Kun olet siirtynyt verkkolaskutukseen ja haluat myös vastaanottaa laskut verkkolaskuina, tulisi sinun ilmoittaa toimittajillesi verkkolaskuosoitteesi. Näet sen täältä: Asetukset-> Maventa-asetukset -> Verkkolaskujen vastaanotto.     Verkkolaskujen välittävänä operaattorina toimii Maventa.    Voit ladata valmiin tiedotteen verkkolaskuosoitteestasi kohdasta Ostolaskut -> Verkkolaskutiedote.  ... View more

Verkkolaskujen vastaanoton aktivoiminen Verkkolaskujen vastaanoton saat aktivoitua kohdasta Asetukset -> Maventa-asetukset -> Verkkolaskujen vastaanotto. Huomaathan, että vastaanoton aktivointi vaatii pääkäyttäjäoikeudet.     Verkkolaskuosoite ja Verkkolaskuvälittäjä ovat täytettynä automaattisesti, sillä palveluun rekisteröitymisen yhteydessä sinulle on perustettu Maventa-tili automaattisesti.   Kun laskujen vastaanotto on kytketty päälle, ohjelma noutaa laskut automaattisesti. Takautuvasti laskuja on mahdollista noutaa manuaalisesti.    Jos haluat sähköposti-ilmoituksen saapuvista verkkolaskuista, aseta sähköpostiosoitteesi sille varattuun kenttään.   Saat myös ladattua valmiin pdf-tiedotteen verkkolaskujen vastaanotosta toimittajiasi varten. Laskujen vastaanoton sulkeminen Kun verkkolaskujen vastaanotto on ollut päällä ja sen sulkee, tulee tallennuksen jälkeen inforuutu:     Verkkolaskujen vastaanoton sulkeminen verkkolaskut.fi:stä ei siis sulje vastaanottoa Maventalta, vaan se tulee tehdä erikseen. Ilmoituksessa olevasta linkistä pääset suoraan Maventaan sulkemaan vastaanoton halutessasi myös sieltä. Tämä mahdollistaa laskujen vastaanottamisen Maventan kautta esimerkiksi johonkin toiseen ohjelmaan.   Kun laskujen vastaanotto suljetaan myös Maventalta, päivittyy tieto automaattisesti seuraavan yön aikana Tieken ylläpitämään osoitteistoon.  ... View more

1.4.2020 voimaan tulleen verkkolaskulain myötä Suomen Valtiokonttori on linjannut, että se ottaa vastaan vain verkkolaskuja, jotka ovat EU-standardin mukaisia. Mikäli asiakas ei ole erikseen vaatinut EU-standardin mukaista verkkolaskua, ei tätä tarvitse asiakaskortilta valita.   Saat valittua EU-standardin mukaisen laskun asiakaskortilta. Mene ensin Laskut -> Asiakkaat -> valitse asiakas ja muokkaa tietoja kynän kuvasta -> valitse asiakaskortilta EU-standardin mukainen lasku-kohtaan "Kyllä".     Tämän jälkeen tulee laskun kirjaukseen näkyville lisäkenttiä, joihin voidaan antaa seuraavia tietoja: Sopimusnumero, Tiliöintiviite, Työmaatunnus ja Tarjousviite.     ... View more

Aputominimelle on mahdollista lisätä oma logo. Mene kohtaan Asetukset-> Aputoiminimet -> muokkaa aputoiminimen tietoja kynän kuvasta.   Lisää haluttu tiedosto:   Huom! Logon suosituskoko on 90 x 30 mm. Logo voi olla tiedostotyypiltään .jpg, jpeg, tai .png. ... View more

