Användartips för Control Edge

I Control Edge kan du ha två aktiva år öppna samtidigt, t.ex. 2023 och 2024, vilket gör det möjligt att registrera verifikationer på båda åren. Om du inte behöver registrera en verifikation, utan bara vill sätta upp en periodisering framåt, kan du skapa flera år utan att aktivera dem.    När du skapat ett nytt år aktiverar du kalendern för att undvika förfallodatum på dagar som inte är bankdagar, och bokför beräknat resultat på balans- och resultaträkningen för 2022. Innan du byter år behöver du låsa 2022. Observera att du inte kan öppna ett år igen när du väl låst det.    När du bytt år till 2024, rekommenderar vi att du låser de perioder på de nya året som du inte ska arbeta med för tillfället, och ser över verifikations- och reskontraserier.    Ladda ner vår guide för årsbyte. 

Du vet väl att du nu kan kontera din fakturor i IM Mobil!   Konteringsmöjlighet finns i sakgransknings-och atteststeget Samma rättigheter och behörigheter som man har i webben Stöd för periodiseringar och fastighetsmoms   IM Mobil ingår för alla som kör Control Edge.   Du använder din smartphones webbläsare Safari, Chrome, Firefox eller Edge. När du fått en länk av din systemadministratör till Control Edge Invoice Manager klickar du på länken och loggar in på samma sätt som i webben. Inloggning sker med samma konto som inloggning till Invoice Manager webb. Ett tips att spara en länk till IM Mobile som genväg i din smartphone.  

Du som fakturerar direkt i Control Edge, kan med kryssrutan "Använd OCR i kundfaktureringen" under Inställningar / Systeminställningar / Systeminställningar och fliken Reskontra och anläggning, styra ifall OCR nummer automatiskt ska genereras på dina fakturor.    Nu kan du även kopiera fakturor, utan att OCR fältet kopieras.     

Finns  möjligt att exportera fakturabilder som tillhör de fakturor som presenteras i sökresultatet i fakturasöken. En knapp med namnet Ladda ner kommer att visas i vyn för sökresultatet och vid nedladdning kommer ett komprimerat filpaket att sparas ner innehållande fakturabilderna. Möjligheten att ladda ner fakturabilder styrs via en rättighet på roll/användare.   

Har du sett att du kan använda färgformattering för att markera rader direkt i Control?   Om du får ett stort urval poster när du laddar fram information exempelvis under Redovisning / Sök, kan du förtydliga vissa fält så att de syns bättre. Klicka på kugghjulet till höger om radrubrikerna, och välj färgformattering.      Välj i vilken kolumn sökt värde finns, exempelvis Konto, vilket villkor som ska gälla för färgen och vilken färg som ska användas för bakgrund och text. Du kan välja att markera bara beloppet eller hela raden. Klicka därefter på Spara.    Du kan lägga till flera separat villkor, kolumner och färger samtidigt.      Hör av dig om du har frågor och funderingar. 

Vi bjuder in alla med supportavtal för Control Edge till vårt exklusiva webbinar. Här får du chansen att ta del av praktiska tips och knep för att maximera användningen av Control Edge, så du kan spara tid och effektivisera ditt dagliga arbete. Vi visar även direkt i applikationen för att säkerställa en interaktiv och lärorik upplevelse.   Här är några av de ämnen vi kommer att täcka under webbinariet:   Visma.net Administration Hur du kan kombinera användare, affärsenheter och behörigheter för användare i Autopay och Approval.  Excelimport med bilaga Upptäck hur du kan effektivisera import och export av data, med hjälp av organiserade mallar och samlade rader per affärsenhet. Klimatmodulen - för ökad hållbarhet Förstå hur du kan hantera och rapportera utsläpp per avdelning samt bidra till hållbarhet inom företaget. AI baserad förslags kontering Dra nytta av AI för att få konteringsförslag baserat på tidigare fakturor, vilket automatiserar och förbättrar redovisningsprocessen. Export av data Exportera bilagor vid exempelvis försäljning av bolag samt momsrapporten till Skatteverket.   Delta och få praktiska verktyg som gör ditt arbetsliv inom redovisning smidigare och mer produktivt. Anmäl dig här!

