Tehosta ja helpota sopimusten käsittelyä sähköisellä allekirjoituksella
Sähköinen allekirjoitus mahdollistaa yrityksesi tärkeimpien asiakirjojen luotettavan allekirjoittamisen ajasta ja paikasta riippumatta.Lisäksi sähköinen allekirjoittaminen on nopea, vaivaton ja tehokas sekä nykyaikainen tapa asiakirjojen allekirjoittamiseen ja tallentamiseen. Passeli Yritys ohjelmassa sähköisen allekirjoituspalvelun tarjoaa Visma Sign.
Voit käyttää sähköistä allekirjoituspalvelua yrityksesi eri toiminnoissa
Sähköisellä allekirjoittamisella nopeutat ja digitalisoit hallinnon rutiineja ,tehostat myyntiä ja parannat asiakaskokemusta sekä hoidat työsuhteeseen liittyviä asioita näppärästi. Käytä siis sähköistä allekirjoituspalvelua läpi yritystoimintojen esimerkiksi seuraavien asiakirjojen toimittamiseen:
Hallinto ja talous
Tilinpäätökset ja kokousasiakirjat
Valtakirjat
Hankinnat
Myynti ja Markkinointi
Myyntisopimukset
Kumppanuussopimukset
Laskutussopimukset
Yritysjohto
Hallituksen kokoukset ja yhtiökokoukset
Yhteistyösopimukset
Avainhankinnat
Henkilöstöhallinto
Työsopimukset
Työtodistukset
Etätyö-ja lomasopimukset
Irtisanoutumisilmoitukset
Saat sähköisen allekirjoituspalvelun käyttöösi näppärästi suoraan Passeli Yritys-ohjelmassasi. Löydät käyttöönotto-ohjeen täältä.
Kun Sähköinen allekirjoituspalvelu on saatu onnistuneesti käyttöönotettua voidaan ohjelmasta lähettää PDF-muotoisia dokumentteja allekirjoitettavaksi, tarkastella dokumenttien allekirjoituspyyntöjä ja niiden historiaa.
Löydät sähköisen allekirjoituspalvelun käyttöönottoon löydät ohjeen täältä.
Kun haluat lähettää dokumentin allekirjoitettavaksi Passeli Yritys ohjelmastasi,toimi näin:
1. Valitse osio valikosta toiminto "Sähköinen allekirjoitus"
2. Valitse toiminto "Lähetä uusi dokumentti"
3. Valitse Tiedosto -kohdasta lähetettävä dokumentti (lähetykseen on valittava PDF-muotoinen tiedosto, tiedoston maksimikoko on 10MT)
4. Anna Dokumentin nimi kohdassa valitulle dokumentille oletuksena sama nimi kuin tiedostolle, mutta ilman tiedostopäätettä
5.Täytä Lähettäjä ja sähköpostiosoite (mikäli ohjelmaan kirjautunut nykyinen käyttäjä on henkilökortistossa liitetty henkilöön, tiedot tulevat oletuksena henkilökortistosta)
Huom! Lähettäjä ei ole automaattisesti allekirjoittaja.
Dokumentille on määriteltävä vähintään yksi allekirjoittaja.
Kopioitaessa allekirjoittajan tietoja, kopioidaan Saateteksti sähköpostiin, Kieli, Allekirjoitus organisaationa ja Erillinen vapaamuotoinen tekstiviesti kohtien tiedot.
6. Allekirjoitettava dokumentti lähetetään allekirjoittajille painamalla Lähetä -painiketta
Ohjelma ilmoittaa dokumentin lähetyksestä ja lähetyksen onnistumisesta erillisillä info-ikkunoilla
Allekirjoituspalvelu-toiminnossa voidaan hallita dokumentteja, peruuttaa lähetyksiä, päivittää lähetettyjen tilaa, tarkastella dokumentteja ja katsoa allekirjoitusten tilaa ym.
Alla olevassa kuvassa näemme yllä lähetetystä dokumentista lisätietoja mm. tilan,lähetyspäivän,dokumentin nimen jne.
Kun dokumentti on allekirjoitettu allekirjoittajan toimesta toimitetaan allekirjoituksen pyytäjälle viesti jossa ilmoitetaan että allekirjoitus on suoritettu. Liitteenä viestissä on allekirjoitettu dokumentti. Allekirjoitetussa dokumentissa on merkinnät allekirjoituksesta, allekirjoituksen tarkistuskoodi ja allekirjoittajan tiedot. Lisäksi on linkin tiedot, josta on avattavissa dokumenttien tarkastelu ja allekirjoituspalvelun sivusto.
