelasting bestaan uit een belastingdeel en een premiedeel. Vanaf 1-1-2019 hebben alleen nog maar inwoners van Nederland recht op het belastingdeel van de heffingskortingen. Niet-inwoners van Nederland hebben daar geen recht meer op. Zij hebben alleen nog maar recht op het premiedeel van de heffingskortingen als ze in Nederland verzekerd zijn voor de volksverzekeringen. Voor het belastingdeel van de arbeidskorting geldt echter een uitzondering. Werknemers die inwoner zijn van onderstaande landen, hebben wel recht op het belastingdeel van de arbeidskorting: De andere lidstaten van de EU De EER-landen (IJsland, Noorwegen en Liechtenstein) De BES-eilanden (Bonaire, Sint Eustatius en Saba) Bovenstaande betekent dat er met ingang van 1-1-2019 voor het berekenen van de loonheffing onderscheid gemaakt moet worden tussen drie groepen werknemers. Werknemers die inwoner zijn van Nederland. Werknemers die inwoner zijn van een andere lidstaat van de EU, van een EER-land, Zwitserland of van de de BES-eilanden. Werknemers die inwoner zijn van een derde land, dat wil zeggen van een land dat niet valt onder 1 of 2. Vanaf 2019 gelden er voor ieder van de bovengenoemde groepen aparte loonbelastingtabellen. Er zijn dan bijvoorbeeld drie witte maandtabellen: één voor werknemers van groep 1, één voor werknemers van groep 2 en één voor werknemers van groep 3. Bepalen inwoner van Nederland of niet Een werknemer die in Nederland zijn permanente woon- of verblijfplaats heeft is inwoner van Nederland. Bij een werknemer die zowel in Nederland als in het buitenland woont of verblijft is het van belang waar zijn sociale en economische leven zich afspeelt. Als dat in Nederland is, dan is hij inwoner van Nederland. Zo niet dan is hij geen inwoner van Nederland. Indien u twijfelt, dan kunt u aan de werknemer vragen om een woonplaatsverklaring. U weet dan zeker van welk land de werknemer inwoner is. De werknemer kan deze woonplaatsverklaring aanvragen bij het belastingkantoor waaronder hij valt. Oplossing in Payroll Business - nieuw gegevenselement Woonsituatie loonheffing Medewerker > Loonheffingen Aan het scherm Loonheffingen is per 1-1-2019 het volgende gegevenselement toegevoegd: Woonsituatie loonheffing. Dit nieuwe gegevenselement is verplicht en stuurt aan dat de juiste heffingskortingen worden berekend conform de nieuwe regelgeving die vanaf 2019 geldt. Dit nieuwe gegevenselement kent de volgende drie validatiewaardes: Nederland Landenkring (ander lidstaten van de EU, een EER-land, Zwitserland of een van de BES-eilanden). Derde landen (alle landen, niet vallend onder de vorige 2 keuzes). Dit nieuwe gegevenselement krijgt als standaardwaarde de waarde Nederland. Voor al bestaande werknemers wordt dit nieuwe gegevenselement door Payroll Business automatisch gevuld op het moment dat de december release wordt uitgevoerd. Hierbij wordt gekeken naar de waarde die bij het gegevenselement Woonland is vastgelegd. Als bij een werknemer voor dit nieuwe gegevenselement toch een andere waarde van toepassing is, moet u dit zelf handmatig aanpassen. Let op Het nieuwe gegevenselement Woonsituatie loonheffing heeft pas een waarde met ingang van 1-1-2019 en is vanaf die datum beschikbaar in het scherm Loonheffingen. Als u de geconverteerde waarde of standaard waarde wilt aanpassen naar een andere waarde, dan moet u dit doen in het scherm Loonheffingen en daar kiezen voor de Ingangsdatum 1-1-2019. Het wijzigingen van het Woonland kan leiden tot het aanpassen van de Woonsituatie loonheffing. Bij iedere wijziging van het woonland kijkt Payroll Business of dit overeenkomt met de woonsituatie loonheffing. Als dat niet het geval is, past het systeem de Woonsituatie loonheffing automatisch aan. Let op: het systeem past de Woonsituatie loonheffing niet aan als u dit ooit ergens in de tijd handmatig hebt aangepast.  Witte tabel van toepassing op alle herleidingsregels Door de aanpassing van enkele belastingverdragen, zijn er vanaf 1 januari 2019 witte tabellen voor alle herleidingsregels. Dit betekent dat de arbeidskorting vanaf 2019 van toepassing is op alle herleidingsregels. Dit is in de referentietabellen van Payroll Business verwerkt. Arbeidskorting De arbeidskorting voor lagere inkomens gaat in 2019 omhoog naar € 3.399. De arbeidskorting voor de hogere inkomens wordt afgebouwd. Als het inkomen uit tegenwoordige dienstbetrekking meer is dan € 34.060 per jaar, wordt de arbeidskorting in 2019 verminderd met 6,0% van dit inkomen. De arbeidskorting is € 0 als het inkomen uit tegenwoordige dienstbetrekking € 90.710 of hoger is. Algemene heffingskorting De algemene heffingskorting wordt met ingang van 1 januari 2019 verhoogd naar € 2.477. De inkomensafhankelijke afbouw van de algemene heffingskorting wordt in 2019 voor inkomens vanaf het begin van de tweede tariefschijf 5,147% en het maximale bedrag van de afbouw bedraagt ook € 2.477. Payroll Business berekent deze korting automatisch, als bij de medewerker in het scherm Loonheffingen de Loonheffingskorting op Ja staat. Vanaf 2019 moet deze korting apart berekend worden en wordt hij verantwoord in de volgende twee nieuwe payrollelementen. Algemene heffingskorting periode Dit payrollelement bevat het bedrag dat deze periode aan algemene heffingskorting is berekend. Algemene heffingskorting. Dit payrollelement bevat het bedrag dat tot en met deze periode aan algemene heffingskorting is berekend. Vorig jaar maakte de algemene heffingskorting nog deel uit van de overige heffingskortingen. Deze bestond naast de algemene heffingskorting ook uit de ouderenkorting. Ouderenkorting De ouderenkorting wordt met ingang van 1 januari verhoogd naar € 1.596. De ouderenkorting kent met ingang van 2019 een inkomensafhankelijke afbouw. Deze begint bij een jaarinkomen dat meer bedraagt dan € 36.783 en bedraagt 15%. Het maximale bedrag van de afbouw bedraagt eveneens € 1.596. Payroll Business berekent deze korting automatisch, als bij de medewerker in het scherm Loonheffingen de Loonheffingskorting op Ja staat en de medewerker de AOW gerechtigde leeftijd heeft bereikt. Vanaf 2019 moet deze korting apart berekend worden en wordt hij verantwoord in de volgende twee nieuwe payrollelementen. Ouderenkorting periode Dit payrollelement bevat het bedrag wat er deze periode aan ouderenkorting is berekend. Ouderenkorting cumulatief Dit payrollelement bevat het bedrag dat er tot en met deze periode aan ouderenkorting is berekend. Vorig jaar maakte de ouderenkorting nog deel uit van de overige heffingskortingen. Deze bestond naast de ouderenkorting ook uit de algemene heffingskorting. Wijzigingen referentietabellen Voor het berekenen van de arbeidskorting Met ingang van 1 januari 2019 is de referentietabel Loonheffing arbeidskorting vervangen door de nieuwe referentietabel Loonheffing arbeidskorting (vanaf 2019). Deze nieuwe referentietabel houdt bij het berekenen van de arbeidskorting rekening met de waarde die bij het gegevenselement Woonsituatie loonheffing is vastgelegd. Voor het berekenen van de algemene heffingskorting Vanaf 1 januari 2019 moet de algemene heffingskorting, inclusief de eventuele inkomensafhankelijke afbouw daarvan, afzonderlijk worden berekend. Daarom is de nieuwe referentietabel Loonheffing algemene heffingskorting toegevoegd. Deze nieuwe referentietabel houdt bij het berekenen van de algemene heffingskorting rekening met de waarde die bij het gegevenselement Woonsituatie loonheffing is vastgelegd. Voor het berekenen van de ouderenkorting Vanaf 1 januari 2019 moet de ouderenkorting, inclusief de eventuele inkomensafhankelijke afbouw daarvan, afzonderlijk worden berekend. Daarom is de nieuwe referentietabel Loonheffing ouderenkorting toegevoegd. Deze nieuwe referentietabel houdt bij het berekenen van de ouderenkorting rekening met de waarde die bij het gegevenselement Woonsituatie loonheffing is vastgelegd. Voor het berekenen van de loonheffing voor bijzondere beloningen Met ingang van 1 januari 2019 zijn er voor medewerkers die niet in Nederland wonen twee nieuwe referentietabellen toegevoegd. Loonheffing tariefpercentages landenkring Deze tabel wordt toegepast als er voor een medewerker bij het gegevenselement Woonsituatie loonheffing de waarde Landenkring is vastgelegd en er is sprake van bijzondere beloningen. Loonheffing tariefpercentages derde landen Deze tabel wordt toegepast als er voor een medewerker bij het gegevenselement Woonsituatie loonheffing de waarde Derde landen is vastgelegd en er is sprake van bijzondere beloningen. De al bestaande tabel voor de medewerkers die in Nederland wonen, is aangepast met de cijfers van 2019. Voor het berekenen van de eindheffing Met ingang van 1 januari 2019 is er voor medewerkers die niet in Nederland wonen een nieuwe referentietabel toegevoegd. Eindheffing tariefpercentages andere landen Deze tabel wordt toegepast als er voor een medewerker bij het gegevenselement Woonsituatie loonheffing een waarde is vastgelegd die ongelijk is aan Nederland en er is sprake van eindheffing. De al bestaande tabel voor de medewerkers die in Nederland wonen, is aangepast met de cijfers voor 2019. Verouderde referentietabellen Vanaf 1 januari 2019 moeten de Algemene heffingskorting en de Ouderenkorting, inclusief de eventuele inkomensafhankelijke afbouw daarvan, afzonderlijk worden berekend. Daarom worden de volgende twee referentietabellen vanaf 2019 niet meer gebruikt bij het berekenen van de verschuldigde loonheffing: Loonheffing afbouw algemene heffingskorting Loonheffing overige kortingen Minimumloon De leeftijdsafhankelijke Minimum(jeugd)lonen per 1 januari 2019 zijn toegevoegd aan de referentietabel. De Minimumloon indicatie 1 = Standaard De Minimumloon indicatie 2 = Beroepsbegeleidende leerweg Voor de Beroepsbegeleidende leerweg medewerkers zijn afwijkende minimumlonen van toepassing. Minimumloon indicatie Leeftijd Maandbedrag Weekbedrag Dagbedrag 1 015 484,75 111,85 22,37 1 016 557,45 128,65 25,73 1 017 638,25 147,30 29,46 1 018 767,50 177,15 35,43 1 019 888,70 205,10 41,02 1 020 1131,05 261,05 52,21 1 021 1373,45 316,95 63,39 1 022 1615,80 372,90 74,58 2 015 484,75 111,85 22,37 2 016 557,45 128,65 25,73 2 017 638,25 147,30 29,46 2 018 735,20 169,65 33,93 2 019 848,30 195,75 39,15 2 020 993,70 229,35 45,87 2 021 1373,45 316,95 63,39 2 022 1615,80 372,90 74,58 Woonlandfactoren Voor landen waarmee Nederland een zorgafspraak heeft gemaakt zijn de vanaf 1 januari 2019 geldende Woonlandfactoren toegevoegd aan de referentietabel. Sectorfondsen De referentietabel Sociale Verzekeringen is uitgebreid met de in de Staatscourant 2018, nummer 60774 gepubliceerde sectorpremies per 1 januari 2019. Overige grootheden Aan de referentietabel Sociale Verzekeringen zijn ook de gewijzigde bedragen toegevoegd van onderstaande grootheden. Voor de gewijzigde bedragen hiervan, zie de publicatie in Staatscourant 2018, nummer 64901. Maximum premieloon Het maximum premieloon is per 1 januari 2019 verhoogd naar € 55.927 (was € 54.614 in 2018). Premiepercentage Algemeen Werkloosheidsfonds Dit premiepercentage is per 1 januari 2019 verhoogd naar 3,60 (was 2,85 in 2018). Basispremie Arbeidsongeschiktheidsfonds en opslag tot dekking kinderopvangtoeslag Het percentage voor de basispremie Arbeidsongeschiktheidsfonds is per 1 januari 2019 verhoogd naar 6,46 (was 6,27 in 2018).  