Alla on listattuna erilaisia mahdollisia ongelmatilanteita ja niiden ratkaisut.
Mentäessä Työajankirjaus-toimintoon saatte seuraavan ilmoituksen: Sinulla ei ole henkilökortistossa työajankirjaajan tai hyväksyjän roolia, joten et voi kirjata työaikaa.
Käyttäjätunnus, jolla olette kirjautuneet ohjelmaan, on annettu oikean Henkilökortin Perustiedot välilehden Käyttäjänimi-kenttään
Mikäli kyseessä on Työajankirjaaja, on kyseiselle Henkilökortille valittu Perustietoihin rooliksi Työajankirjaaja
Mikäli kyseessä Hyväksyjä, on kyseiselle Henkilökortille valittu Perustietoihin rooliksi Hyväksyjä. Lisäksi tarkistakaa, että henkilö on valittuna Hyväksyjäksi, niille henkilöille, joiden hyväksyjä hän on.
Työajankirjaus toimintoa avattaessa tai valittaessa henkilö kyseisessä toiminnossa saatte seuraavan ilmoituksen: ”Henkilökortiston perustiedoissa tai työsuhteen perustiedoissa ei ole määritelty henkilön päivittäistä työaikaa. Anna seuraaville työajankirjaajille päivittäinen työaika ennen työaikojen kirjausta”.
Mikäli kyseessä on Palkansaaja, menkää Henkilökortin Työsuhteet -välilehdelle. Tarkistaa sieltä Perustiedot -välilehdeltä, että Päivittäinen työaika on annettuna.
Muissa tapaukissa menkää Henkilökortiston Työaika-välilehdelle ja tarkistaa, että sinne on syötetty Päivittäinen työaika.
Työaikaa kirjatessa Kirjauslajeista ei löydy tarvittavaa kirjauslajia.
Kirjauslajeista löytyy ne kirjauslajit joiden tyyppi on tuntityö, liukuma, ylityö, palkallinen poissaolo tai palkaton poissaolo ja jotka kuuluvat Henkilökortistossa kyseiselle henkilölle valittuun kirjauslajiryhmään.
Työaikaa kirjatessa Työtehtävistä ei löydy tarvittavaa työtehtävää
Työtehtävistä on valittavissa ne voimassa olevat työtehtävät, jotka kuuluvat Henkilökortistossa kyseiselle henkilölle valittuun työtehtäväryhmään.
Työajan kirjauksessa ei pystytä korjaamaan kirjattua riviä, koska rivi on kuitattu-tilassa.
Ennen kuin työajankirjaaja voi korjata riviä, pitää Kuittaus perua ”Peru valittujen rivien kuittaus/hyväksyntä” -painikkeella. Hyväksyjä ja päähyväksyjä voivat muokata myös kuitattu-tilassa olevaa kirjausta.
Kuitatun työajankirjauksen hyväksyminen ei onnistu.
Hyväksynnän voi tehdä sellainen Henkilö, joka on määritelty hyväksyjäksi sen henkilön Henkilökortille, jonka työajankirjauksia hyväksytään. Myös sellainen henkilö, joka on Henkilökortilla määritelty Päähyväksyjäksi, voi tehdä hyväksynnän.
Ennen Työajankirjauksien kirjausta pitää suorittaa Työajankirjauksen käyttöönotto. Käyttöönotossa käydään läpi kaikki Perustiedot -valikossa löytyvät toiminnot, joiden tiedot käyttäjän tulee tarkistaa. Tarvittaessa tiedot tulee muuttaa ja mahdollisesti puuttuvat tiedot luoda ohjelmaan.
Kirjauslaji-toiminnossa määritellään kaikki erityyppiset kirjauslajit, joilla voidaan kirjata työaikaa. Mikäli käytössä on myös Palkanlaskenta, voidaan toiminnossa määritellä Kirjauslajia vastaavat Palkkalajit.
