Releases YouServe

Ter voorbereiding op het vernieuwde toegangsbeheer, ondersteunen we met Salarisdossier, naast het bestaande PING ID, nu ook Visma Connect.   Indien je via het portaal naar Salarisdossier navigeert, verandert er niets. Echter, als je gebruikmaakt van de directe link om naar Salarisdossier te gaan, zal vanaf maandagavond 24-02-2025 een tussenscherm getoond worden. Hierin dient de gebruikersnaam ingevoerd te worden, waarna de gebruikelijke route vervolgd kan worden.     Voor verdere informatie met betrekking tot het toegangsbeheer verwijzen we jullie naar: https://community.visma.com/t5/Nieuws-YouServe/YouServe-toegangsbeheer-wordt-vernieuwd/ba-p/671843    

Nieuw Correctieaangiftes 2023 Waarom In januari 2023 hebben we een nieuwe manier geïntroduceerd om loonaangiftes te controleren en te verzenden. Vanaf deze release worden langs dezelfde weg - indien nodig - automatisch correctieaangiftes over 2023 aangemaakt.   Correctieaangiftes zijn nodig als de salarisverwerking bij het rekenen in 2024 ook tijdvakken van 2023 raakt en deze in de zogenaamde correctiemodus uitrekent: de bruto-netto berekeningen worden dan uitgevoerd volgens de rekenregels van 2023 en de betreffende bedragen moeten daarom met een aparte correctieaangifte 2023 aan de Belastingdienst worden doorgegeven. Hoe Gebruikersgroep Loonaangifte Loonaangifte > Beheer > Aangifte Loonaangifte > Beheer > Collectief verzenden aangiftes Werkwijze Als de salarisberekeningen voor 2024 tot nu toe geleid hebben tot correcties over 2023,  zie je op deze plek binnenkort automatisch de benodigde correctieaangiftes verschijnen: Selecteer het jaartal 2023 om eventuele correctieaangiftes 2023 te kunnen zien. In de kolom Bijzonderheden kun je zien of het een correctieaangifte betreft. Als aangiftetijdvak zie je het laatste aangiftetijdvak van het voorgaande jaar, dus 2023-12 of 2023-13 (vierweken). Reden hiervoor is dat er in feite een nieuwe versie van de laatste aangifte van 2023 wordt klaargezet, inclusief eerdere tijdvakken, als dat van toepassing is. Het is in eerste instantie nog niet mogelijk om de correctieaangiftes te verzenden, de status staat dan nog niet op Gereed voor verzenden, maar je kunt de inhoud op dat moment wel al gaan controleren: dit kan via het scherm Aangifte of via de rapporten Aangifte details en Overzicht totalen en afdrachten. Nadat wij (Visma YouServe) een aantal controles hebben uitgevoerd, geven we de aangiftes vrij voor verzenden. Vanaf dat moment kun je de correctieaangiftes gaan verzenden. Als je in het scherm Aangifte stuurgegevens hebt ingericht dat aangiftes automatisch verstuurd moeten worden, dan worden vanaf het moment van vrijgeven ook de correctieaangiftes automatisch verstuurd, inclusief aangiftes die al klaarstonden. Voor correctieaangiftes geldt geen uiterste aangiftetermijn, dus eventuele wachtdagen zijn niet van toepassing. Automatisch corrigeren aangifte versus handmatig corrigeren Let op: bovenstaande betreft alleen correctieaangiftes die automatisch worden klaargezet na het uitvoeren van een salarisberekening die rekent over 2023. Als de salarisverwerking niet rekent over voorgaand jaar óf als de salarisberekening vanaf periode 01-2024 in nabetaalmodus plaatsvindt, dan worden correctieaangiftes 2023 niet automatisch aangemaakt. Eventuele correcties over 2023 in de aangifte moet je in dat geval handmatig uitvoeren. Let op: dit wordt binnenkort mogelijk, maar we geven deze mogelijkheid pas op een later moment vrij. Handmatig corrigeren van de aangiftes 2023 is op dit moment dus nog niet mogelijk. Actie Houd de komende weken de berichten op community in de gaten, wij gaan bekend maken: wanneer de eerste correctieaangiftes 2023 zijn klaargezet voor controle wanneer je deze kunt gaan verzenden Als je twijfelt hoe voor jou de salarisberekening is ingericht, controleer dan het volgende: In het scherm Beheer > Salarisberekening kun je zien of de berekeningen voor 2024-01 in correctiemodus of nabetaalmodus zijn uitgevoerd. Bij Instellingen > Algemeen > Stuurgegevens kun je per bedrijf aangeven vanaf welke salarisperiode de salarisberekening moet stoppen met correcties en dus moet overgaan naar nabetalingen. Vanaf die afrekenperiode worden alle eventuele bruto herrekenverschillen over voorgaand jaar afgehandeld volgens de rekenregels van 2024 en worden er geen correctie-aangiftes over 2023 meer automatisch aangemaakt. Op het overzicht Afrekenmatrix medewerker en Afrekenmatrix werkgever kun je zien of er daadwerkelijk herrekend is over tijdvakken in 2023. Meer uitleg over het verschil tussen correcties en nabetalingen vind je in de online help.    Opgeloste melding Reisafstandsberekening Buitenland gaf geen resultaat (5572451) (Hotfix 08-01-2024) De oplossing hiervoor is 8 januari 2024 uitgeleverd Melding Voor een buitenlands adres werd er geen automatische routeberekening meer uitgevoerd en werd er geen reisafstand in meters meer betaald. Omdat er hierdoor geen uitbetaling meer plaatsvond, moesten de kilometers handmatig worden ingevoerd. Oplossing Dit is opgelost per 8-1-2024 zodat nu ook voor de buitenlandse adressen de routeberekening plaatsvindt. Actie Als de routeberekening ook nu niet plaatsvindt. wijzig dan iets in de adresgegevens van de medewerker of voer een wijziging in bij de vestiging, zodat de reisafstand berekend wordt.   Wet- en regelgeving 30%-regeling - voortaan standaardwaarden bij aantal gegevenselementen Standaard ingericht Voor de 30%-regeling hebben een aantal gegevenselementen een standaardwaarde gekregen met ingangsdatum 01-01-2024. Gegevenselement Standaardwaarde Toepassen inhouding 30% rgl loon onder toetsloon Verlaging 30% percentage (V) Deze waarde was al gevuld en staat hier voor de volledigheid. Splitsen norminkomen (30% regeling) Mastertitel norminkomen splitsen (01) Verhoging norminkomen toepassen Nieuw gegevenselement per 01-01-2024 Ja Verhogen norminkomen met Nieuw gegevenselement per 01-01-2024 1,00 Euro Actie Als het nodig is om voor de berekening van de 30%-regeling van één van deze waarden af te wijken en het is niet mogelijk om dit te doen via het medewerkerscherm, dan moet je de waarde omzetten binnen de inrichting van de Bedrijfs- of Klant-CAO, Op medewerkerniveau kun je de volgende gegevens aanpassen: Toepassen normbedrag 30% regeling Toepassen inhouding 30% rgl loon onder toetsloon Splitsen norminkomen (30% regeling) - Mastertitel norminkomen splitsen  

De Visma YouServe releases van deze maand Zodra release notes beschikbaar zijn, voegen we de hyperlinks toe.     Zaterdag 2 december 2023 Product Release Opmerkingen YouServe HRYou - HR Core Business NL Ja - YouServe HRYou - HR Core Business EN Ja - YouServe HRYou - Payroll Business NL Ja -   Continuous releases Deze producten releasen zodra aangepaste of nieuwe functionaliteit beschikbaar is. Via de link ga je naar de releaseberichten.   Continuous release YouServe Management Information Business     YouServe Self Service Business     YouServe API's         Releases Youforce  Youforce Docs      Youforce Betaalmanager      Youforce Personeels & Salarisdossier      Youforce Portaal      Youforce Verzuimmanagement      

  Gewijzigd in versie 2 In versie 2 zijn onder Opgeloste meldingen de volgende onderwerpen toegevoegd: L2225 Signaal Belastingdienst Intrekkingen Loonaangifte Veerpont was niet uit te sluiten bij automatische reisafstandsberekening (4969713) De oplossingen hiervoor leveren we uit op woensdagavond 25-10-2023. Mededelingen Betalingen doe je binnenkort rechtstreeks vanuit Payroll Business Zoals jullie via onze berichtgeving op de community kunnen lezen, verandert binnenkort de manier van salarisbetalingen. Dit doe je dan niet langer via de tegel Betaalmanager in het Youforce Portaal, maar via de gebruikersgroep Betalingen in Payroll Business zelf. Lees de informatie hierover op de community van YouServe HRYou: Nieuws -  Betalingen rechtstreeks vanuit Payroll Business Releases - Release notes nieuwe betalingen Payroll Business 2023-11   Nieuw  Wijzigingen in signaleringen - van waarschuwing naar fout Waarom Vanaf 2024 wijzigen we weer een aantal signalen van een waarschuwing naar een fout. Dit komt deels voort uit het feit dat de Belastingdienst het signaal zwaarder gaat laten wegen, zoals signaal L1906. Daarnaast willen we jullie als klant beter helpen om de signalen te voorkomen. Daarom hebben we de onderstaande signalen verplaatst van waarschuwing naar FOUT.  Hierdoor is het niet meer mogelijk deze foutieve gegevens naar de Belastingdienst te sturen en voorkom je dat je hierover een brief ontvangt.  Hoe Deze aanpassingen voeren we al in vanaf 01-11-2023, zodat je de signalen eerst moet oplossen voordat je de loonaangifte naar de Belastingdienst kunt sturen. Dat is dus iets eerder dan dat de Belastingdienst het signaal zwaarder laat wegen. De klanten waarvoor tot deze release deze signalen nog actueel waren, hebben we persoonlijk benaderd.  Je krijgt de signalen dus alleen als er nieuwe, foutieve mutaties worden vastgelegd. Gewijzigde signalen Code 2023 Code 2024 Signaal Nieuwe tekst 1906 1906 1906 - Arb verh en/of Srt inkv fout bij Invl verz Er is een Code invloed verzekeringsplicht aangegeven terwijl de Code soort inkomstenverhouding niet 11 en 15 is en/of de Code aard arbeidsverhouding 7 of 79 is. 2106 2106 2106 - Publ.recht.aanstelling moet NVT zijn Als de waarde van het veld Soort inkomen ongelijk is aan 11, 13 of 15 OF de waarde van het veld Aard arbeidsverhouding ongelijk is aan 18, dan moet Publiekrechtelijke aanstelling voor onbep. tijd de waarde N.V.T hebben. 2221 2221 2221 - Srt contr moet N zijn bij gekozen Srt ink Als het veld Soort inkomen ongelijk is aan 11, 13, 15, 53 of 62, dan moet het veld Soort contract de waarde Niet van toepassing bevatten 2222 2222 2222 - Schrift ovk  moet X zijn bij gekozen Srt ink Als het veld Soort inkomen ongelijk is aan 11, 13, 15, 53 of 62, dan moet het veld Schriftelijke arbeidsovk de waarde Niet van toepassing bevatten 2223 2223 2223 - Opr ovk moet X zijn bij gekozen Srt ink Als het veld Soort inkomen ongelijk is aan 11, 13, 15, 53 of 62, dan moet het veld Oproepovereenkomst de waarde Niet van toepassing bevatten 2223 2223 2223 - Opr ovk moet X zijn bij gekozen Srt ink Als het veld Soort inkomen ongelijk is aan 11, 13, 15, 53 of 62, dan moet het veld Oproepovereenkomst de waarde Niet van toepassing bevatten Opgeloste meldingen Intrekkingen Loonaangifte De oplossing hiervoor is woensdagavond 25-10-2023 opgeleverd Melding Er zijn verschillende meldingen binnengekomen over verschillen in de Loonaangifte. Deze verschillen hebben diverse oorzaken en geven in de Loonaangifte ook diverse problemen. Welke dat zijn, lees je hieronder. 1) Verschil tussen nominatief en correctie Als bij een medewerker een BSN-nummer met terugwerkende kracht is gewijzigd, moeten er in de Loonaangifte 2 zaken gebeuren. Het nieuwe BSN moet worden aangeleverd vanaf het moment dat het BSN is gewijzigd. Hiervoor moet je voor elke periode een correctie-aangifte doen. De periodes waarin de medewerker zonder of met het verkeerde BSN is aangeleverd, moet je in de aangifte doorgeven als intrekking. Dit laatste gebeurde helaas nog niet, waardoor de medewerker voor die periode 2 keer bij de Belastingdienst bekend was. De aansluiting vanuit de salarisverwerking met de Loonaangifte is in dit geval sluitend, maar bij de Belastingdienst ontstaan er verschillen.    2) Medewerker met terugwerkende kracht uitdienst gemeld Als een medewerker met terugwerkende kracht uit dienst werd gemeld, kon voor de periode waarin de medewerker achteraf NIET meer in dienst was de aangifte fout gaan. Op het moment dat de volledige periode werd teruggeboekt en er geen sprake meer was van een uitbetaling in die maand, werd deze periode NIET op nul gesteld in de Loonaangifte. Waar in de journaalposten, afrekenmatrixen, etc. de bedragen voor de periode keurig op nul werden gesteld, bleven de originele bedragen in de Loonaangifte staan. Dit zorgde voor verschillen bij de controle tussen de salarisadministratie en de in te sturen Loonaangifte. Als er nog een nabetaling was van uren, vakantiegeld, etc. speelde dit probleem niet, omdat er dan nog wel sprake is van een salarisverwerkingsresultaat in de betreffende periode. Oplossing De oplossing voor de diverse situaties die dit probleem veroorzaakten, hebben we woensdagavond 25-10-2023 in productie gezet. Zowel het gedeelte waarin de Belastingdienst verschillen constateert en contact met de klant opneemt, als het verschil dat ontstaat bij een uitdienstmelding met terugwerkende kracht is opgelost. Hieronder bij het onderdeel Actie vermelden we de wat je zelf nog moet doen, indien nodig. Actie Per bovenstaande oplossing hebben we hieronder de door jouw te nemen actie beschreven: Als er sprake is van een uitdienstmelding met terugwerkende kracht, moet je naast het vastleggen van de uitdienstmelding, ook het veld Verwijderen IKV op Ja zetten vanaf de eerste dag van uit dienst. Met deze actie zorg je ervoor dat de bedragen over deze periodes in de Loonaangifte op 0 worden gesteld, waardoor de rapportages weer aansluiten op de Loonaangifte, én dat er een intrekking voor deze periode(s) wordt aangemaakt richting de Belastingdienst. L2225 Signaal Belastingdienst  De oplossing hiervoor is woensdagavond 25-10-2023 opgeleverd Melding Medewerker > Contract > Arbeidscontract Als gedurende de periode het veld Contr. onbep./bep. tijd werd gewijzigd van Bepaald naar Onbepaald, werden er onterecht dubbele regels doorgegeven aan de Belastingdienst. Omdat de berekening van de AWF en AOF plaatsvinden op basis van de keuze op de eerste dag van de periode, kwam er een signaal L2225 terug.  Oplossing Dit probleem hebben we opgelost door, net als de berekening, alleen de waarde aan het begin van de periode weer door te geven zoals gewenst is door de Belastingdienst. Actie Er is geen actie nodig. Als de Salarisverwerking van oktober voor woensdagavond 25-10-2023 is afgesloten, is deze fout opgelost in de aangifte van oktober, anders wordt dit opgelost met de aangifte van november. De eventuele brieven die je over de voorgaande aangiftes ontvangt, kun je negeren.  Afwijkend FT percentage (4661748) Melding  Een onjuist aangemaakte verwerkingseenheid kon niet verwijderd worden. Oplossing Klantbeheer / Instellingen > Verwerkingseenheid We hebben aan het scherm Verwerkingseenheid de knop verwijderen toegevoegd. Zolang er geen medewerker gekoppeld is en de verwerkingseenheid dus niet in gebruik is, kun je deze verwijderen. Actie Met de knop Verwijderen in het scherm Verwerkingseenheid kun je deze verwerkingseenheid verwijderen zolang deze niet in gebruik is. Verloonde uren regeling voor APG (5064562)  Melding  Op het moment dat iemand gedurende de periode in- of uit dienst ging, werden soms de uren voor de regeling niet juist bepaald. De premie wordt bepaald op basis van de pro-rata methode, echter dat gebeurde niet met de uren. Hierdoor kon je bij APG het signaal 109 ontvangen. Oplossing We hebben dit met ingang van 01-01-2023 opgelost in de release van november. Vanaf deze release worden de uren berekend op basis van dezelfde pro-rata methode als de premie. Dat betekent dat er in de verwerking van november voor deze personen een herberekening plaatsvindt om voor de periode van in- uit dienst de juiste uren te berekenen. Actie Er is geen actie nodig. Na de eerstvolgende afsluitende salarisverwerking wordt in de aangifte richting APG automatisch een correctieperiode gegenereerd, zodat dit bij APG wordt opgelost. Signaal overschrijding urennorm AWf (5214581)  Melding Bij een stagiair die jonger is dan 21 jaar en minder dan 52 uur heeft gewerkt in een afrekenperiode bij maandverloning of 48 uur bij 4-weken verloning, werden ten onrechte berekeningen uitgevoerd voor de herziening van de AWf. Hierdoor kwam het voor dat er ten onrechte ook een melding in het Signaleringsverslag stond dat de AWf herzien moest worden.  Oplossing Met ingang van deze release is dit hersteld en worden bij een stagiair deze berekeningen voor de herziening van de AWf niet meer uitgevoerd.  Actie Er is geen actie nodig. Er wordt vanaf 1-1-2023 een automatische herberekening uitgevoerd, waardoor dit hersteld wordt, als dit bij jouw organisatie voorkwam. Openstaand negatief bedrag in combinatie met TWK-berekeningen leidde tot fouten (4917265 ) Melding Bij sommige medewerkers uit dienst, waar nog een netto negatief bedrag openstond, kon bij een TWK-berekening dit negatieve resultaat verdwijnen. Als resultaat was dan alleen de nieuw ontstane correctie nog aanwezig. Oplossing Dit is per 1 november 2023 opgelost en treedt na de novemberrelease niet meer op. Echter bij TWK-berekening over eerdere perioden kan het nog wel optreden. We hebben besloten dit niet met terugwerkende kracht op te lossen, omdat de meeste klanten dit al gecorrigeerd hebben en dan deze correctie weer zouden moeten terugdraaien. Actie Als je ziet dat door een TWK-berekening een negatief netto resultaat verdwijnt, kan je dit corrigeren door een (onbelaste) inhouding vast te leggen ter hoogte van het netto negatief resultaat. Wij verwachten dat het verdwijnen van een netto negatief resultaat, niet meer zal optreden bij nieuwe netto negatieve resultaten na november 2023. Veerpont was niet uit te sluiten bij automatische reisafstandsberekening (4969713) Melding Soms ligt er op de route van een woonadres naar een werklocatie een veerpont. Het is echter niet mogelijk om de route te laten berekenen zonder gebruik te maken van de veerpont. Deze wordt immers lang niet altijd gebruikt en daarom is het noodzakelijk dat er een optie komt om deze uit te sluiten. Oplossing Instellingen > Berekening > Reisafstandsbepaling Dit is per 1 november 2023 opgelost. We hebben aan het scherm Reisafstandsbepaling het veld Vermijd veerponten toegevoegd. Kies je hier Ja, dan wordt bij de automatische reisafstandsberekening de veerpont uitgesloten bij het berekenen van de reisafstand. Standaard staat dit veld optie op blanco = NIET UITSLUITEN, zoals de route op dit moment ook berekend wordt. Actie Als je wilt dat de automatische routeberekening op bedrijfsniveau, bij het bepalen van de reisafstand de veerpont gaat uitsluiten, dan kun je dit veld vanaf nu op Ja zetten. Er is dan wel een collectieve afstandsbepaling of een mutatie op adres / werklocatie bij de medewerker nodig om de route opnieuw te laten berekenen.  

