Zināšanu bāze Horizon

Integrācijas serveris (REST) nodrošina RVS Horizon integrācijas saskarni, kas izmantojama programmas savietošanai ar citām sistēmām. Integrācijas servera (REST) papildinājumi nepieciešami, ja klients, kas iegādājies Integrācijas servera (REST) licenci vai tās abonēšanu, vēlas integrēt vairāk sistēmu nekā nodrošina viena integrācijas servera iespējas.   Licences pieejamas šādā komplektācijā: Kods (idenitifikators) Nosaukums H45_ABO Integrācijas serveris (REST) (H45). Licences tips - Abonoments uz 3 mēnešiem - uz Instalāciju H4531 Horizon licences: Integrācijas servera (REST) papildinājums (H4531) H4531_ABO Horizon licenču abonēšana: Integrācijas servera (REST) papildinājums (H4531). Licences tips - Abonoments uz 3 mēnešiem - uz Instalāciju       Tehniskais apraksts: https://horizon-rest-doc.visma.lv/lv/Guide/RestManual?ContentId=282067211   Instalācijas instrukcija: Pēc iegādes ražotāja pārsāvis veic licences aktivizāciju. Funkcionalitātes pievienošana RVS Horizon notiek sistēmas administratoram veicot ceļu Sistēma->Administrēt->Licences informācija un nospiežot pogu "Atjaunot licences datus".   Lietotāja rokasgrāmata: https://horizon-rest-doc.visma.lv/lv   Ražotājs:  Visma Enterprise SIA

Rakstā apskatīti biežāk lietotie personāla brīdinājumi un to konfigurācija.

