Användartips för Visma TransPA

Här hittar du manualen för hur man rapporterar tid som anställd, som PDF, på svenska och engelska.    

På personkortet under fliken lön finns det ett värde där du kan ange den gällande semesterfaktor för varje person. I schemaläggningen kan du få hjälp med att beräkna fram denna faktor naturligtvis på det regelverk som finns angivna i kollektivavtalet.   I schemaläggaren visas semesterfaktorn för varje person som går i schemat. När du hovrar över namnet på en person visas semesterfaktorn för just denna person. Beräkningen uppdateras hela tiden i bakgrunden och i takt med att du förändrar schemat. Du väljer själv om du vill använda den framräknade semesterfaktorn.    I Allmänt-rutan finns en inställning där du kan kryssa i Uppdatera semesterfaktor.  När den är ikryssad kommer fältet semesterfaktor på personkortet för alla personer i schemat att uppdateras till det framräknade personliga värdet när schemat har sparas. Om den inte är ikryssad förändras inte värdet på personkortet. Denna inställning ger dig därför möjlighet att välja när du vill förändra en lönepåverkande semesterfaktor. Om du t ex vill göra klar löneberäkningen med den nuvarande semesterfaktorn väljer du att kryssa i uppdateringen först när du är färdig med lönerna.   Kom ihåg att det alltid är värdet på personkortet som används i löneberäkningen.   Var väljer jag om vi vill tillämpa semesterfaktor eller ej? Under-verktyg-inställningar-löneberäkning behöver ni kryssa i rutan använd semesterpass för schemalagd personal.    I exemplet nedan har den anställde en framräknad semesterfaktor på 1,25 (Schemat behöver läggas ut först för att kunna fånga upp rätt antalet frånvarotimmar på aktiviteten semester)   OBS! Om ni väljer att lägga ut semester i kalendern med funktionen "period" på schemalagd personal med beräkning av semesterpass/faktor så kommer systemet att lägga semester på ej schemalagd dag i kalendern, här har vi ett visningsfel det kommer visas 8 tim frånvarotid i aktiviteten men beräkningen blir rätt i löneberäkningen. Vi rekommenderar att lägga semester endast på de schemalagda dagarna   I denna artikel kan ni läsa om lägga ut semester med funktionen period.   Vilka arbetstidsförläggningar fungerar semesterfaktor? Arbetstidsschema Schemalöst arbete enligt 3 § 5 mom A (behöver schema i TransPA) Lokal överenskommelse ( 3 & 6 mom) behöver schema i TransPA och i lönegruppen behöver man kryssa i "Föreslå schemalagd tid vid frånvaro"          OBS! Detta gäller Transportavtalet

Vad är arbetstidsförläggning och var ställer man in det?   Arbetstidens förläggning beskriver hur den ordinarie arbetstiden kan förläggas.   I TransPA finns det fem alternativa arbetstidsförläggnigar att välja mellan: Huvudregel, Arbetstidsschema, Schemalöst arbete enligt 3 § 5 mom A, Schemalöst arbete enligt 3 § 5 mom B samt Lokal överenskommelse ( 3 § 6 mom). Dessa alternativ ligger till grund för hur lönen skall beräknas i löneberäkningen.   Arbetstidsförläggning väljs vid uppskapande av anställningskontrakt på en anställd under fliken anställningskontrakt.   Här nedan finner du en lathund som beskriver kort på hur beräkning görs för övertid eller hur sjuklön beräknas utifrån den arbetstidsförläggning ni väljer på personkortet. Vi beskriver även när schema behöver användas i systemet.   TransPA hanterar ett antal lokala överenskommelser. Dessa skall förhandlas med Transport.   När man har angivit på en anställd att lokal överenskommelse skall användas hämtas principen för övertidsberäkning från den lönegrupp som den anställde tillhör. Detta innebär att man på ett företag kan ha olika former av lokala överenskommelser för olika grupper av anställda. Om du öppnar en lönegrupp så finns dessa inställningar i den högra halvan. Övriga kryssrutor. När detta alternativ används kommer alltid den schemalagda arbetstiden att föreslås när chauffören rapporterar frånvaro av något slag. Ex. en chaufför blir sjuk på en dag där det ligger ett schema på 10 timmar. Vid frånvarorapportering föreslås nu 10 tim. Om dagen inte är schemalagd blir frånvaroavdraget 0. När detta alternativ används kommer transPA att beräkna övertid när arbete utförs på en dag som inte är schemalagd. Detta alternativ innebär att arbetstidsmåttet för avräkningsperioden endast reduceras för de helgdagar som är schemalagda. Periodens arbetstidsmått reduceras med den schemalagda tiden. Styr hur arbetstidsmåttet skall påverkas av helgdagar och frånvarodagar. Om du kryssar i denna förblir alltid arbetstidsmåttet samma oavsett om det infaller helgdagar under månaden eller om den anställde varit sjuk eller varit ledig Detta alternativ innebär att övertidsersättning ej utgår på röd dag. Här nedan finner du en lathund som beskriver hur beräkning görs för övertid eller hur sjuklön beräknas utifrån de inställningar ni har valt i lönegruppen vid lokal överenskommelse.  Vi beskriver även när schema behöver användas i systemet. Det finns möjlighet att beräkna sjuklön utifrån schemat vid lokalöverenskommelse om man kryssar i inställningen i lönegruppen ”föreslå schemalagd tid vid frånvaro"   I denna artikel kan ni läsa mer om beräkning av sjuklön vid schemalösa arbetstidsförläggningar som 3 § 5b och schemalösa lokala överenskommelser.   Här är ett exempel på beräkning av sjuklön vid schemalöst arbete enligt schemalöst arbete 3 § 5 mom B                  

