I gruppkön ankomst och egenskapade ankomstköer har du möjlighet att matcha om dina fakturor.
Det innebär om du saknar eller har felaktig referens på fakturan eller annat fel som gör att fakturan inte går vidare i automatiska flödet.
Om du ändrar till rätt referensvärde och har kopplat på funktionen återkommande faktura kan du välja att matcha om fakturan mot återkommande fakturamallen. Välj knappen Övriga åtgärder och Återmatchning och fakturan matchas mot mallen och blir automatiskt signerade i flödet enligt mallen om reglerna uppfylls. Fakturan blir automatiskt bokförd och ligger klar att läsas fram i nästa betalningsförslag.
Klicka på knappen ”Sök & Kopiera…”. Kopiera konteringen från en tidigare faktura och även från olika leverantörer. Denna funktion styrs av rättigheten ”Kopiera kontering”.
Det är preliminär- och definitivbokade fakturor som visas i listan samt fakturor från innevarande och föregående år.
Klicka på knappen ”Sök & Kopiera”.
Fönstret ”Kopiera kontering” öppnas med sökresultat utifrån de sökrättigheter användaren har tillgång till.
Välj ”Datum från” och ”Datum till” och klicka på ”Sök” för att få fram leverantörens tidigare konterade fakturor. Om du vill få fram en annan leverantör än den leverantör som dyker upp fönstret ”Kopiera kontering”, så får du skriva leverantörens id eller delar av leverantörens namn i fältet ”Id” och klicka på ”Sök”, alternativt klicka på ikonen ikonen som heter ”Klicka för att öppna sökdialogen”
Markera en faktura (med vänster musknapp) för att se hur den markerade fakturan var konterad. Konteringen visas i den nedre rutan.
Klicka på knappen för att titta på fakturans fakturabild.
I nedersta fältet med kolumner ser du hur den markerade fakturan är konterad och sakgranskning/attestsignatur om det finns på fakturan.
Klicka på knappen ”Kopiera kontering” för att få samma kontering på den nuvarande fakturan som du arbetar med.
En varningsruta visas. Klicka på “Ja”
Notera att det är bara konteringen som kopierats.
Lägg till vikarie/ ersättare i EFH modulen
Du som är sakgranskare och attestant i fakturaflödet kan själva lägga till din vikarie genom att klicka på din användareikon som visas uppe till höger i attestflödet.
Välj knappen "Hantera ersättare"
Välj enhet (företag) eller markera "alla tillgängliga enheter "
Lägg till period from- tom
Lägg till din ersättare/vikarie
Välj knappen Lägg till
Detta innebär att alla fakturor som skickas till dig kommer att skickas till din ersättera/vikare under vald period.
Observera: Om ersättaren normalt inte har samma behörigheter och rättigheter som attestanen kan administratören tilldela temporära roller och ersättaren kan även ärva attestbelopp för rad och fakturabelopp från attestanten.
Ni som arbetar med olika procentvärden på era fastigheter eller annat har idag redan era procentsatser på era fastigheter som är kopplade till en koddel.
Den avdragsgilla procentsatsen finns registrerad på någon av de fria grupperna som är kopplade till koddelen.
Om ni har skapat återkommande fatkuramallar i EFH rutinen DCE och konterat upp schablonvärde på aktuell fastighet då läses värdena direkt när leverantörsfakturan inkommer. Systemet automatkonterar upp fakturan och överskrids inte beloppgränser blir fakturan automatiskt definitvbokförd och ligger klar att komma med på betalningsförslaget.
Det som jag vill förtydliga är att:
Ändring av procentsatserna sker på ett ställe dvs i redovisningen.
Ni behöver inte uppdatera EFHmallarna i DCE när ni ändrat procentsatserna i redovisningen
Visma Control
Funktionen Kopia till anläggning kan vara till stor nytta för att fånga upp fakturor som bokförs på inventarier/-anläggning eller andra konton.
Det finns två funktioner.
1. Att det skapas en kopia på varje faktura som har markeringen i kontoregistret från redovisningen eller om detta görs manuellt ute i leverantörsfakturaflödet.
2. Skapa en preliminär anläggning till anläggningsregistret vid definitivbokningen. Detta styrs av enhetsparameterna "Create asset" = 1 som finns i Visma Administrator
Om ni har flaggade konton i redovisningen att det är ett anläggningskonto så kommer en kopia på varje leverantörsfaktura som innehåller märkta konton att finnas i gruppkön "Kopia anläggning. Samma sak gäller om en användare som har rättighet att markera fakturan som "kopia anläggning att landa i denna kön. Kan vara bra om användaren är osäker på t ex förbrukningsinventarier över ett visst belopp skall bokföras som en kostnad men ändå vill hålla koll på inköpta telefoner eller annat.
Kopia på fakturan ligger kvar i gruppkön tills ni väljer att ta bort den från kön.
Man kan även se fakturabild och alla info från EFH modulen inne i redovisningen där IM ikonen visas.
Har ni någon leverantör som skickar sina fakturor via exempelvis skanning men som egentligen har möjligheten att skicka som e-faktura? Det är enkelt att kontrollera.
E-fakturor är ett snabbare, säkrare och mer informationsrikt alternativ.
(Nedan beskrivning utgår ifrån att Inexchange är er tjänsteleverantör)
Logga in i Inexchanges portal via: https://web.inexchange.se/inexchange/Start/Account/Login
Välj "Utöka ditt nätverk"
Sök fram leverantören på Namn, org.nr eller GLN
Visas nedan symbol har leverantören möjlighet att skicka e-fakturor.
