Vakiopalkkojen luonti:
Vakiopalkat -toiminnossa voidaan muodostaa aktiiviseen laskentaryhmään kuuluvien palkansaajien palkkatapahtumat aktiiviselle palkkakaudelle, mikäli palkansaajille on annettu palkansaajatiedoissa vakiopalkkatiedot.
Jos palkansaajalle on jo kirjattu palkkatapahtumia, ohjelma lisää vakiopalkkatapahtumat palkansaajan palkkalaskelmalle.
Avaa Palkanlaskenta -valikosta ”Vakiopalkat”
Aloita vakiopalkkojen luonti ”Luo palkat” -painikkeesta
Kuitataan vakiopalkat luoduiksi ”OK” –painikkeella
Palkkatapahtumien lisäys:
Palkkatapahtuman lisäyksellä voidaan lisätä palkkatapahtuma yhdelle tai useammalle aktiiviseen laskentaryhmään kuuluville palkansaajille, joiden työsuhde on voimassa aktiivisella palkkakaudella.
Palkkatapahtuma lisätään aina aktiiviselle palkkakaudelle.
Avaa Palkanlaskenta -valikosta ”Palkkatapahtumien lisäys”
Valitse palkansaajat, joilla palkkatapahtuma lisätään
Valitse palkkalaji, joka lisätään valituille palkansaajille
Anna palkkatapahtumalle tarvittavat tiedot
Lisää palkkatapahtumat valituille palkansaajille ”Lisää” -painikkeesta
Kuitataan palkkatapahtumien lisäys ”OK” –painikkeella
Palkkatapahtumien hyväksyntä:
Palkkakauden tapahtumien hyväksyntä -toiminnossa suoritetaan aktiivisen laskentaryhmän aktiiviselle palkkakaudelle kirjattujen palkkalaskelmien hyväksyntä.
Palkkalaskelmien verot ja vähennykset pitää olla laskettu ennen kuin palkkalaskelmat voidaan hyväksyä.
Avaa Palkanlaskenta -osiosta ”Palkkakauden tapahtumien hyväksyntä”
Aloita Palkkakauden tapahtumien hyväksyntä ”Hyväksy” -painikkeesta
Kuitataan Palkkakauden tapahtumien hyväksyntä ”OK” -painikkeella
Suljetaan Palkkakauden tapahtumien hyväksyntä
Palkan maksu, kuittaus maksetuksi tai pankkiin toimitettavan maksuaineiston luonti
Palkan maksu -toiminnossa voidaan luoda aktiivisen laskentaryhmän aktiiviselle palkkakaudelle kirjatuista palkkalaskelmista maksuaineisto tai kuitata palkkalaskelmat maksetuiksi.
Palkkakauden palkkalaskelmat pitää olla hyväksyttyjä, jotta palkat voidaan maksaa.
Palkkalaskelmien kuittaaminen maksetuiksi (mikäli ei luoda pankkiaineistoa, vaan maksetaan palkat muulla tavalla)
Avaa Palkanlaskenta -osiosta ”Palkan maksu”
Oletuksena kaikki maksettavat palkkalaskelmat ovat valittuna ja voit halutessasi myös valita vain tietyt palkat maksetuksi.
Tarkista että tiedot ovat oikein
Merkitään valitut palkkalaskelmat maksetuiksi ”Kuittaa maksetuiksi” -painikkeesta
Kuitataan toiminto ”OK” –painikkeella ja suljetaan ”Palkan maksu”
Pankkiaineiston muodostaminen:
Avaa Palkanlaskenta -osiosta ”Palkan maksu”
Oletuksena kaikki maksettavat palkkalaskelmat ovat valittuna ja voit halutessasi myös valita vain tietyt palkat maksetuksi
Tarkista että tiedot ovat oikein
Luo palkoista maksuaineisto painamalla ”Luo aineisto” -painiketta
Kuitataan aineiston luominen OK –painikkeella ja suljetaan ”Palkan maksu”
Lähetä luotu maksuaineisto pankkiyhteysohjelmallasi pankkiinne
Huom! Passelissa ei ole virallista lahjakorttien käsittelyä, mutta voit kuitenkin seurata myyntiä ja toteuttaa lahjakorttien käyttöä tätä ohjetta soveltaen.
