Användartips för Visma TransPA

Skriv till support.transpa@visma.com om du vill börja använda verktyget.     Börja använda övertidsnycklar Denna artikel beskriver hur du knyter en övertidsnyckel din personal och hur övertid beräknas i Löneberäkningen. Vill du veta hur du registrerar en övertidsnyckel och varför det kan underlätta för dig löser du först denna artikeln.   Vilken form av övertidsberäkning som skall tillämpas anges per person. Under fliken lön kan du välja mellan alternativen Enligt avtal, Enligt övertidsnyckel och Inte alls. Enligt avtal - innebär att övertiden beräknas enligt kollektivavtalets regler. Detta alternativ är alltid förvalt och tillämpas om du inte aktivt väljer något av de andra alternativen. Enligt övertidsnyckel - innebär att övertiden beräknas enligt den nyckel som du väljer. Alla regler för övertidsberäkning som finns i kollektivavtalet ersätts med det som du har angivit i den valda nyckeln. Inte alls - innebär att övertid aldrig kommer att beräknas för denna person. Välj övertidsnyckel När du väljer alternativet Enligt övertidsnyckel visa en lista över alla aktiva nycklar som har skapats. Välj den som du vill skall tillämpas för just denna person. Glöm inte att Spara för att valet skall träda i kraft. Tips! Om du vill gå igenom många personer och ange övertidsnyckel kan du använda bläddra-knapparna längst upp till höger. Du kan då snabbt hoppa till nästa person i listan och ligga kvar på samma flik.   Beräkna lön I löneberäkningen arbetar du på samma sätt som tidigare. För personer med en angiven övertidsnyckel kommer den avtalsstyrda övertiden att ersättas med nyckelns beräkning men presenteras på exakt samma sätt. Det presenteras en lönerad för övertiden, du kan klicka på den för att få information om hur den har beräknats och du kan även flytta övertiden till kompbank och flexbank. Du kan använda övertidsnycklar för alla typer av anställningsformer och för både heltid och deltid. Några saker att tänka på: När du beräknar lön per månad och har en avstämningsperiod som avser en vecka kommer de veckor som har avslutats under avräkningsmånaden att tas med i beräkningsunderlaget. Det innebär att om den sista veckan i månaden fortsätter in i nästa månad kommer hela övertidsberäkningen för den veckan att tas med i nästa månads beräkning. Övertiden presenteras alltid som en lönerad. Den delas alltså inte upp mellan grundtimlön och övertidsersättning.  Kalkylverktyg Om du för diskussioner kring att teckna en lokal överenskommelse kring övertidsberäkningen kan du använda TransPA som ett kalkylhjälpmedel för att beräkna övertidskostnaden vid olika former av övertidsberäkning. Genom att lägga upp några varianter på övertidsnycklar och växla mellan dessa i löneberäkningen får du en snabb bild av hur övertiden kommer att uppstå. Du kan även gå tillbaka till gamla löneperioder och jämföra vad resultatet hade blivit om det funnits en lokal överenskommelse vid den tiden.

