Releases YouServe

Notifications Online release sessions  Several customers requested that we organize an online release session in addition to the Release Notes to explain the changes in the relevant release in more detail. We are happy to facilitate this. As we already mentioned in the February Release Notes, we will pilot a one-hour info session in the week following the release, in which we will further explain the most important changes in the release. During this session, we will devote extra attention to what you, as a customer, need to do in order to get the most out of modified or new features. We hope that this will clarify the Release Notes and the Actions listed for some of the changes. The first release session will take place on Tuesday, March 2, at 14:00 (CET). You can register via de Event calendar of Payroll Business. New ‘Payslips to Dynamic Payslip' interface not yet active  We are creating a feature allowing you to offer your employees dynamic payslips. At present, the Management - data exchange - interfaces screen already displays the new ‘Payslips to Dynamic Payslip' interface. The new interface is only displayed however; it is not yet available. We will provide more information in the next release.  Solved Messages Cannot read UPIs (2486778) Message  We have found that in some situations, the system cannot read the UPI if an employee is associated with two dates of birth in the system. The cause is a modification of a date of birth as per a different benchmark date. A retirement date is calculated for every date of birth and this generated an error message. Solution We have adjusted the code as per the March release, ensuring that UPIs are read without generating an error message. Should one employee be associated with two (different) dates of birth, the dates are copied to the person in chronological order. Action No action is required. Leave across year change with introduction of Wet Wieg (2179372) Message  It is impossible to take childbirth leave that falls in two calendar years because the system states there are insufficient remaining days of leave. Solution As per the March release, you can take supplementary childbirth leave across a year change. Action If you have not yet applied for supplementary childbirth leave across the year change, you can do this now. Otherwise, no further action is required.  Contact 2 is not deleted (2441425) Message If an employee stated through Self Service that two of their contacts had to be removed, a failed change resulted.  Solution After the March release, the change for deleting a second contact will be processed and not end up with the failed changes.  Action No action is required. Publishing Date : 2/19/2021

Mededelingen Online release sessies  Waarom  Klanten hebben ons via feedback gevraagd om naast de Release notes een online release sessie te realiseren, waarin wij de aanpassingen van de betreffende release nader toelichten. Wij geven hieraan graag gehoor. Hoe Vanaf de release van maart starten we als pilot in de week na de release een kennissessie van één uur, waarin we de belangrijkste zaken uit de release nader toelichten. Tijdens de sessie besteden we extra aandacht aan de zaken waarvoor je als klant actie moet ondernemen om gewijzigde of nieuwe functionaliteit juist en volledig te gaan gebruiken. Hiermee hopen we de Release notes en de Acties die bij bepaalde onderwerpen zijn vermeld te verduidelijken. De eerste release sessie zal plaats vinden op dinsdag 2 maart om 14.00 uur. Hoe je je voor de release sessie kan aanmelden, laten we zo snel mogelijk weten via de Community.  Gewijzigd en verbeterd Veld geslacht uitgebreid met waarden 0 en 9 (2265398) Waarom Het veld geslacht voldeed niet aan de wettelijke waardenlijst. Volgens deze wettelijke lijst moet het ook mogelijk zijn om naast de waarden 1 (man) en 2 (vrouw) ook te kunnen kiezen uit de waarden 0 (onbekend) of 9 (niet gespecificeerd). In het Handboek loonheffingen van de Belastingdienst wordt uitgelegd wanneer je de waarden 0 en 9 mag gebruiken. Hoe Medewerker > Medewerker > Medewerker(s) Vanaf deze release zijn met ingang van 1-1-2021 aan de waardenlijst van het veld Geslacht de waarden 0 (onbekend) en 9 (niet gespecificeerd) toegevoegd, zodat je nu kunt kiezen uit vier mogelijkheden.  Daarnaast is er de mogelijkheid hiervan af te wijken en alleen de keuzes 1 (man) en 2 (vrouw) te blijven gebruiken. In dat geval kun je de twee nieuwe waarden uit de waardenlijst verwijderen. Nieuw foutsignaal Ook is er een nieuw foutsignaal aangemaakt dat in het Signaleringsverslag staat als je in het veld Geslacht een andere waarde opgeeft dan is toegestaan: 0202 - Code geslacht ongelijk aan 0, 1, 2 of 9. Actie Als je de twee nieuwe waarden voor het veld Geslacht niet wilt gebruiken, verwijder deze dan uit de waardenlijst. Dit doe je via Instellingen > Vastlegging > Waardenlijst. Als het nieuwe foutsignaal in het Signaleringsverslag staat, pas de waarde in het veld Geslacht dan aan. Doe je dit niet, dan wordt dit afgekeurd in de loonaangifte. Verwerkingsverslag Externe mutaties verbeterd Waarom In eerdere release notes hebben we laten weten dat we druk bezig zijn met het verbeteren van de performance van de verschillende rapportages. In deze release hebben we de performance en leesbaarheid van het rapport Verwerkingsverslag Externe Mutaties verbeterd. Hoe Beheer > Externe mutaties > Verwerken Externe mutaties Na het importeren van de externe mutaties komt het rapport Verwerkingsverslag Externe Mutaties net als voorheen automatisch in Mijn rapporten te staan. De extensie van het rapport is veranderd van xls naar xlsx, zodat het rapport beter leesbaar is. Dit houdt in dat de kolommen niet meer zijn samengevoegd en dat het rapport nu is onderverdeeld in de volgende tabbladen: Parameters Validatie import Validatie mutaties Actie Er is geen actie nodig. Een nieuw aangemaakt rapport heeft automatisch de nieuwe lay-out. Verwerkingsverslag geïmporteerde mutaties verbeterd Waarom  We zijn druk bezig met het verbeteren van de performance en leesbaarheid van onze rapportages en brengen waar mogelijk ook andere kleine verbeteringen aan. Hoe  Beheer > Import / Export > Importeren CSV We hebben de volgende verbeteringen doorgevoerd: De omschrijving van het importbestand is gewijzigd. In plaats van de algemene tekst dat je een rapport hebt ingelezen, zie je nu de naam van de importdefinitie, zodat je weet op basis van welke definitie de import heeft plaatsgevonden.  Het formaat is gewijzigd van pdf naar excel. Als er fouten zijn, staan deze op het eerste tabblad van het excelbestand. De parameters staan op het tweede tabblad. Actie Er is geen actie nodig.  Uniek Persoonlijk Id en Identity moeten uit minimaal twee posities of tekens bestaan Waarom Voor de koppeling met het Raet Portaal is het nodig dat het Uniek Persoonlijk Id (UPI) en de Identity uit minimaal twee posities of tekens bestaan. Daarom kun je vanaf deze release in de velden Uniek Persoonlijk Id (UPI) en Identity alleen nog een waarde van minimaal twee twee posities vastleggen.  Hoe Medewerker > Instroom / Uitstroom > Aanmaken medewerker Medewerker > Medewerker > Medewerker(s) Medewerker > Medewerker > Medewerker (aanvullend) Vanaf deze release is het alleen mogelijk in de velden Uniek Persoonlijk Id (UPI) en Identity een waarde van minimaal twee posities in te vullen. Vul je een waarde van één positie in, dan verschijnt er een foutmelding. Gebruikte je voorheen waardes van één positie dan kun je hier eventueel een voorloopnul aan toevoegen. Actie Als er in je eigen administratie nog medewerkers zijn met een UPI of Identity van één positie, dan adviseren we je deze te wijzigen in waarden van minimaal twee posities.  Opgeloste meldingen Organisatiestructuur gaf foutmelding (2426604) Melding Als je een nieuwe Organisatorische Eenheid (OE) had aangemaakt met een bepaalde peildatum en je ging vervolgens terug naar de totale lijst met een eerdere peildatum, dan bleef de in de toekomst aangemaakte OE ook zichtbaar. Wilde je deze OE vervolgens openen, dan verscheen er een foutmelding omdat de OE op die eerdere peildatum nog niet bestond.  Oplossing  De programmatuur is aangepast. Voortaan zijn OE's die zijn aangemaakt met een peildatum die ligt ná de peildatum waarmee je de totale lijst oproept, niet meer zichtbaar in deze lijst. Actie Er is geen actie nodig. Nieuwjaarsdag in Feestdagencluster niet verwerkt in Presentatieschema (2368625) Melding Instellingen > Werkpatroon > Presentieschema In het Presentieschema van de medewerkers was Nieuwjaarsdag niet aangegeven als Feestdag. Het verwerken van een verlofopname was wel correct: er werden geen uren geboekt, maar de presentatie was niet juist. Oplossing  Dit is opgelost, zodat Nieuwjaarsdag vanaf deze release in het Presentieschema weer correct als Feestdag wordt getoond.  Actie Er is geen actie nodig. Opslaan verlofregeling lukte niet als veld Label overzicht en/of Kleur overzicht meteen werden ingevuld (2394160) Melding  Instellingen > Verlof > Verlofregeling Bij het toekennen van een verlofsoort aan een verlofregeling waarbij je meteen de velden Label overzicht en/of Kleur overzicht had ingevuld, lukte het niet om de verlofregeling op te slaan: er verscheen een cirkel verscheen beeld die eindeloos bleef draaien. Oplossing Vanaf deze release is dit opgelost en kun je de verlofregeling gewoon opslaan, ook als je de velden Label overzicht en/of Kleur overzicht meteen hebt ingevuld. Actie Als er verlofsoorten zijn waarbij je het label of de kleur eerder niet kon invullen, dan kun je dit nu alsnog doen.  Verlofperiode in scherm Verlofsaldo soms onjuist (2399456) Melding  Medewerker > Verlof > Verlofsaldo Soms werd in het scherm Verlofsaldo de verlofperiode onjuist getoond.  Oplossing Vanaf de februari release is dit opgelost en zie je de juiste Verlofperiode. Actie Er is geen actie nodig. Publishing Date : 1/21/2021

Notifications Online release sessions Why  Customers have sent us feedback requesting online release sessions in addition to the Release Notes, in which we explain the changes in more detail. We are happy to facilitate this. How Starting with the March release, we will pilot a one-hour info session in the week following the release, which we will use to further explain the most important changes. During these sessions, we will pay extra attention to what you, as a customer, need to do in order to get the most out of modified functionalities. We hope that this will clarify the Release Notes and the Actions listed for some of the changes. The first release session will take place on Tuesday, March 2, at 14:00 (CET). We will let you know how to sign up for the release session via the Community as soon as possible. Modified and Improved Values 0 and 9 added to Gender field (2265398) Why The Gender field did not meet the legal requirements for gender values. These requirements state that, in addition to the values 1 (male) and 2 (female), the values 0 (unknown) and 9 (unspecified) should also be available. The Dutch tax authority’s Payroll Tax Manual (Dutch: Handboek loonheffingen) explains when the values 0 and 9 may be used. How Employee > Employee > Employee(s) With effect from January 1, 2021, the values 0 (unknown) and 9 (unspecified) have been added to the Gender field, so that you now have four options to choose from.  You may also choose to deviate from this and only use the values 1 (male) and 2 (female). To do so, you can simply remove the two new values from the list of values. New error signal A new error signal has been added that will appear in the Signal Report if you enter an invalid value in the Gender field: 0202 – Gender code value not equal to 0, 1, 2, or 9. Action If you do not wish to use the two new values for the Gender field, you can remove them from the list of values. To do so, go to Settings > Recording > List of values If the new error signal appears in the Signal Report, adjust the value in the Gender field. If you do not do this, the value will be rejected in the wage tax return. External Changes Processing Report improved Why In previous Release Notes, we announced that we were working on improving the performance of our various reports. In this release, we have improved the performance and readability of the External Changes Processing Report. How Manage > External changes > Process External changes After importing the external changes, the External Changes Processing Report will automatically appear in My reports, as before. The extension of the report has been changed from .xls to .xlsx to make the report easier to read. This means that the columns are no longer merged and that the report is now divided into the following tabs: Parameters Import validation Changes validation Action No action is required. Newly created reports will automatically have the new layout. Imported Changes Processing Report improved Why  We are working hard to improve the performance and readability of our reports and, where possible, making other small improvements. How  Manage > Import/Export > Import CSV We have made the following improvements: The description of the import file has been changed. Instead of a general message stating that you have imported a report, you now see the name of the import definition so you know which definition the import was based on.  The format has been changed from PDF to Excel. If there are any errors, they are listed on the first tab of the Excel file. The parameters are on the second tab. Action No action is required.  Unique Personal ID and Identity must consist of at least two positions or characters Why To connect to the Raet Portal, the Unique Personal ID (UPI) and the Identity must consist of at least two positions or characters. That is why, as of this release, you can only enter a value of at least two positions in the Unique Personal ID (UPI) and Identity fields.  How Employee > Inflow/Outflow > Create employee Employee > Employee > Employee(s) Employee > Employee > Employee (supplementary) As of this release, you can only enter a value of at least two positions in Unique Personal ID (UPI) and Identity fields. If you enter a value of one position, an error message will appear. If you previously used values of one position, you can add a leading zero. Action If your own administration still contains employees with a UPI or Identity of one position, we advise you to change these into values of at least two positions.  Solved Messages Organization structure produced error (2426604) Message Previously, if you created a new Organizational Unit (OU) with a reference date and then went back to the full list with an earlier reference date, the future OU would also remain visible. If you then tried to open this OU, an error message would appear because the OU did not yet exist on that earlier reference date.  Solution  The software has been modified. From now on, OUs created with a reference date after the reference date used to generate the full list are no longer visible on this list. Action No action is required. New Year’s Day not included in Presentation Schedule for Public Holiday Cluster (2368625) Message Settings > Work pattern > Presentation Schedule In the Presentation Schedule for employees, New Year’s Day was not marked as a holiday. Leave taken was processed correctly – no hours were booked, but the presentation was not correct. Solution  This has been resolved, so that from this release on New Year’s Day is shown correctly as a public holiday in the Presentation Schedule.  Action No action is required. Not able to save leave schemes when the Label overview and/or Color overview fields were filled in immediately (2394160) Message Settings > Leave > Leave scheme When you assigned a leave type to a leave scheme for which you had immediately completed the Label overview and/or Color overview fields, you were not able to save the leave scheme: an infinitely spinning circle would appear. Solution As of this release, this issue has been resolved and you can save the leave scheme, even if you immediately filled in the Label overview and/or Color overview fields. Action If there are any leave types for which you were unable to enter the label or color before, you can do so now.  Leave period in Leave balance screen sometimes incorrect (change 2399456) Message  Employee > Leave > Leave balance The Leave balance screen sometimes displayed incorrect leave periods.  Solution As of the February release, this issue has been resolved and you will see the correct Leave period. Action No action is required. Publishing Date : 1/21/2021