Het percentage voor de opslag tot dekking kinderopvangtoeslag is in 2019 gehandhaafd op  0,50. Premie werkgeversheffing Zorgverzekeringswet (hoog) Het percentage voor de premie werkgeversheffing ZVW is per 1 januari 2019 verhoogd naar  6,95 (was 6,90 in 2018). Premie werknemersbijdrage Zorgverzekeringswet (laag) Het percentage voor de premie werknemersbijdrage ZVW is per 1 januari 2019 verhoogd naar  5,70 (was 5,65 in 2018). Premie Private Aanvulling Werkloosheidswet Het percentage voor de premie PAWW is per 1 januari 2019 verhoogd naar 0,30 (was 0,20 in 2018). Loonheffing – verschil Ook dit jaar zit er, net als vorig jaar, mogelijk een verschil in de loonheffing die is berekend in de salarisadministratie en de belasting die een medewerker moet betalen op basis van de inkomstenbelasting. Dit verschil wordt veroorzaakt door de opbouw en de afbouw in de arbeidskorting, de algemene heffingskorting en de ouderenkorting, waarbij bij de bijzondere beloningen onvoldoende rekening wordt gehouden in de loonberekening. Dit is geen fout in de salarissoftware, maar is wettelijk zo vastgesteld. AOW-leeftijd De verhoging van de AOW-leeftijd wordt stapsgewijs ingevoerd afhankelijk van de leeftijd. Het kabinet heeft besloten de AOW-leeftijd voor werknemers die geboren zijn tussen 1/10/1956 en 30/09/1957 en die in 2024 de AOW-gerechtigde leeftijd bereiken, te handhaven op 67 jaar en 3 maanden. Het bereiken van de AOW-gerechtigde leeftijd is geregeld volgens het schema hieronder. Geboortedatum vanaf Geboortedatum t/m AOW-gerechtigde leeftijd AOW gerechtigde leeftijd in maanden Jaar AOW leeftijd 01-01-1892 31-12-1947 65 780 <=2012 01-01-1948 30-11-1948 65 + 1 maand 781 2013 01-12-1948 31-10-1949 65 + 2 maanden 782 2014 01-11-1949 30-09-1950 65 + 3 maanden 783 2016 01-10-1950 30-06-1951 65 + 6 maanden 786 2017 01-07-1951 31-03-1952 65 + 9 maanden 789 2017 01-04-1952 31-12-1952 66 792 2018 01-01-1953 31-08-1953 66 + 4 maanden 796 2019 01-09-1953 30-04-1954 66 + 8 maanden 800 2020 01-05-1954 31-12-1954 67 804 2021 01-01-1955 30-09-1955 67 + 3 maanden 807 2022 01-10-1955 30-09-1956 67 + 3 maanden 807 2023 01-10-1956 30-09-1957 67 + 3 maanden 807 2024 Payroll Business berekent per medewerker de AOW-gerechtigde leeftijd in maanden. Deze wordt getoond in het payrollelement AOW-gerechtigde leeftijd in maanden. Ook berekenen wij met welke datum de medewerker AOW-gerechtigd is. Deze wordt getoond in het gegevenselement Ingangsdatum AOW. Als de leeftijd in maanden van de medewerker aan het einde van de afrekenperiode groter is dan of gelijk aan de AOW-gerechtigde leeftijd in maanden van de medewerker, doet Payroll Business het volgende: Er wordt geen premieheffing meer berekend voor de sociale verzekeringen. Er wordt geen AOW-premie meer berekend voor de loonheffing. Er wordt geen AOW-premie meer berekend voor de eindheffing. Auto van de zaak Voor auto's zonder CO-2 uitstoot gelden vanaf 2019 nieuwe regels voor de bijtelling Voor auto's zonder CO-2 uitstoot met datum 1e tenaamstelling op of na 1 januari 2019 geldt vanaf 1 januari 2019 een verlaagde bijtelling van 4% voor zover de grondslag voor de bijtelling € 50.000 of lager is. Voor het deel van de grondslag boven € 50.000 geldt de algemene bijtelling van 22%. Voorbeeld Een werknemer krijgt een auto zonder CO-2 uitstoot. De datum 1e tenaamstelling is 1 februari 2019. De grondslag voor de bijtelling is € 80.000. Het loontijdvak is maand. De werknemer betaalt elke maand een eigen bijdrage van € 200. De bijtelling per maand is dan: ((€ 50.000 * 4%) / 12) + ((€ 30.000 * 22%) / 12) - € 200 = € 516,77. Voor auto's zonder CO-2 uitstoot met datum 1e tenaamstelling voor 1 januari 2017 waarbij de termijn van 60 maanden voorbij is, geldt vanaf 1 januari 2019 een verlaagde bijtelling van 7% voor zover de grondslag voor de bijtelling € 50.000 of lager is. Voor het deel van de grondslag boven € 50.000 geldt de algemene bijtelling van 25%. Het gaat dus om alle auto's met een datum 1e tenaamstelling in 2013 of eerder. Voor auto's met een datum 1e tenaamstelling in 2014 vervalt de termijn van 60 maanden in de loop van 2019. Na die termijn gelden voor deze auto's ook bovenstaande regels. Voorbeeld Een werknemer krijgt een auto zonder CO-2 uitstoot. De datum 1e tenaamstelling is 16 mei 2014. De grondslag voor de bijtelling is € 60.000. Het loontijdvak is maand. De werknemer betaalt elke maand een eigen bijdrage van € 50. De bijtelling per maand over januari tot en met mei 2019 is dan: ((€ 60.000 * 4%) / 12) - € 50 = € 150. De bijtelling per maand over juni tot en met december 2019 is dan: ((€ 50.000 * 7%) / 12) + ((€10.000 * 25%) / 12) - € 50 = € 450. Auto’s zonder CO2-uitstoot die in 2013 op naam zijn gesteld, hadden geen bijtelling. De periode voor dit nul-tarief was 60 maanden en is vanaf 2019 voor alle gevallen verlopen. Voor deze auto’s moest u voor de Reden geen bijtelling de waarde 0% bijtelling selecteren. Deze waarde mag vanaf 1 januari niet meer aan de Belastingdienst worden doorgegeven en als deze nog actief is moet u deze beëindigen. De berekeningen in Payroll Business zijn hierop aangepast. Hierbij is het wel van belang dat u bij de medewerker in het scherm Auto van de zaak in het veld 1e datum tenaamst auto de datum eerste tenaamstelling invult. Als u geen datum eerste tenaamstelling vastlegt, kan Payroll Business niet afleiden of het reductietarief of het standaard tarief moet worden toegepast en of er een aftopping bij de cataloguswaarde moet plaatsvinden en zal het reductiepercentage behorend bij het tarief blijvend worden toegepast. Meer informatie over de berekeningen en de nieuwe referentietabel vindt u in de Online help. Uw actie Medewerker > Arbeidsvoorwaarden > Arbeidsvoorwaarden > Auto van de zaak Leg voor de betreffende medewerkers bij 1e datum tenaamst auto de datum eerste tenaamstelling vast. Als u de datum eerste tenaamstelling niet vastlegt, blijft Payroll Business de ingevoerde categorie met het bijbehorende percentage toepassen. Als u deze datum wel vastlegt, leidt Payroll Business het bijtellingspercentage ( reductietarief of standaardtarief )  af van de categorie en deze datum. Na 60 maanden vervalt het reductie tarief en geld het standaardtarief. Ook de splitsing ( alleen voor auto's zonder CO2-uitstoot ) in de grondslag vindt dan plaats.  Let op Op dit moment ondersteunt Payroll Business de datum eerste toelating niet. Deze datum wijkt alleen af van de datum 1e tenaamstelling als er sprake is van een geïmporteerde auto uit het buitenland. Als dit het geval is, vult u handmatig de categorie van de auto in zodat Payroll Business het juiste percentage berekent of u vult de datum eerste toelating in bij het veld 1e datum tenaamst auto.  In de loop van 2019 gaan we ook de datum eerste toelating ondersteunen. Pensioenwijzigingen 2019 Meer pensioenfondsen stappen over op de Uniforme Pensioen Aangifte (UPA) Steeds meer pensioenfondsen maken de overstap naar de Uniforme Pensioen Aangifte (UPA). Ook in 2019 gaan een aantal fondsen deze overstap maken. Dit houdt in dat u ook uw inrichting moet wijzigen. Welke wijzigingen dat zijn, hangt af van uw pensioenfonds. Eventuele wijzigingen in ondersteunende CAO's past Raet aan. Wij zijn op dit moment druk bezig met verschillende pensioenfondsen om de nieuwe regelingen en koppelingen te testen, zodat u vanaf de januari aangifte via het UPA-bericht kunt doen. Deze pensioenfondsen zullen hierover ook met u contact opnemen wanneer u in 2019 via deze route moet gaan aanleveren. Raet zal u eind November nader informeren. Hierbij geven wij u uitleg over de aanpassingen die u in Payroll Business moet doorvoeren om in januari te kunnen aanleveren via UPA. De volgende pensioenfondsen gaan geheel of gedeeltelijk met een aantal regelingen over op UPA: Be Frank PGB Grafische sector Kartonnage Verf- Drukinkt industrie Achmea Zorg AZL Rijn en Binnenvaart Vijf dagen betaald verlof na geboorte Per 1-1-2019 geldt een nieuwe regeling: extra betaald kraamverlof. Nu is er recht op twee dagen en per 1-1-2019 geldt het recht op betaald kraamverlof voor eenmaal het aantal werkuren per week. Geboorteverlof In de nieuwe wet heet kraamverlof voortaan geboorteverlof. De medewerker moet dit verlof opnemen binnen vier weken na de geboorte. Dit wordt nu gedaan door het opnemen van bijzonder verlof en deze manier blijft bestaan. Let op: Geboorteverlof werkt alleen voor HR Core Business en niet als u Payroll Business Only afneemt. Het Geboorteverlof hebben we vastgelegd op landniveau. Dit betekent dat als u vanaf 1-1-2019 de waardenlijst voor verlof opent, u ook het Geboorteverlof kunt selecteren. Uw actie Beheer > Inrichting >  Waardenlijst (met opschakeling) Als u zelf bij Waardenlijst met opschakeling de waarde Kraamverlof heeft toegevoegd, moet u dit zelf wijzigen in Geboorteverlof. Bij Verlofaanvraag kunt u dan in de lijst van het veld Reden verlof ook kiezen voor Geboorteverlof. Signaleringen en toekomstplannen voor foutmeldingen in de Loonaangifte Rapporten > Controle > Signaleringsverslag De afgelopen maanden hebben we