Användartips för Control Edge

Invoice Manager - Sök faktura    I Söken har du nu möjlighet att söka på konton och objekt för samtliga företag/enheter om värden  finns i samma register i redovisningen dvs samma databas.     

I Control Edge kan du ha två aktiva år öppna samtidigt, t.ex. 2023 och 2024, vilket gör det möjligt att registrera verifikationer på båda åren. Om du inte behöver registrera en verifikation, utan bara vill sätta upp en periodisering framåt, kan du skapa flera år utan att aktivera dem.    När du skapat ett nytt år aktiverar du kalendern för att undvika förfallodatum på dagar som inte är bankdagar, och bokför beräknat resultat på balans- och resultaträkningen för 2022. Innan du byter år behöver du låsa 2022. Observera att du inte kan öppna ett år igen när du väl låst det.    När du bytt år till 2024, rekommenderar vi att du låser de perioder på de nya året som du inte ska arbeta med för tillfället, och ser över verifikations- och reskontraserier.    Ladda ner vår guide för årsbyte. 

GLN (Global Location Number) används av företag som vill identifiera platser och parter i leveranskedjan. Det kan finnas flera fysiska eller digitala platser för ett och samma organisationsnummer, alternativt flera delar hos juridiska personer som exempelvis förvaltningar hos en myndighet.   Om du missat att ange GLN där det är obligatoriskt, kan i vissa fall fakturan gå iväg som en pappersfaktura. Trots att du fyllt i fakturamallen som du ska och även om det i InExchange portalen finns angivet att mottagaren accepterar e-faktura.    När du anger GLN nummer direkt på kundkortet så kommer det med när du skickar din e-faktura.   

Du som fakturerar direkt i Control Edge, kan med kryssrutan "Använd OCR i kundfaktureringen" under Inställningar / Systeminställningar / Systeminställningar och fliken Reskontra och anläggning, styra ifall OCR nummer automatiskt ska genereras på dina fakturor.    Nu kan du även kopiera fakturor, utan att OCR fältet kopieras.     

Vi bjuder in dig som har supportavtal i Control Edge att ta del av några av våra bästa tips. Tanken är att du ska få idéer om hur du kan använda Control Edge på ett sätt som spar tid i ditt dagliga arbete, så vi visar även direkt i applikationen.   Exempel på innehåll:   Användarportalen Vad du gör om du glömt ditt lösenord Vanliga frågor om Import/Export Förenkla dina avstämningsprocesser Automatisera processer med schemaläggaren   Klicka här för se webbinaret

Med anledning av att vi får många frågor på att återställa lösenord nu efter sommaren, publicerar vi på nytt vår artikel från i somras. Har du glömt ditt lösenord och vill återställa det?   1. Öppna https://login.microsoftonline.com/     Skriv in ditt användarnamn och klicka på Nästa Välj Jag har glömt mitt lösenord     4. Ange E-postadress eller användarnamn och fyll i tecknen på bilden. Välj Nästa.     5. Välj E-post         Notera: Lösenordet får inte innehålla ditt användar-ID och måste vara minst 8 tecken långt, med minst 3 av följande: stora bokstäver, små bokstäver, nummer och symboler.  

Nu kan du som godkännare bli guidad med stegvis instruktioner i AutoPays gränssnitt. Vi är glada att kunna börja med denna form av användarstöd, som kompletterar de beskrivningar och FAQ som sedan tidigare finns i vår hjälpfunktion.   Den digitala guidningen följer dig genom en funktion och visar t ex inställningar. Vår första guide gäller den detaljerade vyn för godkännande.   Guiden presenterar sig när du ska godkänna betalningar.     Du kan också aktivera guiden igen när du vill, genom att klicka på symbolen:        

En förutsättning för att momsrapporten ska fungera är att momskoderna är upplagda enligt standarduppsättning och kopplade till aktuella konton. Momskoderna har en fast definiering på momsrapporten som utgår från Skatteverkets regler. Du sätter upp och redigerar momskoderna under Redovisning / Register / Momskoder.    Momskoderna kopplar du därefter till de konton i din kontoplan som innehåller underlagen för moms samt till de momskonton som innehåller momsen. Inställningarna gör du under Redovisning / Register / Konton. Vid kontering kommer då det aktuella kontots momskod och momssats att föreslås. Förslaget kan ändras i transaktionen.        Eftersom momskontona markeras, kan du enkelt få en överblick över alla konton som innehåller moms med exempelvis 25 % under Redovisning / Sök / Verifikationsrader. Här kan du även kontrollera vilka transaktioner som hamnat på vilken momskod.    Som hjälpmedel vid misstämningar kan rapporten Momsavstämning i Utskriftscentralen användas. Här listas transaktioner med momskod, där det bokförda momsbeloppet inte stämmer mot använd momskod och belopp som momsen har beräknats från.   Om du har frågor och funderingar som gäller moms, kontakta oss på visma.control@visma.com. 

