Kennisbank YouServe

Jaarwerkproductie 2024 voor BPO large NFP klanten:    Tot welke datum kun je nog mutaties aanleveren voor de jaarwerkproductie 2024?   De uiterste inleverdatum voor mutaties is met jou afgesproken in de jaarplanning salarisadministratie.    Algemene informatie jaarwerkproductie 2024:   Aan de jaarwerkproductie 2024 wordt géén fiscaal tijdvak gekoppeld. Mutaties voor extra uren, oproepuren, overwerkuren, ORT vergoedingen en reiskostendeclaraties over de maand december 2024, worden daarom verwerkt in uw salarisproductie van januari 2025.     Welke mutaties kun je nog wel in de jaarwerkproductie 2024 aanleveren?  Nieuwe werknemers met een datum in-dienst in 2024 die nog niet zijn aangemeld Werknemers die nog uitdienst gemeld moeten worden in 2024.  Herrekeningmutaties van vaste looncomponenten over 2024, zoals een deeltijdpercentage.  Meeruren en kostendeclaraties van werknemers die in 2024 uitdienst zijn getreden. 

Jaarwerkproductie 2024 voor BPO small NFP klanten:    Tot welke datum kun je nog mutaties aanleveren voor de jaarwerkproductie 2024?   De uiterste inleverdatum voor mutaties die nog in de jaarwerkproductie 2024 verwerkt moeten worden, is vrijdag 3 januari 2025.    Algemene informatie jaarwerkproductie 2024:   Aan de jaarwerkproductie 2024 wordt géén fiscaal tijdvak gekoppeld. Mutaties voor extra uren, oproepuren, overwerkuren, ORT vergoedingen en reiskostendeclaraties over de maand december 2024, worden daarom verwerkt in uw salarisproductie van januari 2025.     Welke mutaties kun je nog wel in de jaarwerkproductie 2024 aanleveren?  Nieuwe werknemers met een datum in-dienst in 2024 die nog niet zijn aangemeld Werknemers die nog uitdienst gemeld moeten worden in 2024.  Herrekeningmutaties van vaste looncomponenten over 2024, zoals een deeltijdpercentage.  Meeruren en kostendeclaraties van werknemers die in 2024 uitdienst zijn getreden.    Extra informatie jaarwerkproductie 2024: In de laatste week van november ontvang je van je salaristeam via e-mail nog extra informatie over de jaarwerkproductie 2024. Deze informatie gaat dan over de jaarovergang 2024-2025, de WKR (werkkostenregeling) en de geschenkenregeling.  

Salarisproductie en loonaangifte maand december 2024 voor BPO small NFP klanten: Heb je alle relevante salarismutaties voor dit jaar al doorgegeven aan je salaristeam?   Controleer of je voor onderstaande onderwerpen nog mutaties hebt voor het kalenderjaar 2024. Lever deze mutaties dan uiterlijk in de maand december 2024 aan bij je salaristeam.   Te controleren onderwerpen:  Beschikking Gedifferentieerde Whk premie 2024 (bij wijzigingen in 2024 de laatste beschikking).  Auto van de zaak.  Gage betalingen aan artiesten. Gebruikelijkloonregeling en verzekeringsplicht voor de DGA (Directeur  grootaandeelhouder) en familieleden (Handboek LH 2024, hoofdstuk 18.1).  Inkomensnorm (deskundigheidsvereiste) binnen de 30%-regeling voor werknemers komend uit het buitenland. (Handboek LH 2024, hoofdstuk 19.4).  Nacalculatie vaste reiskostenvergoeding woon-werkverkeer vastgesteld via methode 1 (36 weken-eis) als de reisafstand groter is dan 75 km enkele reis.(Handboek LH 2024, hoofdstuk 23.1.2).  Loonkostenvoordeel (LKV): Zijn de juiste documenten aanwezig om LKV aan te vragen en zijn de mutaties hiervoor doorgegeven aan uw salaristeam? (Handboek LH 2024, hoofdstuk 27). Juiste urenverantwoording voor subsidies LIV en LKV (Handboek LH 2024, hoofdstuk 27).  Werkkostenregeling (WKR) (Handboek Loonheffingen 2024, hoofdstuk 10 en 22). Link: Belastingdienst Handboek Loonheffingen 2024   Loonaangifte maand december 2024: De loonaangifte over de maand december 2024 wordt pas tegen het einde van de maand januari 2025 door jouw salaristeam bij de Belastingdienst ingediend. Je ontvangt de mail met de melding dat de loonaangifte over de maand december 2024 is ingediend, daarom pas in de laatste week van januari 2025.    

Aanleveren beschikking 2025 aan uw salaristeam: Om vanaf 2025 in de loonaangifte direct de juiste bedragen te berekenen voor de premieafdracht Whk en Aof, verzoeken wij je de nieuwe Whk / Aof beschikking 2025 uiterlijk met de salarismutaties voor de maand januari 2025 bij je salaristeam aan te leveren.   Laat het salaristeam ook weten als jouw onderneming eigenrisicodrager (ER) is geworden per 1 januari 2025, of juist weer is teruggekeerd naar de publieke verzekering via UWV. In deze situaties ontvang je ook een beschikking van de Belastingdienst.   De basispremie Aof (arbeidsongeschiktheidsfonds) is vanaf het kalenderjaar 2022 vervangen door een gedifferentieerde Aof premie. Kleine werkgevers betalen een lagere Aof premie dan (middel)grote werkgevers. Met deze verlaging komt het kabinet kleine werkgevers financieel tegemoet in de kosten van de loondoorbetaling bij ziekte. Kleine werkgevers kunnen het premievoordeel gebruiken voor herverzekering van loonkosten tijdens ziekte. Dit kan o.a. via de MKB-verzuimontzorgverzekering.   Kleine werkgever: De Belastingdienst geeft op de beschikking aan of de werkgever voor de Whk premie en de Aof premie een kleine of (middel)grote onderneming is. De grens bij een kleine werkgever wordt ook in 2025 gesteld op 25 maal het gemiddeld premieloon per werknemer per jaar.   Controle en bezwaar maken: Het is belangrijk dat je de ontvangen beschikking goed controleert. Zijn de juiste loonsommen gebruikt en zijn de toegerekende uitkeringslasten wel juist. Voor de toegerekende uitkeringslasten kun je een specificatie-instroomgegevens bij de Belastingdienst opvragen. Je hebt de mogelijkheid om binnen 6 weken na dagtekening van de beschikking bezwaar te maken tegen de vastgestelde premie.   Kleine werkgevers betalen een vaste sectorale premie en krijgen in plaats van een beschikking een ‘mededeling’ van de Belastingdienst met de sectorpremie voor 2025. Tegen de hoogte van desectorpremie kan geen bezwaar worden gemaakt.   Meer informatie: Meer informatie over deze beschikking kun je vinden op de website van de UWV via onderstaande link. Link: UWV en gedifferentieerde premies 2025

  Update vrijdag 26 juli 2024 Het is vanaf heden ook weer mogelijk als beheerder in Gebruikersbeheer het veld "Herstel e-mail adres" te wijzigen. De tekst in onderstaand artikel is hierop aangepast. Oorspronkelijk kennisbank artikel Er zijn recent drie toevoegingen gerealiseerd binnen Gebruikersbeheer:   1. Auditlog van een gebruiker downloaden Naast dat je in Gebruikersbeheer de gebruikerslijst kunt downloaden, is het vanaf nu ook mogelijk om de audit log te downloaden per gebruiker. Hieronder leggen wij uit hoe je dit kunt doen.   2. Sorteren op 'Status In het overzicht gebruikers kan er vanaf nu worden gesorteerd op ‘status’. Alle kolommen met de pijltjes naast de kolomnaam kunnen worden gesorteerd.   3. Raadplegen Wijzigen herstel/recovery e-mailadres Het herstel/recovery e-mailadres van de gebruiker is nu ook weer te raadplegen. Het is weer mogelijk om dit e-mailadres als beheerder te wijzigen.     Hoe kan ik de auditlog van een gebruiker downloaden?  1. Zoek de gebruiker op waar je de audit log van wilt downloaden en klik op ‘details bekijken    2. Scroll naar beneden tot je bij Audit log aankomt (indien van toepassing)     3. Klik op Alles bekijken 4. Klik vervolgens op ‘Download audit log’    5. Het CSV bestand wordt nu gedownload   Gebruik de Excelfunctie ‘Tekst naar kolommen/Text to Columns’ om de waardes die gescheiden zijn door een komma in aparte kolommen te plaatsen.   

