Releases Youforce Flex Benefits

Mededelingen Overgang naar de nieuwe gebruikersinterface voor medewerkers Zoals wij al eerder hebben gemeld, zullen alle organisaties die nu nog gebruik maken van de oude gebruikersinterface voor medewerkers, tijdens release 2019-10 worden omgezet naar de nieuwe gebruikersinterface voor medewerkers. Gewijzigd en verbeterd Activeren nieuwe gebruikersinterface Waarom De beheerder had de mogelijkheid om de medewerkers van zijn organisatie over te zetten naar de nieuwe gebruikersinterface voor medewerkers op een door de organisatie te bepalen moment. Hiervoor kon de beheerder het kenmerk Gebruik nieuwe gebruikersinterface aanvinken op het venster Beheer > Onderhouden werkgever. Deze optie is nu overbodig en wordt verwijderd. Hoe menu Beheer > Onderhouden werkgever Het kenmerk Gebruik nieuwe gebruikersinterface wordt verwijderd van het venster Onderhouden werkgever.  Uw actie Er is geen actie nodig. Layout gebruikersinterface voor medewerkers vernieuwd (deel 2) Waarom In release 2019-09 hebben we de layout van de nieuwe gebruikersinterface voor medewerkers vernieuwd met als doel een consistente vormgeving voor alle producten binnen het portfolio van Visma | Raet. Zie de release notes van 2019-09 voor nadere informatie over de wijzigingen. In de huidige release hebben we het tweede deel van de wijzigingen opgenomen. Hoe In release 2019-10 worden de onderstaande wijzigingen opgenomen in de nieuwe gebruikersinterface: Keuzevensters De keuzevensters voor de doelen zijn aangepast aan de nieuwe richtlijnen. Dit betreft onder andere de lettertypes van de teksten en de achtergrondkleuren van het venster. Deze zijn wit en lichtgrijs. Bovenaan de vensters staat een blauwe horizontale lijn. Product-iconen In release 2019-09 zijn de iconen van de producten (doelen) vervangen. Het nieuwe icoon voor het doel Fietsaccessoires voldeed niet en is vervangen. Uw actie Er is geen actie nodig. Tekstregel op tabblad Arbeidsvoorwaarden Waarom Bovenaan het tabblad Arbeidsvoorwaarden stond de tekstregel 'x/n Deze arbeidsvoorwaarden zijn voor u beschikbaar.'  De aanduiding 'x/n' werd door het programma vervangen door x) het aantal doelen dat nog beschikbaar is voor de medewerker en n) het aantal doelen dat in totaal beschikbaar is voor de medewerker. Enkele organisaties hebben aangegeven dat de numerieke aanduiding niet duidelijk is voor veel medewerkers. Hoe Tabblad Arbeidsvoorwaarden De tekstregel 'x/n Deze arbeidsvoorwaarden zijn voor u beschikbaar' is vervangen door de regel 'Deze arbeidsvoorwaarden zijn voor u beschikbaar.' De onduidelijke numerieke aanduiding is verwijderd. Knop 'Alle arbeidsvoorwaarden' op Dashboard Waarom De kaart Selecteer uw arbeidsvoorwaarde op het Dashboard bevat de iconen van alle arbeidsvoorwaarden (doelen) die geactiveerd zijn binnen het flexpakket van de medewerker. Als een organisatie meer dan 6 doelen heeft geactiveerd, dan toont het programma de iconen van de eerste 6 doelen op de kaart. Onder de 6 iconen staat de knop Alle arbeidsvoorwaarden. Met behulp van deze knop kan de medewerker de kaart Selecteer uw arbeidsvoorwaarde vergroten, zodat alle iconen van alle geactiveerde doelen op de kaart passen. Een beheerder heeft aangegeven dat de knop Alle arbeidsvoorwaarden ook wordt getoond als er 6 of minder doelen zijn geactiveerd. De knop is dan overbodig. Hoe Dashboard Het tonen van de knop Alle arbeidsvoorwaarden wordt afhankelijk van het aantal geactiveerde doelen. Als een organisatie 6 of minder doelen heeft geactiveerd, dan wordt de knop niet getoond. Visma | Raet logo op standaard overeenkomsten Waarom Flex Benefits maakt gebruik van de module Docs van Youforce voor het genereren van overeenkomsten, waarin de gegevens van de door de medewerker ingediende keuze worden opgenomen. In Youforce Docs zijn 4 standaard templates voor Flex Benefits opgenomen. Op deze standaard templates stond nog een verouderd Raet logo.  Hoe Standaard Docs Templates Op de 4 standaard templates voor de overeenkomsten voor Flex Benefits in Youforce Docs is het oude Raet-logo vervangen door het nieuwe Visma | Raet logo. Specifieke Docs templates Voor veel organisaties heeft onze consultant in Youforce Docs Templatebeheer een set specifieke templates voor u aangemaakt voor Flex Benefits. In deze templates heeft de consultant het Raet-logo vaak verwijderd en vervangen door het logo van uw organisatie. Als deze specifieke templates voor u zijn geactiveerd (en de standaard templates zijn gedeactiveerd), dan gebruikt Youforce Docs de specifieke templates voor het genereren van de overeenkomsten. Deze specifieke templates zijn door ons niet gewijzigd. Uw actie Er is geen actie nodig. Uitbetaling van gereserveerd budget in de Bruto/netto berekening Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort / Payroll Gemal Waarom Bij organisaties die voor medewerkers maandelijks een persoonlijk budget (IKB-budget) reserveren, kunnen deze medewerkers gedurende het jaar (een deel van) het gereserveerde budget besteden aan een doel. Als het opgebouwde saldo gereserveerd budget in december niet is besteed, dan wordt dit in de maand december automatisch uitbetaald. Bij organisaties die maandelijks een persoonlijk budget uitbetalen, kunnen deze medewerkers gedurende het jaar een deel van het persoonlijk budget reserveren. Als het opgebouwde saldo gereserveerd budget in december niet is besteed, dan wordt dit in de maand december automatisch uitbetaald. In beide situaties werd de uitbetaling van het saldo van gereserveerd budget in de maand december niet opgenomen in de proforma bruto/netto-berekening in Flex Benefits. Deze uitbetaling wordt nu toegevoegd. Hoe Bruto/netto prognoseberekening De bruto/netto prognoseberekening is aangepast. De uitbetaling van het saldo gereserveerd budget wordt toegevoegd aan de post Bijzondere beloning in de prognoseberekening. NB: de aanpassing voor organisaties die gebruik maken van HR Core Business / Payroll Business volgt in één van de volgende releases. Opgeloste meldingen Keuzevenster: verticale scrollbalk werkt niet (change 1333719) Melding Een medewerker probeert een keuze te maken voor het doel Uitruilen reiskosten woon-werk voor de maand december.  Hij opent het keuzevenster voor het doel. Omdat hij al een keuze heeft gemaakt voor de huidige maand, toont Flex Benefits de gegevens van de huidige maand op een geblokkeerd venster. Onderaan het venster zou de knop Maak een keuze moeten staan, maar door de lage schermresolutie van de medewerker is de knop niet in beeld. De medewerker verwacht dat hij naar beneden kan scrollen naar de knop Maak een keuze. Maar de verticale scrollbalk werkt niet. Oplossing  Het keuzevenster is verbeterd. Als de keuze voor de huidige maand is geblokkeerd, wordt de knop Maak een keuze onderaan het venster geplaatst. Als deze knop niet op het venster past, dan wordt een scrollbalk aan de rechterkant van het venster getoond. De werking van de scrollbalk is verbeterd. Melding afhankelijkheidscontrole bij Lease-auto ontbreekt (change 1675829) Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Business / Payroll Business Melding Op het venster Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Controles > Afhankelijkheden kan de beheerder configureren dat de combinatie van bepaalde keuzes niet is toegestaan.  Een beheerder heeft geconfigureerd dat, als een medewerker al een keuze heeft gemaakt voor het doel Uitruilen reiskosten woon-werk, dat de medewerker dan geen keuze mag maken voor het doel Aanvragen lease-auto. Een medewerker, die al een keuze heeft gemaakt voor Uitruilen reiskosten woon-werk, kan toch een keuze maken voor het aanvragen van een lease-auto. Er komt geen rode blokkerende foutmelding in beeld. Oplossing De melding is van toepassing op de nieuwe gebruikersinterface voor medewerkers. In de oude gebruikersinterface werkte de controle wel correct. De controle op afhankelijkheden is verbeterd bij het openen van het keuzevenster voor het doel Aanvragen lease-auto. Planning Release 2019-11 Mogelijkheid om de namen van de bronnen aan te passen in de sectie Uw gegevens Zoals u weet hebben medewerkers in deze sectie de mogelijkheid om te zien welke bronnen ze tot hun beschikking hebben en wat de hoogte van deze bronnen is. Deze bronnen worden in deze sectie echter nog op basis van hun oorspronkelijke systeemnaam weergegeven. Voor medewerkers is echter niet altijd duidelijk welke bron nou daadwerkelijk wordt bedoeld. In de volgende release (2019-11) zijn we voornemens om de beheerder/administrator de mogelijkheid te geven om de bronnaam aan te passen, zodat de medewerker een goed overzicht heeft van alle beschikbare bronnen. Publishing Date : 9/20/2019

Gewijzigd en verbeterd  Verbetering van de toegankelijkheid  Waarom Volgens de overheid moeten websites op het internet toegankelijk zijn voor alle mensen, ook voor mensen met een beperking. Dit is vastgelegd in het Besluit digitale toegankelijkheid. Visma volgt hiervoor de internationale regels van de WCAG (Web Content Accessibility Guidelines). Eén van de regels betreft een richtlijn over de grootte van knoppen en iconen. De knoppen en iconen moeten een minimale grootte hebben, zodat ze gemakkelijk kunnen worden gekozen. Hoe Beheer-module In deze release hebben we de layout van de pagina's van de module voor de beheerder onderhanden genomen. Een aantal knoppen en iconen is vergroot. Medewerker-module De aanpassing van de medewerker-module volgt. Voorbeelden Enkele voorbeelden van de aanpassingen in de beheer-module. Pagina Onderhouden flexpakket parameters groter zoek-icon grotere navigatieknoppen grotere knoppen voor vervolg-acties als Wijzigen en Annuleren Pagina Keuzeprocesgegevens werknemer grotere iconen voor invoeren van datums grotere vinkboxen grotere knoppen voor vervolg-acties als Opslaan en Annuleren Opgeloste meldingen Foutmelding over wettelijk minimumloon verschijnt te vroeg (change 2281497)  Melding Een medewerker probeert een keuze te maken voor het doel Fiets. Op het venster Stap 1 van het keuzevenster voor Fiets heeft hij het bedrag 1000 euro ingevuld. Hij opent het venster Stap 2 voor het invoeren van de bronnen. Direct na het openen van dit venster toont het programma de foutmelding: "De waarde in de rubriek Te verrekenen bedrag brengt uw brutoloon onder het wettelijk minimumloon. Dit is niet toegestaan." Oplossing De rubriek Te verrekenen bedrag heet in de nieuwe gebruikersinterface Nog nodig. De tekst van de foutmelding is aangepast. De foutmelding werd getoond omdat, nadat de medewerker de bronnen heeft ingevuld, het bedrag dat overblijft in de rubriek Nog nodig wordt verrekend met het brutoloon. Daarom wordt dit bedrag meegeteld in de controle op het wettelijk minimumloon. De plek waarop de foutmelding wordt getoond is aangepast. De foutmelding wordt nu getoond nadat de medewerker de bronnen heeft ingevuld. Medewerker kan een te grote keuze maken voor Budget uitbetalen (change 2296018)  Melding Een organisatie heeft het doel Budget uitbetalen geactiveerd voor de medewerkers. Een medewerker heeft het voor elkaar gekregen om een keuze in te dienen voor het uitbetalen van meer dan 1 mlljoen euro aan persoonlijk budget, terwijl het budget van de medewerker dit niet mag toestaan. Oplossing We hebben de melding kunnen reproduceren in de volgende situatie: de medewerker maakt een keuze voor Budget uitbetalen voor de maand x de salarisgegevens van de maand x zijn al geïmporteerd in Flex Benefits voor het doel Budget uitbetalen zijn minimaal twee bronnen geactiveerd In een bepaald scenario werkte de controle op de maximum inzet van bronnen niet correct. Deze fout is hersteld. Exportfunctie verwerkt keuzes voor stoppen levensloop niet (change 2698060) Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort / Payroll Gemal Melding Bij een organisatie hebben meerdere medewerkers een keuze gemaakt voor het stoppen van levensloopsparen. Deze keuzes zijn goedgekeurd en de beheerder heeft de export van keuzegegevens gedraaid. Bij sommige medewerkers heeft de exportfunctie de keuze voor levensloopsparen keurig op de status verwerkt gezet. Bij enkele andere medewerkers is de keuzestatus niet bijgewerkt; de status staat nog steeds op goedgekeurd. Oplossing Als een medewerker een keuze wil maken voor het stoppen van levensloopsparen, moet hij op het keuzevenster in Flex Benefits het maandelijkse spaarbedrag op 0 zetten. Het programma moet de waarde 0 opslaan in de database. Het opslaan van de waarde 0 is bij de groep medewerkers, waarbij de keuzestatus niet op verwerkt is gezet, niet goed gegaan. Deze fout is hersteld. Productoverzicht toont de melding No Data Available (change 2832680)  Melding De beheerder van een organisatie opent het venster Beheer > Overzichten en selecteert het overzicht Productoverzicht (aantallen keuzes). Hij selecteert een periode en klikt op de knop Tonen. Het programma toont daarna de melding No Data Available, hoewel er volgens de beheerder wel keuzes aanwezig zijn. Hetzelfde geldt voor het overzicht Productoverzicht (waarde in geld). Oplossing Het overzicht Productoverzicht (aantallen keuzes) zou een taartdiagram moeten tonen met daarin de aantallen van de keuzes die de medewerkers hebben gemaakt. Het overzicht Productoverzicht (waarde in geld) zou een taartdiagram moeten tonen met daarin de gesommeerde waarden van alle keuzes die de medewerkers hebben gemaakt. Voor beide productoverzichten geldt dat de keuzes worden meegeteld die voldoen aan de volgende voorwaarden: de keuze is ingediend tussen de geselecteerde begin- en einddatum de status van de keuze is goedgekeurd, urenverwerkt of verwerkt De productoverzichten zijn verbeterd. Publishing Date : 9/23/2021

Mededelingen Overgang naar de nieuwe gebruikersinterface Zoals wij al eerder hebben gemeld, zullen alle organisaties die nu nog gebruik maken van de oude gebruikersinterface voor medewerkers, tijdens de oktoberrelease omgezet worden naar de nieuwe gebruikersinterface voor medewerkers. De installatie van deze release staat gepland voor zaterdag 28 september. Nieuw Layout gebruikersinterface voor medewerkers vernieuwd Waarom Visma | Raet streeft een consistente layout na voor alle producten binnen ons portfolio. In dit kader zijn we binnen het e-HRM domein (Flex Benefits, Talent management en Verzuim management) gestart met het doorvoeren van aanpassingen in kleurstelling, tekstopmaak en uitlijning in de gebruikersinterfaces voor deze programma's. Naast de onderlinge afstemming binnen het e-HRM domein willen we het portfolio ook klaarmaken voor de toekomst. Vandaar dat de layout-wijzigingen in lijn zijn met de layout van onze nieuwe platforms: Home (voor de publieke markt) en HR Core Business Global (voor de zakelijke markt). Hoe In release 2019-09 worden de onderstaande wijzigingen opgenomen in de nieuwe gebruikersinterface. Belangrijkste wijziging De belangrijkste wijziging is dat de achtergrondkleuren zijn vervangen. De achtergrond was verdeeld in een donker bovenste deel en een grijs onderste deel. De achtergrond is nu lichtgrijs en wit. Overige wijzigingen Het Raet logo is vervangen door het Visma | Raet logo. De achtergrondkleur van de twee kopregels is wit. Voor sommige titels is een ander lettertype gebruikt. De tabbladen zijn beter herkenbaar als tabbladen. De achtergrondkleur is wit. De iconen van de producten (doelen) zijn vervangen door een lichtere versie. Huisstijlkenmerken Voor organisaties die de optie Huisstijlkenmerken (white labeling) van Youforce gebruiken zijn ook enkele wijzigingen doorgevoerd: In de vorige versie werd het bovenste deel van de achtergrond weergegeven in de huisstijl-achtergrondkleur en werden de tabbladnamen weergegeven in de huisstijl-menukleur. In de nieuwe versie is het gebruik van huisstijlkenmerken beperkt tot een smalle horizontale balk in de huisstijl-achtergrondkleur bovenaan het scherm. Uw actie Er is geen actie nodig. Gewijzigd en verbeterd Wijzigen van de volgorde van de tabbladen Waarom De nieuwe gebruikersinterface voor medewerkers bevat de tabbladen Dashboard, Arbeidsvoorwaarden, Budget, Uw gegevens en Uw aanvragen. Enkele organisaties hebben gevraagd of het mogelijk was om de volgorde van de tabbladen aan te passen. Hoe Menu Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Tabbladen Het onderhoudsvenster voor de tabbladen is uitgebreid met de mogelijkheid om de presentatievolgorde van de tabbladen zelf vast te leggen. Uitzondering: Het tabblad Dashboard is altijd het openingsscherm. U kunt de presentatievolgorde van het Dashboard niet aanpassen. Nieuwe gebruikersinterface De nieuwe gebruikersinterface toont de tabbladen in de volgorde zoals vastgelegd op het onderhoudsvenster voor tabbladen. Uw actie Als u de presentatievolgorde van de tabbladen wilt wijzigen, dan kan dit als volgt: Open menu Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Tabbladen Selecteer uw flexpakket Klik op de knop Tabbladen Selecteer een tabblad Klik op de knop Basiskenmerken Selecteer een ander volgnummer bij het kenmerk Presentatievolgorde Klik op de knop Opslaan NB: Als u de volgorde van twee tabbladen wilt omwisselen, dan moet u het presentatievolgorde-nummer van beide tabbladen wijzigen. Netto betaling voor keuzes voor Scholing meermaals in de bruto-nettoberekening Waarom Het standaard flexpakket is zo ingericht dat als een medewerker een keuze maakt voor het doel Scholing meermaals en hij opent daarna de Proforma bruto-nettoberekening voor de betreffende maand, dan wordt er een netto uitbetaling opgenomen ter hoogte van het keuzebedrag in de salarisberekening. Een organisatie gebruikt het product Scholing meermaals voor een ander doel. Bij dit andere doel is de netto uitbetaling niet van toepassing. De organisatie wil dat de netto uitbetaling uitgezet kan worden. Hoe Nieuwe flexpakket parameter Het standaard flexpakket is uitgebreid met een nieuwe flexpakket parameter PARR_ScholingMM_NettoUitkering. Deze parameter heeft standaard de waarde TRUE (aan). Aansturing bruto-nettoberekening De aansturing van de Proforma bruto-nettoberekening is gewijzigd: Als parameter PARR_ScholingMM_NettoUitkering = TRUE (aan): Als een medewerker een keuze heeft gemaakt voor het doel Scholing meermaals en hij opent daarna de bruto-nettoberekening, dan wordt een netto uitbetaling opgenomen in de salarisberekening. Als parameter PARR_ScholingMM_NettoUitkering = FALSE (uit): Als een medewerker een keuze heeft gemaakt voor het doel Scholing meermaals en hij opent daarna de bruto-nettoberekening, dan wordt geen netto uitbetaling opgenomen in de salarisberekening. Uw actie Als uw organisatie het product Scholing meermaals gebruikt voor een doel waarvoor de netto uitbetaling niet van toepassing is, dan moet u de parameter PARR_ScholingMM_NettoUitkering uitzetten. Instructie Open menu Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Flexpakket Selecteer uw flexpakket Klik op de knop Parameters Selecteer de parameter PARR_ScholingMM_NettoUitkering Klik op de knop Wijzigen Vink de vinkbox achter het kenmerk Waarde uit. Klik op de knop Opslaan Helpteksten voor de doelen Waarom In de oude gebruikersinterface voor medewerkers werd op de keuzevensters voor de doelen een toelichtingstekst voor het geopende doel getoond. In deze toelichtingstekst waren bovenin en onderin de volgende paragrafen opgenomen: Algemeen Voor algemene informatie over het maken van keuzes en het gebruik van de vensters over de doelen, zie de helptekst Doelen. Bronnen Voor informatie over de beschikbare bronnen, zie de helptekst Bronnen. De woorden Doelen en Bronnen waren hyperlinks naar andere helpteksten. Als de medewerker op één van deze hyperlinks klikte, dan werd de informatie over doelen of bronnen getoond in hetzelfde helptekstkader. In de nieuwe gebruikersinterface worden de helpteksten voor de doelen getoond op het tabblad Arbeidsvoorwaarden en, via het vraagteken, op de keuzevensters voor de doelen. In de nieuwe gebruikersinterface wordt het switchen tussen helpteksten, waarvan de inhoud opgehaald wordt uit de Flex Benefits database, niet ondersteund. Tot nu toe heeft het programma deze twee hyperlinks automatisch verwijderd uit de helpteksten voor de doelen. Dit automatisch verwijderen heeft in het verleden geleid tot een aantal foutmeldingen van organisaties dat sommige vensters helemaal niet meer werden geopend. Hoe Om fouten te voorkomen en omdat alle organisaties de volgende maand overgaan op de nieuwe gebruikersinterface, hebben we deze twee paragrafen verwijderd uit de standaard helpteksten voor de doelen. Opmerkingen Uw eigen klant-specifieke helpteksten hebben we niet aangepast. Als u de hyperlinks naar de helpteksten Doelen en Bronnen hebt overgenomen in uw klant-specifieke helpteksten, dan worden deze twee hyperlinks automatisch verwijderd door het programma. Hyperlinks naar andere websites (buiten Flex Benefits) worden wel ondersteund. Deze hyperlinks worden niet verwijderd door het programma. Uw actie U kunt eventueel uw klant-specifieke helpteksten aanpassen in de beheermodule van Flex Benefits. Opgeloste meldingen Medewerker kon een keuze indienen na de laatste indiendag (change 1595662) Melding Een organisatie heeft de flexpakket parameter PARR_LaatsteIndiendag ingesteld op 0. Dit betekent dat medewerkers in de huidige maand alleen keuzes kunnen maken voor de volgende maand(en) en niet meer voor de huidige maand. Toch heeft een medewerker in de maand juni een keuze ingediend voor het doel Budget uitbetalen voor de maand juni. Dit zou niet moeten kunnen. Oplossing De controle op de laatste indiendag van een keuze werkte niet correct in de nieuwe gebruikersinterface, als de parameter PARR_LaatsteIndiendag was ingesteld op 0. Deze controle is verbeterd. Medewerker kon een keuze indienen voor de vorige maand (change 1544548) Melding Een organisatie heeft de flexpakket parameter PARR_LaatsteIndiendag ingesteld op 0. Dit betekent dat medewerkers in de huidige maand alleen keuzes kunnen maken voor de volgende maand(en) en niet meer voor de huidige maand. Toch heeft een medewerker in de maand maart een keuze ingediend voor het doel Budget uitbetalen voor de maand maart. Dit zou niet moeten kunnen. Oplossing De medewerker heeft de keuze voor maart al gemaakt en opgeslagen in februari. Maar hij heeft de keuze toen niet ingediend. In maart heeft de medewerker Flex Benefits weer geopend en de opgeslagen keuze vanuit de kaart Niet afgeronde aanvragen alsnog ingediend. De functie voor het indienen van keuzes is aangepast in de nieuwe gebruikersinterface. De functie controleert nu nogmaals of de in te dienen keuze nog mag worden ingediend. Zo niet, dan toont het programma een foutmelding. Kaart Recente aanvragen op Dashboard toont oudere aanvragen (change 1406009) Melding Een medewerker opent de nieuwe gebruikersinterface. Hij controleert de inhoud van de kaart Recente aanvragen. Volgens de medewerker toont de kaart oudere aanvragen in plaats van recente aanvragen. Oplossing De kaart Recente aanvragen toont maximaal drie recente aanvragen (keuzes) op het Dashboard. De aanvragen worden gesorteerd op de indiendatum. In detail toont de kaart: Aanvragen uit het huidige keuzejaar Aanvragen die relevant zijn in het huidige keuzejaar, bijvoorbeeld aanvragen voor het doel Fiets uit vorige keuzejaren, die nog geblokkeerd zijn voor de medewerker De medewerker, waarvoor de melding is aangemaakt, had nog geen aanvragen ingediend voor het huidige keuzejaar. Hij had wel twee aanvragen ingediend in vorige keuzejaren, die nu nog geblokkeerd zijn. Deze twee aanvragen worden getoond op de kaart op het dashboard. Bronnen Budget 4 en 5 ontbreken in Overzicht alle keuzes inclusief bronnen (change 1181936) Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort Melding Een organisatie gebruikt de bronnen Budget 4 en Budget 5. De beheerder van de organisatie opent het rapport Overzicht alle keuzes inclusief bronnen vanuit het menu Beheer > Overzichten.  Hij ziet dat het overzicht geen kolommen bevat voor de bronnen Budget 4 en Budget 5. Oplossing Het rapport Overzicht alle keuzes inclusief bronnen is aangepast. Er zijn twee kolommen toegevoegd voor de bronnen Budget 4 en Budget 5. Onverklaarde bedragen op Overzicht gebruik WKR-budgetten (change 1054471) Melding Een organisatie maakt gebruikt van de overzichten in Flex Benefits ter controle van het gebruik van de budgetten voor de Werkkostenregeling. Een beheerder vergelijkt de bedragen in het diagram op de pagina Overzicht gebruik WKR-budgetten met de bedragen op het rapport Overzicht alle keuzes inclusief bronnen. Na het optellen van de gebruikte bronnen vindt ze onverklaarbare verschillen tussen beide overzichten. Oplossing Na een uitgebreide analyse is gebleken dat er op detail-niveau enkele kleine fouten zaten in de samenstelling van de diagrammen op de pagina Overzicht gebruik WKR-budgetten. Deze fouten zijn hersteld. Planning Release 2019-10 Automatische activering nieuwe gebruikersinterface Zoals u weet hebben we u vanaf juni vorig jaar de mogelijkheid gegeven om over te stappen naar de nieuwe gebruikersinterface. Inmiddels is zo'n 65% van onze klanten daadwerkelijk overgestapt. We hebben het een aantal malen aangekondigd, dus wellicht ten overvloede: op zaterdag 28 september (met de oktober release) zullen wij de oude gebruikersinterface deactiveren, waardoor de nieuwe gebruikersinterface automatisch bij alle klanten - die nog niet zelf de nieuwe gebruikersinterface hebben geactiveerd - zal worden aangezet. Voor de ingebruikname is geen actie van uw kant vereist; de overgang gaat automatisch. Publishing Date : 8/23/2019

