Kennisbank YouServe

In de bijlage vind je documenten vinden waarin we uitleg geven voor gebruikers binnen Mijn YouServe. Hierin proberen we het de gebruikers makkelijker te maken wanneer zij beginnen met het gebruik van Mijn YouServe en dat zij weten hoe ze moeten navigeren naar de juiste processen. Deze kan je gebruiken als basis voor uitleg naar jouw gebruikers.  Je kan deze documenten eventueel aanpassen naar meer specifieke onderdelen van jouw organisatie zoals bijvoorbeeld de printscreens met jullie eigen banner en het logo.   

Is jouw organisatie al klaar voor de overstap naar de nieuwe Mijn YouServe omgeving? Lees hieronder onze checklist voor beheerders.   Wat moet je doen? Informeer gebruikers over de nieuwe URL Verwijs op Intranet naar de nieuwe URL mijn.youserve.nl Pas eventuele snelkoppelingen aan Maak je gebruik van SSO? Lees dan hier wat je moet doen. Werk e-mail-templates bij zodat hier verwezen wordt naar de nieuwe URL mijn.youserve.nl Denk bijvoorbeeld aan Configuratie Salarisdossier Email-tekst, documenten in Templatebeheer waarin de inlog URL staat opgenomen, aanvullende e-mailnotificaties in SelfService etc. Werk autorisaties bij in de gebruikersrollen van jouw organisatie zodat gebruikers de juiste tabs zien. Tabs zijn Mijn Portaal en HR Professional. Zie het bijgevoegde PDF voor een overzicht van onze applicaties en onder welke tab deze vallen. Maak je gebruik van ons Salarisdossier maar niet van Personeelsdossier? Lees dan hier wat je moet doen.

Eind november 2023 hebben wij aangekondigd dat wij overgaan naar Mijn YouServe. Met de overgang naar Mijn YouServe hebben we nog maar één URL om in te loggen, namelijk https://mijn.youserve.nl/. Daarmee vervallen ook de specifieke SSO urls (https://portal.youserve.nl/SSO/  en https://portal.youserve.nl/SSO/<organisatienaam>/). Waarom vervalt de SSO URL en organisatie specifieke SSO URL? Met het aanbieden van SSO willen we het leven van onze gebruikers een stukje makkelijker maken. Maar doordat de gebruiker in het verleden met SSO het e-mailadres tweemaal moest vullen, hebben we voor een aantal klanten de organisatie specifieke URL in het leven geroepen. Met deze organisatie specifieke URL hoefde de gebruiker niet meer twee keer het e-mailadres in te vullen.    Met de komst van https://mijn.youserve.nl/ hebben we gelijk een aantal verbeteringen door kunnen voeren. Waaronder dat de gebruiker maar één keer het e-mailadres hoeft in te vullen, ook wel bekend als de “login hint ”, voor alle gebruikers. Daardoor is de organisatie specifieke URL overbodig.    Maar waarom niet alsnog een organisatie specifieke URL creëren voor Mijn YouServe?  Met de organisatie specifieke URL lopen we nog tegen een aantal moeilijkheden aan, bijvoorbeeld met het inloggen in onze partner producten, zoals bvb Plusport. Met https://mijn.youserve.nl/ in plaats van de organisatie specifieke URL hebben we deze problemen niet.    Wat gaan we doen? Per woensdag 8 mei 2024 worden https://portal.youserve.nl/SSO/ en https://portal.youserve.nl/SSO/ <organisatienaam>/  vervangen door https://mijn.youserve.nl/. Wanneer gebruikers toch nog via deze URL willen inloggen, krijgen zij een melding dat deze pagina niet meer beschikbaar is. Zij kunnen op deze pagina doorklikken naar https://mijn.youserve.nl/.   Jouw actie Informeer gebruikers over de de nieuwe URL Verwijs op Intranet naar https://mijn.youserve.nl/ in plaats van de https://portal.youserve.nl/SSO/ en https://portal.youserve.nl/SSO/<organisatienaam>/ Pas eventuele snelkoppelingen aan

Het huidige Youforce portal maakt gebruik van een specifieke URL voor medewerkers en managers en een andere URL voor HR-professionals. In de meeste gevallen komt het voor dat een HR-professional twee verschillende accounts heeft voor het huidige Youforce portal. Veelal is dit bekend onder de term IC-account (als professional) en R-account (medewerker-account). Er zijn diverse redenen waarom je voortaan wil dat de HR-professional nog maar één account heeft. Relevante argumenten hiervoor zijn:   Mijn YouServe is vanaf heden bereikbaar via één URL: https://mijn.youserve.nl/ Gebruiksgemak voor de HR-professional. Immers één gebruikersnaam en wachtwoord (eventueel met Single Sign On) is altijd makkelijker Noodzakelijk in het gebruik van roltoewijzing per gebruiker. Steeds meer onderdelen binnen Mijn YouServe maken gebruik van de vastgelegde roltoewijzing in de organisatiestructuur. Deze kan alleen gekoppeld worden aan een persoon die is opgenomen in HR Core. Meer controle over autorisaties. De IC-accounts zijn handmatig aangemaakte accounts. Dit betekent veelal extra procedures om te zorgen dat het account goed wordt afgesloten zodra een HR-professional uitdienst gaat. Als de rechten van  HR-professional zijn gekoppeld aan de reguliere R-accounts dan werken alle gebruikelijke controle mechanismen. Het is bijvoorbeeld veel eenvoudiger om de uitdienst gegevens van dienstverbanden te controleren met nog actieve roltoewijzingen. In de nieuwe Mijn YouServe omgeving is het mogelijk het IC-account en het R-account met elkaar te combineren. Zodra je ervoor kiest om te stoppen met een IC-account en de rechten toe te kennen aan het R-account dan zijn de volgende stappen raadzaam uit te voeren: Eenmalige inrichting van een nieuwe rol Stappen per gebruiker Eenmalige inrichting van een nieuwe rol Stel, je hebt binnen je organisatie meerdere HR Business Partners die op dit moment nog één IC-account en één R-account hebben. Dan voer je eenmalig de volgende stappen uit: YouServe specifiek:   Applicatie Waar Wat en hoe HR Core Ga naar Instellingen - Vastlegging - Waardenlijst - Element = Rol usermanagement Maak een nieuwe rol aan. Bijvoorbeeld: ‘HRBP’ - ‘HR Business Partner’ HR Core Ga naar Medewerker - Arbeidsrelatie - Roltoewijzing UM Geef de collega HR-professionals de nieuwe rol voor alle relevante organisatorische eenheden Gebruikersbeheer Ga naar Mijn YouServe al HR Professional - kies voor Gebruikersbeheer - Youforce autorisatieprofielen beheren Voeg de gewenste autorisaties toe aan het nieuwe autorisatieprofiel voor de rol  ‘HRBP’ - ‘HR Business Partner’.  Personeelsdossier Ga naar Mijn YouServe als HR Professional - kiesw voor Configuratie  - Personeelsdossier Autorisatie Ga naar de nieuwe rol ‘HRBP’ - ‘HR Business Partner’ en ken alle relevante privileges toe.   Stappen per gebruiker: Vervolgens voer je per HR-professional de volgende stappen uit. Dit doe je dus voor iedere collega ‘HR Business Partner’.   Dit is natuurlijk afhankelijk van of/hoe de applicaties binnen jouw organisatie worden gebruikt.   Applicatie Waar Wat en hoe Digitale Handtekening Portaal Zorg dat er in Dashboard digitale handtekening geen openstaande enveloppen zijn. Je kan momenteel geen enveloppen inzien die door andere gebruikers zijn aangemaakt. Het is dus raadzaam om alle openstaande enveloppen eerst af te ronden voordat de gebruiker wordt omgezet. Mijn YouServe Support Maak een ticket aan onder HR Core Business. Maak een ticket aan onder HR Core Business. Self Service Ga naar Beheer - Gebruikers Definitie - PSA gebruikers Voeg de collega met zijn R-account toe in deze lijst Self Service Ga naar Beheer - Autorisatie - Gebruikersrol Koppel het nieuw aangemaakte PSA-account in de voorgaande stap aan het juiste activiteitenprofiel en afdelingsgroep Salarisdossier Business Autorisatie Ga naar Autorisatie - Autorisatie Algemeen - Synchroniseer autorisatie Zodra de autorisaties zijn gesynchroniseerd ken je de juiste rechten toe aan het R-account onder ‘Applicatiebeheerders’, 'Autorisatie inrichting’, ‘Autorisatie Integratie’, ‘Autorisatie Payroll Manager’ & ‘Autorisatie Salarisdossier’   Loonaangifte RPD Ga naar Beheer - Autorisatie Gebruikers Controleer of de collega op zijn  R-account de juiste rechten heeft. Voeg deze eventueel toe. Individueel gebruikersbeheer Zoek het R-account op Doorloop daarin de stappen voor het aanmaken van een certificaat. Het certificaat hoeft niet lokaal te worden geïnstalleerd. Aanmaken en downloaden is voldoende. Individueel gebruikersbeheer Zoek het R-account op Gebruik je Single Sign On?  Controleer dan of hier al de ''netwerknaam en/of identity'' is gevuld. Dan is het goed.  Controleer ook voor de zekerheid of hetzelfde ''netwerknaam en/of identity'' niet gevuld is bij het IC-account. Flex Benefits Ga naar Configuratie Flex Benefits - Onderhouden beheerder Zorg dat de collega op zijn R-account de juiste rechten krijgt Verzuim Management Ga naar Gebruikersbeheer Zorg dat bij de gebruiker het Youforce ID (R-account) staat gevuld staat bij het RaetUserID   💡 Heb je alle rechten toegevoegd aan het R-account? Blokkeer tijdelijk het IC-account (zodat je collega daar niet meer per ongeluk mee kan inloggen). Laat je collega meerdere werkdagen alles doen op het R-account. Weet je zeker dat alles volledig werkt op het R-account? Voer dan alle stappen uit voor het opheffen van het oude IC-account, net zoals je zou doen als deze collega uit dienst was gegaan. Opmerking:  De functionaliteit ‘dienstverband verplaatsen’ NIET gebruiken voor het samenvoegen van IC-account en R-account.

YouServe File Transfer - Via YS File Transfer kan je handmatig bestanden uploaden en downloaden naar/van YouServe.

Wil je weten wat je van het service center kunt verwachten? Of welke klantafspraken wij hebben voor de afhandeling van aanvragen? Ben je benieuwd naar ons ticketsysteem en hoe je een aanvraag indient?   Bekijk dan de slides die we hebben toegevoegd aan dit bericht. 

Organisaties die gebruik maken van Mijn YouServe nemen op het eigen intranet een link op naar https://mijn.youserve.nl/. Vervolgens kunnen alle gebruikers (zoals medewerkers en managers) en alle HR-Professionals inloggen op Mijn YouServe.   Hoe log je in met Single Sign On op Mijn YouServe? Met Single Sign On kan je met het account van jouw organisatie inloggen in Mijn YouServe. De inlogpagina kan daardoor per organisatie verschillen. Aan de hand van een voorbeeld van onze collega laten we zien hoe dit werkt.    De medewerker gaat naar https://mijn.youserve.nl/ en vult zijn/haar e-mail in. Door het invullen van het e-mailadres herkent het systeem of je probeert in te loggen met een onyouforce account of via SSO met het zakelijke e-mailadres.  Wanneer je je zakelijke mailadres invult wordt je doorgestuurd naar de inlogpagina van jouw organisatie. Hoe dit scherm eruit ziet verschilt per organisatie maar bij de medewerkers van Visma YouServe ziet dit er als volgt uit:  Hier vult de medewerker alleen het wachtwoord in. Het e-mailadres wordt namelijk onthouden, met behulp van de login hint, waardoor de medewerker niet nogmaals het mailadres hoeft in te vullen.    Afhankelijk van je organisatie moet je bijvoorbeeld nog een tweede factor goedkeuren. Zoals bij ons van Microsoft: Je bent succesvol ingelogd in Mijn Youforce   Bovenstaande stappen zijn de allereerste keer inloggen. De volgende keer (dat kan dezelfde dag zijn, maar ook dagen of weken later) ziet de medewerker het volgende op https://mijn.youserve.nl/ Het is dan voor de medewerker slechts een kwestie van het klikken op het e-mailadres wat er al staat en je wordt verder ingelogd.   Om gebruikers van jouw organisatie te informeren kun je als voorbeeld een volgende instructie verstrekken:   

Hieronder kun je de pdf's downloaden met uitleg over de diverse salarisspecificaties van Payroll Business. Het gaat om uitleg van de volgende salarisspecificaties: Uitleg 3-Koloms salarisstrook  Uitleg 4-Koloms salarisstrook  Uitleg Liggende Matrix salarisstrook  Uitleg Staande Matrix salarisstrook  De uitleg is gebaseerd op de gegevens van een voorbeeldspecificatie van januari 2024 en is beschikbaar in het Nederlands en het Engels.   De pdf's van deze voorbeeldloonstroken kun je ook downloaden van de algemene website van YouServe via  Uitleg over jouw loonstrook.   

