Användartips för Visma.net Project Management

Här visar vi hur du jobbar med försäljningsöversikten.  

Läs mer om hur du kan spara e-postkonversationer i det aktuella projektet.

Nu finns värdet "fas" i aktivitetsrapporten.

Varningarna skickas för att man inte ska missa sina deadlines. "Ofullständigt" betyder att det fortfarande ligger öppna...

Vad betyder ett visst värde i rapporten?

Om en kontaktperson flyttar till en annan kund...

Återanvänd innehållet i offerten för att skapa en faktureringsplan

Utöka möjligheterna med Prislistor i Visma.net Project Management genom tillägget Avancerad prissättning (om verksamheten använder version Enterprise finns Avancerad prissättning tillgängligt som standard). När detta tillägg är aktiverat går det att öka (eller sänka) de befintliga prislistornas priser med en procentuell ökning eller med ett fast belopp och även skapa volympriser.   Vi rekommenderar detta tillägg för alla företag som har behov av att öka sina priser regelbundet och/eller vars prislistor består av många enskilda rader där manuell uppdatering av priser är ett omfattande arbete. Är ni intresserade av Avancerad prissättning men inte har version Enterprise så ta kontakt med er återförsäljare!    Prisökning    När tillägget är aktiverat, istället för att redigera varje rad manuellt i prislistan kan användare med behörighet enkelt öka priserna för en prislista med bara några få klick. I Visma.net Project Management finns 2 typer av prislistor, verksamhetens standard prislistor som skapas av Administratörer i Inställningar - Prissättning - Prislista och Projektspecifika prislistor som skapas i projekt genom att gå till Projekt - Öppna ett projekt - gå till fliken Finanser, klicka på Ändra till projektspecifik prissättning för att få möjlighet att redigera priserna för endast det projektet. (Finns inte knappen tillgänglig använder projektet redan en projektspecifik prislista)  Båda typerna av prislistor kan uppdateras med antingen Procentuell ökning eller Fast belopp. Det går också att göra prissänkning på samma sätt som beskrivs nedan, sätt  minustecken “-”  framför procenten/beloppet för genomföra en sänkning istället för ökning. Prisökning av prislista Prislistor som finns i Inställningar - Prissättning - Prislista kan uppdateras genom att öppna den prislista som ska ökas genom att klicka på namnet och välj sedan Öka priser, välj sedan Typ av ökning och vad som ska påverkas.Läs längre ner i artikeln för att se hur man skapar en ny version av prislista och ökar priserna samtidigt Notera: Det går inte att öka priset på originalversionen av prislistan. Det går inte att använda funktionen Öka priser eller Ta bort prislistversioner på nya versioner av original prislistan där Startdatum för prislistan har passerat.          Projektspecifik prislista Projektspecifika prislistor uppdateras via Rapporter - Rapportgenerator - Projekt - Projekt. Användarens behörigheter styr vilka projekt som visas här och kan uppdateras av användaren. Detta är inte obligatoriskt att göra men vill man så kan man filtrera rapporten att visa endast de projekt som använder Projektspecifik prislista genom klicka på Välj filter - välja Prislista - och välja Anpassa i rullgardinslistan. Det finns givetvis andra filter för att begränsa de projekt som visas i vyn ytterligare. Markera sedan alla projekt ute till vänster i översta kryssrutan för att åtgärda alla projekt eller välj endast berörda projekt genom att markera rutan för enskilda rader.  Överst i vyn öppnas då Åtgärdsfältet, välj här vilken typ av ökning som ska genomföras och vilken valuta om företaget använder det. Denna vy är lik och fungerar på samma sätt som vid ökning från  Inställningar - Prissättning - Prislista förutom att det inte går att välja från vilken dag som priserna ska vara giltiga, det gäller alltid från innevarande dagens datum. Finns det projekt med specifika prislistor i annan valuta måste du genomföra denna åtgärd för varje valuta. Här finns också en begränsning att endast Arbetstimmar och Produkter kan uppdateras, det går inte att redigera priserna för Resekostnader i en Projektspecifik prislista.  Produktregister För att enkelt öka priserna i produktregistret för flera produkter samtidigt med bara några klick, gå till Inställningar - Register över arbetstyper, resekostnader och produkter - Produkter. Till vänster går det att markera enskilda rader men också alla produkter i listan genom att markera den översta raden som speglar produktkategori. Likt uppdatering av projektspecifik prislista, i exemplet ovan, öppnas då ett åtgärdsfält i det övre delen av vyn. Välj här Redigera kostnad som åtgärd, välj sedan typ av ökning och fyll i belopp/procent.    Regler för prisökning/sänkning Rader i prislistan som är tomma eller 0 som värde påverkas inte av prisuppdatering. Produkter i prislistan som får sitt pris från produktregistret påverkas inte. Kontrollera kolumnen Priset kommer från om ett pris inte uppdateras vid prisuppdatering.  