Användartips för Visma TransPA

Ett smidigt och enkelt sätt att färdigställa lönefilerna är att, efter att ha sparat lönen, navigera från löneberäkningen till exportsidan. Där kan du enkelt ladda ner de lönefiler du behöver innan du läser in dem i ditt löneprogram.   När lönerna är Godkända klicka på rutan Exportera.   En ny ruta visas där information om antalet löner som kommer att exporteras presenteras.   Efter att du har klickat på "Exportera" ges möjligheten att gå direkt till exportsidan. Klicka på länken "vill du fortsätta till exportsidan" för att fortsätta processen.           Om du väljer att spara och exportera lönen som en separat process men avvaktar med nedladdning av filer så går du istället in till export via huvudmenyn.     Oavsett vilken väg du väljer att gå så kommer du till exportsidan och dess översikt.   Arbetssätt vid nedladdning och export av lönefil 1. Titta i kolumnen "Status" längst till höger där du kommer att se det filnamn som du tidigare angav när du sparade under löneberäkningen. 2. Observera vilken status din fil har. Om statusen är "queued" eller "started" innebär det att filen ännu inte är redo för nedladdning. 3. För att filen ska bli färdig för nedladdning krävs att ni uppdaterar sidan med tex tangenten F5 eller klicka på webbsidans pil för uppdatera, tills filens status ändras från "Started/Queued" till "Completed". När statusen är "Completed" kommer dina filer samtidigt att visas i kolumnen till vänster "Färdiga filer för nedladdning".     4. Ladda ner de filerna du behöver. Filerna ligger kvar i någon månad, ifall du vill se vad som exporteras tidigare och vid behov ladda ner dom på nytt. Här visas ett exempel där flera filer har skapats. Antalet filer som genereras vid en export beror på  vilket löneprogram/löneformat du valt.    Om något skulle gå fel får du ett meddelande med anledningen till felet. Information om felet kommer även att framgå i fältet "Info" i jobbkön till höger. Klickar du på Ladda ner laddas filen direkt ner till din mapp för hämtade filer i din webbläsaren, använder du Chrome så kommer filen även att visas uppe i högra hörnet på din skärm Du kan enkelt öppna filen genom att välja "Visa i mapp" som visas på bilden nedan. Därefter kan du dra och släppa filen till importmappen i ditt löneprogram. Om du öppnar filen i Anteckningar eller Wordpad och misstänker att du kan ha gjort oavsiktliga ändringar, kan du enkelt ladda ner en ny version. Uppdatera webbsidan och klicka på "Ladda ner" igen. För säkerhets skull kan du sedan dra filen direkt till rätt mapp utan att öppna den. Dina filer sparas i Transpa i upp till en månad, så du behöver inte lagra dem på din dator, och du behöver inte heller rensa listan då denna process sker automatiskt.   Använder ni Google Chrome som webbläsare? då kan ni själva bestämma var ni vill lönefilen skall sparas. I denna artikel finns en guide på vilka inställningar ni behöver göra i webbläsaren.   

