Releases YouServe

Mededelingen Vertalingen schermen Een deel van de schermen van HR Core Business en Payroll Business werd tot nu toe in het Engels en Duits weergegeven. Wij krijgen echter steeds vaker het verzoek om de applicatie volledig beschikbaar te stellen in andere talen. In de loop van dit jaar gaan wij daarom de meertaligheid uitbreiden en alle schermen controleren: Schermen voor de HR professional worden vertaald in het Engels, Duits en Frans. Schermen voor payroll professionals en overige gebruikers worden vertaald in het Engels. Vanaf deze release is een groot gedeelte van de schermen van het menu Medewerkers gecontroleerd en vertaald. De overige menukeuzes volgen in de komende releases. Zodra dit menu volledig vertaald is, laten we we dit weten. Let op: sommige velden hebben een waardenlijst die op het niveau Klant of Bedrijf is gedefinieerd. In dat geval bent u zelf de beheerder van de lijst, en ook van de vertalingen. Deze kunt u onderhouden via Instellingen > Vastlegging > Waardenlijst.  Nieuw  Nieuw veld - No Risk Polis van toepassing Waarom Om de WAO/WIA registratie makkelijker te maken, hebben we met ingang van 1-1-2021 het veld No Risk Polis van toepassing toegevoegd aan het scherm WAO/WIA registratie.  Hoe Medewerker > Ziekte > WAO/WIA registratie. In het nieuwe veld No Risk Polis van toepassing kun je Ja of Nee invullen. Het veld wordt ook opgenomen in de data integratie package zodat het wordt aangeleverd bij Verzuim Management. Actie Er is geen actie nodig.  Gewijzigd en verbeterd  Medewerkers met dezelfde Datum indienst als Datum uitdienst werden niet doorgestuurd naar Youforce Portaal (1631185) Waarom Als een medewerker dezelfde Datum uitdienst kreeg als de Datum indienst, werd de Datum uitdienst niet doorgestuurd naar het Youforce Portaal. Hierdoor kwam de datum uit dienst niet in onze achterliggende systemen te staan. Hoe Vanaf deze release wordt de Datum uitdienst van medewerkers die je invoert met dezelfde datum in als datum uit dienst wel doorgestuurd naar het Youforce Portaal en van daaruit naar de achterliggende systemen. Actie Beheer > Gegevensuitwisseling > Heraanleveren Portaalbeheer (medewerker) Om er zeker van te zijn dat de gegevens, zoals in dit geval de Datum uitdienst in HR Core Business en het Youforce Portaal aan elkaar gelijk zijn, kun je met de functie Heraanleveren Portaalbeheer (medewerker) de gegevens van een medewerker opnieuw aanleveren aan het Youforce Portaal. Ook de achterliggende systemen, zoals Management Informatie worden dan bijgewerkt. Deze functionaliteit kun je vanaf de juni release gebruiken voor zowel de V1 als de V3 koppeling. Digi-ZSM - Soms 42-weekse ziekmelding niet naar UWV (2594769) Waarom De 42-weekse ziekmelding werd niet altijd naar UWV doorgegeven. Hoe Dit is opgelost, zodat de 42-weekse ziekmeldingen weer gewoon naar UWV worden doorgegeven. Actie Er is geen actie nodig. Performance - Bezettingsoverzicht in HR Self Service (2705936) Waarom Als je het bezettingsoverzicht binnen HR Self Service opvroeg, duurde het soms erg lang voordat de informatie werd getoond of werd deze helemaal niet getoond. Hoe In samenwerking met HR Self Service hebben we verbeteringen doorgevoerd, waardoor de informatie sneller wordt getoond en het scherm niet meer vastloopt. Actie Er is geen actie nodig. Opgeloste meldingen  Verlof rapportages Management Informatie niet gelijk met HR Core (2608937) Melding  De verlofgegevens van de rapportages in Management Informatie (MI) verschilden soms met de verlofgegevens van HR Core. Dit kwam omdat de verlofgegevens niet goed doorkwamen in de MI-rapportages. Oplossing Wij hebben de oplossing hiervoor uitgeleverd op 29 april 2021. Zie onder Actie wat je moet doen, om ervoor te zorgen dat de MI-rapportages de juiste verlofgegevens tonen. Actie Instellingen > Verlofrecht toekennen > kies Huidig verlofjaar corrigeren Om ervoor te zorgen dat in de MI-rapporten de juiste verlofgegevens staan, moet je in HR Core Business het huidige verlofjaar corrigeren op bedrijfsniveau. Door het huidige verlofjaar te corrigeren wordt ook de data van alle voorgaande jaren gecorrigeerd. Hou er rekening mee dat het enige tijd kan duren voordat de actuele gegevens te raadplegen zijn in de MI rapporten. Ouderschapsverlof toekennen in verlofregeling lukt niet (2695815) Melding  Voor deze release was het mogelijk om binnen één verlofregeling bij verschillende verlofsoorten het veld Recht o.b.v. kind aan te vinken. Bij het opslaan bleef het systeem echter draaien en werd de wijzing niet opgeslagen. Oplossing Vanaf deze release verschijnt er een melding als bij een andere verlofsoort binnen de regeling het veld Recht o.b.v. kind al is aangevinkt.  Actie Er is geen actie nodig.  Soort ziekte in scherm Ziekteverzuim kwam niet overeen met helptekst (2713858) Melding In het scherm Ziekteverzuim kwam de lijst van het veld Soort ziekte niet overeen met de soorten ziekte die in de helptekst stonden. Oplossing De helptekst is aangepast, zodat bij de toelichting van het veld Soort ziekte nu de juiste waardes  staan.  Actie Er is geen actie nodig.  Korting verlofrecht - reden niet beschikbaar (2726639) Melding Het was niet mogelijk om de reden verlof vast te leggen bij Korting verlofrechten.  Oplossing Dit is opgelost, zodat je de reden bij Korting verlofrechten weer kunt vastleggen.  Actie Om ervoor te zorgen dat de juiste redenen verschijnen onder Korting verlofrechten, moet je de waarde weer kiezen Instellingen > Vastlegging > Waardelijst. Hierna kun je de mutatie Korting verlofrecht opslaan met de juiste reden. Publishing Date : 5/21/2021

Mededelingen Toelichting datum eerste tenaamstelling auto van de zaak Medewerker > Arbeidsvoorwaarden > Arbeidsvoorwaarden > Auto van de zaak Als u wilt dat Payroll Business het bijtellingspercentage (reductietarief of standaardtarief) afleidt van de categorie en de datum eerste tenaamstelling, moet u voor de betreffende medewerkers in het veld1e datum tenaamst auto de datum eerste tenaamstelling vastleggen. Als u de datum eerste tenaamstelling niet vastlegt, blijft Payroll Business de ingevoerde categorie met het bijbehorende percentage toepassen. Na 60 maanden vervalt het reductietarief en geldt het standaardtarief. Ook de splitsing (alleen voor auto's zonder CO2-uitstoot ) in de grondslag vindt dan plaats.  Op dit moment wordt de datum eerste toelating nog niet. ondersteund. Deze datum wijkt alleen af van de datum eerste tenaamstelling als er sprake is van een geïmporteerde auto uit het buitenland. Als dit het geval is, vult u handmatig de categorie van de auto in zodat Payroll Business het juiste percentage berekent of u vult de datum eerste toelating in bij het veld 1e datum tenaamst auto.  Loonaangifte - Meldingen L1614 en L1615 (change 1020642) en Doorgeven CAO code (change 1039746) deze release teruggedraaid In de Release notes van januari hebben we gemeld dat we in release 2019-01 de volgende meldingen hadden opgelost: onderwerp 15. Loonaangifte – meldingen L1614 en L1615 (change 1020642) onderwerp 19. Loonaangifte – CAO code niet altijd doorgeven (change 1039746) In de februari release hebben we dit helaas moeten terugdraaien. Wij werken er hard aan om de oplossingen opnieuw te realiseren in de maart release.  Gewijzigd en verbeterd Extra functionaliteit voor referteperioden bij Werkgeversverklaring (change 332432) Waarom Bij het opvragen van een werkgeversverklaring is het mogelijk om referteperiodes op te geven. Bij het berekenen van het bedrag van de werkgeversverklaring, werd dan het totaal bedrag van de referteperioden opgehaald en gedeeld door het aantal referteperioden. Het kan ook wenselijk zijn om in plaats van het gemiddelde bedrag van de referteperioden, het totaal bedrag van de referteperioden te berekenen. Hoe Bedrijf > Werkgeversverklaring Vanaf 1-1-2019 is aan de functie Werkgeversverklaring voor Werkgeversverklaring 6 t/m 10 het volgende nieuwe gegevenselement opgenomen: WG verkl. bedrag referteperiode met de waarden Gemiddelde en Totaal. Kiest u hier voor Totaal, dan wordt het totale bedrag van de opgegeven referteperioden berekend.  Uw actie Er is geen actie nodig. Nieuw veld Generatiepact toegevoegd aan medewerkerscherm pensioenen (variabele grondslag) Waarom Als u gebruik maakt van de arbeidsvoorwaarde Generatiepact, ging Payroll Business er altijd van uit dat de pensioenberekening was gebaseerd op basis van 100%. Hoe Met ingang van 1-1-2019 zijn aan de medewerkerschermen van de arbeidsvoorwaarden voor pensioenen (variabele grondslag) de volgende velden toegevoegd: Generatiepact - benoemd (pensioensoort var grsl) of Generatiepact - eigen (pensioensoort var grsl). met de waarden Ja en Nee. Vult u bij deze velden Ja in, dan houdt Payroll Business bij het berekenen van de premie rekening met het pensioenopbouwpercentage dat is vastgelegd in de arbeidsvoorwaarde Generatiepact. Let op Momenteel zijn deze velden aan de arbeidsvoorwaarden toegevoegd, maar werken ze alleen door in de pensioenberekening bij de pensioensoorten WIA-hiaat en WIA-hiaat extra (variabele grondslag). In een volgende release gaan we de premieberekening ook werkend maken voor de overige 14 pensioensoorten.  