Användartips för Control Edge

Invoice Manager - Sök faktura    I Söken har du nu möjlighet att söka på konton och objekt för samtliga företag/enheter om värden  finns i samma register i redovisningen dvs samma databas.     

I avtalsmodulen  får du med dig dina konto och koddelar som du har registrerat på ditt avtal.  Via sök/redigera fliken finns funktionen export. IM Avtalsmodul - export      

  Funktionen Kopia till anläggning kan vara till stor nytta för att fånga upp fakturor som bokförs på inventarier/-anläggning eller andra konton.   Det finns två funktioner. 1. Att det skapas en kopia på varje faktura som har markeringen i kontoregistret från  redovisningen eller om detta  görs manuellt ute i leverantörsfakturaflödet.  2. Skapa en preliminär anläggning till anläggningsregistret  vid definitivbokningen. Detta styrs av enhetsparameterna "Create asset" = 1  som finns i Visma Administrator   Om ni har flaggade konton i redovisningen att det är ett anläggningskonto så kommer en kopia på varje leverantörsfaktura som innehåller märkta konton att finnas i gruppkön "Kopia anläggning. Samma sak gäller om en användare som har rättighet att markera fakturan som "kopia anläggning att landa i denna kön. Kan vara bra om användaren är osäker på t ex förbrukningsinventarier över ett visst belopp skall bokföras som en kostnad men ändå vill hålla koll på inköpta telefoner eller annat.  Kopia på fakturan ligger kvar i gruppkön tills ni väljer att ta bort den från kön. Man kan även se fakturabild  och alla info från EFH modulen inne i redovisningen där IM ikonen visas.                         

Ni som arbetar med olika procentvärden  på era fastigheter eller annat har idag redan era procentsatser på era fastigheter som är kopplade till en koddel. Den avdragsgilla procentsatsen finns  registrerad  på någon av de fria grupperna som är kopplade till  koddelen.   Om ni har skapat  återkommande fatkuramallar i EFH rutinen DCE och konterat upp  schablonvärde på aktuell fastighet då läses värdena  direkt när leverantörsfakturan inkommer. Systemet automatkonterar upp fakturan och överskrids inte beloppgränser blir fakturan automatiskt  definitvbokförd och ligger klar att komma med på  betalningsförslaget.    Det som jag vill förtydliga  är att: Ändring av procentsatserna sker på ett  ställe dvs i  redovisningen. Ni behöver inte uppdatera EFHmallarna i DCE  när ni ändrat procentsatserna i redovisningen       Visma Control  

Vi har flera alternativ på hur rutinen återkommande faktura skall hanteras. Nu  har vi stöd för att  ni kan själva ställa in ett val per leverantör om ni inte vill att konteringsreferens skall läsas in vid import av nya fakturor.   Detta görs via Invoice Manager administrator    Enhetsregister\Enheter\Leverantörer\Extra Info   Markera "Använd inte konteringsreferens vi matchning mot återkommande faktura"   Om du redan har värde i mallarna kommer dessa att ignoreras vid import av nya fakturor som får träff på denna leverantörsmallen.        

Lägg till vikarie/ ersättare i EFH modulen    Du som är sakgranskare och attestant i fakturaflödet kan själva lägga till din vikarie genom att  klicka på din användareikon som visas uppe till  höger i attestflödet.     Välj knappen "Hantera ersättare"  Välj enhet (företag) eller markera "alla tillgängliga enheter " Lägg till period from- tom  Lägg till din ersättare/vikarie  Välj knappen Lägg till Detta innebär att alla fakturor som skickas  till dig kommer att skickas till din ersättera/vikare under vald period.     Observera: Om ersättaren normalt inte har samma behörigheter och rättigheter som attestanen kan administratören tilldela temporära roller  och ersättaren kan även ärva attestbelopp för rad och fakturabelopp från attestanten.  