För att det skall bli rätt semesterdaglön när de anställda tar ut semester, krävs det att aktuellt belopp är registrerat i transPA. Eftersom semesterberäkningen inte sker i transPA behöver värdet först beräknas i ert lönesystem. När ni har beräknat semesterlön/dag är det dags att fylla i fältet på varje person i personalregistret i transPA.  Detta görs på personalkortet-> Fliken Lön.  Tips! Efter ni har sparat semesterlön/dag på den anställde ni är inne på kan ni klicka på pilen i det blå listfältet för att komma till nästa person i personalregistret.     Inläsning av semesterlön Önskar ni att vi hjälper er med detta, kan vi läsa in beloppet på de anställda. Skicka i så fall ett Excel dokument där Företag, Anställningsnummer, och Semesterlön/dag framgår, till support.transpa@visma.com Då kommer vi att uppdatera värdet direkt i ert transPA. Eftersom denna tjänst inte ingår i ordinarie support, kommer vi att debitera 595 kr exkl. moms per företag för arbetet.   I denna artikel kan ni läsa mer om transPA semester saldo . Arbetar ni med semesterfaktor för schemalagd personal kan ni läsa mer om det i denna artikel   Detta gäller för anställda som går på Transportavtalet.

Här hittar du all information om din personal, samt redigerar uppgifter och lägger in ny personal. En liten förklaring till gränssnittet är nog på sin plats.     1      2       3      4      5                                  6         7 Växla mellan aktiva och inaktiva anställda Exportera urval till Excel Filtrera på specifikt sökkriterium  Spara dina personliga inställningar för sidvisningen Återställ inställningarna för sidvisning till standard Sök på förnamn, efternamn, signatur eller anställningsnummer Grupperingsordning. Dra en kolumnrubrik hit, för att gruppera personal efter detta Samtliga kolumnrubriker är förutom att de är sorteringsbara, även möjligt att ändra ordning och stänga av och på. Klicka, drag och släpp en rubrik för att byta plats på kolumnerna. Högerklicka på en rubrik för att få fram ovanstående meny, klicka på Kolumner för att dölja en specifik kolumn. När du är nöjd med utseendet på sidan sparar du med knappen högst upp (4).   Lägga till ny personal Allmänt Efter att du klickat Lägg till personal kommer följande ruta upp: Personens signatur måste vara unik, men TransPA varnar om den har använts tidigare. Den kommer heller inte kunna ändras, så titta noga på vad du skriver, i synnerhet efter att du hoppat till nästa ruta. Ta för vana att spara personen direkt du skrivit signaturen, så finns det ingen risk att det blir fel.    Övriga personuppgifter är bara att skriva in, och observera att även anställningsnumret måste vara unikt. Förarkortsnummer är viktigt att det blir rätt, om ni vill ha färdskrivardata tillgängligt i TransPA, läs mer hur man aktiverar färdskrivarkoppling. Välj på vilket sätt personen ska tidrapportera och klicka i Ändra lösenord för att sätta personens initiala lösenord, det går ändra av den anställde själv senare. Glöm inte att spara alla ändringar.   