Releases YouServe

Na de introductie van het nieuwe Visma YouServe logo met passende huisstijl  zijn we druk bezig om onze producten stap voor stap te ‘rebranden’ naar de nieuwe Visma YouServe styling en kleuren.   Het product Routechecker is vanaf maandag 30 september 2024 beschikbaar in de nieuwe styling. De functionaliteit van de applicatie is niet veranderd en de applicatie werkt zoals je gewend bent.   Hieronder 2 afbeeldingen van de huidige/oude en de nieuwe styling.   Oude/huidige styling   Nieuwe styling  

1 Mei 2024 (mbt release van 30 april 2024)   De release van gisteren, dinsdag 30 april 2024, is helaas niet doorgegaan, waardoor de changes 6110079 en 608056 niet zijn geïmplementeerd. Onze excuses voor het ongemak. Zodra deze wijzigingen worden vrijgegeven, plaatsen we een nieuw bericht in deze community.   30 April 2024 (deze release is geannuleerd) Autorisaties worden niet berekend via de nieuwe Portal (Change 6110079) Bij het creëren of aanpassen van een nieuwe workflow in Self Service worden autorisaties toegewezen of gewijzigd. Echter, na het uitloggen en opnieuw inloggen op het nieuwe portaal, en het openen van de Workflow in Self Service, worden er geen medewerkers weergegeven die je kunt selecteren. De autorisaties worden niet opnieuw gegenereerd. Om dit probleem aan te pakken, hebben we een pictogram toegevoegd voor managers en professionals. Het uitlog pictogram:     Dit pictogram vind je links bovenaan het Self Service menu: Wanneer je een workflow hebt aangemaakt of gewijzigd en je hebt daarbij nieuwe autorisaties, dien je op dit pictogram te klikken. Hierdoor word je automatisch uitgelogd bij Self Service. De cookies waarin de instellingen worden bewaard worden dan namelijk geleegd. Na het opnieuw inloggen zullen de autorisaties nu wel opnieuw worden berekend met de nieuwe rechten. Startmenu wordt dubbel getoond in Self Service (Change 608056) Soms wordt het startmenu van Self Service dubbel getoond. Dit hebben wij nu opgelost. Het startmenu zal nu niet meer dubbel worden getoond. 16 April 2024 Verbetering van de elektronische ondertekening: als het telefoonnummer begint met "+" of "00", wordt de vlag met kengetal verwijderd Als reactie op feedback van klanten en consultants voeren we twee verbeteringen door in het pop-upscherm voor elektronische ondertekening. Het bericht dat bovenaan het pop-upscherm wordt weergegeven, luidt nu: “Check het telefoonnummer en het emailadres op juistheid voordat je op de knop Bevestigen klikt..” Als het telefoonnummer bovendien begint met een “+” of “00”, wordt de vlag met het kengetal niet getoond.   Post bewerking wordt alleen uitgevoerd in de eerste rij van de standaarddeclaratie (Change 5960608) Tot nu toe werd de post bewerking alleen in de eerste rij van de standaarddeclaratie uitgevoerd. Vanaf nu worden de postbewerkingsformules uitgevoerd in alle rijen van de standaarddeclaratie. Het exportfilter van Te doen-, Gedaan- en Archief werkt niet (Change 6120175) Het exportfilter (B=Bestand of P=Papier) van Te doen, Gedaan en Archief werkte niet. Dit hebben wij gefixed.     English translation: April 30th 2024 Authorizations are not calculated via the new Portal (Change 6110079) When creating or modifying a new workflow in Self Service, authorizations are assigned or changed. However, after logging out and logging back in to the new portal, and opening the Workflow in Self Service, no employees are displayed for you to select. The authorizations are not regenerated. To address this issue, we added an icon for managers and professionals. The logout icon:    This icon can be found at the top left of the Self Service menu: When you have created or changed a workflow and you have new authorizations, you must click on this icon. This will automatically log you out of Self Service. The cookies in which the settings are stored will then be emptied. After logging in again, the authorizations will now be recalculated with the new rights.   Start menu is shown twice in Self Service (Change 608056) Sometimes the Self Service start menu is shown twice. We have now resolved this. The start menu will now no longer be shown twice.   April 16th 2024 E-signing improvement: If the phonenumber starts with "+" or "00" ignore flag In response to feedback from customers and consultants, we are implementing two enhancements to the E-signing pop-up screen. The message displayed at the top of the pop-up screen now reads: “Check the telephone number and email address for accuracy before clicking the Confirm button.” Additionally, if the phone number begins with a “+” or “00”, the flag will be cleared.   Post bewerking is only executed in the first row of the standard expense (Change 5960608) Up and untill now the post bewerking was only executed in the first row of the standard expense. We have applied to execute the post bewerking formulas in all the rows of the Standard expenses.    The export filter of Todo, Done & Archive lists is not working (Change 6120175) The export filter (B=Bestand/File of P=Paper) of Todo, Done & Archive lists is not working. We have fixed this in the three lists.

  23 oktober 2024 403 foutmeldingen wanneer je Firefox browser gebruikt (Change 7035415) Gebruikers die Firefox gebruikten om in te loggen via de Self Service kregen een 403-foutmelding: ‘Access forbidden’. Dit kwam doordat Self Service de gebruiker naar een verkeerde bestemming stuurde, wat leidde tot deze foutmelding. Dit probleem is nu opgelost. Gebruikers kunnen weer normaal inloggen zonder foutmeldingen te ontvangen.   _______________________________________________________________________________________________ De release van Maandag 21 oktober is uitgesteld en wordt nu op dinsdag 22 oktober uitgevoerd. Excuses voor het ongemak. 22 oktober 2024 Activatie van de nieuwe functionaliteit Uitsluiten workflow In de loop van dinsdag 22 oktober zal de nieuwe functionaliteit Uitsluiten workflow worden geactiveerd bij alle klanten. De uitleg en instructie zal dan ook hier in deze community worden gepubliceerd. (let op: je ziet het icoon nu al wel maar deze is nog niet werkend). Dit is de link naar de helptekst en instructie om deze nieuwe functionaliteit in te richten:  HR Self Service - Instructie inrichten van de functionaliteit: Uitsluiten workflow 21 oktober 2024 Het kleine Self Service pictogram [favicon] is gewijzigd  We hebben het kleine pictogram (favicon) op de webpagina van Self Service gewijzigd. Dit pictogram wordt weergegeven in het browsertabblad. Self Service vervangt de huidige Visma favicon:   door de nieuwe YouServe favicon:  Activering van de workflow Bijzondere verlofaanvraag voor de YouServe App De YouServe App heeft het verlof Bijzondere verlofaanvraag toegevoegd. In Self Service kun je de corresponderende workflow Bijzondere verlofaanvraag  vanaf nu importeren en inrichten. Zie voor meer informatie: Configuratiehandleiding YouServe App     ENGLISH TRANSLATION October 23, 2024 403 errors when using Firefox browser (Change 7035415) Users using Firefox who tried to log in via the Self Service Portal received a 403 error: ‘Access forbidden’. The Self Service Portal caused an incorrect redirection, which led to this 403 error. This has been fixed now. You do not get an error page anymore.   ___________________________________________________________________________________________________ The release for Monday October 21st has been postponed and will now take place on Tuesday October 22nd. Apologies for the inconvenience. October 22, 2024 Activation of the new functionality Exclude workflow In the course of Tuesday, October 22, the new functionality Exclude workflow will be activated for all customers. The explanation and instruction will then also be published here in this community. (note: you can already see the icon, but it is not yet working). This is the link to the help text and instructions to set up this new functionality (instruction is in Dutch): HR Self Service - Instructie inrichten van de functionaliteit: Uitsluiten workflow   October 21, 2024 Change of the small icon [favicon] on the Self Service webpage We have changed the small icon (favicon) on the Self Service webpage. This icon is displayed in the browser tab. We have replaced the current Visma favicon:   by the new YouServe favicon: Activate workflow Special leave for the YouServe App The YouServe App has added the Special leave request. In Self Service you can now import and set up the corresponding workflow Special leave request. For more information, see (Manual is in Dutch): Configuratiehandleiding YouServe App  

  Gewijzigd en verbeterd Roltoewijzing Usermanagement automatisch beëindigd bij uitdiensttreding.  Waarom Om het proces rondom medewerkers die uit dienst treden te vereenvoudigen, introduceren we een nieuw veld in het scherm Roltoewijzing Usermanagement (UM): de 'Einddatum'. Dit veld is alleen-lezen en helpt bij het stroomlijnen van het beheer van gebruikersrollen na uitdiensttreding. Wanneer een medewerker uit dienst wordt gemeld, wordt automatisch de laatste werkdag ingevuld in dit veld. Dit zorgt ervoor dat de Usermanagement API direct weet dat de betreffende medewerker na de opgegeven datum geen rol meer heeft. Hoe Menu bijvoorbeeld: Medewerker> Arbeidsrelatie> Roltoewijzing UM In dit scherm hoef je zelf geen actie te ondernemen. Zodra een medewerker uit dienst wordt gemeld, wordt het veld 'Einddatum' automatisch gevuld met de laatste werkdag van de medewerker. Actie Geen actie nodig. Er zal geen conversie plaats vinden van alle bestaande medewerkers die reeds uit dienst zijn. De 'Einddatum' wordt alleen automatisch ingevuld voor medewerkers die uit dienst worden gemeld na de uitrol van deze functionaliteit in release 2024-05 (gepland op 04-05-2024).   Manager en/of backup manager beëindigd bij Organisatorische eenheid Waarom Om het proces rondom medewerkers die uit dienst treden te vereenvoudigen, wordt bij het uit dienst gaan van een medewerker die manager en/of backup manger is bij een Organisatorische eenheid, de manager en/of backup manager bij de organisatorische eenheid beëindigd op de laatste werkdag. Hoe Menu bijvoorbeeld: Medewerker > Medewerker > Arbeidsrelatie Als je een medewerker uit dienst wilt melden, doe dit dan via de workflow 'uit dienst' of zet de dienstverband indicatie om naar 'Uit dienst' op de juiste peildatum. Als een medewerker manager en/of backup manager is, zal in het scherm Instellingen > Formatie en organisatie > Organisatorisch eenheden vanaf de laatste werkdag van de medewerker deze medewerker geen manager meer zijn. Als er op een toekomstige datum al een andere manager en/of backup manager is toegewezen, blijft deze behouden. Actie Geen actie nodig. Er vindt geen conversie plaats van alle bestaande medewerkers die reeds uit dienst zijn.  Managers en of backup mangers bij een organisatorische eenheid worden alleen beëindigd na het melden van uitdiensttreding en na de uitrol van deze functionaliteit in release 2024-05 (gepland op 04-05-2024). Overzicht HR inrichting Waarom We hebben goed nieuws! We breiden het Overzicht HR Inrichting uit met nieuwe rapporten. Dit doen we om je een completer en gedetailleerder overzicht te geven van je HR-inrichting. Organisatorische eenheid Hiermee krijg je een overzicht van de inrichting van je organisatorische eenheden. Werklocaties bij Organisatorische eenheden Dit rapport toont je de gekoppelde werklocaties bij een specifieke organisatorische eenheid. Werklocaties Je ziet hier de vastgelegde data voor elke werklocatie. Rol toewijzing Dit rapport geeft je een overzicht van de roltoewijzingen en voor welke organisatorische eenheid ze gelden. Hoe Menu bijvoorbeeld: Rapporten > Instellingen > Overzicht HR inrichting We hebben het scherm een beetje aangepast. De rapporten zijn nu gegroepeerd voor een makkelijkere navigatie. Met het bovenste vinkje kun je alle rapporten binnen een groep in één keer selecteren of deselecteren. Elk rapport verschijnt in een apart tabblad in Excel, zo houden we het overzichtelijk. Naast de nieuwe rapporten kan ook worden gekozen of het rapport moet worden uitgevoerd naar 'Mijn rapporten' of 'Gedeelde rapporten'. Actie Heb je een overzicht nodig van de inrichting zoals beschreven in de nieuwe rapporten? Selecteer dan het gewenste rapport door het vinkje aan te zetten en voer het rapport uit.   Samenvoegen brief werkt niet meer via 'Mijn YouServe' (change 6100553)  Melding Samenvoegen brief werkt niet meer via 'Mijn YouServe'.   Oplossing Wanneer u documenten genereert, opent er nu een apart tabblad in uw browser.  Actie De eerste keer dat u dit doet, kan er een blokkerende melding verschijnen. Na één keer de blokkerende melding te hebben goedgekeurd, zal deze niet meer getoond worden. 