Nieuw  Nieuwe Arbeidsvoorwaarden voor België Waarom  Voor het vastleggen van gegevens die van belang zijn voor bedrijven die zijn gevestigd in België zijn er vanaf deze release twee nieuwe arbeidsvoorwaarden beschikbaar: Arbeidsvoorwaarde België en Schorsingen België. Deze arbeidsvoorwaarden zijn alleen bedoeld voor het registreren van deze gegevens. De gegevens die je in deze schermen vastlegt, worden niet gebruikt voor de salarisverwerking.  Hoe Instellingen > Algemeen > Arbeidsvoorwaardenclusters De arbeidsvoorwaarden Arbeidsvoorwaarde België en Schorsingen België kun je vanaf deze release via de functie Arbeidsvoorwaardenclusters toevoegen aan een arbeidsvoorwaardencluster. Zet hierbij de optie Autoselectie aan als je wilt dat deze arbeidsvoorwaarden standaard worden toegevoegd bij het toewijzen van het arbeidsvoorwaardencluster aan een nieuwe medewerker. Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaarden Via het scherm Arbeidsvoorwaarden kun je de nieuwe arbeidsvoorwaarden koppelen aan een medewerker. Actie Als je deze nieuwe arbeidsvoorwaarden wilt gebruiken, voeg ze dan toe aan het arbeidsvoorwaardencluster of koppel ze aan de betreffende medewerkers.  Gewijzigd en verbeterd Meer informatie in scherm Verlofsaldo  Waarom Uit de feedback die wij van onze klanten hebben ontvangen, bleek dat zij graag meer informatie in het scherm Verlofsaldo willen zien, zoals de geboortedatum en verlofregeling van de medewerker en de reden van een verlofaanvraag.  Hoe Medewerker > Verlof > Verlofsaldo Vanaf deze release is de volgende informatie aan het scherm Verlofsaldo toegevoegd: Bovenin het scherm Verlofsaldo de geboortedatum en verlofregeling. Bij Verlofaanvragen de kolom Reden, hier zie je de reden die eventueel voor de verlofaanvraag is ingevuld. Actie Er is geen actie nodig. Performance verbeterd van rapporten Overzicht verlofsaldo per maand en Collectief verlof Waarom In eerdere release notes hebben we laten weten dat we bezig zijn met het verbeteren van de operationele rapporten en als eerste de rapporten rond verlof hebben opgepakt. In het kader hiervan hebben we voor release 2021-01 de performance van de laatste twee verlofrapportages verbeterd, Overzicht verlofsaldo per maand en Collectief verlof. De functionaliteit is niet gewijzigd. Hoe Instellingen >Verlof > Collectief Verlof Instellingen > Verlof > Overzicht verlofsaldo per maand Het aanmaken van de rapportages gaat nu sneller. Als je het Overzicht Verlofsaldo per maand uitvoert, zie je dat in het veld Opslaan als de standaard waarde Excel is ingevuld. Deze waarde kun je zo nodig wijzigen in Pdf. Actie Er is geen actie nodig. Raet koppelingen HR - Youforce gebruikers uitgebreid  Waarom Voor de koppeling Youforce gebruikers uitgebreid is het handig als administrators kunnen regelen dat de UPI wel of niet wordt meegestuurd, zodat de Youforce portal deze kan gebruiken voor het leveren van Identity en Access Management (IAM) diensten op basis van de unieke persoonlijke identificatie (UPI). Hoe Instellingen > Gegevensuitwisseling > Raet Koppelingen HR > koppeling Youforce gebruikers uitgebreid  Aan de Koppeling Yourforce gebruikers uitgebreid is de optie UPI verplicht toegevoegd. Als deze optie aan staat, worden alleen die medewerkers naar de portal verstuurd bij wie het veld Uniek Persoonlijk ID (UPI) is ingevuld. Actie Als je alleen medewerkers bij wie de UPI is ingevuld naar de Portal wilt versturen, plaats dan een vinkje bij de optie UPI Verplicht. Organisatorische Eenheid - Sortering zoekveld voor opzoeken manager Waarom Als je als gebruiker bij de Gebruikersinstellingen   links onderin het algemene scherm de optie Zoeken op medewerkercode had aangezet, werd in de organisatorische eenheden het zoeken van een manager daarop nog niet aangepast en toonde het systeem nog steeds het veld Bedrijf als eerste. Op basis van feedback van onze gebruikers hebben we dit in deze release dit aangepast. Hoe Gebruikersinstellingen  Als je in de Gebruikersinstellingen hebt gekozen voor zoeken op medewerkercode, zie je voortaan bij het zoeken van de manager in een Organisatorische eenheid standaard de medewerkercode als zoekfunctie in plaats van het bedrijf. Actie Er is geen actie nodig. Import Ziekteverzuim geoptimaliseerd Waarom Voordat bij het importen van ziekteverzuim het bestand daadwerkelijk werd verwerkt, duurde het verzamelen van alle gegevens soms wel tientallen minuten. Dit verstoorde bij het inlezen van veel bestanden elke keer onnodig het proces. Daarom hebben we het importproces geoptimaliseerd.  Hoe We hebben de procedures voor het verzamelen van de gegevens bij de import aangepast zodat de doorlooptijd voor het verwerken van een bestand is verkort. Hiermee wordt een import sneller verwerkt in HR Core Business. Dit merk je vooral bij het importeren van kleinere bestanden, omdat dit iedere keer tijdsbesparing oplevert. Actie Er is geen actie nodig. Opgeloste meldingen Profiel ontkoppelen van Profielgroep Melding Als je een Profiel had toegevoegd aan een profielgroep en je wilde dit profiel op dezelfde dag weer uit deze profielgroep verwijderen, bijvoorbeeld omdat het verkeerd was gekoppeld, sloeg het systeem deze wijziging niet op en bleef dit profiel na het opslaan nog steeds aan de profielgroep gekoppeld. Oplossing Instellingen > Vastlegging > Profielen Dit is opgelost. Je kunt een profiel nu uit een profielgroep verwijderen op dezelfde dag als je het profiel hebt toegevoegd.  Actie Je kunt profielgroepen die fout waren gekoppeld, vanaf deze release weer per de startdatum uit een profielgroep verwijderen. Onbekende codes Organisatorische eenheid in CSV bij medewerkers die via import waren overgeplaatst (1839613)  Melding Bij het exporteren van de codes van de Organisatorische eenheid (OE-codes) via Exporteren CSV, kwamen er vreemde OE-codes in het bestand te staan in plaats van de OE-codes die waren geïmporteerd en zichtbaar waren in het scherm Arbeidscontract.  Oplossing Het bleek dat dit alleen fout ging in hele specifieke gevallen, waarbij alleen de OE-code in een rapport werd opgevraagd. Vroeg je het rapport op met de OE-omschrijving, dan ging het wel goed. Vanaf deze release is dit opgelost, zodat het rapport Export CSV weer de juiste OE-code toont, die is gekoppeld aan de medewerker. Actie Er is geen actie nodig. Codetabel Nationaliteit was niet actueel (2309997) Melding De codetabel voor de nationaliteit sloot niet aan bij de actuele codes van de Belastingdienst in 2020. Hierdoor was het niet altijd mogelijk de juiste nationaliteit vast te leggen conform de lijst van de Belastingdienst.  Oplossing We hebben de codetabel met Nationaliteiten aangepast op basis van de nieuwe lijst van de Belastingdienst voor 2021. Dit betekend dat sommige nationaliteiten niet meer zichtbaar zijn, dat van een aantal nationaliteiten de omschrijving is aangepast en dat er nieuwe nationaliteiten zijn toegevoegd. Actie De klanten bij wie deze nationaliteiten bij medewerkers zijn ingevuld, hebben we hierover geïnformeerd, zodat zij weten wat ze per 1-1-2021 moeten wijzigen. Voor de overige klanten heeft deze aanpassing geen direct gevolg gehad in HR Core Business. Memo veld in scherm Zwangerschaps- en bevallingsverlof (WAZO) gaf foutmelding  (2270912) Melding Als je voor het opslaan van een ziektemelding een tekst wilde plaatsen in het memoveld, kreeg je een foutmelding. Het lukte pas om tekst in het memoveld te typen, nadat je de ziekmelding had opgeslagen. Oplossing Medewerker > Verlof > Zwangerschaps- en bevallingsverlof (WAZO) Dit is opgelost, zodat je weer gewoon een memo in het scherm Zwangerschaps- en bevallingsverlof (WAZO) kunt toevoegen zonder de ziekmelding eerst op te slaan. Actie Er is geen actie nodig. Publishing Date : 12/23/2020

New New Terms of employment for Belgium Why  As of this release, two new terms of employment are available for recording information that companies based in Belgium may need: Terms of employment Belgium and Suspensions Belgium. These terms of employment are only intended for registering this information. The data you record in these screens is not be used for salary processing.  How Settings > General > Term of employment clusters As of this release, you can add the Terms of employment Belgium and Suspensions Belgium terms of employment to a terms of employment cluster by using the Terms of employment cluster function. Enable the Auto selection option if you want these terms of employment to be added by default when assigning the terms of employment cluster to a new employee. Employee > Contract > Terms of employment Use the Terms of employment screen to link the new terms of employment to an employee. Action If you wish to use these new terms of employment, add them to the terms of employment cluster or link them to the relevant employee(s).  Modified and Improved More information on the Leave balance screen Why Customer feedback indicates a need for more information on the Leave balance screen, such as the employee’s date of birth and leave scheme, and the reason for a leave request.  How Employee > Leave > Leave balance As of this release, the following information has been added to the Leave balance screen. At the top of the Leave balance screen, the date of birth and the applicable leave scheme. The Reason column, where you can see why a leave request was submitted. Action No action is required. Improved performance of Leave balance overview per month report and Collective leave report Why In previous release notes we announced that we were working on improving the operational reports, starting with leave reports. Release 2021-01 includes improvements to the final two leave reports: Leave balance overview per month and Collective leave. The functionality of these reports has not changed. How Settings > Leave > Collective leave Settings > Leave > Leave balance overview per month Generating reports is now faster. If you run the Leave balance overview per month report, you will see that Excel is the default value in the Save as field. If necessary, you can change this value to PDF. Action No action is required. Raet HR interfaces > Youforce users extended Why It would be convenient if administrators could arrange for the UPI to be included in the Youforce users extended interface so that the Youforce portal can use it to provide Identity and Access Management (IAM) services based on the unique personal identification (UPI). How Settings> Data exchange> Raet HR interfaces > Youforce users extended interface  The UPI required option has been added to the Youforce users extended interface. If this option is enabled, only those employees will be sent to the portal that have a completed Unique Personal ID (UPI) field. Action If you only want to send employees with a completed UPI field to the Portal, check the UPI required option to enable it. Organizational Unit - Sorting search field to look up manager Why If you had enabled the Search by employee code option at the bottom left of the general screen in User settings , the manager look-up in organizational units feature had not yet been adjusted accordingly and the system still showed the Company field first. We have now made the appropriate software adjustments in this release based on user feedback. How User settings  If you have enabled searching by employee code in the User settings, from now on you will see the employee code as a search parameter instead of the company when searching for the manager in an Organizational unit. Action No action is required. Import sick leave optimized Why It would sometimes take a considerable amount of time to collect all required data when importing sick leave before the entire file was finally processed. This caused an unnecessary interruption in the process when importing multiple files. We have now optimized the import process to resolve this inconvenience.  How We have adjusted the procedures for collecting data during the import to reduce file processing time, meaning imports in HR Core Business are now processed faster. The time savings will be especially noticeable when importing smaller files. Action No action is required. Solved Messages Unlink profile from Profile group Message If you had added a Profile to a profile group and you wanted to remove this profile from this profile group on the same day (e.g. because it was incorrectly linked), the system would not save the change and this profile would remain linked to the profile group after saving. Solution Settings > Recording > Profiles This has been resolved. You can now remove a profile from a profile group on the same day as you added the profile.  Action As of this release, you can remove profile groups that were incorrectly linked from a profile group on the start date. Unknown Organizational unit codes in CSV for employees who were transferred via import (1839613)  Message When exporting the Organizational unit (OU) codes via Export CSV, the file showed strange OU codes instead of the OU codes that were imported and visible in the Employment contract screen.  Solution The strange OU codes only appeared in very specific cases, in which only the code was requested in a report. There was no problem when requesting a report with the OU description. This problem has been resolved as of this release. Now, the Export CSV report displays the correct OU code, which is linked to the employee. Action No action is required. Nationality code table was not up to date (2309997) Message The nationality code table did not match the tax administration’s current codes for 2020. As a result, it was not always possible to record the correct nationality in accordance with the official list.  Solution We have adjusted the nationality code table to reflect the tax administration’s official list for 2021. This means that some nationalities are no longer visible, that the description of a number of nationalities has been changed, and that new nationalities have been added. Action We have informed all customers who have entered these nationalities for employees so that they know what they need to change as of 1-1-2021. This change has no direct impact on other HR Core Business users. Memo field in Pregnancy and maternity leave (WAZO) screen generated an error (2270912) Message Adding text to the memo field when saving an illness report resulted in an error message. You could only add text to the memo field after you had saved the illness report. Solution Employee > Leave > Pregnancy and maternity leave (WAZO) This has been resolved. You can now add a memo in the Pregnancy and maternity leave (WAZO) screen without saving the illness report first. Action No action is required. Publishing Date : 12/23/2020

