Användartips för Visma TransPA

Har ni utökat er verksamhet, eller behöver hjälp med att lägga in flera nya medarbetare i TransPA eller importera ny data på befintliga anställda.  Så kan vi hjälpa er att importera detta. Kontakta supporten för att få en uppladdningslänk för excel dokumentet eller prisuppgift och tidsbokning av tjänsten Support.transpa@visma.com. Tänk på !! För av vi skall kunna behandla er data på ett säkert och bra sätt behöver ni skicka denna personliga datan via vår Visma Filehub som är ett säkerhetsverktyg för just denna transporten av personlig data & bilder Kontakta oss i supporten för att få en inloggning där du kan ladda upp exceldokument.   Import av Allmän info ( Ny personal )  Anställd namn Personnummer Anställningsnummer mejladress Signatur (Blir det samma som anställningsnummer om inget annat anges) Kommentar Gatuadress Postnummer Postort Telefonnummer Förarkortsnummer Semesterlön per dag Semesterfaktor Tidrapporteringsmetod (Stämpelklocka eller tidregistrering) Yrkeskategori Vi behöver ha uppgifterna i ett  excel dokument där de olika Rubrikerna är kolumner och de anställda som rader.  All information behöver inte finnas i dokumentet. Import av Utvidgad info ( på befintlig personal ) Önskas inläsning av övriga uppgifter så kan vi hjälpa till med en Utvidgad Import. I Utvidgad import kan dessa värden ingå Stationsort Arbetsgrupp Trafikområde Semestergrupp Kompetens Anhöriga Saldo Utrustning Lönetillägg Fordon Med mera....   Semester dag lön Vill ni ha hjälp med att uppdatera semesterdag/värde på era anställda kan vi hjälpa er att uppdatera detta för endast 595 kr exkl moms per bolag i databasen.    Vi behöver ha uppgifterna i ett  excel dokument där de olika Rubrikerna är kolumner och de anställda som rader.  Anställd Anställningsnummer Semesterlön/dag Kontakta oss i Supporten för att få en inloggning till Visma Filehub för uppladdning av exceldokumentet  support.transpa@visma.com

Arbetsgivare och arbetstagare kan komma överens om att anställningen ska gälla för en viss tid när det finns exempelvis ett behov av extra arbetskraft för en kortare tid eller när någon behöver ersättas med en vikarie.   När du lägger upp en person i transPA med en visstidsanställning behöver du också välja ett av följande alternativ: Vikarie Extra Övrigt   Vad är det då som skiljer dessa tre?   Visstid Vikarie används när man anställer en person för att ersätta en annan anställd som ex är föräldraledig, är sjuk eller har semester. I transPA behöver du även ange vem vikariatet är för. Under semestertider kan man ange semestervikarie istället för ett namn om vikarien inte ersätter bara en person, eller om man på förhand inte vet vem som kommer ersättas. Då behöver man i efterhand kunna visa vilka som ersatts genom ex en lista. Vid beräkning av sammanlagd anställningstid beräknas hela kontraktets period. Övertiden beräknas enligt vald arbetstidsförläggning.   Visstid Extra används vid behov av extra arbetskraft vid tillfälliga och kortsiktiga behov. Denna använder man för att anställa personer som jobbar extra, alltså enstaka dagar eller timmar vid behov. Den anställde har rätt att få betalt för minst 4 timmar per tillfälle vilket det finns stöd för i transPA. Vid visstid extra räknas endast de faktiskt arbetade dagarna när anställningsperioden ska räknas ihop. Lägg upp anställningen en månad i taget och när månaden är slut går man in i kontraktet och trycker på hämta så räknas det fram hur många dagar den anställde arbetat. Detta ska man sedan skriva ut, skriva under och skicka till facket. Övertid uppstår då den anställde arbetat mer än 40 timmar per vecka.      Under Verktyg-Inställningar- Löneberäkning behöver rutan "Övertid för extraanställda beräknas efter 40 tim/vecka vara ifylld.   Visstid Övrigt kan användas för en visstidsanställning som inte är något av alternativen ovan och det går att ange anledningen när kontraktet läggs upp:   Anledningar för visstid övrigt kan ex vara säsongsarbete. Det kan också vara en visstidsanställning utan särskild anledning, alltså den kollektivavtalade allmän visstid eller den i nya LAS som heter särskild visstid.   Detta alternativ används när den anställde är tänkt att arbeta heltid under kontraktets period. Övertiden beräknas enligt vald arbetstidsförläggning. All tid i kontraktet räknas som anställningstid.   Här kan du läsa om arbetstidsförläggning enligt transportavtalet.

