Passeli Yritys käyttövinkit

Korkolaskujen laadinta   Myöhässä saapuneiden suoritusten korot ovat vietävissä korkorekisteriin. Korkorekisteristä voidaan laatia asiakaskohtainen korkolasku.   Asiakaskortilla pitää olla valittuna ”Korkolaskut” valinta Tilanteessa, jossa laskun suoritus on ollut myöhässä ja laskulle on kertynyt korkosaatavia, voidaan korot ohjata suorituksen kirjauksissa korkorekisteriin. Suorituksen kirjausikkunassa pitää ensiksi tarkistaa suorituksen kirjauspäivä, jolloin ohjelma laskee automaattisesti myöhässä olevat päivät ja kertyneen koron. Korko lasketaan asetuksissa määritetyllä viivästyskorolla. Viivästyskorko määritellään kohdassa Laskutus ja myyntireskontra : "Asetukset"-> "Passeli Asetukset" -> "Viivästyskorko". Suorituksen kirjausikkunassa on valinta ”Vienti korkorekisteriin”, mistä korko ohjataan korkorekisteriin.          Korkorekisteriin pääsette valitsemalla Laskutus ja myyntireskontra osion yläpalkista ”Laskutus” -> ”Korkolaskut” Korkorekisteristä valitaan laskutettava asiakas ja tarkistetaan korkolaskujen yleistiedot. Painetaan lopuksi ”Laadi laskut”, jolloin korkolasku luodaan laskutukseen keskeneräiseksi laskuksi             

Ostolaskulle voidaan määrittää tositekohtainen kustannuspaikka tai jokaiselle ostolaskun riville erikseen. Tositekohtaisen kustannuspaikan voit valita Ostolaskun yleistiedoissa ennen rivikirjausten aloitusta. Tällöin jokaiselle riville tulee automaattisesti määritelty kustannuspaikka. Jos kustannuspaikka halutaan merkitä rivikohtaisesti, niin sen voi määrittää riviosan ”Kustannuspaikka” sarakkeeseen. Mikäli sarake ei ole näkyvissä, niin sen saa näkyviin rivikirjauksen työkalurivin ”Näytä sarakkeet” painikkeen takaa.

 Työajankirjaus-toiminnossa kirjataan työaikaa tai siihen verrattavaa aikaa tunteina. Jos henkilöllä on käyttöoikeus työajankirjaukseen ja hänellä on työajankirjaajan rooli, hän voi kirjata ja kuitata oman työaikansa. Jos henkilöllä on lisäksi hyväksyjän rooli, hän voi myös kirjata, kuitata ja hyväksyä niiden henkilöiden työaikaa, joille hänet on valittu hyväksyjäksi. Jos henkilöllä on päähyväksyjän rooli, hän voi kirjata, kuitata ja hyväksyä kaikkien henkilöiden työaikaa. Työaikaa voidaan kirjata viikko- tai päiväkohtaisesti. Työajan kirjauksessa voidaan antaa seuraavia tietoja: Kirjauslaji – Pakollinen tieto Työtehtävä Selite – Pakollinen tieto, jos kirjauslajilla on määritelty pakollinen selite Projektivaihe – Edellyttää Projektihallinta -osiota Kustannuspaikka Tunnit – Jos tunnit -kenttä on tyhjä, kirjaus poistetaan Kun työaika on kirjattu valmiiksi, voidaan se kuitata valitsemalla ensin kuitattava rivi/rivit ja painamalla ”Kuittaa/hyväksy kirjaukset” –painiketta Kuitattu työaika hyväksytään samalla painikkeella, mutta sen voi tehdä sellainen henkilö, joka on valittu Hyväksyjäksi henkilölle, jonka työaikaa ollaan hyväksymässä tai sitten hyväksyvällä henkilöllä on roolina Päähyväksyjä. Hyväksytyn työajan kirjauksen tiedot voidaan siirtää palkanlaskentaan. Hyväksytyn kirjauksen tietoja ei voida muokata vaan hyväksyjän tai päähyväksyjän on ensin palautettava se takaisin kuitattu tilaan.