Uw actie Als u wilt dat Payroll Business bij de pensioensoorten WIA-hiaat en WIA-hiaat extra (variabele grondslag) rekening houdt met het pensioenopbouwpercentage dat is vastgelegd in de arbeidsvoorwaarde Generatiepact, vul dan bij deze pensioensoorten in het veld Generatiepact - benoemd (pensioensoort var grsl) of Generatiepact - eigen (pensioensoort var grsl) de waarde Ja in. Aansturen verwerking journalisering bij aanvullende salarisverwerking Waarom Na het laten uitvoeren van een aanvullende salarisverwerking, moest u in het scherm Journaalpostverwerking bij het veld Soort journalisering kiezen of u een aanvullende of een vervangende journaalpost wenste. Vanuit het Raet Idee portaal is de wens binnengekomen om het mogelijk te maken bij een aanvullende salarisverwerking ook een aanvullende journaalpost te genereren. Hoe Beheer > Inrichting > Interfaces > Automatische journalisering  Met ingang van deze release kunt u vooraf vastleggen of u bij een aanvullende salarisverwerking een aanvullende of vervangende journaalpost wilt genereren. Hiervoor is aan de interface Automatische journalisering het veld Soort journalisering (aanvullende run) toegevoegd met de waarden Aanvulling en Vervanging. Bij het genereren van de journaalpost neemt het programma de inrichting van dit veld over. Als u gebruik maakt van de automatische journalisering zal deze Interface ook voor de aanvullende journaalpost dezelfde inrichting hanteren. Uw actie U kunt in de interface Automatische journalisering bij het veld Soort journalisering (aanvullende run) vastleggen of u standaard een aanvullende of een vervangende journalisering wenst. Correcties met terugwerkende kracht over 2018 - Loonstaten, Loonaangifte, Jaaropgaven Waarom  Wijzigingen die u met terugwerkende kracht (TWK) vastlegt in het vorige jaar, kunnen volgens de wettelijke voorschriften op twee manieren worden verwerkt: als correctie of als nabetaling. Correctie: Loonheffingen en premies worden uitgerekend volgens de regels van het vorige jaar en aangegeven in het betreffende tijdvak van het vorige jaar. Nabetaling: Loonheffingen en premies worden uitgerekend volgens de regels van het huidige jaar en aangegeven in het actuele tijdvak van het huidige jaar. Sinds de januari release kunt u wijzigingen over 2018 jaar als correctie laten berekenen. Met ingang van deze release worden deze correcties juist weergegeven in de loonstaten en jaaropgaven 2018. Ook worden er automatisch loonaangiftes van december 2018 opnieuw aangemaakt, als u in januari bent gaan rekenen in de correctiemodus over 2018. Hoe  Rapporten > Salarisspecificaties De volgende drie rapporten zijn vernieuwd: Individuele loonstaat Collectieve loonstaat Verzamelloonstaat U kunt voortaan kiezen uit twee weergaven. Hiervoor is aan het scherm van bovengenoemde rapporten het veld Soort rapport toegevoegd met de volgende waarden: Historisch actueel De bedragen worden weergegeven zoals ze eind 2018 bekend waren, dus zonder eventuele correcties over 2018 die gedaan zijn in 2019. Fiscaal De bedragen van 2018 worden weergegeven inclusief correcties over 2018 die gedaan zijn in 2019. Loonaangifte Regulier proces Zodra u een salarisverwerking in 2019 definitief maakt, kunt u binnen enkele uren de reguliere loonaangifte voor dat tijdvak in 2019 controleren en verzenden, zoals gebruikelijk. Als er daarnaast sprake is van correcties over 2018, kunt u vanaf deze release ook een extra loonaangifte van december 2018 controleren en verzenden. Deze bevat dan alle noodzakelijk wijzigingen over 2018, dus ook eventuele correcties op eerdere tijdvakken in 2018. Zie hiervoor de module Loonaangifte, menu Loonaangifte 2018. Als u de loonaangifte december nog niet had verstuurd had, kunt u dat alsnog voor het eerst doen. Dit is dan de eerste normale aangifte voor december 2018. Als u de december aangifte wel al verstuurd had, zullen de correcties over 2018 naar de Belastingdienst verstuurd worden in de vorm van een correctie aangifte 2018 Speciaal voor deze release Als u in de verwerking van periode 01 van 2019 al correcties heeft toegepast en de payrollcyclus heeft afgesloten, wordt de aangepaste loonaangifte van december 2018 in de loop van week 7 zichtbaar in de module Loonaangifte.  Handmatig corrigeren Let op: zolang Payroll Business correcties over 2018 automatisch uitrekent, kunt u geen gebruik maken van de functionaliteit voor de Handmatige Correctie Loonaangifte 2018 (enkelvoudig muteren). Pas als u in de loop van 2019 naar de modus Nabetaling overschakelt, kunt u de Handmatige Correctie Loonaangifte gaan gebruiken voor correcties over 2018. In toekomstige releases zullen we daarom het gebruik van de Handmatige Correctie Loonaangifte voor het voorgaande jaar alleen beschikbaar stellen, als de payroll in het actuele jaar in de modus Nabetaling is gezet. Dit doet u via Stuurgegevens > Nabetalingen vanaf periode. Jaaropgaven Beheer > Jaarafsluiting > Aanvraag jaaropgaven Regulier proces Vanaf deze release ziet u op de jaaropgaven 2018 het resultaat van correcties over 2018 terug. Als u voor 2018 nog geen jaaropgaven had aangemaakt, dan kunt u dit alsnog doen voor alle medewerkers. Kies daarbij in het veld Selectie voor de standaard optie Alle medewerkers.  Als u de jaaropgaven al had aangemaakt vóórdat u januari heeft afgesloten en in de januari verwerking zijn er correcties berekend, dan moet u de betreffende medewerkers voorzien van een vervangende jaaropgaaf. Kies in dat geval in het veld Selectie voor de optie Alleen medewerkers met correcties. Meerdere keren jaaropgaven met correcties sturen De optie Alleen medewerkers met correcties maakt nieuwe jaaropgaven aan voor alle medewerkers met correcties over 2018, ook als die medewerkers al een jaaropgaaf hebben ontvangen met correcties. Als u na de afsluiting van periode 02 opnieuw voor een selecte groep medewerkers een jaaropgaaf wilt sturen in verband met correcties, wacht dan tot de maart release. Deze is gepland op 9 maart 2019 en vanaf dat moment is het mogelijk om in het veld Selectie alleen de medewerkers te selecteren waarvoor een correctie is vastgelegd, sinds de vorige aanmaak. Alternatief: als u de jaaropgaven in een vroeg stadium heeft aangemaakt, bijvoorbeeld vóór de eerste afsluiting in januari, en u verwacht de komende maanden nog meer correcties, dan kunt u er ook voor kiezen om de jaaropgaven met correcties voor alle gecorrigeerde medewerkers in één keer aan te maken, bijvoorbeeld eind maart.  Controleren van de te verzenden extra jaaropgaven (optioneel) De jaaropgaven worden aangemaakt en verzonden volgens de reguliere instellingen, zie Bedrijf > (Salarisadministratie) > Afdrukken en verzenden jaaropgaven. Eventueel kunt u de extra jaaropgaven controleren, vóórdat ze naar de medewerkers worden verstuurd. Hoe u kunt controleren, hangt af van de wijze van verzenden: Als u de module Salarisdossier gebruikt, kunt u daar de jaaropgaven steekproefsgewijs controleren, voorafgaand aan de publicatie van de jaaropgaven. Als u de jaaropgaven normaal gesproken op papier naar uw bedrijf laat komen, zal dit ook nu gebeuren. Als u de jaaropgaven rechtstreeks via briefpost naar de medewerker stuurt: pas dan de instellingen eventueel tijdelijk aan. Kies bij Bezorgen via voor Pakketpost (naar Bedrijf).  Jaarloon bijzonder tarief Tijdens de laatste salarisverwerking van het oude jaar wordt voor alle medewerkers die op dat moment in dienst zijn het jaarloon bijzonder tarief 2019 eenmalig vastgesteld, zoals beschreven in het Handboek Loonheffingen. Correcties met terugwerkende kracht hebben hier geen invloed op.  Stuurgegeven Nabetalingen vanaf periode - Bedrijf > Stuurgegevens Wijzigingen in dit stuurgegeven gaan altijd in vanaf de eerste dag van het actuele verwerkingsjaar. Bijvoorbeeld: Uw bedrijf verwerkt per maand, de actuele periode is maart 2019, standaard ingangsdatum is 1 maart 2019, en u wijzigt het stuurgegeven: de ingangsdatum van de mutatie wordt 1 januari 2019. Uw bedrijf verwerkt per vier weken, de actuele periode is 02-2019, standaard peildatum is  28 januari 2019, en u wijzigt het stuurgegeven: ingangsdatum van de mutatie wordt 31 december 2018. Op deze manier wordt afgedwongen dat de keuze die u maakt voor het hele jaar geldt. Zoals eerder aangekondigd, is ook het volgende mogelijk: U kunt, zolang een payroll cyclus  nog niet is afgesloten, overstappen van correcties naar nabetalingen. Start daarna een vervolgverwerking. Payroll Business voert dan alle berekeningen opnieuw uit, dit keer in nabetaalmodus. Ook kunt u overstappen van nabetalingen naar correcties. Start daarna een vervolgverwerking. Payroll Business voert dan alle berekeningen opnieuw uit, dit keer in correctiemodus. Op deze manier terugschakelen van nabetaalmodus naar correctiemodus is mogelijk zolang er nog geen eerdere periode was afgesloten in de nabetaalmodus. De indicatie Nabetalingen vanaf periode in het scherm Stuurgegevens was tijdelijk geblokkeerd, inmiddels kunt u dit gegeven weer wijzigen.  