De software van de printer haalt de medewerkergegevens op om deze te tonen op de printer. Het ophalen van deze gegevens kan met of zonder een filter op actieve dienstverbanden. Het filter op actieve dienstverbanden laat geen medewerkers zien met een datum indienst > vandaag of een datumuitdienst < vandaag. Door dit filter weg te laten worden alle medewerkers opgehaald. Waarschijnlijk haalt de software van de printer momenteel alleen de medewerkers met een actief dienstverband op. De fabrikant van de software kan dit filter weglaten en alle medewerkers tonen, eventueel met een door de gebruiker te selecteren optie op de printer. ... View more

Het is niet toegestaan om verzuimdossiers in het Personeelsdossier op te slaan. Verzuimdossiers dienen in een apart dossier ondergebracht te worden die via een stricter autorisatiesysteem toegangelijk is, waarbij ook wordt vastgelegd welke gebruiker welk document heeft geraadpleegd. Personeelsdossier biedt functionaliteit over de documenten heen waarmee gebruikers door documenten heen kunnen bladeren en zoeken. Medische documenten mogen niet op deze manier beschikbaar worden gesteld aan gebruikers. ... View more

Omdat Personeelsdossier is gekoppeld aan meerdere HR-modules is het niet mogelijk om het CEA-nummer toe te voegen als sleutel waar vervolgens ook bewaartermijnen aan worden gekoppeld. In de nabije toekomst wordt er wel nieuwe functionaliteit toegevoegd waarmee een 'retentieschema' kan worden gekozen door de gebruiker bij het handmatig uploaden. Er kunnen dan meerdere retentieschema's worden gedefinieerd, met verschillende bewaartermijnen voor dezelfde dcoumentsoort.  ... View more

Er is een mogelijkheid om documenten eerst te uploaden naar een 'inbox', en van daaruit de documenten te voorzien van metagegevens en vervolgens in het juiste dossier onder te brengen. Deze inbox is gebruikersspecifiek in verband met de autorisaties op de medewerkers en documentsoorten. Het is niet waarschijnlijk dat er functionaliteit als een werkdossier zal worden toegevoegd, omdat de documenten daarmee niet afgeschermd kunnen worden van gebruikers op basis van de metagegevens, ... View more

In de huidige situatie is het niet mogelijk om te autoriseren op een lager niveau dan CEA-nummer/Instellingnummer in Salarisdossier Gemal en Bedrijfsnummer in Salarisdossier Business. De reden hiervoor is dat de daarvoor benodigde informatie niet beschikbaar is in het autorisatiemodel van Salarisdossier. Om dit te realiseren moet het autorisatiemodel worden herzien en herbouwd inclusief de koppeling naar gebruikersbeheer, maar ook is het de vraag of dit noodzakelijk en wenselijk is. In principe is Salarisdossier alleen toegankelijk voor een salarisadministrateur die de hele productie kan beheren. Het uitgangsunt is daarom steeds geweest dat er geen gebruikers zijn die slechts delen van een productie mogen zien (bijvoorbeeld op basis van een afdeling). Het merendeel van de rapporten is namelijk op CEA/bedrijfsniveau en bevat medewerkeroverstijgende informatie. Alleen de salarisspecificatie en jaaropgaven (en enkele andere rapportages) zijn op medewerkerniveau, dus alleen die documenten zouden kunnen worden gefilterd op afdeling (als we die informatie beschikbaar zouden hebben in Salarisdossier). De vervolgvraag is dan ook welke gebruikers anders dan de eerder genoemde salarisadministrateur de salarisspecificatie zouden mogen zien. In principe is dat niet nodig, omdat de salarisspecificatie en de jaaropgave alleen bedoeld is voor de medewerker. Verder is alle relevante informatie voor andere gebruikers ook via de HR-module en/of Self Service beschikbaar, waardoor er geen gerechtvaardigd belang is om andere gebruikers toegang te geven. Tenslotte staat er op salarisspecificatie ook informatie die zeer privacygevoelig is en niet relevant is voor andere gebruikers dan een salarisadministrateur, zoals BSN, bankreningnummers, loonbeslagen, vakbondscontributies en andere privacygevoelige gegevens. Gezien de grote impact van een dergelijke wijziging en de geringe noodzaak voor onze klanten in het algemeen is het niet waarschijnlijk dat dit idee binnen afzienbare tijd gerealiseerd zal worden. ... View more

