Kennisbank Youforce Portaal

Dit document is bedoeld voor beheerders die Single Sign On willen gaan inrichten. In dit document worden de stappen toegelicht die een Youforce beheerder kan uitvoeren, maar ook de stappen voor de ICT beheerder.    De focus van dit document is het inrichten van een nieuwe koppeling. Heb je op dit moment al een koppeling in Ping en moet je nog over naar Visma Connect? Dan kan je deze handleiding ook gebruiken, maar dan is de migratie nog een aanvullende stap welke niet in deze handleiding aan bod komt. Daarvoor verwijs ik naar Single Sign On in Visma Connect: Vervolgstappen voor klanten met SSO    Succes met het configureren van Single Sign On voor jouw organisatie! 

De vraag: 'Waarom krijg ik een beveiligingse-mail van Visma Connect?' Is de afgelopen periode vaak gesteld op de community en via het Service Center. Daarom wil ik dit via dit artikel graag toelichten.    Wanneer krijg je deze e-mail?  Sommige gebruikers hebben na de overstap van SSO naar Visma Connect een e-mail gekregen. Doordat niet alle medewerkers deze kregen, leek dit random. Dit is echter niet het geval. Deze e-mail wordt standaard verstuurd vanuit Visma Connect om haar gebruikers te informeren.    Waarom deze e-mail?  Wij nemen de beveiliging van uw gegevens serieus en willen u op de hoogte houden van hoe uw account voor Visma wordt gebruikt. Het kan voorkomen dat u gebruikmaakt van een nieuwe computer of telefoon, een andere browser, de incognitomodus, uw cookies hebt verwijderd, of dat iemand anders met uw account voor Visma is ingelogd.   De gebruikers die een e-mail hebben gekregen na de overstap naar Visma Connect, hadden al een account in Visma Connect met hun zakelijk e-mailadres. Dit kan gebruikt zijn voor bijvoorbeeld de community en/of Visma Financials. Met de overstap naar Visma Connect is aan dit account een extra applicatie toegevoegd, namelijk Youfoce.    Waarom staat de tijd in UTC?  Dit is gekozen door Visma Connect. Visma Connect is een internationaal bedrijf en zij hebben voor deze tijdsnotering gekozen. De tijdzone van Nederland heet Central European time; dit betekent dat het +1 UTC is in de winter en +2 UTC in de zomer.   Kan ik deze mails als beheerder uitzetten?  Nee, deze mails worden standaard door Visma Connect gestuurd en als beheerder kun je dit niet uitzetten.    Kan ik als beheerder de inlogpogingen van mijn gebruikers controleren?  Wanneer de gebruiker is ingelogd met Single Sign On, dan kan je dit als klant inzien in Authentication Settings van Visma Connect. Je kunt de logging bekijken door de gebruiker op te zoeken onder het tabblad Gebruiker. Als je de gebruiker geselecteerd hebt, kan je in het linkermenu klikken op controlelogboeken.    Wanneer een gebruiker inlogt met zijn of haar onyouforce account, kan de beheerder de laatste logindatum terug zien in Gebruikersbeheer.   