Hur räknar man om en exporterad lön på en anställd?   I vårt exempel har vi två anställda som vi vill räkna om lönen från början och sedan exportera om på nytt.    Vi börjar med att klicka i rutan status på de två anställda som det gäller, sedan klickar vi på knappen "Ändra till Öppen" i info rutan som kommer upp ser ni hur många löner som det kommer att ändras stauts på. När ni klickar på Ja ändras båda lönerna till öppen.     När lönen är öppen går vi in på lönekortet och korrigerar lönen, när vi är nöjda klickar vi på spara & lås.   Nu visas lönerna som godkänd, vi klickar på knappen "Exportera" i info rutan som kommer upp ser ni hur många löner som kommer att exporteras. Om ni vill kan ni ändra filnamnet innan ni klickar på exportera.   Här är en artikel som beskriver hur man kan exportera del av de godkända lönerna. 

När lönerna är sparade i löneberäkningen kan du skriva ut en sammanställning över alla sparade löner. Rapporten heter Löneunderlagsrapport. Från löneberäkningen kan ni klicka på symbolen  Som ni ser i det blå verktygsfältet högst upp på sidan, när ni klickar på symbolen kommer ni direkt till rapporten.  Man kan också gå via Analyser - Rapporter - Löner - Löneunderlag period. I rapporten finns dessa urval. Notera att du inte behöver göra utskrift av löneformerna månadslön och timlön/månad var för sig. När du väljer periodtyp månad kommer båda dessa löneformerna med. Om du väljer periodtyp vecka kommer både veckolön och timlön/vecka med.   Period från och till blir automatisk aktuell löneperiod.   Det finns även möjlighet att ta fram löneunderlag för en anställd i en längre period t ex. en anställd vill ha löneunderlag för flera månader. I vårt exempel väljer vi att skriva ut löneunderlag på Truls för period från 202201 och period till 202207 som avser löneunderlag för utbetalningsmånad Januari till Juli, avräkningsperiod December t.o.m. Juni månad.      Vad betyder "visa underlag True & False" Väljer du "visa underlag: False " och därefter  klickar på preview  så visas löneunderlaget.   Vill du få en mer detaljerad rapport som tar med arbetstid, frånvaro, raster och noteringar som har rapporterats in under löneperioden så kan du få med det genom att välja "visa underlag:True" därefter klickar på preview  så visas löneunderlaget. Det ger en bra dokumentation över förutsättningarna för hur lönen har beräknats. Informationen visas i datum ordning   I detta exempel har vi valt true och klickar därefter på preview. Resultatet visas: Löneunderlagen skrivs ut med en lön per sida. Bläddra med pilarna för att ta er fram och tillbaka i underlaget. Här visas sida två med närvaro, frånvaro, raster och noteringar:   Sist i rapporten visas en summering över alla löner i urvalet. Med hjälp av denna kan du enklare stämma av att överföringen till ditt lönesystem blir korrekt genom att kontrollera inlästa löner och totalbelopp med det som visas på på sista sidan. Tänk på att det endast är sparade löner som kommer med i denna rapport. Rapporten kan även sparas som fil, t ex i PDF-format. Det innebär att du inte behöver skriva ut den på papper för att spara en dokumentation över löneberäkningarna. Välj först vilket format du vill spara i och klicka sedan på Export. Detta är även ett bra alternativ om du vill mejla ut löneunderlaget till någon.

I rapporten innestående saldo (analyser - rapporter - löner - innestående saldo), kan ni se aktuellt saldo som rör kompsaldo, flexsaldo, ATF-saldo och övertidstimmar. Samtliga saldon visar värdet efter senast sparade lönen. Tänk alltså på att spara samtliga löner före ni granskar saldon efter månadens lönekörning och att innevarande månads timmar än så länge är preliminära och kommer dröja tills nästa månads lönekörning innan du ser effekten av dessa.   Här är exempel på ett underlag. Filtrering kan göras om ni föredrar det. Rapporten kan exporteras till Excel, PDF eller annat om ni så önskar. Om ni önskar efterbehandla rapporten i Excel är ett tips att istället exportera som CSV-fil och därefter importera filen som en textfil i Excel.   Rapporten har funnits länge i TransPA, och i juni 2022 har vi även fått in aktuellt saldo för övertid.   

