Releases YouServe

10 oktober 2023 Het tonen van een onderhoudspagina wanneer het systeem in onderhoud is Self Service gaat binnenkort onderhoudsberichten en een onderhoudsscherm tonen. Tot nu kreeg je een foutmelding (Error 404 of 500) als je probeerde in te loggen of als je in Self Service bezig was. Door middel van een balk bovenin gaan we je in Self Service van tevoren informeren over onze onderhoudstijden. Tijdens het onderhoud zul je een onderhoudsscherm te zen krijgen. Meer informatie volgt binnenkort.  5 oktober 2023 Verbeterde gebruikerservaring pop-ups (change 2241775) De pop-up schermen in Self Service hadden een vaste positie. Vanaf deze release kun je ze echter verslepen en aanpassen, zodat je de details van de achtergrondpagina kunt bekijken. Houd er rekening mee dat wanneer je het pop-up scherm met de pijl versleept, de pijl sneller beweegt dan het pop-up scherm. Let op: de pop-ups in de workflowdefinitie zijn niet meegenomen in deze wijziging. Autorisatierappportages - lay out tabbladkoppen te klein / time out bij ophalen rapporten (change 2121507) Beheer > Systeem > Autorisatierapportages De ruimte voor de tabbladkoppen in het autorisatierapport waren te klein en te smal om de tekst goed te kunnen lezen. Daarnaast kreeg je vaak een time-out foutmelding bij het ophalen van de rapporten, waardoor je geen autorisatierapportage kon maken. We hebben de tabbladen aangepast aan de lay-out van Self Service waardoor de tekst nu veel beter zichtbaar is. Daarnaast hebben we een drop down lijst toegevoegd, waarmee je een profiel kunt selecteren. Indien mogelijk kun je in de vervolgkeuzelijst de optie Alles selecteren. Bij Rapporteer op scherm: Rapporten die op eerdere tabbladen zijn gemaakt, gaan niet verloren. Bij Rapporteer naar Excel: De bestandsnaam omvat de rapportnaam en het geselecteerde profiel, waardoor dit rapport makkelijker te herkennen is. Foutmelding als workflow vanuit Actieve signalering werd gestart omdat Dialoogstappen ontbraken Beheer > Formulierdefinitie > Dialogen Als een workflow/mutatie vanuit Actieve signalering of via de workflow API werd gestart, kreeg je een foutmelding als in een Dialoog alleen het veld Eerste formulier was gevuld, maar er geen stappen waren gedefinieerd.    Stappen inrichting is leeg. Voortaan wordt er geen foutmelding meer getoond als het veld Eerste formulier is gevuld terwijl de stappen zijn niet gedefinieerd. De mutatie zal nu altijd doorgang vinden.  

HRCore/Payroll Business - Release en Onderhoud op zaterdag 30 september 2023   Op zaterdagochtend 30 september brengen wij de oktober release naar productie en vindt er onderhoud plaats aan HRCore en Payroll busines. Hierdoor is onze applicatie tijdelijk niet beschikbaar.    English:   On Saturday morning, September 30th, we will bring the October release to production and maintenance will take place on HRCore and Payroll businesses. As a result, our application is temporarily unavailable.

Gewijzigd en verbeterd Uniforme Pensioenaangifte (UPA) - rapport Aangifte details Vanaf deze release hebben we het rapport Aangifte details, dat in de oude module bekend was als Download werknemergegevens, toegevoegd aan de UPA-aangifte. Hiervoor hebben we het bestaande rapport Aangifte details gebruikt, dat je al kent uit de Loonaangifte. Het gaat om hetzelfde rapport, alleen kun je het nu opvragen vanuit het gebruikersprofiel Uniforme pensioenaangifte. Het bevat dan de tabbladen en gegevens die betrekking hebben op de Pensioenaangifte. De elementen en tabbladen voor de Loonaangifte zijn eruit weggelaten.  Uniforme Pensioenaangifte - rapport Aangifte details Rapporten > Aangifte details Het rapport Aangifte details laat alle gegevens zien die op het niveau Inkomstenverhouding in de aangifte zijn opgenomen. Het rapport wordt standaard aangemaakt in het Excel-formaat (xlsx), eventueel kun je vanuit bijvoorbeeld Excel of Google sheets de gegevens ook in een ander formaat opslaan, zoals csv of oudere  Excel-versies. De gegevens zijn gegroepeerd in de volgende tabbladen: Inkomstenverhouding: Alle gegevens die één-op-éen met de inkomstenverhouding kunnen worden weergegeven, zoals BSN, nummer inkomstenverhouding (IKV), naam van de medewerker en alle berekende bedragen. Inkomstenperiode: Alle rubrieken uit de gegevensgroep Inkomstenperiode. Deze groep kan binnen een aangiftetijdvak bij hetzelfde IKV meerdere keren voorkomen. Sector Dit gegeven word apart vermeld, omdat er in de aangifte in principe meerdere waarden binnen een aangiftetijdvak kunnen voorkomen. Regelinggegevens Hier vind je per regelingkenmerk en regelingvariant de  details van de regeling: Regelingloon Premiegrondslag Premie totaal Premie wn Aantal verloonde uren periode Verlof Hier vind je de opgaaf van verlofsoorten en -uren per inkomstenverhouding. Intrekkingen Hier zie je de inkomstenverhoudingen die komen te vervallen ten opzichte van eerder ingediende aangiftes.  Legenda Dit tabblad helpt je om de juiste aangifterubriek te vinden. De namen stemmen overeen met de Gegevensspecificatie aangifte loonheffingen. Rapport-parameters Hier zie je de parameters die je hebt ingevuld toen je het rapport opvroeg. Werkwijze Kies het actuele aangiftetijdvak waarover je het rapport wilt opvragen. Geef aan welke tijdvakken je wilt zien: Alleen de tijdvakken die je met deze aangifte aangeeft. Alle tijdvakken die in het lopende jaar tot en met deze aangifte bij de Pensioenuitvoerder kenbaar zijn gemaakt of kenbaar worden gemaakt als de aangifte nog niet is verzonden.  Klik op Rapport uitvoeren. Het rapport wordt in de achtergrond aangemaakt en vind je bij Mijn rapporten. Optionele velden Bedrijf, Medewerker, Tijdvak vanaf en t/m Het rapport toont standaard de complete inhoud van de aangifte, met daarin alle bedrijven en alle medewerkers. In de Excel-file kun je vervolgens zoeken of filters aanbrengen. Als je echter op zoek bent naar een bepaald bedrijf, een bepaalde medewerker of een specifiek eerder aangegeven aangiftetijdvak, vul deze gegevens dan in voordat je het rapport aanmaakt. Hierdoor krijg je een veel beknopter rapport, dat sneller klaar is en waarin je gemakkelijker kunt zoeken naar specifieke aangifterubrieken. APG - rapport Aangifte details Vanaf deze release hebben we het rapport Aangifte details, dat in de oude module bekend was als Download werknemergegevens toegevoegd aan de APG-aangifte. Hiervoor hebben we het bestaande rapport Aangifte details gebruikt, dat je al kent uit de Loonaangifte. Het gaat om hetzelfde rapport, alleen kun je het nu opvragen vanuit het gebruikersprofiel APG-aangifte. Het bevat dan de tabbladen en gegevens die betrekking hebben op de Pensioenaangifte. De elementen en tabbladen voor de Loonaangifte zijn eruit weggelaten.  APG-aangifte - rapport Aangifte details Rapporten > Aangifte details Het rapport Aangifte details laat alle gegevens zien die op het niveau Inkomstenverhouding in de aangifte zijn opgenomen. Het rapport wordt standaard aangemaakt in het Excel-formaat (xlsx), eventueel kun je vanuit bijvoorbeeld Excel of Google sheets de gegevens ook in een ander formaat opslaan, zoals csv of oudere  Excel-versies. De gegevens zijn gegroepeerd in zes tabbladen: Inkomstenverhouding: Alle gegevens die één-op-éen met de inkomstenverhouding kunnen worden weergegeven, zoals BSN, nummer inkomstenverhouding (IKV), naam van de medewerker en alle berekende bedragen. Inkomstenperiode: Alle rubrieken uit de gegevensgroep Inkomstenperiode. Deze groep kan binnen een aangiftetijdvak bij hetzelfde IKV meerdere keren voorkomen. PensioenVerzekering Hier vind je per regelingkenmerk en regelingvariant de  details van de regeling: Regelingloon Premiegrondslag Premie totaal Premie wn Aantal verloonde uren periode Intrekkingen Hier zie je de inkomstenverhoudingen die komen te vervallen ten opzichte van eerder ingediende aangiftes.  Legenda Dit tabblad helpt je om de juiste aangifterubriek te vinden. De namen stemmen overeen met de Gegevensspecificatie aangifte loonheffingen. Rapport-parameters: Hier zie je de parameters die je hebt ingevuld toen je het rapport opvroeg. Werkwijze Kies het actuele aangiftetijdvak waarover je het rapport wilt opvragen. Geef aan welke tijdvakken je wilt zien: Alleen de tijdvakken die je met deze aangifte aangeeft. Alle tijdvakken die in het lopende jaar tot en met deze aangifte bij de Pensioenuitvoerder kenbaar zijn gemaakt of kenbaar worden gemaakt als de aangifte nog niet is verzonden.  Klik op Rapport uitvoeren. Het rapport wordt in de achtergrond aangemaakt en vind je bij Mijn rapporten Optionele velden Bedrijf, Medewerker, Tijdvak vanaf en t/m Het rapport toont standaard de complete inhoud van de aangifte, met daarin alle bedrijven en alle medewerkers. In de Excel-file kun je vervolgens zoeken of filters aanbrengen. Als je echter op zoek bent naar een bepaald bedrijf, een bepaalde medewerker of een specifiek eerder aangegeven aangiftetijdvak, vul deze gegevens dan in voordat je het rapport aanmaakt. Hierdoor krijg je een veel beknopter rapport, dat sneller klaar is en waarin je gemakkelijker kunt zoeken naar specifieke aangifterubrieken. Benefitbudget reservering via werkgever - Corrigeren saldo Waarom In Release 2023-07 is het mogelijk gemaakt om in bepaalde situaties een hoger bedrag Benefitbudget uit te betalen dan het gereserveerde saldo. Bij automatisch uitbetalen van het saldo in de periode van uitbetalen, kan het voorkomen dat dit teveel uitgekeerde bedrag weer wordt ingehouden. Ook is het  omslachtig om bij de overgang van een medewerker naar een ander bedrijf, het saldo van de reserveringen over te zetten. Daarom hebben we aan het medewerkerscherm Benefitbudget res. via werkgever een veld toegevoegd waarmee je het saldo kunt corrigeren. Hoe Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaardenpakket > Benefitbudget res. via werkgever Met ingang van 1-9-2023 is aan het medewerkerscherm van de arbeidsvoorwaarde Benefitbudget res.via werkgever het veld Correctie saldo (Ben. Budg.) toegevoegd. In de periode waarin in dit veld een bedrag is ingevuld, wordt het saldo met dit bedrag verhoogd. Gaat het om een negatief bedrag, dan wordt het saldo hiermee verlaagd. Actie Als je het saldo bij een medewerker wilt aanpassen, kun je hier in de betreffende periode het bedrag opgeven waarmee je het saldo wilt verhogen of verlagen. Vakantiegeld periodiek uitbetalen Waarom Als je vakantiegeld iedere periode wilt laten uitbetalen, dan was dat alleen mogelijk door de arbeidsvoorwaardevariant te wijzigen naar Betalen per periode. Dit kon je echter alleen zonder problemen doen in de eerste periode van het vakantierechtjaar. Daarom hebben we het vanaf oktober 2023 mogelijk gemaakt het vakantiegeld iedere periode te laten uitbetalen, terwijl de medewerker gekoppeld blijft aan de opbouw-, peil- of combinatiemethode. Je kan deze instelling wijzigen in de loop van een vakantierechtjaar. Hoe Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaardenpakket > Vakantietoeslag Met ingang van 1-10-2023 is aan het medewerkerscherm van de arbeidsvoorwaarde Vakantietoeslag het volgende veld toegevoegd: Vakantiegeld iedere periode uitbetalen In de periode waarin je dit veld op Ja zet, wordt het opgebouwde saldo uitgekeerd en vanaf de volgende periode wordt de vakantietoeslag periodiek uitgekeerd. Vanaf de periode waarin je dit veld op Nee zet of leeg maakt, wordt het saldo opgebouwd en uitbetaald in de betaalperiode. Let wel op als de betaalperiode vóór de eindperiode ligt, zie hiervoor de toelichting bij dit veld in de online help, onderwerp Medewerkerinstellingen vakantietoeslag. Actie Als je bij een medewerker het vakantiegeld periodiek wil laten uitbetalen, dan kun je het veld Vakantiegeld iedere periode uitbetalen op Ja zetten. Gratificatie en Winstdeling periodiek uitbetalen Waarom Als je gratificatie of winstdeling iedere periode wilt laten uitbetalen, dan was dat alleen mogelijk door de arbeidsvoorwaardevariant te wijzigen naar Betalen per periode. Dit kon je echter alleen zonder problemen doen in de eerste periode van het opbouw/rechtjaar. Daarom hebben we het vanaf oktober 2023 mogelijk gemaakt gratificatie en winstdeling iedere periode te laten uitbetalen, terwijl de medewerker gekoppeld blijft aan de opbouw-, peil- of combinatiemethode. Je kan deze instelling wijzigen in de loop van een opbouw/rechtjaar. Hoe Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaardenpakket > Gratificatie Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaardenpakket > Winstdeling Met ingang van 1-10-2023 zijn aan de medewerkerschermen van de arbeidsvoorwaarden Gratificatie en Winstdeling respectievelijk de volgende velden toegevoegd: Gratificatie iedere periode uitbetalen Winstdeling iedere periode uitbetalen In de periode waarin dit veld op Ja zet wordt het opgebouwde saldo uitbetaald en vanaf de volgende periode wordt de gratificatie/winstdeling periodiek uitbetaald. Vanaf de periode waarin je dit veld op Nee zet of leeg maakt, wordt saldo opgebouwd en uitbetaald in de betaalperiode. Let wel op als de betaalperiode vóór de eindperiode ligt, zie hiervoor de toelichting in de online help, onderwerpen Medewerkerinstellingen gratificatie en Inleiding winstdeling. Actie Als je bij een medewerker de gratificatie of winstdeling periodiek wil laten uitbetalen dan kun je de hierboven genoemde velden op Ja zetten.     Opgeloste melding Technische code organisatorische eenheid op loonstrook in plaats van omschrijving (change 4969044) Melding Op de loonstrook werd sinds de juli release de technische code van de Organisatorische eenheid getoond in plaats van de omschrijving.  Hoe  Dit probleem hebben we via extra onderhoud op 8 september verholpen. Actie Om ervoor te zorgen dat de omschrijving voor de Organisatorische eenheid weer wordt getoond, moet je een herberekening opstarten.  