Anställningskontrakt Vidare på fliken för anställningskontrakt, som också är viktigt att det blir gjort. Innan ett sådant finns kan inte den anställde logga in och registrera tid till exempel och det är här som arbetstidsförläggningen sätts. Det mesta är tämligen självförklarande, men vissa saker är värt att notera:  Fr o m-datumet är kontraktets start, Anställd fr o m är när personen började på företaget, men saknar betydelse i löneberäkningen. Ingångslön har ingen påverkan för löneberäkningen, men för den som vill veta vad en anställd började på för lön kan det anges. Uppgiften syns även på anställningskontraktet, där annars lönegrupp är den information som pekar mot vilken lön den anställde har. Anställningsform pekar mot villkoren i respektive avtal. Är du osäker, läs om skillnaderna som finns i det avtal som ni önskar tillämpa (ett exempel är skillnaden mellan visstid vikarie/övrigt och visstid extra, åkeriavtalet) Om du sätter en person som deltidsanställd, ska du fylla i antalet timmar per vecka, inte i procent. Vissa begränsningar finns som kan kräva manuell hantering i löneberäkningen - har ni personal som är anställda på deltid, läs avsnitt om Deltidsanställda. Sättet att välja arbetstidsförläggning ser olika ut, beroende på om din personal går enligt Transportavtalet, Bussbranschavtalet, Maskinföraravtalet eller Tjänstemannaavtalet. Varje anställd måste ha en lönegrupp angiven, även om du tänker sätta en personlig månadslön. Många värden som påverkar personens lön, såsom OB och premiekomp, finns bara i lönegruppen. Vill du ändra något i en lönegrupp, t ex ett belopp eller en arbetstidsförläggning görs det så här. Glöm inte att spara kontraktet. Noteringsfältet kan användas till särskild information som inte kan skrivas någon annanstans, med tänk på GDPR, vem som har tillgång till programmet och vad du skriver.   Lön Det vanligaste och smidigaste är naturligtvis att låta lönen hämtas från lönegruppen, men det går även att sätta personlig månadslön. Om ni utgår från timlön istället, multiplicera den med 174 och skriv den här. Om ni använder er av semesterpass och har stöd för semesterfaktor i ert löneprogram, kan ni sätta den här, men ni kan också låta TransPA räkna ut den, direkt i från schemaläggningen. Omfattas av högriskskydd avser personer med hög sjukfrånvaro, som av Försäkringskassan blivit godkända att slippa karenstid. Har du personal som går på kontinuerligt skiftarbete, kan du med denna inställning även låta TransPA reducera för helgdagar som inträffar på söndagar.   Användning av tidnycklar gör att du kan låta transPA ge särskilda tillägg vid särskilda tider, och mer om det kan du läsa här.   Under Saldon lägger du till de saldon ni räknar med i er verksamhet, som du vill hålla koll på för den anställde, om det så är flex, komp eller arbetstidsförkortning. Var noga att i inledningsskedet registrera in aktuella saldon från ert löneprogram så de överensstämmer, då rörelser sker i transPA allt eftersom er personal tidrapporterar och ni sparar och för över lön.     Grupper Fliken Grupper används för att gruppera din personal enligt flera olika dimensioner, och kan vara viktigt för att du ska ha korrekta register och underlag. Du har glädje av detta i exempelvis löneberäkningen eller i din kalendervy. Observera att Yrkeskategori, förutom grupperingsalternativ, även avgör om klockslag för OB ska gälla som för Terminalarbetare, eller som för alla andra kategorier, om man utgår från Transportavtalet vill säga.  ...    Fortsätt sedan att göra flikarna Lönetillägg, Utrustning, Kompetens och Dokument och din anställde är klar!   

