Kennisbank YouServe

YouServe HRYou community... Hoe zit dat? Bekijk deze video om snel op de hoogte te zijn.

Inrichting aanvullend geboorteverlof Self Service - HR Core Business - Payroll In het kader van de aanvullend geboorteverlof dat vanaf 1 juli a.s. opgenomen kan worden door partners bij de geboorte van hun kind, hebben wij aanpassingen doorgevoerd binnen onze software. Naast deze aanpassingen in de software hebben wij ook best practice processen binnen Self Service ontwikkeld voor klanten die gebruik maken van HR Core Business. De processen zullen later deze maand beschikbaar worden gesteld via 999998 (Raet Template HRCB). Via Self Service  - Beheer - Formulierdefinitie - Definities importeren kunnen de best practice processen worden geïmporteerd in jullie eigen Self Service omgeving. In onderstaand stappenplan nemen we je mee in de diverse stappen die gezet kunnen worden, van aanvraag door de medewerker tot het verwerken van het opgenomen verlof op de salarisspecificatie. Bij elke stap verwijzen we ook naar de releasenotes van de desbetreffende modules, waar meer detail informatie is na te lezen. Met behulp van de releasenotes is het mogelijk om deze processen zelf in te richten. Uiteraard kunnen wij jullie daar ook bij helpen. Onze dienstverlening is beschreven in onze  WIEG menukaart . HR Core Business Om het mogelijk te maken voor de medewerker om aanvullend geboorteverlof aan te vragen via Self Service of de aanvraag te registeren in HR Core Business, dienen eerst de volgende stappen in HR Core Business uitgevoerd te worden. Om het automatisch genereren van het extra individueel recht voor aanvullend geboorteverlof mogelijk te maken, moet je in het scherm HR Stuurgegevens bij het veld ‘ Verlofsoort aanv. Geboorteverlof’ opgeven welke verlofsoort je hiervoor wil gebruiken. Wij adviseren hier de nieuwe verlofsoort ‘Aanvullende geboorteverlof’ voor gebruiken. Kijk voor meer informatie op Release notes HR Core Business juni 2020 Voeg, indien nog niet aanwezig, de verlofsoort toe aan alle van toepassing zijnde verlofregelingen binnen je organisatie. Let op dat je de juiste peildatum gebruikt (01-07-2020). Kijk voor meer informatie op Release notes HR Core Business mei 2020 Automatische verlofkoppeling met Payroll Business Het doel van de arbeidsvoorwaarde Loondoorbetaling bij verlof (uitsplitsing) is om het salaris en eventueel andere vaste loonbestanddelen uit te splitsen bij verlof en het loon bij verlof afzonderlijk te presenteren. Als er niet volledig wordt doorbetaald, wordt er een korting berekend. Per 1 juli is het mogelijk om ook aanvullend geboorteverlof in te regelen in deze arbeidsvoorwaarde. Welke looncomponenten je wilt laten uitsplitsen, kan vastgelegd in de looncomponentenregeling Aanvullend geboorteverlof (Loondoorb bij verlof). Om de loondoorbetaling bij verlof te automatiseren op basis van een aanvraag geboorteverlof (via Self Service of rechtstreeks in HR Core Business), dien in de arbeidsvoorwaarde bij Aanvullend geboorteverlof, invoer via te kiezen voor HR Core. Wanneer je geen gebruik maakt van de verlofkoppeling met HR Core Business kun je het verlof voor de medewerker handmatig vastleggen in de arbeidsvoorwaarde Loondoorbetaling bij verlof voor de uitsplitsing van de vaste loonbestanddelen. Kijk voor meer informatie op Payroll Business productpagina De laatste stap om de automatische verlofkoppeling te activeren is de verlofsoort Aanvullend geboorteverlof van HR Core Business koppelen aan de arbeidsvoorwaarde loondoorbetaling bij verlof in Payroll Business. Kijk voor meer informatie op HR Core Business productpagina De opgenomen uren aanvullende geboorteverlof (Aanvullend geboorteverlof uren  (HRE) van de periode kunnen getoond worden op de salarisspecificaties. Dit kan ingesteld worden via Instellingen > Salarisspecificatie > Loonstrookelementen Activeren Self Service processen Voor aanvraag aanvullend geboorteverlof hebben we twee formulieren gebouwd, die geïmporteerd kunnen in je klantomgeving (Beheer > Formulierdefinitie > Definities importeren). Het gaat om: Dialoog STA Kindgegevens Dialoog STA Aanvraag aanvullende geboorteverlof Op het formulier kindgegevens geeft de medewerker het gewenste aantal weken aanvullend