Passeli Yritys käyttövinkit

Seuraavassa käyttövinkissä käymme läpi miten Passelissa voidaan käsitellä palkansaajan poissaoloja ja miten poissolotiedot saadaan välittymään Tulorekisteriin.    Poissaolokoodien luonti: Poissaolokoodit luodaan sekä palkallisille poissaoloille että palkatomille poissaoloille ja tämän lisäksi tuntipalkkalaisille luodaan omat poissaolokoodit ja kuukausipalkkalaisille omat. Poissaolokoodit luodaan täällä: Perustiedot-Poissaolokoodit Koodi -kenttään annetaan poissaolokoodi. Pituus enintään 10 merkkiä, pakollinen Selite -kenttään annetaan poissaolokoodia kuvaava selite. Pituus enintään 35 merkkiä, ei pakollinen Palkkalaji -kenttään voidaan valita palkkalaji, jos halutaan, että ohjelma luo automaattisesti poissaolosta palkkatapahtuman sen palkkakauden uudelle palkkalaskelmalle, mihin poissaolo kohdistuu. Palkaton -kenttään laitetaan valinta voimaan jos kirjattava poissaolo on palkatonta poissaoloa. Poissaolon syy -kenttään valitaan luettelosta poissaolon syy. Palkaton ja poissaolon syy tiedot ovat tulorekisterin ilmoitukseen liittyviä ja sinne välittyviä poissaolon tietoja jotka tulee poissaolokoodille antaa jotta palkkatietoilmoitukselle poissaolosta muodostuu tarvittavat tiedot. Kirjattaessa kaikki palkattomat ja palkalliset poissaolot palkkatapahtumiksi, niin tulorekisterin tietoja käyttävät tahot saavat tarvitsemansa tiedot. Yritykseltä poissaoloihin liittyvät tietojen kyselyt pitäisi näin vähentyä tai jäädä kokonaan tarpeettomiksi. Ohessa esimerkin mukainen kuva luoduista poissaolokoodeista:   Kun poissaolokoodit on luotu käydään lisäämässä poissaolokäsittelyä varten tietoja myös Palkkalajeille täällä: Perustiedot-Palkkalajit Lisää poissaolopalkkalajin tietoihin vähintäänkin sille sopiva poissaolokoodi. Tarvittaessa lisää myös lisäpalkkalajit ,yleensä varsinkin kuukausipalkkalaisten poissaolojen ollessa kyseessä kuukausipalkan korjaus/vähennys palkkalaji eli 9900 on hyvä lisätä lisäpalkkalajiksi,ohjelma ymmärtää tällöin tuoda kyseisen lisäpalkkalajin  automaattisesti palkkatapahtuman kirjaukseen kun se on linkitetty poissaolopalkkalajille.  Kuukausipalkkaa kun pitää korjata sen verran kun esimerkiksi sairasajan palkkaa kuukausipalkan sijasta maksetaan. Parhaiten ohjelman saa toimimaan kun huomioidaan erityisesti kuukausipalkkalaisten poissaolojen suhteen myös se mikä on palkkalajien ahinnan peruste  ja miettiä onko ko palkkaperuste käytössä myös henkilökorteilla ja onko henkilökorteille asetettu myös työpäivä/tuntijakaja koska ihanne tilanteessa ohjelma tuo  hinnan ja poissaolopäivien määrän valmiiksi palkkalaskelmalle. Tuntipalkkalaisillehan käsittely on yksinkertaisempi tuntipalkkaa maksetaan niistä tunneista kun on oltu töissä ja sairasajan palkkaa niistä tunneista kun on oltu pois,tällöin ei yleensä tarvitse tuntipalkkalaisten palkkalajeilla murehtia lisäpalkkalaji määrityksiä toisin kuin kuukausipalkkalaisilla.  Poissaolopalkkalajin määrityksistä esimerkki kuva: Lisäpalkkalajien määrityksistä esimerkki kuva:   Poissaolojen kirjaus ja tuonti palkkalaskelmille: Kun poissaolokoodit on luotu ja palkkalajeille on tehty tarvittavat määritykset voidaan henkilölle kirjata poissaolot. Mikäli poissaolokirjaukset tehdään ja poissaolon aikaväli osuu palkkajakson aikaväliin ohjelma osaa vakiopalkkojen luonnin yhteydessä tuoda poissaolot palkkalaskelmille tai jos palkat kirjataan käsin palkkatapahtumien kirjaus toiminolla niin ohjelma kysyy poissaololleelle henkilölle palkkalaskelmaa kirjatessa "Tuodaanko työtä korvaava poissaolo palkkalaskelmalle" johon käyttäjä voi vastata kyllä ja ohjelma tuo poissaolot palkkalaskelmalle. Poissaolot kirjataan täällä: Perustiedot-Poissaolot Laskentaryhmä -valikosta valitaan haluttu ryhmä, jonka palkansaajat tulevat palkansaaja valintaan käytettäviksi. Palkansaaja -valikosta valitaan palkansaaja, jonka poissaolotietoja halutaan kirjata. Poissaolokoodi -kenttään annetaan poissaoloa vastaava koodi jotka olet luonut Perustiedot-Poissaolokoodit toiminnolla Selite -kentässä näytetään poissaolokoodin selite. Apvm -kenttään annetaan poissaolon alkupäivämäärä. Ppvm -kenttään annetaan poissaolon loppupäivämäärä. Apvm -kenttään annetaan poissaolon alkupäivämäärä. Lomaoikeus Ppvm -kenttään annetaan päivämäärä, jonka jälkeen palkansaajalle ei kerry vuosilomaa. Tunnit -kenttään annetaan poissaolon kesto tunneissa. Mikäli poissaolo kestää täysiä päiviä, tunteja ei anneta.  Päivät -kenttään annetaan poissaolo kesto päivissä. Lisätietoa -kenttään voidaan antaa poissaoloon liittyvää lisätietoa. Lisätieto siirtyy palkkatapahtuman selitteeksi, jos poissaolosta luodaan palkkatapahtuma palkkalaskelman luonnin yhteydessä. Esimerkki kuvissa Jouko on ollut sairaana kaksi päivää ja hänelle on tehty poissaolokirjaus Passeliin ja poissaolot tuodaan palkkalaskelmalle ja huomioidaan että Joukolle maksetaan kuukausipalkkaa sen verran vähemmän kun sairasajanpalkkaa vastaavalta ajalta kuukausipalkan tilalle maksetaan.      