29 februari 2024 Voeg een draaiend wieltje toe om te laten zien dat de gebruiker moet wachten tot het verzoek is voltooid in de Verlofaanvraag  (Change 5707815) Wanneer een gebruiker verlof aanvraagt, kan er een pop-up bericht worden weergegeven wanneer bijvoorbeeld de werknemer niet genoeg vakantie heeft of dat de werknemer ziek is. Wanneer deze pop-up wordt weergegeven, klikt de gebruiker op de Verder knop. De gebruiker zou dan moeten wachten tot het http-verzoek is voltooid. Echter, als de gebruiker opnieuw op de knop Verder klikt voordat het vorige verzoek is voltooid (niet voltooid) wordt de pop-up opnieuw weergegeven en een nieuw http-verzoek opgestart. We tonen in dit geval nu een spinner zodat de gebruiker ziet dat het http-verzoek nog niet is afgerond. Verlofmutaties geblokkeerd tijdens document generering (Change 5887755) Het is sinds kort mogelijk om verlofaanvraaggegevens van het 2e formulier (gegevenssoort DV)  in een document te presenteren. Bij verlofaanvragen over een langere periode gaat dit echter niet goed omdat er te veel gegevens moeten worden gepresenteerd en het document geblokkeerd raakt. We gaan hier nu een grens aan stellen van maximaal 90 dagen zodat er geen blokkade optreedt. Aanvullende e-mails zijn verdwenen uit de audit trail (Change 5458904) In een workflow proces kan ik een of meerdere documenten aanmaken binnen een mutatie. Het is ook mogelijk om deze documenten te verzenden via e-mail naar een werknemer of dat je het document verzendt naar het personeelsdossier. Dit wordt zichtbaar in de de audit (onder het + teken) bij Archief. Echter, als je een document (als bijlage in het proces) vervolgens verwijdert, wordt de audit regel van de verzending van de e-mail of verzending naar het personeelsdossier ook verwijderd. Dit hebben we nu verbeterd. De audit regel blijft nu altijd staan en zal niet worden verwijderd.   28 februari 2024 Terugkoppeling performance problemen in februari In februari heb je mogelijk performance problemen ervaren in Self Service, waarbij processen traag werden opgestart of bijvoorbeeld toegang tot Self Service niet mogelijk was. Om deze problemen op te lossen en om dergelijke situaties in de toekomst te voorkomen, hebben we verschillende maatregelen genomen. We blijven de komende tijd de performance van Self Service monitoren en zullen indien nodig verdere acties ondernemen. 21 februari 2024 Wanneer je geen toegang had tot Self Service kreeg je een onduidelijke melding. Wij hebben een wijziging doorgevoerd in de toegangscontrole voor Self Service. Als blijkt dat je geen toegang hebt tot Self Service dan krijg je een foutmelding die beter uitlegt waarom je de melding ontvangt. 15 februari 2024 De gegevens van het formulier Verlof per dag wordt niet getoond in het gegenereerde document (Change 5691006) De gegevens op het formulier Verlof per dag (met gegevenssoort VD) werden niet getransporteerd naar een gegenereerd document. Het mergeveld was aanwezig op het sjabloon maar de informatie werd niet getoond in het gegenereerde document. Dit hebben we nu opgelost. De informatie van  het formulier Verlof per dag wordt nu getoond.   Het verzenden van documenten naar het personeelsdossier faalde soms wanneer  (Change 4917760) Wanneer een workflow is geconfigureerd om bij verschillende activiteiten meerdere documenten naar het Persoonsdossier te verzenden, kreeg je de vermelding in de tegel Uitvalsverslag dat de verzendactie was geslaagd. Echter, het kon zijn dat er documenten niet waren verzonden. Het was dan ook niet mogelijk om deze niet verzonde documenten alsnog te verzenden vanuit de tegel Uitvalsverslag. Als nu een of meerdere documenten niet zijn verzonden wordt de status in de tegel Uitvalsverslag als mislukt genoteerd. Je kunt dan altijd zelf het mislukte document opnieuw verzenden via de tegel Uitvalsverslag. _____________________________________________________________________________________________ Release notes Self Service Business February 2024 February 29, 2024 Add a spinning wheel to show the user to wait for the request to complete in the Leave Request (Change 5707815) When a user requests leave, a pop-up message can be displayed if, for example, the employee does not have enough vacation or if the employee is sick. When this pop-up appears, the user clicks the Continue button. The user would then have to wait for the http request to complete. However, if the user clicks the Continue button again before the previous request is completed (not completed), the pop-up will be displayed again and a new http request will be initiated. In this case we now show a spinner so that the user can see that the http request has not yet been completed.   Leave transactions blocked during document generation (Change 5887755) It has recently become possible to present leave application data from the 2nd form (data type DV)  in a document. However, this does not work well for leave applications over a longer period because too much data has to be presented and the document becomes blocked. We are now going to set a limit on this of a maximum of 90 days so that no blockage occurs.   Additional emails have disappeared from the audit trail (Change 5458904) In a workflow process I can create one or more documents within a transaction. It is also possible to send these documents via email to an employee or to send the document to the personnel file. This becomes visible in the audit (under the + sign) at Archive. However, if you subsequently delete a document (as an attachment in the process), the audit line of sending the email or sending it to the personnel file is also deleted. We have now improved this. The audit line now always remains and will not be deleted. February 28, 2024 Feedback on performance problems in February In February you may have experienced performance problems in Self Service, where processes were slow to start or, for example, access to Self Service was not possible. To resolve these issues and prevent similar situations in the future, we have taken several measures. We will continue to monitor the performance of Self Service in the near future and will take further actions if necessary. February 21, 2024 If you did not have access to Self Service, you received an unclear message. We have made a change to the access control for Self Service. If it turns out that you do not have access to Self Service, you will receive an error message that better explains why you are receiving the message.   February 15, 2024 The data from the Leave per day form is not shown in the generated document (Change 5691006) The data on the form Leave per day (with data type VD) was not transferred to a generated document. The merge field was present on the template but the information was not shown in the generated document. We have now resolved this. The information from the Leave per day form is now shown.   Sending documents to the personnel file sometimes failed when (Change 4917760) When a workflow is configured to send multiple documents to the Personal File for different activities, you were notified in the Failure Report tile that the send action was successful. However, some documents may not have been sent. It was therefore not possible to send these unsent documents from the Outage Report tile. If one or more documents have not been sent, the status in the Outage Report tile will be noted as failed. You can always resend the failed document yourself via the Failure Report tile.  

Nieuw Correctieaangiftes 2023 Waarom In januari 2023 hebben we een nieuwe manier geïntroduceerd om loonaangiftes te controleren en te verzenden. Vanaf deze release worden langs dezelfde weg - indien nodig - automatisch correctieaangiftes over 2023 aangemaakt.   Correctieaangiftes zijn nodig als de salarisverwerking bij het rekenen in 2024 ook tijdvakken van 2023 raakt en deze in de zogenaamde correctiemodus uitrekent: de bruto-netto berekeningen worden dan uitgevoerd volgens de rekenregels van 2023 en de betreffende bedragen moeten daarom met een aparte correctieaangifte 2023 aan de Belastingdienst worden doorgegeven. Hoe Gebruikersgroep Loonaangifte Loonaangifte > Beheer > Aangifte Loonaangifte > Beheer > Collectief verzenden aangiftes Werkwijze Als de salarisberekeningen voor 2024 tot nu toe geleid hebben tot correcties over 2023,  zie je op deze plek binnenkort automatisch de benodigde correctieaangiftes verschijnen: Selecteer het jaartal 2023 om eventuele correctieaangiftes 2023 te kunnen zien. In de kolom Bijzonderheden kun je zien of het een correctieaangifte betreft. Als aangiftetijdvak zie je het laatste aangiftetijdvak van het voorgaande jaar, dus 2023-12 of 2023-13 (vierweken). Reden hiervoor is dat er in feite een nieuwe versie van de laatste aangifte van 2023 wordt klaargezet, inclusief eerdere tijdvakken, als dat van toepassing is. Het is in eerste instantie nog niet mogelijk om de correctieaangiftes te verzenden, de status staat dan nog niet op Gereed voor verzenden, maar je kunt de inhoud op dat moment wel al gaan controleren: dit kan via het scherm Aangifte of via de rapporten Aangifte details en Overzicht totalen en afdrachten. Nadat wij (Visma YouServe) een aantal controles hebben uitgevoerd, geven we de aangiftes vrij voor verzenden. Vanaf dat moment kun je de correctieaangiftes gaan verzenden. Als je in het scherm Aangifte stuurgegevens hebt ingericht dat aangiftes automatisch verstuurd moeten worden, dan worden vanaf het moment van vrijgeven ook de correctieaangiftes automatisch verstuurd, inclusief aangiftes die al klaarstonden. Voor correctieaangiftes geldt geen uiterste aangiftetermijn, dus eventuele wachtdagen zijn niet van toepassing. Automatisch corrigeren aangifte versus handmatig corrigeren Let op: bovenstaande betreft alleen correctieaangiftes die automatisch worden klaargezet na het uitvoeren van een salarisberekening die rekent over 2023. Als de salarisverwerking niet rekent over voorgaand jaar óf als de salarisberekening vanaf periode 01-2024 in nabetaalmodus plaatsvindt, dan worden correctieaangiftes 2023 niet automatisch aangemaakt. Eventuele correcties over 2023 in de aangifte moet je in dat geval handmatig uitvoeren. Let op: dit wordt binnenkort mogelijk, maar we geven deze mogelijkheid pas op een later moment vrij. Handmatig corrigeren van de aangiftes 2023 is op dit moment dus nog niet mogelijk. Actie Houd de komende weken de berichten op community in de gaten, wij gaan bekend maken: wanneer de eerste correctieaangiftes 2023 zijn klaargezet voor controle wanneer je deze kunt gaan verzenden Als je twijfelt hoe voor jou de salarisberekening is ingericht, controleer dan het volgende: In het scherm Beheer > Salarisberekening kun je zien of de berekeningen voor 2024-01 in correctiemodus of nabetaalmodus zijn uitgevoerd. Bij Instellingen > Algemeen > Stuurgegevens kun je per bedrijf aangeven vanaf welke salarisperiode de salarisberekening moet stoppen met correcties en dus moet overgaan naar nabetalingen. Vanaf die afrekenperiode worden alle eventuele bruto herrekenverschillen over voorgaand jaar afgehandeld volgens de rekenregels van 2024 en worden er geen correctie-aangiftes over 2023 meer automatisch aangemaakt. Op het overzicht Afrekenmatrix medewerker en Afrekenmatrix werkgever kun je zien of er daadwerkelijk herrekend is over tijdvakken in 2023. Meer uitleg over het verschil tussen correcties en nabetalingen vind je in de online help.    Opgeloste melding Reisafstandsberekening Buitenland gaf geen resultaat (5572451) (Hotfix 08-01-2024) De oplossing hiervoor is 8 januari 2024 uitgeleverd Melding Voor een buitenlands adres werd er geen automatische routeberekening meer uitgevoerd en werd er geen reisafstand in meters meer betaald. Omdat er hierdoor geen uitbetaling meer plaatsvond, moesten de kilometers handmatig worden ingevoerd. Oplossing Dit is opgelost per 8-1-2024 zodat nu ook voor de buitenlandse adressen de routeberekening plaatsvindt. Actie Als de routeberekening ook nu niet plaatsvindt. wijzig dan iets in de adresgegevens van de medewerker of voer een wijziging in bij de vestiging, zodat de reisafstand berekend wordt.   Wet- en regelgeving 30%-regeling - voortaan standaardwaarden bij aantal gegevenselementen Standaard ingericht Voor de 30%-regeling hebben een aantal gegevenselementen een standaardwaarde gekregen met ingangsdatum 01-01-2024. Gegevenselement Standaardwaarde Toepassen inhouding 30% rgl loon onder toetsloon Verlaging 30% percentage (V) Deze waarde was al gevuld en staat hier voor de volledigheid. Splitsen norminkomen (30% regeling) Mastertitel norminkomen splitsen (01) Verhoging norminkomen toepassen Nieuw gegevenselement per 01-01-2024 Ja Verhogen norminkomen met Nieuw gegevenselement per 01-01-2024 1,00 Euro Actie Als het nodig is om voor de berekening van de 30%-regeling van één van deze waarden af te wijken en het is niet mogelijk om dit te doen via het medewerkerscherm, dan moet je de waarde omzetten binnen de inrichting van de Bedrijfs- of Klant-CAO, Op medewerkerniveau kun je de volgende gegevens aanpassen: Toepassen normbedrag 30% regeling Toepassen inhouding 30% rgl loon onder toetsloon Splitsen norminkomen (30% regeling) - Mastertitel norminkomen splitsen  