Beskrivning över alla kortkommandona hittar ni i er IM webb genom att klicka på frågetecknet uppe till höger. Vill ni veta vilka kortkommando som finns innan ni själva letar upp listan och börjar testa så kommer de här.   Kommando         Beskrivning Shift> + T Öppna mallar Anm:Samma kommando kan användas inne i funktionen mallar när man ska lägga till ny mall. <Shift> + N Lägg till rad Anm:Samma kommando kan användas i funktionen mallar för att lägga till rad i en ny mall. <Shift> + D Ta bort rad i konteringsgriden Anm:Samma kommando kan användas i funktionen mallar för att ta bort en rad i vid upplägg av ny mall. <Alt> + <Shift> + A Välj alla konteringsrader i konteringsgriden Anm:Samma kommando kan användas i funktionen mallar för konteringsgriden vid editering av mallar????. <Alt> + <Shift> + Q Ta bort valda konteringsrader i konteringsgriden Anm:Samma kommando kan användas funktionen mallar för konteringsgriden vid editering av mallar?? <Shift> + S Skicka faktura <Alt> + <Shift> + P Skriv ut fakturabild <Alt> + <Shift> + F Öppna faktura i full vy <Ctrl> + <Shift> + 1 Fokus första fält?? <Ctrl> + <Shift> + 2 Ta bort fokus fält?? <Shift> + Z Övriga åtgärder - Annullera faktura <Shift> + I Övriga åtgärder - Skicka faktura till utredning <Shift> + Y Övriga åtgärder - Skicka faktura åter steget sakgranskning <Shift> + X Övriga åtgärder - Skicka faktura åter steget attest <Shift> + G Övriga åtgärder - Starta om faktura <Shift> + K Övriga åtgärder - Skicka kopia på faktura <Shift> + W Övriga åtgärder - Bevaka faktura <Shift> + M Övriga åtgärder - Manuell order matchning <Alt> + <Shift> + M Övriga åtgärder - Automatisk order matchning

Behöver du ett enkelt sätt att skapa en budget eller prognos? Med Control Edge är det smidigt att sätta upp en budget som passar just dina behov. Här kommer några tips på hur du kommer igång på ett enkelt sätt:   Välj budgettyp: I Control Edge kan du välja mellan två huvudtyper av budgetar: Årsbudget och Periodbudget. Om hela årets belopp ska anges i en post, välj "Årsbudget". För mer detaljerade budgetar där periodspecifika belopp anges, är "Periodbudget" ditt naturliga val.   Smart fördelning: Periodbudget kan kopplas till en standard fördelningsnyckel, vilket gör att beloppen smidigt fördelas jämnt över årets alla månader. Självklart kan du anpassa denna fördelning efter dina behov. Ett annat alternativ är att använda procentuell fördelning per månad om du t ex har en säsongspåverkad verksamhet.     Flexibilitet med indexering: Vill du justera budgeten med en given procentsats? Indexeringen kan hjälpa dig att snabbt uppdatera redan registrerade budgetvärden baserat på förändrade förutsättningar.   Vill du veta mer om budgetering? Hör av dig med frågor i supportportalen. 

I IM Mobile är det enkelt att kontrollera konteringen på sina fakturor och både sakgranska och attestera dem.  När du loggar in i IM Mobile så kommer du direkt till din fakturalista där du ser alla fakturor som ligger för åtgärd. Klicka på vald faktura för att få en snabb översikt över fakturan och kunna se fakturabilden.    För vissa kan detta vara ett alternativ istället för att lägga in vikarier under sommarsemestern då man enkelt själv behandlar sina fakturor i mobilen.  

Du kan inte ångra en utrangering. Det du kan göra är att lägga upp anläggningen på nytt.  Du lägger då upp en anläggning manuellt i anläggningsregistret men då kommer du inte att få med dig bokföringen och de gjorda avskrivningarna. Så i första hand behöver du veta hur du vill lösa bokföringen så att den blir rätt. Du kan kan även skapa en verifikation med inköpet men då blir det inte rätt inköpsdatum på den anläggningen som skapas per automatik i den bokningen. Så det är flera parametrar att tänka på. För mer information gällande ditt specifika ärende kontakta supporten [email protected]   Logga in om du vill kommentera ifall inlägget var till nytta, eller om du vill gilla inlägget. 

Ett sätt att automatisera processer är att använda schemaläggaren. Bl a kan du schemalägga intäkts- och kostnadsföring av periodiseringar för den aktuella perioden. Du kan välja att utföra schemat dagligen, eftersom det inte kommer orsaka att dubbletter skapas i din periodisering. Du kan sätta startdatum tidigast dagen efter dagens datum. Tänk på att du kan utföra periodisering framåt i tiden med schemaläggaren, t ex för nästa månad.    Gemensamma uppgifter för all schemaläggning är startdatum för jobbet, klockslag för start, hur ofta upprepning ska göras; t ex intervall 1 och återkommande månad för en gång varje månad, slutdatum om ett sådant finns. Det är möjligt att begränsa till exempelvis specifik affärsenhet, reskontraserie, verifikationsserie och periodiseringskonto i filtreringen.    Vi rekommenderar att du känner till hur periodiseringsprocessen fungerar utan schemaläggare innan du sätter upp schemaläggningen.   Har du frågor och funderingar som rör periodisering? Logga in i Visma Community för att testa vår AI chat! Exempel på frågor du kan ställa till boten:   Varför stämmer inte rapporten Periodisering, specifikation med huvudboken? Hur kan jag se i rapporten Periodisering, specifikation om en faktura är bakåtperiodiserad?