Hier vind je de handleidingen van het Visma | Raet Youforce Portaal dewelke nog van toepassing zijn voor de toegang en het beheer van het nieuwe Mijn YouServe portaal. Je kan per bestand kiezen of je een preview wilt of een download.

​Zoals je in de Release notes kunt lezen, hebben we de afgelopen maanden hard gewerkt aan de nieuwe functionaliteit voor ouderschapsverlof.   Daarnaast hebben we een aantal Workshops over betaald ouderschapsverlof georganiseerd waarin we hebben uitgelegd hoe de functionaliteit werkt en je het ouderschapsverlof vanaf de januari release van 2023 kunt inrichten.   In de Handleiding ouderschapsverlof 2023 hebben we de informatie over het inrichten van ouderschapsverlof gebundeld. Ook vind je hierin een aantal veelgestelde vragen en informatie van de Rijksoverheid over ouderschapsverlof.   Download Handleiding ouderschapsverlof 2023 (pdf)  

Loonaangifte  Bericht voor iedereen die de Loonaangifte door Visma YouServe laat verzorgen. Als Visma YouServe de Loonaangifte voor je verzorgt kan het zijn dat je correspondentie ontvangt van de Belastingdienst over deze aangifte. Deze correspondentie gaat alleen naar de werkgever. Deel de correspondentie onmiddellijk d.m.v een ticket met je contactpersoon bij Visma YouServe. Na de maandelijkse aangifte controleert de Belastingdienst deze op de inhoud. Wanneer zaken niet juist zijn aangeleverd sturen zij deze brief naar jou als klant. Deze brief hebben wij nodig om deze fouten op te lossen en de kwaliteit te waarborgen. Ditzelfde geldt voor de brieven die je als klant ontvangt van het Pensioenfonds.   Pensioenaangifte Bericht voor iedereen die de Pensioenaangifte door Visma YouServe laat verzorgen.   Als Visma YouServe de pensioenaangifte voor je verzorgt kan het zijn dat je correspondentie ontvangt van het Pensioenfonds over deze aangifte. Deze correspondentie gaat alleen naar de werkgever. Deel de correspondentie onmiddellijk d.m.v een ticket met je contactpersoon bij Visma YouServe. Wij kunnen dan beoordelen of wij kunnen helpen bij het beantwoorden van de vraag van het Pensioenfonds c.q. kunnen we helpen bij het oplossen van een issue. 

1. Hoe sluit ik het jaar 2023 af? Het jaar wordt definitief afgesloten, zodra de eerste verwerking van het nieuwe jaar is opgestart. Let op Als er eenmaal een eerste verwerking van het nieuwe jaar is opgestart, kun je geen salarisverwerking over het oude jaar meer uitvoeren. Wel heb je bij het rekenen in 2024 de keuze tussen rekenen in de nabetaalmodus of de correctiemodus (zie vraag 6). Aanvullende verwerking als laatste periode al is afgesloten Let op: een aanvullende verwerking wordt gestart voor alle medewerkers. Als er tussen de laatste (definitieve) verwerking en het tijdstip van uitvoeren van de aanvullende verwerking, mutaties zijn ingevoerd voor het af te sluiten jaar, neemt Payroll Business deze allemaal mee in de aanvullende verwerking. Uiterste aangiftedatum Voor alle periodiciteiten geldt als uiterste aangiftedatum 31-01-2024. Op die datum moet ook de laatste betaling over 2023 door de Belastingdienst zijn ontvangen. Rekening houdend met een maximale verwerkingstijd van drie dagen, adviseren wij om uiterlijk 25 januari 2024 een laatste definitieve (aanvullende) verwerking voor 2023 uit te voeren.  2. Hoe kan ik jaaropgaven afroepen? Het afroepen van jaaropgaven is mogelijk zodra je 2023 definitief hebt afgesloten. Vanaf dat moment kun je zelf bepalen wanneer je de jaaropgaven aanvraagt en hoe de distributie plaatsvindt. Let op: controleer de instellingen voordat je de jaaropgave opvraagt. Via Beheer > Jaarafsluiting > Aanvraag jaaropgaven vraag je de jaaropgaven per bedrijf aan. Als je vanaf periode 01 in nabetaalmodus werkt (zie vraag 6), zorg er dan voor dat je de jaaropgaven pas afroept als je er zeker van bent dat je geen aanvullende verwerking over 2023 meer uitvoert. De doorlooptijd tot het moment waarop de jaaropgaven worden verzonden is twee tot drie werkdagen. Als je in periode 01 in de correctiemodus gaat werken, heb je twee opties: Je wacht met het verzenden van de jaaropgaven totdat periode 01 is afgesloten, schakelt daarna over op nabetaalmodus en roept dan de jaaropgaven af voor alle medewerkers. Maar je kunt er ook voor kiezen om bij het afsluiten van 2023 alle medewerkers een normale jaaropgaaf te sturen en pas in februari of maart vervangende jaaropgaven te sturen naar de medewerkers waarvoor correcties zijn uitgevoerd. Let op dat je bij het opvragen het juiste jaar afroept. Via Instellingen > Salarisspecificaties > Afdrukken en verzenden jaaropgaven leg je vast hoe je de jaaropgaaf wilt laten verzenden. Controleer voordat je de jaaropgaven afroept, de ingevulde gegevens. Als je voor een bedrijf voor de eerste keer jaaropgaven afroept, klik dan eerst op de knop Toevoegen . Selecteer het bedrijf en vul daarna de gewenste velden in het scherm Afdrukken en verzenden jaaropgaven. Via het scherm Medewerker > Arbeidsrelatie > Arbeidsrelatie kun je in het veld Jaaropgaven afdrukken de waarde Ja of Nee invullen. Hiermee kun je per medewerker afwijken van de bedrijfsinstellingen. Gebruik hierbij als ingangsdatum uiterlijk de laatste dag van de laatste afrekenperiode. Via Rapporten > Controle > Ad-hoc rapportage (uitgebreid) selecteer je het gegevenselement Jaaropgaven afdrukken om de instellingen per medewerker te controleren. Kies als ingangsdatum de laatste dag van de laatste periode, op deze manier selecteer je ook medewerkers die in de loop van de laatste periode pas in dienst zijn gekomen. Dit rapport laat de waarden zien die voor de betreffende medewerkers worden toegepast. Als er bij de medewerker een mutatie is vastgelegd, zie je die waarde. Als er bij een medewerker géén mutatie is vastgelegd, zie je de default inrichting die je hebt vastgelegd via Instellingen > Salarisspecificaties  > Afdrukken en verzenden jaaropgaven. Als je alleen de medewerkers wilt zien waarvoor een afwijkende waarde is vastgelegd, kun je het beste het mutatieverslag gebruiken. Medewerkers voor wie Algehele blokkering en Blokkeren interface Loonaangifte op Ja staat, maar die wel een verloningsresultaat hebben in 2023, neemt Payroll Business mee in het proces voor het aanvragen van de jaaropgaven. Salarisdossier Maak je gebruik van het Salarisdossier? Dan gelden de volgende aandachtspunten: Controleer eventuele afwijkingen op medewerkerniveau. Dit doe je via Rapporten > Controle > Ad-hoc rapportage (uitgebreid): gegevenselement Jaaropgaven afdrukken. De jaaropgaven worden pas in het  Salarisdossier  geplaatst nadat je via Beheer > Jaarafsluiting > Aanvraag jaaropgaven de jaaropgaven hebt aangevraagd. In uitzonderingsgevallen kun je er in het  Salarisdossier  voor kiezen om specifieke jaaropgaven niet te publiceren richting de medewerker. In  Salarisdossier  kun je op medewerkerniveau de jaaropgave afkeuren en niet publiceren. 3. Hoe worden de referentietabellen Pensioenen/fondsen en Salarisschaal aangepast? De manier waarop de referentietabellen Pensioenen/fondsen worden aangepast, hangt af van de vraag of het gaat om een benoemde of eigen pensioenregeling (of fonds). Via Rapporten > Instellingen > Overzicht bedrijfsinrichting >  optie  Referentietabellen kun je de inrichting van de eigen regelingen controleren. Benoemde (CAO-)regelingen Pensioenen/fondsen Benoemde regelingen voor Pensioenen/fondsen zijn CAO-regelingen die Visma Youserve ondersteunt. Aanpassingen in de referentietabellen voor benoemde regelingen voor Pensioenen/fondsen worden door Visma Youserve verwerkt. Wij informeren je hierover via de Community. Eigen regelingen Pensioenen/fondsen en Salarisschalen Aanpassingen in de referentietabellen Pensioenen/fondsen eigen regeling en in de referentietabel Salarisschaal kun je zelf uitvoeren via Instellingen > Berekening > Referentietabellen.  4. Waar kan ik de percentages van de Gedifferentieerde premie Whk invoeren? De Gedifferentieerde premie Werkhervattingskas bestaat uit de volgende delen: Premiedeel WGA Premiedeel ZW-flex De premiepercentages kun je invoeren in het scherm: Instellingen > Berekening > Gegevens UWV. Deze premies worden door de Belastingdienst verstrekt. 5. Wordt het Jaarloon bijzondere beloningen automatisch berekend? Ja het Jaarloon bijzondere beloningen wordt automatisch berekend op basis van de laatste verwerkingsperiode van het voorgaande jaar. In de volgende gevallen stelt Payroll Business geen jaarloon bijzondere beloningen vast: als in het scherm  Loonheffingen (medewerker)  het veld Jaarloon BT berek blokkeren op Ja staat. als in het scherm  Loonheffingen (medewerker)  het veld Jaarloon bijz. bel. handmatig is ingevoerd. Rapport opvragen voor controle Via Rapporten > Controle > Ad-hoc rapportage (uitgebreid) vraag je het gegevenselement Jaarloon bijz. bel. op. Voor medewerkers met een Jaarloon bijz. bel. op een grens van de bijzonder tarieftabellen, is het raadzaam om in overleg met hen dit jaarloon naar boven bij te stellen, om te voorkomen dat er te weinig loonheffing wordt ingehouden. 6. Hoe ga ik om met correcties en nabetalingen over 2023? Veel wijzigingen die je straks in 2024 met terugwerkende kracht (TWK) vastlegt in 2023, kun je op twee manieren verwerken: als correctie of als nabetaling. Correctie Loonheffingen en premies worden uitgerekend volgens de regels van 2023 en aangegeven in het betreffende tijdvak van 2023. Nabetaling Loonheffingen en premies worden uitgerekend volgens de regels van 2024 en aangegeven in het actuele tijdvak van 2024. Specifieke verrekeningen zoals de  Fiscale correctie lease auto  en de toepassing van de 30%-regeling moet je altijd in het voorgaande jaar verwerken. Je kunt er voor kiezen om in 2024 in de nabetaalmodus te gaan draaien of je kunt er voor kiezen om eerst in de correctiemodus te blijven.  Aandachtspunten Nabetaalmodus In de nabetaalmodus kiezen veel gebruikers er voor om zo lang mogelijk aanvullende verwerkingen in het oude jaar te blijven draaien en de eerste verwerking van het nieuwe jaar uit te stellen. Zodoende is er maximaal de tijd om nog wijzigingen over 2023 door te voeren.  Als je dan na de eerste verwerking van periode 2024-01 constateert dat er nog mutaties over 2023 moeten plaatsvinden, kun je dit alleen doen met handmatige correcties: Je moet dan handmatige correcties voor 2023 rechtstreeks in de Loonaangifte vastleggen. Daarnaast moet je handmatig een gecorrigeerde jaaropgave aan de medewerker verstrekken. Correctiemodus Het voordeel van de correctiemodus is dat je, zolang als je wilt in de correctiemodus kunt blijven werken, ook als je al bent begonnen met verwerkingen in het nieuwe jaar: Kies je voor de correctiemodus, dan geldt het volgende: Alle herrekenverschillen over vorig jaar worden verwerkt volgens de rekenregels van vorig jaar. Er wordt automatisch een nieuwe loonaangifte van vorig jaar aangemaakt. Voor de medewerkers die het betreft, kun je automatisch een vervangende jaaropgaaf aanmaken. Diverse overzichten bieden de mogelijkheid om op twee manieren naar de gegevens te kijken: actueel, origineel of fiscaal. Controle en wijziging instellingen Instellingen > Algemeen > Stuurgegevens   In het veld Nabetalingen vanaf periode kun je opgeven vanaf welke periode je wilt beginnen met nabetalen. Vanaf die periode worden alle herrekenverschillen over 2023 belast volgens de rekenregels van 2024 en verwerkt in de loonaangifte van 2024. Zolang de ingestelde periode niet is bereikt, blijf je in de correctiemodus: herrekenverschillen over 2023 worden dan belast volgens de rekenregels van 2023 en verwerkt in de loonaangifte van 2023. Voorbeeld 1 Je brengt geen wijziging aan in de standaard waarde: Nabetalingen vanaf periode =  1 Hierdoor worden vanaf periode 1 alle wijzigingen over 2023 als nabetaling verwerkt. Voorbeeld 2 Je legt vast: Nabetalingen vanaf periode =  4 Hierdoor worden gedurende periode 1 t/m 3  alle wijzigingen over 2023 als correctie verwerkt. Voorbeeld 3 Je legt vast: Nabetalingen vanaf periode =  99 Hierdoor worden gedurende het hele jaar alle wijzigingen over 2023 als correctie verwerkt. Overige aandachtspunten voor het invullen van  Nabetalingen vanaf periode Kies een periode waarin normaal gesproken in de onderneming geen correcties meer van toepassing zijn.  Als er vóór die periode toch al nabetalingen moeten plaatsvinden, leg deze dan vast met een eenmalige component Moeten er ná die periode toch correcties plaatsvinden, dan geldt daarvoor de werkwijze tot nu toe: je legt de correcties vast via de module Loonaangifte. Let op  de peildatum verloon je per maand, gebruik dan 1 januari 2024 verloon je per 4-weken, gebruik dan 03 januari 2024  Wijziging Nabetalingen vanaf periode later in het jaar Zodra je binnen een bepaald afrekenjaar een payrollperiode definitief afsluit in de nabetaalmodus, is het niet meer mogelijk om in datzelfde jaar terug te keren naar de correctiemodus. Je kunt wel altijd als peildatum 1 januari van het volgende jaar kiezen en de instellingen voor het nieuwe jaar wijzigen. Ook kun je het tijdvenster voor correcties verlengen, zolang je nog geen salarisperiode in nabetaalmodus heeft afgesloten. Het is mogelijk om midden in een periode over te stappen van correcties naar nabetalingen. Start daarna een vervolgverwerking: voor zover nodig, voert Payroll Business de berekeningen opnieuw uit, dit keer in nabetaalmodus. Het is mogelijk om halverwege de periode over te stappen van nabetaalmodus naar correctiemodus, zolang er nog geen eerdere periode is afgesloten in de nabetaalmodus. Online help Voor meer uitleg over correcties en nabetalingen, zie de uitleg in de online help, onderwerp  Berekening met terugwerkende kracht over de jaargrens heen  bij de Procedurebeschrijvingen. Hier wordt onder andere uitgelegd hoe je de verschillende rapporten kunt gebruiken voor het controleren van de TWK-mutaties. 7. Wanneer kan ik mijn correcties in de loonaangifte over voorgaande jaren inzenden? Correcties in de loonaangifte over voorgaande jaren kun je naar verwachting vanaf februari 2024 inzenden naar de Belastingdienst. Heb je de salarisverwerking voor de laatste periode van 2023 definitief gemaakt en direct de loonaangifte verzonden, dan kun je eventuele correctieberichten die voortkomen uit een aanvullende verwerking van de laatste periode van 2023 pas vanaf februari 2024 inzenden. Als je verwacht dat je aanvullende verwerkingen gaat opstarten over december 2023, wacht dan met het inzenden van de initiële loonaangifte december 2023 totdat je zeker weet dat je het jaar kunt afsluiten en de eerste periode voor 2024 gaat openen.  

