Ny hantering i IM av fakturor där valutakod saknas i Control I den senaste uppdateringen av IM är det en ny hantering av fakturor där valutakod saknas i Control. Tidigare har dessa hanterats manuellt av oss på Visma åt er. Nu kommer de istället lägga sig i ankomstkön med ett systemmeddelande att valutakoden saknas. För att hantera dessa i ankomst öppnar du fakturan. När du klickar på valutakod kommer den saknade valutakoden visas nedgråad i listan, se bild nedan.
I detta läget kan du välja en annan valuta eller stänga fakturan och lägga upp valutan i Control. När du sen öppnar den kommer beloppen uppdateras för den nya valutan. Om fakturan skulle vara fel har du även alternativet att makulera den under Övriga åtgärder.
Att periodisera fakturor direkt från Invoice Manager är ett enkelt sätt att få ett väl fungerande flöde i periodiseringen. Du sätter upp periodiseringen och sparar.
För att det ska fungera att periodisera över flera år behöver du säkerställa att det nya året är skapat i Control Edge. Det gör du under Inställningar / Systeminställningar / År och perioder. Klicka på nytt för att skapa nytt år. Året behöver inte vara aktiverat, bara skapat.
När all information är ifylld på din nya användare i Användarportalen, klickar du på Spara användare. När den nya användaren skapas kommer även inloggningsinformation till Control Edge och IM att mejlas ut till användaren på den e-postadress som är angiven. Mailet skickas från vcpl@visma.com. Här finns inloggningsuppgifter och instruktioner för hur användaren gör för att logga in i respektive tjänst.
Om användaren saknar lösenordet, eller glömmer bort det, finns det möjlighet att återställa det. Då kommer det inte att finnas med något lösenord i din instruktion som du skickar ut på nytt, eftersom användaren då själv sätter lösenordet vid återställandet.
Här kommer ett tips på en bra enhetsparameter i EFH modulen Invoice Manager som heter 'BookdateReverseDays' och som med fördel kan användas vid årskiftet.
BookdateReverseDays fungerar så att om en fakturas bokföringsdatum, vid import, faller inom det angivna antalet dagar in i en månad justeras datumet till den siste i föregående månad. Det betyder att om man sätter denna parametern till "5" så kommer fakturor som importeras med ett bokföringsdatum som är inom de första fem dagarna i månaden automatiskt sättas till den siste i föregående månad. Detta kan underlätta vid tex årsskifte då man vill att fakturor som importeras in de första dagarna på det nya året men egentligen tillhör det gamla året automatiskt ska få bokföringsdatum i föregående år.
Parametern hittar man i IM Administrator under Enheter - Den aktuella enheten - Enhetsregister - Inställningar - fliken Enhetsparametrar.
Invoice Manager - Sök faktura
I Söken har du nu möjlighet att söka på konton och objekt för samtliga företag/enheter om värden finns i samma register i redovisningen dvs samma databas.
Visste du att det går att återskapa en makulerad eller annullerad faktura i Invoice Manager istället för att behöva läsa in den på nytt?
Funktionen finns i Invoice Manager Administrator under menyn "Operationer", fliken "Återskapa faktura".
Välj den enhet fakturan avser samt bocka i om fakturan är "Annullerad" eller "Makulerad" under rubriken "Status". Om ytterligare parametrar önskas kan ex "Ursp. fakturanr." eller "Faktura ID" fyllas i. Annars är det bara att gå vidare med "Sök".
Samtliga fakturor som uppfyller dina sök krav kommer nu att listas under "Hittade fakturor från sökningen". Markera en eller flera fakturor från listan och flytta över till rutan "Valda fakturor att återskapa" med hjälp av pilarna i mitten.
När önskade fakturor är valda är det bara att klicka på knappen "Återskapa" nere till höger. Fakturorna kommer då att dyka upp i ankomstregistrering alternativt leverantörsregistrering för vidare hantering.
Operationer>Återskapa faktura
Funktionen Kopia till anläggning kan vara till stor nytta för att fånga upp fakturor som bokförs på inventarier/-anläggning eller andra konton.
Det finns två funktioner.
1. Att det skapas en kopia på varje faktura som har markeringen i kontoregistret från redovisningen eller om detta görs manuellt ute i leverantörsfakturaflödet.
2. Skapa en preliminär anläggning till anläggningsregistret vid definitivbokningen. Detta styrs av enhetsparameterna "Create asset" = 1 som finns i Visma Administrator
Om ni har flaggade konton i redovisningen att det är ett anläggningskonto så kommer en kopia på varje leverantörsfaktura som innehåller märkta konton att finnas i gruppkön "Kopia anläggning. Samma sak gäller om en användare som har rättighet att markera fakturan som "kopia anläggning att landa i denna kön. Kan vara bra om användaren är osäker på t ex förbrukningsinventarier över ett visst belopp skall bokföras som en kostnad men ändå vill hålla koll på inköpta telefoner eller annat.
