Användartips för Control Edge

Rapporten Periodiseringar Specifikation visar de periodiseringar som har en verifikationsrad med aktuellt periodiserings-ID från registret i fältet Skapad av.   När du använt periodiseringskontot manuellt i bokföringen, är det vanligt att tillhörande periodisering i periodiseringsregistret saknas, eller att koppling mellan verifikationsrad och periodisering inte finns.  Vid korrigering av en verifikation kan en strykning ha gjorts av en rad där periodiseringskontot är bokat, medan den nya korrigerade raden saknar de värden i Ägartyp och Skapad av som fanns på den strukna raden. Då försvinner länken som gör att rapporten fungerar. När du registrerat en periodisering och behövt avbryta processen, kan registerposten fattas eller ha fått en ofullständig länk. På motsvarande sätt kan en dubblett ha skapats, om du avbryter och fortsätter processen senare. Om du saknar en periodiseringspost i registret och sätter upp en ny manuellt, behöver du länka posten till motsvarande verifikationer med hjälp av fälten Ägartyp och Skapad av för att rapporten ska visa aktuella belopp. Ursprungligt belopp inom parentes tyder på periodisering bakåt.  Du kan då behöva ta ut rapporten för en senare period för att få aktuella värden.    Vi visar tips och trix om periodisering på våra kostnadsfria webbinar. Anmäl dig här!  

Om du har registrerat funktionen periodisering på ett konto, föreslås kontot automatiskt i periodiseringsregistret när du periodiserar en verifikation.   Du sätter upp en manuell verifikation som vanligt med de kostnads- och intäktskonton som ska användas. Klicka på mappen vid det belopp som ska periodiseras, eller kryssa i rutorna för att periodisera flera rader samtidigt. När du väljer flera rader samtidigt, behöver du välja samma fördelningsdatum för alla rader. Fyll i fördelningen i fönstret som visas, och spara.      Om du väljer att periodisera enstaka rad, kommer du vidare till registret när du klickar på mappen. Där fyller du i de uppgifter som saknas och klickar på knappen Fördela.   När du sparat registerposten, kommer du tillbaka till verifikationen. Nu har kostnadskontot uppdaterats till aktuellt periodiseringskonto och i fälten Ägartyp och Skapad av finns nu den information som behövs för att länka transaktionerna till periodiseringsposten. För att periodiseringen ska fungera, behöver du nu spara verifikationen.    Det periodiserade beloppet kostnadsför du därefter under Redovisning / Operationer. I en verifikation där du kostnadsför en periodisering, ska Ägartyp och Skapad av innehålla "Periodisering" respektive aktuellt periodisering ID i fälten Ägartyp och Skapad av. 

  På våra kostnadsfria webbinar har du möjlighet att lära dig mer om Control Edge och får se några av de tips & trix som finns för att underlätta din vardag. På vårens första webbinar, visar vi hur du själv kan hitta en lösning på vanliga frågor från användare om flöden och processer inom ekonomisk administration.    Varmt välkommen att anmäla dig här!  

Du kan logga förändringar som görs i register. För att kunna göra detta behöver du ha satt upp loggningen under Inställningar / Systeminställningar / Loggning. Den loggning som görs avser tiden efter att satt upp loggningen.    Under fliken Loggningsmallar finns fördefinierade mallar som avser de vanligaste registren att logga, för att underlätta att komma igång. När du valt mall, kryssar du de fält du vill logga och klickar på Spara. Under fliken Logga Administration kan du därefter ta bort om du exempelvis bara vill logga när information infogas, uppdateras eller tas bort i någon tabell. Du kan också lägga till rader genom att fylla i loggtyp, aktuell tabell och vilket fält som ska loggas.   I loggningsrapporten som finns under Inställningar / Systeminställningar / Loggningsrapport kan du ladda fram vad som loggats för en specifik tabell, kolumn och loggtyp. Det går att göra olika urval för att begränsa resultatet i loggningsrapporten. I rapporten kan du också se datum för förändringen samt användaren som utfört den.   I utskriftscentralen finns också en lite mer lättläst loggningsrapport under System / Dagliga rapporter. Här kan du även se när rapporten är utskriven och av vem.   

