Passeli Yritys käyttövinkit

Avoimen vuokrauksen voi tehdä, kun ei tiedetä ennalta vuokrauksen päättymispäivää. Kun halutaan luoda Avoin vuokraus, jolle ei ole määritelty ennalta päättymispäivää, laitetaan ruksi kohtaan Toistaiseksi voimassa. Kun toistaiseksi voimassaoleva kenttä on valittu, tulee laskutusjakso valinnat näkyviin. Laskutusjakso–kenttiin valitaan yksikkö (päivä, kuukausi) ja määrä. Avoimet vuokraukset näkymässä seuraava laskuajo pvm lasketaan näiden ehtojen mukaisesti. Asetukset valikon ”Passeli asetukset” -toiminnossa voidaan valita oletuksena käytettävä yksikkö ja määrä. Kun kirjataan Avointa vuokrausta, ei rivitietojen osalta anneta hintoja, mutta mikäli nimikkeille tulee alennuksia, voidaan ne antaa rivikohtaisesti. Avointen vuokrausten laskutus tapahtuu ”Avoimet vuokraukset” -toiminnossa. Avoimesta vuokrauksesta on kuitenkin mahdollista luoda lasku myös ”Vuokrauksen kirjaus” -ikkunassa ”Laadinta”-valikon ”Avoimen vuokrauksen laskutus”-toiminnolla. Avoimet vuokraukset -toimintoon pääsee Vuokrausosion päänäytön työkalupalkin pikakuvakkeesta käsin.

Ostotilaukselle on mahdollista kirjata osatoimitus, mikäli kaikkia ostotilauksen tuotteita ei saavuteta kerralla. Avaa Ostotilaustenhallinta Valitse toimitettava ostotilaus ja valitse työkaluriviltä ”Luo tilauksesta uusi toimitus” tai paina F3 –painiketta Valitse toimitustyypiksi ”Uusi ostotoimitus” ja kirjaa vapaavalintaiset ostotoimituksen yksilöintitiedot Ostotoimituksen kirjausikkunassa voit kirjata nimikkeiden toimitetut määrät ”Toimitettu” sarakkeeseen Kirjausikkunassa voit myös vaihtaa toimituksen päiväyksen ja syöttää ostotoimituksen yksilöintitiedot, kuten ”Lähete” ja ”Rahtikirja” Tallenna muutokset työkalurivin ”Tallenna” -painikkeesta

 Ohjelma näyttää info-ikkunan käyttäjälle ennen perustietojen ja asetuksien määrittämistä. Perustietojen ja asetuksien määrittämisen jälkeen voi aloittaa liikekirjanpidon käytön. Info-ikkunassa on ohjeistusta liikekirjanpidon osion käyttöönottamiseksi ja linkki ohje-videoon. Liikekirjanpito on hyvä ottaa käyttöön ennen muiden osioiden käyttämistä, siten tapahtumat tiliöityvät ja tositteet muodostuvat automaattisesti.