Projekteille voidaan määritellä eri vaiheita, jolloin Projekteja voidaan hallita vaihekohtaisesti. Projekteihin voidaan lisätä uusia vaiheita Vaiheet -välilehden ”Lisää vaihe” -painikkeella. Vaiheelle annetaan Nimi ja Lisätunnus. Tunnus on oletuksena vaiheen numero. Vaiheen mahdollisia tiloja ovat Suunnitelma, Aktiivinen ja Valmis. Suunnitelma -tilassa pystyy muokkaamaan suunniteltua aikataulua (toteutunut aikataulu päivittyy automaattisesti) ja suunnitelmaa. Aktiivinen -tilassa pystyy muuttamaan toteutunutta aikataulua, mutta ei suunnitelmaa. Vain aktiiviselle vaiheelle voidaan lisätä tapahtumia. Valmis -tilassa ei voi vaikuttaa aikoihin ja suunnitelmaan. Vaiheelle on mahdollista luoda rakenteita, joilla ohjataan projektin etenemistä. Rakennetyyppejä ovat Esivaatimus ja Valmistumisrajoite. Esivaatimus tarkoittaa että ”Vaihe A” on esivaatimuksena ”Vaiheelle B”. Tällöin ”Vaihe A:n” päättymispäivä on oltava pienempi kuin ”Vaiheen B” Valmistumisrajoite tarkoittaa, että ”Vaihe A:n” pitää olla valmis ennen kuin ”Vaihe B” voidaan asettaa valmiiksi. ”Vaihe A:n” päättymispäivä on oltava pienempi tai yhtä suuri kuin ”Vaiheen B”. Henkilöt –välilehdellä voidaan lisätä Projektin vaiheisiin sellaisia henkilöitä, jotka ovat henkilökortistossa merkittynä Projektihenkilöiksi. Välilehdellä on myös ne henkilöt jotka on jo lisättynä Projektille aiemmin ”Perustiedot” –välilehdellä. Suunnitelma –välilehdellä voidaan laatia ja muokata vaiheen Suunnitelmia, kun vaihe on Suunnitelma –tilassa. Suunnitelmaan voidaan lisätä nimikkeitä, omia kuluja tai työtehtäviä. Työtehtävien lisääminen edellyttää Työajankirjaus –osion sisältymistä Passeli Yritys ohjelmaan. Suunnitelmaan lisätyistä riveistä lasketaan automaattisesti vaiheen tuloja ja kuluja. Muuttamalla kustannus- tai tuottoarviota ohjelma kysyy hinnan tasaamista riveille. Jyvityksen perustana on rivin hinta. Hintojen ollessa nollia tasataan summa tasan rivien kesken. Vaiheen kustannus- ja tuottoarviota hyödynnetään ”Suunnitelmat” –tulosteella sekä ”Suunnitelmat vs. toteutuneet” –raportilla.

Yrityksen yhteystietojen syöttö ohjelmaan     Valitse ohjelman ylävalikosta "Perustiedot" ja vielä "Yrityksen yhteystiedot". Yhteystiedot -välilehdelle täytetään Passelia käyttävän yrityksen omat yhteystiedot, kuten osoite- ja puhelintiedot. Muut tiedot -välilehdelle täytetään yrityksesi y-tunnus, alv-tunnus, kotipaikka sekä verkkolaskuosoitteet. Edellä mainitut tiedot tulee olla täytettynä jos aikomuksesi on lähettää verkkolaskuja Passelista. Maventa -välilehdeltä löydät yrityksen Maventatiliin liittyvät tiedot. Näitä ei suositella muutettavaksi ilman erillistä ohjeistusta tuesta. Pankkitilit -välilehdelle lisätään yrityksen pankkitili. Katso tarkempi ohjeistus pankkitilien muuttamiseen ja lisäämiseen täältä. Factoring sekä Intrastat -välilehdet on täytettävä vain, jos lisenssistä löytyy kyseiset osiot. Tarkemmat ohjeistukset saat osiokohtaisista ohjeista.