Let op: u maakt de keuze voor correcties of nabetalingen voor een hele periode. Het is bijvoorbeeld niet mogelijk om in de aanvullende verwerking van februari nabetalingen te doen, terwijl de normale afsluiting van februari plaatsvond in de correctiemodus. Wacht in dat geval met de nabetalingen tot de eerste verwerking van maart. Uw actie Als u vanaf de januari release gekozen heeft voor rekenen over voorgaand jaar in de correctiemodus: Gebruik dan de optie Fiscaal om de loonstaten aan te laten sluiten bij de loonaangifte 2018. Gebruik de optie Historisch Actueel om de loonstaten aan te laten sluiten bij de cumulatieve stand van de journalisering van eind 2018. Vergeet niet om de extra aangemaakte loonaangifte 2018 te verzenden. Eventueel kunt u in de module Loonaangifte ook instellen dat aangiftes automatisch verzonden worden. Maak de jaaropgaven aan, voor alle medewerkers of alleen voor de gecorrigeerde medewerkers. Zie eventueel ook de Release notes van januari voor meer uitleg over TWK-correcties over de jaargrens,  Signaleringsverslag - Loonaangiftemeldingen AOW gerechtigde werknemer aangepast Waarom In het Signaleringsverslag staan o.a. meldingen die betrekking hebben op de Loonaangifte. De volgende loonaangiftemeldingen: Doorwerkende AOW gerechtigde, werkn verz foutief Niet doorwerkende AOW gerechtigde, werkn verz fout werden getoond als een medewerker verzekerd was voor de WW en/of WAO/IVA/WGA, terwijl de medewerker de AOW-gerechtigde leeftijd al had bereikt. Als een medewerker in de loop van de periode uit dienst ging vanwege het bereiken van de AOW-gerechtigde leeftijd, werd deze melding altijd gegenereerd. Immers tot de datum waarop de medewerker uit dienst treedt, is de hij of zij wel verzekerd voor de sociale verzekeringen. Hoe Rapporten > Controle > Signaleringsverslag We hebben de hiervoor genoemde controles aangepast. We gaan er hierbij vanuit dat als een medewerker doorwerkt na het bereiken van de AOW-gerechtigde leeftijd, deze opnieuw wordt ingevoerd met een nieuw IKV-nummer. Hiervoor moet u de medewerker opnieuw aanmaken via de wizard Medewerker > Aanmaken Medewerker (of Kopiëren Medewerker). Bij de medewerker die de AOW-leeftijd heeft bereikt, blijft daar de verzekeringsplicht op Ja staan. Bij het aanmaken van de nieuwe medewerker bij doorwerken na het bereiken van de AOW-gerechtigde leeftijd moet de verzekeringsplicht op Nee staan. De naam van de aangepaste signalering is: AOW gerechtigde werknemer, werkn verz fout. Uw actie Er is geen actie nodig. Meldingen Signaleringen en terugkoppeling van de Belastingdienst Waarom In de terugkoppelingen van de Belastingdienst staan twee meldingen die wij in Payroll Business niet signaleren of niet kunnen signaleren. Daarom vragen wij u voordat u de salarisverwerking afsluit, aandacht te besteden aan deze meldingen, zodat er geen Fouten in het Signaleringsverslag voorkomen met de categorie Loonaangifte.  Hoe Het gaat om de volgende meldingen.  L0091 De opgegeven geboortedatum van de werknemer moet toebehoren aan de persoon die is aangeduid met het opgegeven Burgerservicenummer.  Als u een afwijkende CAO code opgeeft, controleer dan of deze code voorkomt in de CAO code tabel van de Belastingdienst. Staat de afwijkende CAO code niet in deze tabel, dan wijst de Belastingdienst de loonaangifte af. L0098 De code CAO moet voorkomen in de codetabel CAO en moet geldig zijn op de peildatum datum aanvang inkomstenperiode. Uw actie Zo nodig controleren van de geboortedatums en het toetsen van afwijkende CAO codes aan de CAO code tabel van de Belastingdienst.   Mogelijkheid een profiel binnen een profielgroep met een ingangsdatum te beëindigen Waarom Een profielgroep bestaat uit profielen. De profielen bevatten een, vaak samenhangende, set met velden met daarin voorgedefinieerde waardes. Het is gewenst om een aantal van die profielen op een bepaald moment te kunnen beëindigen, omdat die waardes niet meer gelden. Om er voor te zorgen dat op een bepaald moment nieuwe profielen met nieuwe waardes in de gegevenselementen actief kunnen zijn, is het gewenst dat profielen te kunnen beëindigen vanaf een bepaalde ingangsdatum. De profielen zijn dan vanaf die datum niet meer actief binnen de profielgroep, zodat het mogelijk is elementen uit het profiel opnieuw te gebruiken in andere profielen binnen dezelfde profielgroep.  Hoe Beheer > Inrichting > Profielgroepen  U kunt nu een profiel binnen een profielgroep beëindigen vanaf een bepaalde datum door de peildatum aan te passen en binnen de profielgroep aan het eind van de regel van het betreffende profiel op het icoon Verwijderen te klikken. Het profiel is dan per die datum niet meer actief in de profielgroep en vanaf diezelfde peildatum ook niet meer zichtbaar binnen de profielgroep.   Uw actie Er is geen actie nodig. Externe mutaties - toelichting optie Uitzonderen medewerkers Waarom Vanaf 1 januari 2019 is bij het uploaden ven een Extern mutatiebestand bij het veld Actie de optie Uitzonderen medewerkers alleen actief bij de conversieschema's die dit ook daadwerkelijk ondersteunen. Voorheen was deze optie altijd zichtbaar, ook als het geselecteerde conversieschema geen Uitzonderen of Selecteren van specifieke medewerkers ondersteunde. Hoe Beheer > Externe mutaties > Upload extern mutatie bestand Als u een conversieschema selecteert dat het Uitzonderen of Selecteren ondersteunt, kunt u op de gebruikelijke manier medewerkers selecteren in het veld Medewerkerselectie. Vervolgens kiest u bij Actie de optie Selecteren of Uitzonderen die u wilt toepassen op de medewerkerselectie. Als het conversieschema geen Selecteren of Uitzonderen ondersteunt, kunt u het veld Medewerkerselectie niet muteren en is het veld Actie met de opties Selecteren of Uitzonderen niet aanwezig.  Uw actie Er is geen actie nodig.  Opgeloste meldingen  Pensioenaangiftebericht - Ouderschapsverlof invloed parttime percentage pensioenfonds Reiswerk (change 530667) Waarom In het pensioenaangiftebericht (PA-bericht) ontbrak het parttime percentage van de deelnemer waarin ook het ouderschapsverlof is opgenomen. Het parttime percentage is de gewogen deeltijdfactor die de arbeidsvoorwaarde Pensioen Eigenregeling of Benoemd (vaste grondslag) heeft bepaald. Als in de arbeidsvoorwaarde Pensioen het veld Corrigeren voor opgenomen verlof (pensioen) op Ja staat, wordt In het parttime percentage ook het ouderschapsverlof opgenomen. Hoe Vanaf 1-1-2019 wordt in het PA-bericht het parttime percentage van de deelnemer opgenomen. Uw actie Als u PA-berichten naar het pensioenfonds Reiswerk stuurt, moet u  in de arbeidsvoorwaarde Pensioen (vaste grondslag) het veld Corrigeren voor opgenomen verlof (pensioen) op Ja zetten. Foutief uitbetalingspercentage bij Gratificatie, Gratificatie2 en Winstdeling (change 439271) Melding In de varianten peilmethode, combinatiemethode en opbouwmethode voor gratificatie en winstdeling, en voor de opbouwmethode voor gratificatie2, wordt in eerste instantie de gratificatie/winstdeling gevuld vanuit de uitgestelde reservering. Als het reserveringspercentage verschilt van het uitkeringspercentage, werd de gratificatie opnieuw berekend vanuit de uitgestelde grondslag en het op dat moment actieve uitbetalingspercentage. Dit is onjuist Oplossing  Voortaan wordt de gratificatie altijd berekend op basis van de uitgestelde grondslag en het op dat moment aanwezige uitbetalingspercentage. Dit geldt voor de volgende varianten: Winstdeling (peilmom / comb methode) Winstdeling (opbouwmethode) Gratificatie 2 (opbouwmethode) Gratificatie (opbouwmethode) Gratificatie (peilmom / combinatie methode) Dit is aangepast met ingang van 01-01-2019. Vanaf deze datum gebruikt Payroll Business voor de berekening altijd het uitbetalingspercentage dat hoort bij de gratificatie, gratificatie 2 of de winstdeling:  Gratificatie: uitbetalingspercentage (grat) Gratificatie 2: Uitbetalingsperc (grat2) Winstdeling: uitbetalingspercentage (winstd) Uw actie Er is geen actie nodig.  