Palkanlaskenta - Perustiedot - Henkilökortisto  Henkilökortisto -toiminnossa ylläpidetään henkilön esim. palkansaajan tai myyjän tietoja. Henkilötiedoissa annetaan henkilön nimi-, ja yhteystiedot sekä perustiedot, palkansaajan osalta annettavia perustietoja ovat mm. henkilörooli Palkansaaja ja tarvittaessa pankkitili, jolle palkanmaksut ohjataan. Palkansaajalle voidaan määritellä sekä koti- että postitusosoite. Postitusosoite tulee antaa silloin, kun palkansaajan palkkalaskelma lähetetään johonkin muuhun kuin kotiosoitteeseen. Etu- ja sukunimen lisäksi on annettavissa Näyttönimi, joka tulostuu laskuille ja muille vastaaville lomakkeille myyjänimenä. Palkansaajalle voidaan määritellä useita palkanmaksutilejä ja niille palkasta maksettavat osuudet summana tai prosentteina.       Palkansaajan työsuhde -välilehdellä määritellään palkansaajan työsuhdetiedot ja siihen liittyvät perus-, vero-, palkka- ja vakiopalkkatiedot. Palkansaajalla voi olla useita työsuhteita, yksi vain voimassaoleva ja jokainen työsuhde voi sisältää perus-, vero-, palkka- ja vakiopalkkatietoja. Palkansaajan aikaisempi työsuhteen perustieto päättyy, kun palkansaajalle voidaan luoda uudet perustiedot. Palkansaajan työsuhteen päättyessä annetaan päättymisen päivämäärä ja syy. Työsuhteen päättyessä voidaan palkansaajan henkilökortti merkitä Ei käytössä, jolloin aktiivisia palkansaajia selattaessa ei näytetä tällaisen asetuksen henkilökorttia. Aikaisemmin palkansaajana olleen henkilön mahdollisesti tullessa uuteen työsuhteeseen avataan hänelle uudet työsuhde- ja työsuhteen perustiedot. Mikäli palkansaajan työsuhteen perustiedot muuttuvat, pitää palkansaajalle luoda uudet perustiedot, jotta vanhat tiedot säilyvät järjestelmässä. Kun palkansaajalle luodaan uusi perustieto, ohjelma tallettaa automaattisesti aikaisemmin voimassa olleiden perustietojen päättymispäiväksi uusien tietojen voimassa olon alkupäivää edeltävän päivän. Myös vero-, palkka- ja vakiopalkkatiedoilla on sama toimintaperiaate. Mikäli työsuhteen tiedot muuttuvat kesken palkkakauden, silloin pitää katsoa onko palkan ansaintakausi ja maksaminen tehtävä työsuhteen keston mukaisesti, jotta tulorekisteriin välittyvät tiedot ovat ajankohdan osalta oikeita tietoja.   Palkkatiedoissa määritellään palkansaajalle tarvittavat palkansaajakohtaisten palkkaperusteiden arvot, esimerkiksi kuukausipalkan arvo, ammattiyhdistysmaksun maksuprosentti, autoedun arvo.      

Projektiseurantaa voidaan hyödyntää yhdessä muiden Passeli Yritys ohjelmassa olevien osioiden kanssa. Järjestelmään kirjattavalle tarjoukselle voidaan valita projektitieto, johon tarjous kohdistuu. Tällöin projektitieto siirtyy tilaukselle ja siitä eteenpäin normaalisti. Projektin materiaali kustannukset tulevat myyntitoimituksilta, laskuilta (mikäli tehty suoraan laskutukseen jolloin materiaalit on myös toimitettu) sekä varastotapahtumien kirjauksilta. Ostoreskontrassa kirjattaville ostolaskuille voidaan myös määritellä projektitunnus, jolloin ostolasku kirjataan projektin kustannukseksi. Palkkakulut sekä matkalaskut tulevat suoraan kyseisissä osioissa kirjattavien tapahtumien mukaan projektille, kun ne ovat maksettu tilassa. Kirjanpidossa voidaan myös kohdistaa uusi tosite projektille. Mikäli tosite luodaan osakirjanpidon tapahtumasta, tulee tositteelle automaattisesti projektitieto, mikäli projektitunnus on valittu osakirjanpidon tapahtumalla. Projekti osiosta löytyy useita eri raportteja, joiden avulla voi seurata projekti tapahtumia sekä projektin tuottavuutta.

Vuokrauksen, jonka tila on ”Avoin” voi toimittaa Vuokraustenhallinta –toiminnossa. Avaa Vuokraus –osiosta ”Vuokraustenhallinta” ja valitse toimitettava vuokraus listalta aktiiviseksi. Valitse työkalurivin ”Toimita vuokraus” –painike tai paina F3 näppäintä Toimitustyyppejä on neljä: Toimitetaan koko vuokraus, jolloin kaikki vuokrattavat tuotteet toimitetaan. Uusi toimitus (osatoimitus), jolloin avautuu Toimituksen kirjaus –ikkuna, mihin voidaan syöttää toimitettavat määrät nimikerivikohtaisesti. Toimitetaan ja laskutetaan, jolloin koko vuokraus toimitetaan ja siirretään laskutukseen laskuksi. Toimitetaan ja maksetaan kassaan, jolloin koko vuokraus toimitetaan ja siirretään kassaan kuittipohjaksi. Toiminto avaa kassan automaattisesti.

