Användartips för Control Edge

Om du har registrerat funktionen periodisering på ett konto, föreslås kontot automatiskt i periodiseringsregistret när du periodiserar en verifikation.   Du sätter upp en manuell verifikation som vanligt med de kostnads- och intäktskonton som ska användas. Klicka på mappen vid det belopp som ska periodiseras, eller kryssa i rutorna för att periodisera flera rader samtidigt. När du väljer flera rader samtidigt, behöver du välja samma fördelningsdatum för alla rader. Fyll i fördelningen i fönstret som visas, och spara.      Om du väljer att periodisera enstaka rad, kommer du vidare till registret när du klickar på mappen. Där fyller du i de uppgifter som saknas och klickar på knappen Fördela.   När du sparat registerposten, kommer du tillbaka till verifikationen. Nu har kostnadskontot uppdaterats till aktuellt periodiseringskonto och i fälten Ägartyp och Skapad av finns nu den information som behövs för att länka transaktionerna till periodiseringsposten. För att periodiseringen ska fungera, behöver du nu spara verifikationen.    Det periodiserade beloppet kostnadsför du därefter under Redovisning / Operationer. I en verifikation där du kostnadsför en periodisering, ska Ägartyp och Skapad av innehålla "Periodisering" respektive aktuellt periodisering ID i fälten Ägartyp och Skapad av. 

  På våra kostnadsfria webbinar har du möjlighet att lära dig mer om Control Edge och får se några av de tips & trix som finns för att underlätta din vardag. På vårens första webbinar, visar vi hur du själv kan hitta en lösning på vanliga frågor från användare om flöden och processer inom ekonomisk administration.    Varmt välkommen att anmäla dig här!  

Visste du att du kan alltid skicka en kopia av verifikationen oavsett status i Approval? Denna funktion finns både om verifikationen är aktiv i  flödet eller är klar.   Sök upp din verifikation  och välj rad eller sök upp verifikation i Min Historik         Öppna ärendet och välj Andra Åtgärder i Undermeny till Höger      Dialogen Skicka e-post öppnas och fyll i mottagare och text som du vill ha med i mailet och gör de val som är aktuella. När du är klar klickar du på Skicka.   Såhär  kan mailet se ut som når mottagaren    

Du kan logga förändringar som görs i register. För att kunna göra detta behöver du ha satt upp loggningen under Inställningar / Systeminställningar / Loggning. Den loggning som görs avser tiden efter att satt upp loggningen.    Under fliken Loggningsmallar finns fördefinierade mallar som avser de vanligaste registren att logga, för att underlätta att komma igång. När du valt mall, kryssar du de fält du vill logga och klickar på Spara. Under fliken Logga Administration kan du därefter ta bort om du exempelvis bara vill logga när information infogas, uppdateras eller tas bort i någon tabell. Du kan också lägga till rader genom att fylla i loggtyp, aktuell tabell och vilket fält som ska loggas.   I loggningsrapporten som finns under Inställningar / Systeminställningar / Loggningsrapport kan du ladda fram vad som loggats för en specifik tabell, kolumn och loggtyp. Det går att göra olika urval för att begränsa resultatet i loggningsrapporten. I rapporten kan du också se datum för förändringen samt användaren som utfört den.   I utskriftscentralen finns också en lite mer lättläst loggningsrapport under System / Dagliga rapporter. Här kan du även se när rapporten är utskriven och av vem.   

Invoice Manager - Sök faktura    I Söken har du nu möjlighet att söka på konton och objekt för samtliga företag/enheter om värden  finns i samma register i redovisningen dvs samma databas.     

Du kan periodisera flera år framåt om du skapar de år som periodiseringen avser. Åren behöver bara skapas, inte aktiveras. Du skapar åren under Inställningar / Systeminställningar / År och perioder.      Periodisera därefter som vanligt, från försystem, leverantörs- eller kundreskontra, alternativt från bokföringsorder.      Vill du veta mer om periodisering? Hör av dig till oss på visma.control@visma.com.