Zoals in dit artikel gemeld, bieden we vanaf dinsdag 4 juni 2024 nieuw Gebruikersbeheer aan. Inmiddels is dit verder uitgebreid op donderdag 13 juni 2024, zie dit artikel. Daarom is er een nieuwe, aangepaste handleiding geschreven, zie bijlage (versie juni 2024).    In deze handleiding nemen we je mee in alle processen omtrent gebruikers die beschikbaar zijn in Gebruikersbeheer. Denk hierbij aan het aanmaken, wijzigingen, blokkeren en verwijderen van gebruikers. Deze handleiding is geschreven voor beheerders. 

Vanaf dinsdag 20-02-2024 is het mogelijk om handmatig aanpassingen te doen in de loonaangifte over 2023 wanneer je geen gebruik maakt van de correctiemodus: Lees in bijgevoegde PDF hoe je dit kunt doen.  

In de maand februari 2024 zullen, zonder nader tegenbericht, de volgende salarisverhogingen en/of eenmalige uitkeringen worden doorgevoerd:   Cao Salarisverhogingen in productie februari 2024 Huisartsenzorg Afhankelijk van inschaling volgt een salarisverhoging van 4,00% of 5,00%.     Algemeen Cao Cao informatie Voor meer informatie over salarisverhogingen, eenmalige uitkeringen en andere cao aanpassingen verwijzen we je graag naar de website van de vakbond of werkgeversvereniging.