  Mededelingen In de vorige release is functionaliteit toegevoegd die ervoor zorgt dat bepaalde gegevens automatisch worden beëindigd wanneer een medewerker als uitdienst wordt gemeld. Dit betreft de volgende gegevens: Manager Back-up manager Roltoewijzing Deze gegevens worden onmiddellijk beëindigd zodra de uitdiensttreding is ingevoerd. Indien later blijkt dat de uitdiensttreding onjuist is ingevoerd en de datum verder in de toekomst moet liggen, worden de beëindigde gegevens niet automatisch verlengd. In dat geval moeten de gegevens handmatig opnieuw worden ingevoerd indien dit wenselijk is. Overzicht HR inrichting Waarom Om eenvoudiger te kunnen zien hoe de inrichting is in HR Core / Payroll business zijn er verschillende rapporten beschikbaar gemaakt.   In deze release zijn de volgende rapporten beschikbaar: Vrije velden - Een overzicht van vrije velden  met daarbij hoe ze zijn gedefinieerd. Vrije schermen - Een overzicht van de vrije schermen en voor welk niveau ze worden toegepast. Scherm uitbreiden - Een overzicht van schermen waarbij extra gegevens elementen zijn geplaatst. Waardenlijst - Een overzicht van alle waardenlijsten die door de gebruiker zijn gevuld. Profielen - Een overzicht van hoe de profielen zijn ingericht, dit is inclusief de gebruikte gegevens elementen en waarden die moet worden toegepast Profielgroepen - Een overzicht van alle profielgroepen waarin de profielen zijn samengevoegd. Feestdagen Cluster - Wanneer een klant gebruikt maakt van de feestdagen cluster functionaliteit, kan de feestdagen clusters worden getoond. In bij elke feestdag wordt ook de datum van de feestdag weergegeven. Functie informatie - Een overzicht van de functie informatie inrichting. Actieve signalering - Inrichting van actieve signalering. Bij elk rapport is te zien wanneer een wijziging is ingegaan en Beëindigd, en door wie de wijziging is uitgevoerd (de gebruiker). Hoe Menu bijvoorbeeld: Rapporten > Instellingen > Overzicht HR inrichting Selecteer de gewenste peildatum in het scherm 'Overzicht HR inrichting'. Kies Mijn Rapporten of Gedeelde rapporten. Standaard staat het scherm op Mijn rapporten. Door het vakje achter de dik gedrukte tekst aan te vinken, worden alle rapporten binnen die groep geselecteerd of gedeselecteerd.   Door op het vinkje te klikken bij elk groep (Dik gedrukte tekst), worden alle rapporten binnen die groep geselecteerd/gedeselecteerd Klik op Maak rapport. Op basis van de keuze Mijn Rapporten of Gedeelde rapporten, zal het rapport in die menu optie verschijnen. Klik op het rapport in het rapporten overzicht (download). Actie Wanneer er informatie nodig is over de inrichting van een van de opties in de scherm HR inrichting, klik op de vinkjes en haal het rapport op. Uitlogknop toegevoegd  Waarom Voor administratiekantoren, consultants en collega's van onder andere de service desk die toegang hebben tot meerdere klantomgevingen, is het noodzakelijk om de internet browser correct af te kunnen sluiten. Zodat de inloggegevens niet vastgehouden worden en de actieve sessie op een correcte manier wordt afgesloten. Hoe Er is een uitlogknop beschikbaar gesteld die de correcte manier van uitloggen ondersteunt. Hiermee wordt de sessie beëindigd en kan je opnieuw in te loggen.    Actie Op het moment dat je wilt overschakelen naar een andere klantomgeving, kan er op de knop uitloggen worden geklikt.  Wensen van de klant  Uit dienst - Beëindigen verlof en herrekenen verlofsaldo Waarom  Wanneer een medewerker uit dienst gaat, moet de gebruiker momenteel handmatig het verlof inkorten voor verlof dat is aangevraagd na de datum van uitdiensttreding. Dit proces wordt nu geautomatiseerd. Alle lopende verloven na de datum van uitdiensttreding worden automatisch beëindigd en het verlofsaldo wordt bijgewerkt voor: Reguliere verlofsoorten: Voor reguliere verlofsoorten, wordt het nieuwe saldo na rato herrekend op basis van het dienstverband en de uitdienstdatum, minus het opgenomen verlof wat is opgenomen voor de datum uit dienst.  Extra individueel verlof zoals Ouderschapsverlof of Aanvullend verlof: Hierbij worden de uren die zijn opgenomen na datum uit dienst verwijderd, waardoor het totale verlofsaldo toeneemt. Deze verlofsoorten worden niet naar rato dienstverband omgerekend. Met name bij ouderschapsverlof is dit correct, het nieuwe saldo dat overblijft, gaat mee met de medewerker naar een nieuw dienstverband. Hoe  Wanneer een medewerker uit dienst gaat, zal op de achtergrond een proces worden gestart dat alle verlof na de datum van uitdiensttreding verwijdert en het verlofsaldo opnieuw berekent. De doorlooptijd kan maximaal 5 minuten duren. Een uitzondering hierop is zwangerschapsverlof. Deze wordt niet automatisch stopgezet.  In de volgende schermen kan het nieuwe verlofsaldo en het totaal opgenomen verlof tot en met de datum van uitdiensttreding worden bekeken: Medewerker > Verlof > Verlofsaldo  Medewerker > Verlof > Opgenomen verlof Actie Voor medewerkers die al uit dienst zijn gemeld, zal de automatische verwerking niet worden uitgevoerd. Hier blijft handmatige verwerking nodig. Voor medewerkers die uit dienst worden gemeld na deze release (29-06-2024), zal dit proces automatisch verlopen. Indien een medewerker nog zwangerschapsverlof heeft als deze uitdienst gaat, zal dit nog handmatig stopgezet moeten worden.  Let op! Indien een medewerker achteraf onterecht uit dienst is gemeld, zullen de verwijderde verloven handmatig opnieuw moeten worden ingevoerd. Deze zijn terug te zien op het mutatieverslag. Opgenomen verlof wordt aangepast na wijziging van het werkpatroon Waarom Wanneer het werkpatroon van een medewerker wijzigt, moet het bestaande verlof momenteel worden ingetrokken en opnieuw worden ingediend om het verlofsaldo op basis van het nieuwe werkpatroon bij te werken. Na deze release zal dit automatisch worden doorgevoerd voor dagen waarop minder uren gewerkt gaan worden. Hoe Medewerker > Contract > Dienstverband Kies bij een medewerker op de juiste peildatum wat het nieuwe werkpatroon moet zijn, let hierbij op dat de totaal uren per week van het werkpatroon op dezelfde peildatum ook zo is ingevuld bij de uren per week in het scherm arbeidscontract. Op de achtergrond wordt een proces gestart dat de verlofaanvragen na de roosterwijziging opnieuw berekent op basis van het nieuwe werkpatroon. Echter, wanneer door het nieuwe werkpatroon meer uren geboekt zouden moeten worden, wordt de verwerking niet uitgevoerd. Dit komt doordat het niet bekend is of de extra uren handmatig lager zijn gezet of dat dit komt door het oude werkpatroon. In het verlofaanvraagscherm worden de uren die niet gewijzigd kunnen worden met rode regels gemarkeerd. Actie Na deze release wordt het opgenomen verlof automatisch aangepast bij een wijziging van een werkpatroon, waarbij de werkuren minder worden op een dag. Wanneer iemand meer uren op een dag gaat werken, zal het verlof nog handmatig aangepast moeten worden.   Opgeloste meldingen  Reden korting verlofrecht niet meer te kiezen (change 5692098) Melding  Bij het toevoegen van een nieuwe reden voor korting verlofrechten in de waardenlijst, was het niet meer mogelijk om bij een medewerker een reden voor korting verlofrechten te kiezen. Oplossing  Navigeer naar: Medewerker > Verlof > Korting verlofrechten Er is een aanpassing gedaan zodat bij de medewerker de reden voor korting verlofrechten gekozen kan worden als er nieuwe waarden zijn toegevoegd in de waardenlijst. Actie Je hoeft geen actie te ondernemen. Manager wordt niet altijd correct getoond via HR Easy docs (change 6100870) Melding In sommige situaties kon het voorkomen dat via HR Easy Docs een onjuiste manager werd getoond op een brief. Oplossing Er is een aanpassing doorgevoerd zodat na deze release de juiste manager op een brief wordt gepresenteerd. Actie Je hoeft geen actie te ondernemen. Mutatieverslag uitgebreid wordt niet opgeleverd (change 6379906) Melding In sommige situaties kon het voorkomen dat het mutatieverslag uitgebreid niet werd aangemaakt. Dit gebeurde voornamelijk wanneer alle gegevenselementen en alle looncomponenten voor een langere periode werden opgevraagd.  Oplossing Er is een aanpassing doorgevoerd zodat er na deze release meer geheugen en ruimte beschikbaar is om het mutatieverslag te kunnen aanmaken. We adviseren echter om altijd bewuste keuzes te maken in het opvragen van de gewenste informatie. Dit verkort de wachttijd voor het genereren van een rapport. Actie Je hoeft geen actie te ondernemen.  

Eind september 2024 hebben wij het product Digitaal Onboarden in de nieuwe huisstijl beschikbaar gesteld.    In de afgelopen maanden hebben wij de volgende verbeteringen doorgevoerd in het product Digitaal Onboarden: Wij hebben het mogelijk gemaakt om 6 bijlagen toe te voegen aan het onboarding formulier (voorheen waren dit 3 bijlagen). Voor iedere bijlage kan worden ingesteld of deze verplicht of optioneel is. De volgorde van de velden op het onboarding formulier kan nu geheel worden bepaald per klant en per type medewerker, waardoor het formulier nog gebruiksvriendelijker kan worden gemaakt. De default waarde kan per veld geconfigureerd worden, waardoor het formulier nog sneller kan worden ingevuld door een kandidaat. Wij hebben 30 extra vrije velden toegevoegd die toegevoegd kunnen worden aan het onboarding formulier. Deze velden kunnen specifiek per klant worden ingezet. De mapping vindt plaats in HR Self Service en in de onboarding tool. De volgende gegevens zijn per veld vast te leggen: Veldnaam in het Nederlands Veldnaam in het Engels Volgnummer op het formulier Invoer op basis van: Tekst Waardenlijst Telefoonnummer Datum Numeriek E-mail Checkbox Standaard waarde Verplicht (ja/nee) Doorgeven van overige informatie verkregen van Valicare (documentnummer, vervaldata, soort document, etc.) Het is ook mogelijk om een tekstuele uitleg toe te voegen bij het veld. Met deze verbeteringen streven we naar een flexibeler, gebruiksvriendelijker en efficiënter onboarding proces.

  28 november 2024 het verzenden van dubbele e-mails (change 6549677) We hebben het achtergrond proces voor het verzenden van e-mails geoptimaliseerd om te voorkomen dat er dubbele e-mails worden verzonden. Het probleem zal nu verholpen zijn.   27 november 2024 Dubbele mutaties (Change 7064229) Wanneer de gebruiker meerder keren op Verder klikte tijdens het aanmaken van een mutatie in een rekenblad declaratie workflow, werden meerdere (dezelfde) mutaties aanmaakt. De knop Verder kan nu maar 1 keer worden aangeklikt.  Dit voorkomt dat mutaties meerdere keren worden aangemaakt.   ENGLISH TRANSLATION 28 November 2024 Sending duplicated emails (change 6549677) We have optimized the background process for sending emails to prevent duplicate emails from being sent. The problem should be solved now.   27 November 2024 Double mutations (Change 7064229) When the user clicks 'Next' while creating a mutation in a spreadsheet declaration workflow, the button is disabled to prevent it from being clicked multiple times and thus avoiding duplicate mutations.