I Control Edge kan du ha två aktiva år öppna samtidigt, t.ex. 2023 och 2024, vilket gör det möjligt att registrera verifikationer på båda åren. Om du inte behöver registrera en verifikation, utan bara vill sätta upp en periodisering framåt, kan du skapa flera år utan att aktivera dem.    När du skapat ett nytt år aktiverar du kalendern för att undvika förfallodatum på dagar som inte är bankdagar, och bokför beräknat resultat på balans- och resultaträkningen för 2022. Innan du byter år behöver du låsa 2022. Observera att du inte kan öppna ett år igen när du väl låst det.    När du bytt år till 2024, rekommenderar vi att du låser de perioder på de nya året som du inte ska arbeta med för tillfället, och ser över verifikations- och reskontraserier.    Ladda ner vår guide för årsbyte. 

Under fliken Utbildning här på Visma Community kan du anmäla dig till våra kostnadsfria webbinar. Om du råkade missa något av dem, kan du i efterhand se en inspelning av genomgången.    Hör av dig till visma.control@visma.com, så skickar vi en länk till webbinaret. 

I Användarportalen kan du välja en befintlig mall för behörigheter till din användare.       Om du vill sätta upp en ny användarmall gör du det direkt i Control Edge under Inställningar / Systeminställningar / Användare. Klicka på knappen Ny Mall:     På fliken användarinformation anges mallens ID, namn, e-post, eventuell standardaffäresenhet och vilka affärenheter användaren ska ha tillgång till. Fältet använd som mall är automatiskt ikryssat.    Därefter fylls resterande flikar på användaren i med privilegier, eventuella objekt och grupper samt verifikations- och reskontraserier.      När du sparat syns mallen direkt i Användarportalens lista på mallar för aktuell databas. Välj mallen på aktuell användare, och spara.     När du sparat i Användarportalen har din användare samtliga privilegier enligt mallen. I Control Edge och på fliken privilegier för användaren kan du kontrollera att samtliga privilegier är satta på mallen istället för direkt på användaren.      Har du frågor eller funderingar om Användarportalen? Skriv din fråga i vår kundportal. 

GLN (Global Location Number) används av företag som vill identifiera platser och parter i leveranskedjan. Det kan finnas flera fysiska eller digitala platser för ett och samma organisationsnummer, alternativt flera delar hos juridiska personer som exempelvis förvaltningar hos en myndighet.   Om du missat att ange GLN där det är obligatoriskt, kan i vissa fall fakturan gå iväg som en pappersfaktura. Trots att du fyllt i fakturamallen som du ska och även om det i InExchange portalen finns angivet att mottagaren accepterar e-faktura.    När du anger GLN nummer direkt på kundkortet så kommer det med när du skickar din e-faktura.   

Fråga:  Försvinner vår historik ifall vi migrerar ifrån Control till Edge? Svar:  Nej, all data följer med. Bokföringshistorik mm.

En förutsättning för att momsrapporten ska fungera är att momskoderna är upplagda enligt standarduppsättning och kopplade till aktuella konton. Momskoderna har en fast definiering på momsrapporten som utgår från Skatteverkets regler. Du sätter upp och redigerar momskoderna under Redovisning / Register / Momskoder.    Momskoderna kopplar du därefter till de konton i din kontoplan som innehåller underlagen för moms samt till de momskonton som innehåller momsen. Inställningarna gör du under Redovisning / Register / Konton. Vid kontering kommer då det aktuella kontots momskod och momssats att föreslås. Förslaget kan ändras i transaktionen.        Eftersom momskontona markeras, kan du enkelt få en överblick över alla konton som innehåller moms med exempelvis 25 % under Redovisning / Sök / Verifikationsrader. Här kan du även kontrollera vilka transaktioner som hamnat på vilken momskod.    Som hjälpmedel vid misstämningar kan rapporten Momsavstämning i Utskriftscentralen användas. Här listas transaktioner med momskod, där det bokförda momsbeloppet inte stämmer mot använd momskod och belopp som momsen har beräknats från.   Om du har frågor och funderingar som gäller moms, kontakta oss på visma.control@visma.com. 

