Passeli Yritys käyttövinkit

Ohjelmasta voidaan lähettää automaattisesti tekstiviestejä myyntitilauksista, -toimituksista sekä –laskuista. Toiminto on erittäin hyödyllinen esimerkiksi silloin, kun asiakasta halutaan muistuttaa erääntyneestä laskusta, lähettää tilausvahvistus tehdystä myyntitilauksesta tai tehdystä myyntitoimituksesta.   Automaattisesti lähetettävien tekstiviestien asetuksiin pääsee perustiedot > automaattisesti lähetettävät tekstiviestit. Tekstiviestien lähettämistä voi rajata asiakaskohtaisesti asiakaskortin "Ei automaattisia tekstiviestejä" valinnalla.  Jos haluat lopettaa automaattisten tekstiviestien lähetyksen jonkun toiminnon yhteydessä, tyhjennä ko. toiminnon malli kenttä. Lisäksi voit halutessasi valita, että ohjelma kysyy tekstiviestin lähetystä tai että tekstiviesti lähetetään automaattisesti. Oletuksena tekstiviesti lähetetään laskutusasiakkaalle ja tekstiviestin lähetystä kysytään käyttäjältä.   Automaatti tekstiviestit Laskutus ja myyntireskontra osiossa: Laskutus ja myyntireskontrassa voidaan asettaa kaksi automaattista tekstiviestipohjaa. Viestipohjille voidaan asettaa aloitus päivä, jolla voidaan rajata miten kaukaa historiasta viestejä halutaan lähettää. Tekstiviestejä ei lähetetä keskeneräisistä laskuista eikä factoring-laskuista. Erääntyvästä laskusta pitää mallin valinnan lisäksi määritellä kuinka monta päivää ennen eräpäivää tekstiviesti lähetetään sekä antaa päiväys, mistä laskun päiväyksestä alkaen automaattisia tekstiviestejä lähetetään. Erääntyneestä laskusta pitää mallin valinnan lisäksi määritellä kuinka monta päivää eräpäivän jälkeen tekstiviesti lähetetään sekä antaa päiväys, mistä laskun päiväyksestä alkaen automaattisia tekstiviestejä lähetetään. Automaatti tekstiviestit Myyntitilaukset osiossa Myyntitilaukset osiossa automaattisesti lähetettäviä tekstiviestejä voidaan lähettää tilausten ja toimitusten osalta. Myyntitilaukset kohdassa valitun tekstiviestimallin mukaiset tekstiviestit lähetetään automaattisesti, kun uusi myyntitilaus tallennetaan. Tekstiviesti voidaan lähettää joko laskutus- tai toimitusasiakkaalle. Lisäksi voit halutessasi valita, että ohjelma kysyy tekstiviestin lähetystä tai että tekstiviesti lähetetään automaattisesti. Oletuksena tekstiviesti lähetetään laskutusasiakkaalle ja tekstiviestin lähetystä kysytään käyttäjältä. Myyntitoimitukset kohdassa voidaan valita tekstiviestimalli, jonka mukainen tekstiviesti lähetetään automaattisesti lähetteen tulostuksen yhteydessä ja/tai kun toimitus siirretään laskutukseen (koontilaskujen luonnissa ei lähetetä tekstiviestejä). Tekstiviesti voidaan lähettää joko laskutus- tai toimitusasiakkaalle. Lisäksi voit halutessasi valita, että ohjelma kysyy tekstiviestin lähetystä tai että tekstiviesti lähetetään automaattisesti. Oletuksena tekstiviesti lähetetään toimitusasiakkaalle ja tekstiviestin lähetystä kysytään käyttäjältä.   Tekstiviestien lähettämisestä veloitetaan Poletteja, kulloinkin voimassa olevan hinnaston mukaisesti.

Ostotilausten luonti hälytyslistalta toiminnossa on mahdollista luoda ostotilausehdotukset hälytyslistalta valituille nimikkeille. Toiminto on käynnistettävissä Ostotilaukset -valikon kohdasta Ostotilaukset hälytyslistalta. Toiminnon ohjeesta on tutustuttavissa tarkemmin toiminnossa käytettävissä oleviin rajauksiin ja valintoihin.