Vad är arbetstidsförläggning och var ställer man in det?   Arbetstidens förläggning beskriver hur den ordinarie arbetstiden kan förläggas.   I TransPA finns det fem alternativa arbetstidsförläggnigar att välja mellan: Huvudregel, Arbetstidsschema, Schemalöst arbete enligt 3 § 5 mom A, Schemalöst arbete enligt 3 § 5 mom B samt Lokal överenskommelse ( 3 § 6 mom). Dessa alternativ ligger till grund för hur lönen skall beräknas i löneberäkningen.   Arbetstidsförläggning väljs vid uppskapande av anställningskontrakt på en anställd under fliken anställningskontrakt.   Här nedan finner du en lathund som beskriver kort på hur beräkning görs för övertid eller hur sjuklön beräknas utifrån den arbetstidsförläggning ni väljer på personkortet. Vi beskriver även när schema behöver användas i systemet.   TransPA hanterar ett antal lokala överenskommelser. Dessa skall förhandlas med Transport.   När man har angivit på en anställd att lokal överenskommelse skall användas hämtas principen för övertidsberäkning från den lönegrupp som den anställde tillhör. Detta innebär att man på ett företag kan ha olika former av lokala överenskommelser för olika grupper av anställda. Om du öppnar en lönegrupp så finns dessa inställningar i den högra halvan. Övriga kryssrutor. När detta alternativ används kommer alltid den schemalagda arbetstiden att föreslås när chauffören rapporterar frånvaro av något slag. Ex. en chaufför blir sjuk på en dag där det ligger ett schema på 10 timmar. Vid frånvarorapportering föreslås nu 10 tim. Om dagen inte är schemalagd blir frånvaroavdraget 0. När detta alternativ används kommer transPA att beräkna övertid när arbete utförs på en dag som inte är schemalagd. Detta alternativ innebär att arbetstidsmåttet för avräkningsperioden endast reduceras för de helgdagar som är schemalagda. Periodens arbetstidsmått reduceras med den schemalagda tiden. Styr hur arbetstidsmåttet skall påverkas av helgdagar och frånvarodagar. Om du kryssar i denna förblir alltid arbetstidsmåttet samma oavsett om det infaller helgdagar under månaden eller om den anställde varit sjuk eller varit ledig Detta alternativ innebär att övertidsersättning ej utgår på röd dag. Här nedan finner du en lathund som beskriver hur beräkning görs för övertid eller hur sjuklön beräknas utifrån de inställningar ni har valt i lönegruppen vid lokal överenskommelse.  Vi beskriver även när schema behöver användas i systemet. Det finns möjlighet att beräkna sjuklön utifrån schemat vid lokalöverenskommelse om man kryssar i inställningen i lönegruppen ”föreslå schemalagd tid vid frånvaro"   I denna artikel kan ni läsa mer om beräkning av sjuklön vid schemalösa arbetstidsförläggningar som 3 § 5b och schemalösa lokala överenskommelser.   Här är ett exempel på beräkning av sjuklön vid schemalöst arbete enligt schemalöst arbete 3 § 5 mom B                  

För kunder med servicepaket Guld eller Diamant ingår 2 alternativt 4 webinartillfällen per kalenderår helt kostnadsfritt. Önskar ni fler tillfällen kostar detta 1495kr per webinar. Med servicepaket Bas eller Silver kostar dessa webinar 1495kr per tillfälle. Läs mer om våra servicepaket här Varmt välkomna att boka! Klicka här för att boka!   Boka ert webinar senast 2 dagar innan tillfällets start. I varje webinar finns 12 platser tillgängliga och max 3 platser per kund/bolag. Ange bolagets kundid vid bokning, detta för att vi skall veta vilka ni är. Behöver ni avboka er plats görs detta via en länk i er bokningsbekräftelse. Avbokning sker senast 24tim före avtalad tid. Utebliven eller senare avbokning debiteras som fullgjort utbildningstillfälle. Kom ihåg att ni alltid är välkomna att kontakta utbildning.transpa@visma.com om ni önskar en egen utbildning eller en genomgång i andra ämnen eller moduler.

