Mijn Communities
Help

Kennisbank YouServe

Sorteren op:
Algemene informatie Je vind de algemene informatie over de AVG hier. Doelbinding Deze applicatie is direct gekoppeld aan Payroll Business en is gericht op de registratie van persoonsgegevens en de uitvoering van primaire HR-processen. Deze applicatie biedt optioneel aanvullende functionaliteiten om te voldoen aan wettelijke verplichtingen. Basis ziekteadministratie Om te voldoen aan onder meer de Wet Verbetering Poortwachter en de wettelijke bepaling Loondoorbetalingsverplichting bij Ziekte. Verlofadministratie Om te voldoen aan de wet Wet Arbeid & Zorg (WAZO). Alle persoonsgegevens in deze applicatie dienen enkel en alleen de bovenstaande bewerkingen en doelen. Bewaartermijnen Visma | YouServe conformeert zich aan de wettelijke fiscale bewaarplicht van 7 jaar. In deze applicatie conformeert Visma | YouServe zich aan de wettelijke bewaartermijnen die gelden voor HR-gegevens. Recht op vergetelheid De fiscale bewaarplicht van 7 jaar prevaleert boven het recht op vergetelheid. HR-gegevens die niet noodzakelijk zijn voor het payroll proces zijn handmatig te verwijderen. Toegang tot gegevens Deze applicatie is voor professionals en is alleen toegankelijk via het Youforce Portaal. Dit vereist een certificaat. Binnen het Youforce Portaal wordt de algemene toegang tot deze applicatie geregeld. In de applicatie vindt nadere autorisatie plaats, zoals het toekennen aan een gebruikergroep en welke groep medewerkers zichtbaar is. De gebruikersinformatie wordt gebruikt voor auditdoeleinden en vermeld in mutatieverslagen. Daarnaast vindt registratie plaats van de inlogsessie van gebruikers. De applicatie biedt functionaliteit om deze inloggegevens te bekijken. Deze informatie is maximaal 2 jaar beschikbaar. Waar gaan persoonsgegevens naar toe? Intern Deze applicatie verstrekt persoonsgegevens aan andere Visma-applicaties. Payroll Business Youforce Portal Self Service Talent Management Verzuim Management Flex Benefits Management Informatie rapportages In de AVG-documenten van bovengenoemde applicaties is terug te vinden hoe wordt omgegaan met bewaartermijnen en autorisatielogging. Externe partijen ARBO Diensten (via EDI berichtstraat).   Publishing Date: 2/28/2019
Volledig artikel weergeven
27-08-2019 16:40 (Bijgewerkt op 20-09-2022)
  • 0 Antwoorden
  • 0 kudos
  • 623 Weergaven
Voor de webinar IKV en transitievergoeding is een nieuwe opname beschikbaar. U kunt deze opname hier bekijken.  
Volledig artikel weergeven
07-02-2020 20:57
  • 0 Antwoorden
  • 0 kudos
  • 547 Weergaven
De bedragen van het wettelijk minimumloon worden per 1 juli 2022 weer geïndexeerd. De indexering bedraagt afgerond 1,81%. Het fulltime wettelijk minimumloon vanaf 21 jaar bedraagt vanaf 1 juli 2022 bruto € 1.756,20 per maand.  De indexering van 1,81% geldt ook voor de minimumjeugdlonen bij BBL-ers. Voor BBL-ers van 18, 19 of 20 jaar geldt echter een afwijkende (lagere) staffel.   Organisaties in de zakelijke markt:  Salarisschalen gebaseerd op het wettelijk minimumloon zullen worden geïndexeerd met 1,81%.   Not-for-profit organisaties: In diverse cao’s zijn salarisschalen gekoppeld aan het wettelijk minimumloon. Deze salarisschalen worden door ons aangepast na publicatie door de werkgeversvereniging.      Bekijk de nieuwe tabellen over het wettelijk minimumloon per 1 juli 2022 op de website van de Rijksoverheid.  
Volledig artikel weergeven
17-06-2022 09:38 (Bijgewerkt op 23-06-2022)
  • 0 Antwoorden
  • 0 kudos
  • 543 Weergaven
Hierin vind je de opgenomen video van de presentatie
Volledig artikel weergeven
31-08-2021 22:53
  • 1 Antwoorden
  • 0 kudos
  • 569 Weergaven
Bijgevoegde slideset kan handvatten bieden voor het implementeren van een UPI & Personen. 
Volledig artikel weergeven
01-01-2021 01:00 (Bijgewerkt op 13-01-2022)
  • 0 Antwoorden
  • 0 kudos
  • 556 Weergaven
Hier vind je de persoonsgegevens die per de aangegeven release worden gesynchroniseerd van de medewerker naar de persoon.
