Hoe kan je realiseren dat een HR-professional nog maar één account nodig heeft voor Mijn YouServe?

[#1]

Het huidige Youforce portal maakt gebruik van een specifieke URL voor medewerkers en managers en een andere URL voor HR-professionals. In de meeste gevallen komt het voor dat een HR-professional twee verschillende accounts heeft voor het huidige Youforce portal. Veelal is dit bekend onder de term IC-account (als professional) en R-account (medewerker-account). Er zijn diverse redenen waarom je voortaan wil dat de HR-professional nog maar één account heeft. Relevante argumenten hiervoor zijn:

• Mijn YouServe is vanaf heden bereikbaar via één URL: https://mijn.youserve.nl/
• Gebruiksgemak voor de HR-professional. Immers één gebruikersnaam en wachtwoord (eventueel met Single Sign On) is altijd makkelijker
• Noodzakelijk in het gebruik van roltoewijzing per gebruiker. Steeds meer onderdelen binnen Mijn YouServe maken gebruik van de vastgelegde roltoewijzing in de organisatiestructuur. Deze kan alleen gekoppeld worden aan een persoon die is opgenomen in HR Core.
• Meer controle over autorisaties. De IC-accounts zijn handmatig aangemaakte accounts. Dit betekent veelal extra procedures om te zorgen dat het account goed wordt afgesloten zodra een HR-professional uitdienst gaat. Als de rechten van  HR-professional zijn gekoppeld aan de reguliere R-accounts dan werken alle gebruikelijke controle mechanismen. Het is bijvoorbeeld veel eenvoudiger om de uitdienst gegevens van dienstverbanden te controleren met nog actieve roltoewijzingen.

In de nieuwe Mijn YouServe omgeving is het mogelijk het IC-account en het R-account met elkaar te combineren. Zodra je ervoor kiest om te stoppen met een IC-account en de rechten toe te kennen aan het R-account dan zijn de volgende stappen raadzaam uit te voeren:

• Eenmalige inrichting van een nieuwe rol
• Stappen per gebruiker

Eenmalige inrichting van een nieuwe rol

Stel, je hebt binnen je organisatie meerdere HR Business Partners die op dit moment nog één IC-account en één R-account hebben. Dan voer je eenmalig de volgende stappen uit:

YouServe specifiek:

Applicatie	Waar	Wat en hoe
HR Core	Ga naar Instellingen - Vastlegging - Waardenlijst - Element = Rol usermanagement	Maak een nieuwe rol aan. Bijvoorbeeld: ‘HRBP’ - ‘HR Business Partner’
HR Core	Ga naar Medewerker - Arbeidsrelatie - Roltoewijzing UM	Geef de collega HR-professionals de nieuwe rol voor alle relevante organisatorische eenheden
Gebruikersbeheer	Ga naar Mijn YouServe al HR Professional - kies voor Gebruikersbeheer - Youforce autorisatieprofielen beheren	Voeg de gewenste autorisaties toe aan het nieuwe autorisatieprofiel voor de rol  ‘HRBP’ - ‘HR Business Partner’.
Personeelsdossier	Ga naar Mijn YouServe als HR Professional - kiesw voor Configuratie  - Personeelsdossier Autorisatie	Ga naar de nieuwe rol ‘HRBP’ - ‘HR Business Partner’ en ken alle relevante privileges toe.

Stappen per gebruiker:

Vervolgens voer je per HR-professional de volgende stappen uit. Dit doe je dus voor iedere collega ‘HR Business Partner’.

Dit is natuurlijk afhankelijk van of/hoe de applicaties binnen jouw organisatie worden gebruikt.