2021-06 Vertalingen Een deel van de schermen van HR Core Business en Payroll Business is ook beschikbaar in Engels en Duits. Steeds vaker wordt de wens uitgesproken de applicatie volledig beschikbaar te stellen in andere talen. In de loop van dit jaar starten wij met het uitbreiden van de meertaligheid. De schermen voor de HR professional komen ook beschikbaar in Engels, Duits en Frans. De schermen voor payroll professionals en overige gebruikers ook in het Engels. In de release van juni gaan we hiermee van start. 2021-05 Uitnodiging webinar Visma | Raet Dynamic Payslip Via deze webinar maak je kennis met de Visma | Raet Dynamic Payslip. We laten je de huidige salarisstrook in PDF zien en tonen de mogelijkheden van een interactieve salarisstrook. Je hoort waarom de functionaliteit is toegevoegd en wat de toegevoegde waarde ervan is voor jouw organisatie. Daarnaast ontvangen wij graag feedback over de look & feel van de Visma | Raet Dynamic Payslip. Aanmelden Datum: 6 mei 2021 - Tijd: 13.00 uur – 14.00 uur. Wil je deelnemen aan deze webinar? Kijk op de Community van HR Core Business > Evenementen > klik op Webinar Dynamic Payslip en meld je aan. De maandag voorafgaand aan de webinar ontvang je een e-mail met de login-details.

2022-01 Specifieke sleutelvelden voor medewerker-herkenning nu in de XML HR-systemen kunnen eigen sleutelvelden hebben voor het herkennen van een medewerker. In dit geval is het handig die specifieke sleutelvelden toe te voegen aan de XML voor verwerking van de salarisstroken en jaaropgaven. Deze functionaleit komt met deze release beschikbaar. Automatisch vullen van het contractvolgnummer Het contractvolgnummer - element 7430 - wordt sinds januari automatisch gevuld op basis van de in HR Core Business beschikbare informatie. Dit als voorbereiding op de functionaliteit Ketenbepaling én om het makkelijker te maken voor klanten en consultants. Deze nieuwe functionaliteit vereist de persoonslaag gebruikt. Door elke medewerker aan een persoon te koppelen is snel terug te vinden hoe vaak een medewerker binnen de organisatie van contract wisselt.

Nieuw Interface Loonstroken en jaaropgaven naar File API toegevoegd aan Handmatig starten automatische interfaces Via Handmatig starten automatische interfaces kun je een bepaalde interface herstarten, zodat specifieke bestanden van een periode (nogmaals) worden aangemaakt. Omdat het vanaf januari 2022 mogelijk is om de salarisstroken en de jaaropgaven zelf op te halen via een File API, hebben we ervoor gezorgd dat het nu ook mogelijk is de betreffende interface hiervoor opnieuw te starten. Hoe Beheer > Gegevensuitwisseling > Handmatig starten automatische interfaces In het scherm Handmatig starten automatische interfaces hebben we aan de lijst van het veld Interface de interface Loonstroken en jaaropgaven naar File API toegevoegd. Zodra je deze selecteert, zie je in het scherm alleen de laatste definitieve salarisverwerking. Selecteer deze en klik op Herstarten. Aandachtspunt  jaaropgaven Je kunt alleen de salarisstroken kunnen opnieuw opvragen. Als het nodig is om de jaaropgaven opnieuw op te vragen, doe je dit op de gebruikelijke manier via Beheer > Jaarafsluiting > Aanvraag jaaropgaven. Selecteer het Jaar, geef op voor welke medewerkers je de jaaropgaven wilt aanvragen en klik op Aanvragen. Meer informatie Meer informatie over het zelf ophalen van de loonstroken en jaaropgaven via een File API, vind je in het helponderwerp Loonstroken en jaaropgaven naar File API, zoekterm File API.  Contractnummer voortaan automatisch ingevuld Waarom Vanaf release 2022-01 hebben wij ervoor gezorgd dat onder bepaalde voorwaarden het contractvolgnummer (Element 7430) automatisch wordt ingevuld op basis van de informatie die binnen HR-Core Business beschikbaar is. Het werken met contractvolgnummers en het automatisch invullen ervan hebben we mede gerealiseerd als voorbereiding op de toekomstige functionaliteit Ketenbepaling.  Voorwaarden Het automatisch invullen van het contractnummer vindt alleen plaats als: je als klant de persoonslaag gebruikt en een medewerker in dienst treedt met een UPI (Unieke Persoonlijke Identificatie) Persoonslaag: door elke medewerker aan een persoon te koppelen kun je snel zien hoe vaak een medewerker binnen de organisatie in dienst is of is geweest. Het gebruik van de persoonslaag is vooral handig als jouw organisatie een hoog personeelsverloop kent met veel herindiensttredingen. Hoe Medewerker > Medewerker > Contracthistorie Als een medewerker in dienst komt met een UPI en de persoonslaag is geactiveerd, dan kijkt het systeem of deze UPI of persoonscode al bestaat. Als dit zo is, koppelt het systeem de medewerker aan de betreffende reeds bestaande persoon, Is dit niet het geval, dan maakt het systeem een nieuwe persoon aan en koppelt de medewerker aan deze nieuwe persoon. Daarnaast vult het systeem in het veld Contractvolgnummer van het scherm Contracthistorie, automatisch het juiste contractvolgnummer in. Zo nodig kun je als klant of consultant het contractvolgnummer handmatig aanpassen. Er vindt geen conversie plaats Voor bestaande medewerkers die aan een persoon zijn gekoppeld, vindt geen conversie plaats. Geen conversie houdt in dat het systeem voor de bestaande populatie het contractvolgnummer niet gaat doorrekenen. Dit moet je als klant zelf doen. Je kunt het contractvolgnummer altijd aanpassen. Let op: als je een contractvolgnummer handmatig hebt aangepast, zal het systeem voor de eerstvolgende medewerker doornummeren vanaf het aangepaste contractvolgnummer. Als het contractvolgnummer nog niet is ingevuld en er zijn meerdere medewerkers die bij één persoon horen, dan vult het systeem bij de eerstvolgende medewerker als contractvolgnummer het totaal aantal medewerkers in dat bij die persoon hoort. Voorbeeld Persoon 123 - Medewerker 1 - Contractvolgnummer (niet ingevuld) Persoon 123 - Medewerker 2 - Contractvolgnummer (niet ingevuld) Persoon 123 - Medewerker 3 - Contractvolgnummer (niet ingevuld) Bij persoon 123 wordt medewerker 4 aangemaakt, resultaat: Persoon 123 - Medewerker 3 - Contractvolgnummer 4 Meer informatie Meer informatie over de werking van het contractvolgnummer en over de persoonslaag vind je in het helponderwerpen: Procedurebeschrijving > Contractvolgnummer (zoekterm contractvolgnummer) Schermen en velden > Medewerker > Persoon > Persoon (zoekterm Persoon) Actie Er is geen actie nodig. Gegevenselementen toevoegen aan Salarisstrook en Jaaropgaaf XML voor File API Waarom Via de File Api voor Loonstroken en jaaropgaven kun je de stroken en jaaropgaven importeren in een eigen HR-systeem of portal. Sommige HR-systemen hebben eigen sleutelvelden voor het herkennen van een medewerker. Omdat het handig is voor het herkennen van een medewerker, om deze sleutelvelden als gegevenselement toe te voegen aan de XML voor de salarisstroken en jaaropgaven, hebben we dat vanaf deze release mogelijk gemaakt. Hoe Instellingen > Vastlegging > Selectie-eigenschappen In het scherm Selectie-eigenschappen hebben we hiervoor aan de lijst van het veld Selectie eigenschap de keuze Sleutelveld payslip API toegevoegd. Stappen Het toevoegen van een sleutelveld doe je als volgt. Kies in het veld Selectie eigenschap voor de eigenschap Sleutelveld Payslip API. Klik rechts op het icoon Toevoegen en kies in het scherm waarin je de element selecteert bij het veld Soort voor Gegevenselement. Klik op Zoeken, selecteer het gewenste element en klik op Toevoegen. Met deze selectie-eigenschap kan je alleen gegevenselementen toevoegen. Payroll Business geeft alleen het eerste gegevenselement van de selectie-eigenschap door in de XML van de File API. Dit is dus het element dat bovenaan staat. Toevoeging XML-bestand Aan het XML-bestand is de groepstag CustConf toegevoegd met daarin: Code - het nummer van het gegevenselement Description - de omschrijving van het gegevenselement Value - de waarde van het gegevenselement bij de medewerker Actie Als je deze functionaliteit afneemt en een eigen veld in de XML wilt hebben, voeg dit veld dan toe via de bovengenoemde stappen. Gewijzigd en verbeterd Loading spinner toegevoegd aan scherm Definiëren Samenvoegfunctie Waarom Als je in het scherm Definiëren Samenvoegfunctie een zoekterm had ingevoerd, zag je soms een wit scherm, waardoor het niet altijd duidelijk was dat het systeem bezig was met het laden van gegevens. Daarom hebben we aan het scherm een zogenaamde Loading spinner toegevoegd. Hoe Beheer > HR Easy Docs > Definiëren Samenvoegfunctie Om duidelijk te maken dat het scherm gegevens aan het laden is, zie je nadat je in het scherm Definiëren Samenvoegfunctie op de knop Zoeken hebt geklikt, voortaan een Loading spinner in beeld. Dit voorkomt dat je nogmaals op de knop Zoeken gaat klikken. Actie Er is geen actie nodig. Organisatorische eenheid beëindigen zonder herberekening OE-structuur Waarom Als een organisatorische eenheid een einddatum krijgt, leidde dit altijd tot het herberekenen van de complete organisatiestructuur. Deze herberekening was niet altijd noodzakelijk, omdat er verder niets in de organisatiestructuur was gewijzigd. Bovendien zorgt een dergelijke herberekening er soms voor dat het systeem trager werkt. Daarom hebben we ervoor gezorgd dat er geen onnodige herberekeningen meer plaatsvinden. Hoe Instellingen > Formatie en organisatie > Organisatorische eenheden Vanaf release 2022-01 is de programmatuur aangepast, waardoor er na het wijzigen van de organisatiestructuur, alleen herberekeningen plaatsvinden als dit noodzakelijk is. Actie Er is geen actie nodig.  Organisatorische eenheden - rapport maken met Gekoppelde elementen Waarom  In het scherm Organisatorische eenheid kun je via het icoon Gekoppelde elementen  rechtsboven in het scherm het pop-up scherm Gekoppelde elementen oproepen. Hierin zie je welke elementen er aan de organisatorische eenheid zijn gekoppeld. Verschillende klanten hebben ons gevraagd om het mogelijk te maken de inhoud van dit pop-up scherm te exporteren naar een rapport. Daarom hebben we ervoor gezorgd dat je vanaf deze release de elementen die aan een organisatorische eenheid zijn gekoppeld, kunt opvragen in een rapport. Hoe Instellingen > Formatie en organisatie > Organisatorische eenheden > pop-upscherm Gekoppelde elementen Aan het pop-up scherm Gekoppelde elementen hebben we rechts onderaan de knop Maak rapport toegevoegd. Hiermee kunt je de inhoud van het pop-up scherm exporteren naar een Excel-bestand dat je kunt bekijken via Mijn rapporten. Actie Er is geen actie nodig. Opgeloste meldingen Foutverslag toonde geen foutgegevens medewerker (3000248) De oplossing hiervoor is meegegaan met de extra release van 11 december 2021 Melding Als je ziekmeldingen had geïmporteerd en daarbij trad een fout op, dan kon je in het Verwerkingsverslag niet bij welke medewerker het fout was gegaan. Hierdoor kon je niet achterhalen voor welke medewerker er nog aanvullende acties nodig waren.   Oplossing Beheer > Import / Export > Importeer Excel bestand (consultant) Medewerker > Ziekte > Ziekteverzuim Dit is opgelost met de extra release van 11 december 2021. Het verwerkingsverslag is bijgewerkt en toont voor welke medewerker er een fout is ontstaan, zodat je hierop actie kunt ondernemen; bijvoorbeeld door  de ziekmelding handmatig in te voeren. Het importeren van ziek- en hersteldmeldingen werkt sinds de september release hetzelfde als het invoeren van een ziek- of hersteldmelding via het scherm Ziekteverzuim. Je moet eerst de openstaande ziekmelding afsluiten, voordat je een nieuwe kunt invoeren. Het is dus niet mogelijk om in één import zowel de hersteldmelding, als de nieuwe ziekmelding te registeren. Dit moet in twee aparte bestanden verwerkt worden. Dit voorkomt dat er dubbele ziekmeldingen in het systeem worden verwerkt. Actie Er is geen actie nodig. Persoonssynchronisatie duurde soms erg lang (3018772) Melding Soms duurde het synchroniseren van gegevens, een proces dat in de achtergrond plaatsvindt, naar een persoon en naar andere medewerkers erg lang. Dit kwam omdat er een wachtrij was ontstaan door de reguliere mutaties.  Oplossing Wij hebben het synchronisatieproces aangepast, zodat grote hoeveelheden mutaties voortaan apart worden verwerkt, waardoor de reguliere mutaties ongestoord verwerkt kunnen worden. Actie Er is geen actie nodig. Import organisatorische eenheid met achtcijferige code (2944213 Melding Als er via de functie Upload extern mutatie bestand voor een medewerker een Organisatorische eenheid werd geïmporteerd, volgde er een foutmelding met de mededeling dat de code niet bestond.  Dit kwam omdat HR Core Business een numerieke achtcijferige OE-code altijd beschouwde als een mutkey, dit is een intern technisch nummer. Oplossing Als een OE-code die binnen een klant wordt geïmporteerd uit 8 tekens bestaat en numeriek is, wordt voortaan in de verwerking eerst gecontroleerd of deze numerieke OE-code al bestaat. Is dit niet het geval, dan kijkt het systeem of de technische code bestaat. Als het systeem constateert dat binnen de betreffende klant geen van beide codes bestaat, volgt er alsnog een foutmelding. Actie Er is geen actie nodig. Importeren Roltoewijzingen weer mogelijk (3010272) Melding In de lijst met beschikbare definities van de volgende schermen: Importdefinitie HR gegevens  Aanmaken Excel bestand (Consultant) Importeer Excel bestand (Consultant) was de keuze Importeren Roltoewijzing verdwenen.  Oplossing Beheer > Import/Export > Importdefinitie HR gegevens Beheer > Import/Export > Aanmaken Excel bestand (Consultant) Beheer > Import/Export > Importeer Excel bestand (Consultant) De optie Importeren Roltoewijzing is weer in alle talen beschikbaar gemaakt. Actie Als je de roltoewijzingen die je wilde toevoegen inmiddels nog niet handmatig hebt ingevoerd, is het vanaf release 2022-01 weer mogelijk om deze te importeren via een spreadsheet.