Kaikkien pyydettyjen allekirjoittajien suoritettua allekirjoitukset, tulee allekirjoitusta pyytäneelle siitä viesti otsikolla Kaikki kutsutut ovat allekirjoittaneet dokumentin [dokumentin nimi].
Sähköinen allekirjoitus allekirjoittajan näkökulmasta:
Dokumentin allekirjoittaja saa sähköpostiinsa viestin otsikolla Kutsu allekirjoittamaan
asiakirjan
Viestissä on salasana jota tarvitaan dokumentin näkemiseksi. Viestin linkistä avataan Visma Sign sivusto jonne viestissä oleva salasana annetaan.
Visma Sign sivustolla asiakirjan saa auki painamalla "Avaa asiakirja" jolloin päästään tarkastelemaan allekirjoitettavaa dokumenttia.
Allekirjoituksen suorittamiseksi tunnistaudutaan verkkopankkitunnuksin tai mobiilivarmenteella. Tunnistautuminen käynnistyy kun painetaan "Siirry tunnistautumaan" -painikkeesta. Tunnistautumisessa on annettava ensin tunnistautujan henkilötunnus ja sen jälkeen valitaan tunnistautumisen tapa.
Tunnistautumisen jälkeen dokumentti avautuu allekirjoitus sivuun ja dokumentti on allekirjoitettavissa. Allekirjoitus suoritetaan Allekirjoita asiakirja -painikkeesta. Allekirjoituksen jälkeen dokumentilla on allekirjoituksesta merkinnät. Allekirjoitusta pyytäneelle taholle lähtee automaattisesti viesti allekirjoituksen suorittamisesta.
Webinaarissa käydään läpi muuttuva- ja kiinteäpalkkaisten vuosilomalaskennan toiminnon Passeli Yritys -ohjelmassa sekä lomapäivien ja lomapalkan laskennan perustana käytettävät arvot.
Virheilmoitus kertoo että ammattiluokan tiedot puuttuvat aineistolta tai vakuutustiedot aiheuttavat ristiriidan toisten tietojen kanssa. Tarkistakaa että kaikilla Tyel alaisilla palkansaajilla on henkilökortistolla määritettynä tehtävänimike, eläkelaji sekä tapaturmavakuutustiedot ja että YEL alaisilla asetettuna YEL tyyppinen eläkelaji ilman tehtävänimikettä tai tapaturmavakuutustietoja.
Yllä olevassa kuvassa näkyy missä päästään määrittelemään tehtävänimikkeet, eläkelajit sekä tapaturmavakuutukseen liittyvät tiedot.
Yllä olevassa kuvassa näkyy henkilökortille asetettavat ruudut tehtävänimikkeen, eläkelajin sekä tapaturmavakuutusluokan osalta.
Yllä vielä kuva miltä tulorekisteriaineiston tulisi näyttää kun tehtävänimike, eläkelaji ja tapaturmavakuutustiedot asetettu oikein Tyel alaisen palkansaajan sekä YEL alaisen palkansaajan kohdalla.
Passelissa uusi varmenne päivittyy automaattisesti ennen vanhentumista, eikä vaadi käyttäjiltä manuaalisia toimenpiteitä.
Varmenteen tilan Passelista voit tarkistaa kohdassa Palkanlaskenta - Perustiedot - Tulorekisterin ja Verohallinon varmenne.
Tulorekisteri lähettää ilmoituksia tulorekisteri varmenteiden vanhenemisesta tekniselle yhteyshenkilölle ja pyytää tarkistamaan oman varmenteen tilan ohjelman toimittajilta. Valtaosa nyt käytössä olevista varmenteista on haettu 2022, joten varmenteen uusiminen tulee monelle ajankohtaiseksi vuoden 2024 aikana.
Jos jostain ongelmatilanteesta johtuen varmenne ei kuitenkaan uusiudu vaan ehtii vanhentua, voidaan uusi varmenne hakea manuaalisesti tulorekisteri.fi palvelusta seuraavasti:
Kirjautukaa tulorekisteri.fi palveluun pankkitunnuksilla joilla oikeus palveluun > Valitkaa "Asioi yrityksen tai organisaation puolesta" > Valitkaa yritys > Vasemmasta reunasta "Tekninen rajapinta ja varmenteet" > Sivun alareunasta keskeltä "Hae uutta varmennetta" > Täyttäkää tiedot ja lähettäkää hakemus. Saatte sähköpostiinne uudet transferID ja transfer password tiedot.
