2023-07-04 Naamgeving tabbladen Sinds de introductie van Mijn Youforce worden de applicaties in aparte tabbladen van de browser geopend. De namen van de tabbladen waren echter gelijk aan elkaar voor Personeelsdossier en Salarisdossier.    In deze release is een aanpassing doorgevoerd zodat de naam van het tabblad gelijk is aan de naam van de applicatie:     Hierdoor zijn de verschillende tabbladen eenvoudiger van elkaar te onderscheiden.   Als Personeelsdossier wordt gestart is de naam van het tabblad ook Personeelsdossier, en linksboven in de header staat dan ook Personeelsdossier:   Als Salarisdossier wordt gestart dan wordt hier Salarisdossier getoond:     Printen salarisspecificaties vanuit Medewerkerdossier In Medewerkerdossier ('Mijn Dossier') was het niet mogelijk om direct vanuit de applicatie een salarisspecificatie of jaaropgave te printen. Hiervoor moest de salarisspecificatie eerst worden gedownload.   In deze release is een aanpassing doorgevoerd waarmee het binnen Medewerkerdossier mogelijk is om de salarisspecificatie te printen.      In een browser op een desktopcomputer wordt het dialoogvenster van de printfunctionaliteit van het besturingssysteem getoond. Hierin kunnen de instellingen van de printer worden aangepast.   Opmerking: In de browser op een mobiele telefoon of in de Youforce App is het momenteel niet mogelijk om direct vanuit de applicatie te printen. Het document kan in dat geval worden gedownload en met de PDF-toepassing worden geopend en geprint.   Op een iPhone is het bestand terug te vinden in de Download-map binnen de app Files. Het bestand wordt dan geopend in de PDF-viewer van iOS en met de Share-knop kan worden gekozen voor Print. Dit is alleen mogelijk als er printers binnen het lokale netwerk worden gevonden die Airprint ondersteunen.   Op een Android-telefoon kan het bestand worden geselecteerd in de File Manager in de Download-map. Van daaruit kan het bestand worden geprint of eerst geopend en dan geprint.  Dit is vaak alleen mogelijk als er een App op de telefoon is geïnstalleerd van de fabrikant van de printer.    Opvragen medewerkers Personeelsdossier soms traag In specifieke situaties was het opvragen van de resultatenlijst in het menu Medewerkers van Personeelsdossier soms traag. Dit was met name het geval voor gebruikers die binnen hun autorisatieprofiel de dossiers van grote hoeveelheden medewerkers mogen raadplegen. Ondanks dat alleen de eerste 1.000 medewerkers worden getoond die aan de selectiecriteria op het tabblad Filter voldoen, duurde het toch lang voordat deze verschenen in de resultatenlijst. Dit was vooral het geval bij gebruikers die de dossiers van tienduizenden medewerkers kunnen raadplegen.   In deze release is een aanpassing doorgevoerd waardoor het ophalen van de eerste 1.000 medewerkers in deze situaties aanzienlijk sneller is geworden. ... View more

2023-05-29 Toegang Personeelsdossier voor roltoewijzing De toegang tot Personeelsdossier wordt in Youforce verstrekt door een gebruiker expliciet toegang te geven of door het Autorisatieprofiel van een rol toegang te geven. In dit laatste geval wordt gekeken welke rol actief is bij een gebruiker en of deze rol wel of geen toegang heeft tot Personeelsdossier. Voor gebruikers van Mijn Youforce wordt de toegang tot Personeelsdossier verstrekt door gebruikers te autoriseren in het nieuwe Autorisatiebeheer. Hier is echter geen mogelijkheid om in te stellen of een gebruiker in een bepaalde rol wel of geen toegang heeft tot Personeelsdossier. In deze release is een aanpassing doorgevoerd die het mogelijk maakt om ook in de Autorisatiemodule van Personeelsdossier per rol in te kunnen stellen of een gebruiker met een roltoewijzing op deze rol wel of geen toegang heeft:     Het betreft hier dezelfde optie als in 'Youforce autorisatieprofielen beheren' waarbij de module 'Personeelsdossier' aan of uit wordt gezet voor een bepaalde rol:     Er zijn nu dus twee plekken waar de toegang op basis van een roltoewijzing aan of uit kan worden gezet. De nieuwe optie binnen de Autorisatiemodule van Personeelsdossier is vooral zinvol voor beheerders van Mijn Youforce die geen gebruik meer maken van autorisatieprofielen.    