Nieuw  Salarisdossier - Notities  Waarom  In het oude salarisdossier was het mogelijk om notities ("gele briefjes") toe te voegen aan een document. Deze functionaliteit is nu ook beschikbaar in het nieuwe dossier. Hoe  Salarisdossier > Documenten > tabblad Weergave Via het plusteken rechtsboven in het scherm kun je notities toevoegen. Hierbij is het nodig om een 1 document geopend te hebben in de weergave. Bij het opslaan kun je aangeven of een notitie alleen voor jou bedoeld is of dat andere professional gebruikers van het dossier de notities ook mogen zien.  Als je een notitie openbaar maakt, blijf jij de eigenaar. Andere gebruikers kunnen de notitie niet wijzigen of verwijderen. Een notitie bij een medewerker document zal nooit getoond worden in de YourServe App of in het medewerker portaal. Salarisdossier > Documenten > tabblad Filter Via de nieuwe optie Met notities kun je gericht naar zoeken naar documenten waar eerder een notitie aan is toegevoegd. Kies in dat geval Ja en vervolgens op het tabblad Resultaten. Salarisdossier > Documenten > tabblad Resultaat Als het notitie-symbool    bij een document wordt getoond, zijn er notities beschikbaar. Actie  Er is geen actie nodig. Rapport CO2 Rapport Jaaraantallen Waarom  Wanneer je de CO2 registratie in Payroll Business vastlegt, moet je dit in 2025 rapporteren. Om dit op een juiste manier te rapporteren is er door het Ministerie een voorbeeld gedeeld hoe deze aantallen moeten worden getoond in het rapport. Om hieraan te kunnen voldoen is dit rapport gemaakt. Hoe  Rapporten > Controle > CO2 Rapport Jaaraantallen Via dit rapport worden de totalen per Kamer van Koophandel nummer getoond in de kolommen zoals deze zijn voorgeschreven door het Ministerie. In de online help staat een complete uitleg hoe het rapport is opgebouwd en wat je in welke kolom kan terugvinden. Actie  Wanneer je in 2024 de CO2 registratie hebt vastgelegd in Payroll Business kun je dit rapport draaien om de registratie te controleren, om in 2025 aangifte te doen. Rapport Overzicht vervallen verlofrechten (HR Core) Waarom Op verzoek klanten is er een nieuw rapport ontwikkeld om een overzicht te geven van vervallen verlofrechten per medewerker. Dit rapport biedt meer inzicht in de verlofrechten per verlofsoort die reeds zijn vervallen in het huidige jaar of die zullen vervallen vanaf de opgegeven peildatum. Hoe Rapporten > Personeelsmanagement > Overzicht vervallen verlofrechten. Het nieuwe rapport kan zowel op klant- als op bedrijfsniveau worden opgevraagd. Wanneer het rapport op bedrijfsniveau wordt opgevraagd, kunnen één of meer medewerkers worden geselecteerd om over te rapporteren. Als er geen medewerker is geselecteerd, worden alle medewerkers getoond. Daarnaast kan er ook een selectie worden gemaakt op verlofsoorten. Indien er geen keuze wordt gemaakt, worden alle verlofsoorten getoond. Bij een opvraag op klantniveau dient te worden gekozen over welke bedrijven het rapport moet worden uitgevoerd. Actie Wanneer je een overzicht wilt krijgen van de verlofsaldo's die komen te vervallen bij medewerkers, kun je dit rapport gebruiken. Let op, er moet een verlofjaar aanwezig zijn, voor de peildatum die wordt opgegeven. Het rapport wordt toegevoegd aan de gebruikersprofielen die door Visma YouServe worden onderhouden. Maak je gebruik van een ander profiel, dan moet het rapport nog aan dat profiel worden toegevoegd. Rapport Aansluiting Payroll/Loonaangifte (Payroll) Waarom  Om snel een aansluiting te maken tussen de payroll resultaten en de loonaangifte is er een grote behoefte aan een geautomatiseerd rapport. Tot nu toe was het nodig om een aansluiting te maken door diverse rapportages zelf te draaien en deze te vergelijken met de klaargezette Loonaangifte. Dit kost elke maand enorm veel tijd en is foutgevoelig wanneer handmatig zaken moeten worden berekend. Om dit proces vanuit te ondersteunen is er vanaf nu een rapport beschikbaar waarin je direct kunt zien of de Loonaangifte aansluit met de Payroll. Hoe  Loonaangifte > Rapporten > Aansluiting Payroll/Loonaangifte Via dit rapport worden de totalen van alle bedrijven behorende bij de onderneming opgehaald vanuit de rapportages "Afrekenmatrix Werknemer" en "Afrekenmatrix Werkgever" en worden deze vergeleken met het rapport "Aangifte Afdracht en Totalen" In het rapport zie je een 3-tal blokken: 1) Verschillen: hierbij wordt per periode een vergelijk gedaan op aangifte element tussen de Afrekenmatrix en de aangifte 2) Loonaangifte Totalen en Afdrachten: Hierin worden alle bedragen per periode getoond zoals ook in het PDF document per bladzijde worden weergegeven. Voor correctie periodes gaat het hier om de kolom verschil. 3) Afrekenmatrix MW + WG origineel: Hierin worden alle totalen getoond vanuit de afrekenmatrix medewerker en werkgever. Actie  Je kunt nu dit rapport gebruiken om de aansluiting te maken tussen de payroll resultaten en de aangifte. Hiermee kun je snel boordelen of het bestand klaar is om in te zenden. Gewijzigd en verbeterd Rapport Toetsingsplicht Co2 Waarom  Het rapport was tot deze release alleen te draaien met de keus om een jaartal op te geven, waarbij het systeem altijd de eerste dag van het opgegeven jaar gebruikt om de data op te halen. De wens vanuit klanten en consultants was om het jaartal te veranderen in een peildatum zodat het rapport ook eventueel te gebruiken kan worden voor toetsing voor de Enquête. Hoe  Rapporten > Personeelsmanagent > Toetsingsplicht Co2 Het keuzeveld "jaartal" is vervangen door het keuzeveld "peildatum". Actie Wanneer je het rapport wilt gebruiken om de toets te doen of je aangifteplichtig bent voor de CO2 dan moet je de peildatum altijd op de eerste van het jaar vullen. Als je dit rapport voor andere doeleinden wilt gebruiken kun je ook voor een andere peildatum kiezen. Wijziging schermen t.b.v. YouServe Toegang Waarom Er zijn in de afgelopen maanden een aantal nieuwe velden aangemaakt ten behoeve van het toegangsbeheer. Dit zijn informatieve velden waarbij je kan aflezen welke indicaties werknemers hebben en of hij/zij met deze indicaties ook als werknemer richting het portaal zal worden gestuurd. Om ervoor te zorgen dat je in de toekomst niet al deze velden van verschillende schermen moet gaan opzoeken hebben we besloten om deze velden weg te halen van de huidige schermen en deze samen te voegen op èèn nieuw scherm. Zo kun je straks sneller en makkelijker alles opzoeken. Hoe Medewerker > Arbeidsrelatie > YouServe toegang  We hebben onderstaande velden op dit nieuwe scherm toegevoegd. In de 2e kolom hebben we aangegeven wat het vorige scherm was waar deze velden op stonden.   Leesveld op nieuw scherm Verplaatst vanaf scherm E-mail adres (Zakelijk) Extra veld voor alleen raadplegen E-mail adres (prive) Extra veld voor alleen raadplegen E-Mail adres Login Scherm Adresgegevens Arbeidsrelatie status Scherm Arbeidsrelatie Arbeidsrelatie Soort Scherm Arbeidsrelatie Medewerker toegangs sleutel Scherm Identiteit Type Medewerker Extra veld voor alleen raadplegen Actie Er is geen actie nodig. Overzicht uitdiensttredingen (HR Core) Waarom  In het kader van standaardisatie en vermindering van handmatige acties is bij het openen van een rapport in Excel, het Overzicht uitdiensttredingen rapport, bij het uitvoeren de kopregel vastgezet en staat automatisch het filter aan.   In de situatie waarin op klantniveau bedrijven waren geselecteerd en je daarna de peildatum aanpaste, werden de geselecteerde bedrijven verwijderd. Hoe  Rapporten > Personeelsmanagent > Overzicht uitdiensttredingen Enige aanpassing is dat op klantniveau geselecteerde bedrijven niet meer worden opgeschoond bij het aanpassen van de Begin- of Einddatum. Actie Het rapport overzicht uitdiensttredingen opvragen Ad-hoc rapportage verbeteringen Waarom  In het kader van standaardisatie en vermindering van handmatige acties is bij het openen van een rapport in Excel, de Ad-hoc rapportage, bij het uitvoeren de kopregel vastgezet en staat automatisch het filter aan.   In de situatie waarin op klantniveau bedrijven waren geselecteerd en je daarna de peildatum aanpaste, werden de geselecteerde bedrijven verwijderd. Hoe  Rapporten > Controle > Ad-hoc rapportage (uitgebreid) Enige aanpassing is dat op klantniveau geselecteerde bedrijven niet meer worden opgeschoond bij het aanpassen van de peildatum. Actie Het rapport overzicht uitdiensttreding opvragen HR inrichtingen Rapport (HR Core) Waarom  Bij de rapporten die geselecteerd kunnen worden onder HR inrichtingen is een kleine aanpassing doorgevoerd. De kolommen in het rapport 'Start' en 'Eind' zijn hernoemd naar 'Begindatum' en 'Einddatum'. Hiermee is de benaming duidelijker. Hoe  Rapporten > Instellingen > HR inrichting  Een aanpassing doorgevoerd, zodat 'Start' is gewijzigd naar 'Begindatum' en 'Eind' is gewijzigd naar 'Einddatum'.  Actie Rapporten binnen HR inrichting opvragen Niet doorgeven van enkele pensioengegevens bij geen premie (Payroll)  Waarom Als een excedentregeling (pensioen over salaris boven de basisregeling) gekoppeld is aan een medewerker terwijl die medewerker onder het minimumsalaris verdient voor die excedentregeling dan werden er toch regeling gegevens doorgegeven in de UPA aangifte. Je moet dan die regeling verwijderen bij de medewerker om dat te voorkomen. Als de excedentregeling in het arbeidsvoorwaardencluster zit en automatisch aan een medewerker gekoppeld wordt zorgt dat voor handmatige acties. Hoe Menu bijvoorbeeld: Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaardenpakket Vanaf januari 2025 wordt voor de volgende regelingkenmerken het regelingblok niet meer doorgegeven in de UPA aangifte als er geen premie berekend is: U0393-1002 (PMT) U0711-1001 (ASR) Actie Je hoeft geen actie te ondernemen. Aansturen voor het verbergen van een Organisatorische eenheid vanuit HR Core (HR Core) Waarom Op 2 december 2024 zal het ophalen van de gegevens voor OrgSight op een andere manier plaatsvinden. De uitkomst blijft hetzelfde. Omdat we streven naar zoveel mogelijk centralisatie binnen één bronsysteem, is ook de inrichting voor het verbergen van een OE overgezet naar Core. Tot nu toe werd deze instelling binnen OrgSight zelf beheerd. Vanaf deze release dient de inrichting binnen Core te gebeuren, zodat Core het bronsysteem blijft. Hoe Instellingen > Formatie en Organisatie > Organisatorische eenheden > Open een Organisatorische eenheid Het veld 'Verbergen in Orgsight (inclusief onderliggende)' is toegevoegd op de pagina. Indien een OE niet getoond mag worden binnen Orgsight dient dit veld op Ja gezet te worden.  Let op! Indien een OE wordt uitgesloten, worden automatisch ook alle onderliggende OE's uitgesloten. Het is niet mogelijk om een onderliggende OE wel te tonen, terwijl een bovenliggende is uitgesloten. Actie Indien er op dit moment Organisatorische Eenheden worden uitgesloten in OrgSight, zullen wij op 2 december deze inrichting overzetten naar Core.  Opgeloste meldingen Geboortenaam op notificatiemail strook voor emailnotificaties (7163517) (HOTFIX 07-11-2024) Melding  Bij het versturen van de nieuwe notificaties vanuit het nieuwe dossier was per abuis de geboortenaam opgenomen in de aanhef in plaats van de opgemaakte naam.  Oplossing We hebben dit probleem opgelost met een fix op 7-11-2024 zodat vanaf nu weer altijd de opgemaakte naam in de notificatie wordt meegenomen en niet de geboortenaam. Actie Er is geen actie nodig, alle nieuwe mails krijgen de juiste aanhef mee.   Geen Export journaalpost zichtbaar met Extentie .txt (7008640) (Payroll) Melding  Wanneer er een export journaalpost wordt gedraaid en deze heeft de extentie .txt dan is er een probleem en wordt deze niet aangemaakt getoond in "mijn rapporten". Oplossing We hebben dit met ingang van de release van december opgelost. Actie Voor nieuwe journaalposten vanaf deze release zal deze weer verschijnen in mijn rapporten. Mocht je nog journaalpost export bestanden nodig hebben van eerdere maanden dan kun je deze journaalposten opnieuw draaien en dan zullen ook deze in mijn rapporten te zien zijn. Loonaangifte Knelpunten ernstige aard komt niet door vanuit de Payroll (7008728) ( Payroll) Melding Wanneer er een eindheffing is ingevuld in de arbeidsvoorwaarde Eindheffing bij een medewerker dan komt deze niet door in de Loonaangifte. Hierdoor diende je in de loonaangifte zelf nog een keer het totaalbedrag vullen. Oplossing Vanaf de huidige release is dit opgelost. Wanneer er een eindheffing wordt gevuld in de arbeidsvoorwaarde Eindheffing wordt deze overgenomen in de desbetreffende loonaangifte. Actie Voor nieuwe gevallen is er geen actie nodig. De loonaangifte pakt vanaf deze release de bedragen over vanuit de arbeidsvoorwaarden. Wanneer je voor deze release zaken handmatig hebt ingevuld in de aangifte vanwege dit probleem dan dien je deze bedragen te verwijderen, omdat ze anders dubbel worden opgepakt. Vanuit zowel de aangifte als de arbeidsvoorwaarden. Jubileumuitkering pro rato bij uitdienst (7022703) ( Payroll) Melding Wanneer een medewerker gedurende de periode uitdienst werd gemeld en er is sprake van een Jubileumuitkering, dan werd de grondslag voor de jubileumuitkering pro-rato werkdagen indienst berekend. Oplossing Vanaf ingangsdatum 01-01-2025 is dit opgelost, als een medewerker gedurende de periode uitdienst wordt gemeld, dan wordt de jubileumuitkering bepaald op basis van de grondslag van de vorige (volledige) periode. Actie Er is geen actie nodig. Terugdraaien afgekeurde loonstroken verkeerd weergegeven in Importverslag (7115286) ( Payroll) Melding Wanneer je in eerste instantie een loonstrook voor een specifieke medewerker afkeurt, worden het aantal afkeurde stroken ook getoond in een aparte kolom bij het importverslag. Wanneer je de afkeuring ongedaan maakt gaat dit goed bij het rapport zelf, echter op het Importverslag blijft het systeem de aantallen weergeven die waren afgekeurd. Oplossing Salarisdossier > Beheer > Importverslag > Tabblad Resultaten Vanaf de huidige release is dit opgelost. Wanneer je de afkeuring ongedaan maakt zal het aantal afgekeurde documenten in het scherm "Importverslag" de juiste waarden weergeven. Dit is terug te vinden in het tabblad "Resultaten" Actie Er is geen actie nodig. Het systeem laat vanaf nu als je documenten afkeurt de juiste tellingen zien bij Importverslag. Als je nog verkeerde tellingen ziet bij oude importverslagen kun je, om deze goed te krijgen, een willekeurig document afkeuren en vervolgens weer niet-afkeuren. De telling in het importverslag wordt dan alsnog goed bijgewerkt.  