Voorbereiden nieuw verlofjaar Hieronder lees je welke stappen je moet doorlopen bij de jaarovergang naar het nieuwe verlofjaar. 1. Acties Wij adviseren om het volgende verlofjaar al vast voor te bereiden door het uitvoeren van de volgende acties:  werkroosters genereren collectief verlof aanvragen feestdagen inrichten  feestdagencluster(s) inrichten verlofregelingen controleren Basisinrichting verlof gereed? Let er op dat de basisinrichting voor verlof gereed is. Dit houdt in dat: De Feestdagen zijn geselecteerd OF Dat de Feestdagenclusters zijn gedefinieerd en aan de medewerkers zijn gekoppeld. De benodigde werkpatronen zijn gedefinieerd en dat in de HR stuurgegevens de juiste aansturing voor verlof en werkpatroon aanwezig is. De verlofregeling bijgewerkt moet zijn en voldoet aan de eisen van het nieuwe jaar. Zijn bovenstaande 3 punten in orde, genereer dan de werkpatronen. Zijn bovenstaande 4 punten in orde, genereer dan verlofrecht. Aandachtspunten Let op: de jaartallen in de afbeeldingen kunnen afwijken In de afbeeldingen hieronder kunnen andere jaartallen staan. Je kunt waar een afwijkend jaartal staat, natuurlijk 2023 voor het oude jaar en 2024 voor het nieuwe verlofjaar invullen.  Nieuw verlofjaar zo laat mogelijk activeren  Wij adviseren om het nieuwe verlofjaar zo laat mogelijk te activeren, bij voorkeur in het volgende jaar. 2. Werkroosters toekennen en genereren 2a Feestdagen cluster Let op: als je gebruik maakt van Feestdagen (stap 3), kun je stap 2a overslaan. Instellingen > Werkpatroon > Feestdagenclusters  Maak je gebruik van feestdagenclusters, volg dan de stappen hieronder. Meer informatie over feestdagenclusters vind je in de online help, zoekterm Feestdagenclusters.  Als een feestdagencluster aan het dienstverband van een medewerker is gekoppeld, wordt voor die medewerker rekening gehouden met de specifieke feestdagen die in dat  cluster staan. Stap 1: Kies in het menu Instellingen > Werkpatroon > Feestdagenclusters. Het scherm Feestdagenclusters opent (afb 01), Stap 2: Selecteer de Peildatum waarop je het feestdagencluster wilt aanpassen of aanmaken. afb. 01 Stap 3: nieuw feestdagencluster aanmaken.  Klik rechtsboven de groene balk op Toevoegen  . Vul de clustercode en clusternaam in en klik op Opslaan. Stap 4: Selecteer de feestdagen Klik in deelscherm rechtsboven de groene balk op Toevoegen  . Je ziet het scherm Selecteer feestdagen.  Selecteer één of meer feestdagen: dit kan met de ctrl-toets of shift-toets + klikken.  Klik op Selecteer en vervolgens op Opslaan. Stap 5: Feestdagencluster koppelen aan medewerker. Ga in het menu naar Medewerker > Contract > Dienstverband en selecteer een medewerker. Klik achter het veld Feestdagencluster op het icoon Waarde wijzigen   en selecteer het feestdagencluster door erop te dubbelklikken. Klik in het scherm Dienstverband op Opslaan. Als aan een medewerker een feestdagencluster is gekoppeld, dan zijn in het jaarrooster de feestdagen van dit cluster blauw gekleurd. 2b Werkroosters toekennen en genereren via Werkpatroon Instellingen > Werkpatroon > Werkrooster genereren Het toekennen en genereren van werkroosters doe je via het menu Instellingen > Werkpatroon > Werkrooster genereren. Let op: deze actie moet je per bedrijf uitvoeren.  Klik rechtsboven in het scherm op de knop Toevoegen  . Pas de datum aan en kies bij actie Genereren werkrooster (afb. 02).  Klik rechtsonder op Opslaan om de actie te voltooien.  afb. 02 3. Feestdagen activeren Let op: Als je gebruik maakt van het Feestdagencluster, kan je  stap 3 overslaan. Stap 1: kies Instellingen > Vastlegging > Waardencluster. Het scherm Waardencluster opent (afb. 03). afb. 03 Stap 2: selecteer de juiste ingangsdatum. Stap 3: selecteer de gewenste doelgroep. Let er hierbij op dat je bij Soort doelgroep kiest voor het niveau waarop je altijd de feestdagen inregelt: klant- of bedrijfsniveau.  Stap 4: kies het element Feestdag.  Stap 5: klik op de knop Open. Het scherm met de feestdagen opent. Selecteer de algemene en jaarlijkse feestdagen die voor jouw bedrijf van toepassing zijn. Collectief Verlof toekennen Voordat je het volgende verlofjaar definitief kunt vrijgeven aan de medewerkers binnen de organisatie, leg je het collectief verlof vast. Een collectieve verlofaanvraag leg je vast via Instellingen > Verlof > Collectief verlof (afb. 04).  afb. 04   Veld Toelichting Datum collectief verlof Je moet per dag een collectieve verlofaanvraag vastleggen. Verlofsoort Selecteer een verlofsoort uit de lijst. Aantal verlofuren Vul hier geen uren in als het collectief verlof verrekend moet worden volgens het werkrooster van de medewerkers. Soort verrekening Selecteer een van de opties: Verrekenen Niet verrekenen met verlofsaldo.  Afdeling Je kunt een collectieve verlofdag vastleggen per afdeling.  Let op: dit raden wij niet aan, tenzij het echt noodzakelijk is. Reden verlof Kies hier een reden voor het verlof. Wij raden je aan om dit te doen. Memo Via dit veld kun je eventueel een vrije tekst vastleggen. Het kan natuurlijk binnen de organisatie voorkomen dat er tijdens een collectieve vakantiedag medewerkers aan het werk zijn. Je kunt het collectief verlof dan per medewerker blokkeren in de verlofaanvraag (afb. 05).  Medewerker > Verlof > Verlofaanvraag afb. 05 Als het verlof wordt geblokkeerd, worden de uren teruggeboekt naar 0,00 (afb.06).  afb. 06 Controles bij overgang naar het volgende verlofjaar  Controleer voordat je het nieuwe verlofjaar start de inrichting van de verlofregeling. Mogelijk zijn er binnen jouw organisatie voor het volgende verlofjaar andere afspraken van toepassing waardoor het nodig is de inrichting aan te passen.  Stappen inrichting controleren Kies het menu Instellingen > Verlof > Verlofregeling, selecteer de regeling en klik op Verlofsoorten om het detailscherm Verlofsoorten te openen.  Dubbelklik op een verlofsoort om de kenmerken van deze verlofsoort op te roepen.  Controleer in het tabblad Basisrechten of bij Verlofrecht per jaar (in uren) het standaard aantal uren verlofrecht per jaar op basis van een voltijds dienstverband correct is ingevuld.  Controleer of het veld Max. over te hevelen uren correct is ingevuld.   Controleer zo nodig of het veld Maximaal negatief correct is ingevuld; bij oneindig niets invullen.  Als je via het tabblad Bijzondere rechten leeftijd- en/of dienstjarenrechten hebt toegekend, controleer dan of de peildatums in de verlofsoort zijn ingevuld.  Wil je voor een verlofsoort gebruik maken van Automatische afboeking, controleer dan of het vinkje is aangezet en de prioriteiten zijn bepaald. Gebruik je Self Service, dan moet je het meest recente verlofformulier gebruiken om er zeker van te zijn dat het automatisch afboeken correct verloopt.  Controleer of de juiste Afrondingsmethode is gebruikt.  Aandachtspunten toekennen verlofrecht Drie aandachtspunten Het verlofrecht wordt alleen berekend voor de verlofsoorten die in de verlofregeling zijn vastgelegd. Als een verlofsaldo van een verlofsoort in een verlofregeling negatief is, wordt dit negatieve verlofsaldo altijd overgeheveld naar het volgende jaar ongeacht de keuze die je hebt gemaakt bij het veld Maximum negatief.  De functionaliteit voor Ouderschapsverlof is gewijzigd: informatie over het inrichten van onbetaald en betaald ouderschapsverlof vind je in de online help van HR Core / Payroll Business: zoeken op ouderschapsverlof en op de community in de Handleiding ouderschapsverlof 2023. Verlofrecht nieuw verlofjaar toekennen  Bij het toekennen van verlofrechten voor het nieuwe verlofjaar 20JJ, worden de resterende verlofsaldi van de verlofsoorten (als dit zo is ingericht bij de verlofregeling) overgeheveld en worden de verlofrechten voor het nieuwe verlofjaar toegekend. Stappen toekennen verlofrecht nieuw verlofjaar Kies in het menu Instellingen > Verlof > Verlofrecht toekennen.  Klik rechtsboven in het scherm op de knop Toevoegen  . Het scherm Verlofrecht toekennen opent.  Selecteer de actie Nieuw verlofjaar en klik rechts onderin op de knop Starten (afb. 07). afb. 07 Toekennen verlofrechten uitvoeren voor ieder bedrijf afzonderlijk Binnen een bedrijf worden alle verlofregelingen meegenomen. De actie is pas voltooid als je een datum en een tijd ziet in het overzichtsscherm. Houd er rekening mee dat je deze actie voor elk bedrijf afzonderlijk moet uitvoeren.  Voltooien duurt enige tijd Na deze actie zijn bij de functie Medewerker > Verlof > Verlofsaldo de verlofkaarten van de medewerkers voor het volgende verlofjaar zichtbaar. Het duurt enige tijd voordat de kolom Overgeheveld is gevuld met het overgehevelde saldo van het voorgaande verlofjaar (indien van toepassing).  Verwerkingsverslag Het verwerkingsverslag kun je oproepen via Rapporten > Mijn rapporten.  Aandachtspunten na toekennen rechten  Als je in HR Core Business het toekennen van verlofrecht voor het komende verlofjaar hebt uitgevoerd, is het verlofrecht berekend en heeft het overhevelen van de restsaldi van het voorgaande verlofjaar plaatsgevonden. Wij vragen extra aandacht voor verlofaanvragen en verlofrechtmutaties over het voorgaande jaar. Zie hierna.  Aandachtspunt 1 - Verlofaanvraag in het vorige jaar boeken Als een medewerker, nadat de verlofrechten voor het nieuwe jaar zijn berekend, alsnog een verlofaanvraag indient die betrekking heeft op het voorgaande verlofjaar, wordt de overheveling van het verlofsaldo van het vorige naar het nieuwe verlofjaar automatisch herrekend. Aandachtspunt 2 - Extra Individueel verlofrecht in het vorige verlofjaar Als je voor een medewerker, nadat het nieuwe verlofjaar is geactiveerd, alsnog een Extra Individueel verlofrecht moet vastleggen met een boekingsdatum die valt in het vorige verlofjaar, dan wijzigen daarmee de rechten van het vorige jaar.  Gewijzigde rechten van het vorige verlofjaar worden niet automatisch verwerkt in het huidige verlofjaar. Zie hiervoor de uitleg bij vraag 5 van de Veelgestelde vragen. Veelgestelde vragen 1. Je zit in het jaar 2024. Het verlofjaar 2023 is nog actief. Er wordt een verlofaanvraag vastgelegd voor het verlofjaar 2023. Hoe wordt deze verwerkt?  De verlofaanvraag wordt verwerkt op basis van de begindatum van de verlofaanvraag waarbij wordt gekeken of er voldoende saldo is en of er een vervaldatum aan de verlofsoort is gekoppeld. Op basis van deze gegevens zal de verlofaanvraag verwerkt worden.  2. Het verlofjaar 2023 is nog actief. Er wordt een verlofaanvraag vastgelegd van eind december t/m begin januari die dus over de jaargrens heengaat. Hoe wordt deze verwerkt?  Voorbeeld Er wordt een verlofaanvraag vastgelegd van 29 december 2023 t/m 4 januari 2024. In het actieve verlofjaar (2023) wordt de volledige verlofaanvraag van begindatum t/m einddatum getoond, maar alleen de uren voor 2023 (= 24 uur) worden afgeschreven en getoond (afb .08). afb. 08  Hierbij wordt gekeken of er voldoende saldo is en of er een vervaldatum aan de verlofsoort is gekoppeld. Zodra het verlofjaar 2024 actief is, worden de verlofuren die van toepassing zijn op dit verlofjaar verrekend.  3. Het verlofjaar 2023 is nog actief. Er wordt een verlofaanvraag vastgelegd voor het jaar 2024. Hoe wordt deze verwerkt?  De verlofaanvraag wordt verwerkt op basis van de begindatum van de verlofaanvraag. Hierbij wordt gekeken naar de inhoud van de verlofregeling (op full time basis). De uren van de verlofaanvraag worden gereserveerd. De medewerkers zien wel de verlofaanvraag die is ingelegd, maar niet hun saldo van 2023. 4. Het verlofjaar 2023 is actief. Er wordt een verlofaanvraag vastgelegd die over de jaargrens heengaat. Hoe wordt deze verwerkt?  Voorbeeld - dit voorbeeld is gebaseerd op een eerder jaar, maar het principe is hetzelfde Er wordt een verlofaanvraag vastgelegd van 29 december 2021 t/m 4 januari 2022. In het actieve verlofjaar (2022) wordt de volledige verlofaanvraag getoond, maar alleen de uren voor 2022 worden afgeschreven en getoond, waarbij het systeem kijkt of er voldoende saldo is en of er een vervaldatum aan de verlofsoort is gekoppeld.  Bij een fulltime dienstverband is dit 8 uur omdat 1 januari als feestdag is aangemerkt (afb. 09). Voor het verlofjaar 2021 zijn de opgenomen 24 uur afgeboekt in 2021 en tevens gecorrigeerd in de kolom overgehevelde uren bij het verlofjaar 2022.  afb. 09 Bij een verlofaanvraag over het jaar heen via automatisch afboeken, worden in het actieve verlofjaar de uren afgeboekt van de verlofsoort waar nog uren voor zijn. Dit houdt in dat de uren die worden afgeboekt, kunnen worden verdeeld over zowel wettelijk als bovenwettelijk verlof. De uren voor het volgende jaar worden opnieuw vastgesteld op basis van de Prioriteits die is vastgelegd in de verlofsoort. Meer informatie - Online help: zie de toelichting in het helponderwerp Verlofregeling voor het veld Prioriteit en de optie Automatische afboeking. 5. Het nieuwe verlofjaar 2024 is toegekend, maar er moet nog Extra Individueel Verlofrecht met boekingsdatum in 2023 worden ingevoerd. Hoe doe je dat?  Als je nog een extra individueel recht wilt toekennen aan een of meer medewerkers, kun je het beste de volgende stappen doorlopen.  Stap 1 Voer de gewenste extra individuele verlofrechten in voor de betreffende medewerker via de functie Medewerker > Verlof > Extra Individueel Verlofrecht. Let op: kies hier voor de juiste peildatum. Stap 2 Ga naar het verlofsaldo van de medewerker.   Selecteer bovenin verlofjaar waarvoor je zojuist Extra individueel recht hebt toegekend (2023). Klik rechts onderin in het scherm op de knop Herberekenen. Na de herberekening wordt het scherm automatisch ververst en zit je in het actieve verlofjaar. Als je teruggaat naar het vorige verlofjaar zie je dat de uren zijn toegekend en in het actieve verlofjaar correct zijn overgeheveld.  6. Hoe kan ik Extra individueel verlofrecht voor meerdere medewerkers tegelijk invoeren in het actieve verlofjaar?  Het is mogelijk om Extra individueel verlofrecht (collectief) te importeren via het menu Beheer > Import/Export > Aanmaken Excel bestand. Volg hiervoor de volgende stappen  Stap 1 Open het Excel-bestand door bij het menu Beheer > Import/Export > Aanmaken Excel bestand de definitie Importeren Extra Individueel Recht te selecteren en rechts onderin het scherm te klikken op de knop Maak bestand (afb. 10).  afb. 10  Stap 2 Bekijk het Excel-bestand. Dit ziet eruit zoals in afb. 11 en kan voor jou qua kolomindeling afwijken. afb. 11  Stap 3 Selecteer in het Excel-bestand alle kolommen (in dit voorbeeld A t/m I), klik met de linker muisknop en kies de optie: Format cells met de optie Text (Engelse versie) / Cel eigenschappen met de optie Tekst (Nederlandse versie). Klik op OK om de gekozen optie vast te leggen (afb. 12).  afb. 12 Stap 4  Selecteer in het Excel-bestand alleen de kolommen die met een datum gevuld moeten worden (in dit voorbeeld kolom D). Klik met de linker muisknop en kies de optie Format cells met de optie Date.(Engelse versie) / Cel eigenschappen met de optie Datum (Nederlandse versie).  Klik op OK om de gekozen optie vast te leggen (afb. 13).  afb. 13  Stap 5 Je kunt nu de kolommen vullen met de gegevens van de medewerkers waarvoor een Extra Individueel Verlofrecht moet worden toegekend. Je ziet in dit voorbeeld dat in de kolommen waar een cijfer wordt ingevuld, een ‘ verschijnt. Dit is het juiste format (afb. 13).  Onderaan het Excel-bestand zie je twee tabbladen. Hierin vind je de codes voor Type recht en Verlofsoort (afb.14). Bij de verlofsoort kun je kiezen voor de verlofsoorten die in de verlofregeling(en) zijn opgenomen. Vervolgens sla je het Excel-document lokaal op je PC op.   afb. 14  Stap 6 Selecteer het bij stap 5 opgeslagen Excel-bestand met de knop Browse door via het menu Beheer > Import/Export > Importeer Excel bestand de importdefinitie Importeren Extra Individueel Recht te selecteren.  Klik op de knop Importeer bestand rechts onderin het scherm om het bestand in te lezen en de Extra Individuele Rechten bij de betreffende medewerkers te boeken (afb. 15). afb. 15 7. Bij sommige verlofsoorten wordt het verlofsaldo van vorig jaar (2023) niet overgeheveld. Wat kan hiervan de oorzaak zijn?  De twee meest voorkomende oorzaken zijn:  1. Het veld Max aantal over te hevelen uren is niet correct gevuld in de verlofregeling. Dit kun je aanpassen door het wijzigen van de verlofregeling via het menu Instellingen > Verlof > Verlofregeling. Controleer of het veld Max aantal over te hevelen uren in de betreffende verlofsoort inderdaad niet correct is ingevuld. Als je de verlofregeling aanpast, moet je daarna via Instellingen > Verlof > Verlofrecht de actie Huidig verlofjaar corrigeren uitvoeren.   Let op: correcties in een verlofregeling moet je aanpassen met de juiste peildatum. In deze situatie is dit 1 januari van het voorgaande verlofjaar = 1-1-2023. 2. Als een medewerker per 1-1-2024 een andere verlofregeling krijgt, worden eventuele restsaldi, zowel positieve als negatieve, niet overgeheveld.  We adviseren om hiervoor contact op te nemen met een consultant.  8. Kan ik vervallen verlof bij medewerkers in 2023 nog terugzien?  Bij het starten van het verlofjaar 2024 zijn vervallen uren uit het verlofjaar 2023 niet meer zichtbaar. In HR Core Business kun je deze vervallen rechten nog terugzien via het verlofjaar 2023 menu Medewerker > Verlof > Verlofsaldo.  