Kirjauslajiryhmä-toiminnossa määritellään kirjauslajiryhmiä. Henkilölle/henkilöryhmälle valitaan kirjauslajiryhmä, jolloin hänelle näkyvät työajan ja poissaolojen kirjauksessa vain valitun Kirjauslajiryhmän Kirjauslajit.
Työtehtävä-toiminnossa määritellään työajankirjauksessa käytettävät työtehtävät. Työtehtävälle annetaan yksiselitteinen nimi, laskutuksessa käytettävä nimike ja tieto, onko työtehtävä käytössä.
Työtehtäväryhmä-toiminnossa voidaan luoda erilaisia työtehtäväryhmiä. Henkilölle/henkilöryhmälle valitaan työtehtäväryhmä, jolloin hänelle näkyvät vain valitun työtehtäväryhmän työtehtävät.
Henkilöryhmät -toiminnossa voidaan luoda henkilöryhmiä, joiden avulla voidaan ryhmitellä henkilöt, joilla on sama työaika, kirjauslajiryhmä, työtehtäväryhmä, hyväksyjä ja kustannuspaikka. Kun luodaan uusi henkilö tai henkilön työsuhteen perustietoihin valitaan henkilöstöryhmä, henkilöstöryhmän tiedot kopioituvat henkilölle oletustiedoiksi. Tarvittaessa tietoja voi muuttaa henkilökortilla.
Henkilökortisto -toiminnossa voidaan Henkilökorteille liittää kyseistä henkilö vastaava Passelin käyttäjä. Lisäksi voidaan antaa henkilölle tarvittavat roolit, sekä liittää käyttäjä haluttuun Kirjauslajiryhmään, Työtehtäväryhmään ja Henkilöryhmään.
Toiminnanohjauksen käyttöönotossa määritetään Väriluokat, Tehtävätyypit, Yhteydenottotavat ja Myyjäryhmät.
Valitse Toiminnanohjaus –osion yläpalkista ”Perustiedot” – ”Väriluokat”
Väriluokkien avulla voit helposti tunnistaa ja ryhmitellä kalenterimerkintöjä. Esimerkiksi tehtävätyypeille voidaan määrittää väliluokat.
Väriluokan voit luoda ikkunan ”Uusi” valinnan kautta.
Valitse Toiminnanohjaus –osion yläpalkista ”Perustiedot” – ”Tehtävätyypit”
Tehtävätyypeillä määritellään järjestelmään kirjattavien tehtävien tyypit, jotta voidaan helposti seurata ja eritellä, minkälaisia tehtäviä järjestelmään on kirjattu
Selite –sarakkeeseen määritetään tehtävätyypin selite ja Luokka –sarakkeeseen mahdollinen väriluokka
Valitse Toiminnanohjaus –osion yläpalkista ”Perustiedot” – ”Yhteydenottotavat”
Yhteydenottotavoissa määritellään tavat, joilla yhteydenotot yrityksen ja asiakkaiden välillä tapahtuvat. Esimerkiksi Puhelin, sähköposti jne.
Valitse Toiminnanohjaus –osion yläpalkista ”Perustiedot” – ”Vastuuhenkilöryhmät”
Vastuuhenkilöryhmiä voidaan luoda, mikäli henkilökuntaa on mahdollista ryhmitellä, kuten esimerkiksi Myynti , Reskontra tai Asiakaspalvelu.
Vastuuhenkilöryhmien luonnin jälkeen pitää henkilökortistossa valita jokaiselle henkilölle oma ryhmä, johon hän kuuluu sekä henkilön käyttämä käyttäjänimi, jota hän käyttää kirjautuessaan ohjelmaan.
Ohjelma näyttää info-ikkunan käyttäjälle ennen perustietojen ja asetuksien määrittämistä. Perustietojen ja asetuksien määrittämisen jälkeen voi aloittaa liikekirjanpidon käytön. Info-ikkunassa on ohjeistusta liikekirjanpidon osion käyttöönottamiseksi ja linkki ohje-videoon. Liikekirjanpito on hyvä ottaa käyttöön ennen muiden osioiden käyttämistä, siten tapahtumat tiliöityvät ja tositteet muodostuvat automaattisesti.