geboorteverlof op in hele weken en de (vermoedelijke) geboortedatum. Verder kunnen de relevante kindgegevens ingevuld worden van het kind waarvoor aanvullend geboorteverlof aangevraagd wordt. De medewerker is niet verplicht om de naam van het kind vast te leggen. In verplichte velden kan een andere omschrijving worden opgegeven. Als de gegevens zijn vastgelegd en opgeslagen, genereert HR Core Business automatisch het recht voor het aanvullende geboorteverlof (via extra individueel recht). Het systeem vult de expiratiedatum automatisch in; deze datum ligt 6 maanden na de geboortedatum. Zodra het recht is verwerkt in het verlofsaldo (dit duurt enkele minuten), kan de medewerker via het formulier Aanvraag aanvullende geboorteverlof de daadwerkelijke aanvraag indienen. Voor beide formulieren moet je een workflow definiëren en de activiteiten opnemen in de gewenste activiteitenprofielen. Kijk voor meer informatie op HR Core Business productpagina Aanvraag bij UWV De aanvraag bij het UWV kan rechtstreeks via de website van het UWV gedaan worden. Vanaf de juli release wordt de arbeidsvoorwaarde Loondoorbetaling bij verlof uitgebreid. Hierdoor wordt het mogelijk om het uitbetaalde bedrag van het UWV vast te leggen en daarmee ook een eindberekening te laten plaatsvinden. Houd voor meer informatie de Payroll Business productpagina en HR Core Business productpagina in de gaten.   Publishing Date : 7/27/2020

Resultaten en FAQ naar aanleiding van de workshop Inkomstenverhouding zijn hier te vinden. 

Hoe sluit ik het jaar 2018 af? Het jaar wordt definitief afgesloten, zodra u de eerste verwerking van het nieuwe jaar heeft opgestart. Let op Als er eenmaal een eerste verwerking van het nieuwe jaar is opgestart, kunt u geen salarisverwerking over het oude jaar meer uitvoeren. Aanvullende verwerking als laatste periode al is afgesloten Houd bij een aanvullende verwerking rekening met het volgende. Als de laatste periode is afgesloten, is het standaard niet meer mogelijk bepaalde gegevens te wijzigen. Welke gegevens dit zijn, ziet u in het betreffende invoerscherm. Hierin is de inhoud van deze gegevensvelden lichtgrijs. Om deze blokkade op te heffen, voert u een voorlopige aanvullende verwerking uit. Daarna kunt u het betreffende veld muteren. Dit geldt overigens niet voor alle invoervelden. Let op Een aanvullende verwerking wordt gestart voor alle medewerkers. Als er tussen de laatste (definitieve) verwerking en het tijdstip van uitvoeren van de aanvullende verwerking, mutaties zijn ingevoerd voor het af te sluiten jaar, neemt Payroll Business deze allemaal mee in de aanvullende verwerking. Uiterste aangiftedatum Voor alle periodiciteiten geldt dat de uiterste aangiftedatum 31-01-2019 is. Op die datum moet ook de laatste betaling over 2018 door de Belastingdienst zijn ontvangen. Rekening houdend met een maximale verwerkingstijd van drie dagen, is het advies om uiterlijk 25 januari 2019 een laatste definitieve (aanvullende) verwerking voor 2018 uit te voeren.  Uitleg over de manier waarop u correcties over voorgaande jaren kunt doorvoeren, vindt u verderop in dit document in het onderwerp Wanneer kan ik mijn correcties in de loonaangifte over voorgaande jaren insturen?  Let op Conform de voorschriften van de Belastingdienst moeten bepaalde verrekeningen zoals de Fiscale correctie lease auto en de toepassing van de 30% Regeling, ook daadwerkelijk worden verwerkt in het jaar 2018. Als u na de eerste verwerking van periode 2019-01 constateert dat er nog mutaties over 2018 moeten plaatsvinden, kunt u dit alleen doen door handmatig correcties door te voeren in de loonaangifte. Handmatige correcties voor 2018 rechtstreeks in Loonaangifte. Handmatig vervaardigen van een gecorrigeerde jaaropgave. Hoe kan ik jaaropgaven afroepen? Het afroepen van jaaropgaven is mogelijk zodra u 2018 definitief hebt afgesloten. Vanaf dat moment kunt u zelf bepalen wanneer u de jaaropgaven aanvraagt en hoe de distributie plaatsvindt. Let op: controleer de instellingen voordat u de jaaropgave opvraagt.            