Viimeisin Tulorekisteriwebinaari pidettiin 14.2. Kyseiseen webinaariin asiakkaat saivat toimittaa kysymyksiä etukäteisesti. Mikäli et päässyt paikalle kuuntelemaan tai haluat katsoa webinaarin uudelleen,voit tehdä sen tässä.   Huom! Tarkennus kysymykseen jossa käsiteltiin yleishyödyllisten yhteisöjen maksamia korvauksia. Tulolajin valinnan lisäksi tulee Tilastoinnista ottaa yksilöivä tietoryhmä pois. Esim. Kokopäivärahalta otetaan palkkalajin tilastoinnilta pois tai jätetään antamatta tilastointi 7 eli kokopäiväraha koska Tulolaji yksilöi tiedon Tulorekisterille joten erillistä tietoryhmää ei lisätä.

2019 vuoden vaihteesta Palkkaennakon ja vähennyksen käsittely muuttuu tulorekisterin tullessa käyttöön. Palkkaennakosta tulee tilastoida ja maksaa tavanomaiset työantaja ja työntekijä kulut. Palkkaennakkoa ja sen vähennystä tullaan käsittelemään kuten normaalia rahapalkkaa.   Kaikkien Passeliin perustettavien uusien yritysten osalta palkkalajit on jo muutettu uuden ilmoitustavan vaatimusten mukaisesti.     Ohessa ohje tulorekisterin mukainen Palkkaennakon – ja vähennyksen mukainen käsittely vuodesta 2019: Ennakkopalkan maksuun ja vähennykseen käytettävät palkkalajit tulee tarkastaa ja tarvittaessa muuttaa verottajan ja tulorekisterin linjauksen mukaiseksi vuoden 2019 alusta eli Palkkaennakkoa – ja vähennystä tulee käsitellä kuin normaalia rahapalkkaa ja se tulee tilastoitua ja siitä tulee maksaa työnantajan ja työntekijän kulut.   Tuntipalkkalaisten ennakkopalkan maksuun käytetään palkkalajia 119 tai uusissa perustetuissa yrityksissä palkkalaji 118 ja tyypiksi määritellään rahapalkka ja tilastoidaan laskureilla 1 ja 2 rahapalkaksi ja ennakonpidätyksen alaiseksi palkaksi. Kuukausipalkkalaisten ennakkopalkan maksuun käytetään palkkalajia 1019 ja tilastointi laskureilla 1 rahapalkaksi ja laskurilla 2 ennakonpidätyksen alaiseksi palkaksi. Aseta siis palkkalajeillesi nuolen osoittamat tiedot:       Palkkaennakon vähennyskin jatkossa käsitellään rahapalkkana ja tällöin maksamisen yhteydessä palkkaennakon vähennys annetaan negatiivisena lukuna kun se aiemmin on ollut automaattisesti vähentävä palkkalaji.   Aseta siis palkkalajeillesi nuolen osoittamat tiedot:     Ohessa käsittely esimerkkicase ennakkopalkan käsittelystä :   Asiakkaan kysymys: Nyt kun jatkossa palkkaennakoita varten pitää tehdä erillinen palkka-ajo, niin miten veropäivät pitää laittaa siihen? Meillä on normaali palkanmaksupäivä 31.pv ja mahdollisia palkkaennakoita maksetaan 15.pv, mutta se ei ole kuitenkaan puolen kuun palkka, vaan vapaavalintainen summa mikä aina maksetaan. Vai onko veropäivillä enää merkitystä uuden verotuksen myötä, kun kaikilla on yksi vuosituloraja verokorteissa?   Vastaus: Tällöin voi tehdä 2 päivän mittaisen palkkakauden halutuille päiville ja maksupäivän kuten sovittu ja antaa työpäiviin 0 ja veropäiviin 0.Ja tehdä ennakkopalkan käsittely haluttujen summien mukaisesti palkkalaskelmalla ja normaalisti verojen ja vähennysten laskennan. Normaalisti maksettavalla palkkakaudella annetaan oikea palkanlaskentajakso sekä veropäivät että työpäivät kuten kuuluu ja kirjataan palkkalaskelma jossa huomioidaan maksettu ennakkopalkka.   Kirjausesimerkit alla : 1.Ennakkopalkalle tehtävä palkkakausi ja palkan kirjaus:   Palkkatietoilmoitus ennakkopalkasta:     2. Normaalin Palkkakauden luonti ja palkkalaskelman kirjaus jossa huomioidaan palkkaennakon vähennys:  Palkkatietoilmoitus normaalista palkkakaudesta jossa on huomioitu ennakkopalkan vähennys:    