Du kan periodisera flera år framåt om du skapar de år som periodiseringen avser. Åren behöver bara skapas, inte aktiveras. Du skapar åren under Inställningar / Systeminställningar / År och perioder.      Periodisera därefter som vanligt, från försystem, leverantörs- eller kundreskontra, alternativt från bokföringsorder.      Vill du veta mer om periodisering? Hör av dig till oss på visma.control@visma.com.

Under fliken Utbildning här på Visma Community kan du anmäla dig till våra kostnadsfria webbinar. Om du råkade missa något av dem, kan du i efterhand se en inspelning av genomgången.    Hör av dig till visma.control@visma.com, så skickar vi en länk till webbinaret. 

I Användarportalen kan du välja en befintlig mall för behörigheter till din användare.       Om du vill sätta upp en ny användarmall gör du det direkt i Control Edge under Inställningar / Systeminställningar / Användare. Klicka på knappen Ny Mall:     På fliken användarinformation anges mallens ID, namn, e-post, eventuell standardaffäresenhet och vilka affärenheter användaren ska ha tillgång till. Fältet använd som mall är automatiskt ikryssat.    Därefter fylls resterande flikar på användaren i med privilegier, eventuella objekt och grupper samt verifikations- och reskontraserier.      När du sparat syns mallen direkt i Användarportalens lista på mallar för aktuell databas. Välj mallen på aktuell användare, och spara.     När du sparat i Användarportalen har din användare samtliga privilegier enligt mallen. I Control Edge och på fliken privilegier för användaren kan du kontrollera att samtliga privilegier är satta på mallen istället för direkt på användaren.      Har du frågor eller funderingar om Användarportalen? Skriv din fråga i vår kundportal. 

En förutsättning för att momsrapporten ska fungera är att momskoderna är upplagda enligt standarduppsättning och kopplade till aktuella konton. Momskoderna har en fast definiering på momsrapporten som utgår från Skatteverkets regler. Du sätter upp och redigerar momskoderna under Redovisning / Register / Momskoder.    Momskoderna kopplar du därefter till de konton i din kontoplan som innehåller underlagen för moms samt till de momskonton som innehåller momsen. Inställningarna gör du under Redovisning / Register / Konton. Vid kontering kommer då det aktuella kontots momskod och momssats att föreslås. Förslaget kan ändras i transaktionen.        Eftersom momskontona markeras, kan du enkelt få en överblick över alla konton som innehåller moms med exempelvis 25 % under Redovisning / Sök / Verifikationsrader. Här kan du även kontrollera vilka transaktioner som hamnat på vilken momskod.    Som hjälpmedel vid misstämningar kan rapporten Momsavstämning i Utskriftscentralen användas. Här listas transaktioner med momskod, där det bokförda momsbeloppet inte stämmer mot använd momskod och belopp som momsen har beräknats från.   Om du har frågor och funderingar som gäller moms, kontakta oss på visma.control@visma.com. 

I likviditetsanalysen kan du läsa in poster från kund- och leverantörsreskontran, men också lägga till manuella likviditetsposter som exempelvis löner och momsredovisning. Då kan du enklare få en överblick av in- och utbetalningar, samt planera ditt behov av likvida medel för kommande period.   Du hittar likviditetsanalysen under Redovisning / Sök / Likviditetsanalys. I kolumnen Disponibelt visas disponibelt belopp efter valt datumintervall. Du kan lägga in IB för att följa hur balansen kommer att förändras på ditt konto. Saldot ser du längst ner till höger i fönstret.    När du läser fram informationen, kan du välja om du vill inkludera: Redan förfallna fakturor Kund- eller leverantörsreskontra Ankomstregistrerade eller spärrade reskontraposter.      Du kan ställa in intervallet för likviditetsflödet som ett tal mellan 1 och 255. Tidigare fanns en maxgräns på 27.   Har du frågor om likviditetsanalysen? Hör av dig till oss på visma.control@visma.com.