Bijtelling auto van de zaak onjuist berekend voor categorie Geen CO2-uitstoot vanaf 2014 (change 1165685) Medewerker / Contract > Arbeidsvoorwaardegegevens > Auto van de zaak Melding Voor auto's van de zaak met de Auto categorie Geen CO2-uitstoot vanaf 2014, werd vanaf 1-1-2019 voor het berekenen van de bijtelling een foutief percentage gebruikt, namelijk 7% in plaats van 4%. Een workaround was om in de arbeidsvoorwaarde Auto van de zaak bij de medewerker in het veld Afwijkend percentage het juiste bijtellingspercentage in te vullen. Dit heeft wel als gevolg dat bij een eventuele wijziging van het bijtellingspercentage van deze autocategorie, het afwijkende percentage niet automatisch wordt gewijzigd. Oplossing Dit is opgelost met een tussentijdse release op 11 januari. Per 1 januari 2019 past Payroll Business het correcte bijtellingspercentage toe.  Uw actie Als u de workaround heeft gebruikt om via het veld Afwijkend percentage het juiste bijtellingspercentage in te vullen, raden wij u aan dit veld handmatig weer leeg te maken, zodat automatisch het juiste percentage toegepast kan worden. Gegevenselement Verlof correctie niet muteerbaar (change 1120178) Medewerker / Contract > Arbeidsvoorwaardegegevens > Verlof Melding  Bij het muteren van het veld Verlof correctie verscheen de foutmelding dat dit veld niet muteerbaar was op dat niveau. Oplossing Dit is opgelost. Het veld is nu weer muteerbaar en er verschijnt geen foutmelding meer. Uw actie Er is geen actie nodig.  Importeren Raet Basisdocument (changes 540199 en 542688) Beheer > Externe mutaties > Upload mutatiebestand Melding  Bij het verwerken van Raet Basisdocumenten werden lege cellen ten onrechte vertaald naar een einddatum. Ook lukte het niet meer om gegevens expliciet te beëindigen met de waarde #NULL#. Oplossing Dit is opgelost met een tussentijdse release op 17 januari. Lege cellen worden nu weer als vanouds genegeerd en u kunt  de waarde #NULL# weer gebruiken om gegevens expliciet  leeg te maken vanaf de opgegeven datum. Uw actie Er is geen actie nodig.  Berekening fiscale bijtelling Auto van de zaak onjuist (change 1208931) Medewerker / Contract > Arbeidsvoorwaardegegevens > Auto van de zaak Melding Voor het berekenen van de fiscale bijtelling van de auto van de zaak de voor de volgende Auto categorieën vond onterecht aftopping plaats, waardoor het bedrag van de cataloguswaarde boven de 50.000 EUR tegen 25 % belast werd.  Auto categorie 4 = Zonder CO2-uitstoot (vervallen eind 2013) Auto categorie 9 = Milieuvriendelijk (vervallen eind 2016) Oplossing Dit is opgelost. Aftopping van het bijtellingspercentage op basis van de cataloguswaarde vindt niet langer meer onterecht plaats voor de categorieën 4 en 9. Uw actie Als u in het veld Fiscale bijtelling bedrag afwijkend (auto vd zaak) een afwijkend bedrag heeft ingevoerd, moet u dit bedrag handmatig verwijderen.  Standenregister uitgebreid gaf foutmelding (change 1204096) Rapporten > Salarisspecificaties > Standenregister Uitgebreid Melding Als u bij het Standenregister Uitgebreid de optie Per medewerker aanvinkte, verscheen er in Mijn Rapporten een tekstbestand met een technische foutmelding. Oplossing Dit is opgelost. U kunt het Standenregister Uitgebreid per medewerker weer genereren Uw actie Er is geen actie nodig Flex benefits support gaf benefit budget van 2018 weer Melding Voor een aantal klanten was een budget dat de werkgever beschikbaar had gesteld in 2018, onterecht beschikbaar gesteld in 2019. Oplossing Dit is opgelost. U ziet nu de correcte budgetbedragen. Uw actie Er is geen actie nodig Aanvullende verwerking verloonde reeds betaalde bedragen (change 539179) Melding Bij een aanvullende verwerking werden soms de bedragen uit de normale verwerking opnieuw betaald en op de loonstrook getoond. Oplossing Dit is opgelost met een tussentijdse release op 11 januari. Uw actie Er is geen actie meer nodig. De berekende resultaten zijn waar nodig reeds gecorrigeerd in overleg met de betrokken klanten.   Publishing Date : 2/4/2019

Op deze pagina is alles terug te vinden over de kennissessie Release HR Core /  Payroll Business die gegeven is op dinsdag 30 november 2021. - Opname presentatie - Presentatie slide deck

Mededelingen Uitnodiging Webinar Visma | Raet Dynamic Payslip Datum: 06 mei 2021 Tijd: 13.00 uur – 14.00 uur Via deze Webinar willen we je kennis laten maken met de Visma | Raet Dynamic Payslip of interactieve salarisstrook. We kijken naar de huidige salarisstrook in PDF en de mogelijkheden van een interactieve salarisstrook. Daarnaast ontvangen wij graag feedback over de look & feel van de Visma | Raet Dynamic Payslip.  Aanmelden Wil je deelnemen aan deze webinar? Kijk dan op de Community van Payroll Business bij Evenementen, klik op Webinar Dynamic Payslip en meld je aan. De maandag voorafgaand aan de webinar, sturen we je dan een e-mail met de login details. Gewijzigd en verbeterd Rapport Voorgestelde UPI aangepast Waarom  Het rapport Voorgestelde UPI is voorzien van extra controles, zodat je beter in staat bent om de gegevens te controleren en corrigeren voordat de persoonslaag wordt geactiveerd. Hoe  We hebben de volgende controles toegevoegd: Controle op BSN korter dan 9 posities Als het BSN korter is dan 9 posities, staat er een foutmelding in de kolom Conflict / Error en zie je in kolom Opmerking de tekst: BSN korter dan 9 posities, gelieve te corrigeren. Controle op postcodeformaat Als het formaat van de postcode onjuist is, staat dit in de kolom Conflict / Error en zie je in de kolom Opmerking de tekst: Postcode is onjuist. gelieve te corrigeren. Actie Er is geen actie nodig.  Opgeloste meldingen Veld Manager leegmaken via Importeren CSV lukte niet meer (2033007) Melding  Het was niet meer mogelijk om in het scherm Medewerker(s) het veld Manager leeg te maken door het importeren van een CSV-bestand met de waarde #NULL#. Deze actie voer je bijvoorbeeld uit als je de manager handmatig hebt ingevuld en je wilt dit veld laten vullen met de daadwerkelijke manager uit de organisatiestructuur. Oplossing Dit is opgelost, zodat je vanaf deze release de het veld Manager weer kunt leegmaken door het importeren van de waarde #NULL#. Na het importeren van deze waarde, verwijdert de applicatie de handmatig ingevoerde Manager en neemt de waarde over uit de organisatiestructuur. Actie Als je managers in een keer wilt verwijderen, kun je dit doen via het importeren van een CSV-bestand. Issue verspringen van datum bij Organisatorische eenheden HRCB (2608435 ) Melding Als je in het hoofdscherm van de Organisatorische eenheid een peildatum invoert en daarna doorklikt naar de Organisatorische eenheid die je wilt wijzigen, dan springt de peildatum weer naar de eerste dag van de periode en houdt het systeem niet de datum vast die je hebt gekozen in het eerste scherm.  Oplossing Instellingen > Formatie en Organisatie > Organisatorische eenheden Dit is opgelost,. De peildatum die je in het eerste scherm hebt gekozen, blijft nu staan in de vervolgschermen. Actie Er is geen actie nodig. Functie tijdelijk verdwenen uit menu Melding Soms was een bepaalde functie gedurende één dag niet meer zichtbaar in het menu. Dit was bijvoorbeeld op 31 december 2020 het geval met de functie Arbeidscontract. Je kon de gegevenselementen van dat scherm die dag wel terugvinden in rapporten en ook was het mogelijk ze te muteren via bijvoorbeeld Beheer > Externe mutaties. Oplossing De programmatuur is aangepast, waardoor de functies in het menu zichtbaar blijven en niet opeens verdwijnen. Actie Er is geen actie nodig.  Publishing Date : 4/23/2021

Notifications Again - Duplicate sick reports were added when importing consultant’s Excel file The September release notes included this message about incorrect addition of duplicate sick reports as described below. Due to a problem with this modified functionality we have revoked the modification on 30 August 2021. The modification has now been improved and will again be available in the October release. Why When an Importing absence file was read in the Import Excel file (Consultant) screen that inadvertently contained duplicate sick reports, the Sick leave screen showed two lines with active sick leave. However, only one sick leave is allowed per contract. In the Sick leave screen it is not possible to enter a new sick leave for an employee with an active sick leave because the system checks for this and an error message will be displayed. When importing sick leave this check was not performed, resulting in duplicate sick reports with the same start date. How Management > Import/Export > Import Excel file (Consultant) Employee > Illness > Sick leave The software has been modified to ensure an Importing absence file with duplicate sick reports no longer results in duplicate active sick reports when it is read using Import Excel file (Consultant). We have also made sure this is not possible through other channels for reporting sick leave, such as API and HR Self Service. Action No action is required. Person level improved – Identity now processed in the same way as UPI We made the following functionality available on 1 September 2021. Why When an employee is hired, the system can determine whether it concerns a new or a returning employee. With a new employee the system assigns a new UPI or Identity. Identity (7013) is used to identify the user in the portal. Unique Personal ID (UPI) (7014) is used to identify a person and can also be used when the person level is not used. With a returning employee the system used to assign the old UPI but not necessarily the old Identity. This resulted in problems in the portal and other systems. That is why the system now processes the UPI and the Identity in the same way. How To enable the system to process the UPI and the Identity in the same way, the software has been modified as follows.  