Rakennuspalveluiden ja romumyynnin myyntilaskun kirjaaminen helpottuu myyntialueiden luomisen kautta. Valitaan ohjelman yläpalkista ”Perustiedot” -> ”Myyntialueet” Lisätään myyntialueiden ylläpitoon uusi rivi ”Rakennuspalvelut” tai ”Romumyynti” ja kirjataan selitteeseen laskuille tulostuva selite voimassaolevasta direktiivistä. (esim. AVL 8 C §:ään tai direktiiviin(Art. 199, Dir.2006/112/EY)) tai vastaavat tiedot romumyynnin osalta. Tallennetaan myyntialue ”OK” painikkeella Avataan Asiakaskortisto ja valitaan asiakkaan ”Muut tiedot” välilehdelle myyntialueeksi luotu ”Rakennuspalvelut” tai ”Romumyynti” ja tarkistetaan että asiakaskortilla on annettuna asiakkaan Y-tunnus ja ALV-tunnus. Valitaan oletustilien ylläpidosta Rakennuspalveluille oletus myyntitili ja samoin romumyynnille. Valitse ohjelman yläpalkista ”Perustiedot” -> ”Oletustilien ylläpito” Valitse ”Rakennuspalvelut” tai ”Romumyynti” myyntialueelle haluamasi kirjanpidon myyntitili, jotta myynti ohjautuu kirjanpidollisesti oikealle tilille. Nyt voit luoda laskun asiakkaalle ja laskutulosteella näkyy rakennuspalveluiden ja romumyynnin myynnissä vaaditut tiedot laskun verottomuudesta.

Projekteille voidaan määritellä eri vaiheita, jolloin Projekteja voidaan hallita vaihekohtaisesti. Projekteihin voidaan lisätä uusia vaiheita Vaiheet -välilehden ”Lisää vaihe” -painikkeella. Vaiheelle annetaan Nimi ja Lisätunnus. Tunnus on oletuksena vaiheen numero. Vaiheen mahdollisia tiloja ovat Suunnitelma, Aktiivinen ja Valmis. Suunnitelma -tilassa pystyy muokkaamaan suunniteltua aikataulua (toteutunut aikataulu päivittyy automaattisesti) ja suunnitelmaa. Aktiivinen -tilassa pystyy muuttamaan toteutunutta aikataulua, mutta ei suunnitelmaa. Vain aktiiviselle vaiheelle voidaan lisätä tapahtumia. Valmis -tilassa ei voi vaikuttaa aikoihin ja suunnitelmaan. Vaiheelle on mahdollista luoda rakenteita, joilla ohjataan projektin etenemistä. Rakennetyyppejä ovat Esivaatimus ja Valmistumisrajoite. Esivaatimus tarkoittaa että ”Vaihe A” on esivaatimuksena ”Vaiheelle B”. Tällöin ”Vaihe A:n” päättymispäivä on oltava pienempi kuin ”Vaiheen B” Valmistumisrajoite tarkoittaa, että ”Vaihe A:n” pitää olla valmis ennen kuin ”Vaihe B” voidaan asettaa valmiiksi. ”Vaihe A:n” päättymispäivä on oltava pienempi tai yhtä suuri kuin ”Vaiheen B”. Henkilöt –välilehdellä voidaan lisätä Projektin vaiheisiin sellaisia henkilöitä, jotka ovat henkilökortistossa merkittynä Projektihenkilöiksi. Välilehdellä on myös ne henkilöt jotka on jo lisättynä Projektille aiemmin ”Perustiedot” –välilehdellä. Suunnitelma –välilehdellä voidaan laatia ja muokata vaiheen Suunnitelmia, kun vaihe on Suunnitelma –tilassa. Suunnitelmaan voidaan lisätä nimikkeitä, omia kuluja tai työtehtäviä. Työtehtävien lisääminen edellyttää Työajankirjaus –osion sisältymistä Passeli Yritys ohjelmaan. Suunnitelmaan lisätyistä riveistä lasketaan automaattisesti vaiheen tuloja ja kuluja. Muuttamalla kustannus- tai tuottoarviota ohjelma kysyy hinnan tasaamista riveille. Jyvityksen perustana on rivin hinta. Hintojen ollessa nollia tasataan summa tasan rivien kesken. Vaiheen kustannus- ja tuottoarviota hyödynnetään ”Suunnitelmat” –tulosteella sekä ”Suunnitelmat vs. toteutuneet” –raportilla.