De Visma YouServe releases van deze maand Zodra release notes beschikbaar zijn, voegen we de hyperlinks toe.     Zaterdag 30 september 2023 Product Release Opmerkingen YouServe HRYou - HR Core Business NL Ja Geen release notes voor 2023-10 YouServe HRYou - HR Core Business EN Ja No release notes for 2023-10 YouServe HRYou - Payroll Business NL Ja -   Continuous releases Deze producten releasen zodra aangepaste of nieuwe functionaliteit beschikbaar is. Via de link ga je naar de releaseberichten.   Continuous release YouServe Management Information Business     YouServe Self Service Business     YouServe API's         Releases Youforce  Youforce Docs      Youforce Betaalmanager      Youforce Personeels & Salarisdossier      Youforce Portaal      Youforce Verzuimmanagement      

25 september 2023 Instructies voor het controleren van mutaties waarbij geen documenten zijn gegenereerd In het tijdsframe van maandagmiddag 4 september 16 uur t/m dinsdagavond 5 september 19 uur was het proces waarin het genereren van documenten plaatsvond, corrupt. In de meeste gevallen werd een document niet gegenereerd na een activiteit of bij het versturen van een e mail waarbij een document werd aangemaakt.   Het Self Service-team heeft een lijst met mutaties aangemaakt waarbij documenten niet werden aangemaakt terwijl dit wel had gemoeten. Wij, Self Service, gaan de niet gegenereerde documenten aanmaken en plaatsen deze documenten in de betreffende activiteit(en). Het document zal altijd de laatste informatie bevatten. Digitale handtekening Als dit het geval is geweest, zullen we het betreffende document in de Batch-signing plaatsen. Je kunt dan zelf het document naar de betreffende persoon versturen om de digitale handtekening alsnog te laten plaatsen in het document.   De lijst met mutaties wordt met jullie gedeeld via onze Servicedesk zodat jullie kunnen beoordelen of de documenten op de juiste plaats staan en volledig zijn.   Bij deze mutaties kunnen de volgende situaties zich voordoen: Als de mutatie nog niet definitief was, zijn nu de juiste documenten aangemaakt. Als de mutatie nog vaststond omdat deze wachtte op een document, is deze nu vrij om verder te gaan in de workflow. Het kan ook voorkomen dat e-mails worden verstuurd die al eerder zijn ontvangen, dat is helaas niet te voorkomen. Als mutaties al definitief waren omdat bijvoorbeeld het probleem handmatig is opgelost en er toen wel documenten zijn aangemaakt, moet je er rekening mee houden dat deze dubbel zijn aangeleverd aan het Personeelsdossier. Afhankelijk van hoe het Personeelsdossier is ingesteld, kunnen er dubbele documenten zichtbaar zijn. In dat geval kun je er een verwijderen. Het kan ook voorkomen dat e-mails worden verstuurd die al eerder zijn ontvangen, dat is helaas niet te voorkomen. Documenten die handmatig doorgezet worden richting Personeelsdossier moet je zelf toevoegen aan het Personeelsdossier, dat kunnen wij niet automatiseren. Digitale handtekeningen blijven ongewijzigd (indien aangemaakt in een latere fase van de workflow) of staan klaar voor Batch-signing om te worden doorgestuurd naar de persoon die moet ondertekenen. Mutaties die al definitief zijn, hebben hun gegevens al doorgestuurd naar HRcore. Deze oplossing zal geen gegevens dubbel aanbieden aan HRcore, maar zal alleen de documenten genereren die tijdens de storing niet zijn aangemaakt. We zijn bezig om een structurele oplossing te implementeren zodat deze situatie niet meer kan voorkomen. Onze excuses voor het ongemak!    Het Self Service team 20 september 2023 Sommige declaraties kunnen niet worden ingediend vanwege ontbrekende datum (Change 5104168) In sommige gevallen ontbrak bij de declaratie de datum, maar zijn de overige waarden wel ingevuld (zie print screen). Zonder datum kun je de mutatie niet naar de volgende stap sturen. Wij hebben dit opgelost. De datum zal nu altijd gevuld zijn en de declaratie kan worden ingediend.   18 september 2023 Andorra IBAN wordt niet gevalideerd (Change 5091867) De IBAN voor Andorra was niet geactiveerd in SEPA. De IBAN is nu geactiveerd in SEPA en kan worden gebruikt.   Self Service slaat Engelse waarden op bij het opslaan van de mutatiegegevens (Change 4664878) HRCore verwacht Nederlandse tekstwaarden. Self Service biedt dit aan. Soms kan een waarde echter in het Engels zijn. Als dit probleem zich voordoet, moet dit javascript worden geplaatst in de rubriek waar het probleem zich voordoet: var a = v_90039482DV#; if(a.toUpperCase()=='JA') {a='Ja'} else if(a.toUpperCase()=='NEE') {a='Nee'} else {a=''}; retour(a) Dit zorgt ervoor dat de juiste Nederlandse waarde ontstaat. Let op! In dit geval is het YES en NO dat wordt vertaald in Ja en Nee.  14 september 2023 Self Service slaat Engelse waarden op bij het opslaan van de mutatiegegevens (Change 4664878) Wanneer je een Excel-gebaseerde declaratie opstart en je hebt in Portal de Engelse taal geselecteerd, kun je met de volgende problemen te maken krijgen: In Excel gebaseerde uitgaven kon je een enkel reisafstandsbedrag zien dat vermenigvuldigd werd met 100. Je ziet hier 1980 KM in plaats van 19,80 KM. Bij een bedrag zou je een punt 75.00 kunnen tegenkomen in plaats van een komma 75,00. In deze gevallen gaan de berekeningen mis.   De taalinstelling van de Excel-gebaseerde declaraties wordt nu altijd Nederlands. Dit voorkomt dat de eerdere problemen zich voordoen. Na het verlaten van de declaratie  wordt de taalinstelling weer naar de portaal taal instelling teruggezet.   Onderzoeken hoe een medewerker zijn eigen mutatie kan goedkeuren (Change 4741539) Soms kan een medewerker zijn/haar eigen mutatie goedkeuren, terwijl hij/zij daartoe niet bevoegd is. Op dit moment hebben wij de oorzaak van de onjuiste autorisatie nog niet gevonden zodat de medewerker zijn/haar eigen mutatie kan goedkeuren. We hebben een extra controle toegevoegd aan het proces. Wij controleren op dat moment of de medewerker bevoegd is om die mutatie te muteren. Indien dit niet het geval is en de medewerker klikt op een knop bij de betreffende activiteit, worden de acties die de medewerker bij deze activiteit heeft uitgevoerd niet uitgevoerd en wordt de volgende foutmelding weergegeven:     De werknemer kan daardoor niet verder. De mutatie kan niet worden gemuteerd door de medewerker. Lege pop-up bij het vertalen van de naam van de knop of de naam van de activiteit (Change 4937071) In de vertaalschermen in Self Service werden de vertalingen niet meer getoond bij het vertalen van de naam van de knoppen of bij de naam van de activiteiten. Wij hebben dit nu opgelost. De vertalingen worden opnieuw getoond en je kunt deze nu weer aanpassen.     5 september 2023 Na aanmaken nieuwe medewerker werd Bedrijfsnaam later aangepast (change 4826935) Soms werd de werkgevernaam in de header niet bijgewerkt na het wijzigen van een nieuwe medewerkermutatie. Dit ging fout in Self Service als een nieuwe medewerker werd aangemaakt met medewerkercode 111 en bedrijfsnaam A, en de bedrijfsnaam tussentijds werd gewijzgd naar B. In onze database werd dan bij deze medewerker bedrijfsnaam A opgeslagen, maar werd bedrijfsnaam B geëxporteerd naar HRCore. Hierdoor was de medewerker niet in sync en onstond de volgende situatie: Medewerkercode 111, bedrijfsnaam A Medewerkercode 111, bedrijfsnaam B We hebben dit opgelost en gaan bij de betreffende mutaties waarvan de documenten niet zijn verzonden, de documenten opnieuw aanbieden aan het Dossier (Personeelsdossier). Soms kreeg je een onterechte autorisatiemelding (change 5028764) Soms kreeg je een onterecht een foutmelding dat je niet meer was geautoriseerd voor een bepaalde functie, waardoor ook de mutaties vastliepen. Dit is opgelost.  De melding verschijnt niet meer en de documenten worden voortaan weer altijd naar het Dossier verzonden. Onze actie Woensdag 6 september 2023 starten we met het verzenden van de nog niet verzonden documenten naar het Dossier. Let op: als het goed is heb je via een request in 4Me aangegeven om welke mutaties en documenten het gaat. Documenten onterecht verzonden naar Personeelsdossier (change 4659866) Soms werd een document dat was aangemaakt en digitaal ondertekend naar Dossier gestuurd, terwijl in de worflowdefinitie de optie Bijlage(n) naar Dossier niet was aangevinkt. Dit is opgelost, zodat het gegenereerde digitaal ondertekende document alleen naar Dossier wordt verstuurd als de optie Bijlage(n) naar dossier is aangevinkt. Als in: Bijlage(n) naar dossier het vinkje niet is ingevuld, dan wordt het document gegenereerd, maar niet naar Dossier gestuurd.   Controle uitvoeren Controleer of de activiteit en de knop het vinkje hebben in het dossier Bijlage(n) naar een bestand, als je het gegenereerde document met de digitale handtekeningen naar Dossier wilt sturen. Als je een activiteit hebt waarbij je het document niet naar de Dossier wilt sturen, moet Bijlage(n) naar dossier leeg zijn. Ga naar Beheer > Workflowdefinitie > Workflowdefinitie Selecteer de betreffende Workflow en ga naar de derde tab. Als in een workflow de optie Bijlage(n) naar dossier niet is aangevinkt, maar het Documentsjabloon (Testsjabloon) is gekoppeld aan de knop Verzenden en daar is het volgende ingevuld - dit zie je als je op het testsjabloon (Test Template) klikt: Bij Bestemming (doc sport) is een map van Dossier ingevuld, in dit voorbeeld Arbeidscontract en De optie Activeren digitale ondertekening is aangevinkt dan wordt het document gegenereerd, maar niet naar Dossier verstuurd.   Als de optie Bijlage(n) naar dossier is aangevinkt, moet je aanvinken of je de documenten Automatisch of Handmatig naar Bijlage naar Dossier wilt sturen. Dit hangt ervan af of je alle bijlagen automatisch naar Dossier wilt sturen of dat je zelf wilt beslissen welke bijlagen naar Dossier moeten worden verzonden    en of de Documentsjabloon (Testsjabloon) is gekoppeld aan de knop Verzenden met de volgende ingevulde voorwaarden:   Pijl Terug weer toegevoegd links van workflownaam Bij het opleveren van de vernieuwde knoppen in Self Service, hadden we besloten de zogenaamde terug-Pijl te verwijderen. Omdat veel klanten ons via feedback lieten weten, dat ze deze knop/pijl graag terug wilden, hebben we deze weer pijl toegevoegd voor taken die uit de To Do-lijst komen. Door erop te klikken ga je weer naar de Self Service To Do-lijst.  