Semesterhanteringen som finns i TransPA är förhållandevis enkel och när det gäller att överblicka era anställdas semesterdagar och hålla reda på dess saldon så vill vi hänvisa till ert löneprogram i första hand. TransPA hanterar endast uttagna semesterdagar och tar ej hänsyn till saldot i obetalda, betalda eller kvarvarande dagar. Om ert löneprogram har varning då dagar är slut så ta gärna hjälp av den, då TransPA saknar sådan funktion idag.    När man lägger frånvarotyp semester i TransPA så presenteras i löneberäkningen semester följt av antal och semesterlön/dag.  Notera: Värdet för semesterlön/dag plockas från detta fält som finns angivet för varje person under fliken lön - se bild här nedan (används för Transportavtalet). Detta värde räknas fram i ert löneprogram när ni gjort  semesterårsavslut, efter alla händelser och avvikelser har registrerats fram till och med 31 mars för er med semestårsavslut 31/3. Beloppet skickas inte över från löneprogrammet till TransPA - ni måste därför årligen själv ansvara för att uppdatera beloppet semesterlön/dag för samtliga era anställda.   Det saldo som finns i TransPA kallas uttagen semester. Saldot räknar upp från 0 och uppdateras när ni sparat lön. När ni sparar månadslönen för maj månad skapas det upp en ny rad med uttagen semester för detta år.  Skulle ni vilja få dit raden före dess, spara maj månad och öppna upp den igen, så kan du därefter ange det nya värdet för semesterlön. Har ni istället semesterår 1 januari - 31 december, för exempelvis bussbranschavtalet, kommer nytt år för uttagen semester skapas upp då ni sparar februarilönen med januaris händelser och avvikelser. I saldokolumnen här nedan syns uttagna semesterdagar för semesteråren 2014, 2015 och 2016. I de fall då anställd vill plocka av sparade semesterdagar så finns ingen funktion att styra detta i TransPA, utan här krävs en manuell hantering i ert löneprogram det man behöver göra är att byta ut raden uttag betalda semesterdagar mot t ex sparade dagar. Tänk då på att TransPA ej kommer skilja denna semesterdag från annan, utan den kommer läggas till som vanligt i saldot uttagen semester.     I denna artikel kan ni läsa om Semesterdaglön.   

Val av arbetstidsmått   Deltidsmåttet anges i anställningskontraktet under personal. Istället för heltid väljs deltid och ni anger antalet genomsnittliga timmar per helgfri vecka. Beräkning av arbetstidsmått sker utifrån er angivna veckoarbetstid   Vid det tillfälle ni väljer att sätta den anställde som deltidsanställd så aktiveras en hårdkodad beräkning beträffande hur TransPA beräknar arbetstidsmåttet. Istället för att titta på val av arbetstidsförläggning (de fem alternativ ni är vana vid att välja bland, se ovan), så kommer beräkning istället ske utifrån er angivna veckoarbetstid.   Inställningar för deltidsanställda Dessa inställningar är gemensamma för samtliga era deltidsanställda per företag (kan ej ställas in individuellt per anställd)   Övertids beräkning per dag eller per vecka Utifrån er angivna veckoarbetstid i anställningskontraktet ovan kan ni sedan välja om övertids beräkningen ska ske per dag eller per vecka. Detta ställs in i Verktyg - Inställningar - Löneberäkning.     Som standard är det inställt att beräkningen sker per vecka. Det betyder att en anställd på 50% beräknas till att jobba 20 timmar/vecka. Skulle den anställde jobba mer genereras timlön/mertid upp till 40 timmar. Det är först när den anställde arbetat över 40 timmar på en vecka som övertid genereras. Vid samtliga helgdagar som infaller måndag till lördag reduceras den planerade arbetstiden med en femtedel av veckoarbetstiden.  Observera att denna beräkningsmodell inte baseras på schemalagd tid.   Den andra deltids beräkningen sker per dag. Det betyder att en anställd på 50% beräknas jobba 4 timmar per dag. Skulle den anställde arbeta mer genereras timlön/mertid upp till 8 timmar. Det är först när den anställde arbetat över 8 timmar på en dag som övertid genereras. Inte heller denna beräkningsmodell baseras på schemalagd tid.   Reducering av arbetstidsmåttet endast vid schemalagda dagar eller ej Om ni bockar i denna inställning så vill ni att TransPA ska ta hänsyn till om det finns planerat arbete den röda dagen eller ej vilket påverkar den anställdes arbetstidsmått. Arbetstidsmåttet reduceras med den schemalagda tiden som finns på helgdagen.  Om inte denna är ibockad så får du en "bred" reducering typiskt måndag - lördag vid infallande helgdag, helt oberoende av huruvida er deltidsanställd är planerad att arbeta eller ej.