  Acties voorbereiden nieuw verlofjaar 1. Inleiding In dit document leest u welke stappen u moet doorlopen bij de jaarovergang naar het nieuwe verlofjaar. Wij adviseren u om het volgende verlofjaar al vast voor te bereiden door het uitvoeren van de volgende acties:  genereren van werkroosters collectief verlof aanvragen feestdagen inrichten verlofregelingen controleren Let op: de jaartallen in de afbeeldingen kunnen afwijken. U kunt hiervoor waar een afwijkend jaartal staat, natuurlijk 2019 voor het oude jaar en 2020 voor het nieuwe verlofjaar invullen.  Nieuw verlofjaar zo laat mogelijk activeren Wij adviseren u om het nieuwe verlofjaar zo laat mogelijk te activeren, bij voorkeur in het volgende jaar. 2. Werkroosters toekennen en genereren Het toekennen en genereren van werkroosters doet u via het menu Instellingen > Werkpatroon > Werkrooster genereren. Deze actie moet u per bedrijf uitvoeren.  Klik rechtsboven in het scherm op de knop Toevoegen . Pas de datum aan en kies bij actie Genereren werkrooster (afb. 01).  Klik rechtsonder op Opslaan om de actie te voltooien.  afb. 01 3. Feestdagen activeren Stap 1: selecteer via de kalender de peildatum van het gewenste jaar, 1-1-20JJ.  Kies een medewerker, selecteer dan als peildatum 1-1-20JJ. We adviseren u om deze datum vast te zetten door op het slotje achter de peildatum te klikken (afb.02), omdat het scherm vaak verspringt naar de eerste dag van de salarisperiode.  afb.02 Stap 2: kies Instellingen > Vastlegging > Waardencluster. Het scherm Waardencluster opent (afb.03). afb.03 Stap 3: selecteer de gewenste doelgroep. Let er hierbij op dat u bij Soort doelgroep kiest voor het niveau waarop u altijd uw feestdagen inregelt (klant- of bedrijfsniveau).  Stap 4: kies het element Feestdag.  Stap 5: Klik op de knop Open. Het scherm met de feestdagen opent. Selecteer de algemene en jaarlijkse feestdagen die voor uw bedrijf van toepassing zijn. Controles bij overgang naar het volgende verlofjaar  Overzicht controles Voordat u het nieuwe verlofjaar start, adviseren wij u de inrichting van de verlofregeling te controleren. Mogelijk zijn er voor het volgende verlofjaar in uw bedrijf andere afspraken van toepassing waardoor u de inrichting moet aanpassen.  Stappen inrichting controleren Kies het menu Instellingen > Verlof > Verlofregeling, selecteer de regeling en klik op Verlofsoorten om het detailscherm Verlofsoorten te openen.  Dubbelklik op een verlofsoort om de kenmerken van deze verlofsoort op te roepen.  Controleer in het tabblad Basisrechten of bij Verlofrecht per jaar (in uren) het standaard aantal uren verlofrecht per jaar op basis van een voltijd dienstverband correct is ingevuld.  Controleer of het veld Max. over te hevelen uren correct is ingevuld.   Controleer zo nodig of het veld Maximaal negatief correct is ingevuld (bij oneindig niets invullen).  Als u via het tabblad Bijzondere rechten leeftijd- en/of dienstjarenrechten hebt toegekend, controleer dan of de peildatums in de verlofsoort zijn ingevuld.  Als u voor een verlofsoort gebruik wilt maken van Automatische afboeking, controleer dan of het vinkje is aangezet en de prioriteiten zijn bepaald. Gebruikt u Self Service, dan moet om er zeker van te zijn dat het automatisch afboeken correct verloopt, het meest recente verlofformulier gebruiken.  Controleer of de juiste Afrondingsmethode is gebruikt.  Aandachtspunten toekennen verlofrecht Twee aandachtspunten Het verlofrecht wordt alleen berekend voor de verlofsoorten die in de verlofregeling zijn vastgelegd. Als een verlofsaldo van een verlofsoort in uw verlofregeling negatief is, wordt dit negatieve verlofsaldo altijd overgeheveld naar het volgende jaar ongeacht de keuze die u heeft gemaakt bij het veld Maximum negatief.  Verlofrecht nieuw verlofjaar toekennen  Bij het toekennen van verlofrechten voor het nieuwe verlofjaar 20JJ, worden de resterende verlofsaldi van de verlofsoorten (indien zo ingericht bij de verlofregeling) overgeheveld en worden de verlofrechten voor het nieuwe verlofjaar toegekend. Stappen toekennen verlofrecht nieuw verlofjaar Kies in het menu Instellingen > Verlof > Verlofrecht toekennen.  Klik rechtsboven in het scherm op de knop Toevoegen . Het scherm Verlofrecht toekennen opent.  Selecteer de actie Nieuw verlofjaar en klik rechts onderin op de knop Starten (afb. 07). afb.07 Toekennen verlofrechten uitvoeren voor ieder bedrijf afzonderlijk Binnen een bedrijf worden alle verlofregelingen meegenomen. De actie is pas voltooid als u een datum en een tijd ziet in het overzichtsscherm. Houd er rekening mee dat u deze actie voor elk bedrijf afzonderlijk moet uitvoeren.  Voltooien duurt enige tijd Na deze actie zijn bij de functie Medewerker > Verlof > Verlofsaldo de verlofkaarten van de medewerkers voor het volgende verlofjaar zichtbaar. Het duurt enige tijd voordat de kolom Overgeheveld is gevuld met het overgehevelde saldo van het voorgaande verlofjaar (indien van toepassing).  Verwerkingsverslag Het verwerkingsverslag kunt u oproepen via Rapporten > Mijn rapporten.  Collectief Verlof toekennen Voordat u definitief het volgende verlofjaar kunt vrijgeven aan uw medewerkers binnen de organisatie, legt u het collectief verlof vast. Een collectieve verlofaanvraag legt u vast via Instellingen > Verlof > Collectief verlof (afb.04).  afb. 04 Veld Toelichting Datum collectief verlof U moet per dag een collectieve verlofaanvraag vastleggen. Verlofsoort Selecteer een verlofsoort uit de lijst Aantal verlofuren Vul hier geen uren in als het collectief verlof verrekend moet worden volgens het werkrooster van de medewerkers. Soort verrekening Selecteer een van de opties: Wel of niet verrekenen met verlofsaldo.  Afdeling U kunt een collectieve verlofdag vastleggen per afdeling.  Let op: dit raden wij u niet aan, tenzij het echt noodzakelijk is. Reden verlof Wij adviseren u hier een reden voor het verlof op te geven. Memo Via dit veld kunt u eventueel een vrije tekst vastleggen. Het kan natuurlijk binnen de organisatie voorkomen dat er tijdens een collectieve vakantiedag medewerkers aan het werk zijn. U kunt het collectief verlof dan per medewerker blokkeren in de verlofaanvraag (afb. 05).  afb. 05 Als het verlof wordt geblokkeerd, worden de uren teruggeboekt naar 0,00 (afb.06).  afb. 06 Aandachtspunten na toekennen rechten  Als u in HR Core Business het toekennen van verlofrecht voor het komende verlofjaar heeft uitgevoerd, is het verlofrecht berekend en heeft het overhevelen van de restsaldi van het voorgaande verlofjaar plaatsgevonden. Wij vragen extra aandacht voor verlofaanvragen en verlofrechtmutaties over het voorgaande jaar. Zie hierna.  Aandachtspunt 1 - Verlofaanvraag in het vorige jaar boeken Als een medewerker, nadat de verlofrechten voor het nieuwe jaar zijn berekend, alsnog een verlofaanvraag indient die betrekking heeft op het voorgaande verlofjaar, wordt de overheveling van het verlofsaldo van het vorige naar het nieuwe verlofjaar niet automatisch herrekend, maar moet u deze zelf starten. Dit kunt u doen op medewerkerniveau of op bedrijfsniveau.  Medewerkerniveau U gaan naar Medewerker > Verlof > Verlofsaldo, selecteert de betreffende medewerker en kiest in onderin het scherm Verlofsaldo van deze medewerker voor Herberekenen.  Bedrijfsniveau U gaat naar Instellingen > Verlof > Verlofrecht toekennen en start de actie Huidig verlofjaar (20JJ) corrigeren waardoor u een herrekening van het overgehevelde saldo uitvoert. Zie ook bij Veelgestelde vragen, vraag 1 t/m 5 waarin we meerdere situaties toelichten.  Let op Laat uw medewerkers weten dat hun verlofsaldo na het indienen van een verlofaanvraag in het vorige jaar niet direct wordt aangepast. Bepaal zelf met welke frequentie u de acties uitvoert en informeer uw medewerkers hierover.  Self Service Let op: als u de verlofaanvragen die via Self Service worden ingediend niet zelf fiatteert (dit hangt af van uw inrichting in Self Service), weet u niet of medewerkers nog verlofaanvragen over het vorige jaar hebben ingediend.  U kunt in Self Service controles aan uw formulieren toevoegen, waardoor het na een bepaalde periode voor niemand meer mogelijk is om verlofaanvragen voor het vorige jaar in te dienen. Beoordeel of dit voor uw organisatie gewenst is.  Aandachtspunt 2 - Extra Individueel verlofrecht in het vorige verlofjaar Als u voor een medewerker, nadat het nieuwe verlofjaar is geactiveerd, alsnog een Extra Individueel verlofrecht moet vastleggen met een boekingsdatum die valt in het vorige verlofjaar, dan wijzigen daarmee de rechten van het vorige jaar.  Gewijzigde rechten van het vorige verlofjaar worden niet automatisch verwerkt in het huidige verlofjaar. Zie hiervoor de uitleg bij vraag 5 van de Veelgestelde vragen. Veelgestelde vragen 1. U zit in het jaar 2020. Het verlofjaar 2019 is nog actief. Er wordt een verlofaanvraag vastgelegd voor het verlofjaar 2019. Hoe wordt deze verwerkt?  De verlofaanvraag wordt verwerkt op basis van de begindatum van de verlofaanvraag waarbij wordt gekeken of er voldoende saldo is en of er een vervaldatum aan de verlofsoort is gekoppeld. Op basis van deze gegevens zal de verlofaanvraag verwerkt worden.  2. Het verlofjaar 2017 is nog actief. Er wordt een verlofaanvraag vastgelegd die over de jaargrens heengaat. Hoe wordt deze verwerkt?  Voorbeeld Er wordt een verlofaanvraag vastgelegd van 29 december 2017 t/m 4 januari 2018. In het actieve verlofjaar (2017) wordt de volledige verlofaanvraag (van begindatum t/m einddatum) getoond, maar alleen de uren voor 2017 (= 24 uur) worden afgeschreven en getoond (afb.08). afb. 08  Hierbij wordt gekeken of er voldoende saldo is en of er een vervaldatum aan de verlofsoort is gekoppeld. Zodra het verlofjaar 2018 actief is, worden de verlofuren die van toepassing zijn op dit verlofjaar verrekend.  3. Het verlofjaar 2019 is nog actief. Er wordt een verlofaanvraag vastgelegd voor het jaar 2020. Hoe wordt deze verwerkt?  De verlofaanvraag wordt verwerkt op basis van de begindatum van de verlofaanvraag. Hierbij wordt gekeken naar de inhoud van de verlofregeling (op full time basis). De uren van de verlofaanvraag worden gereserveerd. De medewerkers zien wel de verlofaanvraag die is ingelegd, maar niet hun saldo van 2020. 4. Het verlofjaar 2018 is actief. Er wordt een verlofaanvraag vastgelegd die over de jaargrens heengaat. Hoe wordt deze verwerkt?  Voorbeeld Er wordt een verlofaanvraag vastgelegd van 29 december 2017 t/m 4 januari 2018. In het actieve verlofjaar (2018) wordt de volledige verlofaanvraag getoond, maar alleen de uren voor 2018 worden afgeschreven en getoond, waarbij het systeem kijkt of er voldoende saldo is en of er een vervaldatum aan de verlofsoort is gekoppeld.  Bij een fulltime dienstverband is dit 8 uur omdat 1 januari als feestdag is aangemerkt (afb. 09). Voor het verrekenen van de twee dagen in 2017 moet u het huidige verlofjaar (2018) corrigeren, waardoor het saldo in de kolom Overgeheveld wordt aangepast.  afb. 09 5. Het nieuwe verlofjaar 2018 is toegekend, maar er moet nog Extra Individueel Verlofrecht met boekingsdatum in 2017 worden ingevoerd. Wat moet u doen?  Als u nog een extra individueel recht wilt toekennen aan (een) medewerker(s), kunt u het beste de volgende stappen doorlopen.  Stap 1 Kies Instellingen > Verlof > Verlofrecht toekennen.  Klik rechtsboven in het scherm op de knop Toevoegen   en kies bij het veld Actie voor Ongedaan maken huidige verlofjaar. Klik rechtsonder in het scherm op de knop Starten. Zodra u in het overzichtsscherm van de functie Instellingen > Verlof > Verlofrecht toekennen ziet dat deze Actie de status Verwerkt heeft met een datum en een tijd, is het verlofjaar teruggezet van 2018 naar 2017. Proces id Verlofjaar Actie Gebruiker Status Mutatiedatum 10533956/3 2017/2018 Ongedaan maken huidig verlofjaar Tester 01 Verwerkt 26-01-2017 10:01:50 Stap 2 Voer nu de gewenste extra individuele verlofrechten in voor de betreffende medewerker via de functie Medewerker > Verlof > Extra Individueel Verlofrecht. Let op: kies hier voor de juiste peildatum. Stap 3 Kies Instellingen > Verlof > Verlofrecht toekennen.  Klik rechtsboven in het scherm op de knop Toevoegen   en kies bij het veld Actie voor Huidig verlofjaar corrigeren. Klik rechtsonder in het scherm op de knop Starten. Zodra u in het overzichtsscherm van de functie Instellingen > Verlof > Verlofrecht toekennen ziet dat deze Actie de status Verwerkt heeft met een datum en een tijd, is het verlofjaar bijgewerkt. Nu zijn alle door u ingevoerde extra individuele verlofrechten verwerkt in het verlofsaldo van de medewerker(s). U kunt er ook voor kiezen om voor een medewerker het saldo bij te werken door in het medewerkerscherm Verlofsaldo onderin het scherm te kiezen voor Herberekenen. Het verlofsaldo van de gekozen medewerker wordt dan direct bijgewerkt.  Stap 4 U moet nu het verlof jaar 2018 weer opstarten. Kies Instellingen > Verlof > Verlofrecht toekennen.  Klik rechtsboven in het scherm op de knop Toevoegen   en kies bij het veld Actie voor Nieuw verlofjaar. Klik rechtsonder in het scherm op de knop Starten. Zodra u in het overzichtsscherm van de functie Instellingen > Verlof > Verlofrecht toekennen ziet dat deze Actie de status Verwerkt heeft met een datum en een tijd, is het verlofjaar 2018 actief en zijn de (gecorrigeerde) verlofsaldi van 2017 overgeheveld. 6. Hoe kan ik Extra individueel verlofrecht voor meerdere medewerkers tegelijk invoeren?  Het is mogelijk om Extra individueel verlofrecht (collectief) te importeren via het menu Beheer > Import/Export > Aanmaken Excel bestand. Volg hiervoor de volgende stappen  Stap 1 Open het Excel-bestand door bij het menu Beheer > Import/Export > Aanmaken Excel bestand de definitie Importeren Extra Individueel Recht te selecteren en rechts onderin het scherm te klikken op de knop Maak bestand (afb. 10).  afb. 10 Stap 2 Bekijk het Excel-bestand. Dit ziet eruit zoals in afb. 11 en kan voor u qua kolomindeling afwijken. afb. 11  Stap 3 Selecteer in het Excel-bestand alle kolommen (in dit voorbeeld A t/m I), klik met de linker muisknop en kies de optie: Format cells met de optie Text (Engelse versie) / Cel eigenschappen met de optie Tekst (Nederlandse versie). Klik op OK om de gekozen optie vast te leggen (afb. 12).  afb. 12 Stap 4  Selecteer in het Excel-bestand alleen de kolommen die met een datum gevuld moeten worden (in dit voorbeeld kolom D). Klik met de linker muisknop en kies de optie Format cells met de optie Date.(Engelse versie) / Cel eigenschappen met de optie Datum (Nederlandse versie).  Klik op OK om de gekozen optie vast te leggen (afb. 13).  afb. 13  Stap 5 U kunt nu de kolommen vullen met de gegevens van de medewerkers waarvoor een Extra Individueel Verlofrecht moet worden toegekend. U ziet in dit voorbeeld dat in de kolommen waar een cijfer wordt ingevuld, een ‘ verschijnt. Dit is het juiste format (afb. 13).  Onderaan het Excel-bestand ziet u twee tabbladen. Hierin vindt u de codes voor Type recht en Verlofsoort (afb.14). Bij de verlofsoort kunt u kiezen voor de verlofsoorten die in uw verlofregeling(en) zijn opgenomen. Vervolgens slaat u het Excel-document lokaal op uw PC op.   afb. 14  Stap 6 Selecteer het bij stap 5 opgeslagen Excel-bestand met de knop Browse door via het menu Beheer > Import/Export > Importeer Excel bestand de importdefinitie Importeren Extra Individueel Recht te selecteren.  Klik op de knop Importeer bestand (rechts onderin) om het bestand in te lezen en de Extra Individuele Rechten bij de betreffende medewerkers te boeken (afb. 15). afb. 15 7. Bij sommige verlofsoorten wordt het verlofsaldo van vorig jaar (2019) niet overgeheveld. Wat kan hiervan de oorzaak zijn?  De twee meest voorkomende oorzaken zijn:  1. Het veld Max aantal over te hevelen uren is niet correct gevuld in de verlofregeling. Dit kunt u aanpassen door het wijzigen van de verlofregeling via het menu Instellingen > Verlof > Verlofregeling. Controleer of het veld Max aantal over te hevelen uren in de betreffende verlofsoort inderdaad niet correct is gevuld. Als u de verlofregeling aanpast, moet u daarna via Instellingen > Verlof > Verlofrecht de actie Huidig verlofjaar corrigeren uitvoeren.   Let op: correcties in een verlofregeling moet u aanpassen met de juiste peildatum. In deze situatie is dit 1 januari van het voorgaande verlofjaar = 1-1-2019. 2. Als een medewerker per 1-1-2020 een andere verlofregeling krijgt, worden eventuele restsaldi (zowel positief als negatief) niet overgeheveld.  We adviseren om hiervoor contact op te nemen met een consultant.  8. Kan ik vervallen verlof bij medewerkers in 2019 nog terugzien?  Bij het starten van het verlofjaar 2018 zijn vervallen uren uit het verlofjaar 2019 niet meer zichtbaar. In HR Core Business kunt u deze vervallen rechten nog terugzien via het verlofjaar 2019, menu Medewerker > Verlof > Verlofsaldo. Publishing Date : 1/7/2020