veel aandacht besteed aan het toevoegen en optimaliseren van signaleringen in het Signaleringsverslag voor de Loonaangifte. Dit als gevolg van het aanscherpen van controles op geldigheid van de aangeleverde gegevens door de Belastingdienst, zie ook de publicatie hierover in de Release notes 2018-12 van december. Tevens zien we dat er veel Poort- en Terugkoppel-meldingen zijn die de Belastingdienst naar u verzendt. Het kost zowel u als ons veel tijd en energie om deze meldingen uit te zoeken en op te lossen. Om correcte gegevens naar de Belastingdienst te sturen, vinden bij Raet op twee plekken controles plaats: in de applicatie Loonaangifte via het Signaleringsverslag Vrijwel alle Poort- en Terugkoppel-meldingen worden afgevangen in onze Loonaangifte-applicatie. U heeft de verwerking dan echter al afgesloten. Daarom is het van belang de controleslag vooraf te laten plaatsvinden. In Payroll Business kunt u het overzicht Signaleringverslag opvragen voordat het genereren van de Loonaangifte-bestanden plaatsvindt. Dit doet u door het verslag op te vragen voor de categorie Loonaangifte; u moet dan eerst alle foutsignaleringen (soort = Fout) oplossen voordat u de Loonaangifte gaat genereren. Alle signaleringen uit dit rapport (Fout, Waarschuwing en Informatie) zijn beschreven in de Online help in het onderwerp Signaleringen loonaangifte. Om er voor te zorgen dat het aantal meldingen zal afnemen, is ons verzoek aan u om zoveel mogelijk naar de Fouten in het Signaleringsverslag te kijken voor de categorie Loonaangifte en deze op te lossen voordat u de loonperiode afsluit. Op weg naar minder signaleringen Wij gaan de komende tijd monitoren in hoeverre er signaleringen voor de categorie Loonaangifte met Fouten open blijven staan en nemen zo nodig hierover contact met u op. Als de meldingen van de Belastingdienst niet gaan afnemen, zal Raet de programmatuur aanpassen zodat bij openstaande fouten van de Loonaangifte u GEEN eerste verwerking van de volgende periode kunt starten: eerst moeten de signaleringen van het niveau Fout zijn opgelost. Laten we met elkaar ervoor zorgen dat het aantal meldingen flink gaat teruglopen!  Meer informatie Online help, de onderwerpen Signaleringsverslag opvragen, Signaleringen - Overzicht en Signaleringen loonaangifte. SV-dagen op de salarisspecificatie De SV-dagen staan vanaf 2019 niet meer standaard op de salarisspecificatie. Sinds 2017 is het opgeven van de SV-dagen geen vereiste van de Belastingdienst meer. Uw actie Bedrijf > Loonstrook / Salarisadministratie > Loonstrookelementen Als u de SV-dagen toch op de specificatie wilt tonen, neem dan contact op met ons Service Center.   Publishing Date : 10/1/2019

Voorbereiden nieuw verlofjaar Hieronder lees je welke stappen je moet doorlopen bij de jaarovergang naar het nieuwe verlofjaar. 1. Acties Wij adviseren om het volgende verlofjaar al vast voor te bereiden door het uitvoeren van de volgende acties:  werkroosters genereren collectief verlof aanvragen feestdagen inrichten  feestdagencluster(s) inrichten verlofregelingen controleren Basisinrichting verlof gereed? Let er op dat de basisinrichting voor verlof gereed is. Dit houdt in dat: De Feestdagen zijn geselecteerd OF Dat de Feestdagenclusters zijn gedefinieerd en aan de medewerkers zijn gekoppeld. De benodigde werkpatronen zijn gedefinieerd en dat in de HR stuurgegevens de juiste aansturing voor verlof en werkpatroon aanwezig is. De verlofregeling bijgewerkt moet zijn en voldoet aan de eisen van het nieuwe jaar. Zijn bovenstaande 3 punten in orde, genereer dan de werkpatronen. Zijn bovenstaande 4 punten in orde, genereer dan verlofrecht. Aandachtspunten Let op: de jaartallen in de afbeeldingen kunnen afwijken In de afbeeldingen hieronder kunnen andere jaartallen staan. Je kunt waar een afwijkend jaartal staat, natuurlijk 2021 voor het oude jaar en 2022 voor het nieuwe verlofjaar invullen.  Nieuw verlofjaar zo laat mogelijk activeren  Wij adviseren om het nieuwe verlofjaar zo laat mogelijk te activeren, bij voorkeur in het volgende jaar. 2. Werkroosters toekennen en genereren 2a Feestdagen cluster Let op: als je gebruik maakt van Feestdagen (stap 3), kun je stap 2a overslaan. Instellingen > Werkpatroon > Feestdagenclusters  Maak je gebruik van feestdagenclusters, volg dan de stappen hieronder. Meer informatie over feestdagenclusters vind je in de online, zoekterm Feestdagenclusters.  Als een feestdagencluster aan het dienstverband van een medewerker is gekoppeld, wordt voor die medewerker rekening gehouden met de specifieke feestdagen die in dat  cluster staan. Stap 1: Kies in het menu Instellingen > Werkpatroon > Feestdagenclusters. Het scherm Feestdagenclusters opent (afb 01), Stap 2: Selecteer de Peildatum waarop je het feestdagencluster wilt aanpassen of aanmaken. afb. 01 Stap 3: nieuw feestdagencluster aanmaken.  Klik rechtsboven de groene balk op Toevoegen . Vul de clustercode en clusternaam in en klik op Opslaan. Stap 4: Selecteer de feestdagen Klik in deelscherm rechtsboven de groene balk op Toevoegen . Je ziet het scherm Selecteer feestdagen.  Selecteer één of meer feestdagen: dit kan met de ctrl-toets of shift-toets + klikken.  Klik op Selecteer en vervolgens op Opslaan. Stap 5: Feestdagencluster koppelen aan medewerker. Ga in het menu naar Medewerker > Contract > Dienstverband en selecteer een medewerker. Klik achter het veld Feesdagencluster op het icoon Waarde wijzigen  en selecteer het feestadagencluster door erop te dubbelklikken. Klik in het scherm Dienstverband op Opslaan. Als aan een medewerker een feestdagencluster is gekoppeld, dan zijn in het jaarrooster de feestdagen van dit cluster blauw gekleurd. 2b Werkroosters toekennen en genereren via Werkpatroon Instellingen > Werkpatroon > Werkrooster genereren Het toekennen en genereren van werkroosters doe je via het menu Instellingen > Werkpatroon > Werkrooster genereren. Let op: deze actie moet je per bedrijf uitvoeren.  Klik rechtsboven in het scherm op de knop Toevoegen  . Pas de datum aan en kies bij actie Genereren werkrooster (afb. 02).  Klik rechtsonder op Opslaan om de actie te voltooien.  afb. 02 3. Feestdagen activeren Let op: Als je gebruik maakt van het Feestdagencluster, kan je  stap 3 overslaan. Stap 1: kies Instellingen > Vastlegging > Waardencluster. Het scherm Waardencluster opent (afb. 03). afb. 03 Stap 2: selecteer de juiste ingangsdatum. Stap 3: selecteer de gewenste doelgroep. Let er hierbij op dat je bij Soort doelgroep kiest voor het niveau waarop je altijd de feestdagen inregelt: klant- of bedrijfsniveau.  Stap 4: kies het element Feestdag.  Stap 5: klik op de knop Open. Het scherm met de feestdagen opent. Selecteer de algemene en jaarlijkse feestdagen die voor jouw bedrijf van toepassing zijn. Collectief Verlof toekennen Voordat je het volgende verlofjaar definitief kunt vrijgeven aan de medewerkers binnen de organisatie, leg je het collectief verlof vast. Een collectieve verlofaanvraag leg je vast via Instellingen > Verlof > Collectief verlof (afb. 04).  afb. 04   Veld Toelichting Datum collectief verlof Je moet per dag een collectieve verlofaanvraag vastleggen. Verlofsoort Selecteer een verlofsoort uit de lijst. Aantal verlofuren Vul hier geen uren in als het collectief verlof verrekend moet worden volgens het werkrooster van de medewerkers. Soort verrekening Selecteer een van de opties: Verrekenen Niet verrekenen met verlofsaldo.  Afdeling Je kunt een collectieve verlofdag vastleggen per afdeling.  Let op: dit raden wij niet aan, tenzij het echt noodzakelijk is. Reden verlof Kies hier een reden voor het verlof. Wij raden je aan om dit te doen. Memo Via dit veld kun je eventueel een vrije tekst vastleggen. Het kan natuurlijk binnen de organisatie voorkomen dat er tijdens een collectieve vakantiedag medewerkers aan het werk zijn. Je kunt het collectief verlof dan per medewerker blokkeren in de verlofaanvraag (afb. 05).  Medewerker > Verlof > Verlofaanvraag afb. 05 Als het verlof wordt geblokkeerd, worden de uren teruggeboekt naar 0,00 (afb.06).  afb. 06 Controles bij overgang naar het volgende verlofjaar  Controleer voordat je het nieuwe verlofjaar start de inrichting van de verlofregeling. Mogelijk zijn er binnen jouw organisatie voor het volgende verlofjaar andere afspraken van toepassing waardoor het nodig is de inrichting aan te passen.  Stappen inrichting controleren Kies het menu Instellingen > Verlof > Verlofregeling, selecteer de regeling en klik op Verlofsoorten om het detailscherm Verlofsoorten te openen.  Dubbelklik op een verlofsoort om de kenmerken van deze verlofsoort op te roepen.  Controleer in het tabblad Basisrechten of bij Verlofrecht per jaar (in uren) het standaard aantal uren verlofrecht per jaar op basis van een voltijds dienstverband correct is ingevuld.  Controleer of het veld Max. over te hevelen uren correct is ingevuld.   Controleer zo nodig of het veld Maximaal negatief correct is ingevuld; bij oneindig niets invullen.  Als je via het tabblad Bijzondere rechten leeftijd- en/of dienstjarenrechten hebt toegekend, controleer dan of de peildatums in de verlofsoort zijn ingevuld.  Wil je voor een verlofsoort gebruik maken van Automatische afboeking, controleer dan of het vinkje is aangezet en de prioriteiten zijn bepaald. Gebruik je Self Service, dan moet je het meest recente verlofformulier gebruiken om er zeker van te zijn dat het automatisch afboeken correct verloopt.  Controleer of de juiste Afrondingsmethode is gebruikt.  Aandachtspunten toekennen verlofrecht Twee aandachtspunten Het verlofrecht wordt alleen berekend voor de verlofsoorten die in de verlofregeling zijn vastgelegd. Als een verlofsaldo van een verlofsoort in een verlofregeling negatief is, wordt dit negatieve verlofsaldo altijd overgeheveld naar het volgende jaar ongeacht de keuze die je hebt gemaakt bij het veld Maximum negatief.  Verlofrecht nieuw verlofjaar toekennen  Bij het toekennen van verlofrechten voor het nieuwe verlofjaar 20JJ, worden de resterende verlofsaldi van de verlofsoorten (als dit zo is ingericht bij de verlofregeling) overgeheveld en worden de verlofrechten voor het nieuwe verlofjaar toegekend. Stappen toekennen verlofrecht nieuw verlofjaar Kies in het menu Instellingen > Verlof > Verlofrecht toekennen.  