Användartips för Control Edge

Överskriden tid är en gruppkö i Visma IM dit fakturor flyttas när en angiven tidsgräns passeras. Om steget är aktivt eller inte styrs av enhetsparametern "UseExpire".   När hamnar en faktura i Överskriden tid? Enhetsparametrarna "AttestdeadlinePercentage" eller "CheckDeadlinePercentage" styr hur många procent av fakturans livslängd den får ligga i varje steg.   Exempel hur det fungerar med en faktura som har 30 dagar som betalningsvillkor:   Sakgranskning CheckDeadlinepercentage 50% 30 dagar x 50% = 15 dagar ExpireDays 1 dag 15 dagar + 1 dag = Efter 16 dagar så lägger den sig i Överskriden tid från steget sakgranskning.   Attest AttestDeadlinepercentage 70 % 30 dagar x 70% = 21 dagar ExpireDays 1 21 dagar + 1 dag= Efter 22 dagar så lägger den sig i Överskriden tid från steget Attest.   Parametrarna "AttestDeadlinePercentage" och "CheckDeadlinePercentage" utgår alltid från hela antalet förfallodagar på en faktura och de hör ej ihop. Därav mer än 100% tillsammans. Om ni skulle stänga av överskriden tid, "UseExpire", så skulle fakturorna istället ligga kvar hos användaren i det steget den befinner sig.        

Vid kontering finns en användarinställning som styr om ny rad skapas om det inte finns belopp kvar att kontera. Logga in om du vill kommentera ifall inlägget var till nytta, eller om du vill gilla inlägget.  

Nu finns det två nya fält i sökresultatet Ankomstdatum och Fakturatyp visas som egna kolumner i Invoice Manager - Sök faktura.   Om kolumnerna inte syns så kan ni välja dom via Kolumnväljaren:  

Saknas knappar och konteringsrader i IM som i bilden nedan. Lösningen är att logga ut ur IM och rensa webbhistoriken i din webbläsare. När man åter loggar in visas sidan korrekt.       Logga in om du vill kommentera ifall inlägget var till nytta, eller om du vill gilla inlägget.

För att lägga till ett nytt konto som periodiseringskonto behöver man tillgång till Invoice Manager Administrator.    Börja med att gå in på Enheten - Enhetsregister - Inställningar och fliken Konton och Objekt.  Markera raden för Konto överst och klicka sedan i rutan för Visa objektvärden.  I den nya rutan som visas letar du upp kontot du söker, markerar det och bockar i rutan Periodisera ute till höger.  Klicka därefter på Verkställ och sedan på Spara.         Det nya kontot kommer nu vara valbart vid periodisering i faktura flödet. 

Manuell faktura Med funktionen Manuell faktura finns möjlighet att få in en faktura i DCE utan att använda sig av en import. Detta genom att fakturabilden bifogas i Pdf format och att fakturainformationen knappas in manuellt.    Skapa faktura: I DCE Administrator går du via Operationer>Manuell faktura Börja med att längst ner på sidan klicka på "+" och plocka upp den/de inskannade fakturabilden/fakturabilderna. Fakturabilden dyker nu upp på höger sida. Komplettera därefter med Enhet, leverantör, urspr. fakturanr och beloppet. Finns det annan information som ska finnas med på fakturan lägger du in det också. När informationen ser korrekt ut så importerar du fakturan i IM genom att trycka på knappen ”Skapa fakturan”.    Logga in för att gilla eller kommentera våra användartips.    