Volledig artikel weergeven
01-01-2021 01:00 (Bijgewerkt op 13-01-2022)
  • 0 Antwoorden
  • 0 kudos
  • 576 Weergaven
Het huidige Youforce portal maakt gebruik van een specifieke URL voor medewerkers en managers en een andere URL voor HR-professionals. In de meeste gevallen komt het voor dat een HR-professional twee verschillende accounts heeft voor het huidige Youforce portal. Veelal is dit bekend onder de term IC-account (als professional) en R-account (medewerker-account). Er zijn diverse redenen waarom je voortaan wil dat de HR-professional nog maar één account heeft. Relevante argumenten hiervoor zijn:   Mijn YouServe is vanaf heden bereikbaar via één URL: https://mijn.youserve.nl/ Gebruiksgemak voor de HR-professional. Immers één gebruikersnaam en wachtwoord (eventueel met Single Sign On) is altijd makkelijker Noodzakelijk in het gebruik van roltoewijzing per gebruiker. Steeds meer onderdelen binnen Mijn YouServe maken gebruik van de vastgelegde roltoewijzing in de organisatiestructuur. Deze kan alleen gekoppeld worden aan een persoon die is opgenomen in HR Core. Meer controle over autorisaties. De IC-accounts zijn handmatig aangemaakte accounts. Dit betekent veelal extra procedures om te zorgen dat het account goed wordt afgesloten zodra een HR-professional uitdienst gaat. Als de rechten van  HR-professional zijn gekoppeld aan de reguliere R-accounts dan werken alle gebruikelijke controle mechanismen. Het is bijvoorbeeld veel eenvoudiger om de uitdienst gegevens van dienstverbanden te controleren met nog actieve roltoewijzingen. In de nieuwe Mijn YouServe omgeving is het mogelijk het IC-account en het R-account met elkaar te combineren. Zodra je ervoor kiest om te stoppen met een IC-account en de rechten toe te kennen aan het R-account dan zijn de volgende stappen raadzaam uit te voeren: Eenmalige inrichting van een nieuwe rol Stappen per gebruiker Eenmalige inrichting van een nieuwe rol Stel, je hebt binnen je organisatie meerdere HR Business Partners die op dit moment nog één IC-account en één R-account hebben. Dan voer je eenmalig de volgende stappen uit: YouServe specifiek:   Applicatie Waar Wat en hoe HR Core Ga naar Instellingen - Vastlegging - Waardenlijst - Element = Rol usermanagement Maak een nieuwe rol aan. Bijvoorbeeld: ‘HRBP’ - ‘HR Business Partner’ HR Core Ga naar Medewerker - Arbeidsrelatie - Roltoewijzing UM Geef de collega HR-professionals de nieuwe rol voor alle relevante organisatorische eenheden Gebruikersbeheer Ga naar Mijn YouServe al HR Professional - kies voor Gebruikersbeheer - Youforce autorisatieprofielen beheren Voeg de gewenste autorisaties toe aan het nieuwe autorisatieprofiel voor de rol  ‘HRBP’ - ‘HR Business Partner’.  Personeelsdossier Ga naar Mijn YouServe als HR Professional - kiesw voor Configuratie  - Personeelsdossier Autorisatie Ga naar de nieuwe rol ‘HRBP’ - ‘HR Business Partner’ en ken alle relevante privileges toe.   Stappen per gebruiker: Vervolgens voer je per HR-professional de volgende stappen uit. Dit doe je dus voor iedere collega ‘HR Business Partner’.   Dit is natuurlijk afhankelijk van of/hoe de applicaties binnen jouw organisatie worden gebruikt.   Applicatie Waar Wat en hoe Digitale Handtekening Portaal Zorg dat er in Dashboard digitale handtekening geen openstaande enveloppen zijn. Je kan momenteel geen enveloppen inzien die door andere gebruikers zijn aangemaakt. Het is dus raadzaam om alle openstaande enveloppen eerst af te ronden voordat de gebruiker wordt omgezet. Mijn YouServe Support Maak een ticket aan onder HR Core Business. Maak een ticket aan onder HR Core Business. Self Service Ga naar Beheer - Gebruikers Definitie - PSA gebruikers Voeg de collega met zijn R-account toe in deze lijst Self Service Ga naar Beheer - Autorisatie - Gebruikersrol Koppel het nieuw aangemaakte PSA-account in de voorgaande stap aan het juiste activiteitenprofiel en afdelingsgroep Salarisdossier Business Autorisatie Ga naar Autorisatie - Autorisatie Algemeen - Synchroniseer autorisatie Zodra de autorisaties zijn gesynchroniseerd ken je de juiste rechten toe aan het R-account onder ‘Applicatiebeheerders’, 'Autorisatie inrichting’, ‘Autorisatie Integratie’, ‘Autorisatie Payroll Manager’ & ‘Autorisatie Salarisdossier’   Loonaangifte RPD Ga naar Beheer - Autorisatie Gebruikers Controleer of de collega op zijn  R-account de juiste rechten heeft. Voeg deze eventueel toe. Individueel gebruikersbeheer Zoek het R-account op Doorloop daarin de stappen voor het aanmaken van een certificaat. Het certificaat hoeft niet lokaal te worden geïnstalleerd. Aanmaken en downloaden is voldoende. Individueel gebruikersbeheer Zoek het R-account op Gebruik je Single Sign On?  Controleer dan of hier al de ''netwerknaam en/of identity'' is gevuld. Dan is het goed.  Controleer ook voor de zekerheid of hetzelfde ''netwerknaam en/of identity'' niet gevuld is bij het IC-account. Flex Benefits Ga naar Configuratie Flex Benefits - Onderhouden beheerder Zorg dat de collega op zijn R-account de juiste rechten krijgt Verzuim Management Ga naar Gebruikersbeheer Zorg dat bij de gebruiker het Youforce ID (R-account) staat gevuld staat bij het RaetUserID   💡 Heb je alle rechten toegevoegd aan het R-account? Blokkeer tijdelijk het IC-account (zodat je collega daar niet meer per ongeluk mee kan inloggen). Laat je collega meerdere werkdagen alles doen op het R-account. Weet je zeker dat alles volledig werkt op het R-account? Voer dan alle stappen uit voor het opheffen van het oude IC-account, net zoals je zou doen als deze collega uit dienst was gegaan. Opmerking:  De functionaliteit ‘dienstverband verplaatsen’ NIET gebruiken voor het samenvoegen van IC-account en R-account.
Volledig artikel weergeven
22-04-2024 11:29 (Bijgewerkt op 22-04-2024)
  • 0 Antwoorden
  • 2 kudos
  • 579 Weergaven
YouServe File Transfer - Via YS File Transfer kan je handmatig bestanden uploaden en downloaden naar/van YouServe.