Opgeloste meldingen Bij veel medewerkers ontbreken de budgetgegevens in januari 2021 (change 2447808) Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort / Payroll Gemal Melding De beheerder van een organisatie heeft de Wizard jaarovergang van Flex Benefits gedraaid op 17 december 2020. Na enkele dagen opent hij Flex Benefits voor het keuzejaar 2021. Bij veel medewerkers ontbreken de prognoses voor de budgetten voor januari 2021. Oplossing De budgetgegevens worden elke maand geïmporteerd uit het 1917 bestand van Payroll Gemal en opgeslagen in de budgetrubrieken in Flex Benefits.  De Wizard jaarovergang maakt de budgetrubrieken weer leeg, zodat deze gereed zijn voor het volgende kalenderjaar. Om te voorkomen dat er geen budgetgegevens zijn in de weken vóórdat het eerste 1917 bestand van januari van het nieuwe jaar is geïmporteerd, kopieert de Wizard jaarovergang de budgetwaarden van december naar de budget-prognose-rubrieken. In deze kopieerfunctie zat een fout waardoor bij sommige medewerkers de budgetprognoses ontbraken.  Deze fout is opgelost. Medewerker kan meer IKB-budget inzetten dan beschikbaar (change 2832187) Melding Een medewerker heeft een keuze gemaakt voor het doel Fiets en daarvoor de bron IKB-budget ingevuld. Hoewel zijn beschikbare budget in de betreffende maand circa 1300 euro is, is het de medewerker gelukt om bij de bron IKB-budget 2000 euro in te vullen en deze keuze met succes op te slaan én in te dienen. Dat zou niet mogelijk moeten zijn. Oplossing We hebben deze melding kunnen reproduceren door op het keuzevenster voor het doel Fiets de gegevens in een bepaalde volgorde in te voeren, via Stap1 naar Stap 2, terug naar Stap 1 en dan weer naar Stap 2. Deze fout in het keuzevenster is opgelost. Publishing Date : 8/20/2021

Mededelingen Release 2021-07 Release 2021-07 stond gepland voor zaterdag 26 juni.  Die release is op dat moment niet uitgebracht omdat hij niet aan onze kwaliteitseisen voldeed. De inhoud van release 2021-07 is opgenomen in release 2021-08. Deze release notes bevatten dus ook de onderwerpen van release 2021-07. Gewijzigd en verbeterd Leesbaarheid van alleen-lezen velden Waarom Gebruikers gaven aan dat de bedragen in de alleen-lezen velden op de keuzevensters niet duidelijk leesbaar zijn.  Het programma gebruikt lichtgrijs en dat heeft weinig contrast met de witte achtergrond. Het verzoek is om de bedragen beter leesbaar te maken. Hoe Keuzevensters De alleen-lezen velden op de keuzevensters zijn als volgt verbeterd: De bedragen worden nu afgebeeld in donkergrijs in plaats lichtgrijs. Om het onderscheid tussen alleen-lezen velden en invoervelden te vergroten, is het rechthoekig kader verwijderd. Situatie vóór aanpassing Situatie ná aanpassing Jouw actie Geen actie nodig. Aanpassing van de controles bij de doelen ANW-hiaatverzekering en WIA-aanvullingsverzekering (change 2492644) Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Business / Payroll Business Waarom Medewerkers die een keuze willen maken voor één van de doelen ANW-hiaatverzekering of WIA-aanvullingsverzekering moeten bijlagen toevoegen aan de keuze.  Welke bijlagen dat zijn, hangt af van hoelang de medewerker indienst is.  Nieuwe medewerkers moeten andere bijlagen toevoegen dan bestaande medewerkers. Flex Benefits toont hiervoor een waarschuwingsmelding op de keuzevensters voor deze doelen. Hoe Op verzoek van de organisatie die deze doelen het meest gebruikt, hebben we de controles en de waarschuwingsmeldingen aangepast. Jouw actie Geen actie nodig. Opgeloste meldingen Keuze ontbreekt in Overzicht alle aanvragen (changes 1792584 en 2232657) Melding Een medewerker heeft in het vorige jaar een keuze gemaakt voor het doel Uitruilen reiskosten woon-werk. Deze medewerker opent het tabblad Uw aanvragen.  De keuze voor uitruilen reiskosten staat niet in de lijst Overzicht alle aanvragen. Oplossing De organisatie, waarbij deze medewerker werkt, heeft meerdere flexpakketten ingericht. De medewerker is de afgelopen jaren meerdere keren overgezet van één flexpakket (W001) naar een ander flexpakket (W003) en weer terug. Deze wisselingen veroorzaakten de melding. Het Overzicht alle aanvragen is verbeterd.  Het toont nu alle ingediende keuzes, onafhankelijk van het huidige flexpakket van de medewerker en het flexpakket waarvoor de keuze is gemaakt. Foutmelding bij het doel Verlofuren kopen (changes 2007643 en 2177323)  Melding Een medewerker wil in juni een keuze maken voor het doel Verlofuren kopen. Na het openen van het keuzevenster toont Flex Benefits de volgende rode, blokkerende, foutmelding:  Bij het controleren van uw keuzes is geconstateerd dat er stoplichtmeldingen voorkomen. De medewerker kan niet verder en weet niet wat hij moet doen om dit op te lossen. Oplossing De medewerker heeft in januari een keuze gemaakt voor het doel Verlofuren kopen voor de maand oktober. Voor het berekenen van de kosten van de verlofuren heeft het programma het in januari bekende uurloon toegepast. Het uurloon van de medewerker is inmiddels verhoogd.  Als de medewerker in juni een nieuwe keuze wil maken voor het doel Verlofuren kopen, voert het programma een aantal controles uit en vindt dat de kosten van de verlofuren hoger zijn dan het bedrag dat de medewerker heeft ingezet bij de bron. We hebben het programma als volgt aangepast. Als een medewerker een nieuwe keuze maakt voor het doel Verlofuren kopen, en het programma vindt tijdens de controles dat de medewerker al een - goedgekeurde - keuze heeft gemaakt voor verlofuren kopen waarvan de kosten nu echter hoger zijn dan de ingezette bron, dan toont het programma een oranje waarschuwingsmelding. De melding heeft deze tekst: U heeft een keuze gemaakt voor het kopen van verlofuren waarbij een verouderd uurloon is gebruikt. Bij het verrekenen van deze keuze zal het salarisprogramma het actuele uurloon gebruiken. U hoeft geen actie te ondernemen. Deze oranje melding blokkeert het maken van de nieuwe keuze niet. Foutmelding bij het toevoegen van een bijlage (change 2269212) Melding Een medewerker probeert een keuze te maken voor het doel Vakbondscontributie. Dit doel is door de beheerder zodanig ingericht, dat de medewerker verplicht een bijlage moet toevoegen bij zijn keuze. De medewerker heeft de gegevens op de vensters van Stap 1 en Stap 2 ingevuld.  Op het venster van Stap 3 probeert hij de bijlage te uploaden, maar daarop toont het programma de foutmelding: Het uploaden van bestand "vakbondscontributie.pdf" is mislukt. Oplossing De foutmelding werd veroorzaakt doordat deze medewerker vorig jaar ook al een bijlage met de bestandsnaam "vakbondscontributie.pdf"  heeft toegevoegd. We hebben enkele aanpassingen doorgevoerd: We hebben de gegevens van bijlagen van vorige jaren verwijderd uit de tabel Bijlagen. We hebben het verwijderen van bijlagen toegevoegd aan de procedure van de Wizard jaarovergang. Als een medewerker in hetzelfde jaar een tweede bijlage met dezelfde bestandsnaam als de eerste probeert te uploaden, toont het programma de foutmelding:  U heeft voor een vorige keuze een bestand met dezelfde bestandsnaam toegevoegd. Svp de bestandsnaam wijzigen. De beheerder kan een bijlage niet openen (change 2400444) Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort Melding Een medewerker heeft een keuze ingediend voor het doel Vakbondscontributie. Voor dit doel is in de configuratie vastgelegd dat een bijlage verplicht is.  De medewerker heeft keurig een bestand met het bewijs van betaling van de vakbondscontributie geüpload en toegevoegd aan de keuze. De organisatie maakt gebruik van de interne workflowfunctionaliteit van Flex Benefits.  De beheerder opent het venster Beheer > Verwerken keuzes > Goedkeuren keuzes medewerker.  Hij selecteert de keuze voor vakbondscontributie van de medewerker. Hij klikt op de knop Bijlage openen om de bijlage te bekijken. Daarna gebeurt er niets. De bijlage wordt niet geopend. Oplossing De bestandsnaam van de bijlage was "NU'91 lidmaatschap.pdf". Deze bestandsnaam bevat een apostrof. Het programma kon geen bestanden openen waarvan de bestandsnaam een apostrof bevatte.  Dit is verbeterd. Het totaal van Parkeer-, veer- en tolkosten wordt op 0,00 gezet (change 2721965) Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Business / Payroll Business Melding Een medewerker voert een aantal declaraties in voor het doel Parkeer-, Veer- en Tolkosten.  Na de eerste declaraties telt het programma de kosten keurig op en toont ze in het veld Totaal kosten.  Na de achtste declaratie telt het programma de kosten niet meer op en toont de waarde 0,00 in het veld Totaal kosten. De medewerker kan de keuze niet afronden en indienen. Dit gebeurt meerdere keren.  Een beperkt aantal declaraties gaat goed, bij een groter aantal gaat het plotseling fout. Oplossing Het keuzevenster voor het doel Parkeer-, Veer- en Tolkosten is verbeterd. Foutmelding op pagina Onderhouden productteksten (change 2748413) Melding Een beheerder wil de productteksten aanpassen die worden ingevoegd in de overeenkomsten tijdens het genereren van de overeenkomsten. Hij opent de beheermodule en gaat naar het venster Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Product. Hij selecteert het flexpakket en klikt op Product. Na selectie van het gewenste product klikt hij op Tekst. Het programma moet dan de pagina met de productteksten openen.  Maar het programma toont de foutmelding: Incorrect syntax near ''. Incorrect syntax near ''. Incorrect syntax near ')'. Must declare the scalar variable "@tekst_tekstblok". Must declare the scalar variable "@tekst_tekstblok". Must declare the scalar variable "@tekst_tekstblok. Oplossing Flex Benefits is al lange tijd onderdeel van ons portfolio. Wij moderniseren regelmatig de programmacode om de prestaties en de veiligheid op peil te houden. Hierbij is een fout gemaakt op de pagina Onderhouden Productteksten. Deze fout is hersteld. Niet-actieve bronnen worden getoond op de keuzevensters (change 2766699) Melding Op zaterdag 29 mei hebben wij release 2021-06 uitgebracht. In deze release zat een productfout. Op de keuzevensters voor de doelen werden actieve en niet-actieve velden getoond. Dit gold zowel voor de eenmalige doelen als voor de meermaals doelen.  Het gold voor het Stap 1 venster (doel-productitems) en het Stap 2 venster (bronnen). Het programma hoort alleen de actieve velden te tonen. In sommige gevallen konden medewerkers hierdoor bronnen selecteren die zij juist niet mogen gebruiken. Oplossing De productfout is opgelost via een extra release op woensdag 2 juni. Foutmelding bij het indienen van een keuze (change 2783348) Melding Vanaf 10 juni toonde Flex Benefits een foutmelding, nadat medewerkers een keuze hadden ingediend voor een doel.  De foutmelding was: "Er is een fout opgetreden tijdens het indienen van uw keuze. Probeer het later nog eens.". De functie Indienen keuzes bestaat uit deze onderdelen: Het uitvoeren van controles en het opslaan van gegevens in Flex Benefits Het genereren van een overeenkomst door Youforce Docs Het maken van een workflow in Self Service voor het goedkeuren van de keuze. In dit geval bleek de fout te zitten in de koppeling met Self Service. Oplossing 14 juni: De koppeling met Self Service is verbeterd.  Deze verbetering is uitgebracht via een extra release om 18:00 uur.  Na de installatie van deze release toont Flex Benefits de foutmelding niet meer als medewerkers een nieuwe keuze indienen. 15 juni: Alle keuzes, waarbij tussen 10 en 14 juni een foutmelding is gekomen, zijn opnieuw ingediend via een datafix om ca. 14:00 uur. Wijziging in de gegevensuitwisseling met HR Core & Payroll Business In de interface met HR Core & Payroll Business zijn een aantal wijzigingen doorgevoerd, waardoor in- en uitdienst meldingen in de toekomst op het juiste moment ter verwerking worden aangeboden aan Flex Benefits. Wanneer er een medewerker in HR Core in de toekomst in dienst of uit dienst werd gemeld, dan kwamen deze in- en uitdienst meldingen niet op de dag van indienst of uitdienst door naar Flex Benefits, tenzij er een andere wijziging plaats had gevonden op de dag van indienst of uitdienst. Dit is opgelost in de augustus release. Jouw actie Geen actie nodig. Zie voor meer informatie ook de releasenotes van Payroll Business, paragrafen Toekomstmutatie uit dienst niet doorgegeven aan Flex Benefits (2769312) en Medewerkers geen toegang tot Flex Benefits (2768455). Wet- en regelgeving Minimumloon Met ingang van 1 juli 2021 zijn de bedragen voor het wettelijk minimum(jeugd)loon verhoogd. We hebben op 22 juni de minimumloonbedragen in Flex Benefits aangepast. Je kunt de nieuwe bedragen terugvinden op het venster Onderhouden Flexpakketparameters. Publishing Date : 7/23/2021

Let op: onderstaande wijzigingen en verbeteringen zijn van toepassing voor de nieuwe gebruikersinterface voor medewerkers, tenzij anders vermeld. Gewijzigd en verbeterd Sorteren op meerdere kolommen van het 'Overzicht alle aanvragen' Waarom Het Overzicht alle aanvragen op het tabblad Uw aanvragen in de nieuwe gebruikersinterface voor medewerkers toont alle keuzes die de medewerker heeft gemaakt in Flex Benefits, zowel de keuzes voor het huidige jaar als de keuzes voor alle vorige jaren. De lijst wordt standaard gesorteerd op de kolom Indiendatum. Enkele beheerders hebben gevraagd het mogelijk te maken om ook op andere kolommen te kunnen sorteren. In het geval dat een medewerker veel keuzes heeft gemaakt, is het dan gemakkelijker om één bepaalde keuze op te zoeken. Hoe Nieuwe gebruikersinterface - Tabblad Uw Aanvragen De medewerker kan in het Overzicht alle aanvragen nu sorteren op de kolommen Aanvraag, Indiendatum, Startmaand en Status. Als een medewerker zojuist een nieuwe keuze heeft ingediend en het indienen van deze keuze is nog niet verwerkt door het systeem, dan krijgt deze keuze tijdelijk de status Bezig met verzenden. Keuzes met deze status worden altijd bovenaan de lijst geplaatst. Uw actie Er is geen actie nodig. Bewaren van een keuze voordat de bijlage is toegevoegd Waarom Het keuzeproces van doelen waarvoor een bijlage verplicht is, bestaat uit 3 stappen. In stap 1 moet de medewerker de doelgegevens invullen, in stap 2 moet de medewerker de gewenste bronnen invullen en in stap 3 moet de medewerker de bijlagen toevoegen. Enkele beheerders hebben gevraagd het mogelijk te maken dat een medewerker zijn in stap 1 en 2 ingevulde gegevens tijdelijk kan opslaan, voordat hij de bijlagen toevoegt. Dit was nog niet mogelijk, en is wenselijk voor medewerkers die niet direct een digitale versie van de bijlage beschikbaar hebben. Hoe Keuzevensters voor alle doelen Voor doelen die zijn ingericht met een verplichte bijlage, kan de medewerker de in stap 1 en 2 ingevulde gegevens opslaan. Werkwijze Open het keuzevenster van het doel Vul de doel-gegevens in op het venster Stap 1 Klik op de knop Doorgaan naar verrekenen Vul de bron-gegevens in op het venster Stap 2 Klik op de knop Doorgaan naar bijlagen Het venster Stap 3 wordt nu geopend. De knop Bewaren is toegankelijk. De knop Nu indienen is niet toegankelijk. De medewerker kan de keuze tijdelijk opslaan door op de knop Bewaren te klikken. De medewerker hoeft niet eerst de bijlagen toe te voegen. Op een later tijdstip kan de medewerker de keuze voor het doel wijzigen. De medewerker kan dan naar stap 3 gaan, de bijlagen toevoegen en daarna de keuze indienen. Uw actie Er is geen actie nodig. Uitdienstdatum van de medewerker Waarom In release 2019-07 hebben we Flex Benefits uitgebreid met functionaliteiten over het rekening houden met de uitdienstdatum van de medewerker. Naar aanleiding van feedback van gebruikers hebben we hierin een verbetering doorgevoerd. Hoe Keuzevensters voor alle doelen Als er voor een medewerker een uitdienstdatum is vastgelegd, dan toont het programma een waarschuwingsmelding op de keuzevensters. In deze waarschuwingstekst hebben we nu de opgeslagen uitdienstdatum opgenomen. Uw actie Er is geen actie nodig. Ontkoppelen doelen Scholing eenmalig en Scholing meermaals Waarom Het standaard flexpakket bevat de doelen Scholing (eenmalig) en Scholing meermaals. Er was een controle ingebouwd in Flex Benefits, die verhinderde dat een medewerker in één keuzejaar keuzes maakte voor beide doelen. Een organisatie heeft het doel Scholing meermaals hernoemd in Abonnement openbaar vervoer. Zij hebben verzocht om de controle op het gelijktijdig keuzes maken voor beide doelen te verwijderen. Hoe Controles De blokkerende controle op het in één keuzejaar keuzes maken voor de doelen Scholing (eenmalig) en Scholing meermaals is verwijderd. Maximum keuze Het standaard flexpakket is uitgebreid met een nieuwe flexpakket parameter voor het configureren van het maximum keuzebedrag voor het doel Scholing meermaals. Tot nu toe was er één parameter PARR_Scholing_MaxBedragJr die het maximum bepaalde voor beide doelen. Er zijn nu twee parameters waarmee u het maximum keuzebedrag voor beide doelen afzonderlijk kunt configureren: PARR_Scholing_MaxBedragJr - bepaalt het maximum keuzebedrag voor het doel Scholing eenmalig. PARR_ScholingMM_MaxBedragJr - bepaalt het maximum keuzebedrag voor het doel Scholing meermaals. Uw actie Parameter aanpassen U kunt de waarde van de flexpakket parameter PARR_ScholingMM_MaxBedragJr als volgt aanpassen: Open het menu Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Flexpakket. Selecteer uw flexpakket. Klik op Parameters. Selecteer de parameter PARR_ScholingMM_MaxBedragJr. Klik op Wijzigen. Vul uw gewenste waarde in achter het kenmerk Waarde. Klik op Opslaan. Controle op afhankelijkheid instellen Als u wilt voorkomen dat medewerkers in hetzelfde keuzejaar keuzes maken voor zowel Scholing eenmalig als Scholing meermaals, dan kunt u dit als volgt instellen: Open het menu Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Controles. Selecteer uw flexpakket Klik op de knop Afhankelijkheden Selecteer de productgroup Arbeidsvoorwaarden Vul de matrix in. Vink de vinkbox aan in de rij Scholing (eenmalig) en de kolom Scholing meermaals, en omgekeerd in de rij Scholing meermaals en de kolom Scholing (eenmalig). Klik op de knop Opslaan. Opgeloste meldingen Controle op maximum verlofsaldo werkt niet voor alle verlofsoorten (change 1564770) Melding Volgens de beschrijving van de flexpakket parameter PARR_Verlofkopen_MaxSaldoInDagen bepaalt deze parameter het maximum verlofsaldo van de medewerker over alle verlofsoorten.  Volgens een beheerder werkt de controle alleen voor de bron Verlofsoort 1, maar niet voor de bronnen Verlofsoort 2 t/m Verlofsoort 4 Oplossing De melding was terecht. De controle werkte alleen voor de bron Verlofsoort 1. Als een medewerker een hoog verlofsaldo had in één van de andere verlofsoorten, dan werd dit door het programma genegeerd.  De controle is verbeterd. Het programma telt nu de verlofsaldo's van de bronnen Verlofsoort 1 t/m Verlofsoort 4 bij elkaar op en vergelijkt de som met de waarde van parameter PARR_Verlofkopen_MaxSaldoInDagen. Als de som van de verlofsaldo's (in dagen) hoger is dan de parameterwaarde, dan kan de medewerker geen keuze maken voor het doel Verlof kopen. Controle op afhankelijkheden werkt niet (change 1573728) Melding Op het venster Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Controles > Afhankelijkheden kan de beheerder instellen dat een medewerker keuzes voor bepaalde doelen niet mag combineren. Als een medewerker al een keuze heeft gemaakt voor doel A, dan zou hij geen keuze meer mogen maken voor doel B. Een beheerder heeft dit ingericht in zijn flexpakket. Maar een medewerker heeft toch een keuze kunnen maken voor 2 doelen die elkaar uitsluiten. Oplossing De controle bleek niet te werken voor meermaals keuzes, als een medewerker een keuze heeft gemaakt voor doel A in maand x en daarna een keuze maakt voor doel B in maand y. De controle of afhankelijkheden is verbeterd. Ook bij meermaals keuzes komt er nu een rode blokkerende melding in beeld als een medewerker een keuze voor doel B probeert te maken als hij al een keuze heeft gemaakt voor doel A in een andere maand. Planning Planning release 2019-09 Nieuwe gebruikersinterface - Wijzigingen in de look and feel Zoals u weet hebben we u vorig jaar de mogelijkheid gegeven om over te stappen naar de nieuwe gebruikersinterface. Inmiddels is zo'n 60% van onze klanten daadwerkelijk overgestapt. Sindsdien hebben we veel verbeteringen aan de gebruikersinterface doorgevoerd; nu eens omdat er een fout in de software zat, dan weer door een nieuwe functionaliteit toe te voegen. En we blijven hard werken aan het verbeteren van onze applicatie. Zo streven we een consistente look and feel na voor alle applicaties binnen ons portfolio. In dat kader zijn we binnen het e-HRM domein - Flex Benefits, Talent Management en Medical Leave Management - gestart met het doorvoeren van aanpassingen in kleurstelling, tekstopmaak en uitlijning in de respectievelijke gebruikersinterfaces voor al deze producten. Naast onderlinge afstemming binnen dit domein willen we het portfolio ook graag klaarmaken voor de toekomst. Vandaar dat de wijzigingen in lijn zijn met de look and feel van onze nieuwe platforms: Home (voor de publieke markt) en HR Core Business Global (voor de zakelijke markt). In de september release zult u zien dat Flex Benefits op een aantal punten een verandering heeft ondergaan. Op alle schermen is de achtergrondkleur vrijwel verdwenen ten behoeve van een meer neutrale witte achtergrond. Ook is de opmaak van de tekst aangepast (het lettertype is gewijzigd). Verder is in sommige gevallen de uitlijning gewijzigd. We zijn ervan overtuigd dat deze wijzigingen bijdragen aan een betere gebruikerservaring. Nieuwe gebruikersinterface - Volgorde van de tabs op het startscherm aanpasbaar Op het startscherm (Dashboard) kunnen gebruikers bovenaan de verschillende secties van de applicatie benaderen via zogenaamde tabs. Deze tabs worden via in een bepaalde standaardvolgorde aangeboden: Dashboard - Arbeidsvoorwaarden - (Budget) - Uw gegevens - Uw aanvragen. Een aantal klanten willen graag de mogelijkheid hebben de volgorde van de tabs aan te passen. In de september release zijn we van plan om beheerders deze mogelijkheid te geven. Publishing Date : 7/19/2019