Onboarding is een belangrijk onderdeel binnen Youforce. Wanneer een nieuwe medewerker in dienst komt, wil je als organisatie dat dit zo soepel mogelijk verloopt. Als medewerker kan je inloggen met Single Sign On of met een onyouforce account. Welke manier van inloggen je als organisatie kiest heeft invloed op de account-onboarding van de medewerker. We hebben hierin de volgende scenario’s:     De manier van inloggen heeft niet alleen invloed op de onboarding, maar ook op de offboarding. Hoe ga je namelijk om met medewerkers die de organisatie verlaten en wel nog inzage willen houden in hun Personeelsdossier? En dan heb je nog de optionele stap dat een medewerker weer terug in dienst komt.  In dit artikel worden de vijf bovengenoemde scenario’s stap voor stap beschreven.Je kunt op het scenario klikken en dan wordt je doorgestuurd naar het desbetreffende hoofdstuk.    In dit artikel wordt gesproken over gebruikers en accounts. Deze termen worden vaak door elkaar gebruikt en daarom wil ik deze graag eerst toelichten. Wanneer je een nieuwe medewerker opvoert is deze medewerker als ‘persoon’ bekend in HR Core Beaufort. Wanneer vervolgens de P15013 Youforce gebruiker op 'J' staat, wordt voor deze persoon een gebruiker aangemaakt in Gebruikersbeheer. Maar alleen met een gebruiker kan je nog niet inloggen, daarvoor heb je een account nodig. Er zijn twee soorten accounts, het onyouforce account of de external identity (het SSO account). Een gebruiker en een account zijn dus niet hetzelfde.    1 Alle medewerkers loggen alleen in met onyouforce accounts Wanneer al jouw medewerkers inloggen met een onyouforce account, kan je in Configuratie Youforce instellen dat accounts automatisch worden aangemaakt.  Wanneer een nieuwe medewerker via Self Service wordt ingevoerd en in Beaufort de P15013 Youforce gebruiker op 'J' staat, wordt een gebruiker aangemaakt in Gebruikersbeheer en krijgt de medewerker een e-mail om het account te activeren. De mail wordt verstuurd zodra de gebruiker is aangemaakt. De medewerker kan in de e-mail op de activatielink klikken en kan het account aanmaken en inloggen in Mijn Youforce en de app.  De activatielink is 7 dagen geldig. Wanneer deze is verlopen kan de beheerder de account-activatie e-mail opnieuw versturen.  1.1 Medewerker uit dienst Wanneer de medewerker uit dienst gaat, kan hij of zij toegang tot het account behouden. Het is aan de beheerder hoe lang een (ex)medewerker in mag loggen in Youforce. De beheerder kan in Gebruikersbeheer het account van de medewerker of de gebruiker zelf verwijderen. Ons advies is om alleen het account te verwijderen. Wanneer de (ex)medewerker dan opnieuw in dienst komt, kan dezelfde gebruiker gebruikt worden. Alleen het account moet opnieuw geactiveerd worden.  1.2 Autorisaties In Autorisatiebeheer kan je inrichten welke rechten een toekomstige of voormalige medewerker mag hebben door een autorisatie aan te maken voor alle gebruikers. Dit is de eerste laag in de pyramide (zoals beschreven in dit artikel Hoe richt ik de rechten voor Mijn Youforce zo overzichtelijk mogelijk in 'autorisatiebeheer'?) en geeft rechten voor all gebruikers. Zodra de indienstdatum is ingegaan krijgt de medewerker meer rechten en dat kan je inrichten met de autorisatie toegepast voor medewerkers.    Hoe maak je een nieuwe autorisatie of pas je een bestaande aan? Controleer daarvoor deze handleiding over Autorisatiebeheer Handleiding Autorisatiebeheer inrichten.   2 Alle gebruikers loggen alleen in met Single Sign On Inloggen met Single Sign On houdt in dat medewerkers inloggen met organisatie accounts. Over het algemeen gaat dit over het zakelijk e-mailadres. Medewerkers kunnen dan met hetzelfde account inloggen binnen dezelfde systemen van jouw organisatie en de organisatie is verantwoordelijk voor de accounts.    Wanneer jouw medewerkers alleen inloggen met Single Sign On, is het belangrijk dat de Account instellingen in Configuratie Youforce op ‘Nooit’ staan. Op deze manier worden onyouforce accounts niet automatisch aangemaakt. Je kunt deze eventueel wel handmatig aanmaken in Gebruikersbeheer.    Wanneer een nieuwe medewerker via Self Service wordt ingevoerd en in Beaufort de P15013 Youforce gebruiker op 'J' staat, wordt een gebruiker aangemaakt in Gebruikersbeheer. Wanneer de gebruiker in moet kunnen loggen met Single Sign On, is het belangrijk dat in Gebruikersbeheer de external identity of de SSO ID gevuld wordt. Dit kan handmatig, via ‘Groepsgewijs netwerknamen opvoeren’ of automatisch met de IAM API.  Zodra de SSO ID gevuld is kan de gebruiker met dat ID inloggen in Mijn Youforce en de app.  2.1 Medewerker uit dienst Wanneer de medewerker uit dienst gaat, kan hij of zij toegang tot het account behouden. Het is aan de beheerder hoe lang een (ex)medewerker in mag loggen in Youforce. De beheerder kan in Gebruikersbeheer de SSO ID verwijderen. Ons advies is om alleen de SSO ID te verwijderen. Wanneer de (ex)medewerker dan opnieuw in dienst komt, kan dezelfde gebruiker gebruikt worden. Dan moet alleen de SSO ID opnieuw gevuld worden.    Wil je dat jouw gebruikers toch nog kunnen inloggen zonder SSO, dan kan dit met een onyouforce account. Dit wordt verder toegelicht in scenario 4 en 5.  2.2 Autorisaties In Autorisatiebeheer kan je inrichten welke rechten een toekomstige of voormalige medewerker mag hebben door een autorisatie aan te maken voor alle gebruikers. Dit is de eerste laag in de pyramide (zoals beschreven in dit artikel Hoe richt ik de rechten voor Mijn Youforce zo overzichtelijk mogelijk in 'autorisatiebeheer'?) en geeft rechten voor all gebruikers. Zodra de indienstdatum is ingegaan krijgt de medewerker meer rechten en dat kan je inrichten met de autorisatie toegepast voor medewerkers.    Hoe maak je een nieuwe autorisatie of pas je een bestaande aan? Controleer daarvoor deze handleiding over Autorisatiebeheer Handleiding Autorisatiebeheer inrichten.   3 Toekomstige medewerkers loggen in met een onyouforce account en na indienstdatum met Single Sign On Wanneer jouw toekomstige medewerkers inloggen met een onyouforce account. Kan je in Configuratie Youforce instellen dat accounts automatisch worden aangemaakt.  Wanneer een nieuwe medewerker via Self Service wordt ingevoerd en in Beaufort de P15013 Youforce gebruiker op 'J' staat, wordt een gebruiker aangemaakt in Gebruikersbeheer en krijgt de medewerker een e-mail om het account te activeren. De mail wordt verstuurd zodra de gebruiker is aangemaakt.  De medewerker kan in de e-mail op de activatielink klikken en kan het account aanmaken en inloggen in Mijn Youforce en de app.  De activatielink is 7 dagen geldig. Wanneer deze is verlopen kan de beheerder de account-activatie e-mail opnieuw versturen.  3.1 Inloggen met Single Sign On Zodra het SSO ID of de external identity beschikbaar is, kan deze ingevuld worden in Gebruikersbeheer. Dit kan handmatig, via ‘Groepsgewijs netwerknamen opvoeren’ of automatisch met de IAM API. De medewerker kan vanaf dat moment ook inloggen met Single Sign On. De organisatie moet de medewerker hier wel over informeren.  Het is aan de organisatie of zij het onyouforce account van deze gebruiker behouden of dat zij deze verwijderen. In Gebruikersbeheer kan de beheerder de onyouforce accounts verwijderen. Zodra het onyouforce account verwijderd is, kan de gebruiker alleen nog maar inloggen met Single Sign On.  3.2 Medewerker uit dienst Wanneer de medewerker uit dienst gaat, kan hij of zij toegang tot het account behouden. Het is aan de beheerder hoe lang een (ex)medewerker in mag loggen in Youforce. De beheerder kan in Gebruikersbeheer de SSO ID verwijderen. Ons advies is om alleen de SSO ID te verwijderen. Wanneer de (ex)medewerker dan opnieuw in dienst komt, kan dezelfde gebruiker gebruikt worden. Dan moet alleen de SSO ID opnieuw gevuld worden.    Wanneer je de gebruiker hebt verwijderd en de medewerker komt toch terug in dienst, dan kan je voor deze medewerker een nieuwe gebruiker aanmaken. Maar het persoonsnummer is dan nog gekoppeld aan een ander ID en daarom zul je een ticket aan moeten maken bij het Service Center zodat wij dit kunnen herstellen.  3.3 Autorisaties In Autorisatiebeheer kan je inrichten welke rechten een toekomstige of voormalige medewerker mag hebben door een autorisatie aan te maken voor alle gebruikers. Dit is de eerste laag in de pyramide (zoals beschreven in dit artikel Hoe richt ik de rechten voor Mijn Youforce zo overzichtelijk mogelijk in 'autorisatiebeheer'?) en geeft rechten voor all gebruikers. Zodra de indienstdatum is ingegaan krijgt de medewerker meer rechten en dat kan je inrichten met de autorisatie toegepast voor medewerkers.    Hoe maak je een nieuwe autorisatie of pas je een bestaande aan? Controleer daarvoor deze handleiding over Autorisatiebeheer Handleiding Autorisatiebeheer inrichten.   4 Medewerkers loggen in met Single Sign On, maar ex-medewerkers met een onyouforce account Inloggen met Single Sign On houdt in dat medewerkers inloggen met organisatie accounts. Over het algemeen gaat dit over het zakelijk e-mailadres. Medewerkers kunnen dan met hetzelfde account inloggen binnen dezelfde systemen van jouw organisatie en de organisatie is verantwoordelijk voor de accounts.    Wanneer jouw medewerkers alleen inloggen met Single Sign On, is het belangrijk dat de Account instellingen in Configuratie Youforce op ‘Nooit’ staan. Op deze manier worden onyouforce accounts niet automatisch aangemaakt. Je kunt deze eventueel wel handmatig aanmaken in Gebruikersbeheer.  Wanneer een nieuwe medewerker via Self Service wordt ingevoerd en in Beaufort de P15013 Youforce gebruiker op 'J' staat, wordt een gebruiker aangemaakt in Gebruikersbeheer. Wanneer de gebruiker in moet kunnen loggen met Single Sign On, is het belangrijk dat in Gebruikersbeheer de external identity of de SSO ID gevuld wordt. Dit kan handmatig, via ‘Groepsgewijs netwerknamen opvoeren’ of automatisch met de IAM API.  Zodra de SSO ID gevuld is kan de gebruiker met dat ID inloggen in Mijn Youforce en de app.  4.1 Medewerker uit dienst Wanneer de medewerker uit dienst gaat, kan hij of zij toegang tot Youforce behouden. Wanneer SSO niet meer mogelijk is, omdat het zakelijk e-mailadres bijvoorbeeld niet meer beschikbaar is, kan je een onyouforce account voor deze gebruikers aanmaken.    Dit onyouforce account wordt naar het zakelijk e-mailadres van de medewerker gestuurd, tenzij het zakelijk e-mailadres niet bekend is, dan sturen we het naar het persoonlijk e-mailadres zoals dat bekend is in HR Core. In andere woorden: zolang het zakelijke e-mailadres in Beaufort staat wordt de e-mail voor account-activatie naar het zakelijk e-mailadres gestuurd. Het is daarom belangrijk dat de medewerker het Onyouforce account activeert voor de laatste werkdag.    De medewerker kan in Persoonlijke instellingen een e-mailadres voor accountherstel toevoegen, maar je kan dit ook als beheerder in Gebruikersbeheer aanpassen. Zo kan je de verantwoordelijkheid bij de gebruiker leggen, terwijl je toch bij kan springen wanneer de medewerker dit niet heeft gedaan. Attendeer de medewerker erop om deze te controleren en het persoonlijke e-mailadres toe te voegen. Hiervoor hebben wij dit kennisartikel beschikbaar Hoe kan ik mijn e-mailadres voor accountherstel wijzigen voor mijn onyouforce account?  Het is aan de beheerder hoe lang een (ex)medewerker in mag loggen in Youforce. De beheerder kan in Gebruikersbeheer het account van de medewerker of de gebruiker zelf verwijderen. Ons advies is om alleen het account te verwijderen. Wanneer de (ex)medewerker dan opnieuw in dienst komt, kan dezelfde gebruiker gebruikt worden. Alleen het account moet opnieuw geactiveerd worden.  4.2 Autorisaties In Autorisatiebeheer kan je inrichten welke rechten een toekomstige of voormalige medewerker mag hebben door een autorisatie aan te maken voor alle gebruikers. Dit is de eerste laag in de pyramide (zoals beschreven in dit artikel Hoe richt ik de rechten voor Mijn Youforce zo overzichtelijk mogelijk in 'autorisatiebeheer'?) en geeft rechten voor all gebruikers. Zodra de indienstdatum is ingegaan krijgt de medewerker meer rechten en dat kan je inrichten met de autorisatie toegepast voor medewerkers.    Hoe maak je een nieuwe autorisatie of pas je een bestaande aan? Controleer daarvoor deze handleiding over Autorisatiebeheer Handleiding Autorisatiebeheer inrichten.   5 Toekomstige medewerkers loggen in met een onyouforce account, daarna met Single Sign On en ex-medewerkers met een onyouforce account Wanneer jouw toekomstige medewerkers inloggen met een onyouforce account. Kan je in Configuratie Youforce instellen dat accounts automatisch worden aangemaakt.  Wanneer een nieuwe medewerker via Self Service wordt ingevoerd en in Beaufort de P15013 Youforce gebruiker op 'J' staat, wordt een gebruiker aangemaakt in Gebruikersbeheer en krijgt de medewerker een e-mail om het account te activeren. De mail wordt verstuurd zodra de gebruiker is aangemaakt.  De medewerker kan in de e-mail op de activatielink klikken en kan het account aanmaken en inloggen in Mijn Youforce en de app.  De activatielink is 7 dagen geldig. Wanneer deze is verlopen kan de beheerder de account-activatie e-mail opnieuw versturen.  5.1 Inloggen met Single Sign On Zodra het SSO ID of de external identity beschikbaar is, kan deze ingevuld worden in Gebruikersbeheer. Dit kan handmatig, via ‘Groepsgewijs netwerknamen opvoeren’ of automatisch met de IAM API. De medewerker kan vanaf dat moment ook inloggen met Single Sign On. De organisatie moet de medewerker hier wel over informeren.  Het is aan de organisatie of zij het onyouforce account van deze gebruiker behouden of dat zij deze verwijderen. In Gebruikersbeheer kan de beheerder de onyouforce accounts verwijderen. Zodra het onyouforce account verwijderd is, kan de gebruiker alleen nog maar inloggen met Single Sign On.  5.2 Medewerker uit dienst Wanneer de medewerker uit dienst gaat, kan hij of zij toegang tot Youforce behouden. Wanneer SSO niet meer mogelijk is, omdat het zakelijk e-mailadres bijvoorbeeld niet meer beschikbaar is, kan je een onyouforce account voor deze gebruikers aanmaken.    Dit onyouforce account wordt naar het zakelijk e-mailadres van de medewerker gestuurd, tenzij het zakelijk e-mailadres niet bekend is, dan sturen we het naar het persoonlijk e-mailadres zoals dat bekend is in HR Core. In andere woorden: zolang het zakelijke e-mailadres in Beaufort staat wordt de e-mail voor account-activatie naar het zakelijk e-mailadres gestuurd. Het is daarom belangrijk dat de medewerker het Onyouforce account activeert voor de laatste werkdag.    De medewerker kan in Persoonlijke instellingen een e-mailadres voor accountherstel toevoegen, maar je kan dit ook als beheerder in Gebruikersbeheer aanpassen. Zo kan je de verantwoordelijkheid bij de gebruiker leggen, terwijl je toch bij kan springen wanneer de medewerker dit niet heeft gedaan. Attendeer de medewerker erop om deze te controleren en het persoonlijke e-mailadres toe te voegen. Hiervoor hebben wij dit kennisartikel beschikbaar Hoe kan ik mijn e-mailadres voor accountherstel wijzigen voor mijn onyouforce account?  Het is aan de beheerder hoe lang een (ex)medewerker in mag loggen in Youforce. De beheerder kan in Gebruikersbeheer het account van de medewerker of de gebruiker zelf verwijderen. Ons advies is om alleen het account te verwijderen. Wanneer de (ex)medewerker dan opnieuw in dienst komt, kan dezelfde gebruiker gebruikt worden. Alleen het account moet opnieuw geactiveerd worden.  5.3 Autorisaties In Autorisatiebeheer kan je inrichten welke rechten een toekomstige of voormalige medewerker mag hebben door een autorisatie aan te maken voor alle gebruikers. Dit is de eerste laag in de pyramide (zoals beschreven in dit artikel Hoe richt ik de rechten voor Mijn Youforce zo overzichtelijk mogelijk in 'autorisatiebeheer'?) en geeft rechten voor all gebruikers. Zodra de indienstdatum is ingegaan krijgt de medewerker meer rechten en dat kan je inrichten met de autorisatie toegepast voor medewerkers.    Hoe maak je een nieuwe autorisatie of pas je een bestaande aan? Controleer daarvoor deze handleiding over Autorisatiebeheer Handleiding Autorisatiebeheer inrichten.