1. Inleiding Zoals aangekondigd via onze berichtgeving op de community, verandert binnenkort de werking van de betalingen in Payroll Business. In deze release notes lees je wat er verbetert en verandert en welke actie van jou verwacht wordt. Belangrijk Op woensdag 1 november 2023 krijgen jij en je collega's toegang tot nieuwe menukeuzes waarmee je de betalingen voortaan regelt. Als je de betaalbestanden verwerkt via Salarisdossier, Zenden en Ontvangen of Gedeelde rapporten worden vanaf dat moment ook alle betalingen via de nieuwe interface verwerkt. Als je de betalingen verwerkt via Worldline CPS  (voorheen Equens), kun je pas overstappen naar de nieuwe manier van betalen nadat je dit met je bank hebt afgestemd. Vanaf 4  december 2023 kun je dan op de nieuwe manier gaan betalen. Let op: regel dit vóór 1 januari 2024 aanstaande! Kijk hieronder goed bij Jouw actie om te zien zie je wat je moet doen voordat je de nieuwe manier van betalen in gebruik kunt nemen. 2. Verbeteringen in de manier van werken Als je voor de betalingen tot nu toe de Betaalmanager (via tegel in Yourforce portal) gebruikte, zul je merken dat de volgende zaken zijn verbeterd:  Je hoeft niet meer via de Portal naar de Betaalmanager-tegel te navigeren. In plaats daarvan kies je een gebruikersgroep in Payroll Business zelf. De manier van werken is daardoor gelijk aan wat je verder in HR Core of Payroll Business gewend bent. Het zoeken naar betaalrekeningen is verbeterd. Voortaan zie je door welke bedrijven een bepaalde betaalrekening wordt gebruikt. Het overzicht met betaalposten krijg je voortaan standaard in Excel in plaats van CSV. Wijzigingen in de rekeninginstellingen zijn zichtbaar in het Mutatieverslag Uitgebreid. Hierdoor kun je gemakkelijk zien wanneer er wijzigingen hebben plaatsgevonden, en door wie. Daarnaast zijn er verbeteringen voor alle gebruikers: Het aanmaakproces is vereenvoudigd en verbeterd. Hierdoor zijn de betalingen sneller klaar en kunnen we je ook sneller helpen bij vragen of problemen. Je krijgt voortaan, zodra de betalingen definitief zijn, automatisch een opdrachtbrief en een overzicht met betaalposten.  Het vooraf vastleggen van betaaldatums voor de salarisberekening kan voortaan via een apart scherm Betaaldatums. Daardoor zijn ze gescheiden van de interface-instellingen, die normaal gesproken niet zo snel wijzigen. Als je Zenden en Ontvangen gebruikte, moest je tot nu toe navigeren naar een aparte tegel in de Youforce-portal om de bestanden te kunnen downloaden. Voortaan kan dit direct vanuit Payroll Business via Gedeelde rapporten. Met de nieuwe optie File API is het mogelijk om de betaalbestanden op een veilige manier over te halen naar een lokale omgeving, zodat je ze daar verder kunt verwerken. 3. Verbeteringen in de betaalbestanden Hieronder zie je de verbeteringen die we hebben doorgevoerd in de betaalbestanden, omdat we merken dat banken steeds vaker strengere eisen stellen aan bepaalde velden in de SEPA-XML: Naam begunstigde De naam van de begunstigde werd in de oude Betaalmanager weergegeven met een streepje (Jansen- J) als het een salarisbetaling betrof, en met een komma als het een tussentijdse betaling betrof (Jansen, J). Banken die naam-nummer controles uitvoeren gaven daardoor onnodig elke periode waarschuwingen. Vanaf nu is daarom de weergave in alle gevallen met een komma (Jansen, J). Korte en lange omschrijving van de betaling De korte omschrijving ("EndToEndIdentification", 35 posities) wordt door de meeste banken Kenmerk genoemd. Men eist steeds vaker dat hier een unieke code in staat, ter identificatie van de betaling.  Voortaan zie je daarom hier de medewerkercode, gevolgd door een uniek nummer van de betaalpost Voorbeeld: 30045-60708 Door deze aanpassing is het niet meer nodig om maandelijks nieuwe rekeningomschrijvingen met een uniek kenmerk te importeren bij de medewerkers. De lange omschrijving ("Unstructured", 140 posities) heet in de bankenwereld bijna overal Omschrijving en wordt voortaan als volgt gevuld: "Betaling over periode", gevolgd door de salarisperiode en de rekeningomschrijving (indien ingevuld) Voorbeeld "Salaris over periode 10-2023 Gezamenlijke rekening", OF "Tussentijdse betaling", gevolgd door de actuele datum en de rekeningomschrijving (indien ingevuld) Voorbeeld "Tussentijdse betaling 08-10-2023 Gezamenlijke rekening" Betaalopdracht identificatie De "PaymentInformationIdentification" in de SEPA-XML bevat voortaan niet alleen de Visma-klantcode, maar ook het unieke nummer van de betaalopdracht. Hiermee voldoen we aan strengere eisen van sommige banken, waardoor handmatig ingrijpen op dit punt niet meer nodig is. Voorbeeld: 4005067-30456 4. Nieuwe gebruikersgroep Betalingen Instellingen > Gebruikersgroep We zetten voor jouw organisatie een nieuwe gebruikersgroep klaar met de naam Betalingen: Alle collega's die tot dan toe toegang hadden tot de oude Betaalmanager, kunnen via deze gebruikersgroep de nieuwe menu-opties voor de betalingen in Payroll Business gebruiken. Als je de Betaalmanager tot nu toe niet gebruikte, zorgen we er voor dat iedereen toegang krijgt die tot nu toe toegang had tot de optie Salarisberekening. Jouw actie  Je hoeft in principe niets te doen: via de nieuwe gebruikersgroep heb je automatisch toegang tot alle nieuwe menukeuzes voor betalingen. Eventueel kunnen deze rechten voor specifieke gebruikers ingeperkt worden. Hiervoor kun je contact opnemen met de Service desk. 5. Betaaldatums Betalingen - Instellingen > Betaaldatums In het scherm Betaaldatums kun je voor het hele jaar vooraf de betaaldatums voor de salarisbetalingen vastleggen.  Voorheen deed je dit via het scherm Instellingen > Interfaces > Overboekingen SEPA Dit is niet verplicht: als je geen betaaldatums vooraf vastlegt, wordt op het moment dat je de salarisverwerking afsluit de eerstvolgende dag als betaaldatum in de betaalopdracht gezet. In het nieuwe scherm Verzenden betaalopdrachten kun je eventueel de betaaldatum nog wijzigen voordat je de betalingen definitief maakt (als je de betalingen niet automatisch verstuurt). Jouw actie Er is geen actie nodig. Als je eerder al betaaldatums had vastgelegd zie je die hier terug.  6. Instellingen voor de betaalrekening  Betalingen - Instellingen > Betaalrekening In het scherm Betaalrekening hebben we vastgelegd welke rekeningnummers binnen jouw organisatie in gebruik zijn en op welke manier de betalingen moeten worden aangemaakt en verzonden. Alle instellingen die je op 1-10-2023 in gebruik had bij de oude interface hebben we hier voor je klaargezet. Je ziet:  IBAN, BIC en tenaamstelling van de opdrachtgever (de rekening van afschrijving) De methode die gebruikt moet worden bij annuleringen, hiervoor zijn twee opties: Niet opnemen in het betaalbestand - dit is de standaard optie Het bedrag overmaken naar de rekening van afschrijving Bij Route betaalbestand heb je voortaan vier keuzes: Download vanuit Payroll Business Deze optie stuurt het betaalbestand naar de menukeuze Gedeelde rapporten, als je de betalingen daar wilt (laten) downloaden. Download vanuit Salarisdossier Deze optie stuurt het SEPA-betaalbestand naar de module Salarisdossier, bij menu Betalingen > Betaalbestand. File transfer door middel van File API Dit is een nieuwe optie om bestanden volledig automatisch en veilig over te zetten naar een specifieke file server in je eigen organisatie. Worldline CPS Verzenden naar Worldline Corporate Payment Services (voorheen Equens CPS) Route betaaloverzichten regelt het beschikbaar stellen van de opdrachtbrief en het overzicht betaalposten: deze komen beschikbaar in Salarisdossier of in Payroll Business bij Gedeelde rapporten. Betalingen automatisch verzenden: als dit veld op Ja staat, worden de betalingen direct verzonden na het afsluiten van de salarisverwerking of van het proces Tussentijds betalen. De opties Afschrijvingen en Valutacode vermelden bij IBAN opdrachtgever hebben een standaard waarde die je alleen in bijzondere situaties hoeft aan te passen. Betalingen - Instellingen > Interfaces > Overboekingen SEPA (nieuw) In de lijst met interfaces zie je de oude en de nieuwe betaalinterface naast elkaar: Overboekingen SEPA (oud)  Overboekingen SEPA (nieuw)  Via het detailscherm van de nieuwe interface zie je bij elk bedrijf: Welke betaalrekening wordt gebruikt. Of de betalingen van dat bedrijf mogen worden samengevoegd met de betalingen van andere bedrijven die dezelfde rekening gebruiken én op dezelfde dag betaald moeten worden.  Jouw actie Uiteraard hebben we deze verandering goed voorbereid: alle gegevens staan voor je klaar en zijn in overeenstemming met de manier waarop je tot nu toe betaalde. BELANGRIJK: Heb je in de oude betaalmanager na 1-10-2023 nog instellingen gewijzigd? Heb je in Payroll Business nog betaalinstellingen gewijzigd met een ingangsdatum na 1-10-2023? We verwachten dat dit weinig voorkomt, maar als dit inderdaad van toepassing is, moet je de wijzigingen nog een keer vastleggen via de nieuwe schermen! Als je wilt controleren welke nieuwe gegevens we voor je hebben klaargezet, kun je daarvoor het beste het Mutatieverslag uitgebreid gebruiken: Rapporten > Vastlegging > Mutatieverslag (uitgebreid): Kies bij Gegevensverzamelingen het niveau Betaalrekening en selecteer vervolgens alle gegevenselementen van dat niveau. Kies ook het niveau Bedrijf en selecteer het gegevenselement Betaalrekening. Bij het bedrijf zie je een belangrijke nieuwe mutatie: de verwijzing naar de te gebruiken Betaalrekening: Betaalrekening (895) Bij de betaalrekening zelf zie je in het mutatieverslag: IBAN opdrachtgever (10528438) BIC opdrachtgever (10528440) Naam opdrachtgever (10528439) Methode voor annuleren (10528565) Afschrijvingen (10528444) Valutacode vermelden bij IBAN opdrachtgever (10528445) Route betaalbestand (10528446) Betalingen automatisch verzenden (10528447) 7. Activeren nieuwe manier van betalen  Jouw actie Als je de betalingen NIET verwerkt via Worldline CPS (voorheen Equens), maar via één van de andere routes (Salarisdossier, Zenden en Ontvangen of Gedeelde rapporten), dan hoef je niets te doen: Wij zetten op 1-11-2023 automatisch de oude interface voor je uit en de nieuwe interface aan. Als je gebruik maakt van Salarisdossier of Gedeelde rapporten blijven de betaalbestanden op dezelfde plek terecht komen.  Als je voorheen de bestanden ophaalde in de Youforce portal via de aparte tegel Zenden en Ontvangen, moet je dit voortaan doen bij Rapporten > Gedeelde rapporten in Payroll Business zelf. Als je de betalingen verwerkt via Worldline CPS, dan kunnen wij de overstap niet automatisch voor je uitvoeren! Dit heeft te maken met de overgang van Visma Raet naar Visma YouServe. We vragen in dat geval aan jou om het volgende te doen: Informeer de bank dat de betalingen voortaan niet meer door Visma Raet zullen worden aangeleverd aan Worldline, maar door Visma YouServe.  De bank wil dan weten welke Service agent-nummer Visma YouServe heeft en op welke datum je de overstap wilt maken. Onderaan dit bericht hebben we als bijlage een tekst toegevoegd die je daarvoor kunt gebruiken in een brief of e-mail. Vul de tekst aan met de gegevens van jouw organisatie. Pas als de nieuwe afspraken zijn bevestigd, weet je zeker vanaf welk moment jouw bank de betalingen vanuit de nieuwe interface zal accepteren. Zet vanaf die datum de nieuwe interface aan en de oude uit. Kies als ingangsdatum de eerste dag van de salarisperiode die op dat moment nog moet worden afgesloten. Let op: gebruik daarom als ingangsdatum 1-12-2023, zolang je nog verwerkingen voor periode 12 doet! Bij vierwekenverloning is deze datum 4-12-2023. Dit kan een normale verwerking zijn, maar je kunt de overstap ook doen op het moment dat je een aanvullende salarisberekening afsluit. Let op: regel dit uiterlijk vóór 1 januari aanstaande. Vanaf dat moment zal de oude Betaalmanager route niet meer actief zijn. Wil je voor de zekerheid controleren langs welke route de betaalbestanden tot nu toe werden verwerkt? Dit kun je als volgt controleren:  Via het menu van Payroll Business bij Instellingen > Interfaces > Overboekingen SEPA (oud) > Betaalroute Is daar aangegeven dat je de Betaalmanager gebruikt, dan zijn ook de instellingen relevant in het menu van de oude Betaalmanager: Beheer > Instellingen 8. Werken met de nieuwe oplossing Betalingen Algemeen Via de nieuwe gebruikersgroep kun je de betaalopdrachten met daarin betaalposten controleren. Deze worden automatisch klaargezet zodra je salarisberekening of tussentijdse betalingen definitief maakt. Afhankelijk van de manier waarop het betaalproces in jouw organisatie is ingericht, zul je deze controles wenselijk vinden, bijvoorbeeld: als je de resultaten van meerdere bedrijven samenvoegt, vóórdat je tot betalen overgaat als je betaaldatums meegeeft die in de toekomst liggen en nog wacht met verzenden In dat geval kunnen er in de tussentijd situaties optreden (bijvoorbeeld een arbeidsconflict), waardoor je bepaalde betalingen wilt annuleren. als een bedrijf voor de eerste keer betaalt  Het kan ook zijn dat in jouw organisatie deze controles niet gebruikelijk zijn, bijvoorbeeld: als je tot nu toe de oude betaalmanager gebruikte en je had de optie Automatisch verzenden aan staan als je tot nu doe de oude betaalmanager niet gebruikte In dat geval is onderstaande uitleg over het controleren minder relevant voor jou. Bij Betaalrekening staat dan de optie Automatisch verzenden betalingen op Ja, en worden de betalingen direct verstuurd, zodra je een salarisberekening met afsluiting draait, of het proces Tussentijds betalen uitvoert met de optie Betalen. Controles Betalingen - Beheer > Controleren betaalopdrachten In het scherm Controleren betaalopdrachten zie je per betaalrekening alle betaalopdrachten die zijn klaargezet om te verzenden. Deze kunnen het resultaat zijn van de Salarisberekening of van het proces Tussentijds betalen. Werkwijze Als je een specifieke betaalrekening wilt selecteren kan dat via de zoekfunctie: je ziet dan een lijst met alle bedrijven en de betaalrekening die ze gebruiken. Standaard zie je alleen de openstaande opdrachten met een betaaldatum die niet verder terug ligt dan twee maanden. Je kunt deze filters aanpassen, zodat je bijvoorbeeld ook oudere reeds verzonden opdrachten ziet.  Dubbelklik op een opdracht als je de onderliggende betaalposten wilt controleren. Ook deze kun je filteren, op bedrijf, medewerker, tenaamstelling en IBAN. Betalingen - Beheer > Annuleren betaalposten In het scherm Betalingen kun je specifieke betalingen annuleren vóórdat de betaalopdracht definitief wordt gemaakt. Afhankelijk van de methode voor het annuleren, hebben annuleringen wel of geen invloed op het totaal aantal posten en het totaal over te maken bedrag in het betaalbestand. De methode is vastgelegd in het scherm Betaalrekening bij het veld Methode voor annuleren: Betalingen niet verwerken in het betaalbestand Het aantal posten en het totaalbedrag in het betaalbestand worden verminderd Betalingen overmaken naar IBAN opdrachtgever Het aantal posten en het totaalbedrag in het betaalbestand blijven gelijk Werkwijze Selecteer eerst de betaalopdracht. Gebruik eventueel de zoekfunctie om deze te vinden. Vink vervolgens de betaalposten aan die je wilt annuleren. Zoek eventueel ook andere medewerkers op en annuleer ook die betalingen. Klik tenslotte op Wijzigingen opslaan. De aangepaste totaaltellingen zie je vervolgens terug in de header van het scherm.  Eventueel kun je via de zoekfunctie alle geannuleerde betaalposten bekijken, vul dan in Geannuleerd = Ja en klik op Zoeken. Betalingen - Beheer > Verzenden betaalopdrachten In het scherm Verzenden betaalopdrachten kun je de nog openstaande betaalopdrachten verzenden. Dit is nodig als je de betaalopdracht niet automatisch laat verzenden. Werkwijze Vink de opdrachten aan die je wilt gaan verzenden. Dit kan eventueel collectief door het bovenste aanvinkvakje te gebruiken. Pas eventueel ook de gewenste betaaldatum aan. Let op: deze mag niet in het verleden liggen. Het bestand met betalingen wordt vervolgens verstuurd volgens de route die is vastgelegd bij de Betaalrekening. Onder het tabblad Verzending en verwerking kun je de verdere details van de verzending zien: Wie de betaalopdracht heeft er verzonden en wanneer. De hashtotalen die zijn vastgesteld. Als je Worldline gebruikt, kun je zien of er betalingen door Worldline of de achterliggende bank zijn geweigerd. 9. Opdrachtbrief betalingen Opdrachtbrieven worden gebruikt voor interne controle-doeleinden. Bijvoorbeeld de zogenaamde hash-totalen kun je gebruiken om de integriteit van het te verwerken bestand te controleren. Werkwijze Tegelijk met het verzenden van een betaalopdracht wordt de Opdrachtbrief betalingen automatisch aangemaakt. De inhoud sluit daardoor volledig aan bij het Overzicht betaalposten en de betalingen zelf. Afhankelijk van de instellingen bij de Betaalrekening in het veld Route betaaloverzichten, wordt de Opdrachtbrief betalingen naar het Salarisdossier gestuurd of naar Gedeelde rapporten in Payroll Business. De Opdrachtbrief betalingen vermeldt onder andere: Gegevens van de betaalrekening Totaal aantal posten Totaal te betalen bedrag  Het bedrag en aantal van alle geannuleerde posten en de manier waarop ze geannuleerd zijn  SHA1 en SHA256 hashtotalen  Omdat opdrachtbrieven tegenwoordig niet meer nodig zijn voor het fiatteren richting de bank, worden de volgende zaken niet meer vermeld: Gegevens van de Bank (naam bank, plaats bank, enz.) Gegevens van contactpersonen (naam, telefoonnummer, enz.) Gebruikte informatiedrager 10. Overzicht betaalposten Het rapport Overzicht betaalposten bevat de details van alle betaalposten en vervangt daarmee de bestaande optie Betaalopdrachten downloaden van de Betaalmanager. Werkwijze Het rapport wordt automatisch aangemaakt zodra je de betaalopdracht verstuurt. De inhoud zal daardoor per definitie 100% aansluiten op de opdrachtbrief en het aangemaakte SEPA-XML bestand. Afhankelijk van de instellingen bij de Betaalrekening in het veld Route betaaloverzichten, wordt het Overzicht betaalposten naar het Salarisdossier gestuurd of naar Gedeelde rapporten in Payroll Business. Het rapport is in Excel-formaat. Met een spreadsheet programma (bijvoorbeeld Excel of Google sheets), kun je de gegevens eventueel in een ander formaat opslaan, zoals csv.  

Gewijzigd en verbeterd Uniforme Pensioenaangifte (UPA) - rapport Aangifte details Vanaf deze release hebben we het rapport Aangifte details, dat in de oude module bekend was als Download werknemergegevens, toegevoegd aan de UPA-aangifte. Hiervoor hebben we het bestaande rapport Aangifte details gebruikt, dat je al kent uit de Loonaangifte. Het gaat om hetzelfde rapport, alleen kun je het nu opvragen vanuit het gebruikersprofiel Uniforme pensioenaangifte. Het bevat dan de tabbladen en gegevens die betrekking hebben op de Pensioenaangifte. De elementen en tabbladen voor de Loonaangifte zijn eruit weggelaten.  Uniforme Pensioenaangifte - rapport Aangifte details Rapporten > Aangifte details Het rapport Aangifte details laat alle gegevens zien die op het niveau Inkomstenverhouding in de aangifte zijn opgenomen. Het rapport wordt standaard aangemaakt in het Excel-formaat (xlsx), eventueel kun je vanuit bijvoorbeeld Excel of Google sheets de gegevens ook in een ander formaat opslaan, zoals csv of oudere  Excel-versies. De gegevens zijn gegroepeerd in de volgende tabbladen: Inkomstenverhouding: Alle gegevens die één-op-éen met de inkomstenverhouding kunnen worden weergegeven, zoals BSN, nummer inkomstenverhouding (IKV), naam van de medewerker en alle berekende bedragen. Inkomstenperiode: Alle rubrieken uit de gegevensgroep Inkomstenperiode. Deze groep kan binnen een aangiftetijdvak bij hetzelfde IKV meerdere keren voorkomen. Sector Dit gegeven word apart vermeld, omdat er in de aangifte in principe meerdere waarden binnen een aangiftetijdvak kunnen voorkomen. Regelinggegevens Hier vind je per regelingkenmerk en regelingvariant de  details van de regeling: Regelingloon Premiegrondslag Premie totaal Premie wn Aantal verloonde uren periode Verlof Hier vind je de opgaaf van verlofsoorten en -uren per inkomstenverhouding. Intrekkingen Hier zie je de inkomstenverhoudingen die komen te vervallen ten opzichte van eerder ingediende aangiftes.  Legenda Dit tabblad helpt je om de juiste aangifterubriek te vinden. De namen stemmen overeen met de Gegevensspecificatie aangifte loonheffingen. Rapport-parameters Hier zie je de parameters die je hebt ingevuld toen je het rapport opvroeg. Werkwijze Kies het actuele aangiftetijdvak waarover je het rapport wilt opvragen. Geef aan welke tijdvakken je wilt zien: Alleen de tijdvakken die je met deze aangifte aangeeft. Alle tijdvakken die in het lopende jaar tot en met deze aangifte bij de Pensioenuitvoerder kenbaar zijn gemaakt of kenbaar worden gemaakt als de aangifte nog niet is verzonden.  Klik op Rapport uitvoeren. Het rapport wordt in de achtergrond aangemaakt en vind je bij Mijn rapporten. Optionele velden Bedrijf, Medewerker, Tijdvak vanaf en t/m Het rapport toont standaard de complete inhoud van de aangifte, met daarin alle bedrijven en alle medewerkers. In de Excel-file kun je vervolgens zoeken of filters aanbrengen. Als je echter op zoek bent naar een bepaald bedrijf, een bepaalde medewerker of een specifiek eerder aangegeven aangiftetijdvak, vul deze gegevens dan in voordat je het rapport aanmaakt. Hierdoor krijg je een veel beknopter rapport, dat sneller klaar is en waarin je gemakkelijker kunt zoeken naar specifieke aangifterubrieken. APG - rapport Aangifte details Vanaf deze release hebben we het rapport Aangifte details, dat in de oude module bekend was als Download werknemergegevens toegevoegd aan de APG-aangifte. Hiervoor hebben we het bestaande rapport Aangifte details gebruikt, dat je al kent uit de Loonaangifte. Het gaat om hetzelfde rapport, alleen kun je het nu opvragen vanuit het gebruikersprofiel APG-aangifte. Het bevat dan de tabbladen en gegevens die betrekking hebben op de Pensioenaangifte. De elementen en tabbladen voor de Loonaangifte zijn eruit weggelaten.  APG-aangifte - rapport Aangifte details Rapporten > Aangifte details Het rapport Aangifte details laat alle gegevens zien die op het niveau Inkomstenverhouding in de aangifte zijn opgenomen. Het rapport wordt standaard aangemaakt in het Excel-formaat (xlsx), eventueel kun je vanuit bijvoorbeeld Excel of Google sheets de gegevens ook in een ander formaat opslaan, zoals csv of oudere  Excel-versies. De gegevens zijn gegroepeerd in zes tabbladen: Inkomstenverhouding: Alle gegevens die één-op-éen met de inkomstenverhouding kunnen worden weergegeven, zoals BSN, nummer inkomstenverhouding (IKV), naam van de medewerker en alle berekende bedragen. Inkomstenperiode: Alle rubrieken uit de gegevensgroep Inkomstenperiode. Deze groep kan binnen een aangiftetijdvak bij hetzelfde IKV meerdere keren voorkomen. PensioenVerzekering Hier vind je per regelingkenmerk en regelingvariant de  details van de regeling: Regelingloon Premiegrondslag Premie totaal Premie wn Aantal verloonde uren periode Intrekkingen Hier zie je de inkomstenverhoudingen die komen te vervallen ten opzichte van eerder ingediende aangiftes.  Legenda Dit tabblad helpt je om de juiste aangifterubriek te vinden. De namen stemmen overeen met de Gegevensspecificatie aangifte loonheffingen. Rapport-parameters: Hier zie je de parameters die je hebt ingevuld toen je het rapport opvroeg. Werkwijze Kies het actuele aangiftetijdvak waarover je het rapport wilt opvragen. Geef aan welke tijdvakken je wilt zien: Alleen de tijdvakken die je met deze aangifte aangeeft. Alle tijdvakken die in het lopende jaar tot en met deze aangifte bij de Pensioenuitvoerder kenbaar zijn gemaakt of kenbaar worden gemaakt als de aangifte nog niet is verzonden.  Klik op Rapport uitvoeren. Het rapport wordt in de achtergrond aangemaakt en vind je bij Mijn rapporten Optionele velden Bedrijf, Medewerker, Tijdvak vanaf en t/m Het rapport toont standaard de complete inhoud van de aangifte, met daarin alle bedrijven en alle medewerkers. In de Excel-file kun je vervolgens zoeken of filters aanbrengen. Als je echter op zoek bent naar een bepaald bedrijf, een bepaalde medewerker of een specifiek eerder aangegeven aangiftetijdvak, vul deze gegevens dan in voordat je het rapport aanmaakt. Hierdoor krijg je een veel beknopter rapport, dat sneller klaar is en waarin je gemakkelijker kunt zoeken naar specifieke aangifterubrieken. Benefitbudget reservering via werkgever - Corrigeren saldo Waarom In Release 2023-07 is het mogelijk gemaakt om in bepaalde situaties een hoger bedrag Benefitbudget uit te betalen dan het gereserveerde saldo. Bij automatisch uitbetalen van het saldo in de periode van uitbetalen, kan het voorkomen dat dit teveel uitgekeerde bedrag weer wordt ingehouden. Ook is het  omslachtig om bij de overgang van een medewerker naar een ander bedrijf, het saldo van de reserveringen over te zetten. Daarom hebben we aan het medewerkerscherm Benefitbudget res. via werkgever een veld toegevoegd waarmee je het saldo kunt corrigeren. Hoe Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaardenpakket > Benefitbudget res. via werkgever Met ingang van 1-9-2023 is aan het medewerkerscherm van de arbeidsvoorwaarde Benefitbudget res.via werkgever het veld Correctie saldo (Ben. Budg.) toegevoegd. In de periode waarin in dit veld een bedrag is ingevuld, wordt het saldo met dit bedrag verhoogd. Gaat het om een negatief bedrag, dan wordt het saldo hiermee verlaagd. Actie Als je het saldo bij een medewerker wilt aanpassen, kun je hier in de betreffende periode het bedrag opgeven waarmee je het saldo wilt verhogen of verlagen. Vakantiegeld periodiek uitbetalen Waarom Als je vakantiegeld iedere periode wilt laten uitbetalen, dan was dat alleen mogelijk door de arbeidsvoorwaardevariant te wijzigen naar Betalen per periode. Dit kon je echter alleen zonder problemen doen in de eerste periode van het vakantierechtjaar. Daarom hebben we het vanaf oktober 2023 mogelijk gemaakt het vakantiegeld iedere periode te laten uitbetalen, terwijl de medewerker gekoppeld blijft aan de opbouw-, peil- of combinatiemethode. Je kan deze instelling wijzigen in de loop van een vakantierechtjaar. Hoe Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaardenpakket > Vakantietoeslag Met ingang van 1-10-2023 is aan het medewerkerscherm van de arbeidsvoorwaarde Vakantietoeslag het volgende veld toegevoegd: Vakantiegeld iedere periode uitbetalen In de periode waarin je dit veld op Ja zet, wordt het opgebouwde saldo uitgekeerd en vanaf de volgende periode wordt de vakantietoeslag periodiek uitgekeerd. Vanaf de periode waarin je dit veld op Nee zet of leeg maakt, wordt het saldo opgebouwd en uitbetaald in de betaalperiode. Let wel op als de betaalperiode vóór de eindperiode ligt, zie hiervoor de toelichting bij dit veld in de online help, onderwerp Medewerkerinstellingen vakantietoeslag. Actie Als je bij een medewerker het vakantiegeld periodiek wil laten uitbetalen, dan kun je het veld Vakantiegeld iedere periode uitbetalen op Ja zetten. Gratificatie en Winstdeling periodiek uitbetalen Waarom Als je gratificatie of winstdeling iedere periode wilt laten uitbetalen, dan was dat alleen mogelijk door de arbeidsvoorwaardevariant te wijzigen naar Betalen per periode. Dit kon je echter alleen zonder problemen doen in de eerste periode van het opbouw/rechtjaar. Daarom hebben we het vanaf oktober 2023 mogelijk gemaakt gratificatie en winstdeling iedere periode te laten uitbetalen, terwijl de medewerker gekoppeld blijft aan de opbouw-, peil- of combinatiemethode. Je kan deze instelling wijzigen in de loop van een opbouw/rechtjaar. Hoe Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaardenpakket > Gratificatie Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaardenpakket > Winstdeling Met ingang van 1-10-2023 zijn aan de medewerkerschermen van de arbeidsvoorwaarden Gratificatie en Winstdeling respectievelijk de volgende velden toegevoegd: Gratificatie iedere periode uitbetalen Winstdeling iedere periode uitbetalen In de periode waarin dit veld op Ja zet wordt het opgebouwde saldo uitbetaald en vanaf de volgende periode wordt de gratificatie/winstdeling periodiek uitbetaald. Vanaf de periode waarin je dit veld op Nee zet of leeg maakt, wordt saldo opgebouwd en uitbetaald in de betaalperiode. Let wel op als de betaalperiode vóór de eindperiode ligt, zie hiervoor de toelichting in de online help, onderwerpen Medewerkerinstellingen gratificatie en Inleiding winstdeling. Actie Als je bij een medewerker de gratificatie of winstdeling periodiek wil laten uitbetalen dan kun je de hierboven genoemde velden op Ja zetten.     Opgeloste melding Technische code organisatorische eenheid op loonstrook in plaats van omschrijving (change 4969044) Melding Op de loonstrook werd sinds de juli release de technische code van de Organisatorische eenheid getoond in plaats van de omschrijving.  Hoe  Dit probleem hebben we via extra onderhoud op 8 september verholpen. Actie Om ervoor te zorgen dat de omschrijving voor de Organisatorische eenheid weer wordt getoond, moet je een herberekening opstarten.  

