Användartips för Visma.net Project Management

Avancerad tidsuppföljning är en tilläggstjänst som hjälper organisationen att hantera arbetstider. Beroende på vilken version av Visma.net Project Management som företaget använder sig av finns det antigen inkluderat eller så kan man aktivera det mot en kostnad via Uppgraderingar.    Avancerad tidsuppföljning ger organisationen möjlighet att hantera helgdagar för Sverige och andra länder vid behov, betalda frånvaro, stänga perioden för registrering av arbetstid, ange arbetstidsinmatningsformat, beräkna flextidssaldo, godkänna arbetstimmar och definiera arbetsveckan. Tillägget Avancerad tidsuppföljning kräver att tillägget Aktivitetshantering också aktiveras.   Nedan följer en detaljerad beskrivning av varje del som finns tillgänglig när tillägget aktiverats.   Stäng perioden När tillägget är aktiverat har administratörer möjlighet att ange ett datum för att stänga registrering av arbetstid, det finns under Verktyg - Stäng perioden för arbetstid. Vilket innebär att det går att förhindra registrering och redigering av arbetstid, produkter och resekostnader via vyn för tidrapportering för aktuellt datum och bakåt i tiden.   Flextidsaldo  Beräkning av flextidsaldo påbörjas genom att ange ett datum i fältet Startdatum för beräkning av flextid vid Inställningar - Tid & Utlägg - Flextid. Beräkningen av saldot tar hänsyn till Helgdagar, Frånvaro om frånvarotypen är markerad som Bibehåller och Övertid om det är markerat Påverkar flextid på övertidstypen.    När ett startdatum valts går det också att ange Flextidstak. Genom att arbeta längre eller kortare dagar än angivet i arbetskontraktet ackumulerar medarbetare antingen ett överskott eller ett underskott på sin ordinarie arbetstid. Därför kan systemadministratörer definiera det maximala antalet flextimmar som en person kan ackumulera. Timmar som överstiger eller understiger den maximala flextiden redovisas inte.   Uppdatering av flextid för användas när administratörer har ändrat inställningar som påverkar arbetstid eller arbetskontrakt. Till exempel ändrat inställningar på frånvarotyper eller övertidstyper eller lagt till en ny helgdag.          Användarspecifika inställningar för flextid.  Det finns ett par användarspecifika inställningar för flextid som kan hanteras genom att öppna Verktyg - Användarhantering och välj användare att hantera, vid avsnittet Arbetskontrakt - öppna det befintliga arbetskontraktet så finns här följande möjligheter när tillägget är aktiverat.    Använd maxtak för daglig flextid - Markera ruten för att kunna sätta ett särskilt tak för den specifika användaren utöver Flextidstaket i systeminställningarna.  Inget flextidsaldo - Markera rutan för att utesluta användaren från flextidsberäkning. Användaren ser då inte KPI:et flextidsaldo i vyn Tid & Utlägg och inget saldo beräknas för denne i rapporter där värde för flex finns.  Veckodagar: Antingen ärver användaren förtagets inställningar för arbetsvecka eller så ställs här in specifika arbetsdagar för denne. Detta påverkar flextidsberäkningen.  Här finns också möjlighet att kontrollera användarens befintliga flextidssaldo, lägga till en manuell justering av det och att Uppdatera flextidsberäkningen för den specifika användaren. Uppdatering av beräkningen kan behöva göras på användarnivå om man t.ex. har genomfört ändringar is om endast berör den användaren.         Godkännande av arbetstid Definiera i Inställningar - Tid & Utlägg - Registrering av arbetstid om Godkännande av arbetstimmar ska användas eller inte. När alternativet för att godkänna timmar är valt aktiveras även inställningar för att definiera vem som kan godkänna arbetstiden. Godkännande av arbetstid kan utföras av antingen en chef eller projektledare. När du har aktiverat godkännande av arbetstid, gå till Verktyg - Behörighetsprofiler eller Verktyg - Användarhantering - Välj användare och gå till avsnittet Behörigheter för att säkerställa att inställningarna för godkännande är korrekta.   Det finns 3 alternativ i  Inställningar - Tid & Utlägg - Registrering av arbetstid. Används ej - Vill man utesluta godkännande helt så välj detta.  Timmar måste godkännas innan de kan faktureras -  Förhindrar fakturering av sådan arbetstid som ännu ej är godkänd av överordnad.  Timmar måste godkännas men kan faktureras före godkännande - Alternativet medger fakturering av ännu ej godkänd arbetstid, men så fort tiden är godkända kan den anställde endast redigera beskrivningen och antal timmar, vilket inte påverkar fakturan. Projekt, fas och arbetstyp är låsta efter att arbetstiden har fakturerats. När Godkännande av arbetstimmar används aktiveras möjligheten att granska och godkänna eller avvisa rapporterade timmar via ett projekt i fliken Projektplan genom att fälla ut Nedbrytning av timmar och produktivitet och sedan klicka på antalet timmar som visas i kolumnen Timmar till höger om varje projektmedlem i Teamets produktivitet.    Markera posterna ute till vänster för att öppna det övre åtgärdsfältet och kunna ändra godkännandestatus.    Eller så kan man hantera de registrerade timmarna via Rapportgenerator - Tid & Utlägg - Godkännande av arbetstid, här finns möjlighet att arbeta i både listvy och matris och filtrera rapporten efter önskat utfall.     När en tidpost avvisas ges möjligheten att skicka en e-postnotifiering angående den avvisade tiden tillsammans med ett meddelande till användaren. Detta är valfritt att göra.  Registreringsformat för arbetstid  I i Inställningar - Tid & Utlägg - Registrering av arbetstid  kan man välja format för inmatning av arbetade timmar. Timmar kan ange med antingen Antal timmar eller Start- och Sluttid.  Till exempel kan en och en halvtimme anges som 1,5 eller 1:30 eller som 08:00-9:30.  OBS: När man väljer att använda Start- och Sluttid så försvinner möjligheten att använda Veckovyn för tidsregistrering i vyn Tid & Utlägg.    Veckodagar Möjlighet att ställa in vilka dagar som är de ordinarie arbetsdagarna för organisationen.    Fakturerbara arbetstimmar  Möjlighet att tillåta att medarbetare själv anger antalet fakturerbara timmar om det är vanligt förekommande att fakturera ett annat antal timmar än den anställda faktiskt spenderade på uppgiften.   Betald frånvaro När Avancerad tidsuppföljning används finns möjligheten att skapa betald frånvaro. Detta är frånvarotyper som är markerade i rutan Bibehåller och som då som inte ska reducera flextiden under den tid den anställde är frånvarande. Lär mer här!   Helgdagar Allmänna helgdagar är dagar då anställda inte förväntas arbeta. Vanligtvis är helgdagar nationellt erkända, betalda lediga dagar för alla anställda. Men helgdagar kan också vara företagsspecifika, till exempel vissa halvdagar. Helgdagar används för att beräkna flextid för anställda och de är synliga i minikalendern i vyn Tid och Utlägg. Helgdagar kan anges för olika länder och under flera år. Hantera helgdagar vid Inställningar - Tid & Utlägg - Flextid - Helgdagar. Automatiskt genererade helgdagar kan inte redigeras eller raderas men kan inaktiveras om dagen är en arbetsdag i verksamheten.   För mer information om tillägget, ta kontakt med er återförsäljare!