Settings > Recording > Parameters UPI As of 1 September 2021 the name of the Parameters UPI screen has changed to Parameters UPI/Identity. The Fill Identity with field has been added to specify what the employee’s Identity field should contain. When the employee’s Identity is already known in the system, i.e. a person with an Identity already exists for the UPI, the known Identity is used. Note: the preference specified in the Fill Identity with field for Identity applies when a new Identity has to be created. The Fill Identity with field has the following values: Generate automatically The Identity field is to be specified by the system automatically. With this option the Sequence number field and the Leading zeroes option are displayed.  Enter a sequence number if the Identity that is automatically generated should be based on this sequence number +1, this sequence number +2, etc. If the Leading zeroes option is selected, the Total length field is displayed and the leading zeroes are added to the automatically generated Identity up to the maximum length specified in Total length.  Use employee code The Identity field will automatically be filled with the employee code. Use employee UPI The Identity field will automatically be filled with the UPI. Use Identity preference The Identity field will automatically be filled with a preference value. This field will be made available through Self Service. For example, Email address or a value from the organization’s free fields. This field can be modified through an import. When nothing is entered here, the Identity field will remain blank. When Use Identity preference is selected in the Parameters UPI/Identity screen, the Identity preference field can be changed in HR Core Business, or the value will be entered through Self Service when the 10526800PS category is included in the Self Service workflow/processes. In all other cases the Identity preference field remains blank and cannot be changed in HR Core Business. Inflow/Outflow > Create employee Employee > Employee > Employee (supplementary)  The Identity preference field has also been added to the Employee (supplementary) screen and in the Create employee wizard, so it is assured in all our processes. Note: when an Identity is explicitly specified when creating an employee using Self Service category 7013PS, that value will be adopted in HR Core Business without validation. Validation will take place during processing. When in the Parameters UPI/Identity screen it has been specified that the Identity should be assigned automatically, the Identity field can remain blank. The Identity will then be assigned automatically. Action Specify your option in the Fill Identity with field in the Parameters UPI/Identity screen with the required start date to ensure one method is used for the Identity throughout the organization. Include category 10526800PS in the Self Service processes if the Identity preference field is to be used.  Modified and Improved GDPR – Some data was wrongly synchronized between Person level and Employee level Why Some data was wrongly synchronized between the Person level and the Employee level. Some of the data has to be removed or anonymized to comply with GDPR. How  The data that was wrongly synchronized between the Person level and the Employee level has been removed from the synchronization process. The data that had to be removed or anonymized to comply with GDPR has later been added and will be properly removed or anonymized as of the October release. Action No action is required. Work schedule can now be generated for a period longer than 2 years Why Up till now work schedules could only be generated for a maximum period of 2 years. Where parental leave is concerned, for example, work schedules for a period longer than 2 years are useful, which is why as of this release a work schedule can be generated for a longer period. How Settings > Work pattern > Generate work schedule As of the October 2021 release a work schedule can be generated for a maximum period of 4 years. Action No action is required.  Solved Messages List of values only consisted of 20 pages (2851105) Message  The List of values screen only showed a maximum of 20 pages. When the list of an Element consisted of more than 20 pages it was not possible to view all the values.  Solution This has been resolved and as of this release the List of values screen includes more than 20 pages. Action No action is required.  HRSS parental leave failure (2848055) Message  It was not possible to request parental leave with a start date that equaled the date of employment.  Solution The software has been modified and as of this release it is possible to hire an employee on, for example, 01-10-2021 and request parental leave as of 01-10-2021. Action No action is required. Publishing Date : 9/21/2021

Dit document bevat een beschrijving van nieuwe functionaliteiten en verbeteringen in deze release. De wijzigingen komen deels voort uit meldingen van onze klanten. Waar het relevant is, verwijzen wij met een nummer naar ons interne systeem waarin wij meldingen van klanten (change …..) registreren. Gewijzigd en verbeterd  Vestiging dubbel gekoppeld aan Organisatie-eenheid (change 1324877) Melding Soms was een vestiging dubbel gekoppeld aan een Organisatie-eenheid, maar niet twee keer toegevoegd door dezelfde eindgebruiker. Hierdoor werden gegevens dubbel doorgegeven aan de gekoppelde systemen. Oplossing De dubbele vestiging werd veroorzaakt doordat er geen controle was op het reeds bestaan van de vestiging in de toekomst. Als nu dezelfde vestiging al bestaat in de toekomst, verschijnt er een foutmelding.  Uw actie Er is geen actie nodig. Opgeloste meldingen  Profiel (703DV) kwam niet door voor nieuwe medewerker (change 1579908)  Melding Bij het invoeren van een nieuwe medewerker via Self Service werden voor het profiel in het scherm Contract profielen gebruikt via het toegevoegde veld (703DV) met als doel het aansturen van het arbeidsvoorwaardencluster. Omdat via dit veld de gegevens onder contract niet op het juiste niveau zijn vastgelegd, worden ze niet geëxporteerd. Oplossing Vanaf deze release kunt u de profielgegevens op contractniveau meesturen via het veld (703PS). Uw actie Er is geen actie nodig. Verlofsaldo na berekening vast extra individueel verlofrecht soms onjuist (change 1629890) Melding Het berekenen van vast extra individueel verlofrecht waarvan de begindatum voor 2019 ligt, ging niet goed omdat dit na de release van 2019-07 werd behandeld als eenmalig. Hierdoor is het verlofsaldo niet correct  bij medewerkers met een vast extra individueel verlofrecht bij wie een mutatie/verlofopname is vastgelegd, waardoor het verlofsaldo opnieuw moest worden berekend. Zijn er voor deze medewerkers geen mutaties of verlofopnames vastgelegd, dan is het verlofsaldo correct. Oplossing Vanaf deze release zal het vast extra individueel verlofrecht weer als vast recht behandeld worden.  Uw actie Als u in uw organisatie gebruik maakt van vast extra individueel verlofrecht, dan adviseren wij u bij deze medewerkers het saldo te controleren en zo nodig een herberekening van het verlof uit te voeren. Publishing Date : 7/25/2019