Volledig artikel weergeven
19-03-2024 16:39 (Bijgewerkt op 17-04-2024)
  • 0 Antwoorden
  • 1 kudos
  • 500 Weergaven
De aanlevering van pensioen- en verzekeringsgegevens wordt een steeds belangrijker onderdeel van het payroll proces. Waar dit tot een paar jaar geleden nog volledig handmatig werd doorgegeven, zijn er de afgelopen tijd behoorlijke stappen gezet om dit volledig te automatiseren.   Uniformering pensioenaanlevering De afgelopen jaren hebben verschillende partijen zich ingezet voor een Uniforme Pensioenaanlevering waarbij het gemak voor zowel de bedrijven als de pensioenfondsen centraal staat. Wij als YouServe volgen deze ontwikkelingen op de voet en werken nauw samen met de pensioenfondsen en (pensioen)verzekeraars om tijdige en correcte gegevensuitwisseling te garanderen.      Nieuwe oplossing Visma YouServe heeft een volledig nieuwe oplossing ontwikkeld voor het aanmaken en (geautomatiseerd) insturen van aangiften naar pensioenfondsen en (pensioen)verzekeraars. Hiermee zorgen we dat gegevens op een uniforme wijze, tijdig en correct worden aangeleverd en de administratie bij de pensioenfondsen en (pensioen)verzekeraars correct en up to date is.   Alle wijzigingen van indienst, uitdienst, pensioengevende lonen, parttime percentages etc. verstuur je direct naar het pensioenfonds en/of (pensioen)verzekeraar. Dit bespaart veel tijd en voorkomt fouten bij het handmatig verwerken van alle wijzigingen. Ook correcties met terugwerkende kracht worden op een juiste wijze verwerkt.   Kosten De kosten voor het geautomatiseerd aanleveren van gegevens aan pensioenfondsen en/of -verzekeraars wordt berekend op basis van het feitelijk gebruik en wordt maandelijks achteraf op basis van nacalculatie gefactureerd.   De prijs per medewerker (EPR) bedraagt € 0,20 per maand (prijspeil 2024)   Visma | YouServe  onderscheidt zich van andere software leveranciers door vrijwel alle pensioenfondsen en (pensioen)verzekeraars te ondersteunen.     Een overzicht van fondsen en verzekeraars:  Uniforme Pensioen Aangifte ( UPA) Achmea (APS) Fonds Appel Fonds AZL Fonds Centric Fonds Capgemini Fonds PGB Fonds PGGM Fonds TKP Fonds     Uniforme Pensioen Aangifte ( UPA) AAP Verzekeraar ASR Verzekeraar AxyWare Verzekeraar BeFrank Verzekeraar LifeSight Verzekeraar Zwitserleven Verzekeraar Stichting PAWW ( per 1-1-'24) Verzekeraar     Algemene Pensioen Groep ( APG) ABP Fonds Architecten Fonds Bouw Fonds Loyalis Fonds Schoonmaak Fonds Woondiensten Fonds     Keylane ( API ) Aegon Verzekeraar A.S.R. Verzekeraar Allianz Verzekeraar Avero Achmea Verzekeraar CB Achmea Verzekeraar Nationale Nederlanden Verzekeraar   Online Help De informatie in dit artikel is ook via de Online help van Payroll Business te vinden. Daar zal altijd een recente lijst beschikbaar zijn die zal worden aangepast wanneer er een verandering van toepassing is. Kijk daarom altijd eerst in de Online Help.   Staat jouw fonds of verzekeraar er niet tussen? Mocht je jouw fonds of verzekeraar er niet tussen zien staan, neem dan contact op met de  servicedesk van Visma YouServe.  
Volledig artikel weergeven
15-11-2023 07:14 (Bijgewerkt op 15-11-2023)
  • 0 Antwoorden
  • 0 kudos
  • 597 Weergaven
In de maand november zijn de volgende salarisverhogingen en/of eenmalige uitkeringen doorgevoerd: Cao Salarisverhogingen en eenmalige uitkeringen in productie november:     Provincies Met twk tot 1 januari 2022 worden de functieschalen met € 75,00 verhoogd (op fulltime basis). Vanaf 1 juli 2022 worden de salarisbedragen met 3,00% opnieuw verhoogd en wordt een minimum uurloon van € 14,00 per uur ingevoerd.             AMS (salarisregeling binnen cao ZKH) 2,00% salarisverhoging met twk tot 1 januari 2022 en een eenmalige uitkering van bruto € 250,00 op fulltime basis.             Cao Betaling EJU in maand november:       Huisarts in dienst bij een huisarts (HIDHA)       Rijkspersoneel       UMC       VVT      
Volledig artikel weergeven
10-10-2022 12:19 (Bijgewerkt op 11-11-2022)
  • 0 Antwoorden
  • 0 kudos
  • 508 Weergaven
De A-Matrix stelt de (applicatie)beheerder in staat de Visma | YouServe applicaties optimaal te laten functioneren. Hiermee kan de beheerder met de geboden informatie de klantsystemen correct configureren en is de eindgebruiker direct in staat de applicatie(s) te gebruiken. Deze A-Matrix is beschikbaar via een kennisartikel in 4ME (Support), dat toegankelijk is voor geregistreerde professionals. Als je in de kennisartikelen zoekt op A-Matrix, vind je dit artikel en kun je de laatste versie in PDF-formaat downloaden.   In de bijlage van dit kennisartikel kunt u de A-matrix downloaden in zowel de Nederlandstalige als de Engelstalige versie. De laatste, actuele versie is van 18 mei 2022.   Ben je een geautoriseerde supportmedewerker, dan kan je deze link gebruiken.   Ben je niet geautoriseerd, dan krijg je een melding dat het artikel niet bestaat. Vraag dan een collega met de juiste autorisatie.    