Ohjeessa käytetään nimitystä lahjakortti mutta yhtä hyvin se voisi olla lounasseteli, liikuntaseteli, museokortti tms.
Passelissa on mahdollisuus myydä lahjakortteja seuraavan toimintamallin mukaisesti:
Ohjeistus:
1. Perusta kortistoon uusi nimike: Lahjakortti ja anna sille hinta. - Valitse nimikelajiksi joko Laskutus tai Varasto, sen mukaan tarvitaanko lahjakortille saldolaskentaa.
* Mikäli lahjakortin hinta on vaihtuva, etkä halua perustaa jokaista lahjakorttia erikseen, valitse nimikekortilta "hinnat" -välilehti ja ruksi kohtaan "Nimikkeen hinta kysytään kassaosiossa"
2. Kun lahjakortin haltija tulee lunastamaan lahjansa, toimi seuraavasti: - Valitse ensin asiakas ja ostettava tuote, tämän jälkeen hae kuitille lahjakorttia varten perustettu nimike. - Anna lahjakortin määräksi -1 * Anna tarvittaessa summaksi kortin arvo
Hieman laajemmin:
Koska kyseessä ei ole virallinen käsittely, tulee kiinnittää huomiota sekä myytyihin että käytettyihin lahjakortteihin. Tuotteen voimassaolopäivämäärästä tulee itse pitää huolta.
Olisi myös hyvä perustaa nämä tuotteet erikseen, jotta kirjanpidon raporteilla menevät mm. varastoarvo oikein suhteutettuna myyntitapahtumiin ja alv-raportille muodostuu oikea tilitettävä summa.
Perusta siis mielummin kaksi lahjakorttinimikettä , myyty- ja käytetty lahjakortti.
Myytäessä/käytettäessä lahjakorttia käytät tapahtuman luonteesta riippuen oikeaa tuotetta.
Voit myös antaa halutessasi myytävälle lahjakortille varastoarvon, mikäli lahjakortteja on rajallinen määrä. Tällöin tulee huomioida, että tuo varastomäärä vaikuttaa Passelin varastoarvoraporttiin eli varaston arvo kasvaa.
Yhteenveto:
Lahjakorttikäsittelyä ohjelma ei tue virallisesti, mutta ohjeiden mukaan toiminto on mahdollista suorittaa. Myyntiraportteja toimitettaessa kirjanpitoon, on otettava nämä myynnit erikseen tarkasteluun, jotta kirjanpitoaineisto pysyy varmasti oikeana. Kysy kirjanpitäjältäsi tarvittaessa lisätietoja ja viittaa tähän ohjeistukseen.
Kun luodaan uutta projektia, pitää projektin tila olla avoin, jotta tapahtumien kohdistaminen kyseiselle projektille on mahdollista.
Valitaan Projektit –osiosta ”Uusi projekti”
Annetaan projektia kuvaava Tyyppi.
Projektiasiakas -kentässä annetaan projektin laskutusasiakas. Projektitunnus näytetään oletuksena kirjausikkunoissa kyseisellä laskutusasiakkaalla. Mikäli asiakasta ei anneta, näytetään projekti kaikilla asiakkailla oletuksena. Tyypin ollessa ostoprojekti, kentässä valitaan toimittaja.
Lisäksi annetaan projektille nimi, sekä aloitus- ja loppupäivämäärät. Tunnus tulee automaattisesti, mutta tunnuksen voi muuttaa myös käsin. Lisäksi automaattista muodostuskaavaa voi muokata Projektiosion Asetukset-valikon kohdassa ”Passeli asetukset”.
Muut kulut –välilehdellä voidaan määrittää projektin muita kuluja, joita ei ole merkitty ohjelman muiden osioiden kautta. Kulutyyppejä on kolme: Palkkakulu, Matkalasku ja Muu kulu.
Projekti tallennetaan ”Tallenna” –painikkeella
Ostotilaukselle voidaan kirjata toimitus ostotoimituksen kirjausikkunassa tai ostotilaustenhallinnan kautta.