Visste du att det går att återskapa en makulerad eller annullerad faktura i Invoice Manager istället för att behöva läsa in den på nytt?   Funktionen finns i Invoice Manager Administrator under menyn "Operationer", fliken "Återskapa faktura". Välj den enhet fakturan avser samt bocka i om fakturan är "Annullerad" eller "Makulerad" under rubriken "Status". Om ytterligare parametrar önskas kan ex "Ursp. fakturanr." eller "Faktura ID" fyllas i. Annars är det bara att gå vidare med "Sök". Samtliga fakturor som uppfyller dina sök krav kommer nu att listas under "Hittade fakturor från sökningen". Markera en eller flera fakturor från listan och flytta över till rutan "Valda fakturor att återskapa" med hjälp av pilarna i mitten. När önskade fakturor är valda är det bara att klicka på knappen "Återskapa" nere till höger. Fakturorna kommer då att dyka upp i ankomstregistrering alternativt leverantörsregistrering för vidare hantering. Operationer>Återskapa faktura

I likviditetsanalysen kan du läsa in poster från kund- och leverantörsreskontran, men också lägga till manuella likviditetsposter som exempelvis löner och momsredovisning. Då kan du enklare få en överblick av in- och utbetalningar, samt planera ditt behov av likvida medel för kommande period.   Du hittar likviditetsanalysen under Redovisning / Sök / Likviditetsanalys. I kolumnen Disponibelt visas disponibelt belopp efter valt datumintervall. Du kan lägga in IB för att följa hur balansen kommer att förändras på ditt konto. Saldot ser du längst ner till höger i fönstret.    När du läser fram informationen, kan du välja om du vill inkludera: Redan förfallna fakturor Kund- eller leverantörsreskontra Ankomstregistrerade eller spärrade reskontraposter.      Du kan ställa in intervallet för likviditetsflödet som ett tal mellan 1 och 255. Tidigare fanns en maxgräns på 27.   Har du frågor om likviditetsanalysen? Hör av dig till oss på visma.control@visma.com.

Har du sett att du numera kan spara bilagor på upp till 10 MB per fil, så länge du inte behöver skicka dem till Approval? Filtyper som fungerar i Control är bmp, doc, docx, gif, jpeg, jpg, odt, pdf, png, rtf, tif, tiff, xls, xlsx och zip.   För att se bilagan i OLE fältet i vyn verifikationsrader, behöver du lägga bilagan på radnivå. 

Att schemaläggaren kan användas för automatisering av processer har vi tagit upp i tidigare artiklar. Du kan exempelvis överföra verifikations- eller fakturaloggar som du importerat.   Det är nu möjligt att även schemalägga med upprepning per minut. Det är särskilt användbart för att få en kontinuerlig uppdatering av exempelvis register eller har flera affärsenheter, då du annars hade behövt sätta upp flera uppgifter för samma sak.      Kontakta oss på visma.control@visma.com om du har frågor och funderingar om du har andra frågor om automatisering av processer. 