Funderar ni på att börja använda rutinen elektronisk fakturahantering (EFH) med digitalt attestflöde som är en del av Visma Control Edge?   All validering/läsning sker direkt mot redovisningen. Inga manuella steg med verifkatloggar och reskontraloggar. I samma sekund som fakturan kommer in i systemet kan den bli färdigkonterad, sakgranskad och attesterad enligt uppsatta regelverk i rutinen återkommande faktura. Du hanterar bara avvikleser. Du kan själv styra vilken nivå av automatisering som skall kopplas på.    Nedan kan du se exempel på funktioner som ingår.  Direkt validering av redovisningens affärsregler t ex  leverantör, datum, år perioder, konto, koddelar, och verifikationsserier. Automatisk uppdatering av huvudbok och reskontra Smart referenshantering för adressering och kontering Hämtar och visar betaldatum i flödet Visar standabardbank  i flödet Koppling till anläggningsregister - skapar preliminär anläggning direkt från fakturan Fakturabild och alla fakturadetaljer visas direkt i Control Edge Automatisk momsberäkning för fastigheter -  läser schablonvärde från redovisningen  Smidig periodiseringsfunktion Utskrift/e-post  av all fakturainformation med kontering  Enkel kontering  - kopiera tidigare fakturans konteringar Konteringsmallar  Kopiera och klistra in från excel  Användardefinierat webbgränssnitt Parametersättning av flöde Språk, och inställningar styrs av användaren eller roll Stor flexibilitet i uppsättning av  attestreglemente Behörigheter - vad får användaren kontera och söka på - styrning via roller Rättigheter - vilka funktioner får användarna  tillgång till  - styrning via roller Smidig flerbolagshantering Enkelt underhåll vid flerbolagshantering Flexibel momshantering t ex omvänd betalningsskyldighet  Automatisering - digitala signaturer för granskning och attest via rutinen återkommande fakturor  Mobilitet - granska och attestera direkt i din mobil Sekretessflöde och sökning Ordermatch - automatisk och manuell hantering till externt inköpssystem  Mottagningstjänst via tjänsten Visma AutoInvoice Standard hantering av fakturor i XML-format Bevakningsmodul för avtalshantering GDPR stöd   Har du andra funderingar kring modulen gällande licens eller annat  kan du kontakta  maryam.dahan@visma.com

Funktionalitet vid matchning av e-fakturor, som möjliggör att matchning görs på både ORGnr och BGnr i kombination. Detta gör att fakturor där en leverantör finns upplagd två gånger i Control, Edge  en med eget BGnr och en med BGnr till ett factoringbolag, fortfarande kan matchas mot fakturan. Detta fungerar även om factoringbolagets BGnr finns på ytterligare leverantörer. I tidigare versioner har detta inte varit möjligt.   Matchningsordningen ser numera ut enligt nedan. EFH modulen  går igenom listan från 1 till 12 men stannar på den första unika träffen som ges. Ordningen inleds med de nya starkare värdena (1-7) och avslutar med enkelvärden (8-12) för att försäkra en så specifik men ändå övergripande matchning som möjligt.   GLN Organisationsnummer+Bankgiro Moms.reg.nummer+Bankgiro Leverantörsnamn+Bankgiro Organisationsnummer+Plusgiro Moms.reg.nummer+Plusgiro Leverantörsnamn+Plusgiro Organisationsnummer Moms.reg.nummer Leverantörsnamn Bankgiro Plusgiro

Steget Utanordning Om ni vill ha extra koll på alla eller specifika fakturor kan steget "Utanordning" aktiveras i EFH modulen Invoice  Manager Administrator   Steget ligger efter attest och används som en extra, sista kontroll av fakturor innan dom går vidare för definitivbokning och betalningsförslag.   Funktionen går att styra att alla fakturor, endast fakturor över ett visst belopp och/eller från specifika leverantörer stannar i kön.   Steget aktiveras och konfigureras via följande enhetsparametrar:  UsePayOK - aktiverar (1) och avaktiverar (0) steget utanordning. UsePayOKLimit - styr beloppsgräns, fakturor över detta belopp kommer stanna i kön. Användaren som skall ha tillgång till kön behöver tilldelas gruppkön Invoice Pay OK - Utanordning.  Det går även att ställa in så att fakturor från en specifik leverantör inte stannar i kön. Detta görs via Invoice Manager Administrator Enhetsregister>Leverantörer, fliken Extra info och rutan "Skicka inte faktura till Utanordning".       Flödesbild på Control Edge Invoice Manager Röda pilen visar var Utanordningsteget inträffar i flödet.        