Gewijzigd en verbeterd  Persoonscode voortaan alleen-lezen Waarom  Omdat aanpalende applicaties de persoonscode gebruiken als sleutelveld, is het wijzigen ervan niet wenselijk. Dit kan zelfs resulteren in het niet meer kunnen koppelen van persoonsgegevens, omdat de laatst bekende persoonscode een andere was. Daarom is het niet meer mogelijk om de persoonscode te wijzigen via het scherm Persoon. Als het toch nodig is om een andere persoonscode aan een medewerker te koppelen, kun je dit doen door het wijzigen van het unieke persoonlijke Id (UPI).  Hoe  Medewerker > Persoon > Persoon  In het scherm Persoon is het veld Persoonscode vanaf deze release een alleen-lezen veld en daarmee niet langer te wijzigen via het scherm of via import.  Beheer > Gegevensuitwisseling > Wijzig UPI Als het toch nodig is een persoonscode te wijzigen, kan dit via het scherm Wijzig UPI. Actie Er is geen actie nodig. Foutmelding bij beëindigen Organisatorische eenheid op begindatum Waarom Als je een Organisatorische eenheid beëindigt met een Peildatum die gelijk is aan de ingangsdatum van de Organisatorische eenheid, dan viel de einddatum van de organisatorische eenheid vóór de ingangsdatum. Hierdoor was het niet meer mogelijk de Organisatorische eenheid te raadplegen of wijzigen.  Hoe Instellingen > Formatie & organisatie > Organisatorische eenheden Als je een organisatorische eenheid beëindigt op de ingangsdatum van dezelfde organisatorische eenheid, dan resulteert dit vanaf nu in de foutmelding: Het beëindigen van deze OE is mislukt, gevolgd door de technische informatie. Het is wel mogelijk om de organisatorische eenheid te verwijderen per de ingangsdatum. Dit heeft hetzelfde resultaat als het beëindigen op de ingangsdatum. Actie Er is geen actie nodig. Vrije velden toepassen in profielen Waarom Veel organisaties gebruiken vrije velden voor het vastleggen van gegevens die specifiek nodig zijn binnen die organisatie. Omdat dit vaak velden zijn met een standaard waarde, is het wenselijk dat deze vrije velden te kunnen toevoegen en gebruiken in profielen. Daarom is het vanaf deze release mogelijk om ook vrije velden op te nemen in een profiel Hoe Instellingen > Vastlegging > Profielen Via de zoekfunctie die je gebruikt voor het zoeken naar en toevoegen van een gegevenselement aan een profiel, is het nu ook mogelijk om vrije velden te zoeken en selecteren. Je selecteert een vrij veld door de code of naam van het vrije veld (element) in te typen, de lijst met alle vrije velden roep je op door bij Soort element de tekst vrij element in te typen. Vervolgens kun je hier voor het geselecteerde veld (element) een standaard waarde invullen.   Let op Het is niet mogelijk vrije velden in een profiel op te nemen, die zowel medewerker- als op contractniveau in gebruik zijn. Probeer je een vrij veld toe te voegen dat op beide niveaus is gedefinieerd, dan krijg je een foutmelding. Dit los je op door het vrije veld te definiëren op één niveau. Actie Er is geen actie nodig. Rapport Verlofrecht alleen nog in Excel Waarom Zoals aangekondigd in de vorige release notes hebben we vanaf release 2020-12 het rapport Verlofrecht aangepast. Van gebruikers hebben we feedback hebben gekregen dat zij het rapport bij voorkeur in excel beschikbaar willen hebben, zodat zij het gemakkelijk kunnen gebruiken voor controle-doeleinden. Daarom is het rapport Verlofrecht vanaf deze release alleen nog beschikbaar in excelformaat. Daarnaast is de performance voor het aanmaken van het rapport verbeterd. Hoe Instellingen > Verlof > Verlofrecht toekennen Als je via het scherm Verlofrecht toekennen een van de volgende Acties uitvoert: Nieuw verlofjaar, Huidig verlofjaar corrigeren of Huidig verlofjaar ongedaan maken, dan wordt het rapport hiervan voortaan alleen nog aangemaakt in excelformaat en niet meer als pdf. Wil je het rapport toch naar pdf te exporteren, dan kun je dit doen door de excel op te slaan als pdf. Actie Er is geen actie nodig. Rapporten Verwerkingsverslag werkroosters genereren en Overboeken verlofrechten in excel en pdf Waarom Zoals aangekondigd in de vorige release notes gaan we in het kader van het verbeteren van de operationele rapporten als eerste de rapporten rond het toekennen van verlofrechten aanpassen. Van gebruikers hebben we feedback hebben gekregen dat zij de rapporten Verwerkingsverslag werkroosters genereren en Overboeken verlofrechten bij voorkeur in excel beschikbaar willen hebben, zodat zij deze gemakkelijk kunnen gebruiken voor controle-doeleinden. Daarom zijn deze rapporten vanaf release 2020-12 beschikbaar in zowel excelformaat als pdf. Daarnaast is de performance voor het aanmaken van deze rapporten verbeterd. Hoe Instellingen > Werkpatroon > Werkroosters genereren Instellingen > Verlof > Overboeken verlofrechten Als je de actie Werkroosters genereren of Overboeken verlofrechten uitvoert, kun je de rapporten hiervan opvragen in zowel excelformaat als pdf. De standaard waarde in het veld Opslaan als is Excel.  Actie Als je het rapport wilt opvragen in pdf, moet je de waarde van het veld Opslaan als wijzigen in Pdf. In- en uitdienstdatum toegevoegd aan scherm AVG Wissen Persoonsgegevens Waarom In het scherm AVG Wissen Persoonsgegevens zie je de medewerkers die de laatste 7 jaar niet in dienst zijn geweest. De lijst bevat ook medewerkers die die nooit in dienst zijn getreden. Van deze medewerkers zou je in principe de persoonsgegevens moeten wissen omdat er geen doelbinding meer is. Soms is het echter wenselijk deze persoonsgegevens nog niet te verwijderen, bijvoorbeeld omdat een medewerker een maand later alsnog in dienst treedt. Op basis van feedback in het wensenportaal en de customer effort score hebben wij daarom de getoonde gegevens in dit scherm uitgebreid, zodat je de medewerkers die nooit in dienst zijn getreden kunt herkennen. Hoe Medewerker > Medewerker > AVG Wissen persoonsgegevens Aan het scherm AVG Wissen persoonsgegevens zijn de kolommen Datum Indienst en Datum Uitdienst toegevoegd. Als deze kolommen leeg zijn, kan dit ondersteunen in de keuze om de persoonsgegevens van de medewerker te wissen. Acties Er is geen actie nodig. AVG Wissen persoonsgegevens - aantal te wissen gegevens uitgebreid Waarom Uit de feedback van de customer effort score voor het scherm AVG wissen persoonsgegevens die we naar aanleiding van de vorige release hebben ontvangen, bleek dat het wenselijk was de te wissen persoonsgegevens verder uit te breiden. Hoe Medewerker > Medewerker > AVG Wissen Persoonsgegevens  Als de persoonsgegevens van een medewerker worden gewist, worden vanaf deze release ook de volgende gegevens gewist: contractgegevens Functie  Afdeling  Vestiging  Kostenplaats Organisatie Eenheid  kindgegevens Voorletters kind Roepnaam kind Geslacht Voornamen kind Memo Datum overlijden kind Salarisstrookviewer Rapporten > Salarisspecificaties > Salarisstrook viewer Daarnaast is niet langer mogelijk om via de Salarisstrook viewer de salarisstrook van gewiste personen op te vragen.  Acties Er is geen actie nodig. Medewerkercode van manager voortaan getoond in historie Organisatorische eenheid Waarom Bij de zogenaamde Gemba walk, wordt op de werkvloer rondgelopen en geobserveerd hoe gebruikers het systeem gebruiken om er achter te komen welke kleine en grote verbeteringen je kunt doorvoeren. Hieruit bleek dat er behoefte is aan het tonen van de medewerkercode van de manager in de historie van de Organisatorische eenheid. Hiermee voorkom je extra invoertijd voor het opzoeken van medewerkercodes van managers als achternamen vaker voorkomen. Hoe Instellingen > Formatie & organisatie > Organisatorische eenheden Als je een organisatorische eenheid hebt geselecteerd en de historie van de organisatorische eenheid opvraagt, zie je vanaf deze release de medewerkercode van de manager in een aparte kolom voor de naam van de manager staan. Dit geldt voor zowel de manager als de back up manager.  Actie Er is geen actie nodig. Opgeloste meldingen Vrije schermen - opmerkingen naar aanleiding van aanpassingen september release (2239929) Melding Vanaf september release is het mogelijk om na het selecteren van een vrij scherm, eerst een medewerker te selecteren. Als je dit doet opent het vrije scherm meteen en hoef je niet te wachten tot alle medewerkers zijn geladen.  Als het vrije scherm echter was aangemaakt als contractscherm: was het selecteren van een medewerker nog niet mogelijk ging het scherm, nadat je bij een medewerker had gekeken en wilde annuleren, weer de gehele lijst met medewerkers openen wat een time out kon veroorzaken Oplossing In deze release zijn de hiervoor genoemde zaken opgelost: Vanaf deze release geldt ook voor vrije schermen die zijn aangemaakt zijn op contractniveau dat het scherm niet direct opent met alle medewerkers, maar met een leeg scherm. Hierna kun je net als de vrije schermen die op medewerkerniveau zijn aangemaakt, zoeken op medewerker en medewerkercode. Als je, na het openen van het vrije scherm bij een medewerker op Annuleren klikt, ga je terug naar het eerste zoekscherm en niet meer naar het scherm met alle medewerkers. Hierna kun je weer starten met zoeken van een medewerker. Acties Er is geen actie nodig. Workflows verdwijnen uit signaaldefinitie bij instellen einddatum ontvanger (2180114) Melding Als  via Actieve signalering een einddatum bij een workflow als ontvanger werd ingevoerd, verdwenen ook de andere workflows bij ontvangers. Oplossing Instellingen > Actieve signalering > Signaal ontvangers  Dit is opgelost. De andere workflows die bij de ontvangers zijn gedefinieerd, blijven actief totdat er specifiek voor die ontvangers een einddatum wordt ingevoerd.  Actie Wij adviseren om te controleren op de aanwezigheid van workflows als ontvangers.  Publishing Date : 11/19/2020