  Mededelingen In de vorige release is functionaliteit toegevoegd die ervoor zorgt dat bepaalde gegevens automatisch worden beëindigd wanneer een medewerker als uitdienst wordt gemeld. Dit betreft de volgende gegevens: Manager Back-up manager Roltoewijzing Deze gegevens worden onmiddellijk beëindigd zodra de uitdiensttreding is ingevoerd. Indien later blijkt dat de uitdiensttreding onjuist is ingevoerd en de datum verder in de toekomst moet liggen, worden de beëindigde gegevens niet automatisch verlengd. In dat geval moeten de gegevens handmatig opnieuw worden ingevoerd indien dit wenselijk is. Overzicht HR inrichting Waarom Om eenvoudiger te kunnen zien hoe de inrichting is in HR Core / Payroll business zijn er verschillende rapporten beschikbaar gemaakt.   In deze release zijn de volgende rapporten beschikbaar: Vrije velden - Een overzicht van vrije velden  met daarbij hoe ze zijn gedefinieerd. Vrije schermen - Een overzicht van de vrije schermen en voor welk niveau ze worden toegepast. Scherm uitbreiden - Een overzicht van schermen waarbij extra gegevens elementen zijn geplaatst. Waardenlijst - Een overzicht van alle waardenlijsten die door de gebruiker zijn gevuld. Profielen - Een overzicht van hoe de profielen zijn ingericht, dit is inclusief de gebruikte gegevens elementen en waarden die moet worden toegepast Profielgroepen - Een overzicht van alle profielgroepen waarin de profielen zijn samengevoegd. Feestdagen Cluster - Wanneer een klant gebruikt maakt van de feestdagen cluster functionaliteit, kan de feestdagen clusters worden getoond. In bij elke feestdag wordt ook de datum van de feestdag weergegeven. Functie informatie - Een overzicht van de functie informatie inrichting. Actieve signalering - Inrichting van actieve signalering. Bij elk rapport is te zien wanneer een wijziging is ingegaan en Beëindigd, en door wie de wijziging is uitgevoerd (de gebruiker). Hoe Menu bijvoorbeeld: Rapporten > Instellingen > Overzicht HR inrichting Selecteer de gewenste peildatum in het scherm 'Overzicht HR inrichting'. Kies Mijn Rapporten of Gedeelde rapporten. Standaard staat het scherm op Mijn rapporten. Door het vakje achter de dik gedrukte tekst aan te vinken, worden alle rapporten binnen die groep geselecteerd of gedeselecteerd.   Door op het vinkje te klikken bij elk groep (Dik gedrukte tekst), worden alle rapporten binnen die groep geselecteerd/gedeselecteerd Klik op Maak rapport. Op basis van de keuze Mijn Rapporten of Gedeelde rapporten, zal het rapport in die menu optie verschijnen. Klik op het rapport in het rapporten overzicht (download). Actie Wanneer er informatie nodig is over de inrichting van een van de opties in de scherm HR inrichting, klik op de vinkjes en haal het rapport op. Uitlogknop toegevoegd  Waarom Voor administratiekantoren, consultants en collega's van onder andere de service desk die toegang hebben tot meerdere klantomgevingen, is het noodzakelijk om de internet browser correct af te kunnen sluiten. Zodat de inloggegevens niet vastgehouden worden en de actieve sessie op een correcte manier wordt afgesloten. Hoe Er is een uitlogknop beschikbaar gesteld die de correcte manier van uitloggen ondersteunt. Hiermee wordt de sessie beëindigd en kan je opnieuw in te loggen.    Actie Op het moment dat je wilt overschakelen naar een andere klantomgeving, kan er op de knop uitloggen worden geklikt.  Wensen van de klant  Uit dienst - Beëindigen verlof en herrekenen verlofsaldo Waarom  Wanneer een medewerker uit dienst gaat, moet de gebruiker momenteel handmatig het verlof inkorten voor verlof dat is aangevraagd na de datum van uitdiensttreding. Dit proces wordt nu geautomatiseerd. Alle lopende verloven na de datum van uitdiensttreding worden automatisch beëindigd en het verlofsaldo wordt bijgewerkt voor: Reguliere verlofsoorten: Voor reguliere verlofsoorten, wordt het nieuwe saldo na rato herrekend op basis van het dienstverband en de uitdienstdatum, minus het opgenomen verlof wat is opgenomen voor de datum uit dienst.  Extra individueel verlof zoals Ouderschapsverlof of Aanvullend verlof: Hierbij worden de uren die zijn opgenomen na datum uit dienst verwijderd, waardoor het totale verlofsaldo toeneemt. Deze verlofsoorten worden niet naar rato dienstverband omgerekend. Met name bij ouderschapsverlof is dit correct, het nieuwe saldo dat overblijft, gaat mee met de medewerker naar een nieuw dienstverband. Hoe  Wanneer een medewerker uit dienst gaat, zal op de achtergrond een proces worden gestart dat alle verlof na de datum van uitdiensttreding verwijdert en het verlofsaldo opnieuw berekent. De doorlooptijd kan maximaal 5 minuten duren. Een uitzondering hierop is zwangerschapsverlof. Deze wordt niet automatisch stopgezet.  In de volgende schermen kan het nieuwe verlofsaldo en het totaal opgenomen verlof tot en met de datum van uitdiensttreding worden bekeken: Medewerker > Verlof > Verlofsaldo  Medewerker > Verlof > Opgenomen verlof Actie Voor medewerkers die al uit dienst zijn gemeld, zal de automatische verwerking niet worden uitgevoerd. Hier blijft handmatige verwerking nodig. Voor medewerkers die uit dienst worden gemeld na deze release (29-06-2024), zal dit proces automatisch verlopen. Indien een medewerker nog zwangerschapsverlof heeft als deze uitdienst gaat, zal dit nog handmatig stopgezet moeten worden.  Let op! Indien een medewerker achteraf onterecht uit dienst is gemeld, zullen de verwijderde verloven handmatig opnieuw moeten worden ingevoerd. Deze zijn terug te zien op het mutatieverslag. Opgenomen verlof wordt aangepast na wijziging van het werkpatroon Waarom Wanneer het werkpatroon van een medewerker wijzigt, moet het bestaande verlof momenteel worden ingetrokken en opnieuw worden ingediend om het verlofsaldo op basis van het nieuwe werkpatroon bij te werken. Na deze release zal dit automatisch worden doorgevoerd voor dagen waarop minder uren gewerkt gaan worden. Hoe Medewerker > Contract > Dienstverband Kies bij een medewerker op de juiste peildatum wat het nieuwe werkpatroon moet zijn, let hierbij op dat de totaal uren per week van het werkpatroon op dezelfde peildatum ook zo is ingevuld bij de uren per week in het scherm arbeidscontract. Op de achtergrond wordt een proces gestart dat de verlofaanvragen na de roosterwijziging opnieuw berekent op basis van het nieuwe werkpatroon. Echter, wanneer door het nieuwe werkpatroon meer uren geboekt zouden moeten worden, wordt de verwerking niet uitgevoerd. Dit komt doordat het niet bekend is of de extra uren handmatig lager zijn gezet of dat dit komt door het oude werkpatroon. In het verlofaanvraagscherm worden de uren die niet gewijzigd kunnen worden met rode regels gemarkeerd. Actie Na deze release wordt het opgenomen verlof automatisch aangepast bij een wijziging van een werkpatroon, waarbij de werkuren minder worden op een dag. Wanneer iemand meer uren op een dag gaat werken, zal het verlof nog handmatig aangepast moeten worden.   Opgeloste meldingen  Reden korting verlofrecht niet meer te kiezen (change 5692098) Melding  Bij het toevoegen van een nieuwe reden voor korting verlofrechten in de waardenlijst, was het niet meer mogelijk om bij een medewerker een reden voor korting verlofrechten te kiezen. Oplossing  Navigeer naar: Medewerker > Verlof > Korting verlofrechten Er is een aanpassing gedaan zodat bij de medewerker de reden voor korting verlofrechten gekozen kan worden als er nieuwe waarden zijn toegevoegd in de waardenlijst. Actie Je hoeft geen actie te ondernemen. Manager wordt niet altijd correct getoond via HR Easy docs (change 6100870) Melding In sommige situaties kon het voorkomen dat via HR Easy Docs een onjuiste manager werd getoond op een brief. Oplossing Er is een aanpassing doorgevoerd zodat na deze release de juiste manager op een brief wordt gepresenteerd. Actie Je hoeft geen actie te ondernemen. Mutatieverslag uitgebreid wordt niet opgeleverd (change 6379906) Melding In sommige situaties kon het voorkomen dat het mutatieverslag uitgebreid niet werd aangemaakt. Dit gebeurde voornamelijk wanneer alle gegevenselementen en alle looncomponenten voor een langere periode werden opgevraagd.  Oplossing Er is een aanpassing doorgevoerd zodat er na deze release meer geheugen en ruimte beschikbaar is om het mutatieverslag te kunnen aanmaken. We adviseren echter om altijd bewuste keuzes te maken in het opvragen van de gewenste informatie. Dit verkort de wachttijd voor het genereren van een rapport. Actie Je hoeft geen actie te ondernemen.  

