Zināšanu bāze Horizon

Ar e-rēķinu saņemšanas procesu saistīto automatizēto darbu konfigurācija veicama Horizon izvēlnē: Sistēma - Uzstādījumi - Automatizētie darbi     Metarēķinu imports - Peppol formāts   Automatizētais darbs importē e-rēķinu xml datnes un no tām veido ierakstus sarakstā Dokumenti - Metarēķini -  Metarēķinu imports, kā arī no šiem ierakstiem uzreiz tālāk veido metarēķina dokumentu sarakstā Dokumenti - Metarēķini -  Metarēķinu saraksts. Manuāli šo importa procesu var veikt metarēķinu sarakstā ar darbību “Imports - Peppol formāts” vai metarēķinu importa sarakstā ar pogu "Pievienot".     Lpp. “Palaišanas uzstādījumi” norāda, kad importēšanas darbu sākt un cik bieži atkārtot, piemēram, reizi stundā.     Lpp. “Objekta konfigurācija” apakšsadaļā "Automatizētā darba konfigurācija" norāda:   Metarēķina dokumenta tips - visi e-rēķini tiek veidoti tikai ar vienu šeit norādīto tipu. Ja dokumenta tips nav norādīts, tad automatizētais darbs neveido metarēķinus. Importētie e-rēķini ir atrodami sarakstā "Metarēķinu imports" un no tiem ir manuāli jāveido vajadzīgā tipa metarēķini. Maršrutēt - atzīmē "Jā", ja uzreiz pēc importa metarēķins ir jānosūta saskaņošanai (noklusēti tiek aizpildīta no izvēlētā metarēķina dokumenta tipa) Apstiprināšanas uzdevuma autors - izvēle no personu saraksta (Pamatdati - Uzņēmums - Personu saraksts). Šī persona būs autors pirmā etapa saskaņošanas uzdevumam. Failu glabātuve - šajā glabātuvē tiks saglabāti pievienotie faili - pie metarēķinu importa ieraksta gan rēķina PDF, ja tas ir bijis iekļauts xml failā,  gan pats xml fails. Pie metarēķina dokumenta - tikai PDF. Metarēķinu importa izdruka - piesaista izdrukas formu, lai gadījumā, ja e-rēķina xml datne nesatur piegādātāja doto pielikumu, tad vizuālais attēlojums tiek nodrošināts ar metarēķina importa izdruku. Atzīme "Importēt no direktorijas" - e-rēķinu xml datnes tiks importētas no mapes, kur tās ir saglabātas iepriekš (failu apmaiņas režīms). Darba serverim ir jābūt tiesībām piekļūt šai mapei. Atzīme “no operatora” - e-rēķinu xml datnes tiks importētas, izmantojot Unifiedpost vai E-adreses integrāciju (atkarībā no tā, kāds operators ir izvēlēts un aprakstīts Sistēma > Datu apmaiņa > E-rēķini > Konfigurācija). Iespēja ir aktīva, ja ir pieslēgta kāda no abu operatoru integrācijām. Vienam automatizētam darbam var uzstādīt tikai vienu no importa veidiem -  no direktorijas vai no operatora.   Lpp. “Objekta konfigurācija” apakšsadaļā "E-pasta konfigurācija" norāda:   Kļūdas gadījumā: E-pasts - e-pasta adresi uz kuru atnāks paziņojums par to, ka Metarēķinu imports - PEPPOL formāts automatizētais darbs ir beidzies ar kļūdu. Temats - saņemtā e-pasta temats. Teksts - saņemtā e-pasta saturs.       Saistītie raksti: Automatizētie darbi e-rēķinu nosūtīšanai  Kā pieslēgt e-rēķinu tiešsaisti ar Unifiedpost? 

Instrukcija, kā saņemt un nosūtīt e-rēķinus

670. versijā ir izveidots automatizētais darbs "Izpilde un grāmatošana", kas ļaus masveidā automatizēti izpildīt un grāmatot pirmdokumentus, ja uzņēmumā ir izveidota un dokumenta tipam piesaistīta noklusētā kontējumu shēma. Automatizētais darbs samazinās manuālo darbu un paātrinās dokumentu aprites procesus. Horizon ceļš: Sistēma -> Uzstādījumi -> Automatizētie darbi      Automatizētā darba “Objekta konfigurācijā” iespējams: Filtrēšana, kurā tiek izmantoti kopīgoti filtri no pirmdokumentu saraksta. Filtri dod iespēju definēt, kurus dokumentu veidus kādos nosacījumos var izpildīt un grāmatot.  Automatizētajā darba objekta konfigurācijā var izvēlēties darbības:  Izpildīt Grāmatot Izpildīt un grāmatot    Lai izveidotu kopīgotu filtru ir jāatver saglabātais filtrs pirmdokumentu sarakstā un jāizpilda darbība “Kopīgot fitru ar visiem lietotājiem”.   Automatizēto darbu var palaizt periodiski vai uzreiz pēc cita darba izpildes, ja automatizētie darbi ir apvienoti grupās. Vairāk par automatizēto darbu izveidi>>>   Automatizēto darbu piemēri: 1. Pamatlīdzekļu nolietojuma izpilde un grāmatošana pēc nolietojuma izveides ar automatizēto darbu 2. Pavadzīmju automatizētā grāmatošana 3. Pakalpojumu līgumu rēķinu izpilde un grāmatošana pēc rēķinu ģenerēšanas automatizētā darba 4. NĪP rēķinu automatizēta grāmatošana izpildītiem rēķiniem   Lai varētu kontrolēt automātisko izpildi un grāmatošanu, var izveidot brīdinājumus par pirmdokumentu sarakstu.   Vairāk par brīdinājumu veidošanu>>>    Ir vēl virkne citu piemēru, kur automatizācija var noderēt. Aicinam Jūs dalīties ar izmantošanas iespējām!

