Eläkelajien ylläpito:
Ohjelmassa on oletuksena luotuna TyEL -eläkelaji. Eläkelajeja voidaan luoda uusia, sekä eläkelajeille voidaan luoda useita arvoja.
Luodaan uusi eläkelaji
Avaa perustiedot valikko ja valitse ”Palkanlaskennan yleistiedot”
Valitse ”Uusi eläkelaji”
Anna eläkelajin tunnus ja selite
Anna eläkelajille päivämäärä sekä eläkelajin muut tiedot, josta alkaen eläkelajin tiedot ovat voimassa
Tallenna eläkelaji työkalurivi ”Tallenna” -painikkeella
Luodaan eläkelajille uudet arvot
Avaa perustiedot valikko ja valitse ”Palkanlaskennan yleistiedot”
Valitse eläkelaji, jolle luodaan uudet arvot
Paina ”Luo uusi eläkelaji” -painiketta työkaluriviltä. Ohjelma kysyy kopioidaanko vanhat tiedot uusien pohjaksi
Anna eläkelajille päivämäärä sekä eläkelajin muut tiedot, josta alkaen eläkelajin tiedot ovat voimassa
Tallenna eläkelaji työkalurivin ”Tallenna” –painikkeella
Hae eläkelajien uudet arvot -toiminnolla on haettavissa Visma Passelin palvelusta eläkelajille uudet arvot. Uudet arvot on hyvä tarkistaa ja tarvittaessa tehdä niihin muutoksia ja tarvittaessa tehdä niihin muutoksia ennen tallennusta. Yleisimmin eläkelajin arvot päivittyvät vuoden vaihtuessa.
Vakuutusmaksut:
Mikäli työnantajan sairausvakuutusmaksu tai muiden vakuutusten prosentit muuttuvat, voidaan ohjelmaan luoda uudet tiedot heti, kun tiedetään uudet arvot.
Avaa Perustiedot valikko ja valitse ”Palkanlaskennan yleistiedot”
Siirry ”Vakuutusmaksutt” -välilehdelle
Paina ”Luo uudet tiedot” -painiketta työkaluriviltä. Ohjelma kysyy kopioidaanko vanhat tiedot uusien pohjaksi
Anna päivämäärä sekä muut tiedot, josta alkaen tiedot ovat voimassa
Tallenna vakuutusmaksut tiedot työkalurivin Tallenna –painikkeella
Hae vakuutusmaksujen uudet arvot -toiminnolla on haettavissa Visma Passelin palvelusta vakuutusmaksuille uudet arvot. Uudet arvot on hyvä tarkistaa ja tarvittaessa tehdä niihin muutoksia ennen tallennusta. Yleisimmin vakuutusmaksujen arvot päivittyvät vuoden vaihtuessa.
Luontoisedut ja verottomat korvaukset
Mikäli luontoisetujen tai verottomien korvauksien tiedot muuttuvat, voidaan ohjelmaan luoda uudet tiedot heti, kun uudet arvot ovat tiedossa.
Valitaan tunnus jolle määritellään muuttuneet tiedot ja annetaan päivämäärä, josta alkaen tiedot ovat voimassa.
Avaa Perustiedot valikko ja valitse ”Palkanlaskennan yleistiedot”
Siirry ”Luontoisedut ja verottomat korvaukset” -välilehdelle
Valitse tyhjän rivin Tunnus -kenttään määriteltävä korvaustunnus
Anna summa/prosentti sekä alkaen päivämäärä. Alkaen päivämäärä luo vanhalle tunnukselle
päättymispäivämäärän automaattisesti.
Tallenna tiedot työkalurivin ”Tallenna” –painikkeella
Hae luontoisetujen ja verottomien korvauksien uudet arvot -toiminnolla on haettavissa Visma Passelin palvelusta luontoiseduille ja verottomille korvauksiille uudet arvot. Uudet arvot on hyvä tarkistaa ja tarvittaessa tehdä niihin muutoksia ennen tallennusta. Yleisimmin luontoisetujen ja verottomien korvauksien arvot päivittyvät vuoden vaihtuessa.
