Kennisbank YouServe

Visma | Raet is continu bezig met het veilig houden van uw gegevens. Nieuwe protocollen en op een veilige manier kunnen inloggen heeft onze prioriteit. Voor veilige communicatie van data bij het gebruik van onze producten ondersteunen wij TLS 1.0 tec...

Wisseling CAO naar andere CAO Vraag Wat is de verwachting omtrent het aanmaken van een nieuwe IKV bij het wisselen van de ene CAO naar andere CAO? Antwoord Als er sprake is van een ander subloonheffing, ontstaat er een andere aansluiting, dus een nieuwe IKV. Wanneer deze wisseling binnen hetzelfde loonheffingnummer, dan niet nodig Handmatige trigger versus systeem trigger van IKV Vraag In de huidige inrichting bepaal je als eindgebruiker of er sprake is van een nieuwe IKV. In de presentatie van Rick (Visie op IKV) staan een opsomming van zaken die wel of niet een nieuw IKV nummer triggeren. Antwoord We willen toe naar een vastlegging waarbij de applicatie de correctie afhandeling zal doen met betrekking tot de juiste IKV. Dit is de eerste fase van automatische triggering van IKV's in de applicatie voor de onderkende scenario's. Nabetalingen Vraag Als er meerdere ikv's ondersteund worden door RPD, blijft het dan mogelijk om in het eerste dienstverband nog nabetalingen te doen? Antwoord Ja, dit blijft mogelijk op de gebruikelijke wijze. Jaaropgaven en meerdere IKV's Vraag Komen er dan ook 2 jaaropgaven? Antwoord De Belastingdienst will in ieder geval de toepassing van de witte tabel en groene tabel gescheiden zien. Idealiter willen we aanlsuiten bij Vooringevulde aangifte (VIA). Opmerking: Vanuit de aanwezig klanten wordt aangegeven dat zij dit bij de loonaangifte hadden gesplitst, waarbij in de VIA wel IKV 1 werd ingevuld, maar IKV 2 niet. Dit is een fout die bij de Belastingdienst ligt, waarbij door de Belastingdienst is aangegeven dat zij werken aan een oplossing. IKV's in geval van werknemer en commissaris Vraag Er is sprake van een werknemer die ook een commissaris is. Krijgt deze verschillende IKV's? Antwoord Ja, deze krijgt 2 IKV's wegens verschillende verzekeringsplichten. In dit voorbeeld is het zelfs waarschijnlijk dat dit niet alleen op IKV uitgesplitst is, maar ook andere bedrijven en/of betalingswijze. Uiteindelijk zal dit onder één van de bestaande onderkende scenario's gevat worden. Meerdere IKV's (transitievergoeding) icm samenvoegregeling VCR Vraag Wordt bij de oplossing voor meerdere IKV's, initieel tbv transitievergoeding, ook de samenvoegregeling meegenomen? Antwoord Ja, deze zal ook hierin worden meegenomen. Transitievergoeding en salaris Vraag Wordt de IKV bij transitievergoeding via een arbeidsvoorwaarde of via looncomponent laten aangestuurd? Antwoord Ja, dat zijn mogelijkheden. Het kan ook bijvoorbeeld via een grondslag met uitkeringen die looncomp bevatten die berekend worden op uitkering. Stagiair naar medewerker: In dienstdatum en pensioen Vraag Hoe wordt er omgegaan met de datum indienst en de doorlevering naar het pensioenfonds, bij de indiensttreding van een stagiair (maar ook bij CAO wijziging, of andere wijzigingen van het dienstverband)? Antwoord Deze scenario's zullen we in kaart brengen. Hierbij kunnen we bepalen welke datum van belang is voor de IKV, loonaangifte en welke voor de pensioenfondsen. En waar deze geplekt wordt in de verschillende aangiften. Uitbetaling transitievergoeding - wanneer (uitwerking Visma|Raet) Vraag Wanneer wordt de transitievergoeding uitbetaald? De maand ná einde dienstverband, of in de laatste maand? Antwoord Beiden mag. In theorie kan het zelfs een half jaar later nog zijn, bijv. bij een juridischge uitspraak. Het maakt niet uit welke datum; bijv. laatste dag in dienst, of eerste dag uit dienst. Uitbetaling transitievergoeding - welke strook (uitwerking Visma|Raet) Vraag Wordt de transitievergoeding op dezelfde strook als de laatste loonstrook getoond, of wordt er een afrekenstrook gehanteerd? Antwoord Beide situaties mogen toegepast worden. Het kan onhandig zijn om de transitievergoeding op de strook met de eindafrekening te tonen. Dit kan afhankelijk zijn van de keuze voor het tonen van de toepassing van de witte of groene tabel in de indeling van de salarisstrook. Conclusie is dat er ook behoefte is aan het apart kunnen presenteren van de transitievergoeding. om bijvoorbeeld aan het UWV te kunnen tonen.