Nu finns det en ny kolumn som visar nettobeloppet i Invoice Manager - Sök faktura. Om den inte syns så kan ni välja den via Kolumnväljaren:    

I vår leverantörsmatchning har vi lagt till IBAN som matchningsvärde. Som ni säkert känner till sedan tidigare så finns möjlighet för er kunder att själva välja om ni vill matcha mot kombinationer av värden eller kombinationer av värden+enskilda värden. För mer info om detta samt hur och var ni ställer in om ni vill att endast kombinationer av värden från fakturan ska användas för att matcha en leverantör hittar ni här   https://community.visma.com/t5/Anvandartips-for-Control-Edge/Anvand-endast-kombinationer-av-varden-vid-matchning-av/ta-p/607974)   Den nya matchningsordningen är nu: Endast kombinationer GLN+BG GLN+PG GLN+IBAN GLN BG+ORGNO BG+VATNO BG+Name PG+ORGNO PG+VATNO PG+Name IBAN+ORGNO IBAN+VATNO IBAN+Name Kombinationer + enskilda värden GLN+BG GLN+PG GLN+IBAN GLN BG+ORGNO BG+VATNO BG+Name PG+ORGNO PG+VATNO PG+Name IBAN+ORGNO IBAN+VATNO IBAN+Name ORGNO VATNO Name BG PG IBAN  

Det finns många sätt att automatisera och effektivisera ert fakturaflöde, bland annat med hjälp av återkommande fakturamallar samt referensregistret i IM.    Med hjälp av återkommande fakturamallar så kan ni effektivisera och automatisera stora delar av hanteringen av fakturor som är återkommande, exempelvis varje månad eller kvartal. I återkommande fakturamallar har ni möjlighet att lägga in färdiga konteringsrader inkl. periodisering och fastighetsmoms, samt signaturer (sakgranskning och attest).   Mallarna läggs upp kopplat till en leverantör med ett beloppsintervall, giltighetstid och kopplas också ofta till en referens (exempelvis ett mobilnummer eller anläggningsnummer). När fakturan sedan kommer med korrekt referens och inom det tillåtna belopp intervallet så matchas fakturan mot mallen och fakturan kan således gå hela vägen direkt till definitivbokning och redo för betalning.      Det finns naturligtvis också möjlighet att spåra och följa upp alla fakturor som har matchats mot en mall via Sök faktura.     Det går också att effektivisera fakturahanteringen med hjälp av referensregistret genom att lägga upp referenser och koppla dessa till en användare, samt koppla bort ankomstkön. När fakturor kommer in och där korrekt referens finns på fakturan så matchar IM mot referensregistret och skickar fakturan direkt ut till den användare som är kopplad till referenser. Alla fakturor som inte har korrekt referens och som inte kan matchas landar i ankomstkön som vanligt.  Vill man inte koppla bort ankomstkön men ändå dra nytta av referenserna och använda ovan funktion för vissa leverantörer så kan man på leverantören ange att fakturor inte ska skickas till ankomstkön om korrekt referens finns med på fakturan.     Vill ni veta mer eller få hjälp att komma igång med något av ovan, kontakta oss på visma.control@visma.com    

I IM Administrator under System - Systeminställningar finns en systemparameter. Systemparametern heter Paymenstatuscheckdays. Den avgör hur många dagar bakåt i tiden IME ska kontrollera om en faktura är betald. Den räknar utifrån bokföringsdatumet på fakturan.  Om den exempelvis är satt till 60 så tittar IM på definitivbokade fakturor med bokföringsdatum 60 dagar bakåt i tiden och undersöker om de är betalda i Control. Om de är betalda uppdateras statusen i IM. Detta görs en gång per dag. Max antal dagar bakåt i tiden är 1095 som Paymenstatuscheckdays kan ha som värde.

I uppdateringen i februari tillkommer en ny kö i IM, Importavvikelse. Denna kön ersätter leverantörsregistrering och kommer även fånga upp fakturor där ingen enhet kan matchas vid import. De senare har tidigare hanterats manuellt av oss på Visma.   De användare som idag har kön Leverantörsregistrering tilldelad kommer ha den nya. Enda skillnaden är att den bytt namn till Importavvikelse. I IM när en faktura stannar i kön Importavvikelse och du öppnar den kommer du se vad som saknas genom att texten är rödmarkerad, se bild nedan.   Om Enhet saknas är även leverantör rött. När en faktura stannat i kön och du öppnar den måste du först välja enhet om den saknas. Därefter leverantör och sen kan du skicka den vidare. Du har även möjlighet att makulera den under Övriga åtgärder.