När Typ av ökning: Fast belopp används, skriv ett positivt värde som t.ex. 100 SEK för att öka och ett negativt värde t.ex. -100SEK för att sänka ursprungligt värde.  Vid Procentuell ökning är intervallet -100 till 1000%. Vid Procentuell ökning, finns möjlighet att välja om priserna avrundas till nästa heltal, 1 decimal eller två decimaler. Formeln för Procentuell ökning är X + (X*Y/100) där X är priset och Y är procenten.  Från Inställningar - Prislista kan användaren välja vilka objekt som uppdateras (Arbetstimmar, Resor och/eller Produkter). Från Projektrapporten kan endast Arbetstimmar och Produkter uppdateras. Volympriserade produkter kan ökas. Fast pris kan inte ökas   Skapa ny version av prislista  Skapa nya versioner av befintliga prislistor. Till exempel om företaget bestämt att höja sina kundpriser i början av nästa år, kan en ny version skapas i förväg och den kommer att vara giltig från och med den första januari nästa år. Priserna i den gamla prislistan används fram tills att startdatumet för den nya versionen av prislistan inträffar. Den nya versionen tas automatiskt i bruk vid valt startdatum. Vid denna tidpunkt kommer fakturerade arbetstimmar och resor som angetts före startdatumet för den nya versionen fortfarande att ha priset från den gamla prislistan och faktureras med de gamla priserna. Notera: Om startdatumet för den nya versionen är innevarande dag och timmar och resor har angetts tidigare samma dag, uppdateras priserna för dessa poster enligt den nya versionen. Priser på ej fakturerade produkter uppdateras inte.    För att skapa en ny version, gå till Verktyg - Inställningar -  Prislistor - Prissättning. Öppna befintlig prislista och klicka på Skapa ny version överst i vyn. Ange Prislistans startdatum, detta datum är då från när priserna tas i bruk. Välj sedan om du vill använda någon av de befintliga prislistorna som Prislistmall för den nya versionen. Vill du skapa en ny tom prislista och definiera rader manuellt välj då istället “välj” för att lämna fältet Arbetstimmar tomt.    Om en befintlig prislista används som mall för den nya är det möjligt att öka priserna på raderna samtidigt. I kolumnen Typ av ökning välj Ingen om det inte finns något behov av att öka priserna. Processen är därefter densamma som ovan i den här artikeln där prisökning av prislistan beskrivs i detalj.   När den nya versionen har skapats kan du se varje version högst upp i vyn, fram tills att datumet har passerat för prislistversionen är det möjligt att använda funktionen Öka priser och att ändra startdatumet. Efter datumet har passerat inaktiveras dessa funktioner och du måste skapa en ny version.     Volympriser När Avancerad prissättning är aktiverat går det att använda Volympriser. Vilket  innebär att utöver de normala produkt priserna kan skapa en prissättning som baseras på antalet registrerade produkter. När en faktura skapas hämtar systemet rätt pris från prislistan beroende på hur många produkter som angetts. Alla produkter i en volymprislista behöver inte baseras på volympris. Notera: Det går inte att skapa en ny version av befintlig prislista som ska inkludera volympriser om originalversionen inte gör det.     För att skapa en prislista med volympriser, gå till Inställningar - Prissättning - Prislista, klicka på Lägg till prislista, fyll i uppgifterna och markera rutan Använd volymprissättning och välj sedan Spara. Nu är det möjligt att börja ställa in Volympriserna, gå till avsnittet Produkter.      Håll muspekaren över den rad som volympris ska gälla för, klicka på plusset ute till höger. Det kommer då automatiskt fyllas i att från 1 (en) artikel gäller följande pris, priset kan redigeras. Klicka på plusset igen för att ange ett ytterligare volympris. Se bild nedan.   (För att återgå till ursprungligt pris och ta bort volympriset, klicka på ikonen till höger om plusset) I nedan bild har vi angett 10 som ett ytterligare volympris, det fylls då automatiskt i 9 som högsta antal i volympriset ovan. Alltså 1-9 i antal så gäller 850kr, 10 och uppåt gäller 800kr. För att ta bort en enskild rad, klicka på den röda ikonen (soptunnan).      För att skapa projektspecifik volymprissättning, öppna det befintliga projektet och gå till fliken Finanser. Notera: Det är endast möjligt att lägga till projektspecifika volympriser på produkter om projektet redan använder en systemprislista som inkluderar volympriser.  Kontrollera vilken prislista som används i avsnittet Ange priser, om den inkluderar volympriser kan du klicka på Ändra till projektspecifik prissättning och gå till fliken PRODUKTPRISER för att ställa in de nya projektspecifika volympriserna.  Om den angivna system prislistan i avsnittet Ange priser inte inkluderar volympriser måste prislistan först ändras till en befintlig prislista som inkluderar det, sedan klickar du på Ändra till projektspecifik prissättning. Noter dock att när du byter prislista så påverkas också Arbetstimspriser och Resekostnader!