Integrationen mellan Transpa och Klartext möjliggör effektiv hantering och uppdatering av personuppgifter, vilket säkerställer konsekvens och minskar manuella inmatningar. Denna process är avgörande när anställda byter sin inloggning till Connect, så att datasynkronisering sker smidigt över plattformarna. Funktionen för Klartext-fliken i Transpa För kunder som en aktiv integration med Klartext kommer en ny flik på personkortet att finnas "Klartext" som förenklar överföringen av persondata mellan systemen. Här kan användare konfigurera inställningarna för Klartext och utföra uppdateringar. Processen är smidig – gör nödvändiga ändringar under fliken "Allmänt", och klicka sedan på "Skicka ny anställd till Klartext" eller "Uppdatera anställd i Klartext" för att överföra dessa uppdateringar till Klartext.        Skapa och Hantera Anställdas Konton Transpa erbjuder flexibilitet när du skapar och hanterar konto uppgifter för anställda. Här är hur du effektivt använder systemets funktioner för integration med Klartext: När du skapar en ny anställd: För att initiera kopplingen mellan Transpa och Klartext, börjar du att klicka på "Skicka ny anställd till Klartext". Denna funktion mappar och skapar den anställdes profil i Klartext samt överför deras grundläggande information som namn och signatur. (samma knapp används för att inaktivera en anställd till klartext) När profilen har skapats, använd funktionen "Uppdatera anställd i Klartext" för att addera ytterligare information som adress och telefonnummer. Detta säkerställer att alla relevanta detaljer är uppdaterade i Klartext. För befintliga anställda: Använd endast "Uppdatera anställd i Klartext" när du behöver ändra eller uppdatera information, såsom adressändringar eller andra kontaktuppgifter. Detta ser till att de senaste uppgifterna alltid finns i Klartext. Denna integrerade process minskar fel och förbättrar hanteringen av personuppgifter mellan Transpa och Klartext, vilket säkerställer att din data är korrekt och aktuell.

Visste du att TransPA har ett publikt API? Det senaste året har TransPA investerat mycket tid i att utveckla ett publikt API och vi kan stolt meddela att vi finns på https://developer.visma.com/api/transpa. API:et ger fantastiska möjligheter till att integrera mot andra system, för att du som kund ska kunna få ut ännu mer av ditt TransPA.   API:et växer successivt och vi fortsätter att investera mycket utvecklingstid i att kunna prata med tex tidrapporteringsappar, funktion för stämplingsklockor eller lönesystem m.m.   När du är inloggad på TransPA har du nu även en ny knapp på förstasidan som leder dig till information som du behöver för att kunna integrera med vårt publika API.   Titta gärna på vår guide för att komma igång, i PDF:en nedan.   Här finns mer att läsa om vårt API och möjlighet till integrationer