Har ni någon leverantör som skickar sina fakturor via exempelvis skanning men som egentligen har möjligheten att skicka som e-faktura? Det är enkelt att kontrollera. E-fakturor är ett snabbare, säkrare och mer informationsrikt alternativ. (Nedan beskrivning utgår ifrån att Inexchange är er tjänsteleverantör) Logga in i Inexchanges portal via: https://web.inexchange.se/inexchange/Start/Account/Login  Välj "Utöka ditt nätverk" Sök fram leverantören på Namn, org.nr eller GLN Visas nedan symbol har leverantören möjlighet att skicka e-fakturor.

I gruppkön ankomst och egenskapade ankomstköer har du möjlighet att matcha om dina fakturor. Det innebär om du saknar eller har felaktig referens på fakturan eller annat fel som gör att fakturan inte går vidare i automatiska flödet.  Om du ändrar till rätt referensvärde och har kopplat på funktionen återkommande faktura kan du välja att matcha om fakturan mot återkommande fakturamallen. Välj knappen Övriga åtgärder och Återmatchning och fakturan matchas mot mallen och blir automatiskt signerade  i flödet enligt mallen om reglerna uppfylls. Fakturan blir automatiskt bokförd och ligger klar att läsas fram i nästa betalningsförslag.            

Detta kan attestflödet  klara av på egen hand.   Det som ni behöver göra är att sätta upp fakturamallar för de fakturor som är återkommande och alltid skall konteras, sakgranskas och attesteras via ett bestämt flöde med hänsyn till kontering och beloppsgränser.    Denna funktion är en central funktion. Skulle en avvikelse uppstå dvs om beloppet är högre på fakturan än vad beloppsgränserna tillåter i mallen då väljer systemet att skicka i det traditionella attestflödet  Inventera era leverantörer och se över vad ni har för återkommande kostnader. Finns nog en hel del  som kan sättas upp i mallarna. Exempel på mallar telefonabonnemang, hyror,el , porto eller annat. Använder ni vår funktion för scahblonmomsberäkning hanteras även detta i mallen.    Börja enkelt och bygg på fler mallar när ni känner att ni har kontroll på flödet.  Jag lovar att ni kommer att spara mycket tid genom att enbart hantera avvikelser. Du som jobbar med gruppköerna kommer att ha full koll i systemet men behöver inte ägna tid att jaga användarna att de skall hantera sina fakturor.       

Vill ni att era inkommande leverantörsfakturor skall hamna direkt hos rätt mottagare i flödet eller sakgranskas och attesteras enligt uppsatt regelverk i era fakturamallar?   För att detta skall kunna ske måste ni ha referensvärde på fakturan En referens kan vara vad som helst men det finns några viktiga punkter att tänka på: Bör vara något unikt i er organisation som inte ändras för ofta Kategorisera era fakturor per leverantör eller typ av faktura Hyror brukar innehålla avtalsnummer Telefon och mobilfakturor har abonnemangsnummer El, avlopp mm kanske har anläggningsnummer Datakommunikation avtalsnummer eller annat Finns en hel del fakturor som kanske bara innehåller ett namn på den som varit i kontakt mer leverantören. Här rekommenderar vi anställningsid eller annat nummer som är unikt.  Kontakta era leverantörer att det alltid skall finnas referensvärde på fakturan. Informera er organisation att de alltid skall finnas en referens vid ett inköp och  vid kontakt med leverantören. Att informera leverantörerna kan behöva upprepas ett par gånger om året. Det finns de företag som skickar tillbaka fakturorna om det saknas referens Referenser hanteras enklare om fakturan är en e-faktura

När du jobbar med betalningsförslaget och behöver kontrollera detaljer på fakturan eller detaljer i attestflödet. Klicka IM ikonen på raden  i kolumnen Faktura.  Fakturabild  med alla detaljer i flödet visas. Notera att du behöver ha behörighet i IM för att kunna se detaljerna.   Betalningsförslag  

Periodisera en eller flera rader i attestflödet Invoice Manager.   Har du rättighet som användare via din konteringsroll har du möjlighet att själv periodisera dina leverantörsfakturor.   Öppna fakturan Kontera upp varje rad med konto, koddelar och belopp.  Markera vilka rader som skall periodiseras.  Välj knappen Periodisering   Periodiseringsdialog öppnas                    Välj periodiseringskonto (konto som är förinställda visas)  Fyll i Datum från Fyll i Datum till  Klicka på Spara      Periodiseringen är skapad och visas på konteringsraderna   Sakgranska och Välj Skicka för att Skicka vidare i flödet. Tips! Du behöver inte använda knappen Spara innan du Skickar. Finns inbyggd sparafunktion innan du skickar. Spara knappen användas när du inte väljer att skicka vidare.   