De Visma YouServe releases van deze maand   Zodra release notes beschikbaar zijn, voegen we de hyperlinks toe. Zaterdag 30 november 2024   Product Release Opmerkingen YouServe HR Core Business - NL Ja  Samengevoegd met Payroll YouServe Payroll Business Ja Samengevoegd met HR Core   Continuous releases Deze producten release zodra aangepaste of nieuwe functionaliteit beschikbaar is. Via de link ga je naar de releaseberichten.  Continuous release YouServe Self Service Business YouServe API's

De Visma YouServe releases van deze maand   Zodra release notes beschikbaar zijn, voegen we de hyperlinks toe. Zaterdag 02 november 2024   Product Release Opmerkingen YouServe HR Core Business - NL  Ja  Samengevoegd met Payroll YouServe Payroll Business Ja Samengevoegd met HR Core   Continuous releases Deze producten release zodra aangepaste of nieuwe functionaliteit beschikbaar is. Via de link ga je naar de releaseberichten.  Continuous release YouServe Self Service Business YouServe API's

  Mededelingen Rebranding Waarom Vanwege de gehele rebranding van YouServe hebben we op de stroken en jaaropgaven ook ons logo veranderd. Nieuw Salarisdossier - Bij het wisselen van documentsoort meteen naar het resultaat Waarom Als je vanuit het tabblad Resultaten wisselt van een documentsoort, nadat je een filter had toegepast, kwam je vervolgens bij een ander documentsoort terecht in het tabblad Filter. Hierdoor heb je een extra handeling om dan weer naar het tabblad Resultaten te gaan, Hoe Salarisdossier > Documenten Voortaan, als je in het tabblad Resultaat zit, en je kiest in het menu een andere documentsoort, dan kom je meteen terecht in het tabblad Resultaat van die andere documentsoort (de zoekcriteria uit het filter blijven nog steeds actief, totdat je in het tabblad Filter voor Wissen kiest).  Actie Er is geen actie nodig.   Conversie Emailadres (Login), Arbeidsreleatie status en Arbeidsreleatie soort  Waarom In de release van augustus 2024 is het veld 'E-mailadres (login)' geïntroduceerd en in de release van oktober 2024 zijn de velden 'Arbeidsrelatie status' en 'soort' geïntroduceerd voor de nieuwe YouServe portal (toegangsbeheer). Op dit moment worden de velden automatisch gevuld bij nieuw ingevoerde medewerkers of wijzigingen in de velden die de basis vormen voor het betreffende veld. Echter, deze velden moeten nog worden ingevuld voor alle medewerkers, wat we met een conversie gaan verzorgen. De conversie zal plaatsvinden in de week van maandag 11 november. In die week zal de conversie ’s avonds starten voor deze drie velden voor alle medewerkers die op dat moment in dienst zijn of een uitdiensttredingsdatum hebben na 30-06-2023. Deze velden worden gevuld op basis van de conversieregels die te lezen zijn in de release notes van 2024-08 (E-mailadres login) en 2024-10 (Arbeidsrelatie).     Gewijzigd en verbeterd  Overzicht verlofsaldo (HR Core) (klantwens) Waarom  Op verzoek van verschillende gebruikers is het rapport 'verlofsaldo' uitgebreid met de mogelijkheid om een uurloon toe te voegen. Daarnaast is het scherm geüpdate met een nieuwe lay-out en mogelijkheden die we als standaard gebruiken. Toegevoegd zijn de opties voor groeperen en een selectie te maken van bedrijven. Daarnaast kan voor dit rapport nu ook de definitie worden bewaard. Het rapport kan zowel op klant- als op bedrijfsniveau worden opgevraagd. Bij een opvraag op klantniveau moet worden aangegeven over welke bedrijven het rapport moet worden uitgevoerd. Hoe Navigeer naar: Rapporten > Personeelsmanagement > Overzicht verlofsaldo Als er een uurloon wordt gekozen, zal deze aan het einde van het rapport worden toegevoegd. Actie Voor het ophalen van het verlofsaldo dient op de knop 'Rapport uitvoeren' te worden geklikt. Het rapport zal dan worden aangemaakt.   Aanpassing loondoorbetaling bij ziekte (CAO Transport) ( Payroll) Waarom  Voor de volgende CAO’s is een afzonderlijke regeling ingericht: Beroepsgoederenvervoer over de weg (21) Goederenvervoer Nederland (20) Via deze CAO’s is geregeld dat bij ziekte het overwerk bedrag van een referteperiode per ziektedag of ziekte uur wordt gecompenseerd. Dit wordt afgetopt op een maximaal aantal overuren per week. Als er sprake is van een bedrijfsongeval dan zijn de maximale overuren 15. Is er geen sprake van een bedrijfsongeval zijn dit momenteel 7 overuren per week.  De berekening van deze compensatie was onjuist en vanaf deze release is dit hersteld. Hoe Instellingen > Berekening > Arbeidsvoorwaardegegevens > Loondoorbetaling bij ziekte Uitsplitsing (Transport) Aan dit scherm zijn per 1-11-2024 de volgende twee velden toegevoegd. Maximaal aantal overuren p/w geen bedrijfsongeval. Hier leg je het aantal overuren per week vast, die van toepassing zijn voor het berekenen van de maximale compensatie die verstrekt mag worden, indien het geen bedrijfsongeval betreft.  Maximaal aantal overuren p/w wel bedrijfsongeval. Hier leg je het aantal overuren per week vast, die van toepassing zijn voor het berekenen van de maximale compensatie die verstrekt mag worden, indien het wel een bedrijfsongeval betreft.  Van dit scherm is per 1-11-2024 het volgende veld verwijderd. Maximaal aantal overuren in berekening.   Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaardenpakket > Loondoorbetaling bij ziekte Uitsplitsing (Transport) Aan dit scherm is per 1-11-2024 het volgende veld toegevoegd.  Bedrijfsongeval. Hier kun je vastleggen of het wel of niet een bedrijfsongeval betreft. Dit veld is alleen van belang als je onder de hierboven genoemde twee CAO’s valt.   De compensatie wordt volledig berekend, mits het geen geen bedrijfsongeval betreft. Bij een bedrijfsongeval wordt de compensatie gekort met de waarde die is vastgelegd in het veld Kortingspercentage overuren in berekening op bedrijfsniveau. Indien de berekende compensatie hoger is dan de maximale compensatie, dan wordt de compensatie afgetopt op de maximale compensatie.  Actie De regeling is per 1-11-2024 aangepast. Indien je gebruik maakt van deze afzonderlijke regeling dient u per 1-11-2024 op bedrijfsniveau de waarden vast te leggen die van toepassing zijn. Salarisdossier - Aantal weergegeven documenten van 1000 naar 250 Waarom In het salarisdossier kreeg je tot nu toe maximaal 1000 documenten te zien. Zo'n groot aantal documenten tonen zorgt ervoor dat het scherm te lang bezig is om alle regels op je scherm te tonen. Hoe Salarisdossier > Documenten Het maximaal aantal weer te geven documenten is gewijzigd naar 250. Daardoor komt de lijst met documenten nog sneller op je scherm te voorschijn en zul je de te zoeken resultaten sneller kunnen vinden. Actie Er is geen actie nodig.  Verwijderen payrollelementen voor contractindicaties Waarom Zoals in eerdere releases sessies aangegeven zullen we de komende tijd onnodige payrollelementen stopzetten. Deze worden soms onnodig bij medewerkers in dienst, maar ook bij medewerkers uitdienst nog berekend. In deze release hebben we onderstaande payroll elementen, die nergens meer voor gebruikt worden, stopgezet. Hoe Vanaf 01-11-2024 worden de volgende 3 payrollelementen niet meer berekend: Aangifte - Ind. arbeidsovk. onbep. tijd (t/m 2021) Aangifte - Ind. oproepovereenkomst (t/m 2021) Aangifte - Ind. schriftelijke arbeids ovk (t/m 2021) Actie Er is geen actie nodig. Opgeloste meldingen Routechecker.nl en routeberekening in HR Core geven kleine verschillen in berekening Melding In sommige gevallen komt HR Core met een andere uitkomst van de afstandsberekening dan de website. Dit heeft te maken met een klein afrondingsverschil. Op het moment dat de GEO coördinaten opgehaald worden en vertaald worden naar GPS coördinaten om de afstand op te halen zat een klein verschil tussen HR Core en de website.  Oplossing Met ingang van deze release is dit opgelost. Dit betekent dat bij nieuwe aanvragen het systeem de juiste afronding gebruikt wanneer de route wordt berekend. Actie Er is geen actie nodig. Wanneer je het met oude berekeningen niet eens bent kun je HR Core de route opnieuw laten berekenen door een vestiging, dan wel een wijziging op het adres van de werknemer te doen zodat de route berekening opnieuw gaat rekenen. Verpleegadres gegevens niet te wissen (6915271) (HR Core) Melding Het blijkt niet mogelijk de gegevens van een verpleegadres te wissen. Indien je dat probeerde krijg je een foutmelding dat een aantal velden verplicht zijn. Oplossing Medewerker > Ziekte > Verpleegadres Met ingang van deze release zijn er geen verplichte velden meer op het scherm. Hierdoor is het mogelijk geworden een opgeslagen verpleegadres te verwijden. Actie Er is geen actie nodig. Wanneer je alle gegevens van het verpleegadres wilt wissen kan dat vanaf nu. Aanlevering Pensioengegevens in UPA na uitdienst (6655378) (Payroll) Waarom Wanneer er nabetalingen gedaan werden aan medewerkers die uitdienst zijn en er was sprake van dat dit pensioengevend salaris is, dan werd dit niet aangeleverd in de uniforme pensioen aangifte. Dit kan voornamelijk voorkomen wanneer de variabele pensioenregelingen van toepassing zijn. Hoe Met ingang van 1-1-2024 is er een aanpassing gedaan die er voor zorgt dat bij nabetalingen na uitdienst de pensioengegevens via de uniforme pensioen aangifte aangeleverd worden. Uw actie Er is geen verdere actie nodig. Indien deze situatie zich voordoet zal in de volgende UPA aangifte deze correctie regels automatisch worden meegenomen. Berekening Loonheffing parttimer gedurende de periode in of uitdienst (6872550) (Payroll) Melding Indien een medewerker minder dan 5 dagen werkt en gedurende de periode in of uitdienst gaat, dan geldt de uitzondering dat de tijdvaktabel voor de loonheffingsberekening mag worden toegepast in plaats van de dagtabel. In sommige gevallen werd deze uitzondering niet goed toegepast in Payroll Business. Voor fulltimers, medewerkers die 5 dagen of meer werken geldt deze uitzondering niet en wordt in deze situatie de dagtabel toegepast. Oplossing Met ingangsdatum 01-11-2024 is de berekening aangepast, zodat de Loonheffing voor deze parttimers correct wordt berekend. Actie Er is geen actie nodig AOF loon bij uitkeringen (6961480) (Payroll) Melding Als er naast het normale loon ook nog doorbetaald uitkeringen van het UWV worden verloond, dan moeten deze worden ingericht in de Grondslag "Looncomponenten AWF uitkering / AOF uitkering". Deze inrichting zorgt ervoor dat dan de hoge premie voor AOF wordt berekend over deze looncomponenten. Bij nabetalingen over voorgaand jaar ging dit niet altijd goed en kon dit ook leiden tot berichten van de Belastingdienst. Oplossing Met ingangsdatum 01-12-2023 is de berekening aangepast, zodat de premie en grondslagen voor de AOF in deze situatie correct worden berekend. Actie Voor de betreffende medewerkers moet er worden herrekend vanaf 01-12-2023. Dubbele reservering in aangifte bij periodieke uitbetaling gratificatie en winstdeling (6972194) (Payroll) Melding Als bij Gratificatie of Winstdeling gekozen wordt om per periode uit te betalen wordt de reservering voor die periode verdubbeld in de payroll. Daarom is in de loonaangifte het element OpbAvwb  - Opbouw arbeidsvoorwaardenbedrag ook te hoog, terwijl de uitbetaling OpnAvwb - Opname arbeidsvoorwaardenbedrag in die periode wel correct is.  Oplossing Dit is gecorrigeerd in deze release per 1 januari 2024. Na de berekening van november zal de opbouw vanaf januari gecorrigeerd zijn en zal een correctie worden opgenomen in de aangifte. Actie Als je na de berekening van november nog steeds een te hoge opbouw arbeidsvoorwaardenbedrag ziet kan je een payroll berekening met terugwerkende kracht vanaf 1 januari inleggen. Fout in bepaling 30%-regeling (7034789 ) (Payroll) Melding Bij medewerkers die gekoppeld zijn aan de 30% regeling, variant Excl extraterritoriale kosten, waarbij een lager percentage dan 30% was opgegeven, werd in de oktober berekening toch 30% toegepast Oplossing Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaardenpakket Dit was een fout in de code, waarbij altijd 30% werd toegepast en niet het opgegeven percentage; dit is in deze release opgelost. Actie Je hoeft geen actie te ondernemen. Bij de berekening van november zal de berekening van oktober gecorrigeerd worden.    Pensioenaangiftes Keylane ( Payroll) Melding Omdat de pensioenaangifte met Keylane niet werkt met responsebestanden dient de aangifte voor Keylane direct na het verzenden op " goedgekeurd 'komen te staan. Tot nu toe bleef de aangifte op verzonden staan. Dit zorgde ervoor dat er voor een nieuwe periode geen aangifte beschikbaar kwam en deze status door YouServe aangepast diende te worden. Oplossing Vanaf deze release zal een aangifte die klaar is gezet voor Keylane om opgehaald te worden direct de status goedgekeurd krijgen in plaats van dat deze op verzonden bleef staan. Actie Er is geen actie nodig.  