Kopia på fakturan ligger kvar i gruppkön tills ni väljer att ta bort den från kön.
Man kan även se fakturabild och alla info från EFH modulen inne i redovisningen där IM ikonen visas.
I uppdatering av IM i september har det tillkommit en ny systemparameter där ni som kund kan välja om endast kombinationer av värden från den inkommande fakturan ska användas för att matcha en leverantör.
Systemparametern heter CombinationOnlySupplierLookup. Om denna markeras som i bilden nedan kommer endast kombinationer användas. Om den inte är markerad fungerar matchningen som innan med både kombinationer och enskilda värden.
Hur fungerar matchningen när CombinationOnlySupplierLookup är aktiverad?
När den är aktiverad kommer matchningen ske med värdena och ordningen nedan.
1. GLN+BGnr 2. GLN+PGnr 3. ORGnr+BGnr 4. VATnr+BGnr 5. Name+BGnr 6. ORGnr+PGnr 7. VATnr+PGnr 8. Name+PGnr
I vissa fall kan det vara praktiskt att öppna upp möjligheten för att Attestering och Sakgranskning kan genomföras i samma steg. Det kan till exempel vara en tillfällig åtgärd för chefer vid oförutsedda vakanser eller användas vid lägre belopp där automatisering av flödet inte är möjligt men man önskar få en snabbare hantering. Detta styrs primärt genom Enhetsparametrarna ”AttestInCheck” och ”AttestInCheckLimit”. För att möjliggöra så att Attest kan göras i steget Sakgranskning behöver ”AttestInCheck” vara satt till 1.
På enhtesprametern ”AttestInCheckLimit” ställer man sedan in från vilket belopp som det inte ska vara möjligt att attestera och sakgranska samtidigt. Om du exempelvis fyller i ”200” så kommer alla fakturor under 200 kr att vara möjliga att attestera och sakgranska i samma steg. Om denna parameter står på ”-1” är beloppet obegränsat.
Två ytterligar enhetsparametrar man behöver se över är ”DiffCheckAttestSign” och ”DiffCheckAttestSignLimit”. ”DiffCheckAttestSign” styr om systemet kräver skilda signaturer för attest och sakgranskning, för att ovan funktion ska fungera måste denna alltså vara satt till ”0”.
”DiffCheckAttestSignLimit” styr vilken beloppsgräns som ska tillåta samma signatur på Sakgranskning och Attest. Här väljer man förslagsvis samma belopp som i ”AttestInCheckLimit”.
Notera att möjligheten att kunna attestera i sakgranskningssteget förutsätter att användaren har behörigheter och rättigheter att attestera på enheterna och beloppen.
I avtalsmodulen får du med dig dina konto och koddelar som du har registrerat på ditt avtal. Via sök/redigera fliken finns funktionen export.
IM Avtalsmodul - export
Periodisera en eller flera rader i attestflödet Invoice Manager.
Har du rättighet som användare via din konteringsroll har du möjlighet att själv periodisera dina leverantörsfakturor.
Öppna fakturan
Kontera upp varje rad med konto, koddelar och belopp.
Markera vilka rader som skall periodiseras.
Välj knappen Periodisering
Periodiseringsdialog öppnas
Välj periodiseringskonto (konto som är förinställda visas)
Fyll i Datum från
Fyll i Datum till
Klicka på Spara
Periodiseringen är skapad och visas på konteringsraderna
Sakgranska och Välj Skicka för att Skicka vidare i flödet.
Tips! Du behöver inte använda knappen Spara innan du Skickar. Finns inbyggd sparafunktion innan du skickar. Spara knappen användas när du inte väljer att skicka vidare.
Vi har flera alternativ på hur rutinen återkommande faktura skall hanteras. Nu har vi stöd för att ni kan själva ställa in ett val per leverantör om ni inte vill att konteringsreferens skall läsas in vid import av nya fakturor.
Detta görs via Invoice Manager administrator
Enhetsregister\Enheter\Leverantörer\Extra Info
Markera "Använd inte konteringsreferens vi matchning mot återkommande faktura"
Om du redan har värde i mallarna kommer dessa att ignoreras vid import av nya fakturor som får träff på denna leverantörsmallen.
Om du vill läsa release notes för tidigare och senaste versionen kan du klicka på länken direkt på startsidan i Invoice Manager, se gulmarkering nedan.
.
När du är i reskontran och vill se fakturabild och flödet t ex vem som granskat/attesterat kan du enkelt öppna fakturaflödet via kolumnen " Faktura " När du klickar på IM ikonen öppnas fakturaflödet.