Wanneer je inlogt in Mijn Youforce en op Persoonlijke instellingen klikt, kan je heel eenvoudig tot 3 e-mailadressen voor accountherstel toevoegen. Let op: hiervoor moet je wel ingelogd zijn met een onyouforce account. Wanneer je ingelogd bent met jouw zakelijk e-mailadres zie je deze functionaliteit niet.    Log in in Mijn Youforce Klik rechtsboven op het poppetje Ga naar Persoonlijke instellingen Scrol naar het onyouforce account en klik op wijzigen.  Voeg  een nieuw e-mailadres toe voor accountherstel.  Klik op + Klik op Opslaan  

Let op, dit artikel is alleen relevant wanneer jouw organisatie werkt met DotWebCloud als verzuimmanagement-applicatie. 

Wanneer je in Gebruikersbeheer een onyouforce account aanmaakt, is dit ook een Visma Connect account. Je kunt daardoor alle gebruikers met een onyouforce account toevoegen als Authenticatie beheerder.    Maar wanneer een ICT specialist geen onyouforce gebruiker heeft en deze ook niet nodig heeft, kan je een Visma Connect account aanmaken. Gebruik daarvoor deze link. Klik vervolgens op Create account. Vul je voornaam, achternaam en e-mailadres in en klik op Sign up. Deel dit e-mailadres vervolgens met de Youforce Beheerder. De Youforce beheerder kan dit e-mailadres invullen bij de Authenticatiebeheerders en daarmee de rol toekennen.   Met deze stappen is het account aangemaakt en kan de Youforce beheerder in Configuratie Youforce de IT specialist toevoegen als Authenticatiebeheerder.

Wanneer je gebruik maakt van Single Sign On, vul je in Mijn Youforce jouw zakelijk mailadres in en word je doorgestuurd naar de inlogpagina van jouw organisatie. In plaats van inloggen via mijn.youforce.com zou je ook gebruik kunnen maken van een klantspecifieke url: sso.youforce.com/[MijnDomein]. Met deze klantspecifieke url kom je niet meer eerst op de inlogpagina van Mijn Youforce, maar word je direct doorgestuurd naar de inlogpagina van jouw organisatie.    Hoe richt je dit in? Wanneer je in Authentication Settings Single Sign On configureert kan je een domein kiezen. Het domein dat je daar invult zal ook de klantnaam zijn in de url: sso.youforce.com/[mijndomein].   Gebruik je al een klantspecifieke url?  Je kunt de bestaande klantspecifieke url: https://mijn.youforce.com/sso/[klantnaam]/ blijven gebruiken, maar dan moet je bij Mijn Domein in Authentication Settings kiezen voor een ander domein dan nu in Ping gebruikt wordt. Je kunt dan inloggen met zowel de bestaande url als de nieuwe url.    Wil je hetzelfde domein gebruiken voor de klantspecifieke url? Dan kun je gebruikmaken van de nieuwe url: http://sso.youforce.com/[mijndomein].