  Funktionen Kopia till anläggning kan vara till stor nytta för att fånga upp fakturor som bokförs på inventarier/-anläggning eller andra konton.   Det finns två funktioner. 1. Att det skapas en kopia på varje faktura som har markeringen i kontoregistret från  redovisningen eller om detta  görs manuellt ute i leverantörsfakturaflödet.  2. Skapa en preliminär anläggning till anläggningsregistret  vid definitivbokningen. Detta styrs av enhetsparameterna "Create asset" = 1  som finns i Visma Administrator   Om ni har flaggade konton i redovisningen att det är ett anläggningskonto så kommer en kopia på varje leverantörsfaktura som innehåller märkta konton att finnas i gruppkön "Kopia anläggning. Samma sak gäller om en användare som har rättighet att markera fakturan som "kopia anläggning att landa i denna kön. Kan vara bra om användaren är osäker på t ex förbrukningsinventarier över ett visst belopp skall bokföras som en kostnad men ändå vill hålla koll på inköpta telefoner eller annat.  Kopia på fakturan ligger kvar i gruppkön tills ni väljer att ta bort den från kön. Man kan även se fakturabild  och alla info från EFH modulen inne i redovisningen där IM ikonen visas.                         

Genom att använda schemaläggaren, kan du automatisera en del av faktureringsprocessen.  Du kan t ex överföra fakturaloggar, bokföra fakturor och skicka fakturor dagligen. Gör så här:    Välj Schemaläggare / Schemaläggare, och den uppgift du vill schemalägga, t ex överför fakturaloggar, samt ett namn på ditt schema.      Välj ett datum och en tid för när processen ska påbörjas, samt hur ofta processen ska upprepas med hjälp av i fälten Återkommande och Intervall. Du kan också välja ett Slutdatum om du vill ha ett sådant. Det kan exempelvis bli aktuellt om du vill hantera transaktioner vid årsskiftet manuellt, och därför sätter slutdatum månaden före.     Om du vill begränsa för vilka affärsenheter och reskontraserier som processen ska utföras, anger du det under Uppgiftsinformation. Här kan du också ange ett bokföringsdatum.    Om du vill radera fakturaloggarna efter att schemaläggaren överfört dem, kryssar du rutan “Radera fakturaloggar efter överföring”. Du har också möjlighet att välja om du vill kontrollera sambandsregler eller inte.      När du bokför fakturor med schemaläggaren gör du på samma sätt som ovan, men kan välja en eller flera verifikationsserier.    Du även välja uppgiften “Skicka fakturor dagligen”. Då fyller du i så som tidigare nämnts, och kan filtrera på affärsenhet, samt fylla i vilka betalningssätt som gäller. Du kan också välja att automatiskt uppdatera Betalningsorderstatus till Utskriven när utskicket har gjorts.    Kontakta oss på visma.control@visma.com om du vill veta mer om fakturering eller schemaläggaren. 

Har du sett att du kan använda färgformattering för att markera rader direkt i Control?   Om du får ett stort urval poster när du laddar fram information exempelvis under Redovisning / Sök, kan du förtydliga vissa fält så att de syns bättre. Klicka på kugghjulet till höger om radrubrikerna, och välj färgformattering.      Välj i vilken kolumn sökt värde finns, exempelvis Konto, vilket villkor som ska gälla för färgen och vilken färg som ska användas för bakgrund och text. Du kan välja att markera bara beloppet eller hela raden. Klicka därefter på Spara.    Du kan lägga till flera separat villkor, kolumner och färger samtidigt.      Hör av dig om du har frågor och funderingar. 

I uppdatering av IM i september har det tillkommit en ny systemparameter där ni som kund kan välja om endast kombinationer av värden från den inkommande fakturan ska användas för att matcha en leverantör. Systemparametern heter CombinationOnlySupplierLookup. Om denna markeras som i bilden nedan kommer endast kombinationer användas. Om den inte är markerad fungerar matchningen som innan med både kombinationer och enskilda värden.     Hur fungerar matchningen när CombinationOnlySupplierLookup är aktiverad?   När den är aktiverad kommer matchningen ske med värdena och ordningen nedan.   1. GLN+BGnr 2. GLN+PGnr 3. ORGnr+BGnr 4. VATnr+BGnr 5. Name+BGnr 6. ORGnr+PGnr 7. VATnr+PGnr 8. Name+PGnr