De optie om per rol in te stellen of deze wel of geen toegang heeft tot Personeelsdossier is alleen beschikbaar voor de vaste rollen uit de HR-module die worden weergegeven met haakjes eromheen (bijvoorbeeld <Manager>), met uitzondering van de rol <Medewerker>). De rol <Medewerker> heeft in principe nooit toegang tot Personeelsdossier, omdat medewerkers hun eigen dossier raadplegen via Medewerkerdossier ('Mijn Dossier'). De rollen zonder haakjes zijn alleen beschikbaar in Personeelsdossier voor het toekennen van een expliciete rol aan een gebruiker (bijvoorbeeld voor een gebruiker met beheerrechten), en deze worden nooit gebruikt voor automatische toegang op basis van een roltoewijzing.   Opmerking: Als onderdeel van de overgang naar Mijn Youforce ter vervanging van het traditionele Youforce Portaal zullen er in de nabije toekomst meer wijzigingen worden doorgevoerd met betrekking tot de autorisatie op basis van rollen.   ... View more

2023-04-17 Klikken op notificaties In de Youforce App en in Mijn Youforce worden notificaties getoond in de inbox als er een nieuwe salarisspecificatie of een jaaropgave beschikbaar is. Er is een aanpassing doorgevoerd waardoor het nu ook mogelijk is om op de notificatie te klikken, zodat de Salarisdossier tab van 'Mijn Dossier' wordt geopend met bovenaan het nieuwe document.   2023-04-15 Verwijderen documentsoort (#33591435) Sinds de release van 2023-04-04 was het niet meer mogelijk om een documentsoort te verwijderen in de Configuratiemodule als er in het verleden documenten aan gekoppeld zijn geweest.    Er is een aanpassing doorgevoerd dat deze documentsoorten weer verwijderd kunnen worden. Voorwaarde voor het kunnen verwijderen van een documentsoort is dat er helemaal geen documenten meer zijn gekoppeld aan de documentsoort, inclusief eventuele documenten in de prullenbak.   2023-04-05 Roteren van PDF-documenten (#33368273) Het roteren van een document in de document viewer werkte niet naar behoren bij bepaalde versies van het PDF-formaat.   In deze release is een aanpassing doorgevoerd, zodat het roteren weer naar behoren werkt. Opmerking: documenten in een archiefsysteem als Personeelsdossier worden nooit inhoudelijk gewijzigd. Het roteren van een document is daardoor alleen een weergaveoptie. Om definitief te roteren kan het document worden gedownload en met een PDF-editor worden aangepast en opgeslagen. Vervolgens kan het document (als een nieuwe versie) opnieuw worden geüpload.   2023-04-04 Bewaarperiode op medewerkerniveau In Personeelsdossier wordt gebruikt gemaakt van bewaarperiodes die zijn gekoppeld aan de datum uit dienst, zoals 'Datum uit dienst plus 2 jaar' of '5 jaar na 1 januari van het jaar volgend op de datum uit dienst'. Zodra de datum uit dienst beschikbaar is kan op basis van deze bewaarperiode de verwijderdatum van een document worden berekend. Bij organisaties die gebruik maken van Beaufort heeft dit in het verleden geleid tot de vraag of de datum uit dienst van toepassing is voor een dienstverband of voor de medewerker.   