Har du sett att du numera kan spara bilagor på upp till 10 MB per fil, så länge du inte behöver skicka dem till Approval? Filtyper som fungerar i Control är bmp, doc, docx, gif, jpeg, jpg, odt, pdf, png, rtf, tif, tiff, xls, xlsx och zip.   För att se bilagan i OLE fältet i vyn verifikationsrader, behöver du lägga bilagan på radnivå. 

Att schemaläggaren kan användas för automatisering av processer har vi tagit upp i tidigare artiklar. Du kan exempelvis överföra verifikations- eller fakturaloggar som du importerat.   Det är nu möjligt att även schemalägga med upprepning per minut. Det är särskilt användbart för att få en kontinuerlig uppdatering av exempelvis register eller har flera affärsenheter, då du annars hade behövt sätta upp flera uppgifter för samma sak.      Kontakta oss på visma.control@visma.com om du har frågor och funderingar om du har andra frågor om automatisering av processer. 

Genom att använda schemaläggaren, kan du automatisera en del av faktureringsprocessen.  Du kan t ex överföra fakturaloggar, bokföra fakturor och skicka fakturor dagligen. Gör så här:    Välj Schemaläggare / Schemaläggare, och den uppgift du vill schemalägga, t ex överför fakturaloggar, samt ett namn på ditt schema.      Välj ett datum och en tid för när processen ska påbörjas, samt hur ofta processen ska upprepas med hjälp av i fälten Återkommande och Intervall. Du kan också välja ett Slutdatum om du vill ha ett sådant. Det kan exempelvis bli aktuellt om du vill hantera transaktioner vid årsskiftet manuellt, och därför sätter slutdatum månaden före.     Om du vill begränsa för vilka affärsenheter och reskontraserier som processen ska utföras, anger du det under Uppgiftsinformation. Här kan du också ange ett bokföringsdatum.    Om du vill radera fakturaloggarna efter att schemaläggaren överfört dem, kryssar du rutan “Radera fakturaloggar efter överföring”. Du har också möjlighet att välja om du vill kontrollera sambandsregler eller inte.      När du bokför fakturor med schemaläggaren gör du på samma sätt som ovan, men kan välja en eller flera verifikationsserier.    Du även välja uppgiften “Skicka fakturor dagligen”. Då fyller du i så som tidigare nämnts, och kan filtrera på affärsenhet, samt fylla i vilka betalningssätt som gäller. Du kan också välja att automatiskt uppdatera Betalningsorderstatus till Utskriven när utskicket har gjorts.    Kontakta oss på visma.control@visma.com om du vill veta mer om fakturering eller schemaläggaren. 

Har du sett att du kan använda färgformattering för att markera rader direkt i Control?   Om du får ett stort urval poster när du laddar fram information exempelvis under Redovisning / Sök, kan du förtydliga vissa fält så att de syns bättre. Klicka på kugghjulet till höger om radrubrikerna, och välj färgformattering.      Välj i vilken kolumn sökt värde finns, exempelvis Konto, vilket villkor som ska gälla för färgen och vilken färg som ska användas för bakgrund och text. Du kan välja att markera bara beloppet eller hela raden. Klicka därefter på Spara.    Du kan lägga till flera separat villkor, kolumner och färger samtidigt.      Hör av dig om du har frågor och funderingar. 

I uppdatering av IM i september har det tillkommit en ny systemparameter där ni som kund kan välja om endast kombinationer av värden från den inkommande fakturan ska användas för att matcha en leverantör. Systemparametern heter CombinationOnlySupplierLookup. Om denna markeras som i bilden nedan kommer endast kombinationer användas. Om den inte är markerad fungerar matchningen som innan med både kombinationer och enskilda värden.     Hur fungerar matchningen när CombinationOnlySupplierLookup är aktiverad?   När den är aktiverad kommer matchningen ske med värdena och ordningen nedan.   1. GLN+BGnr 2. GLN+PGnr 3. ORGnr+BGnr 4. VATnr+BGnr 5. Name+BGnr 6. ORGnr+PGnr 7. VATnr+PGnr 8. Name+PGnr

Förra veckan tipsade vi om hur du byter lösenord. Om du inte får igenom ditt lösenordsbyte, kan du börja med att säkerställa följande:   Lösenordet får inte innehålla ditt användar-ID Du behöver ha minst 8 tecken Välj 3 av följande: versaler, gemener, nummer och symboler Bokstäverna å, ä och ö kan inte användas.   Hör av dig annars, så hjälper vi dig vidare. 