Nieuw Grondslagen CO2 rapportage ( Hotfix 03-02-2025) Waarom  Voor de vastlegging van de elementen die meetellen voor de CO2 rapportage is een nieuwe grondslag aangemaakt en bij een bestaande grondslag standaard een aantal elementen toegevoegd in de grondslag.  Hoe  Instellingen > Berekening > Grondslag Nieuwe grondslag "CO2 Openbaar vervoer declaraties vrije looncomp.": In deze grondslag kunnen vrije looncomponenten worden ingericht die worden gebruikt om openbaar vervoer declaratie te vergoeden. Bestaande grondslag "CO2 Declaratie elementen" In deze Grondslag zijn op nivo Nederland de volgende gegevenselementen voor het vastleggen van km's toegevoegd, die worden gebruikt voor het vergoeden van zakelijke km's: kilometers declaratie aanv. belast 1 - reiskosten kilometers declaratie aanv. belast 2 - reiskosten Kilometers declaratie o.b.v. staffel - Reiskosten OV kilometers declaratie - Reiskosten Zakelijke kilometers CO2 registratie Actie  Wij hebben bovenstaande U kunt de nieuwe grondslag evt verder inrichten met eigen vrije looncomponenten. YouServe toegangsbeheer in HR core HR Core/Payroll Business Inleiding Bij YouServe wordt hard gewerkt aan een eigen Identiteits- en Autorisatie Manager (IAM). Om dit proces eenduidig aan te sturen, is HR Core/Payroll Business leidend voor de werknemersgegevens. Naast de mogelijkheid voor medewerkers om in te loggen in de systemen van YouServe, is er ook functionaliteit ontwikkeld voor medewerkers die nog in dienst moeten treden of al uit dienst zijn, maar bijvoorbeeld nog toegang tot hun salarisdossier nodig hebben. Dit noemen we de "Medewerker Dienstverband Reis" (Employee Journey). Ondersteuning voor de Employee Journey Een belangrijk aspect van de Employee Journey is het gegevenselement "Arbeidsrelatie Status," dat te vinden is in het scherm YouServe Toegang. Dit element kent nu vier waarden, die binnenkort worden uitgebreid naar vijf: 0 - Toekomstig in dienst, geen login vooraf: Wanneer de medewerker al bestaat in HR Core/Payroll Business voor de datum van indiensttreding en er geen begindatum login is, is de status 0. 1 - Toekomstig in dienst, met login vooraf: De medewerker kan inloggen voordat hij of zij in dienst treedt. 2 - Actief dienstverband: Medewerker is momenteel in dienst. 3 - Uit dienst: Medewerker is niet meer in dienst. 4 - Nooit in dienst geweest: Medewerker is aangemaakt maar nooit verschenen (no show). 5 - Uit dienst, kan niet meer inloggen: Toekomstige waarde om de toegang verder te beperken. Deze waarden kunnen in YouServe toegangsbeheer worden gebruikt als filter bij het toekennen van autorisaties. Waarom YouServe streeft naar volledige integratie van HR Core/Payroll Business tot en met het Portaal, waarin elke gebruiker de programma's van YouServe in eigen beheer kan gebruiken. Hiermee wordt de toegang tot de YouServe omgeving vereenvoudigd. Hoe Menu bijvoorbeeld: Instellingen > Algemeen > Stuurgegevens Klant In dit scherm staan twee gegevenselementen waarmee de Medewerker Dienstverband Reis kan worden ingericht: Aantal maanden login voor indiensttreding: Het aantal maanden dat een toekomstige medewerker eerder kan inloggen. Aantal maanden login na uitdiensttreding: Het aantal maanden na uitdiensttreding dat de medewerker nog kan inloggen. Voor beide elementen geldt dat het gebruik ervan leidt tot extra kosten, die worden meegenomen in de maandelijkse facturatie. Medewerker > Arbeidsrelatie > YouServe toegang Op dit scherm staan de elementen die helpen om te zien E-mail (Zakelijk) Via het scherm Medewerker(s) of Adresgegevens wordt het E-mail zakelijk opgegeven.  Dit is het E-mail dat vanuit de organisatie aan een medewerker wordt gegeven. E-Mail (privé) Via het scherm Medewerker(s) of Adresgegevens wordt het E-mail privé opgegeven. Dit is het E-mailadres dat persoonlijk is van de medewerker E-Mail (login) Op basis van het E-mail Zakelijk, E-mail Privé en de dienstverband status wordt door HR core/Payroll business bepaald wat het E-mail login is.  Medewerker heeft een datum indienst in de toekomst: Email login = Email privé (wordt omgezet naar zakelijk email adres, als de datum indienst is bereikt).  Medewerker in dienst en zakelijk e-mailadres. is gevuld: Email login = Email zakelijk Medewerker in dienst en zakelijk e-mailadres is niet gevuld maar email prive wel : Email login = Email privé Medewerker is uit dienst en privé email is gevuld: Email login = Email privé Medewerker is uit dienst en privé email is niet gevuld maar zakelijk Email wel: Email login = Email zakelijk Indien Geen email prive of zakelijk is gevuld, zal geen email login worden bepaald. Wanneer er geen e-mail login is, zal een medewerker niet in het domein van YouServe kunnen inloggen.   Arbeidsrelatie status Dit veld geeft de status van een medewerker in, er zijn een aantal statussen waaraan een medewerker voldoet: 0 - Toekomstig in dienst, geen login vooraf - Wanneer de medewerker al bestaat in HR core/Payroll business voor de datum in dienst er er is geen begindatum login, is de status 0 1 - Toekomstig in dienst, met login voordat de medewerker in dienst komt. 2 - Actieve dienstverband 3 - Uit dienst 4 - Nooit in dienst geweest, dit is het geval dat een medewerker al aangemaakt is, maar nooit is komen opdagen (no show).  5 - Uit dienst, kan niet meer inloggen  Arbeidsrelatie soort Dit veld geeft weer of een medewerker echt een medewerker is  of een externe. Een medewerker wordt als medewerker aangeduid indien: De medewerker verloond wordt (algemene blokkering = Nee) De Loonaangifte aan staat Aard arbeidsverhouding is niet 11: Uitzendkracht 82 Payrolling 99: Niet van toepassing') Er is een salarisverwerking voor de klant/medewerker Alle andere medewerkers krijgen de indicatie Externe. Medewerker toegangssleutel Hierin wordt de unieke medewerker identiteitscode (GUID) vastgelegd, waarmee de medewerker bekend is in YouServe toegangsbeheer. Begin datum login Dit veld wordt bij berekend bij medewerkers met een arbeidsrelatie status 1 -  Toekomstig in dienst. Als op het scherm Instellingen > Algemeen > Stuurgegevens klant de waarde aantal maanden login voor indienst een waarde heeft die groter is dan nu.  Einddatum login Dit veld wordt bij berekend bij medewerkers met een arbeidsrelatie status 3 - uit dienst . Als op het scherm Instellingen > Algemeen > Stuurgegevens klant de waarde aantal maanden login voor na uit dienst een waarde heeft die groter is dan nu.  Type medewerker Type medewerker is een waardenlijst waarin kan worden vastgelegd wat voor soort medewerker een medewerker is, deze inrichting kan in YouServe toegangsbeheer worden gebruikt om autorisaties automatisch aan een medewerker/gebruiker te koppelen.  Het invullen van dit veld gebeurt in het scherm: Medewerker > Medewerker > Arbeidsrelatie. Medewerker dienstverband reis (Employee journey) De levenscyclus van een medewerker kent verschillende stappen, zoals weerspiegeld in het gegevenselement "Arbeidsrelatie Status." Specifiek de stappen waarin een medewerker al wel geregistreerd is maar nog niet in dienst is, en wanneer een medewerker uit dienst is maar nog wel kan inloggen, verdient extra aandacht. Toekomstig in dienst Wanneer een medewerker in HR Core wordt vastgelegd, gebeurt dit normaal gesproken op de datum dat de medewerker daadwerkelijk in dienst treedt. Er bestaat echter een mogelijkheid om de medewerker eerder als 'entiteit' aan te maken, terwijl de daadwerkelijke indiensttreding pas later plaatsvindt. Dit wordt geregeld via het gegevenselement "Aantal maanden login voor indiensttreding." Wanneer dit veld een waarde groter dan nul (0) heeft, wordt een begindatum login berekend. Voorbeeld Vandaag = 7 februari  Datum in dienst 1 mei Aantal maanden login voor in dienst komen 1 maand Begindatum login wordt dan ( mei - 1 maand = 1 april De arbeidsrelatie status = 1  Toekomstig in dienst tot  1 mei, dan is het 2 Actief. Bij de workflow "Nieuwe Medewerker" wordt de peildatum opgegeven als 1 mei, zoals standaard gebeurt. Aangezien al bekend is dat de medewerker 1 maand eerder mag inloggen in het YouServe domein, wordt het bestaan van de medewerker in HR Core/Payroll Business 1 maand eerder aangemaakt. In HR Core zul je zien dat sommige velden een ingangsdatum hebben van 1 april en andere velden van 1 mei. Het contract wordt pas aangemaakt vanaf de datum van indiensttreding. Uit dienst en nog mogen inloggen Een medewerker gaat uit dienst, maar mag nog gedurende 1 maand na de uitdienstdatum inloggen. Voorbeeld Vandaag 7 februari Datum uit dienst 7 februari Aantal maanden login na maand uit dienst  1 maanden Bepaling van de Laatste Logindatum: Datum van uitdiensttreding is 7 februari. Het aantal maanden na de uitdienst maand is 1. Er wordt dus gerekend vanaf 1 maart, de eerste maand na het uitdiensttreden. De laatste logindatum wordt dan 1 maart + 1 maand = 1 april. De arbeidsrelatie status veranderd naar "3 - Uit dienst" van 7 februari tot 31 maart en "5 - Uit dienst, geen login" vanaf 1 april. Actie Voorlopig is geen directe actie vereist. YouServe werkt nauw samen met PD&S en Operations om de klanten op tijd live te brengen. Samen met de consultants zal de interface voor YouServe Toegangsbeheer worden geactiveerd en de configuratie in overleg worden bekeken en indien nodig aangepast. Nogmaals: Nu geen actie ondernemen. Gewijzigd en verbeterd Ziek- en herstelmelding in één keer vastleggen (HR Core) (Wens) Er was een wens om het invoeren van een herstelmelding niet mogelijk te maken direct na een ziekmelding, vanwege foutieve registraties die ontstonden. Wij hebben het probleem geanalyseerd en, in plaats van de directe invoer van een herstelmelding onmogelijk te maken, hebben wij het probleem opgelost. Na deze release is het mogelijk om zowel een ziekmelding als een herstel melding direct in te voeren. Deze gegevens kunnen worden ingevoerd via: Medewerker > Ziekte > Ziekteverzuim. Proces rond Wissen persoonsgegevens (AVG) uitgebreid (HR Core & Payroll) Wanneer een medewerker wordt verwijderd via Wissen persoonsgegevens (AVG), zullen na deze release ook de documenten van deze medewerker uit het salarisdossier worden verwijderd. Tot op heden was hier altijd een extra handmatige actie voor nodig in het salarisdossier.  De wissen persoonsgegevens kan worden opgestart via: Workflows > Uitstroom > Wissen persoonsgegevens (AVG). Pensioenregelingen - Toevoegen nieuwe grondslagen (Payroll) Met ingang van 1 januari 2024 hebben wij een uitbreiding gedaan in de grondslagen van de arbeidsvoorwaarden van de pensioenregelingen. Deze uitbreiding is echter nog niet gedaan in de grondslagen met looncomponenten die voor een bepaalde periode gelden. Deze worden meegenomen bij de berekening van de pensioengrondslag, maar werden niet standaard verhoogd met het ophogingspercentage vakantietoeslag en het ophogingspercentage overige, die zijn ingericht in de referentietabel van de desbetreffende pensioenregeling. Vanuit onze klanten is de wens geuit om ook voor deze looncomponenten te kunnen bepalen of deze wel of niet, of met een van beide ophogingspercentages verhoogd moet worden voor de pensioengrondslag.  In steeds meer regelingen geldt niet meer dat altijd een standaard inrichting gevolgd kan worden en dus worden er steeds vaker handmatige berekeningen in de systemen gedaan wat maandelijks veel werk met zich meebrengt.   Met ingang van 1 januari 2025 hebben wij een uitbreiding gedaan in de grondslagen met looncomponenten per periode die gelden voor de arbeidsvoorwaarden van de pensioenregelingen.    Aanpassing in bestaande grondslagen (hier is als voorbeeld Pensioen genomen): 01(Pensioen) Vaste grdslg - looncomp. periode is hernoemd naar 01(Pensioen) Vaste grdslg - looncomp. periode (D) Deze grondslag werkt nog altijd op dezelfde manier en wordt niet opgehoogd met het ophogingspercentage vakantietoeslag en het ophogingspercentage overig.  Nieuwe grondslagen (hier is als voorbeeld Pensioen genomen): 01(Pensioen) Vaste grdslg - looncomp. periode (A) = De looncomponenten die in deze grondslagen worden gezet, worden opgehoogd met het ophogingspercentage vakantietoeslag en het ophogingspercentage overig. 01(Pensioen) Vaste grdslg - looncomp. periode (B) = De looncomponenten die in deze grondslagen worden gezet, worden alleen opgehoogd met het ophogingspercentage vakantietoeslag 01(Pensioen) Vaste grdslg - looncomp. periode (C) = De looncomponenten die in deze grondslagen worden gezet, worden alleen opgehoogd met het ophogingspercentage overig Ook hier worden de gebruikelijke payrollelementen aangemaakt zoals deze ook gelden voor de overige grondslagen. Actie Wanneer er looncomponenten per periode zijn die afwijkend opgehoogd moeten worden, dan kan dit ingericht worden met behulp van deze grondslagen. ADVIES: Wij adviseren om deze grondslagen per 1-1-2025 (of later) in te richten, omdat veel regelingen de grondslag vaststellen op basis van het januari inkomen.    Aangiftes - Rapport Aangifte Details (Payroll) Er was een wens om het rapport aangifte details zodanig aan te passen dat deze de laatste actuele waarden laat zien wanneer je het rapport draait met de instelling " Tijdvakken tot en met de gekozen aangifte" bij de optie Selectie tijdvakken.  Met ingang van deze release hebben we het rapport zo aangepast dat deze de actuele waarden laat zien met deze instelling en niet de originele waarden. Door deze aanpassing wordt het makkelijk de actuele data aan te sluiten met de actuele rapportages vanuit de Payroll. Het rapport kan gedraaid worden via Loonaangifte > Rapporten > Aangifte Details. Tevens hebben we de aangifte details aangepast naar de nieuwe standaard en zal het Excel rapport direct geopend worden met een filter en vaste kopregel. Aangiftes - Verduidelijking aanduiding aangifte periode (Payroll) Wanneer er meerdere runs zijn over een en dezelfde periode, door bijvoorbeeld correctieperiodes, of handmatige correcties, is het onduidelijk welke run hoort bij de desbetreffende aangifte. Vanaf deze release hebben we in alle schermen waarbij de tijdvakken worden getoond ook de datum van aangifte en tijdstip vermeld. Zo wordt het eenvoudig om de juiste aangiftes te herkennen. Hierbij tonen we naast de datum ook of deze aangifte hoort bij een correctie voortkomend uit de payroll, dan wel een handmatige correctie betreft. Aangiftes - Verwijderen optie bedrijvenlijst in menu (Payroll) Tot op heden was het mogelijk om een bedrijf te selecteren zoals deze bekend is in Payroll Business. De aangiftes werken echter niet bedrijven maar met onderneming. Om deze verwarring en onnodig selecteren van bedrijven te voorkomen hebben we de optie Bedrijven in het Aangifte menu verwijderd.  Aangiftes - Verbeteringen Herberekening en verzenden aangifte (Payroll) Soms is het nodig, bijvoorbeeld na het toevoegen van afdrachtverminderingen, om een aangifte te herberekenen. Wanneer de aangifte uit meerdere afgesloten runs, dan wel bedrijven bestaat gaat het systeem de aangifte weer opnieuw opbouwen uit al deze afgesloten periodes. Tussen elke afgesloten periode werd er een aangifte klaargezet en was deze in te sturen. Dit was echter nog niet volledig omdat er daarna nog meerdere afgesloten runs worden toegevoegd aan de aangifte. Vanaf deze release zal de knop herberekenen en de knop verzenden niet te selecteren zijn zolang niet alle afgesloten runs zijn verwerkt voor een nieuwe volledige aangifte. Hiermee is het niet meer mogelijk om per ongeluk half aangemaakte aangiftes te verzenden. Aangiftes - Verbetering alleen wijzigingen op ondernemingsniveau (Payroll) Wanneer er alleen een wijziging wordt gedaan in een aangifte periode op ondernemingsniveau ( bijvoorbeeld het toevoegen van eindheffingen WKR) en er is in die periode geen enkele wijziging voor een IKV dan werd tot op heden er geen correctie periode aangemaakt in de Loonaangifte. Vanaf deze release zal ook na het wijzigen van alleen een element op ondernemingsniveau een correctieperiode worden aangemaakt in de Loonaangifte, zonder dat je daar een wijziging op IKV niveau voor hoeft door te voeren als workaround. Aangifte UPA - Vasthouden geselecteerde instantie Als je elke maand naar meerdere instanties een UPA aangiftes stuurt, moest je tot nu toe in de aangifte schermen steeds weer opnieuw de juiste instantie kiezen. Dit gaan we verbeteren: vanaf deze release "onthouden" de schermen de instantie waar je mee bezig bent. Die hoef je dan niet steeds weer opnieuw te kiezen. Dit zul je vanaf deze release merken als je wisselt tussen één van deze drie schermen: Aangifte Collectief verzenden aangiftes Aangifte details Aangifteverwerking Aangifte totalen en afdrachten Mutatieverslag aangifte correcties Verder hebben we in deze release er ook voor gezorgd dat in het scherm Collectief verzenden aangiftes de instantie niet verplicht is. Zodoende kun je de aangiftes van alle instanties in één keer verzenden. Nul aangiftes Uniforme Pensioen aangifte (UPA) met correctie voorgaande periodes (Payroll) Bij het genereren van een UPA bericht, waarbij geen een enkele werknemer meer aan een regeling deelneemt die bij een pensioenfonds hoort, worden er onterecht lege correctieperiodes aangemaakt. Volgens de gegevensspecificatie van de UPA dient er dan een volledig lege aangifte gestuurd te worden, zonder enige werknemer in het bestand. Vanaf deze release hebben we deze bijzonderheid ook dermate aangepast dat deze aangiftes volledig juist worden aangemaakt en ingestuurd kunnen worden.  Aangifte APG - Alleen doorgifte soort inkomen 15 en Aard arbeidsverhouding 01 (Payroll) APG verwacht in de aangifte alleen reguliere medewerkers, waar Soort inkomen 15: Loon, overig en Aard arbeidsverhouding in combinatie met 01: Arbeidsovereenkomst (exclusief BBL) is. Medewerkers (zoals stagiaires) die niet voldeden aan deze instellingen dienden handmatig in het interface scherm geblokkeerd te worden. Tot op heden werden deze wel doorgegeven en moest je zelf de overige medewerkers voor de APG aangifte zelf blokkeren.  Vanaf deze release zullen wij alle medewerkers die niet voldoen aan de specificaties van APG in de payroll al blokkeren, zodat de handmatige actie niet meer nodig is. Mochten er om andere redenen mensen geblokkeerd dienen te worden, dan kan dit nog op de gebruikelijke manier worden gedaan. Aangifte APG - Standaardwaarden Beroepencode (Payroll) Bij APG BOUW en APG SGB moet er een code beroep aangeleverd worden in de APG aangifte. APG heeft een standaard lijst met beroepencodes die aangeleverd mogen worden. Tot op heden wordt er gebruik gemaakt van een conversietabel om de eigen functies om te laten zetten naar een voor APG verwachte beroep. Wanneer niet alle functies juist zijn opgenomen in de conversietabel zorgt dit ervoor dat het systeem geen XML maakt, en is er altijd een herstelactie nodig. Vanaf deze release hebben we op het bedrijfsscherm van de interface (Instellingen / Gegevensuitwisseling / Interfaces / APG Bouw en APG SGB) een nieuw veld gemaakt waar een standaardwaarde voor beroep opgegeven kan worden die meegenomen zal worden in de APG aangifte. Hierdoor is de conversietabel niet meer nodig en zal er altijd een XML gemaakt worden en het bestand direct voldoen aan de specificaties van APG. Aangifte APG - Nieuwe signalen bij negatief aantal uren periode (Payroll) APG staat niet toe dat er in een periode een negatief aantal uren wordt doorgegeven. Dit kan ontstaan in Payroll Business als je bijvoorbeeld meer verlofuren hebt opgegeven dan er uren in die periode voor de medewerker zijn. APG zal dan de aangifte afkeuren. In deze release zijn 5 nieuwe signalen in het signaleringsverslag opgenomen die aangeven dat er een negatief aantal uren is ontstaan. Voor iedere soort aangifte naar APG is er een apart signaal. Dit signaal is van de categorie Pensioenaangifte en ernst Fout. Wanneer een van deze signalen aanwezig is op het signaleringsverslag dienen de grondslagen ( vermeld in de online help ) te worden aangepast. Aangifte APG - Controle door APG en terugkoppeling (Payroll) Zodra een aangifte door APG is ontvangen, stuurt APG een zogenaamd "response-bericht" terug, waaraan je kunt zien of de aangifte kan worden verwerkt, en of de inhoud is goedgekeurd. Deze berichten worden voortaan getoond, zodat je kunt zien wat de status is, en zodat je eventueel kunt ingrijpen als dat nodig is. Tot op heden werden de response berichten nog niet getoond in Payroll Business en was je altijd afhankelijk van de berichtgeving in het portaal van APG. De response zal hetzelfde getoond worden zoals deze ook zichtbaar is voor de UPA en de Loonaangifte.  Ook zal, wanneer het bericht verwerkt is met meldingen, er een specificatie te downloaden zijn in Excel. Alle dagelementen weer zichtbaar bij conversieregel externe mutaties Beheer > Externe mutaties > Conversieregel Bij het maken van een conversieregel kon je sommige dagelementen niet selecteren. Dit is opgelost: alle elementen zijn nu selecteerbaar.   Opgeloste meldingen Verlofregeling wordt niet altijd getoond binnen Self Service (change 7826313) (HR Core) Oorzaak Wanneer de verlofregeling op bedrijfsniveau is vastgelegd, wordt deze automatisch overgenomen door de medewerker als er geen afwijkingen zijn. Dit proces staat bekend als het gebruik van "opgeschakelde waarden." In het geval van een opgeschakelde waarde werd deze eerder niet getoond binnen Self Service. Oplossing  Er is een wijziging doorgevoerd waardoor ook opgeschakelde waarden nu zichtbaar zijn binnen Self Service. Nadat een mutatie bij een medewerker wordt doorgevoerd, zal vanaf deze release ook de opgeschakelde verlofregeling worden meegestuurd en weergegeven. Houd er rekening mee dat het enige tijd kan duren voordat de verlofregeling voor alle medewerkers in Self Service beschikbaar is. Invoeren van speciale tekens binnen Vergoedingen en inhoudingen (dagvergoedingen) nu mogelijk (Change 7553926) (Payroll) Oorzaak   Op de pagina Vergoedingen en Inhoudingen (dagvergoedingen) was het eerder niet mogelijk om speciale tekens in te voeren of te zoeken naar woorden die dergelijke tekens bevatten. Oplossing Het is nu mogelijk om op de pagina te zoeken met behulp van de volgende speciale tekens: &, @, #, $, %, ^, *, (, en ). UPA aanvullend geboorteverlof uren (7680362) (Payroll) Oorzaak In periode 1 van 2025 werd het payrollelement "UPA verlof uren (aanv geb verlof)" niet juist berekend en doorgegeven richting UPA. Hierdoor werden er cumulatieve uren doorgegeven in plaats van de gewenste uren over de periode. Oplossing Vanaf deze release wordt met ingang van periode 1 het payrollelement correct berekend. Hier is geen extra actie voor nodig. In de eerstvolgende aangifte zal er een correctieperiode worden aangemaakt in de pensioenaanlevering waarbij alsnog de juiste uren worden doorgegeven over periode 1. Verwekingsverslag toont onjuiste waarden bij periodes met aanvullende verwerking (7655771) (Payroll) Oorzaak Wanneer je een verwerkingsverslag payroll probeert te draaien over een periode waarin ook een aanvullende run is gedraaid geeft deze de verkeerde data. Voor medewerkers die in zowel de aanvullende run als in de gewone run resultaat hebben werden de resultaten uit de gewone run niet meer getoond in het rapport. Oplossing Vanaf deze release is de rapportage zo aangepast dat deze wel weer alle data van de originele run laat zien. Datum notatie binnen Adhoc niet consistent. (change 7575655) (HR Core & Payroll) Oorzaak Bij het genereren van een Adhoc-rapport werd soms de datum weergegeven met een tijd erachter. Dit gebeurde wanneer je een bedrijf in de selectie had opgenomen waarbij de gekozen output geen waarde had. Oplossing  De configuratie is aangepast zodat bij datumvelden nu alleen de datum wordt weergegeven, zonder een tijdsaanduiding erachter. UPA onterecht ingezonden bij instelling op Nee " Automatisch inzenden" Oorzaak Wanneer je voor een onderneming het pensioenbestand naar meerdere instanties moet versturen kun je per instantie kiezen of je het bestand automatisch wilt laten inzenden. Wanneer je bij 1 van de instanties deze optie gebruikt werd voor alle instanties het bericht automatisch verzonden, ook al was de instelling voor een ander bericht "Nee" . Oplossing  De code is aangepast dat vanaf nu alleen de instantie automatisch wordt verzonden als de instelling "automatisch zenden "op ja staat. Looncomponent inhouding "Flow" aangepast van netto naar bruto (56648303) (Payroll) Oorzaak Voor klanten vallen onder de CAO Woondiensten (833) en gebruik maken van de Interface APG SPW werd tot nu toe de inhouding FLOW als onbelast looncomponent berekend. Vanaf 01-01-2025 is dit gewijzigd naar een bruto belaste inhouding. Oplossing  Om gebruik te maken van de bruto inhouding is voor deze CAO de referentietabel voor Pensioen benoemd Extra (04) ingericht. Deze is gekoppeld aan de Interface APG SPW, zodat aan APG de correcte gegevens van de FLOW premie worden doorgegeven. Om de berekening en aangifte juist te laten verlopen dien je de arbeidsvoorwaarde van de netto inhouding (Opleidingsfonds) per 01-01-2025 te verwijderen bij de medewerkers. Vervolgens kan de nieuwe arbeidsvoorwaarde  Pensioen Extra worden toegevoegd voor de betreffende medewerkers zodat er vanaf 01-01-2025 de inhouding bruto berekend zal worden.   APG BOUW BEXC weer actief per 1-1-2025 (Payroll) Oorzaak Vanuit APG hadden wij doorgekregen dat het product voor de Beter excedent (de BEXC-premie) gestopt was per 1-1-2025. Het product werd waarom ook niet meer berekend in de Payroll en niet meer aangeleverd in de APG aangifte. Uit nadere informatie blijkt dat dit product nog een half jaar vrijwillig door kan lopen en in de aangifte aangeleverd dient te worden. Oplossing In deze release is het met ingang van 1-1-2025 mogelijk dat de BEXC-premie weer aangeleverd wordt in de APG aangifte, Wanneer de premie normaal berekend is op de strook, dan adviseren wij om bij de eerste volgende salarisverwerking na de release een geavanceerde salarisberekening te doen per 1-1-2025. Medewerker onterecht in APG aangifte en Signalering Medewerker gekoppeld aan ABP maar geen pensioenln onterecht gegeven (7822075) (Payroll) Oorzaak Op het signaleringsverslag werd het signaal Medewerker gekoppeld aan ABP maar geen pensioenln gegeven wanneer een medewerker uit dienst was en nog een betaling ontving. Ook in een bepaalde situatie kwam de medewerker die uitdienst was onvolledig en onterecht in de APG aangifte. Oplossing Met ingang van 1-1-2025 worden medewerkers die uitdienst zijn automatisch geblokkeerd in de periode na uitdienst via het veld Blokkeren interface APG (pensioenuitvoerder) in het interfacescherm Periodieke interface APG (pensioenuitvoerder). Door deze blokkering wordt het signaal ook niet meer naar voren na uitdienst. (NB. De pensioenuitvoerder kan ABP, SGB, SPW, Bouw of PFAB zijn.)  