Dokumentu un arhīva pārvaldības kārtību institūcijām nosaka Arhīvu likums un tam pakārtotie Ministru kabineta 2024. gada 7. maija noteikumi Nr. 282 "Dokumentu un arhīvu pārvaldības noteikumi".  Arhīva modulī RVS Horizon no 670.versijas iespējams:  izveidot arhīva dokumentu sistematizācijai nepieciešamos klasifikatorus: Arhīva sērijas; Dokumentu klasifikācijas līmeņus un Dokumentu klasifikācijas shēmas lietas; piesaistīt tos noteiktiem personāla dokumentu pamatveidiem; apskatīt informāciju par arhivējamajiem dokumentiem kopējā sarakstā: Dokumentu reģistrā. Arhīva sērijas Pamatdati->Arhīvs->Arhīva sērijas Hierarhiski veidojams saraksts. Dokumentu klasifikācijas līmeņi Pamatdati->Arhīvs->Dokumentu klasifikācijas līmeņi Hierarhiski veidojams saraksts. Dokumentu klasifikācijas shēmas lietas Pamatdati->Arhīvs->Dokumentu klasifikācijas shēmas lietas Dokumentu klasifikācijas shēmas lietā norādāmas vērtības: Lietas indeksu - lietas indekss uzņēmuma dokumentu uzskaitē; Nosaukumu - lietas nosaukums; Nododama arhīvam glabāšanai- atzīmē, ja lietu paredzēts nodot glabāšanai LNA (Latvijas Nacionālajam arhīvam); Klasifikācijas līmenis - uzņēmuma dokumentu uzskaites klasifikators; Sērija - ar LNA saskaņots klasifikators; Glabāšanas termiņš (gadi) - arhīva likumā noteiktais dokumentu glabāšanas termiņš; Pastāvīgi - atzīme, kas nosaka ka dokuments jāglabā pastāvīgi; Struktūrvienība - par lietas veidošanu atbildīgā administratīvā struktūrvienība; Atbildīgais - par lietas veidošanu atbildīgā persona; Glabāšanas vide - P-papīra, E-elektroniski vai H-hibrīda; Dokumenta veids - iekšējie dokumenti, saņemtie dokumenti, nosūtītie dokumenti; Piezīmes - brīvi aizpildāms lauks piezīmēm; Statuss - atvērts vai slēgts; Atvērts no - datums no kura lieta atvērta; Slēgts no - datums ar kuru lieta slēgta.   Dokumentu klasifikācijas lietas piesaiste dokumentu tipam Sistēma->Uzstādījumi->Dokumentu tipi Sarakstā nepieciešams norādīt dokumentu tipam atbilstošo dokumentu klasifikācijas shēmas lietu.  Arhīva moduļa funkcionalitāte (670.versijā) iestrādāta sekojošiem Personāla uzskaites dokumentu pamatveidiem: Vienošanās; Vienošanās par atbrīvošanu; Rīkojumi; Rīkojums par atbrīvošanu Personāla dokumentu sarakstā informācija par dokumentam piesaistīto klasifikācijas shēmas lietu No brīža, kad dokumentu tipā tiek ielikta atzīme "Tiek uzskaitīts arhīvam" un norādīta Klasifikācijas shēmas lieta, veidojot jaunu dokumentus (Dokumenti-Personāla uzskaite->Rīkojumi/Vienošanās->Rīkojumi un Dokumenti-Personāla uzskaite->Rīkojumi/Vienošanās->Vienošanās), tiek saglabāta arī klasifikācijas shēmas lietas informācija.  Arhīva dokumentu reģistrs Kopējā sarakstā visus dokumentus, kuriem dokumentu tipā atzīmēts "Tiek uzskaitīts arhīvam" un ir iestrādāta dokumentu klasifikācijas shēmas lietas informācijas saglabāšana, iespējams apskatīt un veikt papildus apstrādi sarakstā Dokumenti->Arhīvs->Dokumentu reģistrs. Sarakstā apkopoti visi dokumenti (Rīkojumi un Vienošanās), par izvēlētu periodu, kuriem saglabāta arhīva klasifikācijas shēmas lietas informācija. Sarakstā pieejami informācija: pamatdati par dokumentu; pamatdati par piesaistīto Dokumentu klasifikācijas shēmas lietu; aprēķināms lauks "Dokumenta vecums gados", kas aprēķina dokumenta vecumu starp dokumenta datumu un sistēmas datumu; aprēķināms lauks "Glabāšanas termiņs", kas, pamatojoties uz dokumenta datumu un klasifikācijas shēmā norādīto "Glabāšanas termiņu (dienās)" aprēķina, datumu, līdz kuram dokuments glabājams; Arhīva statuss - lauks, ar kuru fiksē apstrādes statusu konkrētajam dokumentam. Noklusēti statuss ir "Aktuāls". Pieejamie statusi: Aktuāls; Iznīcināts; Nodots LNA; Atcelts; Sagatavots arhīvam. Saraksta darbības dokumentu reģistrā Sarakstā pieejama Darbības->Lauku labošana iezīmētajām rindām , ar kuru palīdzību, iespējams iezīmētajiem ierakstiem mainīt: Arhīva statusu; Dokumentu klasifikācijas shēmas lietu; Glabāšanas vidi. Atverot sarakstu "Dokumentu reģistrs", noklusēti sarakstā tiek parādīti visi dokumenti, kuriem saglabāšanas brīdī tika piesaistīta "Dokumentu klasifikācijas shēmas lieta". Lai sarakstā izgūtu visus arhivējamos dokumentus, kas veidoti pirms dokumentu tipā ielikta atzīme "Tiek uzskaitīts arhīvam", sarakstā var izslēgt noklusēto filtru (attēlā atzīmēts ar 1). Izmantojot Darbības->Lauku labošana iezīmētajām rindām  (attēlā atzīmēts ar 2), dokumentiem iespējams pievienot/mainīt "Dokumentu klasifikācijas shēmas lietas", "Arhivēšanas statusa" un "Glabāšanas vides" vērtības (attēlā atzīmēts ar 3,4,5).  

No 670.versijas sistēmā pieejama iespēja mainīt Feature Toggle vērtību. Kas ir Feature Toggle?   Feature Toggle (bieži saukts arī par Feature Flag vai funkciju slēdzi) ir programmēšanas tehnika, kas ļauj izstrādātājiem ieslēgt vai izslēgt jaunas/labotas funkcionalitātes, nemainot pašu kodu un neveicot jaunu versijas instalāciju. Tas dod iespēju ātrāk piegādāt uzlabojumus un izmaiņas Horizon klientiem. Vienkāršiem vārdiem sakot: Tas ir kā tālvadības pults jūsu programmatūrai. Zinot Feature toggle kodu, lietotājs to var ieslēgt/izslēgt Horizon aktivizējot vai deaktivizējot izstrādāto funkcionalitāti.   Kā ieslēgt/ izslēgt Feature Toggle?    Ja saņemat ziņu no izstrādātāja, ka nepieciešams mainīt Feature Toggle vērtību, tad:   jāatver Sistēma -> Administrēt -> Feature toggle informācija; rindā jāiekopē ziņā saņemto Feature Toggle kodu un jānorāda vērtību (ieslēgt vai izslēgt); jānorāda vai Feature Toggle vērtība tiek mainīta uz visu Sistēmu vai konkrētu Firmu. Svarīgi!!!: * jāņem vērā, ka Feature Toggle būtiski ietekmē sistēmas funkcionalitātes darbību, tāpēc vērtību izmaiņas jāveic tikai saņemot izstrādātāja norādes. *Feature Toggle informācijas izvēlne pieejama tikai, ja lietotājam atļauts tiesību punkts Sistēma->Administrēt->Feature toggle informācija. Noklusēti šis tiesību punkts lietotājiem nav aktivizēts.