Aanpassingen wet- en regelgeving 2020 Inleiding In deze vooraankondiging informeren wij u over de geplande aanpassingen in Payroll Business voor de jaarovergang van 2019 naar 2020. De december release van Payroll Business bevat de meeste functionele aanpassingen. De overige functionele aanpassingen zijn beschikbaar na de Kerstrelease van 13 december 2019. De definitieve informatie over deze aanpassingen vindt u in deze Vooraankondiging. Als er nog aanvullingen komen op de informatie in deze Vooraankondiging, dan vermelden wij deze aanvullende informatie in de release notes van januari 2020. Om de jaarovergang voor u zo gemakkelijk mogelijk te maken, hebben wij diverse wettelijke wijzigingen voor 2020 al in oktober, november en december in onze applicatie doorgevoerd. Wij adviseren u daarom om ook de release notes van die releases goed door te nemen, mocht u dat nog niet gedaan hebben. Zie voor de wijzigingen in wet- en regelgeving ook de Nieuwsbrief Loonheffingen 2020 van de Belastingdienst die u kunt downloaden van www.belastingdienst.nl. Transitievergoeding Als gevolg van de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB) zult u vanaf 2020 in veel meer gevallen dan voorheen een transitievergoeding moeten toekennen aan een medewerker waarvan het contract eindigt. Het proces van berekenen en uitbetalen van de transitievergoeding in Payroll Business gaan we daarom als volgt verbeteren: Vanaf release 2020-01 beschikt u over twee nieuwe functionaliteiten: Voor elke medewerker die uit dienst gaat, kunt u automatisch de verschuldigde transitievergoeding laten berekenen. Voor het uitbetalen van de transitievergoeding is op dit moment nog steeds een aparte medewerker nodig. Om het kopiëren van medewerkers te vergemakkelijken, is een nieuwe wizard Kopieren medewerker Transitievergoeding beschikbaar. Deze zorgt automatisch voor een nieuwe inkomstenverhouding, groene tabel, en de juiste fiscale indicaties (Aard arbeidsverhouding, Soort inkomen, premie indicaties). In de release notes van januari vindt u meer informatie over deze nieuwe functionaliteiten. In het tweede kwartaal van 2020 wordt vervolgens het uitbetalen van de Transitievergoeding nog gemakkelijker: bij elke medewerker die uit dienst gaat en recht heeft op transitievergoeding wordt dan automatisch een tweede contract met een tweede inkomstenverhouding aangemaakt. Vanaf dat moment is het kopiëren van medewerkers niet meer nodig. Ook kunt er vanaf dat moment voor kiezen om de berekende transitievergoeding automatisch te laten uitbetalen (bij dezelfde medewerker). Daardoor hoeft u in principe nog maar twee mutaties bij de medewerker vast te leggen: de datum uit dienst en de reden uit dienst. Het blijft natuurlijk ook mogelijk om een afwijkend bedrag aan transitievergoeding vast te leggen, bijvoorbeeld als u al kosten heeft gemaakt voor bijscholing of outplacement. Ook in dat geval vindt de uitbetaling plaats via een tweede contract bij dezelfde medewerker. Versneld invoeren tweeschijvenstelsel Voor medewerkers die de AOW-gerechtigde leeftijd nog niet hebben bereikt, geldt met ingang van 2020 al het tweeschijvenstelsel. Tot en met een jaarinkomen van 68.507 euro geldt het percentage van 37,35%. Daarboven geldt het percentage van 49,50%. Voor medewerkers die wel de AOW-gerechtigde leeftijd hebben bereikt en vanaf 1946 zijn geboren, geldt met ingang van 2020 een drieschijvenstelsel. Tot en met een jaarinkomen van 34.712 euro geldt het percentage van 19,45%. Daarboven tot en met een jaarinkomen van 68.507 euro geldt het percentage van 37,35%. Daar weer boven is het percentage 49,50%. Voor medewerkers die wel de AOW gerechtigde leeftijd hebben bereikt en voor 1946 zijn geboren, geldt met ingang van 2020 ook een drieschijvenstelsel. Tot en met een jaarinkomen van 35.375 euro geldt het percentage van 19,45%. Daarboven tot en met een jaarinkomen van 68.507 euro geldt het percentage van 37,35%. Daar weer boven is het percentage 49,50%. Arbeidskorting De arbeidskorting voor lagere inkomens gaat in 2020 omhoog naar € 3.819. De arbeidskorting voor de hogere inkomens wordt afgebouwd. Als het inkomen uit tegenwoordige dienstbetrekking meer is dan € 34.954 per jaar, wordt de arbeidskorting in 2020 verminderd met 6,0% van dit inkomen. De arbeidskorting is € 0 als het inkomen uit tegenwoordige dienstbetrekking € 98.604 of hoger is. Met ingang van 1 januari 2020 is de referentietabel Loonheffing arbeidskorting (vanaf 2019) vervangen door de nieuwe referentietabel Loonheffing arbeidskorting (vanaf 2020). Deze nieuwe referentietabel houdt bij het berekenen van de arbeidskorting rekening met de derde opbouwfactor die met ingang van 2020 is toegevoegd.  