Vad används begreppen Projektets värde och Sannolikhet till? 

Använder du version Premium eller Enterprise av Project Management, alternativt har tilläggstjänsten Avancerad tidsuppföljning aktiverad, kan du använda flextidsberäkning för dina användare i vyn Tid & Utlägg.    Vi behov går det att nollställa flextidssaldo och samtidigt spara den tidigare flextiden retroaktivt för uppföljningsbehov för samtliga användare. Läs vidare för att lära dig mer!    Nollställa för alla användare För att nollställa alla användares flextid oavsett om de ligger på minus eller plus i flextid:  Navigera till Verktyg > Inställningar > Flextid  Välj sedan ett nytt datum i Ändra Startdatum för beräkning av flextid  Du kan välja dagens datum för att nollställa och påbörja beräkning från innevarande dag eller välj ett önskat datum från då du vill påbörja beräkningen.  Klicka sedan på Uppdatera beräkningen - om du inte klickar på uppdatera så kommer ingen förändring ske i programmet.    Flextiden visar sedan 0 timmar från vald dag och det tidigare saldot sparas om du navigerar bakåt i kalendern för alla användare.    Kom ihåg att eventuella manuella justeringar som genomförts på enskilda användare fortfarande kommer att påverka flextiden i deras vy Tid & Utlägg. Du hittar dessa vid Verktyg > Användarhantering > Välj användare och navigera till Flextid.   Nollställa för viss användare Vill du nollställa saldot för en eller vissa användare så görs det genom att lägga in en manuell justering på respektive användare från deras användarprofil.   Välj Verktyg > Användarhantering > Välj användare och navigera till Flextid. Lägg till en manuell justering med samma värde som saldot (skriv + eller - framför beroende på om de ska öka eller minska). Spara justeringen så genomförs den direkt, du kan även redigera tidigare justeringar vid behov.    Vill du avsluta beräkningen av flextidssaldo helt och hållet så gå till Inställningar > Flextid och radera endast datumet som finns i Startdatum för beräkning av flextid.    Är du intresserad av tillvalet Avancerad tidsuppföljning? Ta kontakt med din återförsäljare så berättar de mer! Du hittar alla våra partners här: https://www.visma.se/affarssystem-i-molnet/hitta-partner-se/?d2=visma.net-project-management           

Här visar vi hur du kan skapa en projektplan och andra projektförutsättningar.