Uudet varmennetiedot voidaan asettaa Passeli ohjelmaan seuraavasti: Palkanlaskenta > Perustiedot > Tulorekisterin varmenne > Mitätöi varmenne > Luo uusi varmenne > Asettakaa transferID ja transfer password tiedot niille kuuluviin kenttiin. Mikäli kyseessä tilitoimistovarmenne jota tullaan jakamaan toisille yrityksille valitkaa lisäksi rastiruutu "Tilitoimistovarmenne".
Uusi varmenne tulee jatkossakin olemaan voimassa 2 vuoden ajan mutta päivittyy automaattisesti aina hieman ennen varmenteen vanhentumista, joten manuaalista varmenteen päivittämistä ei jatkossa enää tarkoitus tehdä.
Työnantajan työeläkemaksujen määrää on päätetty väliaikaisesti alentaa 2,6 prosenttiyksikköä koronaepidemian ja siitä seuranneen vaikean taloustilanteen vuoksi. Tästä lisätietoa löytyy alla olevasta linkistä.
https://stm.fi/artikkeli/-/asset_publisher/tyonantajan-tyoelakemaksuja-alennetaan-valiaikaisesti-koronaepidemian-aiheuttaman-vaikean-taloustilanteen-vuoksi
Ohjelmassa pääsette muuttamaan Tyel maksujen määrää seuraavasti: Palkanlaskenta > Perustiedot > Palkanlaskennan yleistiedot > Valitkaa jo perustettu Tyel eläkelaji > Painakaa toimintoa "Hae uudet arvot" > Toiminto tuo automaattisesti uudet alennetut arvot 1.5 alkaen voimaan. HUOM! Alennus koskee vain Työnantajan työeläkemaksuja ja työntekijöiden maksut pysyvät ennallaan. Alla kuva mistä löytyy "Hae uudet arvot" toiminto.
Tulorekisterin ohjeistus löytyy täältä
https://www.vero.fi/tulorekisteri/tietoa-meist%C3%A4/usein-kysytty%C3%A4-tulorekisterist%C3%A4/tulorekisteri-ilmoittaminen-ja-korona/
Luodaan ensin oma palkkalaji lomautusta varten kohdassa
Palkanlaskenta - Perustiedot ja Palkkalajit
Voit kopioida esim Palkaton poissaolo palkkalajin painamalla Luo palkkalajista uusi palkkalaji kopioimalla painiketta. Anna uudelle palkkalajille vapaana oleva numero sekä muuta selitteeksi Lomautus. Muista tallentaa, sen jälkeen voit sulkea ikkunan.
Poissaolokoodien luonti löytyy Palkalaskenta osion Perustiedot - Poissaolokoodit.
Passeliin tulee luoda Poissaolokoodi tunnus = 16, annetaan selitteeksi Lomautus, valitaan palkkalajiksi luotu lomautus palkkalaji, valintaan Palkaton jos lomautus on palkatonta ja Poissaolonsyyksi voidaan kirjoittaa Lomautus. OK ja Sulje.
Tämän jälkeen tulee vielä käydä asettamassa luodulle palkkalajille tämä poissaolokoodi. Perustiedot - Palkkalajit
Haetaan Lomautus palkkalaji ja otetaan se muokkaus tilaan, lisätään Poissaolokoodi kohtaan luotu poissaolo 16, tallennetaan ja suljetaan
Poissaolojen kirjaus ja tuonti palkkalaskelmille:
Kun poissaolokoodit on luotu ja palkkalajeille on tehty tarvittavat määritykset voidaan henkilölle kirjata poissaolot. Mikäli poissaolokirjaukset tehdään ja poissaolon aikaväli osuu palkkajakson aikaväliin ohjelma osaa vakiopalkkojen luonnin yhteydessä tuoda poissaolot palkkalaskelmille tai jos palkat kirjataan käsin palkkatapahtumien kirjaus toiminolla niin ohjelma kysyy poissaololleelle henkilölle palkkalaskelmaa kirjatessa "Tuodaanko työtä korvaava poissaolo palkkalaskelmalle" johon käyttäjä voi vastata kyllä ja ohjelma tuo poissaolot palkkalaskelmalle.