Palkanlaskennassa käytettävät arvot muuttuvat vuosittain. Käyttäjän tulee nämä itse päivittää ohjelman Palkanlaskennan yleistietoihin, ennen kuin tulevan vuoden palkkoja aloitetaan kirjaamaan. Joulukuun loppupuolella uudet laskennan arvot ovat noudettavissa Hae uudet arvot painikkeen toiminnolla.   Palkanlaskenta > Perustiedot > Palkanlaskennan yleistiedot. Tämän osion takaa löydätte eläkelajeille, vakuuttamistiedoille sekä luontoiseduille omat välilehdet. Kaikilta välilehdiltä löytyy painike "Hae uudet arvot", josta saadaan vuodenvaihteessa haettua seuraavalle vuodelle ajantasaiset arvot. Muista hakea arvot kaikille kolmelle välilehdelle ja tallentaa jokainen välilehti erikseen.       Palkanlaskenta > Perustiedot > Tapaturmavakuutukset. Mikäli vakuutussopimus on vaihtunut toiselle vakuutusyhtiölle, tulee tänne luoda uuden tapaturmavakuutuksen tiedot ja siirtää käytössä olevat tapaturmavakuutusluokat uuden vakuutuksen alle. Siirron saatte tehtyä toiminnosta "Tapaturmavakuutusluokat jotka kuuluvat vakuutukseen" siirtämällä ensin vanhasta sopimuksesta pois ja sitten uudelle käyttöön.   Tapaturmavakuutusluokan prosentit tulee tarkistaa ja tallentaa vuodenvaihteessa. Uudet perustiedot seuraavalle vuodelle voit luoda vihreästä "+"- painikkeesta ja kopioida vanhat tiedot pohjaksi. Tapaturmavakuutusluokka sekä -prosentti tulee tallentaa manuaalisesti jokaiselle henkilölle erikseen.     Palkanlaskenta > Perustiedot > Henkilökortisto > Työsuhteet > Verotiedot. Verokortit on mahdollista hakea suoraan ohjelmaan VeroAPI-rajapintaa pitkin tai manuaalisesti tallentamalla. "Hae uudet verokorttitiedot Verottajalta"- painikkeella, voit hakea henkilökortistolle yksittäisen palkansaajan verotiedot. Muista haun jälkeen tallentaa uudet arvot.   Manuaalisesti verokortin päivitys tapahtuu ottamalla välilehti kynän kuvasta muokkaustilaan, sen jälkeen vihreästä "+"-merkistä "uudet perustiedot" ja asettamalla uuden verokortin mukaiset tiedot voimaan. Ohjelmassa on automaattinen laskennan arvojen nollaus vuoden alusta mutta uuden verokortin saapuessa tulee käyttäjän luoda uudet perustiedot uusille verotiedoille itse. Tarkemmat ohjeet verokorttien suorasiirrosta sekä massa hausta löydät täältä. Toiminto käyttää poletteja ja ajantasaisen hinnan löydät polettihinnastosta. Ajantasaisen hinnaston löydät https://www.verkkopasseli.fi/Passeli/Shop/Prices osoitteesta.      