Kortistojen massapäivityksellä
voidaan päivittää Nimike-, Asiakas- tai Toimittaja-kortiston yksittäisiä tietoja massa-ajolla.
Luo varmuuskopio ennen kortistojen massapäivitysstä. Kortistojen massapäivitys voidaan tehdä ainoastaan pääkäyttäjätunnuksilla.
* Avataan Kortistojen massapäivitys valitsemalla ohjelman rungosta ”Asetukset” -> ”Tietokantaoperaatiot” -> ”Kortiston massapäivitys”
Annetaan pääkäyttäjätunnuksen kirjautumistiedot
Valitaan avautuvasta ikkunasta päivitettävä kortisto ikkunan vasemmasta reunasta
Valitaan ”Kenttä” valikkoon päivitettävä tietokenttä ja ”Uusi arvo” valikkoon annetaan kentän uusi arvo
”Ryhmät” valikosta valitaan päivitettävät ryhmät. Jos halutaan päivittää jokaisen kortin tiedot, niin valitaan ”Kaikki ryhmät” ja ”Kentän arvo” valinnalla saadaan suodatettua näkymää päivitettävän kentän nykyisen arvon mukaisesti.
”Hae” –painikkeella listautuu rajauksen mukaiset kortit, joista saadaan valittua päivitettävät kortit
Kun on valittu päivitettävät tiedot ja kortit joihin päivitys ajetaan, painetaan lopuksi ”Päivitä valitut kortit” painiketta, joka sijaitsee korttilistauksen yläpuolella
Virheilmoitus kertoo että ammattiluokan tiedot puuttuvat aineistolta tai vakuutustiedot aiheuttavat ristiriidan toisten tietojen kanssa. Tarkistakaa että kaikilla Tyel alaisilla palkansaajilla on henkilökortistolla määritettynä tehtävänimike, eläkelaji sekä tapaturmavakuutustiedot ja että YEL alaisilla asetettuna YEL tyyppinen eläkelaji ilman tehtävänimikettä tai tapaturmavakuutustietoja.
Yllä olevassa kuvassa näkyy missä päästään määrittelemään tehtävänimikkeet, eläkelajit sekä tapaturmavakuutukseen liittyvät tiedot.
Yllä olevassa kuvassa näkyy henkilökortille asetettavat ruudut tehtävänimikkeen, eläkelajin sekä tapaturmavakuutusluokan osalta.
Yllä vielä kuva miltä tulorekisteriaineiston tulisi näyttää kun tehtävänimike, eläkelaji ja tapaturmavakuutustiedot asetettu oikein Tyel alaisen palkansaajan sekä YEL alaisen palkansaajan kohdalla.
Verovapaille eduille tulee luoda palkkalajit sekä halutessaan palkkaperusteet. Joko yleinen palkkaperuste, jolloin etu on käytettävissä kaikille palkansaajille saman arvoisena tai palkansajakohtainen palkkaperuste jolloin edun arvo voidaan asettaa palkansaajakohtaisesti henkilökortin palkkaperusteet välilehdellä.
Palkkalaji luodaan Palkanlaskenta osion yläreunasta - Perustiedot - Palkkalajit
Kopiodaan jokin palkkalaji pohjaksi esim Autoetu, annetaan vapaana oleva numero, palkkalajin nimi sekä oikea tulolaji.
Koska kyseessä on verovapaa luontoisetu, valitaan tyypiksi luontoisetu sekä asetaan valinta kohtaan Verovapaa luontoisetu.