In Payroll Business hebben we enige tijd al de vernieuwde proforma berekening. Hieronder vind je meer uitleg hoe deze optie in Payroll Business te gebruiken is, met daarbij ook de nodige voorbeelden die vaak gebruikt worden.     Uitleg Proforma Met de Proforma berekening maakt u een salarisberekening voor één medewerker onafhankelijk van de reguliere salarisberekening. De Proforma berekening gebruikt de bestaande inrichting en medewerker gegevens van Payroll Business. Dit resulteert in een Proforma salarisstrook die u via Mijn rapporten kunt opvragen.    Na het starten van de functie Proforma berekening selecteert u de medewerker waarvoor u Proforma berekeningen wilt uitvoeren. U kunt bijvoorbeeld eerst de berekening uitvoeren op basis van de gegevens zoals die op dat moment in Payroll Business aanwezig zijn. Daarna kunt u in het scherm bepaalde arbeidsvoorwaarde gegevens activeren of deactiveren en medewerker gegevens aanpassen en na iedere berekening het effect van de wijzigingen op de bruto-netto (of netto-bruto berekening) bekijken.    Uitgangspunten De Proforma berekening kan op ieder moment voor een medewerker worden uitgevoerd De berekening gaat altijd uit van de laatst berekende salarisverwerking voor het betreffende bedrijf en de betreffende medewerker. Dit houdt in dat de Proforma berekening rekening houdt met de inrichting en arbeidsvoorwaarden van de actuele periode.  Voorbeeld 1: een bedrijf heeft de salarisberekening van de maand juni gestart. In dat geval is de Proforma berekening gebaseerd op de inrichting en arbeidsvoorwaarden van de maand juni Voorbeeld 2: een bedrijf heeft de salarisberekening van de maand juni afgesloten. In dat geval is de Proforma berekening gebaseerd op de inrichting en arbeidsvoorwaarden van de maand juli   De Proforma resultaten worden niet vastgehouden of bewaard. Na het verlaten van het scherm zijn alle eventueel gewijzigde waardes ongedaan gemaakt In de Proforma berekening wordt rekening gehouden met cumulatieve waarden tot en met de vorige aan de actuele periode Als een Proforma berekening wordt uitgevoerd in de maand waarin de betaling van vakantiegeld of eindejaarsuitkering plaatsvindt, dan wordt de totale betaling getoond zoals in de reguliere berekening Er worden geen TWK-berekeningen uitgevoerd: alle mutaties die u opgeeft worden beschouwd als mutaties voor de actuele periode Als er alternatieve omschrijvingen zijn gedefinieerd voor gegevenselementen, ziet u deze alternatieve omschrijvingen ook in Proforma. Menu Proforma De Proforma berekening zie je onder onderstaande menu:   Beheer/Salarisberekening/Proforma Berekening   Uitleg scherm en velden Proforma berekening Medewerker zoeken   Kies in het menu Beheer -> Salarisberekening -> Proforma berekening  Zoek en selecteer de gewenste medewerker. U ziet nu in het scherm Proforma de gegevens van de medewerker zoals die op dat moment in Payroll Business aanwezig zijn  Berekening starten  Via de knop Start berekening rechtsonder in het scherm kunt u een berekening uitvoeren  U kunt ervoor kiezen om als eerste een berekening uit te voeren op basis van de huidige gegevens van de medewerker, door na het selecteren van de medewerker meteen op Start berekening te klikken Onderin het scherm ziet u dan de berekeningsgegevens onder Resultaat voor gekozen medewerker, deze zullen in principe altijd gelijk zijn aan de meest recente (voorlopige) salarisstrook. Gegevens pro forma wijzigen en ten behoeve van de berekening Klik bij Elementen rechts op het icoon en zoek via de zoekfunctie de gegevenselementen die u wilt wijzigen, bijvoorbeeld het Salaris bedrag. Bij huidige waarde ziet u de waarde die op dat moment bij de medewerker is vastgelegd  U kunt bij Rekenwaarde een waarde opgeven waarmee gerekend moet worden  Let op: dit is een Proforma-waarde; deze gegevens worden niet opgeslagen bij de medewerker. Klik op Start berekening om de Proforma berekening uit te voeren.    Output Het PDF-rapport  Als de berekening het gewenste resultaat oplevert en u wilt dit delen met iemand anders, bijvoorbeeld een collega of medewerker, klik dan op de knop Maak rapport om een pdf van de berekening te maken.    Ga vervolgens naar Rapporten -> Mijn rapporten om de pdf te bekijken en eventueel elders op te slaan.  De presentatie van de berekening is hetzelfde als de presentatie in het scherm  Op de tweede pagina van de pdf staan de gewijzigde velden van de Proforma berekening, die ook in het scherm worden getoond.  Medewerker Naam  Bovenin staat de naam van de medewerker vermeld. Dit komt ook terug in het PDF-rapport. Als de berekening bedoeld is voor iemand anders, bijvoorbeeld een sollicitant met soortgelijke arbeidsvoorwaarden als de gekozen medewerker, pas dan de naam aan voordat u het PDF-rapport aanmaakt.    Let op:  Als u na het bekijken van het rapport weer terugkeert naar het scherm Proforma berekening, ziet u in het scherm weer de actuele gegevens zoals die op dat moment in Payroll Business aanwezig zijn De wijzigingen die u had aangebracht, zijn ongedaan gemaakt Het Proforma rapport is geen salarisstrook, je kunt het logo bijvoorbeeld niet aanpassen   Definities Als een bepaald reken scenario vaker voorkomt, is het handig om de gekozen elementen op te slaan als definitie. De werkwijze is hetzelfde als bij een aantal rapporten.    Een definitie aanmaken  Vul een naam voor de definitie in bij Definitie-omschrijving Klik rechtsonder op Definitie opslaan (rechts onder)  De verzameling velden is nu opgeslagen onder de opgegeven naam. Een definitie gebruiken  Kies het keuzerondje Bestaande definitie  Kies een definitie uit de lijst met definities De eerder opgeslagen lijst met elementen wordt nu getoond en kan gebruikt worden.  Een definitie beschikbaar stellen  Ben je tevreden over een bepaalde definitie? Dan kunt u deze ook delen met collega's. Dit werkt hetzelfde als bij de Ad-hoc rapportage:  Geef in het veld Definitie beschikbaar op voor wie u de definitie beschikbaar wilt stellen. Als u een specifiek bedrijf invult, dan is de definitie alleen beschikbaar om toe te passen bij dat bedrijf.  Vult u de klant in, dan is de definitie te gebruiken bij alle bedrijven.  Klik op Definitie opslaan  Let op: als u een definitie deelt met uw collega's houdt dat in dat ook zij de definitie kunnen wijzigen en/of verwijderen.  Tip: bedenk bij het opslaan van definities duidelijk herkenbare namen. Verwijder definities die u niet meer gebruikt, zodat de lijst overzichtelijk blijft.   Voorbeelden Hieronder hebben we een aantal veelvoorkomende vragen uitgewerkt met de benodigde elementen.   Salariswijziging   Wanneer je gebruik maakt binnen jouw organisatie van salarisschalen kun je onderstaande elementen gebruiken:   Uren / dagen wijziging ( Deeltijdfactor wijziging) Met het aanpassen van Uren periode wijzig je het aantal uren dat een medewerker wil gaan werken. Hiermee verandert automatisch de deeltijdfactor en het bijbehorende salaris.   Auto van de zaak Zorg dat je bij het element Auto van de zaak (AV) de arbeidsvoorwaarden op “Standaard variant “ muteert. Wanneer iemand al een auto van de zaak heeft zal deze al ingevuld staan.   Verlof Zorg dat je bij elementen Loondoorbetaling bij verlof  “Uitsplitsing” (AV)muteert. Hieronder een voorbeeld van Betaald ouderschapsverlof. Mocht je een ander soort verlof willen muteren kun je deze zoeken. De benodigde velden zijn hiervoor verder hetzelfde.   Generatiepact  Zorg dat je bij het element Generatiepact (AV) de arbeidsvoorwaarden op “Ja” muteert.     Nieuwe Medewerker Wanneer je voor een nieuwe medewerker een Proforma loonstrook wilt maken kun je het beste gebruik maken van een bestaande medewerker met dezelfde functie. LET OP: Pas de naam van de medewerker die je hiervoor gebruikt wel aan naar een fictieve naam / naam van de nieuwe medewerker! Hierdoor start de Proforma berekening automatisch met alle gegevens van deze persoon. Met alle elementen die hierboven staan aangegeven kun je bijvoorbeeld het salaris, uren per week etc. dan aanpassen naar wat er voor deze nieuwe medewerker van toepassing is.   Een andere optie is om een testbedrijf aan te maken met daarin 1 of meerdere test medewerkers die je kan gebruiken voor Proforma berekeningen.