Modified and Improved Person code read-only from now on Why Interface applications use the person code as a key field, which is why changing it is unwise. A change to a person code can even result in an inability to link personal details, as the last known person code was different. This is why it is no longer possible to change the person code on the Person screen. If it nevertheless becomes necessary to link a different person code to an employee, you can do this by changing the Unique Personal ID (UPI). How Employee > Person > Person  On the Person screen, the Person code field is a read-only field as of this release, and it can no longer be changed on the screen or through an import.  Management > Data exchange > Modify UPI If it nevertheless becomes necessary to change a person code, this can be done on the Change UPI screen. Action No action is required. Error message when terminating Organizational unit on start date Why If you terminate an Organizational unit with a Reference Date equal to the start date of the Organizational unit, then the end date of the organizational unit was set before the start date. As a result, it was no longer possible to consult or modify the Organizational unit.  How Settings > Formation & Organization > Organizational Units If you terminate an organizational unit on the effective date of the same organizational unit, you will now see the following error message: Termination of this OU failed, followed by the technical details. It is still possible to delete the organizational unit as of the effective date. This has the same result as termination on the effective date. Action No action is required. Using free fields in profiles Why Many organizations use free fields to record data that is specifically relevant to them. Many fields have default values, which is why it is desirable to be able to add and use free fields in profiles. Free fields in profiles are possible as of this release. How Settings > Recording > Profiles The search function for finding and adding a data element to a profile now also allows searching for and selecting free fields. You select a free field by typing in the code or name of the free field (element). You can call up a list of all free fields by typing free element in the Type of element search parameter. You can then enter a standard value for the selected field (element) here. Please note You cannot include free fields in a profile that are in use at both employee and contract level. If you try, you will receive an error message. You can resolve this by defining the free field at one level. Action No action is required. Leave entitlement report now only in Excel Why As announced in the previous release notes, we have adjusted the Leave entitlement report from release 2020-12. We have received feedback from users that they prefer to have the report available in Excel for auditing purposes. This is why the Leave entitlement report is only available in Excel format as of this release. In addition, report generation performance has been improved. How Settings > Leave > Grant leave entitlement If you perform one of the following Actions on the Grant leave entitlement screen: New leave year, Correct current leave year or Undo current leave year, the corresponding report will now only be created in Excel format and no longer as a PDF. If you still want to export the report to PDF, you can do this by saving the Excel as a PDF. Action No action is required. Generate work schedules processing reports and Transfer of leave entitlements reports in Excel and PDF Why As announced in the previous release notes, we are starting with adjustments to the reports on granting leave as part of the operational reporting improvements. We have received feedback from users that they prefer to have the Generate work schedules processing report and the Transfer of leave entitlements report available in Excel for auditing purposes. These reports are available in both Excel format and PDF as of release 2020-12. In addition, report generation performance has been improved. How Settings > Work pattern > Generate work schedules Settings > Leave > Transfer leave Entitlements If you perform the Generate work schedules or Transfer leave entitlements actions, you can export the reports in both Excel format and PDF. Excel is the default value in the Save as field.  Action If you want to export the report in PDF, you must change the value in the Save as field to PDF. Start and end dates added to the GDPR Delete Personal Data screen Why The GDPR Delete Personal Data screen shows you all employees who have not been employed for the last seven years. The list also includes individuals who never entered employment. In principle, you should delete the personal data of these individuals because there is no longer any purpose limitation. Sometimes, however, it may be useful not to delete this personal data, for example because an individual will be entering employment a month later. Based on feedback in the wishes portal and from the customer effort score, we have expanded the data shown on this screen so that you can recognize the individuals who never entered employment. How Employee > Employee > GDPR Delete Personal Data The Start Date and End Date columns have been added to the GDPR Delete Personal Data screen. If these columns are empty, the user may find it easier to decide whether to delete the individual’s personal data. Actions No action is required. GDPR Delete Personal Data - data to be deleted expanded Why Feedback from the customer effort score for the GDPR Delete Personal Data screen following the previous release indicated a need for a greater range of personal data to be deleted. How Employee > Employee > GDPR Delete Personal Data  If an employee’s personal data is deleted, the following fields will also be deleted as of this release: contract details Position  Department  Location  Cost center Organizational Unit  details of children Child’s initials Child’s first name Gender Child’s first and middle names Memo Date of child’s death Salary slip viewer Reports > Salary breakdown > Salary slip viewer In addition, it is no longer possible to call up the salary slip of deleted individuals in the Salary slip viewer.  Actions No action is required. Manager’s employee code is now shown in the Organizational unit history Why During a Gemba walk, people walk around the workplace and observe how users make of use the system to identify potential improvements, both large and small. The most recent walk revealed a need to see the manager’s employee code in the Organizational unit history. This eliminates the additional time required for looking up managers’ employee codes in the case of common surnames. How Settings > Formation & Organization > Organizational Units If you have selected an organizational unit and requested the history of the organizational unit, as of this release you will see the manager’s employee code in a separate column before the manager’s name. This applies to both the manager and the backup manager.  Action No action is required. Solved Messages Free screens - comments regarding September release modifications (2239929) Message As of the September release, you can select an employee after selecting the free screen. This means the free screen will open immediately and you no longer have to wait until all employees have been loaded.  However, if the free screen was created as a contract screen: it was not yet possible to select an employee the screen opened the entire list of employees again after the user consulted an employee or tried to cancel, which could cause a timeout Solution The following issues have been solved as of this release: Starting with this release, free screens that have been created at contract level will not open immediately with all employees, but with a blank screen. Once the screen opens, you can search by employee and employee code, just like on the free screens that have been created at employee level. If you click Cancel after opening the free screen for an employee, you will return to the first search screen and no longer to the screen showing all employees. You can then resume searching for an employee. Actions No action is required. Workflows disappear from notification definition when setting receiver end date (2180114) Message If an end date was entered in a workflow as recipient through Active notification, the other workflows also disappeared from recipients. Solution Settings > Active notification > Notification recipients  This has been resolved. The other workflows defined for the recipients remain active until an end date is entered specifically for those recipients.  Action We recommend checking for the presence of workflows and recipients. Publishing Date : 11/19/2020