We hebben veel vragen gehad of we een Best Practice hebben voor Mijn Youforce. Deze hebben wij inmiddels voor jullie ontwikkeld. Hierbij een overzicht van alle categorieën en de daaraan gekoppelde processen.    Voor de processen hebben wij de Best Practices van de modules vanuit Visma | Raet als leidraad genomen. Voor jullie eigen processen, zul je dus even moeten kijken of ze passen binnen één van de categorieën of wellicht een extra categorie toevoegen.    Hierbij een aantal afbeeldingen om je een gevoel te geven hoe het overzicht van de categorieën eruit ziet in Mijn Youforce voor de eindgebruikers   Persoonlijk HR voor anderen        

Organisaties die gebruik maken van Mijn Youforce beheren de autorisaties via 'Autorisatiebeheer'. Vervolgens configureren ze de links in Mijn Youforce. Op dit moment zijn de volgende rechten gekoppeld aan de volgende links:  Dit overzicht inclusief zoekwoorden is ook toegevoegd als excel bestand in de bijlage.   HR voor anderen Applicatie Recht Mijn Youforce link Zichtbaar in weergave Autorisatiebeheer Configuratie links Mijn Youforce Declaraties Declaraties bulk controleren Controleren declaraties HR voor anderen Easycruit Toegang tot Werving en Selectie Werving en Selectie HR voor anderen Flex Benefits Flex Benefits voor anderen Flex Benefits HR voor anderen Gesprekscyclus Toegang tot Gesprekscyclus voor anderen Gesprekscyclus HR voor anderen HR Core Toegang HR Core Beaufort Online HR Core Online HR voor anderen Managementinformatie Toegang tot Rapportages Rapportages HR voor anderen Toegang tot Ad-hoc Rapportages Ad-hoc Rapportages HR voor anderen Opleiden en ontwikkelen Toegang tot Leren & ontwikkelen voor anderen Leren & ontwikkelen HR voor anderen Opleidingsmanagement Toegang tot Opleidingsmanagement voor anderen Opleidings-management HR voor anderen People Analytics Toegang tot People Analytics People Analytics HR voor anderen Performance Management Toegang tot Performance Management voor anderen Performance Management HR voor anderen Personeelsdossier Toegang tot Personeelsdossier Personeelsdossier HR voor anderen Proforma Toegang tot Proforma Web Proforma Web HR voor anderen Toegang tot Proforma Advanced voor anderen Proforma Advanced HR voor anderen Rooster Planning Toegang tot Rooster Planning voor anderen Rooster Planning HR voor anderen Salarisdossier Toegang tot Salarisdossier Gemal Salarisdossier Gemal HR voor anderen Scenario Planning Insights Toegang tot Scenario Planning Insights Scenario Planning Insights HR voor anderen Self Service Toegang tot Self Service voor anderen Self Service * In de module Self Service blijf je de autorisaties tot functionaliteiten vastleggen. Veelal zal in Self Service rechten hebben gegeven tot de volgende functionaliteiten die je als link kan opnemen in Mijn Youforce: Batch signing Bezettingsoverzicht Ik vervang Medewerkerkaart Mijn vervanging Vacature overzicht Verlofsaldo per afdeling HR voor anderen Skills management Toegang tot Skills Management voor anderen Skills Management HR voor anderen Succession Planning Toegang tot Succession Planning Succession Planning HR voor anderen Verlof Verlof controleren Verlof HR voor anderen Vervanging en delegatie Vervanging instellen Overzicht vervanging HR voor anderen Vervanger instellen HR voor anderen Verzuim Management Toegang tot Verzuim Management Verzuim Management HR voor anderen Toegewezen taken uitvoeren Verzuimtaken HR voor anderen Verzuim Management 2.0 Toegang tot Verzuim Management 2.0 Verzuim Management (2.0) HR voor anderen Youforce Reporting Toegang tot Youforce reporting Youforce Reporting HR voor anderen Ziekteverzuim Ziekte registeren (gedeeltelijk) Hersteld melden HR voor anderen Overzicht ziekteverzuim HR voor anderen Ziek melden HR voor anderen Persoonlijk Autorisatiebeheer Configuratie links Mijn Youforce Applicatie Recht Mijn Youforce link Zichtbaar in weergave Afstandsberekening Toegang tot Afstandsberekening Afstandsberekening Persoonlijk Declaraties Declaraties indienen en controleren Declaratie indienen Onkostendeclaratie indienen* Reiskostendeclaratie indienen* * Lees 'Sneller naar declareren onkosten of kilometers' wanneer het verstandig is om deze optie te gebruiken Persoonlijk Flex Benefits Flex Beneftis medewerker Flex Benefits Persoonlijk Gesprekscyclus Toegang tot Gesprekscyclus medewerker Gesprekscyclus Persoonlijk Gewerkte dagen Gewerkte dagen indienen Gewerkte dagen indienen Persoonlijk Jouw ziekteverzuim (=  onderdeel van Verzuim Management 2.0) Toegang tot Verzuim Medewerkersportaal Mijn Ziekteverzuim Persoonlijk Leerportaal Toegang tot Leerportaal Leerportaal Persoonlijk Medewerkerdossier Toegang tot Medewerkerdossier (personeelsdocumenten) Medewerkerdossier Persoonlijk Toegang tot Medewerkerdossier (salarisdocumenten) Salarisdossier Persoonlijk Opleiden en ontwikkelen Toegang tot Leren & ontwikkelen medewerker Leren & ontwikkelen Persoonlijk Opleidingsmanagement Toegang tot Opleidingsmanagement medewerker Opleidings-management Persoonlijk Performance Management Toegang tot Performance Management medewerker Performance Management Persoonlijk Profiel Aanvragen werkgeversverklaring hypotheek Aanvragen werkgeversverklaring woning Persoonlijk Profiel Adres wijzigen Adresgegevens Persoonlijk Profiel Bankrekening wijzigen Betalingsgegevens Persoonlijk Profiel Contact gegevens wijzigen Contactgegevens Persoonlijk Profiel Contactpersonen in geval van nood wijzigen Contactpersonen bij nood Persoonlijk Profiel Persoonsgegevens wijzigen Persoonlijke gegevens  Persoonlijk Profiel Uploaden BIG-(her)registratie Uploaden en declareren BIG Persoonlijk Profiel Uploaden SKJ-(her)registratie Uploaden en declareren SKJ Persoonlijk Profiel Uploaden diploma of certificaat Uploaden diploma of certificaat Persoonlijk Profiel Uploaden Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) Uploaden en declareren VOG Persoonlijk Proforma Toegang tot Proforma Advanced medewerker Proforma Advanced Persoonlijk Rooster Planning Toegang tot Rooster Planning medewerker Rooster Planning Persoonlijk Salarisdossier - E-mailservice Instellen ontvangen salarisspecificatie per e-mail Instellen email salarisspecificatie Persoonlijk Self Service Toegang tot Self Service medewerker Self Service * In de module Self Service blijf je de autorisaties tot functionaliteiten vastleggen. Veelal zal in Self Service rechten hebben gegeven tot de volgende functionaliteiten die je als link kan opnemen in Mijn Youforce: Bezettingsoverzicht Mijn gegevens Verlofoverzicht Persoonlijk Skills management Toegang tot Skills Management medewerker Skills Management Persoonlijk Verlof Verlof indienen en controleren Verlof Persoonlijk Ziekteverzuim Toegang tot eigen verzuim Persoonlijk verzuim Persoonlijk Ziekteverzuim Hersteld melden persoonlijk Hersteld melden Persoonlijk Beheer Autorisatiebeheer Configuratie links Mijn Youforce Applicatie Recht Mijn Youforce link Zichtbaar in weergave Aangifte Monitor Toegang tot UPA UPA Beheer Autorisatiebeheer en Toegangsbeheer       Toegang tot Autorisatiebeheer Autorisatiebeheer Beheer Toegang tot Toegangsbeheer Youforce Portaal Toegangsbeheer Beheer Toegangsbeheer - Autorisatieprofielen beheren Beheer Gebruikersoverzichten aanmaken Beheer Gebruikersoverzicht downloaden Beheer Bestandsuitwisseling Toegang tot Bestandsuitwisseling Bestandsuitwisseling Beheer Betaalmanager Toegang tot Betaalmanager Betaalmanager Beheer Declaraties Configuratie declaraties Configuratie declaraties Beheer Export Service Beaufort Online Toegang tot Beheer HR Data Feed Beheer HR Data Feed Beheer Flex Benefits Configuratie Flex Benefits Flex Benefits Beheer Gewerkte dagen Configuratie gewerkte dagen Configuratie gewerkte dagen Beheer Loonaangifte Gemal Toegang tot Loonaangifte Gemal Loonaangifte Gemal Beheer Managementinformatie Beheer Autorisaties Autorisatie Managementinformatie Beheer Mijn Youforce Configuratie links Configuratie links Mijn Youforce Beheer Configuratie huisstijl Configuratie huisstijl Beheer Payroll Gemal Direct Toegang tot Payroll Gemal Direct Payroll Gemal Direct Beheer Pensioenaangifte APG Toegang tot Pensioenaangifte APG Gemal Pensioenaangifte APG Beheer Personeelsdossier Autorisatie Personeelsdossier Autorisatie Personeelsdossier Beheer Configuratie Personeelsdossier Personeelsdossier Configuratie Beheer Profiel Configuratie profiel Configuratie profiel Beheer Prognose Toegang tot Pointlogic Prognose Beheer Salarisdossier - E-mailservice Beheer Configureer e-mailtekst salarisspecificatie Configuratie Salarisdossie Email-tekst Beheer Self Service Toegang tot Self Service professional Self Service Beheer Specificatie Manager Payroll Gemal Toegang tot Specificatie Manager Specificatie Manager Beheer Templatebeheer Toegang tot Templatebeheer Templatebeheer Beheer UWV Digi-ZSM Toegang tot UWV Digi-ZSM UWV Digi-ZSM Beheer Verlof Configuratie verlof Configuratie verlof Beheer Vervanging en delegatie Configuratie vervanging Configuratie vervanging Beheer Vervanging beheren Vervanging beheren Beheer Verzuim Management Toegang tot Verzuim Management HR Professional Verzuim Management Beheer Youforce Account Beheer Toegang tot Youforce Account Beheer Youforce Account Beheer Beheer Toegang tot Gebruikersbeheer Individueel gebruikersbeheer Beheer Groepsgewijs toegang verlengen Beheer Groepsgewijs gebruikers verwijderen Beheer Gebruikersinstellingen beheren Beheer Logboek groepsgewijs gebruikersbeheer Beheer Configuratie Single sign-on Beheer service-certificaat Beheer Groepsgewijs Netwerknamen Opvoeren Beheer Toegang tot Beheerdersoverzichten Algemene uitleg audit console Beheer Aanmeldhistorie Beheer Identitymapping historie Beheer Synchronisatiehistorie Beheer Klantbeheerhistorie Beheer Mailoverzicht salarisspecificatie Beheer Overnamegebruikhistorie Beheer Certificaathistorie Beheer Historie organisatiestructuur Beheer Historie roltoewijzing Beheer Zenden en Ontvangen Toegang tot Zenden en Ontvangen Zenden en Ontvangen Beheer Ziekteverzuim Configuratie ziekteverzuim Configuratie ziekteverzuim Beheer  