1. Aanpassingen wet- en regelgeving 1.1 Inleiding In deze Vooraankondiging vind je informatie over de aanpassingen in Payroll Business voor de jaarovergang van 2023 naar 2024. De meeste functionele aanpassingen zijn opgenomen in eerdere releases van Payroll Business vanaf de release van oktober. De overige functionele aanpassingen zijn beschikbaar na de januari release. Aandachtspunten In deze Vooraankondiging vind je de definitieve informatie over de aanpassingen voor de jaarovergang. Als er naderhand aanvullingen zijn op de informatie in deze Vooraankondiging, vermelden we deze in de Release notes van januari 2024. Diverse wettelijke wijzigingen voor 2024 hebben we al in oktober, november en december in Payroll Business doorgevoerd, om de jaarovergang zo makkelijk mogelijk te maken. In deze Vooraankondiging vatten we alle zaken nog eens samen, zodat je alles op een plek kunt raadplegen. Nieuwsbrief Belastingdienst Zie voor de wijzigingen in wet- en regelgeving ook de Nieuwsbrief Loonheffingen 2024 van de Belastingdienst die je kunt downloaden van www.belastingdienst.nl. 1.2 Arbeidskorting De arbeidskorting voor lagere inkomens gaat in 2024 omhoog naar € 5.532. De arbeidskorting voor de hogere inkomens wordt afgebouwd. Als het inkomen uit tegenwoordige dienstbetrekking meer is dan € 39.957 per jaar, wordt de arbeidskorting in 2024 verminderd met 6,510% van dit inkomen. De arbeidskorting is € 0 als het inkomen uit tegenwoordige dienstbetrekking € 124.934 of hoger is.  1.3 Algemene heffingskorting De algemene heffingskorting wordt met ingang van 1 januari 2024 verhoogd naar € 3.362. De algemene heffingskorting kent een inkomensafhankelijke afbouw. Bij een jaarinkomen boven het grensbedrag € 24.812 wordt de algemene heffingskorting afgebouwd met een percentage van 6,63% en is volledig afgebouwd vanaf het inkomen € 75.518.  Payroll Business berekent deze korting automatisch, als bij de medewerker in het scherm Loonheffingen de Loonheffingskorting op Ja staat. 1.4 Ouderenkorting De ouderenkorting wordt met ingang van 1 januari 2024 verhoogd naar € 2.012. De ouderenkorting kent een inkomensafhankelijke afbouw. Deze begint bij een jaarinkomen dat meer bedraagt dan € 44.819 en is 15%. Het maximale bedrag van de afbouw bedraagt eveneens € 2.012. Payroll Business berekent deze korting automatisch, als bij de medewerker in het scherm Loonheffingen de Loonheffingskorting op Ja staat en de medewerker de AOW-gerechtigde leeftijd heeft bereikt. 1.5 Alleenstaande ouderenkorting Tot 1-1-2024 mocht de alleenstaande ouderenkorting alleen maar door de Sociale Verzekeringsbank (SVB) worden toegepast. Met ingang van 1-1-2024 mogen ook andere inhoudingsplichtigen dan de SVB de alleenstaande ouderenkorting toepassen en wordt deze in zowel de groene als in de witte tabellen gepresenteerd. Vanaf 1-1-2024 kan een AOW-gerechtigde die je verloont, verzoeken om ook de alleenstaande ouderenkorting toe te passen.  Medewerker > Arbeidsrelatie > Loonheffingen (medewerker) Binnen Payroll Business is deze nieuwe korting geïmplementeerd en is het mogelijk om deze te laten berekenen. Per 1-1-2024 is hiervoor aan het scherm Loonheffingen (medewerker) het veld Alleenstaande ouderenkorting toegevoegd. Standaard heeft dit veld de waarde Nee. Als je hier Ja invult en de medewerker is AOW gerechtigd, dan zal Payroll Business bij het berekenen van de verschuldigde loonheffing ook de alleenstaande ouderenkorting toepassen.  1.6 Bijzondere beloningen Voor het berekenen van de loonheffing voor bijzondere beloningen De al bestaande tabellen voor de bijzondere beloningen zijn aangepast aan de cijfers van 2024. 1.7 Jonggehandicaptenkorting De jonggehandicaptenkorting wordt met ingang van 1 januari 2024 verhoogd naar € 899. Dit bedrag bestaat uit de volgende vier heffingscomponenten: loonbelasting premie AOW premie Anw premie Wlz Het bedrag € 899 geldt voor werknemers jonger dan de AOW-leeftijd die over de eerste tariefschijf de gecombineerde loonbelasting/premie volksverzekeringen zijn verschuldigd. Dat betekent dat er één of meer heffingscomponenten moeten worden geëlimineerd als de medewerker of de uitkeringsgerechtigde zijn loon geniet: vanaf de eerste dag van de maand waarin hij de AOW-leeftijd bereikt (de AOW-component) in een herleidingssituatie (één of meer van de vier componenten) bij wonen in het buitenland (de loonbelastingcomponent) Payroll Business berekent het juiste bedrag aan Jonggehandicaptenkorting. Hiervoor hebben wij in de referentietabel Loonheffing jonggehandicaptenkorting de bedragen van 2024 opgenomen. Payroll Business berekent deze korting automatisch, als bij de medewerker in het scherm Loonheffingen de Jonggehandicaptenkorting op Ja staat.    2. Minimum uurloon ingaande per 1 januari 2024 2.1 Controle op wettelijk minimumloon In Payroll Business kun je opgeven dat het uitbetaalde loon gecontroleerd moet worden op het wettelijke minimumloon. Dit doet je via het gegevenselement Controleren op wettelijk minimumloon. Hiervoor kun je de volgende waardes vastleggen: Niet controleren De controle vindt niet plaats. Alleen controleren. De controle vindt plaats en als het uitbetaalde loon onder het wettelijk minimumloon ligt, dan krijg je hiervan een signaal in het Signaleringsverslag.  Controleren en aanvullen. De controle vindt plaats en als het uitbetaalde loon onder het wettelijk minimumloon ligt, dan krijg je hiervan een signaal in het Signaleringsverslag en er vindt een aanvulling plaats tot aan het minimumloon. 2.2 Wettelijke wijziging per 1 januari 2024 Op 1 januari 2024 wijzigt de Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag (hierna Wml). Vanaf dan is het verplicht om werknemers per uur minimaal het wettelijke minimumuurloon te betalen. Er geldt altijd één vast minimumuurloon voor alle werknemers van 21 jaar en ouder. Voor werknemers onder de 21 jaar gelden vaste minimumjeugdlonen per uur. Op 1 januari en 1 juli van elk jaar wordt het geldende minimumuurloon geïndexeerd.  De invoering van het minimumuurloon op 1 januari 2024 betekent dat er geen vaste minimum dag-, week- en maandlonen meer voorgeschreven worden door de wet. Per sector kan de omvang van een voltijds dienstverband verschillen, bijvoorbeeld 36, 38 of 40 uur per week. Onder de oude Wml was in die gevallen eenzelfde minimum maandbedrag van toepassing. Dat leidde er in de praktijk toe dat bij een dienstverband van 40 uur feitelijk een lager uurloon gold dan bij een dienstverband van bijvoorbeeld 36 uur.  Door de invoering van het wettelijk minimumuurloon op 1 januari 2024 geldt voor werknemers in alle sectoren één uniform minimumuurloon. 2.3 Berekening en voorbeelden Door deze wettelijke wijziging voert Payroll Business de berekening van het minimumloon bij een medewerker met een vaste arbeidsduur in de week vanaf 1-1-2024 als volgt uit: Bij maandverloning Het minimumloon per maand op fulltime basis wordt berekend volgens de volgende formule. (Aantal arbeidsuren in betreffende kalenderjaar * minimumuurloon) \ 12 Dit wordt vervolgens vermenigvuldigd met de deeltijdfactor die van toepassing is. Bij 4 weken verloning Het minimumloon per 4 weken op fulltime basis wordt berekend volgens de volgende formule. (Aantal arbeidsuren in betreffende kalenderjaar * minimumuurloon) \ 13 Dit wordt vervolgens vermenigvuldigd met de deeltijdfactor die van toepassing is.   In onderstaande voorbeelden geldt een minimumuurloon van 13,17.   Voorbeeld 1 Maandverloning Voor het bedrijf geldt een werkweek van 40 uur Medewerker werkt 40 uur per week. Deeltijdfactor 1 Aantal werkdagen bij maandverloning voor 2024: 262 Fulltime arbeidsuren per werkdag: 40 / 5 = 8 Aantal arbeidsuren in 2024: 262 * 8 = 2096 Minimumloon op fulltime basis is: (2096 * 13,17) / 12 = 2.300,36 Minimumloon op parttime basis is: 2.300,36 * 1 = 2.300,36 Voorbeeld 2 Maandverloning Voor het bedrijf geldt een werkweek van 40 uur Medewerker werkt 20 uur per week. Deeltijdfactor 0,5 Aantal werkdagen bij maandverloning voor 2024: 262 Fulltime arbeidsuren per werkdag: 40 / 5 = 8 Aantal arbeidsuren in 2024: 262 * 8 = 2096 Minimumloon op fulltime basis is: (2096 * 13,17) / 12 = 2.300,36 Minimumloon op parttime basis is: 2.300,36 * 0,5 = 1.150,18 Voorbeeld 3 4-weken verloning Voor het bedrijf geldt een werkweek van 40 uur Medewerker werkt 40 uur per week. Deeltijdfactor 1 Aantal werkdagen bij maandverloning voor 2024: 260 Fulltime arbeidsuren per werkdag: 40 / 5 = 8 Aantal arbeidsuren in 2024: 260 * 8 = 2080 Minimumloon op fulltime basis is: (2080 * 13,17) / 13 = 2.107,20 Minimumloon op parttime basis is: 2.107,20 * 1 = 2.107,20  Berekening minimumloon bij jeugdige met vaste arbeidsduur in de week Als een jeugdige in de afrekenperiode jarig is en een hoger minimumuurloon van toepassing wordt, dan wordt het gemiddelde minimumloon berekend dat in die afrekenperiode van toepassing is.  Voorbeeld 4 Maandverloning Voor het bedrijf geldt een werkweek van 40 uur Medewerker werkt 40 uur per week. Deeltijdfactor 1 Geboortedatum van de medewerker is 16-1-2008 Op 16-1-2024 wordt hij 16 jaar Minimum uurloon voor een 15 jarige is: 3,96 Minimum uurloon voor een 16 jarige is: 4,41 Minimumloon voor de periode dat hij 15 jaar oud is Werkdagen voor 2024: 262 Fulltime arbeidsuren per werkdag: 40 / 5 = 8 Aantal arbeidsuren in 2024: 262 * 8 = 2096 Minimum loon per maand: (2096 * 3,96) / 12 = 691,68 Pro rata op basis van werkdagen voor de periode dat hij 15 jaar is: (11 / 23) * 1 * 691,68) = 330,80 Minimumloon voor de periode dat hij 16 jaar oud is Werkdagen voor 2024: 262 Fulltime arbeidsuren per werkdag: 40 / 5 = 8 Aantal arbeidsuren in 2024: 262 * 8 = 2096 Minimum loon per maand: (2096 * 4,41) / 12 = 770,28 Pro rata op basis van werkdagen voor de periode dat hij 16 jaar is: (12 / 23) * 1 * 770,28) = 401,89 Totaal: 330,80 + 401,89 = 732,69 Nieuwe berekening minimumloon door Payroll Business bij medewerker zonder vaste arbeidsduur in de week Deze medewerkers kunnen op basis van de gewerkte uren verloond worden via de arbeidsvoorwaardevariant Salaris (variabel bruto). Het minimumloon wordt dan berekend door de gewerkte uren te vermenigvuldigen met het minimumuurloon dat van toepassing is.   Voorbeeld 5 Minimumuurloon bedraagt 13,17 Medewerker heeft 100 uur gewerkt Minimumloon bedraagt: 100 uur * 13,17 = 1.317,00 Berekening minimumloon bij jeugdige zonder vaste arbeidsduur in de week Als een jeugdige wordt verloond op basis van de gewerkte uren en in de afrekenperiode jarig is, dan wordt er het gemiddeld minimumuurloon berekend dat in die afrekenperiode van toepassing is. Dat wordt vervolgens vermenigvuldigd met de gewerkte uren van de medewerker.  Voorbeeld 6 Maandverloning Medewerker heeft een oproepcontract Geboortedatum van de medewerker is 16-1-2008 Op 16-1-2024 wordt hij 16 jaar In de afrekenperiode is er 80 uur gewerkt Minimum uurloon voor een 15 jarige is: 3,96 Minimum uurloon voor een 16 jarige is: 4,41 Minimum uurloon voor de periode dat hij 15 jaar is op basis van pro-rata werkdagen (11 / 23) * 3,96 = 1,893913 Minimum uurloon voor de periode dat hij 16 jaar is op basis van pro-rata werkdagen (12 / 23) * 4,41 = 2,300870 Gemiddeld minimumuurloon: 1,893913 + 2,300,870 = 4,194783 Minimumloon voor deze afrekenperiode: 80 (gewerkte uren) * 4,194783 (gemiddeld uurloon) = 335,58264 Afgerond 335,58 Berekening minimumloon bij indexatie wettelijk minimumuurloon Dit speelt bij 4-weken verloning. In periode 7 valt dan namelijk 1 juli, waardoor er twee minimumuurloonbedragen van toepassing zijn voor die afrekenperiode.   Bij een medewerker met een vast overeengekomen arbeidsduur, wordt dan het gemiddelde minimumloon berekend dat in die afrekenperiode van toepassing is. De werkwijze is dan overeenkomstig voorbeeld 4. Bij een medewerker zonder vast overeengekomen arbeidsduur, wordt dan het gemiddelde minimumuurloon berekend dat in die afrekenperiode van toepassing is. De werkwijze is dan overeenkomstig voorbeeld 6.  Arbeidsvoorwaardevariant Salaris daglonen aangepast Via de arbeidsvoorwaardevariant Salaris daglonen kun je een medewerker verlonen op basis van de gewerkte dagen. Aangezien hier geen gewerkte uren worden vastgelegd, is het niet meer mogelijk om het minimumloon te bepalen. Daarom hebben we met ingang van 1-1-2024 het veld Controleren op wettelijk minimumloon van het medewerkerscherm Salaris daglonen verwijderd. Nieuwe berekening minimum vakantietoeslag op basis van nieuw minimumuurloon De minimum vakantietoeslag wordt op fulltime basis berekend volgens de volgende formule: Aantal arbeidsuren in betreffende kalenderjaar * minimumuurloon * percentage vakantietoeslag   en vervolgens vermenigvuldigd met de deeltijdfactor die van toepassing is.  2.4 Percentages en parameters Sociale Verzekeringen Maximum premieloon Het maximum premieloon is per 1 januari 2024 verhoogd naar € 71.628, was in 2023 €66.956. Premiepercentage Algemeen Werkloosheidsfonds laag Dit premiepercentage is gelijk gebleven aan de waarde van 2023 en is 2,64%. Als er sprake is van een uitkering, moet deze tegen het lage percentage worden berekend. De looncomponenten die betrekking hebben op de uitkering, moet je koppelen via Instellingen > Grondslag > Looncomponenten Awf uitkering / Aof uitkering.  