En uppskattad funktion vi erbjuder är möjligheten att importera er färdskrivardata direkt i Transpa. Vi står till tjänst för att hjälpa er komma igång med denna tjänst, som är inkluderad i er Transpa-licens. För att kunna visa färdskrivartider behöver vi skapa en koppling där vi specificerar er leverantör samt tillhandahåller viss kontoinformation. Vi erbjuder integrationer med flera olika färdskrivarleverantörer. Sök efter er leverantör nedan och följ de angivna instruktionerna.  Klicka här om ni använder mer än en leverantör av färdskrivardata   1. Ange Förarkortsnummer För att kunna hämta data i Transpa är det nödvändigt att föra in förarkortsnummer. Detta nummer ska vara antingen 14 eller 16 tecken långt. Om numret är 16 tecken, ta bort de två sista siffrorna (dessa fungerar som kontrollsiffror som visar hur många gånger kortet har förnyats eller bytts ut). För att ange förarkortsnumret, gå till startsidan, välj "Personal" och sedan den specifika anställde. Fyll i förarkortsnumret som antingen ett 14- eller 16-siffrigt nummer och välj sedan "Spara".     Tips! Logga gärna in i er färdskrivarleverantörs vy och använd funktionen kopiera/klistra in för att undvika att någon siffra blir fel.     2. Att begära koppling mellan Transpa och er leverantör av färdskrivardata Välj er leverantör i listan: Scania Stoneridge Optac 3 Idha-Online Volvo Connect TIS-Web Tacho Online     Scania För att aktivera koppling behöver ni logga ni i Scania och där själva skapa kopplingen mellan Transpa och Scania. Här skapas då ett klient-id och en hemlig nyckel. (Lägg märke till att dessa uppgifter inte är de samma som er inloggning till varken Scanias färdskrivarportal eller Scania Fleet Management.)    Skicka därefter ett mejl till [email protected] med en begäran om att få ladda upp integrationsuppgifterna via vår Filehub. OBS! Skriv inga kontouppgifter i ditt mejl. Via länken kommer ni in i filehub där ni kan addera en fil med ert klient-id och en hemlig nyckel. Ni kommer slutligen få ett bekräftelsemail så snart integrationen är aktiverad.   Skulle ni ha behov av hjälp för att nå er Scaniaportal, hänvisar vi er i första hand till er Scania återförsäljare.  Känd begränsning vid integration med Scania tillsammans med andra färdskrivarleverantörer I samband med att Scania bytte API för färdskrivarintegrationen med Transpa i juli i år 2025, har många delar av våra funktioner för hämtning av färdskrivardata fått göras om från grunden. Som enskild integration anser vi att Scania integrationen fungerar väl, men i kombination med andra integrationer, kan vissa problem förekomma. Det gäller till exempel att avgöra vilken förare som ska ha data från vilken integration och eventuella luckor i data i samband med data från dubbla integrationer är tillgängligt. Vi håller just nu på att undersöka problemet och arbetar för att hittar en lösning.    Stoneridge Optac 3 För att aktivera tjänsten behöver ni kontakta Stoneridge. De skickar därefter kontonamn, användarnamn och lösenord till [email protected] tillsammans med er begäran. Vi kopplar då på funktionen här och ni kommer få ett bekräftelsemail från oss så snart integrationen är aktiverad.      Idha-Online För att aktivera tjänsten behöver vi endast ert kontoinloggningsnamn. Som vanligtvis brukar bestå av små bokstäver. Som inloggad i idha-Online hittar ni detta under inställningar:     Skicka därefter ett mejl till [email protected] med en begäran om att få ladda upp integrationsuppgifterna via vår Filehub.  OBS! Skriv inga kontouppgifter utan begär endast en länk till filehub. Ni kommer därefter tilldelas ett bekräftelsemail så snart integrationen är aktiverad.   Det går också fint att kontakta oss via telefon och lämna över uppgifterna den vägen.   Ni behöver även aktivera tjänsten mot Transpa inne i idha-Online, vilket ni gör på följande sätt: Klicka på Tilläggstjänster i menyn                   Välj "Ny tilläggstjänst"             Klicka på Informationsdelning   Välj Transpa i listan och klicka på Lägg till och sedan på Spara  Klart!        Volvo Connect För att aktivera koppling behöver ni skapa upp ett API-konto på Volvo Connect's hemsida, samt skicka oss ert användarnamn och lösenord för detta uppskapade API-konto. Skicka därefter ett mejl till [email protected] med en begäran om att få ladda upp integrationsuppgifterna via vår Filehub. OBS! Skriv inga kontouppgifter utan begär endast en länk till filehub. Ni kommer därefter tilldelas ett bekräftelsemail så snart integrationen är aktiverad.   Följ denna guide För att skapa ett API-konto på Volvo Connect  Volvo Connect API-konto guide   TIS-Web För att aktivera Tis-Web i Transpa behöver ni kontakta er leverantör. I Sverige är detta KG Knutsson och i Norge Fartskriver. De mailar sedan nödvändiga uppgifter till oss. Ni kommer få ett bekräftelsemail från oss så snart integrationen är aktiverad. Kontaktuppgifter för KG Knutsson AB: Kontakta KGK Teknisk support [email protected] eller ring 08-923400       Tacho Online För att aktivera kopplingen till Tacho Online behöver ni kontakta Transpa Support på [email protected].        Om ni använder flera leverantörer av färdskrivardata  Transpa kan hämta färdskrivartider från flera leverantörer samtidigt. Om ni till exempel använder både IDHA och Stoneridge, kan ni ansluta båda systemen till Transpa. Vid flera aktiva kopplingar är det nödvändigt att ange för varje anställd i dess personkort varifrån deras färdskrivartider ska hämtas.       Notera att det dock inte är möjligt att hämta färdskrivartider från två olika källor samtidigt för samma anställd. Till exempel, om en förare kör en Mercedes, skickas färdskrivartiderna via Stoneridge till Transpa och "Stoneridge" markeras i Transpa för den anställde. Nästa dag kör samma förare en Scania, och dessa tider kan inte importeras till Transpa. Anledningen är att olika tekniker används för datahämtning från leverantörerna, och vi har inte möjlighet att kombinera dem.   För företag med förare som använder fordon från olika färdskrivarsystem rekommenderar vi integration med ett system som IDHA Online. Genom en enda koppling från IDHA till Transpa kan alla färdskrivartider visas och hanteras smidigt.  