När hämtar TransPA färdskrivartiderna på personalen till tex Kalender/Anställda , Löneberäkningen eller attestfunktionen. Här nedan beskriver vi hur vår hantering är för hämtning och visning av färdskrivartider i TransPA  gällande integrationer som    Färdskrivare integration  Hämtning av färdskrivardatan  IDHA kl 23,00 & 05,00 Scania kl 01:30 Optac kl 02:30 Tis-Web Varje 1h Tacho-Online Varje 1h   Vi utför hämtning av färdskrivardatan varje dygn ( se tider ovan ). Denna färdskrivardatan ser du om du öppnar en grön tidrapport på någon anställd och klickar på fliken färdskrivare.     Vi hämtar färdskrivardatan för alla era chaufförer som har ett korrekt angivet förarkorts nr angivet i TransPA. Det är förarkorts nr som är kopplingen mellan den anställde i TransPA och färdskrivarleverantören. Efter varje natthämtning av färdskrivardatan så skapar vi färdskrivarblock dessa block ser du i tex Kalender / Anställda eller Löneberäkningen.   i vår Attest funktion visas färdskrivaruppgifter när blocken är skapade i kalendern / löneberäkningen   OBS!! För att systemet skall kunna skapa färdskrivarblock så behöver vi hämta färdskrivardatan 2 gånger från integrationen. Detta för att vara säkra på att den färdskrivardatan vi fått är korrekt angiven och inte ändrad av chauffören. Vi behöver också se att det finns dygnsvila "Rast" registrerad mellan körningarna (som standard 9h ). Detta för att veta när chauffören avslutat dagen och påbörjar nästkommande dag . Allt detta skapar en liten fördröjning i systemet och kan vara upp till 2 dagar.  Har chauffören varit tvungen att göra någon manuell ändring av färdskrivardata kommer vi behöva hämta färdskrivardatan ytterligare 1 gång till.     Utöver dom ordinarie hämtningarna av färdskrivardatan, hämtar vi också den senaste färdskrivarinformationen för chauffören när den anställde loggar in på Mytranspa.com för att tidrapportera, (under förutsättning att dom tömt sitt förarkort innan)      Hur långt tillbaka hämtar Transpa färdskrivardatan Färdskrivardatan hämtas ca 30 dagar bakåt i tiden för dessa färdskrivarleverantörer IDHA Scania Optac3 Tis-web Tacho-online   Aktivera Kopplingen mellan TransPA och färdskrivarleverantören  En förutsättning för att detta ska fungera är såklart att en koppling mellan färdskrivarleverantör och TransPA finns. Läs  Aktivera färdskrivarkoppling i TransPA för att göra det, om det inte redan är gjort.     Visning av färdskrivartider Vill du veta mer om hur vi visar upp och presenterar färdskrivartiderna i TransPA så har vi denna artikeln Visning av färdskrivartider  

Kan man kan exportera en del av de godkända lönerna, inte alla anställda på en gång?   Ja det kan man göra, i löneberäkningen finns det möjlighet att lägga till olika filter. Det går att filtrera på arbetsgrupp, trafikområde, arbetsledare, stationsort eller anställd.   I vårt exempel har vi valt att filtrera på arbetsledare då vi bara vill exportera ”Lena Transportledare” godkända löner.   Vi börjar med att skriva arbetsledarens namn i filter fältet.   Nu visas bara arbetsledarens godkända löner.     När vi klickar på knappen exportera kommer en info ruta, där ser ni hur många löner som kommer att exporteras. Om ni vill kan ni ändra filnamnet innan ni klickar på exportera.     I denna artikel  kan ni läsa mer om löneberäkningen och det finns även en film.           

Var ändrar jag i transPA när en anställd ska byta lönegrupp från t ex 2 år i yrket till 4 år i yrket?   Detta gör ni på personalkortet under fliken anställningskontrakt. Klicka på ”pennan” för att redigera anställningskontraktet.   Klicka på listpilen i fältet lönegrupp välj rätt lönegrupp klicka sedan på spara.   Värt att veta! Om den anställde ska byta lönegrupp som ska gälla från t ex 1 maj behöver ni göra klart avvikelserna för april månad först i löneberäkningen då avdrag och tillägg är släpandes och månadslönen är för innevarande månad, redigera månadslönen manuellt i löneberäkningen i maj till rätt månadslön. När ni har sparat lönen kan ni gå in på fliken anställningskontrakt och ändra lönegrupp. Om ni vill kan ni skriva i fältet notering vilket datum den anställde flyttas upp till ny lönegrupp.     Tips!  Använd dig av rapporten allmänt för att enkelt överblicka vilken lönegrupp de anställda ligger i samt även på ett enkelt sätt se vilka personer som behöver uppdateras. Rapporten finns under Analyser-Rapporter-Personal    Känner systemet av när en anställd ska flyttas upp till ny lönegrupp? Nej det gör inte systemet. Ett tips är att skapa upp en kompetenstyp som ni kallar t ex ”upp en lönekategori” Och på det sättet få en påminnelse när det är dags. Detta gör nu under rutan Kompetens-kompetenstyper.  Klicka på "+ Lägg till kompetenstyp"     När ni har skapat upp kompetenstypen kan ni lägga till den på personalkortet.    I vårt exempel nedan har vi nu lagt till under fliken kompetens på den anställdes personalkort  kompetenstypen som vi kallar ”upp en lönekategori” vi skriver även in en notering i fältet kommentar för att på ett enkelt sätt se vilken lönegrupp den anställde ska flyttas upp till.    Under den blå rutan på startsidan ser ni att det finns en påminnelse.   År i yrket För förare avgör antalet år i yrket i vilken lönegrupp den anställde ska inplaceras.  "År i yrket" innebär att den anställde ska ha vana från branschen.