Premiepercentage Algemeen Werkloosheidsfonds hoog Dit premiepercentage is gelijk gebleven aan de waarde van 2023 en is 7,64%. Premie Arbeidsongeschikheidsfonds laag Dit premiepercentage is per 1 januari 2024 verhoogd naar 6,18%, was in 2023 5,46%. Premie Arbeidsongeschikheidsfonds hoog Dit premiepercentage is per 1 januari 2024 verhoogd naar 7,54%, was in 2023 7,11%. Als er sprake is van een uitkering, moet deze tegen het hoge percentage worden berekend. De looncomponenten die betrekking hebben op de uitkering, moet je koppelen via Instellingen > Grondslag > Looncomponenten Awf laag / Aof uitkering.  Premie Wet Kinderopvang (WKO) Dit premiepercentage is per 1 januari 2024 ongewijzigd ten opzichte van 2023 en blijft 0,50% . Premie werknemersbijdrage Zorgverzekeringswet (laag) Het percentage voor de premie werknemersbijdrage ZVW is per 1 januari 2024 verlaagd naar 5,32%; in 2023 was dit 5,43%. Premie werkgeversheffing Zorgverzekeringswet (hoog) Het percentage voor de premie werkgeversheffing ZVW is per 1 januari 2024 verlaagd naar 6,57%; in 2023 was dit 6,68%. Vrije vergoeding per kilometer(reiskosten) Het bedrag dat je aan vrije vergoeding mag geven voor reiskosten, is per 1 januari 2024 verhoogd naar 0,23 cent per kilometer; in 2023 was dit 0,21 cent per kilometer. Vrije vergoeding thuiswerken Het bedrag dat je aan vrije vergoeding mag geven voor thuiswerken is per 1 januari 2024 verhoogd naar € 2,35; in 2023 was dit € 2,15. 2.5 Premie Private Aanvulling Werkloosheidswet (PAWW) Het percentage voor de premie PAWW is per 1 januari 2024 verlaagd naar 0,08%; in 2023 was dit 0,15%.   2.6 Loonheffing – verschil Ook dit jaar zit er, net als vorig jaar, mogelijk een verschil in de loonheffing die is berekend in de salarisadministratie en de belasting die een medewerker moet betalen op basis van de inkomstenbelasting. Dit verschil wordt veroorzaakt door de opbouw en de afbouw in de arbeidskorting, de algemene heffingskorting en de ouderenkorting, waarbij bij de bijzondere beloningen onvoldoende rekening wordt gehouden in de loonberekening. Dit is geen fout in de salarissoftware, maar is wettelijk zo vastgesteld. 3. Wijzigingen 30% regeling 2024 3.1 WNT-norm Vanaf 2024 geldt er een WNT-norm (Wet Normering Topinkomens). Dat betekent dat iedereen maar maximaal 30% mag krijgen over deze norm van € 233.000. Overgangsregeling Er geldt echter een overgangsregeling: medewerkers die in december 2022 de 30% hebben genoten op de loonstrook - LET OP: dit is iets anders dan datum beschikking - mogen de komende 2 jaar nog gebruikmaken van deze overgangsregeling en voor hen hoeft de WNT-norm dus niet te gelden.   Omdat de salarisverwerking in 2024 maximaal terug kan naar januari 2023 en niet meer naar december 2022, is het voor het systeem niet mogelijk dit te baseren op basis van payrollelementen. Daarom hebben we aan de schermen voor de 30% regeling een veld toegevoegd waarmee je dit kunt regelen. Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaardenpakket > 30%-regeling Aan de betreffende schermen hebben we het volgende veld toegevoegd: WNT norm niet toepassen (2024 en 2025) Voor medewerkers waarbij in de salarisverwerking van december 2022 de 30%-regeling van toepassing was op de loonstrook en die gebruik mogen maken van de overgangsregeling, kun je dit veld op Ja zetten. Actie Je hoeft dit veld alleen in te vullen als er sprake is van de overgangsregeling. 3.2 Verhogen Norminkomen De wens was om het norminkomen te kunnen verhogen met meer dan 0,01 cent. Vanaf 1-1-2024 hebben we daarom aan de bedrijfsschermen voor de 30%-regeling een nieuw veld toegevoegd waarmee je kunt instellen met welk bedrag je het norminkomen wilt ophogen. Standaard gaan we dit op Landniveau instellen op € 1.00 en kun je als klant afwijken. Instellingen > Arbeidsvoorwaardegegevens (bedrijf) > 30% regeling Standaard zetten we dit veld op €1,00. Als je het norminkomen met een ander bedrag wilt ophogen, kun je vanaf nu zelf het bedrag aanpassen. Actie Je hoeft dit veld alleen aan te passen als je af wilt wijken van de standaard €1,00 ophogen van de norm. 4. Pensioenwijzigingen 2024 4.1 Uniforme Pensioen Aangifte Pensioenfondsen die overstappen op de Uniforme Pensioen Aangifte (UPA) In voorgaande jaren hebben steeds meer pensioenfondsen de overstap gemaakt naar de Uniforme Pensioen Aangifte (UPA). In 2024 zijn er echter GEEN fondsen die de overstap naar de UPA maken.  Regelingen die voor 2024 worden toegevoegd / verwijderd Voor 2024 worden er vanuit de diverse pensioenregelingen en CAO's een aantal regelingen verwijderd en toegevoegd. Hieronder vermelden we de wijzigingen per fonds via ons CAO-nieuws op de community. 4.2 UPA 2024 - Wijziging in de Verlofsoorten Onbetaald langdurig zorgverlof Als er sprake is van Onbetaald Langdurig zorgverlof moeten vanaf 2024 de uren en de nieuwe code OLZ worden opgenomen in de UPA. Daarom hebben we een nieuwe grondslag aangemaakt UPA - Uren Onbetaald langdurig zorgverlof. In deze grondslag kun je de uren toevoegen vanuit de arbeidsvoorwaarden Loondoorbetaling bij Verlof die je gebruikt voor onbetaald langdurig zorgverlof. De opgegeven uren en de code OLZ worden dan automatisch doorgegeven in de UPA. Hoe Instellingen > Berekening > Grondslag Wij hebben de grondslag UPA - Uren Onbetaald langdurig zorgverlof toegevoegd, zodat je vanaf 01-01-2024 de juiste uren kan koppelen. Actie Je hoeft deze grondslag alleen te vullen als je gebruik maakt van langdurig zorgverlof en de UPA. 4.3 UPA 2024 - Telling Natuurlijke Personen Waarom Vanaf 2024 moeten wij een totaaltelling van het aantal natuurlijke personen doorgeven bij elke regeling. Hoe In de totalen van de UPA hebben wij deze nieuwe regel toegevoegd zodat dit juist wordt doorgegeven richting de UPA. Actie Er is geen actie nodig.  4.4 Wijzigingen APG Instellingen > Gegevensuitwisseling > Interfaces / Periodieke Interface APG Voor APG zijn er geen wijzigingen voor 2024. 5. Aanpassingen Payroll Business 2024 5.1 Jaarlijks controleren en aanpassen op basis van beschikking Belastingdienst Waarom Ieder jaar ontvang je medio november van de Belastingdienst een beschikking waarin staat of jouw organisatie voor het eerstvolgende jaar (nu dus 2024) wordt beschouwd als kleine werkgever, middelgrote werkgever of grote werkgever. Ook vind je in deze beschikking de nieuwe percentages van de Werkhervattingskas die voor jouw onderneming van toepassing zijn.  Actie Controleer op basis van de beschikking of deze gegevens voor het komende jaar correct zijn vastgelegd.  Ga naar Instellingen > Berekening > Gegevens UWV. Controleer of in het veld Keuze Aof premie laag / hoog berekenen de juiste waarde is ingevuld per 1-1-2024. Leg de nieuwe percentages voor de Werkhervattingskas uitgesplitst vast in de velden ZW flex perc werkgever en WGA perc werkgever; als je de helft van de WGA premie verhaalt op de medewerker, vul dan ook het percentage in bij het veld WGA perc werknemer. 5.2 CAO Codes Vanaf 2024 heeft de Belastingdienst een aantal CAO's afgesloten. Dit betekent dat de onderstaande CAO's niet meer worden verstuurd naar de Belastingdienst. Hiervoor hebben wij de omschrijvingen van de CAO's aangepast met de omschrijving: vervallen per 1-1-2024. Actie Medewerker > Contract > CAO Code en Afwijkende CAO code Je hoeft niets te doen. Uit analyse is gebleken dat geen van deze CAO codes in Payroll Business in gebruik zijn. 5.3 Tijdspaarfonds Waarom De Belastingdienst wilt vanaf 1-1-2024 doorkrijgen of er sprake is van een Tijdspaarfonds bij een inkomstenverhouding. Dit hoef je alleen door te geven als er een afspraak is op CAO-niveau of in de arbeidsvoorwaarden tussen werkgever en werknemer. Voorbeeld is de CAO uw en Infra waarbij dit speelt. Hiervoor hebben we een Ja/ nee veld toegevoegd aan het scherm Loonaangifte (contract).  Hoe Medewerker > Contract > Loonaangifte (contract) Met de ingang van 1-1-2024 hebben we het veld Tijdspaarfonds  toegevoegd aan het scherm Loonaangifte (contract). Hierin kun je zo nodig Ja of Nee invullen.  Actie Er is alleen actie nodig als er vanuit de CAO of de arbeidsovereenkomst sprake is van een Tijdspaarfonds. In dat geval moet dit veld altijd worden doorgegeven naar de Belastingdienst. 5.4 Reden Invloed verzekeringsplicht 1 Waarom De Belastingdienst gaat vanaf 1-1-2024 een aantal zaken strenger controleren. Een van die strengere controles betreft signaal L1906. Om jullie als klant op een juiste en gemakkelijke manier te ondersteunen en deze fouten zo vroeg mogelijk in het proces te voorkomen, hebben we ervoor gekozen om het veld Invloed verzekeringsplicht 1 te verhuizen van het scherm Loonaangifte contract naar het scherm Arbeidscontract. Op deze manier kunnen we de logica van dit signaal gebruiken in het mutatieproces en ervoor zorgen dat het niet meer mogelijk is de foutieve mutatie vast te leggen.  Hoe Medewerker > Contract > Arbeidscontract  Met ingang van 1-1-2024 vind je het veld Invloed verzekeringsplicht 1 in het scherm Arbeidscontract waar we het tussen de velden Aard arbeidsverhouding en Reden einde Arbeidsverhouding hebben geplaatst. Actie Er is geen actie nodig. De klanten waarbij dit signaal speelde, hebben we persoonlijk benaderd en gevraag dit op te lossen om de problemen in januari voor te zijn. 6. Wijzigingen in signaleringen 2024 6.1 Fouten Vanaf 2024 hebben we opnieuw van een aantal signalen de ernst Waarschuwing gewijzigd in Fout en ze daarom verplaatst van Waarschuwing naar Fout. Deze verandering kan voortkomen uit het feit dat de Belastingdienst het signaal zwaarder laat wegen, zoals signaal L1906, maar ook omdat jullie als klant graag willen, dat wij helpen om de signalen te voorkomen.    De onderstaande signalen zijn verplaatst van Waarschuwing naar FOUT waardoor het niet meer mogelijk is ze foutief naar de Belastingdienst te sturen. Dit voorkomt dat je een brief van de Belastingdienst ontvangt.  Code 2023 Code 2024 Signaal Nieuwe Tekst 1906 1906 1906 - Arb verh en/of Srt inkv fout bij Invl verz Er is een Code invloed verzekeringsplicht aangegeven terwijl de Code soort inkomstenverhouding niet 11 en 15 is en/of de Code aard arbeidsverhouding 7 of 79 is. 2106 2106 2106 - Publ.recht.aanstelling moet NVT zijn Als de waarde van het veld Soort inkomen ongelijk is aan 11, 13 of 15  OF de waarde van het veld Aard arbeidsverhouding ongelijk is aan 18, dan moet Publiekrechtelijke aanstelling voor onbep. tijd de waarde N.V.T hebben. 2221 2221 2221 - Srt contr moet N zijn bij gekozen Srt ink Als het veld Soort inkomen ongelijk is aan 11, 13, 15, 53 of 62, dan moet het veld Soort contract de waarde Niet van toepassing bevatten. 2222 2222 2222 - Schrift ovk  moet X zijn bij gekozen Srt ink Als het veld Soort inkomen ongelijk is aan 11, 13, 15, 53 of 62, dan moet het veld Schriftelijke arbeidsovk de waarde Niet van toepassing bevatten. 2223 2223 2223 - Opr ovk moet X zijn bij gekozen Srt ink Als het veld Soort inkomen ongelijk is aan 11, 13, 15, 53 of 62, dan moet het veld Oproepovereenkomst de waarde Niet van toepassing bevatten. 6.2 Waarschuwingen Onderstaand signaal heeft een einddatum van 31-12-2023 gekregen. De eerste 2 signalen zijn vervangen door het signaal L1906, dat we hebben aangepast en verbeterd, omdat de Belastingdienst deze situatie vanaf januari 2024 als FOUT gaat behandelen. Het signaal L2212 heeft een einddatum van 31-12-2023 gekregen, omdat de Belastingdienst hier niet meer op gaat signaleren. Code 2023 Code 2024 Signaal Toelichting - - Bij Invl. verz. pl. hoort niet Arb.verh.: 7 of 79 Als het veld Invloed verzekeringsplicht 1 een waarde bevat, dan mag het veld Aard arbeidsverhouding niet de waarde 07 (Stagiair) of 79 (Opting-in-regeling) bevatten. - - Bij Invloed verz.pl. hoort Soort inkomen: 11 of 15 Als het veld Invloed verzekeringsplicht 1 is gevuld, dan moet het veld Soort inkomen de waarde 11 (Loon ambtenaar (Ambt.wet 1929)) of 15 (Loon, overig) bevatten. 2212 - 2212 - Aant verl uren 0 als loon is vak.bijs. + AVWBedrag Als Loon in geld groter is dan € 0 en gelijk is aan de som van vakantiebijslag en arbeidsvoorwaardenbedrag,  én het veld Incidentele inkomstenvermindering is ongelijk aan Z (Ziekte) en de Datum einde inkomstenverhouding is leeg, dan moet het aantal verloonde uren gelijk zijn aan 0. 6.3 Informatief De Belastingdienst controleert op meer zaken dan waar ze op afkeuren of waarover ze een brief sturen. Sommige signalen worden aan de Software leveranciers alvast teruggegeven als informatief signaal. Dit zijn signalen waar de Belastingdienst al wel last van heeft in de administratie, maar er nog over nadenkt om deze in een later stadium als signaal terug te gaan geven aan de inhoudingsplichtige. Deze geven ze dus al wel aan de Software Leverancier terug, zodat deze er samen met de klanten voor kunnen zorgen dat dit wordt opgelost voordat ze deze per brief gaan terugkoppelen. Om jullie als klant hierbij te ondersteunen gaan we vanaf 1-1-2024 onderstaande signalen als Informatieve signalen teruggeven in het Signaleringsverslag.  Code 2023 Code 2024 Signaal Toelichting - C0223 C0223 - Code invloed verzekeringsplicht onjuist Je hebt de code invloed verzekeringsplicht aangeleverd met A of B, terwijl de indicatie verzekerd WAO/IVA/WGA, indicatie verzekerd WW en/of indicatie verzekerd ZW de waarde J heeft. - C1124 C1124 - Soort inkomst.verh/Werkgeversbijdrage fout Je hebt de Werkgeversheffing Zvw gevuld met een bedrag ongelijk aan € 0 terwijl de Code soort inkomstenverhouding / inkomenscode gelijk is aan 17.  