Bij elk document kan de historie worden opgevraagd waar de mutaties op een document zijn weergegeven. Daarbij staat onder anderen door wie het document is aangemaakt. Bij een bulkimport is dat echter geen gebruiker, omdat het bestand via verscheidene transportmechanismen wordt ontvangen. Er staat dan gebruiker 'Systeem'. Het is op dit moment wel mogelijk om te selecteren welke documenten bij een import horen, door eerst het importnummer op te vragen in het importverslag en vervolgens de documenten te filteren op dat importvolgnummer. Andersom is echter niet mogelijk, want dan moet het impoertvolgnummer worden getoond bij een document. We overwegen om dit gegeven al kolom toe te voegen in de resultatenlijst. ... View more

Het is de bedoeling dat we in het komende jaar wijzigingen door gaan voeren in de manier waarop verschillende dienstverbanden worden getoond en beheerd, Het moet mogelijk worden om dienstverbanden waar geen documenten aan zijn gekoppeld te verwijderen, primair als deze bijvoorbeeld per ongeluk is aangemaakt of als het dienstverband niet doorgaat.  ... View more

In Personeelsdossier is het mogelijk om afzonderlijk in te stellen of een gebruiker met een bepaalde rol documenten kan downloaden in origineel formaat, in PDF-formaat of geen van beiden. In het nieuwe 'Mijn Dossier' kan een medewerker echter altijd de documenten downloaden, maar alleen in PDF-formaat. ... View more

Een rapportage op de autorisaties staat op de roadmap voor de komende 4 kwartalen. Dit rapport zal een overzicht geven van alle expliciete autorisaties in Personeelsdossier. De autorisaties die via de roltoewijzingen worden toegekend zijn niet bekend in Personeelsdossier, omdat die in de HR-module worden vastgelegd en uitgevraagd.  ... View more

Zoals hierboven toegelicht is er een verschil tussen het het ophalen van meer en van minder dan 1000 document. Er worden maximaal 1000 documenten opgehaald, en die documenten worden daarna gesorteerd volgens de ingestelde sorteervolgorde. Als er meer dan 1000 documenten voldoen aan het zoekfilter, dan worden de eerste 1000 opgehaald zonder specifieke volgorde. Die eerste 1000 worden vervolgens gesorteerd volgens de ingestelde sorteervolgorde. De medewerker kon in het oude 'Mijn Dossier' ook sorteren op de gewenste kolommen, evenals in de nieuwe'Mijn Dossier'.  Als de selectie meer dan 1000 documenten omvat dan is het aan te raden het zoekfilter uit te bereiden. Omdat er potentieel miljoenen documenten kunnen voldoen aan het zoekfilter zouden we eerst die miljoenen documenten moeten sorteren om daarna de eerste 1000 te tonen. Dit zou enerzijds tot onacceptable wachttijden leiden en daarom kunnen we deze wens niet realiseren. ... View more

De documenten die in Personeelsdossier worden opgeslagen worden nooit aangepast. Het is alleen mogelijk om een heel nieuwe documenten op te slaan en de oude te verwijderen, of een nieuwe versie toevoegen van een bestaand document. Dit is een bewuste keuze omdat Personeelsdossier een archief is waarbij er vanuit moet kunnen worden gegaan dat de documenten altijd in oorspronkelijke staat beschikbaar zijn. Om deze reden is het niet mogelijk om binnen Personeelsdossier een document of een pagina te roteren en dit zo op te slaan. Roteren is dus een weergavefunctie en het document wordt geroteerd totdat het volgende document wordt opgevraagd. Dit gebeurt op documenbtniveau, omdat de viewer gebruik maakt van 'endless scrolling'. De pagina's worden dan niet afzonderlijk opgehaald en getoond. Echter, een document met een geroteerde pagina is altijd lastig voor gebruikers, zeker als het document in andere viewers wordt geopend en dan met name op mobiele apparaten. Ons dringende advies is daarom om het oorsponkelijke document te downloade, de betreffende pagina te roteren en het opnieuw opgeslagen document weer toe te voegen. Dan staat het daarna altijd correct. ... View more

De volgorde van de mappen wordt bepaald door de beheerder, warabij vaak de meeste gebruikte bovenaan worden gezet. De documentsoorten worden in de dropdownlist op alfabetische volgorde getoond. ... View more