Har ni tips på vad som är bra att tänka på i TransPA när en anställd ska avsluta sin anställning på företaget?   Börja med att avsluta anställningskontraktet på den anställde detta gör ni under registret personal, fliken anställningskontrakt.   1. Klicka på ”pennan” för att redigera kontraktet.   2. Klicka på ”Avsluta anställning” fyll i t o m datum klicka sedan på spara.    Är bara på anställningsform Tillsvidare som valet "avsluta anställning" finns. Är det en provanställning som t ex. avslutas innan provanställningens slut ändrar man t o m datumet.     I löneberäkningen visas en varning bredvid fältet anställningskontrakt. ”Hovrar” ni över varningen kan ni läsa ”anställningskontraktet för denna person påbörjas/avslutas under denna löneperiod vilket kan innebära att grundlönen skall justeras”   I vårt exempel slutar den anställde 14/10 det innebär att den anställde inte ska ha full månadslön för oktober. Månadslön eller Dagslön behöver manuellt ersättas med aktuell timlön i löneberäkningen. OBS! Dagslön stödjs ej av Transportavtalet men finns i andra kollektivavtal.    1. Vi börjar med att ta bort månadslönen genom att klicka på den röda runda ringen längst till höger om löneraden.  2. För att lägga till en ny manuell rad klickar vi  på "+ Ny rad" 3. Klicka på den lilla listpilen välj Timlön, skriv in antalet timmar den anställde ska ha timlön för. 4. Vi väljer att skriva in en kommentar på vad vi manuellt justerar i löneberäkningen genom att  klicka på + ny rad får ni fram kommentarsfältet.  5. Spara & Lås lönen.   I November månad betalas innestående kompsaldo och arbetstidsförkortning ut. Klicka på den runda ringen i det blå fältet välj ”Betala ut innestående saldo som lön”      Nu har vi betalt ut innestående saldo med timlön och saldot ”nollas” på komp och atf efter ni har sparat & lås lönekörningen.   Intjänade och sparade semesterdagar hanteras i ert lönesystem i samband med slutlönen.   När slutlönen är exporterad och klar är det bra att sätta personen till ej aktiv. Gå in på personkortet - fliken allmänt och kryssa ur rutan Aktiv klicka sedan på spara. När personen är ej aktiv tar hen inte plats i licensen men ni har möjlighet att ta fram historik på den anställde, som t ex arbetsgivarintyg.   Tisp! Om personen finns i ett schema rekommenderar vi att ta bort den anställde från schemat, om man inte gör detta rullas pass ut i kalendern och personen kommer finnas med i olika rapporter t ex Dagbeordringslista eller Summerad tid.    I denna artikel kan ni läsa hur ni tar bort personal i ett schema.      

Med Webbkalkyl från Sveriges Åkeriföretag kan du utföra avancerade kostnadsberäkningar av fordon och personal. Genom att samla data från flera leverantörer är det tex möjligt att ta reda få fordonens fasta och rörliga kostnader samt att beräkna lönsamheten för era transporter. Läs mer här Nu finns en integration klar där arbetad tid per fordon och OB-timmar hämtas från TransPA och sammanställs med övrig data i Så Webbkalkyl. Vi ser fortlöpande på vilken ytterligare data som behöver hämtas.   Följande bör vara uppfyllt i TransPA för att datan skall kunna skickas:   Samtliga fordon skall registreras Gå till Fordonsregistret  i TransPA och registrera de fordon som skall användas. Fordon skall anges i tidrapporteringen. Informera de anställda om att registrera använt fordon när de tidrapporterar. Ett tips är att göra val av fordon obligatoriskt. Det görs i Verktyg -> Inställningar -> Kommunikation    Aktivering av integrationen Skriv till support.transpa@visma.com och be om att aktivera integrationen till SÅ Webbkalkyl.  