De Visma YouServe releases van deze maand   Zodra release notes beschikbaar zijn, voegen we de hyperlinks toe.    Zaterdag 28 september 2024   Product Release Opmerkingen YouServe HR Core Business - NL  Ja  Samengevoegd met Payroll YouServe Payroll Business Ja Samengevoegd met HR Core   Continuous releases Deze producten release zodra aangepaste of nieuwe functionaliteit beschikbaar is. Via de link ga je naar de releaseberichten.  Continuous release YouServe Self Service Business YouServe API's

  Nieuw Nieuwe signaleringen voor de loonaangifte (Payroll) Waarom Vanuit de Belastingdienst ontvangen wij als software leverancier elke maand meldingen die in de loonaangiften aangeleverd zijn. De klant ontvangt deze meldingen via een brief met meer details. Deze meldingen moeten in een toekomstige aangifte opgelost worden. Daarnaast ontvangen wij van de Belastingdienst meldingen die mogelijk in te toekomst erbij komen. Voor bepaalde situaties wordt nu geen signalering gegeven en kon dit niet tijdens de salarisverwerking opgelost worden.  Hoe Met ingang van 1-10-2024 hebben wij 3 signaleringen gemaakt: 1823 - WAO/IVA/WGA verzekerd moet Ja zijn Dit signaal gaat af wanneer WAO/IVA/WGA verzekerd op Nee staat en Soort inkomen is 15 in combinatie met aard arbeidsverhouding 01 of Soort inkomen is 53 en de medewerker is jonger dan de AOW-leeftijd en de invloedverzekeringsplicht 1 is ongelijk aan A (familie eigenaar ) en ongelijk aan B (vorige eigenaar). 1824 - WW verzekerd moet Ja zijn Dit signaal gaat af wanneer WW verzekerd op Nee staat en Soort inkomen is 15 in combinatie met aard arbeidsverhouding 01 of Soort inkomen is 53 en de medewerker jonger dan de AOW-leeftijd is en de invloedverzekeringsplicht 1 is ongelijk aan A (familie eigenaar ) en ongelijk aan B (vorige eigenaar). 1825 - ZW verzekerd moet Ja zijn Dit signaal gaat af wanneer ZW verzekerd op Nee staat en Soort inkomen is 15 in combinatie met aard arbeidsverhouding 01 of Soort inkomen is 53 en de invloedverzekeringsplicht 1 is ongelijk aan A (familie eigenaar ) en ongelijk aan B (vorige eigenaar).. Deze signalen hebben de ernst Fout en zijn onder de categorie Loonaangifte aangemaakt. Wanneer deze fout voorkomt, dan zal er ook bij de salarisverwerking een rood uitroepteken zichtbaar zijn. Deze 3 signaleren zijn een toevoeging op de bestaande signalen 1823 - Indicatie verzekerd WAO/IVA/WGA onjuist, 1823 - Indicatie verzekerd WW onjuist en 1823 - Indicatie verzekerd ZW onjuist. Actie Wanneer deze signalen gegeven worden, dan zal het betreffende verzekeringsveld aangepast moeten worden. Dat kan gedaan worden op het scherm ( Medewerker > Contract > ) Loonheffingen (Contract. Als zowel signaal 1823 en 1824 gegeven wordt, kan het zijn dat de Aard arbeidsverhouding (zie scherm ( Medewerker > Contract > Arbeidscontract ) verkeerd gevuld is. Signalen belastingdienst rondom Verzekeringswetten en AOW (Payroll) Waarom Binnen Payroll Business komen een groot aantal fouten voor die ontstaan omdat niet op de juiste datum de WW en WAO verzekeringen worden aangepast wanneer iemand de AOW gerechtigde leeftijd bereikt. De indicatoren WW verzekerd en WAO/IVA/WGA verzekerd moeten namelijk op de eerste van de maand waarop de AOW leeftijd wordt bereikt op Nee worden gezet (zie handboek loonheffingen 2024, paragraaf 18.21). Hoe Medewerker > Contract >  Loonheffingen (contract). Met ingang van deze release zal Payroll Business de indicatoren WW verzekerd en WAO/IVA/WGA verzekerd op Nee muteren in de periode dat de medewerker de AOW gerechtigde leeftijd bereikt. Dit gebeurt per de eerste van de betreffende maand; bij 4 wekenverloning zal dit meestal in de loop van de afrekenperiode zijn. Als je een medewerker die al de AOW leeftijd heeft bereikt in dienst neemt en de indicatoren staan op Ja zal Payroll Business die muteren naar Nee per de datum in dienst. Dit zal met name voorkomen als op hoger niveau de indicatoren op Ja zijn opgevoerd.  Let wel op, als je de indicatoren zelf op Ja hebt gezet op medewerker niveau op de datum in dienst, dan kan Payroll Business deze niet aanpassen. Actie Je hoeft geen actie te ondernemen;  vanaf oktober 2024 zal Payroll Business deze mutaties uitvoeren in de periode waarin de AOW leeftijd wordt bereikt of in de periode dat de medewerker in dienst komt. Bij medewerkers waar deze indicatoren al incorrect zijn gezet vòòr oktober 2024 moet je dit zelf handmatig aanpassen. Geen contracturen bij kwartaalverloning in loonaangifte (L2202) (Payroll) Waarom Bij een kwartaalverloning wordt niet altijd het element Aantal contracturen per week gevuld; dit element wordt maar bij een van de drie aangiftes per kwartaal gevuld en dit resulteert in een brief van de belastingdienst met de foutcode L2202 bij de 2 periodes waarin een NUL aangifte wordt gedaan. Hoe Dit is aangepast in de loonaangifte; ook in maanden dat je de nul aangifte doet wordt nu dit element gevuld. Actie Je hoeft geen actie te ondernemen. De wijziging gaat in per januari 2024 en Payroll Business zal correcties voor de eerdere perioden opnemen in de nieuwe aangiftes. Foutcode Belastingdienst veroorzaakt door "No-Show"(L2202) (Payroll) Waarom Het komt regelmatig voor dat een werknemer is opgevoerd in het systeem, maar toch niet gaat starten met werken. Dit kun je vooraf al constateren, maar soms gebeurd dit achteraf. In deze gevallen wordt de uitdienst datum gemuteerd met dezelfde datum als dat de persoon in dienst zou komen. Je ziet in dit geval dan ook dat het veld datum in dienst leeg wordt gepoetst. Hierdoor gebeurd het dat de einddatum IKV niet wordt gemuteerd wat resulteert in dat deze persoon zonder gegevens in de loonaangifte terecht komt. Wanneer je later erachter komt dat de persoon niet is gestart met werken en je hebt deze al eenmaal aangeleverd aan de Loonaangifte moeten de onterecht aangeleverde periodes ingetrokken worden. Omdat deze acties regelmatig vergeten worden zorgt dit voor het signaal L2202 bij de Belastingdienst. Hoe Medewerker/ Contract / Inkomstenverhouding Met ingang van deze release zal bij nieuwe gevallen de "einddatum IKV" gevuld worden met dezelfde datum als de begindatum IKV en zal het veld "Intrekken IKV" op Ja worden gezet om bovenstaande zaken voor te zijn. Hiermee zullen de signalen L2202 zijn opgelost per deze release. Actie Voor nieuwe gevallen hoef je geen actie te ondernemen. Heb je voor deze release nog signalen L2202 die veroorzaakt worden door bovenstaande situatie dien je zelf nog de einddatum IKV te vullen en het veld "Intrekken IKV". CO2 Grondslag voor reiskosten declaraties Waarom Er zijn klanten die de declaratie elementen (1-10) vanuit de reiskosten gebruiken voor andere zaken dan declaraties. Daarom moet het mogelijk zijn om deze te kunnen uitsluiten voor de CO2 registratie en rapportage. Hoe Menu : Instellingen > Berekeningen > Grondslag Standaard zijn de declaratie elementen (1-10) voor de zakelijke kilometers op niveau Nederland toegevoegd.  Actie Indien de declaratie elementen voor iets anders worden gebruikt, kunnen ze uit deze Grondslag worden verwijderd zodat deze niet mee worden geteld in de CO2 rapportages. Nieuwe gegevenselementen Classificatiekenmerk 4 en 5 Waarom Deze nieuwe gegevenselementen zijn een uitbreiding op de bestaande Classificatiekenmerken (1-3). Deze kunnen worden gebruikt om gegevens te kunnen groeperen en verbijzonderen. Hoe Menu : Medewerker > Contract > Arbeidscontract Met ingang van  01 Jan 2024  zijn de nieuwe gegevenselementen op het scherm Arbeidscontract geplaatst. Actie Indien u de nieuwe gegevenselementen wil gaan gebruiken is het mogelijk om hiervoor waardenlijsten aan te maken. Rapport: E-mail controle YS toegang Waarom Voor de nieuwe inlogportal bij YouServe is het essentieel dat minimaal het zakelijke e-mailadres of het privé-e-mailadres is ingevuld. Dit rapport is gemaakt om te controleren of dit het geval is. Het rapport toont alleen die medewerkers die zowel geen zakelijk e-mailadres als geen privé-e-mailadres hebben. Zonder deze informatie kan ook het E-mail (login) niet worden bepaald. Hoe Rapporten > Personeelsmanagement > E-mail controle YS toegang Via de navigatiebalk kies voor "Klant"; in het veld "Opslaan in" kies voor "Mijn rapporten" of "gedeelde rapporten". Standaard staat de keuze op "Mijn rapporten". Uitvoer: header uitleg Bedrijfscode Code van bedrijf waar medewerker in wordt verloond Bedrijfsnaam Naam van het bedrijf waarin medewerker wordt verloond Medewerkercode   Organisatorische eenheid De Organisatorische eenheid waar de werknemer on der valt Peildatum Toetsingsmoment  E-mail zakelijk   E-mail pvive   De velden voor het zakelijke e-mailadres en privé-e-mailadres zullen in het rapport leeg zijn; een van beide moet een waarde hebben zodat een werknemer ook kan inloggen bij YouServe. Actie Ter voorbereiding op de nieuwe login bij YouServe, is het nodig om dit overzicht af te drukken en waar nodig het zakelijke e-mailadres en/of het privé-e-mailadres in te voeren. E-mailadres (login) In de release van augustus 2024 is het veld 'E-mailadres (login)' geïntroduceerd; echter, vanwege een fout is deze wijziging teruggedraaid. In deze release is de functionaliteit om het veld weer te vullen geactiveerd. Dit betekent dat vanaf zaterdag 28 september, bij wijzigingen of invulling van het e-mailadresveld, het veld 'E-mailadres (login)' automatisch wordt ingevuld. De conversie van andere medewerkers zal op een later tijdstip plaatsvinden.   Gewijzigd en verbeterd Verloonde uren Pensioen afkappen bij deeltijdfactor groter dan 1 (Payroll) Waarom Wanneer in de referentietabel Pensioenen/fondsen benoemde regeling (vast) of Pensioenen/fondsen eigen regeling (vast) is aangegeven dat de deeltijdfactor moet worden afgetopt (via respectievelijk veld 18 Deeltijdfactor franchise aftoppen of 20 Deeltijdfactor franchise aftoppen), dan verwacht het pensioenfonds dat de uren voor de pensioenregeling ook gemaximeerd aangeleverd worden. Tot deze release werden de volledige verloonde uren voor de pensioenregeling bepaald en doorgegeven in de pensioenaangifte en werden deze niet afgetopt. Deze situatie kan voorkomen wanneer een medewerker een groter aantal uren per week werkt dan de bedrijfsuren per week die standaard gelden in het bedrijf, of wanneer een parttime medewerker met extra gewerkte uren boven de maximale normuren (bedrijfsuren of CAO uren) van de maand komt.  Hoe Met ingang van 1-1-2024 is er een aanpassing gedaan zodat de maximale uren die gebruikt zijn bij de berekening van de pensioenpremie bepaald en doorgegeven wordt. Deze uren zijn terug te vinden in het payrollelement Uren - (pensioensoort). Actie Wanneer in de referentietabel is aangegeven dat het veld 18 Deeltijdfactor franchise aftoppen of 20 Deeltijdfactor franchise aftoppen) de waarde 1 Franchise aftoppen op 1,000000, dan zullen de uren automatisch herberekend worden vanaf 1-1-2024. Indien er sprake is van een pensioeninterface (UPA/APG), dan zullen de uren voor de pensioenregeling gecorrigeerd aangeleverd worden. Signalen voor de 30% regeling (Payroll) Waarom Er bestaan meerdere signalen die informatie en/of waarschuwingen geven over de uitvoering van de 30% regeling. Deze signalen gaan soms af na uitdienst van de medewerker, andere signalen beschreven in de online help konden nooit in het signaleringsverslag voorkomen. Hoe Dit is nu aangepast in Payroll Business en in de online help: type omschrijving opmerking W Belastbaar inkomen onder norminkomen 30%-regeling Verwijderd uit online help W 30 procent rgl: fiscaal loon onder toetsloon Toegevoegd aan online help I Medewerker 30 jaar, toetsink. van Laag naar Hoog Toelichting gecorrigeerd I 30% - cumulatieve berekening master loopt door Toelichting gecorrigeerd Zal niet meer verschijnen na uitdienst I 30% - cumulatieve berekening master opnieuw begonn Zal niet meer verschijnen na uitdienst I 30% - geen keuze gemaakt voor splitsen master  Verwijderd uit online help F 30% regeling slechts gedeeltelijk toegestaan Verwijderd uit online help Actie Deze wijzigingen gaan in vanaf de oktober release; in signaleringsrapporten van perioden voor oktober 2024 kunnen deze signalen nog staan. Paginering toegevoegd aan de Conversietabel Waarom Op de pagina 'Conversietabel' worden alle ingevoerde conversieregels in één lijst weergegeven. Wanneer deze lijst zeer uitgebreid is, kan dit leiden tot veel scrollen en een minder overzichtelijke weergave van de gegevens.  Hoe Menu: Instellingen > Gegevensuitwisseling > Conversietabel  De lijst met conversieregels is nu verdeeld over meerdere pagina's, waarbij elke pagina 25 regels bevat. Dit maakt het mogelijk om sneller door de gegevens te navigeren zonder dat je door een lange lijst hoeft te scrollen. Actie Als een verwachte conversieregel niet op de eerste pagina zichtbaar is, kun je eenvoudig naar de volgende pagina klikken om verder te zoeken. Hierdoor wordt het eenvoudiger om specifieke conversieregels te vinden, zelfs als de lijst zeer lang is. Overzicht HR rapport (Core) Waarom Bij rapporten die worden gegenereerd vanuit het Overzicht HR Inrichting wordt de kopregel vastgezet en een filter toegevoegd aan de Excel-uitvoer. Dit zorgt voor een betere leesbaarheid en functionaliteit van de rapporten. In de komende maanden zullen we dit ook voor andere rapportages gaan doen wanneer wij deze gaan verbeteren. Hoe Rapporten > Mijn rapporten of Gedeelde rapporten Bij Mijn rapporten of Gedeelde rapporten kun je de uitvoer van de gekozen rapporten bekijken. Vanaf de septemberrelease zal bij deze rapporten in de Excel-uitvoer de kopregel vastgezet zijn, en zal er standaard een filter actief zijn op de kolommen. Actie Je hoeft geen actie te ondernemen.     Arbeidsrelatie Medewerker > Arbeidsrelatie > Arbeidsrelatie  Waarom Ter voorbereiding op een soepele aanmelding van medewerkers van HR Core naar de Youserve portal worden twee velden aangemaakt en automatisch door HR Core gevuld. De gegevenselementen zijn: Arbeidsrelatie soort Arbeidsrelatie status Hoe De vulling van deze elementen wordt uitgevoerd door HR Core op basis van de onderstaande voorwaarden: Arbeidsrelatie soort      Dit veld kent twee mogelijke waarden: 1- Externe 2- Medewerker Een medewerker wordt aangeduid als extern voor de datum indienstneming. Er zijn extra regels voor het bepalen of het om een medewerker gaat, namelijk: Het gegevenselement 'Aard arbeidsverhouding' bevat NIET de waarde: 11 - Uitzendkracht 79 - Opting in regeling 82 - Payrolling 99 - Niet van Toepassing EN Algehele blokkering is leeg of heeft de waarde 'Nee'  EN Interface loonaangifte voor het bedrijf staat aan EN Bij de medewerker is de interface loonaangifte niet in geblokkeerd   Arbeidsrelatie status Het gegevenselement 'Arbeidsrelatiestatus' kent 4 mogelijke waarden en wordt automatisch gevuld met de volgende opties: Toekomstig in dienst Actief dienstverband Uit dienst Nooit in dienst geweest. De voorwaarden zijn als volgt: Op basis van het gegevenselement 'Dienstverbandindicatie' en de ingangsdatumstatus 'In dienst (1)' ten opzichte van de systeemdatum, kan een van de genoemde waarden worden ingevuld: 1.Toekomstig in dienst Een medewerker is nu al aangemaakt in HR Core/Payroll business maar is nog niet in dienst; het actieve dienstverband ligt in de toekomst en is al vastgelegd. 2.Actief dienstverband De medewerker is op de huidige peildatum in dienst (Dienstverbandstatus is 1 - In dienst). 3. Uit dienst De medewerker is in het verleden in dienst geweest of komt in de toekomst in dienst, maar is dat op de huidige peildatum niet. 4. Nooit in dienst geweest De medewerker is aangemaakt in HR Core/Payroll business maar heeft nooit een actief dienstverband gehad. Actie Als gebruiker hoeft er geen specifieke actie te worden ondernomen. Op basis van de genoemde regels kan worden gecontroleerd of de inhoud van de velden correct is. Opgeloste meldingen Eerste verwerking toont in scherm verkeerde periode (6002615) (Payroll) Melding Wanneer een eerste salarisverwerking wordt opgestart en je direct het scherm ververst om te zien dat de verwerking is opgestart kan het heel soms voorkomen dat het scherm de verkeerde periode aangeeft (1 periode verder dan je opgestart hebt). Dit is alleen een visueel probleem, omdat de salarisverwerking zelf wel de juiste periode opstart. Dit is echter wel verwarrend en kan vragen oproepen. Oplossing Beheer / Salarisberekening / Salarisberekening Met ingang van deze release is dit probleem opgelost. Het scherm salarisberekening laat nu altijd in de "geplande verwerkingen "de juiste periode zien waar het systeem mee aan het berekenen is. Actie Er is geen actie nodig. Het systeem laat nu altijd de juiste periode zien wat is opgestart. Eenmalige uitkering (bedrag) niet uitbetaald aan wn ID na periode 1 (6776113) (Payroll) Melding De eenmalige uitkering (bedrag) wordt niet uitgekeerd aan medewerkers die na 1/1/2024 in dienst zijn gekomen. Oplossing In de arbeidsvoorwaarde Eenmalige uitkering (zowel bij de variant bedrag als bij de variant percentage) zit een conditie dat medewerkers op 1 januari van het jaar in dienst moeten zijn om tot uit betaling te komen. Deze restrictie is niet beschreven in de online help en is overbodig aangezien er ook al gecontroleerd wordt of de medewerker in dienst is op de peildatum in dienst (op het bedrijfsscherm). Deze restrictie is nu verwijderd; als de medewerker in dienst is op de peildatum in dienst wordt de eenmalige uitkering berekend. Daarnaast blijkt dat in de online help, bij de variant percentage, niet is beschreven hoe je looncomponenten kunt toevoegen aan de berekening. Dat kan namelijk via de grondslag Loon (eenmalige uitkering). Om duidelijk te maken dat deze grondslag alleen wordt gebruikt bij de berekening van de eenmalige uitkering variant percentage is deze grondslag hernoemt naar: Eenmalige uitkering (perc) - aanvullende grondslag. Tevens is dit beschreven in de online help. Actie De ingangsdatum van de wijziging is 1 januari 2025. Als je in 2024 gebruik maakt van de eenmalige uitkering moet je nog wel rekening houden met de restrictie dat de medewerker op 1 januari 2024 in dienst moet zijn en desgewenst de eenmalige uitkering via een vrije looncomponent uitkeren aan die medewerkers. De wijziging in de omschrijving van de grondslag is wel vanaf deze release actief. Berekening 30% bij uitdienst (6337524) (Payroll) Melding Bij medewerkers waarbij de 30% regeling, variant excl. extraterritoriale kosten, actief is en in de periode na uitdienst een nabetaling ontvangen, wordt soms wel een bruto inhouding gedaan, maar geen netto vergoeding uitgekeerd. Oplossing Dit kan voorkomen bij medewerkers waarbij sprake is van een verlaagd percentage voor de 30% regeling. Omdat in de periode na uitdienst het cumulatieve loon is gewijzigd, is er ruimte om de nabetaling in zijn geheel als netto vergoeding uit te keren. Maar het resultaat van het bruto en de bruto inhouding is nul, waardoor de verdere verwerking van de looncomponent(en) in de salarisverwerking stopt. Dit is nu aangepast; als na de bruto inhouding het resultaat nul is wordt de berekening wel verder uitgevoerd en wordt de netto vergoeding wel uitgekeerd. Een nadeel van de oplossing is dat als er sprake is van meerdere looncomponenten die worden betaald in de periode na uitdienst de bruto inhouding wel per looncomponent wordt getoond, maar dat de volledige netto vergoeding bij slechts één looncomponent op de strook staat. Ook kan er 1 cent verschil zijn tussen de netto vergoeding en het netto op de strook. Actie Deze wijziging is actief per 1 oktober 2024. Als je dit probleem voor 1 oktober hebt gezien en gecorrigeerd hoef je niets te doen; heb je het nog niet opgelost dan adviseren wij je de nabetalingen in de laatste periode van in dienst te boeken, dan treedt dit probleem niet op. Na 1 oktober zal het niet meer optreden. Jaarloon bijzonder tarief niet herrekend bij correcties vorig jaar (6749200) (Payroll) Melding Het Jaarloon bijzonder tarief wordt vastgesteld aan de hand van het fiscale loon van het voorgaande jaar. In geval er in het huidige jaar nog correcties worden gedaan over het voorgaande jaar, moeten deze correcties ook worden meegerekend voor de berekening van het nieuwe jaarloon BT.  Dit geldt alleen wanneer er sprake is als er nog gebruik wordt gemaakt van de correctiemodus. Oplossing Wanneer een Bedrijf nog in correctiemodus is, dat geldt wanneer het gegevenselement "nabetalingen vanaf periode" kleiner is dan de salaris periode, dan worden met ingangsdatum 01-01-2025 eventuele correcties over voorgaand jaar ( in dit voorbeeld 2024) meegeteld in de berekening van het Jaarloon BT. In geval van meerdere correcties in verschillende perioden zal het Jaarloon BT steeds opnieuw berekend worden. Dit kan gevolgen hebben voor de uitbetalingen tegen bijzonder tarief in het huidige jaar. Zodra het Bedrijf overgaat na de nabetaalmodus zal het Jaarloon BT niet meer herrekend worden. Actie Er is geen actie nodig. Verschil in Fiscaal Jaarloon Rapport Werkkosten en Verzamelloonstaat (6593337) (Payroll) Melding Wanneer er voor een medewerker op meerdere IKV's uitbetalingen zijn gedaan dan kan het fiscaal  jaarloon op de werkkosten rapportage de verkeerde waarde geven.  Wanneer er reeds een uitbetaling Transitievergoeding had plaatsgevonden, en daarna vond er nog een uitbetaling plaats op het gewone contract dan werden niet het juiste cumulatieve Fiscaal Jaarloon opgehaald van deze medewerker. Oplossing We hebben dit opgelost door de telling van het Fiscaal Jaarloon op alle rapportages gelijk te trekken. Hierdoor kunnen er geen verschillen meer ontstaan in de uitkomst van de diverse rapportages. Actie Er is geen actie nodig. Bij het draaien van het werkkosten rapport zal deze automatisch de juiste jaarlonen tonen. Foutmelding salaristrede Proforma berekening (6749320) (payroll) Melding Bij wijzigiging van een Salaristrede voor de proforma berekening kon het voorkomen dat de nieuwe trede niet goed werd meegenomen. Oplossing Vanaf nu worden wijzigingen van Salaristredes goed meegenomen in de Pro-forma berekening. Actie Er is geen actie nodig.