Er zijn twee soorten rollen: rollen die vanuit Youforce beschikbaar zijn en rollen die alleen binnen Personeelsdossier beschikbaar zijn. De rollen uit Youforce staan tussen haken (<>) en daarvan kan de naam niet gewijzigd worden. Dit kan alleen in de HR-module gewijzigd worden. De naam van een rollen die alleen binnen Personeelsdossier gebruikt kan worden kan worden aangepast in de autorisatiemodule van Personeelsdossier. Dit zelfde geldt ook voor de elementen., Die kunnen in de configuratiemoduel van Personeelsdossier worden hernoemd. Het kan dan even duren voordat de naam daadwerkelijk zichtbaar is in Personeelsdossier vanwege de 'caching' van de omschrijvingen. ... View more

Het is mogelijk om in het filter te kiezen voor een bereik van waarden bijvoorbeeld: >=01-01-2021 en <=31-12-2021 ... View more

In 'Mijn Dossier' worden de de mappen aan de linkerkant getoond, zodat er eenvoudig op geklikt kan worden om alleen de documenten te tonen die binnen die map staan. Als 'Mijn Dossier' op een mobiel apparaat met een smal scherm wordt gebruikt dan is er een optie zichtbaar om de mappen wel of niet te tonen. ... View more

Met de voorselecties kun je in één scherm alle documenten opvragen die uit de bewaartermijn zijn gelopen. Deze kunnen allemaal geselecteerd en verwijderd worden. Zoals hierboven aangegeven worden documenten nooit automatisch verwijderd, omdat er altijd uitzonderingen zijn of er zijn fouten gemaakt door een gebruiker bij het toevoegen van het document.  ... View more

In de lijst staan de technische bedrijfsnummers en de bedrijfscode die daar bij hoort. Binnen Salarisdossier en de autorisatiemodule beschikken we echter niet over de namen die bij die bedrijfscodes horen. De huidige gegevens zijn afkomstig uit de koppeling tussen de 'payroll engine' zelf en Salarisdossier, en om de omschrijving er bij te kunnen tonen zou een nieuwe koppeling vereisen tussen HR Core Business en Salarisdossier. Gezien de daarvoor benodigde capaciteit en de beperkte meerwaarde is het niet waarschijnlijk dat we een dergelijke koppeling zullen realiseren.  ... View more

Het is niet helemaal duidelijk wat er met 'rapportenprofiel' wordt bedoeld. Echter, zowel in Salarisdossier Gemal als Salarisdossier Business zijn de documentsoorten beschikbaar voor de documenten die vanuit respectievelijk Payroll Gemal en Payroll Business worden aangeleverd. De inrichting van Salarisdossier is dus afgestemd op van de betreffende payroll aanlevert.   ... View more

Er is een verschil tussen echte dienstverbanden van één medewerker (vanuit technische optiek één medewerkernummer), en twee medewerkers die bij één fysieke persoon horen. In het laatste geval zijn het voor het systeem twee verschillende medewerkers met twee verschillende medewerkernummers. In het betreffende scherm wordt de echte dienstverbanden van één medewerker getoond, zoals die in HR Core Beaufort worden gebruikt. Personeelsdossier is afhankelijk van de medewerkeradministratie van Youforce, en daarin wordt geen onderscheid gemaakt tussen hoofd- en nevendienstverbanden. HR Core Education gebruikt veelal verschillende medewerkernummers voor de verschillende dienstverbanden en daardoor zijn het voor Personeelsdossier twee verschillende medewerkers.  Het is dan van belang om de juiste medewerker te kiezen bij het filteren. Vanwege deze afhankelijkheden is het het niet waarschijnlijk dat dit idee zal worden gerealiseerd.  ... View more

Waarschijnijk heeft  gebruiker die de rapportage opvraagt géén 'Toegang tot alle dienstverbanden', maar kan wel meer dan 2000 medewerkers raadplegen. In dat geval mislukt het genereren van het rapport, omdat het filter teveel medewerkers bevat. Op zichzelf is dat een technisch probleem wat we op willen lossen in een toekomstige versie, maar dit vereist een ingrijpende aanpassing aan het systeem. Ons advies is om dergelijke rapporten te draaien door een gebruiker met rechten op alle medewerkers. ... View more