Myyntitilaukselle luotu toimitus on siirrettävissä laskutukseen. Lähete voidaan siirtää ”Tilaustenhallinnassa” toimitukset näkymässä, tai ”Siirto laskutukseen” toiminnolla.
Avaa ”Siirto laskutukseen” –toiminto.
Valitse, siirretäänkö kaikki tulostetut lähetteet vai valitaanko laskutettavat lähetteet.
Mikäli haluat valita laskutettavat lähetteet, niin aukeaa ikkuna, josta on valittavissa mitkä toimitukset siirretään laskutukseen. Valinnan jälkeen painetaan OK –painiketta.
Ohjelma varmistaa laskujen päivämäärän muodostamisen. Tee valinta ja paina OK –painiketta.
Valitut toimitukset on siirretty laskutukseen ja ne voidaan tulostaa siirron jälkeen.
Myyntitilaus tai -toimitus maksetaan kassaan Kassakuitin kirjaus-toiminnossa.
Avaa kassakuitin kirjausikkuna
Anna kassakuitille asiakas, jonka myyntitilauksen tai -toimituksen tiedot haetaan kassakuitille.
Avaa Riviosa -valikosta ”Lisää myyntitilaus kuitille” tai ”Lisää toimitus kuitille” ja valitaan listasta haluttu myyntitilaus tai -toimitus.
Myyntitilaukselta tai -toimitukselta tulevia nimiketietoja ei voida muokata, mutta voit lisätä kuitille uusia nimikkeitä
Mahdollisten lisäysten jälkeen voit kirjata kuitille maksutapahtuman
Maksusuorituksen jälkeen myyntilauksen sekä myyntitoimituksen tila päivittyy oikeaksi
*Huom. Jos laskutat toimittamattoman tilauksen kassassa, niin tilaus muuttuu järjestelmässä "valmiiksi" jolloin siihen ei voi luoda enää uutta toimitusta.
Mikäli ohjelmassa ei ole valmiina kululajia, voidaan uusia kululajeja luoda joko kopioimalla olemassa olevan kululajin tiedot uuden pohjaksi tai tekemällä kokonaan uusi kululaji.
Luodaan kululaji kopioimalla
Avaa ”Perustiedot” -valikko ja valitse ”Kululajit”
Valitse kululaji, jonka tiedot kopioidaan uuden kululajin pohjaksi
Paina työkaluriviltä ”Kopio” -painiketta
Anna kululajille puuttuvat tiedot ja tarkista että kopioidut tiedot ovat oikein
Tallenna kululaji työkalurivin ”Tallenna” -painikkeella
Luodaan uusi kululaji
Avaa ”Perustiedot” -valikko ja valitse ”Kululajit”
Paina työkaluriviltä ”Uusi” -painiketta
Anna kululajille tarvittavat tiedot
Tallenna kululaji työkalurivin ”Tallenna” –painikkeella
Tarjouksen kirjausikkunassa voidaan määritellä, mitä tietoja näytetään tarjouksen riviosalla.
Näitä tietoja ovat Varastopaikka, Toimitusaika, Erä, Alennus %, Kredit–tili, Kustannuspaikka, Finvoice-tili, Finvoice-kustannuspaikka, Ostajan nimikekoodi, Toimittaja ja Projekti.
Avaa tarjouksen kirjausikkuna
Paina riviosan työkalurivillä Näytä sarakkeet -painiketta
Valitse näytettävät sarakkeet
Tämän jälkeen tarjouksen kirjauksessa näytetään ne sarakkeet, jotka olet valinnut. Näytettävät sarakkeet tallentuvat konekohtaisesti muistiin, joten seuraavalla kerralla kirjausikkunaa avatessa sarakkeet on näkyvissä.