Horizon Metarēķinu modulī ir iespēja gan manuāli, gan automatizēti importēt saņemtos e-rēķinus no XML formāta, kas atbilst PEPPOL BIS Billing 3.0 elektronisko rēķinu pamatelementu izmantošanas specifikācijai. Pēc saņemtā e-rēķina importa lietotāji ģenerētajā metarēķinā var labot un precizēt rēķina datus, piemēram, rindiņās norādot dimensijas, precizējot līgumu, pēc kura šis rēķins saņemts u.tml. Dažkārt ir nepieciešams apvienot rindu pakalpojumu datus, ja piegādātājs savā uzskaites sistēmā dala rindu informāciju sīkāk, vai, tieši otrādi - sadalīt rindu pakalpojumu informāciju vairākās rindiņās tieši savas uzskaites dēļ, piemēram, lai vienu saņemto pakalpojumu uzskaitītu pa vairākām struktūrvienībām. Ja tas tiek darīts, tad lietotājs vairs nevar pašā metarēķinā apskatīt, kāda bija oriģināli saņemtā informācija no piegādātāja, piemēram, rindiņu summas un to PVN %. Tāpat, līdz šim, metarēķinu importa procesā bija iesaistītas mapes, kurās tika saglabāti gan veiksmīgi, gan neveiksmīgi apstrādātie e-rēķinu XML faili. Neapstrādāto failu mapē faili varēja nokļūt gadījumos, ja importa procesā notika kļūda vai XML failā bija nepietiekami aizpildīti dati, lai izveidotos metarēķins. Turklāt lietotājam bija jāzina, ka ar noteiktu regularitāti nepieciešams pārbaudīt, vai kāds fails nav pārvietots uz neapstrādāto failu mapi; īpaši tas varēja radīt problēmas, ja imports tika veikts ar automatizēto darbu.   Lai optimizētu šo importa procesu un radītu iespēju apskatīt e-rēķina oriģinālos datus, mapes vairs netiek izmantotas, un Metarēķinu modulis papildināts ar jaunu sarakstu - Metarēķinu imports (Dokumenti → Metarēķini → Metarēķinu imports) - kurā tiek saglabāti pilnīgi visi e-rēķini - arī tādi, kas ir kļūdaini vai satur nepietiekamus datus metarēķina izveidei.     Manuāli e-rēķinu importu ir iespējams veikt izvēlnēs: Dokumenti → Metarēķini → Metarēķinu saraksts → Darbības → Imports - PEPPOL formāts Dokumenti → Metarēķini → Metarēķinu imports → Pievienot   Automatizētu e-rēķinu importu nodrošina automatizētais darbs “Metarēķinu imports - PEPPOL formāts” (Sistēma → Uzstādījumi → Automatizētie darbi). Manuālā e-rēķinu importa nākamajā solī nepieciešams aizpildīt konfigurāciju un norādīt: metarēķina dokumenta tipu, kuru izmantot automātiskai metarēķina izveidei. failu glabātuvi, kurā tiks saglabāti XML failā pievienotie faili (piemēram, rēķina PDF attēlojums) un pats XML fails, no kura izveidots metarēķins. vai imports tiks veikts no direktorijas, vai no Horizon HUB integrācijas ar Fitek e-rēķinu platformas.   Importa laikā tiek importēti XML faili no pamatdirektorijas mapes vai Horizon HUB, un rezultātā tiek izveidoti metarēķinu importa ieraksti ar e-rēķinu oriģinālajiem datiem un pievienotajiem failiem (gan pats e-rēķina XML fails, gan tajā iekļautais PDF formāta fails). Tālāk tiek automātiski ģenerēts metarēķinu dokuments, kurā tiek piemeklēti atbilstošie Horizon dati, tādi kā klients, bankas rēķins, pakalpojumi rēķina rindās utt. Uz metarēķinu tiek pārnests tikai e-rēķinam pievienotais fails PDF formātā. Metarēķinu importa ierakstam, kuram ģenerējies atbilstošs metarēķins, statuss ir Apstrādāts. Gadījumā, ja importa ieraksts nesatur pietiekami daudz datu, lai izveidotos kvalitatīvs metarēķina dokuments, sistēma šādu ierakstu atstāj statusā Neapstrādāts. Šādā situācijā lietotājam vajadzētu apskatīt šī ieraksta ievadformu un sazināties ar piegādātāju, ja dati nav korekti. Ja ar piegādātāju ir panākta vienošanās, ka e-rēķina saturs nav pareizs un atkārtoti tiks sūtīts cits e-rēķins, tad importa ierakstam ir iespēja nomainīt statusu uz Apstrādāts (Darbības → Mainīt statusu → Apstrādāts), lai sistēma pie nākamā e-rēķinu importa nemēģinātu vēlreiz ģenerēt metarēķinu visiem neapstrādātajiem metarēķina importa ierakstiem. Metarēķinu importa sarakstā ir iespējams izskatā pievienot importa ieraksta statusu, kā arī informāciju par ģenerēto metarēķinu.     Lai lietotājiem nebūtu regulāri jāpārbauda manuāli, vai kāds metarēķina importa ieraksts nav statusā Neapstrādāts, ir izveidota iespēja izveidot brīdinājumu šim sarakstam. Atverot metarēķina importa ierakstu uz apskati, var apskatīt saņemtā e-rēķina oriģinālos datus.     Ja nepieciešams apskatīt ģenerēto metarēķinu, to ir iespējams izdarīt, izmantojot taustiņu kombināciju Ctrl+M vai ievadformā uzklikšķinot uz peles labā taustiņa un izvēloties darbību “Atvērt metarēķinu”. Tāpat arī metarēķinu sarakstā ir iespējams izlikt izskatā informāciju par piesaistīto metarēķina importa ierakstu.     Ja ir atvērts metarēķins un vajadzība apskatīt oriģinālos e-rēķinu datus, tad to ir iespējams izdarīt, izmantojot taustiņu kombināciju Ctrl+I vai ievadformā uzklikšķinot uz peles labā taustiņa un izvēloties darbību “Atvērt importa ierakstu”.  

Kā ērti pārskatīt pievienoto failu priekšskatījumus?