Mededelingen Onderhoudsbericht tijdens release en hotfix (HR Core & Payroll)  Tijdens het uitrollen van een release en/of een hotfix wordt er vanaf deze release een onderhoudsbericht getoond met de volgende tekst:   Wegens gepland onderhoud is het op dit moment niet mogelijk om in te loggen. We zijn bezig met het onderhoud en zorgen ervoor dat je snel weer toegang hebt. Excuses voor het ongemak en bedankt voor je geduld! Zodra het onderhoud gereed is, is het mogelijk om weer in te loggen in het systeem.  Wijziging in de afzender van verstuurde mail (HR Core & Payroll)  In deze release is de afzender van de e-mails die vanuit het systeem worden verzonden gewijzigd naar:  noreply@youserve.nl. Het is belangrijk om binnen je eigen organisatie te controleren of deze e-mails niet als spam worden gemarkeerd. Zorg ervoor dat de juiste whitelisting maatregelen zijn genomen om een vlotte communicatie te garanderen. Wet- en regelgeving Wijziging XML formaat voor betalingen (Payroll) Waarom De European Payments Council heeft wijzigingen aangekondigd in het XML formaat waarmee betalingen doorgegeven kunnen worden aan de banken, de zogenaamde SEPA Credit Transfers. Het officiële plan dat men gebruikt om deze wijzigingen door te voeren heet "Rulebook 2023". Het gewijzigde formaat wordt SEPA XML versie 2019 genoemd, maar de officiële naam is PAIN 001.001.09. Vanaf deze release is deze wijziging beschikbaar. Je bepaalt zelf in overleg met je bank wanneer je dit in gebruik neemt. Let op: vanaf 22 november 2025 hoeven de banken het oude formaat niet meer te ondersteunen. Stap dus in de loop van 2025 over naar het nieuwe formaat! Hoe Gebruikersgroep Betalingen > Instellingen > Betaalrekening In dit scherm zie je de eigenschappen van de betaalrekeningen die jouw organisatie gebruikt. De Betaalroute bepaalt waar de betalingen naar toe gestuurd worden. Hier is een nieuw element beschikbaar: SEPA Credit Transfer formaat. Deze hebben we standaard op het oude formaat gezet (PAIN 001.001.03), dus er verandert in eerste instantie niets. Pas als jij zelf het formaat wijzigt naar PAIN 001.001.09 zal het nieuwe formaat vanaf dat moment toegepast worden, voor alle betalingen vanaf die betreffende rekening. Actie Als jij verantwoordelijk bent voor het aanmaken van de betaalbestanden, overleg dan met degene die de bestanden verwerkt: dat kan bijvoorbeeld een collega zijn die de bestanden inleest in een betaalapplicatie. Maar als je het betaalbestand rechtstreeks naar een bank stuurt, neem dan contact op met de bank. Controleer of de ontvangende partij klaar is voor het nieuwe SEPA formaat, zodat je deze eventueel vast kan omzetten. Als er twijfel is, of gewoon als je extra voorzichtig wilt zijn, stap dan over bij het afsluiten van een aanvullende payroll verwerking, of als er een tussentijdse betaling plaatsvindt. Zodoende loopt de maandelijkse betaling van alle salarissen geen enkel risico. De bank kan je eventueel meer informatie over dit onderwerp geven. Ook zijn er algemene publicaties over het onderwerp, bijvoorbeeld: European Payments Council: https://www.europeanpaymentscouncil.eu/document-library/rulebooks/2023-sepa-credit-transfer-rulebook-version-11 Betaalvereniging Nederland: https://www.betaalvereniging.nl/betalingsverkeer/standaardisatie/sepa-xml-v2019/ Terugkoppeling afgekeurde betalingen (Worldline CPS) (Payroll) Waarom Deze functionaliteit is alleen beschikbaar voor organisaties die de betalingen verwerken via Worldline CPS. Worldline controleert de betaalbestanden, en stuurt een antwoord terug als één of meer betalingen niet verwerkt kunnen worden. Dit kan bijvoorbeeld in onderstaande situaties voorkomen: Bijvoorbeeld als een medewerker per ongeluk een verkeerde BIC code heeft opgegeven, dan wordt die specifieke betaling afgekeurd.  Ook zijn er situaties waarbij het hele bestand wordt afgekeurd, bijvoorbeeld als er een verkeerd rekeningnummer voor de afschrijvingen is opgegeven. Wanneer bovenstaande zicht voordeed, werd je tot nu toe door ons benaderd. Vanaf deze release gaat dit automatisch, op het e-mailadres (indien aanwezig) dat is opgegeven voor de signalering betalingen. Hoe Gebruikersgroep Betalingen > Beheer > Controleren betaalbestanden Als er één of meer betalingen zijn afgekeurd, krijg je in dit scherm een duidelijke waarschuwing te zien (een rood kruis). In de detailweergave zul je bij het tabblad Verzending en verwerking kunnen zien dat er een terugkoppeling is binnengekomen. In het bijbehorende XML bericht kun je in dat geval zien wat de foutmeldingen zijn. De manier waarop banken eventuele foutcodes in de XML verwerken is niet uniform: Als je hier foutcodes ziet kun je daarom het beste bij je bank navragen wat de foutmelding precies betekent.   Gebruikergroep Betalingen > Instellingen > Betaalrekening In dit scherm zie je de eigenschappen van de betaalrekeningen die jouw organisatie gebruikt. Als bij Betaalroute de keuze Worldline CPS is ingevuld, dan betaal je via Worldline. Onderaan kun je een e-mail adres opgeven. Op het moment dat er betalingen zijn afgekeurd krijg je automatisch een bericht op dit mail adres.   Actie Als jouw organisatie de betalingen via Worldline verzorgt, controleer dan of de instellingen voor het signaleren van afkeuringen zijn ingevuld: Afkeuring betalingen signaleren (Worldline): vul hier Ja in E-mail signalering betalingen (Worldline): vul hier het gewenste e-mailadres in Nieuw Rapport overzicht WAZO, WIEG en OSV (HR Core) Waarom Op verzoek van klanten is er een nieuw rapport ontwikkeld dat een overzicht biedt van medewerkers voor wie tijdens een specifieke periode gegevens met betrekking tot Zwangerschaps- en Bevallingsverlof (WAZO), Aanvullend Geboorteverlof (WIEG), of Ouderschapsverlof (OSV) zijn geregistreerd. Dit rapport met de basisgegevens van al deze vastgelegde verlofsoorten en bijbehorende informatie werd tot nu toe vaak nog specifiek gemaakt in ons Management Informatie rapportage tool ( MI). Hoe Rapporten > Personeelsmanagement > Overzicht WAZO, WIEG en OSV Dit rapport levert een overzicht van medewerkers voor wie in een bepaalde periode WAZO-gegevens zijn geregistreerd, evenals gegevens over aanvullend geboorteverlof of ouderschapsverlof. Eventuele ziekteregistraties die voorafgaand aan een WAZO-periode aansluiten, worden ook weergegeven. Het rapport kan zowel op klant- als op bedrijfsniveau worden opgevraagd. Bij een aanvraag op klantniveau moet worden gespecificeerd voor welke bedrijven het rapport moet worden uitgevoerd. Het rapport houdt rekening met de instellingen zoals aangegeven in het scherm HR Stuurgegevens (te vinden onder Instellingen > Algemeen > HR Stuurgegevens). Het rapport bestaat uit vijf tabbladen: Tabblad Kindgegevens Op dit tabblad worden kinderen weergegeven die jonger zijn dan 6 maanden, of waarvoor het veld 'Ouderschapsverlof opnemen' op 'Ja' staat en het kind jonger is dan 8 jaar. Tabblad WAZO Dit tabblad toont medewerkers waarvoor een WAZO is geregistreerd binnen de aangegeven periode. Alle velden die beschikbaar zijn in het scherm 'Zwangerschaps- en Bevallingsverlof (WAZO)' worden hier weergegeven. Niet alle velden hoeven per se ingevuld te zijn. Indien er een ziekteregistratie is in verband met de zwangerschap voorafgaand aan de WAZO-periode, dan wordt deze ook weergegeven. Tabblad WIEG Op dit tabblad worden medewerkers weergegeven die in de opgegeven periode aanvullend geboorteverlof hebben opgenomen. Als er meerdere opnames van aanvullend geboorteverlof door één medewerker zijn, verschijnt deze medewerker meerdere keren in het rapport. Saldo's kunnen dus meerdere keren worden getoond, maar de begin- en einddatum van het verlof en de opgenomen uren kunnen verschillen. De kolom 'Aantal uren opgenomen' toont het totale aantal uren van de gehele verlofopname, wat meer kan zijn dan de periode waarvoor het rapport werd opgevraagd. Tabblad OSV Op dit tabblad worden medewerkers weergegeven die in de opgegeven periode ouderschapsverlof (zowel betaald als onbetaald) hebben opgenomen. Net als bij het WIEG-tabblad zal het saldo meerdere keren worden getoond als een medewerker meerdere verlofopnamen heeft; echter, de begin- en einddatum van het verlof en de opgenomen uren kunnen verschillen. De kolom 'Aantal uren opgenomen' toont het totale aantal uren van de gehele verlofopname, wat meer kan zijn dan de periode waarvoor het rapport werd opgevraagd.   Tabblad Raport-parameters Dit tabblad toont een overzicht van de opgegeven parameters van dit rapport. Actie Dit rapport kan worden opgevraagd wanneer er een overzicht gewenst is van de medewerkers die in de opgegeven periode gebruikmaken van de Wet Invoering Extra Geboorteverlof (WIEG), Ouderschapsverlof (OSV) of van Zwangerschaps- en/of bevallingsverlof (WAZO). Terugzetten van een backup in de API Configuratie (HR Core & Payroll) Waarom Vorige maand is in de delivery update een demo gepresenteerd van de API Configuratie. Met deze functionaliteit is een uitbreiding gemaakt, waardoor het mogelijk is de configuratie van alle bestanden naar een specifieke datum terug te zetten.  Hoe Hulpmiddelen >Inrichting terugzetten In het menu aan de linkerkant is er een optie "Hulpmiddelen" toegevoegd, waaronder de mogelijkheid om de inrichting terug te zetten naar een specifieke datum. Het is belangrijk te weten dat de back-ups van de bestanden 's nachts worden gemaakt tussen 00:00 en 02:00. Je kunt maximaal een back-up van 30 dagen geleden herstellen. Let op: de back-up wordt voor alle bestanden teruggezet. Het is niet mogelijk om slechts één van de bestanden afzonderlijk terug te zetten. Actie Onder "Hulpmiddelen" en vervolgens "Inrichting Terugzetten", kies de gewenste dag om de back-up terug te kunnen zetten. Gewijzigd en verbeterd Ad-hoc rapportage verbeteringen (HR Core & Payroll) In de release van december 2024 hebben wij een verbetering van de ad-hoc rapportage naar productie gebracht. Echter, vanwege performance problemen moesten deze aanpassingen worden teruggedraaid. Inmiddels is er een verbetering doorgevoerd, waardoor het rapport niet langer voor performance problemen zal zorgen. Hieronder de tekst die in december 2024 werd gepubliceerd: Waarom  In het kader van standaardisatie en vermindering van handmatige acties is bij het openen van een rapport in Excel, de Ad-hoc rapportage, bij het uitvoeren de kopregel vastgezet en staat automatisch het filter aan.   In de situatie waarin op klantniveau bedrijven waren geselecteerd en je daarna de peildatum aanpaste, werden de geselecteerde bedrijven verwijderd. Hoe  Rapporten > Controle > Ad-hoc rapportage (uitgebreid) Enige aanpassing is dat op klantniveau geselecteerde bedrijven niet meer worden opgeschoond bij het aanpassen van de peildatum. Actie De Ad-hoc rapportage opvragen. Payroll berekening voor medewerkers langer dan 2 jaar uitdienst (Payroll) Waarom Alle medewerkers, inclusief de medewerkers die uit dienst zijn, werden standaard geselecteerd voor de payrollberekening van de huidige periode, hoewel er uiteindelijk geen berekening hoefde te worden gedaan. Dit kan in sommige situaties zorgen voor extra lange doorlooptijden van de salarisverwerking wanneer je veel verloop hebt in een bedrijf. Om de doorlooptijden van de payroll te verbeteren zullen we alle medewerkers die voor 1-1-2024 uit dienst zijn gegaan niet meer standaard meenemen in de salarisberekening. Als het toch nodig is dat deze medewerkers nog een berekening moeten krijgen, is het mogelijk om dit aan te sturen via een nieuw gegevenselement. Hoe Medewerker > Medewerker > Arbeidsrelatie Op het scherm Arbeidsrelatie is het nieuwe gegevenselement "Payroll berekening medewerker uitdienst" toegevoegd. Als dit element de waarde "Ja" heeft dan wordt er ook voor medewerkers die langer dan 2 jaar uitdienst zijn een payrollberekening uitgevoerd. Actie Standaard worden de medewerkers zoals hierboven benoemd niet meer meegenomen in de salarisverwerking. Voor medewerkers die langer dan 2 jaar uitdienst zijn en toch een payroll berekening moeten krijgen kun je bovenstaand element op "Ja" zetten. Signaleringsverslag (Payroll) Waarom Om het signaleringsverslag ook op klantniveau beschikbaar te maken, hebben we enkele aanpassingen doorgevoerd. Bovendien hebben we het opvragen van het verslag gebruiksvriendelijker gemaakt door het selecteren van periodes te vereenvoudigen. Met deze wijzigingen is dit rapport in lijn gebracht met de werkwijze die we hanteren voor nieuwe rapporten. Zo is in Excel de kopregel vastgezet en staat filtering standaard ingeschakeld. De inhoud van het rapport is onveranderd gebleven. Hoe Rapporten > Berekening > Signaleringsverslag Het vernieuwde rapport kan nu zowel op klant- als op bedrijfsniveau worden opgevraagd. Bij een opvraag op klantniveau moet worden aangegeven voor welke bedrijven het rapport moet worden uitgevoerd. Doordat meerdere bedrijven geselecteerd kunnen worden, is het noodzakelijk dat de periodiciteit voor de geselecteerde bedrijven gelijk is. Als dat niet het geval is, kan het voorkomen dat periodes worden geselecteerd waarvoor nog geen data beschikbaar is, waardoor er geen data in het rapport wordt getoond. Actie Geen extra actie nodig, vanaf nu kan het rapport op de verschillende niveaus gedraaid worden. Uitbreiding voortzetten van pensioen bij verlof - Pensioen vast en variabel en doorgifte aan UPA (Payroll) Waarom In de voorgaande release is het voor een aantal arbeidsvoorwaarden van pensioen vast en variabel mogelijk gemaakt om de pensioenopbouw tijdens verlof te laten doorlopen. Zie ook de release notes hierover van release 2025-01. Binnen deze release is het aantal arbeidsvoorwaarden van pensioen vast en variabel, waarvoor dit mogelijk is verder uitgebreid.  Hoe De aanpassingen hiervoor zijn tevens uitgevoerd voor de volgende vaste arbeidsvoorwaarden:  Vroegpensioen extra met de arbeidsvoorwaarde varianten Benoemd (vaste grondslag) en Eigen regeling (vaste grondslag). WIA Hiaat met de arbeidsvoorwaarde varianten Benoemd (vaste grondslag) en Eigen regeling (vaste grondslag). WIA Hiaat extra met de arbeidsvoorwaarde varianten Benoemd (vaste grondslag) en Eigen regeling (vaste grondslag). en voor de volgende variabele arbeidsvoorwaarden: VUT met de arbeidsvoorwaarde varianten Benoemd (vaste grondslag) en Eigen regeling (vaste grondslag). Vroegpensioen met de arbeidsvoorwaarde varianten Benoemd (vaste grondslag) en Eigen regeling (vaste grondslag). Vroegpensioen extra met de arbeidsvoorwaarde varianten Benoemd (vaste grondslag) en Eigen regeling (vaste grondslag). WIA hiaat met de arbeidsvoorwaarde varianten Benoemd (vaste grondslag) en Eigen regeling (vaste grondslag). WIA hiaat extra met de arbeidsvoorwaarde varianten Benoemd (vaste grondslag) en Eigen regeling (vaste grondslag). AOP met de arbeidsvoorwaarde varianten Benoemd (vaste grondslag) en Eigen regeling (vaste grondslag). Actie Wanneer er sprake is van voortzetting van de pensioenpremie bij verlof en er is sprake van aanlevering van de gegevens via de UPA aangifte en bovengenoemde arbeidsvoorwaarden zijn hiervoor van toepassing, dan dien je gebruik te maken van deze nieuwe functionaliteit. Zie ook de release notes 2025-01 voor een nadere uitleg van deze functionaliteit.  Verlofuren Pensioen doorgeven in UPA aangifte (Payroll) Waarom In de uniforme pensioenaangifte wordt verwacht dat de verlofuren apart doorgegeven worden, wanneer de premie opbouw over het verlof voortgezet wordt. Ter voorbereiding hierop zijn in de release van 2025-01 de pensioenregelingen aangepast.  Hoe Vanaf 1-1-2025 worden nu de verlofuren waarmee rekening is gehouden bij de berekening van de pensioenregeling doorgegeven in de uniforme pensioen aangifte. Voor periode 01-2025 zal dit indien nodig met terugwerkende kracht doorgegeven worden. Actie Wanneer er gebruik gemaakt wordt van de uniforme pensioenaangifte, dan zal de pensioenregeling (mogelijk) aangepast moeten worden, wanneer er sprake is van voortzetting bij verlof. Zie hiervoor de release notes van 2025-01. De doorgifte van de uren zal na inrichting automatisch gaan met terugwerkende kracht januari 2025. Dit kan betekenen dat er in de aangifte van februari een correctie aangifte zit over de eerste periode van 2025.  Voor het doorgeven zelf in de pensioenaangifte is geen extra actie nodig. Uitbreiding Kopen, verkopen, verrekenen dagen/uren met Uren verkopen 3 (Payroll) Waarom Bij sommige klanten is er behoefte om een derde variant te hebben voor uren verkopen. Hoe Bij de arbeidsvoorwaarde Kopen, verkopen, verrekenen uren/dagen is er nu een 3de mogelijkheid om uren te verkopen; net zoals bij verkopen uren en verkopen uren 2 kan je de keuze maken uit uurloon standaard, uurloon 2, 3, 4, 5 en vast. Deze keuze maak je op het scherm met bedrijfsinstellingen. Bij de medewerken kan je de te verkopen uren als periode element of als dag element opvoeren. Actie De nieuwe elementen voor verkopen 3 zijn per 1 januari 2025 beschikbaar gesteld en mogelijk te gebruiken. Opgeloste meldingen  OrgSight laat functiecodes zien ipv Functienamen (change 7398219) (Hotfix 13-01-2025) (HR Core & Payroll) Melding In orgsight wordt de functie naam niet weergegeven, maar staat er een code. Oplossing In sommige situaties kon het voorkomen dat er een code getoond werd in plaats van de omschrijving. Dat is op 13 januari opgelost. Actie Bij het openen van OrgSight dienen de functieomschrijvingen getoond te worden. Geen verdere actie noodzakelijk. Autorisatie op bedrijf selectie werk niet volledig door bij het bureaublad (Change 7553814) (HR Core) Waarom Bij een medewerker is ingesteld dat deze maar twee bedrijven mag zien in de autorisatie van de gebruiker. Echter, op het bureaublad worden ook medewerkers getoond die niet binnen de desbetreffende bedrijven vallen. Hoe Met deze release hebben wij het bureaublad zo aangepast dat alleen de medewerkers worden getoond van een bedrijf waarvoor autorisatie bestaat. Het is niet mogelijk om een overzicht voor de volledige klant hier te zien; de gegevens kunnen alleen per bedrijf worden getoond.  Actie Er is geen verdere actie vereist. Instellingen van de waardes in profielen (Change 7328153) (Payroll) Melding Instellingen > Vastlegging > Profielen  Binnen een profiel waren de instellingen voor het code-element niet consistent met de instellingen in het arbeidsvoorwaardenscherm. Dit beperkte de invoer tot waarden met maximaal 2 decimalen. Oplossing In deze release zijn de instellingen van elementen aangepast zodat ze overeenkomen met die in het arbeidsvoorwaardenscherm. Hierdoor is het nu mogelijk om waardes met bijvoorbeeld 1, 3 of 5 decimalen in te voeren. Actie Na deze release kun je waarden met de juiste precisie invoeren in de profielen. Vreemde omschrijving in het signaleringsverslag (Change 7606310) (Payroll) Waarom Vanaf periode 01-2025 kon het voorkomen dat op het signaleringsverslag de melding AOW gerechtigde werknemer: werkn. verz. foutief werd gegeven voor een medewerker die inmiddels al uitdienst was. Hoe Met deze release hebben wij het signaal aangepast dat deze signalering onder de juiste condities afgaat. Actie Er is geen verdere actie vereist.  

Hier vind je de dagen waarop de YouServe releases in 2025 zijn gepland. Tijdens de releases op zaterdag zijn de applicaties tijdelijk niet beschikbaar. Op de geplande zondagen vinden de maandelijkse (security) patches op de Infrastructuur plaats. Hierdoor zijn de applicaties niet beschikbaar tussen 18.00 en 24.00 uur.  Op de geplande dinsdagen vindt onderhoud plaats aan het netwerk. De applicaties blijven beschikbaar, maar er kunnen voor kortere momenten onderbrekingen zijn. Dit onderhoud vindt plaats tussen 20.00 en 24.00 uur. Voor de zaterdag releases melden we vooraf welke producten die dag een release hebben, via onze maandelijkse berichten in Releases.  De release kalender 2025 van Visma Raet vind je hier   Januari 2025   1 2 3 4 5   Ma   6 13 20 27   Di   7 14 21 28   Wo 1 8 15 22 29   Do 2 9 16 23 30   Vr 3 10 17 24 31   Za 4 11 18 25     Zo 5 12 19 26         Februari   5 6 7 8 9   Ma   3 10 17 24   Di   4 11 18 25   Wo   5 12 19 26   Do   6 13 20 27   Vr   7 14 21 28   Za 1 8 15 22     Zo 2 9 16 23         Maart   9 10 11 12 13   Ma   3 10 17 24 31 Di   4 11 18 25   Wo   5 12 19 26   Do   6 13 20 27   Vr   7 14 21 28   Za 1 8 15 22 29   Zo 2 9 16 23 30       April   14 15 16 17 18   Ma   7 14 21 28   Di 1 8 15 22 29   Wo 2 9 16 23 30   Do 3 10 17 24     Vr 4 11 18 25     Za 5 12 19 26     Zo 6 13 20 27         Mei   18 19 20 21 22   Ma   5 12 19 26   Di   6 13 20 27   Wo   7 14 21 28   Do 1 8 15 22 29   Vr 2 9 16 23 30   Za 3 10 17 24 31   Zo 4 11 18 25         Juni   22 23 24 25 26   Ma   2 9 16 23 30 Di   3 10 17 24   Wo   4 11 18 25   Do   5 12 19 26   Vr   6 13 20 27   Za   7 14 21 28   Zo 1 8 15 22 29       Juli   27 28 29 30 31   Ma   7 14 21 28   Di 1 8 15 22 29   Wo 2 9 16 23 30   Do 3 10 17 24 31   Vr 4 11 18 25     Za 5 12 19 26     Zo 6 13 20 27         Augustus   31 32 33 34 35   Ma   4 11 18 25   Di   5 12 19 26   Wo   6 13 20 27   Do   7 14 21 28   Vr 1 8 15 22 29   Za 2 9 16 23 30   Zo 3 10 17 24 31       September   35 36 37 38 39 40 Ma   1 8 15 22 29 Di   2 9 16 23 30 Wo   3 10 17 24   Do   4 11 18 25   Vr   5 12 19 26   Za   6 13 20 27   Zo   7 14 21 28       Oktober   40 41 42 43 44   Ma   6 13 20 27   Di   7 14 21 28   Wo 1 8 15 22 29   Do 2 9 16 23 30   Vr 3 10 17 24 31   Za 4 11 18 25     Zo 5 12 19 26         November   44 45 46 47 48   Ma   3 10 17 24   Di   4 11 18 25   Wo   5 12 19 26   Do   6 13 20 27   Vr   7 14 21 28   Za 1 8 15 22 29   Zo 2 9 16 23 30       December   48 49 50 51 52 1 Ma   1 8 15 22 29 Di   2 9 16 23 30 Wo   3 10 17 24 31 Do   4 11 18 25   Vr   5 12 19 26   Za   6 13 20 27   Zo   7 14 21 28    

De Visma YouServe releases van deze maand   Zodra release notes beschikbaar zijn, voegen we de hyperlinks toe. Zaterdag 28 december 2024   Product Release Opmerkingen YouServe HR Core Business - NL Ja  Samengevoegd met Payroll YouServe Payroll Business Ja Samengevoegd met HR Core   Continuous releases Deze producten release zodra aangepaste of nieuwe functionaliteit beschikbaar is. Via de link ga je naar de releaseberichten.  Continuous release YouServe Self Service Business YouServe API's