  Att i Kalender lägga frånvaro i period har varit möjligt länge, men nu möjliggör vi även detta för noteringar. Önskemålet har funnits en längre tid av flertalet kunder så det känns riktigt bra att nu kunna erbjuda funktionen. Det finns många situationer där vi tror detta kan hjälpa er. Kanske har ni fått in semesterönskemål inför sommaren som ännu inte är fastställda men vill överblicka dom i kalendern? här kan ni då lägga ut en aktivitet med "preliminär semester/semesterönskemål" t ex.   Här i exemplet nedan har vi visstidsanställda som rings in vid behov.  Den anställda Stina arbetar gärna nu hela februari och finns tillgänglig hela månaden vilket vi lagt ut som "tillgänglig" i period.   Vi vet att en anställd endast kan arbeta varannan vecka och lägger nu ut aktiviteten "tillgänglig" veckovis.   1. Klicka på vald startdag. 2. Klicka på plustecknet vid övrigt, längst ned i din kalender.   3. Nu väljer du period och väljer önskat tidsspann, i detta fall hela veckan. Sparar på bocken. Repetera detta för ytterligare perioder vid behov.       I registret aktiviteter kan ni skapa frånvaroaktiviteter med eller utan lön. Men ni kan även skapa en aktivitet med funktionen "ingen". Det är dessa ni hittar valbara i kalenderns kategori "övrigt".     Start- och sluttid för Noteringen avgörs av vilken dag den första händelsen inträffar: Om startdagen är en dag utan schema vill klocklsagen vara tomma, men kan ändras, Om perioden sparas utan start- och sluttid kommer Noteringen att placeras från 00:00-2359  Om start- och sluttid ändras kommer tiden att gälla för alla dagar i perioden. Om startdagen är placerad på en dag med schemapass kommer schemats start-och sluttid att ärvas till Noteringen Om start- eller sluttiden redigeras på en dag i eftertid så kommer enbart den aktuella dagen att ändras. Om man skriver en kommentar i Noteringen kommer den att följa med på alla dagar i perioden   Vill ni ha ut en rapport över noteringar kan ni använda rapporten aktiviteter som finns under Analyser-Rapporter-Tidrapporter- Aktiviteter ni kan läsa mer i denna artikel

Hur kan jag se vilken utrustning min personal har?  Under Analyser-Rapporter-Personal finns en rapport där ni kan se all er utrustning som ni har tilldelat till er personal, ni kan också se när den anställde har återlämnat utrustningen eller om den är förbrukad. Rapporten är förgrupperad på person och visar därmed utrustning per anställd. Du kan dock ändra grupperingen till vilken som helst av kolumnerna. Man kan också dra och släppa rubriken i sidled för att ändra ordningen.   Om du t ex vill gruppera listan efter utrustningsgrupp tar du bort den nuvarande grupperingen genom att klicka på krysset till höger för rubriken se bild 1.                   Klicka sedan på rubriken för kolumnen utrustningsgrupp och dra den upp till grupperingsområdet det ”grå fältet se bild 2. Det går även att filtrera rapporten. Klicka på "tratten" i verktygsfältet (se bild nedan). Då visas en filtreringsrad ovanför rubrikraden. När du anger värden där filtreras raderna så att endast de rader som uppfyller ditt val visas. Detta innebär att du kan fram en lista för en viss tidsperiod eller för en viss stationsort. Det är även möjligt att exportera listan till Excel eller skriva ut rapporten.  I vårt exempel har vi valt att filtrera på utrustningsgrupp.   I denna artikel kan ni läsa mer om hur ni skapar upp utrustning.      

Jag har en anställd som varit sjuk fler än 10 gånger under en 12 -månadersperiod hur gör jag i TransPA så att den anställde inte får karenstid?   Det finns en inställning på personkortet under fliken lön "Omfattas av högriskskydd" som ni kan kryssa i. Denna inställning gör att den anställde får sjuklön från första dagen. Tänk på att ni behöver kryssa ur denna inställning när den anställde inte längre omfattas av högriskskydd. 

Nu när hösten kommit har de flesta anställda tagit ut sin sommarsemester och det är dags att se över hur många semesterdagar som finns kvar. Minst 20 semesterdagar ska tas ut och det som överskrider 20 kan den anställde få spara i upp till 5 år. Om den anställde inte har tagit tillräckligt många dagar är det läge att göra en plan för hur dessa ska tas ut.    Tänk på att det är ditt ansvar som arbetsgivare att säkerställa att personalen tar ut sin ledighet varje år.   Kontrollera även om det finns anställda som har semesterdagar kvar som är sparade i fem år och gör en plan även för hur dessa ska tas ut. Årets semesterdagar måste tas ut först innan de sparade kan användas.   Kom också ihåg: Om den anställde är långtidsfrånvarande behöver inte några dagar tas ut utan dessa ligger kvar till den anställde är åter i tjänst. Om den anställde ex blev sjuk under semestern har denne rätt att ta ut semesterledigheten vid annat tillfälle.     Glöm inte att semester alltid ska tas ut i ledighet och inte i pengar!