Vanaf dinsdag 20-02-2024 is het mogelijk om handmatig aanpassingen te doen in de loonaangifte over 2023 wanneer je geen gebruik maakt van de correctiemodus: Lees in bijgevoegde PDF hoe je dit kunt doen.  

Hier vind je het nieuws van december 2023, speciaal voor gebruikers van Visma.net. 

Voorbereiden nieuw verlofjaar Hieronder lees je welke stappen je moet doorlopen bij de jaarovergang naar het nieuwe verlofjaar. 1. Acties Wij adviseren om het volgende verlofjaar al vast voor te bereiden door het uitvoeren van de volgende acties:  werkroosters genereren collectief verlof aanvragen feestdagen inrichten  feestdagencluster(s) inrichten verlofregelingen controleren Basisinrichting verlof gereed? Let er op dat de basisinrichting voor verlof gereed is. Dit houdt in dat: De Feestdagen zijn geselecteerd OF Dat de Feestdagenclusters zijn gedefinieerd en aan de medewerkers zijn gekoppeld. De benodigde werkpatronen zijn gedefinieerd en dat in de HR stuurgegevens de juiste aansturing voor verlof en werkpatroon aanwezig is. De verlofregeling bijgewerkt moet zijn en voldoet aan de eisen van het nieuwe jaar. Zijn bovenstaande 3 punten in orde, genereer dan de werkpatronen. Zijn bovenstaande 4 punten in orde, genereer dan verlofrecht. Aandachtspunten Let op: de jaartallen in de afbeeldingen kunnen afwijken In de afbeeldingen hieronder kunnen andere jaartallen staan. Je kunt waar een afwijkend jaartal staat, natuurlijk 2023 voor het oude jaar en 2024 voor het nieuwe verlofjaar invullen.  Nieuw verlofjaar zo laat mogelijk activeren  Wij adviseren om het nieuwe verlofjaar zo laat mogelijk te activeren, bij voorkeur in het volgende jaar. 2. Werkroosters toekennen en genereren 2a Feestdagen cluster Let op: als je gebruik maakt van Feestdagen (stap 3), kun je stap 2a overslaan. Instellingen > Werkpatroon > Feestdagenclusters  Maak je gebruik van feestdagenclusters, volg dan de stappen hieronder. Meer informatie over feestdagenclusters vind je in de online help, zoekterm Feestdagenclusters.  Als een feestdagencluster aan het dienstverband van een medewerker is gekoppeld, wordt voor die medewerker rekening gehouden met de specifieke feestdagen die in dat  cluster staan. Stap 1: Kies in het menu Instellingen > Werkpatroon > Feestdagenclusters. Het scherm Feestdagenclusters opent (afb 01), Stap 2: Selecteer de Peildatum waarop je het feestdagencluster wilt aanpassen of aanmaken. afb. 01 Stap 3: nieuw feestdagencluster aanmaken.  Klik rechtsboven de groene balk op Toevoegen  . Vul de clustercode en clusternaam in en klik op Opslaan. Stap 4: Selecteer de feestdagen Klik in deelscherm rechtsboven de groene balk op Toevoegen  . Je ziet het scherm Selecteer feestdagen.  Selecteer één of meer feestdagen: dit kan met de ctrl-toets of shift-toets + klikken.  Klik op Selecteer en vervolgens op Opslaan. Stap 5: Feestdagencluster koppelen aan medewerker. Ga in het menu naar Medewerker > Contract > Dienstverband en selecteer een medewerker. Klik achter het veld Feestdagencluster op het icoon Waarde wijzigen   en selecteer het feestdagencluster door erop te dubbelklikken. Klik in het scherm Dienstverband op Opslaan. Als aan een medewerker een feestdagencluster is gekoppeld, dan zijn in het jaarrooster de feestdagen van dit cluster blauw gekleurd. 2b Werkroosters toekennen en genereren via Werkpatroon Instellingen > Werkpatroon > Werkrooster genereren Het toekennen en genereren van werkroosters doe je via het menu Instellingen > Werkpatroon > Werkrooster genereren. Let op: deze actie moet je per bedrijf uitvoeren.  Klik rechtsboven in het scherm op de knop Toevoegen  . Pas de datum aan en kies bij actie Genereren werkrooster (afb. 02).  Klik rechtsonder op Opslaan om de actie te voltooien.  afb. 02 3. Feestdagen activeren Let op: Als je gebruik maakt van het Feestdagencluster, kan je  stap 3 overslaan. Stap 1: kies Instellingen > Vastlegging > Waardencluster. Het scherm Waardencluster opent (afb. 03). afb. 03 Stap 2: selecteer de juiste ingangsdatum. Stap 3: selecteer de gewenste doelgroep. Let er hierbij op dat je bij Soort doelgroep kiest voor het niveau waarop je altijd de feestdagen inregelt: klant- of bedrijfsniveau.  Stap 4: kies het element Feestdag.  Stap 5: klik op de knop Open. Het scherm met de feestdagen opent. Selecteer de algemene en jaarlijkse feestdagen die voor jouw bedrijf van toepassing zijn. Collectief Verlof toekennen Voordat je het volgende verlofjaar definitief kunt vrijgeven aan de medewerkers binnen de organisatie, leg je het collectief verlof vast. Een collectieve verlofaanvraag leg je vast via Instellingen > Verlof > Collectief verlof (afb. 04).  afb. 04   Veld Toelichting Datum collectief verlof Je moet per dag een collectieve verlofaanvraag vastleggen. Verlofsoort Selecteer een verlofsoort uit de lijst. Aantal verlofuren Vul hier geen uren in als het collectief verlof verrekend moet worden volgens het werkrooster van de medewerkers. Soort verrekening Selecteer een van de opties: Verrekenen Niet verrekenen met verlofsaldo.  Afdeling Je kunt een collectieve verlofdag vastleggen per afdeling.  Let op: dit raden wij niet aan, tenzij het echt noodzakelijk is. Reden verlof Kies hier een reden voor het verlof. Wij raden je aan om dit te doen. Memo Via dit veld kun je eventueel een vrije tekst vastleggen. Het kan natuurlijk binnen de organisatie voorkomen dat er tijdens een collectieve vakantiedag medewerkers aan het werk zijn. Je kunt het collectief verlof dan per medewerker blokkeren in de verlofaanvraag (afb. 05).  Medewerker > Verlof > Verlofaanvraag afb. 05 Als het verlof wordt geblokkeerd, worden de uren teruggeboekt naar 0,00 (afb.06).  afb. 06 Controles bij overgang naar het volgende verlofjaar  Controleer voordat je het nieuwe verlofjaar start de inrichting van de verlofregeling. Mogelijk zijn er binnen jouw organisatie voor het volgende verlofjaar andere afspraken van toepassing waardoor het nodig is de inrichting aan te passen.  Stappen inrichting controleren Kies het menu Instellingen > Verlof > Verlofregeling, selecteer de regeling en klik op Verlofsoorten om het detailscherm Verlofsoorten te openen.  Dubbelklik op een verlofsoort om de kenmerken van deze verlofsoort op te roepen.  Controleer in het tabblad Basisrechten of bij Verlofrecht per jaar (in uren) het standaard aantal uren verlofrecht per jaar op basis van een voltijds dienstverband correct is ingevuld.  Controleer of het veld Max. over te hevelen uren correct is ingevuld.   Controleer zo nodig of het veld Maximaal negatief correct is ingevuld; bij oneindig niets invullen.  Als je via het tabblad Bijzondere rechten leeftijd- en/of dienstjarenrechten hebt toegekend, controleer dan of de peildatums in de verlofsoort zijn ingevuld.  Wil je voor een verlofsoort gebruik maken van Automatische afboeking, controleer dan of het vinkje is aangezet en de prioriteiten zijn bepaald. Gebruik je Self Service, dan moet je het meest recente verlofformulier gebruiken om er zeker van te zijn dat het automatisch afboeken correct verloopt.  Controleer of de juiste Afrondingsmethode is gebruikt.  Aandachtspunten toekennen verlofrecht Drie aandachtspunten Het verlofrecht wordt alleen berekend voor de verlofsoorten die in de verlofregeling zijn vastgelegd. Als een verlofsaldo van een verlofsoort in een verlofregeling negatief is, wordt dit negatieve verlofsaldo altijd overgeheveld naar het volgende jaar ongeacht de keuze die je hebt gemaakt bij het veld Maximum negatief.  De functionaliteit voor Ouderschapsverlof is gewijzigd: informatie over het inrichten van onbetaald en betaald ouderschapsverlof vind je in de online help van HR Core / Payroll Business: zoeken op ouderschapsverlof en op de community in de Handleiding ouderschapsverlof 2023. Verlofrecht nieuw verlofjaar toekennen  Bij het toekennen van verlofrechten voor het nieuwe verlofjaar 20JJ, worden de resterende verlofsaldi van de verlofsoorten (als dit zo is ingericht bij de verlofregeling) overgeheveld en worden de verlofrechten voor het nieuwe verlofjaar toegekend. Stappen toekennen verlofrecht nieuw verlofjaar Kies in het menu Instellingen > Verlof > Verlofrecht toekennen.  Klik rechtsboven in het scherm op de knop Toevoegen  . Het scherm Verlofrecht toekennen opent.  Selecteer de actie Nieuw verlofjaar en klik rechts onderin op de knop Starten (afb. 07). afb. 07 Toekennen verlofrechten uitvoeren voor ieder bedrijf afzonderlijk Binnen een bedrijf worden alle verlofregelingen meegenomen. De actie is pas voltooid als je een datum en een tijd ziet in het overzichtsscherm. Houd er rekening mee dat je deze actie voor elk bedrijf afzonderlijk moet uitvoeren.  Voltooien duurt enige tijd Na deze actie zijn bij de functie Medewerker > Verlof > Verlofsaldo de verlofkaarten van de medewerkers voor het volgende verlofjaar zichtbaar. Het duurt enige tijd voordat de kolom Overgeheveld is gevuld met het overgehevelde saldo van het voorgaande verlofjaar (indien van toepassing).  