1. Hoe sluit ik het jaar 2023 af? Het jaar wordt definitief afgesloten, zodra de eerste verwerking van het nieuwe jaar is opgestart. Let op Als er eenmaal een eerste verwerking van het nieuwe jaar is opgestart, kun je geen salarisverwerking over het oude jaar meer uitvoeren. Wel heb je bij het rekenen in 2024 de keuze tussen rekenen in de nabetaalmodus of de correctiemodus (zie vraag 6). Aanvullende verwerking als laatste periode al is afgesloten Let op: een aanvullende verwerking wordt gestart voor alle medewerkers. Als er tussen de laatste (definitieve) verwerking en het tijdstip van uitvoeren van de aanvullende verwerking, mutaties zijn ingevoerd voor het af te sluiten jaar, neemt Payroll Business deze allemaal mee in de aanvullende verwerking. Uiterste aangiftedatum Voor alle periodiciteiten geldt als uiterste aangiftedatum 31-01-2024. Op die datum moet ook de laatste betaling over 2023 door de Belastingdienst zijn ontvangen. Rekening houdend met een maximale verwerkingstijd van drie dagen, adviseren wij om uiterlijk 25 januari 2024 een laatste definitieve (aanvullende) verwerking voor 2023 uit te voeren.  2. Hoe kan ik jaaropgaven afroepen? Het afroepen van jaaropgaven is mogelijk zodra je 2023 definitief hebt afgesloten. Vanaf dat moment kun je zelf bepalen wanneer je de jaaropgaven aanvraagt en hoe de distributie plaatsvindt. Let op: controleer de instellingen voordat je de jaaropgave opvraagt. Via Beheer > Jaarafsluiting > Aanvraag jaaropgaven vraag je de jaaropgaven per bedrijf aan. Als je vanaf periode 01 in nabetaalmodus werkt (zie vraag 6), zorg er dan voor dat je de jaaropgaven pas afroept als je er zeker van bent dat je geen aanvullende verwerking over 2023 meer uitvoert. De doorlooptijd tot het moment waarop de jaaropgaven worden verzonden is twee tot drie werkdagen. Als je in periode 01 in de correctiemodus gaat werken, heb je twee opties: Je wacht met het verzenden van de jaaropgaven totdat periode 01 is afgesloten, schakelt daarna over op nabetaalmodus en roept dan de jaaropgaven af voor alle medewerkers. Maar je kunt er ook voor kiezen om bij het afsluiten van 2023 alle medewerkers een normale jaaropgaaf te sturen en pas in februari of maart vervangende jaaropgaven te sturen naar de medewerkers waarvoor correcties zijn uitgevoerd. Let op dat je bij het opvragen het juiste jaar afroept. Via Instellingen > Salarisspecificaties > Afdrukken en verzenden jaaropgaven leg je vast hoe je de jaaropgaaf wilt laten verzenden. Controleer voordat je de jaaropgaven afroept, de ingevulde gegevens. Als je voor een bedrijf voor de eerste keer jaaropgaven afroept, klik dan eerst op de knop Toevoegen . Selecteer het bedrijf en vul daarna de gewenste velden in het scherm Afdrukken en verzenden jaaropgaven. Via het scherm Medewerker > Arbeidsrelatie > Arbeidsrelatie kun je in het veld Jaaropgaven afdrukken de waarde Ja of Nee invullen. Hiermee kun je per medewerker afwijken van de bedrijfsinstellingen. Gebruik hierbij als ingangsdatum uiterlijk de laatste dag van de laatste afrekenperiode. Via Rapporten > Controle > Ad-hoc rapportage (uitgebreid) selecteer je het gegevenselement Jaaropgaven afdrukken om de instellingen per medewerker te controleren. Kies als ingangsdatum de laatste dag van de laatste periode, op deze manier selecteer je ook medewerkers die in de loop van de laatste periode pas in dienst zijn gekomen. Dit rapport laat de waarden zien die voor de betreffende medewerkers worden toegepast. Als er bij de medewerker een mutatie is vastgelegd, zie je die waarde. Als er bij een medewerker géén mutatie is vastgelegd, zie je de default inrichting die je hebt vastgelegd via Instellingen > Salarisspecificaties  > Afdrukken en verzenden jaaropgaven. Als je alleen de medewerkers wilt zien waarvoor een afwijkende waarde is vastgelegd, kun je het beste het mutatieverslag gebruiken. Medewerkers voor wie Algehele blokkering en Blokkeren interface Loonaangifte op Ja staat, maar die wel een verloningsresultaat hebben in 2023, neemt Payroll Business mee in het proces voor het aanvragen van de jaaropgaven. Salarisdossier Maak je gebruik van het Salarisdossier? Dan gelden de volgende aandachtspunten: Controleer eventuele afwijkingen op medewerkerniveau. Dit doe je via Rapporten > Controle > Ad-hoc rapportage (uitgebreid): gegevenselement Jaaropgaven afdrukken. De jaaropgaven worden pas in het  Salarisdossier  geplaatst nadat je via Beheer > Jaarafsluiting > Aanvraag jaaropgaven de jaaropgaven hebt aangevraagd. In uitzonderingsgevallen kun je er in het  Salarisdossier  voor kiezen om specifieke jaaropgaven niet te publiceren richting de medewerker. In  Salarisdossier  kun je op medewerkerniveau de jaaropgave afkeuren en niet publiceren. 3. Hoe worden de referentietabellen Pensioenen/fondsen en Salarisschaal aangepast? De manier waarop de referentietabellen Pensioenen/fondsen worden aangepast, hangt af van de vraag of het gaat om een benoemde of eigen pensioenregeling (of fonds). Via Rapporten > Instellingen > Overzicht bedrijfsinrichting >  optie  Referentietabellen kun je de inrichting van de eigen regelingen controleren. Benoemde (CAO-)regelingen Pensioenen/fondsen Benoemde regelingen voor Pensioenen/fondsen zijn CAO-regelingen die Visma Youserve ondersteunt. Aanpassingen in de referentietabellen voor benoemde regelingen voor Pensioenen/fondsen worden door Visma Youserve verwerkt. Wij informeren je hierover via de Community. Eigen regelingen Pensioenen/fondsen en Salarisschalen Aanpassingen in de referentietabellen Pensioenen/fondsen eigen regeling en in de referentietabel Salarisschaal kun je zelf uitvoeren via Instellingen > Berekening > Referentietabellen.  4. Waar kan ik de percentages van de Gedifferentieerde premie Whk invoeren? De Gedifferentieerde premie Werkhervattingskas bestaat uit de volgende delen: Premiedeel WGA Premiedeel ZW-flex De premiepercentages kun je invoeren in het scherm: Instellingen > Berekening > Gegevens UWV. Deze premies worden door de Belastingdienst verstrekt. 5. Wordt het Jaarloon bijzondere beloningen automatisch berekend? Ja het Jaarloon bijzondere beloningen wordt automatisch berekend op basis van de laatste verwerkingsperiode van het voorgaande jaar. In de volgende gevallen stelt Payroll Business geen jaarloon bijzondere beloningen vast: als in het scherm  Loonheffingen (medewerker)  het veld Jaarloon BT berek blokkeren op Ja staat. als in het scherm  Loonheffingen (medewerker)  het veld Jaarloon bijz. bel. handmatig is ingevoerd. Rapport opvragen voor controle Via Rapporten > Controle > Ad-hoc rapportage (uitgebreid) vraag je het gegevenselement Jaarloon bijz. bel. op. Voor medewerkers met een Jaarloon bijz. bel. op een grens van de bijzonder tarieftabellen, is het raadzaam om in overleg met hen dit jaarloon naar boven bij te stellen, om te voorkomen dat er te weinig loonheffing wordt ingehouden. 6. Hoe ga ik om met correcties en nabetalingen over 2023? Veel wijzigingen die je straks in 2024 met terugwerkende kracht (TWK) vastlegt in 2023, kun je op twee manieren verwerken: als correctie of als nabetaling. Correctie Loonheffingen en premies worden uitgerekend volgens de regels van 2023 en aangegeven in het betreffende tijdvak van 2023. Nabetaling Loonheffingen en premies worden uitgerekend volgens de regels van 2024 en aangegeven in het actuele tijdvak van 2024. Specifieke verrekeningen zoals de  Fiscale correctie lease auto  en de toepassing van de 30%-regeling moet je altijd in het voorgaande jaar verwerken. Je kunt er voor kiezen om in 2024 in de nabetaalmodus te gaan draaien of je kunt er voor kiezen om eerst in de correctiemodus te blijven.  Aandachtspunten Nabetaalmodus In de nabetaalmodus kiezen veel gebruikers er voor om zo lang mogelijk aanvullende verwerkingen in het oude jaar te blijven draaien en de eerste verwerking van het nieuwe jaar uit te stellen. Zodoende is er maximaal de tijd om nog wijzigingen over 2023 door te voeren.  Als je dan na de eerste verwerking van periode 2024-01 constateert dat er nog mutaties over 2023 moeten plaatsvinden, kun je dit alleen doen met handmatige correcties: Je moet dan handmatige correcties voor 2023 rechtstreeks in de Loonaangifte vastleggen. Daarnaast moet je handmatig een gecorrigeerde jaaropgave aan de medewerker verstrekken. Correctiemodus Het voordeel van de correctiemodus is dat je, zolang als je wilt in de correctiemodus kunt blijven werken, ook als je al bent begonnen met verwerkingen in het nieuwe jaar: Kies je voor de correctiemodus, dan geldt het volgende: Alle herrekenverschillen over vorig jaar worden verwerkt volgens de rekenregels van vorig jaar. Er wordt automatisch een nieuwe loonaangifte van vorig jaar aangemaakt. Voor de medewerkers die het betreft, kun je automatisch een vervangende jaaropgaaf aanmaken. Diverse overzichten bieden de mogelijkheid om op twee manieren naar de gegevens te kijken: actueel, origineel of fiscaal. Controle en wijziging instellingen Instellingen > Algemeen > Stuurgegevens   In het veld Nabetalingen vanaf periode kun je opgeven vanaf welke periode je wilt beginnen met nabetalen. Vanaf die periode worden alle herrekenverschillen over 2023 belast volgens de rekenregels van 2024 en verwerkt in de loonaangifte van 2024. Zolang de ingestelde periode niet is bereikt, blijf je in de correctiemodus: herrekenverschillen over 2023 worden dan belast volgens de rekenregels van 2023 en verwerkt in de loonaangifte van 2023. Voorbeeld 1 Je brengt geen wijziging aan in de standaard waarde: Nabetalingen vanaf periode =  1 Hierdoor worden vanaf periode 1 alle wijzigingen over 2023 als nabetaling verwerkt. Voorbeeld 2 Je legt vast: Nabetalingen vanaf periode =  4 Hierdoor worden gedurende periode 1 t/m 3  alle wijzigingen over 2023 als correctie verwerkt. Voorbeeld 3 Je legt vast: Nabetalingen vanaf periode =  99 Hierdoor worden gedurende het hele jaar alle wijzigingen over 2023 als correctie verwerkt. Overige aandachtspunten voor het invullen van  Nabetalingen vanaf periode Kies een periode waarin normaal gesproken in de onderneming geen correcties meer van toepassing zijn.  Als er vóór die periode toch al nabetalingen moeten plaatsvinden, leg deze dan vast met een eenmalige component Moeten er ná die periode toch correcties plaatsvinden, dan geldt daarvoor de werkwijze tot nu toe: je legt de correcties vast via de module Loonaangifte. Let op  de peildatum verloon je per maand, gebruik dan 1 januari 2024 verloon je per 4-weken, gebruik dan 03 januari 2024  Wijziging Nabetalingen vanaf periode later in het jaar Zodra je binnen een bepaald afrekenjaar een payrollperiode definitief afsluit in de nabetaalmodus, is het niet meer mogelijk om in datzelfde jaar terug te keren naar de correctiemodus. Je kunt wel altijd als peildatum 1 januari van het volgende jaar kiezen en de instellingen voor het nieuwe jaar wijzigen. Ook kun je het tijdvenster voor correcties verlengen, zolang je nog geen salarisperiode in nabetaalmodus heeft afgesloten. Het is mogelijk om midden in een periode over te stappen van correcties naar nabetalingen. Start daarna een vervolgverwerking: voor zover nodig, voert Payroll Business de berekeningen opnieuw uit, dit keer in nabetaalmodus. Het is mogelijk om halverwege de periode over te stappen van nabetaalmodus naar correctiemodus, zolang er nog geen eerdere periode is afgesloten in de nabetaalmodus. Online help Voor meer uitleg over correcties en nabetalingen, zie de uitleg in de online help, onderwerp  Berekening met terugwerkende kracht over de jaargrens heen  bij de Procedurebeschrijvingen. Hier wordt onder andere uitgelegd hoe je de verschillende rapporten kunt gebruiken voor het controleren van de TWK-mutaties. 7. Wanneer kan ik mijn correcties in de loonaangifte over voorgaande jaren inzenden? Correcties in de loonaangifte over voorgaande jaren kun je naar verwachting vanaf februari 2024 inzenden naar de Belastingdienst. Heb je de salarisverwerking voor de laatste periode van 2023 definitief gemaakt en direct de loonaangifte verzonden, dan kun je eventuele correctieberichten die voortkomen uit een aanvullende verwerking van de laatste periode van 2023 pas vanaf februari 2024 inzenden. Als je verwacht dat je aanvullende verwerkingen gaat opstarten over december 2023, wacht dan met het inzenden van de initiële loonaangifte december 2023 totdat je zeker weet dat je het jaar kunt afsluiten en de eerste periode voor 2024 gaat openen.  