Verkkolaskut.fi-palvelusta muodostuu lasku toteutuneen käytön mukaan(esimerkiksi luotujen, lähetettyjen ja vastaanotettujen laskujen mukaan). Lasku muodostetaan laskutettavan summan ollessa yli 10€. Laskutustiedot saat asetettua kohdasta Asetukset -> Yrityksen perustiedot -> Laskutustiedot. Tarkempi ohje laskutustietojen asettamiseen löytyy täältä.  Hinnaston löydät oikeasta yläkulmasta avautuvasta alasvetovalikosta.     Voit seurata yrityksen tapahtumahistoriaa ja laskun muodostumista. Valitse oikealta yläkulmasta avautuvasta valikosta "Laskutustapahtumat". Näet erittelyssä luodut ja lähetetyt tapahtumat sekä niiden tapahtumahetken. Tapahtumat on eritelty per lasku, tai jos laskua ei vielä ole muodostettu, näkyvät ne omanaan. Tapahtumat summataan myös, jotta voi arvioida tulevan laskun suuruutta.     Laskutustiedot saat asetettua kohdasta Asetukset -> Yrityksen perustiedot -> Laskutustiedot. ... View more

Kohdasta Asetukset -> Laskutuksen asetukset -> Laskutuloste -> voit valita haluatko käyttää perinteistä vai tilisiirrollista laskutulostetta.    Kun valitset laskutulosteen muodoksi "Tilisiirto", saat laskutulosteelle sekä viivakoodin, että QR-koodin.   Mikäli et halua laskulle viivakoodia, voit valita laskutulosteelle perinteisen ilmeen:    ... View more

Mikäli operaattori ei pysty toimittamaan laskua vastaanottajalle, jää lasku virhe-tilaan. Laskuhallinnassa laskun lähetyksen tila on silloin Virhe.     Klikkaamalla laskun tiedot auki ja valitsemalla Laskun lähetyksen tiedot-välilehden, näet virheen syykoodin. Virheeseen päätyvistä laskuista voi tilata  myös sähköposti-ilmoitukset, jossa kerrotaan virheen syy. Ilmoitukset saa tilattua kirjautumalla suoraan Maventan sivuille osoitteessaa maventa.fi Käyttäjätunnuksena toimii sama sähköpostiosoite kuin verkkolaskut.fi-palveluun, ja tarvittaessa salasanan saa kirjautumissivulta resetoitua. Ilmoituksen saa tilattua menemällä Asetukset -> Laskuasetukset -> Laskuilmoitukset -> Vastaanota ilmoituksia laskujen lähetysvirheistä.     Yleisimmät syyt virhesiin ovat:   1. Verkkolaskuosoitetta ei tunneta tai operaattoriin ei ole yhteyttä Tämä virheviesti tulee silloin, kun annettu verkkolaskuosoite on puutteellinen tai muuten virheellinen. Jos asiakaskortille on tallennettu pelkkä verkkolaskuosoite, kannattaa vastaanottajalle antaa lisäksi vähintään Y-tunnus, jota käytetään laskureitin hakemiseen operaattoritunnuksen puuttuessa. Tämä ei kuitenkaan vielä varmista että laskulle löytyy verkkolaskuosoite.   Useimmat virhetilanteet korjautuvat sillä, kun vastaanottajalle annetaan muiden tietojen lisäksi operaattoritunnus. Tällöin lasku lähetetään suoraan kyseiseen verkkolaskuosoitteeseen, eikä osoitetta yritetä varmistaa mistään osoitteistosta.   Jos olet antanut verkkolaskuosoitteen kokonaisuudessaan, tarkista että annettu osoite ja operaattori ovat oikein. Osoitteen oikeellisuuden voit tarkistaa joko vastaanottajalta, tai verkkolaskuosoitteistosta.   Tiedot tulee korjata asiakaskortille (Laskut -> Asiakkaat -> kynän kuvasta asiakaskortin muokkaus). Osoitteen oikeellisuuden voit tarkistaa joko vastaanottajalta, tai verkkolaskuosoitteistosta. HUOM! Kun tiedot ovat oikein, tulee asiakas valita laskulle uudelleen, jotta tiedot päivittyvät myös laskulle. Avaa lasku muokkaustilaan laskuhallinnasta kynän kuvasta -> poista asiakas -> valitse asiakas laskulle uudelleen -> lähetä lasku.   2. Liian vähän tietoa vastaanottajasta Virheviesti voi tapauskohtaisesti tarkoittaa sitä että tiedot ovat puutteelliset tai ne ovat väärin. Virheviesti voi tulla esimerkiksi seuraavissa tapauksissa: - vastaanottajalle ei ole annettu ollenkaan eikä osoitetta ole löydetty y-tunnuksen perusteella - vastaanottajan operaattoritunnus on väärä - verkkolaskuosoite on virheellinen Tiedot tulee korjata asiakaskortille (Laskut -> Asiakkaat -> kynän kuvasta asiakaskortin muokkaus). Osoitteen oikeellisuuden voit tarkistaa joko vastaanottajalta, tai verkkolaskuosoitteistosta. HUOM! Kun tiedot ovat oikein, tulee asiakas valita laskulle uudelleen, jotta tiedot päivittyvät myös laskulle. Avaa lasku muokkaustilaan laskuhallinnasta kynän kuvasta -> poista asiakas -> valitse asiakas laskulle uudelleen -> lähetä lasku.   3. Laskun eräpäivään on liian vähän aikaa Pankit edellyttävät että kaikilla pankkiverkkoon lähetettävillä laskuaineistoilla on vähintään neljä pankkipäivää eräpäivään. Tällöin laskun eräpäivä tulee muuttaa, ja lasku lähettää uudelleen. ... View more