Valitaan Tilastoidaan 4, 7 rivin päässä olevasta neliöstä
Verovapaasta luontoisedusta ei myöskään peritä sivukuluja, joten asetaan kaikkiin sivukuluihin valinta Ei
Mikäli halutaan a-hinnan tulevan joko yleisistä palkkaperusteista tai henkilökortin palkkaperusteista tulee palkkaperusteet luoda (alla ohje)
Kun palkkaperusteet on luotu, voidaan a-hintaan hakea luotu palkkaperuste rivin perässä olevasta neliöstä
Palkkaperusteet luodaan Perustiedot valikon - Palkkaperusteet toiminnossa
Yleiset välilehdellä luodaan kaikille samanarvoinen etu ja Palkansaajakohtaiset välilehdellä luodaan palkansaajakohtaisesti määriteltävä palkkaperuste.
Valitaan tyhjä rivi ja annetaan palkkaperusteelle tunnus sekä sekä selite.
Jos polkupyöräetu halutaan palkkaperusteeksi vakiopalkkoihin, tulee se luoda myös palkansaajakohtaisiin palkkaperusteisiin.
Kun palkkaperusteet on luotu halutusti, annetaan yleiselle palkkaperusteelle arvo
Perustiedot - Palkanlaskennan yleistiedot - Luontoisedut ja verovapaat korvaukset
Haetaan tyhjälle riville palkkaperusteissa luotu yleinen etu, annetaan arvo sekä edun voimassaolon alkupäivä
Palkansaajakohtainen palkkaperuste annetaan henkilökortin Palkkatiedot välilehdellä, mikäli käytössä on vakiopalkat tulee palkkaperuste myös lisätä vakiopalkat välilehdelle
Verovapaa työsuhdematkalippu perustetaan samalla tapaa.
Mikäli annetaan myös veronalaista polkupyöräetua tai veronalaista työsuhdematkalippuetua perustetaan näille omat palkkalajit samalla tapaa, mutta ei laiteta valintaa kohtaan Verovapaa luontoisetu.
HUOM! Kokonaispalkkaan kuuluvaa polkupyöräetua Passeli ei tue.
Passelin varmistuspalvelu (Pilvivarmistus)
Passelin Pilvi Varmuuskopiot tallennetaan Eu alueelle (Irlanti). Tallennusalustan palveluntarjoajana toimii Microsoft (Azure). Kaikki liikenne pilvipalvelun ja Passelin välillä tapahtuu https protokollan mukaisesti salattuna. Asiakas voi itse lisätä tietoturvaa entisestään, jos määrittää Passelin varmuuskopiot salasanalla suojatuksi.
Ohjelma näyttää info-ikkunan käyttäjälle ennen perustietojen ja asetuksien määrittämistä. Perustietojen ja asetuksien määrittämisen jälkeen voi aloittaa liikekirjanpidon käytön. Info-ikkunassa on ohjeistusta liikekirjanpidon osion käyttöönottamiseksi ja linkki ohje-videoon. Liikekirjanpito on hyvä ottaa käyttöön ennen muiden osioiden käyttämistä, siten tapahtumat tiliöityvät ja tositteet muodostuvat automaattisesti.
Yrityksen yhteystietojen syöttö ohjelmaan
Valitse ohjelman ylävalikosta "Perustiedot" ja vielä "Yrityksen yhteystiedot".
Yhteystiedot -välilehdelle täytetään Passelia käyttävän yrityksen omat yhteystiedot, kuten osoite- ja puhelintiedot.
Muut tiedot -välilehdelle täytetään yrityksesi y-tunnus, alv-tunnus, kotipaikka sekä verkkolaskuosoitteet. Edellä mainitut tiedot tulee olla täytettynä jos aikomuksesi on lähettää verkkolaskuja Passelista.
Maventa -välilehdeltä löydät yrityksen Maventatiliin liittyvät tiedot. Näitä ei suositella muutettavaksi ilman erillistä ohjeistusta tuesta.
Pankkitilit -välilehdelle lisätään yrityksen pankkitili. Katso tarkempi ohjeistus pankkitilien muuttamiseen ja lisäämiseen täältä.
Factoring sekä Intrastat -välilehdet on täytettävä vain, jos lisenssistä löytyy kyseiset osiot. Tarkemmat ohjeistukset saat osiokohtaisista ohjeista.