Loonaangifte  Bericht voor iedereen die de Loonaangifte door Visma YouServe laat verzorgen. Als Visma YouServe de Loonaangifte voor je verzorgt kan het zijn dat je correspondentie ontvangt van de Belastingdienst over deze aangifte. Deze correspondentie gaat alleen naar de werkgever. Deel de correspondentie onmiddellijk d.m.v een ticket met je contactpersoon bij Visma YouServe. Na de maandelijkse aangifte controleert de Belastingdienst deze op de inhoud. Wanneer zaken niet juist zijn aangeleverd sturen zij deze brief naar jou als klant. Deze brief hebben wij nodig om deze fouten op te lossen en de kwaliteit te waarborgen. Ditzelfde geldt voor de brieven die je als klant ontvangt van het Pensioenfonds.   Pensioenaangifte Bericht voor iedereen die de Pensioenaangifte door Visma YouServe laat verzorgen.   Als Visma YouServe de pensioenaangifte voor je verzorgt kan het zijn dat je correspondentie ontvangt van het Pensioenfonds over deze aangifte. Deze correspondentie gaat alleen naar de werkgever. Deel de correspondentie onmiddellijk d.m.v een ticket met je contactpersoon bij Visma YouServe. Wij kunnen dan beoordelen of wij kunnen helpen bij het beantwoorden van de vraag van het Pensioenfonds c.q. kunnen we helpen bij het oplossen van een issue. 