Klik rechtsboven in het scherm op de knop Toevoegen  . Het scherm Verlofrecht toekennen opent.  Selecteer de actie Nieuw verlofjaar en klik rechts onderin op de knop Starten (afb. 07). afb. 07 Toekennen verlofrechten uitvoeren voor ieder bedrijf afzonderlijk Binnen een bedrijf worden alle verlofregelingen meegenomen. De actie is pas voltooid als je een datum en een tijd ziet in het overzichtsscherm. Houd er rekening mee dat je deze actie voor elk bedrijf afzonderlijk moet uitvoeren.  Voltooien duurt enige tijd Na deze actie zijn bij de functie Medewerker > Verlof > Verlofsaldo de verlofkaarten van de medewerkers voor het volgende verlofjaar zichtbaar. Het duurt enige tijd voordat de kolom Overgeheveld is gevuld met het overgehevelde saldo van het voorgaande verlofjaar (indien van toepassing).  Verwerkingsverslag Het verwerkingsverslag kun je oproepen via Rapporten > Mijn rapporten.  Aandachtspunten na toekennen rechten  Als je in HR Core Business het toekennen van verlofrecht voor het komende verlofjaar hebt uitgevoerd, is het verlofrecht berekend en heeft het overhevelen van de restsaldi van het voorgaande verlofjaar plaatsgevonden. Wij vragen extra aandacht voor verlofaanvragen en verlofrechtmutaties over het voorgaande jaar. Zie hierna.  Aandachtspunt 1 - Verlofaanvraag in het vorige jaar boeken Als een medewerker, nadat de verlofrechten voor het nieuwe jaar zijn berekend, alsnog een verlofaanvraag indient die betrekking heeft op het voorgaande verlofjaar, wordt de overheveling van het verlofsaldo van het vorige naar het nieuwe verlofjaar automatisch herrekend. Aandachtspunt 2 - Extra Individueel verlofrecht in het vorige verlofjaar Als je voor een medewerker, nadat het nieuwe verlofjaar is geactiveerd, alsnog een Extra Individueel verlofrecht moet vastleggen met een boekingsdatum die valt in het vorige verlofjaar, dan wijzigen daarmee de rechten van het vorige jaar.  Gewijzigde rechten van het vorige verlofjaar worden niet automatisch verwerkt in het huidige verlofjaar. Zie hiervoor de uitleg bij vraag 5 van de Veelgestelde vragen. Veelgestelde vragen 1. Je zit in het jaar 2022. Het verlofjaar 2021 is nog actief. Er wordt een verlofaanvraag vastgelegd voor het verlofjaar 2021. Hoe wordt deze verwerkt?  De verlofaanvraag wordt verwerkt op basis van de begindatum van de verlofaanvraag waarbij wordt gekeken of er voldoende saldo is en of er een vervaldatum aan de verlofsoort is gekoppeld. Op basis van deze gegevens zal de verlofaanvraag verwerkt worden.  2. Het verlofjaar 2021 is nog actief. Er wordt een verlofaanvraag vastgelegd van eind december t/m begin januari die dus over de jaargrens heengaat. Hoe wordt deze verwerkt?  Voorbeeld Er wordt een verlofaanvraag vastgelegd van 29 december 2021 t/m 4 januari 2022. In het actieve verlofjaar (2021) wordt de volledige verlofaanvraag van begindatum t/m einddatum getoond, maar alleen de uren voor 2021 (= 24 uur) worden afgeschreven en getoond (afb .08). afb. 08  Hierbij wordt gekeken of er voldoende saldo is en of er een vervaldatum aan de verlofsoort is gekoppeld. Zodra het verlofjaar 2021 actief is, worden de verlofuren die van toepassing zijn op dit verlofjaar verrekend.  3. Het verlofjaar 2021 is nog actief. Er wordt een verlofaanvraag vastgelegd voor het jaar 2022. Hoe wordt deze verwerkt?  De verlofaanvraag wordt verwerkt op basis van de begindatum van de verlofaanvraag. Hierbij wordt gekeken naar de inhoud van de verlofregeling (op full time basis). De uren van de verlofaanvraag worden gereserveerd. De medewerkers zien wel de verlofaanvraag die is ingelegd, maar niet hun saldo van 2021. 4. Het verlofjaar 2022 is actief. Er wordt een verlofaanvraag vastgelegd die over de jaargrens heengaat. Hoe wordt deze verwerkt?  Voorbeeld Er wordt een verlofaanvraag vastgelegd van 29 december 2021 t/m 4 januari 2022. In het actieve verlofjaar (2022) wordt de volledige verlofaanvraag getoond, maar alleen de uren voor 2022 worden afgeschreven en getoond, waarbij het systeem kijkt of er voldoende saldo is en of er een vervaldatum aan de verlofsoort is gekoppeld.  Bij een fulltime dienstverband is dit 8 uur omdat 1 januari als feestdag is aangemerkt (afb. 09). Voor het verlofjaar 2021 zijn de opgenomen 24 uur afgeboekt in 2021 en tevens gecorrigeerd in de kolom overgehevelde uren bij het verlofjaar 2022.  afb. 09 5. Het nieuwe verlofjaar 2022 is toegekend, maar er moet nog Extra Individueel Verlofrecht met boekingsdatum in 2021 worden ingevoerd. Hoe doe je dat?  Als je nog een extra individueel recht wilt toekennen aan een of meer medewerkers, kun je het beste de volgende stappen doorlopen.  Stap 1 Voer de gewenste extra individuele verlofrechten in voor de betreffende medewerker via de functie Medewerker > Verlof > Extra Individueel Verlofrecht. Let op: kies hier voor de juiste peildatum. Stap 2 Ga naar het verlofsaldo van de medewerker.   Selecteer bovenin verlofjaar waarvoor je zojuist Extra individueel recht hebt toegekend (2021). Klik rechts onderin in het scherm op de knop Herberekenen. Na de herberekening wordt het scherm automatisch ververst en zit je in het actieve verlofjaar. Als je teruggaat naar het vorige verlofjaar zie je dat de uren zijn toegekend en in het actieve verlofjaar correct zijn overgeheveld.  6. Hoe kan ik Extra individueel verlofrecht voor meerdere medewerkers tegelijk invoeren in het actieve verlofjaar?  Het is mogelijk om Extra individueel verlofrecht (collectief) te importeren via het menu Beheer > Import/Export > Aanmaken Excel bestand. Volg hiervoor de volgende stappen  Stap 1 Open het Excel-bestand door bij het menu Beheer > Import/Export > Aanmaken Excel bestand de definitie Importeren Extra Individueel Recht te selecteren en rechts onderin het scherm te klikken op de knop Maak bestand (afb. 10).  afb. 10  Stap 2 Bekijk het Excel-bestand. Dit ziet eruit zoals in afb. 11 en kan voor jou qua kolomindeling afwijken. afb. 11  Stap 3 Selecteer in het Excel-bestand alle kolommen (in dit voorbeeld A t/m I), klik met de linker muisknop en kies de optie: Format cells met de optie Text (Engelse versie) / Cel eigenschappen met de optie Tekst (Nederlandse versie). Klik op OK om de gekozen optie vast te leggen (afb. 12).  afb. 12 Stap 4  Selecteer in het Excel-bestand alleen de kolommen die met een datum gevuld moeten worden (in dit voorbeeld kolom D). Klik met de linker muisknop en kies de optie Format cells met de optie Date.(Engelse versie) / Cel eigenschappen met de optie Datum (Nederlandse versie).  Klik op OK om de gekozen optie vast te leggen (afb. 13).  afb. 13  Stap 5 Je kunt nu de kolommen vullen met de gegevens van de medewerkers waarvoor een Extra Individueel Verlofrecht moet worden toegekend. Je ziet in dit voorbeeld dat in de kolommen waar een cijfer wordt ingevuld, een ‘ verschijnt. Dit is het juiste format (afb. 13).  Onderaan het Excel-bestand zie je twee tabbladen. Hierin vind je de codes voor Type recht en Verlofsoort (afb.14). Bij de verlofsoort kun je kiezen voor de verlofsoorten die in de verlofregeling(en) zijn opgenomen. Vervolgens sla je het Excel-document lokaal op je PC op.   afb. 14  Stap 6 Selecteer het bij stap 5 opgeslagen Excel-bestand met de knop Browse door via het menu Beheer > Import/Export > Importeer Excel bestand de importdefinitie Importeren Extra Individueel Recht te selecteren.  Klik op de knop Importeer bestand rechts onderin het scherm om het bestand in te lezen en de Extra Individuele Rechten bij de betreffende medewerkers te boeken (afb. 15). afb. 15 7. Bij sommige verlofsoorten wordt het verlofsaldo van vorig jaar (2021) niet overgeheveld. Wat kan hiervan de oorzaak zijn?  De twee meest voorkomende oorzaken zijn:  1. Het veld Max aantal over te hevelen uren is niet correct gevuld in de verlofregeling. Dit kun je aanpassen door het wijzigen van de verlofregeling via het menu Instellingen > Verlof > Verlofregeling. Controleer of het veld Max aantal over te hevelen uren in de betreffende verlofsoort inderdaad niet correct is ingevuld. Als je de verlofregeling aanpast, moet je daarna via Instellingen > Verlof > Verlofrecht de actie Huidig verlofjaar corrigeren uitvoeren.   Let op: correcties in een verlofregeling moet je aanpassen met de juiste peildatum. In deze situatie is dit 1 januari van het voorgaande verlofjaar = 1-1-2021. 2. Als een medewerker per 1-1-2022 een andere verlofregeling krijgt, worden eventuele restsaldi, zowel positieve als negatieve, niet overgeheveld.  We adviseren om hiervoor contact op te nemen met een consultant.  8. Kan ik vervallen verlof bij medewerkers in 2021 nog terugzien?  Bij het starten van het verlofjaar 2022 zijn vervallen uren uit het verlofjaar 2021 niet meer zichtbaar. In HR Core Business kun je deze vervallen rechten nog terugzien via het verlofjaar 2021, menu Medewerker > Verlof > Verlofsaldo. Publishing Date : 12/9/2021