Invoice Manager - Sök faktura    I Söken har du nu möjlighet att söka på konton och objekt för samtliga företag/enheter om värden  finns i samma register i redovisningen dvs samma databas.     

I vissa fall kan det vara praktiskt att öppna upp möjligheten för att Attestering och Sakgranskning kan genomföras i samma steg. Det kan till exempel vara en tillfällig åtgärd för chefer vid oförutsedda vakanser eller användas vid lägre belopp där automatisering av flödet inte är möjligt men man önskar få en snabbare hantering. Detta styrs primärt genom Enhetsparametrarna ”AttestInCheck” och ”AttestInCheckLimit”. För att möjliggöra så att Attest kan göras i steget Sakgranskning behöver ”AttestInCheck” vara satt till 1. På enhtesprametern ”AttestInCheckLimit” ställer man sedan in från vilket belopp som det inte ska vara möjligt att attestera och sakgranska samtidigt. Om du exempelvis fyller i ”200” så kommer alla fakturor under 200 kr att vara möjliga att attestera och sakgranska i samma steg. Om denna parameter står på ”-1” är beloppet obegränsat. Två ytterligar enhetsparametrar man behöver se över är ”DiffCheckAttestSign” och ”DiffCheckAttestSignLimit”.  ”DiffCheckAttestSign” styr om systemet kräver skilda signaturer för attest och sakgranskning, för att ovan funktion ska fungera måste denna alltså vara satt till ”0”. ”DiffCheckAttestSignLimit” styr vilken beloppsgräns som ska tillåta samma signatur på Sakgranskning  och Attest. Här väljer man förslagsvis samma belopp som i ”AttestInCheckLimit”.   Notera att möjligheten att kunna attestera i sakgranskningssteget förutsätter att användaren har behörigheter och rättigheter att attestera på enheterna och beloppen.

Om du vill simulera beräkning av fastighetsskatt för en anläggning, går du in under Anläggning / Anläggning och väljer aktuell fastighet samt fliken Taxeringsvärde.      När du trycker på knappen Beräkna visas de två alternativa beräkningarna. I det första alternativet som presenteras hämtas det taxeringsvärdet som angivits under Inställningar / Systeminställningar / Systeminställningar och fliken Anläggningar, fliken Reskontra och anläggning inställningar samt antalet lägenheter eller småhus. Beloppet multipliceras med maxbelopp per lägenhet eller småhus. Värdena adderas för att få det omräknade värdet.     I det andra alternativet hämtas enbart det angivna taxeringsvärdet. Det multipliceras med den %-sats för respektive fastighetstyp som är angiven under Inställningar / Systeminställningar / Systeminställningar och fliken Anläggningar och reskontra. Resultatet blir det alternativa omräknade värdet.      Du bokför skatten under Anläggning / Fastighetsskatter, där Control Edge automatiskt väljer det mest fördelaktiga alternativet. Det finns också möjlighet att sätta upp bokföringen av fastighetsskatt i schemaläggaren.      Har du frågor eller vill ha hjälp av en konsult? Kontakta oss på [email protected]. 

Rubrik Överskriden Sakgranskning/Attest visas inne på fakturan i IM.   De nya rubrikerna är: Överskriden Sakgranskning och Kopia överskriden Sakgranskning Överskriden attest och Kopia överskriden Sakgranskning    

InExchange har på sin hemsida uppdaterat sina vanligaste frågor och svar om fakturaskanning och avvikelsehantering.   På nedan länkar kan ni läsa mer. https://support.inexchange.com/hc/sv/articles/360000038818-Vanliga-fr%C3%A5gor-om-fakturaskanning#4 https://support.inexchange.com/hc/sv/articles/360009541298-Skanning-Avvikelsehantering     Under nedan länk ser du hur man undersöker om en leverantör kan skicka e-faktura. https://community.visma.com/t5/Anvandartips-for-Control-Edge/Undersok-om-leverantoren-kan-skicka-e-faktura/ta-p/726970