Avoimelle projektille voidaan kohdistaa tapahtumia Passeli Yritys ohjelmaosioista.
Valitaan projektille kuuluva tapahtuma, esimerkiksi ”Uusi lasku”.
Valitaan Laskun kirjausikkunan työkaluriviltä ”Muut tiedot” painike, jolloin voidaan kohdistaa koko lasku avoimelle projektille.
Toinen vaihtoehto on kirjata rivikohtaisesti tapahtumia avoimelle projektille. Valitse nimikerivien ”Näytä sarakkeet” painike ja valitse ”Projekti” sarake näkyviin. Tämän jälkeen voit valita nimikeriville avoimen projektin pudotusvalikosta.
Tapahtuman kirjauksen jälkeen projekti näkyy Projektiseurannan raporteilla.
Samankaltaista kirjaustapaa käytetään myös muissa Passseli Yritys osioissa.
Projekteille voidaan määritellä eri vaiheita, jolloin Projekteja voidaan hallita vaihekohtaisesti. Projekteihin voidaan lisätä uusia vaiheita Vaiheet -välilehden ”Lisää vaihe” -painikkeella.
Vaiheelle annetaan Nimi ja Lisätunnus. Tunnus on oletuksena vaiheen numero.
Vaiheen mahdollisia tiloja ovat Suunnitelma, Aktiivinen ja Valmis.
Suunnitelma -tilassa pystyy muokkaamaan suunniteltua aikataulua (toteutunut aikataulu päivittyy automaattisesti) ja suunnitelmaa.
Aktiivinen -tilassa pystyy muuttamaan toteutunutta aikataulua, mutta ei suunnitelmaa. Vain aktiiviselle vaiheelle voidaan lisätä tapahtumia.
Valmis -tilassa ei voi vaikuttaa aikoihin ja suunnitelmaan.
Vaiheelle on mahdollista luoda rakenteita, joilla ohjataan projektin etenemistä. Rakennetyyppejä ovat Esivaatimus ja Valmistumisrajoite.
Esivaatimus tarkoittaa että ”Vaihe A” on esivaatimuksena ”Vaiheelle B”. Tällöin ”Vaihe A:n” päättymispäivä on oltava pienempi kuin ”Vaiheen B”
Valmistumisrajoite tarkoittaa, että ”Vaihe A:n” pitää olla valmis ennen kuin ”Vaihe B” voidaan asettaa valmiiksi. ”Vaihe A:n” päättymispäivä on oltava pienempi tai yhtä suuri kuin ”Vaiheen B”.
Henkilöt –välilehdellä voidaan lisätä Projektin vaiheisiin sellaisia henkilöitä, jotka ovat henkilökortistossa merkittynä Projektihenkilöiksi. Välilehdellä on myös ne henkilöt jotka on jo lisättynä Projektille aiemmin ”Perustiedot” –välilehdellä.
Suunnitelma –välilehdellä voidaan laatia ja muokata vaiheen Suunnitelmia, kun vaihe on Suunnitelma –tilassa. Suunnitelmaan voidaan lisätä nimikkeitä, omia kuluja tai työtehtäviä. Työtehtävien lisääminen edellyttää Työajankirjaus –osion sisältymistä Passeli Yritys ohjelmaan.
Suunnitelmaan lisätyistä riveistä lasketaan automaattisesti vaiheen tuloja ja kuluja. Muuttamalla kustannus- tai tuottoarviota ohjelma kysyy hinnan tasaamista riveille. Jyvityksen perustana on rivin hinta. Hintojen ollessa nollia tasataan summa tasan rivien kesken. Vaiheen kustannus- ja tuottoarviota hyödynnetään ”Suunnitelmat” –tulosteella sekä ”Suunnitelmat vs. toteutuneet” –raportilla.