Hier vind je het nieuws van december 2023, speciaal voor gebruikers van Visma.net. 

Hier vind je de handleidingen van het Visma | Raet Youforce Portaal dewelke nog van toepassing zijn voor de toegang en het beheer van het nieuwe Mijn YouServe portaal. Je kan per bestand kiezen of je een preview wilt of een download.

Salarisproductie en loonaangifte maand december 2023 voor BPO small NFP klanten: Heb je alle relevante salarismutaties voor dit jaar al doorgegeven aan je salaristeam?   Controleer of je voor onderstaande onderwerpen nog mutaties hebt voor het kalenderjaar 2023. Lever deze mutaties dan uiterlijk in de maand december aan bij je salaristeam.   Te controleren onderwerpen:  Beschikking Gedifferentieerde Whk premie 2023 (bij wijzigingen in 2023 de laatste beschikking).  Auto van de zaak.  Gage betalingen aan artiesten. Gebruikelijkloonregeling en verzekeringsplicht voor de DGA (Directeur-grootaandeelhouder) en familieleden (Handboek LH 2023, hoofdstuk 18.1).  Inkomensnorm (deskundigheidsvereiste) binnen de 30%-regeling voor werknemers komend uit het buitenland. (Handboek LH 2023, hoofdstuk 19.4).  Nacalculatie vaste reiskostenvergoeding woon-werkverkeer vastgesteld via methode 1 (36 weken-eis) als de reisafstand groter is dan 75 km enkele reis.(Handboek LH 2023, hoofdstuk 23.1.2).  Loonkostenvoordeel (LKV): Zijn de juiste documenten aanwezig om LKV aan te vragen en zijn de mutaties hiervoor doorgegeven aan uw salaristeam? (Handboek LH 2023, hoofdstuk 27). Juiste urenverantwoording voor subsidies LIV en LKV (Handboek LH 2023, hoofdstuk 27). Werkkostenregeling (WKR) (Handboek Loonheffingen 2023, hoofdstuk 10 en 22). Loonaangifte maand december 2023: De loonaangifte over de maand december 2023 wordt pas tegen het einde van de maand januari 2024 door jouw salaristeam bij de Belastingdienst ingediend. Je ontvangt de mail met de melding dat de loonaangifte over de maand december 2023 is ingediend, daarom pas in de laatste week van januari 2024.   Link: Belastingdienst Handboek Loonheffingen 2023

Aanleveren beschikking 2024 aan je BPO small NFP salaristeam: Om vanaf 2024 in de loonaangifte direct de juiste bedragen te berekenen voor de premieafdracht Whk en Aof, verzoeken wij je de nieuwe Whk / Aof beschikking 2024 uiterlijk met de salarismutaties voor de maand januari 2024 bij je salaristeam aan te leveren.   Laat het salaristeam ook weten als jouw onderneming eigenrisicodrager (ER) is geworden per 1 januari 2024, of juist weer is teruggekeerd naar de publieke verzekering via UWV. In deze situaties ontvangt je ook een beschikking van de Belastingdienst.   De basispremie Aof (arbeidsongeschiktheidsfonds) is vanaf het kalenderjaar 2022 vervangen door een gedifferentieerde Aof premie. Kleine werkgevers betalen een lagere Aof premie dan (middel)grote werkgevers. Met deze verlaging komt het kabinet kleine werkgevers financieel tegemoet in de kosten van de loondoorbetaling bij ziekte. Kleine werkgevers kunnen het premievoordeel gebruiken voor herverzekering van loonkosten tijdens ziekte. Dit kan o.a. via de MKB-verzuimontzorgverzekering.   Kleine werkgever: De Belastingdienst geeft op de beschikking aan of de werkgever voor de Whk premie en de Aof premie een kleine of (middel)grote onderneming is. De grens bij een kleine werkgever wordt ook in 2024 gesteld op 25 maal het gemiddeld premieloon per werknemer per jaar.   Controle en bezwaar maken: Het is belangrijk dat je de ontvangen beschikking goed controleert. Zijn de juiste loonsommen gebruikt en zijn de toegerekende uitkeringslasten wel juist. Voor de toegerekende uitkeringslasten kun je een specificatie instroomgegevens bij de Belastingdienst opvragen. Je hebt de mogelijkheid om binnen 6 weken na dagtekening van de beschikking bezwaar te maken tegen de vastgestelde premie. Kleine werkgevers betalen een vaste sectorale premie en krijgen in plaats van een beschikking een ‘mededeling’ van de Belastingdienst met de sectorpremie voor 2024. Tegen de hoogte van de sectorpremie kan geen bezwaar worden gemaakt.   Meer informatie: Meer informatie over deze beschikking kun je vinden op de website van de UWV via onderstaande link.   Link: UWV en gedifferentieerde premies 2024