670. versijā ir izveidots automatizētais darbs "Izpilde un grāmatošana", kas ļaus masveidā automatizēti izpildīt un grāmatot pirmdokumentus, ja uzņēmumā ir izveidota un dokumenta tipam piesaistīta noklusētā kontējumu shēma.   Pakalpojumu līgumiem rēķinus iespējams ģenerēt izmantojot automatizēto darbu, tie tiek uzģenerēti statusā Sagatave. Pēc tam nepieciešams tos izpildīt un grāmatot, šobrīd to lietotājs dara rēķinu sarakstā izmantojot masveida izpildes un grāmatošanas darbību, to iespējams automatizēt ar Izpildes un grāmatošanas automatizēto darbu. Pirmdokumentu sarakstā filtrs veidots atlasot visus dokumentus ar pamatveidu Rēķins par pakalpojumiem, kas nav statusā Grāmatots. Tiek atlasīti tikai tie rēķini, kuriem piesaistītā līguma pamatveids ir Pakalpojumu līgums. Tā kā izpildes un grāmatošana tiks veikta uzreiz pēc rēķinu ģenerēšanas automatizētā darba atlasām rēķinus, ko šodien veidojis automatizēto darbu lietotājs. Automatizēto darbu konfigurē kā darbu grupu iekļaujot Pakalpojumu rēķinu ģenerēšanas darbu, kam seko Izpildes un grāmatošanas darbs ar iepriekš aprakstīto filtru un darbību Izpildīt un grāmatot. Vairāk par automatizēto darbu "Izpildīt un grāmatot".

670. versijā ir izveidots automatizētais darbs "Izpilde un grāmatošana", kas ļaus masveidā automatizēti izpildīt un grāmatot pirmdokumentus, ja uzņēmumā ir izveidota un dokumenta tipam piesaistīta noklusētā kontējumu shēma. NĪP rēķini sistēmā tiek masveidā ģenerēti lietotājam izpildot maksas aprēķinu vai izmantojot automatizēto darbu. Dokumenti tiek izpildīti uzreiz, lai realizācijas modulī būtu korekts klienta atlikums. Rēķinu grāmatošanu iespējams veikt vēlāk. Šobrīd lietotājam rēķinu sarakstā jāatlasa grāmatojamie dokumenti un jāpalaiž masveida darbība, to iespējams automatizēt ar Izpildes un grāmatošanas automatizēto darbu. Pirmdokumentu sarakstā filtrs veidots dokumentiem ar pamatveidu NĪP rēķins, kas ir statusā Izpildīts.   Automatizētajā darbā konfigurēta darbība Grāmatot, jo dokumenti jau ir izpildīti. Šāda automatizētā darba izpildes regularitāti nepieciešams pielāgot uzņēmuma vajadzībām, to var ieplānot reizi dienā, lai nogrāmatotu šajā vai iepriekšējā dienā apstrādātos dokumentus vai reizi nedēļā, ja dokumentu grāmatošana nav nepieciešama tik regulāri. Vairāk par automatizēto darbu "Izpildīt un grāmatot".

670. versijā ir izveidots automatizētais darbs "Izpilde un grāmatošana", kas ļaus masveidā automatizēti izpildīt un grāmatot pirmdokumentus, ja uzņēmumā ir izveidota un dokumenta tipam piesaistīta noklusētā kontējumu shēma.   Ja pavadzīmes noliktavas darbinieks ir izpildījis un norādījis aprites statusu “Apstiprināts”, tad grāmatvedim atliek tikai tās atlasīt pavadzīmju sarakstā un masveidā iegrāmatot. Tagad to varēs izdarīt ar automatizēto darbu. Lai to izdarītu vispirms ir jāizveido pirmdokumentā jauns kopīgots filtrs.   Tad jāizveido jauns automatizētais darbs, kur objekta konfigurācijā ir jāizvēlas izveidotais fitrs un darbība “Grāmatot”.   Vairāk par automatizēto darbu "Izpildīt un grāmatot".  

Ja ir saņemts e-rēķins, taču Jūsu organizācija neizmanto HoP rēķinu saskaņošanu, zemāk ir aprakstīts veids, kā ērti apstrādāt šāda veida dokumentus, neizmantojot saskaņošanas funkcionalitāti.   Saņemot e-rēķinu (manuāli ieimportējot vai tiešsaistes veidā, skat. Rēķinu imports PEPPOL formātā), sistēmā tiek izveidots ieraksts sarakstā Dokumenti - Metarēķini - Metarēķinu saraksts, kas noklusēti ir statusā Saņemts.    Lietotājam nepieciešams atvērt dokumentu uz labošanu, jāiepazīstas ar rēķina saturu un jāpapildina attiecīgais rēķins ar visu to informāciju, kas parasti tika aizpildīta rēķina dokumentam (dimensijas, līgums, atbildīgais vai cita veida informācija). Ieteicams e-rēķina rindām piesaisīt atbilstošo pakalpojuma kartīti, ja rindas tips ir "Teksts". Gadījumā, ja ir saņemta prece un tiks veidota saņemšanas pavadzīme, jāpiesaista atbilstošā nomenklatūras kartīte.   Pēc metarēķina apstrādes pabeigšanas, metarēķina apakšdaļā ir jānospiež poga "Apstiprināt pēc metarēķina saglabāšanas" (poga pieejama sākot no 670. versijas) un jānospiež poga Saglabāt.   Rezultātā, sistēma pēc saglabāšanas mainīs metarēķina statusu uz Apstiprināts, un no šāda metarēķina būs iespējams uzģenerēt atbilstošā moduļa dokumentu.     Dokumenta ģenerēšana notiek, iezīmējot vienu vai vairākus apstiprinātus metarēķinus un spiežot Darbības: Veidot dokumentu (-s) – gadījumā, ja metarēķina apakšdaļā ir aizpildīti lauki “Mērķa dok. pamatveids” un “Tips” (skat. attēlu zemāk). Sistēma izveidos dokumentus uz attiecīgi piesaistītajiem dokumentu tipiem. Veidot norādītā tipa dokumentu (-s) – lietotājs var izvēlēties, kādu veidu un dokumenta tipu nepieciešams veidot ģenerēšanas brīdī.      Pēc atbilstošā moduļa dokumenta uzģenerēšanas, metarēķina statuss automātiski mainās uz "Nodots". Metarēķina apstrādes process ir pabeigts.          

Instrukcija, kā sagatavot un nosūtīt elektronisko rēķinu PEPPOL formātā.