Huomaathan, että uudistuneen verkkolaskulain myötä laskulla joko postiosoite tai sähköpostiosoite on pakollinen tieto. Ilman näitä laskua ei teknisistä syistä pysty lähettämään, vaikka se toimitettaisiin verkkolaskuna.   Asiakaskortti Jos lähetät toistuvasti laskuja samalle asiakkaalle, kannattaa perustaa asiakaskortti. Asiakaskortin saa perustettua menemällä Laskut -> Asiakkaat -> Uusi asiakas.     Asiakkaan tiedoista nimi ja maa ovat pakollisia, mutta muutkin tiedot on hyvä täyttää. Huomaathan valita oikean laskutusryhmän: Yritys, EU, henkilöasiakas tai kansainvälinen.   Asiakkaan laskutustietoihin tulee asiakkaan verkkolaskuosoite. Verkkolaskuosoite on laskuttajan tai vastaanottajan osoite, jonka avulla verkkolaskut välitetään. Se on verkkolaskun osoite siinä missä postiosoite on perinteisen paperilaskun osoite. Asiakkaan verkkolaskuosoitteen voi tarkistaa verkkolaskuosoitteistosta. Usein verkkolaskuosoitteella tarkoitetaan samaa kuin OVT-tunnuksella, mutta se voi olla myös muotoa IBAN-tunnus tai Verkkopalvelutunnus. Verkkolaskuosoitteen lisäksi tulee ilmoittaa asiakkaan käyttämän operaattorin nimi. Jotta pystyt lähettämään laskuja myös pankkiverkkoon, eli sellaisille asiakkaille jotka käyttävät operaattorina pankkia, tulee aktioida pankkiverkkoyhteys. Siihen löydät tarkemmat ohjeet täältä.     Laskun tiedot Mikäli kyseessä on kertaluontoinen lasku, voi verkkolaskuosoitteen ja operaattorin kirjoittaa myös suoraan laskulle.    Asiakkaan osoitetiedot saa kirjoitettua suoraan laskun kirjausikkunassa. Tällöin asiakaskortti ei tallennu ohjelman muistiin.   ... View more