Semesterhanteringen som finns i TransPA är förhållandevis enkel och när det gäller att överblicka era anställdas semesterdagar och hålla reda på dess saldon så vill vi hänvisa till ert löneprogram i första hand. TransPA hanterar endast uttagna semesterdagar och tar ej hänsyn till saldot i obetalda, betalda eller kvarvarande dagar. Om ert löneprogram har varning då dagar är slut så ta gärna hjälp av den, då TransPA saknar sådan funktion idag.    När man lägger frånvarotyp semester i TransPA så presenteras i löneberäkningen semester följt av antal och semesterlön/dag.  Notera: Värdet för semesterlön/dag plockas från detta fält som finns angivet för varje person under fliken lön - se bild här nedan (används för Transportavtalet). Detta värde räknas fram i ert löneprogram när ni gjort  semesterårsavslut, efter alla händelser och avvikelser har registrerats fram till och med 31 mars för er med semestårsavslut 31/3. Beloppet skickas inte över från löneprogrammet till TransPA - ni måste därför årligen själv ansvara för att uppdatera beloppet semesterlön/dag för samtliga era anställda.   Det saldo som finns i TransPA kallas uttagen semester. Saldot räknar upp från 0 och uppdateras när ni sparat lön. När ni sparar månadslönen för maj månad skapas det upp en ny rad med uttagen semester för detta år.  Skulle ni vilja få dit raden före dess, spara maj månad och öppna upp den igen, så kan du därefter ange det nya värdet för semesterlön. Har ni istället semesterår 1 januari - 31 december, för exempelvis bussbranschavtalet, kommer nytt år för uttagen semester skapas upp då ni sparar februarilönen med januaris händelser och avvikelser. I saldokolumnen här nedan syns uttagna semesterdagar för semesteråren 2014, 2015 och 2016. I de fall då anställd vill plocka av sparade semesterdagar så finns ingen funktion att styra detta i TransPA, utan här krävs en manuell hantering i ert löneprogram det man behöver göra är att byta ut raden uttag betalda semesterdagar mot t ex sparade dagar. Tänk då på att TransPA ej kommer skilja denna semesterdag från annan, utan den kommer läggas till som vanligt i saldot uttagen semester.     I denna artikel kan ni läsa om Semesterdaglön.   

Vill ni ha ut en rapport för en speciell löneart? Eller en lista på alla medarbetare med deras löner och tillägg? Många användningsområden finns, kanske är ni intresserade av rörelser av ATF där ni kan välja lönearter för intjänanden och uttag. Eller vill ni se hur mycket undertid som finns för en specifik anställd eller ett delområde i er verksamhet.   Rapporten Utbetald lön har allt du behöver, Ni kan få summering per anställd eller per löneart.   Om ni vill ha ett förfinat urval och ni inte kommer hela vägen i TransPA, prova gärna att exportera rapporten till Excel som har en filtrering som är riktigt vass ⭐   Vi börjar med att titta på verktygsfältet.    Som standard så grupperas rapporten på löneperiod. De anställda som ingått i löneperioden ligger därför efter varandra med respektive lönerader. Det betyder att summeringen sker på samtliga anställda totalt för hela löneperioden.   För att rapporten skall laddas klicka på     Vill ni få summering per anställd klickar du på     Vill du istället få en summering per löneart klickar du på        Löneberäkningen i TransPA har vi också med summering av samtliga lönerader med skattepliktigt belopp och bruttolön. Dessa visas som standard inte i rapporten eftersom de skulle isåfall ingå i totalsumman, och då hade det blivit fel totalsumma. Vill du ändå se dem klicka på    Frågor och svar: Vi tar månadsvis efter lönekörning ut en lista för att kontrollera skattepliktig lön. Vi stämmer av denna totalsumma mot det totalbelopp som visas i vårt löneprogram för att inte utbetalningen ska bli felaktig. Hur gör vi detta enklast via denna rapport?    1. Efter att du klickat på utbetald lön och menyraden syns, klicka på denna symbolen med miniräknaren för att även visa summeringslönearter. 2. Klicka nu på filterikonen för att aktivera filtrering. Ställ dig på löneartskolumnen. Skriv "skattepliktig lön" och klicka till höger på tratten.       Klart! Nu har du fått en fullständig lista över endast lönearten skattepliktig lön som avser oktober månad (i detta exempelfall). Har ni många anställda och skulle vilja slippa bläddra så välj att visa fler än de 50 poster som är valda som standard per sida.    Har ni en mindre skärm och tycker att ni behöver skrolla till höger för att se mest relevant information så går det fint att flytta kolumner i rapporten. Som i detta fall där jag valt att flytta belopp till vänster så den syns bredvid lönearten:                