 Avoimelle projektille voidaan kohdistaa tapahtumia Passeli Yritys ohjelmaosioista. Valitaan projektille kuuluva tapahtuma, esimerkiksi ”Uusi lasku”. Valitaan Laskun kirjausikkunan työkaluriviltä ”Muut tiedot” painike, jolloin voidaan kohdistaa koko lasku avoimelle projektille. Toinen vaihtoehto on kirjata rivikohtaisesti tapahtumia avoimelle projektille. Valitse nimikerivien ”Näytä sarakkeet” painike ja valitse ”Projekti” sarake näkyviin. Tämän jälkeen voit valita nimikeriville avoimen projektin pudotusvalikosta. Tapahtuman kirjauksen jälkeen projekti näkyy Projektiseurannan raporteilla. Samankaltaista kirjaustapaa käytetään myös muissa Passseli Yritys osioissa.

Kun luodaan uutta projektia, pitää projektin tila olla avoin, jotta tapahtumien kohdistaminen kyseiselle projektille on mahdollista. Annetaan projektia kuvaava Tyyppi. Laskutustavaksi voidaan valita normaalin lisäksi Maksuposti. Kun Laskutustapa on Maksuposti, voidaan myyntiprojekti laskuttaa koosteena kirjatuista toimituksista, tarjouksista, joilla on Muut tiedot-ikkunassa määritelty laskutustavaksi maksuposti. Lisäksi myös työaikaa voi tällöin laskuttaa maksupostin kautta. Projektiasiakas -kentässä annetaan projektin laskutusasiakas. Projektitunnus näytetään oletuksena kirjausikkunoissa kyseisellä laskutusasiakkaalla. Mikäli asiakasta ei anneta, näytetään projekti kaikilla asiakkailla oletuksena. Tyypin ollessa ostoprojekti, kentässä valitaan toimittaja. Lisäksi annetaan projektille nimi, sekä aloitus- ja loppupäivämäärät. Tunnus tulee automaattisesti, mutta tunnuksen voi muuttaa myös käsin. Lisäksi automaattista muodostuskaavaa voi muokata Projektiosion Asetukset-valikon kohdassa Passeli asetukset. Projekteille voidaan lisätä myös Henkilöitä, joille on Henkilökortille määriteltynä rooliksi Projektihenkilö. Nämä henkilöt näkyvät oletuksena projektin eri vaiheilla. Valittavissa on myös käytettävä Hintaluokka. Valittua hintaluokkaa käytetään suunnitelmaa luotaessa. Maksupostilaskutusta käytettäessä myös työn hinnoittelu määräytyy ensisijaisesti käytetyn hinnaston mukaan. Tapauksissa, joissa kuluja ja tuottoja ei kirjata osakirjanpidon osioissa määrittelemällä projekti halutulle kululle tai tuotolle (esim. lasku- tai ostolaskuriville), voidaan kirjata kuluja suoraan projektille. Valittavia kulutyyppejä on kolme: Palkkakulu, Matkalasku ja Muu kulu Jokainen kulutyyppi sisältää tapahtumapäivän (Pvm), Selitteen, Arvonlisäveron, sekä verottoman ja verollisen summan euroissa. Erikseen kirjatut kulut näkyvät omina alakohtinaan projektilaskelma-, tapahtuma- sekä aikajana-raportilla.