Poissaolot kirjataan täällä: Palkanlaskenta - Poissaolot
Laskentaryhmä -valikosta valitaan haluttu se ryhmä, johon palkansaaja kuuluu.
Palkansaaja -valikosta valitaan palkansaaja, jonka poissaolotietoja halutaan kirjata.
Poissaolokoodi -kenttään annetaan poissaoloa vastaava koodi jotka olet luonut Perustiedot-Poissaolokoodit toiminnolla
Selite -kentässä näytetään poissaolokoodin selite.
Apvm -kenttään annetaan poissaolon alkupäivämäärä.
PPvm -kenttään annetaan poissaolon loppupäivämäärä.
Palkatonpvm -kenttään annetaan tarvittaessa palkattoman poissaolon alkupäivämäärä.
Lomaoikeus Ppvm -kenttään annetaan tarvittaessa päivämäärä, jonka jälkeen palkansaajalle ei kerry vuosilomaa.
Tunnit -kenttään annetaan poissaolon kesto tunneissa. Mikäli poissaolo kestää täysiä päiviä, tunteja ei anneta.
Päivät -kenttään annetaan poissaolo kesto päivissä.
Liitteet -kenttä on käytettävissä kun lisenssiin sisältyy asiakirjat ja liitteet osio. Liitteisiin voidaan tallentaa esimerkiksi sairauslomatodistus.
Lisätietoa -kenttään voidaan antaa poissaoloon liittyvää lisätietoa. Lisätieto siirtyy palkkatapahtuman selitteeksi, jos poissaolosta luodaan palkkatapahtuma palkkalaskelman luonnin yhteydessä.
Vuosilomalaskenta ohjelmassa voidaan suorittaa seuraavasti: Palkanlaskenta > Laskennat > Vuosilomalaskenta,
Vuosilomalaskennassa valitaan sopimusala jolle laskenta tehdään ja lisäksi määritellään sopimusalan mukaisesti loman määräytymistiedot. Palkansaajat jotka halutaan laskentaan mukaan tulee kaikki olla vahvistettuna sinisellä pohjalla kuvan mukaisesti. Oletuksena kaikki valittuna, mutta CTRL näppäintä pohjassa pitämällä voi ottaa valintoja pois tai lisätä jos ottanut pois.
Laskennan jälkeen aukeaa näkyviin vuosilomalaskennan tulos joka voidaan sitten myös tulostaa.
Vuosilomapalkat voidaan maksaa käyttämällä ohjelmasta löytyviä palkkalajeja (400, 410 jne.) joko manuaalisesti kirjaamalla tai automaattisesti luomalla ensin poissaolokoodi vuosilomalle ja yhdistämällä tämä poissaolokoodi haluttuun palkkalajiin > Sitten luomalla itse poissaolo ja määrittämällä siihen haluttu aikaväli ja päivät.
Tämän jälkeen kun palkansaajalle kirjataan palkkaa jonka ajanjaksolle poissaolo kuuluu niin ohjelma kysyy "Löytyi poissaoloja, luodaanko poissaolotiedot". Vastaus kyllä ja muodostuu automaattisesti vuosilomalaskennan mukaisesti vuosilomapalkka ja vuosilomaraha palkkatositteelle. Tähän voidaan Kerroin kentässä määrittää maksettavien päivien osuus mikäli maksetaan vain osuus. (Palkkalajien nimet muutettavissa myös mikäli esim. "Vuosilomaraha 100%" ei vastaa maksukäytäntöä).
Tapaturmavakuutustiedot tulee luoda ohjelman perustietoihin ja asettaa palkansaajien henkilökorteille seuraavasti:
(HUOM! Tapaturmavakuutustiedot, kuten sopimusnumerot ja käytettävät ammattiluokkakoodit ym. vakuutusta koskevat ohjelmaan täytettävät tiedot saat tietoosi olemalla yhteydessä tapaturmavakuutusyhtiöösi tai tarkastelemalla tapaturmavakuutusyhtiösi kanssa tekemääsi sopimusta)
Palkanlaskenta > Perustiedot > Tapaturmavakuutusluokat > Tänne tulee luoda tapaturmavakuutukseen kuuluvat tapaturmavakuutusluokat, esim. "Rakennustyömiehet" ja kyseiselle luokalle kuuluva vakuutuksen ammattiluokkakoodi.