Mededeling Let op: de onderstaande wijzigingen en verbeteringen zijn van toepassing voor de nieuwe gebruikersinterface voor medewerkers, tenzij anders vermeld. Exporteren van medewerkergegevens naar Flex Benefits Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort. In release 2019-06 van HR Core Beaufort is de functie voor het exporteren van medewerkergegevens naar Self Service en naar de Tactische modules (waaronder Flex Benefits) aangepast. Als uw organisatie gebruikmaakt van batchopdrachten om gewijzigde gegevens automatisch te exporteren, moet u de configuratie van uw batchopdracht aanpassen. Als u de medewerkergegevens handmatig exporteeert, dan moet u een andere functie aanroepen. Zie hiervoor de release notes van HR Core Beaufort van release 2019-06, onder het kopje 'Splitsen export Tactische modules'. Nieuw Rekening houden met de uitdienstdatum van de medewerker Waarom Bij medewerkers met een tijdelijk contract is in het HR-systeem de einddatum van het contract (uitdienstdatum) vastgelegd. Deze datum wordt ook geëxporteerd naar Flex Benefits. Flex Benefits hield echter op verschillende vensters geen rekening met een eventuele uitdienstdatum. Hier zijn nu een aantal aanpassingen voor gedaan. Hoe Keuzevensters voor alle doelen Op de keuzevensters voor de doelen kan de medewerker in stap 1 de maand selecteren waarvoor hij een keuze wil maken. In de lijst met de te selecteren maanden worden de maanden na de uitdienstdatum niet meer opgenomen, zodat de medewerker voor deze maanden geen keuze kan maken. Keuzevensters voor meermaals doelen Op de keuzevensters voor de meermaals doelen kan de medewerker in stap 2 de maanden selecteren waarvoor hij de keuze ook wil toepassen. In de tabel met de te selecteren maanden worden de maanden na de uitdienstdatum niet meer opgenomen. Budget overzicht In het diagram Budget overzicht op het Dashboard wordt voor de maanden na de uitdienstdatum geen persoonlijk budget meer getoond. Ook wordt in de tabel Budget overzicht op het tabblad Budget voor de maanden na de uitdienstdatum geen persoonlijk budget meer getoond. Beschikbaarheid van bronnen Bronnen die één keer per jaar uitgekeerd worden, zoals het Vakantiegeld en de Eindejaarsuitkering, zijn niet meer beschikbaar als de uitkering plaatsvindt na de uitdienstdatum. Uw actie Er is geen actie nodig. Gewijzigd en verbeterd Ingangsdatum vervangen door ingangsmaand Waarom Op de keuzevensters voor de meermaals doelen moet de medewerker de maand selecteren waarvoor hij een keuze wil maken. Hij selecteert de maand uit een keuzelijst. Op de keuzevensters voor de eenmalige doelen moet de medewerker de ingangsdatum selecteren van de maand waarvoor hij een keuze wil maken. Hij selecteert de ingangsdatum uit een datum-selectie-component. Enkele organisaties hebben aangegeven dat het wenselijk zou zijn om voor beide soorten doelen dezelfde methode te gebruiken. Hoe Keuzevensters voor eenmalige doelen De datum-selectie-component voor het selecteren van de ingangsdatum is op de keuzevensters voor de eenmalige doelen vervangen door de maand-keuzelijst. De medewerker kan nu dus op alle keuzevensters de ingangsmaand selecteren uit een keuzelijst. Uw actie Er is geen actie nodig. Aanpassen van een goedgekeurde keuze Waarom Medewerkers kunnen een keuze indienen voor een toekomstige maand. Deze keuze wordt vaak vrij snel goedgekeurd. De keuze wordt pas geëxporteerd naar het HR- en salarissysteem als de maand waarvoor de keuze is ingediend de actuele salarismaand is geworden. In de periode dat de keuze de status Goedgekeurd heeft, kan de medewerker de keuze nog aanpassen en opnieuw indienen. Het was in de nieuwe gebruikersinterface niet duidelijk hoe de medewerkers een goedgekeurde keuze kunnen aanpassen. Dit is verbeterd. Hoe Tabblad Uw aanvragen In het Overzicht alle aanvragen hebben we bij de goedgekeurde keuzes voor een maandelijks doel de mogelijkheid toegevoegd voor de medewerker om de keuze eenvoudig aan te passen. De medewerker moet hiervoor in de kolom Wijzigen op het Wijzigen-icoontje klikken. Het programma opent dan het keuzevenster voor het gekozen doel voor de gekozen maand. Uw actie Er is geen actie nodig. Prognoseberekening van de bron Eindejaarsuitkering Voor organisaties die gebruik maken van Payroll Business, zowel voor de nieuwe als de oude gebruikersinterface Waarom Sommige organisaties betalen de eindejaarsuitkering (EJU) in de maand november uit aan de medewerkers. Voor de berekening van de hoogte van de EJU worden in Payroll Business verschillende methoden gebruikt. Flex Benefits berekent de hoogte van de bron EJU door de opbouw van de EJU tot en met de huidige salarisperiode te importeren uit het salarissysteem en dan zelf een prognose te berekenen voor de resterende maanden van het jaar. Door de verschillende methoden die toegepast kunnen worden, was de prognoseberekening in Flex Benefits in sommige gevallen niet correct. Enkele organisaties hebben gevraagd om een verbetering van de prognose. Hoe We hebben besloten om niet alle varianten van de berekening van de eindejaarsuitkering in Flex Benefits op te nemen. In plaats daarvan hebben we de mogelijkheid toegevoegd om de prognose van de eindejaarsuitkering voor de resterende maanden van het jaar te importeren uit Payroll Business. Hiervoor zijn de volgende onderdelen gewijzigd. Aanpassing import en nieuwe rubrieken De rubriekenset is uitgebreid met de volgende rubrieken: RUBR_Eindejaarsuitkering_OpbouwPrognose - voor de prognose van de EJU volgens de opbouwmethode RUBR_Eindejaarsuitkering_PeilPrognose - voor de prognose van de EJU volgens de peilmethode RUBR_Gratificatie_Prognose - voor de prognose van de gratificatie De functie voor het importeren van medewerkergegevens uit Payroll Business in Flex Benefits is aangepast. De waarden voor de bovenstaande 3 rubrieken worden geïmporteerd uit de element nummers: 10523995 - prognose EJU opbouwmethode 10523996 - prognose EJU peilmethode 10523993 - prognose Gratificatie Nieuwe flexpakket parameter Het flexpakket is uitgebreid met de flexpakket parameter PARR_Eindejaars_PrognoseImporteren. Deze parameter staat standaard op uit (False). Dit betekent dat de berekening van de bron eindejaarsuitkering niet wijzigt. Uw actie Als u voor uw organisatie wilt overstappen op het gebruiken van de geïmporteerde prognosewaarden voor de eindejaarsuitkering, dan moet u de nieuwe parameter PARR_Eindejaars_PrognoseImporteren aanzetten (True). Let op: u moet hiermee wachten totdat de nieuwe rubrieken gevuld zijn met geïmporteerde waarden. Dit gebeurt bij het uitvoeren van de eerste voorlopige salarisberekening van een nieuwe salarisperiode, of bij een wijziging van de berekende prognosebedragen in Payroll Business. Instructie Open het menu Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Flexpakket. Selecteer uw flexpakket. Klik op Parameters. Selecteer de parameter PARR_Eindejaars_PrognoseImporteren. Klik op Wijzigen. Vink de vinkbox achter het kenmerk Waarde aan. Klik op Opslaan. Prognoseberekening van de bron Persoonlijk budget Voor organisaties die gebruik maken van Payroll Business, zowel voor de nieuwe als de oude gebruikersinterface Waarom Flex Benefits bepaalt de prognose van de hoogte van de bron Persoonlijk budget voor toekomstige maanden op basis van de waarde van de rubriek Vast budget, welke geïmporteerd wordt uit Payroll Business (element nummer 1051 3464). Hierbij gaat Flex Benefits ervan uit dat het Vast budget uit alleen vaste salariscomponenten bestaat, en niet uit variabele componenten. Bij een organisatie is Payroll Business zodanig ingericht dat er toch variabele componenten in de rubriek Vast budget staan. Hierdoor wordt de prognose van de bron Persoonlijk budget in Flex Benefits te hoog berekend. De rubriek Vast budget moet daarom aangepast worden. Hoe Export door Payroll Business Payroll Business heeft 2 nieuwe elementnummers gebouwd en opgenomen in de export naar Flex Benefits: 1052 3953 - Vast deel opbouw budget (vast) 1052 5354 - Vast deel opbouw budget (eenmalig) Nieuwe flexpakket parameter Het flexpakket is uitgebreid met de flexpakket parameter PARR_VastBudget_PBElementNr. Deze parameter staat standaard op elementnummer 1051 3464. Dit betekent dat de configuratie van de import in Flex Benefits voor bestaande organisaties niet wijzigt. Functie voor importeren van medewerkergegevens uit Payroll Business De importfunctie is aangepast. In de Flex Benefits rubriek Vast budget wordt nu de waarde geïmporteerd uit het Payroll Business elementnummer dat is vastgelegd in flexpakket parameter PARR_VastBudget_PBElementNr. Uw actie Als bij uw organisatie het Payroll Business elementnummer 1051 3464 ook variabele salariscomponenten bevat, dan moet u de waarde van flexpakket parameter PARR_VastBudget_PBElementNr wijzigen in 10523953. Instructie Open het menu Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Flexpakket. Selecteer uw flexpakket. Klik op Parameters. Selecteer de parameter PARR_VastBudget_PBElementNr. Klik op Wijzigen. Wijzig het kenmerk Waarde in 10523953. Klik op Opslaan. Opgeloste meldingen Bevindingen bij de doelen Reconstructie en Vakantiegeld (change 915884) Melding De doelen Reconstructie en Vakantiegeld zijn gebouwd voor organisaties die overstappen van het "oude" systeem van uitbetalen van het vakantiegeld in mei en de eindejaarsuitkering in december naar een flexibele arbeidsvoorwaarden budget (FAB of IKB). Door het maken van keuzes voor deze doelen kunnen medewerkers een uitbetaling uit hun FA-budget verkrijgen in de maanden mei en december. Een organisatie die gebruik maakt van deze doelen heeft de werking van de doelen getest in de nieuwe gebruikersinterface voor medewerkers en daarbij enkele bevindingen gevonden. Oplossing De werking van de doelen Reconstructie en Vakantiegeld is verbeterd in de nieuwe gebruikersinterface voor medewerkers, waarbij de onderstaande bevindingen zijn opgelost: Als een medewerker al een keuze heeft gemaakt voor het doel Reconstructie, en hij opent het keuzevenster op een later tijdstip, dan moet de vorige keuze correct worden weergegeven. Als een medewerker al een keuze heeft gemaakt voor het doel Vakantiegeld, en hij opent het keuzevenster op een later tijdstip, dan moet de vorige keuze correct worden weergegeven. Als een medewerker in het verleden een keuze heeft gemaakt voor het doel Reconstructie en hij heeft daarbij gekozen voor de optie 'Budget', dan mag hij nu geen keuze meer maken voor Reconstructie. Het keuzevenster moet geblokkeerd zijn. Overeenkomsten worden niet verwijderd uit Personeelsdossier (change 1328946) Voor organisaties die gebruik maken van de workflowfunctionaliteit van HR Self Service Melding In release 2019-03 hebben we nieuwe functionaliteit opgenomen waarmee Flex Benefits overeenkomsten verwijdert uit Personeelsdossier op het moment dat een medewerker een nieuwe keuze indient voor hetzelfde doel en voor dezelfde maand als waarvoor hij al eerder een keuze heeft ingediend. Deze functionaliteit blijkt niet te werken, als de overeenkomst is geplaatst in Personeelsdossier door HR Self Service. Oplossing De functie voor het verwijderen van overeenkomsten uit Personeelsdossier is verbeterd. Ook als de overeenkomst is geplaatst door HR Self Service wordt de overeenkomst verwijderd uit Personeelsdossier. Onverklaarde waarden voor budgetsaldo op Overzicht budget (change 1509460) Voor organisaties die gebruik maken van Payroll Business Melding Een medewerker heeft een keuze gemaakt voor het kopen van verlofuren voor de maand maart. Deze keuze is echter pas goedgekeurd nadat de salarisverwerking van de maand maart is gedraaid. Hierdoor is deze keuze in Payroll Business opgenomen in de salarisstrook voor april.  De medewerker controleert zijn budgetsaldo in de maand april in Flex Benefits op het Overzicht budget. Het budgetsaldo is niet correct. Oplossing De bevinding is opgelost. Nadat de salarisgegevens van de maand mei zijn geïmporteerd in Flex Benefits, worden de budgetsaldo's op het Overzicht budget correct weergegeven. Default waarde van 0,00 euro wordt niet verwijderd (change 954643) Melding Op de keuzevensters voor de doelen in de nieuwe gebruikersinterface staat in de numerieke velden standaard de waarde 0,00.  Als een medewerker zijn cursor in het veld zet en een getal intypt, dan komen de cijfers tussen de nullen van de 0,00 in te staan. Oplossing De keuzevensters zijn aangepast. Als een medewerker zijn cursor in een numeriek veld zet en een waarde intypt, dan verwijdert het programma eerst de oorspronkelijke waarde 0,00 en voegt daarna de nieuwe waarde toe. Diverse verbeteringen van schermteksten Melding Tijdens het testen van de nieuwe gebruikersinterface hebben een aantal organisaties enkele foutjes gevonden in de teksten die op de vensters afgebeeld worden. De hieronder genoemde foutjes zijn verbeterd. Lange bronnamen niet goed afgebeeld (change 855118) De lange bronnaam liep door in de volgende kolom en overlapte het euro-teken. Twee punten in foutmelding (change 865619) In de foutmelding 'De ingangsdatum mag niet in het verleden liggen..Als u het maximaal toegestane bedrag wilt uitruilen, moet u het maximum bedrag invullen bij één bron.' stonden 2 punten tussen de 2 zinnen. Spatie ontbreekt in melding op venster Bruto/netto prognose (change 865704) Onderaan het venster Bruto/netto prognose staat de tekst 'De bedragen voor de toekomst zijn prognoses.Aan deze bedragen kunnen geen rechten worden ontleend.' Tussen beide zinnen is een spatie toegevoegd. Melding nog geen aanvragen opgeslagen (change 865734) Als een medewerker wel aanvragen heeft opgeslagen, maar nog geen aanvraag heeft ingediend, verschijnt op het tabblad Uw aanvragen de tekst: 'U heeft nog geen aanvragen opgeslagen.' Dit is gewijzigd in 'U heeft nog geen aanvragen ingediend'. De rubriek Maximum uitruilen staat op True (change 865748) Bij een medewerker die al een keuze voor Reiskosten woon-werk heeft opgeslagen, staat bij de rubriek Maximum uitruilen de waarde 'True'. Dit is gewijzigd in 'Ja. Publishing Date : 6/27/2019

Gewijzigd ten opzichte van vorige versie. Uitbetalingen budget niet afgetrokken van budgetsaldo op budgetoverzicht (change 2212043) Bovenstaande change is niet gerealiseerd in deze release en daarom verwijderd uit deze versie van de release notes. Nieuw Vervaldatum van gekochte verlofuren Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Business Waarom Verlofuren die door medewerkers gekocht worden met behulp van Flex Benefits zijn niet onbeperkt houdbaar. Voor deze verlofuren geldt een vervaltermijn van 5 jaren. De verlofrechtmutaties die Flex Benefits aanmaakte voor HR Core Business bevatten deze vervaldatum nog niet. Een aantal organisaties heeft gevraagd om de vervaldatum toe te voegen aan de verlofrechtmutatie. Dat is nu uitgevoerd. Hoe  Nieuwe flexpakket parameter Wij hebben het standaard flexpakket uitgebreid met de parameter PARR_ExtraTijd_Vervaltermijn. Deze parameter bevat de vervaltermijn in maanden. De standaardwaarde is 60 maanden. Exportfunctie De functie voor het exporteren van keuzegegevens naar HR Core Business is aangepast. De verlofrechtmutaties, die de exportfunctie aanmaakt, zijn uitgebreid met de vervaldatum. Het programma berekent de vervaldatum als volgt:  ingangsdatum van de keuze + het aantal maanden uit parameter PARR_ExtraTijd_Vervaltermijn.  Uitzondering: als je de parameter PARR_ExtraTijd_Vervaltermijn instelt op 0 maanden, dan zet de exportfunctie de vervaldatum op 1 januari van het volgende keuzejaar. Uw actie Je kunt eventueel de standaardwaarde van 60 maanden voor de vervaltermijn aanpassen. Je past de flexpakket parameter als volgt aan: Login als beheerder. Open het menu Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Flexpakket. Selecteer het flexpakket. Klik op de knop Parameters. Selecteer de parameter PARR_ExtraTijd_Vervaltermijn. Klik op de knop Wijzigen. Wijzig de waarde achter het kenmerk Waarde. Klik op de knop Opslaan. Opgeloste meldingen Verkeerde bedragen voor januari op het Budget overzicht (change 2021145) Voor organisaties die gebruik maken van Payroll Gemal Melding Voor medewerkers van een organisatie wordt elke maand een persoonlijk budget berekend. Dit budget wordt standaard elke maand uitbetaald aan de medewerkers. De salarisgegevens van januari 2020 van deze organisatie zijn geïmporteerd in Flex Benefits. Een medewerker opent het tabblad Budget overzicht. In de tabel staan verkeerde bedragen bij de maand januari. Oplossing Hoewel de CAO bepaalt dat het persoonlijk budget maandelijks wordt uitbetaald, heeft deze organisatie in januari 2020 de budgetten niet uitbetaald maar gereserveerd. Het Budget overzicht ondersteunde deze afwijking van de CAO niet. Wij hebben het Budget overzicht aangepast voor deze situatie. Medewerker kan een keuze voor ANW-hiaatverzekering niet stoppen (change 2156653) Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Business Melding Een medewerker heeft in het verleden gekozen voor deelnemen aan de ANW-hiaatverzekering en wil deze deelname stoppen. De medewerker opent het keuzevenster voor het doel ANW-hiaatverzekering en vinkt de vinkbox bij Deelnemen uit. Bij de rubriek Keuze stoppen wordt Ja geselecteerd. Als je dan verder wilt naar stap 2, lukt dit niet, omdat de knop Doorgaan naar verrekenen niet toegankelijk is. Oplossing Bij de combinatie Deelnemen = Uit en Keuze stoppen = Ja, moet de knop Doorgaan naar verrekenen toegankelijk zijn. Dit is nu gerealiseerd. Medewerker kan een keuze voor WIA-aanvullingsverzekering niet stoppen (change 2228754) Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Business Melding Een medewerker heeft in het verleden een keuze gemaakt voor deelnemen aan de WIA-aanvullingsverzekering en wil deze deelname nu stoppen. De medewerker opent het keuzevenster voor het doel WIA-aanvullingsverzekering en vinkt de vinkbox bij Deelnemen uit. Bij de rubriek Keuze stoppen wordt Ja geselecteerd. Als je dan verder wilt naar stap 2, lukt dit niet, omdat de knop Doorgaan naar verrekenen niet toegankelijk is. Oplossing Bij de combinatie Deelnemen = Uit en Keuze stoppen = Ja, moet de knop Doorgaan naar verrekenen toegankelijk zijn. Dit is nu geraliseerd. Doel Parkeer-, veer- en tolkosten: declaraties voor de volgende maand zijn niet opgeslagen (change 2248890) Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Business Melding Een medewerker heeft begin september een keuze gemaakt voor het doel Parkeer-, veer- en tolkosten voor de maand september. Voor deze keuze zijn verschillende declaratieregels ingevoerd. Daarna heeft de medewerker een keuze gemaakt voor hetzelfde doel voor de maand oktober. Ook voor deze maand zijn verschillende declaratieregels ingevoerd. Beide keuzes zijn ingediend.  Het programma heeft 2 overeenkomsten gemaakt. De overeenkomst voor de maand september is correct.  Op de overeenkomst voor de maand oktober ontbreken de declaratieregels.  Oplossing Het keuzevenster voor het doel Parkeer-, veer- en tolkosten is verbeterd. De declaratieregels voor de huidige maand en voor de volgende maand worden opgeslagen in de database en opgenomen in de overeenkomst. Verkeerde lettertypes in de medewerkermodule (change 2259681) Melding In release 2020-09 meldden wij dat de schermen van de medewerkermodule zijn aangepast naar de "Nordic Cool" designstandaard van Visma. Onderdeel daarbij was het vervangen van het bestaande lettertype door een nieuw Nordic Cool lettertype. Na de release zien sommige medewerkers bij het openen van Flex Benefits dat de letters een oud lettertype (Times New Roman) tonen in plaats van in het nieuwe Nordic Cool lettertype. Oplossing Het Nordic Cool lettertype staat niet standaard op elke pc. Het moet daarom worden geactiveerd door Flex Benefits als een gebruiker een scherm opent.  De procedure voor het activeren van het juiste lettertype is verbeterd. Veel te hoge bedragen op het Budget overzicht voor de maand augustus (change 2267354) Voor organisaties die gebruik maken van Payroll Gemal Melding Een medewerker controleert de bedragen op het Budget overzicht. Bij de maand augustus ziet hij veel te hoge bedragen, die hij niet kan verklaren. Oplossing In release 2020-09 hebben we een aanpassing uitgebracht van de functie voor het importeren van 1917 bestanden op het onderdeel van het verwerken van correcties over voorgaande salarisperioden. In deze aanpassing zat een fout, waardoor de berekening van de correctie een verkeerd bedrag opleverde. De importfunctie is op dit punt verbeterd en de bedragen zijn gecorrigeerd. Deze aanpassing is al gerealiseerd in een extra release op 5 oktober 2020. Veel te hoge bedragen op het Budgetoverzicht voor toekomstige maanden (change 2276510) Melding Voor medewerkers van een organisatie wordt elke maand een persoonlijk budget berekend. Dit budget wordt standaard elke maand uitbetaald aan de medewerker. Medewerkers van organisaties met het Budget uitbetalen systeem controleren de bedragen op het Budgetoverzicht. Bij de maanden november en december zien zij bedragen staan die een factor 100 hoger zijn dan normaal. Oplossing Er zat een fout in de berekening van de prognoses voor het persoonlijk budget voor de toekomstige maanden op basis van de actuele salarisproductie voor het Budgetoverzicht. Deze berekeningen zijn verbeterd. De fout had geen invloed op de berekeningen van het beschikbare bedrag voor de budgetbronnen op de keuzevensters. Deze aanpassing is al gerealiseerd in een extra release op 5 oktober 2020. Publishing Date : 10/29/2020