Ennen Työajankirjauksien kirjausta pitää suorittaa Työajankirjauksen käyttöönotto. Käyttöönotossa käydään läpi kaikki Perustiedot -valikossa löytyvät toiminnot, joiden tiedot käyttäjän tulee tarkistaa. Tarvittaessa tiedot tulee muuttaa ja mahdollisesti puuttuvat tiedot luoda ohjelmaan.
Kirjauslaji-toiminnossa määritellään kaikki erityyppiset kirjauslajit, joilla voidaan kirjata työaikaa. Mikäli käytössä on myös Palkanlaskenta, voidaan toiminnossa määritellä Kirjauslajia vastaavat Palkkalajit.
Kirjauslajiryhmä-toiminnossa määritellään kirjauslajiryhmiä. Henkilölle/henkilöryhmälle valitaan kirjauslajiryhmä, jolloin hänelle näkyvät työajan ja poissaolojen kirjauksessa vain valitun Kirjauslajiryhmän Kirjauslajit.
Työtehtävä-toiminnossa määritellään työajankirjauksessa käytettävät työtehtävät. Työtehtävälle annetaan yksiselitteinen nimi, laskutuksessa käytettävä nimike ja tieto, onko työtehtävä käytössä.
Työtehtäväryhmä-toiminnossa voidaan luoda erilaisia työtehtäväryhmiä. Henkilölle/henkilöryhmälle valitaan työtehtäväryhmä, jolloin hänelle näkyvät vain valitun työtehtäväryhmän työtehtävät.
Henkilöryhmät -toiminnossa voidaan luoda henkilöryhmiä, joiden avulla voidaan ryhmitellä henkilöt, joilla on sama työaika, kirjauslajiryhmä, työtehtäväryhmä, hyväksyjä ja kustannuspaikka. Kun luodaan uusi henkilö tai henkilön työsuhteen perustietoihin valitaan henkilöstöryhmä, henkilöstöryhmän tiedot kopioituvat henkilölle oletustiedoiksi. Tarvittaessa tietoja voi muuttaa henkilökortilla.
Henkilökortisto -toiminnossa voidaan Henkilökorteille liittää kyseistä henkilö vastaava Passelin käyttäjä. Lisäksi voidaan antaa henkilölle tarvittavat roolit, sekä liittää käyttäjä haluttuun Kirjauslajiryhmään, Työtehtäväryhmään ja Henkilöryhmään.
Alla on listattuna erilaisia mahdollisia ongelmatilanteita ja niiden ratkaisut.
Mentäessä Työajankirjaus-toimintoon saatte seuraavan ilmoituksen: Sinulla ei ole henkilökortistossa työajankirjaajan tai hyväksyjän roolia, joten et voi kirjata työaikaa.
Käyttäjätunnus, jolla olette kirjautuneet ohjelmaan, on annettu oikean Henkilökortin Perustiedot välilehden Käyttäjänimi-kenttään
Mikäli kyseessä on Työajankirjaaja, on kyseiselle Henkilökortille valittu Perustietoihin rooliksi Työajankirjaaja
Mikäli kyseessä Hyväksyjä, on kyseiselle Henkilökortille valittu Perustietoihin rooliksi Hyväksyjä. Lisäksi tarkistakaa, että henkilö on valittuna Hyväksyjäksi, niille henkilöille, joiden hyväksyjä hän on.
Työajankirjaus toimintoa avattaessa tai valittaessa henkilö kyseisessä toiminnossa saatte seuraavan ilmoituksen: ”Henkilökortiston perustiedoissa tai työsuhteen perustiedoissa ei ole määritelty henkilön päivittäistä työaikaa. Anna seuraaville työajankirjaajille päivittäinen työaika ennen työaikojen kirjausta”.
Mikäli kyseessä on Palkansaaja, menkää Henkilökortin Työsuhteet -välilehdelle. Tarkistaa sieltä Perustiedot -välilehdeltä, että Päivittäinen työaika on annettuna.
Muissa tapaukissa menkää Henkilökortiston Työaika-välilehdelle ja tarkistaa, että sinne on syötetty Päivittäinen työaika.