In de kennisbank leggen we in het artikel Hoe richt ik de rechten voor Mijn Youforce zo overzichtelijk mogelijk in 'autorisatiebeheer'? uit hoe je stap voor stap autorisatiebeheer inricht. Welke rechten je aan welke rollen toekent is natuurlijk afhankelijk van de werkwijze in jouw organisatie. Heeft een Manager bijvoorbeeld wel/geen rol in het Verzuim Management? Gebruiken jullie Preformance Management of is de gesprekscyclus anders geregeld. Bepaal dus vooral wat bij jouw organisatie past.   Ter inspiratie hebben we hieronder een voorbeeld uitgewerkt hoe je autorisaties in autorisatiebeheer kunt toepassen. Dit is dus vooral ter inspiratie, jij bepaald zelf hoe het binnen jouw organisatie ingericht moet zijn.   Alle gebruikers Applicatie/module Recht Bijzondere toelichting Medewerker dossier Toegang tot Medewerkerdossier (personeelsdocumenten) Toegang tot Medewerkerdossier (salarisdocumenten)   Mijn Youforce Toegang tot handige links persoonlijk   Profiel Adres wijzigen Contact gegevens wijzigen Contactpersonen in geval van nood wijzigen Persoonsgegevens wijzigen Deze rechten geven zowel rechten in de Youforce app als in de bijbehorende schermen op laptop/desktop Self Service Toegang tot Self Service medewerker Wij gaan ervanuit dat gebruikers al vóór de eerste dag indienst en ook na de laatste werkdag acties moeten uitvoeren in Self Service. Daarom wordt dit recht gegeven aan 'alle gebruikers'. Is dat niet van toepassing bij jouw organisatie? Geef dan het recht aan 'alle medewerkers' YouforceApp Youforce app       Alle actieve medewerkers  Applicatie/module Recht Bijzondere toelichting Declaraties Declaraties indienen en controleren Dit recht geeft zowel rechten in de Youforce app als in de bijbehorende schermen op laptop/desktop Flex Benefits Toegang tot Flex Benefits Flex Benfefits medewerker Het in HR Core Beaufort vastgelegde "flex pakket" zal uiteindelijk bepalen welke doelen een gebruiker tot zijn/haar beschikking heeft. Gewerkte dagen Gewerkte dagen indienen Dit recht geeft zowel rechten in de Youforce app als in de bijbehorende schermen op laptop/desktop Opleidingsmanagement Toegang tot Opleidingsmanagement medewerker   Performance Management Toegang tot Performance Management medewerker   Profiel Aanvragen werkgeversverklaring hypotheek Uploaden BIG-(her)registratie Uploaden SKJ-(her)registratie Uploaden diploma of certificaat Uploaden Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) Deze rechten geven zowel rechten in de Youforce app als in de bijbehorende schermen op laptop/desktop Salaris Simulator Toegang tot Salaris Simulator   Skills management Toegang tot Skills Management medewerker   Verlof Verlof indienen en controleren Dit recht geeft zowel rechten in de Youforce app als in de bijbehorende schermen op laptop/desktop Ziekteverzuim Toegang tot eigen verzuim Hersteld melden persoonlijk       Rol: Managers (MGR) Applicatie/module Recht Bijzondere toelichting Declaraties Declaraties bulk controleren Dit recht geeft zowel rechten in de Youforce app als in de bijbehorende schermen op laptop/desktop Mijn Youforce Toegang tot handige links HR voor anderen   Opleidingsmanagement Toegang tot Opleidingsmanagement voor anderen   Performance Management Toegang tot Performance Management voor anderen   Personeelsdossier Toegang tot Personeelsdossier   Self Service Toegang tot Self Service voor anderen De rechten tot welke workflows iemand toegang heeft worden bepaald in Self Service. Skills management Toegang tot Skills Management voor anderen   Verlof Verlof controleren Dit recht geeft zowel rechten in de Youforce app als in de bijbehorende schermen op laptop/desktop Vervanging en delegatie Vervanging instellen Dit recht geeft zowel rechten in de Youforce app als in de bijbehorende schermen op laptop/desktop Verzuim Management Toegang tot Verzuim Management Toegewezen taken uitvoeren   Youforce Reporting Toegang tot Youforce Reporting Rapporten weergeven Managers gebruikersgroep   Ziekteverzuim Ziekte registreren Dit recht geeft zowel rechten in de Youforce app als in de bijbehorende schermen op laptop/desktop     Rol: Back-up manager Applicatie/module Recht Bijzondere toelichting Declaraties Declaraties bulk controleren   Mijn Youforce Toegang tot handige links HR voor anderen   Self Service Toegang tot Self Service voor anderen De rechten tot welke workflows iemand toegang heeft worden bepaald in Self Service. Verlof Verlof controleren Dit recht geeft zowel rechten in de Youforce app als in de bijbehorende schermen op laptop/desktop Vervanging en delegatie Vervanging instellen Dit recht geeft zowel rechten in de Youforce app als in de bijbehorende schermen op laptop/desktop Verzuim Management Toegang tot Verzuim Management   Ziekteverzuim Ziekte registreren Dit recht geeft zowel rechten in de Youforce app als in de bijbehorende schermen op laptop/desktop     Rol: HR-adviseur Applicatie/module Recht Bijzondere toelichting Easycruit Toegang tot Werving en Selectie   Mijn Youforce Toegang tot handige links HR voor anderen   Opleidingsmanagement Toegang tot Opleidingsmanagement voor anderen   Performance Management Toegang tot Performance Management voor anderen   Personeelsdossier Toegang tot Personeelsdossier   Proforma Toegang tot Proforma Advanced voor anderen   Self Service Toegang tot Self Service voor anderen De rechten tot welke workflows iemand toegang heeft worden bepaald in Self Service. Skills management Toegang tot Skills Management voor anderen   Vervanging en delegatie Vervanging instellen Dit recht geeft zowel rechten in de Youforce app als in de bijbehorende schermen op laptop/desktop Verzuim Management Toegang tot Verzuim Management   Youforce Reporting Toegang tot Youforce Reporting Rapporten weergeven Managers gebruikersgroep       Rol: Salarisadministratie Applicatie/module Recht Bijzondere toelichting Aangifte Monitor Toegang tot UPA   Bestandsuitwisseling Toegang tot Bestandsuitwisseling Ontvang testbestanden van Bestandsuitwisseling Zend testbestanden naar Bestandsuitwisseling   Betaalmanager Toegang tot Betaalmanager Ontvang downloads van Betaalmanager Gemal Ontvang opdrachten van Betaalmanager Gemal   Declaraties Configuratie declaraties Declaraties bulk controleren Declaraties indienen en controleren   Flex Benefits Toegang tot Flex Benefits Flex Benefits voor anderen   Gewerkte dagen Configuratie gewerkte dagen   HR Core Toegang tot HR Core Beaufort Online Ontvang bestanden van HR Core Online Zend bestanden naar HR Core Online   Loonaangifte Gemal Toegang tot Loonaangifte Gemal   Payroll Gemal Direct Toegang tot Payroll Gemal Direct Ontvang bestanden van Payroll Gemal Direct   Pensioenaangifte APG Toegant to Pensieonaangifte APG Gemal   Personeelsdossier Toegang tot Personeelsdossier   Proforma Toegang tot Proforma Web Toegang tot Proforma Advanced voor anderen   Salarisdossier Gemal Toegang tot Salarisdossier Gemal Ontvang bestanden van Salarisdossier Gemal   Self Service Toegang tot Self Service voor anderen Als deze rol in Self Service is aangemerkt als "PSA-gebruiker" dan is de in Self Sevice vastgelegde autorisatie leidend. De combinatie van rol en afdeling vanuit HR Core Beaufort vervangt deze autotisatie niet. Specificatie Manager Payroll Gemal Toegang tot Specificatie Manager   Vervanging en delegatie Vervanging instellen   UWV Digi-ZSM Toegang tot UWV Digi-ZSM   Youforce Reporting Toegang tot Youforce Reporting Rapporten weergeven Rapporten bewerken Professionals gebruikersgroep   Zenden en Ontvangen Toegang tot Zenden en Ontvangen        Rol: Personeelsadministratie Applicatie/module Recht Bijzondere toelichting Digitale handtekening Toegang tot Digitale handtekening extended   Easycruit Toegang tot Werving en Selectie   Flex Benefits Toegang tot Flex Benefits Flex Benefits voor anderen   HR Core Toegang tot HR Core Beaufort Online   Opleidingsmanagement Toegang tot Opleidingsmanagement voor anderen   Performance Management Toegang tot Performance Management voor anderen   Personeelsdossier Toegang tot Personeelsdossier   Self Service Toegang tot Self Service voor anderen  Als deze rol in Self Service is aangemerkt als "PSA-gebruiker" dan is de in Self Sevice vastgelegde autorisatie leidend. De combinatie van rol en afdeling vanuit HR Core Beaufort vervangt deze autorisatie niet. Skills management Toegang tot Skills Management voor anderen   UWV Digi-ZSM Toegang tot UWV Digi-ZSM   Vervanging en delegatie Vervanging beheren Vervanging instellen   Verzuim Management Toegang tot Verzuim Management HR Professional   Youforce Reporting Toegang tot Youforce Reporting Rapporten weergeven Rapporten bewerken Professionals gebruikersgroep   Zenden en Ontvangen Toegang tot Zenden en Ontvangen   Ziekteverzuim Ziekte registeren Ziekte registeren alle medewerkers       Rechten 'specifieke gebruikers' Functioneel beheerders Applicatie/module Recht Bijzondere toelichting Autorisatiebeheer en Toegangsbeheer Toegang tot Autorisatiebeheer Toegang tot Toegangsbeheer   Bestandsuitwisseling Toegang tot Bestandsuitwisseling Ontvang testbestanden van Bestandsuitwisseling Zend testbestanden naar Bestandsuitwisseling   Declaraties Configuratie declaraties Categorieen beheren   Digitale handtekening Toegang tot Digitale handtekening extended   Flex Benefits Toegang tot Flex Benefits Configuratie Flex Benefits   HR Core Toegang tot HR Core Beaufort Online Ontvang bestanden van HR Core Online Zend bestanden naar HR Core Online   Mijn Youforce Configuratie huisstijl Configuratie links Toegang tot handige links HR voor anderen   Personeelsdossier Autorisatie Personeelsdossier Configuratie Personeelsdossier Toegang tot Personeelsdossier Ontvang bestanden van Personeelsdossier Zend bestanden naar Personeelsdossier   Payroll Gemal Direct Toegang tot Payroll Gemal Direct Ontvang bestanden van Payroll Gemal Direct   Profiel Configuratie profiel   Salarisdossier Gemal Toegang tot Salarisdossier Gemal   Self Service Toegang tot Self Service voor anderen Toegang tot Self Service professional   Specificatie Manager Payroll Gemal Toegang tot Specificatie Manager   Templatebeheer Toegang tot Templatebeheer   Verlof Configuratie verlof   Vervanging en delegatie Vervanging beheren   Verzuim Management Toegang tot Verzuim Management HR Professional   Youforce Account Beheer Configuratie Single sign-on Toegang tot Beheerdersoverzichten Toegang tot Gebruikersbeheer Toegang to Youforce Account Beheer   Youforce Reporting Toegang tot Youforce Reporting Rapporten weergeven Rapporten bewerken Rapporten promoveren Rapporten verwijderen Professionals gebruikersgroep Toegang tot alle data (beheerders)   Zenden en Ontvangen Toegang tot Zenden en Ontvangen   Ziekteverzuim Configuratie ziekteverzuim  