Avaa Ostotilaustenhallinta ja valitse toimitettava ostotilaus aktiiviseksi
Valitse Ostotilaustenhallinnan työkaluriviltä ”Luo ostotilaukselle uusi toimitus” –painike tai paina F3 -näppäintä
Toimitustyyppi valitaan sen mukaan miten se on toimitettu
”Toimitettu kuten tilattu” valinta tarkoittaa, että ostotilaus on toimitettu kokonaisuudessaan
”Uusi ostotoimitus” valinnalla voidaan määritellä itse miten tilaus on toimitettu
”Asetetaan ostotilaus toimitetuksi” valinnalla voidaan merkitä ostotilaus käsitellyksi ilman toimitusta
Toimitustyypin valintaikkunassa voidaan myös syöttää toimituksen yksilöintitiedot eli ”Lähete no” ja ”Rahtikirja”
Samassa yhteydessä voidaan päivittää myös nimikkeen hankintatietoja ”Päivitä ostohinnat” valinnalla, jolloin nimikkeen hankintatietoihin päivittyy uusi ostohinta. Mikäli ostotilauksella olevilla nimikkeillä ei ole hankintatietoja ostotilauksen toimittajalta niin hankintatiedot voidaan lisätä valinnalla ”Lisää toimittaja nimikkeen toimittajaksi”
OK -painikkeella voidaan kuitata nimikkeet toimitetuksi, jolloin nimikkeiden varastosaldot myös päivittyvät
Maksuaineiston luonnissa on mahdollista luoda ostolaskulle myös osamaksu.
Valitse Ostoreskontra –osiosta ”Maksuaineiston luonti”
Valitse ”Maksutili” –kenttään pankkitili, jolta ostolaskut maksetaan
Tarkista, että ”Palvelutunnus” on oikein ja hakemistopolku on annettu
Syötä ”Maksuun” –kenttään summa, jonka haluat maksaa
Paina lopuksi ”Luo aineisto” –painiketta, jolloin maksuaineisto luodaan annettuun hakemistopolkuun. Jäljelle jäävä summa jää avoimeksi, ja on myöhemmin maksettavissa.
Nimikkeen hinta määräytyy ostotilaukselle nimikkeen hankintatietojen mukaan.
Mikäli ostotilaukselle on annettuna toimittaja, ohjelma tarjoaa nimikkeelle kyseisen toimittajan mukaisia hankintatietoja, jotka ovat määritetty Nimikekortille
Mikäli ostotilaukselle ei ole annettuna toimittajaa, nimikkeen keskihintaa tarjotaan ostohinnaksi
Mikäli tilatulle nimikkeelle ei ole perustettu annetun toimittajan hankintatietoja, käytetään nimikkeen keskihintaa hankintahinnoissa
Avoimen vuokrauksen voi tehdä, kun ei tiedetä ennalta vuokrauksen päättymispäivää.
Kun halutaan luoda Avoin vuokraus, jolle ei ole määritelty ennalta päättymispäivää, laitetaan ruksi kohtaan Toistaiseksi voimassa. Kun toistaiseksi voimassaoleva kenttä on valittu, tulee laskutusjakso valinnat näkyviin.
Laskutusjakso–kenttiin valitaan yksikkö (päivä, kuukausi) ja määrä. Avoimet vuokraukset näkymässä seuraava laskuajo pvm lasketaan näiden ehtojen mukaisesti. Asetukset valikon ”Passeli asetukset” -toiminnossa voidaan valita oletuksena käytettävä yksikkö ja määrä.
Kun kirjataan Avointa vuokrausta, ei rivitietojen osalta anneta hintoja, mutta mikäli nimikkeille tulee alennuksia, voidaan ne antaa rivikohtaisesti.
Avointen vuokrausten laskutus tapahtuu ”Avoimet vuokraukset” -toiminnossa. Avoimesta vuokrauksesta on kuitenkin mahdollista luoda lasku myös ”Vuokrauksen kirjaus” -ikkunassa ”Laadinta”-valikon ”Avoimen vuokrauksen laskutus”-toiminnolla.
Avoimet vuokraukset -toimintoon pääsee Vuokrausosion päänäytön työkalupalkin pikakuvakkeesta käsin.
Ohjelmassa pystyy asettamaan asiakaskortille eri laskutusasiakkaan sekä vaihtoehtoisen toimitusosoitteen. Näillä ominaisuuksilla mahdollistetaan tavaran toimittaminen eri toimipisteisiin ja näiden laskuttaminen kootusti yhdeltä asiakkaalta tai vaihtoehtoisen toimitusosoitteen käyttäminen. Erityisen hyödyllinen tämä on tilanteissa joissa asiakkaalla on useita toimipaikkoja tai kyseessä on keskusliikelaskutus.