Algemene heffingskorting De algemene heffingskorting wordt met ingang van 1 januari 2020 verhoogd naar € 2.711. De inkomensafhankelijke afbouw van de algemene heffingskorting wordt in 2020 voor inkomens vanaf het begin van de tweede tariefschijf 5,672% en het maximale bedrag van de afbouw bedraagt ook € 2.711. Payroll Business berekent deze korting automatisch, als bij de medewerker in het scherm Loonheffingen de Loonheffingskorting op Ja staat. Ouderenkorting De ouderenkorting wordt met ingang van 1 januari verhoogd naar € 1.622. De ouderenkorting kent een inkomensafhankelijke afbouw. Deze begint bij een jaarinkomen dat meer bedraagt dan € 37.372 en is 15%. Het maximale bedrag van de afbouw bedraagt eveneens € 1.622. Payroll Business berekent deze korting automatisch, als bij de medewerker in het scherm Loonheffingen de Loonheffingskorting op Ja staat en de medewerker de AOW-gerechtigde leeftijd heeft bereikt. Bijzondere beloningen  Voor het berekenen van de loonheffing voor bijzondere beloningen Met ingang van 1 januari 2020 zijn er voor medewerkers die niet in Nederland wonen twee nieuwe referentietabellen toegevoegd. Loonheffing tariefpercentages België Deze tabel wordt toegepast als er voor een medewerker in het scherm Loonheffingen bij Woonsituatie loonheffing de waarde België is vastgelegd en er is sprake van bijzondere beloningen. Loonheffing tariefpercentages Suriname en Aruba Deze tabel wordt toegepast als er voor een medewerker in het scherm Loonheffingen bij Woonsituatie loonheffing de waarde Suriname/Aruba is vastgelegd en er is sprake van bijzondere beloningen. De al bestaande tabellen voor de bijzondere beloningen zijn aangepast met de cijfers van 2020. Jonggehandicapenkorting De jonggehandicaptenkorting wordt met ingang van 1 januari verhoogd naar € 749. Dit bedrag bestaat uit de volgende vier heffingscomponenten: loonbelasting premie AOW premie Anw premie Wlz. Het bedrag van 749 geldt voor werknemers jonger dan de AOW-leeftijd en die over de eerste tariefschijf de gecombineerde loonbelasting/premie volksverzekeringen zijn verschuldigd. Dat betekent dat er één of meer heffingscomponenten moeten worden geëlimineerd als de medewerker of de uitkeringsgerechtigde zijn loon geniet: vanaf de eerste dag van de maand waarin hij de AOW leeftijd bereikt (de AOW-component) in een herleidingssituatie (één of meer van de vier componenten) bij wonen in het buitenland (de loonbelastingcomponent) Payroll Business berekent het juiste bedrag aan Jonggehandicaptenkorting. Hiervoor is de volgende nieuwe referentietabel ingericht: Loonheffing jonggehandicaptenkorting.   Payroll Business berekent deze korting automatisch, als bij de medewerker in het scherm Loonheffingen de Jonggehandicaptenkorting op Ja staat.  Levensloopverlofkorting  De levensloopverlofkorting wordt met ingang van 1 januari verhoogd naar € 219. Dit bedrag bestaat uit de volgende vier heffingscomponenten: loonbelasting premie AOW premie Anw premie Wlz.  Het bedrag van 219 geldt voor werknemers jonger dan de AOW-leeftijd en die over de eerste tariefschijf de gecombineerde loonbelasting/premie volksverzekeringen zijn verschuldigd. Dat betekent dat er één of meer heffingscomponenten moeten worden geëlimineerd als de werknemer of de uitkeringsgerechtigde zijn loon geniet: vanaf de 1e dag van de maand waarin hij de AOW-leeftijd bereikt (de AOW-component) in een herleidingssituatie (één of meer van de vier componenten) bij wonen in het buitenland (de loonbelastingcomponent) Payroll Business berekent het juiste bedrag aan levensloopverlofkorting. Hiervoor is de volgende nieuwe referentietabel ingericht Loonheffing levensloopverlofkorting.   Payroll Business berekent deze korting automatisch, als de medewerker levensloopverlof opneemt en aan de gestelde voorwaarden voldoet.    Minimumloon  De leeftijdsafhankelijke Minimum(jeugd)lonen per 1 januari 2020 zijn toegevoegd aan de referentietabel. De Minimumloon indicatie 1 = Standaard De Minimumloon indicatie 2 = Beroepsbegeleidende leerweg Voor de medewerkers van de Beroepsbegeleidende leerweg zijn afwijkende minimumlonen van toepassing.x   Minimumloon indicatie Leeftijd Maandbedrag Weekbedrag Dagbedrag 1 015 496,10 114,50 22,90 1 016 570,50 131,65 26,33 1 017 653,15 150,75 30,15 1 018 826,80 190,80 38,16 1 019 992,15 228,95 45,79 1 020 1322,90 305,30 61,06 1 021 1653,60 381,60 76,32 2 018 752,40 173,65 34,73 2 019 868,15 200,35 40,07 2 020 1016,95 234,70 46,94 Woonlandfactoren Voor landen waarmee Nederland een zorgafspraak heeft gemaakt zijn de vanaf 1 januari 2019 geldende Woonlandfactoren toegevoegd aan de referentietabel. Percentages en parameters Sociale Verzekeringen  Voor de gewijzigde bedragen hiervan, zie de publicatie in Staatscourant 2019, nummer 62011. Maximum premieloon Het maximum premieloon is per 1 januari 2020 verhoogd naar € 57.232 (was € 55.927 in 2019). Premiepercentage Algemeen Werkloosheidsfonds laag Dit nieuwe premiepercentage is per 1 januari 2020 vastgesteld op 2,94. Premiepercentage Algemeen Werkloosheidsfonds hoog Dit nieuwe premiepercentage is per 1 januari 2020 vastgesteld op 7,94. Basispremie Arbeidsongeschiktheidsfonds en opslag tot dekking kinderopvangtoeslag Het percentage voor de basispremie Arbeidsongeschiktheidsfonds is per 1 januari 2020 verhoogd naar 6,77 (was 6,46 in 2019).  