Met de overgang naar Visma Connect kunnen wij een, naar mijn mening, mooie nieuwe functionaliteit toevoegen, namelijk de backupcode.    Wat is de backupcode? De backupcode is een eenmalige code die gebruikt kan worden als tweefactorauthenticatie. Dit is fijn om achter de hand te hebben voor wanneer je bijvoorbeeld je telefoon bent vergeten, verloren of vernieuwd hebt.    Hoe krijg je een backupcode? Wanneer de gebruiker een account activeert, krijgt hij of zij een backupcode. Mocht de gebruiker tijdens het inloggen geen toegang hebben tot het apparaat voor de tweefactorauthenticatie, dan kan de gebruiker deze backupcode gebruiken. Het is daarbij belangrijk dat de gebruiker deze opgeslagen en beschikbaar heeft. Als de gebruiker deze niet meer heeft, maar wel nog kan inloggen, kan de gebruiker zelf een nieuwe backupcode aanvragen in de Account Instellingen.    Nu komt het natuurlijk voor dat de gebruiker deze backupcode niet meer heeft. Je kunt als beheerder een nieuwe eenmalige backupcode versturen. Deze code wordt dan naar de gebruiker gemaild, zodat de gebruiker toch aan de slag kan.    De backupcode gebruiken  Wanneer je bij het inloggen geen toegang hebt tot jouw apparaat voor tweefactorauthenticatie, kan je op de link klikken ‘Probeer het op een andere manier’. Vervolgens kies je voor Backupcode gebruiken.  Vul hier de Backupcode in en klik op Bevestigen.  Vervolgens krijg je de keuze voor permanent of tijdelijk geen toegang meer tot de Authenticator-app.  Ik heb tijdelijk geen toegang tot de Authenticator-app Als je tijdelijk geen toegang meer hebt tot de Authenticator-app, kan je op deze manier inloggen met de backupcode zonder dat de verbinding met de Authenticator-app verwijderd wordt.    De backupcode is eenmalig en daarom krijg je een nieuwe code welke de oude code vervangt.    Ik heb permanent geen toegang meer tot de Authenticator-app Als je permanent geen toegang meer hebt de authenticator-app, kan je nu opnieuw de tweefactorauthenticator koppelen en krijg je een nieuwe backupcode. 