Projektinhallinta on Projektiseurantaosion lisäosio, joten Projektinhallintaosion lisääminen ohjelmaan edellyttää, että lisenssi sisältää myös Projektiseurantaosion. Projektinhallinnassa voidaan projekteja hallinnoida ja seurata vaihekohtaisesti. Projekti voidaan jakaa vaiheisiin, jolloin tapahtumakirjaukset on mahdollista tehdä vaihetarkkuudella. Vaiheelle voidaan määritellä sekä suunniteltu aloitus- ja lopetusaika, että toteutunut aloitus- ja lopetusaika. Vaiheelle voidaan määritellä projektihenkilöt, jotka osallistuvat kyseiseen vaiheeseen. Vaiheen suunnitelmaan voidaan liittää vaiheeseen liittyvät nimikkeet, esimerkiksi laskutettavat tuotteet ja/tai palvelut. Jos käytössä on myös Passeli Yritys työajankirjausosio, vaiheen suunnitelmaan voidaan liittää myös työtehtäviä. Suunnitelmaan kirjattujen nimikkeiden ja työtehtävien perusteella tulee suunnitelmalle oletusarvot kustannusarvioon ja tuloarvioon. Vaiheella on erilaisia tiloja, joiden avulla voidaan esimerkiksi hallita, voidaanko vaiheelle kirjata tapahtumia. Vaiheille voidaan määritellä myös riippuvuussuhteita. Projektille voidaan valita laskutuksessa käytettävä hinnasto. Tarvittaessa jokaiselle projektille voidaan määritellä oma hinnasto.

Toiminnanohjauksen käyttöönotossa määritetään Väriluokat, Tehtävätyypit, Yhteydenottotavat ja Myyjäryhmät. Valitse Toiminnanohjaus –osion yläpalkista ”Perustiedot” – ”Väriluokat” Väriluokkien avulla voit helposti tunnistaa ja ryhmitellä kalenterimerkintöjä. Esimerkiksi tehtävätyypeille voidaan määrittää väliluokat. Väriluokan voit luoda ikkunan ”Uusi” valinnan kautta. Valitse Toiminnanohjaus –osion yläpalkista ”Perustiedot” – ”Tehtävätyypit” Tehtävätyypeillä määritellään järjestelmään kirjattavien tehtävien tyypit, jotta voidaan helposti seurata ja eritellä, minkälaisia tehtäviä järjestelmään on kirjattu Selite –sarakkeeseen määritetään tehtävätyypin selite ja Luokka –sarakkeeseen mahdollinen väriluokka Valitse Toiminnanohjaus –osion yläpalkista ”Perustiedot” – ”Yhteydenottotavat” Yhteydenottotavoissa määritellään tavat, joilla yhteydenotot yrityksen ja asiakkaiden välillä tapahtuvat. Esimerkiksi Puhelin, sähköposti jne. Valitse Toiminnanohjaus –osion yläpalkista ”Perustiedot” – ”Vastuuhenkilöryhmät” Vastuuhenkilöryhmiä voidaan luoda, mikäli henkilökuntaa on mahdollista ryhmitellä, kuten esimerkiksi Myynti , Reskontra tai Asiakaspalvelu. Vastuuhenkilöryhmien luonnin jälkeen pitää henkilökortistossa valita jokaiselle henkilölle oma ryhmä, johon hän kuuluu sekä henkilön käyttämä käyttäjänimi, jota hän käyttää kirjautuessaan ohjelmaan.

 Ohjelma näyttää info-ikkunan käyttäjälle ennen perustietojen ja asetuksien määrittämistä. Perustietojen ja asetuksien määrittämisen jälkeen voi aloittaa liikekirjanpidon käytön. Info-ikkunassa on ohjeistusta liikekirjanpidon osion käyttöönottamiseksi ja linkki ohje-videoon. Liikekirjanpito on hyvä ottaa käyttöön ennen muiden osioiden käyttämistä, siten tapahtumat tiliöityvät ja tositteet muodostuvat automaattisesti.