Volledig artikel weergeven
23-09-2022 17:17 (Bijgewerkt op 25-01-2023)
  • 0 Antwoorden
  • 0 kudos
  • 530 Weergaven
In de maand september zijn de volgende salarisverhogingen en/of eenmalige uitkeringen  doorgevoerd:   Cao Salarisverhogingen in productie september:     Kinderopvang 0,50% salarisverhoging per 1 september.     Rijkspersoneel 2,50% salarisverhoging plus een vast bedrag aan verhoging van € 75,00 met TWK tot 1 juli 2022.     Cao Eenmalige uitkering (vooraankondiging):     Rijkspersoneel De eenmalige uitkering in de nieuwe cao 2022-2024 van bruto € 450,00 op fulltime basis onder diverse voorwaarden (o.a. in dienst op 1 december 2022) zal in de maand december 2022 betaalbaar gesteld worden.       Algemeen: Voor meer informatie over salarisverhogingen, eenmalige uitkeringen en andere cao aanpassingen verwijzen we je graag naar de website van de vakbond of werkgeversvereniging.
Volledig artikel weergeven
16-08-2022 15:59 (Bijgewerkt op 13-09-2022)
  • 0 Antwoorden
  • 0 kudos
  • 504 Weergaven
Vervallen in jouw organisatie de wettelijke vakantiedagen over 2021 op 1 juli 2022? Wettelijke vakantiedagen over 2021 vervallen volgens art. 7:640a BW op 1 juli 2022. In de cao of in een schriftelijke arbeidsovereenkomst kan eventueel een ruimere vervaltermijn zijn afgesproken.    Als binnen jouw organisatie de wettelijke vakantiedagen over 2021 op 1 juli 2022 gaan vervallen, dan is het wel noodzakelijk dat je in voldoende mate aan de zorg- en informatieplicht hebt voldaan naar de werknemers toe.    Als werkgever moet je ervoor zorgen dat de werknemers daadwerkelijk in staat gesteld zijn om hun wettelijke vakantiedagen tijdig op te nemen. Je bent ook verplicht om tijdig en nauwkeurig de werknemers te informeren als zij de niet opgenomen wettelijke vakantiedagen dreigen te verliezen.    Als je niet aan deze zorg- en informatieplicht voldoet, mag je de wettelijke vakantiedagen over 2021 niet laten vervallen op 1 juli 2022. Deze vakantiedagen verjaren dan mogelijk pas na 5 jaar.   Lees meer over ‘hoe kan ik mijn vakantiedagen opnemen’ op de website van de Rijksoverheid.
Volledig artikel weergeven
17-06-2022 09:10
  • 0 Antwoorden
  • 0 kudos
  • 558 Weergaven
Inrichting aanvullend geboorteverlof In het kader van het aanvullend geboorteverlof dat partners vanaf 1 juli 2020 kunnen opnemen bij de geboorte van hun kind, zijn aanpassingen doorgevoerd in onze software. Naast de aanpassingen in de software zijn standaard processen binnen Self Service ontwikkeld voor klanten die gebruik maken van HR Core Beaufort (Online). Deze komen beschikbaar om te importeren vanuit Self service. Let op: We adviseren je om alleen deze geboorteverlof gerelateerde formulieren te importeren. Ben je minder bekend met de functionaliteiten en impact van zelf formulieren importeren, dan raden we je aan om dit niet zelfstandig te doen. Wij kunnen je hierbij helpen. Bij het importeren van formulieren overschrijf je namelijk eventueel reeds bestaande formulieren die dezelfde technische naam hebben in je Self Service omgeving. Voor de dialogen dien je een workflow te definiëren en de activiteiten op te nemen in de gewenste activiteitenprofielen. Activeren Self Service processen Volg deze stappen om de formulieren werkend te krijgen: 1. Ga naar Self Service - Beheer - Formulierdefinitie - Definities importeren (9999998). 2.  Selecteer deze dialogen STA_Aanvraag_aanvullend geboorteverlof STA_Kindgegevens De onderstaande formulieren, rubrieken en controles worden automatisch meegenomen. Formulieren: In te vullen door medewerker: STA_F_Aanvullend geboorteverlof_tijdvak - Verloftijdvak - formuliertype: VT STA_F_Aanvullend geboorteverlof_verlof_per_dag - Verloftijd per dag - formuliertype: VD STA_Kindgegevens (1 t/m 3) STA_Kindgegevens (4 t/m 6) STA_Kindgegevens (7 t/m 9) HR Core Business Rubrieken: 1052536701KD Aantal weken Aanvraag aanv. geb.v 1052536702KD Aantal weken Aanvraag aanv. geb.v 1052536703KD Aantal weken Aanvraag aanv. geb.v 1052536704KD Aantal weken Aanvraag aanv. geb.v 1052536705KD Aantal weken Aanvraag aanv. geb.v 1052536706KD Aantal weken Aanvraag aanv. geb.v 1052536707KD Aantal weken Aanvraag aanv. geb.v 1052536708KD Aantal weken Aanvraag aanv. geb.v 1052536709KD Aantal weken Aanvraag aanv. geb.v Registratieproces in Self service Op het formulier "kindgegevens" geeft de medewerker het gewenste aantal weken aanvullend geboorteverlof op in hele weken en de (vermoedelijke) geboortedatum. Verder kunnen de relevante kindgegevens ingevuld worden van het kind waarvoor aanvullend geboorteverlof aangevraagd wordt. De medewerker is niet verplicht om de naam van het kind vast te leggen. In verplichte velden kan een andere omschrijving worden opgegeven. Als de gegevens zijn vastgelegd en opgeslagen, genereert HR Core Business automatisch het recht voor het aanvullende geboorteverlof (via extra individueel recht). Het systeem vult de expiratiedatum automatisch in. Deze datum ligt 6 maanden na de geboortedatum. Zodra het recht is verwerkt in