Henkilö pitää olla perustettuna ennen kuin matkalasku luodaan. Mikäli henkilö on perustettu jo aiemmin henkilökortistoon, niin sitä ei tarvitse perustaa uudelleen.
Valitse yläpalkin valikosta ”Perustiedot” – ”Henkilökortisto”
Paina työkaluriviltä ”Uusi henkilö” –painiketta tai etsi jo perustettu henkilö kortistosta
Anna henkilötiedot oikeisiin kenttiin tai tarkista, että henkilötiedot on oikein
Valitse Henkilörooliksi ”Matkustaja” ja syötä tarvittaessa ”Pankkitilit” välilehdelle henkilön pankkitili
Paina työkaluriviltä ”Tallenna” -painiketta
Ostotilaukselle on mahdollista kirjata osatoimitus, mikäli kaikkia ostotilauksen tuotteita ei saavuteta kerralla.
Avaa Ostotilaustenhallinta
Valitse toimitettava ostotilaus ja valitse työkaluriviltä ”Luo tilauksesta uusi toimitus” tai paina F3 –painiketta
Valitse toimitustyypiksi ”Uusi ostotoimitus” ja kirjaa vapaavalintaiset ostotoimituksen yksilöintitiedot
Ostotoimituksen kirjausikkunassa voit kirjata nimikkeiden toimitetut määrät ”Toimitettu” sarakkeeseen
Kirjausikkunassa voit myös vaihtaa toimituksen päiväyksen ja syöttää ostotoimituksen yksilöintitiedot, kuten ”Lähete” ja ”Rahtikirja”
Tallenna muutokset työkalurivin ”Tallenna” -painikkeesta
Kassan ohjaustiedoissa pitää olla valittuna käytettävä kassa, ennen kuin kassakuittien luonti voidaan avata. Kassan avauksessa määritellään myyjä ja pohjakassa.
Ohje käytettävän kassan luomiseen sekä määrittämiseen.
Ohje kassakuitin kirjaamiseen:
Avaa ”Kassakuittien luonti”, jolloin pääset kassakuitin kirjausikkunaan
Valitse kuitille asiakas, jonka jälkeen voit valita nimiketietoja kassakuitille
Nimiketietoja voidaan lisätä antamalla Nimikekoodi, Nimikehaulla, Viivakoodinlukijalla tai ”Kassan ohjaustiedoissa” määritellyillä pikanäppäimillä
Maksutapahtuman pääset kirjaamaan ”Kuitin maksutapahtuma” –painikkeesta tai F5 näppäimestä
Ryhmälaskututusta käytetään samansisältöisten, kalenteriin sidottujen laskujen luontiin ryhmälaskumalleihin liitetyille asiakkaille tai asiakasryhmille.
Laskut luodaan valituista ryhmälaskumalleista Laskutusajo-toiminnolla. Ryhmälaskupohjien ylläpito sekä Laskutusajo -toiminto löytyvät Laskutus -valikon Ryhmälaskutus -toiminnosta.
Ryhmälaskutus aloitetaan ryhmälaskumallien luonnilla. Ryhmälaskumalli sisältää mallilaskun ja laskutustiedot.
Mallilaskussa määritellään laskutettavat nimikkeet ja laskun yleistiedot.
Laskutustiedoissa määritellään mallilla laskutettavat asiakkaat tai asiakasryhmät sekä laskuajojen tekemiseen tarvittavat tiedot kuten laskutuskausi- sekä laskutusperusteen voimassaoloaikaan liittyvät tiedot.
Kun ryhmälaskumallit ovat kunnossa, voi laskut luoda laskutusajolla.
Laskutusajossa käyttäjä luo laskut niille ajoon valittujen ryhmälaskumallien asiakkaille, joiden laskukausi päättyy ennen käyttäjän antamaa, ”Laskutetaan asti” päivää.