Pieņemot lēmumu izmantot tiešsaistes e-rēķinu izsūtīšanu (ar Unifiedpost vai E-adresi), ir jāveic attiecīgo automatizēto darbu konfigurācija.   Automatizēto darbu konfigurācija veicama Horizon izvēlnē: Sistēma - Uzstādījumi - Automatizētie darbi   E-rēķinu statusu saņemšana: tiek veidots, ja izvēlētais operators ir Unfiedpost vai E-adrese.   Automatizētais darbs aktualizē nosūtīto e-rēķinu statusus, kas ir apskatāmi realizācijas rēķinu vai pavadzīmju sarakstā kolonā “NOSŪTĪTAIS E-RĒĶINS.Statuss” un norāda, vai rēķins ir veiksmīgi apstrādāts tiešsaistes risinājumā.  Automatizētā darba lpp. “Palaišanas uzstādījumi” ir jānorāda, kad nosūtīto e-rēķinu statusu aktualizēšanu sākt un cik bieži atkārtot, piemēram, ik pēc 10 minūtēm. Darbs tiek uzsākts tikai tad, ja ir nosūtīti e-rēķini, kuru statuss nav aktualizēts.     E-rēķinu adresātu sinhronizācija: tiek veidots, ja izvēletais operators ir Unifiedpost.   Automatizētais darbs aktualizē klienta kartītes lauku “E-rēķinu adresāts”, kas atrodas lpp. “Integrācijas”. Manuāli to var veikt no klientu saraksta ar tāda paša nosaukuma darbību. Pazīme ir nepieciešama, jo e-rēķinu tiešsaistē ar Unifiedpost operatoru ir iespējams nosūtīt tikai tādiem debitoriem, kuriem "E-rēķinu adresēts" vērtība ir Jā. E-rēķinu adresātu sinhronizācijas darbu var uzstādīt neatkarīgi no Horizon tiešsaistes konfigurācijas ar Unifiedpost operatoru. Tas dod iespēju vēl pirms e-rēķinu tiešsaistes pieslēgšanas noskaidrot, kuriem uzņēmuma vai iestādes debitoriem būs iespējams nosūtīt e-rēķinus tiešsaistē, izmantojot Unifiedpost.   Automatizētā darba lpp. “Palaišanas uzstādījumi” ir jānorāda, kad sinhronizācijas darbību sākt un cik bieži atkārtot, piemēram, vienu reizi dienā.       Saistītie raksti: Automatizētie darbi e-rēķinu saņemšanai Kā pieslēgt e-rēķinu tiešsaisti (Horizon HUB)? 

Sagatavojot rēķinus pašvaldībām, bieži ir vajadzība norādīt informācija par saņēmēju. Piemēram, rēķina klients un maksātājs ir pašvaldība, savukārt, preču/pakalpojumu saņēmējs ir pašvaldības iestāde/struktūrvienība - bērnudārzs, skola, bibliotēka u.tml. Rīgas valstspilsētas pašvaldība ir noteikusi, ka, iesniedzot e-rēķinu, ir obligāti jānorāda arī struktūrvienības kods.    Kā aizpildīt izejošā rēķina datus, lai pašvaldība saņemtu informāciju par iestādi/struktūrvienību, kam pakalpojumi sniegti, un varētu rēķinu ātrāk apstrādāt, saskaņot un apmaksāt? Vai un kā šī papildus informācija tiek attēlota e-rēķina xml datnē? Zemāk aprakstīts Rīgas valstspilsētas pašvaldības piemērs, taču risinājumu var izmantot izrakstot rēķinus arī citām pašvaldībām vai iestādēm/uzņēmumiem ar līdzīgām prasībām.   Saņēmējs rēķina ievadformā   Lai e-rēķinā Rīgas valstspilsētas pašvaldībai korekti nodotu informāciju gan par pašvaldības iestādes/struktūrvienības nosaukumu, gan struktūrvienības kodu, ir jāveido klienta kartīte ne tikai pašai pašvaldībai, bet arī katram saņēmējam.    Klienta kartīte pašvaldības iestādei/struktūrvienībai: Papildkods = struktūrvienības kods Norēķinu veids = neuzskaita Reģistrācijas kods = tukšs   Rēķina ievadforma: Klients = pašvaldība Saņēmējs = pašvaldības iestāde/struktūrvienība Pamatojumā nav nepieciešams papildus norādīt saņēmēja informāciju     Šādi sagatavotu rēķinu var nosūtīt kā e-rēķinu tiešsaistē, izmantojot kādu no operatoriem (Unifiedpost vai E-adresi). Tādā gadījumā e-rēķins nav papildus jāiesniedz eRiga portālā. Ja netiek izmantota e-rēķinu nosūtīšana tiešsaistē un rēķini tiek iesniegti eRiga portālā, tad xml datni atbilstoši eRiga formātam var sagatavot aprakstot eksporta metodi ar dziņa failu. Tad rēķinu sarakstā lieto darbību "Saraksta eksports", rēķinu lejuplādē mapē un pēc tam augšupielādē eRiga portālā. Eksporta metodi apraksta: Pamatdati - Datu apmaiņa - Datu ārējā eksporta metodes - izvēlas dziņa failu EXPERIGAREK.DLL.   E-rēķina xml datne (Peppol formāts): BuyerReference = Saņēmēja papildkods Notes = esošais pamatojums + Saņēmēja nosaukums       Papildus informācija: Ja Saņēmēja kartītes papildkods ir tukšs, tad tags “BuyerReference” tiek aizpildīts ar reģistrācijas kodu. Ja Saņēmēja kartītē ir aizpildīts lauks “Licences numurs”, tad tas arī tiek ierakstīts tagā “Notes” aiz Saņēmēja nosaukuma. NĪP rēķinā lauks Saņēmējs tiek aizpildīts automātiski ar galveno pakalpojuma saņēmēju (NĪP līgums - Personas - Pakalpojuma saņēmēji - rindā atzīme “Galvenais”). Veidojot izejošo rēķinu no Pakalpojumu līguma, rēķina lauks "Saņēmējs" tiek aizpildīts automātiski ar klientu, kas norādīts Pakalpojumu līguma lappusē "Informācija" laukā "Saņēmējs".     Piegādes adrese   Pakalpojuma saņēmēja nosaukumu var norādīt arī piegādes adreses laukā “Persona”. Taču, izmantojot tikai šī lauka informāciju un neizmantojot Sanēmēja lauku, nebūs iespējama korekta e-rēķina sagatavošana Rīgas valstspilsētas pašvaldībai ar norādītu struktūrvienības kodu tagā “BuyerReference” . Citiem klientiem iespējams ir pietiekami tikai ar piegādes adreses papildināšanu, neizmantojot Saņēmēju.   Rēķina ievadforma: Piegādes adrese = iestādes/struktūrvienības adrese Piegādes adreses “Persona” = iestādes/struktūrvienības nosaukums       E-rēķina xml datne: DeliveryParty/PartyName/Name = Piegādes adreses “Persona”     Kā xml datnes informācija tiek attēlota un interpretēta e-rēķina saņēmēja sistēmā, ja tā ir Horizon, var lasīt šeit: E-rēķinu saņemšana pašvaldībā     Uzzināt vairāk par e-rēķiniem: E-rēķini - soli pa solim 