Nu kan du söka på OCR nummer och finns med som en egen kolumn i sökresultatet.    Sökning på OCR  

Klicka på knappen ”Sök & Kopiera…”. Kopiera konteringen från en tidigare faktura och även från olika leverantörer. Denna funktion styrs av rättigheten ”Kopiera kontering”. Det är preliminär- och definitivbokade fakturor som visas i listan samt fakturor från innevarande och föregående år.   Klicka på knappen ”Sök & Kopiera”.  Fönstret ”Kopiera kontering” öppnas med sökresultat utifrån de sökrättigheter användaren har tillgång till. Välj ”Datum från” och ”Datum till” och klicka på ”Sök” för att få fram leverantörens tidigare konterade fakturor. Om du vill få fram en annan leverantör än den leverantör som dyker upp fönstret ”Kopiera kontering”, så får du skriva leverantörens id eller delar av leverantörens namn i fältet ”Id” och klicka på ”Sök”, alternativt klicka på ikonen   ikonen som heter ”Klicka för att öppna sökdialogen”   Markera en faktura (med vänster musknapp) för att se hur den markerade fakturan var konterad. Konteringen visas i den nedre rutan. Klicka på knappen för att titta på fakturans fakturabild. I nedersta fältet med kolumner ser du hur den markerade fakturan är konterad och sakgranskning/attestsignatur om det finns på fakturan. Klicka på knappen ”Kopiera kontering” för att få samma kontering på den nuvarande fakturan som du arbetar med.  En varningsruta visas. Klicka på “Ja” Notera att det är bara konteringen som kopierats.    

I senaste uppdateringen har vi länk till Release Notes. Länken finns i redovisningen och leverantörsfakturaflödet Invoice Manager.   Saknar ni  ikonen release Notes i redovisningen kan ni  klicka på CTRL + E och menyn Widget öppnas klicka på kugghjulet och lägg till. Om rutan Länkar är  mindre kan du dra i linjerna för att förstora och då visas nedanstående länkar. När du är klar väljer du Spara. Release notes  I leverantörsfakturaflödet finns länken på startsidan under länkar och Release Notes Release notes    Sidan Release Notes     

Här kommer ett tips på en bra enhetsparameter i EFH modulen Invoice Manager som heter 'BookdateReverseDays' och som med fördel kan användas vid årskiftet.      BookdateReverseDays fungerar så att om en fakturas bokföringsdatum, vid import, faller inom det angivna antalet dagar in i en månad justeras datumet till den siste i föregående månad. Det betyder att om man sätter denna parametern till "5" så kommer fakturor som importeras med ett bokföringsdatum som är inom de första fem dagarna i månaden automatiskt sättas till den siste i föregående månad. Detta kan underlätta vid tex årsskifte då man vill att fakturor som importeras in de första dagarna på det nya året men egentligen tillhör det gamla året automatiskt ska få bokföringsdatum i föregående år.   Parametern hittar man i IM Administrator under Enheter - Den aktuella enheten - Enhetsregister - Inställningar - fliken Enhetsparametrar.    

Om en faktura gått ut i leverantörsfakturaflödet med fel uppgifter, exempelvis fel fakturanummer, enhet eller annat  kan du välja att starta om den istället för läsa in den på nytt. Omstart kan göras i gruppkön Utredning. Alla slutanvändare som har en faktura i steget sakgranskning och attest kan alltid välja att skicka till Utredning utan att behöva välja en mottagare.  Funktionen innebär att fakturans ankomstbokning annulleras i redovisningen  och att fakturan startas om på nytt och lägger sig i ankomstregistreringen. Vid val att starta om faktura krävs att ett meddelande skrivs där orsak till omstarten anges. Omstart görs från gruppkön Utredning. All historik sparas i flödet så att det enkelt kan spåras att fakturan är omstartad.