Verwerkingsverslag Het verwerkingsverslag kun je oproepen via Rapporten > Mijn rapporten.  Aandachtspunten na toekennen rechten  Als je in HR Core Business het toekennen van verlofrecht voor het komende verlofjaar hebt uitgevoerd, is het verlofrecht berekend en heeft het overhevelen van de restsaldi van het voorgaande verlofjaar plaatsgevonden. Wij vragen extra aandacht voor verlofaanvragen en verlofrechtmutaties over het voorgaande jaar. Zie hierna.  Aandachtspunt 1 - Verlofaanvraag in het vorige jaar boeken Als een medewerker, nadat de verlofrechten voor het nieuwe jaar zijn berekend, alsnog een verlofaanvraag indient die betrekking heeft op het voorgaande verlofjaar, wordt de overheveling van het verlofsaldo van het vorige naar het nieuwe verlofjaar automatisch herrekend. Aandachtspunt 2 - Extra Individueel verlofrecht in het vorige verlofjaar Als je voor een medewerker, nadat het nieuwe verlofjaar is geactiveerd, alsnog een Extra Individueel verlofrecht moet vastleggen met een boekingsdatum die valt in het vorige verlofjaar, dan wijzigen daarmee de rechten van het vorige jaar.  Gewijzigde rechten van het vorige verlofjaar worden niet automatisch verwerkt in het huidige verlofjaar. Zie hiervoor de uitleg bij vraag 5 van de Veelgestelde vragen. Veelgestelde vragen 1. Je zit in het jaar 2024. Het verlofjaar 2023 is nog actief. Er wordt een verlofaanvraag vastgelegd voor het verlofjaar 2023. Hoe wordt deze verwerkt?  De verlofaanvraag wordt verwerkt op basis van de begindatum van de verlofaanvraag waarbij wordt gekeken of er voldoende saldo is en of er een vervaldatum aan de verlofsoort is gekoppeld. Op basis van deze gegevens zal de verlofaanvraag verwerkt worden.  2. Het verlofjaar 2023 is nog actief. Er wordt een verlofaanvraag vastgelegd van eind december t/m begin januari die dus over de jaargrens heengaat. Hoe wordt deze verwerkt?  Voorbeeld Er wordt een verlofaanvraag vastgelegd van 29 december 2023 t/m 4 januari 2024. In het actieve verlofjaar (2023) wordt de volledige verlofaanvraag van begindatum t/m einddatum getoond, maar alleen de uren voor 2023 (= 24 uur) worden afgeschreven en getoond (afb .08). afb. 08  Hierbij wordt gekeken of er voldoende saldo is en of er een vervaldatum aan de verlofsoort is gekoppeld. Zodra het verlofjaar 2024 actief is, worden de verlofuren die van toepassing zijn op dit verlofjaar verrekend.  3. Het verlofjaar 2023 is nog actief. Er wordt een verlofaanvraag vastgelegd voor het jaar 2024. Hoe wordt deze verwerkt?  De verlofaanvraag wordt verwerkt op basis van de begindatum van de verlofaanvraag. Hierbij wordt gekeken naar de inhoud van de verlofregeling (op full time basis). De uren van de verlofaanvraag worden gereserveerd. De medewerkers zien wel de verlofaanvraag die is ingelegd, maar niet hun saldo van 2023. 4. Het verlofjaar 2023 is actief. Er wordt een verlofaanvraag vastgelegd die over de jaargrens heengaat. Hoe wordt deze verwerkt?  Voorbeeld - dit voorbeeld is gebaseerd op een eerder jaar, maar het principe is hetzelfde Er wordt een verlofaanvraag vastgelegd van 29 december 2021 t/m 4 januari 2022. In het actieve verlofjaar (2022) wordt de volledige verlofaanvraag getoond, maar alleen de uren voor 2022 worden afgeschreven en getoond, waarbij het systeem kijkt of er voldoende saldo is en of er een vervaldatum aan de verlofsoort is gekoppeld.  Bij een fulltime dienstverband is dit 8 uur omdat 1 januari als feestdag is aangemerkt (afb. 09). Voor het verlofjaar 2021 zijn de opgenomen 24 uur afgeboekt in 2021 en tevens gecorrigeerd in de kolom overgehevelde uren bij het verlofjaar 2022.  afb. 09 Bij een verlofaanvraag over het jaar heen via automatisch afboeken, worden in het actieve verlofjaar de uren afgeboekt van de verlofsoort waar nog uren voor zijn. Dit houdt in dat de uren die worden afgeboekt, kunnen worden verdeeld over zowel wettelijk als bovenwettelijk verlof. De uren voor het volgende jaar worden opnieuw vastgesteld op basis van de Prioriteits die is vastgelegd in de verlofsoort. Meer informatie - Online help: zie de toelichting in het helponderwerp Verlofregeling voor het veld Prioriteit en de optie Automatische afboeking. 5. Het nieuwe verlofjaar 2024 is toegekend, maar er moet nog Extra Individueel Verlofrecht met boekingsdatum in 2023 worden ingevoerd. Hoe doe je dat?  Als je nog een extra individueel recht wilt toekennen aan een of meer medewerkers, kun je het beste de volgende stappen doorlopen.  Stap 1 Voer de gewenste extra individuele verlofrechten in voor de betreffende medewerker via de functie Medewerker > Verlof > Extra Individueel Verlofrecht. Let op: kies hier voor de juiste peildatum. Stap 2 Ga naar het verlofsaldo van de medewerker.   Selecteer bovenin verlofjaar waarvoor je zojuist Extra individueel recht hebt toegekend (2023). Klik rechts onderin in het scherm op de knop Herberekenen. Na de herberekening wordt het scherm automatisch ververst en zit je in het actieve verlofjaar. Als je teruggaat naar het vorige verlofjaar zie je dat de uren zijn toegekend en in het actieve verlofjaar correct zijn overgeheveld.  6. Hoe kan ik Extra individueel verlofrecht voor meerdere medewerkers tegelijk invoeren in het actieve verlofjaar?  Het is mogelijk om Extra individueel verlofrecht (collectief) te importeren via het menu Beheer > Import/Export > Aanmaken Excel bestand. Volg hiervoor de volgende stappen  Stap 1 Open het Excel-bestand door bij het menu Beheer > Import/Export > Aanmaken Excel bestand de definitie Importeren Extra Individueel Recht te selecteren en rechts onderin het scherm te klikken op de knop Maak bestand (afb. 10).  afb. 10  Stap 2 Bekijk het Excel-bestand. Dit ziet eruit zoals in afb. 11 en kan voor jou qua kolomindeling afwijken. afb. 11  Stap 3 Selecteer in het Excel-bestand alle kolommen (in dit voorbeeld A t/m I), klik met de linker muisknop en kies de optie: Format cells met de optie Text (Engelse versie) / Cel eigenschappen met de optie Tekst (Nederlandse versie). Klik op OK om de gekozen optie vast te leggen (afb. 12).  afb. 12 Stap 4  Selecteer in het Excel-bestand alleen de kolommen die met een datum gevuld moeten worden (in dit voorbeeld kolom D). Klik met de linker muisknop en kies de optie Format cells met de optie Date.(Engelse versie) / Cel eigenschappen met de optie Datum (Nederlandse versie).  Klik op OK om de gekozen optie vast te leggen (afb. 13).  afb. 13  Stap 5 Je kunt nu de kolommen vullen met de gegevens van de medewerkers waarvoor een Extra Individueel Verlofrecht moet worden toegekend. Je ziet in dit voorbeeld dat in de kolommen waar een cijfer wordt ingevuld, een ‘ verschijnt. Dit is het juiste format (afb. 13).  Onderaan het Excel-bestand zie je twee tabbladen. Hierin vind je de codes voor Type recht en Verlofsoort (afb.14). Bij de verlofsoort kun je kiezen voor de verlofsoorten die in de verlofregeling(en) zijn opgenomen. Vervolgens sla je het Excel-document lokaal op je PC op.   afb. 14  Stap 6 Selecteer het bij stap 5 opgeslagen Excel-bestand met de knop Browse door via het menu Beheer > Import/Export > Importeer Excel bestand de importdefinitie Importeren Extra Individueel Recht te selecteren.  Klik op de knop Importeer bestand rechts onderin het scherm om het bestand in te lezen en de Extra Individuele Rechten bij de betreffende medewerkers te boeken (afb. 15). afb. 15 7. Bij sommige verlofsoorten wordt het verlofsaldo van vorig jaar (2023) niet overgeheveld. Wat kan hiervan de oorzaak zijn?  De twee meest voorkomende oorzaken zijn:  1. Het veld Max aantal over te hevelen uren is niet correct gevuld in de verlofregeling. Dit kun je aanpassen door het wijzigen van de verlofregeling via het menu Instellingen > Verlof > Verlofregeling. Controleer of het veld Max aantal over te hevelen uren in de betreffende verlofsoort inderdaad niet correct is ingevuld. Als je de verlofregeling aanpast, moet je daarna via Instellingen > Verlof > Verlofrecht de actie Huidig verlofjaar corrigeren uitvoeren.   Let op: correcties in een verlofregeling moet je aanpassen met de juiste peildatum. In deze situatie is dit 1 januari van het voorgaande verlofjaar = 1-1-2023. 2. Als een medewerker per 1-1-2024 een andere verlofregeling krijgt, worden eventuele restsaldi, zowel positieve als negatieve, niet overgeheveld.  We adviseren om hiervoor contact op te nemen met een consultant.  8. Kan ik vervallen verlof bij medewerkers in 2023 nog terugzien?  Bij het starten van het verlofjaar 2024 zijn vervallen uren uit het verlofjaar 2023 niet meer zichtbaar. In HR Core Business kun je deze vervallen rechten nog terugzien via het verlofjaar 2023 menu Medewerker > Verlof > Verlofsaldo.  