Mededelingen Jaarwerk 2025 In de release van zaterdag 28 december zitten alle nieuwe rekenregels en tabellen van 2025.  Voor verdere informatie over alle wijzigingen rondom het jaarwerk verwijzen we je graag naar de reeds gepubliceerde kennisartikelen   Vooraankondiging Jaarovergang Veelgestelde vragen Jaarovergang Jaarovergang verlof Nieuw CO2 Registratie - CO2 Rapport Jaaraantallen Waarom Wanneer je in 2024 de CO2 registratie hebt moeten doen, anders dan de Enquête) dan heb je een jaarrapport nodig met alle jaaraantallen. Deze worden gebaseerd op alle dagelementen die met een verbijzondering CO2 zijn opgegeven. Het Rapport CO2 Jaaraantallen werkt op basis van 2 grondslagen om de juiste waardes te tonen in het de juiste kolommen. Naast de 2 grondslagen worden in de kolom Woon-Werk ook altijd de kilometers geteld van de dagelementen "afwijkende reisdagen en Correctie reisdagen".     Hoe  Instellingen > Berekening > Grondslag > CO2 Declaratie elementen Wij hebben hier reeds de 10 declaratie elementen vanuit de arbeidsvoorwaarden reiskosten toegevoegd. Zijn er nog meer elementen vanuit de arbeidsvoorwaarden reiskosten die je hebt gebruikt om de CO2 te registreren kun je deze toevoegen met een peildatum van 1-7-2024. Afhankelijk van de keuze die is gemaakt bij de verbijzondering zullen de aantallen hiervan in 1 van de 3 daarvoor bestemde kolommen komen. Instellingen > Berekening > Grondslag > Privé verbijzondering Zak. km Mocht je declaratie elementen, vanuit de arbeidsvoorwaarden Reiskosten, gebruiken als Woon werk registratie en NIET voor declaraties dan kun je deze hierin toevoegen met een peildatum van 1-7-2024. Deze worden altijd meegenomen in de kolom" Woon/Werk"  Rapporten: CO2 Aangifte > CO2 Rapport Jaaraantallen Kies hier een jaartal waarvoor je het rapport wilt draaien en te kiezen waar je dit rapport wilt zien ( mijn Rapporten / Gedeelde rapporten ) Actie  Als je de CO2 registratie hebt gedaan voor 2024 is het belangrijk dat bovenstaande grondslagen goed te vullen. Het vullen van de grondslagen met de juiste peildatum is voldoende. Er is geen berekening nodig om het rapport daarna juist te laten tonen. Salarisdossier - Alle salarisspecificaties in één PDF  Waarom Op verzoek van klanten bieden we vanaf deze release de mogelijkheid om een verzamel PDF van de stroken in het dossier te laten landen. Daarmee is het niet meer nodig om alle stroken apart aan te vinken en deze te downloaden.  Hoe  Deze functionaliteit is voor iedereen beschikbaar. Administratiekantoren dienen onderstaande acties uit te voeren om dit te activeren. Administratiebeheer: Instellingen > Rapportage > Rapportsjablonen Hier kun je een nieuw rapportsjabloon aanmaken voor het rapport Salarisspecificaties (verzamel PDF) door middel van het plusje bovenin. Geef eventueel aan of en hoe de specificaties gegroepeerd moet worden (bijvoorbeeld per afdeling) en sla het sjabloon op. Administratiebeheer: Instellingen > Rapportage > Rapportageprofielen Het sjabloon dat je via bovenstaande actie hebt aangemaakt kun je vervolgens aanvinken in éen van de rapportageprofielen. Klantbeheer: inrichting > Gegevensuitwisseling > Interfaces  Mocht je niet meer weten welk rapportageprofiel door een bedrijf gebruikt wordt, dan kun je dit hier terug vinden, bij de interface Automatische rapportage Salarisdossier > Documenten > Medewerker > Salarisspecificaties (verzamel PDF) Op deze plek in het dossier wordt de verzamel PDF vanaf de januari afsluiting geplaatst. Actie  Als je als administratiekantoor zelf rapportageprofielen hebt ingericht kun je het rapport zelf toevoegen. Het rapport Salarisspecificaties (verzamel PDF) zal automatisch in de rapportageprofielen worden toegevoegd die door YouServe worden onderhouden.   Salarisdossier - Alle documenten van één periode in één keer downloaden Waarom Klanten vroegen ons om een optie te maken waarmee je alle documenten van een salarisperiode in één keer in een zip file kunt downloaden. Hoe  Salarisdossier: Beheer > Importverslag Kies in het tabblad Filter een jaartal en een salarisperiode, bijvoorbeeld 2025-01, en ga naar het tabblad Resultaten Hier zie je alle imports die voor deze periode hebben plaatsgevonden, met vermelding van de herkomst, bijvoorbeeld Salarisspecificatie proces, Betaalproces, Automatische rapportage en Journaalpostverwerking. Selecteer alle imports door het vinkje in de kopregel aan te klikken. Klik op de knop Download. Als resultaat krijg je in je download folder een zip file met daarin alle documenten van de opgegeven periode. Actie  Er is geen actie nodig.  Rapport Overzicht jubilea (HR Core) Waarom Op verzoek van klanten is er een nieuw rapport ontwikkeld dat een overzicht geeft van medewerkers die in een specifiek jaar een jubileummoment hebben. Hoe  Rapporten > Personeelsmanagement > Overzicht jubilea Dit rapport biedt een overzicht van de medewerkers die in het betreffende jaar een jubileummoment hebben. Standaard zijn de jubileummomenten 5, 12,5, 25, 40 en 50 beschikbaar. Het nieuwe rapport kan zowel op klant- als op bedrijfsniveau worden opgevraagd. Bij een opvraag op klantniveau dient te worden gekozen voor welke bedrijven het rapport moet worden uitgevoerd. Daarnaast kan er gekozen worden om extra elementen of een groepering aan het rapport toe te voegen. Peildatum is bedoeld voor het ophalen van de eventueel gekozen Elementen en/of voor het Groeperen. Met de peildatum worden deze gegevens op die datum getoond. Voor het jubileummoment betekent de peildatum feitelijk een peiljaar. Ligt de peildatum in 2024 (zoals 15-04-2024), dan worden de jubileummomenten voor het volledige jaar 2024 getoond. Hetzelfde principe geldt voor een peildatum in 2025. Ligt de peildatum in 2025 (zoals 01-01-2025), dan worden de jubileummomenten voor het volledige jaar 2025 getoond. Actie  Indien het rapport voor een ander jubileummoment moet worden gedraaid, is het mogelijk deze aan te passen. Met de plusknop kan een jubileummoment worden toegevoegd. Dit kunnen hele jaren zijn (bijvoorbeeld 10), of halve jaren (bijvoorbeeld 10,5). Wanneer een bestaand jubileummoment uit de lijst niet wenselijk is op het rapport, dan is het mogelijk deze te verwijderen door achter het jubileummoment op de x-knop te klikken.  Eventuele aanpassingen zullen bij het 'Rapport uitvoeren' worden meegenomen. Bij het opnieuw openen van het scherm zullen de standaard jubileummomenten weer teruggezet zijn. Uniforme Pensioen Aangifte ( UPA) nieuwe aangifte elementen voor Verlofuren Waarom Vanaf 2025 moet er voor de Uniforme Pensioen aangifte (UPA) de uren worden doorgegeven wanneer er sprake is van vrijwillige voortzetting van het pensioen tijdens bijzonder verlof.  Hoe Uniforme Pensioen Aangifte >Beheer > Aangifte > IKV tijdvakken > Regelinggegevens Uniforme Pensioen Aangifte >Rapporten > Aangifte details > Tabblad Regelingen Actie Geen acties nodig. Deze gegevens worden direct gevuld vanuit de payroll resultaten Gewijzigd en verbeterd Voortzetten van pensioen bij verlof - Pensioen variabel en doorgifte aan UPA Waarom Vanuit pensioenfondsen worden er steeds meer mogelijkheden geboden om pensioen volledig voort te zetten wanneer er sprake is van vormen van onbetaald verlof (zoals onbetaald verlof, onbetaald en betaal ouderschapsverlof, etc.). In de UPA aangifte wordt verwacht dat de verlofuren waarover de premie voortgezet wordt, dat deze apart doorgegeven worden. Om deze uren correct te gaan bepalen, is de pensioenregeling aangepast. Hoe Met ingang van 1-1-2025 zijn er voor variabel pensioen aanpassingen gedaan waarmee de berekening correct gaat bij voortzetting. Dit geldt voor de arbeidsvoorwaarden Pensioen, Pensioen aanvulling, Pensioen overbrugging en Pensioen extra. In de arbeidsvoorwaarde van deze pensioensoorten zijn zowel op het bedrijfsscherm als op het medewerkerscherm voor 10 verlofsoorten Ja/Nee velden toegevoegd om aan te geven of de pensioenpremie bij verlof voortgezet wordt of niet: Voortzetting pensioen (Onbetaald verlof) Voortzetting pensioen (Bet ouderschapsverlof) Voortzetting pensioen (Onbet. ouderschapsverlof) Voortzetting pensioen (Aanv geboorteverlof) Voortzetting pensioen (Zorgverlof lang) Voortzetting pensioen (Studieverlof) Voortzetting Pensioen (Overig verlof 1 t/m 4)   Daarnaast zijn er 10 nieuwe grondslagen aangemaakt, waarin de kortingsbedragen per verlofsoort zijn vastgelegd, namelijk: Voortzetten (Pens.) var grsl - Aanv geb verlof Voortzetten (Pens.) var grsl - Bet.ouderschapsverlof Voortzetten (Pens.) var grsl - Onbet verlof Voortzetten (Pens.) var grsl - Onbet Oudersch.verl. Voortzetten (Pens.) var grsl - Overig verlof 1 Voortzetten (Pens.) var grsl - Overig verlof 2 Voortzetten (Pens.) var grsl - Overig verlof 3 Voortzetten (Pens.) var grsl - Overig verlof 4 Voortzetten (Pens.) var grsl - Studieverlof Voortzetten (Pens.) var grsl - Zorgverlof lang Standaard zit in deze grondslagen het looncomponent Salaris het sublooncomponent Korting (van de betreffende verlofsoort) gekoppeld. Let op! Deze grondslagen zullen eenmalig ingericht moeten worden. Wanneer er meer looncomponenten zijn die gekort worden bij verlof, dan dient het sublooncomponent met de Korting toegevoegd worden in de grondslagen van dezelfde verlofsoort!   Wanneer het veld van de voorzetting op Ja staat, dan vindt er over de korting uit de grondslag geen berekening van de premie meer plaats. In de UPA aangifte zal automatisch de correcte grondslag, premie en uren doorgegeven worden.   Actie Wanneer er sprake is van voortzetting van de pensioenpremie bij verlof en er is sprake van aanlevering van de gegevens via de UPA aangifte, dan zal er gebruik gemaakt moeten worden van deze functionaliteit. Controleer de genoemde grondslagen dat hier de juiste sublooncomponenten in gekoppeld worden en zet de voortzettingsveld voor de betreffende verlofsoorten op het bedrijfsscherm of medewerkerscherm op Ja. Voortzetten van pensioen bij verlof - Pensioen vast en doorgifte aan UPA Waarom Voor betaald en onbetaald ouderschapsverlof kon al worden opgegeven of de premieopbouw tijdens dat verlof wel of niet moest doorlopen. Dit gold specifiek voor de PMT en de PME.  Vanuit pensioenfondsen worden er steeds meer mogelijkheden geboden om pensioen volledig voort te zetten wanneer er sprake is van vormen van onbetaald verlof (zoals onbetaald verlof, onbetaald en betaald ouderschapsverlof, etc.). In de UPA aangifte wordt verwacht dat de verlofuren waarover de premie voortgezet wordt, dat deze apart doorgegeven worden. Om deze uren correct te gaan bepalen, is eerst de pensioenregeling aangepast. Hoe Met ingang van 1-1-2025 zijn er voor de arbeidsvoorwaarde Pensioen met de arbeidsvoorwaarde varianten Benoemd (vaste grondslag) en Eigen regeling (vaste grondslag) de volgende aanpassingen gedaan, waarmee de berekening correct gaat bij voortzetting. Op het bedrijfsscherm en het medewerkers scherm zijn de volgende aanpassingen gedaan.  Om op te geven of de premieopbouw tijdens het verlof wel of niet moet doorlopen. De omschrijving van het veld Voortzetting pens (Bet ouderschapsverl - PMT) is aangepast naar Voortzetting pensioen (Bet ouderschapsverlof). De omschrijving van het veld Voortzetting pens (Onb ouderschapsverl - PME/PMT) is aangepast naar Voortzetting pensioen (Onbet. ouderschapsverlof). Het veld Voortzetting pensioen (Onbetaald verlof) is toegevoegd.  Het veld Voortzetting pensioen (Aanv geboorteverlof) is toegevoegd. Het veld Voortzetting pensioen (Zorgverlof lang) is toegevoegd. Het veld Voortzetting pensioen (Studieverlof) is toegevoegd. Het veld Voortzetting pensioen (Overig verlof 1) is toegevoegd. Het veld Voortzetting pensioen (Overig verlof 2) is toegevoegd. Het veld Voortzetting pensioen (Overig verlof 3) is toegevoegd. Het veld Voortzetting pensioen (Overig verlof 4) is toegevoegd. Op het bedrijfsscherm zijn de volgende aanpassingen gedaan.  Om aan te geven welk percentage van de pensioenpremie over het gedeelte van het onbetaalde verlof op de werkgever en op de werknemer verrekend moet worden.  De omschrijving van het veld Bet ouderschapsverlof proc. WG-deel (PMT) is aangepast naar Bet ouderschapsverlof proc. WG-deel (Pens.). De omschrijving van het veld Bet ouderschapsverlof proc. WN-deel (PMT) is aangepast naar Bet ouderschapsverlof proc. WN-deel (Pens.). De omschrijving van het veld Onbet ouderschapsverlof proc. WG-deel (PME/PMT) is aangepast naar Onbet ouderschapsverlof proc. WG-deel (Pens.). De omschrijving van het veld Onbet ouderschapsverlof proc. WN-deel (PME/PMT) is aangepast naar Onbet ouderschapsverlof proc. WN-deel (Pens.). Het veld Onbetaald verlof proc. WG-deel (Pens.) is toegevoegd. Het veld Onbetaald verlof proc. WN-deel (Pens.) is toegevoegd. Het veld Aanvullend geboorteverlof proc. WG-deel (Pens.) is toegevoegd.  Het veld Aanvullend geboorteverlof proc. WN-deel (Pens.) is toegevoegd. Het veld Zorgverlof lang proc. WG-deel (Pens.) is toegevoegd.  Het veld Zorgverlof lang proc. WN-deel (Pens.) is toegevoegd. Het veld Studieverlof proc. WG-deel (Pens.) is toegevoegd.  Het veld Studieverlof proc. WN-deel (Pens.) is toegevoegd. Het veld Overig verlof 1 proc. WG-deel (Pens.) is toegevoegd.  Het veld Overig verlof 1 proc. WN-deel (Pens.) is toegevoegd. Het veld Overig verlof 2 proc. WG-deel (Pens.) is toegevoegd.  Het veld Overig verlof 2 proc. WN-deel (Pens.) is toegevoegd. Het veld Overig verlof 3 proc. WG-deel (Pens.) is toegevoegd.  Het veld Overig verlof 3 proc. WN-deel (Pens.) is toegevoegd. Het veld Overig verlof 4 proc. WG-deel (Pens.) is toegevoegd.  Het veld Overig verlof 4 proc. WN-deel (Pens.) is toegevoegd. Standaard is ingesteld dat het voortzettingspercentage van pensioen voor de genoemde verlofsoorten 100% bedraagt. Dit betekent dat de premie bij pensioen voortzetting door de werkgever en de werknemer volledig wordt betaald. Volgens de procentuele verdeling die in de bovenstaande velden is opgegeven.  Voor een aantal CAO’s is echter ingesteld dat het voortzettingspercentage van pensioen 50% bedraagt. Dit betekent dat de premie bij pensioen voortzetting voor 50% door de werkgever en de werknemer wordt betaald en 50% door het pensioenfonds. Dit geldt alleen voor onbetaald en betaald ouderschapsverlof en voor de volgende CAO’s.  487 Metalektro. Hier geldt de 50% voortzetting alleen voor onbetaald ouderschapsverlof. 488 Metalektro Hoger Personeel. Hier geldt de 50% voortzetting alleen voor onbetaald ouderschapsverlof.    822 M&T Carrosseriebedrijf. 823 M&T Motorvoertuigen- en tweewielerbedrijf. 824 M&T Metaalbewerkingsbedrijf. 826 M&T Isolatiebedrijf. 1285 Tankstationbranche. 2297 M&T Technisch installatiebedrijf. Bovenstaande aanpassingen gaan wij ook uitvoeren voor de volgende arbeidsvoorwaarden. Pensioen aanvulling met de arbeidsvoorwaarde varianten Benoemd (vaste grondslag) en Eigen regeling (vaste grondslag). Pensioen overbrugging met de arbeidsvoorwaarde varianten Benoemd (vaste grondslag) en Eigen regeling (vaste grondslag).   Pensioen extra met de arbeidsvoorwaarde varianten Benoemd (vaste grondslag) en Eigen regeling (vaste grondslag).   VUT met de arbeidsvoorwaarde varianten Benoemd (vaste grondslag) en Eigen regeling (vaste grondslag). Vroegpensioen met de arbeidsvoorwaarde varianten Benoemd (vaste grondslag) en Eigen regeling (vaste grondslag).   AOP met de arbeidsvoorwaarde varianten Benoemd (vaste grondslag) en Eigen regeling (vaste grondslag).   Actie Wanneer er sprake is van voortzetting van de pensioenpremie bij verlof en er is sprake van aanlevering van de gegevens via de UPA aangifte, dan dien je gebruik te maken van deze nieuwe functionaliteit.  Brutering Jubileumuitkering  (7240264) (payroll) Waarom  Het is mogelijk om via de arbeidsvoorwaarde "Jubileumuitkering" aan te geven dat een Jubileum uitkering gebruteerd moet worden. In sommige gevallen werd de jubileumuitkering 2 en 3 niet gebruteerd. Hoe Menu bijvoorbeeld: Medewerker > Contract > > Arbeidsvoorwaardenpakket > Jubileumuitkering De regeling is aangepast per 01-01-2025, zodat de jubileumuitkering weer wordt gebruteerd als dit is zo ingericht. Actie Er is geen actie nodig.   Payrolls Geblokkeerd voor 2023 Waarom Soms zien we dat klanten per ongeluk een run opstarten voor een heel oud bedrijf wat nog wel in Payroll Business staat. Omdat de laatste payroll te ver in het verleden ligt (voor 2023-01) wordt deze niet meer juist door de Payroll opgepakt. Dit is omdat deze maximaal 1 kalenderjaar terug kan rekenen. Hierdoor krijg je in het scherm de mededeling te zien dat de salarisverwerking in een fout is gelopen. Hoe Beheer > Salarisberekening > Salarisberekening We hebben op systeem niveau de payroll geblokkeerd vanaf de maand dat de laatste salarisverwerking heeft plaatsgevonden. Hierdoor is het niet meer mogelijk om een salarisverwerking op te starten. Mocht je een verwerking opstarten dan krijg je de melding krijgen dat de salarisverwerking is geblokkeerd per datum xxx. Actie Geen actie nodig.  Opgeloste meldingen Zoeken op speciale tekens binnen de Alternatieve omschrijvingen en de Boekingsdefinitie (7119035) (Payroll) Melding   Bij het inrichten van de journaalpost of bij het toevoegen van een alternatieve omschrijving lukt het niet meer om speciale tekens in te voeren of te zoeken naar een woord met die tekens. Ook overige speciale tekens worden niet allemaal geaccepteerd om op te zoeken. Oplossing  Het is nu mogelijk om op de volgende tekens te zoeken binnen de alternatieve omschrijvingen en binnen de boekingsdefinitie: & @ # $ % ^ & * ( ) Actie Er is geen actie vereist. Het is nu mogelijk om binnen de genoemde pagina's te zoeken op de genoemde speciale tekens. OrgSight aanpassingen (7369949, 7369973, 7369998 en 7374291) (HRCore) (Hotfix 13-12-2024) Melding   Na de recente update van OrgSight traden er problemen op waarbij de codes van organisatorische eenheden niet werden weergegeven. In sommige gevallen werd de verkeerde persoon als manager getoond. Ook functioneerde de zoekfunctionaliteit niet zoals verwacht. Oplossing  De volgende verbeteringen zijn doorgevoerd: De correcte codes van de organisatorische eenheden worden nu weer correct in OrgSight weergegeven. De juiste manager wordt nu getoond. De zoekfunctionaliteit werkt weer zoals gewend. Actie Er is geen actie vereist. 