Acties voorbereiden nieuw verlofjaar 1. Inleiding In dit document lees je welke stappen je moet doorlopen bij de jaarovergang naar het nieuwe verlofjaar. Wij adviseren om het volgende verlofjaar al vast voor te bereiden door het uitvoeren van de volgende acties:  werkroosters genereren collectief verlof aanvragen feestdagen inrichten verlofregelingen controleren Let op: de jaartallen in de afbeeldingen kunnen afwijken. Je kunt hiervoor waar een afwijkend jaartal staat, natuurlijk 2020 voor het oude jaar en 2021 voor het nieuwe verlofjaar invullen.  Nieuw verlofjaar zo laat mogelijk activeren. Wij adviseren om het nieuwe verlofjaar zo laat mogelijk te activeren, bij voorkeur in het volgende jaar. 2. Werkroosters toekennen en genereren Het toekennen en genereren van werkroosters doe je via het menu Instellingen > Werkpatroon > Werkrooster genereren. Deze actie moet je per bedrijf uitvoeren.  Klik rechtsboven in het scherm op de knop Toevoegen  . Pas de datum aan en kies bij actie Genereren werkrooster (afb. 01).  Klik rechtsonder op Opslaan om de actie te voltooien.  afb. 01 3. Feestdagen activeren Stap 1: selecteer via de kalender de peildatum van het gewenste jaar, 1-1-20JJ.  Kies een medewerker, selecteer dan als peildatum 1-1-20JJ. We adviseren je om deze datum vast te zetten door op het slotje achter de peildatum te klikken (afb. 02), omdat het scherm vaak verspringt naar de eerste dag van de salarisperiode.  afb. 02 Stap 2: kies Instellingen > Vastlegging > Waardencluster. Het scherm Waardencluster opent (afb. 03). afb. 03 Stap 3: selecteer de gewenste doelgroep. Let er hierbij op dat je bij Soort doelgroep kiest voor het niveau waarop je altijd de feestdagen inregelt: klant- of bedrijfsniveau.  Stap 4: kies het element Feestdag.  Stap 5: klik op de knop Open. Het scherm met de feestdagen opent. Selecteer de algemene en jaarlijkse feestdagen die voor jouw bedrijf van toepassing zijn. Collectief Verlof toekennen Voordat je het volgende verlofjaar definitief kunt vrijgeven aan de medewerkers binnen de organisatie, leg je het collectief verlof vast. Een collectieve verlofaanvraag leg je vast via Instellingen > Verlof > Collectief verlof (afb. 04).  afb. 04   Veld Toelichting Datum collectief verlof Je moet per dag een collectieve verlofaanvraag vastleggen. Verlofsoort Selecteer een verlofsoort uit de lijst. Aantal verlofuren Vul hier geen uren in als het collectief verlof verrekend moet worden volgens het werkrooster van de medewerkers. Soort verrekening Selecteer een van de opties: Verrekenen Niet verrekenen met verlofsaldo.  Afdeling U kunt een collectieve verlofdag vastleggen per afdeling.  Let op: dit raden wij niet aan, tenzij het echt noodzakelijk is. Reden verlof Kies hier een reden voor het verlof. Wij raden je aan om dit te doen. Memo Via dit veld kun je eventueel een vrije tekst vastleggen. Het kan natuurlijk binnen de organisatie voorkomen dat er tijdens een collectieve vakantiedag medewerkers aan het werk zijn. Je kunt het collectief verlof dan per medewerker blokkeren in de verlofaanvraag (afb. 05).  Medewerker > Verlof > Verlofaanvraag afb. 05 Als het verlof wordt geblokkeerd, worden de uren teruggeboekt naar 0,00 (afb.06).  afb. 06 Controles bij overgang naar het volgende verlofjaar  Controleer voordat je het nieuwe verlofjaar start de inrichting van de verlofregeling. Mogelijk zijn er binnen jouw organisatie voor het volgende verlofjaar andere afspraken van toepassing waardoor het nodig is de inrichting aan te passen.  Stappen inrichting controleren Kies het menu Instellingen > Verlof > Verlofregeling, selecteer de regeling en klik op Verlofsoorten om het detailscherm Verlofsoorten te openen.  Dubbelklik op een verlofsoort om de kenmerken van deze verlofsoort op te roepen.  Controleer in het tabblad Basisrechten of bij Verlofrecht per jaar (in uren) het standaard aantal uren verlofrecht per jaar op basis van een voltijds dienstverband correct is ingevuld.  Controleer of het veld Max. over te hevelen uren correct is ingevuld.   Controleer zo nodig of het veld Maximaal negatief correct is ingevuld; bij oneindig niets invullen.  Als je via het tabblad Bijzondere rechten leeftijd- en/of dienstjarenrechten hebt toegekend, controleer dan of de peildatums in de verlofsoort zijn ingevuld.  Wil je voor een verlofsoort gebruik maken van Automatische afboeking, controleer dan of het vinkje is aangezet en de prioriteiten zijn bepaald. Gebruik je Self Service, dan moet je het meest recente verlofformulier gebruiken om er zeker van te zijn dat het automatisch afboeken correct verloopt.  Controleer of de juiste Afrondingsmethode is gebruikt.  Aandachtspunten toekennen verlofrecht Twee aandachtspunten Het verlofrecht wordt alleen berekend voor de verlofsoorten die in de verlofregeling zijn vastgelegd. Als een verlofsaldo van een verlofsoort in een verlofregeling negatief is, wordt dit negatieve verlofsaldo altijd overgeheveld naar het volgende jaar ongeacht de keuze die je hebt gemaakt bij het veld Maximum negatief.  Verlofrecht nieuw verlofjaar toekennen  Bij het toekennen van verlofrechten voor het nieuwe verlofjaar 20JJ, worden de resterende verlofsaldi van de verlofsoorten (als dit zo is ingericht bij de verlofregeling) overgeheveld en worden de verlofrechten voor het nieuwe verlofjaar toegekend. Stappen toekennen verlofrecht nieuw verlofjaar Kies in het menu Instellingen > Verlof > Verlofrecht toekennen.  Klik rechtsboven in het scherm op de knop Toevoegen  . Het scherm Verlofrecht toekennen opent.  Selecteer de actie Nieuw verlofjaar en klik rechts onderin op de knop Starten (afb. 07). afb. 07 Toekennen verlofrechten uitvoeren voor ieder bedrijf afzonderlijk Binnen een bedrijf worden alle verlofregelingen meegenomen. De actie is pas voltooid als je een datum en een tijd ziet in het overzichtsscherm. Houd er rekening mee dat je deze actie voor elk bedrijf afzonderlijk moet uitvoeren.  Voltooien duurt enige tijd Na deze actie zijn bij de functie Medewerker > Verlof > Verlofsaldo de verlofkaarten van de medewerkers voor het volgende verlofjaar zichtbaar. Het duurt enige tijd voordat de kolom Overgeheveld is gevuld met het overgehevelde saldo van het voorgaande verlofjaar (indien van toepassing).  Verwerkingsverslag Het verwerkingsverslag kun je oproepen via Rapporten > Mijn rapporten.  Aandachtspunten na toekennen rechten  Als je in HR Core Business het toekennen van verlofrecht voor het komende verlofjaar hebt uitgevoerd, is het verlofrecht berekend en heeft het overhevelen van de restsaldi van het voorgaande verlofjaar plaatsgevonden. Wij vragen extra aandacht voor verlofaanvragen en verlofrechtmutaties over het voorgaande jaar. Zie hierna.  Aandachtspunt 1 - Verlofaanvraag in het vorige jaar boeken Als een medewerker, nadat de verlofrechten voor het nieuwe jaar zijn berekend, alsnog een verlofaanvraag indient die betrekking heeft op het voorgaande verlofjaar, wordt de overheveling van het verlofsaldo van het vorige naar het nieuwe verlofjaar automatisch herrekend. Aandachtspunt 2 - Extra Individueel verlofrecht in het vorige verlofjaar Als je voor een medewerker, nadat het nieuwe verlofjaar is geactiveerd, alsnog een Extra Individueel verlofrecht moet vastleggen met een boekingsdatum die valt in het vorige verlofjaar, dan wijzigen daarmee de rechten van het vorige jaar.  Gewijzigde rechten van het vorige verlofjaar worden niet automatisch verwerkt in het huidige verlofjaar. Zie hiervoor de uitleg bij vraag 5 van de Veelgestelde vragen. Veelgestelde vragen 1. Je zit in het jaar 2021. Het verlofjaar 2020 is nog actief. Er wordt een verlofaanvraag vastgelegd voor het verlofjaar 2020. Hoe wordt deze verwerkt?  De verlofaanvraag wordt verwerkt op basis van de begindatum van de verlofaanvraag waarbij wordt gekeken of er voldoende saldo is en of er een vervaldatum aan de verlofsoort is gekoppeld. Op basis van deze gegevens zal de verlofaanvraag verwerkt worden.  2. Het verlofjaar 2020 is nog actief. Er wordt een verlofaanvraag vastgelegd van eind december t/m begin januari die dus over de jaargrens heengaat. Hoe wordt deze verwerkt?  Voorbeeld Er wordt een verlofaanvraag vastgelegd van 29 december 2020 t/m 4 januari 2021. In het actieve verlofjaar (2020) wordt de volledige verlofaanvraag van begindatum t/m einddatum getoond, maar alleen de uren voor 2020 (= 24 uur) worden afgeschreven en getoond (afb .08). afb. 08  Hierbij wordt gekeken of er voldoende saldo is en of er een vervaldatum aan de verlofsoort is gekoppeld. Zodra het verlofjaar 2021 actief is, worden de verlofuren die van toepassing zijn op dit verlofjaar verrekend.  3. Het verlofjaar 2020 is nog actief. Er wordt een verlofaanvraag vastgelegd voor het jaar 2021. Hoe wordt deze verwerkt?  De verlofaanvraag wordt verwerkt op basis van de begindatum van de verlofaanvraag. Hierbij wordt gekeken naar de inhoud van de verlofregeling (op full time basis). De uren van de verlofaanvraag worden gereserveerd. De medewerkers zien wel de verlofaanvraag die is ingelegd, maar niet hun saldo van 2020. 4. Het verlofjaar 2021 is actief. Er wordt een verlofaanvraag vastgelegd die over de jaargrens heengaat. Hoe wordt deze verwerkt?  Voorbeeld Er wordt een verlofaanvraag vastgelegd van 29 december 2020 t/m 4 januari 2021. In het actieve verlofjaar (2021) wordt de volledige verlofaanvraag getoond, maar alleen de uren voor 2021 worden afgeschreven en getoond, waarbij het systeem kijkt of er voldoende saldo is en of er een vervaldatum aan de verlofsoort is gekoppeld.  Bij een fulltime dienstverband is dit 8 uur omdat 1 januari als feestdag is aangemerkt (afb. 09). Voor het verlofjaar 2020 zijn de opgenomen 24 uur afgeboekt in 2020 en tevens gecorrigeerd in de kolom overgehevelde uren bij het verlofjaar 2021.  afb. 09 5. Het nieuwe verlofjaar 2021 is toegekend, maar er moet nog Extra Individueel Verlofrecht met boekingsdatum in 2020 worden ingevoerd. Hoe doe je dat?  Als je nog een extra individueel recht wilt toekennen aan een of meer medewerkers, kun je het beste de volgende stappen doorlopen.  Stap 1 Voer de gewenste extra individuele verlofrechten in voor de betreffende medewerker via de functie Medewerker > Verlof > Extra Individueel Verlofrecht. Let op: kies hier voor de juiste peildatum. Stap 2 Ga naar het verlofsaldo van de medewerker.   Selecteer bovenin verlofjaar waarvoor je zojuist Extra individueel recht hebt toegekend (2020). Klik rechts onderin in het scherm op de knop Herberekenen. Na de herberekening wordt het scherm automatisch ververst en zit je in het actieve verlofjaar. Als je teruggaat naar het vorige verlofjaar zie je dat de uren zijn toegekend en in het actieve verlofjaar correct zijn overgeheveld.  6. Hoe kan ik Extra individueel verlofrecht voor meerdere medewerkers tegelijk invoeren in het actieve verlofjaar?  Het is mogelijk om Extra individueel verlofrecht (collectief) te importeren via het menu Beheer > Import/Export > Aanmaken Excel bestand. Volg hiervoor de volgende stappen  Stap 1 Open het Excel-bestand door bij het menu Beheer > Import/Export > Aanmaken Excel bestand de definitie Importeren Extra Individueel Recht te selecteren en rechts onderin het scherm te klikken op de knop Maak bestand (afb. 10).  afb. 10 Stap 2 Bekijk het Excel-bestand. Dit ziet eruit zoals in afb. 11 en kan voor jou qua kolomindeling afwijken. afb. 11  Stap 3 Selecteer in het Excel-bestand alle kolommen (in dit voorbeeld A t/m I), klik met de linker muisknop en kies de optie: Format cells met de optie Text (Engelse versie) / Cel eigenschappen met de optie Tekst (Nederlandse versie). Klik op OK om de gekozen optie vast te leggen (afb. 12).  