Brukertips i Huldt & Lillevik Lønn

Etter overgang til ny mailserver i Cloud så fungerer det ikke å sende rapporter på mail fra Lønn.   Dette gjelder alle rapporter med unntak av, Periodens Lønn|Lønnsrapporter|Elektroniske Lønnslipper og Rapporter|A-Melding|Elektronisk Personoppsummering.   Dette er ikke noe vi kan gjøre noe med fra teknisk, men feilen er rapportert til Utvikling. Vi kan heller ikke reversere til gammel løsning da den ikke fungerer tilfredstillende lenger.   Men man kan fremdeles lagre rapportene sine til disk, enten til Verktøy|Åpne Standard Filområde som i cloud er Q:\HL\HLonn\Dok, eller direkte til egen maskin eller nettverksdisker i eget miljø. Så er det selvfølgelig mulig å hente de derfra og sende de via egen, lokal mailløsning.    

I dette miljøet så har man i utgangspunktet 2 alternativer for hvordan man vil sette opp SMTPinnstillingene.

 I Lønn 5 så må følgende være på plass: Det må stå en gyldig epostadresse i feltet “E-post” i “Kartotek->Firmaoppsett->Firmaopplysninger”, og  denne adressen må ha tillatelse til å sende masseutsendelser via SMTPserver.   For å sende rapporter så må IPadressen som følger kommunikasjonen også settes som godkjent bruker av masseutsendelser på mailserver.   Det må legges inn navn eller ipadresse til SMTPserver i feltet “SMTP server navn” under “Verktøy->Systemoppsett”. Hvis SMTPserver bruker autentisering så kan dette også legges inn her. Lønn 5 støtter SSL/TLS og ukryptert autentisering. (NB. SMTPserveradressen i Systemoppsett er unik pr. lønnsdatabase såfremt man ikke har satt hake for "Global SMTP" som da henter SMTP-oppsettet fra fellesdatabasen.)   Det må være satt opp en gyldig katalog under“Kartotek->Firmaoppsett->Oppsett Integrasjon” i seksjonen “Lagringsområder->Elektroniske lønnslipper”, og domenebrukeren som kjører lønn må ha minimum “Modify”rettigheter på denne katalogen, underkataloger og filer. (Når det genereres lønnslipper så opprettes det automatisk en katalog kalt “Lslipp” på dette området hvor slippene lagres i pdf format.)   Hvis alt det ovenstående stemmer så kan man teste med å legge inn en Epostadresse i feltet “Send test e-post til” og teste kommunikasjon ved å trykke på knappen “Test SMTP”. (Dette er kun en forbindelsestest(telnet), og den sier ikke noe om mailserveren er konfigurert korrekt med tanke på masseutsendelser.)   SMTPserveren må være satt opp til å tillate masseutsendelser og relay på valgfri port. Evt. Volumbegrensninger på SMTPserver kan kludre til sending hvis det er mange lønnslipper som skal sendes. Det samme gjelder brannmurer og antivirusprogramvare og evt. “whitelists” på SMTPserver.   Man kan sende på valgfri port, dette settes inne på "Verktøy-Systemoppsett".    Det er viktig at grensen for antall mail man kan sende stemmer overens med hvor mange lønnslipper man skal distribuere. Har man 20 elektroniske lønnslipper så må regelen på SMTPserver være at man kan sende minst 20 mailer i en operasjon. (Denne grensen settes spesifikt på masseutsendelsesregelen, og må ikke forveksles med sendegrensen på vanlig mailutsendelse.)   Office 365 Hvis du bruker Office365 så må du sette samme mailadresse i "Kartotek->Firmaoppsett" som du har i "Verktøy->Systemoppsett". (Hvis ikke så vil det ikke fungere.) NB!! Office 365 har en begrensning på maks 30 mail i minuttet. Har man flere enn 30 ansatte i en sending så må man dele opp sendingen i 30 og 30, dette gjøres ved å tilpasse på ansattnummer 1-30, 31-61 osv. Man kan også være nødt til å skru på Conditional Access.   Sending av Lønnslipper kan ikke krypteres, men det ligger inne funksjonalitet for passordbeskyttelse av lønnslippene under “Kartotek->Personer->Telefon/E-post”, i seksjonen “Elektronisk lønnslipp”, i feltet “Passord”. For at dette skal fungere så må det settes passord på alle som mottar elektroniske lønnslipper ,og det må hukes av i feltet “Bruk passordbeskyttelse”  under “Periodens lønn->Lønnsrapporter”. Feilsøking. (NB. Denne logger pr idag kun Systemoppsett testen.) Hvis man sliter med å feilsøke distribusjonen så kan man skru på logging av denne operasjonen. Skru på “Full Verbose Mode” med å kjøre følgende sqlsetning mot databasen man har problemer med å distribuere fra: If NOT EXISTS (SELECT ParamValue FROM Config WHERE ParamGroup='EventLog' AND ParamName = 'Threshold') INSERT INTO Config (ParamGroup,ParamName,ParamValue) VALUES ('EventLog', 'Threshold', '4') ELSE UPDATE Config  SET ParamValue = 4 WHERE ParamGroup = 'EventLog' AND ParamName = 'Threshold' Når distribusjonen er fullført så kjør følgende sqlsetning mot databasen som feiler: Select * from EventLog Resultatet kan da se ut som dette: For å skru av Logging så kjøres følgende sqlsetning mot databasen som feiler: Update Config set ParamValue = 0 where ParamGroup = 'EventLog' and ParamName = 'Threshold' For å se evt. feilmønstre så kreves det at man prøver å distribuere minst 2 ganger. Da vil man kunne lese ut om det er problemer med f.eks. at grensen på masseutsendelser er satt for lavt.  