Nieuw  Salarisdossier - Notities  Waarom  In het oude salarisdossier was het mogelijk om notities ("gele briefjes") toe te voegen aan een document. Deze functionaliteit is nu ook beschikbaar in het nieuwe dossier. Hoe  Salarisdossier > Documenten > tabblad Weergave Via het plusteken rechtsboven in het scherm kun je notities toevoegen. Hierbij is het nodig om een 1 document geopend te hebben in de weergave. Bij het opslaan kun je aangeven of een notitie alleen voor jou bedoeld is of dat andere professional gebruikers van het dossier de notities ook mogen zien.  Als je een notitie openbaar maakt, blijf jij de eigenaar. Andere gebruikers kunnen de notitie niet wijzigen of verwijderen. Een notitie bij een medewerker document zal nooit getoond worden in de YourServe App of in het medewerker portaal. Salarisdossier > Documenten > tabblad Filter Via de nieuwe optie Met notities kun je gericht naar zoeken naar documenten waar eerder een notitie aan is toegevoegd. Kies in dat geval Ja en vervolgens op het tabblad Resultaten. Salarisdossier > Documenten > tabblad Resultaat Als het notitie-symbool    bij een document wordt getoond, zijn er notities beschikbaar. Actie  Er is geen actie nodig. Rapport CO2 Rapport Jaaraantallen Waarom  Wanneer je de CO2 registratie in Payroll Business vastlegt, moet je dit in 2025 rapporteren. Om dit op een juiste manier te rapporteren is er door het Ministerie een voorbeeld gedeeld hoe deze aantallen moeten worden getoond in het rapport. Om hieraan te kunnen voldoen is dit rapport gemaakt. Hoe  Rapporten > Controle > CO2 Rapport Jaaraantallen Via dit rapport worden de totalen per Kamer van Koophandel nummer getoond in de kolommen zoals deze zijn voorgeschreven door het Ministerie. In de online help staat een complete uitleg hoe het rapport is opgebouwd en wat je in welke kolom kan terugvinden. Actie  Wanneer je in 2024 de CO2 registratie hebt vastgelegd in Payroll Business kun je dit rapport draaien om de registratie te controleren, om in 2025 aangifte te doen. Rapport Overzicht vervallen verlofrechten (HR Core) Waarom Op verzoek klanten is er een nieuw rapport ontwikkeld om een overzicht te geven van vervallen verlofrechten per medewerker. Dit rapport biedt meer inzicht in de verlofrechten per verlofsoort die reeds zijn vervallen in het huidige jaar of die zullen vervallen vanaf de opgegeven peildatum. Hoe Rapporten > Personeelsmanagement > Overzicht vervallen verlofrechten. Het nieuwe rapport kan zowel op klant- als op bedrijfsniveau worden opgevraagd. Wanneer het rapport op bedrijfsniveau wordt opgevraagd, kunnen één of meer medewerkers worden geselecteerd om over te rapporteren. Als er geen medewerker is geselecteerd, worden alle medewerkers getoond. Daarnaast kan er ook een selectie worden gemaakt op verlofsoorten. Indien er geen keuze wordt gemaakt, worden alle verlofsoorten getoond. Bij een opvraag op klantniveau dient te worden gekozen over welke bedrijven het rapport moet worden uitgevoerd. Actie Wanneer je een overzicht wilt krijgen van de verlofsaldo's die komen te vervallen bij medewerkers, kun je dit rapport gebruiken. Let op, er moet een verlofjaar aanwezig zijn, voor de peildatum die wordt opgegeven. Het rapport wordt toegevoegd aan de gebruikersprofielen die door Visma YouServe worden onderhouden. Maak je gebruik van een ander profiel, dan moet het rapport nog aan dat profiel worden toegevoegd. Rapport Aansluiting Payroll/Loonaangifte (Payroll) Waarom  Om snel een aansluiting te maken tussen de payroll resultaten en de loonaangifte is er een grote behoefte aan een geautomatiseerd rapport. Tot nu toe was het nodig om een aansluiting te maken door diverse rapportages zelf te draaien en deze te vergelijken met de klaargezette Loonaangifte. Dit kost elke maand enorm veel tijd en is foutgevoelig wanneer handmatig zaken moeten worden berekend. Om dit proces vanuit te ondersteunen is er vanaf nu een rapport beschikbaar waarin je direct kunt zien of de Loonaangifte aansluit met de Payroll. Hoe  Loonaangifte > Rapporten > Aansluiting Payroll/Loonaangifte Via dit rapport worden de totalen van alle bedrijven behorende bij de onderneming opgehaald vanuit de rapportages "Afrekenmatrix Werknemer" en "Afrekenmatrix Werkgever" en worden deze vergeleken met het rapport "Aangifte Afdracht en Totalen" In het rapport zie je een 3-tal blokken: 1) Verschillen: hierbij wordt per periode een vergelijk gedaan op aangifte element tussen de Afrekenmatrix en de aangifte 2) Loonaangifte Totalen en Afdrachten: Hierin worden alle bedragen per periode getoond zoals ook in het PDF document per bladzijde worden weergegeven. Voor correctie periodes gaat het hier om de kolom verschil. 3) Afrekenmatrix MW + WG origineel: Hierin worden alle totalen getoond vanuit de afrekenmatrix medewerker en werkgever. Actie  Je kunt nu dit rapport gebruiken om de aansluiting te maken tussen de payroll resultaten en de aangifte. Hiermee kun je snel boordelen of het bestand klaar is om in te zenden. Gewijzigd en verbeterd Rapport Toetsingsplicht Co2 Waarom  Het rapport was tot deze release alleen te draaien met de keus om een jaartal op te geven, waarbij het systeem altijd de eerste dag van het opgegeven jaar gebruikt om de data op te halen. De wens vanuit klanten en consultants was om het jaartal te veranderen in een peildatum zodat het rapport ook eventueel te gebruiken kan worden voor toetsing voor de Enquête. Hoe  Rapporten > Personeelsmanagent > Toetsingsplicht Co2 Het keuzeveld "jaartal" is vervangen door het keuzeveld "peildatum". Actie Wanneer je het rapport wilt gebruiken om de toets te doen of je aangifteplichtig bent voor de CO2 dan moet je de peildatum altijd op de eerste van het jaar vullen. Als je dit rapport voor andere doeleinden wilt gebruiken kun je ook voor een andere peildatum kiezen. Wijziging schermen t.b.v. YouServe Toegang Waarom Er zijn in de afgelopen maanden een aantal nieuwe velden aangemaakt ten behoeve van het toegangsbeheer. Dit zijn informatieve velden waarbij je kan aflezen welke indicaties werknemers hebben en of hij/zij met deze indicaties ook als werknemer richting het portaal zal worden gestuurd. Om ervoor te zorgen dat je in de toekomst niet al deze velden van verschillende schermen moet gaan opzoeken hebben we besloten om deze velden weg te halen van de huidige schermen en deze samen te voegen op èèn nieuw scherm. Zo kun je straks sneller en makkelijker alles opzoeken. Hoe Medewerker > Arbeidsrelatie > YouServe toegang  We hebben onderstaande velden op dit nieuwe scherm toegevoegd. In de 2e kolom hebben we aangegeven wat het vorige scherm was waar deze velden op stonden.   Leesveld op nieuw scherm Verplaatst vanaf scherm E-mail adres (Zakelijk) Extra veld voor alleen raadplegen E-mail adres (prive) Extra veld voor alleen raadplegen E-Mail adres Login Scherm Adresgegevens Arbeidsrelatie status Scherm Arbeidsrelatie Arbeidsrelatie Soort Scherm Arbeidsrelatie Medewerker toegangs sleutel Scherm Identiteit Type Medewerker Extra veld voor alleen raadplegen Actie Er is geen actie nodig. Overzicht uitdiensttredingen (HR Core) Waarom  In het kader van standaardisatie en vermindering van handmatige acties is bij het openen van een rapport in Excel, het Overzicht uitdiensttredingen rapport, bij het uitvoeren de kopregel vastgezet en staat automatisch het filter aan.   In de situatie waarin op klantniveau bedrijven waren geselecteerd en je daarna de peildatum aanpaste, werden de geselecteerde bedrijven verwijderd. Hoe  Rapporten > Personeelsmanagent > Overzicht uitdiensttredingen Enige aanpassing is dat op klantniveau geselecteerde bedrijven niet meer worden opgeschoond bij het aanpassen van de Begin- of Einddatum. Actie Het rapport overzicht uitdiensttredingen opvragen Ad-hoc rapportage verbeteringen Waarom  In het kader van standaardisatie en vermindering van handmatige acties is bij het openen van een rapport in Excel, de Ad-hoc rapportage, bij het uitvoeren de kopregel vastgezet en staat automatisch het filter aan.   In de situatie waarin op klantniveau bedrijven waren geselecteerd en je daarna de peildatum aanpaste, werden de geselecteerde bedrijven verwijderd. Hoe  Rapporten > Controle > Ad-hoc rapportage (uitgebreid) Enige aanpassing is dat op klantniveau geselecteerde bedrijven niet meer worden opgeschoond bij het aanpassen van de peildatum. Actie Het rapport overzicht uitdiensttreding opvragen HR inrichtingen Rapport (HR Core) Waarom  Bij de rapporten die geselecteerd kunnen worden onder HR inrichtingen is een kleine aanpassing doorgevoerd. De kolommen in het rapport 'Start' en 'Eind' zijn hernoemd naar 'Begindatum' en 'Einddatum'. Hiermee is de benaming duidelijker. Hoe  Rapporten > Instellingen > HR inrichting  Een aanpassing doorgevoerd, zodat 'Start' is gewijzigd naar 'Begindatum' en 'Eind' is gewijzigd naar 'Einddatum'.  Actie Rapporten binnen HR inrichting opvragen Niet doorgeven van enkele pensioengegevens bij geen premie (Payroll)  Waarom Als een excedentregeling (pensioen over salaris boven de basisregeling) gekoppeld is aan een medewerker terwijl die medewerker onder het minimumsalaris verdient voor die excedentregeling dan werden er toch regeling gegevens doorgegeven in de UPA aangifte. Je moet dan die regeling verwijderen bij de medewerker om dat te voorkomen. Als de excedentregeling in het arbeidsvoorwaardencluster zit en automatisch aan een medewerker gekoppeld wordt zorgt dat voor handmatige acties. Hoe Menu bijvoorbeeld: Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaardenpakket Vanaf januari 2025 wordt voor de volgende regelingkenmerken het regelingblok niet meer doorgegeven in de UPA aangifte als er geen premie berekend is: U0393-1002 (PMT) U0711-1001 (ASR) Actie Je hoeft geen actie te ondernemen. Aansturen voor het verbergen van een Organisatorische eenheid vanuit HR Core (HR Core) Waarom Op 2 december 2024 zal het ophalen van de gegevens voor OrgSight op een andere manier plaatsvinden. De uitkomst blijft hetzelfde. Omdat we streven naar zoveel mogelijk centralisatie binnen één bronsysteem, is ook de inrichting voor het verbergen van een OE overgezet naar Core. Tot nu toe werd deze instelling binnen OrgSight zelf beheerd. Vanaf deze release dient de inrichting binnen Core te gebeuren, zodat Core het bronsysteem blijft. Hoe Instellingen > Formatie en Organisatie > Organisatorische eenheden > Open een Organisatorische eenheid Het veld 'Verbergen in Orgsight (inclusief onderliggende)' is toegevoegd op de pagina. Indien een OE niet getoond mag worden binnen Orgsight dient dit veld op Ja gezet te worden.  Let op! Indien een OE wordt uitgesloten, worden automatisch ook alle onderliggende OE's uitgesloten. Het is niet mogelijk om een onderliggende OE wel te tonen, terwijl een bovenliggende is uitgesloten. Actie Indien er op dit moment Organisatorische Eenheden worden uitgesloten in OrgSight, zullen wij op 2 december deze inrichting overzetten naar Core.  Opgeloste meldingen Geboortenaam op notificatiemail strook voor emailnotificaties (7163517) (HOTFIX 07-11-2024) Melding  Bij het versturen van de nieuwe notificaties vanuit het nieuwe dossier was per abuis de geboortenaam opgenomen in de aanhef in plaats van de opgemaakte naam.  Oplossing We hebben dit probleem opgelost met een fix op 7-11-2024 zodat vanaf nu weer altijd de opgemaakte naam in de notificatie wordt meegenomen en niet de geboortenaam. Actie Er is geen actie nodig, alle nieuwe mails krijgen de juiste aanhef mee.   Geen Export journaalpost zichtbaar met Extentie .txt (7008640) (Payroll) Melding  Wanneer er een export journaalpost wordt gedraaid en deze heeft de extentie .txt dan is er een probleem en wordt deze niet aangemaakt getoond in "mijn rapporten". Oplossing We hebben dit met ingang van de release van december opgelost. Actie Voor nieuwe journaalposten vanaf deze release zal deze weer verschijnen in mijn rapporten. Mocht je nog journaalpost export bestanden nodig hebben van eerdere maanden dan kun je deze journaalposten opnieuw draaien en dan zullen ook deze in mijn rapporten te zien zijn. Loonaangifte Knelpunten ernstige aard komt niet door vanuit de Payroll (7008728) ( Payroll) Melding Wanneer er een eindheffing is ingevuld in de arbeidsvoorwaarde Eindheffing bij een medewerker dan komt deze niet door in de Loonaangifte. Hierdoor diende je in de loonaangifte zelf nog een keer het totaalbedrag vullen. Oplossing Vanaf de huidige release is dit opgelost. Wanneer er een eindheffing wordt gevuld in de arbeidsvoorwaarde Eindheffing wordt deze overgenomen in de desbetreffende loonaangifte. Actie Voor nieuwe gevallen is er geen actie nodig. De loonaangifte pakt vanaf deze release de bedragen over vanuit de arbeidsvoorwaarden. Wanneer je voor deze release zaken handmatig hebt ingevuld in de aangifte vanwege dit probleem dan dien je deze bedragen te verwijderen, omdat ze anders dubbel worden opgepakt. Vanuit zowel de aangifte als de arbeidsvoorwaarden. Jubileumuitkering pro rato bij uitdienst (7022703) ( Payroll) Melding Wanneer een medewerker gedurende de periode uitdienst werd gemeld en er is sprake van een Jubileumuitkering, dan werd de grondslag voor de jubileumuitkering pro-rato werkdagen indienst berekend. Oplossing Vanaf ingangsdatum 01-01-2025 is dit opgelost, als een medewerker gedurende de periode uitdienst wordt gemeld, dan wordt de jubileumuitkering bepaald op basis van de grondslag van de vorige (volledige) periode. Actie Er is geen actie nodig. Terugdraaien afgekeurde loonstroken verkeerd weergegeven in Importverslag (7115286) ( Payroll) Melding Wanneer je in eerste instantie een loonstrook voor een specifieke medewerker afkeurt, worden het aantal afkeurde stroken ook getoond in een aparte kolom bij het importverslag. Wanneer je de afkeuring ongedaan maakt gaat dit goed bij het rapport zelf, echter op het Importverslag blijft het systeem de aantallen weergeven die waren afgekeurd. Oplossing Salarisdossier > Beheer > Importverslag > Tabblad Resultaten Vanaf de huidige release is dit opgelost. Wanneer je de afkeuring ongedaan maakt zal het aantal afgekeurde documenten in het scherm "Importverslag" de juiste waarden weergeven. Dit is terug te vinden in het tabblad "Resultaten" Actie Er is geen actie nodig. Het systeem laat vanaf nu als je documenten afkeurt de juiste tellingen zien bij Importverslag. Als je nog verkeerde tellingen ziet bij oude importverslagen kun je, om deze goed te krijgen, een willekeurig document afkeuren en vervolgens weer niet-afkeuren. De telling in het importverslag wordt dan alsnog goed bijgewerkt.  

De Visma YouServe releases van deze maand   Zodra release notes beschikbaar zijn, voegen we de hyperlinks toe. Zaterdag 30 november 2024   Product Release Opmerkingen YouServe HR Core Business - NL Ja  Samengevoegd met Payroll YouServe Payroll Business Ja Samengevoegd met HR Core   Continuous releases Deze producten release zodra aangepaste of nieuwe functionaliteit beschikbaar is. Via de link ga je naar de releaseberichten.  Continuous release YouServe Self Service Business YouServe API's

De Visma YouServe releases van deze maand   Zodra release notes beschikbaar zijn, voegen we de hyperlinks toe. Zaterdag 02 november 2024   Product Release Opmerkingen YouServe HR Core Business - NL  Ja  Samengevoegd met Payroll YouServe Payroll Business Ja Samengevoegd met HR Core   Continuous releases Deze producten release zodra aangepaste of nieuwe functionaliteit beschikbaar is. Via de link ga je naar de releaseberichten.  Continuous release YouServe Self Service Business YouServe API's

  Mededelingen Rebranding Waarom Vanwege de gehele rebranding van YouServe hebben we op de stroken en jaaropgaven ook ons logo veranderd. Nieuw Salarisdossier - Bij het wisselen van documentsoort meteen naar het resultaat Waarom Als je vanuit het tabblad Resultaten wisselt van een documentsoort, nadat je een filter had toegepast, kwam je vervolgens bij een ander documentsoort terecht in het tabblad Filter. Hierdoor heb je een extra handeling om dan weer naar het tabblad Resultaten te gaan, Hoe Salarisdossier > Documenten Voortaan, als je in het tabblad Resultaat zit, en je kiest in het menu een andere documentsoort, dan kom je meteen terecht in het tabblad Resultaat van die andere documentsoort (de zoekcriteria uit het filter blijven nog steeds actief, totdat je in het tabblad Filter voor Wissen kiest).  Actie Er is geen actie nodig.   Conversie Emailadres (Login), Arbeidsreleatie status en Arbeidsreleatie soort  Waarom In de release van augustus 2024 is het veld 'E-mailadres (login)' geïntroduceerd en in de release van oktober 2024 zijn de velden 'Arbeidsrelatie status' en 'soort' geïntroduceerd voor de nieuwe YouServe portal (toegangsbeheer). Op dit moment worden de velden automatisch gevuld bij nieuw ingevoerde medewerkers of wijzigingen in de velden die de basis vormen voor het betreffende veld. Echter, deze velden moeten nog worden ingevuld voor alle medewerkers, wat we met een conversie gaan verzorgen. De conversie zal plaatsvinden in de week van maandag 11 november. In die week zal de conversie ’s avonds starten voor deze drie velden voor alle medewerkers die op dat moment in dienst zijn of een uitdiensttredingsdatum hebben na 30-06-2023. Deze velden worden gevuld op basis van de conversieregels die te lezen zijn in de release notes van 2024-08 (E-mailadres login) en 2024-10 (Arbeidsrelatie).     Gewijzigd en verbeterd  Overzicht verlofsaldo (HR Core) (klantwens) Waarom  Op verzoek van verschillende gebruikers is het rapport 'verlofsaldo' uitgebreid met de mogelijkheid om een uurloon toe te voegen. Daarnaast is het scherm geüpdate met een nieuwe lay-out en mogelijkheden die we als standaard gebruiken. Toegevoegd zijn de opties voor groeperen en een selectie te maken van bedrijven. Daarnaast kan voor dit rapport nu ook de definitie worden bewaard. Het rapport kan zowel op klant- als op bedrijfsniveau worden opgevraagd. Bij een opvraag op klantniveau moet worden aangegeven over welke bedrijven het rapport moet worden uitgevoerd. Hoe Navigeer naar: Rapporten > Personeelsmanagement > Overzicht verlofsaldo Als er een uurloon wordt gekozen, zal deze aan het einde van het rapport worden toegevoegd. Actie Voor het ophalen van het verlofsaldo dient op de knop 'Rapport uitvoeren' te worden geklikt. Het rapport zal dan worden aangemaakt.   Aanpassing loondoorbetaling bij ziekte (CAO Transport) ( Payroll) Waarom  Voor de volgende CAO’s is een afzonderlijke regeling ingericht: Beroepsgoederenvervoer over de weg (21) Goederenvervoer Nederland (20) Via deze CAO’s is geregeld dat bij ziekte het overwerk bedrag van een referteperiode per ziektedag of ziekte uur wordt gecompenseerd. Dit wordt afgetopt op een maximaal aantal overuren per week. Als er sprake is van een bedrijfsongeval dan zijn de maximale overuren 15. Is er geen sprake van een bedrijfsongeval zijn dit momenteel 7 overuren per week.  De berekening van deze compensatie was onjuist en vanaf deze release is dit hersteld. Hoe Instellingen > Berekening > Arbeidsvoorwaardegegevens > Loondoorbetaling bij ziekte Uitsplitsing (Transport) Aan dit scherm zijn per 1-11-2024 de volgende twee velden toegevoegd. Maximaal aantal overuren p/w geen bedrijfsongeval. Hier leg je het aantal overuren per week vast, die van toepassing zijn voor het berekenen van de maximale compensatie die verstrekt mag worden, indien het geen bedrijfsongeval betreft.  Maximaal aantal overuren p/w wel bedrijfsongeval. Hier leg je het aantal overuren per week vast, die van toepassing zijn voor het berekenen van de maximale compensatie die verstrekt mag worden, indien het wel een bedrijfsongeval betreft.  Van dit scherm is per 1-11-2024 het volgende veld verwijderd. Maximaal aantal overuren in berekening.   Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaardenpakket > Loondoorbetaling bij ziekte Uitsplitsing (Transport) Aan dit scherm is per 1-11-2024 het volgende veld toegevoegd.  Bedrijfsongeval. Hier kun je vastleggen of het wel of niet een bedrijfsongeval betreft. Dit veld is alleen van belang als je onder de hierboven genoemde twee CAO’s valt.   De compensatie wordt volledig berekend, mits het geen geen bedrijfsongeval betreft. Bij een bedrijfsongeval wordt de compensatie gekort met de waarde die is vastgelegd in het veld Kortingspercentage overuren in berekening op bedrijfsniveau. Indien de berekende compensatie hoger is dan de maximale compensatie, dan wordt de compensatie afgetopt op de maximale compensatie.  Actie De regeling is per 1-11-2024 aangepast. Indien je gebruik maakt van deze afzonderlijke regeling dient u per 1-11-2024 op bedrijfsniveau de waarden vast te leggen die van toepassing zijn. Salarisdossier - Aantal weergegeven documenten van 1000 naar 250 Waarom In het salarisdossier kreeg je tot nu toe maximaal 1000 documenten te zien. Zo'n groot aantal documenten tonen zorgt ervoor dat het scherm te lang bezig is om alle regels op je scherm te tonen. Hoe Salarisdossier > Documenten Het maximaal aantal weer te geven documenten is gewijzigd naar 250. Daardoor komt de lijst met documenten nog sneller op je scherm te voorschijn en zul je de te zoeken resultaten sneller kunnen vinden. Actie Er is geen actie nodig.  Verwijderen payrollelementen voor contractindicaties Waarom Zoals in eerdere releases sessies aangegeven zullen we de komende tijd onnodige payrollelementen stopzetten. Deze worden soms onnodig bij medewerkers in dienst, maar ook bij medewerkers uitdienst nog berekend. In deze release hebben we onderstaande payroll elementen, die nergens meer voor gebruikt worden, stopgezet. Hoe Vanaf 01-11-2024 worden de volgende 3 payrollelementen niet meer berekend: Aangifte - Ind. arbeidsovk. onbep. tijd (t/m 2021) Aangifte - Ind. oproepovereenkomst (t/m 2021) Aangifte - Ind. schriftelijke arbeids ovk (t/m 2021) Actie Er is geen actie nodig. Opgeloste meldingen Routechecker.nl en routeberekening in HR Core geven kleine verschillen in berekening Melding In sommige gevallen komt HR Core met een andere uitkomst van de afstandsberekening dan de website. Dit heeft te maken met een klein afrondingsverschil. Op het moment dat de GEO coördinaten opgehaald worden en vertaald worden naar GPS coördinaten om de afstand op te halen zat een klein verschil tussen HR Core en de website.  Oplossing Met ingang van deze release is dit opgelost. Dit betekent dat bij nieuwe aanvragen het systeem de juiste afronding gebruikt wanneer de route wordt berekend. Actie Er is geen actie nodig. Wanneer je het met oude berekeningen niet eens bent kun je HR Core de route opnieuw laten berekenen door een vestiging, dan wel een wijziging op het adres van de werknemer te doen zodat de route berekening opnieuw gaat rekenen. Verpleegadres gegevens niet te wissen (6915271) (HR Core) Melding Het blijkt niet mogelijk de gegevens van een verpleegadres te wissen. Indien je dat probeerde krijg je een foutmelding dat een aantal velden verplicht zijn. Oplossing Medewerker > Ziekte > Verpleegadres Met ingang van deze release zijn er geen verplichte velden meer op het scherm. Hierdoor is het mogelijk geworden een opgeslagen verpleegadres te verwijden. Actie Er is geen actie nodig. Wanneer je alle gegevens van het verpleegadres wilt wissen kan dat vanaf nu. Aanlevering Pensioengegevens in UPA na uitdienst (6655378) (Payroll) Waarom Wanneer er nabetalingen gedaan werden aan medewerkers die uitdienst zijn en er was sprake van dat dit pensioengevend salaris is, dan werd dit niet aangeleverd in de uniforme pensioen aangifte. Dit kan voornamelijk voorkomen wanneer de variabele pensioenregelingen van toepassing zijn. Hoe Met ingang van 1-1-2024 is er een aanpassing gedaan die er voor zorgt dat bij nabetalingen na uitdienst de pensioengegevens via de uniforme pensioen aangifte aangeleverd worden. Uw actie Er is geen verdere actie nodig. Indien deze situatie zich voordoet zal in de volgende UPA aangifte deze correctie regels automatisch worden meegenomen. Berekening Loonheffing parttimer gedurende de periode in of uitdienst (6872550) (Payroll) Melding Indien een medewerker minder dan 5 dagen werkt en gedurende de periode in of uitdienst gaat, dan geldt de uitzondering dat de tijdvaktabel voor de loonheffingsberekening mag worden toegepast in plaats van de dagtabel. In sommige gevallen werd deze uitzondering niet goed toegepast in Payroll Business. Voor fulltimers, medewerkers die 5 dagen of meer werken geldt deze uitzondering niet en wordt in deze situatie de dagtabel toegepast. Oplossing Met ingangsdatum 01-11-2024 is de berekening aangepast, zodat de Loonheffing voor deze parttimers correct wordt berekend. Actie Er is geen actie nodig AOF loon bij uitkeringen (6961480) (Payroll) Melding Als er naast het normale loon ook nog doorbetaald uitkeringen van het UWV worden verloond, dan moeten deze worden ingericht in de Grondslag "Looncomponenten AWF uitkering / AOF uitkering". Deze inrichting zorgt ervoor dat dan de hoge premie voor AOF wordt berekend over deze looncomponenten. Bij nabetalingen over voorgaand jaar ging dit niet altijd goed en kon dit ook leiden tot berichten van de Belastingdienst. Oplossing Met ingangsdatum 01-12-2023 is de berekening aangepast, zodat de premie en grondslagen voor de AOF in deze situatie correct worden berekend. Actie Voor de betreffende medewerkers moet er worden herrekend vanaf 01-12-2023. Dubbele reservering in aangifte bij periodieke uitbetaling gratificatie en winstdeling (6972194) (Payroll) Melding Als bij Gratificatie of Winstdeling gekozen wordt om per periode uit te betalen wordt de reservering voor die periode verdubbeld in de payroll. Daarom is in de loonaangifte het element OpbAvwb  - Opbouw arbeidsvoorwaardenbedrag ook te hoog, terwijl de uitbetaling OpnAvwb - Opname arbeidsvoorwaardenbedrag in die periode wel correct is.  Oplossing Dit is gecorrigeerd in deze release per 1 januari 2024. Na de berekening van november zal de opbouw vanaf januari gecorrigeerd zijn en zal een correctie worden opgenomen in de aangifte. Actie Als je na de berekening van november nog steeds een te hoge opbouw arbeidsvoorwaardenbedrag ziet kan je een payroll berekening met terugwerkende kracht vanaf 1 januari inleggen. Fout in bepaling 30%-regeling (7034789 ) (Payroll) Melding Bij medewerkers die gekoppeld zijn aan de 30% regeling, variant Excl extraterritoriale kosten, waarbij een lager percentage dan 30% was opgegeven, werd in de oktober berekening toch 30% toegepast Oplossing Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaardenpakket Dit was een fout in de code, waarbij altijd 30% werd toegepast en niet het opgegeven percentage; dit is in deze release opgelost. Actie Je hoeft geen actie te ondernemen. Bij de berekening van november zal de berekening van oktober gecorrigeerd worden.    Pensioenaangiftes Keylane ( Payroll) Melding Omdat de pensioenaangifte met Keylane niet werkt met responsebestanden dient de aangifte voor Keylane direct na het verzenden op " goedgekeurd 'komen te staan. Tot nu toe bleef de aangifte op verzonden staan. Dit zorgde ervoor dat er voor een nieuwe periode geen aangifte beschikbaar kwam en deze status door YouServe aangepast diende te worden. Oplossing Vanaf deze release zal een aangifte die klaar is gezet voor Keylane om opgehaald te worden direct de status goedgekeurd krijgen in plaats van dat deze op verzonden bleef staan. Actie Er is geen actie nodig.  