In deze Jaarwerk nieuwsbrief: Aanlevering salarismutaties december 2023 (maandverloning) In verband met de komende feestdagen verzoeken wij u vriendelijk de salarismutaties voor de maand december uiterlijk vrijdag 8 december 2023 aan ons te leveren (let op: dit geldt niet voor 4 weken verloningen). Mocht u een andere afspraak hebben gemaakt, dan geldt uiteraard die afspraak. Denk hierbij ook aan de eventueel verstrekte geschenken bij feestdagen (zie volgend hoofdstuk Geschenken), tantièmes, eindejaarsuitkeringen en à-la-carteregelingen. Als het voor u niet mogelijk is om de salarismutaties op tijd aan te leveren, neem dan tijdig contact op met uw salaristeam.  Salarisbetalingen maand december 2023   Als u de salarisbetalingen via Worldline (Equens) laat verwerken, let dan goed op de berichtgeving van uw  bank over tijdige salarisbetalingen vanwege de feestdagen in de maand december 2023.  Jaarafsluiting 2023, correcties en aanvullingen salarisverwerking Wanneer u na ontvangst van uw salarisoutput over december 2023 nog correcties en/of aanvullingen constateert, verzoeken wij u deze direct, maar uiterlijk vrijdag 5 januari 2024 aan uw salaristeam door te geven.   Geschenken   Geschenken aan werknemers in werkkostenruimte De waarde van geschenken in natura (incl. BTW) aan actieve werknemers, zoals kerstpakketten of verstrekkingen met een ideële waarde, kunt u als eindheffingsloon onderbrengen in uw werkkostenruimte (WKR).    In de WKR zijn géén voorwaarden gesteld aan de waarden van uw geschenken. Let op, bij overschrijding van uw fiscale vrije ruimte betaalt u 80% eindheffing over het bedrag van de overschrijding. De totale waarde (incl. BTW) van de geschenken aan uw personeel moet uit uw boekhouding controleerbaar zijn. Een mutatie voor de salarisadministratie is dus niet nodig.    Alleen bij overschrijding van uw fiscale ruimte over 2023 dient u wel een mutatie in te sturen, uiterlijk met uw mutaties van de maand februari 2024. Uw salaristeam kan dan het eindheffingsbedrag in uw loonaangifte opnemen.  Geschenken die u niet onder uw werkkostenruimte brengt, is belastbaar loon  Als u ervoor kiest om uw geschenken (zoals kerstpakketten) niet in uw werkkostenruimte onder te brengen, dienen de geschenken als ‘loon in natura’ verwerkt te worden bij uw werknemers op de loonstrook.  Uw werknemers betalen hierover dan loonheffingen (verlaging netto loon). Vergeet dan niet om tijdig deze mutaties, samen met uw mutaties voor de maand december 2023, aan uw salaristeam door te geven. Geschenken aan post-actieve werknemers (gepensioneerden) Voor het verstrekken van geschenken aan post-actieve werknemers zoals gepensioneerden, bent u verplicht de waarde (incl. BTW) als eindheffingsloon in uw werkkostenruimte (WKR) onder te brengen en in uw boekhouding zichtbaar te maken.   Geschenken aan overige relaties zonder dienstverband zoals vrijwilligers en zakenrelaties Voor geschenken aan vrijwilligers en zakenrelaties is ook afdracht van eindheffing mogelijk via uw loonaangifte. De waarde van deze geschenken blijven voor uw relaties dan buiten de inkomstenbelasting (IB). Maak dit ook kenbaar aan uw relaties. U kunt dit ook in uw Algemene Voorwaarden vastleggen.     Als het geschenk niet duurder is dan € 136,00 moet 45% eindheffing worden berekend. Als de waarde meer is dan € 136,00 dan past u over de gehele waarde een tarief toe van 75%. Stuurt u tijdig een mutatie in naar uw salaristeam om de totale waarde van deze eindheffing in uw loonaangifte van december 2023 te laten opnemen (Eindheffing publiekrechtelijke uitkeringen en tijdelijke knelpunten van ernstige aard). Let op, u mag deze eindheffing alleen toepassen als u hetzelfde geschenk ook aan uw eigen personeel heeft verstrekt. Voor relaties kunt u niet de WKR ruimte gebruiken omdat er géén dienstverband aanwezig is.    Geschenken in geld Dit valt niet onder de geschenkenregeling zoals de Belastingdienst voorschrijft. U kunt als werkgever uiteraard uw werknemers een (bruto) geldbedrag schenken. De verstrekte bedragen worden dan gewoon gezien als loon waarover loonheffingen en premies voor de sociale verzekeringen betaald moeten worden. U kunt de loonheffingen en sociale verzekeringspremies ook voor eigen rekening nemen door de waarde van de geschenken in geld te laten bruteren (netto-bruto). Indien van toepassing dient u hiervoor een mutatie in te sturen.   Sinterklaasfeest    Consumpties Alleen als u het sinterklaasfeest op de werkplek organiseert kunt u de kosten van het feest en de consumpties van uw werknemers, partners en kinderen onder de nihil waardering van de WKR brengen. Wordt het sinterklaasfeest ergens anders georganiseerd dan kunt u de waarde van de consumpties en alle andere kosten van het feest onderbrengen in uw WKR ruimte, zie hoofdstuk Geschenken, eerste alinea.    Cadeaus Cadeaus of snoepgoed verstrekt aan de kinderen van uw medewerkers vormen altijd loon, ongeacht waar het sinterklaasfeest plaatsvindt. U kunt de waarde in het economisch verkeer ook weer onderbrengen in uw WKR ruimte. Anders moet u de waarde hiervan belasten bij uw werknemers.   Cadeaus en consumpties voor niet-werknemers Voor gezinnen van uitzendkrachten en freelancers, kunnen cadeaus en consumpties niet onder de WKR gebracht worden. U kunt als werkgever wel via een eindheffing deze verstrekkingen onbelast laten. Zie hiervoor de informatie bij het onderwerp Geschenken, in dit bericht.   Jaaropgaven 2023    De jaaropgaven over het jaar 2023 zullen wij aan het eind van de week van 22 januari 2024 beschikbaar stellen in het Salarisdossier / naar u opsturen zoals u dat gewend bent. Dit betekent dat uiterlijk vrijdag 26 januari 2024 de jaaropgaven in het Salarisdossier online zijn toegevoegd.   Bij gebruik van het Medewerkersdossier Online kunnen uw medewerkers ook zelf tijdig over hun jaaropgave 2023 beschikken.    Afdrachtverminderingen, Subsidieregeling Praktijkleren en Loonkostensubsidies                                                                                                         Afdrachtverminderingen U kunt op grond van de Wet Vermindering Afdracht loonbelasting en premie voor de volksverzekeringen (WVA), gebruik maken van een vermindering van de belasting- en premieafdracht voor verschillende groepen werknemers of voor bepaalde kosten die u maakt. U hoeft dan minder loonbelasting/premie volksverzekeringen en eindheffing af te dragen dan u hebt aangegeven. U kunt recht hebben op de volgende twee afdrachtverminderingen: Afdrachtvermindering speur- en ontwikkelingswerk Afdrachtvermindering zeevaart Wij adviseren u na te gaan of u optimaal gebruik heeft gemaakt van deze afdrachtverminderingen. In het Handboek Loonheffingen 2023, hoofdstuk 26, treft u alle informatie hierover aan.   Beschikking Whk en Aof premies voor 2024 Heeft u de ‘Beschikking Whk en Aof’ voor het kalenderjaar 2023 al ontvangen van de Belastingdienst?    Aanleveren beschikking 2024 aan uw salaristeam Om vanaf 2024 in uw loonaangifte direct de juiste bedragen te berekenen voor de premieafdracht Whk en Aof, verzoeken wij u de nieuwe Whk / Aof beschikking 2024 uiterlijk voór vrijdag 29 december 2023 aan te leveren.    Laat uw salaristeam ook weten als u eigenrisicodrager bent geworden per 1 januari 2024, of juist weer bent teruggegaan naar de publieke verzekering via UWV. In deze situaties ontvangt u ook een beschikking.    Deze informatie staat ook op de beschikking en is ook noodzakelijk voor een juiste premie berekening en aangifte richting de Belastingdienst   Controle van uw beschikking en bezwaar maken Het is belangrijk dat u de ontvangen beschikking goed controleert. Zijn de juiste loonsommen gebruikt en zijn de toegerekende uitkeringslasten wel juist?   Voor de toegerekende uitkeringslasten kunt u een specificatie instroomgegevens bij de Belastingdienst opvragen. U heeft de mogelijkheid om binnen 6 weken na dagtekening van de beschikking bezwaar te maken tegen de vastgestelde premie.    Kleine werkgevers betalen een vaste sectorale premie en krijgen in plaats van een beschikking een ‘mededeling’ van de Belastingdienst met de sectorpremie voor 2024. Tegen de hoogte van de sectorpremie kan geen bezwaar worden gemaakt.    Tijdspaarfonds Vanaf 2024 is het verplicht om, wanneer een tijdspaarfonds binnen de CAO of het bedrijf van toepassing is, dit door te geven aan de Belastingdienst.   Mochten er bij je CAO of eigen arbeidsvoorwaarden sprake zijn van een tijdspaarfonds dan moeten wij dit uiterlijk vrijdag 29 december 2023 doorkrijgen zodat we dit op tijd kunnen verwerken voor de loonaangifte van januari 2024. Als wij dit niet op tijd verwerken en de Belastingdienst verwacht dit wel door te krijgen zal dit brieven ten gevolgen hebben met een foutcode daarop. Dat willen wij uiteraard voorkomen.   Overige wijzigingen 2024 Voor het jaar 2024 staan er nog een aantal andere belangrijke zaken in de wacht om aangepast te worden. De verwachting is dat de 2e kamer in november 2023 een besluit zal gaan nemen over een aanpassing in de Netto te vergoeden reiskosten per kilometer en de thuiswerkvergoeding.   De verwachting is dat de netto vergoeding per kilometer van € 0,21 naar € 0,23 gaat.  De verwachting van de thuiswerkvergoeding is dat deze zal stijgen van € 2,15 naar €2,35  Wanneer in 2023 bovenstaande bedragen gebruikt worden in de salarisverwerking zullen we deze bedragen aanpassen naar de nieuwe bedragen die gaan gelden voor 2024. Hier hoeft u niets voor te doen. Alleen als u Bezwaar heeft tegen deze automatische verhoging dan ontvangen wij deze graag van u.   Verlofregistratie 2024    Maakt u gebruik van HR Core Business voor uw verlofregistratie? Wij gaan het verlofjaar 2024 op donderdag 4 januari en vrijdag 5 januari 2024 collectief voor al onze klanten vrijgeven. Het is hiervoor niet noodzakelijk om eerst alle verlof mutaties van 2023 af te ronden, omdat onze software zelf over de jaargrens heen de nieuwe standen gaat bepalen wanneer er nog een verlofaanvraag ingediend wordt over het jaar 2023.   Heeft u wijzigingen in de verlofregeling , collectieve vrije dagen of andere bijzonderheden dan vragen wij u dit uiterlijk vrijdag 29 december 2023 aan ons aan te leveren zodat wij dit direct aan kunnen passen alvorens we het nieuwe jaar openstellen  