Saņemtos e-rēķinus (Peppol formāta xml faili) sistēmā var importēt tikai un vienīgi Horizon sadaļā Metarēķini, kas ir paredzēta meta datu sākotnējai ielādei un apstrādei, lai tālāk no šiem datiem veidotu grāmatvedības dokumentu.  Ja izvēlnē Dokumenti → Metarēķini →  Metarēķinu saraksts nospiežot pogu “Pievienot” ir paziņojums “Nav definēts neviens dokumenta tips”, tad to var definēt dokumentu tipu sarakstā.   Jādodas uz izvēlni Sistēma → Uzstādījumi → Dokumentu tipi, kur jāpievieno jauns dokumenta tips pamatveidam “Metarēķins”, piešķirot tam brīvi izvēlētu kodu un nosaukumu.   Lappusē "Lauku atribūti" ir ieteicams norādīt Numura unikalitāti pret dokumenta veidu un piegādātāja lauku gada ietvaros. Tādējādi nodrošinot, ka sistēmā nebūs iespējams sagalabāt divus metarēķinus ar vienādiem numuriem un piegādātājiem gada ietvaros.   Citi vērtības var tikt pievienotas pēc nepieciešamības.       Sākot no Horizon 560. versijas metarēķina dokumenta tips tiek aktivizēts automātiski - gan jaunās instalācijās, gan pie versijas maiņas, ja tas jau nav bijis izveidots iepriekš. Vēl jāņem vērā, ka, automātiski importējot e-rēķinus, sistēma vienmēr lietos tikai vienu dokumenta tipu, tādēļ tie nav jāveido vairāki.    Ja dokumentu tipu sarakstā nav atrodams šis pamatveids, tad sistēmas komplektācija vispirms jāpapildina ar licenci “Pavadzīmju/Rēķinu apmaiņa ar ārējām sistēmām”. Abonēšanas pamata pakā tā ir iekļauta.   Pēc dokumenta tipa aktivizēšanas e-rēķinus var importēt sistēmā gan izmantojot Metarēķina saraksta darbību “Imports - Peppol formāts”, gan uzstādot automatizēto darbu “Metarēķinu imports - Peppol formāts”.

Kā sistēmā nodrošinātas izmaiņas un PEPPOL elektronisko rēķinu formāts?

Peppol formāta e-rēķiniem ir paredzēta iespēja xml datnē iekļaut vienu vai vairākus pielikumus, piemēram, rēķina vizuālo izskatu PDF formātā. Taču piegādātāji ne vienmēr izmanto šo iespēju un tā arī nav noteikta kā obligāta prasība vienotajam e-rēķinu formātam. Šajos gadījumos e-rēķina attēlojums cilvēklasāmā formātā ir jānodrošina saņēmēja pusē. Papildus var būt arī nepieciešams importētam metarēķinam pievienot vēl citus pielikumus.   Zemāk apskatītas vairākas ar e-rēķina/metarēķina pielikumiem saistītas situācijas.   1. E-rēķins ar iekļautu PDF   Ja saņemtā e-rēķina xml datnē ir pievienots pielikums, tad no e-rēķina veidotam metarēķinam saglabājas pievienotais fails - piegādatāja sagatavotais rēķins cilvēklasāmā formātā, visbiežāk PDF. Šis ir vislabākais veids, kā piegādātājs var nodot saņēmējam savā sistēmā veidotu rēķina vizuālo izskatu cilvēklasāmā formātā, kas var saturēt arī tādu papildus informāciju, kura nav paredzēta iekļaušanai vienotajā e-rēķina formātā.   1.1. XML datne ar pielikumu - pielikuma informācija ir redzama tagā attachments.     1.2. Metarēķina importa ieraksts - PDF pielikums importa laikā tiek izdalīts atsevišķi no xml.     1.3. Pēc apstrādes xml datnē paliek tikai informācija par pievienotā faila nosaukumu, bet ne pats pielikums.     1.4. Metarēķina pielikumā ir tas pats no e-rēķina izdalītais PDF, kas redzams metarēķina importa ierakstā   2. E-rēķins bez pielikuma   Ja e-rēķina xml datne nesatur piegādātāja doto pielikumu, tad vizuālais attēlojums cilvēklasāmā formātā tiek nodrošināts ar metarēķina importa izdruku (no 660.v.), jo metarēķina importa ieraksts satur nemodificētus e-rēķina datus.    2.1. Darbībai vai automatizētajam darbam "Metarēķinu imports  - Peppol formāts" norāda vēlamo izdruku no metarēķina importa izdrukām. Noklusēti pieejama "Sistēmas izdruka".       2.2. Ja xml datne nesatur nevienu PDF pielikumu, tad importa laikā tiek izveidota izdruka un saglabāts pielikums pie metarēķina (faila nosaukums sastāv no "<metarēķina numurs><metarēķina pk><datums.laiks yyyymmddhhmmss formātā>.pdf"). Ja xml datne satur PDF pielikumu, tad jauna vizualizācija rēķinam automātiski netiek veidota.     2.3. Metarēķina importa izdrukas ir veidojamas metarēķinu sarakstā. Standarta izdrukā izvietoti biežāk aizpildītie e-rēķina datnes lauki. Var veidot savas izdrukas tāpat kā citiem dokumentiem. Ja metarēķina importa izdrukas vietā vizualizēšanai lieto metarēķina dokumenta izdruku, tad jāņem vērā, ka tā var saturēt jau Horizon puses interpretāciju par saņemtajiem datiem, nevis tikai nemainītu importēto informāciju.     3. Citu pielikumu pievienošana Importētam metarēķinam pie pievienotajiem failiem var pievienot jebkādus citus pielikumus. Jāņem vērā, ka ne visus failu formātus var uzreiz atvert uz apskati. Ir pielikumu formāti, kas vispirms ir jālejuplādē, lai tos varētu apskatīt.     Vairāk par e-rēķiniem: E-rēķini - soli pa solim  