Op zaterdag ochtend 2 september brengen wij de september release naar productie en vindt er onderhoud plaats aan HRCore en Payroll busines. Hierdoor is onze applicatie tijdelijk niet beschikbaar.    English:   On Saturday morning, September 2, we will bring the September release to production and maintenance will take place on HRCore and Payroll businesses. As a result, our application is temporarily unavailable.

  Gewijzigd en verbeterd 1. Registratienummer Kamer van Koophandel en CO 2 -aangifte Waarom Vanaf januari 2024 geldt voor elke organisatie met 100 of meer medewerkers dat zij moeten gaan bijhouden hoeveel er voor de werkgever wordt gereisd. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen zakelijk reizen en reizen woon/werk. De overheid heeft bepaald dat de aangifte voor de CO 2 -registratie plaatsvindt op basis van het registratienummer van de Kamer van Koophandel, het KvK-nummer.  Omdat binnen een organisatie vaak meerdere KvK-nummers zijn, hebben we in Payroll Business het aantal niveaus waarop je het KvK-nummer kunt vastleggen uitgebreid. Hierdoor kan binnen je organisatie het groeperen van medewerkers op basis van het KvK-nummer zo nauwkeurig mogelijk plaatsvinden. Niveaus vastleggen Kvk-nummer Hieronder zie je de niveaus waarop je het KvK-nummer kunt vastleggen en via welk scherm je dat doet.   niveau scherm menu login profiel Klant Stuurgegevens klant Instellingen > Algemeen > Stuurgegevens klant HRCore / Payroll business Bedrijf Adresgegevens bedrijf Instellingen > Algemeen > Adresgegevens bedrijf HRCore / Payroll business Onderneming Onderneming Instellingen > Onderneming   Loonaangifte  Organisatorische eenheid Organisatorische eenheid Instellingen > Formatie en organisatie > Organisatorische eenheden HRCore / Payroll business Medewerker Arbeidsrelatie Medewerker > Arbeidsrelatie > Arbeidsrelatie HRCore / Payroll business Aandachtspunten Opschakeling niveaus De opschakeling werkt van laag naar hoog: dus Medewerker - Bedrijf - Onderneming. Is op geen van deze niveaus een KvK-nummer vastgelegd, dan geldt: Medewerker - Organisatorische eenheid - Klant. Eén KvK-nummer Is er binnen je organisatie maar één KvK-nummer aanwezig, dan raden we je aan dit vast te leggen op het niveau Klant. Actie Om te kunnen bepalen of je organisatie aangifteplichtig is voor de CO 2 moet het inventariseren van de KvK-nummer gereed zijn vóór 1 januari 2024. Begin daarom tijdig met het inventariseren van de KvK-nummers en leg deze vast in Payroll Business. 2. Arbeidscontract Waarom Als voorbereiding op de registratie voor de CO 2 -aangifte, hebben we in Payroll Business alvast de velden Mobiliteit CO2 en Vervoermiddel / Brandstof CO2 toegevoegd waarmee je de soort kilometers en de combinatie vervoermiddel/soort brandstof kunt vastleggen.   Hoe Medewerker > Contract > Arbeidscontract Aan het scherm Arbeidscontract hebben we de volgende velden toegevoegd: Mobiliteit CO2 [10528681] met de waarden: 001 - Woonwerk 002 - Zakelijke kilometers 003 - Lease auto /wagenpark beheer 004 - Zakelijke mobiliteitsdiensten Vervoermiddel / Brandstof CO2 [10528682] met de waarden: 001 - Auto  Benzine 002 - Auto  Diesel 003 - Auto plugin hybride 004 - Auto 100% Elektrisch 005 - Auto overige brandstof 006 - Motorfiets Benzine /Diesel 007 - Motorfiets Elektrisch 008 - Bromfiets / Scooter Benzine 009 - Bromfiets/scooter Elektr. incl. speed pedler 010 - Fiets of E-Bike / te voet 011 - Openbaar vervoer Beide velden bevatten een lijst met standaardwaarden die YouServe onderhoudt. HRYou app Ook in de HRYou app (mobile app) gaan we deze velden met de bijbehorende standaardwaarden opnemen.  Opmerking In een volgende release voegen we deze velden ook toe aan de schermen voor dagmutaties om te verbijzonderen. Daarnaast gaan we de velden toevoegen aan de nieuwe declaratieformulieren in de HRYou app. Actie Er is geen actie nodig. 3. Benefitbudget reservering via werkgever - Corrigeren saldo Waarom In Release 2023-07 is het mogelijk gemaakt om in bepaalde situaties meer uit te betalen dan het gereserveerde saldo. Bij automatisch uitbetalen van het saldo in de periode van uitbetalen, kan het voorkomen dat dit teveel uitgekeerde bedrag weer wordt ingehouden. Ook bij de overgang van een medewerker naar een ander bedrijf is het omslachtig om het saldo van de reserveringen over te zetten. Daarom hebben we aan het medewerkerscherm Benefitbudget res. via werkgever een veld toegevoegd waarmee je het saldo kunt corrigeren. Hoe Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaardenpakket > Benefitbudget res. via werkgever Met ingang van 1-9-2023 is aan het medewerkerscherm van de arbeidsvoorwaarde Benefitbudget res.via werkgever het veld Correctie saldo (Ben. Budg.) toegevoegd. In de periode waarin in dit veld een bedrag is ingevuld, wordt het saldo met dit bedrag verhoogd. Gaat het om een negatief bedrag, dan wordt het saldo hiermee verlaagd. Actie Als je het saldo bij een medwerker wilt aanpassen, dan kan je hier in de betreffende periode het bedrag opgeven waarmee je het saldo wilt verhogen of verlagen.  