Transpa erbjuder en kostnadsfri integration med vår samarbetspartner Fordonskontroll. För att lära dig mer om Fordonskontroll och de tjänster de erbjuder, kan du läsa mer här.    För att aktivera integrationen, börja med att kontakta [email protected] för att skapa ett konto. Om du redan har ett konto, eller när du har aktiverat ett, följ dessa steg.   Hämta API-token i Fordonskontroll Som administratör i Fordonskontroll kan ni enkelt hämta ert API-token för Transpa. Följ dessa steg: Navigera till Inställningar. Välj Integrationer. Klicka på Transpa. Ett fönster visas där ni kan hitta ert API-token. Klicka på knappen Kopiera för att kopiera ert API-token.   Aktivera Fordonskontroll i Transpa Nu när du har hämtat din API-token i Fordonskontroll och befinner dig i Transpa, följ dessa steg: Klicka på knappen Integrationer. Välj Fordonskontroll. Ett fält visas där du kan klistra in din API-token. Klicka på Spara.   Så här fungerar Fordonskontroll i Transpa Med integrationen i Transpa kan er personal enkelt felanmäla fordon direkt i systemet. När era anställda loggar in ser de vyn nedan. För att skapa en felanmälan till Fordonskontroll klickar de helt enkelt på knappen Fordonskontroll.   I översikten kan ni välja bland era fordon i listan Registreringsnummer.  Efter ni valt fordon visas tidigare registrering på detta specifika fordon, från Fordonskontroll.      För att registrera en ny felanmälan väljer ni registreringsnummer och feltyp, därefter skriver ni en felbeskrivning som innehåller all nödvändig information. Bekräfta genom att klicka på Spara, därefter dyker en ruta upp som bekräftar att er felanmälan är inskickad.  

I vår strävan att erbjuda våra kunder det bästa inom dataintegrering och funktionalitet, samarbetar vi med flera integrationspartners som utnyttjar vårt API. Dessa partners utökar våra erbjudanden och levererar specialiserade tjänster som möter unika behov och utmaningar. Ett API i konstant utveckling Vi fortsätter att satsa stort på vårt API och dess framtid. Vårt mål är att underlätta integrationer med olika tidrapporteringsappar, stämplingsklockor, lönesystem och mycket mer. Med dessa ansträngningar öppnas nya fantastiska möjligheter för er att optimera och effektivisera era arbetsflöden. Viktig information om inloggningsmetod Vi på TransPA befinner oss i en övergångsperiod där vi migrerar våra kunder till en ny inloggning, vilket kan påverka hur våra integrationspartners skickar användare till rätt TransPA-sida. Om din integrationspartner länkar till mytranspa.com behöver den uppdateras till connect.mytranspa.com . Vi har som mål att slutföra denna migrering under 2025. För partners som skickar färdiga data direkt till oss påverkar detta inte den nuvarande processen. Integrationspartners vi samarbetar med Du finner en lista med integrationspartners vi samarbetar med på vår webbplats: Integrationslösningar. Utöver dessa samarbetar vi även med HR-Appen, Colix, och Brightec Time. Nästa steg Utforska API:et redan idag och upptäck vilka möjligheter som passar just ditt företag. Du kan hitta mer information om vårt API här. Tveka inte att dela denna information med din integrationspartner så att de kan anpassa sina system därefter. Har du frågor eller behöver mer information? Kontakta vårt supportteam, vi är här för att hjälpa dig varje steg på vägen!