Het percentage voor de opslag tot dekking kinderopvangtoeslag is in 2020 gehandhaafd op  0,50. Premie werkgeversheffing Zorgverzekeringswet (hoog) Het percentage voor de premie werkgeversheffing ZVW is per 1 januari 2020 verlaagd naar  6,70 (was 6,95 in 2019). Premie werknemersbijdrage Zorgverzekeringswet (laag) Het percentage voor de premie werknemersbijdrage ZVW is per 1 januari 2019 verlaagd naar  5,45 (was 5,70 in 2019). Premie Private Aanvulling Werkloosheidswet (PAWW) Het percentage voor de premie PAWW is per 1 januari 2020 verhoogd naar 0,40 (was 0,30 in 2019). Loonheffing – verschil Ook dit jaar zit er, net als vorig jaar, mogelijk een verschil in de loonheffing die is berekend in de salarisadministratie en de belasting die een medewerker moet betalen op basis van de inkomstenbelasting. Dit verschil wordt veroorzaakt door de opbouw en de afbouw in de arbeidskorting, de algemene heffingskorting en de ouderenkorting, waarbij bij de bijzondere beloningen onvoldoende rekening wordt gehouden in de loonberekening. Dit is geen fout in de salarissoftware, maar is wettelijk zo vastgesteld. Pensioenwijzigingen 2020  Meer pensioenfondsen stappen over op de Uniforme Pensioen Aangifte (UPA) Steeds meer pensioenfondsen maken de overstap naar de Uniforme Pensioen Aangifte (UPA). Ook in 2020 gaat een aantal fondsen deze overstap maken. Dit houdt in dat u ook uw inrichting moet wijzigen. Welke wijzigingen dat zijn, hangt af van uw pensioenfonds. Eventuele wijzigingen in ondersteunende CAO's past Visma | Raet aan. Wij zijn op dit moment druk bezig met verschillende pensioenfondsen om de nieuwe regelingen en koppelingen te testen, zodat u vanaf de januari aangifte via het UPA-bericht kunt doen. Zodra deze pensioenfondsen in 2020 via deze route moeten gaan aanleveren, zullen zij hierover met u contact opnemen. De volgende pensioenfondsen gaan geheel of gedeeltelijk met een aantal regelingen over op UPA: Centric Meubelindustrie Houthandelindustrie Betonproductie Reiswerk TKP Detailhandel Beveiliging Zoetwaren Achmea Zuivelindustrie AZL Levensmiddelen Loonaangifte Een aantal rubrieken in de loonaangifte wordt samengesteld uit een telling van standaard looncomponenten. Als u voor looncomponenten die wij doorgeven naar de loonaangifte een alternatieve naam vastlegt, bijvoorbeeld de looncomponenten voor reiskosten of vakantiegeld, let er dan op dat u dit doet bij looncomponenten die dezelfde generieke betekenis hebben. Als dit NIET zo is, gaan de looncomponenten standaard niet mee naar de loonaangifte. Via Rapporten > Controleoverzichten > Overzicht bedrijfsinrichting > Selectie-eigenschappen kunt u controleren welke looncomponenten mee gaan naar de loonaangifte: zoek op Loonaangifte. Journalisering  Door het invoeren van de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB) in 2020 wordt ook een andere manier van WW-premieheffing geïntroduceerd: WW hoog en WW laag. Hierdoor moet u de journalisering aanpassen om de werkgeverslasten WW correct te journaliseren. Vanaf 2020 worden drie nieuwe matrixkolommen actief in Payroll Business. Deze matrixkolommen bevatten de berekeningsuitkomsten van de premies WW hoog, WW laag en zo nodig WW herzien. Deze matrixkolommen vervangen de huidige kolommen WW werkgever en Sectorfonds. Let op: als u de aanpassingen nu al doorvoert (in december) doorvoert, zet dan de peildatum op de eerste dag van verloningsperiode 1. De drie matrixkolommen zijn namelijk dan pas zichtbaar. Publishing Date : 12/12/2019

Algemene informatie Je vind de algemene informatie over de AVG hier. Doelbinding Deze applicatie is direct gekoppeld aan Payroll Business en is gericht op de registratie van persoonsgegevens en de uitvoering van primaire HR-processen. Deze applicatie biedt optioneel aanvullende functionaliteiten om te voldoen aan wettelijke verplichtingen. Basis ziekteadministratie Om te voldoen aan onder meer de Wet Verbetering Poortwachter en de wettelijke bepaling Loondoorbetalingsverplichting bij Ziekte. Verlofadministratie Om te voldoen aan de wet Wet Arbeid & Zorg (WAZO). Alle persoonsgegevens in deze applicatie dienen enkel en alleen de bovenstaande bewerkingen en doelen. Bewaartermijnen Visma | YouServe conformeert zich aan de wettelijke fiscale bewaarplicht van 7 jaar. In deze applicatie conformeert Visma | YouServe zich aan de wettelijke bewaartermijnen die gelden voor HR-gegevens. Recht op vergetelheid De fiscale bewaarplicht van 7 jaar prevaleert boven het recht op vergetelheid. HR-gegevens die niet noodzakelijk zijn voor het payroll proces zijn handmatig te verwijderen. Toegang tot gegevens Deze applicatie is voor professionals en is alleen toegankelijk via het Youforce Portaal. Dit vereist een certificaat. Binnen het Youforce Portaal wordt de algemene toegang tot deze applicatie geregeld. In de applicatie vindt nadere autorisatie plaats, zoals het toekennen aan een gebruikergroep en welke groep medewerkers zichtbaar is. De gebruikersinformatie wordt gebruikt voor auditdoeleinden en vermeld in mutatieverslagen. Daarnaast vindt registratie plaats van de inlogsessie van gebruikers. De applicatie biedt functionaliteit om deze inloggegevens te bekijken. Deze informatie is maximaal 2 jaar beschikbaar. Waar gaan persoonsgegevens naar toe? Intern Deze applicatie verstrekt persoonsgegevens aan andere Visma-applicaties. Payroll Business Youforce Portal Self Service Talent Management Verzuim Management Flex Benefits Management Informatie rapportages In de AVG-documenten van bovengenoemde applicaties is terug te vinden hoe wordt omgegaan met bewaartermijnen en autorisatielogging. Externe partijen ARBO Diensten (via EDI berichtstraat).   Publishing Date: 2/28/2019

De opname van de Webinar Uniforme Pensioen Aangifte  (UPA) is vanaf heden hier te vinden.