Vaihtoehtoinen toimitusosoite
Vaihtoehtoinen toimitusosoite luodaan asiakaskortiston osoitetiedot välilehdellä. (Katso kuva 1) Kuva 1
Tämän jälkeen osoite on valittavissa asiakaskortin muut tiedot välilehdellä toimitusosoite kentässä. (Katso kuva 2) Kuva 2
Laskulla osoitteet näkyvät alla olevan kuvan mukaisesti. (Katso kuva 3)
Kuva 3
Laskutusasiakkaan valinta
Laskutusasiakas saadaan valittua järjestelmään perustetuista asiakkaista.
Laskutusasiakkaan saa valittua asiakaskortille seuraavasti: kortistot > asiakaskortisto > muut tiedot > ota kortti muokkaus tilaan > laskutusasiakas > valitse oikea ja paina ’Ok’ > tallenna. (Katso kuva 4) Kuva 4
Tämän jälkeen myyntilaskua/-tilausta luodessa, haetaan haluttu toimitusasiakas ja asiakaskortille asetettu laskutusasiakas tulee laskutusasiakas kenttään. (Katso kuva 5) Kuva 5
Palkanlaskenta - Perustiedot - Henkilökortisto
Henkilökortisto -toiminnossa ylläpidetään henkilön esim. palkansaajan tai myyjän tietoja.
Henkilötiedoissa annetaan henkilön nimi-, ja yhteystiedot sekä perustiedot, palkansaajan osalta annettavia perustietoja ovat mm. henkilörooli Palkansaaja ja tarvittaessa pankkitili, jolle palkanmaksut ohjataan. Palkansaajalle voidaan määritellä sekä koti- että postitusosoite. Postitusosoite tulee antaa silloin, kun palkansaajan palkkalaskelma lähetetään johonkin muuhun kuin kotiosoitteeseen. Etu- ja sukunimen lisäksi on annettavissa Näyttönimi, joka tulostuu laskuille ja muille vastaaville lomakkeille myyjänimenä. Palkansaajalle voidaan määritellä useita palkanmaksutilejä ja niille palkasta maksettavat osuudet summana tai prosentteina.
Palkansaajan työsuhde -välilehdellä määritellään palkansaajan työsuhdetiedot ja siihen liittyvät perus-, vero-, palkka- ja vakiopalkkatiedot. Palkansaajalla voi olla useita työsuhteita, yksi vain voimassaoleva ja jokainen työsuhde voi sisältää perus-, vero-, palkka- ja vakiopalkkatietoja. Palkansaajan aikaisempi työsuhteen perustieto päättyy, kun palkansaajalle voidaan luoda uudet perustiedot. Palkansaajan työsuhteen päättyessä annetaan päättymisen päivämäärä ja syy. Työsuhteen päättyessä voidaan palkansaajan henkilökortti merkitä Ei käytössä, jolloin aktiivisia palkansaajia selattaessa ei näytetä tällaisen asetuksen henkilökorttia. Aikaisemmin palkansaajana olleen henkilön mahdollisesti tullessa uuteen työsuhteeseen avataan hänelle uudet työsuhde- ja työsuhteen perustiedot.
Mikäli palkansaajan työsuhteen perustiedot muuttuvat, pitää palkansaajalle luoda uudet perustiedot, jotta vanhat tiedot säilyvät järjestelmässä. Kun palkansaajalle luodaan uusi perustieto, ohjelma tallettaa automaattisesti aikaisemmin voimassa olleiden perustietojen päättymispäiväksi uusien tietojen voimassa olon alkupäivää edeltävän päivän. Myös vero-, palkka- ja vakiopalkkatiedoilla on sama toimintaperiaate. Mikäli työsuhteen tiedot muuttuvat kesken palkkakauden, silloin pitää katsoa onko palkan ansaintakausi ja maksaminen tehtävä työsuhteen keston mukaisesti, jotta tulorekisteriin välittyvät tiedot ovat ajankohdan osalta oikeita tietoja.
Palkkatiedoissa määritellään palkansaajalle tarvittavat palkansaajakohtaisten palkkaperusteiden arvot, esimerkiksi kuukausipalkan arvo, ammattiyhdistysmaksun maksuprosentti, autoedun arvo.