Har ni utökat er verksamhet, behöver hjälp med att registrera fler anställda i Transpa. Import av anställda till Transpa har nu blivit ännu enklare. Det behövs nu inga skriftliga medgivanden för att ge åtkomst till att skriva till er databas. Allt sådant sköts via Visma App Store. Instruktioner finns att läsa här: Transpa - import av anställda  Det som behövs är en fil, Excel eller CSV eller liknande, med information om de anställda som ska importeras. Det gäller följande fält: Förnamn Efternamn Anställningsnummer Signatur Email-adress Mobilnummer Personnummer Adress Postnummer Postort Förarkortsnummer   Mall finns att ladda ner nedan. Kontakta [email protected] och be om länk för att bifoga en fil via vår Filehub (personuppgifter ska aldrig skickas via email).  Godkänn integration mellan vårt importmodul och ert Transpa genom att integrera med vår applikation, genom att klicka här: Visma app store. Observera att du måste logga in med dina inloggningsuppgifter till Transpa, du måste ha behörigheten "Systeminställningar" samt godkänna villkoren för Visma App Store.  

(Se bifogad guide i bifogad pdf, version uppladdad 2025-02-11) Korrekt uppsatta lönearter är en förutsättning i Visma Lön för att få med sig fullständiga uppgifter vid redovisning av frånvaro i AGI-rapporten, då lönefil exporteras med underlag från TransPA. Bakgrund: Lagmässiga krav på inrapporteringen av AGI, Arbetsgivardeklarationen trädde i kraft 2024-12-17. Efter att lagen trätt i kraft krävs att lönearter för Vård av barn , Föräldraledig och 10 dgr ledighet vid barns födsel, innehåller rätt detaljer för att inrapporteringen ska bli fullständig.   Nödvändiga åtgärder som detta medför: För att det ska fungera att redovisa frånvaro på arbetsgivardeklarationen i Visma behövs tre nya lönearter.   OBS! Gör denna förändring i Visma innan ni importerar lönefilen från TransPA.   Nedan finner du en manual på hur du skapar upp lönearterna och kopplar om till befintliga lönearter.    Vad gäller för de kunder som lönematchats av TransPA före lagförändringen? (Lönematchning innebär att TransPA har ombesörjt uppsättning och konfigurerat Visma Löns lönearter tillsammans med TransPAs för att få en så bra funktionalitet som möjligt)   Svar: I och med lagändringen kraft krävs även en justering i lönematchade miljöer och den görs helt och hållet i Visma Lön enligt guiden. Gör denna förändring i Visma innan ni importerar lönefilen från TransPA.   Kopplat till lagförändringen justeras nödvändiga parametrar i våra lönematchningar från 2025 och framåt.                    

Med Webbkalkyl från Sveriges Åkeriföretag kan du utföra avancerade kostnadsberäkningar av fordon och personal. Genom att samla data från flera leverantörer är det tex möjligt att ta reda få fordonens fasta och rörliga kostnader samt att beräkna lönsamheten för era transporter. Läs mer här Nu finns en integration klar där arbetad tid per fordon och OB-timmar hämtas från TransPA och sammanställs med övrig data i Så Webbkalkyl. Vi ser fortlöpande på vilken ytterligare data som behöver hämtas.   Följande bör vara uppfyllt i TransPA för att datan skall kunna skickas:   Samtliga fordon skall registreras Gå till Fordonsregistret  i TransPA och registrera de fordon som skall användas. Fordon skall anges i tidrapporteringen. Informera de anställda om att registrera använt fordon när de tidrapporterar. Ett tips är att göra val av fordon obligatoriskt. Det görs i Verktyg -> Inställningar -> Kommunikation    Aktivering av integrationen Skriv till [email protected] och be om att aktivera integrationen till SÅ Webbkalkyl.