afb. 12 Stap 4  Selecteer in het Excel-bestand alleen de kolommen die met een datum gevuld moeten worden (in dit voorbeeld kolom D). Klik met de linker muisknop en kies de optie Format cells met de optie Date.(Engelse versie) / Cel eigenschappen met de optie Datum (Nederlandse versie).  Klik op OK om de gekozen optie vast te leggen (afb. 13).  afb. 13  Stap 5 Je kunt nu de kolommen vullen met de gegevens van de medewerkers waarvoor een Extra Individueel Verlofrecht moet worden toegekend. Je ziet in dit voorbeeld dat in de kolommen waar een cijfer wordt ingevuld, een ‘ verschijnt. Dit is het juiste format (afb. 13).  Onderaan het Excel-bestand zie je twee tabbladen. Hierin vind je de codes voor Type recht en Verlofsoort (afb.14). Bij de verlofsoort kun je kiezen voor de verlofsoorten die in de verlofregeling(en) zijn opgenomen. Vervolgens sla je het Excel-document lokaal op je PC op.   afb. 14  Stap 6 Selecteer het bij stap 5 opgeslagen Excel-bestand met de knop Browse door via het menu Beheer > Import/Export > Importeer Excel bestand de importdefinitie Importeren Extra Individueel Recht te selecteren.  Klik op de knop Importeer bestand rechts onderin het scherm om het bestand in te lezen en de Extra Individuele Rechten bij de betreffende medewerkers te boeken (afb. 15). afb. 15 7. Bij sommige verlofsoorten wordt het verlofsaldo van vorig jaar (2020) niet overgeheveld. Wat kan hiervan de oorzaak zijn?  De twee meest voorkomende oorzaken zijn:  1. Het veld Max aantal over te hevelen uren is niet correct gevuld in de verlofregeling. Dit kun je aanpassen door het wijzigen van de verlofregeling via het menu Instellingen > Verlof > Verlofregeling. Controleer of het veld Max aantal over te hevelen uren in de betreffende verlofsoort inderdaad niet correct is ingevuld. Als je de verlofregeling aanpast, moet je daarna via Instellingen > Verlof > Verlofrecht de actie Huidig verlofjaar corrigeren uitvoeren.   Let op: correcties in een verlofregeling moet je aanpassen met de juiste peildatum. In deze situatie is dit 1 januari van het voorgaande verlofjaar = 1-1-2020. 2. Als een medewerker per 1-1-2021 een andere verlofregeling krijgt, worden eventuele restsaldi, zowel positieve als negatieve, niet overgeheveld.  We adviseren om hiervoor contact op te nemen met een consultant.  8. Kan ik vervallen verlof bij medewerkers in 2020 nog terugzien?  Bij het starten van het verlofjaar 2021 zijn vervallen uren uit het verlofjaar 2020 niet meer zichtbaar. In HR Core Business kun je deze vervallen rechten nog terugzien via het verlofjaar 2020, menu Medewerker > Verlof > Verlofsaldo. Publishing Date : 12/7/2020

Acties voorbereiden nieuw verlofjaar 1. Inleiding In dit document leest u welke stappen u moet doorlopen bij de jaarovergang naar het nieuwe verlofjaar. Wij adviseren u om het volgende verlofjaar al vast voor te bereiden door het uitvoeren van de volgende acties:  genereren van werkroosters collectief verlof aanvragen feestdagen inrichten verlofregelingen controleren Let op: de jaartallen in de afbeeldingen kunnen afwijken. U kunt hiervoor waar een afwijkend jaartal staat, natuurlijk 2019 voor het oude jaar en 2020 voor het nieuwe verlofjaar invullen.  Nieuw verlofjaar zo laat mogelijk activeren Wij adviseren u om het nieuwe verlofjaar zo laat mogelijk te activeren, bij voorkeur in het volgende jaar. 2. Werkroosters toekennen en genereren Het toekennen en genereren van werkroosters doet u via het menu Instellingen > Werkpatroon > Werkrooster genereren. Deze actie moet u per bedrijf uitvoeren.  Klik rechtsboven in het scherm op de knop Toevoegen . Pas de datum aan en kies bij actie Genereren werkrooster (afb. 01).  Klik rechtsonder op Opslaan om de actie te voltooien.  afb. 01 3. Feestdagen activeren Stap 1: selecteer via de kalender de peildatum van het gewenste jaar, 1-1-20JJ.  Kies een medewerker, selecteer dan als peildatum 1-1-20JJ. We adviseren u om deze datum vast te zetten door op het slotje achter de peildatum te klikken (afb.02), omdat het scherm vaak verspringt naar de eerste dag van de salarisperiode.  afb.02 Stap 2: kies Instellingen > Vastlegging > Waardencluster. Het scherm Waardencluster opent (afb.03). afb.03 Stap 3: selecteer de gewenste doelgroep. Let er hierbij op dat u bij Soort doelgroep kiest voor het niveau waarop u altijd uw feestdagen inregelt (klant- of bedrijfsniveau).  Stap 4: kies het element Feestdag.  Stap 5: Klik op de knop Open. Het scherm met de feestdagen opent. Selecteer de algemene en jaarlijkse feestdagen die voor uw bedrijf van toepassing zijn. Controles bij overgang naar het volgende verlofjaar  Overzicht controles Voordat u het nieuwe verlofjaar start, adviseren wij u de inrichting van de verlofregeling te controleren. Mogelijk zijn er voor het volgende verlofjaar in uw bedrijf andere afspraken van toepassing waardoor u de inrichting moet aanpassen.  Stappen inrichting controleren Kies het menu Instellingen > Verlof > Verlofregeling, selecteer de regeling en klik op Verlofsoorten om het detailscherm Verlofsoorten te openen.  Dubbelklik op een verlofsoort om de kenmerken van deze verlofsoort op te roepen.  Controleer in het tabblad Basisrechten of bij Verlofrecht per jaar (in uren) het standaard aantal uren verlofrecht per jaar op basis van een voltijd dienstverband correct is ingevuld.  Controleer of het veld Max. over te hevelen uren correct is ingevuld.   Controleer zo nodig of het veld Maximaal negatief correct is ingevuld (bij oneindig niets invullen).  Als u via het tabblad Bijzondere rechten leeftijd- en/of dienstjarenrechten hebt toegekend, controleer dan of de peildatums in de verlofsoort zijn ingevuld.  Als u voor een verlofsoort gebruik wilt maken van Automatische afboeking, controleer dan of het vinkje is aangezet en de prioriteiten zijn bepaald. Gebruikt u Self Service, dan moet om er zeker van te zijn dat het automatisch afboeken correct verloopt, het meest recente verlofformulier gebruiken.  Controleer of de juiste Afrondingsmethode is gebruikt.  Aandachtspunten toekennen verlofrecht Twee aandachtspunten Het verlofrecht wordt alleen berekend voor de verlofsoorten die in de verlofregeling zijn vastgelegd. Als een verlofsaldo van een verlofsoort in uw verlofregeling negatief is, wordt dit negatieve verlofsaldo altijd overgeheveld naar het volgende jaar ongeacht de keuze die u heeft gemaakt bij het veld Maximum negatief.  Verlofrecht nieuw verlofjaar toekennen  Bij het toekennen van verlofrechten voor het nieuwe verlofjaar 20JJ, worden de resterende verlofsaldi van de verlofsoorten (indien zo ingericht bij de verlofregeling) overgeheveld en worden de verlofrechten voor het nieuwe verlofjaar toegekend. Stappen toekennen verlofrecht nieuw verlofjaar Kies in het menu Instellingen > Verlof > Verlofrecht toekennen.  Klik rechtsboven in het scherm op de knop Toevoegen . Het scherm Verlofrecht toekennen opent.  Selecteer de actie Nieuw verlofjaar en klik rechts onderin op de knop Starten (afb. 07). afb.07 Toekennen verlofrechten uitvoeren voor ieder bedrijf afzonderlijk Binnen een bedrijf worden alle verlofregelingen meegenomen. De actie is pas voltooid als u een datum en een tijd ziet in het overzichtsscherm. Houd er rekening mee dat u deze actie voor elk bedrijf afzonderlijk moet uitvoeren.  Voltooien duurt enige tijd Na deze actie zijn bij de functie Medewerker > Verlof > Verlofsaldo de verlofkaarten van de medewerkers voor het volgende verlofjaar zichtbaar. Het duurt enige tijd voordat de kolom Overgeheveld is gevuld met het overgehevelde saldo van het voorgaande verlofjaar (indien van toepassing).  Verwerkingsverslag Het verwerkingsverslag kunt u oproepen via Rapporten > Mijn rapporten.  Collectief Verlof toekennen Voordat u definitief het volgende verlofjaar kunt vrijgeven aan uw medewerkers binnen de organisatie, legt u het collectief verlof vast. Een collectieve verlofaanvraag legt u vast via Instellingen > Verlof > Collectief verlof (afb.04).  afb. 04 Veld Toelichting Datum collectief verlof U moet per dag een collectieve verlofaanvraag vastleggen. Verlofsoort Selecteer een verlofsoort uit de lijst Aantal verlofuren Vul hier geen uren in als het collectief verlof verrekend moet worden volgens het werkrooster van de medewerkers. Soort verrekening Selecteer een van de opties: Wel of niet verrekenen met verlofsaldo.  Afdeling U kunt een collectieve verlofdag vastleggen per afdeling.  Let op: dit raden wij u niet aan, tenzij het echt noodzakelijk is. Reden verlof Wij adviseren u hier een reden voor het verlof op te geven. Memo Via dit veld kunt u eventueel een vrije tekst vastleggen. Het kan natuurlijk binnen de organisatie voorkomen dat er tijdens een collectieve vakantiedag medewerkers aan het werk zijn. U kunt het collectief verlof dan per medewerker blokkeren in de verlofaanvraag (afb. 05).  afb. 05 Als het verlof wordt geblokkeerd, worden de uren teruggeboekt naar 0,00 (afb.06).  afb. 06 Aandachtspunten na toekennen rechten  Als u in HR Core Business het toekennen van verlofrecht voor het komende verlofjaar heeft uitgevoerd, is het verlofrecht berekend en heeft het overhevelen van de restsaldi van het voorgaande verlofjaar plaatsgevonden. Wij vragen extra aandacht voor verlofaanvragen en verlofrechtmutaties over het voorgaande jaar. Zie hierna.  Aandachtspunt 1 - Verlofaanvraag in het vorige jaar boeken Als een medewerker, nadat de verlofrechten voor het nieuwe jaar zijn berekend, alsnog een verlofaanvraag indient die betrekking heeft op het voorgaande verlofjaar, wordt de overheveling van het verlofsaldo van het vorige naar het nieuwe verlofjaar niet automatisch herrekend, maar moet u deze zelf starten. Dit kunt u doen op medewerkerniveau of op bedrijfsniveau.  Medewerkerniveau U gaan naar Medewerker > Verlof > Verlofsaldo, selecteert de betreffende medewerker en kiest in onderin het scherm Verlofsaldo van deze medewerker voor Herberekenen.  