  Opgeloste meldingen Ziektepercentage blijft 100%, terwijl hersteldatum is ingevuld (change 4511831) Medewerker > Ziekte > Ziekteverzuim Melding  Het was mogelijk om het ziektepercentage van een herstelde medewerker aan te passen. Dit is niet juist en was er de oorzaak van dat in rapportages en aan andere systemen/partijen verkeerde informatie werd doorgegeven.  Oplossing Vanaf release 2023-09 is dit opgelost. Als in HR Core Business de hersteldatum is ingevuld, is het niet meer mogelijk om het ziektepercentage te verwijderen of aan te passen. Dit geldt voor alle mutaties die je invoert in HR Core Business, HR Self Service of via een import. Als je het ziektepercentage moet herstellen nadat de hersteldatum is ingevuld, moet je eerst de hersteldatum leegmaken. Hierna kun je het ziektepercentage aanpassen en de medewerker weer hersteld melden. Actie Er is geen actie nodig.   

  Solved message Employee > Illness > Illness Percentage sick remains 100%, while recovery date has been entered Message It was possible to adjust the Percentage sick of a recovered employee. This is incorrect and was the cause of passing incorrect information in the reports and to other systems/parties. Solution As of release 2023-09 this has been fixed. If the recovery date has been entered in HR Core Business, it is no longer possible to delete or adjust the sickness percentage. This applies to all changes you enter in HR Core Business, HR Self Service or via an import. If you need to restore the Percentage sick after the recovery date has been entered, you must first clear the recovery date. You can then adjust the sickness percentage and report the employee recovered. Action No action is required.  

Toegang nieuwe pensioenaangifte Vanaf dinsdag 15-08-2023 heb je toegang tot de nieuwe pensioenaangifte.  In deze release notes lees je hoe de nieuwe aangifte werkt en wat je moet doen om deze in gebruik te nemen. 1. Uniforme pensioenaangifte wordt onderdeel van Payroll Business Zoals vermeld in de Release notes Payroll Business 2023-08, gaat de werking van de Uniforme pensioenaangifte (UPA-aangifte) veranderen.  Dit zijn de belangrijkste veranderingen en verbeteringen:  De pensioenaangifte is onderdeel van Payroll Business. Voortaan ga je voor het versturen van de pensioenaangifte niet meer naar de aparte tegel in het Youforce portaal, maar kies je een gebruikersgroep in Payroll Business zelf. Het aanmaakproces is vereenvoudigd en verbeterd: daardoor is de aangifte sneller klaar en kunnen we je sneller helpen bij vragen of problemen. De rapportagemogelijkheden zijn verbeterd, zo krijg je de Aangifte details voortaan standaard in Excel en is er een overzicht Aangifte totalen en afdrachten, net zoals bij de nieuwe Loonaangifte. Je kunt voortaan zien welke collega de aangifte heeft ingestuurd. Je kunt exact zien welke salarisverwerkingen in welke aangifte zijn verwerkt. Alle wijzigingen in de instellingen zijn zichtbaar in het Mutatieverslag Uitgebreid. Hierdoor kun je gemakkelijk zien wanneer instellingen zijn gewijzigd en wie de wijzigiging heeft doorgevoerd.  De schermen en manier van werken zijn gelijkgetrokken met die van de nieuwe loonaangifte. Binnenkort volgt ook de APG-aangifte, zodat je indien van toepassing, vanaf dat moment voor alle aangiftes dezelfde werkwijze kunt aanhouden.  Actie  Het is de bedoeling dat je de UPA-aangifte van tijdvak 2023-07 controleert en instuurt via de nieuwe module in Payroll Business. Je hoeft dit in principe niet meer te doen in de oude oplossing via de tegel in het Youforce portaal. Heb je de UPA-aangifte voor het tijdvak 2023-07 toch al via de oude oplossing ingestuurd, dan is dat niet erg: stuur echter wel de UPA-aangifte 2023-07 ook in via de nieuwe Uniforme pensioenaangifte in Payroll Business zelf. Let op de uiterste aangifedatum voor het insturen van de UPA-aangifte 2023-07: voor vierwekenverloners is dit 16 augustus 2023, voor maandverloners is dit 31 augustus 2023. 2. Autorisatie Gebruikersgroep Uniforme pensioenaangifte Instellingen > Gebruikersgroepen Er is een nieuw gebruikersprofiel beschikbaar: Uniforme pensioenaangifte. Dit bevat alle menu-opties die je nodig hebt voor het aanmaken, controleren en verzenden van de aangifte. Gebruikt jouw organisatie de bestaande UPA-aangifte via de tegel in het Youforce portaal, dan zorgen wij ervoor dat de gebruikersgroep Uniforme pensioenaangifte voor jouw organisatie klaarstaat. De gebruikers die toegang hebben tot de gebruikersgroep Loonaangifte in Payroll Business, zien dan ook de gebruikersgroep Uniforme pensioenaangifte en hebben toegang tot de menu-opties voor de nieuwe UPA-aangifte. We gaan dezelfde mensen toegang geven. Actie Is er in jouw organisatie een duidelijke scheiding van taken tussen Loonaangifte en Pensioenaangifte, dan kun je de autorisaties voor deze nieuwe gebruikersgroep zo nodig (laten) aanpassen. Als niet iedereen toegang mag hebben tot dezelfde loonheffingennummers, kun je via de normale procedure extra gebruikersgroepen (laten) aanmaken. 3. Inrichten aangifteproces Onderneming Instellingen > Onderneming In dit scherm zijn eerder dit jaar voor de nieuwe Loonaangifte alle loonheffingenummers klaargezet die jouw organisatie gebruikt. Daarbij is ook de bijbehorende Aangiftefrequentie ingevuld. Deze instellingen worden ook gebruikt voor de UPA-aangifte. Actie Er is geen verdere actie nodig voor dit scherm.https://confluence.visma.com/pages/editpage.action?pageId=612358977# Aangifte stuurgegevens Instellingen > Aangifte stuurgegevens Hier zie je per onderneming welke aangiftes er gemaakt worden, voor welke pensioenuitvoerder (instantie) en wie de contactpersoon is. Voor elke pensioenuitvoerder kun je hier afzonderlijk vastleggen: Contactgegevens Of de aangifte automatisch moet worden verzonden, zodra alle bedrijven definitief de salarisverwerking hebben afgesloten. Of je een e-mail van ons wilt ontvangen als de aangiftetermijn dreigt te verstrijken. Of je een e-mail van ons wilt ontvangen als de pensioenuitvoerder een aangifte heeft afgekeurd. Actie  We zetten deze aangiftestuurgegevens voor je klaar, zodat je ze kunt controleren.  De pensioenuitvoerders zetten we klaar op basis van de inrichting van de referentietabel UPA - koppeling pensioenregelingen in Payroll business. Payroll Business schrijft mutaties weg op het gegevenselement UPA regelingkenmerk. Dat bepaalt naar welke pensioenuitvoerder een aangifte moet worden verstuurd.  De gegevens van de contactpersoon en de ingevulde waarden voor de signaleringen worden overgenomen van de bestaande stuurgegevens voor de loonaangifte.  Voor het controleren van de gegevens kun je eventueel het Mutatieverslag uitgebreid gebruiken. Kies dan het niveau Onderneming/Aangifte stuurgegevens.  Let op Bij Automatisch verzenden aangiftes vullen we niet de waarde Ja in, ook al is die voor de loonaangifte wel ingevuld. We gaan er namelijk van uit dat je de nieuwe UPA-aangiftes  eerst wilt controleren, voordat ze worden verzonden.  Als het proces naar tevredenheid loopt, kun je hier voor het volgende aangiftetijdvak eventueel zelf voor Ja kiezen.  Interfaces Instellingen > Interfaces > Uniforme pensioenaangifte (nieuw) Hier bepaal je per bedrijf of het resultaat van de salarisverwerkingen in de UPA-aangifte moet worden opgenomen.  Actie We zorgen ervoor dat voor al jouw bedrijven waarvoor de oude UPA-interface aan staat, automatisch worden gekoppeld aan de nieuwe interface Uniforme pensioenaangifte (nieuw).  De oude interface zetten we uit en deze is niet meer zichtbaar in het scherm Interfaces. Voor het controleren van deze gegevens kunt je eventueel het Mutatieverslag uitgebreid gebruiken. Kies dan het niveau Bedrijf. 4. Periodieke controle en verzending Aangifteverwerking Beheer > Aangifteverwerking In het scherm Aangifteverwerking vind je de bedrijven terug waarvoor een salarisverwerking met afsluiting is heeft plaatsgevonden en zie je in welke aangifte en welk aangiftetijdvak de resultaten terecht zijn gekomen. Daarnaast zie je voor welke Instanties (pensioenuitvoerders) de aangiftes zijn aangemaakt. Problemen/fouten in de aangifte Voor de UPA-aangiftes geldt net als voor de loonaangiftes: als er problemen zijn geconstateerd in de salarisverwerking worden de aangiftes niet aangemaakt of bijgewerkt. Je moet dan eerst een aanvullende verwerkingscyclus uitvoeren waarin je de fouten oplost. Dit gedeelte van het proces is niet gewijzigd: Als er fouten zijn, vind je deze terug in het Interface Log rapport Loonaangifte bij Gedeelde rapporten. Via Instellingen > Interfaces > Loonaangifte (nieuw) kun je opgeven dat dit rapport automatisch verzonden moet worden naar een specifiek e-mailadres.  Aangifte Beheer > Aangifte In het scherm Aangifte vind je de aangiftes terug die zijn klaargezet om te verzenden. Kies een instelling (pensioenuitvoerder) als je de aangiftes van één specifieke pensioenuitvoerder wilt zien. Dubbelklik op een aangifte om meer details te zien. De aangiftedetails vind je in de volgende tabbladen: Tabblad Aangifteverwerkingen Hier zie je de salarisberekeningen met afsluiting die verwerkt zijn in de aangifte. Dit zijn alle normale verwerkingen van de betreffende bedrijven en alle aanvullende verwerkingen die zijn uitgevoerd zolang de aangifte nog niet was verzonden.  Aanvullende verwerkingen die na het verzenden van een aangifte worden uitgevoerd hebben effect op de volgende aangifte in de vorm van een correctie-aangifte. Tabblad Onderneming tijdvakken Hier zie je alle aangiftetijdvakken die voor deze onderneming worden aangegeven. Dit is altijd het actuele tijdvak, maar als er in het lopende jaar herrekeningen hebben plaatsgevonden, zie je ook tijdvakken die al eerder zijn aangegeven en die nu opnieuw worden doorgegeven. Dubbelklik op een tijdvak om de details van de aangifte voor dat tijdvak te zien. Op dit niveau worden de volgende gegevens aan de pensioenuitvoerder doorgegeven: Per regeling het totaal premieloon, totaal premiegrondslag, totaal premie, verloonde uren en aantal IKV's In het actuele tijdvak zie je ook per regeling de saldo's van de verschillende correctieaangiftes (deze zijn een verplicht onderdeel van de UPA-aangifte). Verder zie je in het actuele tijdvak ook het totaal te betalen bedrag van het tijdvak, het totale saldo van de TWK correcties, en een totaal generaal. Dit zijn geen verplichte onderdelen van de UPA-aangifte,maar we berekenen ze wel, anoloog aan de loonaangifte, zodat er een duidelijk beeld van de betalingsverplichtingen ontstaat.  Tabblad IKV tijdvakken Hier zie je alle inkomstenverhoudingen die in de aangifte zijn opgenomen en per inkomstenverhouding alle aangiftetijdvakken.   Je kunt zoeken op bedrijf, aangiftetijdvak en medewerker. Klik op een IKV-tijdvak voor meer details: op dit niveau zie je alle rubrieken die volgens de UPA-gegevensspecificatie in de aangifte zijn opgenomen. Hierin is ook de opgaaf van verlofuren opgenomen zoals de UPA die voorschrijft. Tot slot zie je per regelingkenmerk en  regelingvariant hier het premieloon, de premiegrondslag, de premie totaal, de premie werknemer en het aantal verloonde uren. Tabblad Verzending en verwerking Via dit tabblad kun je de aangifte verzenden. Je ziet vervolgens de informatie die de pensioenuitvoerder terugkoppelt en wat dat doet met de status van de aangifte: verzonden, verwerkt of afgekeurd. Door bij Aangiftebericht te klikken op xml kun je het letterlijke XML bericht bekijken zoals dat is verzonden. Als de aangifte is afgekeurd of is verwerkt met waarschuwingen, kun je in de terugkoppeling bij Meldingen klikken op xlsx, om de lijst met fouten of waarschuwingen op te roepen. Collectief verzenden aangiftes Beheer > Collectief verzenden aangiftes Via dit scherm kun je meerdere aangiftes tegelijk versturen. Dit is vooral handig als jeorganisatie veel loonheffingennummers heeft of voor administratiekantoren die veel bedrijven binnen één klantomgeving hebben ingericht. Selecteer een pensioenuitvoerder en een aangiftetijdvak en controleer de betreffende ondernemingen die nog aangifte moeten doen voor dat tijdvak. Als de aangifte nog niet is verzonden, kun je door de optie rechts bovenin de titelbalk aan te vinken, alle nog niet verzonden aangiftes markeren.  Let op: alleen bij aangiftes met de status Klaar voor verzenden, staat rechts in het scherm een aanvinkvakje. Klik op Verzenden, om alle aangevinkte aangiftes te versturen.  