Yrittäjällä tulee olla henkilökortistolla asetettuna eläkelaji, mikäli hän on YEL- tai MYEL-velvollinen.    Näin luot YEL- tai MYEL-vakuutuksen palkanlaskennan yleistietoihin Luo uusi eläkelaji: Perustiedot - Palkanlaskennan yleistiedot - uusi eläkelaji.      Tarkista tarvittavat luvut lomakkeella. Muokkaa tarvittaessa ja muista tallentaa.   Lisää henkilökortistolle yrittäjän taakse oikea eläkelaji.     Palkkatietoilmoitukselle muodostuu vakuuttamisen poikkeustilanteet 3 Ei vakuuttamisvelvollisuutta (työeläkevakuutus) 4 Ei vakuuttamisvelvollisuutta (työtapaturma- ja ammattitautivakuutus) 5 Ei vakuuttamisvelvollisuutta (työttömyysvakuutus)   Näin ilmoitat YEL- tai MYEL-vakuutetun yrittäjän vakuutustiedot Ilmoita yrittäjälle maksettu palkka tulorekisterin tulolajeilla. Ilmoita tieto työeläkevakuutuksesta: Yrittäjän eläkevakuutus (YEL) Maatalousyrittäjän eläkevakuutus (MYEL). Työeläkelaitosta ja eläkejärjestelynumeroa ei ilmoiteta. Ilmoita lisäksi vakuuttamisen poikkeustilanteen tyypit: Ei vakuuttamisvelvollisuutta (työeläkevakuutus) Ei vakuuttamisvelvollisuutta (työttömyysvakuutus) Ei vakuuttamisvelvollisuutta (työtapaturma- ja ammattitautivakuutus). Tulorekisterin sähköisessä asiointipalvelussa tieto on kohdassa "Vakuuttamisen poikkeustilanteet". Muista! Sairausvakuutuksesta ei ilmoiteta vakuuttamisen poikkeustilanteen tyyppiä. Yrittäjälle maksetusta palkasta peritään työnantajan sairausvakuutusmaksu, ja tiedot sairausvakuutusmaksun määrästä ilmoitetaan kerran kuukaudessa työnantajan erillisilmoituksella. Ammattiluokkaa ei ilmoiteta Tulorekisterin ammattiluokituksen (TK10) mukainen ammattiluokka on ilmoitettava vain silloin, jos työntekijä on työtapaturmavakuutettu. Koska YEL- tai MYEL-vakuutetuilla yrittäjillä ei ole velvollisuutta ottaa työtapaturma- ja ammattitautivakuutusta, ei ammattiluokkaa tarvitse ilmoittaa. Lähde: Tulorekisteri  Yrittäjällä ei ole YEL- tai MYEL-vakuutusta Jos henkilö ei ole YEL- tai MYEL velvollinen, tulee henkilökortille asettaa "Yrittäjä, ei YEL- tai MYEL- vakuuttamisvelvollisuutta. Ohjelma laittaa merkinnät automaattisesti kohtiin "ei työnantajan sv-maksua" ja "ei tyött.vak.maksua".     Ei YEL- tai MYEL-vakuutusta Jos yrittäjällä ei ole velvollisuutta ottaa YEL- tai MYEL-vakuutusta, älä ilmoita tietoa työeläkevakuutuksesta. Ilmoita tulonsaajan lisätieto: Yrittäjä, ei YEL- tai MYEL-vakuuttamisvelvollisuutta. Ilmoita lisäksi vakuuttamisen poikkeustilanteen tyypit: Ei vakuuttamisvelvollisuutta (työeläkevakuutus) Ei vakuuttamisvelvollisuutta (työtapaturma- ja ammattitautivakuutus) Ei vakuuttamisvelvollisuutta (työttömyysvakuutus) Ei vakuuttamisvelvollisuutta (sairausvakuutus). Lähde: Tulorekisteri       

Passelista voidaan noutaa palkansaajien voimassa olevat verokorttitiedot suoraan verottajalta rajapinnan kautta. Näin vältetään verokorttien toimittaminen palkanlaskentaan ja niiden manuaalinen tallentaminen. Noutoa voi käyttää ympäri vuoden, niin perusverokorttien kuin muutosverokorttienkin noutoon.    Verokorttien nouto tehdään samalla Verohallinnon varmenteella, millä Tulorekisteri-ilmoitukset lähetetään. Tässä linkki ohjeeseen, kuinka saat haettua Tulorekisteristä varmenteen, jos se teillä ei ole vielä käytössä: https://community.visma.com/t5/Passeli-Yritys-kayttovinkit/Miten-taytan-tulorekisterin-varmennehakemuksen/ta-p/187152   Verokortit massana kaikille voimassaoleville työsuhteille Palkanlaskenta - Aineistot - Verokorttien haku   Anna päivä, mistä alkaen uusia verokorttitietoja käytetään ja paina "Hae verokortit". Kenttään annettava päivämäärän pitää olla joko kuluva päivä tai tulevaisuudessa oleva päivämäärä. Tietoja ei voi hakea takautuvasti.   Massana noudetut verokortit tallentuvat henkilön verotietoihin palkansaajan henkilökortille.   Toiminto käyttää poletteja ja ajantasaisen hinnan löydät polettihinnastosta. Ajantasaisen hinnaston löydät https://www.verkkopasseli.fi/Passeli/Shop/Prices osoitteesta.     Voit hakea verokortteja myös yksitellen henkilökortiston verotiedot-välilehdellä, esimerkiksi jos palkansaaja on ilmoittanut, että hän on hakenut muutosverokorttia.    Verokorttien haku yksittäin Palkanlaskenta - Perustiedot - Henkilökortisto - Työsuhteet välilehti ja sieltä Verotiedot välilehti    Paina "Hae uudet verokorttitiedot Verottajalta"-painiketta. Anna päivä, josta alkaen uusia verokorttitietoja käytetään ja paina "Hae verokortit". Kenttään annettavan päivämäärän tulee olla joko kuluva päivä tai tulevaisuudessa oleva päivämäärä. Tietoja ei voi hakea takautuvasti.   Toiminto käyttää poletteja ja ajantasaisen hinnan löydät polettihinnastosta. Ajantasaisen hinnaston löydät https://www.verkkopasseli.fi/Passeli/Shop/Prices osoitteesta.      

Työttömyysvakuutusmaksuvelvollisuuden alaikäraja nousee 18 vuoteen ja tämä tulee huomioida 1.8.2022 alkaen maksettavissa palkoissa.   Kun maksat palkkaa työntekijälle, joka ikänsä puolesta ei ole työttömyysvakuutusmaksuvelvollinen, on tulorekisterin palkkatietoilmoituksella annettava Vakuuttamisen poikkeustilanteen tyyppi -kohtaan tiedoksi:  Ei vakuuttamisvelvollisuutta (työttömyysvakuutus).     Passelissa tietoa ohjataan henkilökortistolta työsuhteet perustiedot välilehdeltä, kohdassa Eläkelaji - Ei tyött.vak.maksua.       Lähteet ja lisää aiheesta: Tulorekisteri - vakuuttamisen tiedot työttömyysvakuuttaminen  https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1998/19980555#L4P12a