Notifications Webinar Visma | Raet Dynamic Payslip – Invitation Date: 06 May 2021 Time: 01.00 pm to 02.00 pm This webinar provides an introduction to Visma | Raet Dynamic Payslip. We review the current payslip (PDF) and the options available with an interactive payslip. We would also like to receive feedback on the look & feel of Visma | Raet Dynamic Payslip.  Sign up Would you like to attend this webinar? Go to the Payroll Business Community at Events, click Webinar Dynamic Payslip and sign up. You will receive an email with the login details on the Monday preceding the webinar. Modified and Improved Proposed UPIs report has been modified Why  The Proposed UPIs report now includes additional checks to check and correct data before the Person level is activated. How  The following checks have been added: Check if BSN has less than 9 characters When a BSN has less than 9 characters, the Conflict / Error column contains an error message and the Remark column contains the text: BSN has less than 9 characters, please modify. Check of zip code format When the format of a zip code is incorrect, the Conflict / Error column contains an error message and the Remark column contains the text: Zip code is incorrect, please modify. Action No action is required.  Solved Messages Clearing Manager field using Import CSV was no longer possible (2033007) Message  It was no longer possible to clear the Manager field in the Employee(s) screen by importing a CSV file with the #NULL# value. This action is performed when the manager has been specified manually and the field has to be populated with the actual manager from the organizational structure. Solution This problem has been resolved. As of this release the Manager field can be cleared again by importing the #NULL# value. When this value has been imported, the manually specified manager is removed and the value from the organizational structure is adopted. Action If multiple managers have to be removed in one go, this can be done by importing a CSV file. Problem with changed date at Organizational units HRCB (2608435) Message When a reference date is entered in the Organizational unit’s main screen and next the Organizational unit that is to be changed is selected, the reference date is reset to the first day of the period instead of retaining the date selected in the first screen.  Solution Settings > Formation and Organization > Organizational units This problem has been resolved. The reference date selected in the first screen is now retained in the subsequent screens. Action No action is required. Option temporarily removed from menu Message Sometimes a specific option was not visible in the menu during a single day. For example, the Employment contract option on 31 December 2020. The data elements included in that screen, however, were included in reports and could be changed using Management > External changes. Solution The software has been modified and the options are now always included in the menu. Action No action is required.  Publishing Date : 4/23/2021

Nieuw Nieuwe referentietabellen toegevoegd aan de HR Data Feed Waarom Een aantal klanten heeft aangegeven data te willen koppelen maar hiervoor waren niet alle referentietabellen voorhanden. Hoe Er is een nieuwe tabel toegevoegd aan de entiteit Organisatorische eenheden, deze kan worden gedownload via Data Feed. Deze heet Koppeltabel_Organisatorische_Eenheid_Arbeidscontract. Er is een nieuwe tabel toegevoegd aan de Entity Functie informatie, deze kan worden gedownload via Data Feed. Deze heet Koppeltabel_Arbeidscontract_Functie_Informatie. Uw actie Als klant moet u, om gebruik te kunnen maken van de referentietabellen en informatie, de informatie importeren en de nieuwe referentietabellen verwerken in uw software-/integratie-oplossing. Verbeterd De betrouwbaarheid van dagelijks bijgewerkte verlofdata voor ad hoc-rapportage is verbeterd Waarom Een aantal klanten heeft gemeld dat ze de meest recente data niet konden zien bij de aanmaak van ad hoc-rapporten met rapportmodellen. Hoe We ontdekten dat het proces om de data bij te werken niet goed functioneerde. Dit is opgelost. Uw actie Er is geen actie nodig. De metrische nauwkeurigheid van ziekteduur is verbeterd Waarom Een aantal klanten meldde dat, na het uitvoeren van de standaard rapporten R-ZK-10000, R-ZK-10010 en R-ZK-10020 voor hun hele organisatie, ze aanzienlijke verschillen ontdekten in de Gemiddelde ziekteduur op de laatste pagina. We hebben dit geanalyseerd en ontdekten dat deze waarden onjuist waren. Hoe De berekeningen zijn aangepast en de rapporten bevatten nu de juiste waarden. Uw actie Er is geen actie nodig. Publishing Date : 4/18/2019

2019-12 Validatiewaarden Woonsituatie loonheffing uitgebreid Vanaf 01-01-2019 is er voor de berekening van de loonheffing onderscheid tussen drie groepen werknemers in relatie tot het woonland. Vanaf 01-01-2020 zijn in Payroll Business extra groepen werknemers beschikbaar: inwoners van België en inwoners Suriname of Aruba. Wijziging AOW leeftijd Door het aangenomen wetsvoorstel Temporisering verhoging AOW-leeftijd stijgt de AOW leeftijd minder snel. Dit vereist het aanpassen van de AOW leeftijden voor 2020 én de jaren daarna. Na de release van december worden de AOW leeftijden in delen bijgewerkt. Het actualiseren van de AOW datums vindt plaats op chronologische volgorde. 2019-11 WAB - Hoge en lage WW-premie Voor medewerkers die WW-verzekerd zijn, berekent Payroll Business automatisch de WW-premie. De berekening van de waarden WW-hoog of WW-laag gaat op basis van drie gegevensvelden in het scherm Arbeidscontract. Dit zijn de velden Contact onbep./ bep. tijd, Schriftelijke arbeidsovk en Oproepovereenkomst. De laatste twee zijn al beschikbaar vanaf 1 november 2019. 2019-10 Gebruikersprofiel HR Easy Salarisadministratie only aangepast Het gebruikersprofiel HR Easy Salarisadministratie only kent een nieuwe menustructuur en nieuw ontworpen schermen. 2019-09 Extra gegevens voor Loondoorbetaling bij ziekte Voor het vastleggen van het doorbetalingspercentage zijn nu meer gegevens beschikbaar. Hiermee voorkom je de L1614 en L1615 meldingen van de Belastingdienst. Dit met betrekking tot de arbeidsvoorwaarde Loondoorbetaling bij ziekte als gevolg van het ontbreken van contracturen of loon bij ziekte. Deze aanpassing komt voort uit het Visma | Raet Ideeënportaal. 2019-08 Loondoorbetaling - Arbeidsvoorwaarde Salaris variabel bruto Het is mogelijk dat de duur van het dienstverband, het percentage loondoorbetaling bij arbeidsongeschiktheid bepaalt. Met ingang van 1 september 2019 kan je bij de arbeidsvoorwaarde Salaris variabel bruto vastleggen of de referentietabel van toepassing is. Voor de arbeidsvoorwaarde Salaris variabel bruto is de functionaliteit aangepast. Zo geldt het dus niet meer voor de arbeidsvoorwaarde Loondoorbetaling bij Ziekte. 2019-07 Nieuwe berekeningsmethode bij Reiskosten Maak gebruik van de nieuwe berekeningsmethode voor de arbeidsvoorwaarde Reiskosten. Dit is methode 11, op basis van een staffeltabel. De berekening gebruikt de nieuwe referentietabel Reiskosten woonwerk staffel om de vaste vergoeding én de kilometervergoeding te bepalen en deze daarna toe te passen. Je vindt de berekening hier: Dagen bepaling fiscus / Reisdagen per week / Tabel staffel. 2019-06 Arbeidsvoorwaardencluster & Risicogroep in Profiel Het is nu mogelijk het arbeidsvoorwaardencluster en de risicogroep toe te passen in het profiel. Dit reduceert de invoertijd voor de eindgebruiker en vermindert het risico op fouten. Reiskosten WKR uitgesplitst Het was alleen mogelijk om de werkkostenregeling toe te passen voor alle reiskosten tegelijk (woon-werk en declaraties). Nu is per reiskostensoort een keuze te maken. 2019-05 Gewijzigde menustructuur Met ingang van de mei release gebruik je de gewijzigde menustructuur. In de release notes van april hebben we een tipje van de sluier opgelicht. De menustructuur sluit nu veel meer aan op de werkprocessen. Deze optimalisatie kwam mede tot stand dankzij de pilot in de afgelopen maanden met diverse klanten. Salarisberekening Het scherm voor de salarisberekeningen biedt nu een aantal nieuwe functionaliteiten. Zo zie je nu meer runs die de afgelopen maanden zijn gedraaid, inclusief hun statussen. Ook is nu zichtbaar wie de salarisberekening startte. Een overzicht toont alle runs met afsluiting en welke gebruiker de salarisrun heeft afgesloten. Wizard Nieuwe medewerker nu met profielen Maak nu gebruik van de vernieuwde wizard Nieuwe medewerker. Definieer via profielgroepen die profielen die je wilt gebruiken bij het aannemen van een nieuwe medewerker. Dankzij de voorgedefinieerde gegevensets, verlopen de administratieve processen van het aannemen aanzienlijk efficiënter. Ouderschapsverlof met geldigheid vast Naast eenmalig kan je nu ook de geldigheid vast aangeven bij de arbeidsvoorwaarden voor Ouderschapsverlof. Dit om te voorkomen dat je iedere periode opnieuw deze handeling moet verrichten. Deze verbetering komt voort uit het Visma | Raet Ideeënportaal. 2019-01 Pro forma berekening in Payroll Business Vanaf de januari release kunt u in Payroll Business pro forma berekeningen starten. De uitkomsten van deze berekeningen zijn gebaseerd op de inrichting en rekenregels zoals deze in Payroll Business zijn vastgelegd. De resultaten van deze  berekeningen kunt u  opslaan in een PDF rapport. Verwerken terugwerkende kracht (TWK) mutaties in het vorige jaar U heeft na de januari release de mogelijkheid om mutaties van het vorige jaar (2018) ook te verwerken in dat jaar (2018). Dit is ook nog mogelijk als u al verwerkingen in het huidige jaar (2019) hebt gestart of afgesloten.