I perioder när många medarbetare kanske blir sjuka eller frånvarande av andra orsaker och många sitter utspridda på hemmakontor är det viktigt att få en bra överblick över projekt, resurser, projektuppgifter och tidrapportering. Nedan ger vi några tips om hur du kan använda resursallokeringen och aktivitetshanteringen i Project Management för att få bättre överblick över dina tillgängliga resurser.   Resursallokering I resursallokeringen får du en överblick över vilka medarbetare som är tillgängliga och vilka som är frånvarande den närmaste tiden. Detta förutsätter att de anställda markerar frånvaro i systemet med hjälp av frånvarotyper. (Behöver du lägga till nya frånvarotyper, hittar du dessa inställningar under Verktyg > Inställningar > Register över arbetstyper, resekostnader och produkter > Frånvarotyper)   Kalender och projektuppgifter Alla anställda bör uppdatera sin kalender löpande. Om ni använder Office 365, Exchange eller Google calendar kan dessa kalendrar integreras med Project Management. På det sättet får man en god översikt i Project Management över både medarbetarnas resursallokeringar och mer detaljerade uppgifter i kalendern. I kalendervyn kan den anställde se både sin resursallokering, kalenderaktiviteter och aktiviteter.   Samarbete och projektuppgifter När man behöver planera om uppgifter underlättar det att få en överblick över de uppgifter som till exempel ska utföras i ett projekt och snabbt kunna fördela om ansvar till andra projektmedlemmar. På fliken Samarbete visas alla projektuppgifter. Här kan man planera och tilldela olika projektuppgifter till olika medarbetare. Det går också att flytta dem till en ny status genom att dra-och-släppa dem till relevant statuskolumn.

Hur går jag tillväga när jag registrerar ett utlägg som jag fått betalt i förskott? Vad är skillnaden mellan Ingen ersättning krävs och Förskottsbetalning? (Gäller Premium och Enterprise)   Gå till Tid & Utlägg och välj sedan Lägg till resekostnad och utlägg.     När du påbörjar registreringen av resekostnaden/utlägget ser du inte möjligheten att lägga till förskottsbetalning, det kommer först i nästa steg när du skapar reseräkningen. Förskottsbetalning ska inte förväxlas med kryssrutan Ingen ersättning krävs som du ser vid registrering av resekostnad/utlägg.      Notera: När/Om företaget använder sig av export av lönefil från PM till Visma Lön kan/ska rutan markeras när inget ersättning ska betalas ut. Informationen följer då med i filen och vid import till Visma Lön genereras inget saldo för utlägget.    Rutan kan användas om du som anställd t.ex. betalat ett utlägg med ett företagskort där företaget betalar räkningen. Om du känner dig osäker vid registrering av utlägg kontrollera med din administratör i första hand.     Fyll i uppgifterna i respektive ruta och koppla eventuellt kvitto. Klicka på spara.  Nu ser du en summering till höger - Resekostnader klara för hantering.      Klicka på Skapa reseräkning och en ny ruta öppnas. Här får du möjlighet att fylla i kolumnen Förskottsbetalning.    Lägg till beloppet och se att det blir avdraget från totalen.   Om fältet är gråmarkerat (alltså inte går att fylla i) så är det för att reseräkningen är placerad i en skrivskyddad status. Kolumnen påverkar ingenting utanför PM, alltså informationen tas inte med om du använder export av lönefil exempelvis.    Vill du lära dig mer om reseräkningar rekommenderar vi att du läser från sida 74 i handboken som du kan ladda ner direkt i Project Management genom att klicka på det blå Frågetecknet i det övre åtgärdsfältet > Användarhandbok.   