Inrichting aanvullend geboorteverlof In het kader van het aanvullend geboorteverlof dat partners vanaf 1 juli 2020 kunnen opnemen bij de geboorte van hun kind, zijn aanpassingen doorgevoerd in onze software. Naast de aanpassingen in de software zijn standaard processen binnen Self Service ontwikkeld voor klanten die gebruik maken van HR Core Beaufort (Online). Deze komen beschikbaar om te importeren vanuit Self service. Let op: We adviseren je om alleen deze geboorteverlof gerelateerde formulieren te importeren. Ben je minder bekend met de functionaliteiten en impact van zelf formulieren importeren, dan raden we je aan om dit niet zelfstandig te doen. Wij kunnen je hierbij helpen. Bij het importeren van formulieren overschrijf je namelijk eventueel reeds bestaande formulieren die dezelfde technische naam hebben in je Self Service omgeving. Voor de dialogen dien je een workflow te definiëren en de activiteiten op te nemen in de gewenste activiteitenprofielen. Activeren Self Service processen Volg deze stappen om de formulieren werkend te krijgen: 1. Ga naar Self Service - Beheer - Formulierdefinitie - Definities importeren (9999998). 2.  Selecteer deze dialogen STA_Aanvraag_aanvullend geboorteverlof STA_Kindgegevens De onderstaande formulieren, rubrieken en controles worden automatisch meegenomen. Formulieren: In te vullen door medewerker: STA_F_Aanvullend geboorteverlof_tijdvak - Verloftijdvak - formuliertype: VT STA_F_Aanvullend geboorteverlof_verlof_per_dag - Verloftijd per dag - formuliertype: VD STA_Kindgegevens (1 t/m 3) STA_Kindgegevens (4 t/m 6) STA_Kindgegevens (7 t/m 9) HR Core Business Rubrieken: 1052536701KD Aantal weken Aanvraag aanv. geb.v 1052536702KD Aantal weken Aanvraag aanv. geb.v 1052536703KD Aantal weken Aanvraag aanv. geb.v 1052536704KD Aantal weken Aanvraag aanv. geb.v 1052536705KD Aantal weken Aanvraag aanv. geb.v 1052536706KD Aantal weken Aanvraag aanv. geb.v 1052536707KD Aantal weken Aanvraag aanv. geb.v 1052536708KD Aantal weken Aanvraag aanv. geb.v 1052536709KD Aantal weken Aanvraag aanv. geb.v Registratieproces in Self service Op het formulier "kindgegevens" geeft de medewerker het gewenste aantal weken aanvullend geboorteverlof op in hele weken en de (vermoedelijke) geboortedatum. Verder kunnen de relevante kindgegevens ingevuld worden van het kind waarvoor aanvullend geboorteverlof aangevraagd wordt. De medewerker is niet verplicht om de naam van het kind vast te leggen. In verplichte velden kan een andere omschrijving worden opgegeven. Als de gegevens zijn vastgelegd en opgeslagen, genereert HR Core Business automatisch het recht voor het aanvullende geboorteverlof (via extra individueel recht). Het systeem vult de expiratiedatum automatisch in. Deze datum ligt 6 maanden na de geboortedatum. Zodra het recht is verwerkt in het verlofsaldo (dit duurt enkele minuten), kan de medewerker via het formulier: "Aanvraag aanvullende geboorteverlof" de daadwerkelijke aanvraag indienen. Voor deze processen dien je een workflow te definiëren en de activiteiten op te nemen in de gewenste activiteitenprofielen. In onderstaande link in de Wet Wieg staat het stappenplan en nemen we je mee in de benodigde stappen voor de aanvraag door de medewerker, de melding bij het UWV en het verwerken van het opgenomen verlof op de loonstrook. Bij elke stap verwijzen we ook naar de release notes van de betreffende modules waarin je de details kunt lezen. Onze dienstverlening is beschreven in onze WIEG menukaart. Meer informatie vind je hier : Lees meer over Wet Wieg (o.a. stappenplan HR Core Business) Publishing Date : 6/25/2020

Tijdens de Webinar Uniforme Pensioenaangifte (UPA) zijn een aantal vragen gesteld, onderstaand de vragen en antwoorden. Vraag 1. Verschillen in de gegevens aanlevering tussen Loonaangifte en UPA Vraag 2. Meerdere Pensioenuitvoerders tegelijk Vraag 3. Meerdere pensioenregelingen gekoppeld aan dezelfde referentietabel Vraag 4. Correcties 2019 Vraag 5. Inrichting juiste gegevens bij regeling Vraag 6. Grondslagen vullen voor UPA Vraag 7. Controle overzichten Vraag 8. Heeft UPA invloed op Journalisering Vraag 9. Correcties terugwerkende kracht in aangifte bestand Vraag 1. Verschillen in de gegevens aanlevering tussen Loonaangifte en UPA De burgerlijke staat en de partnergegevens zijn toch niet verplicht in de HR- en Payroll adminstratie? Antwoord Klopt. Een aantal van deze nieuwe velden die wel in de UPA kan worden doorgegeven, maar niet in het huidige PA bericht zitten kunnen nodig zijn voor een juiste uitvoering aan de kant van het Pensioenfonds. Of deze gegevens noodzakelijk zijn voor de uitvoering ligt aan het pensioenfonds, maar ook aan de Pensioenregeling. Zo kan het zijn dat de burgerlijke staat en partnergegevens nodig zijn om een juiste uitvoering te kunnen garanderen wanneer er sprake is van een Partnerpensioen of nabestaandenpensioen. Een ander voorbeeld is het e-mailadres wat sommige pensioenfondsen nodig hebben om te kunnen communiceren