New New Terms of employment for Belgium Why  As of this release, two new terms of employment are available for recording information that companies based in Belgium may need: Terms of employment Belgium and Suspensions Belgium. These terms of employment are only intended for registering this information. The data you record in these screens is not be used for salary processing.  How Settings > General > Term of employment clusters As of this release, you can add the Terms of employment Belgium and Suspensions Belgium terms of employment to a terms of employment cluster by using the Terms of employment cluster function. Enable the Auto selection option if you want these terms of employment to be added by default when assigning the terms of employment cluster to a new employee. Employee > Contract > Terms of employment Use the Terms of employment screen to link the new terms of employment to an employee. Action If you wish to use these new terms of employment, add them to the terms of employment cluster or link them to the relevant employee(s).  Modified and Improved More information on the Leave balance screen Why Customer feedback indicates a need for more information on the Leave balance screen, such as the employee’s date of birth and leave scheme, and the reason for a leave request.  How Employee > Leave > Leave balance As of this release, the following information has been added to the Leave balance screen. At the top of the Leave balance screen, the date of birth and the applicable leave scheme. The Reason column, where you can see why a leave request was submitted. Action No action is required. Improved performance of Leave balance overview per month report and Collective leave report Why In previous release notes we announced that we were working on improving the operational reports, starting with leave reports. Release 2021-01 includes improvements to the final two leave reports: Leave balance overview per month and Collective leave. The functionality of these reports has not changed. How Settings > Leave > Collective leave Settings > Leave > Leave balance overview per month Generating reports is now faster. If you run the Leave balance overview per month report, you will see that Excel is the default value in the Save as field. If necessary, you can change this value to PDF. Action No action is required. Raet HR interfaces > Youforce users extended Why It would be convenient if administrators could arrange for the UPI to be included in the Youforce users extended interface so that the Youforce portal can use it to provide Identity and Access Management (IAM) services based on the unique personal identification (UPI). How Settings> Data exchange> Raet HR interfaces > Youforce users extended interface  The UPI required option has been added to the Youforce users extended interface. If this option is enabled, only those employees will be sent to the portal that have a completed Unique Personal ID (UPI) field. Action If you only want to send employees with a completed UPI field to the Portal, check the UPI required option to enable it. Organizational Unit - Sorting search field to look up manager Why If you had enabled the Search by employee code option at the bottom left of the general screen in User settings , the manager look-up in organizational units feature had not yet been adjusted accordingly and the system still showed the Company field first. We have now made the appropriate software adjustments in this release based on user feedback. How User settings  If you have enabled searching by employee code in the User settings, from now on you will see the employee code as a search parameter instead of the company when searching for the manager in an Organizational unit. Action No action is required. Import sick leave optimized Why It would sometimes take a considerable amount of time to collect all required data when importing sick leave before the entire file was finally processed. This caused an unnecessary interruption in the process when importing multiple files. We have now optimized the import process to resolve this inconvenience.  How We have adjusted the procedures for collecting data during the import to reduce file processing time, meaning imports in HR Core Business are now processed faster. The time savings will be especially noticeable when importing smaller files. Action No action is required. Solved Messages Unlink profile from Profile group Message If you had added a Profile to a profile group and you wanted to remove this profile from this profile group on the same day (e.g. because it was incorrectly linked), the system would not save the change and this profile would remain linked to the profile group after saving. Solution Settings > Recording > Profiles This has been resolved. You can now remove a profile from a profile group on the same day as you added the profile.  Action As of this release, you can remove profile groups that were incorrectly linked from a profile group on the start date. Unknown Organizational unit codes in CSV for employees who were transferred via import (1839613)  Message When exporting the Organizational unit (OU) codes via Export CSV, the file showed strange OU codes instead of the OU codes that were imported and visible in the Employment contract screen.  Solution The strange OU codes only appeared in very specific cases, in which only the code was requested in a report. There was no problem when requesting a report with the OU description. This problem has been resolved as of this release. Now, the Export CSV report displays the correct OU code, which is linked to the employee. Action No action is required. Nationality code table was not up to date (2309997) Message The nationality code table did not match the tax administration’s current codes for 2020. As a result, it was not always possible to record the correct nationality in accordance with the official list.  Solution We have adjusted the nationality code table to reflect the tax administration’s official list for 2021. This means that some nationalities are no longer visible, that the description of a number of nationalities has been changed, and that new nationalities have been added. Action We have informed all customers who have entered these nationalities for employees so that they know what they need to change as of 1-1-2021. This change has no direct impact on other HR Core Business users. Memo field in Pregnancy and maternity leave (WAZO) screen generated an error (2270912) Message Adding text to the memo field when saving an illness report resulted in an error message. You could only add text to the memo field after you had saved the illness report. Solution Employee > Leave > Pregnancy and maternity leave (WAZO) This has been resolved. You can now add a memo in the Pregnancy and maternity leave (WAZO) screen without saving the illness report first. Action No action is required. Publishing Date : 12/23/2020

Announcements Improvements for user experience As announced in the June 2019 release notes, we have worked hard to improve the HR Core Business and Payroll Business user experience, including improving the look and feel. When you log in you will see the following changes: The field to search for a function in the menu is now more prominently at the top of the menu. Our icons have been updated. New nuances have been added to the color scheme within the screens, This gives a more pleasant screen contrast if you work in the application for a long period of time. Modified and improved Leave scheme in days Why To support leave requests of employees in Germany using our HR Core Business Global application, it is now possible to take leave in days. This means that leave accrual can take place in days and the deductions in full or half days. How Settings > Leave > Leave Entitlements  The screen used for creating a leave scheme now includes the Leave Unit field where you can choose between hours or days. The types of leave that are linked to the leave scheme are used based on this unit. The unit cannot be changed once the leave scheme has been created. The title bar of the type of leave indicates whether leave in hours or days is concerned.  If you have opted for days, leave accrual will take place using this leave scheme, based on the days in the work schedule. The number of hours an employee works per day is not taken into account. Example An employee with the following work schedule requests leave from Monday 20 May through to Friday 24 May. Mo Tu We Th Fr 4 hours 0 hours 8 hours 2 hours 0 hours For this period, 3 days will be deducted, irrespective of the number of hours for that day. Leave accrual will take place in the same way. An employee with the work schedule from the example accrues leave based on 3 working days per week, irrespective of the number of hours the employee works per day. Please note The check that is currently taking place on the maximum number per day is still based on hours: this means that the maximum is 24. Example: you want to take leave on one day and you enter as the start date and end date: 4 June 2019. If you also enter a number that is higher than 1, for example 23, the application will write off 23 days, while based on the start and end date only 1 leave day is expected. With an existing leave scheme, changing leave from hours to days is not yet supported. When creating a new leave scheme based on days, this scheme should not be linked to the Continued payment during leave (breakdown) employment benefit. This scheme always uses the hour's option. Your action No action is required.  Manager’s employee code in Organizational Unit detail screen Why Names within an organization are not always unique. It is therefore useful when the employee code of the selected manager is visible in the Organizational Unit detail screen.  How Settings > Formation and Organization > Organizational Units When a manager or backup manager is selected, the manager’s employee code will now be displayed after his/her name in the Organizational Unit detail screen. Your action No action is required.  Branch code in the Organizational Unit detail screen Why In order to determine if the correct branch has been linked to the Organizational Unit, it would be useful to not only include the description of the branch in the Organizational Unit detail screen but also its branch code. How Settings > Formation and Organization > Organizational Units When a branch is selected, the branch code will now be displayed after its description in the Organizational Unit detail screen. Your action No action is required. Values for Gender will be expanded in a next release Why In the January 2019 edition of the data specification for the Fiscal Declaration, the possible values ​​for the Gender field have been expanded, so that it is possible to correctly register persons who do not want to speak out for men or women. How Medewerker > Instroom > Aanmaken medewerker (Stap 1) Medewerker > Medewerker > Medewerkers Medewerker > Medewerker > Medewerker Medewerker > Medewerker > Partnergegevens   To meet the new specifications for the Fiscal declaration, the reference table that belongs to the Gender and Gender Partner fields contains the following values ​​from a next release.   