25 september 2023
Instructies voor het controleren van mutaties waarbij geen documenten zijn gegenereerd
In het tijdsframe van maandagmiddag 4 september 16 uur t/m dinsdagavond 5 september 19 uur was het proces waarin het genereren van documenten plaatsvond, corrupt. In de meeste gevallen werd een document niet gegenereerd na een activiteit of bij het versturen van een e mail waarbij een document werd aangemaakt.
Het Self Service-team heeft een lijst met mutaties aangemaakt waarbij documenten niet werden aangemaakt terwijl dit wel had gemoeten. Wij, Self Service, gaan de niet gegenereerde documenten aanmaken en plaatsen deze documenten in de betreffende activiteit(en). Het document zal altijd de laatste informatie bevatten. Digitale handtekening Als dit het geval is geweest, zullen we het betreffende document in de Batch-signing plaatsen. Je kunt dan zelf het document naar de betreffende persoon versturen om de digitale handtekening alsnog te laten plaatsen in het document.
De lijst met mutaties wordt met jullie gedeeld via onze Servicedesk zodat jullie kunnen beoordelen of de documenten op de juiste plaats staan en volledig zijn.
Bij deze mutaties kunnen de volgende situaties zich voordoen:
Als de mutatie nog niet definitief was, zijn nu de juiste documenten aangemaakt. Als de mutatie nog vaststond omdat deze wachtte op een document, is deze nu vrij om verder te gaan in de workflow. Het kan ook voorkomen dat e-mails worden verstuurd die al eerder zijn ontvangen, dat is helaas niet te voorkomen.
Als mutaties al definitief waren omdat bijvoorbeeld het probleem handmatig is opgelost en er toen wel documenten zijn aangemaakt, moet je er rekening mee houden dat deze dubbel zijn aangeleverd aan het Personeelsdossier. Afhankelijk van hoe het Personeelsdossier is ingesteld, kunnen er dubbele documenten zichtbaar zijn. In dat geval kun je er een verwijderen. Het kan ook voorkomen dat e-mails worden verstuurd die al eerder zijn ontvangen, dat is helaas niet te voorkomen.
Documenten die handmatig doorgezet worden richting Personeelsdossier moet je zelf toevoegen aan het Personeelsdossier, dat kunnen wij niet automatiseren.
Digitale handtekeningen blijven ongewijzigd (indien aangemaakt in een latere fase van de workflow) of staan klaar voor Batch-signing om te worden doorgestuurd naar de persoon die moet ondertekenen.
Mutaties die al definitief zijn, hebben hun gegevens al doorgestuurd naar HRcore. Deze oplossing zal geen gegevens dubbel aanbieden aan HRcore, maar zal alleen de documenten genereren die tijdens de storing niet zijn aangemaakt.
We zijn bezig om een structurele oplossing te implementeren zodat deze situatie niet meer kan voorkomen. Onze excuses voor het ongemak!
Het Self Service team
20 september 2023
Sommige declaraties kunnen niet worden ingediend vanwege ontbrekende datum (Change 5104168)
In sommige gevallen ontbrak bij de declaratie de datum, maar zijn de overige waarden wel ingevuld (zie print screen). Zonder datum kun je de mutatie niet naar de volgende stap sturen. Wij hebben dit opgelost. De datum zal nu altijd gevuld zijn en de declaratie kan worden ingediend.
18 september 2023
Andorra IBAN wordt niet gevalideerd (Change 5091867)
De IBAN voor Andorra was niet geactiveerd in SEPA. De IBAN is nu geactiveerd in SEPA en kan worden gebruikt.
Self Service slaat Engelse waarden op bij het opslaan van de mutatiegegevens (Change 4664878)
HRCore verwacht Nederlandse tekstwaarden. Self Service biedt dit aan. Soms kan een waarde echter in het Engels zijn. Als dit probleem zich voordoet, moet dit javascript worden geplaatst in de rubriek waar het probleem zich voordoet:
var a = v_90039482DV#; if(a.toUpperCase()=='JA') {a='Ja'} else if(a.toUpperCase()=='NEE') {a='Nee'} else {a=''}; retour(a)
Dit zorgt ervoor dat de juiste Nederlandse waarde ontstaat. Let op! In dit geval is het YES en NO dat wordt vertaald in Ja en Nee.
14 september 2023
Self Service slaat Engelse waarden op bij het opslaan van de mutatiegegevens (Change 4664878)
Wanneer je een Excel-gebaseerde declaratie opstart en je hebt in Portal de Engelse taal geselecteerd, kun je met de volgende problemen te maken krijgen:
In Excel gebaseerde uitgaven kon je een enkel reisafstandsbedrag zien dat vermenigvuldigd werd met 100. Je ziet hier 1980 KM in plaats van 19,80 KM.
Bij een bedrag zou je een punt 75.00 kunnen tegenkomen in plaats van een komma 75,00.
In deze gevallen gaan de berekeningen mis.
De taalinstelling van de Excel-gebaseerde declaraties wordt nu altijd Nederlands. Dit voorkomt dat de eerdere problemen zich voordoen. Na het verlaten van de declaratie wordt de taalinstelling weer naar de portaal taal instelling teruggezet.