  23 augustus Herpositionering workflow knoppen in productie Je hebt de afgelopen maanden via de Bèta-tegel de nieuwe herpositionering van de workflow knoppen kunnen bekijken, testen en je handleidingen of quick reference cards (QRC) kunnen aanpassen. Maak je gebruik van Robotics processen, dan kon je hier ook vast op anticiperen. We willen iedereen bedanken voor de feedback. We hebben hier goed naar gekeken en diverse suggesties doorgevoerd.  In de avond van woensdag 23 augustus 2023 zetten we de veranderde weergave van de knoppen in de workflows in productie, zodat deze nieuwe weergave voortaan standaard is in Self Service. We verwijderen ook de Bèta-tegel omdat deze geen toegevoegde waarde meer heeft. Zie ook ons bericht over de herpositionering van de workflow knoppen van 17 augustus 2023.  Wat is het ook alweer? Het gaat om een nieuwe look & feel voor de knoppen binnen mutaties, met name de knoppen aan het einde van de workflow. De knoppen vind je nu standaard onderaan een formulier. Dit geeft  je als gebruiker meer duidelijkheid waar je moet klikken om een mutatie te vervolgen of op te slaan en vergroot de kans op het succesvol afronden ervan. Zo zijn de knoppen voor Bewerking, Verwijderen en Terug nu ook grijs. De knoppen Terug en Verder bevatten allebei een punt in de richting die het beschrijft, zie voorbeeld 1. De tekst bij afronden van het formulier is ook aangepast, om hierop in te spelen en de gebruiker te wijzen op de benodigde actie, zie voorbeeld 2. Op basis van feedback hebben we de bijlagen standaard ingeklapt gelaten, conform de huidige functionaliteit. Voorbeeld 3 geeft weer hoe het eruit ziet als je dit opent in het afrondende scherm. Opmerking: de naam, werking, volgorde en tooltips van de knoppen zijn niet gewijzigd. Voorbeelden Voorbeeld 1: Knoppen tijdens een proces (in een dialoog)   Voorbeeld 2: Knoppen bij het afronden van een proces   Voorbeeld 3: Opengeklapte bijlage bij het afronden van een proces   Opmerking: de pijl Annuleren is verwijderd maar, gaan we naar aanleiding van jullie feedback binnenkort terugplaatsen.  Deze pijl wordt gebruikt voor taken die uit de takenlijst komen en stuurt je door naar de Self Service-takenlijst.   17 augustus 2023 Formulier Werkpatroon - Gegevens automatisch opslaan bij aanmaken of muteren werkpatroon Bij het aanmaken of wijzigen van een werkpatroon werd de laatst aangemaakte of gewijzigde rij niet opgeslagen. Dit is opgelost. Na het verlaten van dit formulier worden de aangemaakte of gewijzigde gegevens bewaard. We hebben het pictogram voor opslaan weer terug veranderd naar het plus pictogram, want als je op het +-pictogram klikt, krijg je weer een nieuwe rij. Exporteren rapport Inzicht autorisatie werkte niet (change 4797282) Bij het exporteren van het rapport Inzicht autorisatie kreeg je een foutmelding en geen exportbestand dat je in Excel kunt gebruiken. Dit is opgelost. De export werkt weer.  HTML-values in plaats van een speciaal karakter bij de werkgevernaam (change 4703481) Als een werkgeversnaam een speciaal teken bevat en je selecteerde deze naam in een waardenlijst, dan zag je soms HTML-tekst (zie afb.) in plaats van de werkgeversnaam: Dit is opgelost. Je ziet nu de juiste tekst van de werkgeversnaam:     10 augustus 2023 Speciale karakters worden niet goed getoond in gegenereerde document en mutatie uitprinten (change 501371) Tijdens het genereren van documenten worden speciale karakters niet goed getoond bijvoorbeeld '<' wordt getoond als '&lt;'. Dit is nu opgelost.

De Visma YouServe releases van deze maand Zodra release notes beschikbaar zijn, voegen we de hyperlinks toe.     Zaterdag 2 september 2023 Product Release Opmerkingen YouServe HRYou - HR Core Business NL Ja - YouServe HRYou - HR Core Business EN Ja - YouServe HRYou - Payroll Business NL Ja -   Continuous releases Deze producten releasen zodra aangepaste of nieuwe functionaliteit beschikbaar is. Via de link ga je naar de releaseberichten.   Continuous release YouServe Management Information Business     YouServe Self Service Business     YouServe API's         Releases Youforce  Youforce Docs      Youforce Betaalmanager      Youforce Personeels & Salarisdossier      Youforce Portaal      Youforce Verzuimmanagement      