Myyntitilaus tai -toimitus maksetaan kassaan Kassakuitin kirjaus-toiminnossa. Avaa kassakuitin kirjausikkuna Anna kassakuitille asiakas, jonka myyntitilauksen tai -toimituksen tiedot haetaan kassakuitille. Avaa Riviosa -valikosta ”Lisää myyntitilaus kuitille” tai ”Lisää toimitus kuitille” ja valitaan listasta haluttu myyntitilaus tai -toimitus.   Myyntitilaukselta tai -toimitukselta tulevia nimiketietoja ei voida muokata, mutta voit lisätä kuitille uusia nimikkeitä Mahdollisten lisäysten jälkeen voit kirjata kuitille maksutapahtuman Maksusuorituksen jälkeen myyntilauksen sekä myyntitoimituksen tila päivittyy oikeaksi   *Huom. Jos laskutat toimittamattoman tilauksen kassassa, niin tilaus muuttuu järjestelmässä "valmiiksi" jolloin siihen ei voi luoda enää uutta toimitusta.

Keräilylistoille voidaan tulostaa myyntitilauksen toimittamattomien varastonimikkeiden tiedot. Keräilylista tulostaminen on mahdollista ”Tilaustenhallinnan” tilaukset näkymässä tai tulosteet valikosta löytyvässä ”Keräilylistat” -toiminnossa. Avaa Tulosteet -valikosta Keräilylistat Valitse listasta tilaukset, joista haluat tulostaa keräilylistan Paina OK -painiketta Valitse tulostusikkunasta tulostuskohde ja paina OK -painiketta

Vakiopalkkojen luonti: Vakiopalkat -toiminnossa voidaan muodostaa aktiiviseen laskentaryhmään kuuluvien palkansaajien palkkatapahtumat aktiiviselle palkkakaudelle, mikäli palkansaajille on annettu palkansaajatiedoissa vakiopalkkatiedot. Jos palkansaajalle on jo kirjattu palkkatapahtumia, ohjelma lisää vakiopalkkatapahtumat palkansaajan palkkalaskelmalle. Avaa Palkanlaskenta -valikosta ”Vakiopalkat” Aloita vakiopalkkojen luonti ”Luo palkat” -painikkeesta Kuitataan vakiopalkat luoduiksi ”OK” –painikkeella   Palkkatapahtumien lisäys: Palkkatapahtuman lisäyksellä voidaan lisätä palkkatapahtuma yhdelle tai useammalle aktiiviseen laskentaryhmään kuuluville palkansaajille, joiden työsuhde on voimassa aktiivisella palkkakaudella.     Palkkatapahtuma lisätään aina aktiiviselle palkkakaudelle. Avaa Palkanlaskenta -valikosta ”Palkkatapahtumien lisäys” Valitse palkansaajat, joilla palkkatapahtuma lisätään Valitse palkkalaji, joka lisätään valituille palkansaajille Anna palkkatapahtumalle tarvittavat tiedot Lisää palkkatapahtumat valituille palkansaajille ”Lisää” -painikkeesta Kuitataan palkkatapahtumien lisäys ”OK” –painikkeella   Palkkatapahtumien hyväksyntä: Palkkakauden tapahtumien hyväksyntä -toiminnossa suoritetaan aktiivisen laskentaryhmän aktiiviselle palkkakaudelle kirjattujen palkkalaskelmien hyväksyntä. Palkkalaskelmien verot ja vähennykset pitää olla laskettu ennen kuin palkkalaskelmat voidaan hyväksyä. Avaa Palkanlaskenta -osiosta ”Palkkakauden tapahtumien hyväksyntä” Aloita Palkkakauden tapahtumien hyväksyntä ”Hyväksy” -painikkeesta Kuitataan Palkkakauden tapahtumien hyväksyntä ”OK” -painikkeella Suljetaan Palkkakauden tapahtumien hyväksyntä   Palkan maksu, kuittaus maksetuksi tai pankkiin toimitettavan maksuaineiston luonti Palkan maksu -toiminnossa voidaan luoda aktiivisen laskentaryhmän aktiiviselle palkkakaudelle kirjatuista palkkalaskelmista maksuaineisto tai kuitata palkkalaskelmat maksetuiksi. Palkkakauden palkkalaskelmat pitää olla hyväksyttyjä, jotta palkat voidaan maksaa. Palkkalaskelmien kuittaaminen maksetuiksi (mikäli ei luoda pankkiaineistoa, vaan maksetaan palkat muulla tavalla) Avaa Palkanlaskenta -osiosta ”Palkan maksu” Oletuksena kaikki maksettavat palkkalaskelmat ovat valittuna ja voit halutessasi myös valita vain tietyt palkat maksetuksi. Tarkista että tiedot ovat oikein Merkitään valitut palkkalaskelmat maksetuiksi ”Kuittaa maksetuiksi” -painikkeesta Kuitataan toiminto ”OK” –painikkeella ja suljetaan ”Palkan maksu”   Pankkiaineiston muodostaminen: Avaa Palkanlaskenta -osiosta ”Palkan maksu” Oletuksena kaikki maksettavat palkkalaskelmat ovat valittuna ja voit halutessasi myös valita vain tietyt palkat maksetuksi Tarkista että tiedot ovat oikein Luo palkoista maksuaineisto painamalla ”Luo aineisto” -painiketta Kuitataan aineiston luominen OK –painikkeella ja suljetaan ”Palkan maksu” Lähetä luotu maksuaineisto pankkiyhteysohjelmallasi pankkiinne