Ostotoimitusta ei voi siirtää ostolaskuksi, vaan Ostoreskontra-osiossa on mahdollista hakea ostolaskun pohjaksi ostotoimituksen tiedot. Toiminto vaatii siis Ostotilaus- ja Ostoreskontra-osiot Passeliin ja ostotoimitus ei saa olla ”Laskutettu” tilassa.
Avaa Ostoreskontra osiosta ”Uusi ostolasku”
Valitse ostolaskulle toimittaja, jonka toimituksia haluat ostolaskun pohjaksi
Avaa ”Toimittaja” -valikosta ”Merkitse toimitukset laskutetuiksi”
Tarkista, että olet valinnut ”Tuo tiliöinnit ostolaskulle” -ostotoimitusten valinnassa
Valitse toimitukset, joiden tiedot tuodaan ostolaskun riviosalle ja paina ”OK” -painiketta
Tarkista, että ostolaskun rivit ovat oikein ja tallenna ostolasku.
Vuokrauksen palautuksen voi tehdä Vuokraustenhallinnasta tai Palautus –toiminnosta. Palautuksen yhteydessä vuokrauksen toimitettujen nimikkeiden varastosaldot päivittyivät palautuksen osalta.
Vuokrauksen palautus Vuokraustenhallinnasta:
Avaa Vuokraustenhallinta ja valitse aktiiviseksi vuokraus, joka on toimitettu tilassa.
Valitse Vuokraustenhallinnan työkaluriviltä ”Vuokrauksen palautus” –painike, jolloin avautuu Palautuksen kirjausikkuna kyseisestä vuokrauksesta.
Oletuksena ohjelma tarjoaa kaikkia tuotteita palautettavaksi ja palautuspäivämääräksi ohjelma tarjoaa kuluvaa päivämäärää ja aikaa. Palautettavien nimikkeiden määrää ja aikaa voidaan muokata nimikerivikohtaisesti.
Tallenna –painikkeella palautus tallentuu ohjelmaan.
Palautetun vuokrauksen voi tämän jälkeen laskuttaa normaalisti.
Vuokrauksen palautus ”Palautus–toiminnolla”:
Avaa Vuokraus-osion Palautus -kuvakkeesta kyseinen toiminto
Kirjoita Vuokraus –kenttään vuokrauksen numero tai hae vuokraus Haku-painikkeella
Oletuksena ohjelma tarjoaa kaikkia tuotteita palautettavaksi ja palautuspäivämääräksi ohjelma tarjoaa kuluvaa päivämäärää ja aikaa. Palautettavien nimikkeiden määrää ja aikaa voidaan muokata nimikerivikohtaisesti.
Tallenna –painikkeella palautus tallentuu ohjelmaan.
Palautetun vuokrauksen voi tämän jälkeen laskuttaa normaalisti.
Tarjouksen kirjausikkunassa voidaan määritellä, mitä tietoja näytetään tarjouksen riviosalla.
Näitä tietoja ovat Varastopaikka, Toimitusaika, Erä, Alennus %, Kredit–tili, Kustannuspaikka, Finvoice-tili, Finvoice-kustannuspaikka, Ostajan nimikekoodi, Toimittaja ja Projekti.
Avaa tarjouksen kirjausikkuna
Paina riviosan työkalurivillä Näytä sarakkeet -painiketta
Valitse näytettävät sarakkeet
Tämän jälkeen tarjouksen kirjauksessa näytetään ne sarakkeet, jotka olet valinnut. Näytettävät sarakkeet tallentuvat konekohtaisesti muistiin, joten seuraavalla kerralla kirjausikkunaa avatessa sarakkeet on näkyvissä.
Tehtävät voidaan luoda asiakkaille toiminnanohjauksen Asiakkaat –näkymässä.
Avaa Toiminnanohjauksen –toiminto
Valitse ”Asiakkaat” –näkymä ja valitse asiakas, jolle haluat luoda tehtävän
Paina työkalurivin ”Luo uusi tehtävä” –kuvaketta avataksesi tehtävä-ikkunan
Syötä Tehtävälle otsikko ja selite. Voit merkitä henkilökortistosta vastuuhenkilöryhmiin merkityn henkilön vastuuhenkilöksi ja syöttää yksilöitävät tehtävätiedot.