Här kommer en förklaring till hur TransPA beräknar sjuklön Sjuklön i korthet När en anställd blir sjuk behöver du som arbetsgivare säkerställa att du betalar ut rätt sjuklön. Sjuklönen ska motsvara 80 procent av vad den anställde hade tjänat om hen hade arbetat.    Om ni vill läsa om karensavdrag, se vår artikel karensavdrag Transportavtalet   Allmänt om beräkningen I underlaget för timlön skall ingå samtliga utbetalda löneposter förutom övertid, restidsersättning och traktamente.  Timlönen skall minst uppgå till grundtimlön + ordinarie premiekomp + schemalös premiekomp (vid tillämpning av 3 § 5b) + personliga tillägg (fasta och timbaserade)   Övertid skall inte räknas med i arbetade timmar då den tiden ingår i arbetad tid. Frånvaroposterna ska tas med eftersom frånvarotiden ingår i månadslönen   Vid kontrollräkning av sjuklön Lägg ihop summan av följande lönerader: Månadslön Timlön Veckolön Övertid (dock ej övertidsersättning) OB vardag OB helg Tillägg (både fasta och timbaserade) Premiekomp Schemalöst arbete (vid tillämpning av 3 § 5b) Måltidskuponger Uppfyllnadstid mot garantilön Milersättning Milersättning dubbelbemanning Timlön utland Timlön helg utland Lastningar/lossningar   Räkna nu fram och summera antalet timmar av följande lönerader: Arbetad tid (tänk på att övertid är inkluderad i arbetad tid, så du inte räknar med den två gånger) Semesterfrånvaro Sjukfrånvaro Övrig frånvaro (inkluderar frånvaro utan lön) Frånvaro med lön (t ex permission) Uttag från kompbank Uttag från flextidsbank Uttag från arbetstidsförkortning   Dela nu totalsumman med totala antalet timmar så får du resultatet av den genomsnittliga förtjänsten. Multiplicera nu resultatet med 0,8 (80%) för att få fram sjuklönens timlön.   Här finns en artikel som ger er ett exempel på beräkning av sjuklön, samt förklarar vilka kalenderkvartal du skall kontrollera när en anställd blir sjuk vid arbetstidsförläggning schemalöst arbete 3 § 5 mom B eller vid lokala överensekommelser.   Kända begränsningar, beräkning av sjuklön Vid schemalösa arbetstidsförläggningar som 3 § 5b och schemalösa lokala överenskommelser enligt 3 § 6 mom där man inte har kryssat i "föreslå schemalagd tid vid frånvaro" har TransPA satt ett maxbelopp för sjuklön som för närvarande är satt till 160kr per timma.  Vid dessa arbetstidsförläggningar räknar TransPA fram en sjuklön baserat på genomsnittlig timlön från föregående kalenderkvartal. Dvs sjukfrånvaro som uppstår i oktober, som ju tillhör kvartal 4, räknas då fram baserat på underlag från kvartal 3, dvs juli, augusti och september. Denna beräkning grundar sig i Transportavtalets avtalstext "I sjuklöneunderlaget skall ett genomsnitt av det ob-tillägg som utbetalats senast föregående kalenderkvartal ingå."   Utan taket hade vi kunnat se fall där en oönskad och orimligt hög sjuklön beräknas. Exempel när detta kan inträffa är om intjänandebeloppet i förhållande till antalet timmar är onormalt högt eller när vi saknar tillräckligt beräkningsunderlag från föregående kvartal   Ska vi spara lönen som den är när vi ser beloppet 160kr per timma med varningen ? Har ni fall där tillräckligt beräkningsunderlag finns och varningen kommer? Kanske har den anställde ett högt extra tillägg i premiekomp, många ob-timmar och dessutom övertid i föregående kvartal vilket skulle resultera i högre sjuklön än 160kr per timma? I dessa fall kommer vi alltså inte klara att visa upp en sjuklön som är högre än vårt nuvarande sjuklönetak på 160kr. Varningen kommer då och ni kan om ni önskar göra en egen beräkning och ändra beloppet TransPA föreslagit. Har det skett någon förändring i beräkning och funktion för sjuklön i TransPA?  Det som hänt i vår release-2021-64 som släpptes måndag 23 augusti 2021 är att vårt tak för sjuklön har höjts från 144kr till 160kr. Vi har förtydligat löneraden för sjuklön och informerar nu med en varning i de fall då TransPAs maxbelopp begränsar sjuklönen till 160kr. Vår metod och logik hur vi räknar sjuklön är dock helt oförändrad sedan tidigare. Sjuklön beräknas olika beroende på vilken arbetstidsförläggning den anställde går på. Här nedan är en artikel som beskriver de olika arbetstidsförläggningarna som finns i TransPA med en lathund som beskriver kort på hur beräkning görs för övertid eller hur sjuklön beräknas utifrån den arbetstidsförläggning ni väljer på personkortet. Arbetstidsförläggning enligt Transportavtalet 