E-rēķinu ideja paredz uzticēt datorsistēmām veikt dažādas ar rēķinu apstrādi saistītās darbības, ko līdz šim manuāli darīja lietotājs. Automatizētie darbi ir veids, kādā lietotājs var sistēmai norādīt, cik bieži un ar kādiem nosacījumiem šīs darbības ir veicamas.   Lai e-rēķinu izsūtītāja un e-rēķinu saņēmēja datorsistēmas varētu sazināties savā starpā, ir izveidots Horizon HUB.  Horizon HUB ir sistēma/starpslānis, kas nodrošina Horizon datu apmaiņu ar trešās puses sistēmām (B2B). Tā kā trešās puses sistēmām var būt atšķirīgas drošības prasības un saskarnes, tad šis risinājums nodrošina vienotu autentifikācijas un pārvaldības mehānismu.  Horizon ir pieejami šādi e-rēķinu apstrādes automatizētie darbi, kas konfigurējami izvēlnē Sistēma → Uzstādījumi → Automatizētie darbi   Metarēķinu imports - Peppol formāts   Šis darbs importē xml failus un no tiem veido ierakstus sadaļā Dokumenti → Metarēķini →  Metarēķinu imports, kā arī no šiem ierakstiem tālāk veido metarēķina dokumentu. Manuāli to pašu var veikt no metarēķinu saraksta ar darbību “Imports - Peppol formāts”. Importējamie xml faili var tikt ņemti gan no mapes, kur tie ir saglabāti iepriekš, gan no Horizon HUB, kas ievelk xml failus no citas sistēmas (piemēram, Unifiedpost (iepriekšējais nosaukums Fitek) e-rēķinu tiešsaistes risinājuma).   Lpp “Palaišanas uzstādījumi” ir jānorāda, kad importēšanas darbu sākt un cik bieži atkārtot, piemēram, reizi stundā.   Lpp “Objekta konfigurācija” ir jānorāda: Metarēķina dokumenta tips - visi e-rēķini tiek veidoti tikai ar vienu šeit norādīto tipu. Failu glabātuve - šajā glabātuvē tiks saglabāti pievienotie faili - pie metarēķinu importa ieraksa gan PDF, ja tas ir bijis iekļauts xml failā,  gan pats xml fails. Pie metarēķina dokumenta - tikai PDF. Atzīme "Importēt no direktorijas" - automatizētā darba serverim ir jābūt tiesībām piekļūt šai mapei. Atzīme “Importēt no Horizon HUB”, kas ir aktīva, ja ir pieslēgts e-rēķinu tiešsaistes risinājums.     Horizon HUB e-rēķinu adresātu sinhronizācija   Šis darbs aktualizē klienta kartītes lauku “E-rēķinu adresāts”, kas atrodas lpp “Pārdošana”. Manuāli to var veikt no klientu saraksta ar tāda paša nosaukuma darbību. Ja šīs pazīmes vērtība ir “Jā”, tas norāda, ka debitors ir gatavs saņemt e-rēķinu savā sistēmā izmantojot tiešsaistes risinājumus. Automatizētā darba lpp. “Palaišanas uzstādījumi” ir jānorāda, kad sinhronizācijas darbību sākt un cik bieži atkārtot, piemēram, vienu reizi dienā.     Horizon HUB statusu saņemšana   Šis darbs aktualizē izsūtīto e-rēķinu statusus, kas ir apskatāmi realizācijas rēķinu vai pavadzīmju sarakstā kolonā “Horizon HUB. Statuss” un norāda vai rēķins ir veiksmīgi apstrādāts tiešsaistes risinājumā.  Automatizētā darba lpp. “Palaišanas uzstādījumi” ir jānorāda, kad izsūtīto e-rēķinu statusu aktualizēšanu sākt un cik bieži atkārtot, piemēram, ik pēc 10 minūtēm.    