Ny hantering i IM av fakturor där valutakod saknas i Control I den senaste uppdateringen av IM är det en ny hantering av fakturor där valutakod saknas i Control. Tidigare har dessa hanterats manuellt av oss på Visma åt er. Nu kommer de istället lägga sig i ankomstkön med ett systemmeddelande att valutakoden saknas. För att hantera dessa i ankomst öppnar du fakturan. När du klickar på valutakod kommer den saknade valutakoden visas nedgråad i listan, se bild nedan. I detta läget kan du välja en annan valuta eller stänga fakturan och lägga upp valutan i Control. När du sen öppnar den kommer beloppen uppdateras för den nya valutan. Om fakturan skulle vara fel har du även alternativet att makulera den under Övriga åtgärder.

Att periodisera fakturor direkt från Invoice Manager är ett enkelt sätt att få ett väl fungerande flöde i periodiseringen. Du sätter upp periodiseringen och sparar.      För att det ska fungera att periodisera över flera år behöver du säkerställa att det nya året är skapat i Control Edge. Det gör du under Inställningar / Systeminställningar / År och perioder. Klicka på nytt för att skapa nytt år. Året behöver inte vara aktiverat, bara skapat. 

När all information är ifylld på din nya användare i Användarportalen, klickar du på Spara användare. När den nya användaren skapas kommer även inloggningsinformation till Control Edge och IM att mejlas ut till användaren på den e-postadress som är angiven. Mailet skickas från vcpl@visma.com. Här finns inloggningsuppgifter och instruktioner för hur användaren gör för att logga in i respektive tjänst.  Om användaren saknar lösenordet, eller glömmer bort det, finns det möjlighet att återställa det. Då kommer det inte att finnas med något lösenord i din instruktion som du skickar ut på nytt, eftersom användaren då själv sätter lösenordet vid återställandet.

Här kommer ett tips på en bra enhetsparameter i EFH modulen Invoice Manager som heter 'BookdateReverseDays' och som med fördel kan användas vid årskiftet.      BookdateReverseDays fungerar så att om en fakturas bokföringsdatum, vid import, faller inom det angivna antalet dagar in i en månad justeras datumet till den siste i föregående månad. Det betyder att om man sätter denna parametern till "5" så kommer fakturor som importeras med ett bokföringsdatum som är inom de första fem dagarna i månaden automatiskt sättas till den siste i föregående månad. Detta kan underlätta vid tex årsskifte då man vill att fakturor som importeras in de första dagarna på det nya året men egentligen tillhör det gamla året automatiskt ska få bokföringsdatum i föregående år.   Parametern hittar man i IM Administrator under Enheter - Den aktuella enheten - Enhetsregister - Inställningar - fliken Enhetsparametrar.    

Invoice Manager - Sök faktura    I Söken har du nu möjlighet att söka på konton och objekt för samtliga företag/enheter om värden  finns i samma register i redovisningen dvs samma databas.     

Visste du att det går att återskapa en makulerad eller annullerad faktura i Invoice Manager istället för att behöva läsa in den på nytt?   Funktionen finns i Invoice Manager Administrator under menyn "Operationer", fliken "Återskapa faktura". Välj den enhet fakturan avser samt bocka i om fakturan är "Annullerad" eller "Makulerad" under rubriken "Status". Om ytterligare parametrar önskas kan ex "Ursp. fakturanr." eller "Faktura ID" fyllas i. Annars är det bara att gå vidare med "Sök". Samtliga fakturor som uppfyller dina sök krav kommer nu att listas under "Hittade fakturor från sökningen". Markera en eller flera fakturor från listan och flytta över till rutan "Valda fakturor att återskapa" med hjälp av pilarna i mitten. När önskade fakturor är valda är det bara att klicka på knappen "Återskapa" nere till höger. Fakturorna kommer då att dyka upp i ankomstregistrering alternativt leverantörsregistrering för vidare hantering. Operationer>Återskapa faktura