Har du många olika konton du loggar in på med hjälp av Microsoft Authenticator? Med Control Edge kan det bli några stycken och ofta kan de vara svåra att hålla isär.    För att underlätta kan du enkelt byta namn på de olika kontona i Microsoft Authenticator. Det gör du genom att: 1. Öppna Microsoft Authenticator 2. Välj det konto du vill byta namn på 3. Klicka på kugghjulet uppe till höger En bild som visar Microsoft Authenticator 4. Klicka på kontonamnet och skriv in det nya. Klicka på Klart. En bild som visar rutan där kontonamn ändras i Microsoft Authenticator   Färdigt!

Om du försöker läsa in en SIE fil mer än en gång, får du ett felmeddelande.      För att kunna läsa in filen på nytt, behöver du först ändra flaggan från 1 till 0 i filen.      Därefter går det bra att läsa in SIE-filen på nytt.    Har du fler frågor om SIE filer? Kontakta oss på visma.control@visma.com. 

Med den nya import av verifikationer som tidigare var en anpassning, får du en flexibel hantering av Excelunderlag. Du kan mappa upp information i Excel, och importera den som verifikationer i en logg. För att göra mappningen behöver du privilegiet “Mappning av Excelfiler” som finns i kategorin Plugin under Systeminställning / Användare; välj aktuell användare och fliken Privilegier. Du kan ange flera bolag samtidigt och även göra koncerninterna bokningar. Vi rekommenderar att du inte blandar raderna för olika bolag, eftersom de läses in i turordning. Flera mappningsmallar kan användas utifrån olika underlag, och filen kan läsas in flera gånger. Att tänka på är att det inte finns stöd för bilagor eller för Approval verifikationer. Om du byter inloggningsspråk i Control Edge behöver du göra en ny mappning. Så här gör du:   Spara Excelfilen på FileTransfer (T:) Välj Import / Export och fliken Excel Importinställningar och klicka på “Ny”. Kryssa i rutan Kolumnhuvud om översta raden i din Excelfil innehåller rubriker. Kategorisera kolumnerna efter kolumntyp, där N/A står för “Används ej”; columnindex motsvaras av kolumnnummer i Excelfilen och custom är ett fast värde.   Gå in under Redovisning / Verifikationer / Överför verifikationsloggar/Import för att importera filen. Välj filen och klicka på “Starta”. Bekräfta att importen är ok. 

Ett sätt att automatisera processer är att använda schemaläggaren. Bl a kan du schemalägga intäkts- och kostnadsföring av periodiseringar för den aktuella perioden. Du kan välja att utföra schemat dagligen, eftersom det inte kommer orsaka att dubbletter skapas i din periodisering. Du kan sätta startdatum tidigast dagen efter dagens datum. Tänk på att du kan utföra periodisering framåt i tiden med schemaläggaren, t ex för nästa månad.    Gemensamma uppgifter för all schemaläggning är startdatum för jobbet, klockslag för start, hur ofta upprepning ska göras; t ex intervall 1 och återkommande månad för en gång varje månad, slutdatum om ett sådant finns. Det är möjligt att begränsa till exempelvis specifik affärsenhet, reskontraserie, verifikationsserie och periodiseringskonto i filtreringen.    Vi rekommenderar att du känner till hur periodiseringsprocessen fungerar utan schemaläggare innan du sätter upp schemaläggningen.   Har du frågor och funderingar som rör periodisering? Logga in i Visma Community för att testa vår AI chat! Exempel på frågor du kan ställa till boten:   Varför stämmer inte rapporten Periodisering, specifikation med huvudboken? Hur kan jag se i rapporten Periodisering, specifikation om en faktura är bakåtperiodiserad?

Finns  möjligt att exportera fakturabilder som tillhör de fakturor som presenteras i sökresultatet i fakturasöken. En knapp med namnet Ladda ner kommer att visas i vyn för sökresultatet och vid nedladdning kommer ett komprimerat filpaket att sparas ner innehållande fakturabilderna. Möjligheten att ladda ner fakturabilder styrs via en rättighet på roll/användare.   

Har du sett att du kan använda färgformattering för att markera rader direkt i Control?   Om du får ett stort urval poster när du laddar fram information exempelvis under Redovisning / Sök, kan du förtydliga vissa fält så att de syns bättre. Klicka på kugghjulet till höger om radrubrikerna, och välj färgformattering.      Välj i vilken kolumn sökt värde finns, exempelvis Konto, vilket villkor som ska gälla för färgen och vilken färg som ska användas för bakgrund och text. Du kan välja att markera bara beloppet eller hela raden. Klicka därefter på Spara.    Du kan lägga till flera separat villkor, kolumner och färger samtidigt.      Hör av dig om du har frågor och funderingar. 