Om en person som tidigare varit anställd hos er återvänder undrar många om det ska skapas en helt ny användare i Project Management eller om den gamla användaren kan/ska återaktiveras.    Vår rekommendation är att återaktivera den tidigare skapade användarlicensen och det gör du så här:  (Det går också att lägga till en ny användare förutsatt att e-posten inte har använts i Project Management tidigare)   Gå till Inställningar - Användarhantering , här en lista över alla aktiva användare. På knappen filter uppe till höger byter ni filtrering till att visa inaktiva användare eller tar bort filtret helt, klicka sedan på verkställ.      Nu kommer du se den användare som ska återaktiveras i listan till vänster, klicka på användaren så visas den detaljerade profilen och uppe till höger finns knappen Aktivera användare. När du klickar på aktivera måste du sedan välja om den användaren ska fortsätta med samma arbetskontrakt som innan eller om du vill skapa ett nytt. Oavsett vilket alternativ du väljer kommer du kunna skicka ut ett välkomstmejl med inloggningsinstruktioner. Gå igenom den användarens uppgifter och kontrollera om något måste uppdateras sedan den tidigare anställningen.      Om ni har fler funderingar över användarlicenser och hur du kan administrera antalet licenser så finns det mer information i inlägget här: https://community.visma.com/t5/Anvandartips-for-Visma-net/Justera-antal-anvandarlicenser/ta-p/276982 

Det finns två olika vyer man kan välja mellan att arbeta i vid menyvalet Tid & Utlägg. Dagvy eller Veckovy.   Beroende på vilken vy användaren som ska registrera tid och utlägg väljer att arbeta i så finns det också olika alternativ under knappen för "fler alternativ" till höger om Lägg till arbetstid.    Väljer användaren Veckovyn går det endast att lägga till Arbetstimmar och Frånvaro      Väljer användaren Dagvyn kan de även lägga till Utlägg, Resekostnader och Avgifter.    Det är inte ett programfel eller något som inte stämmer i användarens behörighetsprofil om de inte kan lägga till utlägg, resekostnader och avgifter i veckovyn utan det är tänkt att fungera så.    Vi vill till sist tipsa om att användarna kan ladda ner appen Project Management/Severa från Appstore eller Google Play för att smidigt registrera tidposter, utlägg och reseräkningar i projekt via sina mobiler eller annan enhet.   

Saknar en eller flera av era användare vissa helgdagar i Project Management vyn Tid och Utlägg? I denna artikel får du hjälp med hur du kontrollerar individuella- och företagets övergripande inställningar för helgdagar.    Vilka helgdagar som inkluderas vid menyvalet Tid & Utlägg baseras på det land som är valt i användarens kontaktuppgifter. Du hittar kontaktuppgifterna genom att gå till Kugghjul - Användarhantering - Välj berörd användare - i fliken Personuppgifter hittar du Kontaktuppgifter. Användaren nedan berörs alltså av Sveriges helgdagar som kan definieras manuellt i systeminställningarna.      Företagets övergripande inställningar för helgdagar kontrolleras vid Kugghjul - Inställningar, uppe till vänster i inställningsmenyn kan du söka efter menyvalet Helgdagar eller så scrollar du i listan över inställningar fram tills du når valet. (Tid & Utlägg - Flextid - Helgdagar)   När du kommit fram till rätt vy ser du till en lista över alla befintliga och inaktiverade helgdagar baserat på det land och år som du väljer till höger.    

Ett problem man ofta har är att man inte fått avisering om något gått fel i integrationen mot Visma.net ERP. Detta har medfört stora problem. Nu är det löst! I denna video går vi igenom hur du gör för att ställa in så du får avisering när fel uppstår. Men även när felet är åtgärdat.