Kun ohjelma otetaan käyttöön kesken tilikauden, niin mikäli haluat tilikauden alkukuukausien tietojen näkyvän kuukausittain, valitse kuluva tilikausi, syötä jokaisen kuukauden tapahtumien saldo tileittäin, päiväyksenä kuukauden viimeinen päivä. Huomioithan myös verottajan ilmoitusten osalta käyttämänne ilmoitusjakson. Avaa Kirjanpito -osiosta ”Uusi tosite” Valitse haluamasi tositelaji ja tositetyyppi. Mikäli käytät tositetyyppinä ”Normaali”, muista ajaa Kirjanpito-valikosta ”Arvonlisäverojen kirjausajo” kuukausittain Anna tositteelle oikea päiväys Syötä tositteelle tapahtumien saldot tileittäin ja tallenna tosite työkalurivin ”Tallenna” –painikkeesta

Nimikkeen hinta määräytyy ostotilaukselle nimikkeen hankintatietojen mukaan. Mikäli ostotilaukselle on annettuna toimittaja, ohjelma tarjoaa nimikkeelle kyseisen toimittajan mukaisia hankintatietoja, jotka ovat määritetty Nimikekortille Mikäli ostotilaukselle ei ole annettuna toimittajaa, nimikkeen keskihintaa tarjotaan ostohinnaksi Mikäli tilatulle nimikkeelle ei ole perustettu annetun toimittajan hankintatietoja, käytetään nimikkeen keskihintaa hankintahinnoissa

Tuotepalautus on vuokrauksen nimikkeittäin tapahtuvaan palautukseen tarkoitettu työkalu. Tuotepalautuksessa voidaan palauttaa vuokrauksen vuokrausriviä, jokaisesta palautuksesta tallentuu oma vuokrauksen palautus. Koko vuokrauksen voi palauttaa Tuotepalautus –näkymästä tai halutessaan kirjata palautukset vuokrauksen Palautus –toiminnosta tai Vuokraustenhallinnan kautta. Avaa Tuotepalautus-toiminto Vuokraus osiosta. Valitse oikean vuokrauksen palautettava tuote listauksesta. Paina työkalurivin ”Merkitse palautetuksi” –kuvake tai tupla klikkaa tuoteriviä, jonka haluat merkitä palautetuksi. Ohjelma kysyy palautettavien tuotteiden määrä ja ohjelma tarjoaa oletuksena avointa määrää. Kuittaa palautus OK –painikkeella Palautetun vuokrauksen voi tämän jälkeen laskuttaa normaalisti.