Palkanlaskenta > Perustiedot > Tapaturmavakuutukset > Tänne luodaan varsinaisen tapaturmavakuutuksen tiedot, kuten voimassaolon alkupäivämäärä, vakuutusyhtiön y-tunnus, vakuutussopimusnumero > Lisäksi löytyy painike "Tapaturmavakuutusluokat, jotka kuuluvat vakuutukseen" > Täällä tulee valita luodut tapaturmavakuutusluokat ja > merkillä siirtää valitut luokat tapaturmavakuutuksen alle.
Perustietojen asettamisen jälkeen tulee vielä tapaturmavakuutusluokat hakea henkilökorteille työsuhteen perustietoihin kohtaan "Tapaturmavakuutusluokka" ja määritellä lisäksi vakuutusluokalle kuuluva tapaturmavakuutuksen prosentti vieressä olevaan kenttään.
Kun kaikki yllämainitut kohdat on määritetty ohjelmaan niin palkkatositteen verojen ja vähennysten laskennassa muodostuu "TA Tapaturmavakuutusmaksu" palkkarivi ja palkkatapahtumien hyväksynnässä muodostuu tulorekisteriaineistolle "Vakuutustiedot" otsikon alle tapaturmavakuutuksen tarvittavat tiedot.
Korjattaessa jo tulorekisteriin lähetettyjä palkkoja, tulee luoda palkasta korjaustosite joka korjaa tiedot tulorekisterin puolelle mutta koska korjaustosite ei vaikuta ohjelman sisäisten kirjanpidon raporttien summiin tulee luoda myös laskennallinen palkkakausi jossa oikaistaan palkkojen erotus ohjelman sisäisesti.
1) Korjaustositteen luonti palkkatositteelta > Korjaustositteen rivien summien/lajien korjaus > Verojen ja vähennysten laskenta > Palkkatapahtumien hyväksyntä > Tulorekisteriaineistot osio > Korjausaineiston lähetys (Näkyy versio 1, joka ilmaisee että kyseessä ensimmäinen korjausaineisto).
2) Laskennallisen palkkakauden luonti > Samalle ajanjaksolle kuin alkuperäinen ja työpäivät/veropäivät 0 sekä rasti ruutuun "laskennallinen" > Kirjatkaa palkkakaudelle kyseiselle palkansaajalle palkkatosite johon vain korjaukset (Esim. Alkuperäinen kuukausipalkka 2500€ ja korjaustositteella 1800€, niin laskennalliselle kuukausipalkkarivi johon -700€). > Verojen ja vähennysten laskenta > Laskennallisen kauden hyväksyntä (Ei muodostu palkanmaksua eikä tulorekisteriaineistoa, koska kyseessä vain ohjelman raportteihin vaikuttava laskennallinen palkka).
Palkkalaskelmien lähetys sähköpostilla toiminto poistuu 1.1.2020 lähtien. Muutos on seurausta uudesta GDPR tietosuojalain linjauksesta, jonka mukaisesti henkilön yksityistietoja kuten esim. henkilötunnusta sisältäviä dokumentteja ei saa lähettää ilman erikseen suojattua lähetyskanavaa. Jatkossa tietoturvalain mukainen tapa toimittaa palkkalaskelmia on verkkopalkka. Ohjeet verkkopalkka toiminnon käyttämiseksi alla olevasta linkistä:
https://community.visma.com/t5/Passeli-Yritys-kayttovinkit/Verkkopalkan-edut/ta-p/149360
Tulorekisteri tietojen mitätöinti tulee tehdä vain tietyissä tilanteissa koska mitätöinnin yhteydessä ilmoitettu tieto poistetaan kokonaan Tulorekisteristä.
Palkkatietoilmoituksen mitätöinti tehdään vain seuraavissa tilanteissa:
▪
maksupäivän korjaus
▪
palkanmaksukauden korjaus
▪
suorituksen maksajan ja tulonsaajan asiakastunnisteiden korjaus
▪
Sijaismaksaja-tietoryhmän varsinaisen työnantajan asiakastunnisteiden korjaus
▪
tulonsaajan syntymäajan korjaus
▪
eläkejärjestelynumeron korjaus
▪
työtapaturmavakuutusyhtiön tunnisteen tai vakuutusnumeron korjaus
▪
Vakuuttamisen poikkeustilanteen tyyppi -tietojen korjaukset:
▪
Ei vakuuttamisvelvollisuutta -tietojen muutokset taannehtivasti
▪
Ei kuulu Suomen sosiaaliturvan soveltamispiiriin -tietojen muutokset taannehtivasti.