Piegādātāju e-rēķinus Horizon var importēt automātiski - to veic sistēmas automatizētais darbs vai arī lietotājs izmanto metarēķinu saraksta darbību “Imports - Peppol formāts”.   Nākamais solis - nosūtīt šos rēķinus saskaņošanai atbilstoši saskaņošanas scenāriju nosacījumiem. Arī šo darbību ir iespējams automatizēt (no 625. versijas).    Šajā rakstā uzzināsiet, kādi uzstādījumi nepieciešami automātiskai scenārija piesaistei e-rēķinam.   Svarīgi! Automātiska e-rēķinu maršutēšana ir derīga situācijās, kur nav nepieciešams saņemtos datus manuāli papildināt ar tādu informāciju, kas ir būtiska pareizā scenārija izvēlei. Taču no procesu puses var paredzēt, ka, piemēram, scenārija 1. etapa saskaņotājs veic šos nepieciešamos datu papildinājumus.     Metarēķina dokumenta tips    Izvēlne: Sistēma -> Uzstādījumi -> Dokumentu tipi -> Metarēķins -> lpp Lauku atribūti   Metarēķina dokumenta tipam ir jānorāda lauku atribūts “Maršrutēt” ar vērtību “Jā”. Tas nozīmē, ka no jauna izveidotam metarēķinam šī pazīmes rūtiņa ievadformā būs aizpildīta un sistēma pēc saglabāšanas automātiski meklēs piesaistāmo scenāriju.         Automatizētais darbs e-rēķinu importam Izvēlne: Sistēma -> Uzstādījumi -> Automatizētie darbi -> darbs Metarēķinu imports - PEPPOL formāts   Automātiskai maršrutēšanai objekta konfigurācijas lappusē ir jānorāda: 1) pazīme “Maršrutēt” (noklusēti tiek aizpildīta no izvēlētā metarēķina dokumenta tipa) 2) apstiprināšanas uzdevuma autors - izvēle no sistēmas personu saraksta (Pamatdati -> Uzņēmums -> Personu saraksts). Šī persona būs autors pirmā etapa saskaņošanas uzdevumam.     Ieteikums veidot jaunu, ne reālu personu (piemēram - Automatizētais darbs), jo maršrutēšanas veicējs būs sistēma, nevis cilvēks. Arī šīs “personas” kartītē norādītais e-pasts var nebūt konkrēta cilvēka, bet gan kopīgs. Atkarībā no saskaņošanas e-pastu konfigurācijas, uz šo e-pastu var nākt saskaņošanas paziņojumi, piemēram, par noraidītu vai apstiprinātu rēķinu.       E-rēķinu imports ar automatizēto darbu   Ja automatizētā darba “Metarēķinu imports - PEPPOL formāts” konfigurācijā ir norādīta pazīme “Maršrutēt” un norādīta persona laukā “Apstiprināšanas uzdevuma autors”, tad pēc jauna e-rēķina importa uzreiz seko arī izveidotā metarēķina maršutēšana jeb scenārija piesaiste. Rezultātā automātiski izveidojas uzdevums saskaņotājam.   Metarēķinam ir redzams jauns notikums “Sūtīts” ar tekstu “Automātiski maršrutēts”.   Lai automātiskā maršrutēšana darbotos atbilstoši, jāņem vērā metarēķinu saskaņošanas scenāriju konfigurācija - norādītie dokumentu un etapu filtri, ir/nav noklusētais scenārijs un citi nosacījumi. Tie nepieciešamības gadījumā jāpapildina.       E-rēķinu imports ar metarēķinu saraksta darbību   Izvēlne: Dokumenti -> Metarēķini -> Metarēķinu saraksts -> Darbības -> Imports - Peppol formāts   Darbības logā atzīmējot “Maršrutēt”, sistēma uzreiz pēc e-rēķina ieimportēšanas un metarēķina izveides automātiski piesaistīs scenāriju. Pirmā saskaņošanas uzdevuma autors šajā gadījumā būs persona, kurai ir norādīts Horizon lietotājs, kas šo darbību veica.   Darbības logam tiek saglabāti pēdējie uzstādījumi uz katru lietotāju. Tātad, ja lietotājs atzīmē “Maršrutēt”, tad arī nākamo reizi šis iestatījums būs atzīmēts.       Metarēķinu veidošana no saraksta Metarēķinu imports   Izvēlne: Dokumenti -> Metarēķini -> Metarēķinu imports -> Darbības -> Veidot metarēķinu   Var būt atsevišķas situācijas, kad pēc e-rēķinu importa nav izveidojies metarēķins un ir palicis neapstrādāts ieraksts sarakstā Metarēķinu imports. Piemēram, nav bijis norādīts metarēķina dokumenta tips, nav zināmi dokumenta tipā prasītie obligātie lauki u.tml.   Šajos gadījumos ir iespējams no saraksta lietot darbību “Veidot metarēķinu”.   Ja neapstrādātais ieraksts nav iezīmēts un veido vienu metarēķinu, tad sistēma atver ievadformu un lauks “Maršrutēt” tiek aizpildīts atbilstoši dokumenta tipa uzstādījumiem. Pirms saglabāšanas lietotājs var šo pazīmi mainīt pēc vajadzības.   Ja vienu vai vairākus neapstrādātos ierakstus iezīmē un veido metarēķinu(-us), tad nostrādā dokumenta tipā norādītie nosacījumi - ja ir paredzēts maršrutēt automātiski, tad pēc metarēķinu izveidošanas seko arī maršutēšana jeb scenārija piesaiste.       Manuāla maršrutēšana jeb scenārija piesaiste   Izvēlne: Dokumenti -> Metarēķini -> Metarēķinu saraksts   Ja ieimportēts e-rēķins ir manuāli jānosūta saskaņošanai, tad izmantojams kāds no 3 variantiem:  1) metarēķina ievadformā atzīmē “Maršrutēt” un nospiež “Saglabāt” 2) izvēlas metarēķinu saraksta darbību “Maršrutēt” (t.sk. iezīmētiem rēķiniem) 3) izvēlas metarēķinu saraksta darbību “Piesaistīt/nomainīt aprites scenāriju” (t.sk. iezīmētiem rēķiniem)   Maršrutēt nozīmē, ka sistēma automātiski piemeklē scenāriju, un tas vienmēr sākas ar 1.etapu. Piemeklēšanas laikā sistēma analizē scenārijos izmantotos filtrus. Ja scenāriju neizdodas piemeklēt, tad izvēlas noklusēto. Ja neviens metarēķina scenārijs nav noteikts kā noklusētais, tad saskaņošana netiek uzsākta. Piesaistīt/nomainīt aprites scenāriju dod iespēju izvēlēties un piesaistīt jebkuru no scenārijiem, kā arī uzsākt saskaņošanu no jebkura etapa izvēlētajam scenārijam.    