Saņemtos e-rēķinus (Peppol formāta xml faili) sistēmā var importēt tikai un vienīgi Horizon sadaļā Metarēķini, kas ir paredzēta meta datu sākotnējai ielādei un apstrādei, lai tālāk no šiem datiem veidotu grāmatvedības dokumentu.  Ja izvēlnē Dokumenti → Metarēķini →  Metarēķinu saraksts nospiežot pogu “Pievienot” ir paziņojums “Nav definēts neviens dokumenta tips”, tad to var definēt dokumentu tipu sarakstā.   Jādodas uz izvēlni Sistēma → Uzstādījumi → Dokumentu tipi, kur jāpievieno jauns dokumenta tips pamatveidam “Metarēķins”, piešķirot tam brīvi izvēlētu kodu un nosaukumu.   Lappusi “Lauku atribūti” ir ieteicams atstāt tukšu. Ja arī tiek norādītas kādas lauku noklusētās vērtības, tad noteikti nav jālieto atzīme “Nedrīkst būt tukšs”. Tas nepieciešams, lai sistēma vienmēr varētu importētos e-rēķinus saglabāt sarakstā. Ja ir norādīti obligāti aizpildāmi lauki, bet xml failā nav informācijas šo lauku aizpildei, tad e-rēķins netiks saglabāts.      Sākot no Horizon 560. versijas metarēķina dokumenta tips tiek aktivizēts automātiski - gan jaunās instalācijās, gan pie versijas maiņas, ja tas jau nav bijis izveidots iepriekš. Vēl jāņem vērā, ka, automātiski importējot e-rēķinus, sistēma vienmēr lietos tikai vienu dokumenta tipu, tādēļ tie nav jāveido vairāki.    Ja dokumentu tipu sarakstā nav atrodams šis pamatveids, tad sistēmas komplektācija vispirms jāpapildina ar licenci “Pavadzīmju/Rēķinu apmaiņa ar ārējām sistēmām”. Abonēšanas pamata pakā tā ir iekļauta.   Pēc dokumenta tipa aktivizēšanas e-rēķinus var importēt sistēmā gan izmantojot Metarēķina saraksta darbību “Imports - Peppol formāts”, gan uzstādot automatizēto darbu “Metarēķinu imports - Peppol formāts”.