Skriv till support.transpa@visma.com om du vill börja använda verktyget.     Börja använda övertidsnycklar Denna artikel beskriver hur du knyter en övertidsnyckel din personal och hur övertid beräknas i Löneberäkningen. Vill du veta hur du registrerar en övertidsnyckel och varför det kan underlätta för dig löser du först denna artikeln.   Vilken form av övertidsberäkning som skall tillämpas anges per person. Under fliken lön kan du välja mellan alternativen Enligt avtal, Enligt övertidsnyckel och Inte alls. Enligt avtal - innebär att övertiden beräknas enligt kollektivavtalets regler. Detta alternativ är alltid förvalt och tillämpas om du inte aktivt väljer något av de andra alternativen. Enligt övertidsnyckel - innebär att övertiden beräknas enligt den nyckel som du väljer. Alla regler för övertidsberäkning som finns i kollektivavtalet ersätts med det som du har angivit i den valda nyckeln. Inte alls - innebär att övertid aldrig kommer att beräknas för denna person. Välj övertidsnyckel När du väljer alternativet Enligt övertidsnyckel visa en lista över alla aktiva nycklar som har skapats. Välj den som du vill skall tillämpas för just denna person. Glöm inte att Spara för att valet skall träda i kraft. Tips! Om du vill gå igenom många personer och ange övertidsnyckel kan du använda bläddra-knapparna längst upp till höger. Du kan då snabbt hoppa till nästa person i listan och ligga kvar på samma flik.   Beräkna lön I löneberäkningen arbetar du på samma sätt som tidigare. För personer med en angiven övertidsnyckel kommer den avtalsstyrda övertiden att ersättas med nyckelns beräkning men presenteras på exakt samma sätt. Det presenteras en lönerad för övertiden, du kan klicka på den för att få information om hur den har beräknats och du kan även flytta övertiden till kompbank och flexbank. Du kan använda övertidsnycklar för alla typer av anställningsformer och för både heltid och deltid. Några saker att tänka på: När du beräknar lön per månad och har en avstämningsperiod som avser en vecka kommer de veckor som har avslutats under avräkningsmånaden att tas med i beräkningsunderlaget. Det innebär att om den sista veckan i månaden fortsätter in i nästa månad kommer hela övertidsberäkningen för den veckan att tas med i nästa månads beräkning. Övertiden presenteras alltid som en lönerad. Den delas alltså inte upp mellan grundtimlön och övertidsersättning.  Kalkylverktyg Om du för diskussioner kring att teckna en lokal överenskommelse kring övertidsberäkningen kan du använda TransPA som ett kalkylhjälpmedel för att beräkna övertidskostnaden vid olika former av övertidsberäkning. Genom att lägga upp några varianter på övertidsnycklar och växla mellan dessa i löneberäkningen får du en snabb bild av hur övertiden kommer att uppstå. Du kan även gå tillbaka till gamla löneperioder och jämföra vad resultatet hade blivit om det funnits en lokal överenskommelse vid den tiden.

I kompetensmatrisen kan du se vem och hur många som har en viss kompetens, men framförallt vem som saknar en bestämd kompetens. Rapporten visar som standard de kompetenstyper som minst en av det anställda har, och de anställda som har minst en kompetens. Vill du se alla kompetenstyper och anställda kickar du på 

Vill ni få bättre kontroll över att personalen verkligen har påbörjat sitt pass i tid? Har det hänt att en tur skulle ha körts men chauffören inte fanns på plats tid?   I TransPA finns det en funktion som gör att det kan larma för de personer som inte har påbörjat sitt arbetspass senast 2 minuter efter start. Larmet går som SMS till de mobilnummer som anges på den stationsort som passet tillhör.   För att komma igång med funktionen gå till verktyg-inställningar-företagsinställningar. Under rubriken larm kryssar du i att ni vill aktivera funktionen. Varje sms kostar 0,95 kr/st.   Kontrollen utför på alla personer som rapporterar sin tid med stämpelklocka eller kvittering av pass.   Larmet skickas när det saknas instämplingsaktivitet, tidrapport, eller frånvaro registrerad med samma starttid som passet.   Under register-stationsort lägger ni till vilken stationsort & mobilnummer larmet skall gå till.     Kvittering av Arbetspass Detta alternativ innebär att personalen skall kvittera alla sina arbetspass. Vid kvittering skapas en tidrapport som är likvärdig med det planerade passet. Denna funktion är användbar om arbetstagaren alltid ska få betalt för den planerade tiden. Eftersom kvitteringen kan ske när som helst under dagen är den även användbar i samband med möjligheten till larm. Ett pass som är kvitterat kan förändras av personalen tills tidrapporten blivit attesterad. När kvittering tillämpas är det fortfarande möjligt för personalen att lägga till nya tidrapporter för dagar där det saknas pass.  