Fråga Hur gör jag för att lägga upp anställda som jobbar deltid och få flextiden rätt?  Svar Om den anställde t.ex. arbetar 75% varje dag kan man ändra anställningskontraktet till 6hr/dag.  När personen tidrapporterar sina 6h/dag kommer flextidsberäkningen jämföras med den förväntade arbetstiden om 6 h/dag.    Om personen arbetar 75% men t.ex. fördelat om 7,5h mån-tor och ledig fredagar finns det två alternativ:  Ange 6h/dag i arbetskontraktet enligt ovan. På detta sätt kommer flextiden att bli korrekt i slutet av arbetsveckan, men inte stämma dag för dag.  Ange 8h/dag i arbetskontraktet och när den anställde tidrapporterar fyller han/hon ut tidrapporten med en frånvaroaktivitet 0,5h mån-tor och 8h på fredag. Då blir flextidsberäkningen korrekt både dagligen och på veckobasis.  

När du skapar ett nytt försäljningsprojekt anger du ett datum då du bedömer att affären kommer att kunna stängas.    Detta datum används tillsammans med värdet Förväntat värde för att beräkna prognostiserad försäljning och faktisk försäljning.  När ett försäljningsprojekt stängs genom att flyttas till någon av de stängda processtegen, t.ex. "Beställning" eller "Avböjt förslag" kommer det förväntade försäljningsdatumet uppdateras med dagens datum då det stängdes.  Samtidigt kommer nyckeltalen i försäljningsöversikten uppdateras med dessa värden.   

Så här kan du använda nyckeltalet Andel av fakturering.

Här visar vi hur du rapporterar tid och utlägg. 

I Visma.net Project Management finns ett stort antal värden och nyckeltal att använda i olika rapporter. För en bättre förståelse vad ett visst värde innebär eller hur det beräknas, titta i vår Ordlista.    För att få till en rapport med de värden som är intressanta för dig kan du utgå från en standardrapport inom respektive område, t.ex. Projekt, och därefter begränsa innehållet i rapporten genom att välja vissa filter samt lägga till värdekolumner genom att lägga till Värden.     Du kan även flytta om ordningen eller ta bort föreslagna värden/filter i listan.    När rapporten ser ut som du vill ha den kan du spara den, antingen som en egen rapport eller dela den med andra personer som har en viss behörighetsroll. (Att dela rapporter förutsätter en viss nivå av behörighet, men alla kan spara egna rapporter.) Om du dessutom markerar Ange som favorit kommer den att visas som favorit under snabbmenyn Favoritrapporter.     

Visma.net Project Management har möjlighet att hantera flera olika momssatser på organisationsnivå och dessa defineras i Verktyg > Inställningar > Organisation > Momssatser     För att lägga till nya momssatser klickar du på Lägg till skattesats.  Fyll i procentsatsen, kod är inte obligatoriskt, välj om den ska vara standard eller inte och klicka på Spara.  Momssatsen är tillgänglig att använda direkt.    Det måste alltid finnas 1 standard momssats i systemet.  Alla momssatser förutom standard momssatsen kan raderas.  Håll muspekaren över momssatsen du vill redigera för att se tillgängliga åtgärder till höger om raden. Dessa momssatser används sedan för poster som ska faktureras eller endast inkluderas i projekt.    Det går även att ställa in faktureringsmoms på kundnivå om momssatsen inte ska ärvas från bolagets inställningar.      Inställningen på kundnivå överstyr organisationens inställningar. 

Försäljningsprojektets sannolikhet underlättar uppföljning och prognoser, t.ex. for kommande försäljning.