Mededelingen  1. Uniforme pensioenaangifte (UPA) wordt onderdeel van Payroll Business Binnenkort verandert de werking van de UPA-aangifte: je verstuurt de aangiftebestanden dan niet meer via de tegel in het Youforce portaal, maar vanuit Payroll Business zelf. De verwachting is dat wij dit in de loop van augustus voor alle klanten vrij kunnen geven. Vooruitlopend daarop zie je daarom, als je de salarisverwerking van periode 07 afsluit, geen UPA-aangiftes meer in het oude portaal verschijnen. De belangrijkste verbeteringen in de nieuwe UPA-aangifte zijn: De schermen en manier van werken zijn gelijkgetrokken met die van de Loonaangifte, zodat je voortaan voor beide aangiftes dezelfde werkwijze kunt aanhouden.  Het aanmaakproces is vereenvoudigd en verbeterd: daardoor is de aangifte sneller klaar en kunnen we je ook sneller helpen bij vragen of problemen. Net als bij de loonaangifte kun je straks via het scherm Aangifte gemakkelijk controleren welke medewerkers er in de aangifte zitten, met welke regelingen, en welke bedragen er per regeling naar het pensioenfonds zijn verzonden. Als er verschillen met terugwerkende kracht zijn ontstaan in oudere aangiftetijdvakken, worden deze op dezelfde manier weergegeven als bij de loonaangifte. Je kunt voortaan zien welke collega de aangifte heeft ingestuurd. Je kunt zien welke salarisverwerking in welke aangifte is verwerkt. Actie  Hou de Community in de gaten! Binnenkort geven we daar een update over het moment waarop de aangiftes voor tijdvak 2023-07 voor jou klaar staan om te controleren en in te zenden. 2. APG aangifte wordt onderdeel van Payroll Business Waarom / hoe Binnenkort verandert de werking van de APG-aangifte: je verstuurt de aangiftebestanden dan niet meer via de tegel in het Youforce portaal, maar vanuit Payroll Business zelf. De verwachting is dat wij dit in de loop van augustus voor alle klanten vrij kunnen geven. Vooruitlopend daarop zie je daarom, als je de salarisverwerking van periode 07 afsluit, geen APG-aangiftes meer in het oude portaal verschijnen. De belangrijkste verbeteringen in de nieuwe APG-aangifte zijn: De schermen en manier van werken zijn gelijkgetrokken met die van de Loonaangifte, zodat je voortaan voor beide aangiftes dezelfde werkwijze kunt aanhouden.  Het aanmaakproces is vereenvoudigd en verbeterd: daardoor is de aangifte sneller klaar en kunnen we je ook sneller helpen bij vragen of problemen. Net als bij de loonaangifte kun je straks via het scherm  Aangifte  gemakkelijk controleren welke medewerkers er in de aangifte zitten, met welke regelingen, en welke bedragen er per regeling naar het pensioenfonds zijn verzonden. Als er verschillen met terugwerkende kracht zijn ontstaan in oudere aangiftetijdvakken worden deze op dezelfde manier weergegeven als bij de loonaangifte Je kunt voortaan zien welke collega de aangifte heeft ingestuurd. Je kunt zien welke salarisverwerking in welke aangifte is verwerkt. Actie  Hou de Community in de gaten! Binnenkort geven we daar een update over het moment waarop de aangiftes voor tijdvak 2023-07 voor jou klaar staan om te controleren en in te zenden. Gewijzigd en verbeterd 3. Signaal als herzien AWf nodig is bij meer dan 30% extra verloonde uren Waarom  Als voor een medewerker de lage AWf is toegepast en aan het einde van het jaar blijkt dat er voor deze medewerker meer dan 30% extra verloonde uren zijn dan contractueel is overeengekomen, dan moet de AWf worden herzien. Dit betekent dat je voor de aangifteperiodes in het jaar waarin de lage AWf premie is toegepast alsnog de hoge AWf premie moet betalen. Omdat dit een extra kostenpost is voor de medewerkers waarbij dit speelt, hebben we extra functionaliteit ontwikkeld, waarmee je kunt bewaken voor welke medewerkers dit geldt.  Vanaf deze release kun je daarom vastleggen of je hierover een signaal in het Signaleringsverslag wilt ontvangen, en kun je opgeven vanaf welk percentage extra verloonde uren je dit signaal wilt ontvangen. Hoe  Herziening moet alleen plaatsvinden als de overeengekomen arbeidsomvang van de arbeidsovereenkomst minder dan 35 uur per week bedraagt. Hierbij kijk je alleen naar de aangifteperiodes waarin de lage AWf is toegepast.  Voor het berekenen hiervan worden de volgende payroll elementen gebruikt.     Payrollelement Toelichting AWF Contr. uren per jaar voor weekgemidd (cum) Hierin wordt cumulatief bijgehouden wat de contractueel overeengekomen arbeidsduur van de medewerker in uren is voor de aangifteperioden waarin de lage AWf is toegepast. AWF Kalenderdagen per jaar  (cum) Hierin wordt cumulatief bijgehouden hoeveel kalenderdagen de medewerker in dienst is in de aangifteperioden waarin de lage AWf is toegepast. AWF Weken per jaar (cum) Hierin wordt cumulatief bijgehouden hoeveel weken de medewerker in dienst is in de aangifteperioden waarin de lage AWf is toegepast. De waarde van het payrollelement AWF Kalenderdagen per jaar (cum) wordt gedeeld door 7 en rekenkundig afgerond op 2 decimalen. AWF Contr. overeengekomen uren per week gemiddeld Hierin wordt vastgelegd hoeveel uren per week de contractueel overeengekomen arbeidsduur van de medewerker bedraagt. De waarde van het payrollelement AWF Contr. uren per jaar voor weekgemidd (cum) wordt gedeeld door de waarde van het payrollelement AWF Weken per jaar (cum). Het resultaat van de berekening wordt naar boven afgerond op hele uren.  Payrollelement AWF Contr. Overeengekomen uren per week gemiddeld heeft een waarde Als het payrollelement AWF Contr. Overeengekomen uren per week gemiddeld een waarde heeft (in dat jaar is dan de lage AWf toegepast) en de waarde is lager dan 35, dan berekent Payroll Business ook het percentage waarmee de verloonde uren, de contractueel overeengekomen uren overschrijden. Voor het berekenen van dit percentage worden de volgende payrollelementen gebruikt: Payrollelement Toelichting Aantal verloonde uren Hierin wordt het cumulatief aantal verloonde uren van de medewerker bijgehouden, die zijn doorgegeven naar de Loonaangifte voor alle aangifteperioden. AWF Contr. overeengekomen uren per jaar (cum) Hierin wordt cumulatief bijgehouden wat de contractueel overeengekomen arbeidsduur van de medewerker in uren is voor alle aangifteperioden. AWF percentage uren boven contract voortschrijdend Hierin wordt het percentage vastgelegd waarmee de totaal verloonde uren, de contractueel overeengekomen uren overschrijden. Het payrollelement Aantal verloonde uren wordt gedeeld door het payrollelement AWF Contr. overeengekomen uren per jaar (cum). Het uiteindelijke resultaat wordt naar beneden afgerond naar een geheel percentage.  Signaal instellen bij berekenen AWF percentage uren boven contract voortschrijdend Instellingen > Berekening > Gegevens UWV  Vanaf deze release kun je instellen of je in het Signaleringsverslag een signaal wilt ontvangen als het AWF percentage uren boven contract voortschrijdend is berekend en kun je opgeven vanaf welk percentage dit signaal gegeven moet worden. Hiervoor zijn aan het scherm Gegevens UWV met ingang van 1-1-2023 de volgende velden toegevoegd: WW herzien signaal bij overschrijden urennorm Vul hier Ja in als je dit signaal wilt ontvangen. De standaardwaarde van dit veld is Ja.  WW herzien vanaf welk percentage signaal. Geef hier op vanaf welk percentage je dit signaal wilt ontvangen. De standaardwaarde van dit veld is 31.  Als blijkt dat bij een medewerker de AWf herzien moet worden op basis van het overschrijden van de urennorm, moet je dit zelf vastleggen bij deze medewerker. Dit doe je in het scherm Loonheffingen (contract). Medewerker > Contract > Loonheffingen (contract) Open het scherm Loonheffingen (contract) en zet het veld WW herzien op Ja. Kies als peildatum (= ingangsdatum) de begindatum van het betreffende jaar. Let op: bij 4-weken verloning is dit voor 2023: 2-1-2023 en niet 1-1-2023.   Als bij een medewerker in een aangifteperiode de lage AWf is berekend, past Payroll Business dit aan en wordt alsnog de hoge AWf berekend. In de Loonaangifte wordt dit dan doorgegeven via de rubriek AWf herzien.  Actie Als je de nieuwe functionaliteit wilt gebruiken, vul dan in het scherm Gegevens UWV de gewenste waarden in bij de twee nieuwe velden die hierboven zijn beschreven.    Opgeloste meldingen 4. Routeberekening - Veerpont en/of onverharde wegen uitsluiten (4565638) Melding Bij gebruik van de reisafstandsbepaling is het niet gewenst om bij het berekenen van het aantal meters, een eventuele veerpont en/of onverharde wegen mee te nemen. Deze worden immers niet gebruikt bij de route. Oplossing We hebben bij de aanvraag van het aantal meters deze wegen uitgesloten. Actie Als je bij een medewerker de route nog een keer wilt berekenen, omdat in eerste instantie wel rekening is gehouden met dergelijke wegen en/of je hebt een vast aantal kilometers ingevuld omdat je het niet eens was met de berekende gegevens, dan adviseren we om bij de medewerker even de werklocatie te wijzigen en na een paar minuten weer de juiste werklocatie op te geven. Hierbij is het wel belangrijk dat in de arbeidsvoorwaarde Reiskosten bij deze medewerker het veld Automatische route berekenen op Ja staat. Wet- en regelgeving 5. Maximum dagloon Ziektewet aangepast per 1-7-2023 Vanaf 1-7-2023 bedraagt het Maximum dagloon voor de Ziektewet 264,57. Wij hebben op 17 juli 2023 de standaardwaarde hiervoor aangepast met ingang van deze datum.   

Opgeloste meldingen Wissen persoonsgegevens AVG (change 4662244) Melding  In het scherm Wissen persoonsgegevens (AVG) kwam een bepaalde medewerker niet in de lijst voor, terwijl deze medewerker al 7 jaar uitdienst is. Oplossing Het systeem werkt correct. In het scherm  Wissen persoonsgegevens (AVG)  zie je namelijk de medewerkers die op basis van de huidige datum 7 jaar uitdienst zijn EN waarvoor ook geldt dat het 7 kalenderjaren geleden is dat de medewerker een salarisspecicatie heeft ontvangen. Een medewerker die op 01 januari 2016 uitdienst is gegaan en waarvoor in januari 2016 nog een salarisverwerking is geweest, kan je dus pas in januari 2024 verwijderen.    We hebben dit in de helptekst verduidelijkt:   In het scherm Wissen persoonsgegevens (AVG) zie je de medewerkers die op basis van de huidige datum in de laatste 7 jaar niet meer in dienst zijn EN na deze tijd geen loonstrook meer hebben ontvangen. Medewerkers die de afgelopen 7 jaar nog wel een loonstrook hebben ontvangen, staan niet in dit scherm.     Veld Toelichting Peildatum De medewerkers die je in het scherm ziet, zijn op basis van de peildatum 7 jaar of langer uit dienst en hebben gedurende 7 jaar geen salarisverwerking meer gehad. Het aanpassen van de peildatum heeft geen invloed op de te verwijderen medewerkers omdat het systeem altijd kijkt naar de datum van vandaag. Actie Er is geen actie nodig. Diverse elementen niet beschikbaar in HR Self Service (change 4632228) Melding  Diverse elementen waren niet beschikbaar in HR Self Service. Oplossing  Omdat sommige elementen in HR Core Business niet waren doorgekomen naar HR Self Service, hebben wij de ontbrekende elementen toegevoegd, zodat ze beschikbaar komen in HR Self Service.  Actie In HR Core Business moet er voor de betreffende elemenenten een mutatie bij een medewerker zijn ingevoerd. Na de nachtverwerking zijn deze elementen dan de volgende dag zichtbaar in HR Self Service. 

