Användartips för Control Edge

Vi har flera alternativ på hur rutinen återkommande faktura skall hanteras. Nu  har vi stöd för att  ni kan själva ställa in ett val per leverantör om ni inte vill att konteringsreferens skall läsas in vid import av nya fakturor.   Detta görs via Invoice Manager administrator    Enhetsregister\Enheter\Leverantörer\Extra Info   Markera "Använd inte konteringsreferens vi matchning mot återkommande faktura"   Om du redan har värde i mallarna kommer dessa att ignoreras vid import av nya fakturor som får träff på denna leverantörsmallen.        

Du kan nu utan extra kostnad göra en automatisk uppdatering av dina valutakurser direkt från Riksbanken. I tidigare versioner har det behövts en anpassning, men funktionen finns nu som standard i Control Edge. Du kan hämta de valutor som redan finns upplagda under Redovisning / Register / Valuta.    Riksbanken publicerar nya valutakurser två gånger om dagen, med något olika tidpunkter för olika valutor. Vi rekommenderar att du sätter klockslag för uppdatering till en gång per dag och på eftermiddagen.    Så här gör du för att aktivera uppdateringen:   Gå in under ”Schemaläggare/Schemaläggare” Klicka på knappen ”Ny” för att skapa ett nytt schema. Välj uppgiften ”Uppdatera valutor”. Ange ett schemanamn. Datum = Första gången schemat skall köras. Tid = Klockslaget schemat skall köras. Återkommande = Vid vilket intervall skall schemat köras. (Dag/vecka/månad) Intervall = Hur ofta skall schemat köras. Slutdatum = Vid vilket datum skall schemat sluta Ange en meddelandemottagare Klicka på knappen ”Spara” för att spara schemat.   Har du frågor och funderingar? Kontakta oss på visma.control@visma.com. 

Nu kan du söka på OCR nummer och finns med som en egen kolumn i sökresultatet.    Sökning på OCR  

Med hjälp av Schemaläggaren kan du få uppgifter att utföras automatiskt vid en viss tidpunkt. Du behöver då ha behörigheten Admin på privilegiet Scheduler.   För att sätta upp schema för en uppgift, väljer du Schemaläggare / Schemaläggare och klickar på Ny. När du väljer vilken typ av uppgift du ska lägga upp, visas olika vyer beroende på vad som är relevant för din schemaläggning.    När du skickar fakturor via schemaläggare finns det numera möjlighet att dagligen skicka alla fakturor som har aktuellt fakturadatum. Vi rekommenderar att du ställer in ett klockslag för körningen på kvällen, så att alla dagens fakturor är förberedda och bokförda.  

Du kan utföra uppgifter automatiskt vid en vald tidpunkt genom att sätta upp dem i ett schema. För att kunna använda schemaläggning behöver du ha rollen Admin på privilegiet Scheduler. Så här gör du:   Gå in på Schemaläggare / Schemaläggare i menyn till höger på skärmen och klicka på Ny för att göra en ny schemaläggning. Välj arbetsuppgift som ska schemaläggas:   Skapa påminnelser Periodiseringar Skicka fakturor dagligen Överföra verifikationslogg Bokföra verifikationer Avskrivningar Fastighetsskatter Överföra verifikationsloggar Överföra fakturaloggar Bokföra fakturor Uppdatera valutor Inyett Beroende på vilket val som görs kommer olika urval visas som är relevant för just det specifika jobbet. Gemensamma uppgifter är startdatum för jobbet, klockslag för start, hur ofta upprepning ska göras; t ex intervall 1 och återkommande månad för en gång varje månad, slutdatum om ett sådant finns. Det är möjligt att begränsa till exempelvis specifik affärsenhet, reskontraserie, verifikationsserie och periodiseringskonto i filtreringen.    Den person som är uppsatt som mottagare för meddelanden får information om att jobbet har utförts eller ett felmeddelande på startsidan i Control Edge. Om meddelandet avser en specifik databas visas detta endast i relevant databas.   En av de senaste funktionerna i Schemaläggaren är att överföra verifikationsloggar. En förbättring som gjorts är att Schemaläggaren fungerar även efter att Control tjänsten har startats om.     Läs om nyheter och förbättringar i senaste releasenotes för Control Edge.   