Val av arbetstidsmått   Deltidsmåttet anges i anställningskontraktet under personal. Istället för heltid väljs deltid och ni anger antalet genomsnittliga timmar per helgfri vecka. Beräkning av arbetstidsmått sker utifrån er angivna veckoarbetstid   Vid det tillfälle ni väljer att sätta den anställde som deltidsanställd så aktiveras en hårdkodad beräkning beträffande hur TransPA beräknar arbetstidsmåttet. Istället för att titta på val av arbetstidsförläggning (de fem alternativ ni är vana vid att välja bland, se ovan), så kommer beräkning istället ske utifrån er angivna veckoarbetstid.   Inställningar för deltidsanställda Dessa inställningar är gemensamma för samtliga era deltidsanställda per företag (kan ej ställas in individuellt per anställd)   Övertids beräkning per dag eller per vecka Utifrån er angivna veckoarbetstid i anställningskontraktet ovan kan ni sedan välja om övertids beräkningen ska ske per dag eller per vecka. Detta ställs in i Verktyg - Inställningar - Löneberäkning.     Som standard är det inställt att beräkningen sker per vecka. Det betyder att en anställd på 50% beräknas till att jobba 20 timmar/vecka. Skulle den anställde jobba mer genereras timlön/mertid upp till 40 timmar. Det är först när den anställde arbetat över 40 timmar på en vecka som övertid genereras. Vid samtliga helgdagar som infaller måndag till lördag reduceras den planerade arbetstiden med en femtedel av veckoarbetstiden.  Observera att denna beräkningsmodell inte baseras på schemalagd tid.   Den andra deltids beräkningen sker per dag. Det betyder att en anställd på 50% beräknas jobba 4 timmar per dag. Skulle den anställde arbeta mer genereras timlön/mertid upp till 8 timmar. Det är först när den anställde arbetat över 8 timmar på en dag som övertid genereras. Inte heller denna beräkningsmodell baseras på schemalagd tid.   Reducering av arbetstidsmåttet endast vid schemalagda dagar eller ej Om ni bockar i denna inställning så vill ni att TransPA ska ta hänsyn till om det finns planerat arbete den röda dagen eller ej vilket påverkar den anställdes arbetstidsmått. Arbetstidsmåttet reduceras med den schemalagda tiden som finns på helgdagen.  Om inte denna är ibockad så får du en "bred" reducering typiskt måndag - lördag vid infallande helgdag, helt oberoende av huruvida er deltidsanställd är planerad att arbeta eller ej.    

I samband med att en anställd loggar in för att tidrapportera, eller när du sätter ett lösenord för en anställd i personalregistret, kan följande ruta dyka upp:       Här vill jag förtydliga att lösenordet inte har läckt från mytranspa.com, utan är Google Chrome som har flaggat upp lösenordet för att vara för lätt. Det är kanske för kort, för lätt att gissa tex QWERTY, samma som användarnamnet, etc, och rekommenderas inte av Google själva. Att man ska ha säkra lösenord är något som vi själva förespråkar också, men finns ingen sådan kontroll i denna inloggning. För dig som systemanvändare, och sedan när även anställda ska logga in med Visma Connect, kommer säkerhetskraven vara helt annorlunda, bl a 8 tecken minimum och svartlistade "för lätta lösenord". Än så länge kan du istället sätta lösenord du vill till era anställda, och be dem sedan ändra till något som bara de vet, så fort de kan. Vi hade önskat att Google kunde ha uttryckt sig på ett annat vis, men då vet du i alla fall att något dataintrång inte har skett.