Het gaat hier om de situatie dat verschillende klanten van het administratiekantoor zijn ondergebracht binnen één omgeving. Voor Personeelsdossier is er geen onderscheid, behalve op het niveau van organisatieonderdeel. Dossier Connector is feitelijk een Youforce-gebruiker met alle rechten binnen Personeelsdossier, zodat alle medewerkers en alle documentsoorten beschikbaar zijn. Aan Dossier Connector zullen geen functionele wijzigingen worden aangebracht en in de toekomst zal er waarschijnlijk een API beschikbaar komen die de Dossier Connector gaat vervangen.  Omdat een API in principe ook voor de integratie tussen systemen is, zal hier waarschijnlijk ook geen onderscheid mogelijk zijn tussen klanten binnen één omgeving. Wellicht dat er later een optie is om op basis van gebruikersautorisatie te filteren, maar dat is dan alleen mogelijk als de clientapplicatie die de API aanroept dezelfde autorisatie gebruikt als Youforce. Op dit moment zijn er echter nog geen concrete plannen voor wat betreft een vervangende API. ... View more

In tegenstelling tot HR Self Service, waarbij in een workflow verschillende stappen door verschillende actoren kunnen worden uitgevoerd, kent Personeelsdossier geen workflow-concept. Die stappen zijn vaak ook bedoeld om toestemming te vragen aan de betreffende actor. In Personeelsdossier dient de gebruiker expliciet een medewerker te selecteren voordat een document kan worden toegevoegd. Dit is een bewuste actie, gelijk aan het doorvoeeren van muytaties in de HR-module bijvoorbeeld. Gezien de benodigde capaciteit en de beperkte meerwaarde van een dergelijke aanpassing is het niet waarschijnlijk dat we dit idee gaan realiseren. ... View more

In aanvulling op bovenstaande toelichting zal dit idee niet worden ingepland. ... View more

Er zijn momenteel 3 keuzes voor de regelafstand. Deze zijn afgestemd op de richtlijnen van Visma voor het gebruik van lettertypen, lettergrootte en witruimte, en daarmee de leesbaarheid. Dit is een afweging tussen de hoeveelhedi gegevens op het scherm ten opzichte van de overzichtelijkheid. Er is daarom besloten om geen kleinere weergave te beiden dan de 'Zeer compacte' weergave. Dit idee zal daarom niet worden ingepland. ... View more

In aanvulling op bovenstaande toelichting zullen er geen aanpassingen worden doorgevoerd in de rapportages. Dit idee zal daarom niet worden ingepland. ... View more

In aanvulling op bovenstaande uitleg is het niet waarschijnlijk dat er aanpassingen plaats zullen vinden in de beschreven functionaliteit.  ... View more

Een werkwijze zoals beschreven is op zich een interessante gedachte. Daarmee koppel je de verwerking van het document en het plaatsen in het juiste dossier los van elkaar. Echter, om autorisatieredenen is het niet wenselijk om documenten in een werkvoorraad te zetten. Zolang de medewerker en de documentsoort niet bekend zijn kun je ook niet vaststellen of een gebruiker wel of niet het document mag raadplegen. Deze functionaliteit zou daarmee voorbehouden zijn aan beheerders die alles mogen zien. Daarnaast zou er beheerfunctionaliteit gebouwd moeten worden waarmee behandelaars kunnen worden beheerd. Mede gezien de beperkte meerwaarde voor andere klanten is het niet waarschijnlijk dat we dergelijke functionaliteit zullen realiseren.  ... View more

Deze wens zal worden gerealiseerd in de volgende update. ... View more

In aanvulling op de eerdere opmerking is het niet waarschijnlijk dat we de weergave van dienstverbanden in de resultatenlijst zullen aanpassen. Daarom zal het idee niet ingepland worden. ... View more

In vele gevallen worden documenten vanuit HR Self Service aangeleverd, en in die workflow is al een mogelijkheid om een email te sturen naar de medewerker. Daarnaast zijn er plannen om te gaan werken met een generieke notificatieoplossing, waarbij modules binnen Youforce notificaties kunnen sturen naar een medewerker. Een belangrijk aspect hierbij is het beheer van de notificaties, zodat ingesteld kan worden welke notificaties wel en niet worden wenselij kzijn. Voor Personeelsdossier (en wellicht later Salarisdossier) zal worden onderzocht in hoeverre er gebruik gemaakt kan gaan worden van het generieke notificatiesysteem. De realisatie van een e-mailservice voor Personeelsdossier is daardoor niet waarschijnlijk. Op dit moment is er geen concrete planning voor het beschikbaar stellen van het generieke notificatiesysteem. ... View more