Hej på er!   Startsidan är det första vi möts av varje dag när vi loggar in i Control Edge, så varför inte nyttja den fullt ut? Det finns nämligen flertalet fina funktioner som kan göra ert dagliga arbete mer effektivt.   Startsidan är individuellt anpassningsbar, vilket innebär att respektive användare själv kan välja vilken information som presenteras. För anpassa sin startsida klickar man på Ctrl + E så öppnas editeringsläget. Då kan du enkelt välja bland de olika "widgetarna" som finns tillgängliga för att bygga upp startsidan precis så som du vill ha den. I nedan bild ser ett exempel på en startsida där alla widgetar är tillgängliga.   Nedan följer en kort beskrivning kring respektive widget: Meddelanden- Här får du notifieringar från t.ex autopay, approval, men även meddelanden om att det är dags att låsa/stänga period.   Snabbval- Min personliga favorit, här får du direktlänkar till de olika funktioner du senast använt i Control edge, samt även dina favoriter.   RSS Feed- Här kan du lägga till en rss-länk till en nyhetssida för att få nyhetsuppdateringar direkt på startsidan i Control Edge. T.ex kan du googla på svt eller DI rss så finner du deras rss-länk.   Uppgifter- Den digitala ersättaren till dina kära post-it-lappar. Här kan du nu föra digitala anteckningar direkt på startsidan som du enkelt kan checka av.    Dokument- Länka till dokument eller mappar som du ofta använder, t.ex till din Onedrive.   Länkar- Här finns direktlänkar till forumet, hjälpavsnitt, nyheter mm. Du kan även själv lägga till länkar till hemsidor du ofta använder.   Vid frågor och funderingar kan du alltid vända dig till visma.control@visma.com   Ha nu en skön sommar!      

Om du vill läsa release notes för tidigare och senaste versionen kan du klicka på länken direkt på startsidan i Invoice Manager, se gulmarkering nedan.      . 

Du som fakturerar direkt i Control Edge, kan med kryssrutan "Använd OCR i kundfaktureringen" under Inställningar / Systeminställningar / Systeminställningar och fliken Reskontra och anläggning, styra ifall OCR nummer automatiskt ska genereras på dina fakturor.    Nu kan du även kopiera fakturor, utan att OCR fältet kopieras.     

Semestern närmar sig och det finns det en del att tänka på för er som arbetar i Control Edge.   -Tänk på att testa igenom rutiner och flöden som semestervikarier ska utföra.  T ex skapa en betalning eller göra en import. Säkerställ att hela flödet och alla steg har gåtts igenom.   -För att undvika felbokningar bör man stänga de perioder som man inte arbetar i. Vi rekommenderar endast två perioder öppna samtidigt. Det är även möjligt att låsa verifikationsserier.    -Supporten är bemannad hela sommaren.    Har ni frågor kring rutinerna ovan vänligen maila till Visma.control@visma.com

Har du många olika konton du loggar in på med hjälp av Microsoft Authenticator? Med Control Edge kan det bli några stycken och ofta kan de vara svåra att hålla isär.    För att underlätta kan du enkelt byta namn på de olika kontona i Microsoft Authenticator. Det gör du genom att: 1. Öppna Microsoft Authenticator 2. Välj det konto du vill byta namn på 3. Klicka på kugghjulet uppe till höger En bild som visar Microsoft Authenticator 4. Klicka på kontonamnet och skriv in det nya. Klicka på Klart. En bild som visar rutan där kontonamn ändras i Microsoft Authenticator   Färdigt!

Som vi skrev om i en tidigare artikel, kan du som är administratör i Användarportalen nu bevilja tillfällig access i din tjänst från Visma, till en konsult eller rådgivare på supporten.    Direkt när du valt person, tjänst samt tidsbegränsning och klickat på knappen uppdatera, kan du se vem som har tillgång i listan, samt när sista datum för access är.      Konsulten får då ett meddelande om att tillgång beviljats. Som vi tidigare nämnt kommer tillgång automatiskt att nekas efter slutdatum. Det är också möjligt att ta bort åtkomsten manuellt före utsatt datum, genom att ta bort krysset för aktuell tjänst.     Hör av dig till visma.control@visma.com om du har frågor eller funderingar. 

Har du många databaser i din inloggningslista?    Numera visas databaserna i alfabetisk ordning när du ska logga in, för att underlätta ditt arbete.     Hör av dig till visma.control@visma.com om du har funderingar som gäller funktionalitet eller flöden i Control Edge. 

I Utskriftscentralen finns rapporten Momsavstämning, som kan vara till hjälp vid inför redovisning av moms.      I rapporten listas transaktioner med momskod, där det bokförda momsbeloppet inte stämmer mot använd momskod och belopp som momsen har beräknats från. För att momsavstämningen ska fungera ska momskoder har satts upp och vara kopplade till aktuella konton.    En förbättring som har gjorts jämfört med tidigare versioner är att alla konton med kryssrutan "momskonto" markerad i kontoregistret, nu är borttagna från rapporten, vilket underlättar avstämningen.     Hör av dig till visma.control@visma.com om du har frågor om momsredovisning.