Bedrijfsniveau U gaat naar Instellingen > Verlof > Verlofrecht toekennen en start de actie Huidig verlofjaar (20JJ) corrigeren waardoor u een herrekening van het overgehevelde saldo uitvoert. Zie ook bij Veelgestelde vragen, vraag 1 t/m 5 waarin we meerdere situaties toelichten.  Let op Laat uw medewerkers weten dat hun verlofsaldo na het indienen van een verlofaanvraag in het vorige jaar niet direct wordt aangepast. Bepaal zelf met welke frequentie u de acties uitvoert en informeer uw medewerkers hierover.  Self Service Let op: als u de verlofaanvragen die via Self Service worden ingediend niet zelf fiatteert (dit hangt af van uw inrichting in Self Service), weet u niet of medewerkers nog verlofaanvragen over het vorige jaar hebben ingediend.  U kunt in Self Service controles aan uw formulieren toevoegen, waardoor het na een bepaalde periode voor niemand meer mogelijk is om verlofaanvragen voor het vorige jaar in te dienen. Beoordeel of dit voor uw organisatie gewenst is.  Aandachtspunt 2 - Extra Individueel verlofrecht in het vorige verlofjaar Als u voor een medewerker, nadat het nieuwe verlofjaar is geactiveerd, alsnog een Extra Individueel verlofrecht moet vastleggen met een boekingsdatum die valt in het vorige verlofjaar, dan wijzigen daarmee de rechten van het vorige jaar.  Gewijzigde rechten van het vorige verlofjaar worden niet automatisch verwerkt in het huidige verlofjaar. Zie hiervoor de uitleg bij vraag 5 van de Veelgestelde vragen. Veelgestelde vragen 1. U zit in het jaar 2020. Het verlofjaar 2019 is nog actief. Er wordt een verlofaanvraag vastgelegd voor het verlofjaar 2019. Hoe wordt deze verwerkt?  De verlofaanvraag wordt verwerkt op basis van de begindatum van de verlofaanvraag waarbij wordt gekeken of er voldoende saldo is en of er een vervaldatum aan de verlofsoort is gekoppeld. Op basis van deze gegevens zal de verlofaanvraag verwerkt worden.  2. Het verlofjaar 2017 is nog actief. Er wordt een verlofaanvraag vastgelegd die over de jaargrens heengaat. Hoe wordt deze verwerkt?  Voorbeeld Er wordt een verlofaanvraag vastgelegd van 29 december 2017 t/m 4 januari 2018. In het actieve verlofjaar (2017) wordt de volledige verlofaanvraag (van begindatum t/m einddatum) getoond, maar alleen de uren voor 2017 (= 24 uur) worden afgeschreven en getoond (afb.08). afb. 08  Hierbij wordt gekeken of er voldoende saldo is en of er een vervaldatum aan de verlofsoort is gekoppeld. Zodra het verlofjaar 2018 actief is, worden de verlofuren die van toepassing zijn op dit verlofjaar verrekend.  3. Het verlofjaar 2019 is nog actief. Er wordt een verlofaanvraag vastgelegd voor het jaar 2020. Hoe wordt deze verwerkt?  De verlofaanvraag wordt verwerkt op basis van de begindatum van de verlofaanvraag. Hierbij wordt gekeken naar de inhoud van de verlofregeling (op full time basis). De uren van de verlofaanvraag worden gereserveerd. De medewerkers zien wel de verlofaanvraag die is ingelegd, maar niet hun saldo van 2020. 4. Het verlofjaar 2018 is actief. Er wordt een verlofaanvraag vastgelegd die over de jaargrens heengaat. Hoe wordt deze verwerkt?  Voorbeeld Er wordt een verlofaanvraag vastgelegd van 29 december 2017 t/m 4 januari 2018. In het actieve verlofjaar (2018) wordt de volledige verlofaanvraag getoond, maar alleen de uren voor 2018 worden afgeschreven en getoond, waarbij het systeem kijkt of er voldoende saldo is en of er een vervaldatum aan de verlofsoort is gekoppeld.  Bij een fulltime dienstverband is dit 8 uur omdat 1 januari als feestdag is aangemerkt (afb. 09). Voor het verrekenen van de twee dagen in 2017 moet u het huidige verlofjaar (2018) corrigeren, waardoor het saldo in de kolom Overgeheveld wordt aangepast.  afb. 09 5. Het nieuwe verlofjaar 2018 is toegekend, maar er moet nog Extra Individueel Verlofrecht met boekingsdatum in 2017 worden ingevoerd. Wat moet u doen?  Als u nog een extra individueel recht wilt toekennen aan (een) medewerker(s), kunt u het beste de volgende stappen doorlopen.  Stap 1 Kies Instellingen > Verlof > Verlofrecht toekennen.  Klik rechtsboven in het scherm op de knop Toevoegen   en kies bij het veld Actie voor Ongedaan maken huidige verlofjaar. Klik rechtsonder in het scherm op de knop Starten. Zodra u in het overzichtsscherm van de functie Instellingen > Verlof > Verlofrecht toekennen ziet dat deze Actie de status Verwerkt heeft met een datum en een tijd, is het verlofjaar teruggezet van 2018 naar 2017. Proces id Verlofjaar Actie Gebruiker Status Mutatiedatum 10533956/3 2017/2018 Ongedaan maken huidig verlofjaar Tester 01 Verwerkt 26-01-2017 10:01:50 Stap 2 Voer nu de gewenste extra individuele verlofrechten in voor de betreffende medewerker via de functie Medewerker > Verlof > Extra Individueel Verlofrecht. Let op: kies hier voor de juiste peildatum. Stap 3 Kies Instellingen > Verlof > Verlofrecht toekennen.  Klik rechtsboven in het scherm op de knop Toevoegen   en kies bij het veld Actie voor Huidig verlofjaar corrigeren. Klik rechtsonder in het scherm op de knop Starten. Zodra u in het overzichtsscherm van de functie Instellingen > Verlof > Verlofrecht toekennen ziet dat deze Actie de status Verwerkt heeft met een datum en een tijd, is het verlofjaar bijgewerkt. Nu zijn alle door u ingevoerde extra individuele verlofrechten verwerkt in het verlofsaldo van de medewerker(s). U kunt er ook voor kiezen om voor een medewerker het saldo bij te werken door in het medewerkerscherm Verlofsaldo onderin het scherm te kiezen voor Herberekenen. Het verlofsaldo van de gekozen medewerker wordt dan direct bijgewerkt.  Stap 4 U moet nu het verlof jaar 2018 weer opstarten. Kies Instellingen > Verlof > Verlofrecht toekennen.  Klik rechtsboven in het scherm op de knop Toevoegen   en kies bij het veld Actie voor Nieuw verlofjaar. Klik rechtsonder in het scherm op de knop Starten. Zodra u in het overzichtsscherm van de functie Instellingen > Verlof > Verlofrecht toekennen ziet dat deze Actie de status Verwerkt heeft met een datum en een tijd, is het verlofjaar 2018 actief en zijn de (gecorrigeerde) verlofsaldi van 2017 overgeheveld. 6. Hoe kan ik Extra individueel verlofrecht voor meerdere medewerkers tegelijk invoeren?  Het is mogelijk om Extra individueel verlofrecht (collectief) te importeren via het menu Beheer > Import/Export > Aanmaken Excel bestand. Volg hiervoor de volgende stappen  Stap 1 Open het Excel-bestand door bij het menu Beheer > Import/Export > Aanmaken Excel bestand de definitie Importeren Extra Individueel Recht te selecteren en rechts onderin het scherm te klikken op de knop Maak bestand (afb. 10).  afb. 10 Stap 2 Bekijk het Excel-bestand. Dit ziet eruit zoals in afb. 11 en kan voor u qua kolomindeling afwijken. afb. 11  Stap 3 Selecteer in het Excel-bestand alle kolommen (in dit voorbeeld A t/m I), klik met de linker muisknop en kies de optie: Format cells met de optie Text (Engelse versie) / Cel eigenschappen met de optie Tekst (Nederlandse versie). Klik op OK om de gekozen optie vast te leggen (afb. 12).  afb. 12 Stap 4  Selecteer in het Excel-bestand alleen de kolommen die met een datum gevuld moeten worden (in dit voorbeeld kolom D). Klik met de linker muisknop en kies de optie Format cells met de optie Date.(Engelse versie) / Cel eigenschappen met de optie Datum (Nederlandse versie).  Klik op OK om de gekozen optie vast te leggen (afb. 13).  afb. 13  Stap 5 U kunt nu de kolommen vullen met de gegevens van de medewerkers waarvoor een Extra Individueel Verlofrecht moet worden toegekend. U ziet in dit voorbeeld dat in de kolommen waar een cijfer wordt ingevuld, een ‘ verschijnt. Dit is het juiste format (afb. 13).  Onderaan het Excel-bestand ziet u twee tabbladen. Hierin vindt u de codes voor Type recht en Verlofsoort (afb.14). Bij de verlofsoort kunt u kiezen voor de verlofsoorten die in uw verlofregeling(en) zijn opgenomen. Vervolgens slaat u het Excel-document lokaal op uw PC op.   afb. 14  Stap 6 Selecteer het bij stap 5 opgeslagen Excel-bestand met de knop Browse door via het menu Beheer > Import/Export > Importeer Excel bestand de importdefinitie Importeren Extra Individueel Recht te selecteren.  Klik op de knop Importeer bestand (rechts onderin) om het bestand in te lezen en de Extra Individuele Rechten bij de betreffende medewerkers te boeken (afb. 15). afb. 15 7. Bij sommige verlofsoorten wordt het verlofsaldo van vorig jaar (2019) niet overgeheveld. Wat kan hiervan de oorzaak zijn?  De twee meest voorkomende oorzaken zijn:  1. Het veld Max aantal over te hevelen uren is niet correct gevuld in de verlofregeling. Dit kunt u aanpassen door het wijzigen van de verlofregeling via het menu Instellingen > Verlof > Verlofregeling. Controleer of het veld Max aantal over te hevelen uren in de betreffende verlofsoort inderdaad niet correct is gevuld. Als u de verlofregeling aanpast, moet u daarna via Instellingen > Verlof > Verlofrecht de actie Huidig verlofjaar corrigeren uitvoeren.   Let op: correcties in een verlofregeling moet u aanpassen met de juiste peildatum. In deze situatie is dit 1 januari van het voorgaande verlofjaar = 1-1-2019. 2. Als een medewerker per 1-1-2020 een andere verlofregeling krijgt, worden eventuele restsaldi (zowel positief als negatief) niet overgeheveld.  We adviseren om hiervoor contact op te nemen met een consultant.  8. Kan ik vervallen verlof bij medewerkers in 2019 nog terugzien?  Bij het starten van het verlofjaar 2018 zijn vervallen uren uit het verlofjaar 2019 niet meer zichtbaar. In HR Core Business kunt u deze vervallen rechten nog terugzien via het verlofjaar 2019, menu Medewerker > Verlof > Verlofsaldo. Publishing Date : 1/6/2020

De migratie van de Visma Raet Community naar deze community is een feit. Het brengt voor klanten in de zakelijke markt een grote wijziging met zich mee. De oude groepen gaan samen in één nieuwe groep: YouServe HRYou. Dit betekent dat je alle informatie nu op één plek vindt. In dit document lees je hoe het zit. Hoe je je kunt abonneren, is hierin ook beschreven.    

YouServe HRYou community... Hoe zit dat? Bekijk deze video om snel op de hoogte te zijn.

Hier vind je de persoonsgegevens die per de aangegeven release worden gesynchroniseerd van de medewerker naar de persoon.

Bijgevoegde slideset kan handvatten bieden voor het implementeren van een UPI & Personen. 