met de medewerkers. Vraag 2. Meerdere Pensioenuitvoerders tegelijk Wanneer er sprake is van meerdere pensioenuitvoerders binnen een bedrijf kunnen de mensen dan worden uitgezonderd? Antwoord Binnen UPA moet altijd iedereen worden aangeleverd. De Pensioenfondsen mogen al deze medewerkers ontvangen en daar controles op uitvoeren. Er zit wel een verschil in de gegevens die voor de medewerkers worden aangeleverd. Wanneer iemand niet deelneemt aan de regeling, zullen alleen de basisgegevens van de medewerker worden verzonden. Bij de medewerkers die wel deelnemen aan de regeling zullen ook de regeling gegevens worden doorgegeven. De reden dat iedereen aangeleverd moet worden is dat de pensioenfondsen een controle mogen uitvoeren of iedereen die zij verwachten met regeling gegevens ook met deze gegevens wordt aangeleverd. Vraag 3. Meerdere pensioenregelingen gekoppeld aan dezelfde referentietabel Wat als er sprake is van een groep medewerkers die aan een andere pensioenregeling gekoppeld dient te worden en er wordt gebruik gemaakt van 1 referentietabel? Antwoord Per regel in de referentietabel heb je de mogelijkheid om een productkenmerk te koppelen dat gebruikt wordt om te bepalen welke regeling het betreft voor het pensioenfonds. Wanneer er verschillende regelingen op 1 referentietabel staan ingericht, betekent dit dat de uitzondering hierop op een nieuwe regel, bijvoorbeeld variant van een regeling, moeten worden ingericht. Vraag 4. Correcties 2019 Hoe dienen we om te gaan met de correcties Pensioenaangifte over 2019? Antwoord Wanneer er in 2019 al sprake was van het gebruik van UPA dan zullen er over dat jaar correctie-aangiftes beschikbaar komen. Wanneer in 2020 voor het eerst gebruik gemaakt moet gaan worden van deze koppeling, dan zullen ook alleen maar de aangiftes vanaf 2020 verzonden kunnen worden naar het pensioenfonds. Elk pensioenfonds dat overgaat op UPA gaat anders om met de correcties over voorgaande jaren. Hoe zij dit kunnen en willen ontvangen kan dus afwijken van elkaar. Wij raden aan om in deze gevallen altijd contact op te nemen met het Pensioenfonds om af te stemmen hoe hier mee om te gaan. Vraag 5. Inrichting juiste gegevens bij regeling Hoe kom je aan de juiste regeling variant bij een regeling kenmerk en hoe weet je of een pensioenfonds een jaarbedrag Fulltime /  parttime dan wel maandbedrag wil ontvangen? Antwoord In de regelinggegevens staan al deze gegevens. Aan een regeling is altijd een regelingkenmerk gekoppeld en daaraan hangt dan altijd eenzelfde regelingvariant. Dit is niet klantafhankelijk, maar geldt altijd voor de regelingsoort. Ditzelfde geldt voor de keuze van jaar- of maandbedrag. In het geval van een variabele pensioenregeling geldt deze optie niet en moeten altijd de actuele gegevens van die periode worden doorgegeven. In de UPA-koppelingstabel kan daarom in dit geval altijd gekozen worden voor N.V.T. Vraag 6. Grondslagen vullen voor UPA Wat moet er precies worden ingevuld bij de grondslagen UPA? Antwoord Er dient in het UPA-bericht altijd te worden doorgegeven als er sprake is van verlof als dat invloed heeft op de loondoorbetaling. Hiervoor moet de arbeidsvoorwaarde loondoorbetaling bij verlof worden gebruikt. In de grondslagen voor UPA - uren dienen de 3 verschillende loonelementen die gebruikt worden, vanuit die arbeidsvoorwaarden loondoorbetaling bij verlof, te worden gekoppeld in deze grondslag. Wanneer er gebruik wordt gemaakt van de HRE-koppeling voor verlof waarbij alle Loondoorbetaling bij verlof wordt gevuld door een verlofaanvraag in HR Core, dan dien je alleen dat element in de grondslag te koppelen. Vraag 7. Controle overzichten  Komt er in de toekomst ook een controle overzicht, net als bij de loonaangifte? Antwoord Ja. in 2020 zullen wij kijken hoe wij ook voor deze koppeling de klanten mee kunnen nemen in controle overzichten betreffende de pensioenaanlevering. Vraag 8. Heeft UPA invloed op de journalisering Heeft deze nieuwe UPA-koppeling en inrichting invloed op de journalisering? Antwoord In principe zal dit geen extra inrichting vergen in de journalisering. Wanneer de regeling nu al in gebruik is via de referentietabel, voeg je alleen de productkenmerken toe en pas je de inhoud van de regeling niet aan. Wanneer er mensen overgezet moeten worden op een andere regeling of een regeling is nu nog niet via de Payroll ingericht, dan zullen deze nieuwe uitkomsten uiteraard in de journaalpost moeten worden ingericht. Vraag 9. Correcties Terugwerkende kracht in aangifte bestand Wordt het aangiftebestand overschreven als dit bestand nog niet verstuurd is naar het Pensioenfonds? Antwoord Ja. De werking van het verzenden van het bestand werkt in die zin hetzelfde als de loonaangifte. Wanneer het bestand nog niet verzonden is, zal het bestand een nieuwe actuele stand laten zien en versturen. Wanneer de aangifte al wel is verzonden, zullen eventuele TWK-mutaties als correcties worden meegestuurd in de huidige maand.  