Applicatie	Waar	Wat en hoe
Digitale Handtekening Portaal	Zorg dat er in Dashboard digitale handtekening geen openstaande enveloppen zijn.	Je kan momenteel geen enveloppen inzien die door andere gebruikers zijn aangemaakt. Het is dus raadzaam om alle openstaande enveloppen eerst af te ronden voordat de gebruiker wordt omgezet.
Mijn YouServe Support	Maak een ticket aan onder HR Core Business.	Maak een ticket aan onder HR Core Business.
Self Service	Ga naar Beheer - Gebruikers Definitie - PSA gebruikers	Voeg de collega met zijn R-account toe in deze lijst
Self Service	Ga naar Beheer - Autorisatie - Gebruikersrol	Koppel het nieuw aangemaakte PSA-account in de voorgaande stap aan het juiste activiteitenprofiel en afdelingsgroep
Salarisdossier Business Autorisatie	Ga naar Autorisatie - Autorisatie Algemeen - Synchroniseer autorisatie	Zodra de autorisaties zijn gesynchroniseerd ken je de juiste rechten toe aan het R-account onder ‘Applicatiebeheerders’, 'Autorisatie inrichting’, ‘Autorisatie Integratie’, ‘Autorisatie Payroll Manager’ & ‘Autorisatie Salarisdossier’
Loonaangifte RPD	Ga naar Beheer - Autorisatie Gebruikers	Controleer of de collega op zijn  R-account de juiste rechten heeft. Voeg deze eventueel toe.
Individueel gebruikersbeheer	Zoek het R-account op	Doorloop daarin de stappen voor het aanmaken van een certificaat. Het certificaat hoeft niet lokaal te worden geïnstalleerd. Aanmaken en downloaden is voldoende.
Individueel gebruikersbeheer	Zoek het R-account op	Gebruik je Single Sign On?  Controleer dan of hier al de ''netwerknaam en/of identity'' is gevuld. Dan is het goed.  Controleer ook voor de zekerheid of hetzelfde ''netwerknaam en/of identity'' niet gevuld is bij het IC-account.
Flex Benefits	Ga naar Configuratie Flex Benefits - Onderhouden beheerder	Zorg dat de collega op zijn R-account de juiste rechten krijgt
Verzuim Management	Ga naar Gebruikersbeheer	Zorg dat bij de gebruiker het Youforce ID (R-account) staat gevuld staat bij het RaetUserID

💡 Heb je alle rechten toegevoegd aan het R-account? Blokkeer tijdelijk het IC-account (zodat je collega daar niet meer per ongeluk mee kan inloggen). Laat je collega meerdere werkdagen alles doen op het R-account. Weet je zeker dat alles volledig werkt op het R-account? Voer dan alle stappen uit voor het opheffen van het oude IC-account, net zoals je zou doen als deze collega uit dienst was gegaan.

Opmerking:  De functionaliteit ‘dienstverband verplaatsen’ NIET gebruiken voor het samenvoegen van IC-account en R-account.

[#2]

Het inrichten van de functionaliteit Uitsluiten workflow

* Voortaan gebruiken we het woord Element in plaats van Rubriek. Op deze wijze sluiten we aan bij de begripsbepaling van YouServe HR Core en Payroll Business.

In HR Self Service is het vanaf nu mogelijk om voor specifieke groepen medewerkers en managers workflow tegels uit te sluiten. Dit kan in sommige gevallen handig zijn omdat in HR Self Service alle medewerkers en managers hetzelfde activiteitenprofiel delen, wat resulteert in een consistente zichtbaarheid van de tegels. Er zijn echter gevallen waarin bepaalde groepen werknemers of managers van een bepaald bedrijf specifieke tegels niet mogen zien of gebruiken. Men wil daarom tegels selectief kunnen uitsluiten voor zowel medewerkers als managers op basis van één of meerdere condities. Deze aanpak zorgt voor een efficiënt beheer van de zichtbaarheid van de tegels, zonder telkens handmatige aanpassingen te hoeven verrichten.

Je hebt de volgende mogelijkheden om workflow tegels uit te sluiten:

1. Sluit een workflow uit voor medewerkers door middel van één of meerdere condities door een element op werknemersniveau te gebruiken om te selecteren.
   De conditie dient aan de volgende voorwaarden te voldoen:
   - Alleen HRCore elementen met gegevenssoorten: PS = Persoonsgegevens, DV = Dienstverbandgegevens (contract) en KD = Kindgegevens) kunnen worden gebruikt. Elementen (eigen rubrieken) die alleen in Self Service bekend zijn, kunnen niet worden gebruikt;
   - Bij het gebruik van meerdere condities geldt het ‘EN’ statement. Als aan alle condities is voldaan, wordt de workflow uitgesloten;
   - Let op: Het werknemer element moet gevuld zijn. Niet aanwezige of lege werknemer elementen worden niet meegenomen in de selectie. Hierdoor zullen de workflow tegels bij deze werknemers wel te zien zijn in het startmenu;
   - Voor de waarde geldt dat je een maximum van 50 waardes die je kunt selecteren;
2. Sluit een workflow uit voor managers op basis van werkgeversgegevens (Werkgevernummer(s)) op het niveau van de manager.