Mededeling  Verslag toekenning verlofrecht We zijn bezig met het verbeteren van de operationele rapporten. Met het oog op de jaarwisseling en de HR processen rondom het toekennen van verlofrecht, is het rapport Verslag toekennning verlofrecht één van de rapporten die hier als eerste voor in aanmerking komt. Het bevorderen van de performance zal een onderdeel van de verbeteringen zijn. Op basis van feedback van gebruikers is vastgesteld dat het de voorkeur heeft het rapport in excel beschikbaar te hebben, zodat dit gemakkelijk gebruikt kan worden voor controle-doeleinden. Daarom is het rapport Verslag toekennning verlofrecht vanaf de decemberrelease alleen nog beschikbaar in excelformaat. Als er behoefte is om het rapport toch naar pdf te exporteren, dan kun je dit doen door de excel op te slaan als pdf. Nieuw  Arbeidsvoorwaarde Integratie Duitsland  Waarom  Bij de bedrijven die door onze partner Lohn AG in Duitsland worden verloond, ontstond de behoefte aan één arbeidsvoorwaarde met specifieke gegevens voor de verloning in Duitsland.  Hoe Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaardenpakket > Integratie Duitsland Als de consultant van Visma | Raet bij de implementatie de arbeidsvoorwaarde Integratie Duitsland aan het arbeidsvoorwaardencluster heeft toegevoegd, is deze beschikbaar in het Arbeidsvoorwaardenpakket. De velden die in het arbeidsvoorwaardenscherm Integratie Duitsland staan, bevatten de gegevens die nodig zijn voor het verlonen in Duitsland, eventueel aangevuld met specifieke velden die gelden voor het bedrijf. Meer informatie over deze arbeidsvoorwaarde en de velden vind je in de online help.   Actie Er is geen actie nodig.  Rapport Voorgestelde UPI Waarom Voor applicaties die gebruik gaan maken van HR Core Business via API's, zoals Verzuim 2.0 en Identity & Access Management, is het nodig dat bij alle medewerkers de Unieke Persoonlijke Identiteit (UPI) is ingevuld. Om je hierin te ondersteunen hebben wij een rapport ontwikkeld dat laat zien: of UPI's zijn ingevuld of er bij ingevulde UPI's conflicten zijn, bijvoorbeeld op de uniciteit van de UPI versus het Burgerservicenummer (BSN) van de medewerker welke UPI het systeem voorstelt Je kunt dit rapport gebruiken om de voorgestelde UPI's te genereren.  Hoe Rapporten > Controle > Voorgestelde UPI In het scherm Voorgestelde UPI geef je op of je het rapport wilt genereren in Excel of Csv. Let op: als je voor medewerkercodes en/of UPI's voorloopnullen gebruikt en je opent een csv-bestand in Excel, dan kunnen deze voorloopnullen wegvallen. Vervolgens kun je bij Medewerkerselectie opgeven welke medewerkers je in het rapport wilt zien: Alleen conflicten Deze selectie laat alleen de medewerkers zien waarvoor op basis van de UPI en het BSN, en eventueel de achternaam en geboortedatum, conflicten ontstaan. Alleen zonder UPI Deze selectie toont alleen de medewerkers zonder UPI. Zonder UPI en gerelateerde medewerkers Deze selectie toont de medewerkers zonder UPI en medewerkers die op basis van BSN, Achternaam of geboortedatum gerelateerd zijn aan de medewerker zonder UPI. Alles Deze selectie toont alle medewerkers.  Tot slot kun je ervoor kiezen om wel of geen opmerkingen in het rapport op te nemen. Als je de optie hiervoor aan zet, zie je bijvoorbeeld opmerkingen die over een conflict gaan. Het rapport Voorgestelde UPI komt als Excel of CSV in Mijn rapporten te staan. De taal van het rapport is Engels, omdat dit over het algemeen de taal is van de koppelingen die de UPI gaan gebruiken.   Meer informatie en uitleg over de diverse kolommen vind je in de Online Help. Actie Er is geen actie nodig.  Gewijzigd en verbeterd  AVG Wissen Persoonsgegevens uitgebreid Waarom  In de feedback die we van onze klanten hebben ontvangen op de nieuwe functionaliteit AVG wissen persoonsgegevens is gevraagd om de persoonsgegevens die worden gewist, uit te breiden met een aantal velden.  Hoe Medewerker > Medewerker > AVG Wissen Persoonsgegevens  Als de persoonsgegevens van een medewerker worden gewist, worden vanaf deze release ook de volgende gegevens gewist: Medewerkergegevens Geboortedatum Identity  UPI Partnergegevens Achternaam Partner Voornamen Partner Telefoonnummer Partner Straat (mdw.) Huisnummer (mdw.) Huisnummer toevoeging (mdw.) Postcode (mdw.) Woonplaats (mdw.) Woonland Actie De gegevens worden gewist wanneer je de menu-optie AVG Wissen Persoonsgegevens gebruikt.  AVG Verwijderen Persoonsgegevens naar Self Service Waarom  Tot deze release moest je persoonsgegevens en workflows in Self Service handmatig verwijderen, als deze op basis van de AVG niet langer bewaard mochten blijven. Vanaf deze release is dit gewijzigd en wordt er bij het verwijderen van een medewerker via AVG Wissen Persoonsgegevens aan Self Service doorgegeven om ook daar deze medewerkergegevens te verwijderen.  Hoe Medewerker > Medewerker > AVG Wissen Persoonsgegevens  Als de medewerker is verwijderd via AVG Wissen Persoonsgegevens, wordt deze medewerker via de export Self Service verstuurd met de indicatie V (= verwijder). Actie De medewerker wordt als verwijderd naar Self service verstuurd, als je de menu-optie AVG Wissen Persoonsgegevens gebruikt.  Uniciteitscheck UPI alleen op Burgerservicenummer Waarom In de praktijk kan het voorkomen dat, met name bij het opnieuw in dienst nemen, medewerkers in dienst komen waarbij de naam net iets anders is geschreven, maar waarbij het op basis van het Burgerservicenummer (BSN) wel degelijk om dezelfde persoon gaat. Daarom is er voor gekozen de uniciteitscheck die nagaat of UPI uniek is, te beperken tot het BSN en alleen de check op de achternaam en geboortedatum uit te voeren op het moment dat het BSN niet aanwezig is.  Hoe Medewerker > Instroom / Uitstroom > Aanmaken medewerker Medewerker > Instroom / Uitstroom > Aanmaken medewerker met profielgroep Beheer > Gegevensuitwisseling > Wijzig UPI De controle op de uniciteit van een UPI gaat als volgt: Als de UPI wordt vastgelegd bij de medewerker en de UPI bestaat reeds bij een andere medewerker met hetzelfde BSN, dan wordt deze UPI geaccepteerd. Als de UPI reeds bestaat bij een andere medewerker met een ander BSN, dan wordt deze UPI afgewezen en krijg je een foutmelding. Als er bij de bestaande medewerker met dezelfde UPI geen BSN bestaat, vindt de controle op uniciteit plaats op basis van achternaam en geboortedatum. Actie Er is geen actie nodig.  UPI op basis van BSN bij import en Self Service Waarom  Sinds de vorige release controleert het systeem bij het invoeren van het BSN van een nieuwe medewerker via de wizard Aanmaken medewerker of Aanmaken medewerker met profielgroep of dit BSN binnen de klant al bekend is en vult, als dit zo is, bij het veld Uniek Persoonlijk Id een voorgestelde waarde in.  Het was wenselijk om dit ook op deze manier te laten plaatsvinden bij het invoeren van nieuwe medewerkers via Import of via Self Service.  Hoe HR Self Service  Beheer > Externe mutaties > Upload extern mutatiebestand > Raet Basisdocument Als de medewerker met een BSN wordt ingevoerd, zal de applicatie, als er reeds een UPI bekend is bij hetzelfde BSN, deze UPI automatisch aanvullen bij import of invoer via HR Self Service.  Dit aanvullen gebeurt pas bij het voltooien van de import. Een aangevulde UPI zie je dus nog niet bij het invoeren van een nieuwe medewerker in Self Service, maar is pas zichtbaar op het moment dat de gegevens zijn gesynchroniseerd met HR Core Business. Actie Er is geen actie nodig Opgeloste meldingen Waarde voor taal verschijnt niet in HR Self Service (change 2271307) Melding  De rubriek PS10 Taal verscheen voor sommige medewerkers niet in het formulier in HR Self Service. Omdat de taal, dus rubriek PS10, als standaard waarde is ingevoerd op het niveau van Nederland en op medewerkerniveau kan worden overgeschreven, werd deze niet meegegeven als deze niet expliciet was ingevoerd op het niveau van de medewerker zelf. Oplossing Dit is opgelost. Vanaf deze release wordt ook de opgeschakelde waarde van het niveau Nederland bij de medewerker meegegeven in de export naar Self Service. Actie Er is geen actie nodig.  Publishing Date : 10/22/2020

Notifications Grant leave entitlement report We are working on improving the operational reports. While we are heading towards the turn of the year, we are entering the period in which the HR processes regarding the granting of leave entitlement are executed. This means that it makes sense to to prioritize improving the report Grant leave entitlement. Increase of performance will be part of the improvements. Based on feedback from our users, we have determined that it is preferable to have the report Grant leave entitlement available in excel. so that it can be easily used for control purposes. Therefore, as of the December release, the report will only be available in Excel format. Should there be a need to export this report to pdf, you can do this by saving the excel as pdf.   New Integration of terms of employment Germany Why  At the companies that are remunerated by our partner Lohn AG, in Germany, the need arose for integrated terms of employment with specific data for remuneration in Germany.  How Employee > Contract > Terms of employment package > Integration Germany If, during implementation, the Visma | Raet consultant has added the Integration Germany terms of employment to the terms of employment cluster, this will be available in the Terms of employment package. The fields displayed in the Integration Germany terms of employment screen contain data that is required for remuneration in Germany, supplemented in some cases by company-specific fields. You can find more information about these terms of employment and the fields related to them in the online help. Action No action is required. Proposed UPIs report Why For applications that will make use of HR Core Business through APIs, including Verzuim 2.0 and Identity & Access Management, it is necessary to award a Unique Personal Identity (UPI) to each employee. To support you in this process, we have developed a report that shows: whether the UPI fields have been filled out whether there are conflicts related to the completed UPI fields, for example with regard to the unicity of a UPI in relation to the employee’s citizen service number (BSN) UPIs proposed by the system You can use this report to generate the proposed UPIs.  How Reports > Check > Proposed UPIs In the Proposed UPIs screen, you can specify whether you want to generate the report in Excel or CSV. Please note: if you use leading zeros for employee codes and/or UPIs and you open a CSV file in Excel, these leading zeros may be omitted. You can then specify which employees you want to see in the report under Employee selection: Conflicts only This selection only shows employees for whom there are conflicts based on their UPI and BSN, or on their last name or date of birth. No UPI only This selection only shows employees who do not have a UPI. No UPI and related employees This selection shows the employees who do not have a UPI and employees who are related to these employees based on their BSN, last name or date of birth. All This selection shows all employees.  Finally, you can choose whether or not to include comments in the report. If you enable this option, you might see comments about a work conflict, for example. The Proposed UPIs report will be available as an Excel or CSV document under My reports. The language used in the report is English, as the links the UPIs will use tend to also be in English. You can find more information and explanations about the various columns in the online help. Action No action is required. Modified and improved GDPR Delete Personal Data expanded Why In the feedback we received from our customers on the new GDPR Delete Personal Data tool, we were asked to expand the number of personal data fields that are deleted by this functionality.  How Employee > Employee > GDPR Delete Personal Data  If an employee’s personal data is deleted, the following fields will be also deleted as of this release: Employee data ·         Date of birth ·         Identity  ·         UPI Partner data ·         Partner’s last name ·         Partner’s first and middle names ·         Partner’s phone number ·         Street (employee) ·         House number (employee) ·         House number suffix (employee) ·         Postal code (employee) ·         Town/city (employee) ·         Country of residence Action The data can be deleted by using the GDPR Delete Personal Data menu option. GDPR Delete Personal Data linked to Self Service Why Before this release, personal data and workflows in Self Service that could no longer be stored under the GDPR had to be deleted manually. As of this release, when an employee is deleted using GDPR Delete Personal Data, a notification will automatically be sent to Self Service as a reminder to delete the employee data there as well. How Employee > Employee > GDPR Delete Personal Data If an employee is deleted using GDPR Delete Personal Data, the letter V (Dutch: verwijder) will appear in their Self Service profile as a reminder to delete their data. Action If you use the GDPR Delete Personal Data menu option, a notification will be sent to Self Service indicating that the employee has been deleted. UPI unicity check only for citizen service number Why In practice, especially when rehiring, you might encounter a newly hired employee whose name is written slightly differently than when they were previously employed, but whose citizen service number (BSN) already occurs in the system, indicating that they are in fact the same person. That is why the unicity check, which assesses whether a UPI is unique, is limited to the BSN. The last name and date of birth are only checked when there is no BSN available.  How Employee > Inflow/Outflow > Create employee Employee > Inflow/Outflow > Create employee with profile group Management > Data exchange > Modify UPI The UPI unicity check goes as follows: If a UPI that is entered for an employee is already linked to another employee with the same BSN, the UPI will be accepted. If a UPI that is entered for an employee is already linked to another employee with a different BSN, the UPI will be rejected, and an error message will appear. If the existing employee with the same UPI does not have a BSN, the unicity check takes place on the basis of the employee’s last name and date of birth. Action No action is required.  UPIs based on BSN for Import and Self Service Why  Since the previous release, when entering the BSN for a new employee using the Create employee or Create employee with profile group wizards, the system checks whether that BSN is already known by the client and auto-populates the Unique Personal ID field with a suggested value if this is the case. From now on, this will also happen for new employees who are added using Import or Self Service. How HR Self Service  Manage > External changes > Upload external changes file > Raet Basic document If a new employee is entered using their BSN and the system finds that a UPI already exists for this BSN, the application will auto-populate the UPI field with this UPI when importing or entering through HR Self Service. The field will remain empty until the import is completed. This means that an auto-populated UPI will not be visible while entering a new employee in Self Service. It will only become visible when the data is synchronized with HR Core Business. Action No action is required. Resolved notifications Language value does not appear in HR Self Service (change 2271307) Message For some employees, the PS10 Language heading did not appear on the form in HR Self Service. Because the language heading (i.e. the PS10) is entered as a standard value at the national level and can be overwritten at the employee level, it was not included if it was not explicitly entered at the employee level. Solution This has been resolved. As of this release, the national level is also included for each employee in the export to Self Service. Action No action is required. Publishing Date : 10/22/2020