De aanlevering van pensioen- en verzekeringsgegevens wordt een steeds belangrijker onderdeel van het payroll proces. Waar dit tot een paar jaar geleden nog volledig handmatig werd doorgegeven, zijn er de afgelopen tijd behoorlijke stappen gezet om dit volledig te automatiseren.   Uniformering pensioenaanlevering De afgelopen jaren hebben verschillende partijen zich ingezet voor een Uniforme Pensioenaanlevering waarbij het gemak voor zowel de bedrijven als de pensioenfondsen centraal staat. Wij als YouServe volgen deze ontwikkelingen op de voet en werken nauw samen met de pensioenfondsen en (pensioen)verzekeraars om tijdige en correcte gegevensuitwisseling te garanderen.      Nieuwe oplossing Visma YouServe heeft een volledig nieuwe oplossing ontwikkeld voor het aanmaken en (geautomatiseerd) insturen van aangiften naar pensioenfondsen en (pensioen)verzekeraars. Hiermee zorgen we dat gegevens op een uniforme wijze, tijdig en correct worden aangeleverd en de administratie bij de pensioenfondsen en (pensioen)verzekeraars correct en up to date is.   Alle wijzigingen van indienst, uitdienst, pensioengevende lonen, parttime percentages etc. verstuur je direct naar het pensioenfonds en/of (pensioen)verzekeraar. Dit bespaart veel tijd en voorkomt fouten bij het handmatig verwerken van alle wijzigingen. Ook correcties met terugwerkende kracht worden op een juiste wijze verwerkt.   Kosten De kosten voor het geautomatiseerd aanleveren van gegevens aan pensioenfondsen en/of -verzekeraars wordt berekend op basis van het feitelijk gebruik en wordt maandelijks achteraf op basis van nacalculatie gefactureerd.   De prijs per medewerker (EPR) bedraagt € 0,20 per maand (prijspeil 2024)   Visma | YouServe  onderscheidt zich van andere software leveranciers door vrijwel alle pensioenfondsen en (pensioen)verzekeraars te ondersteunen.     Een overzicht van fondsen en verzekeraars:  Uniforme Pensioen Aangifte ( UPA) Achmea (APS) Fonds Appel Fonds AZL Fonds Centric Fonds Capgemini Fonds PGB Fonds PGGM Fonds TKP Fonds     Uniforme Pensioen Aangifte ( UPA) AAP Verzekeraar ASR Verzekeraar AxyWare Verzekeraar BeFrank Verzekeraar LifeSight Verzekeraar Zwitserleven Verzekeraar Stichting PAWW ( per 1-1-'24) Verzekeraar     Algemene Pensioen Groep ( APG) ABP Fonds Architecten Fonds Bouw Fonds Loyalis Fonds Schoonmaak Fonds Woondiensten Fonds     Keylane ( API ) Aegon Verzekeraar A.S.R. Verzekeraar Allianz Verzekeraar Avero Achmea Verzekeraar CB Achmea Verzekeraar Nationale Nederlanden Verzekeraar   Online Help De informatie in dit artikel is ook via de Online help van Payroll Business te vinden. Daar zal altijd een recente lijst beschikbaar zijn die zal worden aangepast wanneer er een verandering van toepassing is. Kijk daarom altijd eerst in de Online Help.   Staat jouw fonds of verzekeraar er niet tussen? Mocht je jouw fonds of verzekeraar er niet tussen zien staan, neem dan contact op met de  servicedesk van Visma YouServe.  

In de maand september 2023 zijn de volgende salarisverhogingen en/of eenmalige uitkeringen verwerkt:   Cao Salarisverhogingen in productie september 2023: Gehandicaptenzorg (GHZ) De cao is verlengd met elf maanden t/m 31 december 2024. Vanaf 1 september 2023 is de eerste salarisverhoging van 3,00% met een bodem van € 80,00 verwerkt.      Latere maanden 2023   Cao  Salarisverhogingen in latere maanden 2023: VVT De cao is verlengd met 1 jaar t/m 31 december 2024. Op 1 oktober 2023 volgt de eerste salarisverhoging van 5,00% met een bodem van € 125,00. Daarna volgen nog salarisverhogingen op 1 maart 2024 (2,50%) en 1 oktober 2024 (2,50%). Geestelijke Gezondheidszorg (GGZ) Akkoord over aanvullende loonsverhogingen tijdens de lopende cao. De eerste bruto salarisverhoging van 5,00% (ten minste € 150,00 en ten hoogste € 300,00) volgt op 1 november 2023. Daarna volgt nog een eenmalige uitkering in augustus 2024 (1,00%) en een salarisverhoging van 4,00% in december 2024.     Algemeen  Voor meer informatie over salarisverhogingen, eenmalige uitkeringen en andere cao aanpassingen verwijzen we je graag naar de website van de vakbond of werkgeversvereniging.

  In de maand augustus 2023 is de volgende salarisverhoging doorgevoerd:  Cao Salarisverhogingen in productie augustus 2023: Sociaal Werk Nieuwe cao met looptijd 1 juli 2023 tot 1 augustus 2025. Per 1 juli 2023 geldt een salarisverhoging van 7,00%. Deze salarisverhoging is met terugwerkende kracht tot 1 juli 2023 verwerkt.   Thuiswerkvergoeding: Ontvang je maandelijks de NFP digitale nieuwsbrief? Lees dan ook het onderwerp over de thuiswerkvergoeding. Latere maanden 2023:   Cao Salarisverhogingen in latere maanden 2023: Gehandicaptenzorg (GHZ) De cao is verlengd met elf maanden t/m 31 december 2024. Op 1 september 2023 volgt de eerste salarisverhoging van 3,00% met een bodem van € 80,00. Daarna volgen nog salarisverhogingen op 1 december 2023 (3,005), op 1 juni 2024 (2,00%) en op 1 december 2024 (2,00%) VVT De cao is verlengd met 1 jaar t/m 31 december 2024. Op 1 oktober 2023 volgt de eerste salarisverhoging van 5,00% met een bodem van € 125,00. Daarna volgen nog salarisverhogingen op 1 maart 2024 (2,50%) en 1 oktober 2024 (2,50%). Geestelijke Gezondheidszorg (GGZ) Akkoord over aanvullende loonsverhogingen tijdens de lopende cao. De eerste bruto salarisverhoging van 5,00% (ten minste € 150,00 en ten hoogste € 300,00) volgt op 1 november 2023. Daarna volgt nog een eenmalige uitkering in augustus 2024 (1,00%) en een salarisverhoging van 4,00% in december 2024.  Ziekenhuizen / AMS regeling   update 31 juli: Het akkoord is definitief. De salarisverhoging vanaf januari 2022 en de eenmalige uitkering over 2022, zijn al verwekt in de salarisproductie van december 2022. Hier volgt nu geen verdere actie meer op.     Algemeen Voor meer informatie over salarisverhogingen, eenmalige uitkeringen en andere cao aanpassingen verwijzen we je graag naar de website van de vakbond of werkgeversvereniging.

Cao's: In de maand juni 2023 zijn er geen cao's verwerkt met een salarisverhoging of eenmalige uitkering bekend binnen de sectoren zorg en overheid.   Algemeen: Voor meer informatie over salarisverhogingen, eenmalige uitkeringen en andere cao aanpassingen verwijzen we je graag naar de website van de vakbond of werkgeversvereniging.