Vill ni att era inkommande leverantörsfakturor skall hamna direkt hos rätt mottagare i flödet eller sakgranskas och attesteras enligt uppsatt regelverk i era fakturamallar?
För att detta skall kunna ske måste ni ha referensvärde på fakturan
En referens kan vara vad som helst men det finns några viktiga punkter att tänka på:
Bör vara något unikt i er organisation som inte ändras för ofta
Kategorisera era fakturor per leverantör eller typ av faktura
Hyror brukar innehålla avtalsnummer
Telefon och mobilfakturor har abonnemangsnummer
El, avlopp mm kanske har anläggningsnummer
Datakommunikation avtalsnummer eller annat
Finns en hel del fakturor som kanske bara innehåller ett namn på den som varit i kontakt mer leverantören. Här rekommenderar vi anställningsid eller annat nummer som är unikt.
Kontakta era leverantörer att det alltid skall finnas referensvärde på fakturan.
Informera er organisation att de alltid skall finnas en referens vid ett inköp och vid kontakt med leverantören.
Att informera leverantörerna kan behöva upprepas ett par gånger om året. Det finns de företag som skickar tillbaka fakturorna om det saknas referens
Referenser hanteras enklare om fakturan är en e-faktura
Funderar ni på att börja använda rutinen elektronisk fakturahantering (EFH) med digitalt attestflöde som är en del av Visma Control Edge?
All validering/läsning sker direkt mot redovisningen. Inga manuella steg med verifkatloggar och reskontraloggar. I samma sekund som fakturan kommer in i systemet kan den bli färdigkonterad, sakgranskad och attesterad enligt uppsatta regelverk i rutinen återkommande faktura. Du hanterar bara avvikleser.
Du kan själv styra vilken nivå av automatisering som skall kopplas på.
Nedan kan du se exempel på funktioner som ingår.
Direkt validering av redovisningens affärsregler t ex leverantör, datum, år perioder, konto, koddelar, och verifikationsserier. Automatisk uppdatering av huvudbok och reskontra
Smart referenshantering för adressering och kontering Hämtar och visar betaldatum i flödet
Visar standabardbank i flödet Koppling till anläggningsregister - skapar preliminär anläggning direkt från fakturan Fakturabild och alla fakturadetaljer visas direkt i Control Edge Automatisk momsberäkning för fastigheter - läser schablonvärde från redovisningen Smidig periodiseringsfunktion Utskrift/e-post av all fakturainformation med kontering Enkel kontering - kopiera tidigare fakturans konteringar Konteringsmallar Kopiera och klistra in från excel Användardefinierat webbgränssnitt Parametersättning av flöde Språk, och inställningar styrs av användaren eller roll Stor flexibilitet i uppsättning av attestreglemente Behörigheter - vad får användaren kontera och söka på - styrning via roller Rättigheter - vilka funktioner får användarna tillgång till - styrning via roller Smidig flerbolagshantering Enkelt underhåll vid flerbolagshantering Flexibel momshantering t ex omvänd betalningsskyldighet Automatisering - digitala signaturer för granskning och attest via rutinen återkommande fakturor Mobilitet - granska och attestera direkt i din mobil Sekretessflöde och sökning Ordermatch - automatisk och manuell hantering till externt inköpssystem Mottagningstjänst via tjänsten Visma AutoInvoice Standard hantering av fakturor i XML-format Bevakningsmodul för avtalshantering GDPR stöd
Har du andra funderingar kring modulen gällande licens eller annat kan du kontakta maryam.dahan@visma.com
Funktionalitet vid matchning av e-fakturor, som möjliggör att matchning görs på både ORGnr och BGnr i kombination. Detta gör att fakturor där en leverantör finns upplagd två gånger i Control, Edge en med eget BGnr och en med BGnr till ett factoringbolag, fortfarande kan matchas mot fakturan. Detta fungerar även om factoringbolagets BGnr finns på ytterligare leverantörer. I tidigare versioner har detta inte varit möjligt.
Matchningsordningen ser numera ut enligt nedan. EFH modulen går igenom listan från 1 till 12 men stannar på den första unika träffen som ges. Ordningen inleds med de nya starkare värdena (1-7) och avslutar med enkelvärden (8-12) för att försäkra en så specifik men ändå övergripande matchning som möjligt.
GLN
Organisationsnummer+Bankgiro
Moms.reg.nummer+Bankgiro
Leverantörsnamn+Bankgiro
Organisationsnummer+Plusgiro
Moms.reg.nummer+Plusgiro
Leverantörsnamn+Plusgiro
Organisationsnummer
Moms.reg.nummer
Leverantörsnamn
Bankgiro
Plusgiro
Detta kan attestflödet klara av på egen hand.
Det som ni behöver göra är att sätta upp fakturamallar för de fakturor som är återkommande och alltid skall konteras, sakgranskas och attesteras via ett bestämt flöde med hänsyn till kontering och beloppsgränser.
Denna funktion är en central funktion. Skulle en avvikelse uppstå dvs om beloppet är högre på fakturan än vad beloppsgränserna tillåter i mallen då väljer systemet att skicka i det traditionella attestflödet
Inventera era leverantörer och se över vad ni har för återkommande kostnader. Finns nog en hel del som kan sättas upp i mallarna. Exempel på mallar telefonabonnemang, hyror,el , porto eller annat. Använder ni vår funktion för scahblonmomsberäkning hanteras även detta i mallen.
Börja enkelt och bygg på fler mallar när ni känner att ni har kontroll på flödet.
Jag lovar att ni kommer att spara mycket tid genom att enbart hantera avvikelser.
Du som jobbar med gruppköerna kommer att ha full koll i systemet men behöver inte ägna tid att jaga användarna att de skall hantera sina fakturor.