Henkilö pitää olla perustettuna ennen kuin matkalasku luodaan. Mikäli henkilö on perustettu jo aiemmin henkilökortistoon, niin sitä ei tarvitse perustaa uudelleen. Valitse yläpalkin valikosta ”Perustiedot” – ”Henkilökortisto” Paina työkaluriviltä ”Uusi henkilö” –painiketta tai etsi jo perustettu henkilö kortistosta Anna henkilötiedot oikeisiin kenttiin tai tarkista, että henkilötiedot on oikein Valitse Henkilörooliksi ”Matkustaja” ja syötä tarvittaessa ”Pankkitilit” välilehdelle henkilön pankkitili Paina työkaluriviltä ”Tallenna” -painiketta

Ostotilaukselle voidaan kirjata toimitus ostotoimituksen kirjausikkunassa tai ostotilaustenhallinnan kautta. Avaa Ostotilaustenhallinta ja valitse toimitettava ostotilaus aktiiviseksi Valitse Ostotilaustenhallinnan työkaluriviltä ”Luo ostotilaukselle uusi toimitus” –painike tai paina F3 -näppäintä Toimitustyyppi valitaan sen mukaan miten se on toimitettu ”Toimitettu kuten tilattu” valinta tarkoittaa, että ostotilaus on toimitettu kokonaisuudessaan ”Uusi ostotoimitus” valinnalla voidaan määritellä itse miten tilaus on toimitettu ”Asetetaan ostotilaus toimitetuksi” valinnalla voidaan merkitä ostotilaus käsitellyksi ilman toimitusta Toimitustyypin valintaikkunassa voidaan myös syöttää toimituksen yksilöintitiedot eli ”Lähete no” ja ”Rahtikirja” Samassa yhteydessä voidaan päivittää myös nimikkeen hankintatietoja ”Päivitä ostohinnat” valinnalla, jolloin nimikkeen hankintatietoihin päivittyy uusi ostohinta. Mikäli ostotilauksella olevilla nimikkeillä ei ole hankintatietoja ostotilauksen toimittajalta niin hankintatiedot voidaan lisätä valinnalla ”Lisää toimittaja nimikkeen toimittajaksi” OK -painikkeella voidaan kuitata nimikkeet toimitetuksi, jolloin nimikkeiden varastosaldot myös päivittyvät

Passelin asiakaskortille voi saada asiakkaan verkkolaskutiedot ohjelman ehdotuksesta,kun asiakaskortti on muokkaus-tilassa sekä verkkolasku valinta ja sen kentät ovat tyhjiä. Menemällä linkistä “Asiakkaalle löytyi verkkolaskutietoja” Päästään hakemaan asiakaskortille verkkolaskutiedot.      Verkkolaskutiedot tallennetaan asiakaskortille painikkeella Tallenna. Jos yrityksellä on useammat verkkolaskutiedot niin varmistetaan laskutettavalta, mikä on oikea.     Toiminto tuo yleensä myös osoitetiedot ja y-tunnuksen. Kentät Osoite, Postinumero ja Postitoimipaikka ovat pakolliset täyttää vaikka lasku lähetettäisiin verkkolaskuna.     Kun tiedot on tallennettu kortille niin asiakkaalle voi lähettää verkkolaskuja.  