Een medewerker kan bijvoorbeeld twee dienstverbanden hebben, waarvan dienstverband 1 een uitdienstdatum heeft en dienstverband 2 niet. In deze situatie is de medewerker niet uit dienst, omdat er een actief dienstverband is. Als een document is gekoppeld aan dienstverband 1 dan wordt er een verwijderdatum berekend, maar als het document aan dienstverband 2 is gekoppeld wordt er geen verwijderdatum berekend. Ook als het document niet aan een dienstverband is gekoppeld wordt er geen verwijderdatum berekend. Uitgangspunt is hierbij dat een document verwijderd moet worden als het dienstverband uit dienst is, in plaats van de medewerker.   In de praktijk betekent dit vaak dat documenten ontkoppeld worden van dienstverbanden om er voor te zorgen dat er nog geen verwijderdatum wordt berekend totdat alle dienstverbanden uit dienst zijn. Deze situatie is soms niet wenselijk, omdat de dienstverbanden ook worden gebruikt voor de autorisatie van gebruikers. Zo kan de manager van dienstverband 2 geen documenten raadplegen die aan dienstverband 1 zijn gekoppeld.    Met de wijzigingen in het configuratiemechanisme in de release van maart is het mogelijk geworden om hier een oplossing voor te bieden. Vanaf deze release is het mogelijk om per documentsoort in te stellen of de bewaarperiode afhankelijk is van de datum uit dienst van het dienstverband of van de medewerker.   Alle bestaande bewaarperiodes die waren gebaseerd zijn op de datum uit dienst zijn in deze release hernoemd naar de oorspronkelijke naam met daarachter de tekst '(dienstverband)'. De werking van deze bewaarperiodes is ongewijzigd gebleven, waarbij een verwijderdatum wordt berekend als het document is gekoppeld aan een dienstverband met een datum uit dienst. Als het document niet aan het dienstverband is gekoppeld dan wordt een verwijderdatum berekend als alle dienstverbanden een datum uit dienst hebben, waarbij de meeste recente datum uit dienst wordt gebruikt voor de berekening.   Nieuw in deze release zijn bewaarperiodes met daarachter de tekst ' (medewerker)'. Als een document is gekoppeld aan één van deze bewaarperiodes dan zal de verwijderdatum altijd pas berekend worden als alle dienstverbanden een uitdienstdatum hebben, waarbij de meest recente wordt gebruikt voor de berekening.    Met een eenmalige aanpassing van alle documentsoorten die een bewaarperiode hebben die gebaseerd is op de uitdienstdatum kan de werking van de berekening van de verwijderdatum worden aangepast. Dit kan betekenen dat de verwijderdatum wordt verwijderd als er nog een actief dienstverband is, waar eerder de datum uit dienst van het dienstverband werd gebruikt. Opmerking: voor alle documenten die aan de gewijzigde documentsoorten zijn gekoppeld moet opnieuw de verwijderdatum worden berekend. Als er sprake is van veel documenten dan kan dit enige tijd in beslag nemen. Het kan gebeuren dat de oude verwijderdatum nog enige uren zichtbaar is, totdat deze opnieuw is berekend.      Documentsoortselectie op delen van omschrijvingen Sinds de vorige release is het mogelijk om sneller een documentsoort te selecteren door de eerste letter in te voeren.   In deze release is dit mechanisme verder uitgebreid met de mogelijkheid om delen van de documentsoorttitel in te voeren. Alle documentsoorten waar de ingevoerde tekens in voorkomen worden getoond in de dropdownlist.     Opmerking: deze functionaliteit werkt niet in Internet Explorer 11.   Rolwissel in Mijn Youforce In Mijn Youforce wordt bij het starten van Personeelsdossier vastgesteld welke roltoewijzingen van toepassing zijn voor de gebruiker. Indien er meer dan één rol beschikbaar is kan de gebruiker een andere rol kiezen. Echter, het wisselen van de rol kon soms erg lang duren.  In deze release is een aanpassing doorgevoerd waardoor het wisselen van de actieve rol sneller plaatsvindt.    ... View more