Bytt til egetvalgt passord ved førstegangs pålogging i HLASP. Det nye passordet må inneholde minst 14 tegn totalt, det kan ikke være likt ett tidligere passord.   Characters that are allowed: Uppercase characters of European languages (A through Z) Lowercase characters of European languages (a through z) Base 10 digits (0 through 9) Non Alphanumeric characters: !@#$%^&*_-+=`|\(){}:;"'<>,.?/   Rutine for bytte av passord i HLASP: Logg inn på https://hlasp.visma.com som vanlig. Når du har kommet inn på siden hvor du har Lønn 5 ikonet så lokaliser og klikk på tannhjulet øverst i høyre hjørne på siden, klikk så på "Account Settings" og velg "Change password".    

Fra og med H&L Lønn versjon 5.19.2 vil nå ledeteksten i Kartotek | Firmaoppsett | Oppsett kostnadsfordeling overføres til Expense istedenfor standardnavnet når noe er skrevet i feltet. Dette gjelder når en ikke har Visma Business eller Visma Global integrert. Les mer her.

Ved å sette på muligheten for å laste opp manuelle betalinger, kan du remittere lønnsfil til banken vi Visma.net AutoPay.

Veiledning for å bytte mailadresse på bruker i Visma.net.   1) Administrator gjør endringen (Gir administrator kontroll slik at en sikrer at Lønn oppdateres med samme mailadresse)   For at dette skal fungere må Administrator gjøre følgende: - Administrator logger inn i Visma.net fra (https://connect.visma.com). - Administrator går til Visma.net Admin | Konfigurasjon og fjerner hake for "Jeg vil at mine brukere skal kunne endre sine e-postadresser".   Visma.net Admin | Brukere og roller Finn personen du vil endre mailadresse for og klikk deg inn på navnet. Klikk feltet for E-postadresse og endre til ønsket adresse. Klikk så "Lagre og lukk" og du må taste ditt Visma.net passord for å starte endringen. Visma.net sender da mail til brukeren som ved å følge instruksjoner i mailen må bekrefte  før endringen gjennomføres. Når bruker har bekreftet kan administrator gjennomføre endringen på personen i H&L Lønn | Kartotek | Personer | 3-Telefon-E-post. Endre i det feltet dere bruker for Visma.net.   Lønn | Verktøy | Visma.net integrasjon | Visma.net brukere Klikk "Utfør" for å synkronisere brukere i Visma.net.   Lønn | Verktøy | Visma.net integrasjon | Synkronsiere grunndata Klikk "Start synkronisering" for å oppdatere ansatt i Visma.net   Endringen skal så være gjennomført.     2) Bruker endrer selv   Dette er mulig, men vi anbefaler ikke å tillate bruker å endre mailadresse selv da administrator mister oversikten over hvilken mailadresse som ligger i H&L Lønn og hvilken som ligger i Visma.net og at en da lett kommer til å miste koblingen mellom personen i Lønn og dennes Visma.net bruker-ID.

En liten guide til hvordan man kan avslutte en bruker og frigjøre lisens på personer koblet med integrasjon mot visma.net. 

 Gjør som følger for å frigjøre en bruker fra integrasjonen:

Standard filområde i Cloud Lønn finner du via menyen Verktøy|Åpne Standard Filområde.   Området heter Q:\HL\HLonn\Dok\, denne stasjonen ligger på vår terminalserver og alle som har tilgang til å kjøre Lønn i Cloud for ditt firma har tilgang til denne stasjonen.   Det tas kontinuerlig backup av denne filstrukturen.   Når du står i explorervinduet du åpner via Verktøy|Åpne Standard Filområde så har du tilgang til å kopierere filer mellom ditt miljø og Cloud. Du finner dine disker ved å utvide "This PC" i venstre rute.   Du kan også lese timelister eller fraværsfiler direkte inn i Lønn fra ditt miljø ved å utvide  "This PC" og klikke deg inn til riktig fil når du står i Importvinduet på f.eks Periodens Lønn|Importere. Din maskins lokale disk er markert som Local Disk C:, og dine nettverksdisker heter Network Drive... Du kan også overstyre lagringsområde når du eksporter rapporter, bankliste, regnskapsbilag m.m. tilbake til eget miljø ved å bruke denne fremgangsmåten.   NB.  Siden Lønn kjøres via Citrix så er det viktig at du svarer riktig på alle Citrixdialoger som spør om tilgang til dine disker.   Disse Citrixdialogene må man ALLTID svare "Permit all access" på!!  Blir man nektet å eksportere fila, og ikke får opp dialogen i bildet over, så må man lokalisere Citrixikonet nede i Taskbarfeltet, høyreklikke på Citrixikonet og velge "Connection Center" Klikk på Servernavnet over "Huldt & Lillevik Lønn 5.0 -\\Remote" Klikk så på knappen "Preferences" Under "File Access" så skal valget stå på "Read and write".