Mededelingen Nieuwe datum voor overgang naar nieuwe gebruikersinterface Begin maart hebben we besloten om het moment van overgang van oude naar nieuwe gebruikersinterface tot nader order uit te stellen. Een aantal klanten had aangegeven nog wat extra tijd nodig te hebben om de overgang te faciliteren. Inmiddels is bekend wat de definitieve datum is geworden: in het weekend van 28 en 29 september leveren we de oktober release uit. Met deze release zullen we ook de oude gebruikersinterface deactiveren. We hopen dat dit uitstel u voldoende ruimte geeft om uw organisatie hierop voor te bereiden. Nieuw Aanpassen van tabbladnamen Waarom  De nieuwe gebruikersinterface voor medewerkers bevat 4 of 5 tabbladen: Dashboard, Arbeidsvoorwaarden, Budget, Uw gegevens, Uw aanvragen. (Het tabblad Budget is niet zichtbaar bij organisaties die geen persoonlijk budget hebben). De namen van deze tabbladen zijn door Raet gekozen en kunnen door u niet aangepast worden. Enkele organisaties hebben aangegeven dat zij de mogelijkheid willen hebben om de tabbladnamen te wijzigen.  Hoe menu Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Tabbladen De beheermodule is uitgebreid met de pagina Onderhouden Tabbladen. Op deze pagina kunt u de standaard namen van de tabbladen vervangen door eigen tabbladnamen. Nieuwe gebruikersinterface voor werknemers De nieuwe gebruikersinterface is aangepast. Als u eigen tabbladnamen heeft ingevoerd in de beheermodule, dan worden uw eigen namen getoond op het scherm van de medewerkers. Uw actie Aanpassen van tabbladnamen Login als beheerder. Open het menu Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Tabbladen. Selecteer uw flexpakket. Klik op de knop Tabbladen. Selecteer een tabblad uit de lijst. Klik op de knop Basiskenmerken. Voer uw eigen tabbladnaam in bij het kenmerk Tabbladnaam.  Klik op de knop Opslaan. Gewijzigd en verbeterd Verwijderen van goedgekeurde eenmalige keuzes Waarom De doelen in Flex Benefits kunnen verdeeld worden in eenmalige doelen, waarvoor de medewerker één keer per jaar een keuze mag maken, en meermaals doelen, waarvoor de medewerker elke maand een keuze mag maken. Op het tabblad Uw aanvragen kan de medewerker een keuze voor een meermaals doel, die de productstatus Goedgekeurd heeft, verwijderen door op het X-icoon te klikken. Voor keuzes voor eenmalige doelen was dit echter niet mogelijk. Hoe Tabblad Uw aanvragen Het tabblad Uw aanvragen is aangepast. De medewerker kan nu ook keuzes voor eenmalige doelen, die de productstatus Goedgekeurd hebben, verwijderen door op het X-icoon te klikken. Uw actie Er is geen actie nodig. Opgeloste meldingen in de nieuwe gebruikersinterface Jaartal 2018 getoond op budget overzicht voor 2019 (change 1135663) Melding Deze melding is gemaakt in december 2018. De beheerder heeft de functie Wizard jaarovergang met succes uitgevoerd. De volgende dag stelt de beheerder Flex Benefits open voor de medewerkers van zijn organisatie. Een medewerker opent het tabblad Budget in de nieuwe gebruikersinterface. In de tabel Budget overzicht per maand staan de teksten 'Januari 2018', 'Februari 2018', etc. Het jaartal is fout. Het moet 2019 zijn. Oplossing Nadat de beheerder de Wizard jaarovergang heeft uitgevoerd is Flex Benefits gereedgemaakt voor het volgende keuzejaar. Op het tabblad Budget worden dan de prognoses voor het budget voor het volgende jaar afgebeeld. In dit geval dus voor 2019. De tabel Budget overzicht per maand is verbeterd. De jaartallen worden nu correct getoond. Foutmelding na toevoegen bijlage (change 1249277) Melding Een medewerker probeert een keuze te maken voor het doel Scholing meermaals.  Hij vult het doel-bedrag in op Stap 1 van het keuzevenster en een bron-bedrag op Stap 2 van het keuzevenster. Daarna probeert hij een bijlage toe te voegen op Stap 3 van het keuzevenster. Het programma toont dan de (Engelse) foutmelding 'Error in attachments'. De medewerker kan de keuze niet opslaan en indienen. Oplossing De functie voor het toevoegen van bijlagen is verbeterd. Als er iets fout gaat, zal het programma een Nederlandse foutmelding tonen. Foutmelding 'invalid product' bij doel Bedrijfsfitness (change 1332377) Melding Een medewerker probeert een keuze te maken voor het doel Bedrijfsfitness (door de organisatie hernoemd in Sportabonnement). Hij vult het doel-bedrag in op Stap 1 van het keuzevenster en een bron-bedrag op Stap 2 van het keuzevenster. Daarna probeert hij een bijlage toe te voegen op Stap 3 van het keuzevenster. Het programma toont dan de (Engelse) foutmelding 'Invalid product'. De medewerker kan de keuze niet opslaan en indienen. Oplossing Deze melding werd niet veroorzaakt door een foute bijlage, maar door de configuratie van het product Bedrijfsfitness. De organisatie heeft het productitem Aantal maanden op Stap 1 van het keuzevenster op in-actief gezet. Dit veroorzaakte een probleem in de berekeningen. Het keuzevenster voor het doel Bedrijfsfitness is verbeterd voor het geval dat het productitem Aantal maanden niet actief is. Opmerking De productitems van een product (doel) kunnen verdeelt worden in 2 typen: Productitems van het type Doel; deze worden getoond op Stap 1 van het keuzevenster.  Productitems van het type Bron: deze worden getoond op Stap 2 van het keuzevenster. In het algemeen geldt in Flex Benefits dat er problemen kunnen ontstaan in het programma als een productitem van het type Doel op in-actief gezet wordt. Als u een productitem van het type Doel niet op het keuzevenster opgenomen wilt hebben, raden wij aan om dit productitem op het beheervenster Onderhouden productitems op Actief te zetten en de bijbehorende rubriek op het beheervenster Onderhouden Productitemsamenstelling op niet-tonen te zetten. Huisstijlkenmerken van tabbladnamen werken niet in IE (change 1332740) Melding In release 2019-03 van Flex Benefits hebben wij de functionaliteit toegevoegd waarmee u de kleuren van de tabbladnamen in de nieuwe gebruikersinterface voor medewerkers kunt configureren volgens de huisstijlkenmerken van uw organisatie. Deze functionaliteit wordt ook White labeling genoemd. Dit bleek echter niet te werken in de browser Internet Explorer (en wel in bijv. Google Chrome). Oplossing Het aansturen van de kleuren van de tabbladnamen is verbeterd. Ook in de browser Internet Explorer worden de tabbladnamen nu afgebeeld in de kleur van uw huisstijlkenmerken. Uw actie Controleer eventueel de instellingen van uw huisstijlkenmerken: Open Youforce als applicatiebeheerder. Klik op de tegel Portaalbeheer. Open de menugroep Gebruikersinstellingen. Open het menu Huisstijlkenmerken beheer. Klik op de link Gebruik productie stijl als basis. Scroll naar beneden naar de groep Menubalk. De achtergrondkleur van het bovenste deel van de nieuwe gebruikersinterface van Flex Benefits wordt gelezen uit de instelling Basis kleur. De kleur van de tabbladnamen wordt gelezen uit de instelling Basis tekstkleur. U kunt de instellingen eventueel aanpassen. Wij raden u aan de toelichting (helptekst) van Portaalbeheer te raadplegen voordat u deze functie gebruikt. Planning Planning release 2019-07 Algemeen - Rekening houden met einddatum contract Voor sommige medewerkers is de einddatum van het contract al bekend in het HR-systeem. Bij het maken van een keuze wordt echter nog geen rekening gehouden met deze einddatum. Zo kunnen medewerkers keuzes maken voor de maanden ná betreffende eindddatum. Ook worden er dan ten onrechte overeenkomsten aangemaakt en die belanden (indien zo ingericht in HR Self Service) in het Personeelsdossier. We gaan faciliteren dat medewerkers geen keuzes meer kunnen maken na een eventueel bekende einddatum contract en hopen zo ook vervuiling van het Personeelsdossier te voorkomen. Nieuwe gebruikersinterface - Aanpassen van een goedgekeurde keuze in de toekomst makkelijker maken We hebben van een aantal klanten teruggekregen dat sommige van hun medewerkers moeite hebben om reeds goedgekeurde keuzes (in de toekomst, bij zogenaamde meermaals doelen) aan te passen. Op dit moment moeten medewerkers op het Dashboard het keuzevenster openen van het doel wat ze aan willen passen. De medewerker komt dan in eerste instantie in de actuele maand terecht en zal een maand in de toekomst moeten selecteren om betreffende keuze aan te passen. We willen deze procedure vereenvoudigen door medewerkers de mogellijkheid te geven dit soort aanpassingen vanuit een centraal punt in de applicatie te laten doen, te weten in de sectie Uw aanvragen in het Overzicht alle aanvragen. Betreffende sectie kan overigens ook via het Dashboard benaderd worden via het openen van de Recente aanvragen. Publishing Date : 5/24/2019

Mededelingen Nieuwe datum voor overgang naar nieuwe gebruikersinterface bekend Begin maart hebben we besloten om het moment van overgang van oude naar nieuwe gebruikersinterface tot nader order uit te stellen. Een aantal klanten had aangegeven nog wat extra tijd nodig te hebben om de overgang te faciliteren. Inmiddels is bekend wat de definitieve datum is geworden: in het weekend van 28 en 29 september leveren we de oktober release uit. Met deze release zullen we ook de oude gebruikersinterface deactiveren. We hopen dat dit uitstel u voldoende ruimte geeft om uw organisatie hierop voor te bereiden. Nieuw Kaart Informatie op dashboard Waarom In de oude gebruikersinterface voor medewerkers was het mogelijk om de menugroep Informatie in het medewerkermenu op te nemen. In deze menugroep kon u enkele hyperlinks naar externe websites opnemen. Deze functionaliteit was nog niet aanwezig in de nieuwe gebruikersinterface. Op verzoek van een aantal beheerders is deze functionaliteit nu toegevoegd aan de nieuwe gebruikersinterface. Hoe Dashboard Het tabblad Dashboard is uitgebreid met de kaart Informatie. Op deze kaart kunt u enkele hyperlinks opnemen die verwijzen naar externe websites.  Voor het tonen van de kaart Informatie en voor de getoonde hyperlinks wordt dezelfde inrichting gebruikt als voor de menugroep Informatie in de oude gebruikersinterface werd gebruikt.  Voorwaarden voor het tonen van de kaart Informatie De menugroep Informatie moet zijn opgenomen in het rootmenu van de medewerker. De menugroep Informatie moet minstens één hyperlink bevatten.  Uw actie Als u de menugroep Informatie al heeft ingericht, hoeft u niets te wijzigen. Als u de menugroep Informatie nog niet heeft ingericht, kunt u onderstaande procedure volgen. Toevoegen menugroep Informatie Login als beheerder. Open het menu Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Werknemermenu. Selecteer uw flexpakket. Klik op Werknemermenu. Selecteer het menu-item "-"  (menu-type is root). Klik op Indelen menu. Controleer of het menuitem ID 4000 al in de lijst staat. Zo ja, dan kunt u verder gaan naar “Toevoegen hyperlink”. Zo niet, dan kunt u deze als volgt toevoegen: Klik op Toevoegen. Selecteer menu-item ID 4000 en voer een presentatievolgnummer in. Klik op Opslaan. Toevoegen hyperlink U moet eerst een nieuwe hyperlink aanmaken. Open het menu Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Werknemermenu. Selecteer uw flexpakket. Klik op Werknemermenu. Klik op Toevoegen. Vul de benodigde gegevens in op het scherm: menu-item ID:  bijvoorbeeld 41 omschrijving; de schermtekst type = infolink (verplicht) starten in nieuw window: aanvinken url starten: de volledige url van uw nieuwe hyperlink, bijvoorbeeld:  https://www.raet.nl Klik op Opslaan. Daarna moet u de nieuwe hyperlink toevoegen aan de menugroep Informatie Open het menu Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Werknemermenu. Selecteer uw flexpakket. Klik op Werknemermenu. Selecteer de menugroep 4000 - Informatie. Klik op Indelen menu. Klik op Toevoegen. Selecteer het menu-item ID van uw nieuwe hyperlink, bijvoorbeeld 41. Voer een presentatievolgnummer in. Klik op Opslaan. Helptekst beschikbaar op het keuzevenster Waarom In de oude gebruikersinterface voor medewerkers wordt op het keuzevenster een helptekst (toelichting) voor het gekozen doel afgebeeld. In de nieuwe gebruikersinterface kunnen medewerkers de helptekst voor de doelen openen op het tabblad Arbeidsvoorwaarden. Er was echter nog geen mogelijkheid om de helptekst te openen op het keuzevenster voor een doel. Deze mogelijkheid is nu toegevoegd. Hoe Keuzevensters Op de keuzevensters voor de doelen is rechtsboven een vraagteken-icoon toegevoegd. Als de medewerker op dit icoon klikt, dan wordt de helptekst voor het gekozen doel aan de rechterkant op het keuzevenster afgebeeld. De medewerker kan de helptekst dan lezen en moet deze weer sluiten om verder te gaan met het invoeren van de keuzegegevens. Uw actie Er is geen actie nodig. Het programma gebruikt dezelfde helpteksten als op het tabblad Arbeidsvoorwaarden en als in de oude gebruikersinterface. Gewijzigd en verbeterd Oranje waarschuwingsmeldingen op keuzevensters Waarom De keuzevensters van de oude gebruikersinterface bevatten, naast de blokkerende rode meldingen, ook oranje waarschuwingsmeldingen. Deze oranje meldingen waren nog niet gebouwd in de nieuwe gebruikersinterface. De meldingen zijn nu opgenomen op de keuzevensters van de nieuwe gebruikersinterface Hoe Keuzevensters nieuwe gebruikersinterface Bij sommige bronnen en doelen zijn oranje waarschuwingsmeldingen gedefinieerd.  Als een medewerker een keuze maakt voor een doel, en zijn gegevens voldoen aan de voorwaarden voor de waarschuwingsmelding, dan wordt de melding gepresenteerd bovenin het keuzevenster in een oranje kader. Het gebruik van de punt op numeriek toetsenbord Waarom Als een gebruiker Windows heeft geconfigureerd met de landinstelling Nederlands, dan wordt de komma gebruikt als decimaalteken. In Flex Benefits moet de medewerker de bedragen op de keuzevensters voor de doelen met een komma als decimaalteken invoeren. De punt van het numerieke toetsenbord als decimaalteken werd niet geaccepteerd.  Dit is nu aangepast Hoe Keuzevensters nieuwe gebruikerinterface Als een medewerker op een keuzevenster voor een doel een bedrag invoert op het numerieke toetsenbord, en hij gebruikt de punt van het numerieke toetsenbord als decimaalteken, dan converteert het programma de punt naar een komma. Opgeloste meldingen in de nieuwe gebruikersinterface Foutmelding door verborgen factuurdatum op keuzevenster Fiets (change 1157519) Melding De standaard inrichting van het product Fiets bevat het productitem Factuurdatum. Een organisatie heeft dit productitem geactiveerd en de onderliggende rubriek Factuurdatum op niet-tonen gezet. Dit is een geldige configuratie. Een medewerker probeert een keuze te maken voor het doel Fiets, maar het programma toont een rode blokkerende melding: 'De factuur- en ingangsdatum mogen niet meer dan 365 dagen uit elkaar liggen'. De medewerker kan de factuurdatum echter niet aanpassen, omdat deze niet op het keuzevenster staat. Oplossing Het keuzevenster voor het doel Fiets is aangepast. Als de rubriek Factuurdatum op 'niet-tonen' staat, wordt de controle op het aantal dagen tussen de factuur- en ingangsdatum niet uitgevoerd. Blokkeren flexpakket werkt niet (change 1316094) Melding Een beheerder heeft het flexpakket van de medewerkers geblokkeerd op het venster Onderhouden Flexpakket. Daarna opent hij als medewerker de nieuwe gebruikersinterface en kan echter wel keuzes maken. Er komt geen melding dat het flexpakket is geblokkeerd. Oplossing Het programma is aangepast. Als de beheerder een flexpakket heeft geblokkeerd en een medewerker opent daarna de nieuwe gebruikersinterface, dan toont het programma een melding dat het flexpakket is geblokkeerd. De medewerker kan dan geen keuzes maken. Opgenomen verlofuren van 2018 nog aanwezig (change 1316278) Melding Een medewerker meldt dat hij in Flex Benefits minder verlofuren heeft om te kunnen verkopen dan hij verwacht. Oplossing De melding wordt veroorzaakt door de rubriek Opgenomen verlofuren. De wizard jaarovergang had de verlofuren die de medewerkers in 2018 hebben opgenomen, moeten verwijderen uit de database. Bij sommige medewerkers is dit echter niet gebeurd, waardoor het beschikbare aantal verlofuren te laag is. De opgenomen verlofuren uit 2018 zijn alsnog verwijderd met een datafix op 22 maart 2019. Medewerker kan doorlopende keuze niet stoppen/aanpassen (change 1337320) Melding Een medewerker heeft in het verleden een keuze gemaakt voor het doel WIA-aanvullingsverzekering. Hij wil deze keuze nu stoppen.  Hij opent het keuzevenster voor de WIA-aanvullingsverzekering in de nieuwe gebruikersinterface. Hij kan de bestaande keuze niet aanpassen, want het keuzevenster is geblokkeerd. Oplossing Het doel WIA-aanvullingsverzekering is geconfigureerd als een doorlopend doel. Keuzes voor dit doel blijven jarenlang geldig, totdat de medewerker de keuze stopt. De keuze heeft dan de status 'doorlopend'. De keuzevensters voor alle doorlopende doelen zijn verbeterd. Indien een keuze de status "doorlopend' heeft, en een medewerker opent het keuzevenster, dan is het keuzevenster nog steeds geblokkeerd. Maar onderaan het venster is de knop Maak een keuze toegevoegd. Met deze knop kan de medewerker de keuze aanpassen of stoppen. Blanco venster met melding 'Hallo undefined' (change 1338997) Melding Bij sommige medewerkers wordt het dashboard van de nieuwe gebruikersinterface niet correct geopend, nadat release 2019-02 is geïnstalleerd. In plaats van de tekst "Hallo <voornaam>" staat er "Hallo undefined" bovenaan het scherm. Ook ontbreken de tegels voor de doelen en de gegevens van de medewerker in de andere kaarten op het dashboard. De medewerkers kunnen Flex Benefits niet gebruiken. Oplossing Het probleem wordt veroorzaakt door oude tijdelijke internetbestanden en cookies op de pc van de medewerker. Deze internetbestanden en cookies zijn door Flex Benefits geplaatst bij het vorige bezoek van de medewerker aan Flex Benefits. Als work-around hebben wij gegeven dat de medewerker de tijdelijke internetbestanden en cookies van zijn pc moet verwijderen. In deze release is de verbetering aangebracht waardoor het programma de oude internetbestanden en cookies, die bij het vorige bezoek door Flex Benefits zelf zijn geplaatst, automatisch verwijdert van de pc van de medewerker. Planning Planning release 2019-06 Verwijderen van eenmalige keuzes Voor sommige doelen kunnen medewerkers één keer per jaar een keuze maken. Voor andere doelen kunnen medewerkers meerdere keren per jaar (elke maand) een keuze maken. Op het tabblad Uw aanvragen in de nieuwe gebruikersinterface kan een medewerker een keuze voor een meermaals doel, die de keuzestatus Goedgekeurd heeft, verwijderen. Voor keuzes voor eenmalige doelen bestaat de mogelijkheid van het verwijderen van de keuze nog niet.  Deze mogelijkheid wordt in de volgende release toegevoegd. Aanpassen van tabbladnamen De nieuwe gebruikersinterface voor medewerkers bevat 4 of 5 tabbladen: Dashboard, Arbeidsvoorwaarden, Budget, Uw gegevens, Uw aanvragen. (Het tabblad Budget is niet zichtbaar bij organisaties die geen persoonlijk budget hebben). De namen van deze tabbladen zijn door Raet gekozen en kunnen door u niet aangepast worden. Enkele organisaties hebben aangegeven dat zij de mogelijkheid willen hebben om de tabbladnamen te wijzigen. Het toevoegen van deze mogelijkheid wordt gepland in de volgende release. Publishing Date : 4/18/2019