Daudziem uzņēmumiem ar lielu klientu skaitu raizes sagādā klienti, kas laikus neveic maksājumus par saņemtajām precēm vai pakalpojumiem. Viena no izplatītākajām metodēm cīņā ar šo problēmu ir kavējuma jeb soda naudas aprēķins atbilsoši kavēto dienu skaitam.   Lai Horizon sistēmā uzsāktu rēķināt kavējuma naudu, vispirms ir jāpieņem lēmums par aprēķina nosacījumiem. Kāds būs soda veids? Tas var būt procenti - likumiskie vai nokavējuma, līgumsods, kas aprakstīts līgumā. Kādi ir kavējuma procenti dienā? Kāds ir soda naudas apjoma limits, par kuru lielāku klientam aprēķināt nevar likuma vai līguma nosacījumiem? Parasti procentu maksājuma soda gadījumā tas nevar pārsniegt 100% no kavētā maksājuma, bet līgumsodam 10% no līguma summas. Vai ir pieļaujāmās kavējuma dienas? Piemēram, apmaksas termiņš ir 31.01.2020. Ja samaksā 02.02.2020, tad kavējuma naudas nerēķina, bet ja samaksā 04.02.2020., tad rēķina par pilnām dienām no 31.01. Šis princips ir vēsturisks bankas pārskaitījumu laika dēļ, bet ir uzņēmumi, kas vēlas ievērot šādu principu arī tagad.   Šos nosacījumus iespējams aprakstīt pie katra līguma, tātad jāsaprot kuriem līgumiem kavējuma naudas rēķina, kuriem nē un kādi katram līgumam ir nosacījumi. Nosacījumus iespējams sistēmā pievienot dažādos veidos masveidā vai pievienot konkrētam līgumam.   Ja iepriekš kavējuma soda naudas nav rēķinātas, ir jāpieņem arī lēmums par to, kā šo procesu uzsāksiet. Kad sākat rēķināt? Par kādām precēm/ pakalpojumiem/ līgumiem? Vai tas attieksies tikai uz  jauniem līgumiem no konkrētā datuma vai arī jau iepriekš noslēgtajiem līgumiem, aprēķinu veicot par tekošo periodu.   Svarīgi arī aprakstīt grāmatvedības uzskaites principus sodiem. LR normatīvie akti  nosaka, ka sodus atzīst ieņēmumos tikai pēc to samaksas, tāpē jāsaprot kādos kontos veicami grāmatojumi.   Pirms katra kavējuma naudas aprēķina ir stingri jāpārbauda, sistēmā ir izveidotas visas piesaistes par saņemtajiem maksājumiem, lai nerastos situācija, ka soda nauda tiek aprēķināta nepamatoti.   Galvenie sagatavošanās soļi sodu naudu iekasēšanas procesa uzsākšanai ir: - Nosacījumu noteikšana. - Lēmums par aprēķina uzsākšanas datumu un dokumentiem par kuriem tiks rēķināti sodi. - Lēmums par grāmatošanas principiem. - Uzticama procesa izveide savlaicīgai maksājumu piesaistei; - Procesa atbildīgās personas izvēlēšanās.   Kad apkopota informācija par aprēķinu principiem, nepieciešams veikt izmaiņas Horizon: - Konfigurācijas izmaiņas - sākuma datums, soda aprēķinu metodes, dokumentu tipi. - Nosacījumu pievienošana visiem līgumiem. - Aprēķinu veikšana un piestādīšana klientiem.   Ja nepieciešams šajos procesos varat iesaistīt konsultantu Horizon sistēmas sagatavošanai soda naudas automātiskam aprēķinam un un iekļaušanai rēķinos. Ieviešanas process parasti iekļauj procesu izpēti sarunās ar uzņēmuma darbiniekiem, darbinieku apmācību par algoritmu ievadi, uzturēšanu un aprēķinu procesu, ja nepieciešams, arī algoritmu ienešanu sistēmā un atbalstu palaišanas procesā.

Ieteikumi, kā atvieglot apmeklējuma uzskaiti vecāku maksas modulī.

Vecāku maksu modulī ir iespēja izmantot rīkojumus par audzēkņu atvaļinājumu, lai neveiktu apmeklējuma uzskaiti par šo periodu. 

Arvien vairāk klienti izvēlas sadarboties ar dažādiem uzņēmumiem, kas nodrošina maksājumu pieņemšanu uzņēmuma vietā, piemēram, Sollo (Maxima), Latvijas Pasts, Bill.me. Apskatīsim ko nepieciešams darīt, lai uzsāktu šādu samaksu saņemšanu un kāds ir ikdienas process.

Automatizētais darbs atvaļinājuma dienu automātiskam aprēķinam paredzēts, lai sistēma pārrēķinātu darbiniekiem pieejamos atvaļinājumu uzkrājumus, atbilstoši izmaiņām datos - sācies jauns darba gads, beidzies bērna kopšanas atvaļinājums u.c. gadījumos.

Neliela ilustratīva instrukcija par to, kā Horizonā izmantojama Virsnoliktava- krājumu uzskaites atvieglošanai un pielāgošanai konkrētiem biznesa procesiem.

Šī ir neliela pamācība tiem lietotājiem, kuriem ir tiesības un nepieciešamība veikt vienkāršus papildinājumus un labojumus savās Horizon izdrukās.

Šī ir neliela pamācība tiem lietotājiem, kuriem ir tiesības un nepieciešamība veikt vienkāršus papildinājumus un labojumus savās Horizon izdrukās.

Šajā rakstā apskatīsim, kā rīkoties, ja Horizon sistēmā ir izpildīts personāla rīkojums (vienošanās), bet ir nepieciešams to dzēst vai anulēt.