Keräilylistoille voidaan tulostaa myyntitilauksen toimittamattomien varastonimikkeiden tiedot. Keräilylista tulostaminen on mahdollista ”Tilaustenhallinnan” tilaukset näkymässä tai tulosteet valikosta löytyvässä ”Keräilylistat” -toiminnossa. Avaa Tulosteet -valikosta Keräilylistat Valitse listasta tilaukset, joista haluat tulostaa keräilylistan Paina OK -painiketta Valitse tulostusikkunasta tulostuskohde ja paina OK -painiketta

Ennen Työajankirjauksien kirjausta pitää suorittaa Työajankirjauksen käyttöönotto. Käyttöönotossa käydään läpi kaikki Perustiedot -valikossa löytyvät toiminnot, joiden tiedot käyttäjän tulee tarkistaa. Tarvittaessa tiedot tulee muuttaa ja mahdollisesti puuttuvat tiedot luoda ohjelmaan. Kirjauslaji-toiminnossa määritellään kaikki erityyppiset kirjauslajit, joilla voidaan kirjata työaikaa. Mikäli käytössä on myös Palkanlaskenta, voidaan toiminnossa määritellä Kirjauslajia vastaavat Palkkalajit. Kirjauslajiryhmä-toiminnossa määritellään kirjauslajiryhmiä. Henkilölle/henkilöryhmälle valitaan kirjauslajiryhmä, jolloin hänelle näkyvät työajan ja poissaolojen kirjauksessa vain valitun Kirjauslajiryhmän Kirjauslajit. Työtehtävä-toiminnossa määritellään työajankirjauksessa käytettävät työtehtävät. Työtehtävälle annetaan yksiselitteinen nimi, laskutuksessa käytettävä nimike ja tieto, onko työtehtävä käytössä. Työtehtäväryhmä-toiminnossa voidaan luoda erilaisia työtehtäväryhmiä. Henkilölle/henkilöryhmälle valitaan työtehtäväryhmä, jolloin hänelle näkyvät vain valitun työtehtäväryhmän työtehtävät. Henkilöryhmät -toiminnossa voidaan luoda henkilöryhmiä, joiden avulla voidaan ryhmitellä henkilöt, joilla on sama työaika, kirjauslajiryhmä, työtehtäväryhmä, hyväksyjä ja kustannuspaikka. Kun luodaan uusi henkilö tai henkilön työsuhteen perustietoihin valitaan henkilöstöryhmä, henkilöstöryhmän tiedot kopioituvat henkilölle oletustiedoiksi. Tarvittaessa tietoja voi muuttaa henkilökortilla. Henkilökortisto -toiminnossa voidaan Henkilökorteille liittää kyseistä henkilö vastaava Passelin käyttäjä. Lisäksi voidaan antaa henkilölle tarvittavat roolit, sekä liittää käyttäjä haluttuun Kirjauslajiryhmään, Työtehtäväryhmään ja Henkilöryhmään.