Vakuuttamisen poikkeustilanteiden ohjaukset Passelin henkilökortistolla:   2. Ei vakuuttamisvelvollisuutta (sairasvakuutus) Jos henkilölle on asetettuna täppä kohdassa Ei työnantajan sv-maksua, niin palkkatietoilmoitukselle muodostuu vakuuttamisen poikkeustilanne 2.   Palkkatietoilmoitus, vakuuttamisen poikkeustilanne:     3. Ei vakuuttamisvelvollisuutta (työeläkevakuutus) Kun henkilölle ei ole määriteltynä henkilökortistolle eläkelajia, niin palkkatietoilmoitukselle muodostuu vakuuttamisen poikkeustilanne 3. Palkkatietoilmoitus, vakuuttamisen poikkeustilanne: Palkanlaskennan yleistietojen ohjeeseen pääset tästä linkistä: https://community.visma.com/t5/Passeli-Yritys-kayttovinkit/Palkanlaskennan-yleistiedot/ta-p/107215 4. Ei vakuuttamisvelvollisuutta (työtapaturma- ja ammattitautivakuutus) Jos henkilölle ei ole määriteltynä tapaturmavakuutusluokkaa, niin palkkatietoilmoitukselle muodostuu vakuuttamisen poikkeustilanne 4.   Palkkatietoilmoitus, vakuuttamisen poikkeustilanne: Vakuutustiedot tulee asettaa ohjelman palkanlaskennan perustietoihin, alla linkki ohjeistukseen: https://community.visma.com/t5/Passeli-Yritys-kayttovinkit/Tapaturmavakuutustietojen-asettaminen-ohjelmaan-ja-asettaminen/ta-p/279390   5. Ei vakuuttamisvelvollisuutta (työttömyysvakuutus) Jos henkilölle on asetettuna täppä kohdassa Ei tyött.vak. maksua, niin palkkatietoilmoitukselle muodostuu vakuuttamisen poikkeustilanne 5.   Palkkatietoilmoitus, vakuuttamisen poikkeustilanne:       Lähde: https://www.vero.fi/globalassets/tulorekisteri/dokumentaatio-2025/koodistot-2025.pdf

Palkanmaksupäivä  Palkanmaksupäivä tarkoittaa päivää, jolloin palkka on palkansaajan tilillä. Kirjanpitopäivä muodostuu palkkakaudella automaattisesti vastaavaksi päiväksi kuin palkanmaksupäivä, mutta kirjanpitopäivä on tarvittaessa vaihdettavissa. Kuukausi kohtaan tulee valita palkanmaksupäivän mukainen kuukausi, koska tämä kuukausi kenttä vaikuttaa muun muassa erillisilmoituksen muodostumiseen. Jotta tiedot muodostuvat erillisilmoitukselle, tulee kuukausi kenttään valita se kuukausi jolle palkanmaksu osuu.     Veloituspäivä Veloituspäivä on päiväys, jolloin palkka pitää viimeistään maksaa, jotta palkka ehtii palkansaajan tilille palkanmaksupäiväksi. Veloituspäivänä rahat lähtevät maksajan tililtä ja veloituspäivän ja palkkapäivän välillä pitää olla vähintään yksi arkipäivä/pankkipäivä.  Ohjelma antaa automaattisesti veloituspäiväksi palkanmaksupäivää edeltävän päivän, tarvittaessa sitä voidaan aikaistaa maksuaineistoa luotaessa. Ohjelmisto ei huomioi, onko kyseessä pankkipäivä, joten tämä pitää itse muokata jos veloituspäivä osuu pyhäpäivälle. Veloituspäivä ei voi olla menneisyydessä, eli sen pitää olla vähintään kuluva päivä.     Muista huomioida palkanmaksupäivän ja veloituspäivän kohdalla, että kyseessä on pankkipäivä, koska palkanmaksuaineistoja käsitellään vain pankkipäivinä. Maksuaineiston lähetyksen kellonajalla on pankkikohtaisia eroja, mihin aikaan palkkojen maksuaineiston tulee olla pankissa, jotta palkat ehtivät palkansaajan tilille ajallaan. Tarkemmat tiedot palkanmaksuaineiston lähetyksen ajankohdasta saat pankilta. 