Syns inte kolumnen kan du aktivera kolumnen faktura via tabellinställningar "kugghjulet"
Invoice Manager öppnas
Notera att du som användaren måste ha sökbehörighet till fakturaflödet
Finns på flera ställen som reskontra-, betalnings- och redovisningvyerna.
Funktionalitet vid matchning av e-fakturor, som möjliggör att matchning görs på både ORGnr och BGnr i kombination. Detta gör att fakturor där en leverantör finns upplagd två gånger i Control, Edge en med eget BGnr och en med BGnr till ett factoringbolag, fortfarande kan matchas mot fakturan. Detta fungerar även om factoringbolagets BGnr finns på ytterligare leverantörer. I tidigare versioner har detta inte varit möjligt.
Matchningsordningen ser numera ut enligt nedan. EFH modulen går igenom listan från 1 till 12 men stannar på den första unika träffen som ges. Ordningen inleds med de nya starkare värdena (1-7) och avslutar med enkelvärden (8-12) för att försäkra en så specifik men ändå övergripande matchning som möjligt.
GLN
Organisationsnummer+Bankgiro
Moms.reg.nummer+Bankgiro
Leverantörsnamn+Bankgiro
Organisationsnummer+Plusgiro
Moms.reg.nummer+Plusgiro
Leverantörsnamn+Plusgiro
Organisationsnummer
Moms.reg.nummer
Leverantörsnamn
Bankgiro
Plusgiro
För att lägga till en ny användare i Användarportalen, klickar du på Lägg till användare uppe i menyraden.
I vyn för att lägga till användare anger du Förnamn, Efternamn samt e-postadress. Kryssa i vilka tjänster användaren ska ha tillgång till. För att användaren ska ha åtkomst till Control Edge så behöver även databas anges, och för sakgranskare eller attestant i Invoice Manager behövs ett användare-ID.
När du klickar på Lägg till användare skapas användaren, och inloggningsinformation mejlas ut till e-postadressen som är angiven på användaren. Om något saknas i inloggningsinformationen eller om användaren inte kan logga in, kontaktar du supporten på visma.control@visma.com med information om vilket felmeddelande användaren får, vilket inloggningsnamn som använts och om det gäller alla eller enstaka databaser.
När en användare är skapad i portalen och fått åtkomst till Control Edge, så behöver du först gå in i Control Edge och tilldela användaren privilegier. På motsvarande sätt behöver du tilldela rättigheter i Invoice Manager.
Steget Utanordning
Om ni vill ha extra koll på alla eller specifika fakturor kan steget "Utanordning" aktiveras i EFH modulen Invoice Manager Administrator Steget ligger efter attest och används som en extra, sista kontroll av fakturor innan dom går vidare för definitivbokning och betalningsförslag.
Funktionen går att styra att alla fakturor, endast fakturor över ett visst belopp och/eller från specifika leverantörer stannar i kön.
Steget aktiveras och konfigureras via följande enhetsparametrar:
UsePayOK - aktiverar (1) och avaktiverar (0) steget utanordning.
UsePayOKLimit - styr beloppsgräns, fakturor över detta belopp kommer stanna i kön.
Användaren som skall ha tillgång till kön behöver tilldelas gruppkön Invoice Pay OK - Utanordning.
Det går även att ställa in så att fakturor från en specifik leverantör inte stannar i kön. Detta görs via Invoice Manager Administrator Enhetsregister>Leverantörer, fliken Extra info och rutan "Skicka inte faktura till Utanordning".
Flödesbild på Control Edge Invoice Manager
Röda pilen visar var Utanordningsteget inträffar i flödet.
Visste ni att det går att lägga till bilagor och meddelande på leverantörsfakturor som är klara dvs definitivbokade fakturor?
Om fakturan exempelvis behövts makuleras manuellt i redovisningen eller det tillkommit något dokument kan det vara bra att lägga till informationen på fakturan i EFH modulen Invoice Manager för lättare spårning.
Då fakturan är sluthanterad nås den inte via köerna utan hittas via "Sök faktura". Eventuella bilagor och meddelande läggs sedan till precis som vanligt, dvs via fliken "Meddelande" eller "Bilagor".
För att få tillgång till funktionen behöver användaren tillhöra en roll som har rättigheten bifoga dokument.
Finns möjligt att exportera fakturabilder som tillhör de fakturor som presenteras i sökresultatet i fakturasöken. En knapp med namnet Ladda ner kommer att visas i vyn för sökresultatet och vid nedladdning kommer ett komprimerat filpaket att sparas ner innehållande fakturabilderna. Möjligheten att ladda ner fakturabilder styrs via en rättighet på roll/användare.