Nimikekorttiin pitää muodostaa vuokrattavat nimikkeet. Vuokrattavien nimikkeiden nimikelaji pitää olla Vuokraus, jotta vuokraustapahtuma voidaan kirjata. Avaa Vuokraus –osion ”Uusi vuokraus”- toiminto Syötä Vuokrauksen perustiedot, kuten Laskutusasiakas, Toimitusasiakas ja vuokrauksen alku- ja loppupäivämäärä. Jos haluat tehdä avoimen vuokrauksen, valitse ”Toistaiseksi voimassa”. Avoimen vuokrauksen teosta on oma ohje. Valitse vuokrattavat nimikkeet. Nimikkeille voidaan antaa nimikerivikohtaisesti alku- ja loppupäivämäärä ja ajanjakson saa määriteltyä tarvittaessa kellonajan tarkkuudella. Ajanjakso -tarkkuuden saa määriteltyä Vuokraus –osion ”Asetukset” – ”Passeli asetukset” valinnan kautta. Vuokraus tallennetaan ”Tallenna” –painikkeen kautta. Jos Vuokraus halutaan toimittaa heti asiakkaalle niin toimituksen voi tehdä Vuokrauksen kirjausikkunan työkalurivin ”Luo uusi toimitus vuokrauksesta” –painikkeen kautta. Vuokratut toimitukset voidaan siirtää laskutettavaksi Laskutus ja myyntireskontra –osioon tai kassakuitin pohjaksi.

Projektinhallinta on Projektiseurantaosion lisäosio, joten Projektinhallintaosion lisääminen ohjelmaan edellyttää, että lisenssi sisältää myös Projektiseurantaosion. Projektinhallinnassa voidaan projekteja hallinnoida ja seurata vaihekohtaisesti. Projekti voidaan jakaa vaiheisiin, jolloin tapahtumakirjaukset on mahdollista tehdä vaihetarkkuudella. Vaiheelle voidaan määritellä sekä suunniteltu aloitus- ja lopetusaika, että toteutunut aloitus- ja lopetusaika. Vaiheelle voidaan määritellä projektihenkilöt, jotka osallistuvat kyseiseen vaiheeseen. Vaiheen suunnitelmaan voidaan liittää vaiheeseen liittyvät nimikkeet, esimerkiksi laskutettavat tuotteet ja/tai palvelut. Jos käytössä on myös Passeli Yritys työajankirjausosio, vaiheen suunnitelmaan voidaan liittää myös työtehtäviä. Suunnitelmaan kirjattujen nimikkeiden ja työtehtävien perusteella tulee suunnitelmalle oletusarvot kustannusarvioon ja tuloarvioon. Vaiheella on erilaisia tiloja, joiden avulla voidaan esimerkiksi hallita, voidaanko vaiheelle kirjata tapahtumia. Vaiheille voidaan määritellä myös riippuvuussuhteita. Projektille voidaan valita laskutuksessa käytettävä hinnasto. Tarvittaessa jokaiselle projektille voidaan määritellä oma hinnasto.

Avoimen vuokrauksen voi tehdä, kun ei tiedetä ennalta vuokrauksen päättymispäivää. Kun halutaan luoda Avoin vuokraus, jolle ei ole määritelty ennalta päättymispäivää, laitetaan ruksi kohtaan Toistaiseksi voimassa. Kun toistaiseksi voimassaoleva kenttä on valittu, tulee laskutusjakso valinnat näkyviin. Laskutusjakso–kenttiin valitaan yksikkö (päivä, kuukausi) ja määrä. Avoimet vuokraukset näkymässä seuraava laskuajo pvm lasketaan näiden ehtojen mukaisesti. Asetukset valikon ”Passeli asetukset” -toiminnossa voidaan valita oletuksena käytettävä yksikkö ja määrä. Kun kirjataan Avointa vuokrausta, ei rivitietojen osalta anneta hintoja, mutta mikäli nimikkeille tulee alennuksia, voidaan ne antaa rivikohtaisesti. Avointen vuokrausten laskutus tapahtuu ”Avoimet vuokraukset” -toiminnossa. Avoimesta vuokrauksesta on kuitenkin mahdollista luoda lasku myös ”Vuokrauksen kirjaus” -ikkunassa ”Laadinta”-valikon ”Avoimen vuokrauksen laskutus”-toiminnolla. Avoimet vuokraukset -toimintoon pääsee Vuokrausosion päänäytön työkalupalkin pikakuvakkeesta käsin.