Om medewerkers en leidinggevenden te informeren over de (basis) functionaliteit van Self Service, kan je deze Quick Reference Cards gebruiken. Dit zijn standaard versies die consultants van Visma hebben gemaakt op basis van de nieuwe look & feel van Self Service. Uiteraard kan je deze templates uitbreiden met bedrijfseigen informatie, uitleg en schermen zoals die specifiek zijn voor de toepassing van Self Service in jouw organisatie. QRC Self Service Basis - Management Self Service QRC Self Service Basis - Employee Self Service QRC Self Service Basis - Verzuim en zwangerschap QRC Self Service Basis - Declaraties

Inleiding Wet arbeidsmarkt in balans Per 1 januari 2020 treedt de WAB (Wet arbeidsmarkt in balans) in werking. De wet bevat een pakket maatregelen om de balans tussen vast en tijdelijk werk te herstellen. In de praktijk betekent dit een verbetering  voor de positie van tijdelijke werknemers en flexwerkers en dat het voor werkgevers makkelijker wordt werknemers te ontslaan. De maatregelen zijn onder te verdelen naar drie hoofdthema’s. Het ontslagrecht Flexibele arbeid Premiedifferentiatie WW Impact op processen en modules Deze wetgeving heeft impact op zowel de processen als in de administratie. Om uiteindelijk de juiste gegevens naar de belastingdienst te kunnen sturen, zullen er aanpassingen gedaan moeten worden in meerdere modules binnen Youforce. Deze aanpassingen zijn hieronder terug te vinden. WAB-release notes Tot en met ten minste januari 2020 publiceren wij maandelijks gezamenlijke WAB-release notes met alle veranderingen in onze software voor de drie hoofdthema’s. De release notes per module blijven gewoon bestaan en bevatten meer gedetailleerde informatie. De links hiervoor vindt je bij de betreffende onderwerpen. Ontslagrecht De WAB wil de posities van flexwerkers en medewerkers in vaste dienst dichter bij elkaar brengen. Voor werkgevers betekent dit enerzijds een versoepeling van het ontslagrecht en anderzijds een stimulans medewerkers in vast dienst te nemen. Wijzigingen Reden ontslag doorgeven Transitievergoeding Reden ontslag doorgeven in loonaangifte Vanaf 1 januari 2020 moet je bij ontslag een reden doorgeven aan de fiscus via de loonaangifte. De WAB werkt met vaste ontslagredenen die wij in de december-release via een waardenlijst op Nederland niveau toevoegen aan het element 'Reden uit dienst' op het scherm 'Medewerker'. Je kunt dit element ook gebruiken voor een uitdienstproces in Self Service. Je kunt per 1 januari 2020 je eigen waardenlijst stop zetten met een einddatum. Blijf je deze toch hanteren, maak dan gebruik van een conversietabel zodat je de juiste reden doorgeeft aan de Belastingdienst en de Uniforme Pensioen Aangifte (UPA).  We hanteren de volgende redenen: 01 Opzegging door de werkgever binnen de proeftijd 03 Ontbinding door rechter op verzoek van de werkgever 04 Beëindiging arbeidsovereenkomst met wederzijds goedvinden op initiatief van de werkgever 20 Einde arbeidsovereenkomst door opzegging werknemer, door toedoen werknemer of op initiatief van de werknemer 21 Opzegging door werkgever om dringende reden (ontslag op staande voet) 30 Einde van rechtswege vanwege verstrijken duur arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd 31 Einde van rechtswege, om een andere reden (intreden ontbindende voorwaarde, pensionering, overlijden, e.d.) 40 Einde uitzendovereenkomst, inroepen uitzendbeding door inlener vanwege ziekte uitzendkracht 41 Einde uitzendovereenkomst, inroepen uitzendbeding door inlener om een andere reden 80 Arbeidsongeschiktheid met toestemming van UWV 81 Bedrijfseconomische reden met toestemming UWV 90 De arbeidsovereenkomst loopt door, maar de inkomstenverhouding is administratief beëindigd 99 Een andere, hiervoor niet genoemde reden Transitievergoeding De WAB bepaalt dat elke medewerker vanaf de eerste werkdag recht heeft op een transitievergoeding. Ook de hoogte van de transitievergoeding verandert. Op het Youforce portaal vind je een rekentool gebaseerd op de nieuwe regels voor het berekenen van de transitievergoeding in 2020. Je vindt de tool bij ‘Nieuws’ of zoek naar ‘rekentool’ bij de publicaties. In Payroll Business vind je in het eerste kwartaal van 2020 de automatische berekening van een voorgestelde transitievergoeding. Deze kan je toepassen als uitbetaling of prognoseberekening. De voorgestelde transitievergoeding bereken je via Instroom/Uitstroom > Voorstel Transitievergoeding. Uitbetaling transitievergoeding De nieuwe wetgeving betekent in de praktijk dat je veel vaker een transitievergoeding uitbetaalt.  De uitbetaling van de transitievergoeding in Payroll Business vindt plaats door het kopiëren van een medewerker. Hier voer je vervolgens een nieuwe Inkomensverhouding (IKV) op voor de uitbetaling van  transitievergoeding via een vrije looncomponent tegen groene tabel. Per januari komt een nieuwe wizard ‘Kopiëren medewerker’ beschikbaar. De waardes voor de afhandeling tegen groene tabel zijn in deze wizard al ingevuld, net als de toepassing van de vrije looncomponent. Je vult dan nog slechts het bedrag in.  Uiteindelijk willen we in het eerste kwartaal van 2020 de uitbetaling van de transitievergoeding tegen groene tabel ondersteunen door bij uitdiensttreding automatisch een nieuwe IKV te maken. Je hoeft dan niet meer eerst een medewerker te kopiëren. In voorbereiding hierop is het nummer van de inkomstenverhouding beschikbaar gemaakt op het scherm Arbeidscontract. Meer informatie hierover zal te vinden zijn in de release notes Payroll Business 2019 - 12 IKV Nummer ook op scherm Arbeidscontract.  Flexibele arbeid Een belangrijk doel van de WAB is het beperken van de negatieve gevolgen van flexibele arbeid. Het aantal flexwerkers is de afgelopen jaren stormachtig gegroeid en de wet schrijft een aantal maatregelen voor om deze groep beter te beschermen. Momenteel ondersteunt Payroll Business de ketenbepaling niet. Verplicht aanbod contract oproepkrachten De WAB verplicht per 1 januari 2020 medewerkers met een oproepcontract na twaalf maanden schriftelijk een vast contract aan te bieden voor het gemiddeld aantal gewerkte uren in deze periode. Hiervoor geldt geen overgangsrecht, dus mogelijk moet je in januari al een aanbod doen voor een oproepkracht die dan 12 maanden in dienst is.   In Self Service kun je een proces inrichten voor een automatisch aanbod na twaalf maanden dat beide partijen (digitaal) ondertekenen. Ook automatische vastlegging in Personeelsdossier is mogelijk. In HR Core Business kan je na de release van januari 2020 via actieve signaleringen het gegevenselement ‘Oproepovereenkomst’ toevoegen. Dit element signaleert dat de oproepkracht die 12 maanden in dienst is en een aanbod moet krijgen. Nieuwe verplichte velden op de salarisstrook Vanaf 1 januari 2020 moet je drie nieuwe gegevens op de salarisstrook vermelden. In Payroll Business gaat het om de volgende elementen: Contract onbep. / bep. tijd * Schriftelijk arbeidsovk. Oproepovereenkomst Wij passen onze standaard salarisspecificatie hierop aan.  Voor medewerkers die WW-verzekerd zijn, berekent Payroll Business de WW-premie (WW-hoog, WW-laag of Herzien) op basis van de volgende drie gegevenselementen in het scherm 'Arbeidscontract'.   Gegevenselement Waarde Contact onbep./bep. tijd Defaultwaarde = Onbepaalde tijd Schriftelijke arbeidsovk Defaultwaarde = Ja Beschikbaar met ingang van 1-11-2019 Oproepovereenkomst Defaultwaarde = Nee Beschikbaar met ingang van 1-11-2019   Berekening WW-premie Lage WW-premie Payroll Business berekent de lage WW-premie als de gegevenselementen onderstaande waardes hebben:   Gegevenselement Waarde Contact onbep./bep. tijd Onbepaalde tijd Schriftelijke arbeidsovk Ja Oproepovereenkomst Nee   Meer informatie is te vinden in de release notes Payroll Business 2019 -11 Wet Arbeidsmarkt in Balans: https://community.raet.com/information/release-information/w/releases-2019/1118/payroll-business-2019-11#Wet_Arbeidsmarkt_in_Balans_WAB   Hoge WW-premie In alle andere gevallen behalve voor de uitzonderingssituaties die hiervoor zijn beschreven bij 'Altijd lage WW-premie', berekent Payroll Business de hoge WW-premie. Uitzonderingsituaties automatische berekening hoge WW-premies Werknemers met een leerovereenkomst op grond van de Beroeps Begeleidende Leerweg (BBL) Pad: Medewerker > Interfaces > Loonaangifte In het scherm Interfaces > Loonaangifte voegen we per 1 januari 2020 de waarde ‘83 Beroepsbegeleidende leerweg (BBL)’ toe aan de lijst ‘Aard arbeidsverhouding’. Leg je deze waarde bij een medewerker vast, dan berekent Payroll Business de lage WW-premie ongeacht de ingevulde waarde in het scherm ‘Arbeidscontract’ bij de velden ‘Contact onbep./bep. Tijd’, ‘Schriftelijke arbeidsovereenkomst’ en ‘Oproepovereenkomst’. Werknemers die bij aanvang van het aangiftetijdvak jonger zijn dan 21 jaar en in dat aangiftetijdvak maximaal 48 verloonde uren (vierwekenaangifte) of 52 verloonde uren (maandaangifte) hebben Pad: Medewerker > Medewerker > Medewerker(s) Op basis van de geboortedatum in het scherm ‘Medewerker(s)’ en het payrollelement ‘Verloonde uren’ bepaalt Payroll Business automatisch of een medewerker voldoet aan deze uitzonderingssituatie. Hierbij wordt gekeken naar de leeftijd aan het begin van de afrekenperiode. Als een medewerker tot deze uitzonderingsgroep behoort, berekent Payroll Business de lage WW-premie.  Uitkeringen werknemersverzekeringen - uitkeringen door UWV, betalingen door een eigenrisicodrager ZW en WGA en werkgeversheffingen Pad: Instellingen > Berekening > Grondslag Op basis van de grondslag ‘Looncomponenten AWF laag’ berekent Payroll Business voor de looncomponenten in deze grondslag de lage WW-premie. Let op: bij een samenloop van salaris en uitkering moet je aan de Belastingdienst de totale WW-premie onder de rubriek ‘AWF-premie hoog' aanleveren. Daarom zie je in de ‘Afrekenmatrix medewerker’ en ‘Afrekenmatrix werkgever’ payrollelementen voor 'AWF hoog'. Herzien lage WW-premie Aan het scherm Loonheffingen hebben we het veld ‘WW herzien’ toegevoegd. Als hier ‘Ja’ is ingevuld, wordt de lage WW-premie herzien en de hoge WW-premie berekend en in de ‘Afrekenmatrix medewerker’ opgenomen in de kolom ‘AWF herz’. De eerder berekende lage WW-premie wordt op 0 gesteld. Voor de volgende uitzonderingssituaties voert Payroll Business het herzien van de lage WW-premie automatisch uit - deze functionaliteit komt beschikbaar in de loop van 2020: Beëindiging arbeidsovereenkomst binnen twee maanden Verloonde tijdelijke uren zijn meer dan 30% van het aantal vaste contracturen In de loop van 2020 krijg je een rapport met medewerkergegevens voor wie je meer dan 30% tijdelijke uren van het aantal vast contracturen aan het eind van het kalenderjaar hebt verloond. Direct na de novemberrelease starten we een proces voor het vullen van de velden ‘Oproepovereenkomst’ en ‘Aard arbeidsverhouding’ met de waarde 83 ‘Beroepsbegeleidende leerweg (BBL)’. Dit proces kan een aantal dagen duren dus wellicht kloppen de waardes niet direct. Via berichtgeving op de Portal houden we je op de hoogte van de status. Na afronding van het proces, adviseren wij de waarde van deze velden zorgvuldig te controleren. Het veld ‘Oproepovereenkomst’ en de waarde ‘83 Beroepsbegeleidende leerweg (BBL)’ bij het veld ‘Aard arbeidsverhouding’ zijn beschikbaar per 1-11-2019 met ingangsdatum 1-1-2020. Voor een correcte verwerking van je processen en de loonaangifte in januari doe je het volgende: Controleer de velden ‘Bepaalde tijd /  Onbepaalde tijd’, ‘Schriftelijke arbeidsovereenkomst’ en ‘Oproepcontract’. Deze hebben direct invloed op de premieberekening. Controleer overige systemen en processen waar je mutaties mee aanlevert aan Payroll Business zoals importbestanden, Self Service etc. Aan de Afrekenmatrix medewerker / werkgever / per periode voegen we in de release van december 2019 voor hoge, lage en herziene WW-premie de volgende kolommen toe: ‘AWF laag’, ‘AWF hoog’ en ‘AWF herzien’. Neem deze kolommen op in je journaalpost. Met de peildatum 1-1-2020 in de module ‘Journalisering’ voeg je de kolommen al toe voor 2020. Vul de grondslagen voor de uitzonderlijke situaties zoals hierboven beschreven. Publishing Date : 11/12/2019