Een daarvoor geautoriseerde manager of een professional blijft de mogelijkheid hebben om een mutatie te doen voor een medewerker die is uitgesloten voor een workflow tegel. De manager of professional moet dan wel de medewerker kunnen selecteren (geautoriseerd zijn) en moet zijn geautoriseerd om de workflow tegel te zien en te selecteren.

Instructie inrichting uitsluiten workflow

In Self Service kun je de functionaliteit: Uitsluiten workflow dmv conditie tegel vinden onder: Beheer/Autorisatie/Uitsluiten workflow dmv conditie 

Als je klikt op de tegel: Uitsluiten workflow dmv conditie kom je in het inrichtings- en overzichtsvenster.

Met de knop Begin keer je weer terug naar het Beheer menu.

De knop: Nieuwe workflow conditie gebruik je om een nieuwe conditie te creëren.

Het zoekgedeelte kun je gebruiken als je een lange lijst hebt met ingerichte condities. Je kunt zoeken op alle aanwezige kolommen velden.

Workflow / Rol / Conditie type / Conditie / Element / Omschrijving / Waarde.

In het onderste gedeelte zie je de ingerichte actieve condities. 

• Bij Workflow zie je de workflownaam waarbij de conditie actief is;
• Bij Rol Zie je ESS=Medewerker en MGR = Manager. Dit geeft aan voor welke rol deze conditie actief is;
• Bij conditietype kun je bij de optie medewerker (ESS) het type Element en Werkgever gebruiken. Bij de optie manager (MGR) kan alleen Werkgever worden gebruikt;
• De conditie is altijd ‘=’ gelijk aan;
• Bij Element wordt de Element code weergegeven. Alleen HRCore elementen kunnen hier worden gebruikt met gegevenssoort Persoon (PS), Dienstverband (DV) of Kind (KD);
• De kolom Omschrijving geeft de Element omschrijving weer;
• De kolom Waarde geeft de geselecteerde waarden weer waarvoor de conditie (uitsluiten van de workflow tegel) moet gaan gelden;
• Let op! Bij het gebruik van meerdere condities geldt het ‘EN’ statement. Als aan alle condities is voldaan, is de workflow niet meer zichtbaar in het startmenu voor de medewerker.

Hoe gaat het in zijn werk?

 
Klik op de knop: Nieuwe workflowconditie

Vervolgens selecteer je de betreffende workflow waar je een uitsluiting wilt realiseren. Kies daarna bij Rol voor ESS (Medewerker) of MGR (Manager) om te bepalen voor welke rol de uitsluiting dient te worden ingericht. Hierna kun je in het veld Conditie type voor de ESS (Medewerker) gebruiken om een element te selecteren:

1. Je selecteert eerst de betreffende workflow tegel welke je wilt gaan uitsluiten. In dit voorbeeld heet de workflow Wijzigen contracturen;
2. Hierna selecteer je de rol Medewerker (ESS) of Manager (MGR);
   

   
   Klik op opslaan

   
3. Je kunt nu bij conditie type bij de optie medewerker (ESS) het type Element en Werkgever gebruiken. Bij de optie manager (MGR) kan alleen Werkgever worden gebruikt. In dit voorbeeld kiezen we voor Element;
   
4. Je kunt nu een Element (Rubriek) selecteren. In dit geval kiezen we voor Element Type medewerker 7393PS
   
5. De conditie is altijd ‘=’ gelijk aan;
   
   
   
6. Dit element heeft onderstaande waarden om te selecteren. We kiezen in dit voorbeeld de Waarde Stagiair. Klik op Opslaan.
   
   

   Klik op de knop Opslaan om de geselecteerde waarden te bevestigen en te bewaren. 

   De geselecteerde waarden worden getoond in het overzichtsvenster. Klik nogmaals op Opslaan om definitief te bevestigen.
   
   
   
7.  De zojuist aangemaakte conditie wordt dan op deze wijze getoond in het overzichtsvenster
   

• Vanaf nu wordt de workflow Wijzigen contracturen niet meer getoond bij alle stagiaires;
• Je kunt hier meerdere condities creëren bij een workflow. Hierbij geldt altijd het “EN” statement. Dus aan alle condities moet worden voldaan voordat de workflow tegel wordt uitgesloten.
  

Het creëren van een conditie om een workflow uit te sluiten bij een Managersrol werkt op dezelfde wijze als bij een Medewerker.