Alla on listattuna erilaisia mahdollisia ongelmatilanteita ja niiden ratkaisut. Mentäessä Työajankirjaus-toimintoon saatte seuraavan ilmoituksen: Sinulla ei ole henkilökortistossa työajankirjaajan tai hyväksyjän roolia, joten et voi kirjata työaikaa. Käyttäjätunnus, jolla olette kirjautuneet ohjelmaan, on annettu oikean Henkilökortin Perustiedot välilehden Käyttäjänimi-kenttään Mikäli kyseessä on Työajankirjaaja, on kyseiselle Henkilökortille valittu Perustietoihin rooliksi Työajankirjaaja Mikäli kyseessä Hyväksyjä, on kyseiselle Henkilökortille valittu Perustietoihin rooliksi Hyväksyjä. Lisäksi tarkistakaa, että henkilö on valittuna Hyväksyjäksi, niille henkilöille, joiden hyväksyjä hän on. Työajankirjaus toimintoa avattaessa tai valittaessa henkilö kyseisessä toiminnossa saatte seuraavan ilmoituksen: ”Henkilökortiston perustiedoissa tai työsuhteen perustiedoissa ei ole määritelty henkilön päivittäistä työaikaa. Anna seuraaville työajankirjaajille päivittäinen työaika ennen työaikojen kirjausta”. Mikäli kyseessä on Palkansaaja, menkää Henkilökortin Työsuhteet -välilehdelle. Tarkistaa sieltä Perustiedot -välilehdeltä, että Päivittäinen työaika on annettuna. Muissa tapaukissa menkää Henkilökortiston Työaika-välilehdelle ja tarkistaa, että sinne on syötetty Päivittäinen työaika. Työaikaa kirjatessa Kirjauslajeista ei löydy tarvittavaa kirjauslajia. Kirjauslajeista löytyy ne kirjauslajit joiden tyyppi on tuntityö, liukuma, ylityö, palkallinen poissaolo tai palkaton poissaolo ja jotka kuuluvat Henkilökortistossa kyseiselle henkilölle valittuun kirjauslajiryhmään. Työaikaa kirjatessa Työtehtävistä ei löydy tarvittavaa työtehtävää Työtehtävistä on valittavissa ne voimassa olevat työtehtävät, jotka kuuluvat Henkilökortistossa kyseiselle henkilölle valittuun työtehtäväryhmään. Työajan kirjauksessa ei pystytä korjaamaan kirjattua riviä, koska rivi on kuitattu-tilassa. Ennen kuin työajankirjaaja voi korjata riviä, pitää Kuittaus perua ”Peru valittujen rivien kuittaus/hyväksyntä” -painikkeella. Hyväksyjä ja päähyväksyjä voivat muokata myös kuitattu-tilassa olevaa kirjausta. Kuitatun työajankirjauksen hyväksyminen ei onnistu. Hyväksynnän voi tehdä sellainen Henkilö, joka on määritelty hyväksyjäksi sen henkilön Henkilökortille, jonka työajankirjauksia hyväksytään. Myös sellainen henkilö, joka on Henkilökortilla määritelty Päähyväksyjäksi, voi tehdä hyväksynnän.

Myyntitilaus tai -toimitus maksetaan kassaan Kassakuitin kirjaus-toiminnossa. Avaa kassakuitin kirjausikkuna Anna kassakuitille asiakas, jonka myyntitilauksen tai -toimituksen tiedot haetaan kassakuitille. Avaa Riviosa -valikosta ”Lisää myyntitilaus kuitille” tai ”Lisää toimitus kuitille” ja valitaan listasta haluttu myyntitilaus tai -toimitus.   Myyntitilaukselta tai -toimitukselta tulevia nimiketietoja ei voida muokata, mutta voit lisätä kuitille uusia nimikkeitä Mahdollisten lisäysten jälkeen voit kirjata kuitille maksutapahtuman Maksusuorituksen jälkeen myyntilauksen sekä myyntitoimituksen tila päivittyy oikeaksi   *Huom. Jos laskutat toimittamattoman tilauksen kassassa, niin tilaus muuttuu järjestelmässä "valmiiksi" jolloin siihen ei voi luoda enää uutta toimitusta.

Toimitus on mahdollista poistaa myyntitilaukselta tilaustenhallintaikkunassa tai toimituksen kirjausikkunan kautta. Perutun koontilaskun toimitusta ei kannata poistaa, poisto ei päivitä tilauksen tilaa avoimeksi tai osatoimitetuksi, se jää valmis -tilaan. Avaa ”Tilaustenhallinta” Valitse ”Näyttö” kohtaan ”Toimitukset” Valitse toimitukset näkymässä haluttu toimitus Paina Poista valitut toimitukset -painiketta, tai Ctrl + del näppäinyhdistelmää. Mikäli toimitus on laskutettu tilassa, sitä ei ole mahdollista poistaa Toimituksen poistaminen ei poista myyntitilausta, vaan ainoastaan tilaukselle merkitty toimitus. Toimituksen poisto palauttaa myös nimikkeet takaisin varastoon ja myyntitilaus palautuu ”Myyntitilaus” –tilaan. Koontilaskulla ollut tilaus ei palaudu, vaan jää valmis tilaan.