Mededelingen  Uniek Persoonlijk Id en Conversie persoon Waarom  Bij gebruik van generieke API's, zoals Identity en Access management, Verzuim Management en Verzuim Management 2.0, is het gebruik van het Unieke Persoonlijk Id (UPI) verplicht. Dit zorgt er voor dat aanpalende applicaties en services unieke personen en de onderliggende medewerkers kunnen identificeren. Hiervoor is niet alleen het veld UPI beschikbaar gesteld, maar introduceren we ook een nieuw niveau in de structuur van HR Core business, dat de medewerkers aan elkaar koppelt.  Voorbeeld van de structuur van een persoon met onderliggende medewerkers: Hoe Medewerker > Medewerker > Medewerkers Medewerker > Persoon > Persoon Als je een van de hiervoor genoemde oplossingen gaat gebruiken, vragen we om als onderdeel van het implementatietraject de UPI in te vullen. De UPI wordt gebruikt om unieke Personen mee aan te maken. Voor het aanmaken van personen is een conversie nodig. Deze conversie houdt in dat de persoonsgegevens die op het niveau van de medewerker staan, worden gesynchroniseerd en opgenomen op het niveau van de persoon. In het document Persoonsgegevens 2020-10 dat beschikbaar is op de community, vind je de gegevens die beschikbaar worden gesteld aan aanpalende applicaties op het niveau van de persoon en daarom worden gesynchroniseerd. Uw actie Voordat de synchronisatie naar de persoon wordt gestart is het van belang dat de Unieke Persoonlijke Id's zijn ingevuld. Daarnaast moeten de gegevens van de medewerker met het meest recente dienstverband actueel zijn.  Nieuw  Referentie naar de persoon bij de medewerker Waarom  Met de toepassing van de UPI en het in gebruik nemen van het niveau Persoon binnen de structuur van HR Core Business, is er behoefte ontstaan aan inzicht in de relatie van de medewerker met de persoon.  Hoe  Medewerker > Medewerker > Medewerkers  Aan het scherm Medewerkers is het veld Persoon toegevoegd, waaraan je kunt zien welke referentie naar de persoon bestaat. Dit veld kun je niet zelf aanpassen.  De referentie naar de persoon is zichtbaar zodra het nieuwe niveau Persoon is geactiveerd. Het uitrollen van dit nieuwe niveau, zal gefaseerd en naar behoefte plaatsvinden, initieel voor klanten die gebruik gaan maken van de oplossing Identity en Access management of van Verzuim Management 2.0. Uw actie  Er is geen actie nodig. Gewijzigd en verbeterd Uniciteitscheck UPI op basis van BSN Waarom Omdat het soms voorkomt dat er binnen een organisatie meerdere medewerkers met dezelfde achternaam en geboortedatum werkzaam zijn, is het nodig de uniciteitscheck van het Uniek Persoonlijk id (UPI) te laten plaatsvinden via het Burgerservicenummer (BSN). Onder bepaalde voorwaarden mag het BSN gebruikt worden om deze check uit te voeren. Het is echter niet toegestaan het BSN als resultaat of zoekveld te presenteren. Hoe Medewerker > Instroom / Uitstroom > Aanmaken medewerker Medewerker > Instroom / Uitstroom > Aanmaken medewerker met profielgroep Beheer > Gegevensuitwisseling > Wijzig UPI Bij het invoeren van een Uniek Persoonlijk Id (UPI) voor een medewerker controleert de applicatie of de UPI al in gebruik is. Als dit zo is, moet het BSN van de bestaande medewerker met de bestaande UPI overeenkomen met de combinatie BSN en UPI van de nieuwe medewerker. De controle op de achternaam en geboortedatum blijft van toepassing.  Uw actie Als je de UPI wilt wijzigen of invoeren om aan te duiden dat het om dezelfde persoonsgegevens bij meerdere medewerkers gaat, dan moeten BSN, achternaam en geboortedatum van de verschillende medewerkers overeenkomen.  Automatisch vullen Uniek Persoonlijke Id (UPI) Waarom Bij het invoeren van een nieuwe medewerker, moest de gebruiker de beslissing nemen of deze medewerker via een Uniek Persoonlijk Id (UPI) aan een andere medewerker met dezelfde persoonsgegevens gekoppeld moest worden. Als de gebruiker bij een medewerker, waarvan reeds een medewerker bestaat met dezelfde persoonsgegevens een andere UPI invoert, leidt dit tot een nieuw uniek persoon en kan deze niet meer aan de bestaande medewerker worden gekoppeld. Om dit te voorkomen, wordt nu bij invoer op basis van het Burgerservicenummer (BSN) een UPI vooringevuld, als dit BSN reeds bekend is binnen de klant. Hoe Medewerker > Instroom / Uitstroom > Aanmaken medewerker Medewerker > Instroom / Uitstroom > Aanmaken medewerker met profielgroep Bij het invoeren van het BSN van een nieuwe medewerker, controleert het systeem of dit BSN binnen de klant al bekend is en vult, als dit zo is, bij het veld Uniek Persoonlijk Id een voorgestelde waarde in. Als het toch de bedoeling is dat het invoeren van een nieuwe medewerker leidt tot een nieuwe persoon, dan kun je deze voorgestelde UPI overschrijven. Dit geldt nog niet voor Import of Self Service.  Uw actie De UPI wordt ingevuld op basis van de combinatie BSN en UPI die reeds bekend is binnen de applicatie. We adviseren daarom ervoor te zorgen dat de huidige combinaties van BSN en UPI correct zijn.  Autogenereren Uniek Persoonlijk ID Waarom Om het unieke persoonlijke ID (UPI) automatisch te kunnen vullen met de medewerkercode of met een automatisch gegenereerde UPI, zijn er nieuwe stuurgegevens beschikbaar. Hiermee kun je instellen dat het UPI automatisch gevuld wordt met de medewerkercode of met een nummer dat automatisch wordt gegenereerd al dan niet op basis van een volgnummer. Als je het UPI automatisch laat genereren, kun je ervoor kiezen of je het automatisch gegenereerde nummer wilt aanvullen met voorloopnullen en zo ja, tot welke maximale lengte. Hoe Instellingen >Vastlegging > Stuurgegevens UPI Vanaf deze release is het scherm Stuurgegevens UPI toegevoegd aan het menu Instellingen > Vastlegging. Bij het invoeren van een nieuwe medewerker wordt op basis van de instellingen die in dit scherm zijn vastgelegd het UPI gevuld.  Veld / optie Toelichting UPI vullen met Medewerkercode Kies hiervoor als je wilt dat bij het invoeren van een nieuwe medewerker als UPI automatisch de medewerkercode wordt ingevuld. Let op dat bij gebruik van de medewerkercode, dit kan leiden tot unieke UPI's per medewerker, terwijl sommige medewerker juist dezelfde UPI zouden moeten krijgen, om deze te kunnen identificeren als dezelfde persoon. Automatisch genereren Kies hiervoor als je wilt dat de applicatie automatisch een UPI genereert.  Zodra je Automatisch genereren selecteert, zie je de hieronder beschreven velden voor het vastleggen van een aantal eigenschappen van het automatisch gegenereerde UPI. Volgnummer Geef een volgnummer op, als je wilt dat de UPI's die de applicatie automatisch genereert zijn gebaseerd op dit volgnummer + 1, dit volgnummer +2, etc. Dit veld zie je alleen als je bij UPI vullen met hebt gekozen voor Automatisch genereren. Voorloopnullen Plaats hier een vinkje als je wilt dat het automatisch genereerde UPI wordt aangevuld met voorloopnullen tot de maximale lengte die je opgeeft bij Totale lengte. Zodra je hier een vinkje plaatst zie je ook de velden Totale lengte en Voorbeeld. Totale lengte Geef de totale lengte van het UPI op, dus uit hoeveel karakters het maximaal mag bestaan. Staat de optie Voorloopnullen aan, dan vult de applicatie het automatisch gegenereerde UPI aan met voorloopnullen tot de maximale lengte. Let op: we adviseren geen UPI's langer dan 15 karakters te gebruiken. Dit veld is alleen zichtbaar als bij Volgnummer een vinkje staat. Voorbeeld Hier zie je een voorbeeld van het UPI gebaseerd op de instellingen die je in het scherm hebt vastgelegd. Dit veld is alleen zichtbaar als bij Volgnummer een vinkje staat. Uw actie Als je binnen jouw organisatie de UPI's automatisch wilt laten genereren, leg dan de gewenste instellingen vast zoals hierboven beschreven.  Locatie omschrijving, Identity en PingID toegevoegd aan synchronisatie persoon Waarom Als onderdeel van de synchronisatie van persoonsgegevens van de medewerker met het niveau van de Persoon, zijn ook de volgende gegevens toegevoegd: Locatie omschrijving Locatie omschrijving (postadres) Identity en PingID. Dit betekent dat de ingevoerde waardes in deze velden ook worden opgeslagen bij de persoon en bij andere medewerkers worden gekoppeld aan deze persoon.  Hoe Medewerker > Medewerker > Adresgegevens medewerker Medewerker > Medewerker > Medewerker (aanvullend) Zodra het nieuwe niveau Persoon in gebruik is, worden deze gegevens beschikbaar gesteld op het niveau van de persoon. Dat betekent dat deze gegevens beschikbaar worden gesteld, op het moment dat gegevens van een persoon worden opgevraagd. Het houdt ook in dat andere gekoppelde medewerkers met dezelfde persoonsgegevens, gekoppeld aan dezelfde persoon, met deze waardes worden bijgewerkt.  Uw actie Gebruik je het niveau Persoon, dan adviseren we om ervoor te zorgen dat bovengenoemde velden met de meest actuele waardes zijn gevuld. Dit zijn de waardes die ook worden gesynchroniseerd met de persoon en de andere gekoppelde medewerkers. Publishing Date : 9/18/2020

Notifications Unique Personal ID and person conversion Why When using generic APIs, such as Identity and Access Management, Medical Leave Management and Medical Leave Management 2.0, the use of the Unique Personal ID (UPI) is mandatory. It ensures that unique persons and associated employees are identifiable in interface applications and services. The UPI field is available for specifying this ID, and now a new level in the HR Core Business structure has been introduced to link employees. An example of a person’s structure with associated employees: How Employee > Employee > Employees Employee > Person > Person When you use either of the above solutions, the UPI must be specified as part of the implementation process. The UPI is used to create unique persons. This requires a conversion, which ensures that the personal data at the employee’s level is synchronized and included at the person’s level. The Person Data 2020-10 document – available in the community – contains the data that is made available to interface applications at the person’s level and is used for synchronization. Your action Before synchronization commences, the Unique Personal IDs must haven been specified. The data of the employee with the most recent employment must be current. New Reference to the employee’s associated person Why With the application of UPI and the introduction of the Person level in the HR Core Business structure insight into the employee’s relation with the person is required.  How Employee > Employee > Employees The Employees screen now includes the Person field that shows the reference. This field cannot be modified. The reference is displayed when the new Person level has been activated. This new level will be rolled out in phases and where required – initially for clients who will start using Identity and Access Management or Medical Leave Management 2.0. Your action No action is required. Modified and Improved UPI uniqueness check based on BSN Why As an organization may have multiple employees with the same last name and date of birth, the UPI uniqueness check must take place using the BSN (Citizen Service Number). The BSN may be used under certain conditions. The BSN may not be used as a result or search field. How Employee > Inflow/Outflow > Create Employee Employee > Inflow/Outflow > Create Employee with Profile Group Management > Data exchange > Modify UPI When an employee’s Unique Personal ID (UPI) is entered, a check is performed to determine if the UPI is already in use. If it is, the BSN of the existing employee with the existing UPI must match the BSN+UPI combination of the new employee. The last name and date of birth must still be checked. Your action If you want to change or enter the UPI to indicate that the same personal data applies to multiple employees, the BSN, last name and date of birth of these employees must match. Auto-population of Unique Personal ID (UPI) Why When entering a new employee, the user must determine whether that employee should be linked to another employee with the same personal data through a Unique Personal ID (UPI). When the user specifies a different UPI for an employee (where an employee with the same personal data already exists), this will result in a new unique person; that person cannot be linked to the existing employee. This situation is now prevented through auto-population of a UPI based on the BSN (if the BSN is already known by the client). How Employee > Inflow/Outflow > Create Employee Employee > Inflow/Outflow > Create Employee with Profile Group When specifying the BSN of a new employee, the system checks if that BSN is known by the client and auto-populates the Unique Personal ID field with a suggested value. If the intention is to create a new person by entering a new employee, the suggested UPI can be overwritten. This is not yet possible for self service or import.  Your action The UPI is auto-populated based on the BSN+UPI combination already available in the application. We therefore recommend making sure the current BSN+UPI combinations are correct. Autogeneration of Unique Personal ID Why In order to be able to automatically fill in the unique personal ID (UPI) with the employee code or with an automatically generated UPI, new control data is available. With this you can set that the UPI is automatically filled with the employee code or with a number that is automatically generated, whether or not based on a serial number. If you have the UPI generated automatically, you can choose whether you want to supplement the automatically generated number with leading zeros and if so, up to what maximum length. Hoe Settings > Data entry > Configuration UPI As of this release, the Configuration UPI screen has been added to the Settings > Data entry menu. When entering a new employee, the UPI is filled in based on the settings recorded in this screen.   Veld / optie Toelichting Fill UPI with Employee code Select this if you want the employee code to be entered automatically when entering a new employee as a UPI. Please note that when using the employee code, this can lead to unique UPIs per employee, while some employees should receive the same UPI in order to identify them as the same person. Auto generate Choose this if you want the application to automatically generate a UPI. Once you select Auto Generate, you will see the fields described below for capturing some of the properties of the auto-generated UPI. Sequence number Enter a sequence number, if you want the UPIs that the application generates automatically, are based on this sequence number + 1, this sequence number +2, etc. You will only see this field if you have selected Auto generate in the Fill UPI with field. Leading zeros Place a check mark here if you want the automatically generated UPI to be supplemented with leading zeros up to the maximum length you specify at Total length. As soon as you put a check mark here, you will also see the fields Total length and Preview. Total length Enter the total length of the UPI, i.e. how many characters it may contain. If the option Leading zeros is checked, the application fills the automatically generated UPI with leading zeros up to the maximum length. Please note that we advise not to use UPIs longer than 15 characters. This field is only visible if you have checked the Sequence number option. Preview Here you can see an example of the UPI based on the settings you have entered in the screen. This field is only visible if you have checked the Sequence number option. Your action If you want to have the UPIs generated automatically within your organization, record the desired settings as described above. Location description, Identity and PingID added to person synchronization Why As part of the synchronization process of the personal data of an employee at the person’s level, the following data has been added: Location description Postal address location description Identity and PingID This means that the values specified in these fields are also stored at the person and other employees linked to this person. How Employee > Employee > Employee address details Employee > Employee > Employee (supplementary) Once the new Person level is in use, this data is made available at the person’s level. This means that the data is made available when data of a person is retrieved. The values of other linked employees with the same personal data, linked to the same person, are also updated. Your action When the Person level is used, we recommend ensuring that the above fields contain current values. These values are also synchronized with the person and the other linked employees. Publishing Date : 9/18/2020