Salarisproductie en loonaangifte maand december 2023 voor BPO small NFP klanten: Heb je alle relevante salarismutaties voor dit jaar al doorgegeven aan je salaristeam?   Controleer of je voor onderstaande onderwerpen nog mutaties hebt voor het kalenderjaar 2023. Lever deze mutaties dan uiterlijk in de maand december aan bij je salaristeam.   Te controleren onderwerpen:  Beschikking Gedifferentieerde Whk premie 2023 (bij wijzigingen in 2023 de laatste beschikking).  Auto van de zaak.  Gage betalingen aan artiesten. Gebruikelijkloonregeling en verzekeringsplicht voor de DGA (Directeur-grootaandeelhouder) en familieleden (Handboek LH 2023, hoofdstuk 18.1).  Inkomensnorm (deskundigheidsvereiste) binnen de 30%-regeling voor werknemers komend uit het buitenland. (Handboek LH 2023, hoofdstuk 19.4).  Nacalculatie vaste reiskostenvergoeding woon-werkverkeer vastgesteld via methode 1 (36 weken-eis) als de reisafstand groter is dan 75 km enkele reis.(Handboek LH 2023, hoofdstuk 23.1.2).  Loonkostenvoordeel (LKV): Zijn de juiste documenten aanwezig om LKV aan te vragen en zijn de mutaties hiervoor doorgegeven aan uw salaristeam? (Handboek LH 2023, hoofdstuk 27). Juiste urenverantwoording voor subsidies LIV en LKV (Handboek LH 2023, hoofdstuk 27). Werkkostenregeling (WKR) (Handboek Loonheffingen 2023, hoofdstuk 10 en 22). Loonaangifte maand december 2023: De loonaangifte over de maand december 2023 wordt pas tegen het einde van de maand januari 2024 door jouw salaristeam bij de Belastingdienst ingediend. Je ontvangt de mail met de melding dat de loonaangifte over de maand december 2023 is ingediend, daarom pas in de laatste week van januari 2024.   Link: Belastingdienst Handboek Loonheffingen 2023

Aanleveren beschikking 2024 aan je BPO small NFP salaristeam: Om vanaf 2024 in de loonaangifte direct de juiste bedragen te berekenen voor de premieafdracht Whk en Aof, verzoeken wij je de nieuwe Whk / Aof beschikking 2024 uiterlijk met de salarismutaties voor de maand januari 2024 bij je salaristeam aan te leveren.   Laat het salaristeam ook weten als jouw onderneming eigenrisicodrager (ER) is geworden per 1 januari 2024, of juist weer is teruggekeerd naar de publieke verzekering via UWV. In deze situaties ontvangt je ook een beschikking van de Belastingdienst.   De basispremie Aof (arbeidsongeschiktheidsfonds) is vanaf het kalenderjaar 2022 vervangen door een gedifferentieerde Aof premie. Kleine werkgevers betalen een lagere Aof premie dan (middel)grote werkgevers. Met deze verlaging komt het kabinet kleine werkgevers financieel tegemoet in de kosten van de loondoorbetaling bij ziekte. Kleine werkgevers kunnen het premievoordeel gebruiken voor herverzekering van loonkosten tijdens ziekte. Dit kan o.a. via de MKB-verzuimontzorgverzekering.   Kleine werkgever: De Belastingdienst geeft op de beschikking aan of de werkgever voor de Whk premie en de Aof premie een kleine of (middel)grote onderneming is. De grens bij een kleine werkgever wordt ook in 2024 gesteld op 25 maal het gemiddeld premieloon per werknemer per jaar.   Controle en bezwaar maken: Het is belangrijk dat je de ontvangen beschikking goed controleert. Zijn de juiste loonsommen gebruikt en zijn de toegerekende uitkeringslasten wel juist. Voor de toegerekende uitkeringslasten kun je een specificatie instroomgegevens bij de Belastingdienst opvragen. Je hebt de mogelijkheid om binnen 6 weken na dagtekening van de beschikking bezwaar te maken tegen de vastgestelde premie. Kleine werkgevers betalen een vaste sectorale premie en krijgen in plaats van een beschikking een ‘mededeling’ van de Belastingdienst met de sectorpremie voor 2024. Tegen de hoogte van de sectorpremie kan geen bezwaar worden gemaakt.   Meer informatie: Meer informatie over deze beschikking kun je vinden op de website van de UWV via onderstaande link.   Link: UWV en gedifferentieerde premies 2024

De aanlevering van pensioen- en verzekeringsgegevens wordt een steeds belangrijker onderdeel van het payroll proces. Waar dit tot een paar jaar geleden nog volledig handmatig werd doorgegeven, zijn er de afgelopen tijd behoorlijke stappen gezet om dit volledig te automatiseren.   Uniformering pensioenaanlevering De afgelopen jaren hebben verschillende partijen zich ingezet voor een Uniforme Pensioenaanlevering waarbij het gemak voor zowel de bedrijven als de pensioenfondsen centraal staat. Wij als YouServe volgen deze ontwikkelingen op de voet en werken nauw samen met de pensioenfondsen en (pensioen)verzekeraars om tijdige en correcte gegevensuitwisseling te garanderen.      Nieuwe oplossing Visma YouServe heeft een volledig nieuwe oplossing ontwikkeld voor het aanmaken en (geautomatiseerd) insturen van aangiften naar pensioenfondsen en (pensioen)verzekeraars. Hiermee zorgen we dat gegevens op een uniforme wijze, tijdig en correct worden aangeleverd en de administratie bij de pensioenfondsen en (pensioen)verzekeraars correct en up to date is.   Alle wijzigingen van indienst, uitdienst, pensioengevende lonen, parttime percentages etc. verstuur je direct naar het pensioenfonds en/of (pensioen)verzekeraar. Dit bespaart veel tijd en voorkomt fouten bij het handmatig verwerken van alle wijzigingen. Ook correcties met terugwerkende kracht worden op een juiste wijze verwerkt.   Kosten De kosten voor het geautomatiseerd aanleveren van gegevens aan pensioenfondsen en/of -verzekeraars wordt berekend op basis van het feitelijk gebruik en wordt maandelijks achteraf op basis van nacalculatie gefactureerd.   De prijs per medewerker (EPR) bedraagt € 0,20 per maand (prijspeil 2024)   Visma | YouServe  onderscheidt zich van andere software leveranciers door vrijwel alle pensioenfondsen en (pensioen)verzekeraars te ondersteunen.     Een overzicht van fondsen en verzekeraars:  Uniforme Pensioen Aangifte ( UPA) Achmea (APS) Fonds Appel Fonds AZL Fonds Centric Fonds Capgemini Fonds PGB Fonds PGGM Fonds TKP Fonds     Uniforme Pensioen Aangifte ( UPA) AAP Verzekeraar ASR Verzekeraar AxyWare Verzekeraar BeFrank Verzekeraar LifeSight Verzekeraar Zwitserleven Verzekeraar Stichting PAWW ( per 1-1-'24) Verzekeraar     Algemene Pensioen Groep ( APG) ABP Fonds Architecten Fonds Bouw Fonds Loyalis Fonds Schoonmaak Fonds Woondiensten Fonds     Keylane ( API ) Aegon Verzekeraar A.S.R. Verzekeraar Allianz Verzekeraar Avero Achmea Verzekeraar CB Achmea Verzekeraar Nationale Nederlanden Verzekeraar   Online Help De informatie in dit artikel is ook via de Online help van Payroll Business te vinden. Daar zal altijd een recente lijst beschikbaar zijn die zal worden aangepast wanneer er een verandering van toepassing is. Kijk daarom altijd eerst in de Online Help.   Staat jouw fonds of verzekeraar er niet tussen? Mocht je jouw fonds of verzekeraar er niet tussen zien staan, neem dan contact op met de  servicedesk van Visma YouServe.