Työaikaa kirjatessa Kirjauslajeista ei löydy tarvittavaa kirjauslajia.
Kirjauslajeista löytyy ne kirjauslajit joiden tyyppi on tuntityö, liukuma, ylityö, palkallinen poissaolo tai palkaton poissaolo ja jotka kuuluvat Henkilökortistossa kyseiselle henkilölle valittuun kirjauslajiryhmään.
Työaikaa kirjatessa Työtehtävistä ei löydy tarvittavaa työtehtävää
Työtehtävistä on valittavissa ne voimassa olevat työtehtävät, jotka kuuluvat Henkilökortistossa kyseiselle henkilölle valittuun työtehtäväryhmään.
Työajan kirjauksessa ei pystytä korjaamaan kirjattua riviä, koska rivi on kuitattu-tilassa.
Ennen kuin työajankirjaaja voi korjata riviä, pitää Kuittaus perua ”Peru valittujen rivien kuittaus/hyväksyntä” -painikkeella. Hyväksyjä ja päähyväksyjä voivat muokata myös kuitattu-tilassa olevaa kirjausta.
Kuitatun työajankirjauksen hyväksyminen ei onnistu.
Hyväksynnän voi tehdä sellainen Henkilö, joka on määritelty hyväksyjäksi sen henkilön Henkilökortille, jonka työajankirjauksia hyväksytään. Myös sellainen henkilö, joka on Henkilökortilla määritelty Päähyväksyjäksi, voi tehdä hyväksynnän.
Myyntitilaus tai -toimitus maksetaan kassaan Kassakuitin kirjaus-toiminnossa.
Avaa kassakuitin kirjausikkuna
Anna kassakuitille asiakas, jonka myyntitilauksen tai -toimituksen tiedot haetaan kassakuitille.
Avaa Riviosa -valikosta ”Lisää myyntitilaus kuitille” tai ”Lisää toimitus kuitille” ja valitaan listasta haluttu myyntitilaus tai -toimitus.
Myyntitilaukselta tai -toimitukselta tulevia nimiketietoja ei voida muokata, mutta voit lisätä kuitille uusia nimikkeitä
Mahdollisten lisäysten jälkeen voit kirjata kuitille maksutapahtuman
Maksusuorituksen jälkeen myyntilauksen sekä myyntitoimituksen tila päivittyy oikeaksi
*Huom. Jos laskutat toimittamattoman tilauksen kassassa, niin tilaus muuttuu järjestelmässä "valmiiksi" jolloin siihen ei voi luoda enää uutta toimitusta.
Toiminnanohjauksen käyttöönotossa määritetään Väriluokat, Tehtävätyypit, Yhteydenottotavat ja Myyjäryhmät.
Valitse Toiminnanohjaus –osion yläpalkista ”Perustiedot” – ”Väriluokat”
Väriluokkien avulla voit helposti tunnistaa ja ryhmitellä kalenterimerkintöjä. Esimerkiksi tehtävätyypeille voidaan määrittää väliluokat.
Väriluokan voit luoda ikkunan ”Uusi” valinnan kautta.
Valitse Toiminnanohjaus –osion yläpalkista ”Perustiedot” – ”Tehtävätyypit”
Tehtävätyypeillä määritellään järjestelmään kirjattavien tehtävien tyypit, jotta voidaan helposti seurata ja eritellä, minkälaisia tehtäviä järjestelmään on kirjattu
Selite –sarakkeeseen määritetään tehtävätyypin selite ja Luokka –sarakkeeseen mahdollinen väriluokka
Valitse Toiminnanohjaus –osion yläpalkista ”Perustiedot” – ”Yhteydenottotavat”
Yhteydenottotavoissa määritellään tavat, joilla yhteydenotot yrityksen ja asiakkaiden välillä tapahtuvat. Esimerkiksi Puhelin, sähköposti jne.
Valitse Toiminnanohjaus –osion yläpalkista ”Perustiedot” – ”Vastuuhenkilöryhmät”
Vastuuhenkilöryhmiä voidaan luoda, mikäli henkilökuntaa on mahdollista ryhmitellä, kuten esimerkiksi Myynti , Reskontra tai Asiakaspalvelu.