Har ni tips på vad som är bra att tänka på i TransPA när en anställd ska avsluta sin anställning på företaget?   Börja med att avsluta anställningskontraktet på den anställde detta gör ni under registret personal, fliken anställningskontrakt.   1. Klicka på ”pennan” för att redigera kontraktet.   2. Klicka på ”Avsluta anställning” fyll i t o m datum klicka sedan på spara.    Är bara på anställningsform Tillsvidare som valet "avsluta anställning" finns. Är det en provanställning som t ex. avslutas innan provanställningens slut ändrar man t o m datumet.     I löneberäkningen visas en varning bredvid fältet anställningskontrakt. ”Hovrar” ni över varningen kan ni läsa ”anställningskontraktet för denna person påbörjas/avslutas under denna löneperiod vilket kan innebära att grundlönen skall justeras”   I vårt exempel slutar den anställde 14/10 det innebär att den anställde inte ska ha full månadslön för oktober. Månadslön eller Dagslön behöver manuellt ersättas med aktuell timlön i löneberäkningen. OBS! Dagslön stödjs ej av Transportavtalet men finns i andra kollektivavtal.    1. Vi börjar med att ta bort månadslönen genom att klicka på den röda runda ringen längst till höger om löneraden.  2. För att lägga till en ny manuell rad klickar vi  på "+ Ny rad" 3. Klicka på den lilla listpilen välj Timlön, skriv in antalet timmar den anställde ska ha timlön för. 4. Vi väljer att skriva in en kommentar på vad vi manuellt justerar i löneberäkningen genom att  klicka på + ny rad får ni fram kommentarsfältet.  5. Spara & Lås lönen.   I November månad betalas innestående kompsaldo och arbetstidsförkortning ut. Klicka på den runda ringen i det blå fältet välj ”Betala ut innestående saldo som lön”      Nu har vi betalt ut innestående saldo med timlön och saldot ”nollas” på komp och atf efter ni har sparat & lås lönekörningen.   Intjänade och sparade semesterdagar hanteras i ert lönesystem i samband med slutlönen.   När slutlönen är exporterad och klar är det bra att sätta personen till ej aktiv. Gå in på personkortet - fliken allmänt och kryssa ur rutan Aktiv klicka sedan på spara. När personen är ej aktiv tar hen inte plats i licensen men ni har möjlighet att ta fram historik på den anställde, som t ex arbetsgivarintyg.   Tisp! Om personen finns i ett schema rekommenderar vi att ta bort den anställde från schemat, om man inte gör detta rullas pass ut i kalendern och personen kommer finnas med i olika rapporter t ex Dagbeordringslista eller Summerad tid.    I denna artikel kan ni läsa hur ni tar bort personal i ett schema.      

I detta nya analysverktyg kan du snabbt och enkelt få svar på frågor så som: Vilka personer har en viss kompetens? Hur mycket tid för kompetensutveckling har genomförts under året för en person eller en grupp av personer? Vilken kompetens har en viss person? Vilka kompetenser behöver förnyas under den kommande tremånaders-perioden? I listan visas all kompetens som finns registrerat på personalen. Du ser när kompetensutvecklingen genomfördes, hur många timmar det var och om det finns en sista giltighetsdag för den. Som förslag är listan grupperad efter kompetenstypen. Detta ger dig en överblick över vilka personer som har en viss typ av kompetens. Du kan dock ändra grupperingen till vilken som helst av kolumnerna . Om du t ex vill gruppera listan så att du kan se vilka kompetenser varje person har tar du först bort den nuvarande grupperingen genom att klicka på krysset i aktuellt grupperingsval  Klicka sedan på rubriken för kolumnen namn och dra den upp till grupperingsområdet. Då kommer listan att se ut så här. Notera att det längst till höger i listan visas vilka grupper personen tillhör. Det ger dig möjlighet att ta fram en analys per stationsort, arbetsgrupp m fl. Det är även möjligt att exportera listan till Excel.   Det går även att filtrera listan. Klicka på knappen (se figur nedan). Då visas en filtreringsrad ovanför rubrikraden. När du anger värden där filtreras raderna så att endast de rader som uppfyller ditt val visas. Detta innebär att du kan fram en lista för en viss tidsperiod eller för en viss stationsort.

Ta gärna för vana att alltid registrera utrustning du lämnar ut i TransPA så du vet vem som har vad. Det kan vara särskilt viktigt när det gäller skyddsutrustning men också viktiga saker du vill hålla extra koll på, t ex nycklar, tankkort eller telefoner. Det görs på fliken Utrustning i ditt personalregister. Klicka på Lägg till utrustning, välj utrustningsgrupp och vilken artikel och hur många och spara. Använder du saldohantering samtidigt hur många som är kvar av artikeln.   Om du har identitetshantering får du också välja exakt vilket exemplar du lämnar ut, om det så är tankkortsnummer, nyckelnumret, telefonnumret till en mobiltelefon eller dylikt. Då ser det istället ut enligt nedan.   Hit går du också när utrustning återlämnas eller förbrukas. Ändra datum och ändra status och spara. Vid saldohantering kommer saldot öka ifall artikeln är återlämnad, men inte om den är förbrukad, precis om man kan förvänta sig.