Wanneer je al een bestaande Single Sign On connectie in Ping hebt, blijft Ping leidend voor SSO totdat de consultant de configuratie in Ping heeft weggehaald. Het maakt geen verschil of je de configuratie al hebt aangemaakt in Visma Connect en jouw gebruikers hebt gemigreerd, want Ping blijft het leidende systeem.    Als Ping leidend is, hoe kan ik dan testen of het in Visma Connect goed staat?  Daarvoor hebben we een test functionaliteit ontwikkeld. Wanneer je gebruikmaakt van https://sso.youforce.com/me/test kan je per gebruiker een test uitvoeren. Er zijn drie mogelijke scenario’s: De gebruiker is niet bekend Je kunt dan niet inloggen en krijgt een foutmelding bij het inloggen. Je gebruiker is wel bekend in Visma Connect, maar niet in Youforce Dit kan bijvoorbeeld voorkomen wanneer je een Visma Connect account hebt, maar dat deze nog niet gekoppeld is in Mijn Youforce Je gebruiker is bekend in Visma Connect en Youforce   Hoe kan je testen?  Ga naar https://sso.youforce.com/me/test Vul het e-mailadres van de gebruiker in die je wilt testen Let op: je moet inloggen met deze gebruiker. Het is dus belangrijk dat je met een gebruiker test waarvan je de gebruikersnaam en het wachtwoord weet.    Vul het wachtwoord in Controleer de uitkomst Klik rechtsboven op uitloggen Je bent ingelogd in een Visma Connect account en hebt daardoor een actieve sessie. Het is daarom belangrijk dat je uitlogt voordat je de volgende gebruiker gaat testen.    Wat als mijn gebruiker niet gevonden is in Youforce?  Als jouw gebruiker niet gevonden is in Youforce, dan staat de SSO ID/External identity niet gevuld in Gebruikersbeheer of is jouw gebruiker nog niet gemigreerd. Je kunt dit oplossen door de gebruikers te migreren of door de SSO ID te vullen in Gebruikersbeheer. 

Dit is een handleiding voor nieuwe gebruikers die voor het eerste inloggen met een onyouforce account.   Nu staat hier alleen nog het inlogproces in en het koppelen van tweefactorauthenticatie. 

18 september vanaf 18:00 uur schakelt Visma Raet over naar een nieuwe leverancier voor authenticatie. Daarom vragen we je om eenmalig enkele extra stappen te doorlopen. Dit proces wordt automatisch gestart zodra je inlogt en hoeft slechts één keer uitgevoerd te worden. Bekijk deze video of volg de volgende stappen:   Vul je gebruikersnaam in. Let op: dit is inclusief @onyouforce.com. Vul je wachtwoord in.     Activeer tweefactorauthenticator.     Je ziet nu eerst een scherm om de Visma Authenticator-app te downloaden. Voor de Microsoft Authenticator klik je op 'Gebruik een andere authenticator-app'.   Scan de QR code voor de Microsoft- of Google Authenticator app. Je kunt ook andere authenticatie apps gebruiken als deze app elke 30 seconden een nieuwe zescijferige code genereert.  Klik daarna op ‘Volgende’ en vul de code uit de app in.   Vervolgens krijg je de mogelijkheid om je telefoonnummer toe te voegen. Dit is optioneel en je kunt op ‘Volgende’ klikken. Daarna krijg je een backup code. Bewaar deze goed, want deze code kan je gebruiken voor de tweefactorauthenticatie wanneer je je telefoon kwijt bent of bent vergeten.  Klik op ‘Ik heb de code gekopieerd en veilig opgeslagen.’ en vervolgens op ‘Volgende’. Jouw tweefactorauthenticatie is nu ingeschakeld.  Als extra controle om te checken of jij ook echt toegang mag hebben tot de account, krijg je de volgende schermen te zien:   Klik op ‘Verstuur activatiemail’ en open jouw e-mail.  Kopieer de code uit de mail, denk hierbij om eventuele spaties. Deze mogen niet worden meegenomen.   Vul de activatiecode uit jouw e-mail in en klik op inloggen. Je bent nu ingelogd in Mijn Youforce!   * De uitgevoerde stappen zijn eenmalig. De volgende keer dat je inlogt in Mijn Youforce log je in met jouw gebruikersnaam, wachtwoord en de code uit de authenticatie app. 

Op 18 september vanaf 18:00 uur stappen we over naar Visma Connect. Deze overgang brengt enkele wijzigingen met zich mee voor het aanmaken van nieuwe accounts in Gebruikersbeheer. Daarom bij deze een bijgewerkte handleiding voor Gebruikersbeheer met onyouforce accounts in Visma Connect, ter vervanging van de handleiding met het huidige account management.

In dit artikel zullen de veelgestelde vragen over Visma Connect worden toegevoegd.    Overgang 18 september vanaf 18:00 uur Moeten alle gebruikers vanaf 18 september opnieuw een apparaat voor tweefactorauthenticatie koppelen? Alleen alle onyouforce gebruikers. Wanneer gebruikers inloggen met Single Sign On (ofwel het zakelijk e-mailadres) verandert er niks voor hen.    Wanneer mijn gebruikers al de Microsoft authenticatie app gebruiken, moeten zij deze vanaf 18 september alsnog opnieuw koppelen? Ja, met deze overstap kunnen wij alleen de gebruikersnamen en wachtwoorden meenemen, de apparaten die gekoppeld zijn voor de tweefactorauthenticatie niet. Daarom moeten alle onyouforce gebruikers opnieuw een apparaat koppelen. Welke app zij nu gebruiken maakt hierin niet uit.    Moeten wij als beheerder een instelling aanpassen op 18 september?  Nee, vanuit Visma Raet zetten wij de knop om. Vanaf dat moment krijgen alle onyouforce gebruikers bij de eerste keer inloggen de mogelijkheid om een apparaat voor tweefactorauthenticatie te koppelen.    Is er een handleiding beschikbaar? Ja, we hebben een handleiding beschikbaar voor jouw onyouforce gebruikers, Handleiding overstap naar Visma Connect voor onyouforce gebruikers. De video voor het koppelen van de Microsoft Authenticator app en de video voor het koppelen van de Visma Authenticator kan je ook met jouw gebruikers delen.    Kan ik meerdere apparaten koppelen voor de tweefactorauthenticatie?  Ja, de gebruiker kan zo veel apparaten koppelen als hij of zij wilt. Zolang de authenticatie app werkt op basis van OTP. Dit houdt in dat je elke 30 seconden een nieuwe zescijferige code krijgt.     Visma Raet raadt de Visma Authenticator app aan voor tweefactorauthenticatie, maar waar kan ik deze app vinden? Deze app kun je downloaden in de App en Play Store onder de naam Visma Authenticator.   Kunnen wij als beheerders ook in Youforce vastleggen welke apps de gebruiker mag gebruiken voor account activatie?  Visma Connect biedt meerdere keuzes aan voor de tweefactorauthenticatie. De gebruiker kan zelf kiezen welke manier hij of zij gebruikt. We kunnen dit niet per klant aanpassen.   Waarom moeten gebruikers naast het koppelen van een apparaat ook het account opnieuw activeren? We hebben de reactivatie van de accounts toegevoegd om de beveiliging van het account te garanderen. Sommige gebruikers loggen namelijk minder vaak in en we willen ook in die periode ervoor zorgen dat de accounts beveiligd zijn.    Kunnen we gebruikers gefaseerd overzetten op Visma Connect?  Nee, met deze overgang kunnen we alleen de knop in één keer voor alle onyouforce gebruikers omzetten en dit zullen we op 18 september vanaf 18:00 uur doen. Dit betekent niet dat alle gebruikers op 19 september in moeten loggen. Zij kunnen inloggen wanneer zij willen, maar zullen bij de eerste keer een nieuw apparaat moeten koppelen.    Wat als mijn gebruikers hun wachtwoord niet meer weten?  Wanneer zij bij het inloggen het wachtwoord niet meer weten, kunnen zij eenvoudig op wachtwoord vergeten klikken. Zij krijgen dan een e-mail met de mogelijkheid om een nieuw wachtwoord aan te maken.    Wat als mij gebruikers geen app op de telefoon willen downloaden?  Dan kan de gebruiker de desktop versie van de Google Authenticator downloaden en met de sleutel koppelen.  Accounts in Gebruikersbeheer vanaf 18 september 18:00 uur Komt het in het logboek wanneer ik een account aanmaak en er een mail verstuurd wordt?  Ja, alle acties worden vanaf 18 september in Gebruikersbeheer in het logboek getoond.    Kan ik accounts verwijderen? Ja, met deze nieuwe accounts kan je in Gebruikersbeheer het account verwijderen. Maar let op, daarmee is het account ook echt weg. Je kunt wel eenvoudig weer een nieuw account aanmaken.    Blijft de inlog met Single Sign On werken als ik het account in Gebruikersbeheer verwijder?  Ja, in Gebruikersbeheer verwijder je alleen het onyouforce account. Zolang de External Identity gevuld blijft, kan de gebruiker in blijven loggen in Youforce met Single Sign On.    Verandert het proces voor nieuwe gebruikers? We hebben een aantal kleine wijzigingen doorgevoerd, zo zal de gebruiker een vereenvoudigd scherm zien bij het aanmaken van het account. Ook kan je als beheerder bij het activeren van het account kiezen naar welk e-mailadres je de activatiemail wilt sturen. Wanneer voor jouw organisatie activatie e-mails automatisch verstuurd worden, dan blijft dit proces hetzelfde.    Daarnaast voegen we de geboortedatum check weer toe voor gebruikers die uit Beaufort komen. Indien gewenst kan je als beheerder deze geboortedatum check zelf uitzetten in Configuratie Youforce. De geboortedatum check wordt niet toegevoegd voor gebruikers die hadnmatig aangemaakt zijn in Gebruikersbeheer.    Kan ik als beheerder de apparaten voor tweefactorauthenticatie deactiveren of ontkoppelen?  Nee, dit is niet meer mogelijk. De gebruiker wordt hier zelf verantwoordelijk voor. Heeft de gebruiker tijdelijk of permanent geen toegang meer tot de telefoon die gekoppeld was voor de tweefactorauthenticatie, dan kan hij of zij daarvoor de backupcode gebruiken. Deze backupcode wordt bij het aanmaken van het account met de gebruiker gedeeld. Als de gebruiker deze backupcode kwijt is kan je als beheerder deze code opnieuw naar de gebruiker mailen vanuit Gebruikersbeheer.    Kan ik als beheerder met Visma Connect ook zien wat de laatste inlogdatum is van een gebruiker?  Jazeker, ook voor de accounts in Visma Connect is dit mogelijk.    Worden mijn onyouforce accounts nog steeds automatisch aangemaakt als ik dat ingesteld heb in Configuratie Youforce? Ja, dit proces zal niet veranderen. 