Saņemot e-rēķinus pašvaldībā, ir svarīgi operatīvi noskaidrot, kurai pašvaldības iestādei/struktūrvienībai kā pakalpojuma saņēmējam rēķins ir nododams izskatīšanai un saskaņošanai, pirms veikt tā apmaksu. Piemēram, e-rēķina saņēmējs un maksātājs ir pašvaldība, savukārt, preču/pakalpojumu saņēmējs ir pašvaldības iestāde/struktūrvienība - bērnudārzs, skola, bibliotēka u.tml. Ja piegādātāja iesniegtajā e-rēķinā nav informācijas par saņēmēju, tad rēķina saskaņošana un apmaksa var kavēties.   E-rēķinu importa funkcionalitāte piedāvā vairākas iespējas informācijas par saņēmēju attēlošanā un interpretācijā. Kā arī tās var tikt izmantotas ne tikai pašvaldībās, bet arī citās iestādēs/uzņēmumos.     Struktūrvienības kods   Ja e-rēķina xml datnē tagā “BuyerReference” ir norādīta vērtība, tad tā tiek importēta sistēmā un ir redzama metarēķina importa ieraksta sadaļā “Pamatinformācija” laukā “Struktūrvienība”. Veidojot metarēķinu, sistēma pēc šīs vērtība automātiski piemeklē finanšu struktūrvienību un aizpilda to metarēķinā, ja struktūrvienību sarakstā ir atrasts ieraksts ar precīzi tādu kodu.   Tā kā struktūrvienības piemeklēšana notiek uzreiz importa brīdī, tad ir iespējams nodrošināt arī automātisku rēķina maršrutēšanu jeb piesaisti saskaņošanas scenārijam, ja tajā paredzēta saskaņošana atbilstoši dokumenta struktūrvienībai.   Pamatojuma teksts   Ja saņēmēja informācija ir e-rēķina xml datnē tagā “Notes”, tad tā tiek attēlota metarēķina pamatojumā. Pēc pamatojumā norādītā teksta sistēmā nav iespējama un nenotiek ne struktūrvienības, ne arī citu klasifikatoru automātiska piemeklēšana. Attiecīgi struktūrvienība šajā gadījumā ir norādāma manuāli.     Preču vai pakalpojumu saņēmēja lauks   Ja saņēmēja informācija ir e-rēķina xml datnē tagā “DeliveryParty/PartyName/Name”, tad tā tiek attēlota metarēķina laukā “Imp.preču/pakalpojumu saņēmējs”. Pēc laukā norādītā teksta sistēmā nav iespējama un nenotiek ne struktūrvienības, ne arī citu klasifikatoru automātiska piemeklēšana. Arī šajā gadījumā struktūrvienība ir norādāma manuāli.      Kā aprakstītos e-rēķina xml datnes laukus var aizpildīt, ja rēķina izrakstītāja sistēma ir Horizon, var lasīt šeit: E-rēķinu nosūtīšana pašvaldībām     Uzzināt vairāk par e-rēķiniem: E-rēķini - soli pa solim   

Pēc tam kad veikta faktisko noliktavas krājumu pārskaitīšana, tad šie daudzumi jāfiksē arī Horizon Inventarizācijas pavadzīmē. Dokumenti->Noliktava->Inventarizācijas Inventarizācijas pavadzīmi aizpildot jāņem vērā: Dokumenta datums ir +1 diena no faktiskā skaitīšanas datuma. Piemēram, ja skaitīšana notiek 30.11., tad dokumenta datums ir 01.12. Izpildot dokumentu apakšējā daļā būs redzams reālais izpildes datums, mūsu piemērā 30.11. Dokumentā ielasīt rindas var ar <Daudzumiem> vai bez <Daudzumiem>. To nosaka iekšēji uzņēmumā atrunātā inventarizācijas kārtība un tas vai uz skaitīšanas lapas faktiskajam inventarizācijas veicējam vēlaties uzrādīt daudzumus, cik jābūt pēc uzskaites datiem vai skaitīšana tiks veikta, nezinot cik jābūt pēc uzskaites.   Faktiski saskaitīto daudzumu iespējams ievadīt pavadzīmē vairākos veidos: 1.VEIDS. MANUĀLI, kolonnā <Daudzums> ievadot faktiski saskaitīto daudzumu. 2.VEIDS. BARMAN lasījums. Var ielasīt saskaitītos daudzumus un rindas piezīmes, ja inventarizācijas skaitīšana veikta ar iekārtu. 3.VEIDS. Ielasīt no sagatavota EXCEL faila.  Skaitīšanas rezultāts tad jāaizpilda Excel veidnē, ko var iegūt, nospiežot labo peles pogu atvērtā inventarizācijas pavadzīmes rindu laukā. Iespējams izvēlēties veidni, kurā tiks izmantots nomenklatūras kods vai svītrkods.   Atbilstošajā Excel veidnē ievada saskaitītos daudzumus un rindas piezīmes un ieimportē saskaitīto inventarizācijas pavadzīmē, nospiežot labo peles pogu atvērtā inventarizācijas pavadzīmes rindu laukā->Aizpilde no Excel faila ar kodu (...ar svītrkodu)     Šajā rakstā: https://community.visma.com/t5/Zinasanu-baze/Noliktavas-krajumu-INVENTARIZACIJA-I-DALA-KA-SAGATAVOTIES/ta-p/423271 ir minēts piemērs, kā var sagatavot skaitīšanas lapu izmantojot Excel un Excel spraudņa iespējas. Papildinot šo Excel ar lappusi "Veidne_Pavadzīme1"(*tai noteikti jābūt pirmajai lapai Excel lapu sadaļās, lai importējot veidni, Horizon atpazītu šo Excel), to ērti ispējams importēt atpakaļ jau ar saskaitītiem daudzumiem.   Lai nofiskētu saskaitītos atlikumus un veiktu salīdzināšanu ar Horizon uzskaites atlikumiem, tad kad visas rindas aizpildītas, spiežam <Fiksēt atlikumus dokumentam>   Pēc atlikumu fiksēšanas aizpildās dokumenta lappuses <Atlikumu apstrāde> un <Atlikumu korekcijas>. <Atlikumu apstrāde> lappusē redzams <Fiksēts>- cik tika saskaitīts, <Uzskaites daudzums>-cik ir atlikums Horizon uzskaitē, <Starpība>- kāda ir starpība starp faktiski fiksēto un uzskaitē esošo. <Atlikumu korekcijas> lappuse ir jau sagatavota norakstīšanas pavadzīme, kas izpildīsies, kad tiks  izpildīts inventarizācijas dokuments. Daudzumi ar - zīmi tiks paņemti atpakaļ uzskaitē (ar pēdējo iepirkuma vērtību) un daudzumi ar +zīmi tiks norakstīti no uzskaites (pēc FIFO).  Ja nepieciešams, ir iespējams atcelt fiksēšanu visam dokumentam vai vienai konkrētai rindai, pārskaitīt, labot faktisko daudzumu un atkal fiksēt atlikumus. !!!Jāņem vērā ka šīs darbības veicamas tikai, kamēr noliktavā nav uzsākta jaunu pavadzīmju veidošana. Pēc inventarizācijas pavadzīmes izpildes, ja jau sākta noliktavas dokumentu ievade, NAV VĒLAMS atcelt izpildi inventarizācijas dokumentam. INVENTARIZĀCIJAS AKTUS ir iespējams izdrukāt: no izpildītā dokumenta vai Darbības->Kopsavilkums pa nomenklatūrām (Kopsavilkums pa partijām; Kopsavilkums pa inventarizācijas dokumentiem)    