I Control Edge finns flödet avstämning bokslut, som tagits fram för att möta dagens redovisningsbehov. Här beskriver vi processen för att stämma av balanskonton vid bokslutet och belyser några funktioner. Börja processen under Redovisning / Avstämning bokslut. Här listas alla relevanta balanskonton med saldo, och du kan ange avstämt belopp samt bifoga anteckningar och bilagor för varje konto. Innan du påbörjar avstämning av en ny period, behöver du avmarkera dina avstämningar från förra perioden. Kryssa i “Ladda även redan avstämda konton” för att få fram raderna. Klicka på Avmarkera alla och spara.   Välj affärsenhet och period du behöver stämma av. Klicka på 'Ladda' för att se det inledande, periodens och avslutande saldo för varje konto. Du har möjlighet att exkludera konton med nollsaldo samt stängda konton.      Du kan hämta belopp som du vill stämma av från rapporter eller försystem. Ange det belopp du hämtat i kolumnen “Avstämt belopp”. Om det finns en differens, specificeras den automatiskt i kolumnen "Differens". Du kan välja att acceptera en differens om du vet att korrigeringen kommer falla på plats framöver, exempelvis i nästa månad.   Att bifoga bilder av verifikationer kan förbättra insyn och förenkla revisionen. Du kan se vem som senast stämde av ett konto, vilket underlättar samarbetet med kollegor. Det finns möjligheten att automatiskt låsa konton när du angett UB Belopp, vilket markeras i kolumnen "Låst". Skulle differens finnas kan kontot ändå låsas. När avstämningen är klar, kan du generera en rapport under månadsrapporter i utskriftscentralen.   Vill du ha fler tips? Anmäl dig till webbinar. 

I Control Edge finns det två sätt att lägga på förbestämda privilegier på användaren. Det första alternativet är att lägga på en mall på användaren.    Mallen lägger du på användaren via användarportalen när du antingen skapar upp en ny användare eller när du väljer att redigera en användare. I rutan för Databas finner du rullistor för "Template". I Template kan du sedan välja vilken mall som ska sättas på användaren. Mallen, om den inte redan finns skapad sedan innan, skapar du I Control Edge genom att klicka på "Ny mall" inne i Inställningar - Systeminställningar - Användare. Fyll i de relevanta uppgifterna och privilegierna som mallen ska baseras på och spara sedan.      Det andra alternativet är att skapa upp privilegieroller som sedan kopplas på användaren. För att skapa en Privilegieroll går du till Inställningar - Systeminställningar - Privilegieroller och klickar på "Ny". Fyll i de Privilegier som rollen ska baseras på och spara sedan. Rollen kopplas sedan inne på användaren och fliken Privilegier och fältet "Rättighetsroll" 

Öppna fakturan i IM I vänstermarginalen på fakturabilden visas information om från vilken e-postadress fakturan har skickats från och till, samt tidpunkt om det är en skannad faktura.     För att enklare kunna läsa information kan du klicka på knappen Rotera och vända fakturabilden.   Har ni fortfarande många leverantör som skickar papper och pdf fakturor? Genom att byta till elektroniska fakturor (e-faktura) kan ni få ett smidigare flöde. Se nedan länk hur du enkelt kan undersöka om en leverantör har möjlighet att skicka e-faktura.   (Beskrivning utgår ifrån att Inexchange är er tjänsteleverantör) https://community.visma.com/t5/Anvandartips-for-Control-Edge/Undersok-om-leverantoren-kan-skicka-e-faktura/ta-p/726970   https://community.visma.com/t5/Anvandartips-for-Control-Edge/Hur-far-man-leverantorer-att-skicka-e-faktura/ta-p/712832

Referenser är en viktig del av hanteringen av fakturainformation och används för att säkerställa korrekt adressering och kontering av inkommande fakturor.   I IM Admin läggs Adresseringsreferenser och Konteringsreferenser upp i samma register: Enheter > Enhetsregister > Inställningar, fliken Referenser.   Med hjälp av referenser i återkommande fakturamallar så kan ni effektivisera och automatisera stora delar av hanteringen av fakturor.   Läs mer om Återkommande fakturamallar https://community.visma.com/t5/Anvandartips-for-Control-Edge/Automatisera-mera/ta-p/645595   Det är först när man tar emot en e-faktura som båda referenser kan finnas. På skannande fakturor är det bara en referens som används, den blir då adresseringsreferensen.   När endast Adresseringsreferens finns kan både mottagare och konto/objekt hämtas från denna referens. När endast Konteringsreferens finns hämtas endast konto och objekt från denna. Om både en Adresseringsreferens och Konteringsreferens finns kommer mottagare hämtas från Adresseringsreferensen och eventuella konton och objekt hämtas från Konteringsreferensen.      Genom att ange referenser korrekt kan ni automatisera fakturahanteringen, där rätt faktura styrs till rätt mottagare och konteras automatiskt. Det minskar manuellt arbete, minimerar fel och skapar ett effektivt och smidigt fakturaflöde.