De Visma YouServe releases van deze maand   Zodra release notes beschikbaar zijn, voegen we de hyperlinks toe.    Zaterdag 28 september 2024   Product Release Opmerkingen YouServe HR Core Business - NL  Ja  Samengevoegd met Payroll YouServe Payroll Business Ja Samengevoegd met HR Core   Continuous releases Deze producten release zodra aangepaste of nieuwe functionaliteit beschikbaar is. Via de link ga je naar de releaseberichten.  Continuous release YouServe Self Service Business YouServe API's

  Nieuw Nieuwe signaleringen voor de loonaangifte (Payroll) Waarom Vanuit de Belastingdienst ontvangen wij als software leverancier elke maand meldingen die in de loonaangiften aangeleverd zijn. De klant ontvangt deze meldingen via een brief met meer details. Deze meldingen moeten in een toekomstige aangifte opgelost worden. Daarnaast ontvangen wij van de Belastingdienst meldingen die mogelijk in te toekomst erbij komen. Voor bepaalde situaties wordt nu geen signalering gegeven en kon dit niet tijdens de salarisverwerking opgelost worden.  Hoe Met ingang van 1-10-2024 hebben wij 3 signaleringen gemaakt: 1823 - WAO/IVA/WGA verzekerd moet Ja zijn Dit signaal gaat af wanneer WAO/IVA/WGA verzekerd op Nee staat en Soort inkomen is 15 in combinatie met aard arbeidsverhouding 01 of Soort inkomen is 53 en de medewerker is jonger dan de AOW-leeftijd en de invloedverzekeringsplicht 1 is ongelijk aan A (familie eigenaar ) en ongelijk aan B (vorige eigenaar). 1824 - WW verzekerd moet Ja zijn Dit signaal gaat af wanneer WW verzekerd op Nee staat en Soort inkomen is 15 in combinatie met aard arbeidsverhouding 01 of Soort inkomen is 53 en de medewerker jonger dan de AOW-leeftijd is en de invloedverzekeringsplicht 1 is ongelijk aan A (familie eigenaar ) en ongelijk aan B (vorige eigenaar). 1825 - ZW verzekerd moet Ja zijn Dit signaal gaat af wanneer ZW verzekerd op Nee staat en Soort inkomen is 15 in combinatie met aard arbeidsverhouding 01 of Soort inkomen is 53 en de invloedverzekeringsplicht 1 is ongelijk aan A (familie eigenaar ) en ongelijk aan B (vorige eigenaar).. Deze signalen hebben de ernst Fout en zijn onder de categorie Loonaangifte aangemaakt. Wanneer deze fout voorkomt, dan zal er ook bij de salarisverwerking een rood uitroepteken zichtbaar zijn. Deze 3 signaleren zijn een toevoeging op de bestaande signalen 1823 - Indicatie verzekerd WAO/IVA/WGA onjuist, 1823 - Indicatie verzekerd WW onjuist en 1823 - Indicatie verzekerd ZW onjuist. Actie Wanneer deze signalen gegeven worden, dan zal het betreffende verzekeringsveld aangepast moeten worden. Dat kan gedaan worden op het scherm ( Medewerker > Contract > ) Loonheffingen (Contract. Als zowel signaal 1823 en 1824 gegeven wordt, kan het zijn dat de Aard arbeidsverhouding (zie scherm ( Medewerker > Contract > Arbeidscontract ) verkeerd gevuld is. Signalen belastingdienst rondom Verzekeringswetten en AOW (Payroll) Waarom Binnen Payroll Business komen een groot aantal fouten voor die ontstaan omdat niet op de juiste datum de WW en WAO verzekeringen worden aangepast wanneer iemand de AOW gerechtigde leeftijd bereikt. De indicatoren WW verzekerd en WAO/IVA/WGA verzekerd moeten namelijk op de eerste van de maand waarop de AOW leeftijd wordt bereikt op Nee worden gezet (zie handboek loonheffingen 2024, paragraaf 18.21). Hoe Medewerker > Contract >  Loonheffingen (contract). Met ingang van deze release zal Payroll Business de indicatoren WW verzekerd en WAO/IVA/WGA verzekerd op Nee muteren in de periode dat de medewerker de AOW gerechtigde leeftijd bereikt. Dit gebeurt per de eerste van de betreffende maand; bij 4 wekenverloning zal dit meestal in de loop van de afrekenperiode zijn. Als je een medewerker die al de AOW leeftijd heeft bereikt in dienst neemt en de indicatoren staan op Ja zal Payroll Business die muteren naar Nee per de datum in dienst. Dit zal met name voorkomen als op hoger niveau de indicatoren op Ja zijn opgevoerd.  Let wel op, als je de indicatoren zelf op Ja hebt gezet op medewerker niveau op de datum in dienst, dan kan Payroll Business deze niet aanpassen. Actie Je hoeft geen actie te ondernemen;  vanaf oktober 2024 zal Payroll Business deze mutaties uitvoeren in de periode waarin de AOW leeftijd wordt bereikt of in de periode dat de medewerker in dienst komt. Bij medewerkers waar deze indicatoren al incorrect zijn gezet vòòr oktober 2024 moet je dit zelf handmatig aanpassen. Geen contracturen bij kwartaalverloning in loonaangifte (L2202) (Payroll) Waarom Bij een kwartaalverloning wordt niet altijd het element Aantal contracturen per week gevuld; dit element wordt maar bij een van de drie aangiftes per kwartaal gevuld en dit resulteert in een brief van de belastingdienst met de foutcode L2202 bij de 2 periodes waarin een NUL aangifte wordt gedaan. Hoe Dit is aangepast in de loonaangifte; ook in maanden dat je de nul aangifte doet wordt nu dit element gevuld. Actie Je hoeft geen actie te ondernemen. De wijziging gaat in per januari 2024 en Payroll Business zal correcties voor de eerdere perioden opnemen in de nieuwe aangiftes. Foutcode Belastingdienst veroorzaakt door "No-Show"(L2202) (Payroll) Waarom Het komt regelmatig voor dat een werknemer is opgevoerd in het systeem, maar toch niet gaat starten met werken. Dit kun je vooraf al constateren, maar soms gebeurd dit achteraf. In deze gevallen wordt de uitdienst datum gemuteerd met dezelfde datum als dat de persoon in dienst zou komen. Je ziet in dit geval dan ook dat het veld datum in dienst leeg wordt gepoetst. Hierdoor gebeurd het dat de einddatum IKV niet wordt gemuteerd wat resulteert in dat deze persoon zonder gegevens in de loonaangifte terecht komt. Wanneer je later erachter komt dat de persoon niet is gestart met werken en je hebt deze al eenmaal aangeleverd aan de Loonaangifte moeten de onterecht aangeleverde periodes ingetrokken worden. Omdat deze acties regelmatig vergeten worden zorgt dit voor het signaal L2202 bij de Belastingdienst. Hoe Medewerker/ Contract / Inkomstenverhouding Met ingang van deze release zal bij nieuwe gevallen de "einddatum IKV" gevuld worden met dezelfde datum als de begindatum IKV en zal het veld "Intrekken IKV" op Ja worden gezet om bovenstaande zaken voor te zijn. Hiermee zullen de signalen L2202 zijn opgelost per deze release. Actie Voor nieuwe gevallen hoef je geen actie te ondernemen. Heb je voor deze release nog signalen L2202 die veroorzaakt worden door bovenstaande situatie dien je zelf nog de einddatum IKV te vullen en het veld "Intrekken IKV". CO2 Grondslag voor reiskosten declaraties Waarom Er zijn klanten die de declaratie elementen (1-10) vanuit de reiskosten gebruiken voor andere zaken dan declaraties. Daarom moet het mogelijk zijn om deze te kunnen uitsluiten voor de CO2 registratie en rapportage. Hoe Menu : Instellingen > Berekeningen > Grondslag Standaard zijn de declaratie elementen (1-10) voor de zakelijke kilometers op niveau Nederland toegevoegd.  Actie Indien de declaratie elementen voor iets anders worden gebruikt, kunnen ze uit deze Grondslag worden verwijderd zodat deze niet mee worden geteld in de CO2 rapportages. Nieuwe gegevenselementen Classificatiekenmerk 4 en 5 Waarom Deze nieuwe gegevenselementen zijn een uitbreiding op de bestaande Classificatiekenmerken (1-3). Deze kunnen worden gebruikt om gegevens te kunnen groeperen en verbijzonderen. Hoe Menu : Medewerker > Contract > Arbeidscontract Met ingang van  01 Jan 2024  zijn de nieuwe gegevenselementen op het scherm Arbeidscontract geplaatst. Actie Indien u de nieuwe gegevenselementen wil gaan gebruiken is het mogelijk om hiervoor waardenlijsten aan te maken. Rapport: E-mail controle YS toegang Waarom Voor de nieuwe inlogportal bij YouServe is het essentieel dat minimaal het zakelijke e-mailadres of het privé-e-mailadres is ingevuld. Dit rapport is gemaakt om te controleren of dit het geval is. Het rapport toont alleen die medewerkers die zowel geen zakelijk e-mailadres als geen privé-e-mailadres hebben. Zonder deze informatie kan ook het E-mail (login) niet worden bepaald. Hoe Rapporten > Personeelsmanagement > E-mail controle YS toegang Via de navigatiebalk kies voor "Klant"; in het veld "Opslaan in" kies voor "Mijn rapporten" of "gedeelde rapporten". Standaard staat de keuze op "Mijn rapporten". Uitvoer: header uitleg Bedrijfscode Code van bedrijf waar medewerker in wordt verloond Bedrijfsnaam Naam van het bedrijf waarin medewerker wordt verloond Medewerkercode   Organisatorische eenheid De Organisatorische eenheid waar de werknemer on der valt Peildatum Toetsingsmoment  E-mail zakelijk   E-mail pvive   De velden voor het zakelijke e-mailadres en privé-e-mailadres zullen in het rapport leeg zijn; een van beide moet een waarde hebben zodat een werknemer ook kan inloggen bij YouServe. Actie Ter voorbereiding op de nieuwe login bij YouServe, is het nodig om dit overzicht af te drukken en waar nodig het zakelijke e-mailadres en/of het privé-e-mailadres in te voeren. E-mailadres (login) In de release van augustus 2024 is het veld 'E-mailadres (login)' geïntroduceerd; echter, vanwege een fout is deze wijziging teruggedraaid. In deze release is de functionaliteit om het veld weer te vullen geactiveerd. Dit betekent dat vanaf zaterdag 28 september, bij wijzigingen of invulling van het e-mailadresveld, het veld 'E-mailadres (login)' automatisch wordt ingevuld. De conversie van andere medewerkers zal op een later tijdstip plaatsvinden.   Gewijzigd en verbeterd Verloonde uren Pensioen afkappen bij deeltijdfactor groter dan 1 (Payroll) Waarom Wanneer in de referentietabel Pensioenen/fondsen benoemde regeling (vast) of Pensioenen/fondsen eigen regeling (vast) is aangegeven dat de deeltijdfactor moet worden afgetopt (via respectievelijk veld 18 Deeltijdfactor franchise aftoppen of 20 Deeltijdfactor franchise aftoppen), dan verwacht het pensioenfonds dat de uren voor de pensioenregeling ook gemaximeerd aangeleverd worden. Tot deze release werden de volledige verloonde uren voor de pensioenregeling bepaald en doorgegeven in de pensioenaangifte en werden deze niet afgetopt. Deze situatie kan voorkomen wanneer een medewerker een groter aantal uren per week werkt dan de bedrijfsuren per week die standaard gelden in het bedrijf, of wanneer een parttime medewerker met extra gewerkte uren boven de maximale normuren (bedrijfsuren of CAO uren) van de maand komt.  Hoe Met ingang van 1-1-2024 is er een aanpassing gedaan zodat de maximale uren die gebruikt zijn bij de berekening van de pensioenpremie bepaald en doorgegeven wordt. Deze uren zijn terug te vinden in het payrollelement Uren - (pensioensoort). Actie Wanneer in de referentietabel is aangegeven dat het veld 18 Deeltijdfactor franchise aftoppen of 20 Deeltijdfactor franchise aftoppen) de waarde 1 Franchise aftoppen op 1,000000, dan zullen de uren automatisch herberekend worden vanaf 1-1-2024. Indien er sprake is van een pensioeninterface (UPA/APG), dan zullen de uren voor de pensioenregeling gecorrigeerd aangeleverd worden. Signalen voor de 30% regeling (Payroll) Waarom Er bestaan meerdere signalen die informatie en/of waarschuwingen geven over de uitvoering van de 30% regeling. Deze signalen gaan soms af na uitdienst van de medewerker, andere signalen beschreven in de online help konden nooit in het signaleringsverslag voorkomen. Hoe Dit is nu aangepast in Payroll Business en in de online help: type omschrijving opmerking W Belastbaar inkomen onder norminkomen 30%-regeling Verwijderd uit online help W 30 procent rgl: fiscaal loon onder toetsloon Toegevoegd aan online help I Medewerker 30 jaar, toetsink. van Laag naar Hoog Toelichting gecorrigeerd I 30% - cumulatieve berekening master loopt door Toelichting gecorrigeerd Zal niet meer verschijnen na uitdienst I 30% - cumulatieve berekening master opnieuw begonn Zal niet meer verschijnen na uitdienst I 30% - geen keuze gemaakt voor splitsen master  Verwijderd uit online help F 30% regeling slechts gedeeltelijk toegestaan Verwijderd uit online help Actie Deze wijzigingen gaan in vanaf de oktober release; in signaleringsrapporten van perioden voor oktober 2024 kunnen deze signalen nog staan. Paginering toegevoegd aan de Conversietabel Waarom Op de pagina 'Conversietabel' worden alle ingevoerde conversieregels in één lijst weergegeven. Wanneer deze lijst zeer uitgebreid is, kan dit leiden tot veel scrollen en een minder overzichtelijke weergave van de gegevens.  Hoe Menu: Instellingen > Gegevensuitwisseling > Conversietabel  De lijst met conversieregels is nu verdeeld over meerdere pagina's, waarbij elke pagina 25 regels bevat. Dit maakt het mogelijk om sneller door de gegevens te navigeren zonder dat je door een lange lijst hoeft te scrollen. Actie Als een verwachte conversieregel niet op de eerste pagina zichtbaar is, kun je eenvoudig naar de volgende pagina klikken om verder te zoeken. Hierdoor wordt het eenvoudiger om specifieke conversieregels te vinden, zelfs als de lijst zeer lang is. Overzicht HR rapport (Core) Waarom Bij rapporten die worden gegenereerd vanuit het Overzicht HR Inrichting wordt de kopregel vastgezet en een filter toegevoegd aan de Excel-uitvoer. Dit zorgt voor een betere leesbaarheid en functionaliteit van de rapporten. In de komende maanden zullen we dit ook voor andere rapportages gaan doen wanneer wij deze gaan verbeteren. Hoe Rapporten > Mijn rapporten of Gedeelde rapporten Bij Mijn rapporten of Gedeelde rapporten kun je de uitvoer van de gekozen rapporten bekijken. Vanaf de septemberrelease zal bij deze rapporten in de Excel-uitvoer de kopregel vastgezet zijn, en zal er standaard een filter actief zijn op de kolommen. Actie Je hoeft geen actie te ondernemen.     Arbeidsrelatie Medewerker > Arbeidsrelatie > Arbeidsrelatie  Waarom Ter voorbereiding op een soepele aanmelding van medewerkers van HR Core naar de Youserve portal worden twee velden aangemaakt en automatisch door HR Core gevuld. De gegevenselementen zijn: Arbeidsrelatie soort Arbeidsrelatie status Hoe De vulling van deze elementen wordt uitgevoerd door HR Core op basis van de onderstaande voorwaarden: Arbeidsrelatie soort      Dit veld kent twee mogelijke waarden: 1- Externe 2- Medewerker Een medewerker wordt aangeduid als extern voor de datum indienstneming. Er zijn extra regels voor het bepalen of het om een medewerker gaat, namelijk: Het gegevenselement 'Aard arbeidsverhouding' bevat NIET de waarde: 11 - Uitzendkracht 79 - Opting in regeling 82 - Payrolling 99 - Niet van Toepassing EN Algehele blokkering is leeg of heeft de waarde 'Nee'  EN Interface loonaangifte voor het bedrijf staat aan EN Bij de medewerker is de interface loonaangifte niet in geblokkeerd   Arbeidsrelatie status Het gegevenselement 'Arbeidsrelatiestatus' kent 4 mogelijke waarden en wordt automatisch gevuld met de volgende opties: Toekomstig in dienst Actief dienstverband Uit dienst Nooit in dienst geweest. De voorwaarden zijn als volgt: Op basis van het gegevenselement 'Dienstverbandindicatie' en de ingangsdatumstatus 'In dienst (1)' ten opzichte van de systeemdatum, kan een van de genoemde waarden worden ingevuld: 1.Toekomstig in dienst Een medewerker is nu al aangemaakt in HR Core/Payroll business maar is nog niet in dienst; het actieve dienstverband ligt in de toekomst en is al vastgelegd. 2.Actief dienstverband De medewerker is op de huidige peildatum in dienst (Dienstverbandstatus is 1 - In dienst). 3. Uit dienst De medewerker is in het verleden in dienst geweest of komt in de toekomst in dienst, maar is dat op de huidige peildatum niet. 4. Nooit in dienst geweest De medewerker is aangemaakt in HR Core/Payroll business maar heeft nooit een actief dienstverband gehad. Actie Als gebruiker hoeft er geen specifieke actie te worden ondernomen. Op basis van de genoemde regels kan worden gecontroleerd of de inhoud van de velden correct is. Opgeloste meldingen Eerste verwerking toont in scherm verkeerde periode (6002615) (Payroll) Melding Wanneer een eerste salarisverwerking wordt opgestart en je direct het scherm ververst om te zien dat de verwerking is opgestart kan het heel soms voorkomen dat het scherm de verkeerde periode aangeeft (1 periode verder dan je opgestart hebt). Dit is alleen een visueel probleem, omdat de salarisverwerking zelf wel de juiste periode opstart. Dit is echter wel verwarrend en kan vragen oproepen. Oplossing Beheer / Salarisberekening / Salarisberekening Met ingang van deze release is dit probleem opgelost. Het scherm salarisberekening laat nu altijd in de "geplande verwerkingen "de juiste periode zien waar het systeem mee aan het berekenen is. Actie Er is geen actie nodig. Het systeem laat nu altijd de juiste periode zien wat is opgestart. Eenmalige uitkering (bedrag) niet uitbetaald aan wn ID na periode 1 (6776113) (Payroll) Melding De eenmalige uitkering (bedrag) wordt niet uitgekeerd aan medewerkers die na 1/1/2024 in dienst zijn gekomen. Oplossing In de arbeidsvoorwaarde Eenmalige uitkering (zowel bij de variant bedrag als bij de variant percentage) zit een conditie dat medewerkers op 1 januari van het jaar in dienst moeten zijn om tot uit betaling te komen. Deze restrictie is niet beschreven in de online help en is overbodig aangezien er ook al gecontroleerd wordt of de medewerker in dienst is op de peildatum in dienst (op het bedrijfsscherm). Deze restrictie is nu verwijderd; als de medewerker in dienst is op de peildatum in dienst wordt de eenmalige uitkering berekend. Daarnaast blijkt dat in de online help, bij de variant percentage, niet is beschreven hoe je looncomponenten kunt toevoegen aan de berekening. Dat kan namelijk via de grondslag Loon (eenmalige uitkering). Om duidelijk te maken dat deze grondslag alleen wordt gebruikt bij de berekening van de eenmalige uitkering variant percentage is deze grondslag hernoemt naar: Eenmalige uitkering (perc) - aanvullende grondslag. Tevens is dit beschreven in de online help. Actie De ingangsdatum van de wijziging is 1 januari 2025. Als je in 2024 gebruik maakt van de eenmalige uitkering moet je nog wel rekening houden met de restrictie dat de medewerker op 1 januari 2024 in dienst moet zijn en desgewenst de eenmalige uitkering via een vrije looncomponent uitkeren aan die medewerkers. De wijziging in de omschrijving van de grondslag is wel vanaf deze release actief. Berekening 30% bij uitdienst (6337524) (Payroll) Melding Bij medewerkers waarbij de 30% regeling, variant excl. extraterritoriale kosten, actief is en in de periode na uitdienst een nabetaling ontvangen, wordt soms wel een bruto inhouding gedaan, maar geen netto vergoeding uitgekeerd. Oplossing Dit kan voorkomen bij medewerkers waarbij sprake is van een verlaagd percentage voor de 30% regeling. Omdat in de periode na uitdienst het cumulatieve loon is gewijzigd, is er ruimte om de nabetaling in zijn geheel als netto vergoeding uit te keren. Maar het resultaat van het bruto en de bruto inhouding is nul, waardoor de verdere verwerking van de looncomponent(en) in de salarisverwerking stopt. Dit is nu aangepast; als na de bruto inhouding het resultaat nul is wordt de berekening wel verder uitgevoerd en wordt de netto vergoeding wel uitgekeerd. Een nadeel van de oplossing is dat als er sprake is van meerdere looncomponenten die worden betaald in de periode na uitdienst de bruto inhouding wel per looncomponent wordt getoond, maar dat de volledige netto vergoeding bij slechts één looncomponent op de strook staat. Ook kan er 1 cent verschil zijn tussen de netto vergoeding en het netto op de strook. Actie Deze wijziging is actief per 1 oktober 2024. Als je dit probleem voor 1 oktober hebt gezien en gecorrigeerd hoef je niets te doen; heb je het nog niet opgelost dan adviseren wij je de nabetalingen in de laatste periode van in dienst te boeken, dan treedt dit probleem niet op. Na 1 oktober zal het niet meer optreden. Jaarloon bijzonder tarief niet herrekend bij correcties vorig jaar (6749200) (Payroll) Melding Het Jaarloon bijzonder tarief wordt vastgesteld aan de hand van het fiscale loon van het voorgaande jaar. In geval er in het huidige jaar nog correcties worden gedaan over het voorgaande jaar, moeten deze correcties ook worden meegerekend voor de berekening van het nieuwe jaarloon BT.  Dit geldt alleen wanneer er sprake is als er nog gebruik wordt gemaakt van de correctiemodus. Oplossing Wanneer een Bedrijf nog in correctiemodus is, dat geldt wanneer het gegevenselement "nabetalingen vanaf periode" kleiner is dan de salaris periode, dan worden met ingangsdatum 01-01-2025 eventuele correcties over voorgaand jaar ( in dit voorbeeld 2024) meegeteld in de berekening van het Jaarloon BT. In geval van meerdere correcties in verschillende perioden zal het Jaarloon BT steeds opnieuw berekend worden. Dit kan gevolgen hebben voor de uitbetalingen tegen bijzonder tarief in het huidige jaar. Zodra het Bedrijf overgaat na de nabetaalmodus zal het Jaarloon BT niet meer herrekend worden. Actie Er is geen actie nodig. Verschil in Fiscaal Jaarloon Rapport Werkkosten en Verzamelloonstaat (6593337) (Payroll) Melding Wanneer er voor een medewerker op meerdere IKV's uitbetalingen zijn gedaan dan kan het fiscaal  jaarloon op de werkkosten rapportage de verkeerde waarde geven.  Wanneer er reeds een uitbetaling Transitievergoeding had plaatsgevonden, en daarna vond er nog een uitbetaling plaats op het gewone contract dan werden niet het juiste cumulatieve Fiscaal Jaarloon opgehaald van deze medewerker. Oplossing We hebben dit opgelost door de telling van het Fiscaal Jaarloon op alle rapportages gelijk te trekken. Hierdoor kunnen er geen verschillen meer ontstaan in de uitkomst van de diverse rapportages. Actie Er is geen actie nodig. Bij het draaien van het werkkosten rapport zal deze automatisch de juiste jaarlonen tonen. Foutmelding salaristrede Proforma berekening (6749320) (payroll) Melding Bij wijzigiging van een Salaristrede voor de proforma berekening kon het voorkomen dat de nieuwe trede niet goed werd meegenomen. Oplossing Vanaf nu worden wijzigingen van Salaristredes goed meegenomen in de Pro-forma berekening. Actie Er is geen actie nodig.

HR Core/Payroll Business - Release op zaterdag 28 september 2024   Op zaterdagochtend 28 september 2024 brengen wij de oktober release van HR Core en Payroll Business naar productie. Hierdoor is onze applicatie tijdelijk niet beschikbaar.   English: On Saturday morning, September 28, 2024, we will release the October release of HR Core and Payroll Business to production. As a result, our application will be temporarily unavailable.

HR Core/Payroll Business - Release op zaterdag 31 augustus 2024   Op zaterdagochtend 31 augustus 2024 brengen wij de september release van HR Core en Payroll Business naar productie. Hierdoor is onze applicatie tijdelijk niet beschikbaar.   English: On Saturday morning, August 31st 2024, we will bring the September release of HR Core and Payroll Business to production. As a result, our application will be temporarily unavailable.