Gewijzigd en verbeterd Berekening van de maximumwaarde van de bron Verlofsoort 1 Waarom Het maximum aantal verlofuren van de bron Verlofsoort 1 dat een medewerker per jaar mag verkopen/inzetten wordt bepaald door de flexpakket parameter PARR_Verlofsrt1_MaxJr en door het aantal verlofuren van de medewerker op zijn verlofkaart. Als een medewerker meer verlofuren heeft dan de waarde van de parameter, geldt de waarde van de parameter als maximumwaarde van de bron Verlofsoort 1. Bij alle medewerkers gold hierbij dat de waarde van de parameter werd vermenigvuldigd met het deeltijdpercentage van de medewerker. Deze afhankelijkheid was niet uit te zetten. Enkele klanten hebben gevraagd om deze afhankelijkheid uit te kunnen zetten.  Dit is nu gebouwd. Hoe Nieuwe flexpakket parameter Het flexpakket is uitgebreid met de nieuwe parameter PARR_Verlofsrt1_MaxNaarRatoPP. De nieuwe parameter heeft standaard de waarde TRUE (aan). Berekening maximumwaarde Als parameter PARR_Verlofsrt1_MaxNaarRatoPP = TRUE, is het maximum van de bron Verlofsoort 1 de kleinste waarde van  het verlofsaldo van de medewerker van de verlofsoort die is geconfigureerd als Verlofsoort 1 de waarde van parameter PARR_Verlofsrt1_MaxJr vermenigvuldigd met de waarde van rubriek RUBR_PercentageDeelbetrekking gedeeld door 100. Als parameter PARR_Verlofsrt1_MaxNaarRatoPP = FALSE, is het maximum van de bron Verlofsoort 1 is de kleinste waarde van  het verlofsaldo van de medewerker van de verlofsoort die is geconfigureerd als Verlofsoort 1 de waarde van parameter PARR_Verlofsrt1_MaxJr  Actie De nieuwe parameter heeft standaard de waarde TRUE (aan). Je kunt de parameterwaarde aanpassen op het venster Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Flexpakket > knop Parameters. Opgeloste meldingen  Keuze voor inactief doel wordt niet getoond op het tabblad Uw aanvragen (change 795324) Melding Een medewerker heeft eerder in het jaar een keuze gemaakt voor het doel Scholing. Op een later tijdstip heeft de beheerder het doel Scholing gedeactiveerd. Als de medewerker daarna het tabblad Uw aanvragen opent, wordt de keuze voor Scholing niet getoond in de lijst. Oplossing De lijst met aanvragen op het tabblad Uw aanvragen is aangepast. Aanvragen voor doelen, die door de beheerder zijn gedeactiveerd, worden nu ook getoond. Het lijstje met aanvragen op de kaart Recente aanvragen op het tabblad Dashboard is aangepast. Aanvragen voor doelen, die door de beheerder zijn gedeactiveerd, worden nu ook getoond. Bruto/netto prognoseberekening: verkeerde inhouding bijzonder tarief (change 2217574) Melding Voor medewerkers van een organisatie wordt elke maand een persoonlijk budget berekend. Dit budget wordt standaard elke maand gereserveerd en uitbetaald in december. Een medewerker van deze organisatie heeft een keuze gemaakt voor het doel Uitruilen reiskosten woon-werk voor de maand december en hiervoor de bron Persoonlijk budget ingezet. Het betreft een bedrag van 2283,76 euro. De medewerker opent de proforma bruto/netto prognoseberekening. Hij ziet de volgende posten staan: een uitbetaling van gereserveerd budget, verrekend tegen het bijzonder belastingtarief, van 5455,45 euro een inhouding van brutoloon, verrekend tegen het bijzonder belastingtarief, van 6043,40 euro een netto uitbetaling van 2283,76 euro. Samen resulteert dit in een negatief effect op het netto salaris van de medewerker in de berekening Netto salaris inclusief effecten keuzes, vergeleken met de berekening Netto salaris zonder effecten keuzes.  Dit is niet correct. Oplossing De inhouding van 6043,40 euro is fout.  Dit had een bedrag van 2283,76 euro moeten zijn. De berekeningen die aan de basis liggen van de bruto/netto prognoseberekening zijn verbeterd op dit onderdeel. Medewerker kon een keuze maken voor Budget uitbetalen in december (change 2374444)  Melding Voor medewerkers van een organisatie wordt elke maand een persoonlijk budget berekend. Dit budget wordt standaard elke maand gereserveerd en uitbetaald in december. Voor organisaties die het Budget reserveren systeem toepassen, hebben we in release 2020-09 van Flex Benefits een aanpassing doorgevoerd. Deze aanpassing blokkeert het maken van keuzes voor het doel Budget uitbetalen in de maand december, omdat het gereserveerde budget in december automatisch door het salarissysteem wordt uitbetaald. Ondanks deze aanpassing hebben sommige medewerkers toch een keuze kunnen maken voor het uitbetalen van budget in de maand december 2020. Oplossing De aanpassing in release 2020-09 betrof het verwijderen van de maand december uit de keuzelijst van maanden in het venster van het doel Budget uitbetalen. Dit blokkeerde het maken van een keuze voor december tot in de maand november. Echter, nadat de maand december de actuele keuzemaand is geworden - bij de meeste organisaties rond 10 november -, kon de medewerker het keuzevenster voor Budget uitbetalen wel openen. Er werd dan geen maand getoond in de keuzelijst van maanden.  Als de medewerker dit simpelweg negeerde, kon hij toch een keuze opslaan en indienen voor december. We hebben het keuzevenster voor het doel Budget uitbetalen uitgebreid met een extra roodstoplicht-melding om deze situatie te voorkomen. Foutmelding op keuzevenster voor het doel Verkopen verlofuren (change 2620626) Melding Een medewerker mag 72 verlofuren verkopen per jaar. Hij heeft in eerdere keuzes al 64,8 verlofuren verkocht. Hij wil een keuze maken voor het verkopen van de overgebleven 7,2 verlofuren in de maand december. Maar als hij de gegevens op het keuzevenster invoert, toont het programma de foutmelding "maximum waarde: 7,20". De medewerker kan niet al zijn verlofuren verkopen. Oplossing De melding werd veroorzaakt door een afrondingsfout in het programma, Deze fout is hersteld. Foutmelding op venster Onderhouden Flexpakket Help (change 2677582)  Melding Een beheerder wil de helpteksten van de medewerkermodule aanpassen. Hij opent de beheermodule en gaat naar het venster Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Flexpakket Help. Hij selecteert zijn flexpakket en klikt op de knop Flexpakket Help. Het programma opent de pagina met de eerste 20 helpitems. De beheerder probeert naar de volgende pagina te navigeren. Het programma toont de foutmelding: Incorrect syntax near ''. Incorrect syntax near ''. Incorrect syntax near ')'. Must declare the scalar variable "@helptekst_standaard". Must declare the scalar variable "@helptekst_standaard". Must declare the scalar variable "@helptekst_standaard". Oplossing Flex Benefits is al lange tijd onderdeel van ons portfolio. Wij moderniseren regelmatig de programmacode om de prestaties en de veiligheid op peil te houden. Hierbij is een fout gemaakt op de pagina Onderhouden Flexpakket Help.  Deze fout is hersteld. Publishing Date : 5/21/2021

Opgeloste meldingen Saldo gereserveerd budget niet beschikbaar in maand december (change 364102) Voor organisaties die gebruik maken van Payroll Business Melding Voor de medewerkers van een organisatie wordt elke maand een persoonlijk budget berekend. Dit budget wordt standaard elke maand gereserveerd voor de medewerker. Het totale saldo van het gereserveerde budget wordt in de maand december automatisch uitbetaald aan de medewerker. De salarisadministrateur van de organisatie heeft een eerste voorlopige salarisproductie voor de maand december uitgevoerd in Payroll Business.  De berekende waarden zijn geëxporteerd naar Flex Benefits. Een medewerker opent het keuzevenster voor het doel Verlofuren kopen. Hij wil hiervoor de bron Gereserveerd budget inzetten. Hij ziet dat er veel minder gereserveerd budget beschikbaar is dan verwacht. Oplossing Payroll Business gaat ervan uit dat het gehele saldo gereserveerd budget in december wordt uitbetaald aan de medewerker. Het resterende saldo is daarna 0 euro. Hierdoor zet Payroll Business de waarde van de rubriek Saldo gereserveerd budget op 0 euro. Deze waarde wordt geïmporteerd in Flex Benefits. Voor het keuzeproces in Flex Benefits is deze werking niet correct. De medewerker moet de mogelijkheid hebben om zijn saldo gereserveerd budget nog in december te besteden aan een doel - bijvoorbeeld Verlofuren kopen - voordat het wordt uitbetaald. We hebben de importfunctie van Flex Benefits voor deze situatie aangepast. De importfunctie berekent de waarde van de rubriek Saldo gereserveerd budget voor december door gebruik te maken van de budgetwaarden van november. Bedragen op het diagram "Overzicht gebruik WKR budgetten" zijn niet leesbaar  (change 366140)  Melding Een beheerder opent het venster Beheer > Werkkostenregeling > Overzicht gebruik WKR budgetten.  Het programma toont een diagram voor elk ingericht WKR-budget.  In het diagram staan ook de waarden van de staven. Deze waarden staan door elkaar heen en zijn daardoor niet leesbaar. Oplossing Onder de diagrammen vind je nu een tabel waarin de bedragen wel duidelijk leesbaar zijn. Verkeerd Saldo gereserveerd budget voor januari op het Budget overzicht (change 1891630) Voor organisaties die gebruik maken van Payroll Business Melding Voor de medewerkers van een organisatie wordt elke maand een persoonlijk budget berekend. Dit budget wordt standaard elke maand gereserveerd voor de medewerker. Het totale saldo van het gereserveerde budget wordt in de maand december automatisch uitbetaald aan de medewerker. De salarisadministrateur van de organisatie heeft een eerste voorlopige salarisproductie voor de maand januari uitgevoerd in Payroll Business.  De berekende waarden zijn geëxporteerd naar Flex Benefits. Een medewerker opent het tabblad Budget overzicht. In de tabel staan verkeerde bedragen in de kolom Saldo gereserveerd budget bij de maand januari. Oplossing Flex Benefits ging ervan uit dat het gehele saldo gereserveerd budget in december wordt uitbetaald aan de medewerkers. Een deel van het gereserveerde budget is overgezet naar het volgende jaar zodat het saldo gereserveerd budget in januari (veel) groter is dan alleen de opbouw van de maand januari. Het Budget overzicht ondersteunde deze afwijking niet. Het Budget overzicht is aangepast voor deze situatie. Verkeerde melding op keuzevenster voor ANW-hiaatverzekering (changes 2164715 en 2207620) Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Business Melding Een medewerker opent het keuzevenster voor het doel ANW-hiaatverzekering. Het programma toont de melding: "U bent meer dan 3 maanden in dienst. Het meezenden van het aanmeldings- en acceptatieformulier is verplicht".  Deze melding is niet terecht. De medewerker is nog geen drie maanden in dienst. Een zelfde soort melding verschijnt op het keuzevenster voor het doel WIA-aanvullingsverzekering. Oplossing De controle op de indienstdatum op de keuzevensters voor de doelen ANW-hiaatverzekering en WIA-aanvullingsverzekering zijn verbeterd. De voorwaarden, waaronder het onderdeel Stap 3 - Bijlagen toevoegen wordt getoond, zijn ook aangepast. Blokkerende melding op de keuzevensters over gebruik van persoonlijk budget (changes 2210977 en 2241448) Melding Een medewerker heeft de beschikking over een persoonlijk budget. Hij wil dit persoonlijk budget gebruiken voor het maken van een keuze voor een doel. Hij opent het keuzevenster voor een van de doelen. Het programma toont de melding: "U heeft over de verschillende arbeidsvoorwaarden meer persoonlijk budget ingezet dan is toegestaan".  Deze melding is niet terecht. Hij heeft in het verleden wel keuzes gemaakt waarbij hij de bron persoonlijk budget heeft ingezet maar deze keuzes waren alle geldige keuzes. Verschillende organisaties hebben gemeld dat bij hun medewerkers een soortgelijke melding in beeld komt. Het gaat in deze gevallen over verschillende budgetbronnen zoals Benefit budget, IKB-budget, et cetera. Oplossing In een vorige release is een aanpassing aangebracht in de berekeningen voor de verschillende budgetbronnen. Hierdoor is deze fout ontstaan bij sommige medewerkers die eerder dit jaar al keuzes hebben gemaakt waarbij ze een groot deel van hun maandelijkse budget hebben ingezet.  De berekeningen voor de controles op de inzet van de budgetbronnen zijn verbeterd. Deze oplossing is uitgebracht in een extra release op 15 september 2020. Publishing Date : 9/18/2020

Mededelingen Ruimere overstapperiode nieuwe gebruikersinterface We hebben u zo vroeg mogelijk geïnformeerd dat wij op zaterdag 30 maart de huidige gebruikersinterface definitief willen vervangen door de nieuwe versie. Een aantal klanten heeft echter aangegeven meer tijd nodig te hebben om de overgang in hun organisatie te organiseren. Dit heeft ertoe geleid het overgangsmoment tot nader order uit te stellen. We laten u zo snel mogelijk weten wat de nieuwe overgangsdatum gaat worden. Let op Het is nog steeds mogelijk om per direct over te gaan naar de nieuwe gebruikersinterface. We stellen alleen het moment uit waarop we de oude gebruikersinterface gaan deactiveren. Instructie Instructie voor het beschikbaar stellen van de nieuwe gebruikersinterface aan uw medewerkers. Open Flex Benefits als beheerder. Open het venster Beheer > Onderhouden werkgever. Op dit onderhoudsvenster staan een aantal kenmerken van uw organisatie. Vink de vinkbox achter het kenmerk Gebruik nieuwe gebruikersinterface aan. Klik op de knop Opslaan. Vanaf dit moment komen uw medewerkers automatisch in de nieuwe gebruikersinterface als zij in het Youforce portaal op de tegel Flex Benefits hebben geklikt. Nieuw Welkomstpagina toegevoegd in nieuwe gebruikersinterface Waarom Als een medewerker de oude gebruikersinterface opende, werd als eerste de welkomstpagina getoond. De inhoud van deze pagina kon u zelf bepalen. De welkomstpagina was nog niet beschikbaar in de nieuwe gebruikersinterface. Een aantal klanten heeft gevraagd om de welkomstpagina toe te voegen aan de interface. Hoe De welkomstpagina is toegevoegd aan het Dashboard van de nieuwe gebruikersinterface. Als medewerkers inloggen, wordt de welkomstpagina geopend in een venster bovenop het Dashboard. De medewerker kan dit venster sluiten door op OK te klikken. De welkomstpagina bevat dezelfde tekst als de welkomstpagina in de oude gebruikersinterface. Uw actie U kunt de welkomstpagina activeren door een flexpakket parameter aan te zetten. Activeren welkomstpagina Open het menu Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Flexpakket. Selecteer uw flexpakket. Klik op Parameters. Selecteer de parameter PARR_WelcomeTextOrLegalDisclaimer_Enable. Klik op Wijzigen. Vink de vinkbox achter het kenmerk Waarde aan. Klik op Opslaan. Aanpassen tekst op welkomstpagina Open het menu Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Flexpakket help. Selecteer uw flexpakket. Klik op Flexpakket Help. Selecteer Help_ID 72. Klik op Helptekst. Pas de tekst aan in de sectie Helptekst specifiek. Klik op Opslaan. Gewijzigd en verbeterd Melding als een te hoog bedrag wordt ingevoerd (change 981843) Melding Als een medewerker in de nieuwe gebruikersinterface via een keuzevenster een bedrag invoerde dat hoger is dan de maximumwaarde, werd dit bedrag niet geaccepteerd door het programma. Het programma verwijderde het ingevoerde bedrag en zette automatisch een 0 in het tekstvak. Er volgde geen melding. Het verzoek was de medewerker een melding te tonen dat het bedrag te hoog is. Oplossing De controles op de keuzevensters voor de doelen zijn aangepast. Als een medewerker een bedrag invoert dat hoger is dan de maximumwaarde, toont het programma de melding Maximum waarde is: <variabele maximum waarde>. Het programma zet automatisch deze maximumwaarde in het tekstvak. Waarschuwingsmeldingen verplaatst (change 994838) Melding Als een medewerker een keuze heeft ingevoerd en daarna op Opslaan of Indienen klikt, voert het programma een aantal productcontroles uit. Onder andere of de som van de bronnen gelijk is aan de waarde (kosten) van het doel. Als een doel is geconfigureerd met een verplichte bijlage wordt Stap 3 toegevoegd aan de stappen van het keuzevenster. De productcontroles werden uitgevoerd nádat de medewerker in Stap 3 de bijlagen had geüpload. Deze werkvolgorde is niet handig. Enkele klanten hebben verzocht de productcontroles uit te voeren aan het eind van Stap 2 zodat de medewerker niet eerst de bijlagen hoeft te uploaden. Oplossing De keuzevensters voor de doelen zijn aangepast. Als een doel is geconfigureerd met een verplichte bijlage vinden de productcontroles plaats na het klikken op Doorgaan naar bijlagen in Stap 2. Opgeloste meldingen in de nieuwe gebruikersinterface Melding 'invalid product' op keuzevenster Budget uitbetalen (change 1188424) Melding Een medewerker probeert een keuze te maken voor het doel Budget uitbetalen voor de maand maart. De medewerker had al eerder een keuze gemaakt voor Budget uitbetalen voor de maand februari en die keuze is al goedgekeurd. Nadat de medewerker de bedragen voor de keuze voor maart heeft ingevoerd op het keuzevenster toont het programma de rode melding Invalid product. Oplossing Het functionaliteit van het keuzevenster voor het doel Budget uitbetalen is verbeterd. Bijlage van keuze uit 2018 (change 1234885) Melding Een medewerker maakt een keuze voor het doel Aanvullend pensioen voor het jaar 2019. De organisatie heeft in de inrichting van dit doel geconfigureerd dat een bijlage voor dit doel verplicht is. De medewerker vult het doelbedrag in op het venster van Stap 1. Hij vult de bron in op het venster van Stap 2. Daarna opent het programma het venster van Stap 3 voor het toevoegen van de bijlagen. Op dit venster wordt de bijlage van de keuze van de medewerker voor het doel Aanvullend pensioen uit het jaar 2018 getoond. Dit is niet correct. Oplossing De keuzevensters voor alle doelen zijn aangepast. Bij het openen van het venster van Stap 3 worden alleen bijlagen getoond die behoren bij de keuze voor het huidige jaar en de gekozen maand. Declaratie-bedrag wordt vermenigvuldigd met 100 (change 1253671) Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Business / Payroll Business Melding Een medewerker voert een declaratie in voor het doel Uitruilen OV- en taxikosten. Hij klikt op Declaratie toevoegen. De declaratie is nu zichtbaar in de lijst met declaraties. De medewerker klikt op Bijwerken. Het invoervenster wordt weer geopend. Het declaratiebedrag is nu vermenigvuldigd met een factor 100. Oplossing Het keuzevenster voor het doel Uitruilen OV- en taxikosten is verbeterd. Als een medewerker een declaratie heeft ingevoerd en daarna deze declaratie weer gaat bijwerken, blijft het declaratiebedrag het juiste bedrag. Aanvragen OV-jaarkaart zonder accepteren van voorwaarden (change 1274053) Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Business / Payroll Business Melding Een medewerker maakt een keuze voor het doel OV-jaarkaart aanvragen. Voor dit doel moeten medewerkers aanvinken dat zij akkoord gaan met de door de organisatie opgestelde voorwaarden. De medewerker vinkt de vinkbox Ik accepteer de voorwaarden niet aan maar kan toch de keuze opslaan en indienen. Dit is niet gewenst. Oplossing Het keuzevenster voor het doel OV-jaarkaart aanvragen is aangepast.  Het is nu niet meer mogelijk de keuze op te slaan en in te dienen, zonder de vinkbox Ik accepteer de voorwaarden aan te vinken. Bij medewerkers met twee dienstverbanden komt een leeg wit venster (change 1270445) Melding Een medewerker heeft twee dienstverbanden. Het eerste dienstverband heeft geen flexpakket. Het tweede dienstverband heeft wel een flexpakket. De medewerker opent Flex Benefits. Het programma toont nu een leeg wit venster op de bruin/grijze achtergrond. Oplossing Deze urgente melding is opgelost door middel van een tussentijdse upgrade op 18 februari 2019. De functie voor het ophalen van medewerkergegevens is verbeterd zodat Flex Benefits de juiste informatie toont. Bij medewerkers met twee dienstverbanden ontbreekt het tabblad Budget (change 1297946) Melding Een medewerker heeft twee dienstverbanden. Het eerste dienstverband heeft geen flexpakket. Het tweede dienstverband heeft wel een flexpakket. De medewerker opent Flex Benefits. Het programma opent de nieuwe gebruikersinterface met de gegevens van het tweede dienstverband maar er zijn nu vier tabbladen. Het tabblad Budget ontbreekt, ondanks dat de medewerker wel een persoonlijk budget (IKB) heeft. Oplossing Deze melding is opgelost door middel van een tussentijdse upgrade op 7 maart 2019. De functie voor het ophalen van medewerkergegevens is verbeterd zodat Flex Benefits de juiste informatie toont. Planning Planning release 2019-05 In release 2019-05 verwachten wij de onderstaande functionaliteiten toe te voegen aan de nieuwe gebruikersinterface voor medewerkers. Helptekst beschikbaar op het keuzevenster De helptekst van een doel kan de medewerker nu openen op het tabblad Arbeidsvoorwaarden. We gaan een knop toevoegen aan het keuzevenster waarmee de medewerker de helptekst van het betreffende doel ook kan openen. Kaart informatie op dashboard Op het dashboard komt een nieuwe kaart waarin de hyperlinks naar externe websites worden opgenomen. Deze kaart vervangt de menugroep Informatie van de oude gebruikersinterface. Ondersteuning numeriek toetsenbord De punt op het numerieke toetsenbord wordt ondersteund voor het snel invoeren van bedragen met cijfers achter de komma. Oranje waarschuwingsmeldingen De keuzevensters van de oude gebruikersinterface bevatten, naast de blokkerende rode meldingen, ook oranje waarschuwingsmeldingen. Deze oranje meldingen worden nu ook toegevoegd aan de keuzevensters van de nieuwe gebruikersinterface. Publishing Date : 3/22/2019