Solved messages Erase person data (GDPR) (change 4662244) Message In the Erase person data (GDPR) screen, a certain employee wasn't included in the list, even though this employee has been out of service for 7 years. Solution The system is working correctly. In the Erase person data (GDPR) screen, you see the employees who, based on the current date, have been out of service for 7 years AND for which it also applies that it has been 7 calendar years since the employee received a salary specification. An employee who left employment on January 1, 2016 and for whom there was still a payroll processing in January 2016, can therefore only be removed in January 2024. We have clarified this in the help text:   In the Erase person data (GDPR) screen, you see the employees who, based on the current date, have not been employed in the last 7 years AND have not received a pay slip after this time. Employees who have received a pay slip in the past 7 years are not shown in this screen.   In het scherm Wissen persoonsgegevens (AVG) zie je de medewerkers die op basis van de huidige datum in de laatste 7 jaar niet meer in dienst zijn EN na deze tijd geen loonstrook meer hebben ontvangen. Medewerkers die de afgelopen 7 jaar nog wel een loonstrook hebben ontvangen, staan niet in dit scherm.     Veld Toelichting Reference date Peildatum Based on the reference date, the employees you see in the screen have been out of service for 7 years or more and have not received any salary processing for 7 years. Adjusting the reference date does not affect the employees to be removed because the system always looks at today's date. De medewerkers die je in het scherm ziet, zijn op basis van de peildatum 7 jaar of langer uit dienst en hebben gedurende 7 jaar geen salarisverwerking meer gehad. Het aanpassen van de peildatum heeft geen invloed op de te verwijderen medewerkers omdat het systeem altijd kijkt naar de datum van vandaag. Action No action is required. Various elements not available in HR Self Service (change 4632228) Message  Various elements were not available in HR Self Service. Solution Because some elements in HR Core Business did not make it through to HR Self Service, we added the missing elements so that they become available in HR Self Service. Action In HR Core Business, a mutation must have been entered for an employee for the relevant elements. After night processing, these elements will be visible in HR Self Service the next day.  

De Visma YouServe releases van deze maand Zodra release notes beschikbaar zijn, voegen we de hyperlinks toe.     Zaterdag 29 juli 2023 Product Release Opmerkingen YouServe HRYou - HR Core Business NL Ja - YouServe HRYou - HR Core Business EN Ja - YouServe HRYou - Payroll Business NL Ja -   Continuous releases Deze producten releasen zodra aangepaste of nieuwe functionaliteit beschikbaar is. Via de link ga je naar de releaseberichten.   Continuous release YouServe Management Information Business     YouServe Self Service Business     YouServe API's         Releases Youforce  Youforce Docs      Youforce Betaalmanager      Youforce Personeels & Salarisdossier      Youforce Portaal      Youforce Verzuimmanagement      

25 juli 2023 Informatieve e-mail voor afhandelen eigen transacties onterecht verzonden (change 4462708) In Beheer > tabblad Systeem > tegel Instellingen > tabblad Algemeen is er een optie Eindgebruikers (bijv. managers) toestaan hun eigen transacties af te handelen (bijv. declaraties goedkeuren). Als deze optie is aangevinkt, ontvangt de eindgebruiker een e-mail met informatie, als dit in de workflowdefinitie zo is ingesteld. Het kwam echter voor dat gebruikers ook een e-mail met informatie ontvingen, als de optie Eindgebruikers (bijv. managers) toestaan hun eigen transacties af te handelen (bijv. declaraties goedkeuren) niet was aangevinkt. Dit is nu opgelost.     17 juli 2023 Downtime Self Service Self Service heeft op twee vaste tijdstippen een zogenaamde downtime en is dan niet beschikbaar. De tijdstippen waarop de applicatie hierdoor niet beschikbaar is, vinden plaats buiten de tijden van de Service Level Agreement, namelijk tussen 24:00 en 06:00 uur in de nacht/ochtend. De precieze downtime tijdstippen: vanaf 00:00 tot 00:30 in de nacht en vanaf 05:30 tot 06:00 in de ochtend. Herziening weergave knoppen woensdagavond 23 augustus in productie - update Vanwege de vakantieperiode hebben we het in gebruik nemen van de herziening weergave knoppen pas na deze periode ingepland. We gaan de herziening weergave knoppen in productie zetten op woensdagavond 23 augustus.  Tot die tijd kun je de herziening weergave knoppen benaderen via de bètategel. Nieuw verbeterd autorisatiemechanisme in Self Service Na het wijzigen van een activiteitenprofiel, werden de Self Service-autorisaties niet altijd opnieuw berekend. Dit was vervelend omdat je de wijzigingen niet direct kon zien. We hebben daarom een nieuwe verbeterde berekeningsmethode in productie genomen, die we eerst uitgebreid hebben getest. Als je nu een activiteitenprofiel wijzigt, worden de Self Service-autorisaties altijd opnieuw berekend. Na uitloggen en weer inloggen kun je het resultaat van de opnieuw berekende autorisatie meteen zien. MSS taken overnemen - pop-up scherm verdween als je naar volgend selectiescherm wilde gaan (change 4743543) In Self Service kun je de functionaliteit: MSS taken overnemen (Management Self Service) gebruiken waarmee je taken al dan niet tijdelijk, kunt overhevelen naar een andere persoon. Als er echter meerdere selectiepagina’s waren en je wilde naar een van de volgende pagina’s gaan om een persoon te selecteren, verdween het pop-up scherm en was het niet mogelijk een persoon te selecteren. Dit hebben we opgelost. Je kunt nu zonder problemen naar de volgende selectieschermen gaan om daar een persoon te selecteren. Tekst Label Tab onderdrukken veranderen in Tab onderdrukken voor manager In de inrichting van de Medewerkerkaart was het label Tab onderdrukken niet duidelijk omschreven. De betekenis is: Gemarkeerd = Alleen zichtbaar voor Professionals Niet gemarkeerd = zichtbaar voor managers Daarom is het label veranderd in Tab onderdrukken voor manager. Mutatie openen niet mogelijk als gebruiker de taal Engels had geselecteerd (change 4483608) Als een gebruiker in Self Service als taal Engels had gekozen, lukte het niet een mutatie te openen omdat de gebruiker een foutmelding 500 kreeg. Dit kwam omdat een vertaald veld meer dan 100 posities bevatte terwijl het maximum 100 is.  We hebben dit opgelost door in Self Service voor alle vertaalde velden een maximale lengte in te stellen voor elke rubriek van niet meer dan 100 tekens; ook is het niet meer toegestaan meer dan 100 tekens in te voeren. 7 juli 2023 Probleem met het nieuwe proces voor het berekenen van autorisaties (change 4741470) In de week van 10 juli 2023 releasen we voor al onze klanten een nieuwe berekeningsmethode voor autorisaties. Als je een activiteitenprofiel wijzigt, worden Self Service-autorisaties altijd opnieuw berekend, ook als het totaal aantal autorisatieregels hetzelfde blijft. Je moet echter uitloggen en vervolgens weer inloggen om het nieuw berekende autorisatieresultaat te zien. Er zijn twee bètategels zichtbaar (change 4772679) Er zijn per ongeluk twee Bèta-tegels zichtbaar waarvan er één niet werkt. Je krijgt een foutmelding als je daarop klikt. Als beheerder kun je dit icoontje simpelweg niet autoriseren waardoor het niet meer zichtbaar is in de Portal. Problemen met postcodes die HERE.com niet herkent (change 4376097) We hebben geconstateerd dat de API van Here.com die de afstandsberekening en de adressen in Self Service levert de volgende problemen geeft: Soms bevat de HERE API een verkeerd adres waardoor een verkeerde afstandsberekening ontstaat. Je kunt hiervoor een request indienen bij Self Service. Voor het oplossen van dit probleem voeren wij dan een datafix uit die het juiste adres/postcode in onze cache plaatst. De gebruiker kan dan de afstandsberekening gebruiken en een goed resultaat krijgen. Here.com zal dit probleem uiteindelijk aan hun kant oplossen. Er verschijnt een verkeerd adres in het adresformulier als je op de pijl klikt. Je haalt het adres op uit de HERE API, maar soms is het een verkeerd adres. De tijdelijke oplossing is hier om niet op de pijl te klikken. Vul het adres handmatig in en klik op de knop Verder. Het juiste adres wordt dan geëxporteerd naar HRCore en de HR Payroll.   6 juli 2023 E-mails werden niet verzonden (change 4360485) We hebben het aanmaakproces verbeterd voor het genereren van een informatie e-mail in een workflow die is gestart vanuit een externe module zoals Recruitment, Actieve signalering en de HRYou app. Soms werd er onterecht geen informatie e-mail aangemaakt. Dit is opgelost. Voortaan wordt er altijd een informatie e-mail aangemaakt en verzonden als dit in de workflow is ingericht.  

De release is uitgerold en het onderhoud is klaar. HRCore en Payroll Business is weer beschikbaar   Op zaterdag 1 juli brengen wij de juli release naar productie en vind er onderhoud plaats aan HRCore en Payroll busines. Hierdoor is onze applicatie tijdelijk niet beschikbaar. Wij zullen op zaterdag 1 juli een bericht plaatsen wanneer de applicatie weer bereikbaar is.    English:   On Saturday, July 1, we will bring the July release to production and maintenance will take place on HRCore and Payroll businesses. As a result, our application is temporarily unavailable. We will post a message on Saturday 1 July when the application is available again.