I utskriftscentralen kan du enkelt söka rapporter via sökfältet. Då slipper du leta i menyn till vänster. Skriv t ex kundreskontra, om du vill se vilka du kan välja mellan, eller budget om du vill ta fram en resultaträkning där du har med budgetkolumn/-er.      I resultaträkningen kan du se vilka rad- och kolumndefinitioner som används i rapporten. Om du vill ändra ordningen på eller lägga till rader i din resultat- eller balansräkning, kan du redigera raddefinitionen i ColRows. Vi rekommenderar att du tar en kopia av originaldefinitionen och ändrar i den istället för i originalet.     Om du vill göra beräkningar i din rapport, rekommenderar vi att du använder Analys för Excel som rapporteringsverktyg istället för rapporterna i Utskriftscentralen. Våra konsulter kan hjälpa dig att sätta upp rad- och kolumndefinitioner, vilket vi rekommenderar om du inte tidigare arbetat i ColRows eller om du vill ha extra stöd.      Vill du veta mer om rapportering? Kontakta oss på visma.contro@visma.com.

Via InExchange Network Portal kan du se vilket ursprung en leverantörsfaktura har, om det är pdf, papper (skannad) eller e-faktura.   Gå till Mottagna fakturor och via välj kolumner läggs Ursprung till.     Kontakta leverantörerna som fortfarande skickar pdf- och pappersfakturor till er och be om e-faktura! Fördelarna med e-faktura är att kvalitén är bättre, kostnaden lägre och mottagandet av fakturan är snabbare.

Undvik att läsa in samma Excelfil dubbelt genom att bocka i "Dublettkontroll av fil" under mappningsinformationen.  Läser du in samma Excelfil igen så får du ett felmeddelande!         

Betalningsorder är en lista som visar vilka betalningar som skapats och skickats för betalning. Den kan skrivas ut som sista steg under Inköp / Skapa betalning. Listan är däremot inte obligatorisk att skriva ut för att betalningen ska fungera. För att få struktur brukar våra kunder välja att antingen arbeta med betalningsordern konsekvent, eller att inte skriva ut den alls. Om du missar att uppdaterar status mellan betalningar, kommer samma betalningar med även till nästa gång du skapar en betalning med samma datumintervall. När du uppdaterat status, har du kanske märkt att du inte kan skriva ut listan igen.    Vi kan tipsa om att du kan gå in under Inköp / Sök och ladda fram fakturorna, samt därefter ändra till ej utskriven i fältet Betalningsorder. Du kommer till fönstret där du ändrar, genom att klicka på knappen Redigera, eller dubbelklicka på fakturan.    Behöver du hjälp med betalningar eller rapporter? Kontakta visma.control@visma.com.

Koppla, ändra eller ta bort en mall på en användare i Control Edge  görs nu direkt från Användarportalen.    

Fältet antal anställda är nu obligatoriskt fält vid leverantörsregistrering. Rapporten Avstämning Leveranstörsinformation visar antal anställda.   Leverantörsinformation      

Med avtalsfakturering kan du fakturera kunder som har fasta avtal eller abonnemang. Om du regelbundet fakturerar samma kunder med samma produkter och/eller tjänster kan du enkelt genomföra månadens fakturering för alla avtalskunder gemensamt.    Du skapar ett avtal som du kan generera fakturor från. I avtalet väljer du produkter och tjänster, samt vilka priser och rabatter som ska finnas. Du kan även välja hur ofta en faktura ska skapas.   Så här gör du: Skapa avtal under Försäljning / Fakturering / Avtalsfakturering, och fliken Skapa avtal. Välj Nytt avtal. Ange affärsenhet, kund, avtalsgrupp och avtalsnamn.  Ange Startdatum (obligatoriskt) och ev Slutdatum.  Första fakturadatum är det första datum när en faktura kan skapas från avtalet. I annat fall gäller avtalets startdatum som första fakturadatum.  Ange vilket intervall som ska gälla för avtalsfaktureringen, t ex 1 för varje månad eller 3 för varje kvartal.  På fliken Inställningar fyller du i uppgifter om t ex periodisering.  Fyll i artikelnummer, antal och objekt för kontering. Klicka på Spara.   Uppdatering av avtal gör du under Försäljning / Operationer. Välj Uppdatera avtalsfakturor för att komplettera kundinformation på avtalen eller Justera priser för att ändra priser. Ett tips är att uppdatera avtalen för att säkerställa att alla förändringar i kundregistret har uppdaterats före varje avtalsfakturering. Du kan välja vilka uppgifter som ska korrigeras och vilka avtal som ska påverkas.   Du skapar dina avtalsfakturor under Försäljning / Fakturering / Avtalsfakturering och fliken Skapa avtalsfakturor. Här ser du vilka avtal som finns, när de senast har fakturerats och du kan inaktivera eller återaktivera avtal.      För att skapa en faktura markerar du de avtal som du vill skapa fakturor för och klickar på Generera. När du valt reskontraserie och fakturadatum kan du klicka på generera på nytt. Fakturan hamnar då i samma faktureringsflöde som övriga fakturor, under Försäljning / Fakturering och fliken Bokför fakturor.  Behöver du veta mer om fakturering? Kontakta visma.control@visma.com.