Gewijzigd en verbeterd Extra waarschuwingsmelding bij het overschrijven van een keuze (change 2384118) Waarom  Een medewerker kan voor de meermaals doelen keuzes indienen voor toekomstige maanden.  Na goedkeuring van deze keuzes in de workflow krijgen ze de status Goedgekeurd.  Ze blijven staan totdat de betreffende maand is aangebroken en de beheerder de goedgekeurde keuzes gaat exporteren naar het HR- en salarissysteem. De medewerker kan eventueel goedgekeurde keuzes op een later tijdstip wijzigen. Direct na opslaan van de wijziging is de status Goedgekeurd verdwenen. De wijziging van de keuze moet echter opnieuw worden goedgekeurd. Als de medewerker de gewijzigde keuze niet opnieuw indient, of als deze keuze in de workflow niet opnieuw wordt goedgekeurd, wordt de keuze niet geëxporteerd naar het HR- en salarissysteem. Deze werking wordt niet altijd begrepen en de medewerker is dan verrast dat de gewijzigde keuze niet is verwerkt in het HR- en salarissysteem. Om deze situatie te voorkomen hebben we een extra waarschuwingsmelding toegevoegd aan het programma. Hoe Keuzevensters voor meermaals doelen Als een medewerker een goedgekeurde keuze wijzigt en probeert op te slaan of in te dienen, toont het programma de waarschuwing. De medewerker krijgt de vraag of hij zeker weet dat hij de bestaande keuze wil overschrijven. Hij kan hier Ja of Nee kiezen. Actie Geen Opgeloste meldingen Medewerker kan een keuze twee keer indienen (change 1017882) Melding Enkele beheerders hebben gemeld dat hun medewerkers een keuze voor een doel twee keer na elkaar hebben ingediend.  Er zijn dan twee overeenkomsten aangemaakt en er zijn ook twee workflows aangemaakt in Self Service. Dit is verwarrend en niet correct. Oplossing Als een medewerker op de knop Indienen klikte, leek het er soms op dat er na het klikken niets gebeurde.  Dit kon bijvoorbeeld voorkomen als de computer, de netwerkverbinding of de webserver op dat moment even traag was. De medewerker kon dan nog eens op de knop Indienen klikken. Het keuzevenster is verbeterd. De medewerker kan niet meer twee keer op de knop Indienen klikken. Melding Ongeldig product bij het indienen van een keuze voor Reiskosten meermaals (change 2237644) Melding Een medewerker maakt een keuze voor het doel Uitruilen reiskosten woon-werk voor één maand. Hij selecteert daarna op het venster Stap 2 voor meerdere andere maanden. Vervolgens klikt hij op de knop Indienen.  Het programma toont de foutmelding Ongeldig product. Oplossing De melding kwam alleen voor als de medewerker probeerde om de keuze voor meerdere maanden tegelijk in te dienen. De procedure voor het indienen van keuzes is verbeterd op dit punt. Als de medewerker onvoldoende fiscale ruimte heeft voor het maken van alle geselecteerde keuzes, toont het programma een duidelijke foutmelding. Melding Ongeldig product bij het indienen van een keuze voor Budget uitbetalen (change 2479847) Melding Een medewerker maakt een keuze voor het doel Budget uitbetalen voor één maand. Hij selecteert daarna op het venster Stap 2 voor meerdere andere maanden. Vervolgens klikt hij op de knop Indienen. Het programma toont de foutmelding Ongeldig product. Oplossing De melding kwam alleen voor als de medewerker probeerde om de keuze voor meerdere maanden tegelijk in te dienen. De procedure voor het indienen van keuzes is verbeterd op dit punt. Als de medewerker onvoldoende persoonlijk budget heeft voor het maken van alle geselecteerde keuzes, toont het programma een duidelijke foutmelding. Budget overzicht: verkeerde waarde in kolom Saldo (change 2397249) Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort / Payroll Gemal Melding Voor medewerkers van deze organisaties wordt elke maand een persoonlijk budget berekend. Dit budget wordt standaard elke maand gereserveerd en uitbetaald in december. Bij een medewerker staat er op het Budget overzicht in de kolom Saldo een negatief bedrag. Dit is niet correct. Het saldo gereserveerd budget is niet negatief. Oplossing Het Saldo gereserveerd budget werd niet juist berekend in Flex Benefits. De berekening is verbeterd. Budget overzicht: eenmalige budgetcomponenten worden niet getoond (change 2482058) Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Business / Payroll Business Melding Voor medewerkers van deze organisaties wordt elke maand een persoonlijk budget berekend. Dit budget wordt standaard elke maand gereserveerd en (gedeeltelijk) uitbetaald in december. Sommige medewerkers hebben naast hun vaste budget ook recht op een eenmalig budget in een bepaalde maand. Respectievelijk, het op vaste salariscomponenten gebaseerde persoonlijk budget en het op eenmalige salariscomponenten gebaseerde eenmalig budget.  Bij de medewerkers met een eenmalig budget wordt het eenmalige deel voor de huidige maand niet getoond in de kolom Saldo van het Budget overzicht. In de kolom Saldo staat alleen het vaste budget. Oplossing De berekeningen van de bedragen in de kolom Saldo zijn aangepast voor medewerkers die recht hebben op eenmalige budgetcomponenten. Budget overzicht: geen prognose voor toekomstige maanden (change 2599976) Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Business / Payroll Business Melding Voor medewerkers van deze organisaties wordt elke maand een persoonlijk budget berekend. Dit budget wordt standaard elke maand uitbetaald aan de medewerker. Een medewerker opent het Budget overzicht. Hij ziet wel een persoonlijk budget voor de verleden maand én de lopende maand, maar hij ziet geen budget voor de toekomstige maanden. Oplossing Het vaste budget, gebruikt voor de berekening van de prognose, bedraagt voor deze medewerker meer dan 1.000,00 euro.  De duizendtallen-punt werd niet correct verwerkt door het programma.  De berekening van de prognose is verbeterd op dit punt. Fout jaartal op keuzevenster voor het doel Uitruilen zakelijke kilometers (change 2515666) Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Business / Payroll Business Melding Een medewerker wil een keuze maken voor het doel Uitruilen zakelijke kilometers voor de maand februari 2021. De medewerker voert een aantal declaraties in voor de maand februari 2021.  Flex Benefits toont daarna op het overzicht van alle declaraties declaraties voor de maand februari 2019.  De medewerker is verward door de verkeerde jaaraanduiding. Oplossing De jaaraanduiding op het overzicht van alle ingevoerde declaraties is verbeterd. Publishing Date : 4/23/2021

Nieuw  Nieuw doel Budget uitbetalen doorlopend Waarom We hebben het standaard flexpakket uitgebreid met het nieuwe doel Budget uitbetalen doorlopend.  Het flexpakket bevat al het doel Budget uitbetalen meermaals.  Met behulp van dit doel kunnen medewerkers, die beschikken over een gereserveerd budget, een keuze maken voor het laten uitbetalen van een deel van het gereserveerd budget. De medewerkers kunnen elke maand opnieuw beslissen of zij voor de volgende maand een keuze willen maken voor uitbetalen van budget. Zij kunnen elke maand een ander bedrag kiezen.  De keuzes voor het doel Budget uitbetalen meermaals worden door Flex Benefits behandeld als eenmalige keuzes. Deze keuzes worden in het salarissysteem verwerkt tegen het bijzondere (belasting)tarief. Veel medewerkers willen elke maand opnieuw hetzelfde bedrag laten uitbetalen uit hun gereserveerde budget. Deze keuzes zouden dan door het salarissysteem verwerkt kunnen worden tegen het (lagere) tabeltarief. Dit werd nog niet ondersteund door Flex Benefits. Daarom hebben we nu het nieuwe doel Budget uitbetalen doorlopend gebouwd. Als medewerkers dit doel gebruiken voor het maken van een keuze voor het uitbetalen van gereserveerd budget, dan maken zij deze keuze voor onbepaalde tijd (ook over de jaarwisseling heen). Flex Benefits zal dan in elke maand vanaf de ingangsdatum van de keuze een exportmutatie aanmaken voor het salarissysteem voor het uitbetalen van gereserveerd budget tegen het tabeltarief. Als de medewerker deze uitbetalingen wil stoppen, dan moet hij in Flex Benefits een nieuwe keuze indienen voor het doel Budget uitbetalen doorlopend en daarbij opgeven dat hij wil stoppen en het uit te betalen bedrag op 0 zetten. Flex Benefits zal dan een exportmutatie aanmaken voor het salarissysteem met de waarde 0. Hoe Flexpakket Het standaard flexpakket is uitgebreid met het doel Budget uitbetalen doorlopend. Dit doel is standaard niet geactiveerd.  Aanpassingen Keuzevenster voor het doel Budget uitbetalen doorlopend Nieuwe rubrieken Standaard helptekst Aanpassing van het budget overzicht Aanpassing van de aansturing van de bruto/netto prognoseberekening Configuratie van de exportmutaties Actie Voor het maken van keuzes Onderhouden product Je kunt het nieuwe doel activeren en de naam van het doel wijzigen op het venster Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Product > knop Producten > knop Basiskenmerken. Voor instructie: zie de online help voor de beheerder, in de helptekst Procedures > Standaard flexpakket inrichten - verplicht > Producten inrichten. Onderhouden productitems Je kunt de gewenste bron(nen) activeren en de naam van de bron(nen) aanpassen op het venster Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Product > knop Producten > knop Productitems. Voor instructie: zie de online help voor de beheerder, in de helptekst Procedures > Standaard flexpakket inrichten - verplicht > Productitems inrichten. Onderhouden flexpakket help Je kunt de tekst van de toelichting bij het nieuwe doel aanpassen op het venster Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Flexpakket help. De helptekst voor het doel Budget uitbetalen doorlopend is vastgelegd onder help-id "BUD" Voor instructie: zie de online help voor de beheerder, in de helptekst Procedures > Standaard flexpakket inrichten - optioneel> Helpteksten aanpassen. Workflow inrichten Als je gebruik maakt van HR Self Service voor het goedkeuren van keuzes, dan moet je in Flex Benefits vastleggen welke HRSS workflow van toepassing is voor het doel Budget uitbetalen doorlopend en de gewenste bron(nen).  Je doet dit op het venster Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Workflowkoppeling. Voor instructie, zie de online help voor de beheerder, in de helptekst Procedures > Workflow inrichten > HR Self Service workflow > HRSS workflow: inrichting in FB. Als je gebruik maakt van de interne workflowfunctionaliteit van Flex Benefits voor het goedkeuren van keuzes, dan moet je de inrichting van het beoordelingsschema in Flex Benefits controleren en eventueel aanpassen naar uw situatie. Je doet dit op het venster Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Template beoordelingsschema. Voor instructie: zie de online help voor de beheerder, in het hoofdstuk Procedures > Workflow inrichten > Flex Benefits workflow. Let op: als je de workflow niet inricht, dan zal het systeem met onderstaande foutmelding komen als de medewerker een keuze wil maken. Foutmelding Configureren van de exportmutaties Activeren van de exportmutaties en invullen van de salariscodes: Login als beheerder. Open het menu Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Verwerking. Selecteer uw flexpakket. Klik op de knop Mutatieregels. Filter op de productnaam. Selecteer de mutatieregel. Klik op de knop Wijzigen. Activeer de mutatieregel door de vinkbox Indicatie actief aan te vinken. Vul de juiste salariscodes in, zie de paragraaf hieronder per salarisprogramma. Klik op de knop Opslaan. Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort / Payroll Gemal Controleer de Beaufort rubriekcodes in de kolom Rubriekcode standaard. Als deze code niet voldoet aan jouw situatie, vul dan je eigen rubriekcode in bij het kenmerk Rubriekcode specifiek. De exportmutaties zijn geconfigureerd als "stam" mutaties. Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Business / Payroll Business Controleer het Payroll Business elementnummer in de kolom Rubriekcode standaard. Als dit elementnummer niet voldoet aan jouw situatie, vul dan je eigen elementnummers in bij het kenmerk Rubriekcode specifiek. De uitbetaling is geconfigureerd op elementnummer 10513302. Dit elementnummer verzorgt een uitbetaling tegen tabeltarief. Gewijzigd en verbeterd Berekening fiscale ruimte voor uitruilen reiskosten woon-werk Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort / Payroll Gemal Waarom  Voor het doel Uitruilen reiskosten woon-werk berekent Flex Benefits de prognose van de fiscale ruimte voor toekomstige maanden. De fiscale ruimte is onder andere afhankelijk van het aantal keren dat een medewerker reist van zijn huis naar zijn werklocatie. Tot nu toe berekende Flex Benefits dit aantal reizen op basis van het 14-dagen rooster in Beaufort. Voor sommige medewerkers is deze manier van berekenen niet correct. Dit geldt bijvoorbeeld voor medewerkers die standaard een aantal dagen per week thuiswerken. Flex Benefits is nu uitgebreid met de mogelijkheid de berekening van de prognose van de fiscale ruimte te baseren op de waarde van de rubriek Reisbewegingen in Beaufort. Hoe  Nieuwe rubriek We hebben het standaard flexpakket uitgebreid met de rubriek RUBR_Reisbewegingen. Importfunctie De functie voor het importeren van bestanden met medewerkergegevens van Beaufort (TI-bestanden) importeert de waarde van de Beaufort rubriek Reisbewegingen (P02508) in de Flex Benefits rubriek RUBR_Reisbewegingen. Berekeningen We hebben de berekening van de prognose van de fiscale ruimte voor het doel Uitruilen reiskosten woon-werk aangepast.  De waarde van rubriek RUBR_Reisbewegingen is opgenomen in de berekening. Flexpakket parameter We hebben het standaard flexpakket uitgebreid met de flexpakket parameter PARR_Reiskosten_ReisbewegingenGebruiken. Deze parameter heeft standaard de waarde FALSE (uit). Met deze parameter kun je bepalen of je de prognoseberekening wilt baseren op de rubriek RUBR_Reisbewegingen (nieuwe methode) of op het 14-dagen rooster (bestaande methode). Als PARR_Reiskosten_ReisbewegingenGebruiken = FALSE (uit), dan gebruikt het programma het 14-dagen rooster Als PARR_Reiskosten_ReisbewegingenGebruiken = TRUE (aan), dan gebruikt het programma de rubriek RUBR_Reisbewegingen Actie Als je wilt overstappen op het gebruiken van de rubriek RUBR_Reisbewegingen voor het berekenen van de prognose van de fiscale ruimte moet je 2 acties uitvoeren. Exporteer alle medewerkergegevens van alle medewerkers uit Beaufort naar Flex Benefits.  De rubriek RUBR_Reisbewegingen wordt dan gevuld met de juiste waarde. Zet de flexpakket parameter PARR_Reiskosten_ReisbewegingenGebruiken op TRUE (aan). Instructie Login als beheerder. Open het menu Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Flexpakket. Selecteer het flexpakket. Klik op de knop Parameters. Selecteer de parameter PARR_Reiskosten_ReisbewegingenGebruiken. Klik op de knop Wijzigen. Vink de vinkbox achter het kenmerk Waarde aan. Klik op de knop Opslaan. Nordic Cool design Waarom Nordic Cool is de nieuwe designstandaard van Visma. Alle applicaties zullen op termijn volgens deze standaard worden ontwikkeld. We hebben het design van Flex Benefits aangepast aan een aantal van deze designvoorschriften. Hoe In deze eerste fase van de overgang naar Nordic Cool hebben we de volgende wijzigingen gerealiseerd: Andere kleuren. Ander lettertype. Andere iconen. Ook hebben we het uitklapmenu in de rechter bovenhoek verwijderd. Dit menu was overbodig en niet overeenkomstig de nieuwe standaard.  Actie Er is geen actie nodig. Opgeloste meldingen Medewerker kon een keuze maken na zijn uit-dienstdatum (change 1838481) Melding Bij een medewerker is een uit-dienstdatum vastgelegd van 29-11-2019. Toch kon de medewerker een keuze maken voor het doel Vakbondscontributie voor de maand december 2019. Dit zou niet mogelijk moeten zijn. Oplossing De medewerker had de keuze voor Vakbondscontributie al opgeslagen voordat zijn uit-dienstdatum in Flex Benefits geïmporteerd was. De medewerker heeft de keuze na de importdatum ingediend. Aanpassing: de controle op de uit-dienstdatum wordt nu niet alleen uitgevoerd tijdens het maken van de keuze, maar nog eens tijdens het indienen van de keuze. Salariscorrecties uit het 1917-bestand worden niet correct geïmporteerd (change 2020270) Voor organisaties die gebruik maken van Payroll Gemal Melding Een beheerder van een organisatie probeert de gegevens op het Budget overzicht van een medewerker te verklaren en te verbeteren. Het lukt hem echter niet om het flexpakket zodanig in te richten, dat de bedragen op het Budget overzicht correct zijn. Oplossing Payroll Gemal levert de resultaten van de salarisproducties aan Flex Benefits door middel van het 1917-bestand.  Het 1917-bestand bestaat uit 2 delen: de salarisresultaten van de actuele salarisperiode correcties over voorgaande salarisperioden In het geval een organisatie meer dan één salarisproductie uitvoert voor dezelfde salarisperiode, en deze salarisproductie bevat bij sommige medewerkers correcties over voorgaande perioden, dan worden de correcties verkeerd verwerkt. Dit leidt tot verkeerde bedragen op het Budget overzicht. De functie voor het importeren van salarisgegevens uit het 1917-bestand is verbeterd op het onderdeel van het importeren van correcties over voorgaande salarisperioden. De verbetering is van toepassing op toekomstige import van 1917-bestanden. Verkeerde waarde in bruto/netto prognoseberekening voor december (change 2094570) Melding Voor de medewerkers van een organisatie wordt elke maand een persoonlijk budget berekend. Dit budget wordt standaard elke maand gereserveerd voor de medewerker. Het totale saldo van het gereserveerde budget wordt in de maand december automatisch uitbetaald aan de medewerker. Een medewerker van deze organisatie heeft een keuze gemaakt voor het uitbetalen van zijn gereserveerde budget voor de maand december. De medewerker opent daarna de bruto/netto prognoseberekening voor de maand december. Het nettoloon bij de berekening inclusief de effecten van de keuze is lager dan de berekening zonder de effecten van de keuze. Dit is niet correct. Oplossing We hebben de volgende aanpassingen doorgevoerd: Voor medewerkers waarvoor het persoonlijk budget elke maand automatisch gereserveerd wordt. Bij deze medewerkers wordt het saldo van het gereserveerde budget in december automatisch uitbetaald. De medewerkers hoeven daarom geen keuzes te maken voor het uitbetalen van budget in de maand december. Het keuzevenster van het doel Budget uitbetalen is aangepast. Medewerkers kunnen geen keuzes meer maken voor het uitbetalen van budget in de maand december. Voor medewerkers waarvoor het persoonlijk budget elke maand automatisch uitbetaald wordt. Deze medewerkers hebben de mogelijkheid om keuzes te maken voor het doel Budget reserveren. Zij bouwen dan een gereserveerd budget op, dat ze later in het jaar kunnen besteden aan een ander doel. Voor deze medewerkers is het maken van een keuze voor het reserveren van budget in de maand december zinloos. Het keuzevenster van het doel Budget reserveren is aangepast. Medewerkers kunnen geen keuzes meer maken voor het reserveren van budget in de maand december. Oude keuze voor Bedrijfsfitness blokkeert deel van het budget (change 2109138) Melding Een medewerker wil een keuze maken voor het uitbetalen van zijn persoonlijk budget in de maand juli. Hij opent het keuzevenster Budget uitbetalen voor juli. Flex Benefits toont bij de bron Budget 1 een beschikbaar bedrag van 663,45 euro. De medewerker verwacht een beschikbaar bedrag van 963,45 euro. Hij kan het verschil niet verklaren. Oplossing De medewerker had in juli 2019 een keuze gemaakt voor het doel Bedrijfsfitness ter waarde van 300 euro en daarvoor de bron Budget 1 ingezet. Deze keuze is in 2019 uitgevoerd en mag in 2020 geen invloed meer hebben. De controles op het gebruik van de bronnen voor het doel Bedrijfsfitness zijn verbeterd. Keuzes voor vorig jaar hebben geen invloed meer op keuzes voor dit jaar, als dit niet van toepassing is. Foutmelding na toevoegen bijlage (change 2129078) Melding Een organisatie heeft het toevoegen van een bijlage verplicht gesteld bij het doel Fiets. Een medewerker probeert een keuze te maken voor het doel Fiets. Hij vult in de vensters Stap 1 en Stap 2 de bedragen in en hij voegt in het venster Stap 3 een bijlage toe. De bijlage wordt geaccepteerd door het programma. Daarna klikt de medewerker op de knop Indienen. Het programma toont dan de rode foutmelding: Bijlage ontbreekt voor de keuze. Dit is niet terecht. Oplossing De bestandsnaam van de bijlage bevatte een ampersand-teken (&).  Het programma kon deze bestandsnaam niet verwerken. Dit is nu verbeterd. Rolselectievenster niet in beeld bij de afdelingsmanager (change 2148688) Melding Een gebruiker heeft in Flex Benefits de rollen Afdelingsmanager en Medewerker. Als hij Flex Benefits opent vanuit het medewerkerportaal van Youforce, dan wordt de managermodule geopend. Hij kan de medewerkermodule niet openen. Hij kan dus geen keuzes maken voor zichzelf. Oplossing Als een gebruiker de rollen Afdelingsmanager en Medewerker heeft en hij opent Flex Benefits, dan moet Flex Benefits het rolselectievenster tonen waarop de gebruiker kan kiezen welke rol hij wil gebruiken.  Het rolselectievenster werd niet in alle gevallen getoond.  Dit is verbeterd. Publishing Date : 8/27/2020