Onderzoeken hoe een medewerker zijn eigen mutatie kan goedkeuren (Change 4741539)
Soms kan een medewerker zijn/haar eigen mutatie goedkeuren, terwijl hij/zij daartoe niet bevoegd is. Op dit moment hebben wij de oorzaak van de onjuiste autorisatie nog niet gevonden zodat de medewerker zijn/haar eigen mutatie kan goedkeuren. We hebben een extra controle toegevoegd aan het proces. Wij controleren op dat moment of de medewerker bevoegd is om die mutatie te muteren. Indien dit niet het geval is en de medewerker klikt op een knop bij de betreffende activiteit, worden de acties die de medewerker bij deze activiteit heeft uitgevoerd niet uitgevoerd en wordt de volgende foutmelding weergegeven:
De werknemer kan daardoor niet verder. De mutatie kan niet worden gemuteerd door de medewerker.
Lege pop-up bij het vertalen van de naam van de knop of de naam van de activiteit (Change 4937071)
In de vertaalschermen in Self Service werden de vertalingen niet meer getoond bij het vertalen van de naam van de knoppen of bij de naam van de activiteiten. Wij hebben dit nu opgelost. De vertalingen worden opnieuw getoond en je kunt deze nu weer aanpassen.
5 september 2023
Na aanmaken nieuwe medewerker werd Bedrijfsnaam later aangepast (change 4826935)
Soms werd de werkgevernaam in de header niet bijgewerkt na het wijzigen van een nieuwe medewerkermutatie. Dit ging fout in Self Service als een nieuwe medewerker werd aangemaakt met medewerkercode 111 en bedrijfsnaam A, en de bedrijfsnaam tussentijds werd gewijzgd naar B.
In onze database werd dan bij deze medewerker bedrijfsnaam A opgeslagen, maar werd bedrijfsnaam B geëxporteerd naar HRCore. Hierdoor was de medewerker niet in sync en onstond de volgende situatie:
Medewerkercode 111, bedrijfsnaam A Medewerkercode 111, bedrijfsnaam B
We hebben dit opgelost en gaan bij de betreffende mutaties waarvan de documenten niet zijn verzonden, de documenten opnieuw aanbieden aan het Dossier (Personeelsdossier).
Soms kreeg je een onterechte autorisatiemelding (change 5028764)
Soms kreeg je een onterecht een foutmelding dat je niet meer was geautoriseerd voor een bepaalde functie, waardoor ook de mutaties vastliepen. Dit is opgelost.
De melding verschijnt niet meer en de documenten worden voortaan weer altijd naar het Dossier verzonden.
Onze actie
Woensdag 6 september 2023 starten we met het verzenden van de nog niet verzonden documenten naar het Dossier. Let op: als het goed is heb je via een request in 4Me aangegeven om welke mutaties en documenten het gaat.
Documenten onterecht verzonden naar Personeelsdossier (change 4659866)
Soms werd een document dat was aangemaakt en digitaal ondertekend naar Dossier gestuurd, terwijl in de worflowdefinitie de optie Bijlage(n) naar Dossier niet was aangevinkt. Dit is opgelost, zodat het gegenereerde digitaal ondertekende document alleen naar Dossier wordt verstuurd als de optie Bijlage(n) naar dossier is aangevinkt.
Als in: Bijlage(n) naar dossier het vinkje niet is ingevuld, dan wordt het document gegenereerd, maar niet naar Dossier gestuurd.
Controle uitvoeren Controleer of de activiteit en de knop het vinkje hebben in het dossier Bijlage(n) naar een bestand, als je het gegenereerde document met de digitale handtekeningen naar Dossier wilt sturen. Als je een activiteit hebt waarbij je het document niet naar de Dossier wilt sturen, moet Bijlage(n) naar dossier leeg zijn.
Ga naar Beheer > Workflowdefinitie > Workflowdefinitie
Selecteer de betreffende Workflow en ga naar de derde tab.
Als in een workflow de optie Bijlage(n) naar dossier niet is aangevinkt, maar het Documentsjabloon (Testsjabloon) is gekoppeld aan de knop Verzenden en daar is het volgende ingevuld - dit zie je als je op het testsjabloon (Test Template) klikt:
Bij Bestemming (doc sport) is een map van Dossier ingevuld, in dit voorbeeld Arbeidscontract en
De optie Activeren digitale ondertekening is aangevinkt
dan wordt het document gegenereerd, maar niet naar Dossier verstuurd.
Als de optie Bijlage(n) naar dossier is aangevinkt, moet je aanvinken of je de documenten Automatisch of Handmatig naar Bijlage naar Dossier wilt sturen. Dit hangt ervan af of je alle bijlagen automatisch naar Dossier wilt sturen of dat je zelf wilt beslissen welke bijlagen naar Dossier moeten worden verzonden
en of de Documentsjabloon (Testsjabloon) is gekoppeld aan de knop Verzenden met de volgende ingevulde voorwaarden:
Pijl Terug weer toegevoegd links van workflownaam
Bij het opleveren van de vernieuwde knoppen in Self Service, hadden we besloten de zogenaamde terug-Pijl te verwijderen. Omdat veel klanten ons via feedback lieten weten, dat ze deze knop/pijl graag terug wilden, hebben we deze weer pijl toegevoegd voor taken die uit de To Do-lijst komen. Door erop te klikken ga je weer naar de Self Service To Do-lijst.
Volledig artikel weergeven
Visma Denemarken
Visma Finland
Visma Letland
Visma Nederland
Visma Noorwegen
Visma Zweden
Visma Developers & Partners
Visma Latijns-Amerika