Mededelingen 1. Gegevens die deze release verhuizen naar contractniveau Waarom Om in de nabije toekomst de veranderende wetgeving voor inkomstenverhoudingen te kunnen blijven ondersteunen, moet het mogelijk zijn dat een medewerker meerdere inkomstenverhoudingen tegelijkertijd heeft.  Daarom hebben we in release 2022-08 nieuwe contractschermen voor Loonheffingen en Loonaangifte geïntroduceerd. In de releases daarna hebben we deze gegevens groepsgewijs ook daadwerkelijk fysiek omgezet naar een contractgegeven. In deze release wordt de laatste groep gegevens omgezet. Hoe Rapporten  >  Vastlegging > Mutatieverslag / Mutatieverslag (uitgebreid) De volgende elementen zijn voortaan voortaan zichtbaar als contractmutatie en hebben dus een contract-ID op het verslag: ZW verzekerd (340) WW verzekerd (10000029) WAO/IVA/WGA verzekerd (10000030) WW herzien (10524457) Actie Er is geen actie nodig. Externe HR-applicaties kunnen deze gegevens als medewerkermutatie blijven aanleveren, de mutaties komen automatisch terecht bij het hoofdcontract. 2. AOW Datum - Update per 1-1-2023 Waarom In 2028 gaat de AOW leeftijd met 3 maanden omhoog van 67 jaar naar 67 jaar en 3 maanden. Deze nieuwe datum wilt iedereen vast graag zien in het systeem. Hoe Wij hebben deze update op dinsdag 6 juni 2023 aangezet en dit houdt in dat elke medewerker van elk bedrijf met een geboortedatum van 1 januari 1961 en later wordt aangepast. Het uitvoeren vindt plaats in kleine blokken per uur om de performance van het systeem niet teveel te belasten en zal de komende weken in beslag nemen. De volgorde gaat in per 1-1-1961. We gaan dus alle medewerkers per leeftijdsjaar aanpassen.  In de Delivery updates laten we weten wat de status van de update is. Actie Er is geen actie nodig. Vanaf heden worden de AOW-leeftijden aangepast in het systeem. Gewijzigd en verbeterd  3. Raadplegen en wijzigen medewerkergegevens vóór 1-1-2017  Waarom  Bij een aantal schermen in het menu Medewerker is vorig jaar de lay-out verbeterd. Als ingangsdatum voor de nieuwe versie van die schermen was 1-1-2017 gekozen.   Omdat het in specifieke gevallen toch nodig is om bepaalde medewerkergegevens van voor 2017 te kunnen raadplegen of wijzigen, hebben wij dit vanaf deze release mogelijk gemaakt. Hoe  In de volgende schermen in het menu Medewerker kun je voortaan door het wijzigen van de peildatum terug in de tijd tot 1 januari 2010 in plaats van 1 januari 2017: Medewerker > Medewerker Medewerker > Arbeidsrelatie Contract > Arbeidscontract Actie Er is geen actie nodig. 4. Performance Rapport Afrekenresultaten D/C  Waarom Uit diverse calls bleek dat de performance van het rapport Afrekenresultaten D/C sterk verbeterd kon worden. Afhankelijk van de hoeveelheid gegevens, kan het even duren voordat het rapport klaar is. Als het om heel veel gegevens ging, verscheen er na een tijd draaien soms een foutmelding in het scherm en kwam het rapport niet in Mijn rapporten te staan.  Hoe Rapporten > Controle > Afrekenresultaten D/C De performance van Afrekenresultaten D/C is sterk verbeterd, zodat het rapport sneller wordt aangemaakt. De oplossing hebben we op 30 mei 2023 uitgeleverd.  Actie Er is geen actie nodig.  5. Benefitbudget reservering via werkgever - Meer uitbetalen dan saldo Waarom Omdat klanten die gebruik maken van een extern systeem voor Flex benefits, de wens hadden om in bepaalde situaties meer dan het gereserveerde saldo uit te betalen, hebben we dat vanaf deze release mogelijk gemaakt. Hoe Instellingen > Berekening > Arbeidsvoorwaardengegevens > Benefitbudgetregeling res. via werkgever Met ingang van 1-1-2023 is aan het bedrijfsscherm van de arbeidsvoorwaarde Benefitbudget res.via werkgever het veld Uit te betalen bedrag boven saldo toegevoegd. Dit veld heeft als standaardwaarde Nee. Als je dit veld op Ja zet, is het mogelijk om meer uit te betalen dan het gereserveerde saldo op dat moment. Let op: als je gebruik maakt van Flex Benefits, moet dit veld de waarde Nee hebben. Actie Als je wilt toestaan dat er een hoger bedrag Benfitbudget wordt uitbetaald dan er is gereserveerd, zet dan het veld Uit te betalen bedrag boven saldo op Ja. Dit kan vanaf 1-1-2023. Opgeloste meldingen 6. Wens - Markeren te verwijderen regel in Arbeidsvoorwaardenpakket (4662202) Melding Bij het verwijderen van een arbeidsvoorwaarde uit het scherm Arbeidsvoorwaardenpakket kwam er niet eerst een markering voor de regel te staan, maar werd de regel direct verwijderd zodra je aan het eind van de regel op Verwijderen  klikte. Bij het toevoegen van een arbeidsvoorwaarde toevoegde, werd deze aan het eind van de lijst getoond met als markering een groen bolleje  voor de regel.  Pas als je op Opslaan klikte werd de arbeidsvoorwaarde definitief toegevoegd.    Omdat het verwijderen van een regel soms per ongeluk gebeurde, was er de nadrukkelijke wens om ook bij het verwijderen eerst een markering voor de regel te plaatsen om de gebruiker erop te attenderen dat de regel verwijderd gaat worden als je de gegevens in het scherm opslaat.  Oplossing Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaardenpakket Om het ongewild verwijderen van een arbeidsvoorwaarde te voorkomen, hebben we de werking van het scherm aangepast. Voortaan komt er voor een te verwijderen regel als markering een rood bolletje  te staan en wordt de regel pas verwijderd als je op Opslaan klikt.  Kies je voor verwijderen en ga je vervolgens voordat je opslaat, naar een ander scherm, dan krijg je een pop-up met de vraag of je dit wilt doorvoeren of niet. Actie Er is geen actie nodig. 7. Audit file geeft rubrieknummers zonder omschrijving (4575769) Melding In de Audit file kwamen onterecht ook regels naar voren vanuit de zelf aangemaakte vrije velden. Deze hadden alleen een nummer en geen omschrijving.  Oplossing De Audit file is een bestand dat is opgesteld in samenwerking met de Belastingdienst. Omdat de vrije velden geen gegevens bevatten waar de Belastingdienst om vraagt, hebben we ervoor gekozen de vrije velden uit de Audit file te verwijderen. Vanaf deze release komen er geen vrije velden meer voor in de Audit files.  Actie Er is geen actie nodig. Als er behoefte is aan rapportages waarin vrije velden zijn opgenomen, kun je hiervoor een van de andere rapporten gebruiken. 8. Fout L1818 in werknemergegevens aangifte Loonheffingen (4575593) Melding Bij sommige medewerkers werd de loonaangifte afgekeurd, omdat deze niet voldeed niet aan de controle 1818:  Als Datum einde inkomstenverhouding niet is aangeleverd en Indicatie verzekerd WAO/IVA/WGA, Indicatie verzekerd WW en Indicatie verzekerd ZW gelijk zijn aan N, dan moet Loon SV gelijk zijn aan € 0. Het ging om nieuwe medewerkers waarbij de Datum indienst werd gewijzigd en bij medewerkers die halverwege een periode weer indienst kwamen met dezelfde medewerkercode. Bij deze medewerkers werd voor het loonaangiftebericht ten onrechte de vervangende waarde N doorgegeven voor de volgende velden: Indicatie verzekerd WAO/IVA/WGA Indicatie verzekerd  WW Indicatie verzekerd ZW Oplossing Dit is nu hersteld, zodat er voor deze situaties geen vervangende waardes meer worden bepaald.  Actie Wij gaan dit vanaf deze release met terugwerkende kracht herstellen. Hier hoef je niets voor te doen. Let op het volgende: als je via de Workflow de Datum indienst hebt gewijzigd of de Herindienst hebt uitgevoerd, dan wordt de Datum aanvang inkomstenverhouding nog niet op de juiste begindatum gezet. Deze staat nu op de begindatum van de afrekenperiode. Dit moet je tijdelijk nog zelf aanpassen. Ga hiervoor naar het scherm Medewerker > Contract > Inkomstenverhouding en vul bij het veld Begindatum de Datum indienst in.  

New 1. Start active signaling for preprocessing and/or post-processing Why Active signaling in HR Core Business is often used to manage a workflow in HR Self Service (HRSS). In some cases, the employee is required to perform an action, or a document may be uploaded to the employee’s personnel file for notification purposes.    In this workflow, you can use preprocessing and/or post-processing to retrieve certain values. Unfortunately, this did not function correctly if the workflow was initiated by active signaling. This resulted in the need for additional manual work in HR Self Service. We have therefore added a feature in HR Core Business to ensure that the preprocessing and/or post-processing functions do work, provided that you set up the signal in HR Core Business correctly. How Settings > Active Signalling > Define Alert > Recipients tab Under the tab Recipients, we have added the option HRSS workflow with action before/after to the list for Type. Now when you create a signal by selecting this option, it will ensure that preprocessing and/or post-processing in HR Self Service functions correctly. Action If you want to use the preprocessing and/or post-processing feature, make sure the signal is set up correctly. Modified and improved 2. Block collective leave in HR Self Service Why In HR Core Business it is possible to grant collective leave. All employees are then granted leave on the same day, which is deducted from their statutory leave entitlement. There are occasions when an employee cannot take advantage of collective leave, due to urgent work that must be performed, for example. This collective leave could be blocked using the special feature in HR Core Business. This was not yet possible in HR Self Service. We have therefore included a feature enabling you to block collective leave for an employee in HR Self Service also from release 2023-06.    However, this process did not work quite correctly if you wanted to unblock the blocked collective leave again. As of 2023-07, we have ensured that this process also works properly.  How HR Self Service > Leave > Cancel leave > Authorization HR Core Business > Leave Request In HR Self Service, the employee can use the workflow Cancel leave  to block collective leave. Once you have clicked the Cancel leave tile, the processed leave requests are shown. Click the icon  at the end of the collective leave line, then click submit. This will not delete the collective leave, but only block it so that the collective leave hours are not deducted from the employee’s remaining leave. In HR Core Business, once the change has been processed you will see that the leave request still exists but is blocked. In HR Self Service, the collective leave will no longer be displayed for that employee.   In exceptional cases, collective leave that was previously blocked may be blocked again if it turns out that the employee does not need to work on the collective day off after all. It is then no longer possible to unblock this in HR Self Service. You can unblock it in HR Core Business, after which we forward the collective leave to HR Self Service with the correct number of hours. This way, HR Self Service can show the collective leave again in the leave / occupation overview and the leave appears again in the Leave Withdrawal process. Action No action is required. 3. Consulting and changing employee data from before 1-1-2017 Why? The layout of some screens in the Employee menu was improved last year. The start date for the new version of those screens was set at 1-1-2017. However, in specific cases it may sometimes be necessary to access or modify certain employee data from before 2017. We have therefore incorporated this option as of this release. How In the screens listed below, accessed from the Employee menu, you can now change the reference date to go back as far as January 1, 2010 as opposed to January 1, 2017: Employee > Employees Employee > Identity Employment Relationship > Employment Relationship Contract > Employment contract Action No action is required. Solved Messages 4. New employees not visible in Raet Performance (4524414) Message If an employee was hired with a start date in the future, this information was not always available in Raet Performance.  Solution From now on, the employee’s details will be resent to the Portal on their start date and from there this data will be presented to Raet Performance again. Action Management > Data exchange > Redeliver other (Employee) If employees whose start date has already passed are still missing in Raet Performance, you can send this data manually using Resend other (Employee).  5. Search returned no results when reference date was manually modified (4647246) Message Employee > Curriculum Vitae > Additional CV Data / Experience / Knowledge / Education When you manually modified the reference date in the screens of the Curriculum Vitae menu, the search function did not work correctly. The green bar with the filter data including Employee and Employee code disappeared, the screen remained blank and no search results appeared. If the calendar  was used to modify the reference date, the correct search results did appear. Solution As of the July release, this issue has been resolved: you will see the correct search results even if you manually modify the reference date. Action No action is required.