Toiminnanohjauksen yleistoimintoon pääsette Toiminnanohjaus –osiosta. Toiminnanohjauksessa nähdään kirjautuneen käyttäjän tehtävät ja kalenteri. Toiminnossa voidaan myös tehdä uusia tehtäviä ja kontakteja avoimiin kampanjoihin. Oma sivu –ikkunassa nähdään kirjautuneen käyttäjän omat ”Tehtävät” ja tehtävien ”Caset” Tehtävät –ikkunassa voidaan katsoa tehtäviä vastuuhenkilöittäin Asiakkaat –ikkunassa nähdään asiakkaat ja valitulle asiakkaalle syötettyjä tietoja, kuten esimerkiksi Tehtävät, tarjoukset, myyntitilaukset, toimitukset ja laskut. Asiakkaille voidaan luoda uusi tehtävä valitsemalla asiakkaan tiedot aktiiviseksi ja valitsemalla työkaluriviltä ”Uusi tehtävä”. Tehtävän kirjauksesta löytyy oma ohje. Kalenteri –näkymässä nähdään henkilökohtainen kalenteri sekä voidaan tarkastella ryhmäkohtaisesti kalenteria. Kalenteria voi katsoa Päivä-, Viikko- ja Kuukausitasolla. Soittolista -näkymässä voidaan luoda soittolistoja useiden erilaisten asiakasrajausten avulla. Kampanjat -näkymässä kirjautunut vastuuhenkilö voi seurata niitä kampanjoita, joihin hänet on merkitty vastuuhenkilöksi.

Vuokrauksen palautuksen voi tehdä Vuokraustenhallinnasta tai Palautus –toiminnosta. Palautuksen yhteydessä vuokrauksen toimitettujen nimikkeiden varastosaldot päivittyivät palautuksen osalta. Vuokrauksen palautus Vuokraustenhallinnasta: Avaa Vuokraustenhallinta ja valitse aktiiviseksi vuokraus, joka on toimitettu tilassa. Valitse Vuokraustenhallinnan työkaluriviltä ”Vuokrauksen palautus” –painike, jolloin avautuu Palautuksen kirjausikkuna kyseisestä vuokrauksesta. Oletuksena ohjelma tarjoaa kaikkia tuotteita palautettavaksi ja palautuspäivämääräksi ohjelma tarjoaa kuluvaa päivämäärää ja aikaa. Palautettavien nimikkeiden määrää ja aikaa voidaan muokata nimikerivikohtaisesti. Tallenna –painikkeella palautus tallentuu ohjelmaan. Palautetun vuokrauksen voi tämän jälkeen laskuttaa normaalisti. Vuokrauksen palautus ”Palautus–toiminnolla”: Avaa Vuokraus-osion Palautus -kuvakkeesta kyseinen toiminto Kirjoita Vuokraus –kenttään vuokrauksen numero tai hae vuokraus Haku-painikkeella Oletuksena ohjelma tarjoaa kaikkia tuotteita palautettavaksi ja palautuspäivämääräksi ohjelma tarjoaa kuluvaa päivämäärää ja aikaa. Palautettavien nimikkeiden määrää ja aikaa voidaan muokata nimikerivikohtaisesti. Tallenna –painikkeella palautus tallentuu ohjelmaan. Palautetun vuokrauksen voi tämän jälkeen laskuttaa normaalisti.

 Avoimelle projektille voidaan kohdistaa tapahtumia Passeli Yritys ohjelmaosioista. Valitaan projektille kuuluva tapahtuma, esimerkiksi ”Uusi lasku”. Valitaan Laskun kirjausikkunan työkaluriviltä ”Muut tiedot” painike, jolloin voidaan kohdistaa koko lasku avoimelle projektille. Toinen vaihtoehto on kirjata rivikohtaisesti tapahtumia avoimelle projektille. Valitse nimikerivien ”Näytä sarakkeet” painike ja valitse ”Projekti” sarake näkyviin. Tämän jälkeen voit valita nimikeriville avoimen projektin pudotusvalikosta. Tapahtuman kirjauksen jälkeen projekti näkyy Projektiseurannan raporteilla. Samankaltaista kirjaustapaa käytetään myös muissa Passseli Yritys osioissa.