Via Beheer > Jaarafsluiting > Aanvraag jaaropgaven vraagt u de jaaropgaven per bedrijf aan. Zorg ervoor dat u de jaaropgaven pas afroept als u er zeker van bent dat u geen aanvullende verwerking over 2018 meer uitvoert. De doorlooptijd tot het moment waarop de jaaropgaven worden verzonden is twee tot drie werkdagen. Let op dat u bij het opvragen het juiste jaar afroept. Via Bedrijf > Salarisadministratie > Afdrukken en verzenden jaaropgaven legt u vast hoe u de jaaropgaaf wilt laten verzenden. Controleer voordat u de jaaropgaven afroept, de ingevulde gegevens. Als u voor een bedrijf voor de eerste keer jaaropgaven afroept, klik dan eerst op de knop Toevoegen. Selecteer het bedrijf en vul daarna de gewenste velden in het scherm Afdrukken en verzenden jaaropgaven. Via het scherm Medewerker > Medewerkergegevens > Medewerker (aanvullend) kunt u in het veld Jaaropgaven afdrukken de waarde Ja of Nee invullen. Hiermee kunt u per medewerker afwijken van de bedrijfsinstellingen. Gebruik hierbij als ingangsdatum uiterlijk de laatste dag van de laatste afrekenperiode. Via Rapporten > Controleoverzichten > Ad-hoc rapportage selecteert u het gegevenselement Jaaropgaven afdrukken om de instellingen per medewerker te controleren. Kies als ingangsdatum de laatste dag van de laatste periode, op deze manier selecteert u ook medewerkers die in de loop van de laatste periode pas in dienst zijn gekomen. Dit rapport laat de waarden zien die voor de betreffende medewerkers worden toegepast. Als er bij de medewerker een mutatie is vastgelegd, ziet u die waarde. Als er bij een medewerker géén mutatie is vastgelegd, ziet u de default inrichting die u hebt vastgelegd via Bedrijf > Salarisadministratie > Afdrukken en verzenden jaaropgaven. Als u alleen de medewerkers wilt zien waarvoor een afwijkende waarde is vastgelegd, kunt u het beste het mutatieverslag gebruiken. Medewerkers voor wie Algehele blokkering en Blokkeren interface Loonaangifte op Ja staat, maar die wel een verloningsresultaat hebben in 2018, neemt Payroll Business mee in het proces voor het aanvragen van de jaaropgaven. Salarisdossier Maakt u gebruik van het Salarisdossier? Dan gelden voor u de volgende aandachtspunten: Controleer eventuele afwijkingen op medewerker niveau. Dit doet u via Rapporten > Controleoverzichten > Ad-hoc rapportage: gegevenselement Jaaropgaven afdrukken. De jaaropgaven worden pas in het Salarisdossier geplaatst nadat u via Beheer > Jaarafsluiting > Aanvraag jaaropgaven de jaaropgaven heeft aangevraagd. In uitzonderingsgevallen kunt u er in het Salarisdossier voor kiezen om specifieke jaaropgaven niet te publiceren richting de medewerker. In Salarisdossier kunt u op medewerker niveau de jaaropgave afkeuren en niet publiceren. Hoe worden de referentietabellen Pensioenen/fondsen en Salarisschaal aangepast? De manier waarop de referentietabellen Pensioenen/fondsen worden aangepast, hangt af van de vraag of het gaat om een benoemde of eigen pensioenregeling (of fonds). Via Rapporten > Controleoverzichten > Overzicht bedrijfsinrichting > Referentietabellen kunt u de inrichting van de eigen regelingen controleren. Benoemde (CAO-)regelingen Pensioenen/fondsen Benoemde regelingen voor Pensioenen/fondsen zijn CAO-regelingen die Raet ondersteunt. Aanpassingen in de referentietabellen voor benoemde regelingen voor Pensioenen/fondsen worden door Raet verwerkt. Wij informeren u hierover via Youforce. Eigen regelingen Pensioenen/fondsen en Salarisschalen Aanpassingen in de referentietabellen Pensioenen/fondsen eigen regeling en in de referentietabel Salarisschaal kunt u zelf uitvoeren via Beheer > Inrichting > Referentietabellen.  Klik hier om de instructie voor het wijzigen van de referentietabel voor pensioenen te bekijken. Loonkostenvoordeel - Lage Inkomens Voordeel Voordat u de eerste verwerking van 2019 laat uitvoeren, moet u eerst de verloonde uren 2018 controleren, zodat de Belastingdienst het loonkostenvoordeel, zoals Lage Inkomens Voordeel (LIV) correct kan vaststellen.  U kunt de verloonde uren als volgt opvragen: Ga naar Rapporten > Controleoverzichten > Payrollelementen. Selecteer bij Salarisverwerkingen de periode 2018-12 of 2018-13 en selecteer het element Aantal verloonde uren. Klik op Rapport uitvoeren en bekijk het rapport via Mijn rapporten. In de grondslag Uren loonaangifte kunt u nakijken welke elementen in de grondslag verloonde uren zijn opgenomen. Meer informatie Zie ook het document Verloonde uren en LIV op ons portaal bij Publicaties > paneel HR Core Business of paneel Payroll Business > HR Core Business en Payroll Business - Productinformatie onder de kop Algemeen.  