HR Core/Payroll Business - Release op zaterdag 28 september 2024   Op zaterdagochtend 28 september 2024 brengen wij de oktober release van HR Core en Payroll Business naar productie. Hierdoor is onze applicatie tijdelijk niet beschikbaar.   English: On Saturday morning, September 28, 2024, we will release the October release of HR Core and Payroll Business to production. As a result, our application will be temporarily unavailable.

Na de introductie van het nieuwe YouServe logo met passende huisstijl zijn we druk bezig om onze producten stap voor stap te 'rebranden' naar de nieuwe YouServe styling en kleuren.   Het product Digitaal Onboarden is vanaf maandag 30 september 2024 beschikbaar in de nieuwe styling. De functionaliteit van de applicatie is niet veranderd en de applicatie werkt zoals je gewend bent.   Hieronder zie je 2 afbeeldingen van de huidige/oude en de nieuwe styling.   Oude/huidige styling   Nieuwe styling    

HR Core/Payroll Business - Release op zaterdag 31 augustus 2024   Op zaterdagochtend 31 augustus 2024 brengen wij de september release van HR Core en Payroll Business naar productie. Hierdoor is onze applicatie tijdelijk niet beschikbaar.   English: On Saturday morning, August 31st 2024, we will bring the September release of HR Core and Payroll Business to production. As a result, our application will be temporarily unavailable.

De Visma YouServe releases van deze maand   Zodra release notes beschikbaar zijn, voegen we de hyperlinks toe.    Zaterdag 31 augustus 2024   Product Release Opmerkingen YouServe HR Core Business - NL  Ja  Samengevoegd met Payroll YouServe Payroll Business Ja Samengevoegd met HR Core   Continuous releases Deze producten release zodra aangepaste of nieuwe functionaliteit beschikbaar is. Via de link ga je naar de releaseberichten.  Continuous release YouServe Self Service Business YouServe API's