Vastuuhenkilöryhmien luonnin jälkeen pitää henkilökortistossa valita jokaiselle henkilölle oma ryhmä, johon hän kuuluu sekä henkilön käyttämä käyttäjänimi, jota hän käyttää kirjautuessaan ohjelmaan.
Toimitus on mahdollista poistaa myyntitilaukselta tilaustenhallintaikkunassa tai toimituksen kirjausikkunan kautta. Perutun koontilaskun toimitusta ei kannata poistaa, poisto ei päivitä tilauksen tilaa avoimeksi tai osatoimitetuksi, se jää valmis -tilaan.
Avaa ”Tilaustenhallinta”
Valitse ”Näyttö” kohtaan ”Toimitukset”
Valitse toimitukset näkymässä haluttu toimitus
Paina Poista valitut toimitukset -painiketta, tai Ctrl + del näppäinyhdistelmää. Mikäli toimitus on laskutettu tilassa, sitä ei ole mahdollista poistaa
Toimituksen poistaminen ei poista myyntitilausta, vaan ainoastaan tilaukselle merkitty toimitus. Toimituksen poisto palauttaa myös nimikkeet takaisin varastoon ja myyntitilaus palautuu ”Myyntitilaus” –tilaan. Koontilaskulla ollut tilaus ei palaudu, vaan jää valmis tilaan.
Projektinhallinta on Projektiseurantaosion lisäosio, joten Projektinhallintaosion lisääminen ohjelmaan edellyttää, että lisenssi sisältää myös Projektiseurantaosion.
Projektinhallinnassa voidaan projekteja hallinnoida ja seurata vaihekohtaisesti.
Projekti voidaan jakaa vaiheisiin, jolloin tapahtumakirjaukset on mahdollista tehdä vaihetarkkuudella.
Vaiheelle voidaan määritellä sekä suunniteltu aloitus- ja lopetusaika, että toteutunut aloitus- ja lopetusaika.
Vaiheelle voidaan määritellä projektihenkilöt, jotka osallistuvat kyseiseen vaiheeseen.
Vaiheen suunnitelmaan voidaan liittää vaiheeseen liittyvät nimikkeet, esimerkiksi laskutettavat tuotteet ja/tai palvelut.
Jos käytössä on myös Passeli Yritys työajankirjausosio, vaiheen suunnitelmaan voidaan liittää myös työtehtäviä. Suunnitelmaan kirjattujen nimikkeiden ja työtehtävien perusteella tulee suunnitelmalle oletusarvot kustannusarvioon ja tuloarvioon.
Vaiheella on erilaisia tiloja, joiden avulla voidaan esimerkiksi hallita, voidaanko vaiheelle kirjata tapahtumia.
Vaiheille voidaan määritellä myös riippuvuussuhteita.
Projektille voidaan valita laskutuksessa käytettävä hinnasto. Tarvittaessa jokaiselle projektille voidaan määritellä oma hinnasto.
Kun luodaan uutta projektia, pitää projektin tila olla avoin, jotta tapahtumien kohdistaminen kyseiselle projektille on mahdollista.
Annetaan projektia kuvaava Tyyppi.
Laskutustavaksi voidaan valita normaalin lisäksi Maksuposti. Kun Laskutustapa on Maksuposti, voidaan myyntiprojekti laskuttaa koosteena kirjatuista toimituksista, tarjouksista, joilla on Muut tiedot-ikkunassa määritelty laskutustavaksi maksuposti. Lisäksi myös työaikaa voi tällöin laskuttaa maksupostin kautta.
Projektiasiakas -kentässä annetaan projektin laskutusasiakas. Projektitunnus näytetään oletuksena kirjausikkunoissa kyseisellä laskutusasiakkaalla. Mikäli asiakasta ei anneta, näytetään projekti kaikilla asiakkailla oletuksena. Tyypin ollessa ostoprojekti, kentässä valitaan toimittaja.