Hier vind je de persoonsgegevens die per de aangegeven release worden gesynchroniseerd van de medewerker naar de persoon. Person data HR Core 2020-10.pdf Laatste update: 2020-10

1. Algemeen 1.1 Waarom een UPI? 1.2 Wat is het verschil tussen UPI & Identity? 2. UPI vullen 2.1 Hoe vindt de huidige uniciteitscheck van de UPI plaats? 2.2 Hoe wordt de uniciteitscheck ondersteund bij tweelingen? 2.3 Ik wil graag de UPI van mijn bestaande medewerkers vullen met de medewerkercode. Hoe doe ik dat? 2.4 Waarom werkt Visma|raet niet automatisch alle UPi’s bij? 2.5 Mag ik de UPI wijzigen? 2.6 Wanneer er wordt gekozen voor het vullen van de UPI met de medewerkercode, wordt er dan gekeken of de medewerker al eerder in dienst is en dus al een UPI heeft? 2.7 Komt er een signaal dat er reeds een UPI bestaat voor een medewerker met dezelfde persoonsgegevens? 2.8 Vindt de Uniciteitscheck ook plaats bij externe koppelingen (bijvoorbeeld Workday of SAP) of via een workflow HRSS? 3. UPI en HR koppeling Youforce Gebruikers uitgebreid 3.1 Is het UPI dan nog per 1 september 2020 voor alle klanten verplicht? 3.2 Hoe weet ik of ik gebruik maak van de koppeling Youforce Gebruikers Uitgebreid koppeling? 3.3 Wanneer wordt het UPI voor andere klanten verplicht? 4. UPI en de persoonslaag 4.1 Wat is het voordeel van de UPI en de nieuwe hierarchische laag persoon? 4.2 Wanneer de Wanneer je een persoon creëert, is die mutatie payrollgevoelig? 4.3 Hoe wordt de persoonslaag geactiveerd? 4.4 Waar moet ik op letten als ik de medewerkercode ga toepassen als UPI? 4.5 Indien er een anonieme medewerker is, zonder BSN, maar op een eerder dienstverband is wel een BSN. Wordt dan het BSN ook automatisch gevuld, of wordt het BSN bij de oude dienstverbanden verwijderd? 1. Algemeen 1.1 Waarom een UPI? Antwoord: Applicaties die integreren met HR Core business, kennen de laag Persoon. Applicaties hebben nu complexe logica nodig om een medewerker te vertalen naar een persoon. Om medewerkers te identificeren die dezelfde persoon zijn, is de UPI geïntroduceerd.  De UPI wordt al gebruikt in Self Service, voor het rehire-proces. Sinds de mei release wordt dit optioneel geleverd aan het portaal. In de (nabije) toekomst is het de Persoonsidentificatie voor: Verzuim 2.0 Employee Experience platform IAM API Generieke API’s 1.2 Wat is het verschil tussen UPI & Identity? Antwoord: De Identity wordt gebruikt ter Identificatie van de gebruiker.  Binnen de Youforce-omgeving wordt deze specifiek toegepast om een gebruiker te identificeren in het portaal voor onze Youforce-omgeving.  Identity wordt hiermee gebruikt om onderscheid tussen gebruikers te kunnen maken.  De UPI wordt gebruikt ter Identificatie van een persoon.  De UPI zorgt er voor dat medewerkers geïdentificeerd kunnen worden als 1 persoon. De UPI wordt gebruikt om (gekopieerde) medewerkers (persoon + contract) aan elkaar te koppelen, als dit dezelfde persoon betreft. 2. UPI vullen 2.1 Hoe vindt de huidige uniciteitscheck van de UPI plaats? Antwoord: De uniciteitscheck vindt plaats op basis van de achternaam en geboortedatum van de medewerker. Als de ingevoerde UPI al een keer voorkomt bij iemand met een andere achternaam en geboortedatum, resulteert de invoer in een foutmelding.  2.2 Hoe wordt de uniciteitscheck ondersteund bij tweelingen? De huidige uniciteitscheck op basis van achternaam en geboortedatum kan mogelijk fout gaan als tweelingen bij hetzelfde bedrijf werken. Welke oplossing wordt hiervoor voorzien? Antwoord: De uniciteitscheck zal uitgebreid worden met een check op het Burgerservicenummer (BSN) en als het BSN niet aanwezig is, wordt er gecheckt op achternaam. De verwachte uitlevering van deze functionaliteit staat nu gepland voor oktober.  2.3 Ik wil graag de UPI van mijn bestaande medewerkers vullen met de medewerkercode. Hoe doe ik dat?  Antwoord: Je kunt dit doen door de UPI bij te werken. Tot de release van september 2020 is het mogelijk dit te doen via het scherm Medewerkers. Na de release van september 2020 ga je hiervoor naar het scherm Wijzig UPI.  2.4 Waarom werkt Visma | Raet niet automatisch alle UPi’s bij? Antwoord: Veel klanten kennen al een identifier voor personen of hebben al een mechaniek om identieke medewerkers aan elkaar te koppelen. De identificatie die hiervoor gebruikt wordt, kan uitstekend toegepast worden op de UPI. Voor de klanten die niets hebben voorzien, is er de mogelijkheid de UPI te laten vullen met de medewerkercode en in de nabije toekomst met een unieke persoonscode. Bestaande medewerkers kunnen worden bijgewerkt door, bijvoorbeeld via import, het veld Bijwerken UPI te importeren. Let er wel op dat hier eventueel dubbele medewerkers in staan. Deze moeten handmatig de UPI van de originele medewerker krijgen. Zie ook 4.4. 2.5 Mag ik de UPI wijzigen? Antwoord: Het is niet de bedoeling dat de UPI van een medewerker wijzigt. Het kan echter voorkomen dat je een verkeerde UPI moet corrigeren. Hiervoor komt aparte functionaliteit.  