het verlofsaldo (dit duurt enkele minuten), kan de medewerker via het formulier: "Aanvraag aanvullende geboorteverlof" de daadwerkelijke aanvraag indienen. Voor deze processen dien je een workflow te definiëren en de activiteiten op te nemen in de gewenste activiteitenprofielen. In onderstaande link in de Wet Wieg staat het stappenplan en nemen we je mee in de benodigde stappen voor de aanvraag door de medewerker, de melding bij het UWV en het verwerken van het opgenomen verlof op de loonstrook. Bij elke stap verwijzen we ook naar de release notes van de betreffende modules waarin je de details kunt lezen. Onze dienstverlening is beschreven in onze WIEG menukaart. Meer informatie vind je hier : Lees meer over Wet Wieg (o.a. stappenplan HR Core Business) Publishing Date : 6/25/2020
Volledig artikel weergeven
17-06-2020 21:43 (Bijgewerkt op 21-02-2022)
  • 0 Antwoorden
  • 0 kudos
  • 528 Weergaven
Tijdens de Webinar Uniforme Pensioenaangifte (UPA) zijn een aantal vragen gesteld, onderstaand de vragen en antwoorden. Vraag 1. Verschillen in de gegevens aanlevering tussen Loonaangifte en UPA Vraag 2. Meerdere Pensioenuitvoerders tegelijk Vraag 3. Meerdere pensioenregelingen gekoppeld aan dezelfde referentietabel Vraag 4. Correcties 2019 Vraag 5. Inrichting juiste gegevens bij regeling Vraag 6. Grondslagen vullen voor UPA Vraag 7. Controle overzichten Vraag 8. Heeft UPA invloed op Journalisering Vraag 9. Correcties terugwerkende kracht in aangifte bestand Vraag 1. Verschillen in de gegevens aanlevering tussen Loonaangifte en UPA De burgerlijke staat en de partnergegevens zijn toch niet verplicht in de HR- en Payroll adminstratie? Antwoord Klopt. Een aantal van deze nieuwe velden die wel in de UPA kan worden doorgegeven, maar niet in het huidige PA bericht zitten kunnen nodig zijn voor een juiste uitvoering aan de kant van het Pensioenfonds. Of deze gegevens noodzakelijk zijn voor de uitvoering ligt aan het pensioenfonds, maar ook aan de Pensioenregeling. Zo kan het zijn dat de burgerlijke staat en partnergegevens nodig zijn om een juiste uitvoering te kunnen garanderen wanneer er sprake is van een Partnerpensioen of nabestaandenpensioen. Een ander voorbeeld is het e-mailadres wat sommige pensioenfondsen nodig hebben om te kunnen communiceren met de medewerkers. Vraag 2. Meerdere Pensioenuitvoerders tegelijk Wanneer er sprake is van meerdere pensioenuitvoerders binnen een bedrijf kunnen de mensen dan worden uitgezonderd? Antwoord Binnen UPA moet altijd iedereen worden aangeleverd. De Pensioenfondsen mogen al deze medewerkers ontvangen en daar controles op uitvoeren. Er zit wel een verschil in de gegevens die voor de medewerkers worden aangeleverd. Wanneer iemand niet deelneemt aan de regeling, zullen alleen de basisgegevens van de medewerker worden verzonden. Bij de medewerkers die wel deelnemen aan de regeling zullen ook de regeling gegevens worden doorgegeven. De reden dat iedereen aangeleverd moet worden is dat de pensioenfondsen een controle mogen uitvoeren of iedereen die zij verwachten met regeling gegevens ook met deze gegevens wordt aangeleverd. Vraag 3. Meerdere pensioenregelingen gekoppeld aan dezelfde referentietabel Wat als er sprake is van een groep medewerkers die aan een andere pensioenregeling gekoppeld dient te worden en er wordt gebruik gemaakt van 1 referentietabel? Antwoord Per regel in de referentietabel heb je de mogelijkheid om een productkenmerk te koppelen dat gebruikt wordt om te bepalen welke regeling het betreft voor het pensioenfonds. Wanneer er verschillende regelingen op 1 referentietabel staan ingericht, betekent dit dat de uitzondering hierop op een nieuwe regel, bijvoorbeeld variant van een regeling, moeten worden ingericht. Vraag 4. Correcties 2019 Hoe dienen we om te gaan met de correcties Pensioenaangifte over 2019? Antwoord Wanneer er in 2019 al sprake was van het gebruik van UPA dan zullen er over dat jaar correctie-aangiftes beschikbaar komen. Wanneer in 2020 voor het eerst gebruik gemaakt moet gaan worden van deze koppeling, dan zullen ook alleen maar de aangiftes vanaf 2020 verzonden kunnen worden naar het pensioenfonds. Elk pensioenfonds dat overgaat op UPA gaat anders om met de correcties over voorgaande jaren. Hoe zij dit kunnen en willen ontvangen kan dus afwijken van elkaar. Wij raden aan om in deze gevallen altijd contact op te nemen met het Pensioenfonds om af te stemmen hoe hier mee om te gaan. Vraag 5. Inrichting juiste gegevens bij regeling Hoe kom je aan de juiste regeling variant bij een regeling kenmerk en hoe weet je of een pensioenfonds een jaarbedrag Fulltime /  parttime dan wel maandbedrag wil ontvangen? Antwoord In de regelinggegevens staan al deze gegevens. Aan een regeling is altijd een regelingkenmerk gekoppeld en daaraan hangt dan altijd eenzelfde regelingvariant. Dit is niet klantafhankelijk, maar geldt altijd voor de regelingsoort. Ditzelfde geldt voor de keuze van jaar- of maandbedrag. In het geval van een variabele pensioenregeling geldt deze