Nieuw Nieuwe koppeling met Personeelsdossier Voor organisaties die gebruik maken van de interne workflow-functionaliteit van Flex Benefits Waarom Organisaties die de programma's HR Self Service en Personeelsdossier gebruiken, kunnen HR Self Service zodanig inrichten dat de overeenkomsten, die gegenereerd worden als een medewerker een keuze indient, worden doorgestuurd naar Personeelsdossier. Deze koppeling is dus afhankelijk van het gebruik en de juiste inrichting van HR Self Service. Flex Benefits is nu uitgebreid met een directe koppeling met Personeelsdossier, zodat de overeenkomsten en bijlagen van Flex Benefits kunnen worden toegevoegd aan het Personeelsdossier van de medewerker. Hoe Functie Goedkeuren keuzes werknemer De functie Goedkeuren keuzes werknemer is aangepast. Deze functie wordt gestart via het menu Beheer > Verwerken keuzes > Goedkeuren keuzes werknemer. Als de koppeling met Personeelsdossier is geactiveerd, en de beheerder selecteert een keuze en klikt op de knop Accorderen, dan worden de overeenkomst, die is gegenereerd door Youforce Docs, en de eventuele bijlagen, die zijn geüpload door de medewerker, doorgestuurd naar het Personeelsdossier van de medewerker. Uw actie Als u gebruik wilt maken van deze directe koppeling, dan moet u deze activeren in Flex Benefits. Dit doet u als volgt: Login als beheerder Open het menu Beheer > Onderhouden werkgever Vink de vinkbox Bestanden naar Personeelsdossier aan Klik op de knop Opslaan. Verwijderen van overeenkomsten uit Personeelsdossier Waarom Medewerkers kunnen in Flex Benefits keuzes maken voor de meermaals doelen voor toekomstige maanden.  Bijvoorbeeld, in februari kan een medewerker een keuze maken voor het doel Verlof kopen voor de maand augustus. Deze keuzes worden meestal direct of vrij snel goedgekeurd in HR Self Service of in Flex Benefits. In beide gevallen kan de overeenkomst worden opgestuurd naar het Personeelsdossier van de medewerker. Op een later tijdstip, bijvoorbeeld in april,  kan de medewerker beslissen om de gemaakte keuze aan te passen en opnieuw in te dienen. Als deze aangepaste keuze ook wordt goedgekeurd, dan kunnen er 2 overeenkomsten in het Personeelsdossier van de medewerker komen te staan van dezelfde keuze voor dezelfde maand. Om dubbele overeenkomsten in Personeelsdossier te voorkomen, is Flex Benefits nu uitgebreid met een functie die de oude overeenkomst uit Personeelsdossier verwijdert, op het moment dat de medewerker de nieuwe keuze indient. Hoe Functie Indienen keuzes Als een medewerker een keuze indient voor een meermaals doel voor een bepaalde maand, dan controleert het programma of deze keuze al eerder is ingediend en goedgekeurd voor deze maand. Zoja, dan stuurt Flex Benefits een opdracht aan Personeelsdossier om de bestaande overeenkomst en de eventuele bijlagen van deze bestaande keuze voor deze maand te verwijderen. Gewijzigd en verbeterd Knop "Tekort aanvullen" op het keuzevenster (change 854498) Nieuwe gebruikersinterface voor medewerkers Waarom In de oude gebruikersinterface voor medewerkers stond op de keuzevensters een knopje bij alle bronnen, waarmee de medewerker automatisch het ontbrekende bedrag in het tekstveld kon plaatsen. Dit knopje had de vorm van een icoon met een pijltje naar links. Deze knop ontbrak nog in de nieuwe gebruikersinterface. Hoe Keuzevensters voor de doelen De knop Tekort aanvullen is toegevoegd aan de keuzevensters van de nieuwe gebruikersinterface op het venster Stap 2. De knop staat bij elke bron. Afhankelijk van de gekozen waarde voor het doel, de eventueel al ingevulde bronbedragen en het type bron, berekent het programma de waarde voor de geselecteerd bron en vult deze in in het tekstveld van de bron. De knop heeft de vorm van een icoon met een dubbele pijl naar rechts. NB: De knop is niet van toepassing voor de doelen waarvoor geen doelbedrag moet worden ingevuld, bijvoorbeeld Budget uitbetalen en Verlof verkopen. Huisstijlkenmerken voor de namen van de tabjes (change 1010431)  Nieuwe gebruikersinterface voor medewerkers Melding De namen van de tabjes (Dashboard, Arbeidsvoorwaarden, etc.) worden getoond in het grijs. Voor organisaties die de optie "Huisstijlkenmerken" (ook wel White-labeling) gebruiken, wordt de achtergrondkleur van het bovenste deel van het scherm aangestuurd door de huisstijlkenmerken instellingen in Youforce. In sommige gevallen zijn de grijze tab-namen niet leesbaar, omdat er te weinig contrast is met de achtergrondkleur. Oplossing Voor organisaties die de optie "Huisstijlkenmerken" gebruiken, worden de namen van de tabjes nu ook aangestuurd door de huiststijlkenmerken instellingen van Youforce. Uw actie Controleer eventueel de instellingen van uw huisstijlkenmerken: Open Youforce als applicatiebeheerder Klik op de tegel Portaalbeheer Open de menugroep Gebruikersinstellingen Open het menu Huisstijlkenmerken beheer Klik op de link Gebruik productie stijl als basis Scroll naar beneden naar de groep Menubalk De achtergrondkleur van het bovenste deel van de nieuwe gebruikersinterface van Flex Benefits wordt gelezen uit de instelling Basis kleur. De kleur van de tab-namen wordt gelezen uit de instelling Basis tekstkleur. U kunt de instellingen eventueel aanpassen. Wij raden u aan de toelichting (helptekst) van Portaalbeheer te raadplegen voordat u deze functie gebruikt. Exportmutaties voor het doel Reconstructie (change 1165648) Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort en Payroll Gemal Waarom In de standaardconfiguratie van de exportmutaties voor het doel Reconstructie was nog een mutatie opgenomen voor de HR Core Beaufort rubriek P08102. Deze rubriek is echter verwijderd uit de configuratie van HR Core Beaufort. Hoe Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Verwerking > Mutatieregels In de standaardconfiguratie van de mutatieregels voor het doel Reconstructie is de rubriek P08102 vervangen door rubriek P00006. Als de medewerker in het doel Reconstructie een keuze heeft gemaakt voor de optie 'Reconstructie', dan wordt een mutatie aangemaakt voor rubriek P00006 met de waarde 0. Als de medewerker in het doel Reconstructie een keuze heeft gemaakt voor de optie 'Budget', dan wordt een mutatie aangemaakt voor rubriek P00006 met de waarde 0,08. Knop Keuze openstellen op venster Overzicht alle keuzes  Waarom Een beheerder selecteert een keuze van een medewerker op het venster Overzicht alle keuzes. Deze keuze heeft de status Goedgekeurd. Hij klikt op de knop Keuze openstellen. Hij verwacht dat de status van de keuze op Vervallen gezet wordt, maar de keuze wordt verwijderd uit de lijst. Dit maakt het lastig om in de toekomst te controleren wat er met deze keuze is gebeurd. Hoe Beheer > Verwerken keuzes > Overzicht alle keuzes > Keuze openstellen De procedure van de knop Keuze openstellen op het venster Overzicht alle keuzes is aangepast.  Als een beheerder een keuze selecteert die de status Goedgekeurd heeft, en op de knop Keuze openstellen klikt, dan blijft deze keuze bewaard. De status van de keuze wordt op Vervallen gezet. Opgeloste meldingen De twee knoppen rechtsboven werken niet (change 865660) Nieuwe gebruikersinterface voor medewerkers Melding Rechts bovenaan het scherm van de nieuwe gebruikersinterface staan 2 knoppen: Een knop bestaande uit 9 vakjes. Deze verwijst terug naar Youforce. Een knop met een inbox-icoon. Deze werkt niet. Oplossing Beide knoppen zijn verwijderd van het scherm. Om aan te sluiten bij het nieuwe schermontwerp van HR Core Business is de menu-knop, die eerst linksboven in het scherm stond, verhuisd naar rechtsboven. Niet-opgeschoonde keuzes uit 2017 (change 951986)  Melding Een beheerder opent het venster Overzicht alle keuzes.  Hij ziet een aantal keuzes staan uit het jaar 2017 met de status Goedgekeurd.  De beheerder had verwacht dat deze keuzes zouden zijn opgeschoond door de wizard jaarovergang. Oplossing De opschoonfunctie van de wizard jaarovergang verwijdert keuzes met de status Tijdelijk van alle medewerkers die in dienst zijn. Van medewerkers die al uit dienst zijn, worden de keuzes met status Tijdelijk, Ingediend en Goedgekeurd niet verwijderd. De opschoonfunctie is aangepast. Hij verwijdert nu ook de keuzes met status Tijdelijk, Ingediend en Goedgekeurd van medewerkers die uit dienst zijn. De oude keuzes uit 2017 met status Tijdelijk, Ingediend en Goedgekeurd zijn verwijderd via een script. Invoeren van een ingangsdatum (changes 1175422 en 1283114)  Melding Een beheerder ontdekt dat de ingangsdatum voor een keuze voor het doel Fiets is verwijderd bij een medewerker. Hij probeert de ingangsdatum weer toe te voegen. De beheerder opent het venster Beheer > Werknemerbeheer > Werknemergegevens > Basisgegevens. Hij opent het tabblad Keuzegegevens. Hij selecteert de rubriek RUBR_Fiets_Ingangsdatum. Hij klikt op de knop Wijzigen. Het programma toont dan de melding 'System error'. Oplossing Het onderhoudsvenster voor rubriekgegevens is verbeterd. Het is nu wel mogelijk om datums in te voeren. Publishing Date : 2/22/2019

Nieuw Flex Benefits workflow - toevoegen van bijlagen Voor organisaties die gebruik maken van de interne workflow-functionaliteit van Flex Benefits Waarom Er zijn voor Flex Benefits twee workflow-functionaliteiten beschikbaar: de workflow-functionaliteit van Self Service de interne workflow-functionaliteit van Flex Benefits In de workflow-functionaliteit van Self Service is het mogelijk om het flexpakket zo in te richten dat de medewerkers verplicht een bijlage moeten toevoegen aan hun keuze, als ze de keuze indienen. Dit is bijvoorbeeld van toepassing voor het doel Fiets, waarvoor het noodzakelijk kan zijn een kopie van de factuur van een gekochte fiets toe te voegen aan de keuze in Flex Benefits. Deze functionaliteit was nog niet beschikbaar voor de interne workflow-functionaliteit van Flex Benefits. Deze is met ingang van deze release toegevoegd. Hoe De oplossing bestaat uit drie delen: Inrichting van het flexpakket. Venster Indienen keuzes voor de medewerker. Venster Goedkeuren keuzes werknemer voor de beheerder. Inrichting van het flexpakket U kunt voor elk product (doel) vastleggen dat medewerkers voor keuzes voor dit doel een bijlage moeten toevoegen. U doet dit als volgt: Open Flex Benefits als beheerder. Open het menu Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Product. Selecteer uw flexpakket. Klik op de knop Producten. Selecteer het gewenste product. Klik op de knop Basiskenmerken. Vink de vinkbox achter het kenmerk Bijlagen toevoegen aan. Klik op de knop Opslaan. Indienen keuzes (oude gebruikers-interface) Als u voor een doel heeft ingericht dat een bijlage verplicht is, dan verandert het keuzevenster voor het doel niet. Als de medewerker een keuze voor het doel heeft opgeslagen en deze keuze wil indienen, dan opent de medewerker het venster Indienen keuzes. Op dit venster staat een extra tekstvak Bijlagen en een knopje voor het uploaden van een bijlage. De medewerker klikt op het knopje Uploaden, selecteert een bestand op zijn computer en klikt op de knop Bijwerken. Het bestand wordt dan opgenomen in het tekstvak Bijlagen. Daarna kan de medewerker eventueel nog een bestand uploaden. Deze wordt dan ook opgenomen in het tekstvak Bijlagen. Daarna moet de medewerker de keuze selecteren en de keuze indienen door op de knop OK te klikken. De bijlagen worden dan opgeslagen in de database van Flex Benefits. Indienen keuzes (nieuwe gebruikers-interface) Als u voor een doel heeft ingericht dat een bijlage verplicht is, dan verandert het keuzevenster voor het doel. Onder de secties Stap 1 voor de doel-gegevens en Stap 2 voor de bron-gegevens wordt een sectie Stap 3 geplaatst, waarop de medewerker de bijlagen moet selecteren en uploaden. Na het uploaden van de bijlage(n) kan de medewerker de keuze opslaan en direct indienen. De bijlagen worden opgeslagen in de database van Flex Benefits. Goedkeuren keuzes werknemer (in Flex Benefits) Het venster Goedkeuren keuzes, dat u opent via het menu Beheer > Verwerken keuzes > Goedkeuren keuzes werknemer, is aangepast. Onderaan het venster staat de knop Open bijlagen. Als u een goed te keuren keuze selecteert uit de lijst en op de knop Open bijlagen klikt, dan opent het programma een nieuw venster. Op dit venster staat een lijst met voor de geselecteerde keuze aanwezige bijlagen. Deze lijst bevat altijd de overeenkomst, die is gegenereerd is door Youforce Docs. Als het doel is ingericht met verplichte bijlagen, dan bevat de lijst ook de door de medewerker geüploade bijlage(n). Door een bijlage te selecteren en op de knop Openen te klikken, kunt u een bijlage openen en inzien. Nieuwe koppeling met Personeelsdossier Voor organisaties die gebruik maken van de interne workflow-functionaliteit van Flex Benefits Waarom Organisaties die de programma's HR Self Service en Personeelsdossier gebruiken, kunnen HR Self Service zodanig inrichten dat de overeenkomsten, die gegenereerd worden als een medewerker een keuze indient, worden doorgestuurd naar Personeelsdossier. Deze koppeling is dus afhankelijk van het gebruik en de juiste inrichting van HR Self Service. Wij zijn bezig met het bouwen van een rechtstreekse koppeling tussen Flex Benefits en Personeelsdossier. De overeenkomsten worden dan door Flex Benefits opgestuurd naar Personeelsdossier op het moment dat een beheerder/actiehouder een keuze van een medewerker goedkeurt. In voorbereiding op deze koppeling vindt u op het venster Onderhouden werkgever al een nieuw kenmerk voor het aanzetten van deze koppeling. Hoe Het venster Onderhouden werkgever is uitgebreid met het kenmerk "Bestanden naar Personeelsdossier". Uw actie Geen. U kunt de nieuwe koppeling nog niet gebruiken. Gewijzigd en verbeterd Standaard modelnummer voor de Proforma bruto/netto berekening Waarom Voor het uitvoeren van de bruto-netto berekening stuurt Flex Benefits een opdracht aan de Proforma webservice.  In de Proforma webservice zijn verschillende modellen ingericht, voor elke sector/CAO. Voor een juiste bruto/netto berekening moet Flex Benefits het juiste modelnummer meegeven in de opdracht aan de Proforma webservice. We hebben gezien dat sommige organisaties geen modelnummer meegeven in de opdracht aan de Proforma webservice. Hoe Flex Benefits leest het modelnummer uit de flexpakket parameter PARR_Proforma_Modelnummer. Deze parameter moet door u correct worden ingevuld. U vindt de lijst met modelnummers in de applicatiehelp van Flex Benefits, op de pagina Procedures > Standaard flexpakket inrichten - optioneel > Proforma inrichten. Uw actie Vul het voor uw organisatie van toepassing zijnde modelnummer in in flexpakket parameter PARR_Proforma_Modelnummer. Instructie Open menu Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Flexpakket Selecteer uw flexpakket Klik op de knop Parameters Selecteer de parameter PARR_Proforma_Modelnummer Klik op de knop Wijzigen Vul het modelnummer in in het veld Waarde. Klik op de knop Opslaan Opgeloste meldingen in de nieuwe gebruikersinterface Tabblad Arbeidsvoorwaarden: gegevens worden niet opgehaald (change 921767) Melding Een medewerker opent het tabblad Arbeidsvoorwaarden. Het programma toont een tabblad met de volgende tekst: '0/4461: Deze arbeidsvoorwaarden zijn voor u beschikbaar.' Daaronder staat de hyperlink Meer informatie een aantal keren afgebeeld. Maar de doel-omschrijving ontbreekt. Oplossing Deze melding is in release 2018-12 al gedeeltelijk opgelost, maar nog niet voor alle gevallen. Het tabblad is nogmaals verbeterd. Op het tabblad Arbeidsvoorwaarden worden de helpteksten getoond die in de oude gebruikersinterface werden getoond in de Toelichting. In deze toelichtingsteksten zijn 2 hyperlinks opgenomen die verwijzen naar een helptekst Doelen en een helptekst Bronnen. De nieuwe gebruikersinterface maakt gebruik van een andere technologie, die deze 'oude' interne hyperlinks niet ondersteunt. Deze interne hyperlinks worden daarom door het programma verwijderd uit de helptekst, voordat ze op het tabblad Arbeidsvoorwaarden worden afgebeeld. Medewerker kan geen keuze maken voor uitruilen reiskosten (change 1007576) Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort / Payroll Gemal Melding Een medewerker wil een keuze maken voor het uitruilen van zijn fiscale ruimte voor reiskosten woon-werk. Hij opent het aanvraagvenster voor Reiskosten woon-werk. Hij vinkt Maximum uitruilen aan. Hij klikt op de knop Doorgaan naar verrekenen. Het programma opent het venster van Stap 2. De medewerker vult de fiscale ruimte in bij de bron Eindejaarsuitkering. Hij verwacht dat hij de keuze kan opslaan en indienen, maar de knoppen Bewaren en Nu indienen blijven niet-toegankelijk (grijs). Oplossing De fout werd veroorzaakt door de melding 'Als u het maximaal toegestane bedrag wilt uitruilen, moet u het maximum bedrag invullen bij één bron.' Het venster van Stap 2 van het doel Reiskosten woon-werk is verbeterd. Als de medewerker een bedrag heeft ingevuld bij één bron, dan worden de knoppen Bewaren en Nu indienen toegankelijk gemaakt. Medewerker met 2 dienstverbanden kan Flex Benefits niet gebruiken (change 1067899) Melding Een medewerker heeft 2 dienstverbanden. Hij start Flex Benefits vanuit het Youforce portaal. Flex Benefits toont de melding: 'U kunt geen gebruik maken van Flex Benefits omdat uw applicatiebeheerder het programma tijdelijk heeft geblokkeerd.' Het flexpakket is echter niet geblokkeerd. Oplossing Een vereiste voor het openen van Flex Benefits voor een dienstverband is dat het dienstverband de rol werknemer heeft en een flexpakket heeft. Er zat een fout in de procedure voor het openen van Flex Benefits. Medewerkers, die 2 dienstverbanden hebben waarvan het eerste dienstverband geen rol werknemer en geen flexpakket heeft en het tweede dienstverband wel de rol werknemer en een flexpakket heeft, kregen bovenstaande foutmelding. De procedure voor het openen van Flex Benefits is verbeterd. Als een medewerker meerdere dienstverbanden heeft, waarvan er maar één de rol werknemer en een flexpakket heeft, dan wordt Flex Benefits automatisch geopend voor het ene dienstverband dat wel een flexpakket heeft. Verkeerde omschrijvingen op het rol-selectie-venster (change 1068911) Melding Een gebruiker heeft 2 rollen in Flex Benefis: de rol werknemer en de rol manager. Deze gebruiker opent Flex Benefits. Omdat hij meerdere rollen heeft, wordt het rol-selectie-venster geopend. Het venster toont 2 rollen: manager en werknemer. Maar de omschrijvingen bij de beide rollen zijn verwarrend. Oplossing De omschrijvingen van de rollen op het rol-selectie-venster zijn verbeterd. Medewerker kan geen keuze voor volgende maand maken (change 1161285) Melding Een medewerker heeft een keuze gemaakt voor het doel Budget uitbetalen voor de maand januari. Hij heeft deze keuze ingediend, en de keuze is automatisch goedgekeurd. De keuzestatus in Flex Benefits staat op 'goedgekeurd'. Later probeert de medewerker een keuze te maken voor Budget uitbetalen voor de maand februari. Hij klikt op het dashboard op de tegel voor Budget uitbetalen. Een nieuw venster wordt geopend met de gegevens van de keuze voor januari. Er is geen knop om een keuze voor februari te maken. Oplossing Het feit dat eerst een venster wordt geopend waarop alleen-lezen rubrieken staan met de gegevens van de keuze voor januari is correct. De keuze voor januari is immers al ingediend en goedgekeurd. In de oude gebruikersinterface was het juist te gemakkelijk om onbedoeld een al goedgekeurde keuze aan te passen en te overschrijven. Daarom wordt nu eerst een alleen-lezen venster geopend. Maar onderaan dit venster hoort de knop Maak een keuze te staan. Door op deze knop te klikken kan de medewerker een al gemaakte keuze aanpassen of een nieuwe keuze voor een andere maand maken. Het keuzevenster is verbeterd. Als de keuze voor de huidige maand al goedgekeurd is, wordt de knop Maak een keuze op het venster afgebeeld. Opgeloste meldingen algemeen Uit-dienstdatum medewerker niet verwijderd (change 876299) Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Business / Payroll Business Melding Een medewerker had een tijdelijk contract met zijn werkgever. De einddatum van dit contract is geëxporteerd door HR Core Business en geïmporteerd in Flex Benefits. Na een jaar wordt dit contract omgezet in een contract voor onbepaalde tijd. Dit wordt ingevoerd in HR Core Business.  Maar in Flex Benefits blijft de einddatum van het (oude) contract staan. Oplossing De functie voor het importeren van medewerkergegevens uit HR Core Business is verbeterd op het punt van het importeren van wijzigingen in de uit-dienstdatum. Medewerker kan zijn fiscale ruimte reiskosten niet uitruilen (change 1026100) Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort / Payroll Gemal Melding Een medewerker wil een keuze maken voor het uitruilen van zijn maximale fiscale ruimte voor Reiskosten woon-werk en hiervoor de bron Eindejaarsuitkering inzetten. Zijn fiscale ruimte is echter groter dan de hoogte van zijn eindejaarsuitkering. De medewerker vinkt Maximum uitruilen aan. Het keuzebedrag wordt gevuld met de maximale fiscale ruimte (bijvoorbeeld 3000 euro). Bij de bron Eindejaarsuitkering vult hij het beschikbare bedrag in (bijvoorbeeld 2000 euro). Er blijft dan 1000 euro staan in de rubriek Te verrekenen bedrag. Flex Benefits toont dan de rode stoplichtmelding: 'De waarde in de rubriek Te verrekenen bedrag brengt uw brutoloon onder het wettelijk minimumloon. Dit is niet toegestaan.' Oplossing In het algemeen geldt in Flex Benefits het volgende: Als een bedrag blijft staan in de rubriek Te verrekenen bedrag, dan wordt dit bedrag verrekend met het brutoloon. In het voorbeeld van de medewerker zou het brutoloon onder het minimumloon komen, als de uitruil voor reiskosten woon-werk wordt uitgevoerd. We hebben een uitzondering opgenomen voor het doel Uitruilen reiskosten woon-werk. Als bij dit doel een bedrag blijft staan in de rubriek Te verrekenen bedrag én de medewerker heeft gekozen voor het uitruilen van zijn maximale fiscale ruimte (hij heeft de vinkbox aangevinkt), dan wordt het bedrag in rubriek Te verrekenen bedrag niet verrekend met het brutoloon. De controle voor de stoplichtmelding is hiervoor aangepast. Foutmelding bij importeren van historische keuzes (change 1161347) Melding Een beheerder probeert een bestand met historische keuzegegevens te importeren in Flex Benefits via het menu Beheer > Historie importeren. Na het uploaden van het bestand toont Flex Benefits de foutmelding: 'Er is een fout opgetreden tijdens het importeren van het bestand'. Oplossing De fout werd veroorzaakt doordat de applicatie het bestand niet kon plaatsen in een map op de server. Deze fout is opgelost. Wet- en regelgeving Minimumloon 2019 Met ingang van 1 januari 2019 zijn de bedragen voor het wettelijk minimum(jeugd)loon verhoogd. We hebben op 20 december de minimumloonbedragen in Flex Benefits aangepast. U kunt de nieuwe bedragen terugvinden op het venster Onderhouden Flexpakketparameters. Publishing Date : 1/25/2019