Passeli Yritys- ohjelmaasi on mahdollista ostaa Passeli Poletteja. Passeli Poletteja voit käyttää esimerkiksi laskujen lähetykseen ja vastaanottoon, palkkalaskelmien lähetykseen sekä tulorekisteriaineistojen toimittamiseen. Muita toimintoja, joihin poletteja voidaan käyttää ovat: Luottotietojentarkistuksen Maksuhäiriöt ja Riskimittari haku, tekstiviestien lähetys, Smartship pakettien lähetystoiminto , maksukehotusten lähetys sekä Oma-aloitteisten verojen veroilmoituksen toimittaminen suoraan verottajalle.   Passeli Poleteilla maksetaan siis suoraan ohjelmasta lähetettävien aineistojen lähetys sekä ohjelmaan vastaanotettavien aineistojen vastaanotto.   Polettien ostaminen onnistuu näppärästi suoraan ohjelmiston tiedotenäkymästä tai vaihtoehtoisesti käytettävien toimintojen kautta. Poletit maksetaan ohjelmasta hankittaessa Visma Pay- verkkomaksupalvelulla.      Tarkasta asiakkaasi luottotiedot ennen myyntiä:   Luottotietojen tarkastus-toiminnolla voit tarkastaa asiakkaasi luottotiedot Suomen asiakastiedosta ennen  tarjouksen, myyntitilauksen tai laskun tekemistä.  Voit hakea vaihtoehtoisesti asiakas yrityksestäsi joko kokonaisvaltaisen riskimittarin tai vaihtoehtoisesti listauksen maksuhäiriöistä.     Tehokasta ja helppoa laskutusta:   Laskutus -osiosta löytyvän Lähetä-toiminnon kautta voit lähettää myyntilaskusi asiakkaillesi suoraan ohjelmastasi paperisena, verkkolaskuna tai s-postitse. Verkkolaskun ja sähköpostilaskun mukana siirtyvät myös laskuusi liitetyt liitteet.     Tehosta maksukehotusten lähettämistä:   Laskutus -osiostasi voit lähettää myös maksukehotukset erääntyneestä laskusta tulostuspalvelun kautta asiakkaallesi. Tällöin sinun ei tarvitse itse tulostaa ja postittaa maksukehotuksia vaan tulostuspalvelu hoitaa työn puolestasi.     Paranna asiakaskokemusta tekstiviestien avulla :   Voit lähettää tekstiviestejä asiakaskortilta, laskutuksesta, myyntitilauksista sekä tarjouksista. Voit ottaa käyttöösi myös automaattitekstiviestit myyntitilausten ja -toimitusten sekä laskutuksen osalta.  Käytössäsi on valmiita viestipohjia joita voi muokata tai halutessasi voit luoda uusia mallipohjia. Voit lukea lisää tekstiviestin hyödyistä täältä. Automaattitekstiviestien hyödyistä ja käyttöönotosta löydät lisätietoja täältä.     Helpota ja tehosta palkanlaskennan rutiineja:   Palkanlaskenta- osiostasi voit toimittaa palkkalaskelmat suoraan palkansaajien verkkopankkiin, näin yksinkertaistat palkkalaskelmien toimittamista palkansaajille ja samalla palvelet työntekijöitä paremmin. Lue lisää tai katso video Verkkopalkka-toiminnosta täältä.   Palkanlaskentaan kuuluu myös oleellisesti tiedon anto Tulorekisteriin maksetuista palkoista, eduista ja verovapaista korvauksista. Tarvittavat ilmoitukset ja ilmoitusten korjaukset tai mitätöinnit Tulorekisteriin saadaan lähetettyä näppärästi ohjelmasta.     Pystyt seuraamaan mihin poletteja on käytetty ja kuinka paljon niitä on kulunut "Tarkastele polettitapahtumia" toiminnon kautta. Lisätietoja polettihistorian tarkasteluun löydät täältä.        

Tässä ohjeessa käydään läpi tilannetta, jossa palkkatietoilmoituksen lähetys Tulorekisteriin palautuu virheenä takaisin. Näissä tilanteissa Tulorekisteriin ei ole muodostunut mitään tietoja ilmoituksesta, eli ei edes niistä henkilöistä joiden ilmoituksessa ole mitään virhettä.    Pääset tarkastelemaan tulorekisteriaineistoja Passelin palkanlaskentaosion - Palkanlaskenta - Tulorekisteriaineistot tai Tulorekisteriaineistojen hallinta ja lähetys kuvakkeesta.     Kun aineisto jää virheeseen, saat lisätietoja painamalla Virheet-linkkiä aineistorivin viimeisestä sarakkeesta. Virheilmoitus ilmoittaa jos se koskettaa jotain tiettyä/tiettyjä henkilöitä. Jos ilmoituksessa ei ole mainittu henkilöitä, niin silloin kyseessä on esimerkiksi joku yrityksen perustietoihin viittaava tieto.   Virhekoodeja ja tilanteita on useita ja näistä yleisimpiä ovat: IEPV0020 Tilastokeskuksen ammattiluokituksen mukainen Ammattiluokan tai nimikkeen tunniste -tieto puuttuu ja se on pakollinen. BEV0100 Määrä ei voi olla negatiivinen ilmoitetulla tulolajilla. MSE0020 Aineiston skeema on virheellinen. CCV0030 Maakoodi puuttuu ja se on pakollinen. TRVA0080 Autoetu-tietoryhmä puuttuu ja se on pakollinen tulolajille 304.   Olipa virheilmoitus mikä tahansa, jotta saat korjattua virheen, pitää ensin perua kaikkien henkilöiden palkan maksu sekä palkkatietoilmoituksen hyväksyntä. Avaa Palkan maksu Valitse kaikki henkilöt painamalla Valitse kaikki maksuun painiketta ja Peru maksut   Kun olet perunut palkan maksun, pääset perumaan palkkatietoilmoituksen hyväksynnän kohdassa Hyväksyntä ja palkkatietoilmoitus paina Peru ja sitten avautuvasta ikkunasta OK, sen jälkeen voit sulkea ikkunan painamalla Sulje.   Kun palkat ja palkkatietoilmoitus on peruttu, voit käydä korjaamassa sen tiedon, josta virhe on muodostunut. Virheilmoitus yleensä viittaa tiettyyn asiaan tai jonkun henkilön henkilökortistolta löytyvään tietoon.   Kun tilanne on korjattu, lasketa verot ja vähennykset uudelleen Verojen ja vähennysten laskennassa normaalisti. Muodosta palkkatietoilmoitus Palkkakauden tapahtumien hyväksyntä ja palkkatietoilmoituksen luonti painikkeesta. Tarkasta, että virheellinen/puutteellinen tieto palkkatietoilmoituksella on henkilön/henkilöiden osalta oikein.   Kuittaa palkat maksetuksi Palkan maksu toiminnossa tai muodosta uusi palkanmaksu aineisto, jos sille on tarvetta. Ohjelma muodostaa uuden palkkatietoilmoituksen, jonka saat lähetettyä Tulorekisteriaineistojen hallinnasta.     Lähetä uusi palkkatietoilmoitus Lähetä aineisto Tulorekisteriin painikkeesta.     Virheeseen jääneen aineiston voi poistaa valitsemalla virheeseen jääneen aineiston ja  painamalla Poista aineisto painiketta.  