Semestern närmar sig och det finns det en del att tänka på för er som arbetar i Visma Control Edge.   Tänk på att testa igenom rutiner och flöden i Visma Control Edge  som semestervikarier ska utföra.  T ex skapa en betalning eller göra en import. Säkerställ att hela flödet och alla steg har gåtts igenom.   -För att undvika felbokningar bör man stänga de perioder som man inte arbetar i. Vi rekommenderar endast två perioder öppna samtidigt. Det är även möjligt att låsa verifikationsserier.    -Supporten  är på plats  hela sommaren.    Har ni frågor kring rutinerna ovan vänligen maila till Visma.control@visma.com

Har du sett att du numera kan spara bilagor på upp till 10 MB per fil, så länge du inte behöver skicka dem till Approval? Filtyper som fungerar i Control är bmp, doc, docx, gif, jpeg, jpg, odt, pdf, png, rtf, tif, tiff, xls, xlsx och zip.   För att se bilagan i OLE fältet i vyn verifikationsrader, behöver du lägga bilagan på radnivå. 

I avtalsmodulen  får du med dig dina konto och koddelar som du har registrerat på ditt avtal.  Via sök/redigera fliken finns funktionen export. IM Avtalsmodul - export      

Visste du att det går att återskapa en makulerad eller annullerad faktura i Invoice Manager istället för att behöva läsa in den på nytt?   Funktionen finns i Invoice Manager Administrator under menyn "Operationer", fliken "Återskapa faktura". Välj den enhet fakturan avser samt bocka i om fakturan är "Annullerad" eller "Makulerad" under rubriken "Status". Om ytterligare parametrar önskas kan ex "Ursp. fakturanr." eller "Faktura ID" fyllas i. Annars är det bara att gå vidare med "Sök". Samtliga fakturor som uppfyller dina sök krav kommer nu att listas under "Hittade fakturor från sökningen". Markera en eller flera fakturor från listan och flytta över till rutan "Valda fakturor att återskapa" med hjälp av pilarna i mitten. När önskade fakturor är valda är det bara att klicka på knappen "Återskapa" nere till höger. Fakturorna kommer då att dyka upp i ankomstregistrering alternativt leverantörsregistrering för vidare hantering. Operationer>Återskapa faktura

Genom att använda schemaläggaren, kan du automatisera en del av faktureringsprocessen.  Du kan t ex överföra fakturaloggar, bokföra fakturor och skicka fakturor dagligen. Gör så här:    Välj Schemaläggare / Schemaläggare, och den uppgift du vill schemalägga, t ex överför fakturaloggar, samt ett namn på ditt schema.      Välj ett datum och en tid för när processen ska påbörjas, samt hur ofta processen ska upprepas med hjälp av i fälten Återkommande och Intervall. Du kan också välja ett Slutdatum om du vill ha ett sådant. Det kan exempelvis bli aktuellt om du vill hantera transaktioner vid årsskiftet manuellt, och därför sätter slutdatum månaden före.     Om du vill begränsa för vilka affärsenheter och reskontraserier som processen ska utföras, anger du det under Uppgiftsinformation. Här kan du också ange ett bokföringsdatum.    Om du vill radera fakturaloggarna efter att schemaläggaren överfört dem, kryssar du rutan “Radera fakturaloggar efter överföring”. Du har också möjlighet att välja om du vill kontrollera sambandsregler eller inte.      När du bokför fakturor med schemaläggaren gör du på samma sätt som ovan, men kan välja en eller flera verifikationsserier.    Du även välja uppgiften “Skicka fakturor dagligen”. Då fyller du i så som tidigare nämnts, och kan filtrera på affärsenhet, samt fylla i vilka betalningssätt som gäller. Du kan också välja att automatiskt uppdatera Betalningsorderstatus till Utskriven när utskicket har gjorts.    Kontakta oss på visma.control@visma.com om du vill veta mer om fakturering eller schemaläggaren. 

  Funktionen Kopia till anläggning kan vara till stor nytta för att fånga upp fakturor som bokförs på inventarier/-anläggning eller andra konton.   Det finns två funktioner. 1. Att det skapas en kopia på varje faktura som har markeringen i kontoregistret från  redovisningen eller om detta  görs manuellt ute i leverantörsfakturaflödet.  2. Skapa en preliminär anläggning till anläggningsregistret  vid definitivbokningen. Detta styrs av enhetsparameterna "Create asset" = 1  som finns i Visma Administrator   Om ni har flaggade konton i redovisningen att det är ett anläggningskonto så kommer en kopia på varje leverantörsfaktura som innehåller märkta konton att finnas i gruppkön "Kopia anläggning. Samma sak gäller om en användare som har rättighet att markera fakturan som "kopia anläggning att landa i denna kön. Kan vara bra om användaren är osäker på t ex förbrukningsinventarier över ett visst belopp skall bokföras som en kostnad men ändå vill hålla koll på inköpta telefoner eller annat.  Kopia på fakturan ligger kvar i gruppkön tills ni väljer att ta bort den från kön. Man kan även se fakturabild  och alla info från EFH modulen inne i redovisningen där IM ikonen visas.