Työnantajan erillisilmoitus mitätöidään vain seuraavissa tilanteissa:
▪
kohdekauden korjaus
▪
suorituksen maksajan asiakastunnisteiden korjaus
▪
eläkejärjestelynumeron korjaus
▪
työtapaturmavakuutusyhtiön tunnisteen tai vakuutusnumeron korjaus.
Yleensä tiedot korjataan siis tekemällä korvaava ilmoitus eli korjausilmoitus. Korjaustositteen ja korjausilmoituksen tekemiseen löydät tarkemman ohjeen täältä.
Mitätöinnin luominen ohjelmalla:
Passeli Yritys palkkaohjelmalla ilmoitusten mitätöinnit on suoritettavissa Tulorekisteriaineistot -toiminnossa. Työkaluvalikossa on Mitätöi aineisto -painike, mitätöinti luodaan aktiivisena olevasta aineistorivistä. Mitätöinti aineisto on lähetettävä tulorekisteriin ja saatava se "Käsitelty"-tilaan ennen kuin tehdään korjaavia toimenpiteitä ja korjausilmoituksen lähetystä Tulorekisteriin.
Palkkatietoilmoitus
Lähetetty aineisto mitätöidään, valitsemalla Palkkatietoilmoitus mitätöitäväksi. Erikseen avautuvasta ikkunasta valitaan henkilö tai ne henkilöt joiden ilmoitus mitätöidään. Luotu mitätöintiaineisto lähetetään Tulorekisteriin ja odotetaan että mitätöintiaineisto saa "Käsitelty"-tilan. Kun Mitätöintiaineisto on hyväksytty Tulorekisterissä tehdään tarvittavat muutokset ja korjaukset palkkakaudelle tai muihin tarvittaviin toimintoihin ja luodaan palkkakaudelle korjaustositteet ja lähetetään palkkatietoilmoituksen korjausilmoitus Tulorekisteriin. Mitätöinnin jälkeen tehtävällä aineistolla on Vers numero 0 (nolla), kuten alkuperäiselläkin aineistolla.
Työnantajan erillisilmoitus
Lähetetty aineisto mitätöidään, valitsemalla Työnantajan erillisilmoitus mitätöitäväksi valitsemalla aineisto luettelosta ja luomalla mitätöintiaineisto ja lähetetään aineisto Tulorekisteriin. Tarvittaessa tehdään muutoksia ja korjauksia ja luodaan työnantajan erillisilmoituksen aineisto uudelleen ja lähetetään se tulorekisteriin. Mitätöinnin jälkeen tehtävällä aineistolla on Vers numero 0 (nolla), kuten alkuperäiselläkin aineistolla.
Tilanteissa joissa on kirjattu perusteetonta etua palkasaajalle ja ilmoitettu perusteetonta etua maksetuksi Tulorekisteriin tulee tehdä takaisinperintä maksetusta ylimääräisestä palkasta (=perusteettomasta edusta).
Takaisinperintä kirjataan alkuperäisellä palkkalajilla millä on liikaa maksettu, eli kirjattu perusteeton etu. Takaisinperintä suoritetaan kun seuraavaksi maksetaan palkkaa.
Suorita takaisinperintä seuraavasti:
1.Avaa seuraava maksettava palkkakausi
2.Luo palkkalaskelma ja kirjaa normaalisti palkansaajalle kuuluva palkka
3.Tee takaisinperintä samaisella palkkalajilla jolla palkkaa on kirjattu,maksettu ja ilmoitettu perusteettomana etuna. Annetaan palkkatositeriville palkkalaji ja valitaan riviosan työkaluvalikosta takaisinperintä, avautuvasta luettelossa on nähtävissä ja valittavissa takaisinperittävä palkka
HUOM! Palkkatapahtuman määrä tai yhteensä summa ovat negatiivisia, jos esim. tunnit pitää alkuperäiselle ajanjaksolle oikaistua, ne pitää antaa miinus merkkisenä ja palkkatapahtumalla on selitekentässä Takaisinperintä teksti ja palkkatapahtumalle tallentuu takaisinperintä tieto ja tämän kirjauksen osalta takaisinperitty summa välittyy tulorekisteriin.