2.6 Als er wordt gekozen voor het vullen van de UPI met de medewerkercode, wordt er dan gekeken of de medewerker al eerder in dienst is en dus al een UPI heeft? Antwoord: Bij deze medewerkers moet je initieel handmatig de UPI vullen. Er komt in de toekomst wel functionaliteit om deze UPI’s als voorgestelde waarde te kunnen ophalen op basis van het BSN.  2.7 Bij het automatisch genereren van de UPI wordt initieel nog niet gekeken naar bestaande UPI’ s bij dezelfde medewerkers. De UPI moet handmatig gecorrigeerd worden. Komt er een signaal dat er reeds een UPI bestaat voor een medewerker met dezelfde persoonsgegevens? Antwoord: Initieel zal dit nog via rapportages moeten plaatsvinden. Er zal wel in de nabije toekomst aan het terug kunnen geven van een reeds bestaande UPI bij dezelfde BSN als voorgestelde waarde. 2.8 Vindt de Uniciteitscheck ook plaats bij externe koppelingen, bijvoorbeeld Workday of SAP of via een workflow HRSS? Antwoord: Ja, de uniciteitscheck zal ook plaatsvinden wanneer de UPI via een import wordt ingevoerd of via HR Self Service.   3. UPI en HR koppeling Youforce Gebruikers uitgebreid 3.1 Is het UPI dan nog per 1 september 2020 voor alle klanten verplicht? Antwoord: Alleen voor klanten die de generieke IAM API gaan gebruiken, zal de UPI verplicht worden in de koppeling Youforce Gebruikers Uitgebreid koppeling. Het portaal zal de UPI gaan gebruiken om unieke personen aan gebruikers te kunnen koppelen.  3.2 Hoe weet ik of ik gebruik maak van de koppeling Youforce Gebruikers Uitgebreid koppeling? Antwoord: Je kunt dit controleren door in HR Core Business naar het menu Instellingen > Gegevensuitwisselingen > Raet koppelingen HR te gaan. Als je in de lijst Youforce gebruikers uitgebreid selecteert, staat er een vinkje bij Automatische export. Als hier een vinkje staat, betekent dit dat je reeds gebruik maakt van de Youforce Gebruikers Uitgebreid interface.  3.3 Wanneer wordt het UPI voor andere klanten verplicht? Antwoord:  Voor klanten die gebruik maken van één (of meer) van de volgende oplossingen zal het UPI gevuld moeten zijn, alvorens te on boarden op de betreffende oplossing: Employee Experience platform IAM API (Public) API’s   Voor andere klanten wordt er met de introductie van de Persoonslaag, functionaliteit en gelegenheid geboden om unieke personen te definiëren en daarmee (gekopieerde) medewerkers als één persoon te herkennen. Over de datum waarop dit verplicht wordt, zal nog expliciet en tijdig worden gecommuniceerd. 4. UPI en de persoonslaag 4.1 Wat is het voordeel van de UPI en de nieuwe hiërarchische laag persoon? Antwoord: Het voordeel is dat de persoonslaag het koppelen van de persoonsgegevens van de medewerkers ondersteund. Zo kunnen aanpalende systemen, die vaak een eigen logica hebben om medewerkers te kunnen koppelen, in een uitvraag de persoonsgegevens en de onderliggende dienstverbanden, in de vorm van medewerkers ontvangen.  4.2 Als je een persoon creëert, is die mutatie payrollgevoelig?  Antwoord: We hebben met zorg getracht te voorkomen dat er met iedere persoonsupdate een herberekening zou plaatsvinden. Als echter een adreswijziging tussen medewerkers wordt gesynchroniseerd, kan het voorkomen dat er een nieuwe reiskostenberekening plaatsvindt. We zullen hier voorafgaand aan de ingebruikname van het Persoonsniveau over communiceren.  4.3 Hoe wordt de persoonslaag geactiveerd?  Antwoord: De persoonslaag zal eerst geactiveerd worden voor de klanten die gebruik gaan maken van de IAM API’s, gevolgd door andere generieke API’s. Als de persoonslaag breder uitgerold gaat worden, zal dit voor alle klanten beschikbaar worden gesteld. Met het oog op de timing en de eindejaarsactiviteiten die doorgaans extra druk op HR- en salarisadministratie leggen, wordt er de voorkeur aan gegeven de persoonslaag pas in het eerste kwartaal van 2021 voor alle klanten te activeren.  4.4 Waar moet ik op letten als ik de medewerkercode ga toepassen als UPI? Antwoord: Voordat UPI’s bijgewerkt kunnen worden, is het wenselijk om eerst de dubbele medewerkers te herkennen, zodat deze via dezelfde UPI aan elkaar gekoppeld kunnen worden. Als de medewerkercode 1 op 1 zou worden doorvertaald naar de UPI, zou iedere medewerker 1 persoon worden, terwijl je wellicht wilt dat een dubbele, (gekopieerde) medewerker aan diezelfde persoon gekoppeld gaat worden.  4.5 Als er een anonieme medewerker is, zonder BSN, maar op een eerder dienstverband is wel een BSN. Wordt dan het BSN ook automatisch gevuld of wordt het BSN bij de oude dienstverbanden verwijderd? Antwoord: De nieuwste waarde, dus in dit voorbeeld de lege waarde, zal als actuele waarde gelden. In dit specifieke voorbeeld zal de nieuwe lege BSN in het meest extreme geval tot een nieuwe aangifte kunnen leiden van de medewerker met het eerdere dienstverband.  Voordat de conversie naar de Persoonslaag gestart wordt, is het dan ook ten zeerste te adviseren dat de laatste, actuele waardes correct zijn. Verder zullen we blijven investeren in gebruikersvriendelijkheid bij de data-invoer, waarbij ook specifieke vraagstukken over het BSN en het synchroniseren hiervan in ogenschouw worden genomen, evenals de wettelijke toepasbaarheid en gebruik van het BSN.