Nieuw Nieuw doel Lease-fiets aanvragen Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Business / Payroll Business Waarom Enkele organisaties in de zakelijke markt hebben behoefte aan een doel waarmee hun medewerkers een lease-fiets kunnen aanvragen. Deze organisaties krijgen een nieuw doel ter beschikking. Hoe Nieuw doel Lease-fiets aanvragen Het standaard flexpakket is uitgebreid met het product/doel Lease-fiets aanvragen.  Het keuzeformulier bestaat uit een inleidende tekst met voorwaarden en een vinkbox waarmee de medewerker aangeeft dat hij een lease-fiets wil aanvragen. Na het indienen van de aanvraag voor een Lease-fiets door de medewerker, blijft het doel een aantal maanden geblokkeerd.  Dit aantal maanden wordt bepaald door de waarde van de flexpakket parameter PARR_Leasefiets_AantalMaandenBlokkeren. Deze parameter staat standaard op 36 maanden. Bronnen Het nieuwe doel bevat geen bronnen voor het uitruilen van bedragen. Exportmutaties Het nieuwe doel bevat geen inrichting voor het genereren van exportmutaties voor Payroll Business. Jouw actie Als je het nieuwe doel Lease-fiets aanvragen wilt aanbieden aan de medewerkers van je organisatie, moet je het product activeren op het venster Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Product. Gewijzigd en verbeterd Doel Uitruilen reiskosten woon-werk - uitzetten berekening prognose Waarom Het maximumbedrag voor de keuze voor het doel Uitruilen reiskosten woon-werk wordt bepaald door de resterende fiscale ruimte van de medewerker. De resterende fiscale ruimte is het verschil tussen de maximale netto reiskostenvergoeding, die volgens de belastingdienst door de werkgever mag worden betaald aan de medewerker en de werkelijke netto reiskostenvergoeding die de medewerker ontvangt. In 2021 mag de werkgever alleen een netto reiskostenvergoeding betalen over de werkelijk gereden kilometers voor woon-werkverkeer en mag de medewerker ook alleen over de werkelijk gereden kilometers een uitruil aanvragen. In Flex Benefits bestaat de resterende fiscale ruimte uit twee delen: De fiscale ruimte die de medewerker heeft opgebouwd in de verlopen maanden in het jaar 2021. Flex Benefits importeert deze fiscale ruimte uit het salarissysteem. Een prognose van de fiscale ruimte die de medewerker gaat opbouwen in toekomstige maanden. Flex Benefits berekent deze prognose op basis van enkele medewerkergegevens. In de jaren voor 2020 reisden de meeste medewerkers volgens een vast reispatroon naar hun werklokatie. Sinds de corona-maatregelen is dit niet meer van toepassing. Veel medewerkers reizen niet meer naar hun werk, of reizen onregelmatig. Als het aantal reisdagen per maand niet constant is, kan Flex Benefits geen betrouwbare prognose berekenen van de fiscale ruimte. We raden in deze gevallen aan om de prognoseberekening uit te zetten. We hebben een parameter gemaakt voor het uitzetten van de prognoseberekening. Hoe Flexpakket parameter Het standaard flexpakket is uitgebreid met de flexpakket parameter: PARR_Reiskosten_PrognoseToepassen Als deze parameter de waarde TRUE (aan) heeft, berekent Flex Benefits de prognose van de fiscale ruimte, zoals dat in het verleden gebeurde. Als deze parameter de waarde FALSE (uit) heeft, berekent Flex Benefits geen prognose van de fiscale ruimte voor toekomstige maanden. Het maximumbedrag voor de keuze voor het doel Uitruilen reiskosten woon-werk bestaat dan alleen uit de fiscale ruimte die de medewerker heeft opgebouwd in de verlopen maanden. Jouw actie De nieuwe parameter heeft standaard de waarde TRUE (aan). Je kunt de parameterwaarde aanpassen op het venster Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Flexpakket > knop Parameters. Opgeloste meldingen Verkeerde bedragen op het Budgetoverzicht (change 2400512) Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort / Payroll Gemal Melding  Voor medewerkers van een organisatie wordt elke maand een persoonlijk budget (IKB) berekend. Dit budget wordt standaard elke maand gereserveerd en uitbetaald in december. Een medewerker van deze organisatie controleert de bedragen op het Budgetoverzicht. Het bedrag in de kolom Saldo voor de huidige maand is niet correct.  Oplossing De berekeningen voor de bedragen op het Budgetoverzicht zijn verbeterd.

Nieuw Overzetten budget naar volgend kalenderjaar Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort / Payroll Gemal Waarom Voor sommige organisatie geldt dat het restant van een budget, bijvoorbeeld een opleidingsbudget, aan het eind van een kalenderjaar niet aan de medewerker wordt uitbetaald maar overgezet naar het volgende kalenderjaar. Daarom hebben we het  mogelijk gemaakt om in Flex Benefits budget over te zetten naar het volgende kalenderjaar. Hoe Nieuwe flexpakket parameters We hebben het standaard flexpakket uitgebreid met de volgende flexpakket parameters: PARR_Budget1_SaldoNaarVolgendJaar PARR_Budget2_SaldoNaarVolgendJaar PARR_Budget3_SaldoNaarVolgendJaar PARR_Budget4_SaldoNaarVolgendJaar PARR_Budget5_SaldoNaarVolgendJaar De waarde van deze parameters is standaard FALSE (uit).  Als in jouw organisatie één van de vijf budget-bronnen bijvoorbeeld heeft ingericht als opleidingsbudget en je wilt dat dit wordt overgezet naar het volgende jaar, dan moet je de parameter voor dit budget instellen op TRUE (aan). Nieuwe rubrieken We hebben het standaard flexpakket uitgebreid met de volgende werknemerrubrieken: RUBR_Budget1_SaldoEindJaar RUBR_Budget2_SaldoEindJaar RUBR_Budget3_SaldoEindJaar RUBR_Budget4_SaldoEindJaar RUBR_Budget5_SaldoEindJaar RUBR_Budget1_AantalMaandenBudgetOpbMnd[xx] RUBR_Budget2_AantalMaandenBudgetOpbMnd[xx] RUBR_Budget3_AantalMaandenBudgetOpbMnd[xx] RUBR_Budget4_AantalMaandenBudgetOpbMnd[xx] RUBR_Budget5_AantalMaandenBudgetOpbMnd[xx] Import van 1917-bestanden van Payroll Gemal We hebben de inrichting van de functie voor het importeren van 1917-bestanden aangepast. De waarden van de Payroll Gemal-uitvoercodes 02253 t/m 02257 worden geïmporteerd in de rubrieken RUBR_Budget1_AantalMaandenBudgetOpbMnd[xx] t/m RUBR_Budget5_AantalMaandenBudgetOpbMnd[xx]. Deze rubrieken bepalen hoeveel maanden budgetopbouw van het budget dat je wilt overzetten beschikbaar is voor de medewerker. Wizard jaarovergang We hebben de wizard jaarovergang aangepast.  Als je de parameter PARR_Budget _SaldoNaarVolgendJaar hebt ingesteld op TRUE (aan), kopieert de wizard het saldo gereserveerd budget van de bron Budget naar de rubriek RUBR_Budget _SaldoEindJaar. Keuzevensters voor de doelen We hebben enkele aanpassingen doorgevoerd in de berekening van het beschikbare bedrag voor de bron waarvoor je de parameter PARR_Budget _SaldoNaarVolgendJaar hebt ingesteld op TRUE (aan). In de periode tussen het openstellen van Flex Benefits voor het nieuwe keuzejaar en het importeren van de salarisgegevens van de salarisproductie voor januari wordt het beschikbare bedrag gelezen uit de rubriek RUBR_Budget _SaldoEindJaar. Het beschikbare bedrag voor de budgetbronnen wordt berekend als de som van: het budgetsaldo van de laatst geïmporteerde maand prognose per maand maal aantal maanden sinds de laatst geïmporteerde salarisproductie Als je de parameter PARR_Budget _SaldoNaarVolgendJaar hebt ingesteld op TRUE (aan), wordt het aantal maanden gemaximaliseerd op 36 minus de waarde van rubriek RUBR_Budget _AantalMaandenBudgetOpbMnd[xx]. Budget overzicht We hebben enkele aanpassingen doorgevoerd in de berekening van de bedragen in het budget overzicht. In de periode tussen het openstellen van Flex Benefits voor het nieuwe keuzejaar en het importeren van de salarisgegevens van de salarisproductie voor januari wordt de waarde in de kolom Saldo verhoogd met de waarde van de rubriek RUBR_Budget _SaldoEindJaar. De waarde van het saldo gereserveerd budget in de kolom Saldo wordt elke maand verhoogd met de budgetprognose per maand. Als je de parameter PARR_Budget _SaldoNaarVolgendJaar hebt ingesteld op TRUE (aan), wordt het aantal maanden, dat de verhoging wordt toegepast, gemaximaliseerd op 36 minus de waarde van rubriek RUBR_Budget _AantalMaandenBudgetOpbMnd[xx]. Proforma bruto/netto prognoseberekening De aansturing van de bruto/netto berekening hangt onder andere af van de waarde van flexpakket parameter PARR_BudgetUitbetalenStandaard. PARR_BudgetUitbetalenStandaard = TRUE (aan) Voor organisaties waarbij het persoonlijk budget standaard maandelijks wordt uitbetaald aan de medewerkers. Er zijn geen wijzigingen doorgevoerd. PARR_BudgetUitbetalenStandaard = FALSE (uit) Voor organisaties waarbij het persoonlijk budget standaard maandelijks wordt gereserveerd. Het (resterende) saldo gereserveerd budget wordt in december uitbetaald aan de medewerkers. Deze uitbetaling is opgenomen in de bruto/netto berekening voor december. Als je de parameter PARR_Budget _SaldoNaarVolgendJaar hebt ingesteld op TRUE (aan), wordt het saldo van deze bron niet opgenomen in de uitbetaling van gereserveerd budget in december. Uw actie Als jouw organisatie één van de vijf budgetbronnen heeft ingericht als opleidingsbudget dat je wilt overzetten naar het volgende kalenderjaar, moet je de parameter PARR_Budget _SaldoNaarVolgendJaar voor dit budget als volgt instellen op TRUE (aan): Login als beheerder. Open het menu Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Flexpakket. Selecteer het flexpakket. Klik op de knop Parameters. Selecteer de parameter PARR_Budget _SaldoNaarVolgendJaar. Klik op de knop Wijzigen. Vink de vinkbox achter het kenmerk Waarde aan. Klik op de knop Opslaan. Opmerking De berekeningen van de prognoses maken gebruik van de werknemerrubriek RUBR_Budget _AantalMaandenBudgetOpbMnd[xx].  Deze rubriek wordt geïmporteerd tijdens de eerstvolgende import van een 1917-bestand van Payroll Gemal. De berekeningen zullen pas correct zijn, als het volgende 1917-bestand is geïmporteerd in Flex Benefits. Gewijzigd en verbeterd  Maximum aantal te kopen verlofuren Waarom Het maximum aantal verlofuren dat een medewerker mag kopen bij het doel Extra Tijd wordt bepaald door een flexpakketparameter voor voltijdsmedewerkers.  Het is mogelijk om dit maximum afhankelijk te laten zijn van het deeltijdpercentage van de medewerker.  Het was nog niet mogelijk om het maximum aantal uren afhankelijk te laten zijn van de contractduur van de medewerker, bijvoorbeeld als een medewerker gedurende het kalenderjaar in dienst komt of uit dienst gaat. Deze mogelijkheid is aangevraagd door een aantal organisaties. Hoe Nieuwe flexpakketparameter Het standaard flexpakket is uitgebreid met de flexpakketparameter PARR_ExtraTijd_MaxNaarRatoIndienst. Deze parameter heeft standaard de waarde FALSE (uit).  Als je deze parameter op TRUE (aan) zet, wordt het maximum aantal te kopen verlofuren afhankelijk van de contractduur van de medewerker. Het programma controleert de rubrieken Datum indienst en Datum uitdienst. Het programma telt het aantal dagen dat de medewerker dit jaar in dienst is en deelt dit door het aantal dagen per jaar (365). Deze aanpassing is geldt voor de doelen: Extra tijd eenmalig  (product_id PRDR_EXT) Extra tijd meermaals  (product_id PRDR_ETM) Samenvatting Er zijn nu drie flexpakketparameters voor het instellen van het maximum aantal te kopen verlofuren: PARR_ExtraTijd_MaxTeKopen - hiermee stel je het maximum aantal uren in voor voltijdsmedewerkers. PARR_ExtraTijd_MaxNaarRatoPP - hiermee stel je in of het maximum afhankelijk moet zijn van het deeltijdpercentage van de medewerker. PARR_ExtraTijd_MaxNaarRatoIndienst - hiermee stel je in of het maximum afhankelijk moet zijn van de contractduur van de medewerker. Uw actie Aanzetten van de parameter: Login als beheerder. Open het menu Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Flexpakket. Selecteer jouw flexpakket. Klik op de knop Parameters. Selecteer de parameter PARR_ExtraTijd_MaxNaarRatoIndienst. Klik op de knop Wijzigen. Vink de vinkbox achter het kenmerk Waarde aan. Klik op de knop Opslaan. Opgeloste meldingen Stoplichtmelding over verleden maand (change 1984404)  Melding Na het verstrijken van de laatste indiendag, kan een medewerker geen keuzes meer maken voor de huidige maand. De medewerker kan dan keuzes maken voor de volgende maand. Aan het eind van een maand probeert een medewerker een keuze te maken voor de volgende maand.  Het programma toont dan echter een rode foutmelding over een keuze voor de huidige maand waarvoor het maken van een keuze niet meer mag. De medewerker kan de keuze voor de huidige maand niet aanpassen, want die is geblokkeerd. Oplossing Het tonen van rode foutmeldingen is verbeterd. Het programma toont geen foutmeldingen meer over keuzes voor maanden, waarvoor de medewerker geen keuze meer mag indienen. Ontbrekende exportmutaties voor het doel Uitruilen zakelijke kilometers (change 2117970)  Voor organisaties die gebruik maken van Payroll Business Melding Medewerkers van een organisatie krijgen een persoonlijk budget, dat maandelijks wordt uitbetaald aan de medewerker. Een medewerker heeft een keuze gemaakt voor het doel Uitruilen zakelijke kilometers. Hij heeft voor deze keuze de bronnen Persoonlijk budget en Gereserveerd budget ingezet. De keuze wordt goedgekeurd en geëxporteerd naar Payroll Business. In Payroll Business worden de mutaties voor de bron Persoonlijk budget correct verwerkt. De mutaties voor de bron Gereserveerd budget zijn echter niet compleet. De bruto/netto uitruil is niet toegepast. Oplossing De formules voor het maken van exportmutaties voor de bron Gereserveerd budget voor het doel Uitruilen zakelijke kilometers zijn verbeterd. Foutmelding na het toevoegen van een bijlage (change 2129517)  Melding Een organisatie heeft een product hernoemd in Smartphone. Voor dit doel is het toevoegen van een bijlage is verplicht. Een medewerker probeert een keuze te maken voor het doel Smartphone, vult in de vensters Stap 1 en Stap 2 de bedragen in en voegt in het venster Stap 3 een bijlage toe. De bijlage wordt geaccepteerd door het programma. Daarna klikt de medewerker op de knop Indienen. Het programma toont dan de rode foutmelding: Bijlage ontbreekt voor de keuze. Dit is niet terecht. Oplossing De bestandsnaam van de bijlage was: telefonie.PNG, waarbij de extensie .PNG in hoofdletters is geschreven. Het programma herkende de hoofdletters echter niet. Dit is nu aangepast, zodat het programma bestanden met de extensie in hoofdletters voortaan correct verwerkt. Rolselectievenster komt niet in beeld bij de beheerder  (change 2139382) Melding Een beheerder heeft een dienstverband gekoppeld aan zijn professionele Youforce gebruiker (IC-nummer). Het dienstverband heeft de werknemerrol voor Flex Benefits en een geldig flexpakket. Deze beheerder opent Flex Benefits vanaf het Youforce portaal voor professionals en verwacht dat hij in Flex Benefits de keuze kan maken tussen de rol Beheerder en de rol Medewerker. Flex Benefits opent echter direct de beheermodule. Er komt geen keuzemogelijkheid. Oplossing Als gebruikers met de rollen Beheerder en Medewerker Flex Benefits openen vanaf het Youforce portaal voor professionals, moet Flex Benefits het rolselectievenster tonen, waarin de gebruiker kan kiezen tussen de twee rollen. Het rolselectievenster werd niet in alle gevallen getoond. Deze functionaliteit is verbeterd, zodat het rolselectievenster wel verschijnt. Wet- en regelgeving Wettelijk minimumloon Met ingang van 1 juli 2020 zijn de bedragen voor het wettelijk minimum(jeugd)loon verhoogd. We hebben op 14 juli de minimumloonbedragen in Flex Benefits aangepast. Je vindt de nieuwe bedragen in het venster Onderhouden Flexpakketparameters. Planning Nieuw doel Budget uitbetalen doorlopend Wij zijn bezig met het maken van een nieuw doel genaamd Budget uitbetalen doorlopend. Via dit doel kunnen medewerkers een keuze maken voor het uitbetalen van hun persoonlijk budget voor onbepaalde tijd. Flex Benefits zal voor dit doel exportmutaties aanmaken die tegen het maandtarief kunnen worden verrekend. We hebben al enkele onderdelen toegevoegd aan het standaard flexpakket. Het doel is echter nog niet compleet. Meer informatie volgt in de volgende release notes. Publishing Date : 7/30/2020

Gewijzigd en verbeterd Doel Verlof kopen Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Business / Payroll Business Waarom Voor organisaties die HR Core Business gebruiken, was er in Flex Benefits één doel beschikbaar waarmee medewerkers meerdere keren per jaar kunnen kiezen voor het kopen van verlofuren. Sommige organisaties hebben de behoefte aan twee verschillende doelen, waarbij verschillende bronnen kunnen worden geactiveerd. Voor deze organisaties is een tweede doel geconfigureerd in het flexpakket. Hoe Configuratie flexpakket Het standaard flexpakket bevatte twee producten/doelen voor het kopen van verlofuren: Extra Tijd eenmalig (product_id PRDR_EXG) Extra Tijd meermaals (product_id PRDR_ETM) We hebben nu een doel toegevoegd en geschikt gemaakt voor organisaties die gebruik maken van HR Core Business: Verlof kopen meermaals (product_id PRDR_FVK) Voor dit doel is één bron geschikt voor organisaties die gebruik maken van HR Core Business: Brutoloon maandelijks Voor de configuratie van de keuzevensters voor dit doel zijn twee flexpakket parameters van toepassing: PARR_FABverlof_MaxUren - voor het instellen van het maximum aantal te kopen verlofuren per jaar. PARR_FAB_CodeUurloon - voor het instellen van het uurloon, waarmee de kosten van de uren worden berekend. Voor de configuratie van de export van keuzes voor dit doel hebben we het flexpakket uitgebreid met twee nieuwe flexpakket parameters: PARR_FabVerlof_Verlofsoortcode - voor het instellen van de code van de verlofsoort, waarvoor Flex Benefits verlofrechtmutaties zal aanmaken voor HR Core Business. PARR_FabVerlof_Vervaltermijn - voor het instellen van de vervaltermijn van de gekochte verlofuren. Jouw actie Als je het doel Verlof kopen meermaals wilt aanbieden aan jouw medewerkers, moet je de volgende acties ondernemen: Het doel/product activeren Je kunt het nieuwe doel activeren en de naam van het doel wijzigen op het venster Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Product > knop Producten > knop Basiskenmerken. Noot: Het doel kan in jouw flexpakket de naam FAB-verlof kopen hebben. Voor instructie: zie de online help voor de beheerder, in de helptekst Procedures > Standaard flexpakket inrichten - verplicht > Producten inrichten. De bron/productitem Brutoloon maandelijks activeren Je kunt de bron activeren en de naam van de bron aanpassen op het venster Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Product > knop Producten > knop Productitems. Voor instructie: zie de online help voor de beheerder, in de helptekst Procedures > Standaard flexpakket inrichten - verplicht > Productitems inrichten. De flexpakket parameters configureren Je kunt de waarden van de flexpakket parameters aanpassen op het venster Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Flexpakket > knop Parameters. Voor instructie: zie de online help voor de beheerder, in de helptekst Procedures > Standaard flexpakket inrichten - verplicht > Flexpakket parameters instellen. De exportmutaties configureren Je kunt de exportmutaties configureren op het venster Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Verwerking > knop Mutatieregels. Voor instructie: zie de online help voor de beheerder, in de helptekst Procedures > Standaard flexpakket inrichten - verplicht > Verwerking inrichten. De helptekst aanpassen Je kunt de tekst van de toelichting bij het nieuwe doel aanpassen op het venster Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Flexpakket help. De helptekst voor het doel Verlof kopen is vastgelegd onder help-id 45. Voor instructie: zie de online help voor de beheerder, in de helptekst Procedures > Standaard flexpakket inrichten - optioneel> Helpteksten aanpassen. De workflow inrichten Als je gebruik maakt van Self Service voor het goedkeuren van keuzes, moet je in Flex Benefits vastleggen welke HRSS workflow van toepassing is voor het doel Verlof kopen en de bron Brutoloon maandelijks. Je doet dit op het venster Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Workflowkoppeling. Voor instructie, zie de online help voor de beheerder, in de helptekst Procedures > Workflow inrichten > HR Self Service workflow > HRSS workflow: inrichting in FB. Als je gebruik maakt van de interne workflowfunctionaliteit van Flex Benefits voor het goedkeuren van keuzes, moet je de inrichting van het beoordelingsschema in Flex Benefits controleren en eventueel aanpassen naar jouw situatie. Je doet dit op het venster Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Template beoordelingsschema. Voor instructie: zie de online help voor de beheerder, in het hoofdstuk Procedures > Workflow inrichten > Flex Benefits workflow. Opgeloste meldingen Medewerkermodule wordt niet geopend in Internet Explorer (change 2548888) Melding Een medewerker probeert Flex Benefits te openen in de browser Internet Explorer. Hij logt in in het medewerkerportaal van Youforce. Hij klikt op de tegel Flex Benefits. Er verschijnt een blauw scherm met de melding Bezig met ophalen van gegevens. Deze melding blijft lange tijd staan, het programma wordt niet geopend. Oplossing Wij passen Flex Benefits continue aan om te voldoen aan de nieuwste veiligheidseisen. Eén van de aanpassingen die we hebben doorgevoerd in release 2021-02 werd niet ondersteund door de browser Internet Explorer, die nog is gebaseerd op verouderde techniek. We hebben de procedure voor het openen van Flex Benefits verbeterd. Deze aanpassing is uitgebracht in een tussenrelease op 10 februari 2021. De knop Doorgaan naar verrekenen komt niet beschikbaar (change 2568291)  Melding Een medewerker wil een keuze maken voor het doel Vakbondscontributie. Hij vult het bedrag in op Stap 1 van het keuzevenster. Dan wil hij naar Stap 2 gaan, maar de knop Doorgaan naar verrekenen blijft grijs, de knop komt niet beschikbaar. Deze melding is gemeld door verschillende medewerkers, bij verschillende doelen en bij verschillende browsers. Oplossing Wij passen Flex Benefits continue aan om te voldoen aan de nieuwste veiligheidseisen. Eén van de aanpassingen die we hebben doorgevoerd in release 2021-02 blokkeerde de juiste werking van het keuzevenster bij sommige gebruikers in verschillende browsers, terwijl andere gebruikers gewoon keuzes konden maken. Wij hebben de werking van de keuzevensters verbeterd. Deze aanpassing is uitgebracht in een tussenrelease op 10 februari 2021. Publishing Date : 2/19/2021