Takaisinperinnän tiedot päivittyvät alkuperäisen palkkakauden ajanjakson kertymiin, oikaisemaan liikaa maksettuja palkkoja. Takaisinperinnän jälkeen alkuperäisellä palkkakaudella on ne palkkasummat ja tiedot mitä olisi silloin alunperin pitänyt olla. Kirjanpidolliset tapahtumien oikaisut ja korjaukset tulevan tälle takaisinperintä palkkakaudelle
Kun maksetaan esimerkiksi kertatuloiksi luonnehdittavia tuloja kuten esimerkiksi bonuksia,tulee palkkalaskelmalla määritellä tälläinen palkka kertatuloksi jotta tieto välittyy Tulorekisteriin palkkatietoilmoituksissa.
Palkka määritellään kertatuloksi Palkkalaskelmaa kirjattaessa seuraavasti:
1. Paina kuvaketta "Näytä tai piillota riviosan sarakkeita" saadaksesi Kertatulosarakkeen näkyviin
2. Valitse palkkalaji jolla kertaluontoiseksi määriteltävää tuloa haluat maksaa,anna summa ja aseta valinta kenttään "Kertatulo".
Kirjaa palkkatosite loppuun ja tee verojen ja vähennysten laskenta ja kuittaa maksetuksi tai luo maksuaineisto pankkiin lähetettäväksi kun ajankohtaista.
Palkkatietoilmoituksella eritellään kertatulo Tulorekisterin vaatimusten mukaisesti.
Toisessa Tulorekisteri webinaarissa käytiin läpi tarkemmin varmennehakemuksen täyttämistä,varmenteen käyttöönottamista käytännöss ja tulorekisteriaineistojen muodostusta,hallintaa sekä lähettämistä. Näiden asioiden lisäksi kävimme läpi myös muutamia muita Tulorekisterin myötä tulleita muutoksia ohjelmaan.
Pääset näkemään Tulorekisteri tallenteen tässä:
Tulorekisterillä on ohjeistus mitä ja miten ilmoitettuja tietoja korjataan sekä milloin korjaus on tehtävä. Korjaus on myös kohdistuttava oikeaan ilmoitukseen.
Korjattavia ilmoituksia ovat Palkkatietoilmoitus ja Työnantajan erillisilmoitus.
Tässä käyttövinkissä käydään läpi yleisimmät tilanteet joissa korjaustosite ja korjausilmoitus on tehtävä.
Lyhyesti kerrottuna korjausilmoitus tehdään yleensä vain silloin kun palkansaajalle on jo maksettu tilille palkkaa liikaa ja tulee tulorekisterille ilmoittaa perusteettomasti maksetusta edusta ja seuraavalla palkkakaudella takaisin periä liikaa maksettu suoritus.
Takaisinperinnän tekemiseen löydät ohjeen täältä:
Toimi näin kun olet maksanut palkasaajalle liikaa palkkaa mutta et ole vielä ilmoittanut tietoja tulorekisteriin:
1.Valitaan palkkakausi missä on korjattavaa.Palkkatapahtumien hallinnassa valitaan palkkatosite minkä tietoja on korjattava ennen ilmoitusta tulorekisteriin.
2.Avataa palkkatosite "Näytä tosite"-toiminnolla käsiteltäväksi
3.Valitaan tositteen kirjausikkunassa toiminto "Korjaustositteen luonti"
3.Saadaan näkyviin alkuperäisessä palkkatositteessa näkyvät palkkakirjausrivit,korjataan palkkariviä jossa virhe on ollut muokkaamalla summaa sellaiseksi kuin sen olisi pitänyt olla.
4. Tehdään uusi rivi johon haetaan samainen palkkalaji jolla virhe on ollut ja annetaan ylimääräisenä maksettu summa kyseisellä rivillä ja ohjelma tuo palkalle tiedon "perusteeton etu".
5.Palkkatositteelle suoritetaan vähennysten laskenta ja sekä palkkakauden hyväksyntä, ei maksua, olihan maksu jos suoritettu. Tämän jälkeen on palkkatietoilmoituksella oikeat tiedot lähetettävissä tulorekisteriin. Mikäli useammalle palkansaajalle on korjaustarpeita, käsitellään kaikki tarvittavat palkkatositteet ja lähetetään tulorekisteri-ilmoitus oikein tiedoin.