Kun luodaan uutta projektia, pitää projektin tila olla avoin, jotta tapahtumien kohdistaminen kyseiselle projektille on mahdollista. Valitaan Projektit –osiosta ”Uusi projekti” Annetaan projektia kuvaava Tyyppi. Projektiasiakas -kentässä annetaan projektin laskutusasiakas. Projektitunnus näytetään oletuksena kirjausikkunoissa kyseisellä laskutusasiakkaalla. Mikäli asiakasta ei anneta, näytetään projekti kaikilla asiakkailla oletuksena. Tyypin ollessa ostoprojekti, kentässä valitaan toimittaja. Lisäksi annetaan projektille nimi, sekä aloitus- ja loppupäivämäärät. Tunnus tulee automaattisesti, mutta tunnuksen voi muuttaa myös käsin. Lisäksi automaattista muodostuskaavaa voi muokata Projektiosion Asetukset-valikon kohdassa ”Passeli asetukset”. Muut kulut –välilehdellä voidaan määrittää projektin muita kuluja, joita ei ole merkitty ohjelman muiden osioiden kautta. Kulutyyppejä on kolme: Palkkakulu, Matkalasku ja Muu kulu. Projekti tallennetaan ”Tallenna” –painikkeella

Ostotoimitusta ei voi siirtää ostolaskuksi, kuitenkin Ostoreskontra-osiossa on mahdollista hakea ostolaskun pohjaksi ostotoimituksen tiedot. Toiminto vaatii siis Ostotilaus- ja Ostoreskontra-osiot Passeliin ja ostotoimitus ei saa olla ”Laskutettu” tilassa. Avaa Ostoreskontra osiosta ”Uusi ostolasku” Valitse ostolaskulle toimittaja, jonka toimituksia haluat ostolaskun pohjaksi Avaa ”Toimittaja” -valikosta ”Merkitse toimitukset laskutetuiksi” Tarkista, että olet valinnut ”Tuo tiliöinnit ostolaskulle” -ostotoimitusten valinnassa Valitse toimitukset, joiden tiedot tuodaan ostolaskun riviosalle ja paina ”OK” -painiketta Tarkista, että ostolaskun rivit ovat oikein ja tallenna ostolasku

 Vanhan tarjouksen tiedot on kopioitavissa uuden tarjouksen pohjaksi. Kopiointi voidaan suorittaa tarjoustenhallinnassa. Avaa Tarjoustenhallinta Valitse haluttu tarjous Paina tarjoustenhallinnan työkaluriviltä ”Luo uusi tarjous kopioimalla” tai paina Ctrl + C näppäimistöltä Valitse kopioidaanko koko tarjous vai ainoastaan tarjouksen yläosa ja paina OK -painiketta Tarkista uuden tarjouksen tiedot, tee mahdolliset muutokset ja tallenna tarjous avoimeksi tarjoukseksi Tarjouksen kopiointi kirjausikkunassa Avaa Uusi tarjous Hae tarjous jonka tiedot haluat kopioida, työkalurivin etsi -toiminnolla, tai työkalurivin nuolipainikkeilla. Valitse muokkaus -valikosta ”Kopioi tarjous uudeksi tarjoukseksi” Valitse kopioidaanko koko tarjous vai tarjouksen yläosa ja paina OK -painiketta Tarkista uuden tarjouksen tiedot, tee mahdolliset muutokset ja tallenna tarjous avoimeksi tarjoukseksi

Maksuaineiston luonnissa on mahdollista luoda ostolaskulle myös osamaksu. Valitse Ostoreskontra –osiosta ”Maksuaineiston luonti” Valitse ”Maksutili” –kenttään pankkitili, jolta ostolaskut maksetaan Tarkista, että ”Palvelutunnus” on oikein ja hakemistopolku on annettu Syötä ”Maksuun” –kenttään summa, jonka haluat maksaa Paina lopuksi ”Luo aineisto” –painiketta, jolloin maksuaineisto luodaan annettuun hakemistopolkuun. Jäljelle jäävä summa jää avoimeksi, ja on myöhemmin maksettavissa.