  Mededelingen  Releasenotes De releasenotes van HR Core Business en Payroll Business zijn samengevoegd in één bericht. Dit hebben we gedaan vanwege de toenemende overlap tussen beide systemen en om ervoor te zorgen dat alle gebruikers op de hoogte zijn van de nieuwste ontwikkelingen. Aanmaken gebruiker Waarom Ter voorbereiding op een eigen toegangsbeheer bij YouServe worden alvast een aantal voorbereidingen uitgevoerd. Eén daarvan is het toevoegen van het veld YS Gebruikers-ID in HR Core / Payroll Business.  Met dit nieuwe veld hoeft nog niets gedaan te worden, pas wanneer we de YouServe toegangsbeheer gaan uitrollen, zullen we hierover meer uitleg geven en ook wat in dit veld wordt geplaatst.   Let op: Wanneer je een waarde opgeeft in dit veld, er gebeurt nog niets mee. Actie Wanneer gebruik gemaakt gaat worden van de nieuwe YouServe toegangsbeheer, zal dit veld gebruikt worden.   Wensen van de klant  Uit dienst - Beëindigen verlof en herrekenen verlofsaldo (Core) In een vorige release hebben we deze functionaliteit geïntroduceerd, samen met de wijziging voor het bijwerken van verlofaanvragen na een roosterwijziging. Helaas ontdekte we een fout die verband hield met het beëindigen en herberekenen van het verlofsaldo na uitdiensttreding. We hebben deze fout inmiddels opgelost en stellen deze functionaliteit in deze release opnieuw beschikbaar. Zie de onderstaande informatie voor details. Waarom  Wanneer een medewerker uit dienst gaat, moet de gebruiker momenteel handmatig het verlof inkorten voor verlof dat is aangevraagd na de datum van uitdiensttreding. Dit proces wordt nu geautomatiseerd. Alle lopende verloven na de datum van uitdiensttreding worden automatisch beëindigd en het verlofsaldo wordt bijgewerkt voor: Reguliere verlofsoorten:  Voor reguliere verlofsoorten wordt het nieuwe saldo na rato herrekend op basis van het dienstverband en de uitdienstdatum, minus het verlof dat is opgenomen voor de datum van uitdiensttreding. Extra individueel verlof zoals Ouderschapsverlof of Aanvullend verlof: Hierbij worden de uren die zijn opgenomen na de datum van uitdiensttreding verwijderd, waardoor het totale verlofsaldo toeneemt. Deze verlofsoorten worden niet naar rato dienstverband omgerekend. Met name bij ouderschapsverlof is dit correct, het nieuwe saldo dat overblijft, gaat mee met de medewerker naar een nieuw dienstverband. Verlof beëindigen niet uitvoeren bij uit dienst gaan: Instellingen > Algemeen > HR Stuurgegevens  Medewerker > Contract > dienstverband Wanneer het niet wenselijk is dat verlof automatisch wordt afgeboekt bij uitdiensttreding, kan de waarde van het veld 'Automatisch verlof bepalen' op 'Nee' worden gezet. Dit kan via: Instellingen > Algemeen > HR Stuurgegevens Hoe  Wanneer een medewerker uit dienst gaat, zal op de achtergrond een proces worden gestart dat alle verlof na de datum van uitdiensttreding verwijdert en het verlofsaldo opnieuw berekent. De doorlooptijd kan maximaal 5 minuten duren. Een uitzondering hierop is zwangerschapsverlof; dit wordt niet automatisch stopgezet. In de volgende schermen kan het nieuwe verlofsaldo en het totaal opgenomen verlof tot en met de datum van uitdiensttreding worden bekeken: Medewerker > Verlof > Verlofsaldo  Medewerker > Verlof > Opgenomen verlof Actie Voor medewerkers die al uit dienst zijn gemeld, zal de automatische verwerking niet worden uitgevoerd. Hier blijft handmatige verwerking nodig. Voor medewerkers die uit dienst worden gemeld na deze release (31-08-2024). Het verwijderen van verlofaanvragen kan enige tijd duren.   Indien een medewerker nog zwangerschapsverlof heeft als deze uit dienst gaat, zal dit handmatig stopgezet moeten worden. Als het niet wenselijk is dat bij een uitdiensttreding het verlof wordt beëindigd, moet het gegevenselement 'Automatisch verlof bepalen' op 'Nee' worden gezet. Let op! Indien een medewerker achteraf onterecht uit dienst is gemeld, zullen de verwijderde verloven handmatig opnieuw moeten worden ingevoerd. Deze zijn terug te zien op het mutatieverslag. De aanpassing waarbij het verlof wordt herberekend bij het wijzigen van het werkpatroon is nog niet actief gemaakt. Kortom, alleen het weghalen van verloven (verlofaanvragen) op en na de datum van uitdiensttreding wordt verwerkt.   Gewijzigd en verbeterd Veld "Verwijderen IKV" benaming aangepast (Payroll) Waarom In sommige gevallen is het noodzakelijk om een medewerker in te trekken voor een aangifte. Dit kan zijn doordat de medewerker eerst wel is aangeleverd, maar later voor die periode helemaal niet aangeleverd had mogen zijn. Om dit te doen bestaat er op het scherm inkomstenverhouding het veld 'Verwijderen IKV'. Dit geeft verwarring omdat er onderaan ook een knop " Verwijderen IKV" staat. Om die reden hebben we de naam van het veld veranderd. Hoe Medewerker > Contract > Inkomstenverhouding We hebben vanaf 1-1-2024 het veld "Verwijderen IKV" aangepast naar "Intrekken IKV". Hiermee is de naam van het veld aangepast naar de functionaliteit wat het ook echt doet. Actie Er is geen actie nodig. De naam is aangepast op het scherm. Namen Interfaces aangepast (Payroll) Waarom Bij de live-gang afgelopen jaar voor de verschillende aangiftes (Betalingen, Loonaangifte en Uniforme Pensioenaangifte) hebben we nieuwe interfaces aangemaakt. Hierin hadden we elke keer de naam omschreven als (nieuw) zodat het duidelijk was wat de oude interface en wat de nieuwe interface was. De oude interfaces staan echter al een langere tijd uit en dus is het tijd om het woord "Nieuw" te laten vervallen. Hoe Instellingen > Gegevensuitwisseling > Interfaces Beheer > Gegevensuitwisseling > Handmatig starten interfaces We hebben vanaf 1-1-2024 de interface namen van onderstaande interfaces aangepast naar de naam zonder het woord (nieuw). - Loonaangifte - Uniforme Pensioenaangifte - Overboekingen SEPA Tevens hebben we de regel aangepast bij het herstarten van de aangifte als deze verkeerd is gegaan. Hier stond "Loonaangifte t/m 2022" Deze is ook aangepast en is t/m 2022 weggehaald. Actie Er is geen actie nodig. De namen zijn aangepast. Let op: Herstarten loonaangifte is alleen zichtbaar indien er een herstart noodzakelijk is.  Pensioenregelingen - Toevoegen nieuwe grondslagen (Payroll) Waarom In de vaste pensioenregelingen had je de mogelijkheid om specifieke looncomponenten mee te nemen in de pensioengrondslag. Deze werden standaard verhoogd met het ophogingspercentage vakantietoeslag en het ophogingspercentage overige, deze is ingericht in de referentietabel van desbetreffende pensioenregeling. Vanuit onze klanten is de wens geuit om te bepalen of een looncomponent wel of niet, of met een van beide ophogingspercentages verhoogd moet worden voor de pensioengrondslag.  In steeds meer regelingen geldt niet meer dat altijd deze inrichting gevolgd kan worden en dus worden er steeds vaker handmatige berekeningen in de systemen gedaan wat maandelijks veel werk met zich meebrengt. Hoe Met ingang van 1 januari 2024 hebben wij een uitbreiding gedaan in de grondslagen van de arbeidsvoorwaarden van de pensioenregelingen. Aanpassing in bestaande grondslagen (hier is als voorbeeld Pensioen genomen): 01(Pensioen) Vaste grdslg - looncomponenten is hernoemd naar 01(Pensioen) Vaste grdslg - looncomponenten (A) 01(Pensioen) Vaste grdslg - vaste toeslag is hernoemd naar 01(Pensioen) Vaste grdslg - vaste toeslag (A) Deze grondslag werkt nog altijd op dezelfde manier en wordt standaard opgehoogd met zowel het ophogingspercentage vakantietoeslag en het ophogingspercentage overig.   Nieuwe grondslagen: 02(Pensioen) Vaste grdslg - looncomponenten (B) 02(Pensioen) Vaste grdslg - vaste toeslag (B) De looncomponenten die in deze grondslagen worden gezet, worden alleen opgehoogd met het ophogingspercentage vakantietoeslag  03(Pensioen) Vaste grdslg - looncomponenten (C) 03(Pensioen) Vaste grdslg - vaste toeslag (C) De looncomponenten die in deze grondslagen worden gezet, worden alleen opgehoogd met het ophogingspercentage overig 04(Pensioen) Vaste grdslg - looncomponenten (D) 04(Pensioen) Vaste grdslg - vaste toeslag (D) De looncomponenten die in deze grondslagen worden gezet, worden niet opgehoogd met een van de ophogingspercentages   Deze grondslagen zijn terug te vinden in de volgende payrollelementen: Looncomponent (A) (Pens.) Looncomponent (B) (Pens.) Looncomponent (C) (Pens.) Looncomponent (D) (Pens.) Vaste toeslag ft (A) (Pens.) Vaste toeslag ft (B) (Pens.) Vaste toeslag ft (C) (Pens.) Vaste toeslag ft (D) (Pens.) Vaste toeslag pt (A) (Pens.) Vaste toeslag pt (B) (Pens.) Vaste toeslag pt (C) (Pens.) Vaste toeslag pt (D) (Pens.) Actie Wanneer er looncomponenten zijn die afwijkend opgehoogd moeten worden, dan kan dit ingericht worden met behulp van deze grondslagen.  ADVIES: Wij adviseren om deze grondslagen per 1-1-2024 (of later) in te richten, omdat veel regelingen de grondslag vaststellen op basis van het januari inkomen.      Opgeloste meldingen    V.T. combinatiemethode past voorgaande periode niet aan na salarisverhoging (6581374) (Payroll) Melding Als in de arbeidsvoorwaarde Vakantietoeslag (peil- of combinatiemethode) de vakantietoeslag per periode wordt uitbetaald en het salaris in de peilperiode is veranderd, dan wordt dit niet toegepast in de periodieke betaling van de vakantietoeslag. Er ontstaat een verschil in betaling van de vakantietoeslag als je eenmaal per jaar of iedere periode laat uitkeren. Oplossing Om wijzigingen in het salaris van de peilperiode correct te kunnen verwerken moet het cumulatieve recht over het gehele rechtjaar, ook bij periodieke betaling, bijgehouden worden. Hiervoor is een nieuw payroll element aan Payroll Business toegevoegd (Vak.toeslag periodiek betalen - recht in rechtjaar) en worden enkele andere cumulatieve payroll elementen voor de vakantietoeslag toch bijgehouden (deze werden na de introductie van de betaling per periode niet meer bijgehouden). Als het salaris in de peilperiode wijzigt, zal in de actuele periode een correctie plaatsvinden waardoor er die periode een hogere (of lagere) vakantietoeslag zal worden uitgekeerd. Actie Deze wijziging gaat in per 1 juni 2024, dit is gedaan omdat de meeste reservering regelingen op dat moment starten. Je hoeft geen actie te ondernemen, indien het reservering jaar in juni start. Payroll Business zal na de release een herrekening vanaf juni doen. Indien het reserverings jaar op een ander moment start, zal er voor deze eerdere maanden geen inhaalslag in de uitbetaling plaatsvinden. Het verschil dat niet automatisch gecorrigeerd is, kan handmatig via een eenmalige vrije looncomponent uitbetaald worden.  Let op: Dat de eenmalige vrije looncomponent waar het verschil op wordt uitbetaald, is opgenomen in de grondslag vakantietoeslag t.b.v. de loonaangifte.  Instellingen > Berekening > Grondslag  NB de korting bij opgenomen verlof (in de grondslag verlaging sub looncomponenten) wordt altijd als periode element verwerkt. Verandert het salaris in de peilperiode dan wordt de basis grondslag hierop aangepast, maar de korting niet; de korting is altijd gebaseerd op het actuele salaris in de periode. Dit verschijnsel treedt op zowel bij betaling per periode als bij betaling per jaar.   Uitbetaling 13e maand niet in Loonaangifte (6661245) (Payroll) Melding Wanneer er voor de uitbetaling van de 13e maand gebruikt wordt gemaakt van de Arbeidsvoorwaarde "Gratificatie" of "Winstdeling" en er is gekozen om het gegevenselement "Gratificatie/Winstdeling iedere periode uitbetalen" op "Ja" te zetten dan werd de uitbetaling indien het een vaste aanspraak is, niet goed doorgegeven aan de Loonaangifte. Oplossing Vanaf 01-01-2024 is de regeling aangepast, zodat de Loonaangifte nu correct is. Actie Voor de betreffende medewerkers moet er herrekend worden vanaf 01-01-2024. Het verzoek tot herrekening kan bij de service desk, via een ticket, ingediend worden.    Zoeken binnen Signaallijst Beheerder werkt niet juist (6521439) (Core) Melding  Wanneer je op het scherm van signaallijst beheerder wilt zoeken geeft het systeem niet in alle gevallen het juiste resultaat. Wanneer er op een deel van de tekst wordt gezocht geeft deze niet altijd het juiste resultaat, maar ook laat het de regels zien die leeg zijn( dus geen resultaat op het gevraagde veld ). Oplossing Beheer > Actieve signalering > Signaallijst beheerder Met ingang van deze release hebben we dit aangepast. Wanneer je gaat zoeken zal het systeem alleen nog de regels weergeven waarvoor de zoekactie geldt. Tevens hebben we de kolommen waar het zoeken niet bij werkt weggehaald uit de lijst "Zoekveld"  Actie Er is geen specifieke actie nodig. Vanaf deze release werkt het zoeken en filteren juist. Gewijzigde werking -> Rapporten -> Personeelsmanagement (6594823) Melding Wanneer een gebruiker alleen rechten heeft op bepaalde bedrijven binnen een klant, dan kwam er geen resultaat uit het rapport 'Overzicht Uitdiensttredingen'. Oplossing Rapporten > Personeelsmanagement > Overzicht uitdiensttredingen Nu worden bij het scherm op klantniveau alleen die bedrijven getoond waar de gebruiker rechten toe heeft. Wanneer deze bedrijven zijn geselecteerd, worden alleen die medewerkers getoond die in de gekozen bedrijven verloond worden, samen met de bijbehorende data inzake de uitdiensttreding. Actie Wanneer een overzicht nodig is van alle uitdiensttredingen over een bepaalde periode, kan dit rapport opgevraagd worden. Routeplanner berekening loopt niet gelijk tussen HR core en HR self Service (6699780) (Hotfix 07-08-2024) Melding In sommige situaties kon het voorkomen dat er een verschil was in de routeberekening tussen HR Core en HR Self Service.   Oplossing Dit verschil ontstond doordat de routeberekening beïnvloed werd door het tijdstip van de berekening, waarbij rekening werd gehouden met de verkeersdrukte op dat moment. Vanaf 07-08-2024 om 13:30 wordt de route berekend zonder rekening te houden met eventuele verkeersdrukte. Dit zorgt voor consistente routeberekeningen tussen HR Core en HR Self Service. Actie Er is geen specifieke actie nodig. Email (login) wordt niet correct gevuld (Hotfix 08-08-2024) Melding In sommige situaties kon het voorkomen dat het veld E-mail (login) een onjuist e-mailadres bevatte. Oplossing Het probleem is verholpen en zal niet meer voorkomen. Het probleem ontstond indien er een import van e-mailadressen (zakelijk en/of privé) werd gedaan. Vanaf dit moment wordt het veld Email (login) niet meer ingevuld. In een latere fase zullen alle Email (login) velden worden ingevuld.  Actie Er is geen specifieke actie nodig. De fouten die waren ontstaan zijn inmiddels door ons gecorrigeerd. In een mutatieoverzicht is een eventuele correctie zichtbaar als: fixed@by.youserve met de muteerder RPD Technisch beheer. In een latere fase zullen alle Email (login) velden worden ingevuld bij alle werknemers waar dit noodzakelijk is.