Hyvityslasku on lasku, jolla voidaan hyvittää jokin tietty osa laskusta. Tällaisella osittaisella hyvitystilanteella voidaan tarkoittaa esimerkiksi tilannetta, jossa ostaja on reklamoinut tuotteen tai palvelun laatua, ja tästä johtuen osapuolet ovat neuvotelleen hinnan alennuksen.   Vaihtoehtoisesti hyvityslaskulla voidaan hyvittää koko lähetetty lasku. Tämä voi tulla kysymykseen esimerkiksi tilanteessa, jossa lasku on lähtenyt virheellisesti tai virheellisillä tiedoilla.   Hyvityslaskun saat tehtyä laskuhallinnasta alkuperäisen laskun kautta.    Klikkaa laskuhallinnassa alkuperäistä laskuriviä niin, että sen tarkemmat tiedot avautuvat. Valitse tämän jälkeen oikealle avautuvista painikkeista " Hyvityslasku".      Tämän jäkeen ohjelma luo automaattisesti alkuperäisestä laskusta miinusmerkkisen kopion, joka aukeaa laskun kirjausnäkymään.     Laskun rivejä, nimikkeiden määriä ja summia ym tietoja saa tässä kohtaa tarvittaessa vielä muutettua, jos tarve on esimerkiksi hyvittää vain osa laskusta.    Kun laskulla olevat tiedot ovat oikein, voi laskun normaaliin tapaan tulostaa tai lähettää.     Laskun tyyppi on laskutulosteella Hyvityslasku, ja Saate-kohtaan muodostuu automaattisesti teksti, joka kertoo alkuperäisen laskunumeron, johon hyvitys kohdistetaan.   Katso tarvittaessa myös ohje siitä, miten saat hyvityslaskun pois avoimista laskuista: https://community.visma.com/t5/Kayttovinkit/Miten-saan-hyvityslaskun-pois-avoimista-laskuista/ta-p/312005 ... View more

Laskua kirjatessa on mahdollista valita kirjaustavaksi netto, brutto tai veroton. Jos valittu asiakas on henkilöasiakas, on oletusasetuksena brutto, ja yritysasiakkailla netto. Laskun tiedoissa on kuitenkin mahdollista valita mikä tahansa kirjaustapa, asiakastyypistä riippumatta.   1. Kun kirjaustapana on netto, nimikkeen hinta syötetään ilman veroja. Ohjelma laskee tähän lisäksi automaattisesti verojen osuuden valitun ALV-kannan mukaan.   2. Kirjaustavan ollessa brutto hinta sisältää veron, ja nimikkeen hinta syötetään siis verollisena. Ohjelma laskee tällöin hinnasta valitun ALV-kannan mukaiseseti verottoman hinnan.       3. Kirjaustavan ollessa veroton, ei hintaan lisätä eikä siitä vähennetä veroja.     ... View more

Laskunumeroa voi muokata kahdella tavalla, menemällä Asetukset -> Laskutuksen asetukset: 1. Jos käytössäsi on automaattisesti juokseva laskunumerointi, voit muokata seuraavan laskun numeroa manuaalisesti:     Muista tallentaa tekemäsi muutokset "Tallenna"-painikkeesta. Tämän jälkeen numerointi jatkuu asettamastasi laskunumerosta jälleen juoksevana.   2. Ottamalla käyttöön ulkoisen laskunumeroinnin, saat syötettyä haluamasi laskunumeron jokaiselle laskulle laskun kirjausikkunassa.     Tallenna asetuksiin tekemäsi muutokset. ... View more

Epäaktiivisia käyttäjiä saa poistettua seuraavasti:   Mene kohtaan Käyttäjät, ja klikkaa vasemmalta alakulmasta rattaan kuvaa.    Valitse tästä aukeavasta valikosta alin, "Poista passiiiviset käyttäjät". Tämän jälkeen saat valittua haluatko poistaa käyttäjät, jotka ovat olleet passiivisia 1,2 vai 3 vuotta.      Ennen  käyttäjien poistamista, voit vielä estää yksittäisten käyttäjien poiston valitsemalla ne listasta. Kun olet tehnyt tarvittavat muutokset listaan, vahvista käyttäjien poisto klikkaamalla "Poista" . ... View more