Lai Horizon lietotājiem atvieglotu klientu, nomenklatūru un inventāra (no 670. versijas) meklēšanu, radīts jauns mehānisms, ar ko neatverot sarakstu iespējams norādīt meklējamo vērtību, turklāt ievadītā vērtība tiek meklēta vairākos objekta laukos.   Tas nozīme, ka turpmāk varam uzreiz koda laukā ierakstīt mums zināmo vērtību, piemēram, klienta meklēšanai pēc nosaukuma.   Ja tiks konstatēta tieša sakritība, rezultāts uzreiz tiks aizpildīts attiecīgajā laukā, savukārt, vairāku ierakstu gadījumā tiks atvērts saraksts, attēlojot ierakstus, kas atbilst sākumā ievadītajai vērtībai, to arī ir iespējams meklēšanas joslā mainīt.     Šobrīd jaunā meklēšana ir pieslēgta atsevišķiem sarakstiem: - Klienta izvēle dokumentu ievadformās, sarakstu un atskaišu filtros Koda laukā; - Nomenklatūru izvēle dokumentu ievadformās, sarakstu un atskaišu filtros Koda, Svītrkoda un Kataloga numura laukā; - Pakalpojumu izvēle dokumentu ievadformās, sarakstu un atskaišu filtros Koda, Svītrkoda un Kataloga numura laukā; - Pieskaitījumu izvēle dokumentu ievadformās, sarakstu un atskaišu filtros Koda laukā; - Inventāra (sākot no 670. versijas) izvēle dokumentu ievadformās un sarakstu filtros inventāra numura, nomenklatūras nosaukuma un nomenklatūras koda laukā.   Jaunais meklētājs ievadīto vērtību meklē vairākos laukos: - Klientu - klienta kartītes kodā, nosaukumā un klienta universālajā numurā (personas koda un reģistrācijas numura apvienojums); - Nomenklatūru - nomenklatūras kartītes kodā, nosaukumā, kataloga numurā, svītrkodā; - Pakalpojumu - pakalpojuma kartītes kodā, nosaukumā, kataloga numurā, svītrkodā; - Inventāru  -  inventāra kartītes laukā Numurs,  laukā Nomenklatūra un nomenklatūras nosaukums.   Jāņem vērā, ka atvērtais saraksts ir filtrēts pēc ievadītās vērtības, taču to šajā laukā var ērti nodzēst un uzsākt jaunu meklēšanu.     Ja saraksts tiks atvērts kā līdz šim ar trīspunktu pogu, tad meklēšanas joslā tiek attēloti lauki, kuros notiks ievadītās vērtības meklēšana.       Svarīgi! Šobrīd šāda meklēšanas iespēja ir pievienota pie klientu un nomenklatūru laukiem. Aicinām izteikt arī viedokli par citām vietām sistēmā, kur būtu noderīga šāda meklēšana. Viedokli var izteikt publiskajā attīstības ceļa kartē: https://portal.productboard.com/vismalv/1-horizon-hop-cela-karte/c/50-meklesana-pec-vairakiem-laukiem-vienlaicigi  

Daudziem uzņēmumiem ar lielu klientu skaitu raizes sagādā klienti, kas laikus neveic maksājumus par saņemtajām precēm vai pakalpojumiem. Viena no izplatītākajām metodēm cīņā ar šo problēmu ir kavējuma jeb soda naudas aprēķins atbilsoši kavēto dienu skaitam.   Lai Horizon sistēmā uzsāktu rēķināt kavējuma naudu, vispirms ir jāpieņem lēmums par aprēķina nosacījumiem. Kāds būs soda veids? Tas var būt procenti - likumiskie vai nokavējuma, līgumsods, kas aprakstīts līgumā. Kādi ir kavējuma procenti dienā? Kāds ir soda naudas apjoma limits, par kuru lielāku klientam aprēķināt nevar likuma vai līguma nosacījumiem? Parasti procentu maksājuma soda gadījumā tas nevar pārsniegt 100% no kavētā maksājuma, bet līgumsodam 10% no līguma summas. Vai ir pieļaujāmās kavējuma dienas? Piemēram, apmaksas termiņš ir 31.01.2020. Ja samaksā 02.02.2020, tad kavējuma naudas nerēķina, bet ja samaksā 04.02.2020., tad rēķina par pilnām dienām no 31.01. Šis princips ir vēsturisks bankas pārskaitījumu laika dēļ, bet ir uzņēmumi, kas vēlas ievērot šādu principu arī tagad.   Šos nosacījumus iespējams aprakstīt pie katra līguma, tātad jāsaprot kuriem līgumiem kavējuma naudas rēķina, kuriem nē un kādi katram līgumam ir nosacījumi. Nosacījumus iespējams sistēmā pievienot dažādos veidos masveidā vai pievienot konkrētam līgumam.   Ja iepriekš kavējuma soda naudas nav rēķinātas, ir jāpieņem arī lēmums par to, kā šo procesu uzsāksiet. Kad sākat rēķināt? Par kādām precēm/ pakalpojumiem/ līgumiem? Vai tas attieksies tikai uz  jauniem līgumiem no konkrētā datuma vai arī jau iepriekš noslēgtajiem līgumiem, aprēķinu veicot par tekošo periodu.   Svarīgi arī aprakstīt grāmatvedības uzskaites principus sodiem. LR normatīvie akti  nosaka, ka sodus atzīst ieņēmumos tikai pēc to samaksas, tāpēc jāsaprot kādos kontos veicami grāmatojumi.   Pirms katra kavējuma naudas aprēķina ir stingri jāpārbauda, sistēmā ir izveidotas visas piesaistes par saņemtajiem maksājumiem, lai nerastos situācija, ka soda nauda tiek aprēķināta nepamatoti.   Galvenie sagatavošanās soļi sodu naudu iekasēšanas procesa uzsākšanai ir: - Nosacījumu noteikšana. - Lēmums par aprēķina uzsākšanas datumu un dokumentiem par kuriem tiks rēķināti sodi. - Lēmums par grāmatošanas principiem. - Uzticama procesa izveide savlaicīgai maksājumu piesaistei; - Procesa atbildīgās personas izvēlēšanās.   Kad apkopota informācija par aprēķinu principiem, nepieciešams veikt izmaiņas Horizon: - Konfigurācijas izmaiņas - sākuma datums, soda aprēķinu metodes, dokumentu tipi. - Nosacījumu pievienošana visiem līgumiem. - Aprēķinu veikšana un piestādīšana klientiem.   Ja nepieciešams šajos procesos varat iesaistīt konsultantu Horizon sistēmas sagatavošanai soda naudas automātiskam aprēķinam un un iekļaušanai rēķinos. Ieviešanas process parasti iekļauj procesu izpēti sarunās ar uzņēmuma darbiniekiem, darbinieku apmācību par algoritmu ievadi, uzturēšanu un aprēķinu procesu, ja nepieciešams, arī algoritmu ienešanu sistēmā un atbalstu palaišanas procesā.