optie niet en moeten altijd de actuele gegevens van die periode worden doorgegeven. In de UPA-koppelingstabel kan daarom in dit geval altijd gekozen worden voor N.V.T. Vraag 6. Grondslagen vullen voor UPA Wat moet er precies worden ingevuld bij de grondslagen UPA? Antwoord Er dient in het UPA-bericht altijd te worden doorgegeven als er sprake is van verlof als dat invloed heeft op de loondoorbetaling. Hiervoor moet de arbeidsvoorwaarde loondoorbetaling bij verlof worden gebruikt. In de grondslagen voor UPA - uren dienen de 3 verschillende loonelementen die gebruikt worden, vanuit die arbeidsvoorwaarden loondoorbetaling bij verlof, te worden gekoppeld in deze grondslag. Wanneer er gebruik wordt gemaakt van de HRE-koppeling voor verlof waarbij alle Loondoorbetaling bij verlof wordt gevuld door een verlofaanvraag in HR Core, dan dien je alleen dat element in de grondslag te koppelen. Vraag 7. Controle overzichten  Komt er in de toekomst ook een controle overzicht, net als bij de loonaangifte? Antwoord Ja. in 2020 zullen wij kijken hoe wij ook voor deze koppeling de klanten mee kunnen nemen in controle overzichten betreffende de pensioenaanlevering. Vraag 8. Heeft UPA invloed op de journalisering Heeft deze nieuwe UPA-koppeling en inrichting invloed op de journalisering? Antwoord In principe zal dit geen extra inrichting vergen in de journalisering. Wanneer de regeling nu al in gebruik is via de referentietabel, voeg je alleen de productkenmerken toe en pas je de inhoud van de regeling niet aan. Wanneer er mensen overgezet moeten worden op een andere regeling of een regeling is nu nog niet via de Payroll ingericht, dan zullen deze nieuwe uitkomsten uiteraard in de journaalpost moeten worden ingericht. Vraag 9. Correcties Terugwerkende kracht in aangifte bestand Wordt het aangiftebestand overschreven als dit bestand nog niet verstuurd is naar het Pensioenfonds? Antwoord Ja. De werking van het verzenden van het bestand werkt in die zin hetzelfde als de loonaangifte. Wanneer het bestand nog niet verzonden is, zal het bestand een nieuwe actuele stand laten zien en versturen. Wanneer de aangifte al wel is verzonden, zullen eventuele TWK-mutaties als correcties worden meegestuurd in de huidige maand.  
Volledig artikel weergeven
13-12-2019 21:28
  • 0 Antwoorden
  • 1 kudos
  • 527 Weergaven
Hier vind je de persoonsgegevens die per de aangegeven release worden gesynchroniseerd van de medewerker naar de persoon. Person data HR Core 2020-10.pdf Laatste update: 2020-10
Volledig artikel weergeven
09-09-2020 21:07
  • 0 Antwoorden
  • 0 kudos
  • 517 Weergaven
Visma | Raet is continu bezig met het veilig houden van uw gegevens. Nieuwe protocollen en op een veilige manier kunnen inloggen heeft onze prioriteit. Voor veilige communicatie van data bij het gebruik van onze producten ondersteunen wij TLS 1.0 tec...
Volledig artikel weergeven
10-02-2020 11:49
  • 0 Antwoorden
  • 0 kudos
  • 520 Weergaven
In de bijlage ondersteunend materiaal voor HR Core Business in het kader van de WIEG.
Volledig artikel weergeven
01-01-2021 01:00 (Bijgewerkt op 13-01-2022)
  • 0 Antwoorden
  • 0 kudos
  • 515 Weergaven
1. Algemeen 1.1 Waarom een UPI? 1.2 Wat is het verschil tussen UPI & Identity? 2. UPI vullen 2.1 Hoe vindt de huidige uniciteitscheck van de UPI plaats? 2.2 Hoe wordt de uniciteitscheck ondersteund bij tweelingen? 2.3 Ik wil graag de UPI van mijn bestaande medewerkers vullen met de medewerkercode. Hoe doe ik dat? 2.4 Waarom werkt Visma|raet niet automatisch alle UPi’s bij? 2.5 Mag ik de UPI wijzigen? 2.6 Wanneer er wordt gekozen voor het vullen van de UPI met de medewerkercode, wordt er dan gekeken of de medewerker al eerder in dienst is en dus al een UPI heeft? 2.7 Komt er een signaal dat er reeds een UPI bestaat voor een medewerker met dezelfde persoonsgegevens? 2.8 Vindt de Uniciteitscheck ook plaats bij externe koppelingen (bijvoorbeeld Workday of SAP) of via een workflow HRSS? 3. UPI en HR koppeling Youforce Gebruikers uitgebreid 3.1 Is het UPI dan nog per 1 september 2020 voor alle klanten verplicht? 3.2 Hoe weet ik of ik gebruik maak van de koppeling Youforce Gebruikers Uitgebreid koppeling? 3.3 Wanneer wordt het UPI voor andere klanten verplicht? 4. UPI en de persoonslaag 4.1 Wat is het voordeel van de UPI en de nieuwe hierarchische laag persoon? 4.2 Wanneer de Wanneer je een persoon creëert, is die mutatie payrollgevoelig? 4.3 Hoe wordt de persoonslaag geactiveerd? 4.4 Waar moet ik op letten als ik de medewerkercode ga toepassen als UPI? 4.5 Indien er een anonieme medewerker is, zonder BSN, maar op een eerder dienstverband is wel een BSN. Wordt dan het BSN ook automatisch gevuld, of wordt het BSN bij de oude dienstverbanden verwijderd? 1. Algemeen 1.1 Waarom een UPI? Antwoord: Applicaties die integreren met HR Core business, kennen de laag Persoon. Applicaties hebben nu complexe logica nodig om een medewerker te vertalen naar een persoon. Om medewerkers te identificeren die dezelfde persoon zijn, is de UPI geïntroduceerd.  