6. Korjausilmoitus lähetetään Tulorekisteriaineistot-toiminnossa
Tilanteessa jossa palkansaajalle on maksettu liikaa ja ilmoitettu tulorekisteriin, tehdään korvaava ilmoitus:
Toimitaan aivan samoin kuin tilanteessa missä on maksettu mutta ei vielä ilmoitettu palkkatietoilmoitusta (kts. ylhäältä tarkempi ohjeistus korjaustositteen ja korjauilmoituksen luomiseen). Poikkeuksena tässä tilanteessa on se, että aineisto mikä lähetetään korjausten jälkeen tulorekisteriin on korjausilmoitus alkuperäiseen ilmoitukseen ja sillä on tulorekisteriaineistot toiminnossa Vers -kentässä numerona 1, 2, 3, jne. monesko korjaus kyseiseen ilmoitukseen on kyseessä.
Huomaathan että mikäli suoritetaan korjauksia kohdekaudelle jolta on jo Työnantajan erillisilmoitus ainesto luotu, ja korjaukset ovat sisältäneet sairausvakuutusmaksun tai TA sairausvakuutusmaksuista tehtävät vähennykset summien muutoksia, on kohdekauden ilmoitus laadittava uudelleen. Laadinta suoritetaan Aineistot-Työnantajan erillisilmoitus-toiminnolla aivan kuten alkuperäinen ilmoituskin luotiin, kohdekaudeksi valitaan se kausi jolle korjauksia suoritetaan.
Mikäli on suoritettu korjauksia kohdekaudelle jolta on jo Työnantajan erillisilmoitus aineisto ilmoitettu, ja korjaukset ovat sisältäneet sairausvakuutusmaksun tai TA sairausvakuutusmaksuista tehtävät vähennykset summien muutoksia, on kohdekauden ilmoituksesta tehtävä uusi ilmoitus ja lähetettävä se tulorekisteriin. Vers -kentässä numerona 1, 2, 3, jne monesko korjaus kyseiseen ilmoitukseen on kyseessä. Laadinta suoritetaan Aineistot-Työnantajan erillisilmoitus-toiminnolla aivan kuten alkuperäinen ilmoituskin luotiin,kohdekaudeksi valitaan se kausi jolle korjauksia suoritetaan.
Ensimmäisessä tulorekisteri webinaarissa käytiin läpi yleisesti tulorekisteriä ja sitä mitä voidaan jo tehdä ensivuotta varten ja tietenkin sitä miten Passeli toimii yksiin tuon tulorekisterin kanssa.
Voitte katsoa Webinaari tallenteen alla olevalta videolta:
Verkkopalkka on palvelu, jolla palkanmaksaja voi toimittaa palkkalaskelmat palkansaajilleen sähköisessä muodossa niin, että palkansaajat voivat katsella palkkalaskelmiaan oman verkkopankkinsa kautta. Verkkopalkasta hyötyvät sekä palkanmaksaja että palkansaaja.
Edut palkanmaksajalle:
palkkahallinnon prosessit tehostuvat ja palkkalaskelmien toimitus yksinkertaistuu
palkkalaskelmien tulostus- ja toimituskustannukset pienenevät
työntekijöiden palvelu paranee
palkansaajat on mahdollista tavoittaa yhden sähköisen kanavan kautta
palkka-asioita koskevat kyselyt on mahdollista keskittää palkkahallinnossa
pienentää hiilijalanjälkeä, ja on ympäristöystävällinen ratkaisu
Edut palkansaajalle:
sähköinen palkkalaskelma on nähtävissä ajasta ja paikasta riippumatta 24 h vuorokaudessa
sähköiset palkkalaskelmat arkistoidaan 18 kuukautta (nähtävissä myös työsuhteen päättymisen jälkeen)
verkkopalkka on turvallinen, sillä palkkalaskelmaan pääsee siirtymään vain verkkopankin kautta
palkkalaskelma on tarkasteltavissa jopa pari päivää ennen maksupäivää
palvelu on palkansaajalle maksuton
Katso video, miten otat verkkopalkan käyttöön Passeli Yritys ohjelmassa.
Tulorekisteri on kansallinen sähköinen tietokanta. Se sisältää kattavat palkka-, eläke- ja etuustiedot yksilötasolla. Tiedon tuottajat ilmoittavat tiedot ansiotuloista tulorekisteriin reaaliaikaisesti ja maksukohtaisesti.