18 september vanaf 18:00 uur schakelt Visma Raet over naar een nieuwe leverancier voor authenticatie. Daarom vragen we je om eenmalig enkele extra stappen te doorlopen. Dit proces wordt automatisch gestart zodra je inlogt en hoeft slechts één keer uitgevoerd te worden. Bekijk deze video of volg de volgende stappen:   Vul je gebruikersnaam in. Let op: dit is inclusief @onyouforce.com.   Vul je wachtwoord in.       Activeer tweefactorauthenticator.       Je ziet nu eerst een scherm om de Visma Authenticator-app te downloaden. Scan de QR-code om de Visma Authenticator te downloaden. Klik daarna op 'Volgende'     Open de Visma Authenticator-app. Klik rechtsboven op het +. Je kunt hier inloggen met jouw onyouforce account of de volgende QR-code scannen.     Vervolgens krijg je dit scherm te zien. Om het proces voor het koppelen van je telefoon af te ronden klik je op 'Accepteren'.      Vervolgens krijg je de mogelijkheid om je telefoonnummer toe te voegen. Dit is optioneel en je kunt op ‘Volgende’ klikken.   Daarna krijg je een backup code. Bewaar deze goed, want deze code kan je gebruiken voor de tweefactorauthenticatie wanneer je je telefoon kwijt bent of bent vergeten.    Klik op ‘Ik heb de code gekopieerd en veilig opgeslagen.’ en vervolgens op ‘Volgende’. Jouw tweefactorauthenticatie is nu ingeschakeld.    Als extra controle om te checken of jij ook echt toegang mag hebben tot de account, krijg je de volgende schermen te zien:     Klik op ‘Verstuur activatiemail’ en open jouw e-mail.    Kopieer de code uit de mail, denk hierbij om eventuele spaties. Deze mogen niet worden meegenomen.     Vul de activatiecode uit jouw e-mail in en klik op inloggen. Je bent nu ingelogd in Mijn Youforce!   * De uitgevoerde stappen zijn eenmalig. De volgende keer dat je inlogt in Mijn Youforce log je in met jouw gebruikersnaam, wachtwoord en de push notificatie uit de Visma Authenticator 

Vrijwel alle gebruikers van Youforce werken in één omgeving met één account/inlog. Maar gebruik jij op één pc/laptop meerdere Youforce-omgevingen (bijvoorbeeld je Productie en Test-omgeving). Dan leggen we in dit artikel uit hoe je dit eenvoudig kunt onderscheiden.

Hier vind je de veel gestelde vragen voor gebruikers van Mijn Youforce. Waar kan ik de gebruikershandleiding vinden? Klik hier voor de handleiding inloggen met twee factor authenticatie.  Waar kan ik de juiste link vinden voor het inloggen op Youforce? Inloggen kan via https://mijn.youforce.com of  via https://www.vismaraet.nl/inloggen/. Advies: voeg deze URL direct toe aan je favorieten. Hoe log ik in met Single Sign On (SSO)? Als jouw organisatie gebruikmaakt van SSO, kun je daarbij de URL gebruiken die je van jouw beheerder hebt ontvangen. Inloggen kan ook via https://www.vismaraet.nl/inloggen/.  Kies dan voor Inloggen Youforce en vervolgens voor Inloggen via je organisatie.   Waaraan moeten wachtwoorden voldoen? Wachtwoorden moeten langer zijn dan 8 karakters, en niet voorkomen in bekende lijsten van uitgelekte en standaard wachtwoorden (bijvoorbeeld welkom123). Er gelden geen regels voor het gebruik van hoofdletters en speciale tekens. Wat kan ik doen als ik mijn wachtwoord ben vergeten? Vul eerst in dit scherm je gebruikersnaam in.   Vervolgens kan je jouw wachtwoord zelf herstellen. Klik op Wachtwoord vergeten?.   Vervolgens krijg je de keuze om het wachtwoord te herstellen of een eenmalige link te gebruiken voor het inloggen.    Let op: vul bij e-mailadres jouw onyouforce gebruikersnaam bijvoorbeeld: naam@onyouforce.com.   Wachtwoord herstellen Met waachtwoord herstellen krijg je een e-mail met daarin een link. Als je op deze link klikt kan je jouw wachtwoord wijzigen.    Je krijgt nu de mogelijkheid om een nieuw wachtwoord aan te maken.    Eenmalige link Met een eenmalige link kan je inloggen zonder dat je je wachtwoord hoeft te wijzigen. Controleer jouw e-mail en klik op de link. Vervolgens kan je de code voor de tweefactorauthenticatie invoeren of de push notificatie accepteren.     Hoe koppel ik de 2-factor authenticatie aan mijn Youforce account? Bij de eerste keer inloggen met je nieuwe account, wordt gevraagd de 2-factor authenticatie te koppelen aan jouw account.   Om de 2-factor authenticatie te activeren, moet je de volgende stappen doorlopen. Download en installeer de Visma Authenticator, Microsoft - of Goolge authenticator via Play Store (Android) of de AppStore (iOS). Tijdens de installatie wordt je toestemming gevraagd voor het gebruik van functies op je telefoon. Om de app te kunnen gebruiken, is acceptatie noodzakelijk. De app gaat de camera gebruiken om de QR code te scannen. Heb je de Visma Authenticator app gedownload, klik dan op verder en scan de QR-code. Gebruik je liever de Microsoft- of Google authenticator, klik dan op Gebruik een andere authenticator app en scan de QR-Code.  Klik op Accepteren in de Visma Authenticator app of vul de zecijferige code in vanuit de Microsoft- of Google authenticator. Vervolgens krijg je nog de optie om jouw telefoonnummer toe te voegen en kan je de backupcode opslaan. Het is belangrijk dat je de backupcode goed opslaat, want deze kun je gebruiken wanneer je jouw mobiel bent vergeten, verloren of hebt vervangen. 

Hier vind je alle relevante informatie over het 'nieuwe inloggen'. Met deze methodiek log je met behulp van 2 Factor authenticatie (2FA). In onderstaand overzicht staat alle informatie voor beheerders en gebruikers met betrekking tot de migratie, configuratie en gebruik van deze methode.  Handleiding inloggen Mijn Youforce  Handleiding Youforce Single Sign On (PDF) Veelgestelde vragen 2FA voor gebruikers Veelgestelde vragen 2FA voor beheerders Veelgestelde vragen Visma Connect