De UPI wordt al gebruikt in Self Service, voor het rehire-proces. Sinds de mei release wordt dit optioneel geleverd aan het portaal. In de (nabije) toekomst is het de Persoonsidentificatie voor: Verzuim 2.0 Employee Experience platform IAM API Generieke API’s 1.2 Wat is het verschil tussen UPI & Identity? Antwoord: De Identity wordt gebruikt ter Identificatie van de gebruiker.  Binnen de Youforce-omgeving wordt deze specifiek toegepast om een gebruiker te identificeren in het portaal voor onze Youforce-omgeving.  Identity wordt hiermee gebruikt om onderscheid tussen gebruikers te kunnen maken.  De UPI wordt gebruikt ter Identificatie van een persoon.  De UPI zorgt er voor dat medewerkers geïdentificeerd kunnen worden als 1 persoon. De UPI wordt gebruikt om (gekopieerde) medewerkers (persoon + contract) aan elkaar te koppelen, als dit dezelfde persoon betreft. 2. UPI vullen 2.1 Hoe vindt de huidige uniciteitscheck van de UPI plaats? Antwoord: De uniciteitscheck vindt plaats op basis van de achternaam en geboortedatum van de medewerker. Als de ingevoerde UPI al een keer voorkomt bij iemand met een andere achternaam en geboortedatum, resulteert de invoer in een foutmelding.  2.2 Hoe wordt de uniciteitscheck ondersteund bij tweelingen? De huidige uniciteitscheck op basis van achternaam en geboortedatum kan mogelijk fout gaan als tweelingen bij hetzelfde bedrijf werken. Welke oplossing wordt hiervoor voorzien? Antwoord: De uniciteitscheck zal uitgebreid worden met een check op het Burgerservicenummer (BSN) en als het BSN niet aanwezig is, wordt er gecheckt op achternaam. De verwachte uitlevering van deze functionaliteit staat nu gepland voor oktober.  2.3 Ik wil graag de UPI van mijn bestaande medewerkers vullen met de medewerkercode. Hoe doe ik dat?  Antwoord: Je kunt dit doen door de UPI bij te werken. Tot de release van september 2020 is het mogelijk dit te doen via het scherm Medewerkers. Na de release van september 2020 ga je hiervoor naar het scherm Wijzig UPI.  2.4 Waarom werkt Visma | Raet niet automatisch alle UPi’s bij? Antwoord: Veel klanten kennen al een identifier voor personen of hebben al een mechaniek om identieke medewerkers aan elkaar te koppelen. De identificatie die hiervoor gebruikt wordt, kan uitstekend toegepast worden op de UPI. Voor de klanten die niets hebben voorzien, is er de mogelijkheid de UPI te laten vullen met de medewerkercode en in de nabije toekomst met een unieke persoonscode. Bestaande medewerkers kunnen worden bijgewerkt door, bijvoorbeeld via import, het veld Bijwerken UPI te importeren. Let er wel op dat hier eventueel dubbele medewerkers in staan. Deze moeten handmatig de UPI van de originele medewerker krijgen. Zie ook 4.4. 2.5 Mag ik de UPI wijzigen? Antwoord: Het is niet de bedoeling dat de UPI van een medewerker wijzigt. Het kan echter voorkomen dat je een verkeerde UPI moet corrigeren. Hiervoor komt aparte functionaliteit.  2.6 Als er wordt gekozen voor het vullen van de UPI met de medewerkercode, wordt er dan gekeken of de medewerker al eerder in dienst is en dus al een UPI heeft? Antwoord: Bij deze medewerkers moet je initieel handmatig de UPI vullen. Er komt in de toekomst wel functionaliteit om deze UPI’s als voorgestelde waarde te kunnen ophalen op basis van het BSN.  2.7 Bij het automatisch genereren van de UPI wordt initieel nog niet gekeken naar bestaande UPI’ s bij dezelfde medewerkers. De UPI moet handmatig gecorrigeerd worden. Komt er een signaal dat er reeds een UPI bestaat voor een medewerker met dezelfde persoonsgegevens? Antwoord: Initieel zal dit nog via rapportages moeten plaatsvinden. Er zal wel in de nabije toekomst aan het terug kunnen geven van een reeds bestaande UPI bij dezelfde BSN als voorgestelde waarde. 2.8 Vindt de Uniciteitscheck ook plaats bij externe koppelingen, bijvoorbeeld Workday of SAP of via een workflow HRSS? Antwoord: Ja, de uniciteitscheck zal ook plaatsvinden wanneer de UPI via een import wordt ingevoerd of via HR Self Service.   3. UPI en HR koppeling Youforce Gebruikers uitgebreid 3.1 Is het UPI dan nog per 1 september 2020 voor alle klanten verplicht? Antwoord: Alleen voor klanten die de generieke IAM API gaan gebruiken, zal de UPI verplicht worden in de koppeling Youforce Gebruikers Uitgebreid koppeling. Het portaal zal de UPI gaan gebruiken om unieke personen aan gebruikers te kunnen koppelen.  3.2 Hoe weet ik of ik gebruik maak van de koppeling Youforce Gebruikers Uitgebreid koppeling? Antwoord: Je kunt dit controleren door in HR Core Business naar het menu Instellingen > Gegevensuitwisselingen > Raet koppelingen HR te gaan. Als je in de lijst Youforce gebruikers uitgebreid selecteert, staat er een vinkje bij Automatische export. Als hier een vinkje staat, betekent dit dat je reeds gebruik maakt van de Youforce Gebruikers Uitgebreid interface.  