Passeli Yritys -webinaarissa käymme läpi, mitä palkanlaskennassa tulee ottaa huomioon lomavuodenvaihteessa.

Tulorekisteriin lähetetyn palkkakauden korjaus, tilanteessa jossa palkkakauden päivät tai ajanjakso on virheellinen.   Palkanlaskenta - Tulorekisteriaineistot:  Valitse se palkkatietoilmoitus jonka haluat mitätöidä, paina mitätöi aineisto.   Ohjelma varmistaa, että kyseessä on sellainen tilanne, jossa palkkatietoilmoitus tulee mitätöidä. Palkanmaksukauden korjaus vaatii mitätöinnin, joten valitaan kyllä.   Seuraavaksi sinun tulee valita palkansaajat joiden ilmoitusta korjataan. Kun kyseessä on palkkakauden korjaus, tulee valita kaikki henkilöt, jotta päästään muokkaamaan virheellistä kautta. Kun kaikki ovat valittuna, eli sinisellä pohjalla, painetaan ok.   Nyt palkkatietoilmoituksen mitätöinti aineisto on muodostunut ja se tulee lähettää Tulorekisteriin.   Valitse mitätöity aineisto ja lähetä se Tulorekisteriin, joko painamalla kuvan mukaista painiketta tai hiiren oikeaa painiketta painamalla ja sieltä valitsemalla Lähetä aineisto.   Odota, että aineisto tulee takaisin käsitelty tilaan, vasta sen jälkeen pääset korjaamaan kautta, kun aineisto on onnistuneesti palautunut.   Kun aineisto on mitätöity ja palautunut käsiteltynä, pääset korjaamaan virheellistä kautta. Paina ylhäältä palkanlaskenta ja sieltä kohta palkkakaudet. Valitse kausi, joka vaati korjausta ja ota muokkaustila aktiiviseksi painamalla kynän kuvaa. Katso että päivämäärät, kuukausi ja vuosineljännes ovat oikein. Lomanmääräytymisvuosi saattaa myös muuttua, joten katso huolella kauden tiedot, jotta ne tulevat korjatuksi oikein.   Kun muutokset on tehty, niin tallennetaan ja mennään sen jälkeen korjaamaan kaikkien henkilöiden palkkatositteet.   Tallennettaessa ohjelma ilmoittaa että tapahtumat tulee tarkastaa ja verojen ja vähennysten laskenta tulee suorittaa uudelleen, painetaan OK.   Varmista että olet oikealla kaudelle ja avaa palkanlaskenta - palkkatapahtumien hallinta.  Palkkalaskelmat tulee olla kaikki yliviivattuja. Tämä tarkoittaa sitä, että ne ovat mitätöityjä.     Avaa jokainen tosite yksitellen ja tee jokaiselle henkilölle korjaustosite painamalla Korjaustositteen luonti- painiketta.   Paina sen jälkeen muokkaustila pois päältä ja valitse verojen ja vähennysten laskenta.   Kun korjaustosite on tehty kaikille henkilöille mennään hyväksymään ja muodostamaan uudet palkkatietoilmoitukset. Palkanlaskenta -  Palkkakauden tapahtumien hyväksyntä: Hyväksy palkkatietoilmoitus ja tarkista että tiedot ilmoituksella ovat oikein.   Hyväksynnän jälkeen Tulorekisteriaineistot-osioon muodostuu korvaava palkkatietoilmoitus, eli versio 1, joka tulee lähettää saman päivän aikana Tulorekisteriin.   Onnistuneesti lähetetty ilmoitus tulee vihreänä eli Käsitelty-tilassa takaisin.    