  Funktionen Kopia till anläggning kan vara till stor nytta för att fånga upp fakturor som bokförs på inventarier/-anläggning eller andra konton.   Det finns två funktioner. 1. Att det skapas en kopia på varje faktura som har markeringen i kontoregistret från  redovisningen eller om detta  görs manuellt ute i leverantörsfakturaflödet.  2. Skapa en preliminär anläggning till anläggningsregistret  vid definitivbokningen. Detta styrs av enhetsparameterna "Create asset" = 1  som finns i Visma Administrator   Om ni har flaggade konton i redovisningen att det är ett anläggningskonto så kommer en kopia på varje leverantörsfaktura som innehåller märkta konton att finnas i gruppkön "Kopia anläggning. Samma sak gäller om en användare som har rättighet att markera fakturan som "kopia anläggning att landa i denna kön. Kan vara bra om användaren är osäker på t ex förbrukningsinventarier över ett visst belopp skall bokföras som en kostnad men ändå vill hålla koll på inköpta telefoner eller annat.  Kopia på fakturan ligger kvar i gruppkön tills ni väljer att ta bort den från kön. Man kan även se fakturabild  och alla info från EFH modulen inne i redovisningen där IM ikonen visas.                         

I uppdatering av IM i september har det tillkommit en ny systemparameter där ni som kund kan välja om endast kombinationer av värden från den inkommande fakturan ska användas för att matcha en leverantör. Systemparametern heter CombinationOnlySupplierLookup. Om denna markeras som i bilden nedan kommer endast kombinationer användas. Om den inte är markerad fungerar matchningen som innan med både kombinationer och enskilda värden.     Hur fungerar matchningen när CombinationOnlySupplierLookup är aktiverad?   När den är aktiverad kommer matchningen ske med värdena och ordningen nedan.   1. GLN+BGnr 2. GLN+PGnr 3. ORGnr+BGnr 4. VATnr+BGnr 5. Name+BGnr 6. ORGnr+PGnr 7. VATnr+PGnr 8. Name+PGnr

I vissa fall kan det vara praktiskt att öppna upp möjligheten för att Attestering och Sakgranskning kan genomföras i samma steg. Det kan till exempel vara en tillfällig åtgärd för chefer vid oförutsedda vakanser eller användas vid lägre belopp där automatisering av flödet inte är möjligt men man önskar få en snabbare hantering. Detta styrs primärt genom Enhetsparametrarna ”AttestInCheck” och ”AttestInCheckLimit”. För att möjliggöra så att Attest kan göras i steget Sakgranskning behöver ”AttestInCheck” vara satt till 1. På enhtesprametern ”AttestInCheckLimit” ställer man sedan in från vilket belopp som det inte ska vara möjligt att attestera och sakgranska samtidigt. Om du exempelvis fyller i ”200” så kommer alla fakturor under 200 kr att vara möjliga att attestera och sakgranska i samma steg. Om denna parameter står på ”-1” är beloppet obegränsat. Två ytterligar enhetsparametrar man behöver se över är ”DiffCheckAttestSign” och ”DiffCheckAttestSignLimit”.  ”DiffCheckAttestSign” styr om systemet kräver skilda signaturer för attest och sakgranskning, för att ovan funktion ska fungera måste denna alltså vara satt till ”0”. ”DiffCheckAttestSignLimit” styr vilken beloppsgräns som ska tillåta samma signatur på Sakgranskning  och Attest. Här väljer man förslagsvis samma belopp som i ”AttestInCheckLimit”.   Notera att möjligheten att kunna attestera i sakgranskningssteget förutsätter att användaren har behörigheter och rättigheter att attestera på enheterna och beloppen.