Code Gender Description 0 Onbekend 1 Man 2 Vrouw 9 Niet gespecificeerd   Please note: these codes are passed on to the Fiscal Declaration and Uniform Pension Declaration (UPA). These values ​​are also available in other linked / receiving systems, such as HR Self Service and Management Information. Salutation The content of the Salutation field is automatically generated based on the Gender and Employee Name fields. From a next release, this field is therefore composed as follows:   Gender Name employee Salutation Composite name Onbekend Jansen <Leeg> Jansen Man Jansen De heer De heer Jansen Vrouw Jansen Mevrouw  Mevrouw Jansen Niet gespecificeerd Jansen <Leeg> Jansen   Your action If you import data from HR Core Business into your own systems via interfaces that include the Gender or Salutation fields, check whether your systems can receive the new values correctly and adjust your import process accordingly. Resolved notifications Active Notifications search screen not visible Notification When the search screen was used for Active Notifications by source date, the screen became very small when the Search button was clicked. Solution This has been resolved and following this release the search screen will retain the correct size.  Your action No action is required.  Organizational structure – OU name change not properly processed (change 958019) Notification When the & character was included in the description of an Organizational Unit, it was not always correctly displayed. The description was not processed properly and was therefore also displayed incorrectly in OrgSight.  Solution This has been resolved. As of this release, special characters such as the & character are correctly interpreted and displayed. OrgSight OU name change not properly displayed (change 958019) Notification Descriptions of Organizational Units that include special characters, such as the & character, were not always displayed correctly in OrgSight. Solution The cause of this problem has been resolved in HR Core Business and as of this release, the descriptions with special characters are displayed correctly in OrgSight. Publishing Date : 6/28/2019

Notifications Unique Personal ID (UPI) Unique persons must be identifiable in interface applications, including Medical Leave Management and Talent Management. That is why in future the use of a Unique Personal ID (UPI) will be mandatory. By means of this UPI (copied) employees can be linked. Mandatory use of the UPI will be implemented in phases: Phase 1 Checking the UPI’s uniqueness. Refer to the Checking the Unique Personal ID’s uniqueness section in these Release Notes. Phase 2 Option to enable auto-population of the UPI field of new employees with the employee code. Phase 3 The ability to update existing employees with the employee code (individually and through import) when the option to populate the UPI field with the employee code has been enabled. The new Update UPI field will be introduced for this purpose. Phase 4 Final phase for unspecified UPIs and mandatory use of UPIs. We will keep you informed about the progress through the Release Notes. New Request for supplementary childbirth leave when registering the child Why With the introduction of the Dutch Supplementary Childbirth Leave Act (Wet Invoering Extra Geboorteverlof (WIEG)) an employee may opt to take 5x the number of contract hours in supplementary childbirth leave. This request always concerns whole weeks. As of this release the requested number of weeks of childbirth leave can be specified when registering the child. How Settings > General > HR parameters To enable automatic generation of the extra individual leave entitlement to supplementary childbirth leave, the type of leave to be used must be specified in the Verlofsoort aanv. geboorteverlof (Supplementary childbirth leave) field in the HR parameters screen. Employee > Employee > Child data As of July 1, 2020 the Aanvraag aanv. geb.verlof (weken) (Supplementary childbirth leave request (weeks)) field has been added to the Child data screen. Here the number of requested weeks of supplementary childbirth leave must be specified in whole weeks. 5 weeks at most can be requested. The relevant child data of the child for which supplementary childbirth leave is requested can also be specified. Due date of birth in the future: as of this release a due date of birth in the future can be specified. The date must be updated when the actual date of birth differs. The description of the generated supplementary childbirth leave contains the child’s name and date of birth, so it is easy to see to which child the leave applies. GDPR and registration of the child’s name: the GDPR, however, stipulates that the child’s name may only be registered when the parent has given explicit consent to do so. That is why a description instead of the child’s name is registered. Generating extra individual leave entitlement: when the data has been registered and stored, an extra individual leave entitlement is generated automatically. Note: it may take a few minutes before the extra individual leave entitlement has been generated. Employee > Time off > Extra individual entitlement When the child data and the requested number of weeks of supplementary childbirth leave have been specified, the extra individual leave entitlement is generated automatically. This leave entitlement has an entry date that matches the child’s date of birth. The number of hours is the requested number of weeks of leave x contract hours per week. The expiration date is entered automatically and is 6 months after the date of birth. Your action Add the supplementary childbirth leave type to the time off policies and link it to the supplementary childbirth leave through the HR parameters as described above. New function - GDPR - delete employee Why The GDPR stipulates that it must be possible to delete employees after the retention obligation has expired. As of this release a function for removing the personal data of employees has been included in HR Core Business.  How Employee > Employee >AVG Verwijderen medewerker (GDPR - delete employee) As of this release the Employee option in the Employee menu includes the AVG Verwijderen medewerker (GDPR - delete employee) function. When the screen is opened, employees who have left employment more than 7 years ago are displayed. The list can be filtered by employee name. Mark the employees whose personal data should be deleted and click the Delete button. Persons whose data has been deleted only have the GDPR removed, xx. description. Note: employees cannot be undeleted. The data is deleted from the database as well and cannot be retrieved. In the Extended Transaction Report, these removed employees are included with the description AVG removed, x (AVG verwijderd, x) and the Value AVG removed. (Waarde AVG verwijderd) Personal data is no longer available for employees who have been removed via AVG Delete employee, so that it is not possible to trace which employees are involved. It is important to realize that the removal of an employee via the AVG delete employee function is considered a change to the employee data. This ensures that adjacent applications are informed about the removal of the employee, see also the example below. If you request changed data after removal via an interface or reports, it may be that employees who have been out of service for 7 years are again included in a selection, because there has been a change in the employee data, namely that the status of GDPR Deleted is active. This obviously does not apply if the selection only contains active employees. Example Employee J. Janssen, personnel number 100, has been out of service for 7 years. His data has been deleted via GDPR delete employee (AVG verwijderen medewerker). With this delete action, the data element AVG mask data (AVG maskeren gegevens) is created in the background and filled with the value Masked (Gemaskeerd). As a result in the mutation report (Mutatieverslag (uitgebreid)) you will see the employee as AVG Deleted (AVG verwijderd). Suppose a customer uses its own interface, which requests all employees whose data has been changed. Because the data element AVG mask data (AVG maskeren gegevens) has been created and has the value Masked (Gemaskeerd), former employee J. Jansen, personnel number 100, is sent to the interface as employee x. AVG Deleted (x. AVG Verwijderd). Your action If adjacent systems use HR Core data, it may be that the deleted employee, including the deleted data, is sent again to this system. It may therefore be necessary to adjust these systems before using the new functionality for deleting personal data. Modified and Improved Checking the Unique Personal ID’s uniqueness Why In future the use of a Unique Personal ID (UPI) will be mandatory in order to identify persons in interface applications such as Medical Leave Management and Talent Management. Refer to Unique Personal ID (UPI) at the beginning of these Release Notes. As of this release the uniqueness of the Unique Personal ID will be checked. How Employee > Employee > Employees When a new Unique Personal ID is specified in the Employee screen, the uniqueness of the value entered in the field will be checked. When it matches an existing value of the client, an error message will be displayed when the last name and date of birth of the employee do not match. Your action Ensure the UPI is unique to each person, i.e. employee and the same (copied) employee across companies. An employee is considered to be the same single person when the last name and date of birth are identical. Exporting time off requests Why The Time off request screen was modified in 2019 to improve filter options and performance. It was no longer possible to export time off requests. However, clients have indicated they require the export function. That is why as of this release it is possible to export time off requests again.  How Employee > Time off > Time off request The Export button is again available in the Time off request screen (bottom right). When this button is clicked, the file type can be specified at the top of the screen, and whether all pages should be exported. Your action No action is required. Solved Messages Name of organizational unit incorrectly displayed in OrgSight Message When searching for an organizational unit in OrgSight, the name was incorrectly displayed. When the organizational unit was selected, the name sometimes included a strange symbol. This was due to the fact that special characters such as the ampersand (&) were mistakenly interpreted as HTML code. Solution This problem has been resolved: as of this release the names of organizational units are displayed correctly. Your action No action is required. Publishing Date : 5/25/2020

Herindienst onder dezelfde medewerkercode Het herindienst nemen van een medewerker gebeurt nu onder dezelfde medewerkercode. De berekening van het pensioen in de salarisverwerking is correct en het pensioenfonds ontvangt de juiste gegevens. Ad-hoc rapportage klantniveau Vanaf deze release kan je het Ad-hoc rapport (uitgebreid) op klantniveau in één rapport opvragen in plaats van diverse rapportages per bedrijf. Verbeterde controle loonaangifte bij salarisverwerking Om proactief fouten in de loonaangiftegegevens af te vangen, introduceren we een zevental loonaangiftesignalen, waaronder de dubbele IKV. Payroll Business maakt geen loonaangiftebestand meer aan als de verwerking met één van de gesignaleerde fouten wordt afgesloten. Hiermee verbeteren we de kwaliteit van de loonaangiftes en zal het aantal tickets afnemen.