Lisäksi annetaan projektille nimi, sekä aloitus- ja loppupäivämäärät. Tunnus tulee automaattisesti, mutta tunnuksen voi muuttaa myös käsin. Lisäksi automaattista muodostuskaavaa voi muokata Projektiosion Asetukset-valikon kohdassa Passeli asetukset.
Projekteille voidaan lisätä myös Henkilöitä, joille on Henkilökortille määriteltynä rooliksi Projektihenkilö. Nämä henkilöt näkyvät oletuksena projektin eri vaiheilla.
Valittavissa on myös käytettävä Hintaluokka. Valittua hintaluokkaa käytetään suunnitelmaa luotaessa. Maksupostilaskutusta käytettäessä myös työn hinnoittelu määräytyy ensisijaisesti käytetyn hinnaston mukaan.
Tapauksissa, joissa kuluja ja tuottoja ei kirjata osakirjanpidon osioissa määrittelemällä projekti halutulle kululle tai tuotolle (esim. lasku- tai ostolaskuriville), voidaan kirjata kuluja suoraan projektille.
Valittavia kulutyyppejä on kolme: Palkkakulu, Matkalasku ja Muu kulu
Jokainen kulutyyppi sisältää tapahtumapäivän (Pvm), Selitteen, Arvonlisäveron, sekä verottoman ja verollisen summan euroissa.
Erikseen kirjatut kulut näkyvät omina alakohtinaan projektilaskelma-, tapahtuma- sekä aikajana-raportilla.
Tehosta saatavien hallintaa Passeli Yritys webinaarissa saat vinkkejä siihen, miten voit helpottaa nopeampaa saatavien kotiutusta Passeli Yrityksen avulla. Webinaarissa käydään läpi maksukehotusten luominen, lähettäminen ja laskujen laittaminen perintään ohjelmasta sekä
tekstiviestien lähetys ja luottotietojen tarkastus.
Mikäli ohjelmassa ei ole valmiina kululajia, voidaan uusia kululajeja luoda joko kopioimalla olemassa olevan kululajin tiedot uuden pohjaksi tai tekemällä kokonaan uusi kululaji.
Luodaan kululaji kopioimalla
Avaa ”Perustiedot” -valikko ja valitse ”Kululajit”
Valitse kululaji, jonka tiedot kopioidaan uuden kululajin pohjaksi
Paina työkaluriviltä ”Kopio” -painiketta
Anna kululajille puuttuvat tiedot ja tarkista että kopioidut tiedot ovat oikein
Tallenna kululaji työkalurivin ”Tallenna” -painikkeella
Luodaan uusi kululaji
Avaa ”Perustiedot” -valikko ja valitse ”Kululajit”
Paina työkaluriviltä ”Uusi” -painiketta
Anna kululajille tarvittavat tiedot
Tallenna kululaji työkalurivin ”Tallenna” –painikkeella
Palkanlaskenta-osion avauksen yhteydessä ohjelma luo automaattisesti Palkanlaskennan oletustietoja. Oletustietojen luonnin jälkeen ohjelma näyttää käyttäjälle info-ikkunan ennen perustietojen ja asetuksien määrittämistä.
Ohjelmasta tulee käydä Palkanlaskennan perustiedot läpi ja luoda henkilöt järjestelmään. Osa asetuksista on vapaaehtoisia, kuten Ammattiyhdistykset, Poissaolokoodit ja Kustannuspaikat yms. Mutta käy kuitenkin jokainen kohta huolella läpi ja täytä teidän yritykselle tarpeelliset tiedot asetuksiin.
Ennen kuin pääset laskemaan palkkoja, on ohjelmaan vielä luotava palkkakausi pohjaksi kohdassa Palkanlaskenta - Palkanlaskenta - Palkkakaudet.
Perustietojen ja asetuksien määrittämisen jälkeen voit aloittaa palkanlaskennan käytön.