Hyvityslaskun saa pois avoimien laskujen listalta kohdistamalla sen alkuperäiseen laskuun. Tähän on useampi vaihtoehto: 1. Hyvityslaskua luodessa ohjelma kysyy, kohdistetaanko hyvityslasku alkuperäiseen laskuun.   2. Laskuhallinnassa alkuperäiseen laskuun suoritusta kirjatessa: (joko kirjaa suoritus-painikkeella tai euron kuvasta)   Suorituksen kirjaus-ikkunassa saa valittua hyvityslasku-kohdasta oikean hyvityslaskun.     3. Suoritukset-välilehdellä (laskut -> Suoritukset) uuden suorituksen merkitseminen.     Tällöin ohjelma pyytää valitsemaan asiakkaan ja laskun, johon suoritus kohdistetaan.    Tämän jälkeen aukeaa sama suorituksen kirjaus-ikkuna kuin aiemmassakin vaihtoehdossa, ja hyvityslasku kohtaan saa valittua kohdistettavan hyvityslaskun.   Mikäli alkuperäiseen laskuun on jo merkitty suoritus eikä hyvityslaskua saa näin ollen kohdistettua siihen, voi alkuperäisen laskun suorituksen ensin poistaa ja sen jälkeen merkitä uudelleen. Uudelleen merkinnän yhteydessä hyvityslaskun saa kohdistettua alkuperäiseen laskuun. ... View more

Jos  verkkolaskut.fi-tilisi on avattu 28.6.2022 tai sen jälkeen pankkiverkko on aktivoitu automaattisesti rekisteröitymisen yhteydessä tehtävällä tunnistautumisella.  Jos tilisi on avattu ennen 28.6.2022, pankkiverkko tulee aktivoida erikseen.    Sinun ei tarvitse olla yrityksen nimenkirjoitusoikeudellinen henkilö. Tilin pääkäyttäjän tulee tehdä pankkiverkkoyhteyden avaus.   Aktivointi tapahtuu seuraavasti: Kirjaudu verkkolaskut.fi-tilillesi, ja mene Asetukset -> Maventa-asetukset.     Saat sähköpostiisi 4-numeroisen vahvistuskoodin kaksivaiheista tunnistautumista varten.     Avautuvan sivun vasemmassa reunassa on musta otsikko Lisäpalvelut, jonka alapuolella on linkki Pankkiverkkoasetukset. Klikkaa 'Avaa pankkiverkko ' ja ilmoita sähköpostiosoitteesi tunnistautumisprosessia varten. Tämän jälkeen Visma Sign lähettää sinulle sähköpostikutsun, joka sisältää heidän palveluunsa aktivointilinkin sekä salasanan. Huomioi, että linkin voimassaolo on pari päivää. Seuraa viestissä saamiasi ohjeita. Viestissä olevassa linkistä ja salasanalla pääset allekirjoittamaan sopimuksen.   Annettuasi salasanan selaimeesi avautuu uusi välilehti, jossa voit esikatsella sinulle lähetettyä asiakirjaa. Kun olet lukenut asiakirjan, sulje välilehti ja palaa allekirjoitussivulle. Allekirjoittaaksesi asiakirjan kirjoita henkilötunnuksesi ja tunnistaudu sen jälkeen henkilökohtaisilla verkkopankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella. Tällä varmistetaan henkilöllisyytesi. Tietojasi ei käytetä mihinkään muuhun tarkoitukseen.    Tunnistautumisen jälkeen saat allekirjoitetun asiakirjan sähköpostiisi. Saat sähköpostitse tiedon palvelun avautumisesta noin viikon sisällä aktivoinnista.  Jos pankit eivät tämän jälkeen ole heti valittavissa, kirjaudu ulos, tyhjennä selaimen historia ja kirjaudu uudelleen sisään palveluun, niin tieto päivittyy myös sinne, ja saat valittua pankit operaattoreiksi.   Palvelun aktivoitumisen jälkeen sinulla on mahdollisuus lähettää ja vastaanottaa verkkolaskuja kaikilta pankkia verkkolaskun palveluntarjoajana käyttämiltä yrityksiltä.  ... View more