Nytt lagkrav - Rapportera in betalningstider Företag med mer än 250 anställda ska, en gång per år rapportera in betalningstider för leverantörer med färre än 250 anställda Antal anställda anges på leverantören Organisationsnummer måste anges på leverantören (Ställ in att fältet ska vara obligatoriskt att fylla i) Rapporten heter leverantörsinformation Control Edge  - Standardfunktion Antal anställda hämtas från "Antal anställda på leverantören Antal anställda uppdateras via integration mot Inyett med Schemaläggaren

Med anledning av att vi får många frågor på att återställa lösenord nu efter sommaren, publicerar vi på nytt vår artikel från i somras. Har du glömt ditt lösenord och vill återställa det?   1. Öppna https://login.microsoftonline.com/     Skriv in ditt användarnamn och klicka på Nästa Välj Jag har glömt mitt lösenord     4. Ange E-postadress eller användarnamn och fyll i tecknen på bilden. Välj Nästa.     5. Välj E-post         Notera: Lösenordet får inte innehålla ditt användar-ID och måste vara minst 8 tecken långt, med minst 3 av följande: stora bokstäver, små bokstäver, nummer och symboler.  

Om du försöker läsa in en SIE fil mer än en gång, får du ett felmeddelande.      För att kunna läsa in filen på nytt, behöver du först ändra flaggan från 1 till 0 i filen.      Därefter går det bra att läsa in SIE-filen på nytt.    Har du fler frågor om SIE filer? Kontakta oss på visma.control@visma.com. 

Om du inte hittar dina bilagor på OneDrive, kan du börja med att kontrollera att OneDrive är synkat. Du bör ha två OneDrive-ikoner i aktivitetsfältet. Det ska finnas ett moln för Control Edge och ett för din lokala dator.  Om det bara finns ett moln behöver du klicka på Dolda ikoner i Aktivitetsfältet. Om det finns en molnikon med ett  rött kryss, eller om ikonen är gråmarkerad och överstruken, klicka på ikonen och logga in med ditt windowskonto.     Öppna därefter det fönster inne ifrån Control Edge där du försökte hitta filerna. Högerklicka på OneDrive ute till vänster och välj sedan alternativet Öppna i nytt fönster.    Vill du veta mer om OneDrive för Control Edge? Ladda ner manualen här. 

För att registrera den ränta som i internredovisning avser kostnaden för att binda kapital i anläggningstillgångar, väljer du Anläggning / Register / Anläggning. Räntesats, konto och objekt hämtas från aktuell anläggning. Uppgifterna kan alternativt hämtas från aktuell anläggningstyp, alternativt från systeminställningar och fliken Reskontra och anläggningsinställningar.    Klicka på Redigera för att lägga till internränta på en befintlig anläggningstillgång och välj fliken Internränta.  Ange startdatum, ränterutin samt debet- och kreditkonto med tillhörande objekt.  Klicka på Spara  Du väljer därefter Anläggning / Internränta för att bokföra internräntan. Beräkningen görs på ingående bokfört restvärde för varje anläggning, där registrerad internränta finns.   Ange bokföringsdatum och fritext För simulering ska inte vara ikryssad Filtrera på affärsenhet eller anläggningstyp, eller lämna fälten tomma Klicka på Ladda Om räntan är korrekt på anläggningarna, kan internräntan bokföras och en rapport skrivas ut.   Vill du veta mer om anläggningstillgångar? Välkommen till vårt webbinar!