Tehtävälle voit kirjata myös ”Casen” syöttämällä Nimen ja valitsemalla vastuuhenkilön. Jos tehtävä liittyy olemassa olevaan caseen, case voidaan valita joko numero tai nimi –kentässä.
Caselle voidaan myös määritellä myynticasen arvo, esim. tarjouksen summa
Todennäköisyys –kenttään annetaan prosenttiarvo, joka kuvaa todennäköisyyttä kaupan syntymiselle
Tehtävällä näkyy myös asiakkaan historiatiedot.
Tallenna tehtävä työkalurivin ”Tallenna” –painikkeesta.
Projektille ei saa valittua Henkilökortiston henkilöä.
Tarkistakaa, että kyseisellä henkilöllä on Henkilökortiston Perustietohin määritelty rooliksi Projektihenkilö.
Projektin vaiheita ei saa valittua tapahtumille, kuten myyntitilaukselle.
Tarkistakaa, että kyseinen vaihe on määritelty tilaan Aktiivinen.
Projektille on merkitty laskutustavaksi Maksuposti, mutta kirjattua Tarjous tai myyntitoimitus -tapahtumaa ei saa valittua Maksuposti –toiminnossa.
Tarkistakaa Tarjouksen kirjaus-ikkunassa, että Tarjouksen ”Muut tiedot” -painikkeen takaa löytyy oikea projekti ja että Laskutustapana on Maksuposti. Vastaavasti voidaan tarkistaa asia tilauksen kirjauksessa, mikäli toimitukset ei siirry Maksuposti-toimintoon.
Projektin vaiheelle ei saa lisättyä / muokattua Suunnitelmaa.
Vaiheen suunnitelmaa voi muokata vain silloin, kun vaiheen tila on ”Suunnitelma”.
Myyntitoimitus ei siirry Maksuposti-toimintoon, vaikka sille on valittu oikea Projekti ja laskutustapa.
Varmistakaa, että kyseinen toimitus on tulostettu paperille tai tiedostoon. Esikatseluun tulostus ei vielä riitä.
Tarjoukset, jotka eivät johtaneet tilaukseen, voidaan merkitä käsitellyiksi tarjoustenhallintaikkunassa.
Avataan Tarjoustenhallinta ja valitaan haluttu avoimessa tilassa oleva tarjous
Painetaan ikkunan työkalurivin kuvaketta Merkitse valitut tarjoukset käsitellyiksi (tai vaihtoehtoisesti Hallinta ja Merkitse käsitellyksi)
Tarjouksen tila on nyt muutettu halutuksi
Tuotepalautus on vuokrauksen nimikkeittäin tapahtuvaan palautukseen tarkoitettu työkalu.
Tuotepalautuksessa voidaan palauttaa vuokrauksen vuokrausriviä, jokaisesta palautuksesta tallentuu oma vuokrauksen palautus. Koko vuokrauksen voi palauttaa Tuotepalautus –näkymästä tai halutessaan kirjata palautukset vuokrauksen Palautus –toiminnosta tai Vuokraustenhallinnan kautta.
Avaa Tuotepalautus-toiminto Vuokraus osiosta.
Valitse oikean vuokrauksen palautettava tuote listauksesta.
Paina työkalurivin ”Merkitse palautetuksi” –kuvake tai tupla klikkaa tuoteriviä, jonka haluat merkitä palautetuksi.
Ohjelma kysyy palautettavien tuotteiden määrä ja ohjelma tarjoaa oletuksena avointa määrää.
Kuittaa palautus OK –painikkeella
Palautetun vuokrauksen voi tämän jälkeen laskuttaa normaalisti.
Myyntitilauksen luonnissa on mahdollista valita nimikehakuikkunasta useita nimikkeitä samalla hakukerralla.
Mikäli halutaan että esim. laskutetut ja käsitellyt myyntitilaukset eivät näy enää hallintaikkunassa on mahdollista poistaa ne näkyvistä hakuehdon avulla.
Avaa tilaustenhallinta
Valitse ”Näkymä” valikosta ”Muokkaa näkymiä”
Valitse ikkunan työkaluriviltä ”Uusi hakuehto” tai ”Muokkaa valittua näkymää”
Kirjoita Näkymän yleistietoihin Nimi ja mahdollinen kuvaus ja valitse ”Uusi ehto”
Valitse ”Hakuehto” valintaan haluamasi Kenttä, Ehto ja Arvo.