Swedish first, English below   Det kan finnas tillfällen då du får en server error ruta som förhindrar inloggning. Den åtgärd du behöver göra om detta händer är att tömma din webbläsares cookies och cache relaterade till TransPAs webbsidor. Proceduren är densamma i Google Chrome och Microsoft Edge så guiden tillämpas oavsett vilken av dessa webbläsare du använder. (Bilderna nedan är tagna från Chrome och visar svenska.)   1. Gå till connect.mytranspa.com 2. Tryck på låset på bilden och välj cookies     3. Nedanstående markerade rader är berörda och behöver tas bort. Klicka på första raden och välj ta bort. Upprepa samma procedur för rad två. Bekräfta därefter med klart till höger.   4. I nästa steg rensar vi cachade bilder och filer genom att trycka ctrl+shift+delete. Var noga med att välja ett tidsintervall med senaste sju dagarna eller längre tillbaka. Se till att den enda bocken markerad är cachade bilder och filer som bilden visar. Rensa data nere till höger.     5. Stäng nu dina öppna flikar i Chrome/Edge som rör TransPA. Har du andra flikar så kan du låta dessa vara öppna. Klicka på de tre prickarna som bilden visar och öppna ett nytt fönster. (Har du valt att stänga ned Chrome/Edge helt och saknar flikar så öppnar du istället webbläsaren på nytt)     5. Skriv in Connect.mytranspa.com. Nu ska det fungera att logga in igen.     There may be times when you get a server error box that prevents login. The action you need to take if this happens is to clear your browser's cookies and cache related to TransPA's web pages. The procedure is the same in Google Chrome and Microsoft Edge so the wizard is applied regardless of which of these browsers you use. (The images below are taken from Chrome with swedish language.)   1. Go to connect.mytranspa.com 2. Click on the lock shown in this picture below and choose cookies     3. The marked lines below are affected and need to be removed. Click on the first line and select delete ("Ta bort" in this picture). Repeat the same procedure for row two. Then confirm with finish ("Klart" in this picture).      4. In the next step, we clear cached images and files by pressing ctrl + shift + delete. Be sure to select a time interval with at least the last seven days or further back. Select only the checkmark for cached images and files, like this image shows. Clear data at the bottom right.     4. Now close your open tabs in Chrome/Edge related to TransPA. If you have other tabs, you can leave them open. Click on the three dots that the picture shows and open a new window. (If you have chosen to shut down Chrome/Edge completely and have no tabs, open the browser again instead)     5. Go to Connect.mytranspa.com. Now it should work to log in again.    

Hur rapporterar en anställd in traktamente från tidrapporteringen? Den anställde har bara rest inom Sverige.   När den anställde har kommit tillbaka till stationsorten kan hen rapportera in sin resa på hemkomstdagen.   I vårt exempel nedan lämnar den anställde stationsorten måndag 5 juli Kl.09:00 & avslutar resan på stationsorten torsdag den 8 juli Kl.22:00. Klicka på Resa på hemkomstdagen. Bild.1 Då resan är i Sverige väljer vi ”Typ av resa” enligt Transport. Den anställde har sovit i lastbilen och har således inte haft någon Fri logi, den anställde ska då inte markera ”Fri logi”. Står företaget för t ex Logi på hotell kryssar man i rutan ”Fri Logi” den anställde får då inget Logi traktamente.  Bild 2. Ändra datumet när resan började och fyll i klockslaget när ni lämnar stationsorten, fyll i klockslaget när resan avlutades på stationsorten, datumet kommer automatisk då vi rapporterar in resan på hemkomstdagen. Klicka sedan på spara. Bild.3 Gränsövergångar behöver vi inte bry oss om då resan är inom Sverige. Ni kan läsa mer i denna artikel om traktamentes resa inom norden.  När allt är klart ser den anställde resan på startsidan.   Här hittar ni en manual för hur man tidrapporterar, som PDF på Svenska & Engelska  

Jag undrar om man kan göra någon inställning i Transpa så att när man drar hela månadslönen att det blir föregående månads datum. Detta i och med att vi jobbar med månadslön för innevarande månad och tillägg och avdrag för föregående.   Det ni kan göra är att välja att inte föra över datum på lönearten "Avdrag månadslön" i exportfilen som skapas i TransPA.  Gå till Register / Lönearter och leta fram lönearten "Avdrag månadslön" klicka på pennan för att redigera, kryssa ur exportera datum klicka sedan på spara. Efter ni har importerat lönefilen till ert löneprogram kan ni manuellt lägga till vilket datum månadslönen avser.   I denna artikel kan ni läsa mer om lönearter.