Ryhmälaskututusta käytetään samansisältöisten, kalenteriin sidottujen laskujen luontiin ryhmälaskumalleihin liitetyille asiakkaille tai asiakasryhmille. Laskut luodaan valituista ryhmälaskumalleista Laskutusajo-toiminnolla. Ryhmälaskupohjien ylläpito sekä Laskutusajo -toiminto löytyvät Laskutus -valikon Ryhmälaskutus -toiminnosta. Ryhmälaskutus aloitetaan ryhmälaskumallien luonnilla. Ryhmälaskumalli sisältää mallilaskun ja laskutustiedot. Mallilaskussa määritellään laskutettavat nimikkeet ja laskun yleistiedot. Laskutustiedoissa määritellään mallilla laskutettavat asiakkaat tai asiakasryhmät sekä laskuajojen tekemiseen tarvittavat tiedot kuten laskutuskausi- sekä laskutusperusteen voimassaoloaikaan liittyvät tiedot. Kun ryhmälaskumallit ovat kunnossa, voi laskut luoda laskutusajolla. Laskutusajossa käyttäjä luo laskut niille ajoon valittujen ryhmälaskumallien asiakkaille, joiden laskukausi päättyy ennen käyttäjän antamaa, ”Laskutetaan asti” päivää.

Ennen kuin voidaan luoda Factoring laskuja, tulee ohjelmaan perustaa käytettävä rahoitusyhtiö ja valita asiakkaalle käytettävä rahoitusyhtiö. Rahoitusyhtiön luominen ohjelmaan Avaa perustiedot -valikosta Yrityksen yhteystiedot Mene Factoring välilehdelle Paina Factoring välilehden työkalurivin Uusi rahoitusyhtiö -painiketta Anna rahoitusyhtiön tiedot Factoring välilehdelle Paina Sopimustiedot -painiketta Anna Factoring sopimuksen yksilöintitiedot. Syötä myös ”Viitenumero” ja käytettävä ”Siirtoteksti”, joka tulostuu jokaiselle factoringlaskulle. Paina OK –painiketta tallentaaksesi tiedot Paina yrityksen yhteystiedoissa vielä OK -painiketta Valitaan asiakkaalle käytettävä rahoitusyhtiö Avaa kortisto -valikosta Asiakaskortisto Hae asiakas jolle haluat luoda Factoring laskuja Ota asiakkaan tiedot muokkaukseen painamalla asiakaskortiston työkaluriviltä Muokkaa -painiketta tai painamalla Ctrl + E näppäinyhdistelmää Mene Muut tiedot -välilehdelle Valitse Factoring sopimus -kenttään käytettävä rahoitusyhtiö Mikäli asiakas on kotimainen, anna vielä asiakkaan Y-tunnus. Tallenna tiedot painamalla Tallenna -painiketta   Laskujen pankkitilitiedot Kun asiakkaalle on valittu Factoring sopimus, tulostuu laskulle rahoitusyhtiön pankkitilitiedot. Factoringlaskun tunnistat Laskutuksenhallinnan F-sarakkeen merkinnästä ja laskujen kirjauksessa laskutusaiheen oikealla puolella olevasta Factoringlasku -tekstistä. Factoring aineiston luonnin epäonnistuessa Jos factoringlaskut tulostuvat vain esikatseluun tai paperille niin tarkista seuraavat tiedot: Jos lasku tulostuu kahteen kertaan esikatseluun tai laskusta tulee kaksi kopiota paperisena, niin virhe on laskulla. Tarkista laskulta, että ”Toimitusaika” ja muut laskutustiedot ovat oikein. Sekä tarkista, että laskulla ei esiinny erikoismerkkejä, koska verkkolaskuaineistossa ei saa olla mukana erikoismerkkejä. Jos lasku tulostuu esikatseluun tai paperille ja haluaisitte lähettää asiakkaallenne kyseisen laskun verkkolaskuna. Tarkista asiakaskortilta, että asiakkaalle on aktivoitu ”Verkkolasku” ja verkkolaskuosoite ja välittäjän osoite on annettuna