Toimitus on mahdollista poistaa myyntitilaukselta tilaustenhallintaikkunassa tai toimituksen kirjausikkunan kautta. Perutun koontilaskun toimitusta ei kannata poistaa, poisto ei päivitä tilauksen tilaa avoimeksi tai osatoimitetuksi, se jää valmis -tilaan. Avaa ”Tilaustenhallinta” Valitse ”Näyttö” kohtaan ”Toimitukset” Valitse toimitukset näkymässä haluttu toimitus Paina Poista valitut toimitukset -painiketta, tai Ctrl + del näppäinyhdistelmää. Mikäli toimitus on laskutettu tilassa, sitä ei ole mahdollista poistaa Toimituksen poistaminen ei poista myyntitilausta, vaan ainoastaan tilaukselle merkitty toimitus. Toimituksen poisto palauttaa myös nimikkeet takaisin varastoon ja myyntitilaus palautuu ”Myyntitilaus” –tilaan. Koontilaskulla ollut tilaus ei palaudu, vaan jää valmis tilaan.

Alla on listattuna erilaisia mahdollisia ongelmatilanteita ja niiden ratkaisut. Mentäessä Työajankirjaus-toimintoon saatte seuraavan ilmoituksen: Sinulla ei ole henkilökortistossa työajankirjaajan tai hyväksyjän roolia, joten et voi kirjata työaikaa. Käyttäjätunnus, jolla olette kirjautuneet ohjelmaan, on annettu oikean Henkilökortin Perustiedot välilehden Käyttäjänimi-kenttään Mikäli kyseessä on Työajankirjaaja, on kyseiselle Henkilökortille valittu Perustietoihin rooliksi Työajankirjaaja Mikäli kyseessä Hyväksyjä, on kyseiselle Henkilökortille valittu Perustietoihin rooliksi Hyväksyjä. Lisäksi tarkistakaa, että henkilö on valittuna Hyväksyjäksi, niille henkilöille, joiden hyväksyjä hän on. Työajankirjaus toimintoa avattaessa tai valittaessa henkilö kyseisessä toiminnossa saatte seuraavan ilmoituksen: ”Henkilökortiston perustiedoissa tai työsuhteen perustiedoissa ei ole määritelty henkilön päivittäistä työaikaa. Anna seuraaville työajankirjaajille päivittäinen työaika ennen työaikojen kirjausta”. Mikäli kyseessä on Palkansaaja, menkää Henkilökortin Työsuhteet -välilehdelle. Tarkistaa sieltä Perustiedot -välilehdeltä, että Päivittäinen työaika on annettuna. Muissa tapaukissa menkää Henkilökortiston Työaika-välilehdelle ja tarkistaa, että sinne on syötetty Päivittäinen työaika. Työaikaa kirjatessa Kirjauslajeista ei löydy tarvittavaa kirjauslajia. Kirjauslajeista löytyy ne kirjauslajit joiden tyyppi on tuntityö, liukuma, ylityö, palkallinen poissaolo tai palkaton poissaolo ja jotka kuuluvat Henkilökortistossa kyseiselle henkilölle valittuun kirjauslajiryhmään. Työaikaa kirjatessa Työtehtävistä ei löydy tarvittavaa työtehtävää Työtehtävistä on valittavissa ne voimassa olevat työtehtävät, jotka kuuluvat Henkilökortistossa kyseiselle henkilölle valittuun työtehtäväryhmään. Työajan kirjauksessa ei pystytä korjaamaan kirjattua riviä, koska rivi on kuitattu-tilassa. Ennen kuin työajankirjaaja voi korjata riviä, pitää Kuittaus perua ”Peru valittujen rivien kuittaus/hyväksyntä” -painikkeella. Hyväksyjä ja päähyväksyjä voivat muokata myös kuitattu-tilassa olevaa kirjausta. Kuitatun työajankirjauksen hyväksyminen ei onnistu. Hyväksynnän voi tehdä sellainen Henkilö, joka on määritelty hyväksyjäksi sen henkilön Henkilökortille, jonka työajankirjauksia hyväksytään. Myös sellainen henkilö, joka on Henkilökortilla määritelty Päähyväksyjäksi, voi tehdä hyväksynnän.