Verovapaille eduille tulee luoda palkkalajit sekä halutessaan palkkaperusteet. Joko yleinen palkkaperuste, jolloin etu on käytettävissä kaikille palkansaajille saman arvoisena tai palkansajakohtainen palkkaperuste jolloin edun arvo voidaan asettaa palkansaajakohtaisesti henkilökortin palkkaperusteet välilehdellä.   Palkkalaji luodaan Palkanlaskenta osion yläreunasta - Perustiedot - Palkkalajit   Kopiodaan jokin palkkalaji pohjaksi esim Autoetu, annetaan vapaana oleva numero, palkkalajin nimi sekä oikea tulolaji. Koska kyseessä on verovapaa luontoisetu, valitaan tyypiksi luontoisetu sekä asetaan valinta kohtaan Verovapaa luontoisetu.     Valitaan Tilastoidaan 4, 7 rivin päässä olevasta neliöstä Verovapaasta luontoisedusta ei myöskään peritä sivukuluja, joten asetaan kaikkiin sivukuluihin valinta Ei Mikäli halutaan a-hinnan tulevan joko yleisistä palkkaperusteista tai henkilökortin palkkaperusteista tulee palkkaperusteet luoda (alla ohje) Kun palkkaperusteet on luotu, voidaan a-hintaan hakea luotu palkkaperuste  rivin perässä olevasta neliöstä   Palkkaperusteet luodaan Perustiedot valikon - Palkkaperusteet toiminnossa Yleiset välilehdellä luodaan kaikille samanarvoinen etu ja Palkansaajakohtaiset välilehdellä luodaan palkansaajakohtaisesti määriteltävä palkkaperuste. Valitaan tyhjä rivi ja annetaan palkkaperusteelle tunnus sekä sekä selite. Jos polkupyöräetu halutaan palkkaperusteeksi vakiopalkkoihin, tulee se luoda myös palkansaajakohtaisiin palkkaperusteisiin.     Kun palkkaperusteet on luotu halutusti, annetaan yleiselle palkkaperusteelle arvo  Perustiedot - Palkanlaskennan yleistiedot - Luontoisedut ja verovapaat korvaukset   Haetaan tyhjälle riville palkkaperusteissa luotu yleinen etu, annetaan arvo sekä edun voimassaolon alkupäivä Palkansaajakohtainen palkkaperuste annetaan henkilökortin Palkkatiedot välilehdellä, mikäli käytössä on vakiopalkat tulee palkkaperuste myös lisätä vakiopalkat välilehdelle   Verovapaa työsuhdematkalippu perustetaan samalla tapaa.  Mikäli annetaan myös veronalaista polkupyöräetua tai veronalaista työsuhdematkalippuetua perustetaan näille omat palkkalajit samalla tapaa, mutta ei laiteta valintaa kohtaan Verovapaa luontoisetu.   HUOM! Kokonaispalkkaan kuuluvaa polkupyöräetua Passeli ei tue.  

Webinaarissa käydään läpi palkanlaskennan eri vaiheiden tehostamista, palkkalaskelmien toimittamista sekä lomalaskentaa Passeli Yritys -ohjelmassa.

Passeli Poletteja  voit käyttää ohjelmassasi mm. seuraavissa toiminnoissa:   Laskujen lähetys Lähetä-toiminnolla Laskujen vastaanotto Vastaanota-toiminnolla Verokorttien haku rajapintaa pitkin VeroAPI:sta Oma-aloitteisten verojen veroilmoituksen ja alv-yhteenvetoilmoituksen lähetys verottajalle Tulorekisteri ilmoitukset Verkkopalkkojen toimittaminen Smartship lähetykset Luototietojen tarkastus Tekstiviestien lähetys Voit tarkastaa missä toiminnoissa ja kuinka paljon poletteja on käytetty suoraan ohjelmistosi tiedotepalkin kautta   Voit tarkastella polettien käyttöä ja rajata hakua tarpeesi mukaisesti.  Mikäli halutaan katsoa tapahtumia tietyltä aikaväliltä, valitaan Aikarajaus-kohtaan aikaväli. Voit lisäksi tarkentaa hakua antamalla tiedoksi tapahtuman/selitteen tai vaikka yrityksen nimen.   Painamalla oikeassa laidassa olevaa taulukkolaskennan kuvaketta, saat tallennettua tiedot koneellesi *.xsl eli exceliin luettavassa muodossa.

Tehosta ja helpota sopimusten käsittelyä sähköisellä allekirjoituksella Sähköinen allekirjoitus mahdollistaa yrityksesi tärkeimpien asiakirjojen luotettavan allekirjoittamisen ajasta ja paikasta riippumatta.Lisäksi sähköinen allekirjoittaminen on nopea, vaivaton ja tehokas sekä nykyaikainen tapa asiakirjojen allekirjoittamiseen ja tallentamiseen. Passeli Yritys ohjelmassa sähköisen allekirjoituspalvelun tarjoaa Visma Sign.       Voit käyttää sähköistä allekirjoituspalvelua yrityksesi eri toiminnoissa Sähköisellä allekirjoittamisella nopeutat ja digitalisoit hallinnon rutiineja ,tehostat myyntiä ja parannat asiakaskokemusta sekä hoidat työsuhteeseen liittyviä asioita näppärästi. Käytä siis sähköistä allekirjoituspalvelua läpi yritystoimintojen esimerkiksi seuraavien asiakirjojen toimittamiseen:   Hallinto ja talous Tilinpäätökset ja kokousasiakirjat Valtakirjat Hankinnat Myynti ja Markkinointi Myyntisopimukset Kumppanuussopimukset Laskutussopimukset Yritysjohto Hallituksen kokoukset ja yhtiökokoukset Yhteistyösopimukset Avainhankinnat Henkilöstöhallinto Työsopimukset Työtodistukset Etätyö-ja lomasopimukset Irtisanoutumisilmoitukset   Saat sähköisen allekirjoituspalvelun  käyttöösi näppärästi suoraan Passeli Yritys-ohjelmassasi. Löydät käyttöönotto-ohjeen täältä.