Waar kan ik de percentages van de Gedifferentieerde premie Whk invoeren? De Gedifferentieerde premie Werkhervattingskas bestaat uit de volgende delen: Premiedeel WGA Premiedeel ZW-flex De premiepercentages kunt u invoeren in het scherm: Bedrijf > Interfaces > Gegevens UWV. De premies ontvangt u van de Belastingdienst. Sectorrisicogroep De premie voor de sectorrisicogroep wordt door Raet ingericht. Controleer of de juiste sectorrisicogroep wordt toegepast. Als u voor 2018 een onjuiste sectorrisicogroep heeft toegepast, moet u dit nog dit jaar corrigeren. Als u gebruik maakt van een onjuiste sectorrisicogroep, kunt u een request indienen met opgave van de juiste sectorrisicogroep. De Servicedesk kan de aangegeven sectorrisiocgroep aan u beschikbaar stellen. Ook kan de Servicedesk u informeren over de manier waarop u correcties kunt verwerken. Wordt het Jaarloon bijzondere beloningen automatisch berekend? Ja het Jaarloon bijzondere beloningen wordt automatisch berekend op basis van de laatste verwerkingsperiode van het voorgaande jaar. In de volgende gevallen stelt Payroll Business geen jaarloon bijzondere beloningen vast: als Jaarloon BT berek blokkeren op Ja staat - scherm Loonheffingen. als Jaarloon bijz. bel. handmatig is ingevoerd - scherm Loonheffingen. Rapport opvragen voor controle Via Rapporten > Controleoverzichten > Ad-hoc rapportage vraagt u gegevenselement Jaarloon bijz. bel. op. Voor medewerkers met een Jaarloon bijz. bel. op een grens van de bijzonder tarieftabellen, is het raadzaam om in overleg met hen dit jaarloon naar boven bij te stellen om zo te voorkomen dat er te weinig loonheffing wordt ingehouden. Wanneer kan ik mijn correcties in de loonaangifte over voorgaande jaren insturen? Correcties in de loonaangifte over voorgaande jaren kunt u naar vewachting vanaf februari 2019 inzenden naar de Belastingdienst. Heeft u de salarisverwerking voor de laatste periode van 2018 definitief gemaakt en direct de loonaangifte verzonden, dan kunt u eventuele correctieberichten komend uit een aanvullende verwerking van de laatste periode van 2018 pas vanaf februari 2019 inzenden. Als u verwacht dat u aanvullende verwerkingen gaat opstarten over december 2018, wacht dan met het inzenden van de initiële loonaangifte december 2018 totdat u zeker weet dat u het jaar kunt afsluiten en de eerste periode voor 2019 gaat openen. Publishing Date : 10/1/2019

Tijdens de Webinar Visma Raet Route Checker zijn een aantal vragen gesteld, hieronder de vragen en antwoorden. Vraag 1. Berekening reisafstand in Payroll Business Het berekenen van de reisafstand woon-werk verkeer vindt toch plaats op basis van de postcode? Antwoord Sinds vorig jaar zijn er een aantal zaken gewijzigd in de afstandsberekening van HR Core / Payroll Business. De afstand in meters wordt gebaseerd op postcode, huisnummer en huisnummer toevoeging. Zo is de berekende afstand zo nauwkeurig mogelijk. Vraag 2. Verkeersdrukte Wordt er bij het berekeneng van de afstand nog rekening gehouden met drukte op de weg? Antwoord Nee, de route wordt altijd berekend op basis van de maximale snelheid die overdag geldt en houdt geen rekening met verkeersdrukte. De berekening gaat uit van de route die je doorgaans kan rijden als er geen verkeer is en je niet om moet rijden. Vraag 3. Zelf bepalen eisen aan berekenen route Kun je zelf instellen of er rekening wordt gehouden met bijvoorbeeld het ontwijken van een pont? Antwoord Nee. Je kunt niet zelf parameters instellen voor het al dan niet vermijden van tol, een pont of de snelweg. Vraag 4. Extra opties toevoegen in de Route Checker Kan je aan een Bestemming een waardelijst koppelen (bijvoorbeeld met vestigingen)? Antwoord Nee. Op dit moment is dat nog niet mogelijk. We vinden het wel een zeer goede suggestie en gaan de mogelijkheden onderzoeken. Vraag 5. Module Is dit een standaard module of moet je dit apart aanvragen? Antwoord Dit is geen standaard module. Als je deze nieuwe module wilt gaan gebruiken, kun je contact opnemen met je Accountmanager.