Esimerkiksi, jos halutaan ”Valmis” tilassa olevat myyntitilaukset pois tilaustenhallinnan näkymästä, niin valitaan Kenttä: ”Tila”, Ehto = ”” ja Arvo: ”Valmis”. Tällöin näkymästä piiloutuu ”Valmis” –tilassa olevat myyntitilaukset.
Hakuehdon voi valita oletushakuehdoksi tai sen voi valita käyttöön tapauskohtaisesti Tilaustenhallinta –ikkunassa ”Näkymä” valinnassa.
Passelin asiakaskortille voi saada asiakkaan verkkolaskutiedot ohjelman ehdotuksesta,kun asiakaskortti on muokkaus-tilassa sekä verkkolasku valinta ja sen kentät ovat tyhjiä. Menemällä linkistä “Asiakkaalle löytyi verkkolaskutietoja” Päästään hakemaan asiakaskortille verkkolaskutiedot.
Verkkolaskutiedot tallennetaan asiakaskortille painikkeella Tallenna. Jos yrityksellä on useammat verkkolaskutiedot niin varmistetaan laskutettavalta, mikä on oikea.
Toiminto tuo yleensä myös osoitetiedot ja y-tunnuksen. Kentät Osoite, Postinumero ja Postitoimipaikka ovat pakolliset täyttää vaikka lasku lähetettäisiin verkkolaskuna.
Kun tiedot on tallennettu kortille niin asiakkaalle voi lähettää verkkolaskuja.
Ennen kuin voidaan luoda Factoring laskuja, tulee ohjelmaan perustaa käytettävä rahoitusyhtiö ja valita asiakkaalle käytettävä rahoitusyhtiö.
Rahoitusyhtiön luominen ohjelmaan
Avaa perustiedot -valikosta Yrityksen yhteystiedot
Mene Factoring välilehdelle
Paina Factoring välilehden työkalurivin Uusi rahoitusyhtiö -painiketta
Anna rahoitusyhtiön tiedot Factoring välilehdelle
Paina Sopimustiedot -painiketta
Anna Factoring sopimuksen yksilöintitiedot. Syötä myös ”Viitenumero” ja käytettävä ”Siirtoteksti”, joka tulostuu jokaiselle factoringlaskulle.
Paina OK –painiketta tallentaaksesi tiedot
Paina yrityksen yhteystiedoissa vielä OK -painiketta
Valitaan asiakkaalle käytettävä rahoitusyhtiö
Avaa kortisto -valikosta Asiakaskortisto
Hae asiakas jolle haluat luoda Factoring laskuja
Ota asiakkaan tiedot muokkaukseen painamalla asiakaskortiston työkaluriviltä Muokkaa -painiketta tai
painamalla Ctrl + E näppäinyhdistelmää
Mene Muut tiedot -välilehdelle
Valitse Factoring sopimus -kenttään käytettävä rahoitusyhtiö
Mikäli asiakas on kotimainen, anna vielä asiakkaan Y-tunnus.
Tallenna tiedot painamalla Tallenna -painiketta
Laskujen pankkitilitiedot
Kun asiakkaalle on valittu Factoring sopimus, tulostuu laskulle rahoitusyhtiön pankkitilitiedot.
Factoringlaskun tunnistat Laskutuksenhallinnan F-sarakkeen merkinnästä ja laskujen kirjauksessa laskutusaiheen oikealla puolella olevasta Factoringlasku -tekstistä.
Factoring aineiston luonnin epäonnistuessa
Jos factoringlaskut tulostuvat vain esikatseluun tai paperille niin tarkista seuraavat tiedot:
Jos lasku tulostuu kahteen kertaan esikatseluun tai laskusta tulee kaksi kopiota paperisena, niin virhe on laskulla. Tarkista laskulta, että ”Toimitusaika” ja muut laskutustiedot ovat oikein. Sekä tarkista, että laskulla ei esiinny erikoismerkkejä, koska verkkolaskuaineistossa ei saa olla mukana erikoismerkkejä.
Jos lasku tulostuu esikatseluun tai paperille ja haluaisitte lähettää asiakkaallenne kyseisen laskun verkkolaskuna. Tarkista asiakaskortilta, että asiakkaalle on aktivoitu ”Verkkolasku” ja verkkolaskuosoite ja välittäjän osoite on annettuna