Här hittar du all information om din personal, samt redigerar uppgifter och lägger in ny personal.   Här följer en beskrivning av gränssnittet:               1                              2 1. Gruppera på Trafikområde, Stationsort, Arbetsledare, Arbetsgrupp eller Semestergrupp. 2. Filtreringsfunktion. Filtrera på ovanstående begrepp eller använd som sökfunktion.      3      4       5                        6 3. Lägg till ny personal 4. Växla mellan inaktiva och aktiv personal 5. Länk till rapporten "Allmänt" För en komplett rapport av personalen 6. Sorterings funktion. Klicka på rubriken du vill sortera på. Du kan sortera i stigande   eller fallande   ordning.   Samtliga inställningar sparas på dig som användare, så att du behåller samma vy även i framtiden.   Lägga till ny personal Efter att du klickat Lägg till personal   kommer följande ruta upp: Ange Förnamn, Efternamn och Signatur. Signaturen kan bestå av bokstäver eller siffror och måste vara unik. Signaturen används internt i TransPA och visas inte för den anställde. Inställningar för inloggning (Visma Connect) Fyll i den anställdes e-postadress, denna kommer att användas för inloggning till tidrapporteringen. Land och Språk kan också anges och Mobiltelefonnummer (valfritt). Det mobilnummer du anger här kan användas för att återställa inloggningen till den anställde. Som standard är "Aktivera login omedelbart" aktiverad, vilket betyder att så snart du sparat uppgifterna på denna sida så skickas ett välkomstmejl till den anställde e-postadess. I välkomstmejlet beskrivs hur den anställde skapar sitt lösenord, och loggar in första gången. Vill du registrera personalen utan att bjuda in dem ännu, så kan du trycka här   Du kan då välja själv när personalen skall motta välkomstmejlet.  När du är klar klickar du på "Spara och bjud in" alternativt "Spara". Övriga personuppgifter kan nu skrivas in, och observera att även anställningsnumret måste vara unikt. Förarkortsnummer är viktigt att det blir rätt, om ni vill ha färdskrivardata tillgängligt i TransPA. Fyll i 14 eller 16 siffor. Läs mer hur man aktiverar färdskrivarkoppling. Välj på vilket sätt personen ska tidrapportera och klicka i Ändra lösenord för att sätta personens initiala lösenord, det går ändra av den anställde själv senare. Glöm inte att spara alla ändringar genom att klicka på "Spara".   Fortsätt sedan att göra flikarna, Anställningskontrakt, Lön,  Lönetillägg, Utrustning, Kompetens och Dokument och din anställde är klar!     

Nu när hösten kommit har de flesta anställda tagit ut sin sommarsemester och det är dags att se över hur många semesterdagar som finns kvar. Minst 20 semesterdagar ska tas ut och det som överskrider 20 kan den anställde få spara i upp till 5 år. Om den anställde inte har tagit tillräckligt många dagar är det läge att göra en plan för hur dessa ska tas ut.    Tänk på att det är ditt ansvar som arbetsgivare att säkerställa att personalen tar ut sin ledighet varje år.   Kontrollera även om det finns anställda som har semesterdagar kvar som är sparade i fem år och gör en plan även för hur dessa ska tas ut. Årets semesterdagar måste tas ut först innan de sparade kan användas.   Kom också ihåg: Om den anställde är långtidsfrånvarande behöver inte några dagar tas ut utan dessa ligger kvar till den anställde är åter i tjänst. Om den anställde ex blev sjuk under semestern har denne rätt att ta ut semesterledigheten vid annat tillfälle.     Glöm inte att semester alltid ska tas ut i ledighet och inte i pengar!

Om ni har innestående saldo på er personal i ert lönesystem när ni börjar med TransPA t ex kompsaldo är det bra att registrera in samma saldo i TransPA innan första löneöverföringen, detta för att saldona ska stämma överens med varandra i båda systemen.   Gå till en anställd  i personalregistret, välj fliken lön-Saldo. Klicka på Lägg till ny.   Välj vilken typ av saldo ni vill lägga till, skriv in antalet timmar och klicka sedan på spara.   Om det är ett saldo som inte stämmer klicka på "pennan" för att redigera, skriv in rätt antal timmar klicka sedan på spara.

Nedan finner du manual för hur man som anställd loggar in och tidrapporterar i TransPA's tidrapporteringsportal