Toiminnanohjauksen yleistoimintoon pääsette Toiminnanohjaus –osiosta. Toiminnanohjauksessa nähdään kirjautuneen käyttäjän tehtävät ja kalenteri. Toiminnossa voidaan myös tehdä uusia tehtäviä ja kontakteja avoimiin kampanjoihin.
Oma sivu –ikkunassa nähdään kirjautuneen käyttäjän omat ”Tehtävät” ja tehtävien ”Caset”
Tehtävät –ikkunassa voidaan katsoa tehtäviä vastuuhenkilöittäin
Asiakkaat –ikkunassa nähdään asiakkaat ja valitulle asiakkaalle syötettyjä tietoja, kuten esimerkiksi Tehtävät, tarjoukset, myyntitilaukset, toimitukset ja laskut.
Asiakkaille voidaan luoda uusi tehtävä valitsemalla asiakkaan tiedot aktiiviseksi ja valitsemalla työkaluriviltä ”Uusi tehtävä”. Tehtävän kirjauksesta löytyy oma ohje.
Kalenteri –näkymässä nähdään henkilökohtainen kalenteri sekä voidaan tarkastella ryhmäkohtaisesti kalenteria. Kalenteria voi katsoa Päivä-, Viikko- ja Kuukausitasolla.
Soittolista -näkymässä voidaan luoda soittolistoja useiden erilaisten asiakasrajausten avulla.
Kampanjat -näkymässä kirjautunut vastuuhenkilö voi seurata niitä kampanjoita, joihin hänet on merkitty vastuuhenkilöksi.
Ostotilausten luonti hälytyslistalta toiminnossa on mahdollista luoda ostotilausehdotukset hälytyslistalta valituille nimikkeille.
Toiminto on käynnistettävissä Ostotilaukset -valikon kohdasta Ostotilaukset hälytyslistalta. Toiminnon ohjeesta on tutustuttavissa tarkemmin toiminnossa käytettävissä oleviin rajauksiin ja valintoihin.
Webinaarissa käydään läpi muuttuva- ja kiinteäpalkkaisten vuosilomalaskennan toiminnon Passeli Yritys -ohjelmassa sekä lomapäivien ja lomapalkan laskennan perustana käytettävät arvot.
Projektiseurantaa voidaan hyödyntää yhdessä muiden Passeli Yritys ohjelmassa olevien osioiden kanssa.
Järjestelmään kirjattavalle tarjoukselle voidaan valita projektitieto, johon tarjous kohdistuu. Tällöin projektitieto siirtyy tilaukselle ja siitä eteenpäin normaalisti. Projektin materiaali kustannukset tulevat myyntitoimituksilta, laskuilta (mikäli tehty suoraan laskutukseen jolloin materiaalit on myös toimitettu) sekä varastotapahtumien kirjauksilta.
Ostoreskontrassa kirjattaville ostolaskuille voidaan myös määritellä projektitunnus, jolloin ostolasku kirjataan projektin kustannukseksi.
Palkkakulut sekä matkalaskut tulevat suoraan kyseisissä osioissa kirjattavien tapahtumien mukaan projektille, kun ne ovat maksettu tilassa.
Kirjanpidossa voidaan myös kohdistaa uusi tosite projektille. Mikäli tosite luodaan osakirjanpidon tapahtumasta, tulee tositteelle automaattisesti projektitieto, mikäli projektitunnus on valittu osakirjanpidon tapahtumalla.
Projekti osiosta löytyy useita eri raportteja, joiden avulla voi seurata projekti tapahtumia sekä projektin tuottavuutta.
Vuokrauksen, jonka tila on ”Avoin” voi toimittaa Vuokraustenhallinta –toiminnossa.
Avaa Vuokraus –osiosta ”Vuokraustenhallinta” ja valitse toimitettava vuokraus listalta aktiiviseksi.