3.3 Wanneer wordt het UPI voor andere klanten verplicht? Antwoord:  Voor klanten die gebruik maken van één (of meer) van de volgende oplossingen zal het UPI gevuld moeten zijn, alvorens te on boarden op de betreffende oplossing: Employee Experience platform IAM API (Public) API’s   Voor andere klanten wordt er met de introductie van de Persoonslaag, functionaliteit en gelegenheid geboden om unieke personen te definiëren en daarmee (gekopieerde) medewerkers als één persoon te herkennen. Over de datum waarop dit verplicht wordt, zal nog expliciet en tijdig worden gecommuniceerd. 4. UPI en de persoonslaag 4.1 Wat is het voordeel van de UPI en de nieuwe hiërarchische laag persoon? Antwoord: Het voordeel is dat de persoonslaag het koppelen van de persoonsgegevens van de medewerkers ondersteund. Zo kunnen aanpalende systemen, die vaak een eigen logica hebben om medewerkers te kunnen koppelen, in een uitvraag de persoonsgegevens en de onderliggende dienstverbanden, in de vorm van medewerkers ontvangen.  4.2 Als je een persoon creëert, is die mutatie payrollgevoelig?  Antwoord: We hebben met zorg getracht te voorkomen dat er met iedere persoonsupdate een herberekening zou plaatsvinden. Als echter een adreswijziging tussen medewerkers wordt gesynchroniseerd, kan het voorkomen dat er een nieuwe reiskostenberekening plaatsvindt. We zullen hier voorafgaand aan de ingebruikname van het Persoonsniveau over communiceren.  4.3 Hoe wordt de persoonslaag geactiveerd?  Antwoord: De persoonslaag zal eerst geactiveerd worden voor de klanten die gebruik gaan maken van de IAM API’s, gevolgd door andere generieke API’s. Als de persoonslaag breder uitgerold gaat worden, zal dit voor alle klanten beschikbaar worden gesteld. Met het oog op de timing en de eindejaarsactiviteiten die doorgaans extra druk op HR- en salarisadministratie leggen, wordt er de voorkeur aan gegeven de persoonslaag pas in het eerste kwartaal van 2021 voor alle klanten te activeren.  4.4 Waar moet ik op letten als ik de medewerkercode ga toepassen als UPI? Antwoord: Voordat UPI’s bijgewerkt kunnen worden, is het wenselijk om eerst de dubbele medewerkers te herkennen, zodat deze via dezelfde UPI aan elkaar gekoppeld kunnen worden. Als de medewerkercode 1 op 1 zou worden doorvertaald naar de UPI, zou iedere medewerker 1 persoon worden, terwijl je wellicht wilt dat een dubbele, (gekopieerde) medewerker aan diezelfde persoon gekoppeld gaat worden.  4.5 Als er een anonieme medewerker is, zonder BSN, maar op een eerder dienstverband is wel een BSN. Wordt dan het BSN ook automatisch gevuld of wordt het BSN bij de oude dienstverbanden verwijderd? Antwoord: De nieuwste waarde, dus in dit voorbeeld de lege waarde, zal als actuele waarde gelden. In dit specifieke voorbeeld zal de nieuwe lege BSN in het meest extreme geval tot een nieuwe aangifte kunnen leiden van de medewerker met het eerdere dienstverband.  Voordat de conversie naar de Persoonslaag gestart wordt, is het dan ook ten zeerste te adviseren dat de laatste, actuele waardes correct zijn. Verder zullen we blijven investeren in gebruikersvriendelijkheid bij de data-invoer, waarbij ook specifieke vraagstukken over het BSN en het synchroniseren hiervan in ogenschouw worden genomen, evenals de wettelijke toepasbaarheid en gebruik van het BSN.  
Volledig artikel weergeven
24-08-2020 15:00
  • 0 Antwoorden
  • 0 kudos
  • 495 Weergaven
Salarisproductie en loonaangifte maand december 2022: Heb je alle relevante salarismutaties voor dit jaar al doorgegeven aan je salaristeam?   Controleer of je voor onderstaande onderwerpen nog mutaties hebt voor het kalenderjaar 2022. Lever deze mutaties dan uiterlijk in de maand december aan bij je salaristeam.   Te controleren onderwerpen:  Gage betalingen aan artiesten. Auto van de zaak.  Beschikking Gedifferentieerde Whk premie 2022 (bij wijzigingen in 2022 de laatste beschikking).  Gebruikelijkloonregeling en verzekeringsplicht voor de DGA (Directeur-grootaandeelhouder) en familieleden (Handboek LH 2022, hoofdstuk 18.1).  Inkomensnorm (deskundigheidsvereiste) binnen de 30%-regeling voor werknemers komend uit het buitenland. (Handboek LH 2022, hoofdstuk 19.4).  Nacalculatie vaste reiskostenvergoeding woon-werkverkeer vastgesteld via methode 1 (36 weken-eis) als de reisafstand groter is dan 75 km enkele reis.(Handboek LH 2022, hoofdstuk 23.1.2).  Loonkostenvoordeel (LKV): Zijn de juiste documenten aanwezig om LKV aan te vragen en zijn de mutaties hiervoor doorgegeven aan uw salaristeam? (Handboek LH 2022, hoofdstuk 27). Juiste urenverantwoording voor subsidies LIV en LKV (Handboek LH 2022, hoofdstuk 27).  Werkkostenregeling (WKR) (Handboek Loonheffingen 2022, hoofdstuk 10 en 22).   Loonaangifte maand december 2022: De loonaangifte over de maand december 2022 wordt pas tegen het einde van de maand januari 2023 door jouw salaristeam bij de Belastingdienst ingediend. Je ontvangt de mail met de melding dat de loonaangifte over de maand december 2022 is ingediend, daarom pas in de laatste week van januari 2023.   Link: Belastingdienst Handboek Loonheffingen 2022  
Volledig artikel weergeven
18-11-2022 14:27
  • 0 Antwoorden
  • 1 kudos
  • 498 Weergaven