Valitse työkalurivin ”Toimita vuokraus” –painike tai paina F3 näppäintä
Toimitustyyppejä on neljä: Toimitetaan koko vuokraus, jolloin kaikki vuokrattavat tuotteet toimitetaan. Uusi toimitus (osatoimitus), jolloin avautuu Toimituksen kirjaus –ikkuna, mihin voidaan syöttää toimitettavat määrät nimikerivikohtaisesti. Toimitetaan ja laskutetaan, jolloin koko vuokraus toimitetaan ja siirretään laskutukseen laskuksi. Toimitetaan ja maksetaan kassaan, jolloin koko vuokraus toimitetaan ja siirretään kassaan kuittipohjaksi. Toiminto avaa kassan automaattisesti.
Ryhmäalennukset toiminnolla luodaan nimikeryhmäkohtaisia alennuksia valituille asiakasryhmille.
Huomaathan mikäli asiakas kuuluu useampaan asiakasryhmään, jolle on määritelty alennus tietyn nimikeryhmän nimikkeistä, käytetään suurinta asiakkaalle myönnettyä alennusprosenttia. Alennukset annetaan prosentteina asiakkaalla sovellettavan hinnaston hinnasta. Annetut alennukset esitetään rivikohtaisesti alennus % -kentässä
Ennen ryhmäalennusten luontia tulee ohjelmaan luoda Asiakasryhmät ja asiakas tulee valita asiakasryhmään, jotta ryhmäalennukset aktivoituvat. Mikäli asiakkaille on tarkoitus antaa alennuksia vain tietyistä nimikkeistä tulee ohjelmaan luoda myös halutut nimikeryhmät.
Asiakasryhmä luodaan seuraavasti:
1.Valitse Kortistot-Asiakaskortisto-Asiakasryhmät ja luo asiakasryhmä ylläpito näkymässä
Ryhmän luonnin jälkeen Asiakas lisätään luotuun ryhmään seuraavasti:
1.Kortistot-Asiakaskortistot-Valitse Asiakaskortti jolle haluat määrittää käytettävät asiakasryhmän/ryhmät
2.Valitse muokkaa-Asiakasryhmä kentän kohdalla valitse alasvetolaatikosta ryhmä johon asiakas liitetään.
3. Jos asiakkaan tulee olla useassa ryhmässä paina alasvetolaatikon perästä löytyvää toimintokuvaketta ja valitse asiakasryhmä/ryhmät johon asiakas lisäksi halutaan liittää
Mikäli ryhmäalennuksia annetaan myös nimikeryhmäkohtaisesti tulee ohjelmaan luoda myös nimikeryhmiä ja liitetään nimikkeitä kyseiseen ryhmään.
1.Kortistot-Nimikekortistot-Nimikeryhmät-Luo Nimikeryhmät ylläpito näkymässä
Ryhmän luonnin jälkeen Nimike lisätään luotuun ryhmään seuraavasti:
1.Kortistot-Nimikekortisto-Valiste Nimikekortti jolle haluat määrittää käytettävät nimikeryhmän/ryhmät
2.Valitse muokkaa-Nimikeryhmä kentän kohdalla valitse alasvetolaatikosta ryhmä johon nimike liitetään.
3. Jos nimikkeen tulee olla useassa ryhmässä paina "Muut ryhmät" toimintokuvaketta ja valitse nimikeryhmä/ryhmät johon asiakas lisäksi halutaan liittää
Kun ryhmät on luotu ja kortit on lisätty haluttuihin ryhmiin,luodaan ryhmäalennukset Nimikekortiston kautta:
1.Kortistot-Nimikekortistot-Perustiedot-Ryhmäalennukset
2.Luodaan uusi alennushinnasto ryhmälle painamalla luonti kuvaketta
3.Valitaan Nimikeryhmä ja Asiakasryhmä joita alennus koskee
4.Määritellään ryhmää koskeva alennus% sekä onko alennus voimassa toistaiseksi vain tietyn ajanjakson
Asiakasryhmälle liitetyn asiakkaan alennukset aktivoituvat myyntitilanteissa automaattisesti käyttöön.